1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS SURYADARMA JAKARTA Peniarsih, 92307043/
[email protected] ABSTRAKSI UNIVERSITAS SURYADARMA merupakan Univesitas Jakarta
yang ada di
dalam pengolahan seluruh data dan kebutuhan informasi baik untuk
kebutuhan internal maupun eksternal sampai saat ini masih dilakukan secara manual , sehingga kinerja sistem administrasi dan yang lainnya belum otimal., pada hal kemajuan industri dan perusahaan bisnis menuntut penataan seluruh sistem yang cermat, cepat, dan canggih, kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan baik jika tersedia informasi yang lengkap dan akurat dalam berbagai sumber informasi yang terpecaya yaitu salah satunya dengan cara sistem komputerisasi dalam kegiatan tersebut. Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh UNIVERSITAS SURYADARMA sehingga kebutuhan layanan informasi bagi manajemen maupun pengguna informasi lainnya dapat diperoleh secara optimal maka penulis mengusulkan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik pada UNIVERSITAS SURYADARMA yang meliputi pendaftaran ulang mahasiswa , pengelolahan data nilai, penjadwalan kuliah dan lain sebagainya dalam bentuk implementasi prototipe antar muka yang akan diolah menjadi lebih cepat dan tepat
2
waktu, akurat, penghematan ruang penyimpanan data (memori) dan mengurangi penumpukan arsip yang tidak perlu, selain itu ada satu keunggulan lain yang tidak kalah penting yaitu bentuk laporan data yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi, hal ini disebabkan karena komputer dapat memberikan hasil cetakan yang lebih baik. Dengan sistem ini diharapkan juga kinerja staff dan karyawan UNIVERSITAS SURYADARMA menjadi lebih baik dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa.
Kata Kunci : Analisis dan Perancangan ,Sistem Informasi, Sistem Akademik, Prototipe antarmuka
3
BAB I PENDAHULUAN 1.1
LATAR BELAKANG MASALAH
Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah : Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan prosesproses didalamnya)
Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan faktor
kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat melakukan milyaran proses dalam satu detik. Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin ;
Sebuah sistem
yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar. Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemarilemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer, semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan
4
elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih. Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat mudah dikelompokkan, dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu sistem dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan teknologi telepon dan ‘networking’, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat. Sejalan dengan perubahan tersebut proses belajar mengajar tidak sesuai dengan apa yang diharapkan , selama ini menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan fungsi komputer secara optimal, sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang rnuncul. Untuk itu penulis berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Infomasi Akademik pada Universitas Suryadarma, Jakarta” Dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademik, dituntut adanya suatu kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan
5
menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang mengalami keterlambatan.
1.2
IDENTIFIKASI MASALAH Setelah penulis mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan pada
sistem informasi akademik UNIVERSITAS SURYADARMA, muncul permasalahan yang terjadi pada antara lain yaitu : 1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai. Program masih menggunakan Microsoft Excel . 2. Proses perhitungan cukup memakan waktu dan bila permintaan informasi cukup banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengurus untuk memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek. 3. Sering terjadi kerangkapan data. 4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai mahasiswa.
6
5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama. 6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari Dosen hilang 7. Pencatatan Data Mahasiswa, Data Nilai Ujian Mahasiswa sering terjadi kesalahan pencatatan. 8. Pencatatan Database masih bersifat manual atau Pencatatan melalui form pengisian data yang dilakukan oleh mahasiswa, ataupun dosen dalam pemberian nilai ujian. 9. Terjadi kesalahan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh beberapa pengguna diantaranya adalah : pihak operasional pendidikan dan biro akademik.
1.3
BATASAN MASALAH Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam
sistem informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data nilai , Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan implementasinya dalam prototipe
7
1.4
RUMUSAN MASALAH Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses
pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi didalam form serta pencatatan nilai ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu rencana studi dan hasil studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap mahasiswa . 1.5
TUJUAN PENELITIAN Tujuan penulisan dari tesis ini adalah : 1. Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan komputer. 2. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu infomasi yang berguna bagi pengguna. 3. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu Hasil Studi ( KHS ) 4. Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa. 5. Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.
8
1.6
KEGUNAAN PENELITIAN Bila Rancangan Sistem Informasi Akademik ini diterapkan besar harapan saya
kendala – kendala yang terjadi pada UNIVERSITAS SURYADARMA akan dapat diatasi dan kemungkinan manfaat dari Sistem Informasi Akademik UNIVERSITAS SURYADARMA ini akan dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Meningkatkan produktifitas pelaksanaan manajemen akademik secara efektif dan efisien. 2. Mempermudah penyajian dan pelaporan informasi akademik secara cepat dan akurat. 3. Meningkatkan konsistensi data karena terintegrasi dalam bentuk basis data yang terpusat, sehingga tidak terjadi pencatatan data secara berulang. 4. Mempermudah proses kolaborasi data diantara dosen, mahasiswa, mata kuliah, ruang kuliah, penilaian dan evaluasi akademik, sebagai dasar awal dalam penguasaan teknologi informasi.
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
PENGERTIAN SISTEM
Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan pada prosedumya dan yang menekankan pada komponen atau elermenya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem adalah sekelompok elemen-elemen / bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut : Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
10
Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen atau komponen yang mendukungnya, yaitu : 1. Input . Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem. 2.
1
Proses.
Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. 3. Output. Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan input untuk sub sistem yang lain. 4. Umpan Balik . Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem. Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang menguntungkan atau mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan sistem ditentukan oleh proses ini.
1
Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999, hal 1, 4-5 2 Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT Prenhallindo, Jakarta, 1996, hal. 13.
11
5. Mekanisme Kontrol. Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas sistem yang tinggi. 6. Batasan. Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya. 7. Tujuan Sistem (Goal Sistem). Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem2. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 2.2
KONSEP DATA DAN INFORMASI Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data
merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi
12
yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan. Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul “ Information Systems : Theory and Practice “ : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau kemampuan. Secara skematis proses pengolahan data menjadi informasi dapat dijelaskan pada gambar 2.2 dibawah ini : KEBUTUHAN PEMAKAI
DATA PROSES
INFORMASI
DATA DATA
METODE
Garnbar 2.2 : Transforrnasi Data Menjadi Inforrnasi
3
Dadan Urnar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Kornputindo,2001,
13
2.4
TAHAPAN DALAM PEMBENTUKAN SISTEM Setiap subsistem dari
organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang,
berfungsi dan akhimya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem atau sistem development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod proses pengembangan sistem mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu : 1. Tahap Perencanaan. Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah : Menyadari
masalah,
mendefinisikan
masalah,
menentukan
tujuan
sistem,
mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan mekanisme pengendalian. 2. Tahap Analisis. Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah : Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek. hal174
14
3. Tahap Rancangan. Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah : Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak penerapan sistem. 4. Tahap Implementasi. Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu : Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database, menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru. 5. Tahap Penggunaan. Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan
15
perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut dilakukan antara lain untuk :
Menjaga agar sistem selalu ‘Up-to-date’ dan sesuai dengan pekerjaan.
Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.
Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.
16
BAB III
METODE PENELITIAN 3.1
METODOLOGI PENELITIAN Dalam penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan cara
pengumpulan data melalui : 3.1.1
Tahapan pengumpulan data Pada tahap ini terbagi dalam dua kelompok yaitu kelompok pustaka dan studi lapangan.
a.Studi Pustaka Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data dari literatur berupa berupa buku, jurnal. b.Studi Lapangan Kegiatan studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan melalui
pengumpulan
data
yang
berkaitan
dengan
permasalahan sistem informasi yang ada di lapangan. Kegiatan ini merupakan tahapan penelitian yang bertujuan untuk menggali data-data yang dibutuhkan sehubungan dengan
17
permasalahan yang menjadi pembahasan. Data-data tersebut antara lain meliputi data dan fakta mengenai organisasi, lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau sistem kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi : 1) Observasi atau pengamatan terhadap proses mekanisme Sistem Informasi yang sedang berjalan di UNIVERSITAS SURYADARMA . Pada penelitian ini, penulis melaksanakan observasi secara langsung dengan mengamati bentuk-bentuk penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi
yang telah
dilaksanakan pada sistem berjalan.. 2)
Wawancara dengan personil yang terkait dalam proses mekanisme Sistem Informasi saat ini. Kegiatannya berupa tanya jawab maupun diskusi baik dengan pihak intem maupun ekstem terkait dengan materi penulisan agar diperoleh informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses penelitian..
18
3.2
Kemudian dirangkum sebagai dasar pemikiran, sekaligus dikaitkan dalam
metodologi yang akan dilakukan, sehingga akan mendapatkan sebuah solusi pengembangan sesuai dengan kebutuhan. Visi, Misi dan tujuan Organisai
Analisi situasi dan kondisi Analisi sasaran dan masalah Analisis kekuatan pendorong dan penghambat Analisis kunci strategis Analisis Dampak Teknologi Analisis Area Bisnis Analisis Kebutuhan Informasi Analisis Data (DFD)
Sistem informasi Akademik Universitas Suryadarma Saat ini Analisis dan Perencanaan
Perancangan Sistem informasi
Permasalahan(lambatnya informasi yang diberikan, tdk berkualitas, redundancy dan inkonsistensi data , keamanan data kurang terjamin. 1. Pertumbuhan organisasi (kompleksitas pengolahan data semakin meningkat) 2. kebijakan pimpinan ( antisipasi kompetisi
Sistem Informasi Akademik Universitas Suryadarma yang akan datang - Database - Input ( VB 6.0) - output *Crustal Report V.6.0)
Proses Daftar Ulang Mahasiswa, pengisian KRS, Penjadualan pembuatan kartu mbarKuliah, 2.8. Krangka Pemikiran
ujian,
19
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1
Diagram Aktivitas Sistem Berjalan Dalam hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang terkait dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi, sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi . Diagram Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam sistem Absensi
akumulasi absen
Berkas Ujian
Opsdik
Dosen Hitung nilai
Rekap Input Data
BAAK
KHS
Ambil Nilai
Jurusan Data Akademik Kuliah
4.3.7
isi KRS
Gambar Diagram Aktivitas Sistem Berjalan
Mahasiswa
20
Pembangunan sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada UNIVERSITAS SURYADARMA ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu : dengan cara membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana segala aspek pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi komputer secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta profesionalisme kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka diharapkan segala hambatan yang terjadi pada sistem yang lama dapat diatasi dengan baik. Banyak keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang baru. Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan sistem baru adalah : 1. Cepat proses kerja 2. Pembuatan laporan lebih cepat, lengkap dan akurat. Adapun Sasaran dan keuntungan dari sistem yang diusulkan, sebagai berikut : 1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya 2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat 3. Media penyimpanan lebih aman 4. Proses laporan lebih cepat 5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan. Sasaran dan keuntungan ini akan mendukung sasaran jangka pendek dari UNIVERSITAS SURYADARMA , Setelah melihat keuntungan-keuntungan di atas semoga bisa diterima dan dimanfaatkan pada UNIVERSITAS SURYADARMA
21
4.2
Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik Berdasarkan cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun,
pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) . sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur (structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat dipecah lagi.
Sistem Informasi Akademik UNIVERSITAS SURYADARMA Proses Ujian Mahasiswa
Proses Kelola KRS
Proses Terima Berkas Ujian
Proses
Perwalian
Proses Penilaian KHS
Proses Pembuatan Laporan
Proses KHS
Proses Kelola ujian
Proses Kelola KHS
Gambar 4.5 Prosedure Hierarchi Proses Sistem Informasi Akademik
Proses Transkri p
22
4.3
Perancangan prototipe antar muka Adanya perancangan prototype antar muka ini dibuat agar pengguna ( User) diberikan kemudahan dalam perekayasaan pembuatan aplikasi program. Adapun contoh bentuk prototipe antar muka yang diusulkan merupakan disain dialog pengguna untuk masing-masing proses dalam sistem informasi yang dibangun berikut sebagian Perancangan prototipe system usulan (Prototipe selengkapnya ada pada lampiran dibawah ini )
4.3.1
Tampilan Menu Sistem Keamanan ( Desain Password) Pengguna digunakan oleh User untuk mencegah orang-
orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan sistem ini.
Gambar 4.6.1 Menu Tampilan Sistem Keamanan Pengguna
23
4.3.2
Menu Utama Sistem Akademik Menu Utama Sistem Akademik yang akan mempermudah
setiap pengguna ( User) untuk melakukan setiap kegiatan yang berhubungan dengan semua pilihan yang ada didalam Menu Utama
Gambar 4.6.2. Menu Utama Sistem Akademik 4.3.3
Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi Desain tampilan fakultas (Jurusan) dan Konsentrasi digunakan untuk
mempermudah user menampilkan semua jurusan yang ada di UNIVERSITAS SURYADARMA
Gambar 4..6.3 Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi
24
4.3.3
Desain tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan) Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan
sesuai dengan permintaan pengguna
Gambar 4..6.4 Tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)
4.3.4
Desain Tampilan Biodata Mahasiswa Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian
Biodata mahasiswa
25
Gambar 4. 6.5 Tampilan Biodata Mahasiswa
4.3.5
Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen
Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkan daftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan program studi
Gambar 4..6.6 Tampilan Daftar Mata Kuliah dan Dosen Perjurusan ( Program Studi)
4.6.7
Tampilan Isian Kartu Rencana Studi Desain tampilan Isian Kartu Studi ini digunakan untuk
menentukan mata kuliah dan jumlah sks yang diambil oleh mahasiswa selama satu semester yang akan berjalan.
26
Gambar 4. 6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi ( Program Studi Manajemen Informatika)
4.6.8
Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa
tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa mengikuti perkuliahan
27
4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi 4.6.9
Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi Setelah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi maka
mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa. Maka dilakukan pencetakan Kartu Hasil Studi sebagai bukti mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan benar.
Gambar 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi ( Program Studi Manajemen Informatika)
28
4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi Kartu Hasil Studi terdiri dari 3 rangkap , rangkap 1 diberikan kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3 digunakan sebagai arsip di BAAK
Gambar 4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi ( Program Studi Manajemen Informatika)
4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai
29
Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai ( Program Studi Manajemen Informatika) 4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau lulus
Gambar 4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai ( Program Studi Manajemen Informatika)
30
4.6.13 Tampilan Report Transkrip Nilai Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut . Laporan yang dilaporkan ke Kopertis atau DIKTI .
Gambar 4.6.13 Report Tampilan Transkrip Nilai ( Program Studi Manajemen Informatika)
31
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5. 1. KESIMPULAN Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akademik yang diajukan ini
adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi informasi dilingkungan UNIVERSITAS SURYADARMA yang harus dikembangkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil penelitian pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1.
Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik
ini bisa
menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem . 2.
Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan profesional
3.
Waktu proses menjadi relatif lebih cepat
4.
Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik dan cepat.
32
5.2. SARAN a. Dengan adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab sebelumnya ,sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya b. Sebaiknya secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal c. Untuk pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya memanfaatkan teknologi jaringan komputer.
33
DAFTAR PUSTAKA
Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGrawHill, Inc.; USA.
Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.
Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika; Bandung
H.M, Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain
Sistem Informasi; Pendekatan
Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta
H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset; Jogyakarta
H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta, Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com. Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall; New Jersey
34
O’Brien,James A,2001,”Introduction to Information System”, Essential for the Internetworked E-Bussines Enterprise”, tenth edition, Mc Graw Hill. Mc Leod , R, Jr 2005 “ Managemen information System ”, Sixth Edition, Prentice Hall.
O’Brient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi Keenam; Salemba Empat, Jakarta J. Glenn Brookshear; 2003; Computer Science: Suatu Pengantar Edisi ke-7; Erlangga; Jakarta
Suprianto, Aji; 2005; Pengantar Teknologi Informasi; Salemba Infotek; Jakarta.
http://www.wikipedia.org, Desember i 2009 http://www.ilmukomputer.com., Septembert 2009 http://www.Materikuliah.com., Desember 2009 http://www.google.com., Desember 2009
