A. Algemene gegevens 1: Contactgegevens

Code: LV2013 – 01.09.04 Pagina 1 van 14

Vragenlijst van de Commissie Archief en Documentatie NGK 2

*Vereist

4

A. Algemene gegevens 1: Contactgegevens

6

Toelichting: 1) deze gegevens zijn benodigd voor contact vanuit onze Commissie, berichtgeving en toezending van de Nieuwsbrief (die vanaf 2012 in ADCetera verschijnt; bulletin van het ADC); 2) indien sprake is van een Kerkenraad Algemene Zaken (KAZ) vanwege wijkkerken dan svp het centrale adres vermelden.

8 10

1a: Gegevens over het archief van de NGK te... *

12

1b: Informatie verstrekt door…………………. Vul hier uw naam in. Geef ook aan wat functie is: scriba (ad hoc), (vaste) scriba, archiefbeheerder, etc

14 16 18 20

1c: Contactgegevens van onze kerk (adres/ postadres tel.nr. Geef hier aan op welke manier wij u kunnen bereiken per post en telefoon. Geef ook het juiste e-mailadres aan, indien dit afwijkt van het door ons gehanteerde e-mailadres.

22 1d: Onze kerk heeft een archiefbeheerder

24 

ja nl. archiefbeherende kerk nl. NGK nee

26 28

1e: Onze archiefbeheerder beheert het archief over de periode . . . . . . . . . . . Alleen van toepassing indien bij 1d 'ja' werd ingevuld.

30


2

2: Samenwerking met andere kerken

4

2a: Onze NGK heeft een volledig samenwerkingsverband met een andere kerk. Hierbij gaat het met name over de situatie van een gezamenlijke kerkenraad en een gezamenlijk scribaat.



6

ja nee

8 10

2b: Binnen het samenwerkingsverband werken we samen met een...Alleen van toepassing indien bij 2a 'ja' werd ingevuld; meerdere opties mogelijk.



Gereformeerde kerk vrijgemaakt

12

Christelijke Gereformeerde kerk



Anders:

14 16

2c: De bij 2a geschetste situatie is niet van toepassing, maar wel is sprake van (enige vorm van) samenspreking met een...

18

Gereformeerde kerk vrijgemaakt



Christelijke Gereformeerde kerk

20

Anders:


2

B. Vragen over het fysieke archief 4

3: Ouderdom van het archiefmateriaal 6

3a: Ons oudste archiefstuk dateert van ...

8

3b: Het archief bevat archiefmateriaal vanuit de periode van voordat de kerk een NGK was. Soms bevat een archief materiaal uit periodes tussen de oorspronkelijke instituering en de overgang naar het kerkverband van de NGK

10

ja

12

nee



14

3c: Zo ja, dit materiaal stamt uit de periode: ………

16

4. Omvang en plaatsing van het archief 18

4a: Ons archief heeft een geraamde omvang van ... meters.Nl. alle documenten in mappen, ordners etc.

20 22

4b: Hiervan is .... meter elders geplaatst (zie ook 4c)

24

4c: Het elders geplaatste archiefgedeelte is ondergebracht....Alleen van toepassing indien een deel van het archief elders is ondergebracht.

26 

28

bij een archiefdienst of regionaal historisch centrum bij het Landelijk Archief te Kampen Anders:

30 4d: Het elders geplaatste archiefgedeelte bevindt zich te...

32 34

(Alleen van toepassing indien een deel van het archief elders is ondergebracht) .


2 4 

6 

8 

10 

5: In ons archief zitten ook andere archiefjes, nl. Aanvinken wat van toepassing is. diaconie commissie van beheer zendingscommissie evangelisatiecommissie jeugdverenigingen oude ledenadministratie / kerkelijk bureau Anders:

12 14

Raadpleging van het archief

16

6a: Van ons archief is (wel eens) gebruik gemaakt voor raadpleging, onderzoek e.d.



18

ja nee (ga verder naar 7)



20 

22 

24 

6b: Ons archief is gebruikt door (meerdere antwoorden mogelijk) kerkenraadsleden gemeenteleden onderzoekers (studenten, promovendi) journalisten Anders:

26 6c: Raadpleging betrof de jaren ...

28 6d: Raadpleging heeft geleid tot publicatie ...Meerdere antwoorden mogelijk

30

Jubileumboek



Historisch overzicht

32

Scriptie, proefschrift



34

Journalistiek artikel Geen publicatie

Code: LV2013 – 01.09.04 Pagina 5 van 14 

Anders:

2 4 6 8

Beheer van het (fysieke) archief 7a: Uit het archief zijn de voor vernietiging in aanmerking komende stukken al verwijderd.

10 12 

Toelichting: met behulp van de "Richtlijn voor archiefbeheer" kan worden bepaald welke stukken niet bewaard hoeven te worden en voor vernietiging in aanmerking komen. ja nee

14 7b: Verwijderd zijn stukken uit de periode ...Alleen van toepassing indien bij 7a 'ja' werd ingevuld.

16 8: In het kerkelijk archief bevinden zich naast notulen, besluiten en correspondentie ook ...Meerdere

18 

20 

22 

24

antwoorden mogelijk Kerkbodes Documentatie (preekschetsen, boeken, krantenknipsels etc.) Cassettes, tapes, videobanden Cd's, dvd's Foto's Anders:



26 

28

9a: Is er voor (een deel van) uw archief in het verleden microverfilming aangewend? ja nee 9b: Microverfilming werd aangewend voor het volgende soort documenten ....

30 9c: Microverfilming werd aangewend voor documenten uit de periode ...

32 10: Het archief van onze kerk heeft last gehad van...Meerdere antwoorden mogelijk

34 

36

Brand- of schroeilucht Waterschade Doorslaand vocht vanuit muren


2 

4 6

Ongedierte (muizen, papier-, of zilvervisjes) Geen last gehad Anders:


2 4 6 

8

C. Vragen over het digitaal gegevensbeheer 11a: Zijn er afspraken gemaakt over het beheer van digitale documenten (van kerkenraad, moderamen, scribaat etc.)?Sinds de intrede van de pc worden ook door kerkelijke organen digitale documenten opgemaakt; deze behoren (als er geen print van is), net als de fysieke documenten deel uit te maken van het kerkelijk archief ja nee



12

11b: We hebben over digitaal gegevensbeheer afgesproken ...Alleen van toepassing indien bij 11a 'ja' werd ingevuld. Indien er sprake is van een protocol o.i.d. houdt onze archiefcommissie zich aanbevolen voor een exemplaar.

14

12: Onze NGK kent digitale documenten als archiefstukken sinds ...

16

13a: Digitale documenten (notulen, besluiten, correspondentie etc.) worden beheerd ...Meerdere antwoorden mogelijk

10

18 

20 

op de pc van de scriba op de de pc van een gemeentelid/archiefbeheerder (niet zijnde scriba) op de pc van de kerk Anders:

22 13b: Op de onder 13a genoemde pc worden ook e-mails ontvangen en verzonden

24 

ja nee

26 13c: Digitale documenten worden via een netwerk gedeeld (meerdere antwoorden mogelijk)

28 

30 

32

ja, via een eigen intranet ja, via een opslagmogelijkheid achter de website van de kerk ja, via een online-toepassing (Dropbox o.i.d.) nee Anders: 13d: Gedeelde documenten zijn beveiligd met een wachtwoord (Alleen in te vullen indien 13c bevestigend

34 

36

werd beantwoord) ja nee

Code: LV2013 – 01.09.04 Pagina 8 van 14 2 14a: Wanneer worden digitale stukken toegevoegd aan het archief?

4 

6 

8

Volgens een bepaalde planning Bij het aantreden van een nieuwe scriba Bij overdracht van pc / overgang naar een andere pc Nooit Anders:



10 

12 

14b: Overdracht van digitale stukken naar het archief vindt plaats via Fysiek opslagmedium (USB-stick; cd; dvd; etc.) Online-toepassing Anders:

14 15: Notulen van vergaderingen (m.n. kerkenraad) worden geprint en ter vergadering ondertekend

16 

ja nee

18 16a: Welke documenten worden geprint, gelet op de inhoud ervan?

20 

22

Alles wat enigszins van belang is Alleen het meest noodzakelijke Er wordt niets meer geprint, want we doen alles digitaal



24

16b: Indien niets meer wordt geprint, sinds wanneer is dat zo?

26

17: Hebben, naast archiefbeheerder/scriba, ook andere toegang tot het digitale archief?Meerdere antwoorden mogelijk

28 

30 

Ja, op verzoek krijgt men een print of kopie Ja, want het archief is voor kerkenraadsleden digitaal toegankelijk (bv. via online toepassing) Nee

32 34 

36

18: Op welke manier zijn documenten in het digitale archief terug te vinden? Via een vaste structuur van mappen op onderwerp en/of datum Via een index en nummering van documenten


Via een digitale zoekfunctie

2

Ze zijn niet terug te vinden



Anders:

4 19: Wat is het primaire archief voor u, op dit moment?

6

Het fysieke archief



Het digitale archief

8 10 12 

14 

16

20: "Digitale documenten vormen een volledige en betrouwbare informatiebron voor de kerkenraad en voor anderen in onze NGK"Hierbij gaat het om volledigheid van informatie en de mogelijkheid dat de digitale documenten op termijn altijd te raadplegen zijn. ik ben het daar helemaal mee eens ik ga er van uit dat het zo is, maar weet het niet zeker ik heb daar serieuze vraagtekens bij ik ben het daar niet mee eens ik ben het daar niet mee eens en heb daarom voorzorgsmaatregelen getroffen

18 21: Is er een backup gemaakt van digitale stukken die onderdeel uitmaken van het digitale archief?

20 

ja nee

22 24

22. In welk bestandsformaat, of in welke bestandsformaten worden bestanden aangemaakt en gearchiveerd?Te denken valt aan tekstverwerkers (Microsoft Word), spreadsheets (Excel), of

26

het PDF-formaat.

28

23a: Heeft u nog documenten op diskette (de zgn. floppy-disk)?



30

ja nee (ga naar 24)



32 

34 

36

23b: Zijn de documenten op diskette nog te raadplegen? ja, de pc is binnen handbereik ja, maar niet zonder meer nee, maar er is een print beschikbaar nee, niet te raadplegen


2 4 

6

24: Heeft er een (beperkte) selectie plaatsgevonden van de digitale documenten in het archief?Sommige documenten kunnen op termijn worden vernietigd; vgl. de toelichting bij vraag 7. ja nee


2

D. Enquête

4

Hierna volgt een aantal vragen die zijn bedoeld als peiling van uw persoonlijke visie. Deze vragen stellen wij als Archiefcommissie met het oog op het formuleren van handvatten voor volwaardig beheer van archiefbescheiden binnen onze kerken.

6 8 10

25: Bent u voorstander van gezamenlijke (centrale) opslag van digitale stukken binnen de NGK? Waarom wel/niet?Elke scriba en beheerder van kerkelijke archieven heeft met het verwerken en opslaan van digitale gegevensbestanden te maken. Voor volledigheid en betrouwbaarheid, bv. bij de overdracht, kan worden gedacht aan een gezamenlijke, grotere opslagmogelijkheid waarin alle deelnemers/kerken een eigen beveiligde ruimte hebben.

12 14 

16 

18 

26: Wat is volgens u de beste plek om het archief van uw kerk onder te brengen. Deze vraag gaat over de gewenste situatie en staat los van de huidige opslaglocatie van uw archief In een goede archiefruimte in ons eigen gebouw Bij een zusterkerk In een gemeentelijk of regionaal archief (van de overheid) In het Landelijk Archief van de NGK Anders:

20 22 24 

26 

28 30 32

27: Vindt u dat het Landelijk Archief in Kampen ook archieven van plaatselijke kerken dient op te nemen?Volgens de huidige uitgangspunten is het Landelijk Archief bedoeld voor archiefstukken van de LV, haar commissies, NG-organisaties, archieven van predikanten en van opgeheven NG-kerken. ja alleen als er geen andere locatie beschikbaar is nee Anders: 28: Vindt u dat een kerk die haar archief bij het Landelijk Archief wil plaatsen daarvoor moet betalen?Onze Archiefcommissie betaalt een jaarlijkse vergoeding per meter archief aan het ADC te Kampen. Wanneer bestaande kerken archiefmateriaal landelijk plaatsen, betekent dit een verhoging van de huurkosten en dus van de kosten van het kerkverband

34

Ja, bestaande kerken dienen zelf te betalen



Nee, dit zijn kosten voor het kerkverband

36

Nee, het Landelijk Archief is niet bestemd voor plaatselijke kerken

Code: LV2013 – 01.09.04 Pagina 12 van 14 2 4 

6 8 

10 

12 14 16 

18 

20 

22 

24 

29a: Bent u bekend met het ADC te Kampen?Het Landelijke Archief van de NGK is sinds 2010 geplaatst bij het Archief- en Documentatiecentrum van de GKv te Kampen. ja nee, ga naar 30 29b: Waar kent u het ADC van?Meerdere antwoorden mogelijk Uit de pers Uit het magazine ADCetera Vanwege raadpleging van het ADC in Kampen Anders: 30: Over welke onderwerpen zou u informatie willen krijgen van de Archiefcommissie?Meerdere antwoorden mogelijk. 1. Ordenen kerkelijke archieven 2. Selectie en vernietiging van stukken 3. Inventariseren van archief i.v.m. overbrenging naar bewaarplaats 4. Vertrouwelijkheid, privacy en openbaarheid 5. Juridische aspecten 6. Kwaliteitsaspecten behoud papier, cd's etc 7. Brandveiligheid en eisen voor archiefruimten 8. Handvatten voor digitaal beheer 9. Zuurvrij archiefmateriaal Anders:

26 28

31: Deelname aan regionale informatie-avond? Onze Archiefcommissie organiseert in 2012 i.s.m. de archivarissen van CGK en GKv opnieuw regionale informatie-avonden voor scriba's en belangstellenden over archiefbeheer. Heeft u belangstelling? En met hoeveel personen denkt u te komen?

30 32 34 

32: Als er een cursus zou worden georganiseerd over kerkelijk archiefbeheer, dan zou daarin aan de orde moeten komen ...Het is denkbaar dat in de toekomst zo'n cursus wordt georganiseerd; meerdere antwoorden mogelijk. Selectie en vernietiging Inventarisatie


2 

Vereisten bewaarplaats; calamiteitenplan Digitaal gegevensbeheer Anders:

4 6 8 

33a: Is er in uw NGK deskundigheid aanwezig voor het maken van een inventaris op het archief?Om een kerkelijk archief over te brengen naar een gemeentelijk of regionaal archief moet er een goede toegang zijn in de vorm van een inventaris; ook moeten stukken die vernietigd kunnen worden verwijderd zijn. ja, ga door naar 34 nee

10 12 14 

33b: Vindt u het wenselijke dat uw gemeente een gekwalificeerde archiefbeheerder in de armen neemt voor het maken van een inventaris? ja nee

16 18 

20 

22

34a: Wat is uw raadpleegfrequentie van de landelijke NGK-site?Bedoeld wordt www.ngk.nl. één keer per maand of vaker ongeveer eens per kwartaal ongeveer eens per halfjaar eens per jaar of minder

24 26 

28 

30 

32 

34b: Als u de landelijke NGK-site raadpleegt, met welk doel doet u dat?Meerdere antwoorden mogelijk Algemene informatie over de NGK Agenda en aanvullende informatie LV Besluiten en notulen LV Voorstellen LV Landelijke commissies Landelijk Archief Anders:

34 36

35: Ik ondervind bij het beheer van ons kerkelijk archief de volgende knelpunten....

Code: LV2013 – 01.09.04 Pagina 14 van 14 2

36: Als laatste wil ik dit nog onder de aandacht van de Archiefcommissie brengen...

4

Einde van deze vragenlijst

A. Algemene gegevens 1: Contactgegevens

Recommend Documents