Administratief medewerker dienst Burgerzaken C1-C3 A. Algemene toelatingsvoorwaarden
een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert de burgerlijke en politieke rechten genieten medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk bij een statutaire aanwerving: burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat
B. Algemene aanwervingsvoorwaarden
houder zijn van een diploma dat minstens toegang geeft tot een functie van niveau C (een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs) in het bezit zijn van een geldig rijbewijs van minstens categorie B voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 slagen voor de selectieprocedure
C. Kandidatuurstelling Stuur je kandidatuur aangetekend naar het college van burgemeester en schepenen, Harelbekestraat 27, 8540 Deerlijk of mail ze naar
[email protected]. Je kan jouw kandidatuur ook persoonlijk komen afgeven tegen ontvangstbewijs bij de personeelsdienst. Naast een sollicitatiebrief met motivatie verwachten we een cv, kopie van je rijbewijs en identiteitskaart, kopie van je diploma en een recent (max. 3 maanden oud) uittreksel uit het strafregister. Solliciteren kan uiterlijk tot 9 oktober 2015. D. Selectieprocedure (selectietechnieken en -verloop) 1. schriftelijk gedeelte : 60 punten a) 40 punten : gevalstudie die verband houdt met de functie en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd proef waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een of meerdere sta(a)l(en) van het uitvoerend werk dat in de beoogde functie aan bod komt b) 20 punten : kennis van de werking van een gemeentebestuur 2. assessment center (competentiegerichte tests en persoonlijkheidsonderzoek): gunstig scoren 3. mondeling gedeelte : 40 punten Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein.
E. Beoordeling Bij elk selectiegedeelte is het behalen van minstens 50% of gunstig scoren, in het geval de resultaten van een selectietechniek niet weergegeven worden in punten, een voorwaarde om door te gaan naar het volgende gedeelte. Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat 60% van de totaliteit van de punten behalen op het schriftelijk en mondeling gedeelte samen en gunstig scoren voor het assessment center. De selectieprocedure resulteert in een lijst van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. F. Selectiecommissie
2 ervaringsdeskundigen met een kwalificatie minstens gelijkgesteld aan niveau C (schriftelijk en mondeling gedeelte) 1 selectiedeskundige van een selectiebureau met een kwalificatie van niveau A (assessment center en mondeling gedeelte)
G. Selectiecriteria Vereiste Vaardigheden Goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software) Beschikken over goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) Zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken Prioriteiten kunnen leggen Vlot kunnen samenwerken Kennis Attitude
Inzicht in werking met Informatica Inzicht en kennis van de structuur van de gemeentelijke organisatie en dienstverlening Grondige kennis van de wetgeving en de reglementering toepasselijk op de dienst
Orde en nauwkeurigheid met aandacht voor details Klantvriendelijke opstelling en hulpvaardig zijn Professionaliteit met zin voor verantwoordelijkheid Flexibel zijn Zelfstandig kunnen werken Discreet Analytisch/Probleemoplossend denken Ondernemend zijn/Initiatief nemen Voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren burgerzaken Creatief zijn Leergierig zijn Kwaliteit nastreven
van
de
dienst
H. Functiebeschrijving 1. Functienaam Administratief medewerker dienst burgerzaken C1 – 3
2. Relaties Intern (o.m.):
Diensthoofd interne werking Secretaris Financiële Dienst Alle andere administratieve diensten van de gemeente Ambtenaar van de Burgerlijke Stand
Extern (o.m.):
Politie Burgers (loket) Andere gemeentebesturen Ministerie van Binnenlandse Zaken Dienst Vreemdelingenzaken Hogere Overheid Rijksdienst voor Pensioenen – Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen OCMW
3. Basisdoelstelling De administratief medewerker voor de dienst burgerzaken staat in voor een correcte uitvoering van het wettelijk voorziene takenpakket Bevolking (incl. Vreemdelingenzaken), Burgerlijke Stand en voor het onthaal. De medewerker verzorgt een goed en klantvriendelijk contact met de burger aan de balie en verwerkt de aanvragen en dossiers correct en efficiënt in de backoffice.
4. Verantwoordelijkheden en taken 4.1. Verantwoordelijkheid: algemeen onthaal Taken (o.m.):
Klantvriendelijk onthaal Doorverwijzen bezoekers naar de verschillende diensten
4.2. Verantwoordelijkheid: dienstverlening aan het loket (baliewerking)
Taken (o.m.):
Klantvriendelijk onthaal Ontvangst van de vraag en de afhandeling (invullen formulieren, …) Afleveren van diverse getuigschriften Informeren van burgers Verkoop vuilniszakken
4.3. Verantwoordelijkheid: takenpakket Bevolking Taken (o.m.): 4.3.1. Bevolking Geboorten (in andere gemeenten) Adreswijzigingen - Inwijkelingen - Interne mutaties - Vertrekkers Identiteitsdocumenten - Belgische identiteitskaarten - Kinderidentiteitskaarten - Reispassen Bijhouden eigen bevolkingsbestand - Polio - Laatste wilsbeschikking - Transplantatie van organen - Dagelijks bijwerken Rijksregister - Toekennen huisnummers - Woningenbestand en RN1-kaarten - Opmaken van allerlei attesten op basis van bevolkingsbestand - Elektronische postbus - Nazicht adressen voor andere administratieve diensten - Briefwisseling Opzoekingen voor intern en extern gebruik Aanreiken informatie - Informatiebrochures: maken en aanpassen - Gemeentelijk informatieblad: teksten i.v.m. bevolking en burgerlijke stand Query’s Inning dagontvangsten College van burgemeester & schepenen en gemeenteraad: (voorbereiden) ontwerpbeslissingen Volkstelling (tienjaarlijks) Opmaken wettelijk verplichte statistieken (jaarlijkse) Lijst gezworenen (vierjaarlijks) 4.3.2. Vreemdelingen en seizoenarbeiders 4.3.3. Sociale zaken Pensioenen 4.3.4. Verkiezingen 4.3.5. Rijbewijzen
4.4. Verantwoordelijkheid: takenpakket Burgerlijke Stand Taken (o.m.): 4.4.1. Akten Geboortes Huwelijksaangiften Huwelijken (incl. plechtigheden) Overlijden Echtscheidingen Adopties Erkenningen Nationaliteitsakten Overige wettelijk verplichte akten 4.4.2. Opmaak wettelijk verplichte statistieken Geboortes, sterfgevallen, huwelijken, echtscheidingen (Nationaal Instituut voor Statistiek) Sterfgevallen Registratie 4.4.3. Eindejaarswerk burgerlijke stand 4.4.4. Begraafplaats Administratieve verwerking concessies 4.5. Verantwoordelijkheid: integrale kwaliteitszorg (IKZ) Taken (o.m.)
Responsabilisering bij het uitvoeren van de eigen taak en taakinhoud waarbij IKZ zowel middel als doel is
4.6. Verantwoordelijkheid: vorming Taken (o.m.):
Continue bijscholing door o.m. bijhouden van de actuele wetgeving Opvolgen vakliteratuur Bijwonen studiedagen en initiatief nemen voor het volgen ervan
De functiebeschrijving is niet limitatief in die zin dat bepaalde nieuwe taken kunnen worden toevertrouwd nadat de nodige vorming is aangereikt.
5. Takenpakketten die het personeelslid kan overnemen Bij afwezigheid van collega, het takenpakket onthaal, burgerlijke stand en bevolking overnemen.
6. Verruimende vermelding Kan op vraag van het diensthoofd interne werking in samenspraak met de secretaris in een andere dienst ingeschakeld worden
7. Profiel 7.1. Vaardigheden
Goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software) Beschikken over goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) Zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken Prioriteiten kunnen leggen Vlot kunnen samenwerken
7.2. Kennis
Inzicht in werking met Informatica Inzicht en kennis van de structuur van de gemeentelijke organisatie en dienstverlening Grondige kennis van de wetgeving en de reglementering toepasselijk op de dienst
7.3. Attitude
Orde en nauwkeurigheid met aandacht voor details Klantvriendelijke opstelling en hulpvaardig zijn Professionaliteit met zin voor verantwoordelijkheid Flexibel zijn Zelfstandig kunnen werken Discreet Analytisch/Probleemoplossend denken Ondernemend zijn/Initiatief nemen Voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren van de dienst burgerzaken Creatief zijn Leergierig zijn Kwaliteit nastreven
