BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
III.1. Analisa sistem yang berjalan Analisa sistem bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan, apa saja kendala, hambatan, serta kelebihan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan sehingga akan mempermudah dalam perancangan sistem yang baru. Adapun analisa Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang sedang berjalan pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
III.1.1. Analisa Input Analisa input bertujuan untuk mengetahui apa saja yang menjadi input yang dibutuhkan dalam sistem yang sedang berjalan. Adapun input data dalam pengolahan data Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” adalah data penerimaan kas dan data pengeluaran kas. Adapun gambar analisis input adalah seperti pada Gambar III.1.
34
35
Gambar III.1. Contoh Input Data Penerimaan dan pengeluaran Kas. Sumber: Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf’ sumatera utara
III.1.2. Analisa Proses Analisa proses bertujuan bagaimana prosedur Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara. Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara adalah Sebuah Panti Rehabilitasi yang berada dibawah Naungan Departemen Sosial. Adapun workflow (alur kerja) sistem informasi Penerimaan dan pengeluaran Kas yang sedang berjalan pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara. dapat di gambarkan dalam bentuk Activity Diagram. Adapun gambar Workflow Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas seperti pada Gambar III.2.
36
Gambar III.2. Diagram Activity Workflow (Alur Kerja) Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas
III.1.3. Analisa Output Analisa output bertujuan untuk mengidentifikasi data keluaran berupa laporan atau informasi yang merupakan hasil dari suatu sistem yang telah berjalan. Data yang telah dicatat atau disimpan akan diproses untuk menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi atau laporan serta menentukan atribut yang dibutuhkan dalam perancangan sistem yang akan dibangun.. Adapun analisa output berupa buku kas umum seperti pada gambar III.3.
37
Gambar III.3. Contoh Laporan Keungan. Sumber: Panti Sosial Pemardi Putra “Insyaf” Sumatera Utara
III.2. Evaluasi sistem yang berjalan Setelah mempelajari dan mengamati Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara. penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan saat ini mempunyai beberapa
38
permasalahan dan perlunya dibangun sebuah Sistem Informasi Untuk mengatasi permasalahan tersebut.
III.2.1. Kelemahan Setelah penulis melakukan analisis pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa kelemahan dalam proses pengolahan data Penerimaan dan Pengeluaran Kas. Adapun kelemahan-kelemahan adalah sebagai berikut: 1. Sistem pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas adalah masih lambat, karena dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama. 2. Sistem penghitungan laporan keuangan dikerjakan secara manual sehingga pekerjaan yang sama sering dikerjakan secara berulang-ulang jika terjadi kesalahan atau laporan keuangan tidak balance. 3. Data yang di olah sulit untuk diperbaharui, karena masih menggunakan sistem manual.
III.2.2. Solusi Setelah diketahui kelemahan-kelemahan diatas maka solusi yang harus diambil adalah: 1. Membangun Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara.
39
III.3. Desain Sistem Setelah perancangan sistem direncanakan, maka akan dilakukan perancangan sistem baik global, terinci/detail, perancangan database dan Algoritma program. III.3.1. Desain Sistem Secara Global Rancangan global merupakan gambaran umum akan sistem secara keseluruhan program yang disajikan sebagai sasaran awal untuk dapat melanjutan kerancangan terinci. Rancangan global digunakan untuk mempermudah dalam melakukan perancangan secara terinci, juga dapat memberikan kemudahan bagi pemakai dalam mempelajari dan menggunakan aplikasi ini dan apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara secara global, penulis menggunakan Use Case Diagram dan Sequence Diagram.
III.3.1.1. Use Case Diagram Use Case Diagram menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Adapun Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar III.4.
40
Gambar III.4. Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara
III.3.1.2.Sequence Diagram Sequence Diagram, menjelaskan interaksi objek yang disusun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan use-case. Adapun Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan
41
Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara seperti pada Gambar III.5.
Gambar III.5. Sequence Diagram Sistem Informasi Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara
III.3.2. Desain Sistem Secara Detail Perancangan sistem secara detail atau terinci berfungsi untuk memberikan gambaran sistem yang akan diusulkan agar dapat dilihat secara detail berdasarkan pada gambaran sistem keseluruhan yang terdapat pada perancangan global.
42
III.3.2.1.Desain Output 1. Desain Output Laporan Akun Adapun Desain Output Laporan Akun pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara dapat diliht pada Gambar III.6.
Logo
KEMENTERIAN SOSIAL RI DIREKTORAT JENDRAL REHABILITASI SOSIAL PANTI SOSIAL PAMARDI PUTRA "INSYAF" SUMATERA UTARA Jl. Berdikari No. 37 Telp 061-77200300 Desa Lau Bakeri Kec. Kutalimbaru Deli Serdang Sumatera Utara 20354 DAFTAR AKUN
No Nama Akun Akun
Kelompok
Jenis
Medan, 23 Oct 2012 Disetujui Oleh
Dibuat Oleh
(_____________________)
(_____________________)
43
Gambar III.6. Desain Output Laporan Akun
2. Desain Output Laporan Penerimaan Kas Adapun desain Disain Output Laporan Penerimaan Kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar III.7.
KEMENTERIAN SOSIAL RI DIREKTORAT JENDRAL REHABILITASI SOSIAL PANTI SOSIAL PAMARDI PUTRA "INSYAF" SUMATERA UTARA Jl. Berdikari No. 37 Telp 061-77200300 Desa Lau Bakeri Kec. Kutalimbaru Deli Serdang Sumatera Utara 20354
Logo
DAFTAR PENERIMAAN KAS PERIODE dd/mm/yy S/D dd/mm/yy Kode Terima Tanggal xxx
xxxx
Sumber
Uraian
Jumlah
xxxx
xxxxx
xxx
Total Penerimaan Kas Medan, 23 Oct 2012 Disetujui Oleh
(_____________________)
Dibuat Oleh
(_____________________)
44
Gambar III.7. Desain Output Laporan Penerimaan Kas
3. Desain Output Laporan Pengeluaran Kas Adapun desain Output Laporan Pengeluaran kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar III.8.
KEMENTERIAN SOSIAL RI DIREKTORAT JENDRAL REHABILITASI SOSIAL PANTI SOSIAL PAMARDI PUTRA "INSYAF" SUMATERA UTARA Jl. Berdikari No. 37 Telp 061-77200300 Desa Lau Bakeri Kec. Kutalimbaru
Logo
Deli Serdang Sumatera Utara 20354 DAFTAR PENGELUARAN KAS PERIODE dd/mm/yy S/D dd/mm/yy Kode Keluar
Tanggal
Tujuan
Uraian
Jumlah
xxxxx
xxxx
xxxxx
xxxxx
xxxx
Total Pengeluaran Kas
Medan, 23 Oct 2012 Disetujui Oleh
(_____________________)
Dibuat Oleh
(_____________________)
Gambar III.8. Desain Output Laporan Pengeluaran Kas
45
4. Desain Output Laporan Jurnal Umum Adapun desain Output Laporan Jurnal Umum pada Panti Sosial Pemardi Putra”Insyaf” Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar III.9.
KEMENTERIAN SOSIAL RI DIREKTORAT JENDRAL REHABILITASI SOSIAL PANTI SOSIAL PAMARDI PUTRA "INSYAF" SUMATERA UTARA Jl. Berdikari No. 37 Telp 061-77200300 Desa Lau Bakeri Kec. Kutalimbaru Deli Serdang Sumatera Utara 20354
Logo
JURNAL UMUM PERIODE dd/mm/yy S/D dd/mm/yy Tanggal xxxxx
Nama Akun xxxxx
Ref xxx
Debit xxxxx
Debit xxxxxx
Total Transaksi Medan, 23 Oct 2012
46
Disetujui Oleh
Dibuat Oleh
(_____________________)
(_____________________)
Gambar III.9. Desain Output Laporan jurna umum 1 5. Desain Output Laporan Arus Kas Adapun desain Laporan Output Arus kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar III.10.
Logo
KEMENTERIAN SOSIAL RI DIREKTORAT JENDRAL REHABILITASI SOSIAL PANTI SOSIAL PAMARDI PUTRA "INSYAF" SUMATERA UTARA Jl. Berdikari No. 37 Telp 061-77200300 Desa Lau Bakeri Kec. Kutalimbaru
Deli Serdang Sumatera Utara 20354
LAPORAN ARUS KAS KAS PERIODE dd/mm/yy S/D dd/mm/yy Transaksi Penerimaan Kas
Transaksi Pengeluaran Kas
Transaksi Penerimaan Kas
Posisi Kas Akhir
Medan, 23 Oct 2012 Disetujui Oleh
Dibuat Oleh
47
(_____________________)
(_____________________)
Gambar III.10. Desain Output Laporan Arus Kas III.3.2.2.Desain Input Desain input merupakan perancangan tampilan untuk input data yang meliputi : 1.
Desain Form Utama Desain Form utama berfungsi untuk menampilkan tampilan utama user
interface. Adapun rancangan Form utama dapat dilihat pada Gambar III.11.
Sistem File
Data
Login Close Exit
Data Akun Perkiraan
Transaksi Penerimaan Dana Pengeluaran Dana Rekapitulasi Dan Jurnal
Lainnya
Laporan
Tentang
Data Administrator
Atur Periode Laporan Laporan Daftar Akun Laporan Penerimaan Kas Laporan Pengeluaran Kas Laporan Jurnal Umum Laporan Arus Kas
Gambar III.11. Disain Form Utama 2.
Desain Input Login Input login berfungsi untuk verifikasi pengguna yang berhak menggunakan sistem. Hal ini guna untuk menjamin keamanan sistem yang akan dirancang. Adapun tampilan desain input login dapat dilihat pada Gambar III.12.
48
INPUT NAMA DAN PASSWORD User Name
Password
Masuk Login
Batal
Gambar III.12. Disain Input Login 3.
Desain Form Data Akun Form Ubah Data Akun berfungsi untuk menginputkan data Akun. . Adapun tampilan desain Form Data Akun dapat dilihat pada Gambar III.13.
49
Gambar III.13. Disain Form Data Akun
4.
Desain Form Penerimaan Form Penerimaan berfungsi untuk mengolah data penerimaan. Adapun rancangan Form Penerimaan Kas dapat dilihat pada Gambar III.14.
Gambar III.14. Disain Form Penerimaan Kas
1. Desain Form Pengeluaran Kas Form Pengeluaran berfungsi untuk mengolah data pengeluaran Kas. Adapun rancangan Form Pengeluaran dapat dilihat pada Gambar III.15.
50
Gambar III.15. Disain Form Pengeluaran Kas
1. Desain Form Rekapitulasi Jurnal Form Rekapitulasi berfungsi untuk merekapitulasi data Penerimaan dan Pengeluaran Kas. Adapun rancangan Form Rekapitulasi dapat dilihat pada Gambar III.16.
51
Gambar III.16. Disain Form Rekapitulasi Jurnal 2. Desain Form Setting Periode Laporan Desain Form seting Laporan berfungsi untuk mengolah laporan pada periode tertentu. Adapun tampilan disain Form Setting Laporan dapat dilihat pada Gambar III.17
Setting Periode Tanggal Awal Tanggal Akhir OK
52
Gambar III.17. Desain Form Setting Periode Laporan 1. Desain Form Data Administrator Desain input Data Administrator berfungsi untuk mengolah Data Administrator. Adapun tampilan disain input Jenis Akun dapat dilihat pada Gambar III.18.
Gambar III.18. Desain Form Data Administrator
III.3.2.3. Desain Database Disain database bertujuan untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan
user
secara
khusus
dan
aplikasi-aplikasinya
serta
memudahkan pengertian struktur informasi dan mendukung kebutuhan-kebutuhan
53
pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time, dan storage space).
III.3.2.3.1. Desain Table/File Tabel adalah salah satu unsur yang paling penting dalam pembuatan database, karena sebuah database dapat terbentuk dari beberapa tabel yang saling berelasi satu sama lain. 1. Tabel Akun Nama Database
: sia_mega
Nama Tabel
: akun
Primery key
: no_akun
Forein Key
:
Tabel III.1. Tabel Akun Nama Field No_Akun Nama_Akun Kelompok Jenis
Tipe Data varchar varchar varchar varchar
Panjang 5 25 25 25
2. Tabel Penerimaan Nama Database
: sia_mega
Nama Tabel
: penerimaan
Primery key
: Kode_terima
Forein Key
:
Keterangan -
54
Tabel III.2. Tabel Penerimaan Nama Field Kode_Terima Tanggal Sumber Uraian Jumlah
Tipe Data varchar date varchar text int
Panjang 5 25 14
Keterangan -
3. Tabel Penerimaan Nama Database
: sia_mega
Nama Tabel
: pengeluaran
Primery key
: Kode_keluar
Forein Ke
: Tabel III.3. Tabel Pengeluaran
Nama Field Kode_Keluar Tanggal Tujuan Uraian Jumlah
Tipe Data varchar date varchar text int
4. Tabel rekapirulasi Nama Database
: sia_mega
Panjang 5 25 14
Keterangan -
55
Nama Tabel
: Rekapitulasi
Primery key
: Kode_Rekap
Forein Ke
: Tabel III.4. Tabel Rekapitulasi
Nama Field Kode_Rekap Ref No_Akun Tanggal Jenis Keterangan Jumlah
Tipe Data varchar varchar varchar date varchar text int
Panjang 5 5 5 25 14
Keterangan -
5. Tabel User Nama Database
: sia_mega
Nama Tabel
: User
Primery key
: Username
Primery key
Tabel III.5. Tabel User Nama Field Username Password
Tipe Data varchar varchar
Panjang Keterangan 25 25 -
III.3.2.3.2. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah kesatuan bentuk logika yang dipakai untuk analisa dan desain database. ERD menggambarkan arti dari aspek data. Adapun ERD sistem
56
informasi akutansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Panti Sosial Pemardi Putra ”Insyaf” seperti pada Gambar III.19.
Gambar III.19. ERD (Entity Relationship Diagram) III.3.2.3.3. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Adapun relasi antar tabel dapat dilihat pada Gambar III.20.
Tabel Rekapitulasi Tabel Akun NoAkun* Nama_akun Kelompok jenis
Kode_Rekap Ref No_akun Tanggal jenis Keterangan Jumlah
57
III.3.2.4. Activity Diagram Akun Gambar III.20. Relasi Antar Tabel Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
1. Activity Diagram Login Activity diagram login dimulai dari mengisi username dan password masuk pada kondisi jika tambah tidak maka kembali ke isi username dan password, tetapi jika ya maka ke dapat memulai aplikasi kemudian set aplikasi. Seperti pada gambar III.21 berikut :
Gambar III.21. Activity Diagram Form Login 2. Activity Diagram Akun Activity Diagram Akun menjelaskan bagaimana proses-proses yang terjadi pada saat User melakukan
pengisian data akun. Adapun
Activity Diagram Akun dapat dilihat pada Gambar III.22.
58
Gambar III.22. Activity Diagram Form Akun
1. Activity Diagram Form Penerimaan Activity Diagram Akun Input penerimaan menjelaskan bagaimana proses-proses yang terjadi pada saat User melakukan pengolahan data pengeluaran. Adapun Activity Diagram Akun dapat dilihat pada Gambar III.23.
59
Gambar III.23. Activity Diagram Form Penerimaan
1. Activity Diagram Form Pengeluaran Activity Diagram Akun Input penegluaran menjelaskan bagaimana proses-proses yang terjadi pada saat User melakukan pengolahan data pengeluaran. Adapun Activity Diagram Pengengeluaran dapat dilihat pada Gambar III.24.
60
Gambar III.24. Activity Diagram Form Pengeluaran
1. Activity Diagram Form Rekapitulasi Activity Diagram Form Rekapitulasi menjelaskan bagaimana proses merekapitulasi penerimaan dan pengeluaran kas. Adapun Activity Diagram Rekapitulasi dapat dilihat pada Gambar III.25.
61
Gambar III.25. Activity Diagram Form Rekapitulasi