BAB I PENGENALAN A. LATAR BELAKANG Perkembangan ilmu dan teknologi informasi yang terjadi saat ini semakin meningkatkan penerapan teknologi komputer dalam aplikasi perbankan. Pada saat ini hampir seluruh Bank yang ada cendrung menerapkan sistem komputerisasi ( Computerized system ) pada sebagian besar kegiatan dan proses pengolahan data Bank dengan tujuan memperoleh keunggulan kompetitif dalam dunia perbankan. Sistem komputerisasi pada operasional perbankan merupakan faktor penunjang dalam mewujudkan performance atau pelayanan jasa terhadap konsumen / nasabah perbankan yang baik. Tujuan praktisnya adalah untuk meningkatkan produktifitas, efisiensi, dan efektifitas operasional bank dalam usaha melayani nasabah secepat dan sebaik mungkin dengan tujuan akhir untuk dapat tetap menjaga stabilitas kredibility dan likuiditas bank yang akhir-akhir ini menjadi pertimbangan utama bagi calon nasabah untuk menyimpan uangnya di bank. Salah satu penerapan teknologi komputer ( komputerisasi ) dalam dunia perbankan atau dalam kegiatan bank adalah sistem aplikasi Tabungan yang mensimulasikan pelaksanaan kegiatan jasa Tabungan di Bank. Sistem ini menggambarkan situasi yang sebenarnya dalam kegiatan sehari-hari sebuah Bank, yang meliputi prosedur operasional serta posisi-posisi jabatan dalam Bank yang terlibat dalam sistem tersebut. sistem aplikasi tabungan tersebut menggunakan jaringan komputer ( PC LAN ) dengan operating system Novell yang memungkinkan operasional sistem aplikasi Tabungan secara On Line dan Multi User sehingga operasionalnya bersifat terintegrasi dengan sistem bank secara keseluruhan. Penggunaan sistem ini memberikan fasilitas menu yang interaktif sehingga memudahkan pengoperasian sistem oleh setiap user atau praktikan. B. RUANG LINGKUP MATERI Materi yang diberikan pada modul aplikasi tabungan disesuaikan dengan latar belakang landasan teoritis yang sudah diketahui mahasiswa dan tujuan praktikum secara umum. Mengingat kegiatan praktikum ini hanya dititikberatkan pada pengenalan aplikasi tabungan maka pemilihan materi praktikum dibatasi pada pengenalan sistem dan pengoperasian sistem tabungan yang sederhana.
Ruang lingkup materi modul praktikum tabungan yang akan dijelaskan selama satu semester terdiri dari : a) Pengenalan sistem. b) Pembukaan rekening. c) Transaksi. d) Proses akhir hari. e) Proses akhir bulan. C. DEFINISI TABUNGAN Tabungan adalah simpanan dari pihak ketiga kepada Bank yang penarikannya atau pengambilannya dapat dilakukan sewaktu-waktu dan menurut syarat-syarat tertentu yang telah ditetapkan oleh bank penyelenggara ( SKAPI, 1992 ). Sedangkan yang disebut sebagai bank penyelenggara adalah bank-bank umum milik negara, bank-bank tabungan milik negara, bank-bank pembangunan daerah dan bank umum swasta yang memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh Bank Indonesia ( BI ). Penerapan sistem aplikasi pada dasarnya adalah merubah pengolahan data dari sistem manual yang bersifat prosedural atau langkah-langkah pelayanan tabungan untuk nasabah menjadi pengolahan data dengan menggunakan komputer. Secara umum penggunaan sistem aplikasi ini tidak merubah pengertian atau prosedur-prosedur mengenai Tabungan yang berlaku standar untuk setiap Bank. Perbedaan yangada lebih bersifat perbedaan dalam cara pelayana terhadap konsumen ataupun cara pelaporan ( Reporting ) dan disain sistem aplikasinya ( Alur data ). Pengisian data nasabah dan proses perhitungan atau transaksi tabungan dengan menggunakan sistem aplikasi ini didasarkan pada pengertian Tabungan secara teoritis. Pada modul ini landasan toritis lebih dititikberatkan pada persyaratan pembukaan rekening tabungan, jenis tabungan, dan jenis atau sifat transaksi pada tabungan. 1. Persyaratan Umum Penabung Secara umum persyaratan mengenai tabungan adalah : 1) Penyetoran dan pengambilan tabungan dicatat dalam rekening tabungan atas nama penabung. 2) Setiap awal bulan, bank akan memberikan salinan rekening tabungan periode bulan sebelumnya kepada penabung. 3) Sesuai dengan ketentuan pemerintah, pajak atau penghasilan tabungan ditanggung oleh penabung. 4) Penentuan rekening tabungan akan dikenakan biaya oleh bank sesuai denganketentuan bank yang bersangkutan.
5) Penabung bertanggung jawab atas penggunaan slip pengambilan tabungan. 6) Bank maupun penabung sewaktu-waktu berhak menghentikan hubungan rekening tabungan dengan pemberitahuan tertulis sebelumnya. 2)Jenis-jenis tabungan Jenis-jenis tabungan dapat diklasifikasikan berdasarkan cara perhitungan bunga dan jenis mata uang yang dipakai pada bank yang bersangkutan. Adapun cara perhitungan bunga terdiri dari : 1.
Saldo Harian Dimana bungan dihitung setiap hari dan total jumlah bungan bulan yang bersangkutan ditambahkan ke rekenig pada awal bulan berikutnya. Rumus: % Bunga * juml hari bunga * saldo tabungan 365
Contoh : Pada tanggal 09 Janauari 1993, Saldo tabungan adalah Rp 100.000. Suku bunga pada saat itu adalah 18% p.a. Jumlah bunga pada tanggal 18 Januri adalah : 18% * Rp 100.000 * 10 Bunga =
= Rp 493.15 365
2.
Saldo Rata-rata Dimana bunga dihitung berdasarkan saldo rata-rata selama satu bulan. Rumus : % Bunga * Saldo Rata-rata selama satu bulan 365
Contoh : Pada tanggal 1 Februari 1993, Saldo tabungan Rp 300.000. Pada tanggal 15 Februari 1993, Saldo tabungan Rp 700.000. Pada tanggal 23 Februari 1993, Slado tabungan untuk bulan Februari adalah : ((300.000*14) + (700.000*8) + (600.000*6)) / 28 * 18.5% Bunga :
= Rp 242.563 365
3. Saldo Terendah Dimana bunga dihitung berdasarkan saldo yang paling rendah selama periode waktu perhitungan Rumus : % Bunga * Saldo terendah * jml hari 365
Contoh : Pada tanggal 1 Februari 1993, Saldo tabungan Rp 500.000. Pada tanggal 14 Februari 1993, Saldo tabungan Rp 800.000. Pada tanggal 23 Februari 1993, Saldo tabungan Rp 700.000. Suku bunga 18.5% p.a. Maka perhitungan bunga untuk bulan Februari adalah : 18.5% * Rp 500.000 * 28 Bunga :
= Rp 7.095.890 365
Sedangkan untuk jenis mata uang akan berdasarkan kepada jenis Banknya, apakah Bank tersebut termasuk Bank Devisa atau Non Devisa? Untuk Bank Devisa akan menggunakan mata uang asing (Dollar) dan untu Bank Non Devisa akan menggunakan mata uang rupiah. D. PROSEDUR OPERASIONAL TABUNGAN 1. Pembukaan Tabungan Setiap pemohon yang akan membuka tekening tabungan wajib mengisi formulir pembukaan tabungan yang terdiri dari 3 rangkap dan di dalamnya terdapat isian mengenai data pribadi pemohon. Data nasabah yang harus diketahui adalah sebagai berikut : a. nama lengkap b. tempat / tgl. lahir c. alamat tempat tinggal d. KTP/ SIM/ Pasport e. telepon f. data pekerjaan g. dan sebagainya Selain mengisi formulir pembukaan tabungan, pemohon diharuskan memberikan fotocopy kartu pengenal / identitas diri dan memberikan contoh tanda tangan (specimen) yang diserahkan kepada bagian yang bersangkutan yaitu teller dan seksi tabungan.
Langkah berikutnya adalah pengisian slip setoran awal yang telah dilengkapi dengan nomor tabungan dan nama penabung. Setoran awal dilakukan di teller. setoran dapat berupa; tunai, transfer (pengiriman uang), ataupun pemindahbukuan. Untuk setoran transfer dilakukan melalui kliring (kliring adalah pemindahbukuan antar bank melalui warkat kliring dan merupakan sarana perhitungan antar cabang guna memperluas dan memperlancar lalu lintas pembayaran giral), dan dananya sementara dibukukan alam rekening antara sampai dana tersebut dinyatakan efektif (yang dimaksud dengan efektif adalah dana dengan nilai nominal tertentu yang benar-benar ada pada bank yang bersangkutan) untuk kemudian diproses lebih lanjut. Pada saat yang sama officer yang berwenang akan memeriksa kelengkapan datadata calon penabung untuk disetujui dan ditandatangani. Setelah proses penyetoran awal selesai dan permohonan pembukaan rekening tabungan telah disetujui, pemohon akan mendapatkan slip penarikan tabungan yang setiap lembarnya telah diberi nomor. Formulir permohonan pembukaan tabungan yang telah disetujui, lembar pertama disimpan sebagai file tabungan. Lembar kedua dikirimkan pada seksi tabungan untuk diproses dengan komputer, sedangkan lembar ketiga diserahkan kepada pemohon. 2. Penyetoran Tabungan Seorang nasabah jika ingin menambah rekening tabungannya maka ia akan melakukan Penyetoran Tabungan. Penyetoran tabungan dapat dilaksanakan dengan cara : setoran tunai, setoran kliring, dan pemindahbukuan. Setiap jenis penyetoran tersebut harus dilengkapi dengan slip setoran atau Ticket. a. Penyetoran tunai Penabung dapat langsung mengisi slip setoran dan menyerahkan uang tunai kepada teller. Jika slip tersebut telah lengkap dan benar penulisannya akan dilakukan validasi (Validasi adalah mencocokkan apakah yang diinput oleh telleh sudah benar). Oleh teller sebagai tanda bahwa bank telah menerima uang setoran sesuai dengan jumlah yang tertera dalam slip. Proses berikutnya terjadi pada seksi tabungan yang akan memproses slip setoran asli dengan menggunakan komputer. b. Penyetoran dengan kliring Penabung datang dengan membawa cek / bilyet giro yang akan dikliring dan mengisi slip setoran tabungan. Setelah kedua hal diatas diperiksa kelengkapan dan kebenarannya, teller akan memvalidasi slip setoran tersebut untuk kemudian diteruskan ke bagian kliring. Bagian kliring akan memberikan nota ke seksi tabungan untuk mengingatkan bahwa besok hari akan ada setoran kliring. Bila dana setoran kliring tersebut tidak
ditolak/ telah efektif, seksi tabungan akan menukar dengan reversing entry pada bagian pembukuan. c. Penyetoran dengan pemindahbukuan Setoran pemindahbukuan dapat terjadi dari seksi giro ataupun seksi deposito. Dalam hal ini seksi tabungan akan menerima tiket kredit dari kedua seksi diatas, dan bagian tabungan selanjutnya akan menginput ke komputer.
3. Penarikan Tabungan Penarikan tabungan dilaksanakan dengan bantuan proses earmarking (pengkonfirmasian transaksi antar cabang) dimana petugas yang bersangkutan langsung mengetahui posisi saldo rekening penabung melalui bantuan input komputer. Dengan cara ini petugas yang bersangkutan langsung dapat mengetahui ada tidaknya dana yang akan ditarik di rekening penabung. Proses ini berlaku untuk semua jenis penarikan, baik penarikan tunai, transfer, maupun pemindahbukuan. Proses penarikan tabungan ini juga harus dilengkapi dengan slip atau tiket penarikannya dengan mencantumkan jenis atau cara penarikannya. a. Penarikan tunai Penabung langsung datang ke teller (petugas yang menangani transaksi) untuk mengisi slip penarikan. Melalui earmarking, teller akan memeriksa apakah dana pada rekening tabungan tersedia sesuai jumlah uang yang akan ditarik. Setelah slip penarikan diperiksa dan dana tersedia, maka teller akan melakukan pembayaran kepada penabung. Slip akan diteruskan ke seksi tabungan untuk diproses lebih lanjut. b. Penarikan pemindahbukuan Jika anda memindahbukukan simpana uang (dana ) yang ada di bank, itu berarti dana anda di bank menjadi berkurang karenanya. Berkurangnya dana ini, bukanlah disebabkan oleh adanya penarikan uang tunai dari bank, tetapi disebabkan oleh permintaan pemindahbukuan ke rekening lain oleh nasabah yang bersangkutan. Proses penarikan pemindahbukuan mempunyai langkah awal yang sama dengan proses penarikan tunai, hanya saja penabung diharuskan mengisi baik slip penarikan maupun slip penyetoran. Setelah diketahui dengan pasti dana tersedia, teller akan meneruskan slip penyetoran tersebut ke seksi deposito atau seksi giro (sesuai permintaan dalam slip penarikan yang dibuat oleh penabung), sedangkan slip penarikan diterima oleh seksi tabungan. c. Penarikan untuk transfer
Apabila telah diketahui bahwa dana yang tersedia pada rekening tabungan tersedia dan slip penarikan telah diisi dengan benar, teller akan meneruskan aplikasi transfer tersebut ke bagian sundries (bagian yang mempunyai tugas dan fungsi pokok untuk melaksanakan dan melayani kegiatan dibidang operasional) untuk diproses lebih lanjut. E. DESKRIPSI SISTEM Beberapa keungulan atau kelebihan dari sistem aplikasi tabungan yang ada dan berkembang pada saat ini antara lain adalah dengan penggunaan fasilitas menu. Fasilitas menu ini merupakan suatu sistem yang sangat membantu dan berguna bagi user, baik untuk kemudahan penggunaan sistem aplikasi maupun dalam memberi informasi yang cepat, jelas maupun tepat sesuai dengan kemajuan ilmu komputerisasi seta bagi kelancaran pelayanan kepada nasabah suatu bank. Untuk itu dalam sistem aplikasi tabungan ini juga dilampirkan suatu fasilitas menu aplikasi tabungan yang memberikan informasi bagi para praktikan mengenai apa saja yang dilakukan dalam sistem aplikasi ini. Untuk judul dari suatu menu atau sub menu (misal : Menu Cash Officer, Head Teller, Teller) tidak selalu menggambarkan user yang menggunakan menu atau sub menu tersebut. Namun dalam hal ini dapat terjadi overlapping, yang tergantung dari batasan wewenang yang diberikan. Jadi seorang Cash officer dapat masuk ke dalam sub menu teller dan sebaliknya seorang teller dapat masuk ke sub menu Cash officer. Informasi yang menjelaskan menu-menu terlampir adalah sebagai berikut : 1. Menu Utama a. Buka sistem Langkah awal untuk menggunakan suatu aplikasi adalah Buka sistem. Yang pertama kali membuka sistem adalah Teller sebagai staff ID pertama dilanjutkan oleh kepala departemen sebagai staff ID kedua. Jika sistem aplikasi tidak dibuka maka aplikasi tersebut tidak dapat berjalan. Tujuan dari pembukaan sistem adalah untuk menjaga keamanan masing-masing departemen, karena di sini akan diketahui tanggal proses terakhir, tanggal hari saat sistem dibuka dan tanggal proses selanjutnya. Jika tanggal-tanggal tersebut tidak sesuai berarti sistem pernah tidak ditutup, untuk itu perubahan tanggal sistem perlu dilakukan oleh bagian lain yang mempunyai wewenang untuk merupbah tanggal sistem. Namun biasanya hal ini jarang terjadi. b. Buka terminal Fungsi ini dipergunakan untuk membuka terminal dari masing-masing petugas sesuai dengan staff ID dan autorisasinya (wewenangnya). c. Tutup sistem
Apabila semua kegiatan akhir hari atau akhir bulan telah selesai maka akan dilakukan tutup sistem. Untuk menutup sistem yang pertama kali menutup adalah kepala departemen karena sebelum sistem ditutup kepala departemen akan melakukan pemeriksaan terhadap setiap transaksi yang terjadi pada hari tersebut. F. SUBMENU OPERASIONAL TABUNGAN 1. Menu cash officer ( T01 ) Menu cash officer dipergunakan oleh user (staff bank) yang berjabatan cash officer atau yang sederajat. Dalam fungsinya sebagai cash officer (atau pejabat bank yang sederajat), dalam hal ini dia bertindak sebagai pihak yang menyutujui / approval terhadap suatu transaksi yang dimungkinkan karena batasan wewenang yang dimilikinya paling tinggi dibandingkan dengan pejabat lain yang akan diterangkan berikut ini. Adapun menu cash officer ini mencakup : 1.
Mengganti password
2.
Pemeliharaan Batasan Wewenang
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Blokir/ Aktif/ Tutup Rekening Pemeliharaan file cabang Update Persen Bunga Cek saldo Penyesuaian Saldo Membuat transaksi GL Cetak Transaksi GL per No. R/K Cetak Transaksi GL per Nota Posting Transaksi Otomatis ke GL
2. Menu Head Teller ( T02 ) Menu head teller dipergunakan oleh user (staff bank) yang berjabatan sebagai Head Teller. Dalam hal ini dia bertindak sebagai pemeriksa/ checker terhadap segala transaksi yang dilakukan oleh para teller. Adapun menu head teller ini mencakup : 1. Mengganti Password 2. Informasi Nama & Alamat Nasabah 3. Pemeliharaan File Nasabah 4. Pemeliharaan Nomor Rekening 5. Pemeliharan Tabel Kode Transaksi 6. Pemeliharaan Fil % Tambahan Bunga 7. Daftar Rekening Yang di Hold 8. Menghapus Transaksi 9. Mencetak Saldo Mundur 10.Reset Kliring 3. Menu Teller (T03, T04, T05 dan T06)
Menu Teller dipergunakan oleh user (staff bank) yang berjabatan Teller. Dalam hal ini dia bertindak sebagai pihak pembuat/ maker terhadap suatu transaksi. Adapun menu teller ini mencakup : 1. Mengganti Password 2. Pembukaan Rekening 3. Transaksi 4. Informasi File Nasabah 5. Informasi No. Rekening Terakhir 6. Informasi Lengkap No. Rekening 7. Informasi Transaksi No. Rekening 4. Menu Rekening Khusus Dalam menjalankan fungsinya sebagai bank, kadangkala bank memberikan suatu pelayanan khusus terhadap nasabah tertentu. Misalnya pelayanan untuk gagi karyawan dari suatu perusahaan. Untuk pelayanan khususini terdapat pada menu rekening khusus. Untuk praktikan dasar menu rekening khusus tidak diberikan karena menu tersebut akan diberikan kepada praktikan tingkat lanjut. 5. Menu Akhir Hari (T07) Dalam sistem aplikasi khususnya dilingkungan Bank, proses akhir hari merupakan salah satu proses yang mutlak harus dijalankan dengan baik dan benar. Tujuan dari proses akhir hari adalah untuk proses perhitungan saldo yang disebabkan karena terjadinya transaksi pada hari yang bersangkutan. Setelah proses akhir hari, saldo hari ini harus sama dengan saldo hari sebelumnya ditambah transaksi hari ini atau transaksitransaksi yang efektif pada hari ini, misalnya transaksi back value (transaksi yang terjadi pada hari sebelum tanggal valuta). Pada menu akhir hari ini dapat dilakukan berbagai macam pencetakan seperti: daftar pembukaan dan penutupan rekening, daftar mutasi harian/ teller, daftar posisi saldo rekening daftar setoran/ tolakan kliring, rekapitulasi kode transaksi, daftar mutasi back value dan langkah terakhir pada menu akhir hari akalah proses akhir hari. 6. Menu Akhir Bulan (T07) Proses ;akhir bulan bertujuan untuk menghitung bunga dari setiap rekening koran. Setelah proses akhir bulan ini maka saldo total pada bulan ini merupakan saldo awal untuk bulan berikutnya. Pada akhir bulan dilakukan perhitungan akhir bulan, pencetakan biaya administrasi, daftar bunga, kredit nota (bunga), debet nota (pph 23), debet nota (biaya adm), daftar kupon, daftar biaya materai < 1000, daftar sandi 07, salinan rekening dan proses akhir bulan.
G. FASILITAS PASSWORD Setiap bank harus memperhatikan faktor keamanan dalam pengoperasian Bank, baik keamanan ektern maupun intern sistem aplikasinya. Keamanan intern sistem aplikasi direalisasikan dengan penggunaan fasilitas password untuk setiap posisi jabatan yang terlibah dalam pengoperasian sistem aplikasi Tabungan. Fasilitas password tersebut menunjukkan batasan tugas dan tanggung jawab setiap user dalam kegiatan operasional tabungan. Sistem password yang digunakan pada sistem aplikasi tabungan ini diatur oleh Kepala Group Operasi yang bertanggung jawab dalam penentuan tugas dan tangung jawab setiap user ID dengan passwordnya masing-masing. Password tersebut harus dimaintenance secara periodik (kadaluarsa). Pada menu cash officer, head teller, teller masing-masing terdapat fasilitas untuk mengganti password yang telah dibuat oleh Kepala Group Operasi. Password ini diberikan kepada petugas tersebut untuk membuka sistem dan pilihan menu yang bisa dioperasikan oleh yang bersangkutan. Setelah sistem dan terminal terbuka maka masing-masing petugas berhak untuk mengganti passwordnya agar tidak diketahui oleh siapa pun termasuk kepala departemen, karen password itu merupakan suatu sistem pengamanan sehingga tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berwenang.
CONTOH KASUS MODUL PENGENALAN 1) Bagaimana prosedur untuk membuka sistem yang berada di Bank-bank pada umumnya. Jawab : Yang pertama kali membuka sistem adalah pejabat operasional seperti Customer Service (T03), Teller1 (T04), Teller2 (T05), Teller3 (T06) maupun pejabat bawahan lainnya baru kemudian pejabat tingkat atas yaitu Cash Officer (T01) maupun Head Teller (T02). 2) Sebutkan fasilitas-fasilitas yang ada di Menu Cash Officer, Menu Head Teller dan Menu Teller serta buatkan kode untuk masing-masing User-Id tersebut Jawab : a) Menu Cash Officer kode T01 : 1.
Mengganti password
2.
Pemeliharaan Batasan Wewenang
3. Blokir/ Aktif/ Tutup Rekening 4. Pemeliharaan file cabang 5. Update Persen Bunga 6. Cek saldo 7. Penyesuaian Saldo 8. Membuat transaksi GL 9. Cetak Transaksi GL per No. R/K 10. Cetak Transaksi GL per Nota 11. Posting Transaksi Otomatis ke GL b) Menu Head Teller kode T02 : 1. Mengganti Password 2. Informasi Nama & Alamat Nasabah 3. Pemeliharaan File Nasabah 4. Pemeliharaan Nomor Rekening 5. Pemeliharan Tabel Kode Transaksi 6. Pemeliharaan Fil % Tambahan Bunga 7. Daftar Rekening Yang di Hold 8. Menghapus Transaksi 9. Mencetak Saldo Mundur c) Menu Customer Service (T03) dan MenuTeller kode T04/T05/T06 : 1. Mengganti Password 2. Pembukaan Rekening 3. Transaksi 4. Informasi File Nasabah 5. Informasi No. Rekening Terakhir 6. Informasi Lengkap No. Rekening 7. Informasi Transaksi No. Rekening
