A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix 2011

A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix 2011.

A 4/2011-es kormányrendelet

Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák / benyújtandó dokumentumok 1. Föld és ingatlan vásárlás Adásvételi szerződés Számla (amennyiben a föld és ingatlanvásárlásról számla is kiállításra került) Kifizetés bizonylata** Tulajdoni lap (60 napnál nem régebbi) Értékbecslő vagy jogszabály alapján felhatalmazott hivatalos szerv (Területi Kormányhivatal) nyilatkozata (amennyiben korábban nem került benyújtásra) 2. Építés/beruházás Kivitelezői szerződés (melléklet: fizetési ütemezés)

59§ (1) bekezdésében Az egyes költségek foglaltak szerinti záradékolási elszámolásához a kifizetési kötelezettséget az alábbi igénylésben benyújtandó dokumentumok dokumentumok köre vonatkozásában kell megtenni

Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén

X

X X X

X

X


Számla* Kifizetés bizonylata**

X X

Jogerős hatósági engedélyek, vagy azok megadására vonatkozó kérelmek benyújtását igazoló dokumentum (amennyiben korábban nem került benyújtásra). Építési engedély benyújtása az első, a beruházáshoz kapcsolódóan felmerült számla benyújtásával egyidejűleg, használatba vételi engedély benyújtása a beruházáshoz kapcsolódó utolsó számla elszámolásra benyújtásával egyidejűleg.

X

Mérnöki /műszaki ellenőr igazolása a teljesítésről, amennyiben a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16 §ában foglat feltételeket teljesíti az építési projektelem Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről amennyiben a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16 §-a nem vonatkozik az adott építési projektelemre

Egyszeri elszámolók esetén időszakos, illetve záró beszámolóhoz benyújtandó alátámasztó dokumentumok

X

X

X

X

X

Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló első bejegyzését tartalmazó oldal

Egyszer, az 1. elszámoláskor

X

Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelező nyilatkozata a kezdésről

Egyszer, az 1. elszámoláskor

X

Üzembe-helyezéshez szükséges okmányok (pl. műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv(ek)+jelenléti ív(ek), és megvalósulási, átadási terv) Kizárólag szállítói kifizetés keretében és 100%-os támogatási intenzitás esetén a kedvezményezett nyilatkozata arról, hogy a szállító szerepel a köztartozás-mentes adózói adatbázisban, vagy összevont adóigazolás a szállító részéről (Art. 36/A§) 3. Eszköz/Immateriális javak beszerzése Szállítói szerződés / Adás-vételi szerződés / Visszaigazolt írásos megrendelő / Nyilatkozat, arról hogy írásbeli szerződés nem történt (abban az esetben, ha az előzőek nem állnak rendelkezésre) Számla* Kifizetés bizonylata** Átadás-átvételi jegyzőkönyv/Üzembe helyezési okmányok/Szállítólevél/Immateriális javakhoz kapcsolódóan tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv Használt eszközbeszerzés elszámolhatósága esetén nyilatkozat a Kedvezményezett és az eladó aláírásával, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt 4. Szolgáltatás Szerződés / Nyilatkozat arról, hogy írásbeli szerződés, megrendelés nem történt / visszaigazolt írásos megrendelő Számla* Kis támogatástartalmú számlák összesítője Kifizetés bizonylata** Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról és minta a tárgyiasult szolgáltatásról (elektronikusan) pl tanulmány, terv Az egyes tevékenységekhez kapcsolódóan a fentieken kívül további benyújtandó dokumentumok:

X X

Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X X

X X

X X

Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X X X

X X

X

1/5



Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák / benyújtandó dokumentumok 4.1. Képzés esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Részvételt igazoló jelenléti ívek A képző intézmény által kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok (pl. vizsgadokumentációs, vagy oklevél, vagy bizonyítvány) Részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó) 4.2. Szakértői díjak esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Kedvezményezett részéről aláírásra jogosult személy, valamint a szakértő által ellenjegyzett beszámoló az elvégzett tevékenységről 4.3. Közbeszerzési szakértői díj esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Szakértő beszámolója a tárgyidőszaki tevékenységéről (a szakértő aláírásával, valamint a Kedvezményezett cégszerű aláírásával) Az eljárás alapján megkötött vállalkozási szerződés (amennyiben korábban nem került benyújtásra) Tájékoztató az eljárás eredményéről c. hirdetmény (amennyiben korábban nem került benyújtásra, és amennyiben közbeszerzési eljárást folytattak le) 4.4. Nyilvánosság biztosítása esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó, meghívó) 4.5. Műszaki ellenőri/mérnöki szolgáltatás esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Építési számlához kapcsolódó műszaki/mérnöki igazolás/vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről - a 2. pontban részletezettek alapján. A kedvezményezett igazolása a mérnöki/műszaki ellenőr teljesítéséről. 4.6. Rendezvény esetén a teljesítés igazolására az alábbiak szolgálnak: Részt vevő által aláírt jelenléti ív Meghívó Részvétel igazolása elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audió, videó) 5. Általános (rezsi) költségek Általános (rezsi) költségek összesítője Számla* Kifizetés bizonylata** Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) 6. Bérleti díjak (föld, ingatlan, iroda) Bérleti szerződés

Kis támogatástartalmú számlák összesítője Számla* Kifizetés bizonylata** Arányosítási módszer leírása, eredeti, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt példány (amennyiben a költség arányosítással kerül elszámolásra) 7. Személyi jellegű költségek Személy jellegű költségek összesítője Munkaszerződés / Megbízási szerződés /Kinevezés/Célfeladat kiírás/Helyettesítési rendelvény (tartalmazva a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását) Kifizetés bizonylata**** Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére). Megbízási szerződéses jogviszony esetén/célfeladat esetén beszámoló az elvégzett tevékenységről.



X X X X

X X X X Kizárólag akkor, ha építés kapcsán korábban még nem került benyújtásra X X X X X X X

X


Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X X X

X

Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X Egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X X

2/5



Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák / benyújtandó dokumentumok Munkaszerződés/kinevezés esetén munkaköri leírás (amely tartalmazza a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását) Helyettesítés esetén helyettesítési rendelvény.

Bérjegyzék/ fizetési jegyzék / adóhatóság folyószámla kivonat az illetményekről Étkezési hozzájárulás esetén (személyi jellegű költségek összesítő része) Számla* Kifizetés bizonylata** Átadás-átvételi igazolás 9. Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához Számla* Kifizetés bizonylata** Bérlet/jegy (amennyiben a Kedvezményezett nevére szóló számla kiállítására nincs lehetőség) Kiküldetési rendelvény/Kiküldetési utasítás



Projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén X

X

X X X

X

X X X X X

X

X

3/5



Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák / benyújtandó dokumentumok 10 Értékcsökkenés Összesítő az értékcsökkenés elszámolásához 11 Saját teljesítés Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője Saját teljesítéshez kapcsolódó számlák, számviteli bizonylatok, kimutatások, önköltségszámítási szabályzat 12 Hatósági díjak . Hatósági határozat/engedély/végzés Számla/postai átutalási megbízás Kifizetés bizonylata** 13 Fordított ÁFA . ÁFA összesítő fordított adózás esetén Számla* ÁFA befizetését igazoló bizonylat (bankszámla-kivonat), amennyiben a kedvezményezett befizető pozícióban van / A kedvezményezett nyilatkozata, amennyiben a kedvezményezett visszaigénylő pozícióban van 14 Könyvvizsgálat . Könyvvizsgálói igazolás/jelentés eredeti példány (a könyvvizsgáló által aláírt és a Kedvezményezett által ellenjegyzett)



X X X

X

X X X

X

X X X

Egyszer, záró kifizetés igénylés esetén, amennyiben a támogatási szerződés, illetve a támogatói okirat előírja

* Külföldi számla esetén a számlán szerepelnie kell a számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordításának (szállító adatai, teljesítés és számlakiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése - amennyiben ezeket a számla tartalmazza) ** Kifizetés bizonylata alatt szállítói finanszírozás esetén a számla támogatáson felüli összegének kifizetését igazoló dokumentum értendő. Szállítói kifizetés esetén a kifizetés bizonylata az önerő átutalásának igazolására szolgál. Célcsoport tagnak teljesített postai pénzügyi kifizetések esetén szükséges alátámasztó bizonylat arra vonatkozóan, hogy az arra jogosult részére történt meg a támogatás tényleges, fizikai kifizetése (posta részéről visszaigazolás a jogosult általi átvételről). *** Engedményezés esetén szükséges benyújtandó dokumentum az Engedményezési szerződés **** Nettó bérek/megbízási díjak esetén: - a nettó bérek átutalásáról szóló bankkivonat munkavállalónként, - vagy a csoportos utalás bizonylata. Járulékfizetés esetén: - a járulékok befizetését igazoló bankkivonatok járuléktípusonként, - magán- vagy önkéntes nyugdíjpénztári tagság esetén a befizetést igazoló bankkivonatok. Összevont utalás esetén nyilatkozat, amelyben a kedvezményezett nyilatkozik, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz. Nettó finanszírozás esetén nincsen kifizetési bizonylat a járulékokhoz kapcsolódóan. A nettó finanszírozású intézmények esetén a járulékok bevallását a 292/2009. Korm. rendelet 188. és 237. §, illetve a 15. melléklete tartalmazza. A rendelet mellékletét képező információs táblák a bevallás és kifizetés bizonylata; részösszeg elszámolása esetén nyilatkozat benyújtása is szükséges, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz. A "/" jel a felsorolt dokumentumok közötti vagylagosságot jelenti.

4/5



Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák / benyújtandó dokumentumok



A mátrixban felsorolt dokumentumok esetében a Kedvezményezett által hitelesített másolati példányok benyújtása szükséges. Hiteles másolatként a kedvezményezett részéről cégjegyzésre jogosult vagy az általa meghatalmazott személy által megfelelő módon aláírt másolat fogadható el. Eredeti dokumentum benyújtása szükséges: számlaösszesítők, nyilatkozatok, könyvvizsgálói jelentés esetében. Felhívjuk a Kedvezményezettek figyelmét, hogy a helyszíni ellenőrzés során valamennyi, a kifizetési igénylés dokumentáció mellékleteként benyújtott dokumentumok eredeti példányai; az összesítővel elszámolt kis támogatástartalmú számlák, valamint kapcsolódó alátámasztó bizonylatainak eredeti példányai; beszerzések esetén a piaci ár igazolására szolgáló dokumentumok (például: ajánlatkérések, árajánlatok, jegyzőkönyv az ajánlatok értékeléséről); valamint valamennyi, a projekthez kapcsolódó dokumentum ellenőrizhető, különös tekintettel az alábbiakra: Építés/beruházás: Eredeti engedélyes tervdokumentáció, Kiviteli tervek (ha releváns), Engedélyköteles tevékenységnél építési napló, nem engedélyköteles tevékenységnél kivitelezői nyilatkozat, Eredeti munkaterület átadás-átvételi jegyzőkönyv (ha nem az Építési naplóban történt az átadás-átvétel), Eredeti műszaki átadásátvételi eljárás(ok) dokumentumai (jegyzőkönyv, készre jelentés, kivitelezői nyilatkozat), Eredeti átadási dokumentáció (Minősítési dokumentáció és Megvalósulási terv /D-terv/); Eszköz/Immateriális javak beszerzése: Vámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgalmazón keresztül, hanem közvetlenül külföldről – EU-n kívül - szerzi be), Jótállási jegy (Garancialevél/garanciajegy), Szervízkönyv és karbantartási napló (amennyiben az eszköznél releváns), Használt eszköz esetén eredetigazolás az eladótól, Műszaki/forgalmi engedély (alvázszám, motorszám), minőségi tanúsítvány, Törzskönyv, Tárgyieszköz nyilvántartó karton, Leltári szám; Szolgáltatás: Képzési program, tematika, tananyag, A rendezvény programjának bemutatása (előadások anyagai, tematika, stb.); Személyi jellegű költségek: Egyéb személyi juttatások elszámolása esetén a béren kívüli juttatásokra vonatkozó belső szabályzat, illetve arányosítási módszertan, Személyi jellegű költségek analitikus részletező kimutatása (név, nettó bér, bruttó bér, munkáltatót terhelő járulékok); Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége: jelenléti ív - mely munkanapokon dolgozott a kiküldött, Gépjármű használata esetén: Útnyilvántartás, Szervezet gk. használatra vonatkozó eljárási rendje, Menetlevél (szigorú számadásra kötelezett nyomtatvány); Kiküldetés (napidíj, szállás) esetén: A kiküldetés bemutatása (meghívó, útibeszámoló, program, stb.), A szervezet belföldi/külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költségtípusokat, melyek a belföldi/külföldi kiküldetés során elszámolhatóak; Értékcsökkenés: Eszközök analitikus nyilvántartó kartonja, Az elszámolt értékcsökkenésre vonatkozó főkönyvi feladás, analitika, Az elszámolási módszert meghatározó számviteli politika; Saját teljesítés: Szervezet önköltség-számítási szabályzata; Fordított ÁFA: ÁFA bevallás és mögöttes analitika; Elkülönített számviteli nyilvántartásra vonatkozó dokumentumok: Szervezet számviteli politikája, számlatükör; Főkönyvi feladás / kivonat / főkönyvi számlák az adott projektre elkülönítetten; Számviteli nyilvántartás költségek felmerüléséről (pénztárkönyv, naplófőkönyv); Horizontális politikákkal kapcsolatos vállalások: A vállalásnak megfelelő alátámasztó, eredeti dokumentáció; Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok: Ajánlati/ajánlattételi felhívás, Kiegészítő tájékoztatás, Bontási jegyzőkönyv, Bírálati jegyzőkönyvek, Tárgyalás esetén tárgyalások jegyzőkönyvei, Összegzés, Ajánlatok és benyújtott hiánypótlások.

5/5

A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix 2011

Recommend Documents