1
ANALISIS INVESTASI ACCURATE 4 DENGAN MENGGUNAKAN METODE BIAYA MANFAAT PADA AMANAH DIGITAL PRINTING Koko Syah Putro, dan Ir. A. Holil Noor Ali, M.kom., Anisah Herdiyanti S.Kom. M.Sc Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 Indonesia e-mail:
[email protected] Amanah Digital Printing (ADP) sebagai perusahaan berkembang menyadari kebutuhan investasi pada proses integrasi siklus transaksi Sistem Informasi Akutansi. Salah satu fungsi dari integrasi siklus transaksi yaitu kontrol akutansi. Kontrol akutansi diperlukan untuk mengurangi kesalahan dalam kegiatan transaksi pada perusahaan. Investasi tersebut juga diperlukan untuk menganalisis cash flow pada perusahaan sehingga mampu menentukan strategi yang akan diambil selanjutnya. Salah satu software integrasi siklus transaksi adalah Accurate. Latar belakang sumber daya manusia yang telah mengenal Accurate menjadi salah satu faktor pendukung kesuksesan dalam investasi ini. Selain itu, menurut pembahasan dalam level manajemen telah menyatakan bahwa pilihan dari perusahaan adalah melakukan investasi Accurate. Permasalahan yang kontras dengan kebutuhan tersebut adalah pondasi modal yang terbatas dalam melakukan investasi ini. Selain itu, tanggapan akan paradoks TI yang memiliki opportunity risk yang berpendapat bahwa TI justru akan merugikan perusahaan sehingga diperlukan analisis mendalam untuk melakukan analisis investasi yang mendalam sehingga diketahui manfaatnya bagi perusahaan. Untuk melakukan analisis evaluasi tersebut digunakan metode Cost Benefit Analysis (CBA) dengan perhitungan manfaat dan biaya secara langsung dan biaya tak langsung dengan menggunakan financial perspektif. Perspektif tersebut diambil karena mengacu pada kondisi finansial ADP sehingga terlihat jelas dalam hasil justifikasi yang akan diperoleh. Kata Kunci: Sistem Informasi Akutansi, Investasi TI, Analisis Biaya Manfaat I. PENDAHULUAN
A
DP bergerak pada bidang yang berhubungan dengan
kebutuhan berbagai macam produk digital printing, penjualan barang hasil konveksi dan percetakan. Dari bidang tersebut ADP dapat dikelompokkan sebagai jenis usaha dagang dan usaha manufaktur. Masalah yang ada pada sisi usaha dagang adalah pencatatan utang piutang dan pada sisi manufaktur yaitu banyaknya variasi produk yang dihasilkan. Dari banyaknya variasi produk tersebut maka aktivitas persedian barang akan semakin meningkat. Kondisi tersebut akan memaksa bagian persediaan untuk selalu memantau bahan baku yang ada pada saat masuk maupun keluar dari gudang secara manual pada Excel dan kegiatan tersebut menimbulkan control risk yang seharusnya tidak perlu terjadi apabila telah terbentuk sistem yang saling terintegrasi.
Aktivitas pencatatan yang lain meliputi aktivitas penjualan, pembelian dan penulisan laporan laba rugi yang dibukukan kedalam Excel. Aktivitas lain dalam perusahaan yang harus didukung oleh penulisan laporan keuangan yaitu pencatatan piutang pelanggan. Sering rancunya antara laporan laba-rugi dan kondisi keuangan secara nyata sebagian besar dipengaruhi oleh hal tersebut. Pihak manajemen memutuskan untuk menggunakan Accurate sebagai sistem untuk mengatasi masalah tersebut. Analisis investasi ini diharapkan mampu membantu pihak manajemen ADP untuk mengetahui manfaat dan biaya apakah yang akan diterima perusahaan akan menerima untuk melakukan investasi ini. Melihat dari size perusahaan ADP masih dalam ukuran small business sdengan rata-rata pendapatan kotor setiap bulan sebesar Rp. 15.000.000, sehingga analisis investasi ini diharapkan menjadikan penggunaan sumber daya modal akan lebih terarah. Metode CBA dipilih digunakan dalam studi kasus ini karena terkait dengan perhitungan financial yang dikedepankan dengan menggunakan teknik perhitungan finansial yaitu Payback Period (PB), Return On Investment (ROI), Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR), Profitability Index (PI) dan menggunakan beberapa value analysis untuk menghitung manfaat danbiaya tak langsung. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Inventasi TI Menurut Marc J. Schiederjans, Jamie L. Hamker, Ashyn M. Schniederjans (2004), investasi TI adalah Investasi dalam peralatan, aplikasi, layanan dan teknologi dasar[5]. Investasi TI berhubungan dengan beban yang terkait untuk mendapatkan komputer, komunikasi, perangkat lunak, jaringan dan personal. Investasi TI juga memikirkan keputusan untuk mengalokasikan jenis sumber daya (human, finance, hardware) kedalam Management Information System (MIS). 2.2 Sistem Informasi Akutansi Secara umum jenis usaha dibagi menjadi tiga bagian yaitu jasa, dagang dan manufaktur [4]. Proses bisnis tersebut secara umum meliputi: 1. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan terdiri dari semua aktifitas penjualan dan penerimaan dari kas yang didapat dari proses penjualan barang.
2 2. Siklus Pengeluaran Aktivitas dalam siklus pengeluaran berbeda dari setiap perusahaan tergantung dari jenis perusahaan. Perusahaan manufaktur memiliki aktivitas terkait dengan bahan baku. Perusahaan dagang memiliki aktivitas berkaitan dengan pembelian barang dagang. Perusahaan jasa memiliki aktivitas untuk membeli barang yang diperlukan untuk melakukan aktivitas operasional. 3. Siklus Penggajian Siklus penggajian meliputi komponenen yang diperlukan untuk menghitung gaji kotor pegawai, berbagai potongan, dan gaji bersih. 4. Siklus Manufakturing/Produksi Tranksaksi utama dalam siklus ini adalah: o Aliran biaya bahan baku ke dalam lantai produksi o Aliran biaya tenaga kerja langsung ke dalam produksi o Alokasi BOP ke produksi o Aliran harga pokok produksi ke persediaan barang dagang 2.3. Biaya Manfaat Langsung (Direct) dan Tak Langsung (Indirect) Menurut Indrajit, 2013, biaya dan manfaat langsung merupakan biaya yang langsung dapat teridentifikasi tanpa adanya analisa lebih lanjut [1]. Biaya dan manfaat tak langsung adalah biaya yang sebenarnya dapat dihitung dengan satuan financial tetapi harus menggunakan pendekatan lebih lanjut untuk memunculkan biaya tersebut [2]. 2.3.1. Biaya Langsung Terdapat 4 tahapan biaya yang harus dilewati dalam proyek IT. Tahapan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Procurement Cost Biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan hardware. 2. Start Up Cost Biaya yang dikeluarkan untuk mempersiapkan sistem sehingga siap untuk dioperasikan 3. Project Related Cost Biaya yang berkaitan dengan bagiamana pengembangan sistem dan penerapanya. 4. Ongoing and Maintenance Cost Biaya untuk mengoperasikan sistem agar dapat beroperasi dengan baik. 2.3.2. Manfaat Langsung Manfaat langsung adalah yang secara langsung berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan, baik berupa pengurangan atau penghematan biaya (biaya) maupun peningkatan pendapatan [5]. 2.3.3 Biaya tak Langsung Dalam pembangunan sebuah sistem informasi biaya tak langsung tersebut akan muncul apabila digali dari beberapa barang, jasa atau sumber daya yang terpakai tetapi tidak langsung dapat diuangkan. Faktor penyusun biaya tak langsung antara lain : 1. Development 2. Implementation 3. Training and Operations 4. Maintenance 2.3.4. Manfaat tak Langsung
Menurut Richardus Eko Indrajit (2004) untuk mengnalisis manfaat tak langsung dapat menggunakan what-if simulation yaitu berupa suatu aplikasi sederhana dalam spreadsheet yang berisi kalkulasi secara sistematis mengenai hubungan antara variabel-variabel yang berpengaruh terhadap biaya dan manfaat dari kinerja teknologi informasi [1]. Analisis terhadap manfaat tak langsung menggunakan perhitungan dengan: 1. Value acceleration Percepatan perolehan manfaat dan penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam hubungan sebab akibat, biasanya dipicu oleh suatu waktu atau perbaikan di bagian lain (ripple effect) 2. Value linking Sama dengan value acceleration tetapi tidak bergantung pada waktu. 3. Value restructuring Mengacu pada nilai yang berhubungan dengan suatu pekerjaan atau fungsi bagian 4. Innovation valuation aplikasi SI/TI yang inovatif menjadi penggerak dalam perubahan strategi bisnis, produk dan layanan, serta domain bisnis dari organisasi. 2.5. Cost and Benefit Analysis Cost and benefit analysis bersangkutan dengan bagaiamana mengestimasi dan mengevaluasi keuntungan bersih dengan berbagai alternatif dari perhitungan seluruh biaya termasuk biaya langsung dan biaya tak langsung yang telah dikeluarkan [4]. Metode-metode yang digunakan dalam Cost and benefit analysisadalah: 1. Payback Periode Method Penilaian proyek investasi menggunakan metode ini adalah mencari waktu lamanya investasi tersebut dapat tertutup oleh aliran kas masuk bersih, faktor bunga tidak termasuk dalam hitungan ini. 2. Return on Investment Method Menurut Munawir (1995) ROI (Return On Investment) adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang dimaksudkan dapat mengukur kemampuan perusahaan dengan keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang digunakan untuk operasinya perusahaan untuk menghasilkan keuntungan. 100% 3. Net Present Value Method Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi cash inflow atau arus dari uang. 1 1 4. Internal Rate of Return Method Pada dasarnya IRR menunjukkan tingkat bunga yang menghasilkan NPV sama dengan Nol. NPV ( ) IRR I 1 (I 2 I1 ) NPV ( ) NPV ( ) Keterangan
:
3 o I1 = Discount Factor (tingkat bunga) pertama di mana diperoleh NPV positif. o I2 = Discount Factor (tingkat bunga) pertama di mana diperoleh NPV negative. 5. Profitability index Profitability index merupakan metode untuk menganalisis suatu investasi dengan membandingkan antara kas bersih sekarang dengan yang akan datang. Jika PI > 1 maka proyek tersebut dapat dikatakan menguntungkan dan jika PI < 1 maka proyek tersebut dikatakan tidak menguntungkan. dimana
o pv= present value of future cashflow o initial investment : biaya diawal investas III. METODOLOGI PENELITIAN Tahapan metodologi penelitian dalam penyusunan tugas akhir ini secara umum terdiri dari beberapa tahap yang dapat diilustrasikan dalam diagram alir gambar 3.1.
IV. ANALISIS DATA DAN HASIL PENELITIAN 4.1.1. Proses Bisnis Perusahaan Proses bisnis dari Amanah Digital Printing berfokus pada pemasok kebutuhan perlengkapan acara. Dari setiap acara yang ada masing-masing pelanggan mepunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Dalam memproduksi kebutuhan percetakan digital mempunyai beberapa partner sebagai berikut:
Tabel 4.1 Supplier Bahan Percetakan
No. 1 2
Nama Bahan Supplier Pin, Gantungan Kunci Discount Ink, Legala Kertas Limo Joyo, Indo Abadi Kertas Ink Jet, Kertas Trimedia 3 Stiker 4 Mug Glory 5 Banner Grafindo 6 Tinta Dye For Us Ink 7 Tinta INK JET For Us Ink 10 Tinta Sublim Jet Set Ink 11 Spiral Trimedia 12 Keramik Legala 13 PVC Discount Ink 14 Cetak Negatif Film Astana Mas Dari berbagai suplier tersebut Amanah Digital Printing kemudian memproduksi barang-barang digital printing sebagai berikut : Tabel 4.2 Produksi Barang No. Nama Barang 1 Pin 2 Gantungan Kunci 3 Mug 4 Sablon Keramik 5 ID Card PVC 6 Banner 7 X Banner 8 Brosur 9 Poster 10 Sertifikat 11 Stiker 12 Kartu Ucapan 13 Kartu Nama 14 Buku 15 Proposal Kerjasama dalam bidang konveksi Amanah Digital Printing mempunyai partner sebagai berikut: Tabel 4.3 Supplier Konveksi No. Jenis Supplier 1 Kaos Kurnia Indah 2 Jaket Faris Collection 3 Kemeja Surya Agung 4.2. Analisa Kondisi Perusahaan Berdasarkan dasar teori analisis kondisi terkini terkait dengan sistem informasi akutansi akan dilakukan berdasarkan dengan aliran yang terdiri dari siklus pengeluaran, siklus pendapatan, siklus produksi dan siklus penggajian. Hasil dari analisa tersebut adalah sebagai berikut: 4.2.1. Proses Pengeluaran Berikut merupakan hasil analisa penggambaran kondisi saat ini pada proses pengeluaran :
4 Berikut merupakan gambaran dari diagram proses produksi :
Gambar 4.1 Proses Siklus Pengeluaran Proses pendapatan Berikut merupakan hasil analisis proses bisnis pada kondisi saat ini:
Gambar 4.4 Proses Produksi 4.3. Analisis BiayaLangsung Analisis untuk biaya langsung ini menggunakan konsep pemunculan biaya menggunakan tahapan biaya pada manajemen proyek. 4.3.1. Procurement Cost Biaya yang termasuk kedalam procurement biaya adalah biaya yang bersangkutan dengan pengadaan hardware, fasilitas pendukung dan personalia terhitung ketika. Berikut merupakan rincian dari procurement cost tersebut:
4.2.2.
N o
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9
1 2
Gambar 4.3 Proses Penggajian Siklus Produksi Terkait dengan siklus produksi masalah yang dialami oleh Amanah Digital Printing adalah ketika terdapat proyek event besar.
4.2.3.
1
Tabel 4.3 Rincian Procurement Cost Nama Jumlah Harga Total Harga Barang Satuan Perangkat Hardware Processor 2 Buah Rp 825.000 Rp. 1.650.000 RAM 2 Buah Rp 202.000 Rp. 404.000 Hard disk 2 Buah Rp 290.000 Rp. 480.000 VGA 2 Buah Rp 342.125 Rp. 684.250 Casing 2 Buah Rp 185.000 Rp. 370.000 Stavolt 2 Buah Rp 150.000 Rp. 300.000 Monitor 2 Buah Rp 750.000 Rp. 1.500.000 Mouse 2 Buah Rp 50.000 Rp. 100.000 Printer 2 Buah Rp 875.000 Rp. 2.100.000 Canon Ip 3600 Perangkat Jaringan Kabel Lan 2 Buah Rp. 20.000 Rp. 40.000 10M SW Hub TP- 1 Buah Rp. 89.500 Rp. 89.000 Link TLSF1008 Perlengkapan pendukung Meja komputer
2 set
Rp. 315.000
Rp. 630.000
5 N o
1
Nama Barang Biaya Personalia Konsumsi
2
Transportasi
4.3.2.
Jumlah
Harga Satuan
Total Harga
3 Org
Rp. 15.000
Rp. 45.000
2motor Total
Rp. 15.000
Rp. 30.000 Rp. 8.422.250
Start Up Cost Berikut merupakan biaya yang harus dikeluarkan Amanah Digital Printing untuk mengimplementasikan Accurate 4 Standar Edition. Tabel 4.4 Rincian Start up cost No Nama Jumlah Harga Total Keterangan Barang Satuan Harga 1. Accurate 2 Rp. Sesuai 4 Lisensi 8.0000.000 dengan Standar harga Edition resmi Accurate 2. Instalasi 0 0 Pihak Accurate manajemen telah memahami dengan buku panduan 3 Instalasi 1 Rp 75.000 Instalasi jaringan Orang yang dilakukan oleh teknisi rekanan perusahaan Total Rp. 8.075.000 4.3.3. Project Related Cost Berikut merupakan rincian project related cost: Tabel 4.5 Rincian project related cost N Nama Jumlah Harga Total Keterangan o Barang Satuan Harga 1. Biaya 0 0 0 Pengumpulan Pengu data ditangani mpulan oleh pihak Data keuanngan ADP 2. Biaya 0 0 0 Dibantu oleh analis konsultan sistem Accurate 3. Biaya 0 0 0 Tidak ada biaya Konver koversi data si Data 4. Biaya 0 0 0 Tidak ada biaya Pelatih Pelatihan an langsung menghubungi support dari Accurate
4.3.4.
Ongoing and Maintenance Cost Adapun rincian untuk biaya berjalan dapat dilihat pada tabel 4.6 berikut: Tabel 4.6 Rincian biaya berjalan Biaya Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Berjalan A. Aplikasi Penyempu rnaan Sistem Accurate 4 0 0 0 0 Update lisensi Antivi 0 0 0 0 B. Hardware Tinta 4 warna Rp Rp Rp Rp Printer 100.000 105.000 110.250 115.762 Catrid Rp Rp Rp Rp Printer 275.000 288.750 303.186 318.346 C. Personalia Admin Rp Rp Rp Rp 650.000 682.500 716.625 752.456 Total Rp. Rp 1.025.0 1.076.25 Rp Rp 00,0 1.130.063 1.186.566 4.4. Analisa Biaya Tidak Langsung Investasi pada Amanah digital printing ini sebagai proyek TI teknologi baru dimana TI sebagai proses strategis yang akan membantu proses bisnis yang belum pernah dilakukan maka pada tahapan analisis biaya tak langsung ini akan dibagi menjadi bgian-bagian berikut: 4.4.1. Development Komponen yang dapat muncul dari hasil analisa adalah sebagai berikut: 4.4.1.1. Resistance to change Resistance to change tidak cocok dengan analisis investasi ini karena pihak manajemen belum mengetahui bagaimana respon pelanggan terhadap sistem baru ini. 4.4.1.2. Orgnizational Restucture, Re-design business process dan Staff Resource Amanah digital printing mempunyai 7 peegawai dengan 2 pegawai dibagian pergudangan maka dengan adanya sistem ini hanya membutuhkan satu pegawai pada bagian pergudangan dan 1 pegawai lagi dimasukkan kedalam bagian produksi sehingga tidak terjadi pemberhentian pegawai. 4.4.1.3. Re- design business process, Development Effort dan staff resource Pada tahapan ini pihak manajemen Amanah tidak memerlukan tenaga ahli karena pembangunan telah ditangani oleh pihak manajemen sendiri dengan bantuan dari Accurate yang diberikan secara gratis. 4.4.2. Implementation Komponen biaya yang mungkin dapat dimunculkan dari tahapan implementasi ini sesuai dengan hasil perpaduan antara beberapa teori tersebut adalah sebagai berikut:
6 4.4.2.1.
Organizational restructure, Busines process reengineering, Integration and standardization dan Convert resistence Rincian biaya tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 4.9 Rincian biaya Harga N Total Harga Pengeluaran Jumlah Satuan o (Rp) (Rp) 1. Konsumsi 10 Orang 15.000 150.000 2. Kertas 1 rim 27.500 27.500 3. Poster 5 Buah 2000 10.000 Total 187.500 4.4.2.2. Integration of new system into curent situation, Data development and collection, Displcament and discruption Pengaplikasian sistem ini tidak membutuhkan banyak biaya untuk mengintegrasikan atau perpindahan data. Biaya yang mungkin terjadi dalam tahapan ini adalah biaya untuk input ulang data atau data collection ke sistem yang baru dimana proses tersebut membutuhkan sumber daya. 4.4.2.3. Political preasure, legal necessity, Resistance to change, lack of Application knowledge Dari pernyataan tersebut maka harus diperhatikan untuk implementasi sebuah sistem harus juga menaati peraturan perundang-undangan. Untuk studi kasus implementasi sistem ini tidak membutuhkan ijin tertentu untuk perusahaan. 4.4.3. Training and operations Komponen biaya yang mungkin dapat dimunculkan dari tahapan training and operations ini sesuai dengan hasil perpaduan antara beberapa teori tersebut adalah sebagai berikut: 4.4.3.1. Formulation of IT policy and control Biaya yang terkait dengan policy dan control adalah pengadaaan bagian tata kelola dan audit. 4.4.3.2. Organizational structure, organizational learning, new work contents, Development staff, application risks and technological risk Dalam komponen biaya tersebut biaya yang akan muncul adalah berbagai biaya yang berhubungan dengan biaya untuk melakukan sosialisasi dari sistem yang baru tersebut. Setelah komponen biaya tersebut muncul kemudian dibicarakan dengan pihak manajemen ternyata pihak manajemen tidak menghendaki adanya komponen biaya reward tersebut sehingga biaya tersebut tidak muncul. 4.4.3.3. Education and training time, Displacement and discruption, Support staff, Management effort and dedication, Employee time, Employee training dan Employee motivation Analisis komponen biaya yang dapat dimunculkan dari analisis ini adalah waktu training untuk pegawai. Untuk waktu training tersebut dapat menjadi komponene biaya apabila dilaksanakan pada waktu aktif pegawai. Tetapi setelah dibicarakan dengan pihak manajemen tentang komponen biaya yang akan muncul tersebut maka pihak manajemen memilih waktu libur pegawai untuk melaksanakan pelatihan tersebut.
Tabel 4.11 Rincian biaya waktu training Harga Total Harga No Pengeluaran Jumlah Satuan (Rp) (Rp) 1. Konsumsi 10 15.000 150.000 Orang 4.4.4. Risk Cost Komponen biaya yang mungkin dapat dimunculkan dari tahapan maintenance ini sesuai dengan hasil perpaduan antara beberapa teori tersebut adalah sebagai berikut: 4.4.4.1. Disruption to normal work practices (Downtime) Pada studi kasus amanah digital printing, perusahaan menggunakan IT sebagai sebuah penyederhanaan proses bisnis maka pada proses downtime perusahaan tidak akan mengalami masalah yang mengakibatkan proses bisnis mengalami kerugian. 4.4.4.2. Development staff, application risks and technological risk, Support staff, Maintenance, Opportunity, cost and risk Untuk rencana implementasi ini setelah melakukan diskusi dengan pihak manajemen perusahaan maka perusahaan lebih memilih hanya menggunakan antivirus dan UPS sebagai penjaga keamanan dan ketersediaan datanya. Berikut merupakan biaya dari pengadaan anti virus tersebut: Tabel 4.13 Rincian biaya Antivirus dan UPS Harga Total Jenis No Jumlah satuan biaya Keterangan Barang (Rp) (Rp) 1 Antivirus 2 375.000 Lisensi Lisensi sepanjang 4 tahun 2 UPS 2 Buah 440.000 880.000 Total 1.255.000 4.5. Kesimpulan Analisa Biaya Langsung dan Tidak Langsung Dapat ditarik kesimpulan untuk analisa biaya pada masing-masing komponenen biaya tersebut. Pada bagian ini akan digabungkan total keseluruhan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut dibedakan menjadi dua yaitu Biaya langsung: 1. Procurement Cost =Rp. 8.422.250 2. Start Up Cost =Rp. 8.075.000 3. Project Related Cost = Rp. 0 4. Ongoing and maintenance cost 4.1. Tahun ke 1 = Rp. 1.725.000 4.2. Tahun ke 2 = Rp. 1.824.225 4.3. Tahun ke 3 = Rp. 1.925.225 4.4. Tahun ke 4 = Rp. 2.029.446 Biaya Tak Langsung 1. Development =Rp. 0 2. Implementation =Rp. 187.500 3. Training and Operations =Rp. 150.000 4. Mantenance =Rp. 1.255.000
Total tahun ke 1
=Rp. 19.114.750
7 4.6. Analisis Manfaat Langsung Manfaat langsung tersebut atara lain sebagai berikut: 4.6.1. Cost Displacement Perbandingan tersebut menimbulkan manfaat selama satu tahun adalah sebagai berikut: Bolpen selama satu tahun: o 1 Bulan = 12 Buah menjadi 6 Buah -> 1 Tahun = 6 x 12 = 72 Buah o Harga 1 buah bolpen = Rp 2.750,o Selama satu tahun = 72 x 2.750 = 198.000 Nota selama satu tahun: o 1 Bulan = 5 Buah menjadi 2 Buah -> 1 Tahun = 36 Buah o Harga 1 buah nota = Rp. 18.500,o Selama satu tahun = 36 x 18.500 = 666.000 Jadi total biaya yang dapat dikurangdari penggunaan alat tulis yaitu bolpen = Rp. 198.000 + Rp 666.000 = Rp. 864.000,4.6.2. Cost Avoidance Penghematan yang muncul diatas akan dijabarkan dalam tahapan sebagai berikut: Penghilangan pemakaian buku: o 1 Bulan = 4 buah -> 1 Tahun = 48 Buku. o Harga 1 Buku = Rp 5.500,o Penghematan yang didapat selama 1 tahun = Rp 264.000, Biaya intensif untuk pencatatan bahan baku. o 1 Bulan = Rp. 50.000,o 1 Tahun = Rp 600.000, Jadi total biaya yang dapat dihilangkan yaitu sebesar = Rp 864.000,4.6.3. Kesimpulan Manfaat Langsung Jadi manfaat langsung yang dapat terlihat oleh perusahaan adalah total sebesar Rp. 864.000,- untuk biaya pengurangan dan biaya yang dapat dihindari sebesar Rp. 7.464.000,-. Total dari manfaat langsung tersebut adalah Rp. 8.328.000,4.7. Analisis Manfaat Tidak Langsung Untuk memunculkan komponen manfaat-manfaat yang bersifat tidak langsung digunakan pendekatan value analysis. Pendekatan value analysis ini dibagi menjadi beberapa kategori yang dijelaskan sebagai berikut: 4.7.1. Value Linking Dalam pendekatan ini melihat manfaat yang digunakan untuk mengetahui hubungan software dengan proses bisnis perusahaan. Value linking yang dapat diperoleh perusahaan adalah sebagai berikut: Tabel 4.16 Rincian manfaat Value linking No Manfaat Sistem lama Sistem baru 1. Penambahan Akurasi inputan Data saling tingkat akurasi yang dilakukan terintegrasi data tidak terjaga sehingga karena dilakukan mengurangi oleh beberapa kerancuan saat bagian tidak penambahan terintegrasi satu atau dengan yang pengurangan lain. pencatatan pembukuan.
No 2.
Manfaat Pengingat piutang pelanggan dan pemasok
3.
Review masingmasing tenaga penjual
Sistem lama Piutang pelanggan dicatat pada buku pembukuan oleh bagian keuangan sehingga tidak ada sistem pengingat. Tidak terdapat sistem yang digunakan untuk melakukan review pemasaran
Sistem baru Dicatat pada modul penjualan dan pembelian dan terdapat pengingat piutang.
Terdapat tiga tahapan dalam menjual barang sehingga memungkin melihat laporan progress setiap tenaga penjual 4 Review Pada sistem Pada sistem pelanggan lama pendapatan baru review dari hanya dibukukan masing-masing saja konsumen dapat dilakukan Perhitungan value linking tersebut sesuai dengan data yang telah dikumpulkan adalah sebagai berikut: Tabel 4.17 Rincian biaya manfaat value linking No Manfaat Manfaat Value linking 1. Penambahan tingkat Rp. 870.000,akurasi data 2. Pengingat piutang Rp. 1.017.000,pelanggan dan pemasok 3. Review masing-masing Rp. 420.000,tenaga penjual 4 Review pelanggan Rp. 3.085.200,Total Rp. 5.392.200,4.7.2. Value Acceleration Dalam value acceleration melihat hubungan antara sistem yang akan diimplementasikan dengan percepatan proses bisnis yang dilaksanakan. Percepatan yang terjadi yaitu sebagai berikut: Tabel 4.18 Rincian manfaat Value acceleration No Manfaat Sistem lama Sistem baru 1. Percepatan Tidak ada Sistem dalam integrasi dengan terintegrasi pemesanan bagian produksi dengan bagian bahan baku sehingga harus produksi melakukan sehingga bahan update manual baku yang tentang berkurang akan persediaan bahan terlihat. baku. 2. Percepatan Perhitungan Perhitungan dalam proses dilakukan langsung dapat pembuatan dengan cara dihasilkan oleh laporan laba manual selama 2 sistem rugi hari
8 Tabel 4.19 Rincian biaya manfaat Value acceleration Manfaat Manfaat Value acceleration Percepatan dalam Rp. 2.100.000,pemesanan bahan baku 2. Percepatan dalam Rp. 4.800.000,proses pembuatan laporan laba rugi Total Rp. 6.900.000,4.7.3. Value Restructuring Pada pendekatan value restructuring ini menitik beratkan pada perubahan struktur pola kerja, struktur organisasi yang menyebabkan penambahan produktivitas kerja.Tidak ada perubahan pada pola kerja atau perubahan pada sruktur organisasi. 4.7.4. Inovation Value Beberapa analisa perubahan tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 4.20 Rincian manfaat innovation value No Manfaat Sistem lama Sistem baru 1. Peningkatan Proses Proses administrasi Produktivitas administrasi saling terintegrasi Pegawai lama masih sehingga menggunakan menyederhanakan cara manual dan pekerjaan dan tidak terintegrasi menambah tingkat kesenangan pegawai. 2. Peningkatan Tidak dapat Dapat melihat stok citra melihat stok barang secara perusahaan barang secara langsung sehingga dimata langsung dapat menunjukkan pelanggan tingkat kesiapan perusahaan Tabel 4.21 Rincian biaya manfaat innovation value No Manfaat Manfaat innovation value 1. Peningkatan Rp. 1.560.000,Produktivitas Pegawai 2. Peningkatan citra Rp. 5.142.000,perusahaan dimata pelanggan Total Manfaat Rp. 6.702.000,innovation value adalah sebesar No 1.
perusahaan. Dari semua manfaat dan biaya tersebut kemudian ditarik pada present value yang sudah ditentukan. Dari hasil perhitungan NPV yang telah dilakukan dengan memperhatikan inflasi sebesar 5% setiap tahunnya maka diperoleh NPV sebesar -Rp.17.008.993 (Lihat lampiran B). Jika dimasukkan kedalam kelayakan investasi menurut perhitungan NPV maka proyek implementasi Accurate ini dikatakan tidak layak untuk diimplementasikan. Melihat dari jangka waktu yang digunakan yang dalam jangka waktu 4 tahun dengan nilai total manfaat setalah mengalami diskon sebesar Rp 6.609.704 setiap tahunnya, maka dari segi NPV investasi ini dapat disimpulkan sama sekali tidak menguntungkan. Menurut teori NPV investasi yang layak untuk dilaksanakan adalah apabila hasil dari perhitungan NPV lebih besar dari 0 rupiah. 4.8.2. Perhitungan ROI Perhitungan Return On Investment(ROI) dilakukan untuk mengetahui seberapa baik pengembalian yang didapatkan oleh perusahaan dari investasi Accurate 4 ini. Perhitungan tersebut berdasarkan dengan nilai total dari keuntungan yang didapat dibagi dengan nilai total investasi. Dari perhitungan telah diperoleh bahwa ROI yang dihasilkan adalah sebesar -79,71% dari present value untuk mengetahui nilai uang saat ini. Nilai tersebut didapatkan dari perhitungan nilai total investasi yang telah ditarik pada present value berdasarkan lampiran B sebesar Rp 21.915.262,- dan total manfaat sebesar Rp 26.143.634,- pada tahun keempat sehingga memperoleh keuntungan sebesar Rp 5.285.464,- . Dari nilai tersebut dapat dikatakan bahwa investasi tersebut mempunyai pengembalian yang sangat tidak baik dan tidak menguntungkan bagi perusahaan dengan mempertimbangkan umur investasi selama 4 tahun. 4.8.3. Perhitungan IRR Metode IRR digunakan untuk mengukur tingkat pengembalian yang diperoleh dari investasi ini.Berikut merupakan perhitungan dari IRR. Tabel 4.23 Perhitungan IRR
Tahun
4.8. Perhitungan biaya dan manfaat 4.8.1. Perhitungan NPV Tabel 4.22 Perhitungan NPV Tahun
I
Present Value
1
0,0575
0,945626478
2
0,0575
0,894209435
3
0,0575
0,845588118
4 0,0575 0,799610514 Perhitungan NPV yang dilakukan dengan menjumlahkan semua biaya langsung maupun tak langsung dengan perbandingan semua manfaat yang didapat oleh
Discount Rate Bunga Rendah
IRR
Cash Flow
Discount Rate Bunga Tinggi
Present Value
Present Value 0,12 ‐ Rp11.746.167
0,057
0,12
1
0,946
‐ Rp13.155.707
0,89
0,057 ‐ Rp12.440.385
2
0,894
‐Rp7.648.868
0,80
‐Rp6.839.690
‐Rp6.097.631
3
0,712
‐Rp1.511.701
0,71
‐Rp1.075.999
‐Rp1.075.999
4
0,636
Rp5.307.284
0,64
Rp3.372.875 ‐ Rp15.546.922
‐3%
Total
Rp3.372.875 ‐ Rp16.983.199
Tingkat suku bunga rendah sebesar 0.057 dimana PV sama dengan 0 dan tingkat suku bunga tinggi dipilih 0.12 dimana dimana nilai PV sama dengan positif. Dengan hasil nilai IRR sebesar -3% dan berdasarkan dengan perhitungan tingkat suku bunga bank(Lampiran E) sebesar 5.75% maka investasi ini tidak dapat diterima.
9 6. Start Up Cost = Rp. 8.075.000 7. Project Related Cost = Rp. 0 8. Ongoing and maintenance cost Tahun ke 1 = Rp. 1.025.000 Tahun ke 2 = Rp. 1.076.250 Tahun ke 3 = Rp. 1.130.063 Tahun ke 4 = Rp. 1.186.566
4.8.4.
Perhitungan Payback Periode Metode payback periode ini digunakan untuk menilai jangka(periode) pengembalian investasi yang dilakukan oleh prusahaan. Dalam perhitungan yang telah dilakukan dimana total investasi pada tahun ke 1 dibagi dengan hasil pada tahun pertama dengan yang mendapatkan hasil sebesar 1.44 tahun. . 19.050.125 . . 6.605.361 Waktu pengembalian 2.88 tahun menunujukkan kepada manajemen bahwa waktu yang dibutuhkan sistem tersebut untuk memperoleh nilai pengembalian ekonomisnya. Profitability Index Perhitungan profitability index digunakan untuk membandingkan nilai nilai arus kas bersih terhadap pengeluaran awalnya. Profitability index didapatkan dari hasill pembagian antara net present value dan total investment cost. . 17.008.993 , . 26.159.022 dari sudut pandang profitability index investasi dipandang sangat tidak layak karena nilai keuntunga NPV selama 4 tahun terhadap investasi yang ditanamkan lebih besar dengan nilai index -0,65 dan nilai tersebut kurang dari 1.
5. 6. 7. 8.
4.8.5.
V. KESIMPULANDAN SARAN 5.1. Kesimpulan Berdasarkan analisis data dan hasil penelitian pada bab sebelumnya yang telah diulas maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: Untuk memunculkan biaya langsung menggunakan pendekatan 4 tahapan biaya pada manajemen proyek yaitu procurement cost, start up cost, project related cost dan Ongoing and maintenance cost. Untuk memunculkan biaya tidak langsung menggunakan pendekatan beberapa pendapat para ahli diantaranya, Marc J. Schiederjans et al, 2004, Kusters and Renkema (1996), Anandarajan and Wen (1999) dan Irani(2002) dari paper yang berjudul ”Evaluating cost taxonomies for information systems management” (Irani zahir, et al. 2005). Pendapat tersebut kemudian dikelompokkan menjadi beberapa bagian berikut: o Development : Integration of new system into curent situation. o Implementation : Resistance to change, Orgnizational Restucture and Re-design business proces, Implementation Effort, Legal necessity. o Training and operation: Formulation of IT policy and control, Employee motivation, Employee training and time o Risk Cost : Disruption to normal work practices (Downtime), Technological risk Biaya langsung dan tidak langsung yang diperoleh perusahaan adalah: Biaya langsung: 5. Procurement Cost= Rp. 8.422.250
Biaya Tak Langsung Development Implementation Training and Operations Mantenance
= Rp. = Rp. = Rp. = Rp.
0 0 187.500 1.255.500
Total biaya = Rp. 17.939.750 Untuk memunculkan manfaat langsung menggunakan dua pendekatan yaitu cost reduction dan cost avoidance. Untuk memunculkan manfaat tidak langsung menggunakan pendekatan value analysis. Manfaat langsung dan tidak langsung yang diperoleh oleh perusahaan adalah sebesar:
1. 2. 3.
No
Pendekatan Cost Reduction Cost Avoidance Value linking
Jumlah Rp. 253.000,‐ Rp 633.000,‐ Rp. 1.110.000,‐ Rp. 1.017.000,‐ Rp. 420.000,‐ Rp. 2.056.800,‐
4.
Value Acceleration
5. 6.
Value Restructuring Innovation value Total Manfaat
Rp. 900.000,‐ Rp. 600.000,‐ 0 0 Rp 6.989.800,‐
Hasil analisis perhitungan dari NPV, ROI, IRR, Payback Periode dan Profitability Indexadalah sebagai berikut: Metode Perhitungan Hasil NPV ‐Rp.17.008.993 ROI ‐79,71% IRR ‐3% PP 2.88 Tahun PI ‐0,65
Dilihat dari segi finansial yang diukur maka investasi tersebut sangat tidak layak untuk dijalankan apabila mengacu pada batas waktu investasi selama 4 tahun. 5.2. Saran Saran yang diberikan dari hasil pengerjaan buku tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Analisis investasi yang telah dilakukan ini memiliki kendala untuk mendefinisikan pendekatan biaya-biaya yang mungkin muncul. Untuk penelitian selanjutnya diharapakan terdapat klasifikasi pemunculan komponen biaya
10
manfaat langsung dan tidak sesuai dengan ruang lingkup proyek yang akan diinvestasikan. 2. Pada analisis ini terkendala dengan waktu investasi yang sangat terbatas sehingga diharapkan akan terdapat analisis waktu investasi yang cocok sesuai dengan ukuran cash flow perusahaan sehingga akan mempermudah inisiasi awal perusahaan. DAFTAR PUSTAKA [1] Fitzpatrick, Jody L., Sanders, James R., Worthen, Blaine R. (2004). Program Evaluation Alternative Approaches and Practical Guidelines. Pearson Education. [2] Schniederjans, Marc J., Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schniederjans. 2004. Information Technology Investment : Decision Making Methodology. World Scientific Publishing Co. River Edge, NJ. 389 pp. [3] Van Der Zee, Han. 2002. Measuring The Value of Information Technology. IRM Press. Hershey, USA. [4] Kadir. A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset [5] Whitten, Jeffry L. et al. 2004. System Analysis and Design Methods. 5th Edition. New York : Mc Graw-Hill.
