BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai manfaat dari implementasi aplikasi SERA Helpdesk, dimana investasi ini meliputi pembeliaan hardware dan software yang dihitung dengan menggunakan metode information economics yang meliputi: Analisis Tangible Benefit, Analisis Quasi Tangible Benefit dan Analisis Intangible Benefit di mana hasilnya adalah persentase ROI dan Information Economics Scorecard yang memberikan skor pada aplikasi SERA Helpdesk. 4.1. Analisis Tangible Benefit – Traditional Cost Benefit Analysis (TCBA) Dalam
Information
Economics
perlu
dilakukan
identifikasi
biaya.
Identifikasi biaya ini tidak hanya biaya pengembangan tetapi juga biaya berjalan. Dibawah ini disajikan biaya yang berhasil diidentifikasikan dari implementasi aplikasi SERA Helpdesk: 4.1.1 Biaya Pengembangan Biaya pengembangan merupakan biaya yang terjadi sekali saja pada saat awal investasi. Rincian biaya pengembangan dibagi menjadi beberapa kategori yaitu: biaya hardware, biaya software dan biaya services. Berikut merupakan rincian biaya pengembangan aplikasi SERA Helpdesk:
66
67 1. Biaya Hardware (perangkat keras) Biaya hardware merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian perangkat keras berupa server. Rincian biaya pembelian perangkat keras tersebut dapat dilihat pada table 4.1. Hardware Pricing
Price (USD)
QTY
Server 25,000.00 Total Kurs : 1 USD = 10,352.00
1.00
Amount (USD)
Amount (IDR)
25,000.00 25,000.00
258,800,000.00 258,800,000.00
Tabel 4.1 Rincian Biaya Perangkat Keras 2. Biaya Software (perangkat lunak) Biaya software merupakan biaya yang dikeluarkan untuk pembelian perangkat lunak yang berupa SERA Helpdesk License dan Maintenance Additional Licenses. Rincian biaya pembelian perangkat lunak tersebut dapat dilihat pada tabel 4.2.
Software Pricing SERA Helpdesk License Maintenance ‐Additional Licenses Sub Total Special Discount Total Tax 10% Grand Total Kurs : 1 USD = 9,512.00
Price (USD) QTY 2,160.00 5 432 5
Tabel 4.2 Rincian Biaya Perangkat Lunak
Amount (USD) 10,800.00 2,160.00 12,960.00 800 12,160.00 1,296.00 13,456.00
Amount (IDR) 102,729,600.00 20,545,920.00 123,275,520.00 7,609,600.00 115,665,920.00 12,327,552.00 127,993,472.00
68 3. Biaya Services Biaya services merupakan biaya yang dikeluarkan pada saat dilakukan kustomisasi dan implementasi aplikasi SERA Helpdesk. Rincian biayanya dapat dilihat pada tabel 4.3.
Services Pricing Training user Training Administrator Customize and Modification Implementation
Price (USD)
QTY
Amount (USD)
Amount (IDR)
1,000.00
1
1,000.00
9,512,000.00
1,500.00
1
1,500.00
14,268,000.00
200.00
20
4,000.00
38,048,000.00
200.00
22
4,400.00
41,852,800.00
10,900.00
103,680,800.00
1,090.00
10,368,080.00
11,990.00
114,048,880.00
Total Tax 10% Grand Total Kurs : 1 USD = 9,512.00
Tabel 4.3 Rincian Biaya Services Dari keseluruhan rincian biaya diatas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh PT Serasi Autoraya untuk mengembangkan aplikasi SERA Helpdesk yaitu sebesar Rp. 500.842.352,00. Perhitungan biaya pengembangan ini dikonversikan kedalam lembar kerja biaya pengembangan (development cost worksheet). Tabel 4.4 merupakan lembar kerja biaya pengembangan (development cost worksheet).
69 Keterangan Amount (IDR) Biaya Hardware 258.800.000,00 Biaya Software 127.993.472,00 Biaya Services 114.048.880,00 500.842.352,00 Total
Tabel 4.4 Lembar Kerja Biaya Pengembangan (Development Cost Worksheet) 4.1.1.1 Biaya Berjalan Selain biaya investasi awal yang dikeluarkan terdapat juga biaya yang berjalan selama lima tahun implementasi SERA Helpdesk dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2012. Biaya berjalan ini terdapat tiga jenis, yaitu biaya pemeliharaan (maintenance), biaya pemakaian listrik dan biaya lain-lain. Penjelasannya sebagai berikut: 1. Biaya pemeliharaan (maintenance) Biaya
maintenance
merupakan
biaya
yang
dikeluarkan untuk pembayaran license aplikasi SERA Helpdesk. Besarnya biaya maintenance bergantung pada jumlah license yang dimiliki. Rincian biaya pemeliharaan tersebut dapat dilihat pada tabel 4.5.
70 Software Pricing
Price (USD)
License SERA Helpdesk tahun 2009 406.00 License SERA Helpdesk tahun 2010 406.00 License SERA Helpdesk tahun 2011 406.00 Total Kurs : 1 USD = 11,223.11 (2009) Kurs : 1 USD = 9,327.67 (2010) Kurs : 1 USD = 9,082.60 (2011)
QTY 5.00 7.00 9.00
Amount (USD)
Amount (IDR)
2,030.00 2,842.00 3,654.00 8,526.00
22,782,913.30 26,509,238.14 33,187,820.40 82,479,971.84
Tabel 4.5 Rincian Biaya Pemeliharaan 2. Biaya pemakaian listrik Daya penggunaan aliran listrik untuk server sebesar 700 watt, dan dua buah PC sebesar 700 watt. Tarif dasar listrik pada tahun 2008 yaitu sebesar Rp. 884.00/kWh (Burhani, 2007) Untuk itu biaya pemakaian listrik per tahun berdasarkan tarif dasar listrik tersebut sebagai berikut: Biaya pemakaian listrik per tahun = 365 x 24 x 1,4 kWh x Rp. 884.00= Rp. 10.841.376,00/ tahun
71 3. Biaya lain-lain Biaya lain-lain merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membeli license tambahan aplikasi SERA Helpdesk. Rincian biaya lain-lain tersebut dapat dilihat pada table 4.6. Price (USD)
Software Pricing
License SERA Helpdesk tahun 2010 1980.00 License SERA Helpdesk tahun 2011 1976.04 Total Kurs : 1 USD = 9,327.67 (2010) Kurs : 1 USD = 9,082.60 (2011)
QTY 2.00 2.00
Amount (USD)
Amount (IDR)
3,960.00 3,952.08 7,912.08
36,937,573.20 35,895,161.81 72,832,735.01
Tabel 4.6 Rincian Biaya Lain-lain Menurut sumber dari Bank Indonesia (Bank Indonesia, 2011) tingkat inflasi tahun 2009, 2010 dan 2011 adalah 4.9%, 5.13%, 6.67%. Perkiraan inflasi tahun 2012 adalah 8.21%. Tabel 4.7 menunjukkan lembar kerja biaya berjalan aplikasi SERA Helpdesk selama tahun 2008-2012. No 2008 2009 1 Rp0,00 Rp22.782.913,30 2 Rp10.841.376,00 Rp11.372.603,42 3 Rp0,00 Rp0,00 Total Rp10.841.376,00 Rp34.155.516,72
2010 Rp26.509.238,14 Rp11.975.351,40 Rp36.937.573,20 Rp75.422.162,74
2011 Rp33.187.820,40 Rp12.774.107,34 Rp35.895.161,81 Rp81.857.089,55
2012 Rp35.912.540,45 Rp13.822.861,55 Rp38.842.154,59 Rp88.577.556,59
Tabel 4.7 Lembar Kerja Biaya Berjalan (Ongoing Expense Worksheet) Keterangan : 1 = Biaya Pemeliharaan 4 = Biaya Pemakaian Listrik 5 = Biaya Lain-lain
72 4.1.1.2 Analisis Pengurangan Biaya Bagi PT Serasi Autoraya implementasi SERA Helpdesk akan mendukung operasional perusahaan. Pengurangan biaya yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya operasional yang terdiri dari penghematan biaya kertas untuk pembuatan ticket, penghematan biaya telepon, serta penghematan tinta printer. Adapun
penghitungan
komponen-komponen
pengurangan
biaya sebagai manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Penghematan kertas dalam pembuatan ticket Sebelum adanya SERA Helpdesk setiap masalah yang dilaporkan ke PT Serasi Autoraya akan dilakukan pencetakan ticket sebanyak dua kali, dimana pencetakan pertama berupa hard copy untuk pendokumentasian internal. Lalu hasil dari hard copy tersebut dikirim kepada pihak pelapor melalui Fax. Sehingga terjadi penghematan kertas sejumlah Rp. 32.000 x 2 rim = Rp. 64.000,(ATK, 2011). 2. Penghematan biaya telepon Sebelum adanya aplikasi SERA Helpdesk proses pelaporan masalah dilakukan melalui telepon. Dalam satu hari jumlah telepon yang diterima sebanyak 40 panggilan interlokal atau SLJJ. Rata-rata lama bicara dalam satu panggilan adalah 3 menit. Tarif dasar SLJJ pada tahun 2008 adalah Rp. 550/20 detik atau Rp. 1.650/menit
73 (Telkom. 2011). Sehingga terjadi penghematan biaya telepon sejumlah 40 x 3 menit x Rp. 1650 /menit x 20 hari = Rp. 3.960.000,- per bulan. Total penghematan biaya telepon selama setahun adalah Rp. 3.960.000 x 12 = Rp. 47.520.000,3. Penghematan tinta printer Seperti yang telah dibahas diatas, ticket dicetak untuk pendokumentasian internal. Hal ini menyebabkan penghematan tinta printer hitam sebanyak Rp. 2.044.000 x 1 tinta hitam = Rp. 2.044.000 (Bhinneka. 2011). Ringkasan biaya penghematan disesuaikan dengan adanya tingkat inflasi yang berubah tiap tahun. Berikut tabel inflasi yang akan digunakan pada tabel 4.8. Tingkat Inflasi.
Tahun 2009 2010 2011 2012
Tingkat Inflasi yang digunakan 4,9 % 5,13 % 6,67 % 8,21 %
Tabel 4.8 Tingkat Inflasi Sumber : Bank Indonesia (2011)
74 Tabel 4.9 menunjukkan ringkasan penghematan biaya operasional dari implementasi aplikasi SERA Helpdesk yang dipengaruhi oleh tingkat inflasi No 2008 1 Rp.64,000.00 2 Rp.47,520,000.00 3 Rp.2,044,000.00 Total Rp.49,628,000.00
2009 2010 2011 2012 Rp.67,136.00 Rp.70,580.08 Rp.75,287.77 Rp.81,468.89 Rp.49,957,776.00 Rp.53,289,959.66 Rp.57,665,065.35 Rp.62,399,367.21 Rp.2,180,334.80 Rp.2,359,340.29 Rp.2,516,708.28 Rp.2,723,330.03 Rp.52,205,246.80 Rp.55,719,880.02 Rp.60,257,061.40 Rp.65,204,166.14
Tabel 4.9 Ringkasan Penghematan Biaya Operasional Keterangan : 1 = Penghematan Kertas dalam Pembuatan Ticket 2 = Penghematan Biaya Telepon 3 = Penghematan Tinta Printer Lembar kerja dampak ekonomis seperti yang tersaji pada table 4.10 memberikan gambaran tentang perkiraan arus kas masuk selama lima tahun dibandingkan dengan arus kas keluar saat awal investasi. Pertama, manfaat ekonomis bersih adalah nol karena belum melibatkan manfaat quasi tangible. Selanjutnya, manfaat ekonomis bersih ditambah dengan pengurangan biaya operasional untuk mendapatkan pendapatan sebelum pajak. Hasilnya dikurangi dengan beban yang sedang berjalan untuk memperoleh arus kas bersih. Jumlah keseluruhan perkiraan arus kas bersih selama lima tahun adalah Rp. -7.839.347,24 Dengan membagi total arus kas bersih dengan 5 tahun, kemudian dibagi lagi dengan investasi Rp. 500.842.352 maka diperoleh nilai ROI pertama sebesar -0,31%.
75 Berdasarkan skor ROI yang diperoleh maka Score Economic Impact investasi ini mendapat skor 0, yaitu kurang dari 1%.
A. Biaya Pengembangan Sistem B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan 2008 Manfaat Nilai Ekonomis (+) Pengurang an Biaya (=) Perolehan (-) Biaya Berjalan (=) Arus Kas
2009 0,00
2010
2011
500.842.352
2012
TOTAL
0,00
0,00
0,00
0,00
49.628.000,00 52.205.246,80
55.719.880,02
60.257.061,40
65.204.166,14
49.628.000,00 52.205.246,80
55.719.880,02
60.257.061,40
65.204.166,14
10.841.376,00 34.155.516,72
75.422.162,74
81.857.089,55
88.577.556,59
38.786.624,00 18.049.730,08 -19.702.282,72 -21.600.028,15 -23.373.390,45 -7.839.347,24
C. Simple ROI dihitung B/ jumlah tahun/ A D. Scoring Economic Impact 0 1 2 3 4 5
-0,31%
<=0 1%-299% 300%-499% 500%-699% 700%-899% Over
Tabel 4.10 Lembar Kerja Dampak Ekonomis (Economics Impact Worksheet) 76
77 4.2. Analisis Quasi Tangible Benefit 4.2.1 Value Linking Value Linking adalah evaluasi secara financial setiap manfaat dan biaya yang merupakan efek implementasi aplikasi SERA Helpdesk. Value Linking dari implementasi aplikasi SERA Helpdesk adalah: 1. Menghemat pengeluaran lembur Aplikasi SERA Helpdesk mempercepat waktu respon untuk menangani keluhan dari berbagai karyawan PT SERA, sehingga hal ini dapat memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Hal ini mengurangi pengeluaran lembur yang harus dikeluarkan PT SERA untuk dapat menyelesaikan pekerjaan yang belum terselesaikan. Pada tahun 2008 PT SERA memiliki satu admin Helpdesk dengan gaji Rp 2.500.000. Dalam satu minggu lembur terjadi dua kali yaitu satu hari kerja dan satu hari libur. Setiap satu kali lembur menghabiskan waktu empat jam. Biaya satu jam lembur sama dengan Rp 31.500 untuk hari biasa dan Rp 50.000 untuk hari sabtu atau minggu. Biaya empat jam lembur untuk hari biasa Rp 31.500 x 4 = Rp 126.000. Biaya empat jam lembur untuk hari libur Rp 50.000 x 4 = Rp 200.000. Dalam satu minggu mengeluarkan Rp 326.000 dan dalam satu bulan Rp 1.304.000. Jadi biaya pengeluaran lembur oleh PT SERA dalam satu tahun adalah Rp 15.648.000 . Setiap tahun gaji pegawai PT SERA naik 10 % . Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis dari Value Linking dapat dilihat lebih jelas dalam jangka lima tahun pada tabel 4.11 .
78 Jenis VL
2008 Rp15,648,000.00
2009 Rp17,212,800.00
2010 Rp18,934,080.00
2011 2012 Rp20,827,488.00 Rp22,910,236.80
Tabel 4.11 Penghematan Biaya Lembur Keterangan: VL = Pengeluaran Lembur 4.2.2 Value Acceleration Value Acceleration adalah evaluasi secara financial setiap percepatan waktu dari manfaat dan biaya karena dari menggabungkan dua departemen atau fungsi-fungsi dalam hubungan efek sebab akibat, yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian kerja lebih cepat. Value Acceleration dari implementasi aplikasi SERA Helpdesk adalah : 1.
Mempercepat waktu penanganan kasus Sebelum mengimplementasikan SERA Helpdesk, helpdesk PT Serasi Autoraya membutuhkan waktu satu minggu atau lima hari untuk menyelesaikan satu permasalahan. Setelah mengimpelentasikan aplikasi SERA Helpdesk mereka berhasil memangkas waktu dari satu minggu menjadi dua hari satu kasus diselesaikan. Pada tahun 2008 PT Serasi Autoraya memiliki satu orang teknisi yang digaji Rp 2.500.000 per bulan. Satu bulan sama dengan 22 hari kerja. Sebelum ada aplikasi SERA Helpdesk dalam waktu 22 hari PT Serasi Autoraya dapat menyelesaikan 4 kasus, hasil perhitungan dari 22 hari kerja dibagi 5 hari lama penyelesaian kasus= 4,4 = 4 hasil pembulatan kebawah. Biaya perkasus sebelum ada aplikasi SERA Helpdesk sama dengan Rp 2.500.000/4 =Rp. 625.000. Sekarang dalam waktu 22 hari kerja dapat menyelesaikan 11
79 kasus. Hasil perhitungan dari 22 hari kerja dibagi2 hari lama penyelesaian kasus. Biaya perkasus setelah ada aplikasi SERA Helpdesk sama dengan Rp 2.500.000/11 =Rp. 227.272. Jadi dalam setahun PT Serasi Autoraya dapat menghemat (Rp 625.000x 12 ) – (Rp 227.272 x 12) = Rp 4.772.736. Setiap tahun gaji pegawai naik sebesar 10 persen, maka ringkasan Value Acceleration dapat dilihat pada tabel 4.12. Jenis VA
2008 Rp4,772,736.00
2009 Rp5,250,009.60
2010 Rp5,775,010.56
2011 Rp6,352,511.62
2012 Rp6,987,762.78
Tabel 4.12 Penghematan Biaya Penanganan Kasus Keterangan: A = Penghematan biaya penangan kasus 4.2.3 Value Restructuring Value Restructuring merupakan peningkatan produktifitas yang didapat dari kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi otomasi perusahaan dengan manfaat yang lebih rendah menjadi lebih tinggi. Pada aplikasi SERA Helpdesk tidak ditemukan adanya manfaat yang dapat dikuantifikasi dengan Value Restructuring karena tidak terdapat peningkatan produktivitas dari kegiatan operasional menjadi kegiatan manajerial. 4.2.4 Innovation Valuation Innovation Valuation merupakan konsep yang digunakan untuk mengevaluasi secara finansial manfaat-manfaat yang dapat menciptakan fungsi-fungsi baru di dalam organisasi sehingga mampu mengubah alur
80 operasional suatu organisasi menjalankan bisnisnya saat ini. Setelah dilakukan analisis, implementasi SERA Helpdesk yang ada di PT SERA tidak menciptakan innovation valuation karena sistem tidak menghasilkan manfaat atau fungsi baru menurut konsep innovation valuation sehingga tidak dilakukan kuantifikasi manfaat. 4.2.5 Ringkasan Penghematan dan Lembar Kerja Ringkasan penghematan dengan adanya implementasi aplikasi SERA Helpdesk yang ada di PT Serasi Autoraya dengan metode Value Linking dan Value Acceleration dapat dilihat pada tabel 4.13. VL VA Total
Rp15,648,000.00 Rp4,772,736.00 Rp20,420,736.00
Rp17,212,800.00 Rp5,250,009.60 Rp22,462,809.60
Rp18,934,080.00 Rp5,775,010.56 Rp24,709,090.56
Rp20,827,488.00 Rp22,910,236.80 Rp6,352,511.62 Rp6,987,762.78 Rp27,179,999.62 Rp29,897,999.58
Tabel 4.13 Ringkasan Penghematan Lembar kerja dampak ekonomis seperti yang tersaji pada table 4.14 menunjukkan nilai ROI akhir dari jumlah aliran kas setiap tahun yaitu Rp. 116.831.288,12 dibagi dengan lima tahun dan dibagi lagi dengan total investasi sebesar Rp. 500.842.352 sehingga didapat ROI akhir sebesar 4,67%. Sehingga pada bagian penilaian (bagian D) nilai ROI akhir mendapat skor sebesar 1.
A. Biaya Pengembangan Sistem
500.842.352
B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan 2008 Manfaat Nilai Ekonomi s (+) Penguran gan Biaya (=) Peroleha n (-) Biaya Berjalan (=) Arus Kas
2009
2010
2011
2012
20.420.736,00
22.462.809,60
24.709.090,56
27.179.999,62
29.897.999,58
49.628.000,00
52.205.246,80
55.719.880,02
60.257.061,40
65.204.166,14
70.048.736,00
74.668.056,40
80.428.970,58
87.437.061,02
95.102.165,72
10.841.376,00
34.155.516,72
75.422.162,74
81.857.089,55
88.577.556,59
59.207.360,00
40.512.539,68
5.006.807,84
5.579.971,47
6.524.609,13
TOTAL
116.831.288,12
C. Simple ROI dihitung B/ jumlah tahun/ A D. Scoring Economic Impact 0 1 2 3 4 5
4,67%
<=0 1%-299% 300%-499% 500%-699% 700%-899% Over
Tabel 4.14 Lembar Kerja Dampak Ekonomis (TCBA+ Value Linking+Value Acceleration) 81
82 4.3.Analisis Intangible Benefit 4.3.1 Hasil Skor Kuesioner Hasil Skor Kuesioner dengan sample sebanyak 10 orang adalah sebagai berikut :
83 4.3.2 Domain Bisnis
Untuk faktor-faktor Domain Bisnis, skor nilai akan didapat dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada 10 karyawan dalam perusahaan yang berhubungan langsung dengan faktor-faktor Domain Bisnis dan ringkasan hasil pembobotannya dapat dilihat pada Tabel 4.15. 4.3.2.1 Strategic Values 4.3.2.1.1 Strategic Match Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana aplikasi
SERA
Helpdesk
mendukung
dan
membantu pencapaian tujuan strategis perusahaan. Salah satu tujuan strategis PT Serasi Autoraya melakukan investasi adalah mempercepat waktu penanganan masalah sehingga proses pelayanan pelanggan menjadi lebih cepat dan tingkat kepuasan pelanggan meningkat Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2,6 yang dibulatkan menjadi 3. Nilai tersebut bersifat positif (+) karena menunjukkan value yang didapat dari aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel
84 4.15, nilai Strategic Match aplikasi SERA Helpdesk adalah +3. 4.3.2.1.2 Competitive Advantage Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana aplikasi SERA Helpdesk ini mampu mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan
adanya
SERA
Helpdesk
ini
ternyata dapat membantu kinerja perusahaan. Karena proses penanganan masalah lebih cepat sehingga
pelayanan
terhadap
pelanggan
menguntungkan untuk bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sejenis. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2,6 yang dibulatkan menjadi 3. Nilai tersebut bersifat positif (+) karena menunjukkan value yang didapat dari aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai Competitive Advantage aplikasi SERA Helpdesk adalah +3.
85 4.3.2.1.3 Competitive Response Faktor ini berhubungan dengan tingkat kerugian atau kegagalan yang dapat berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan karena ditundanya implementasi SERA Helpdesk ini. Penundaan bisa berakibat fatal karena terlambat menangani masalah dan kepuasan pelanggan yang selalu berubah. Faktor ini menunjukkan tingkat respon
organisasi
yang
cukup
kritis
dalam
menangani masalah yang datang untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 3,6 yang dibulatkan menjadi 4. Nilai tersebut bersifat positif (+) karena menunjukkan value yang didapat dari aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai Competitive Response aplikasi SERA Helpdesk adalah +4. 4.3.2.1.4 Management Information for Critical Success Factors Faktor ini berhubungan dengan kemampuan aplikasi SERA Helpdesk dalam menyediakan
86 informasi secara tepat dan akurat untuk mendukung aktivitas utama dalam perusahaan. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2,8 yang dibulatkan menjadi 3. Nilai tersebut bersifat positif (+) karena menunjukkan value yang didapat dari aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai Management Information for Critical Success Factors aplikasi SERA Helpdesk adalah +3. 4.3.2.1.5 Project Risk Faktor ini berkaitan dengan resiko yang muncul
karena
implementasi
aplikasi
SERA
Helpdesk. Resiko ini bersifat jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 1. Nilai tersebut bersifat negatif (-) karena menunjukkan resiko yang dimiliki aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang
87 dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai Project Risk aplikasi SERA Helpdesk adalah -1. 4.3.3 Domain Teknologi Faktor-faktor Domain Teknologi, skor nilai didapat dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada pengguna (user) yang berhubungan langsung dengan faktor-faktor Domain Teknologi dan ringkasan hasil pembobotannya dapat dilihat pada Tabel 4.15. Dalam Domain Teknologi terdiri dari dua bagian: Strategic Values (Stretegic IT Architecture) dan Organization Strategy Risk and Uncertainty (IT Definitional Uncertainty,IT Technical Uncertainty dan IT Infrastructure Risk). 4.3.3.1 Strategic Values Strategic
Values
memiliki
sub
faktor
Strategic
IT
Architecture. Faktor ini berfokus pada tingkat evaluasi dimana aplikasi SERA Helpdesk dapat beraliansi dengan keseluruhan strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi perusahaan. Aplikasi SERA Helpdesk ini merupakan bagian integral dari perencanaan strategis perusahaan. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 3. Nilai tersebut bersifat positif (+) karena menunjukkan value yang didapat dari aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat
88 pada tabel 4.15, nilai Strategic IT Architecture aplikasi SERA Helpdesk adalah +3. 4.3.3.2
Organization Strategic Risk and Uncertainty 4.3.3.2.1 IT Definitional Uncertainty Faktor ini mengukur
tingkat
resiko
dari
implementasi aplikasi SERA Helpdesk dan faktor ini juga meliputi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Spesifikasi kebutuhan bisnis dan ruang lingkup area dari aplikasi SERA Helpdesk sudah dapat dideteksi dengan baik sehingga aplikasi ini dianggap mampu untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaaan. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2,1 yang dibulatkan menjadi 2. Nilai tersebut bersifat negatif (-) karena menunjukkan resiko yang dimiliki aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai IT Definitional Uncertainty aplikasi SERA Helpdesk adalah -2. 4.3.3.2.2 IT Technical Uncertainty Faktor ini digunakan untuk mengetahui resiko aplikasi SERA Helpdesk yang merupakan kombinasi dari keahlian
baru,
perangkat
keras,
piranti
lunak,
ketergantungan piranti lunak aplikasi dan ketergantungan implementasi aplikasi itu sendiri. Manajemen memandang
89 hal tersebut sebagai hal yang wajar dalam implementasi sistem yang baru. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2. Nilai tersebut bersifat negatif (-) karena menunjukkan resiko yang dimiliki aplikasi SERA Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai IT Technical Uncertainty aplikasi SERA Helpdesk adalah -2. 4.3.3.2.3 IT Infrastructure Risk Faktor ini digunakan untuk mengukur tingkat resiko dari penyampaian aplikasi SERA Helpdesk terhadap pengguna yang bersifat jangka pendek hingga terjadi adaptasi
terhadap
system
tersebut.
Dengan
pengimplementasian aplikasi SERA Helpdesk, diperlukan pelatihan terhadap user yang akan mengoperasikan sistem tersebut. PT Serasi Autoraya telah menyediakan pelatihan bagi user agar dapat terbiasa dengan sistem baru tersebut dan dapat memanfaatkan sistem tersebut secara benar dan maksimal. Nilai yang diperoleh dari hasil kuesioner yang ditunjukkan pada tabel 4.15 adalah 2,6 yang dibulatkan menjadi 3. Nilai tersebut bersifat negatif (-) karena menunjukkan
resiko
yang
dimiliki
aplikasi
SERA
90 Helpdesk. Berdasarkan ringkasan hasil pembobotan nilai yang dapat dilihat pada tabel 4.15, nilai Project Risk aplikasi SERA Helpdesk adalah -3. 4.3.4 Skema dan Hasil Pembobotan Setelah mengerti strategi perusahaan maka langkah berikutnya adalah bagaimana menentukan bobot dari setiap faktor. Dalam kasus ini faktor ROI bisa saja tidak menjadi faktor dominan penentu keberhasilan projek ini, tetapi juga ikut ditentukan bersamaan dengan faktor lain. Dengan menentukan maksimal project skor yang akan didapat, maka manajemen dapat menentukan bobot dari masing – masing faktor. Setiap faktor ditentukan dengan penilaian skor (kuesioner) dan bobot tersebut berskala 0–5. Kebanyakan faktor bernilai positif, yang dapat diartikan project tersebut semakin penting. Beberapa faktor bernilai negatif, berarti project tersebut tidak memiliki pengaruh signifikan; ini diindikasikan dengan dengan nilai maksimum skor yang negatif.
Hasil pembobotan Domain Bisnis dan Domain Teknologi diperoleh dari penyebaran kuesioner kepada bagian Corporate General Affair, Corporate HRD, Corporate Information System and Technology dan Finance sehingga didapat hasil seperti di bawah ini.
DOMAIN BISNIS A. B.
Financial Values
Return On Investment (ROI) Strategic Values Strategic Match
Maximum Skor
Bobot 1
5
3
15
91
Competitive Advantage Management IS for CSF's Competitive Response Project Risk
DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture B. Organization Strategy Risk &Uncertainty IT Definitional Uncertainty IT Technical Risk IT Infrastructure Risk TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY
Tabel 4.15 Ringkasan Hasil Pembobotan
3 3 4 ‐1
15 15 20 ‐5
3
15
‐2 ‐2 ‐3
‐10 ‐10 ‐15
+17
+85
‐8
‐40
92 Untuk menentukan nilai dari Maximum skor dilakukan dengan cara : Maximum skor = Bobot x 5 (Nilai Bobot Maksimum per faktor) Dari tabel rinkasan hasil pembobotan, dapat diketahui total nilai yang didapat adalah +17 dan resiko -8., sehingga maximum skor seluruh faktor nilai berjumlah 85 dan resiko berjumlah -40. 4.4. Information Economics Scorecard Setelah perhitungan ROI dan analisis nilai risiko korporat dilakukan, langkah selanjutnya adalah memasukkan hasil pembobotan dan skor hasil analisis ke dalam Information Economics Scorecard yang dapat dilihat pada Tabel 4.17. Factor adalah bobot dari setiap nilai (value) dan resiko korporasi (risk), sedangkan pada baris Domain Bisnis dan Domain Teknologi merupakan bobot dari hasil skor kuesioner yang dibagi. Untuk angka kolom ROI diperoleh dari lembar kerja dampak ekonomis Value Linking dan Value Acceleration. Dari proses perhitungan yang telah diuraikan, di dapat skor akhir aplikasi SERA Helpdesk adalah 24. 4.5. Analisis Memperlancar Proses Bisnis dan Manfaat Ekonomis yang Didapat Setelah melakukan metode analisis Quasi Tangible Benefit ditemukan Value Linking berupa menghemat pengeluaran lembur pegawai dan Value Acceleration berupa mempercepat waktu penanganan kasus. Dalam satu minggu lembur terjadi dua kali yaitu satu hari kerja dan satu hari libur. Setiap satu kali lembur menghabiskan waktu empat jam. Sehingga total penghematan biaya pengeluaran lembur pada tahun 2008 adalah Rp 15.648.000. Rincian penghematan pengeluaran lembur dapat dilihat pada tabel 4.11. Setiap
93 tahun gaji pegawai PT SERA naik 10 %, maka hasil akumulasi penghematan biaya pengeluaran lembur pada periode 2008-2012 adalah Rp95.532.604,80. Setelah mengimpelentasikan aplikasi SERA Helpdesk mereka berhasil memangkas waktu dari satu minggu menjadi dua hari satu kasus diselesaikan. Sehingga, total penghematan biaya penanganan per kasus pada tahun 2008 adalah Rp 4.772.736. Setiap tahun gaji pegawai PT SERA naik 10 % , maka hasil akumulasi penghematan biaya penanganan per kasus pada periode 2008-2012 adalah Rp29.138.030,55. Setelah dilakukan penjumlahan antara penghematan pengeluaran lembur dan penghematan biaya penganganan per kasus dan diakumulasikan selama periode 2008-2012 adalah Rp124.670.635,35. Hal ini menunjukkan bahwa aplikasi SERA Helpdesk tidak hanya memberikan dampak memperlancar proses bisnis SERA Helpdesk melalui pengurangan waktu lembur dan percepatan penganan per kasus akan tetapi juga memberikan dampak eknomis bagi PT SERASI AUTORAYA.
Evaluator
( Factor) Business Domain
Business Domain SV
FV ROI 1
SM 3
CA 3
CR 3
MI 2
ORU BOR ‐2
1
3
3
4
3
1
Technology Domain
PROJECT SCORE
1
9
9
12
6
Weighted Score
Technology Domain
‐2
SV SA 1
DU ‐2
ORU TR ‐2
IR
3
2
2
3
3
‐4
‐4
‐6
‐2
24
Keterangan : ROI Measurement = Return On Investment ROI Business Domain Assessment Technology Domain Assessment = Financial Values = Strategic IT Architecture FV SA = Strategic Values = IT Definitional Uncertainty SV DU = Strategic Match = IT Technical Risk SM TR = Competitive Advantage IR = IT Infrastructure Risk CA = Competitive Response CR = Management IS for CSF's MI = Organization Strategy Risk ORU BOR
and Uncertainty = Business Organization Risk
Tabel 4.16 Information Economics Scorecard
94
95 4.6. Predikat Implementasi Investasi Sistem Setelah memperoleh skor proyek yang sebelumnya ditampilkan dalam Information Economics Scorecard, maka tahap terakhir adalah menentukan predikat implementasi aplikasi SERA Helpdesk pada PT Serasi Autoraya. Ada lima kelas ukuran dalam tabel predikat investasi aplikasi SERA Helpdesk tersebut, yaitu Sangat Kurang, Kurang, Cukup, Baik dan Sangat Baik yang dapat dilihat pada tabel 4.17 dibawah ini : Skor yang dicapai 45 s/d 65 24 s/d 44 3 s/d 23 18 s/d 2 40 s/d 19
Predikat Sangat Baik Baik Cukup Kurang Sangat Kurang
Tabel 4.17 Predikat Proyek SERA Helpdesk Ukuran tersebut dirancang dengan memperhatikan skor tertinggi dan terendah dari penilaian Information Economics. Untuk menentukan skor tertinggi dan terendah dilakukan dengan cara : 1. Predikat tertinggi akan dicapai apabila seluruh jumlah variabel manfaat (value) mencapai nilai tertinggi (5) dan jumlah variabel resiko (risk) mencapai nilai terendah (0), dengan kata lain skor total mencapai 100. Berikut rincian perhitungannya: (5 x 13) + (0 x (-8)) = 65 2. Predikat terendah akan dicapai apabila seluruh jumlah variabel manfaat (value) mencapai nilai terendah (0) dan jumlah variabel resiko (risk) mencapai nilai tertinggi (5), dengan kata lain skor total mencapai -100. Berikut rincian perhitungannya:
96 (0 x 13) + (5 x (-8)) = -40 3. Total skor proyek dihitung dengan mengurangi predikat tertinggi (65) dengan predikat terendah (-40). Berikut rincian perhitungannya: 65-(-40) = 105 • Total skor proyek (105) dibagi bobot skor penilaian (5), maka didapat nilai range 21. • Nilai range (21) ini kemudian didistribusikan secara proporsional terhadap total nilai skor 65, sehingga total diperoleh lima predikat skor proyek yaitu Sangat Kurang, Kurang, Cukup, Baik, dan Sangat Baik. Berdasarkan kriteria dari kedua skor tersebut dapat dibuat tabel predikat implementasi proyek SERA Helpdesk seperti yang terdapat Tabel 4.18. Dalam tabel tersebut terdapat lima jenis predikat dari Sangat Baik hingga sangat kurang yang dapat diberikan terhadap implementasi aplikasi SERA Helpdesk.
97
Tabel 4.18 Posisi Project Score Dalam Skala Penilaian 65 Dari gambar predikat di atas, dapat dilihat bahwa investasi SERA Helpdesk adalah baik (nilai proyek 24) sehingga dapat dikatakan bahwa investasi ini merupakan investasi yang layak dan menguntungkan bagi perusahaan.
