Gemeente Den Haag
Accountantsdienst RIS144874_12-APR-2007
ACCOUNTANTSRAPPORT EN ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2006 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
C.2007.322 23 maart 2007
INHOUDSOPGAVE Accountantsrapport 1.
INLEIDING ........................................................................................................................................... 2 1.1. Opdracht ........................................................................................................................................ 2 1.2. Accountantsverklaring ................................................................................................................... 2 1.3. Opzet en reikwijdte van het rapport............................................................................................... 2 2. BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN...................................................................................... 2 2.1. Gemeentelijke basisadministratie (GBA) ...................................................................................... 2 2.2. Leges.............................................................................................................................................. 3 3. BEHEERSINSTRUMENTARIUM ..................................................................................................... 3 3.1. Planning en control ........................................................................................................................ 3 3.2. Rechtmatigheid .............................................................................................................................. 3 3.3. Automatisering............................................................................................................................... 4 3.4. Bestuurlijke kengetallen ................................................................................................................ 4 4. JAARVERSLAGGEVING................................................................................................................... 5 4.1. Kwaliteit van de verslaggeving...................................................................................................... 5 4.2. Analyse van het resultaat ............................................................................................................... 5 4.3. Financiële positie ........................................................................................................................... 5 4.4. Risico’s .......................................................................................................................................... 6 4.5. Balans ............................................................................................................................................ 6 4.6. Programmarekening....................................................................................................................... 6 4.7. Actuele ontwikkelingen ................................................................................................................. 6 Accountantsverklaring
Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag
Telefoon: 070 - 353 35 50 Fax: 070 - 353 35 58
Accountantsdienst
2
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2006 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG 1.
1.1.
INLEIDING
Opdracht
Dit rapport wordt uitgebracht voortvloeiend uit artikel 9 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Dienst Burgerzaken (DBZ). Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de Dienst Burgerzaken over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de Dienst Burgerzaken kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn.
1.2.
Accountantsverklaring
Wij hebben de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken te Den Haag gecontroleerd en op 23 maart 2007 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring.
1.3.
Opzet en reikwijdte van het rapport
Ons rapport behandelt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, met inbegrip van de daarin opgenomen onderdelen van het programma 3 Burgerzaken. Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen (hoofdstuk 2), de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de Dienst Burgerzaken en de betrouwbaarheid van de in de programmarekening opgenomen bestuurlijk relevante kengetallen. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de kwaliteit van de jaarverslaggeving. 2.
2.1.
BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN
Gemeentelijke basisadministratie (GBA)
2.1.1. Rijksaudit Namens het ministerie van BZK wordt de GBA periodiek doorgelicht. De doorlichting richt zich naast de juistheid van de persoonsgegevens ook op procedures, beveiliging en privacy. Eind 2005 heeft een doorlichting plaatsgevonden. De audit omvat omvangrijke controles op de betrouwbaarheid van PIV4ALL en de AO/IC daaromheen. In 2006 is bekend geworden dat DBZ geslaagd is voor de audit. Als voorbereiding op deze rijksaudit werden binnen DBZ de bestanden van de GBA doorgelicht met het programma GBA kwaliteitsrapportages. Dit programma geeft signaallijsten met betrekking tot de juistheid van de inhoud van de GBA. In het verleden werd het programma alleen maar éénmalig gebruikt voor de GBA-audit. Vanaf 2006 wordt intern het programma periodiek gebruikt om de bestanden van de GBA te controleren. Hiermee wordt beoogd de kwaliteit en betrouwbaarheid van de GBA te vergroten.
Accountantsdienst
3
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
2.1.2. Controlemodule kernregistratie De gemeente Den Haag heeft de persoonsgegevens van de natuurlijke personen naar de binnengemeentelijke diensten via een apart systeem ter beschikking gesteld. Dit systeem heet de Kernregistratie Natuurlijke Personen. Andere gemeentelijke diensten kunnen in de controlemodule aangeven dat zij beschikken over afwijkende gegevens dan vermeld in de GBA. Deze afwijkende gegevens worden door DBZ na verificatie verwerkt in het GBA. In 2006 is een pilot geweest met de gemeentelijke Belastingdienst. Dit is goed verlopen. In de toekomst zullen door DBZ ook autorisaties worden afgegeven aan andere diensten. Ook hiermee wordt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de GBA vergroot.
2.2.
Leges
De administratie van DBZ is niet ingericht op een afzonderlijke registratie van de kosten van activiteiten waar een legesopbrengst tegenover staat. In 2007 is DBZ gestart met een nadere onderbouwing van de kostprijsberekening van de dienstverlening voor de vrije trouwlocaties. Daarna komt de overige dienstverlening aan de orde. 3.
3.1.
BEHEERSINSTRUMENTARIUM
Planning en control
3.1.1. Algemeen beeld De Dienst Burgerzaken heeft als belangrijkste bedrijfsprocessen: het verstrekken van reisdocumenten en rijbewijzen, het realiseren van de landelijke taken, het verwerken en verstrekken van gegevens met betrekking tot de Gemeentelijke Basis Administratie, naturalisatie en het organiseren van verkiezingen. Voor het financieel beheer van de Dienst Burgerzaken zijn de voornaamste geldstromen: de kosten (inclusief de salarislasten) verbonden aan deze activiteiten, de opbrengsten door middel van tarieven en/of leges van de door de Dienst Burgerzaken aangeboden diensten alsmede de inkomensoverdrachten van het Rijk. Wij hebben de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van deze processen beoordeeld. Onze algemene indruk is dat de Dienst Burgerzaken deze processen toereikend beheerst. 3.1.2. Ontwikkelingen in 2006 In 2006 is binnen DBZ een start gemaakt met het herschrijven van de AO/IC in Protos (gemeentebreed pakket voor AO/IC beschrijvingen). Er is eind 2006 een functionaris aangesteld die zich uitsluitend hiermee bezighoudt. Er zijn kenniswerkgroepen gevormd binnen de dienst die de AO/IC van de verschillende processen uitwerken. Het is zaak om mogelijke verbeterpunten in de AO/IC die hierbij naar voren komen snel op te pakken.
3.2.
Rechtmatigheid
Wij hebben bij de controle over 2006 de rechtmatigheid getoetst overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, alsmede overeenkomstig de controleverordening en de raadsbesluiten 148 van 2004 en 203 van 2005, alsmede raadsmededeling 246 van 2006 van de gemeente Den Haag waarin de rechtmatigheid nader is uitgewerkt. Hierbij is onder meer expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten:
Accountantsdienst
4
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
-
begrotingsrechtmatigheid autorisatie- en bevoegdhedencriterium het voorwaardencriterium: de naleving van (inter)nationale en specifieke rijksregelgeving, specifieke verordeningen en raadsbesluiten problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet-financiële handelingen en beslissingen.
Uit onze controle komt naar voren dat de rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede balansmutaties bij de Dienst Burgerzaken over het algemeen goed gewaarborgd is. 3.2.1. Maatregelen ter waarborging van de rechtmatigheid van niet financiële handelingen en beslissingen Wij hebben onze controle overeenkomstig de van toepassing zijnde wet- en regelgeving beperkt tot het beoordelen van het systeem dat de rechtmatigheid van niet-financiële beslissingen en handelingen moet waarborgen. Onvoldoende waarborgen kunnen leiden tot risico’s waaruit (financiële) claims kunnen voortvloeien. Het in 2004 gemeentebreed ontwikkeld systeem wordt ook in 2006 toegepast. In 2007 zal een evaluatie hiervan plaatsvinden. Bij de dienst Burgerzaken is in 2005 het proces Ons Haags Huwelijk doorgelicht. Uit deze interne doorlichting komt naar voren dat de rechtmatigheid in voldoende mate is gewaarborgd. 3.2.2. Paragraaf rechtmatigheid in de jaarrekening Overigens is op bladzijde 3 van de jaarrekening een paragraaf ‘rechtmatigheid’ opgenomen, waarin de dienst verantwoording aflegt over het gevoerde beleid inzake rechtmatigheid en een opgave doet van de bij het opmaken van de jaarrekening bekende onrechtmatigheden. Wij hebben vastgesteld dat deze paragraaf hierover een toereikend inzicht geeft. 3.3.
Automatisering
Bij de verwerking van de gegevens maakt de dienst gebruik van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze systemen is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd.
3.4.
Bestuurlijke kengetallen
Met ingang van 2004 verantwoorden de diensten de bestuurlijke prestaties/kengetallen in het jaarverslag. De beoordeling van de betrouwbaarheid van deze prestaties/kengetallen is door de gemeenteraad opgedragen aan de Accountantsdienst. Ons onderzoek heeft zich gericht op het vaststellen of er sprake is van toereikende AO/IC rondom de totstandkoming van deze bestuurlijke kengetallen. Wij hebben vastgesteld dat deze AO/IC een voldoende waarborg is voor de betrouwbaarheid van deze kengetallen. Voorts is gebleken dat de in het jaarverslag opgenomen bestuurlijke kengetallen op correcte wijze zijn ontleend aan de daaraan ten grondslag liggende systemen.
Accountantsdienst
5
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
4. 4.1.
JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving
De Dienst Burgerzaken heeft haar jaarrekening opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de gemeentelijke richtlijnen van de directie Financiën. De jaarrekening van de Dienst Burgerzaken geeft op een inzichtelijke wijze informatie over de balansposten en de totstandkoming van het resultaat (inclusief de analyse van de verschillen). De toelichtingen op de balans en op de programmarekening zijn toereikend. Ook de standaardformats van de directie Financiën zijn juist en volledig gehanteerd.
4.2.
Analyse van het resultaat
De Dienst Burgerzaken heeft over het jaar 2006 ten opzichte van de begroting een voordelig resultaat van € 131.000 behaald. Een bedrag van € 143.000 zal op grond van de limitatieve lijst ten laste van het concern worden gebracht. Het voordelige dienstresultaat over jaar 2006 bedraagt € 274.000. Oorzaak van dit voordeel zijn incidentele baten die betrekking hebben op door het Rijk nabetaalde (over voorgaande jaren) trendmatige verhoging van de dienstverlening van DBZ. Dit zijn de nabetalingen voor de VOG (Verklaring omtrent het gedrag) voor € 51.000 en de IND (Immigratie en Naturalisatie Dienst) voor € 224.000. De opbouw van dit resultaat is opgenomen op pagina 6 van de jaarrekening. Hierbij is ook een nadere toelichting gegeven op verschillen tussen de begroting en de uitkomst 2006.
4.3.
Financiële positie
Het gerealiseerde dienstresultaat over boekjaar 2006 bedraagt € 274.000. De stand van de compensatiereserve bedroeg € 78.000 ultimo 2005. De bovengrens van de compensatiereserve bedraagt € 100.000. De stand van de compensatiereserve wordt bij DBZ aangevuld tot € 100.000. Van het resterende dienstresultaat van € 252.000 wordt voorgesteld om € 126.000 af te dragen aan het concern voor het gemeentebrede bestedingsvoorstel ICT-impuls en om € 126.000 ten gunste van de compensatiereserve te brengen. De stand van de compensatiereserve zal na toevoeging van het dienstresultaat per 1-1-2007 € 226.000 positief gaan bedragen. Op basis van de financiële gegevens uit de jaarrekening 2006 kan worden geconcludeerd dat de financiële positie toereikend is. Opgemerkt moet worden dat het behaalde positieve resultaat in 2006 voornamelijk is veroorzaakt door incidentele baten. Gezien de komende ontwikkelingen op het gebied van verdergaande digitalisering en daarmee verband houdende hoge kosten zal de dienst de nodige inspanningen moeten verrichten om haar activiteiten uit te voeren binnen de vastgestelde begroting.
Accountantsdienst
6
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
4.4.
Risico’s
De Dienst Burgerzaken heeft een risicoparagraaf opgenomen op bladzijde 4 van de jaarrekening. Dienst Burgerzaken geeft aan dat er in 2007 en verdere jaren ontwikkelingen buiten de invloedsfeer van de dienst voordoen. De financiële gevolgen zijn daardoor voor de dienst niet in te schatten/ te beïnvloeden. De dienst gaat er vanuit dat het Rijk bereid zal zijn om de kosten te dragen. In de risicoparagraaf worden de risico’s summier behandeld. Bij de accountantscontrole zijn geen materiële risico’s geïnventariseerd bij DBZ, anders dan reeds vermeld in de jaarrekening.
4.5.
Balans
De stand van de egalisatiereserve rijbewijzen bedraagt € 188.000 ultimo 2006. De reserve dient om fluctuaties in de omzet van rijbewijzen per jaar op te vangen. In 2006 heeft de vrijval van de reserve conform de gehanteerde systematiek in voorgaande jaren plaatsgevonden. In 2007 zal de reserve aflopen. De door DBZ geplande actualisatie van de systematiek van de egalisatiereserve heeft in 2006, in verband met de invoering van het nieuwe rijbewijs, niet plaatsgevonden. De dienst heeft aangegeven in 2007 prioriteit te geven aan de berekening van de fluctuaties in de omzet van rijbewijzen.
4.6.
Programmarekening
De Dienst Burgerzaken heeft één programma, namelijk programma 3 ‘Burgerzaken’. De door de Dienst Burgerzaken gepresenteerde analyse van de realisatie 2006 ten opzichte van de begroting 2006 is weergeven op pagina 6 van de jaarrekening 2006. Deze programma-analyse is toereikend. Het inzicht dat de programmarekening verstrekt kan worden verbeterd door bij de resultaatanalyse een onderscheid te maken in de aard van de verschillen (incidenteel of structureel). 4.7.
Actuele ontwikkelingen
De implementatie van EOS zal in januari 2008 plaatsvinden bij DBZ. Door een extern bureau is een onderzoek verricht bij DBZ om meer inzicht te verkrijgen in de consequenties van het project bij de dienst. In het onderzoek is betrokken in hoeverre de dienst is voorbereid op de implementatie van EOS en welke aspecten tijdens het project aandacht behoeven. Verder is in het onderzoek een vergelijking gemaakt van de processen die in EOS zijn vormgegeven en zoals ze nu bij DBZ worden toegepast. Uit het onderzoek kwamen de volgende aandachtspunten naar voren: 1. De implementatie van EOS dient bij DBZ meer opgepakt te worden als een project. Een eerste versie van het PID is opgeleverd, maar is nog onvoldoende uitgebouwd. De komende activiteiten, betrokken partijen, tijdslijnen en minimale output moeten veel beter gedefinieerd worden; 2. Het beeld van wat EOS is en kan betekenen, moet verder aangescherpt worden. Binnen de dienst moet duidelijk worden wat het gaat betekenen voor de dienst en wat wordt verwacht van de afdelingen; 3. De dienst is nog niet optimaal voorbereid maar de aandachtspunten kunnen goed opgelost worden op korte termijn.
Accountantsdienst
7
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
Uit het onderzoek bleek dat de processen van DBZ goed passen in de EOS standaard die door de gemeente Den Haag wordt aangeboden. Tot slot is door de onderzoekers een schatting gemaakt om de impact voor DBZ te bepalen. Hierbij kwam naar voren dat het voor DBZ lastig zal worden om voldoende tijd vrij te maken voor een goede inrichting van EOS naast de huidige werkzaamheden. Daarnaast zullen door de invoering van EOS ook aanpassingen in de AO/IC moeten worden doorgevoerd. DBZ heeft inmiddels een aanvang gemaakt met het oplossen van genoemde knelpunten.
GAD Den Haag, 23 maart 2007,
drs. L. Verbiest RA, accountant
R.A. Vierbergen RA, directeur
Accountantsdienst
8
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
C.2007.322 ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2006 VAN DE DIENST BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
Opdracht Wij hebben de jaarrekening 2006 van de dienst Burgerzaken te Den Haag, gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie van de dienst Burgerzaken. De directie van de dienst Burgerzaken is tevens verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. Het is op grond van artikel 2 lid 1 van de Controleverordening van de gemeente Den Haag onze verantwoordelijkheid de controle als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet uit te voeren en een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. De gemeenteraad van Den Haag heeft voor het onderzoek naar de jaarrekening over 2006 bij raadsbesluiten 148 van 14 september 2004 en 203 van 15 december 2005 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Hiermee ligt vast wat wordt bedoeld met de in de oordeelsparagraaf opgenomen zinsnede ‘de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen’.
Identificatie De jaarrekening van de dienst Burgerzaken sluit met een balanstotaal per 31 december 2006 van € 7.713.000, totaal lasten van € 25.472.000, totaal baten van € 10.371.000 en een saldo van - € 15.101.000 over 2006.
Werkzaamheden Bij onze controle hebben wij nagegaan dat: • de jaarrekening zowel de baten en de lasten over 2006 als de activa en passiva per 31 december 2006 getrouw weergeeft; • dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting, van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; • dat het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Volgens de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bevoegd gezag van de gemeente daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Accountantsdienst
9
Rapport en verklaring bij de jaarrekening 2006 van de Dienst Burgerzaken 23 maart 2007
De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten/baten/balanstotaal. De goedkeuringstolerantie is in artikel 3 onderdeel a van de Controleverordening van de gemeente Den Haag van 27 november 2003 vastgesteld. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel Getrouwheidsonderzoek Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening van de dienst Burgerzaken te Den Haag zowel de baten en de lasten over 2006 als de activa en passiva per 31 december 2006 getrouw weergeeft in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Tevens zijn wij nagegaan dat het jaarverslag voor zover wij dat kunnen beoordelen verenigbaar is met de jaarrekening. Rechtmatigheidsonderzoek Wij zijn van oordeel dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen.
GAD Den Haag, 23 maart 2007,
drs. L. Verbiest RA accountant
R.A. Vierbergen RA directeur
