4. SZÁMÚ MELLÉKLET
TERVEZET A BAJA VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA INTEGRÁLT KÖLTSÉGVETÉSI RENDSZERÉNEK FEJLESZTÉSÉRE
1
Bevezetés Az Európai Unió és sok más szervezet is nagy jelentőséget tulajdonít az önkormányzatok fejlesztésének, melynek fontos tényezője az önkormányzatokra háruló feladatok magas szintű ellátása. E terület fejlesztésének több irányvonala lehetséges, amelyből ezen anyag a gazdasági informatikai szegmens fejlesztését célozta meg, alábbiakban az e feladat ellátására alkalmas alkalmazásrendszer vázlatát mutatjuk be. Az alkalmazás bevezetését megelőzően javaslatunk szerint célszerű egy a szervezet(ek) gazdálkodási, ügyviteli folyamatait feltérképező, és újraszervező projektet (BPR) megvalósítani, jelen anyag e részre is kiterjed. A költségvetési gazdálkodási rendszer sikeres bevezetése alkalmassá teszi a Polgármesteri Hivatalt, és intézményeit egy a szervezetek gazdálkodását átfogó Controlling menedzsment rendszer létrehozására, ennek technikai hátterét szintén ismertetjük. A következőkben leírtak a Polgármesteri Hivatal jelenlegi informatikai helyzetének figyelembevételére alapulnak. Ennek keretében figyelemmel voltunk a jelenlegi informatika technikai paramétereire, szoftver és hardver összetevőire, jövőbeni rövid és hosszú távú szükségletekre és feladatokra. Mérlegelve lett a bevezetendő technikák környezeti hatása. A jelenlegi háttér hardver és szoftver adottságai, azok heterogenitásából kifolyólag, alapjaiban megérettek a megnövekedett feladatokból és követelményekből következően egy integrált és ésszerűen vezérelt átalakításra. A Hardver eszközök vonatkozásában csatolásra került a költséghatékonyság és a fejlesztés szempontjából előnyösnek tűnő CITRIX technológia megoldás ismertető anyaga. A hálózati fejlesztési és hardver-beruházási elemek részletezettsége nem része jelen tervezetnek.
Az munkaanyagot az alábbi fejezetekben állítottuk össze: A BPR projekt Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer -
A rendszer technológiai jellemzői
-
Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer felépítése
-
Az rendszer modulok funkcióinak vázlatos leírása
Vezetői Döntéstámogató Rendszer Az információs rendszer bevezetése A beruházás tervezett költségei 2
Az Integrált Költségvetési Rendszer moduláris felépítésű integrált rendszer, melynek minden modulja önmagában is teljes funkcionalitással képes működni. A rendszer és a kiegészítő szoftverek használatával az intézmények egyes szervezeti egységei a működéssel kapcsolatos gazdasági-pénzügyi feladatok ellátását szervezheti meg az integrált ügyviteli rendszerre jellemző előnyök kiaknázásával, továbbá az önkormányzat hatáskörébe tartozó, és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek gazdasági feladatainak hatékony ellátására nyílik lehetőség. A bevezetésre kerülő rendszer moduláris felépítésű, így az ellátandó feladatok módosulása / bővülése esetén költségkímélő továbbfejlesztésre nyílik lehetőség. A kialakításra kerülő rendszer az évközi monitoring feladatok ellátására is lehetőséget nyújt, folyamatos adatkezelés esetén rendkívül nagy segítséget ad, és pontos naprakész információkat szolgáltat az előirányzatok és a tényfelhasználások ellenőrzésére, igény esetén, automatikus nyomon követésére. Megoldást biztosít a jogszabályok alapján szükséges beszámolási kötelezettség ellátására, így a zárszámadási rendelet tervezet, valamint az önkormányzat és intézményei adatait összevontan tartalmazó éves pénzforgalmi jelentés, könyvviteli mérleg, pénzmaradvány kimutatás és eredmény kimutatás gyors és pontos előkészítésénél, elkészítésénél. A bevezetés során a felhasználók, és a rendszerfelügyelettel foglalkozó szakemberek oktatására nagy hangsúlyt kell fektetni, a technikai ismereteken túl az operatív és stratégiai szintű felhasználáshoz egyaránt hasznosítható információt kell kapniuk.
3
1. A gazdálkodási feladat-ellátási folyamatainak átszervezése (BPR) projekt Az előzetes felmérések során hasznosítható dokumentumok alapján tapasztalataink szerint szükség lesz a Polgármesteri Hivatal, valamint az intézmények (BPR), az információs rendszer optimális bevezetése, és az információs rendszer előnyeinek minél hatékonyabb kihasználása érdekében. A módszertan lényege a hivatali munkafolyamatok kikristályosítása, melynek célja az Integrált Költségvetési Gazdálkodási rendszer zökkenőmentes befogadása, valamint a hatékonyabb szervezeti működés elérése. A BPR módszertan fókuszában a szervezet belső folyamatainak újratervezése áll, ahol a cél a külső és belső ügyfél (saját dolgozók vagy az intézmény szervezeti alegységeinek) optimális kiszolgálása. A módszer főbb célkitűzései közé tartozik az optimális folyamat-utak meghatározása, a minőségi kiszolgálás elérése és az alkalmazottak moráljának javítása.
A BPR projekt A szervezetek működési folyamatainak felállításánál a meglévő folyamatok racionalizálásával elterjedt módszer alkalmazását ajánljuk. Itt alapvetően hagyományos szervezési módszerekkel (interjúk, dokumentumok, kérdőívek) felmérésre, majd újraszervezésre kerülnek a folyamatok. A felmérő, szervező munkánál egy folyamatot részfolyamatra, azt folyamatelemekre, illetve azon belül tevékenységekre kell bontani lehetőleg az SSADM filozófiájának megfelelő eszközzel. A folyamatok megváltoztatásával a szervezeten belül megváltoznak: -
A munkakörök, és struktúrák
-
Vezetési, és feladat ellátási rendszer
-
A szervezeti kultúra
Mindezek természetesen a stratégiai bevonásával, a javaslatok megtárgyalásra kerülnek.
4
2. Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer bemutatása Több integrált rendszert megvizsgálva a következő általános érvényű elemeket és feltételeket figyelembe véve a Baja Város Önkormányzata és hatáskörében működő intézmények kiszolgálására javasolt egy un. Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer moduláris felépítésű alkalmazás bevezetése, amely felépítése az alábbiakban nyer bemutatást A rendszer a jelen anyagban foglalt feltételek mellett alkalmas a célul kitűzött integrált számítógépes gazdálkodási rendszer kialakítására.
A rendszer technológiai jellemzői Az itt felsorolt tulajdonságok az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer legfontosabb technológiai jellemzőit felé követelmény: • Kliens-szerver architektúrájú, nagy megbízhatóságú, hibatűrő adatbázis-kezelés: fizikai és logikai tranzakció-kezelés. • SQL (Oracle) alapú adatbázis-kezelés. • MS Windows grafikus felhasználói felület. • Skálázhatóság. Az adatbázis szerver az adott feladathoz választható és a későbbiekben, az adatbázis szerver cseréjével vagy bővítésével lépést lehet tartani a fölmerülő új igényekkel. • A legkorszerűbb adatmodellezési módszertannal újratervezett, normalizált adatbázis. • Objektum orientált programtervezés és kivitelezés. • Teljes adatbiztonságot garantáló többszintű védelem. • Kép és egyéb multimédia tárolásának lehetősége SQLBase esetén. • Magas fokú konkurens hozzáférés-kezelő technológia. • Magas fokú adatbiztonság.
5
Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer felépítése Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer moduláris felépítésű integrált rendszer, melynek minden modulja önmagában is teljes funkcionalitással képes működni, így lehetőség van egy induláskor korlátozott funkcionalitású rendszer folyamatos bővítésére, valamint lehetőség nyílik más önállóan-, részben önállóan gazdálkodó szervezetek pénzügyi gazdasági folyamatainak integrációjára is. Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer moduljai Törzsadat nyilvántartás
Pénzügy nyilvántartás
Készlet nyilvántartás
Főkönyvi nyilvántartás
Controlling rendszer
Eszköz nyilvántartás
Népjóléti ágazati nyilvántartás
Helyi adó nyilvántartás
Előirányzatok nyilvántartása
Humánerőforrás-gazdálkodás
A rendszer modulok funkcióinak vázlatos leírása Törzsadatok modul A Törzsadatok modul tervezetnek az alábbi lefedettséget kell biztosítania: • • • • • • • • • • • • •
Szervezeti egységek, Tevékenységek, Szervezet – tevékenység összerendelések, Munkaszámok, Partnerek, Számlakönyvek, Fizetési módok, Egyéb törzsek és kódok, Dolgozó - Szervezet megfeleltetés, Aláírás jogosultság, Jogcím csoport, Jogcímszint, Jogcím típus, 6
• • • • • • • • • • • • • • • •
Jogcím törzs, Törzsadatok generálása jogcímből, Szakfeladat csoport, Szakfeladat szint, Szakfeladat típus, Szakfeladat törzs, Törzsadatok generálása szakfeladatból, KTK csoport, KTK törzs, Intézménycsoport, Intézmények törzs, Hivatkozások, Végrehajtó, Aláírás típus, Program törzs, Ügytörzs.
A fenti törzsadat modulok kialakításával az önkormányzati intézményeknek és gazdálkodó szervezeteinek gazdálkodása optimális hatékonysággal valósítható meg, biztosítva a helyi szakmai elvárásoknak való megfelelést. Megfelelően tervezhetővé, kalkulálhatóvá és ellenőrizhetővé válik az önkormányzati gazdálkodás valamennyi szegmense a nyilvántartásokon keresztül.
Készlet modul A készletmodul feladata a cikktörzs kezelése, a költségvetési szervek által vásárolt vagy értékesített készletek, anyagok nyilvántartása értékben és mennyiségben, a készletek mozgásainak bizonylatolása, a tény felhasználások jogcímekhez, szakfeladatokhoz, szervezeti egységekhez való hozzárendelés, leltár késztése, zárási és főkönyvi feladási műveletek automatikus elvégzése.
Pénzügy modul A Pénzügy modulban kerülnek rögzítésre a vevői és szállítói számlák, előleg számlák, a pénztári és banki teljesítések, pénzmozgások, a pénzügyi szerződések nyilvántartása, a folyószámla vezetés, a kintlévőségek és tartozások figyelése, az adóbevallások elkésztése. Minden pénzügyi művelet költségvetési jogcímhez illetve szakfeladathoz, ügyszámhoz és programhoz rendelhető hozzá. A pénzmozgások érvényesítése, szétbontása a befizetések 7
utalványozása és a kifizetések utalványozása funkciókkal lehetséges. A pénzügyi tételek automatikus és kézi kontírozással egyaránt feladhatók a főkönyvbe.
Előirányzatok modul Az Előirányzatok modul csak költségvetésben használatos funkciókat tartalmaz, itt kezelhetők a jogcímek és a szakfeladatok előirányzatai, keretei, a keretek módosítható, lebonthatók, átcsoportosíthatók. Minden a keretekkel kapcsolatos változást bizonylatok rögzítése után naplóz a rendszer. A keretfoglalásokra és felszabadításokra a kötelezettségvállalási funkció szolgál, ahol kötváll. bizonylatok kerülnek rögzítésre. Minden típusú bizonylatot az aláírási funkciók teljes körű rendszerbeli használata véglegesít, zár le illetve hagy jóvá. Az előirányzatokat érintő gazdasági események, keretváltozások a megadott főkönyvi számokra lekönyvelésre kerülnek.
Eszköz modul Az Eszköz modulban kerülnek nyilvántartásra a költségvetési szerv tulajdonában lévő tárgyi eszközök (ingatlanok, járművek, stb.) adatai, valamint ezek aktiválása illetve az értékcsökkenésük törvény szerinti elszámolása. A tárgyi eszközök mozgásai automatikus feladással kerülnek föl a főkönyvbe.
Humán erőforrás gazdálkodás modul Ebben a modulban a költségvetés szerv dolgozóinak személyi-adat nyilvántartása, törvény szerinti bérszámfejtése történik. A bértételek jogcímekhez és szakfeladatokhoz egyaránt hozzárendelhetők. A bérek és járulékai automatikus feladással kerülnek föl a főkönyvbe. Ezen modul részletezettsége és megvalósítandó kidolgozottsága a központi bérszámfejtési rendszer függvénye.
8
Főkönyv modul A Főkönyv modulban történik az alrendszerekben analitikusan nyilvántartott gazdasági események könyvelése. A gazdasági események mind közgazdasági, mind funkcionális szempontból lekönyvelhetők. Minden könyvelési esemény jogcímkehez, szakfeladatokhoz, ügyszámhoz és programhoz kapcsolható. A rendszerben nyomon követhetők az előirányzatok teljesítései, tényleges felhasználásai. A jelentés és beszámoló készítő funkcióval elkészíthető a költségvetési szerv törvényben előírt mérlege és eredmény kimutatása, valamint egyéb jelentések.
Controlling-modul A Controlling-modul feladata a költségekkel, kiadásokkal való gazdálkodás és elszámolás elemzési és ellenőrzési controlling funkciók megvalósítása, a likviditás és a cash-flow figyelése, a jogcím és szakfeladatok előirányzatainak keretmonitoringja, költségek költséghelyenként, költségviselőnként azon belül költségnemenként való kimutatása, tervezése, elemzése. Lehetőség van a profitorientált önkormányzati tulajdonú társaságok eredmény elemzésére is.
9
3. A Vezetői Döntéstámogató Rendszer Az előzőekben bemutatott információs rendszer feladata, hogy tartalmazza mindazon funkciókat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a velük dolgozó munkatársak munkájuk során hozzáférjenek az őket érintő és érdeklő információkhoz a legapróbb részletek vonatkozásában is. A hivatali vezető, a képviselő testület akiknek sok esetben ugyanarról a munkáról (projektről) több szervezeti részterület információira van szüksége, és első lépésként általában nem is a részletekre, hanem a nagyvonalú helyzetjelentésekre kíváncsi. Az egyik mód az informálásra, hogy minden terület rendszeres időközönként vagy ad-hoc módon jelentéseket készít, és eljuttatja a vezetőhöz, akinek aztán természetesen összegeznie (szintetizálnia) kell azokat. A másik, és egyben hatékonyabb módszer az, hogy a különböző rendszereket, illetve az azokból származó adatokat, információkat egy olyan csúcs-rendszerbe „integráljuk”, összegezzük, amelyből a vezető közvetlenül, külön jelentés-bekérés nélkül tud informálódni a vállalat vizsgált működési területéről vagy egy projektről Az információ-szolgáltató rendszerek működési módjukat tekintve kétfélék lehetnek: passzív és aktív típusúak. A passzív rendszerek esetén az információkérést (a kérdés feltételét, „lekérdezést”) a felhasználónak (vezetőnek) kell generálnia, elindítania, amelyre megkapja a kijelölt információhalmazból a választ. Aktív rendszerek esetén különböző előre beállított paraméterek alapján a rendszer jelzést, figyelmeztetést (pl. e-mail) vagy egyéb információt küld a felhasználónak (vezetőnek), amely alapján a további lépések megtehetők (azonnali beavatkozás, további részletes vizsgálat). A gyakorlatban a kétféle működési mód vegyes használata adhatja a leghatékonyabb vezetői információszolgáltatási megoldást.
Az általunk ajánlott elvi megoldási struktúra a fenti feladatok kivitelezését hivatott megoldani, a Polgármesteri Hivatal, és az intézményeire nézve, portfolió szemléletében. Hasznos segítségére lehet a képviselőtestület döntési folyamatában a képi megjelenítő eszközök használatával demonstrált diagrammok, táblázatok. Ezen a fejlesztést az átfogó informatikai projekt harmadik szakaszában tartanánk fontosnak.
10
Megvalósítási vázlat Az alábbiakban feltételeztük az OLAP alapú termékek alkalmazását (pl.: Oracle OLAP, Microsoft OLAP). A technológia a felhasználói igények teljes spektrumának a kielégítését célozza meg – az adattárakban tárolt adatokon végzett egyszerű lekérdezésektől a kifinomultabb elemzéseken, előrejelzéseken és modellezéseken át egészen az objektum-orientált OLAP alkalmazásoknak a teljes intézmény és résszervezetei számára történő kifejlesztéséig. Összegyűjti a tranzakciós rendszerben található adatokat, megfelelő összegzéseket és szűréseket elvégezve könnyen kezelhető információkká alakítja azokat. Kiegészítő adatokat rögzíthetünk kézzel, Excelből, Accessből importálhatunk bele adatokat.
Táblázatok és grafikonok
Excel
100 80 60 40 20 0 1. n.év
Integrált Költségvetési R.
2. n.év
3. n.év
4. n.év
Adatok
OFA Adatkockák
11
A rendszer többdimenziós adatmodellt használ, amely a felhasználók saját munkájukról való gondolkodásmódját tükrözi.
Az multi-dimenzionális modell kiterjeszti a hagyományos
táblázatok sor és oszlopon alapuló szemlélet módját többdimenzióssá.
Idő
Költségnem Munkaszám
Az alkalmazandó eszköznek lehetővé kell tenni az egyes vezetők, elemzők számára a saját területük vagy az egész szervezetet érintő kritikus pénzügyi, elszámolási, analitikai elemzéseik lekérdezését, az okok feltárását, a kérdések megválaszolását. Az adatok integritását egy központi adatforrás megvalósítás révén támogatják OLAP alapú termék, ugyanakkor biztosítják, hogy a felhasználók hozzáférjenek a szükséges adatokhoz, megfelelő (feladatokhoz adekvát) jogosultságuk szerint. A hozzáférési szabályozás megengedi az adminisztrátornak, hogy felhasználónként meghatározhatja a szerkeszthető és megtekinthető adatok körét. Pénzügyi modellezési eszközeivel, az elemzők számos feladatát képes támogatni. Egy átfogó függvénykönyvtár segíti a felhasználókat előrejelzéseik készítésében a különböző teljesítmény-arányszámok kialakításában; bevonhatóak az elemzésekbe főkönyvi és nem főkönyvi adatok is, friss pénzügyi adatok származtatása és megosztása szempontjából. A modellek fontos jellemzője az ellenőrzött függetlenség, amely megengedi a felhasználóknak a különböző szervezetek és forgatókönyvek számára eltérően részletezett adatok beiktatását, ugyanakkor konzisztens számításokat, kalkulációkat tart fenn a konszolidált adatok számára. Az alkalmazott eszköz egyszerű grafikus felületet használ, amely könnyű hozzáférést biztosít a kifinomult analitikai eszközökhöz. Speciális ’Selektor’ eszköz biztosítja a lekérdezések és a kivétel alapú elemzések sokrétű lehetőségét (Oracle OLAP esetében).
12
Az eszköz kezelése könnyedén megtanulható, a táblázatkezelőkben való ismeretekre épít. Közvetlen kapcsolatot lehet létesíteni a szabványos táblázatkezelőkkel. A rendszerbe az adatok betöltése egy beépített file-olvasóval történhet. Az adatok betöltése és ellenőrzése különböző helyekről, rendszerekből nagyon egyszerű. A
kapcsolódás
a
tranzakciós
rendszerekhez
közvetlenül
is
megtörténhet,
vagy
kapcsolódhatunk ASCII file-kon keresztül is. Egyéb adatok kézzel is betölthetőek, vagy Excel táblázatból másolhatóak, az un. Worksheet felületen keresztül. Az adatok betöltése és feldolgozása után a jelentésekben az adatok automatikusan frissülnek, megjelennek. A rendszer lehetőséget biztosít az adatok elemzése során lefúrásra, ami azt jelenti, hogy amennyiben egy összegzett adat összetevőnek értékeire vagyunk kíváncsiak, egyszerű kattintással „kibonthatjuk”, és a részleteket vizsgálhatjuk, egészen az elemi adatok szintjéig, mivel az adatok egy dimenzión belül hierarchiába vannak szervezve.
13
4. A információs rendszer bevezetése Tervezett informatikai projekt javasolt fő állomásai a bevezetési technika vonatkozásában a következő. Helyzetfelmérés A felmérés során átvilágításra kerül a szervezet teljes gazdálkodási folyamatrendszere, beleértve a piaci, szervezeti, kontrolling és információs struktúrákat. Ezen a ponton kerülnek meghatározásra az új rendszer bevezetésével kapcsolatos elvárások. -
Ismerkedő megbeszélések
-
A gazdálkodási tevékenység, célok értelmezése
-
A rendszerrel szemben támasztott követelmények, és a rendszer funkcionalitásának összevetése
Gazdálkodási folyamatok tervezése/újratervezése -
Modellalkotás segítségével a kritikus folyamatok feltérképezése.
-
Gazdálkodási folyamatmodellezés Információ modell, Folyamat modell, Adat modell, Szervezeti modell,
-
Kritikus folyamat utak meghatározása
-
Összevetés
-
Amennyiben szükséges: üzleti folyamatok átszervezése (BPR)
Konfigurálás -
A módosítások szervezési anyagának elkészítése.
-
Az információs rendszer konfigurálása.
-
Tesztelés — kiértékelés — finomítás ciklus.
14
Implementáció -
Éles adatbázis-struktúra létrehozás.
-
Meglévő adatok konverziója.
-
Éles adatbázis feltöltése alapadatokkal.
-
Folyamat teszt.
-
Végfelhasználói oktatás.
-
Rendszergazda oktatás
Éles indítás -
A rendszer szakaszolt indítása állandó felügyelettel.
Folyamatmódosítási vagy új igények -
A Projekt Menedzsment módszertan az Utógondozás fázisához biztosít hathatós segítséget.
15
5. A beruházás tervezett költségei Az alábbiakban az előző fejezetekben megfogalmazottakra tervezett költségeket mutatjuk be. Az alábbiakban a teljes projektet három megvalósítási szakaszra bontottuk. Előzetes felmérést követően részletes kalkulációra kerül sor, a hardware, alapszoftver, és más szükséges rendszerelemekre kiterjedően. 1. Megvalósítási szakasz
2003.
A BPR projekt Megnevezés
Ár /Ft/
Hardver, hálózatfejlesztés
?
BPR projekt összesen
?
2. Megvalósítási szakasz
2004.
Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer bevezetése Megnevezés
Ár /Ft/
Hardver, hálózatfejlesztés
?
Licenc-díjak, egyedi fejlesztés
?
Bevezetés, paraméterezés felhasználói és
?
rendszergazda oktatás Alapszoftverek
?
Összesen:
?
3. Megvalósítási szakasz A Vezetői Döntéstámogató Rendszer bevezetése Rendszer összesen Szoftver licenszek összesen Bevezetési költségek összesen Telepítések összesen Oktatások összesen Hardver, hálózatfejlesztés Rendszer összesen
Ár /Ft/ ? ? ? ? ? ?
16
Az Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer által le nem fedett területek kielégítése egyedi fejlesztést igényel, melynek költségére csak a pontos specifikáció elkészítését lehetővé tevő helyszíni felmérések és konzultációk után adható részletes árkalkuláció.
Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok
17
