DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
Analisis Akar Masalah Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Kabupaten Purbalingga Tenia Wahyuningrum 1, Irwan Susanto2, Yana Yuniarsyah3 AKATEL Sandhy Putra Purwokerto 1
[email protected], 2
[email protected], 3
[email protected] Abstrak Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government telah mendasari Kabupaten Purbalingga untuk bertekad mewujudkan Good Governance melalui penerapan e-Government. Sebab salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi adalah tersedianya e-Governement untuk menciptakan transparansi, akuntabilitas dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan. Langkah awal yang dilakukan dalam pembangunan e-Government di Kabupaten Purbalingga adalah dengan melakukan identifikasi lingkungan TIK pada sistem yang sedang berjalan. Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui kesiapan pemerintah daerah dalam penerapan TIK. Dengan menggunakan metodologi perencanaan TI, pendekatan analisis kesenjangan dan arsitektur berlapis, maka akan ditemukan permasalahan-permasalahan yang terjadi selama ini pada sistem yang sedang berjalan. Masalah-masalah yang terjadi diidentifikasi dengan menggunakan analisis akar masalah, yang digambarkan dalam diagram Ishikawa. Hasil analisis menunjukkan bahwa Kabupaten Purbalingga telah memiliki potensi yang dapat digunakan dalam penerapan TIK, namun perlu mengatasi 4 akar masalah yang ditemui yaitu need, habit, sustainable dan koordinasi agar penerapan TIK berjalan dengan baik. Kata kunci: e-Government, Pendekatan analisis kesenjangan dan arsitektur berlapis, Analisis Akar Masalah, Diagram Ishikawa 1. Pendahuluan Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan teknologi dengan perkembangan paling pesat di dunia. Hal yang menarik adalah adanya konvergensi digital antara communication, computing dan content yang jika dilihat akan menuju pada titik yang sama. Konvergensi digital memberikan pengaruh pada berbagai sektor teknologi, bisnis dan sosiologi, sehingga memunculkan kebijakan-kebijakan yang harus didekati secara multidisipliner. Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, dituangkan dalam Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003. INPRES tersebut mengamanatkan kepada para pimpinan penyelenggara Negara dan kepala daerah untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan eGovernment [4]. Hal ini yang mendasari Kabupaten Purbalingga untuk bertekad mewujudkan Good Governance melalui penerapan e-Government, karena salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi adalah tersedianya e-Government, dengan tujuan agar tercipta transparansi, akuntabilitas dan standarisasi proses penyelenggaraan pemerintahan [5]. Menurut Bank Dunia, definisi e-Government adalah “government-owned or operated systems of information and communications technologies (ICTs) that transform relations with citizens, the private sector and/or other government agencies so as to promote citizen empowerment, improve service delivery, strengthen accountability, increase transparency, or improve government efficiency” [1]. Substansi dari definisi tersebut yaitu adanya pemanfaatan TIK, transformasi relasi, dan peningkatan-peningkatan. Pemanfaatan TIK dilakukan dengan pengembangan sarana dan infrastruktur TI, transformasi relasi antar pihak yang terkait dengan eGovernment menciptakan hubungan yang lebih efektif, harmonis, dan akuntabel. Munculnya peningkatan-peningkatan yang membawa dampak positif terhadap masyarakat, dunia usaha dan instansi pemerintah sendiri, seperti pemberdayaan masyarakat, pelayanan publik, transparansi dan akuntabilitas, serta efisiensi penyelenggaraan pemerintahan[3]. Langkah awal yang dilakukan dalam pembangunan e-Government di Kabupaten Purbalingga adalah dengan melakukan identifikasi lingkungan TIK pada sistem yang sedang berjalan. Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui kesiapan pemerintah daerah dalam penerapan TIK. Dengan menggunakan
134
DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
metodologi perencanaan TI, pendekatan analisis kesenjangan dan arsitektur berlapis, maka akan ditemukan permasalahan-permasalahan yang terjadi selama ini pada sistem yang sedang berjalan. Analisis kesenjangan ini kemudian dijadikan dasar untuk menyusun usulan blueprint TI/SI masa mendatang, dan menyusun roadmap penerapan TI/SI[7].
Gambar 1. Pendekatan analisis kesenjangan dan arsitektur berlapis Identifikasi kendala-kendala penerapan TIK pada sistem yang sedang berjalan, dilakukan dengan menggunakan analisis akar masalah. Analisis akar masalah adalah metode yang digunakan untuk mengatasi masalah atau ketidaksesuaian, untuk sampai ke akar menyebabkan masalah. Hal ini digunakan agar kita dapat memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya, dan mencegah masalah berulang[6]. Analisis Akar Masalah meliputi empat langkah utama antara lain: 1. Pengumpulan data, 2. Menggambar bagan faktor penyebab, 3. Identifikasi akar masalah, 4. Rekomendasi generasi dan implementasi. Analisis Akar Masalah secara sederhana dapat dilakukan dengan menyakan masalah apa yang sedang terjadi, dan kemudian dilanjutkan dengan bertanya mengapa masalah tersebut dapat terjadi, sampai ditemukan elemen dasar proses yang menyebabkan kegagalan. Langkah pertama dalam analisis adalah mendapatkan data. Tanpa informasi dan pemahaman terhadap masalah, maka faktor-faktor penyebab dan akar masalah tidak dapat di identifikasi. Sebagian besar waktu yang dibutuhkan adalah untuk analisa dan mendapatkan data. Bagan faktor penyebab dapat digambar dengan menggunakan alat diagram Ishikawa/ fishbone diagram/diagram tulang ikan. Diagram Ishikawa adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidak sesuaian, dan kesenjangan yang ada[2]. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi, diperlukan analisis terperinci terhadap suatu masalah, dan terdapat kesulitan untuk memisahkan sebab dan akibat. Setelah semua faktor penyebab diidentifikasi, investigator memulai dengan identifikasi akar penyebab. Langkah selanjutnya adalah usulan atau rekomendasi berdasarkan identifikasi akar penyebabuntuk faktor penyebab tertentu, didapatkan rekomendasi untuk tindakan pencegahan masalah tersebut terulang kembali. 2. Hasil dan pembahasan 2.1 Metode Pengumpulan data Metode penelitian yang digunakan adalah dengan pendekatan survey, baik dengan cara kuisioner maupun wawancara. Target penelitian ada dua macam yaitu, keluaran pertama berupa data-data dasar hasil pemetaan penerapan ICT, keluaran kedua berupa data hasil identifikasi kendala penerapan ICT yang selanjutnya dianalisa dan disintesakan menjadi rekomendasi sebagai solusinya. Metode analisa menggunakan analisa root cause analysis. Sasaran sample data survey adalah pengguna ICT di SKPDSKPD Kabupaten Purbalingga yang mewakili stakeholder yang berkepentingan dengan
135
DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
pemanfaatan e-Government. Data dikumpulkan melalui kuesioner ke sejumlah SKPD di Kabupaten Purbalingga. Jumlah responden yang disurvey sebanyak 189 orang, terdiri dari (34 Kantor SKPD, 18 Kantor Kecamatan, 22 Kantor Puskesmas, dan 21 Kantor Desa). Sampel terdiri dari seorang pimpinan, dan beberapa staff. Staff di pilih secara acak (random) dengan memperhatikan kemampuan dalam bidang Teknologi Informasi. 2.2 Hasil survey Kabupaten Purbalingga telah memiliki potensi berupa sarana prasarana yang dinilai telah cukup memadai. Sarana Prasarana tersebut adalah 18 tower di tiap-tiap kecamatan untuk mengakses data Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) menggunakan teknologi wireless yang merupakan hasil kerjasama antara DINDUKCAPIL dan DINHUBKOMINFO, dengan 3 repeater di Kecamatan Karangjambu dan Karang Reja. Selain itu, sejumlah 22 desa di Kabupaten Purbalingga telah mengikuti program desa berdering. Kabupaten Purbalingga juga telah memiliki 8 Kelompok Informasi Masyarakat dan 23 Lembaga Media Tradisional terdapat di 18 kecamatan, juga adanya hibah Mobil Pusat Layanan Internet Kecamatan (MPLIK) dari DINHUBKOMINFO sebanyak 3 unit kendaraan. Tabel hasil survey No 1
2
3
Item Pertanyaan Perbandingan jumlah komputer dan jumlah pegawai Perbandingan jumlah pegawai dengan pegawai yang memiliki kemampuan TI diatas rata-rata Perbandingan jumlah pegawai dengan pegawai yang memiliki kemampuan TI ratarata
4
Prosentase ketersediaan komputer inventaris
5
Prosentase tersedianya perawatan perangkat komputer
Hasil survey Dinas 01:00,2 Kec.
01:00,2
Puskes.
01:00,2
Dinas
01:00,0
Kec.
01:00,0
Puskes.
01:00,0
Dinas Kec.
01:00,2 01:00,1
Puskes.
01:00,1
Dinas
97%
Kec. Puskes. Desa
100% 93% 100%
Dinas
86%
Kec.
100%
Puskes.
89%
Desa
57%
Dinas
7%
Kec.
42%
Puskes.
32%
No
Item Pertanyaan
9
Prosentase jumlah instansi yang sudah menggunakan paket Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
10
11
12
Prosentase web sudah dimuat diunggah dalam resmi
yang atau situs
Prosentase pengembangan Software dan SIM yang masih parsial dan belum terpadu
Prosentase jumlah komputer yang sudah terintegrasi dengan Jaringan LAN
Prosentase operator dan administrator server dan jaringan yang handal
Hasil survey Dinas 10% Kec.
75%
Puskes.
27%
Desa
0%
Dinas
10%
Kec.
17%
Puskes. Desa
0% 0%
Dinas
34%
Kec.
50%
Puskes. Desa Dinas
41% 14% 38%
Kec.
8%
Puskes.
45%
Desa
29%
Dinas
14%
Kec.
0%
Puskes.
5%
Desa
0%
Dinas
14%
Kec.
0%
Puskes.
9%
6
Prosentase keoptimalan pemanfaatan SDM terampil
Desa
0%
Dinas
31%
7
Prosentase ketersediaan server sebagai alat penyimpan data terpadu
Kec.
17%
Puskes.
32%
Desa
0%
Desa
14%
Dinas
31%
Prosentase unit kerja yang sering menganggarkan untuk perawatan hardware
Dinas
66%
Kec.
25%
Kec.
58%
Puskes.
41%
Puskes.
73%
Desa
14%
Desa
71%
8
13
14
15
136
Prosentase data dan informasi sudah tersaji secara online di internet
Prosentase kemutakhiran dan keakuratan data yang dikelola instansi
DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
Dari hasil survey dapat dilihat bahwa meskipun sebagian besar SKPD telah memiliki komputer inventaris dan telah melakukan perawatan komputer, namun perbandingan jumlah komputer dengan jumlah pegawai masih sekitar 1:0,2, artinya jumlah komputer dikatakan masih sangat kurang untuk memenuhi kebutuhan pengguna. SKPD Kecamatan memiliki prosentase terbesar dalam penggunaan paket Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM), web yang sudah dimuat atau diunggah ke dalam situs resmi serta pengembangan software dan SIM yang masih parsial dan belum terpadu. Hal ini dikarenakan kecamatan aktif mengakses data-data kependudukan, dan SIM yang digunakan adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Pada komponen infrastruktur, puskesmas memiliki prosentase terbesar dalam kepemilikan jaringan LAN. Prosentase data dan informasi sudah tersaji secara online di internet sangat kecil (0%14%), sehingga data yang dikelola instansi kurang akurat dan mutakhir. 3.3 Analisis akar masalah Identifikasi kendala dalam penerapan TIK di kabupaten Purbalingga dilakukan dengan metode analisis akar masalah dan digambarkan dengan menggunakan diagram Ishikawa. Langkah-langkah analisis akar masalah dapat dijabarkan sebagai berikut. Langkah 1 Pengumpulan data. Data dikumpulkan dengan metode survey terhadap sejumlah responden, yaitu pegawai SKPD di Purbalingga, baik dari unsur staff maupun pimpinan. Setelah data dikumpulkan, kemudian dilakukan analisis dengan tim melalui metode brain storming. Langkah 2 Menggambar bagan faktor penyebab. Hasil dari brainstorming, tim menemui beberapa faktor kegagalan penerapan TIK di Kabupaten Purbalingga yang terbagi menjadi komponen hardware, software, brainware (SDM), infrastruktur, data informasi dan kelembagaan. Hardware
Software
Brainware
Kesiapan Kab. Purbalingga dalam penerapan TIK
Kelembagaan
Data & informasi
Infrastruktur (jaringan & web)
Gambar 2. Diagram Ishikawa kesiapan Kab. Purbalingga dalam penerapan TIK Symptom (gejala) pada komponen brainware antara lain pengetahuan aplikasi komputer kurang memadai, kemungkinan dikarenakan jumlah SDM TI kurang sehingga pegawai yang menangani masalah TIK memiliki pengetahuan yang terbatas, atau dikarenakan penempatan staff TI tidak tepat, misalkan pegawai dengan latar belakang TI tidak ditempatkan sesuai bidangnya. Gejala berikutnya pada komponen brainware adalah pengetahuan bahasa asing yang kurang memadai, hal ini kemungkinan disebabkan karena kurangnya pelatihan. Komponen sotfware memiliki gejala kualitas software kurang memadai, hal ini kemungkinan disebabkan karena masih menggunakan software ilegal. Gejala yang lain adalah software belum cukup mendukung pekerjaan, hal ini dikarenakan belum terintegrasi dengan unit kerja lain. Komponen hardware memiliki gejala hardware tidak berfungsi dengan baik disebabkan karena kualitas hardware yang kurang memadai, sebab yang lain karena spesifikasi hardware yang dinilai sudah tidak mencukupi kebutuhan pengguna. Aspek yang lain adalah belum adanya komputer server, hal ini dikarenakan jumlah komputer yang kurang, tidak ada dana yang memadai untuk mengadakan server. Kendala dalam kelembagaan yaitu : a. Kendala administrasi 28,21% c. Kendala kultur 32,61% b. Kendala keuangan
39,74%
d. Kendala struktural
137
34,62%
DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
Kendala administrasi adalah belum adanya aturan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis penggunaan komputer atau masih menggunakan aturan lama. Kendala keuangan adalah perbedaan prioritas/kepentingan/sudut pandang yang menyebabkan alokasi keuangan untuk e-Government dirasakan tidak adil, atau bahkan tidak dianggarkan, kemungkinan yang lain dianggarkan tapi tidak tentu ada. Kendala kultural antara lain adanya perasaan tidak lazim, kurang sopan, tidak umum jika menggunakan e-mail atau sms untuk digunakan oleh atasan dalam rangka perbaikan organisasi. Kendala struktural antara lain adanya birokrasi berjenjang pejabat di atasnya tatkala menggunakan laporan bawahan. Kendala kelembagaan yang lain adalah keberlanjutan SIM yang dikirim dari pusat ke daerah tidak berjalan baik, karena pada asal muasal SIM hanya sebatas menerima. Komponen data informasi ada beberapa gejala yang muncul, yaitu komunikasi data inter dan antar SKPD belum lancar, dikarenakan tidak ada juklak penanganan data (pengolahan data tidak seragam) sehingga sulit diintegrasikan. Masalah yang lain data instansi kurang lengkap, belum akurat dan uptodate, dikarenakan data dan informasi masih tersaji offline. Masalah berikutnya adalah belum ada maintenance SIM, dikarenakan SDM IT kurang, juga dana belum tentu ada untuk memelihara SIM. Komponen infrastruktur (jaringan, web) memiliki permasalahan instansi belum ada koneksi internet, hal ini disebabkan karena belum ada jaringan, juga belum ada web yang diunggah ke internet. Dari gejala-gejala yang timbul dari 6 aspek tersebut, didapatkan 3 akar masalah yang utama, yaitu habit, need, sustainable, dan koordinasi. Jumlah SDM TI kurang
Brainware
Pengetahuan aplikasi komputer kurang memadai
Software Kualitas h/w kurang memadai
Hardware
Penempatan staff TI tidak tepat
Kualitas s/w kurang memadai Masih menggunakan s/w pemrograman ilegal
H/w tidak berfungsi baik
Jumlah komputer (h/w) kurang Komunikasi data belum lancar
Masih mengikuti aturan lama Kendala administrasi Tidak ada juklak/juknis aturan penggunaan komputer kantor Tidak di prioritaskan Kendala keuangan
Tidak dianggarkan Dianggarkan tapi tidak tentu ada SIM tidak berlanjut
Instansi belum ada koneksi internet
Tidak ada juklak penanganan data (pengolah data tidak seragam)
Data instansi kurang lengkap, belum akurat dan uptodate
Kesiapan Kab. Purbalingga dalam penerapan TIK Instansi belum ada web
Belum ada jaringan
Dana tidak tentu ada Belum ada maintenance SIM
Data dan informasi tersaji offline Kendala struktural Adanya disposisi berjenjang
Kurang pelatihan
Belum terintegrasi dengan unit kerja lain
Belum ada komputer server
Spesifikasi h/w sudah tidak mencukupi
Bahasa asing kurang memadai
S/w belum cukup mendukung pekerjaan
Data & Informasi
Infrastruktur (jaringan, web)
SDM IT kurang
Kendala kultural Asal muasal SIM sebatas menerima
Kelembagaan
Penggunaan email/sms dianggap kurang sopan, tidak lazim
Gambar 3. Diagram Ishikawa detail kesiapan Kab. Purbalingga dalam penerapan TIK Langkah 3 Mengidentifikasi akar masalah. Akar masalah yang pertama adalah kebiasaan (habit), pimpinan diharapkan menjadi teladan bagi staff dibawahnya. Penggunaan TIK dalam bekerja oleh pimpinan akan memacu staff untuk membiasakan diri dalam menggunakan fasilitas TIK. Sebagai contoh jika pimpinan menggunakan fasilitas e-mail untuk meminta laporan bawahannya, maka secara otomatis staff belajar bagaimana cara mengirim e-mail, lalu lama-lama akan terbiasa menggunakan fasilitas tersebut, setelah terbiasa, kemudian muncul rasa butuh (need). Akar masalah yang kedua adalah kebutuhan (need), perbedaan tingkat apresiasi penggunaan TIK oleh pimpinan memberikan dampak pada tingkat rasa membutuhkan TIK. Ketika tingkat apresiasi TIK seorang pimpinan kurang, maka tingkat rasa membutuhkan (need), juga rendah. Hal ini terlihat pada kendala keuangan SKPD, yaitu meskipun pimpinan memiliki peran dalam menentukan anggaran, namun anggaran untuk TIK tidak diprioritaskan, atau dianggarkan namun tidak rutin, bahkan tidak dianggarkan. Akar masalah yang ketiga adalah keberlanjutan (sustainable), yaitu keberlanjutan pemanfaatan TIK dalam penyelesaian tugas. Gejala beberapa SKPD menerima SIM dari Pemerintah Provinsi atau Pemerintah Pusat tidak digunakan lagi, hal ini dikarenakan
138
DIGITAL INFORMATION & SYSTEM CONFERENCE 2012
beberapa sebab yaitu tidak ada anggaran dalam pemeliharaannya, tidak ada SDM yang memelihara, dan tidak sesuai dengan keadaan di daerah. Akar masalah keempat adalah koordinasi, hal ini disebabkan karena belum adanya kesatuan pandang antar instansi dalam implementasi TIK, belum/tidak adanya acuan bersama antar instansi, dan belum/tidak tercapainya kesepakatan dalam memecahkan masalah implementasi TIK yang timbul. Langkah 4 Rekomendasi generasi dan implementasi. 1. Rekomendasi yang ditujukan bagi Pimpinan Pemerintah Kabupaten Purbalingga a. Menciptakan iklim implementasi TIK dengan cara menciptakan need dan membangun habit b. Menyusun arah kebijakan implementasi TIK Membentuk lembaga katalisator implementasi TIK, menerbitkan payung regulasi implementasi TIK, menyusun Blue print, menyusun Roadmap c. Mengarahkan konsolidasi antar SKPD Komitmen bersama seluruh SKPD, menyepakati good governance dapat dicapai melalui bantuan implementasi TIK, mengatasi kendala implementasi TIK antar SKPD. 2. Rekomendasi yang ditujukan bagi Pimpinan SKPD Komitmen bersama internal SKPD, menyepakati good governance dapat dicapai melalui bantuan implementasi TIK. 4. Penutup Keluaran dari makalah ini berupa peta data-data pemanfaatan TIK di Kabupaten Purbalingga saat ini dan hasil identifikasi kendala-kendala pemanfaatan TIK. Dari peta tersebut, dapat diketahui bahwa pada SKPD dinas, kecamatan dan puskesmas telah memiliki prosentase cukup besar pada beberapa item, sedangkan SKPD desa masih dinilai kurang dari berbagai aspek, seperti dana TIK tidak dianggarkan, tidak memiliki web, tidak memiliki operator/administrasi jaringan, tidak memiliki SDM TIK terampil, dan sehingga data tersaji offline. Dari hasil analisis akar masalah, didapatkan 4 akar masalah dari penerapan TIK di Kabupaten Purbalingga yaitu need, habit, sustainable, dan koordinasi. 5. Daftar pustaka [1] _____.2012. The World Bank Group, Definition of E-Government, [online], (http://go.worldbank.org/M1JHE0Z280, diakses tanggal 12 Juni 2012). [2] Gaspers, V. 2002. Total Quality Management, Cetakan Kedua, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. [3] Nugroho, E.L. 2012. Menuju Implementasi E-Government yang Efektif, [ppt], (http://www.scribd.com/doc/97231469/Strategi-Implementasi-TI, diakses tangal 12 Juni 2012). [4] Republik Indonesia. 2003. INPRES RI No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Sekretariat Negara. Jakarta. [5] Republik Indonesia.2011. PERMENPAN dan Reformasi Birokrasi No. 11 Tahun 2011 tentang kriteria dan ukuran keberhasilan reformasi. KEMENPAN dan Reformasi Birokrasi. Jakarta. [6] Rooney, J.J, Heuvel, L.N, 2004. Root Cause Analysis for beginners, [pdf], (https://servicelink.pinnacol.com/pinnacol_docs/lp/cdrom_web/safety/management/ac cident_investigation/Root_Cause.pdf, diakses tanggal 7 Juni 2012). [7] Wibowo, M.A., Yuwono, B., 2006. Gap Analysis & Layered Architecture Approach. IT Governance Lab, Universitas Indonesia, [pdf], (http://itgov.cs.ui.ac.id/spis/Practical%20SPIS%201-11.pdf, diakses tanggal 6 Juli 2012).
139
