A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Elnöke által kiadott 4004/2012. számú Tájékoztatás az AEO-tanúsítvány kibocsátásának feltételeihez és kritériumaihoz kapcsolódó ellenırzési módszerekrıl és vizsgálati területekrıl 12 2012.
Bevezetés Jelen tájékoztatás az engedélyezett gazdálkodói státusz iránti kérelem kitöltéséhez nyújt segítséget, valamint információt nyújt egyes, az AEO-tanúsítvány kibocsátását követı gyakorlatokhoz.
1
Az Európai Bizottság TAXUD/2006/1450 számú, 2007. június 29-i „Engedélyezett gazdálkodók” címő iránymutatása és Önértékelési kérdıív Kitöltési útmutatója Arial 11 pontos álló vagy dılt betővel szedve került feltüntetésre. 2
A magyar vámigazgatás magyarázata Times New Roman 12 pontos dılt betővel szedve került feltüntetésre. 1
Általános rész A kritériumok A Vámkódex 5a. cikke3 rendelkezik az engedélyezett gazdálkodó státusz megadásáról a megbízható kereskedık számára, akik a Vámkódex 5a. cikkének (2) bekezdésében meghatározott kritériumokat teljesítik. Az engedélyezett gazdálkodó státuszt az összes tagállam vámhatóságai elismerik. AEO-kritériumok: –– a vámügyi követelmények betartásának megfelelı nyilvántartása –– a megfelelı vámellenırzéseket lehetıvé tevı kereskedelmi, és adott esetben szállítási nyilvántartások kielégítı rendszere — bizonyított fizetıképesség és –– megfelelı biztonsági és védelmi szabványok Ezeket a kritériumokat a VK-VHR vonatkozó, 14h–14k. cikkei tovább részletezik. A következı kérdıív jegyzéket ad a külön figyelmet érdemlı kérdésekbıl, hogy segítse mind a hatóságokat, mind a gazdálkodókat annak értékelésében, hogy az AEOkritériumok teljesülnek-e vagy sem. A kérdıív szakaszokra tagolódik. Az elsı szakasz a hatóságokat abban segíti, hogy átfogó képet kapjanak a kérelmezırıl, „vámügyi” szempontból. Minden további szakasz egy konkrét, a VK 5a. cikkében és a VK-VHR vonatkozó cikkében ismertetett kritériumra vonatkozik (például a II. szakasz a VK-VHR 14h. cikkének – vámjogi megfelelıség – felel meg). A szakaszok többsége további alszakaszokra van osztva, amelyek a VK-VHR vonatkozó cikkében szereplı konkrét altételeknek felelnek meg. A kérelmezıknek nem kell minden egyes kérdésre válaszolniuk, ha az információ a hatóságok elıtt már ismert, vagy ha a kérdés a kérelmezı konkrét helyzete szempontjából nem releváns. A régi Önértékelési kérdıív az AEO tájékoztató 2. számú mellékletével együtt értelmezendı, mely feltünteti, hogy a követelmények mely területei vonatkoznak az ellátási lánc különbözı szereplıire. A kérdıívben konkretizált kérdésekkel többféleképpen is lehet foglalkozni: ugyanazon követelményeknek különbözı eszközök, és módszerek használatával lehet megfelelni. Az újonnan létrehozott cégek esetében lehetséges, hogy a cégnek nem áll módjában, hogy minden, a történetére vonatkozó kérdésekkel kapcsolatos információt benyújtson. Ha az új cég már meglévı cégek összeolvadásával jött létre, az ezekre a cégekre, valamint azok megfelelıségére vonatkozó általános információk segítik a hatóságokat az információhiánnyal kapcsolatos kockázatok felmérésében.
3
HL L 117, 2005.5.4., 13. o, 2
Az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtására illetve a kérdıív kitöltésére vonatkozó általános szempontok
1. Az 1. számú mellékletben található AEO-tanúsítvány iránti kérelem, mely kitöltési útmutatóját a 2. számú melléklet tartalmazza, benyújtható papír alapon vagy elektronikusan a mindenkori illetékességi szabályoknak megfelelıen a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál. A kérelem formanyomtatványt, illetve az adatkezeléssel kapcsolatos nyilatkozatokat (kérelem 10. melléklete illetve a kölcsönös elismerésre vonatkozó adatcseréhez való hozzájárulás) aláírással ellátott eredeti példányban kell benyújtani. 2. A 3. számú mellékletben található, excel tábla formátumú Önértékelési kérdıív benyújtása nem kötelezı. Azonban olyan információkat nyújt a hatóság részére a gazdálkodóról, melyek elengedhetetlenek az audit lefolytatásához. Amennyiben a kérelmezı nem tölti ki a kérdıívet, nem ismeri meg elızetesen a kérdéseket, a kérdıív szellemiségét, nehezebben tud megfelelni a közösségi jogszabályok által megfogalmazott kritériumoknak, melyek összhangban állnak a kérdıív kérdéseivel. 3. Az Önértékelési kérdıív 1.1.12 és 1.1.13 pontjai szerinti kölcsönös elismerésre vonatkozóan az EU és Japán viszonylatában a VII. fejezett nyújt tájékoztatót. 4. A kérdıív kitöltésekor az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtásakor fennálló vállalati jellemzıket, információkat kell megadni. 5. A kérdıív hatóság általi könnyebb feldolgozása miatt szükséges, hogy a mellékletként csatolt dokumentumok sorszám szerint azonosíthatók legyenek, és a hatóság által javasolt formátumban (pl.doc, docx, rtf, pdf, jpeg és xls, xlsx) kerüljenek benyújtásra. A kérdıív és mellékletei benyújthatók papír alapon vagy elektronikus formátumban. Az ügyvezetı által tett nyilatkozatokat azonban eredeti aláírással ellátva, papír alapon kell benyújtani. 6. Annak érdekében, hogy a hatóság megfelelı képet alkosson a kérelmezı tevékenységérıl, a kérdésekre adott válaszoknak részletes, világos, jól áttekinthetı információkat kell tartalmazniuk. 7. A kérdıívben szereplı kérdésekre adott válaszok kellı módon kell, hogy bizonyítsák azt, hogy az adott területen felmerülı lehetséges kockázatot a kérelmezı a minimális szintre szorította. 8. A vámtitok védelmével kapcsolatban a közösségi vámjog végrehajtásáról szóló 2003. évi CXXVI. törvény 16.§-nak elıírásai az irányadók. 9. Amennyiben a kérelmezı egyes, AEO szempontból releváns tevékenységi körei más gazdálkodó részére kiszervezettek, lehetıvé kell tenni a partnercégeknél való vizsgálat lehetıségét. A benyújtott vizsgálati anyagban meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, a kiszervezett tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részérıl is 3
gondoskodni kell a kijelölt közremőködı személyrıl. Hasonló módon kell eljárni, ha a biztonsági elıírások betartása kapcsán külsı biztonsági szolgálattal áll szerzıdéses kapcsolatban a kérelmezı, illetve bármely tevékenységet más személy végez (pl. könyvelés, vámeljárások, adóképviselı stb.). 10. Amennyiben a kérelmezı több telephelyen (gyáregység, raktár stb.) végez gazdasági tevékenységet, és azokra bármely tekintetben (biztonságtechnika, vámeljárások, nyilvántartási rendszer, logisztika, stb.) külön elıírások vonatkoznak, a kérdıív kitöltésekor azokra külön ki kell térni, megjelölve az egyes pontoknál az általános, illetve az egyedi – telephelyi – válaszokat. Hasonló módon kell eljárni, ha üzletági szervezeti felépítés miatt az egyes üzletágakra vonatkozik eltérı szabályozás. Ekkor azonban szükséges az egyes üzletági tevékenységek helyszínét is rögzíteni. 11. A VK-VHR 14k. cikk (4) bekezdésben szereplı nemzetközi tanúsítványokra való hivatkozások esetén szükséges a vállalatra szabott konkrét paraméterek bemutatása, ismertetése. 12. Kis- és középvállalkozások esetében a sajátosság figyelembevétele úgy történik, hogy az egyes kérdések kifejtése során kell megadni azon sajátosságokat, melyek ezen gazdálkodóra egyedileg jellemzıek. Ilyen például a belsı ellenırzés lebonyolítása, vagy az irányítói létszámból adódó információáramlás szőkített megvalósulása, így ezen területre vonatkozó belsı útmutatók hiánya. Ezen esetekben azt célszerő bemutatni, hogy milyen módszerekkel, esetlegesen külsı szakértıkkel történik a kockázatok minimalizálása. 13. Olyan esetben, ha a gazdálkodói tevékenység helyszínén, azonos telephelyen több gazdálkodó folytat gazdasági tevékenységet, a kérelmezınek jól elhatárolhatóan kell bemutatnia a biztonsági kritériumok kockázatainak minimalizálását, függetlenül attól, hogy a telephely közlekedı útvonalainak kialakítása nem teszi lehetıvé a zárt, különálló közlekedési útvonal megvalósítását. 14. Amely kérdés megelızı ellenırzésre, belsı ellenırzésre utal – függetlenül attól, hogy ez irányítási, belsı ellenırzési, jogszerőségi vagy számítástechnikai stb. területre vonatkozik –, azokban érteni kell mind a gazdálkodó által elvégzett, mind a gazdálkodó megbízásából elvégzett, illetve esetlegesen az anyavállatok által elvégzett vagy elvégeztetett ellenırzéseket. Ezen esetekben az ellenırzések puszta tényén kívül jelezni kell a megállapított pozitív és negatív észrevételeket és azon tevékenységet, melyek a negatív észrevételekkel kapcsolatban megtételre került, vagy megtétele folyamatban van. Hasonló módon kell a hatóság megelızı ellenırzései kapcsán tett intézkedéseket is értékelni. 15. A kérelmezıvel kapcsolatban álló más gazdálkodó esetében – ha annak tevékenysége közvetlenül kapcsolódik a kérdıívhez (pl. biztonsági szolgálat, raktártulajdonos, gépkocsik üzemeltetıi stb.) – a biztonsággal összefüggı kérdések, illetve a fiskális kockázatok csökkentésének bemutatásánál konkrét példaként szolgálhat ezen gazdálkodókkal kötött szerzıdés, ha az kitér az AEO kritériumok ismeretére, a tanúsítvány kérelmezıjének megfelelı szintő ellenırzési jogosítványaira vagy bármi egyéb olyan záradékkal ellátott, amely garantálja a kockázatok minimalizálására való törekvést. Amennyiben a kérelmezıvel 4
kapcsolatban álló gazdálkodó már rendelkezik AEO-tanúsítvánnyal, az a kérelem elbírálása során az érintett tevékenységre nézve figyelembe vételre kerül. 16. A kérdıív kitöltése során törekedni kell annak rendszerszemlélető megválaszolására, melynek eredményeként megállapítható kell legyen az egyes kockázatok minimalizálásán túl a vámtevékenységhez kötıdı okmányokon szereplı áruk nyomon követése a gazdálkodó tevékenységének megfelelıen, illetve ezen rendszerszemlélet alapján kell tudni bemutatni mindazon külsı kapcsolatokat, amelyek a minimális kockázat szintjét nem növelik, így ezen gazdálkodókkal meglevı optimális információáramlás is bemutatandó. 17. Amennyiben a gazdálkodó a kérdıív kitöltése során azt tapasztalja, hogy az adott válasz olyan belsı útmutatóhoz vagy gyakorlathoz kapcsolódik, amely a gazdálkodói szervezeten belül is korlátozott betekintés hatálya alá tartozik, úgy ezen tárgykörben ennek tényét az adott válasznál rögzíteni szükséges. Az ilyen dokumentumot, leírást benyújtani nem kell, azonban a helyszíni vizsgálat során a betekintést az ellenırzést végzık részére biztosítani szükséges. Ezen esetben a helyszíni ellenırzés jegyzıkönyve tartalmazza a betekintés megtörténtét. 18. Amennyiben a kérdıív bármely pontja útmutatót, belsı leírást, technológiát, vagy ellenırzési szempontot tartalmaz, akkor multinacionális cégek esetében az alatt érteni kell a kérelmezı, esetlegesen európai központ, illetve anyavállalat által kiadottat is, ha az a kérdés szempontjából értékelhetı adatot tartalmaz. Ha a legmagasabb irányítói szint által kiadott útmutató elvi kérdéseket rögzít, annak meglétét pusztán jelezni kell. 19. A multinacionális vagy nagyvállalatok, melyek általában egy anyavállalatból és leányvállalatokból és/vagy állandó telephelyekbıl/fióktelepekbıl állnak, (függetlenül attól, hogy az EU-ban vagy harmadik országban telepedtek-e le) AEOkérelme esetében az Európai Bizottság iránymutatása követendı, melyet jelen tájékoztató VIII. fejezete tartalmaz.
5
II. Magyarázatok Az önértékelési kérdıív egyes kérdéseihez tartozó magyarázat Az AEO-tanúsítvány iránti kérelemhez benyújtandó egy Önértékelési kérdıív, mely nem a jogszabály része, így benyújtása nem kötelezı, azonban annak hiányában az audit nem folytatható le. A kérdıív kérdéseit a 3. számú melléklet tartalmazza. Az ellenırzést a hatóság az adott válaszok alapján folytatja le.
Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdıívhez Az AEO Önértékelési kérdıív célja, hogy segítséget nyújtson Önnek az AEO-státusz megszerzésével kapcsolatos követelmények értékelésében, és hogy a kérelemben megadottak mellett további információt szolgáltasson a hatóságnak Önnel és vállalkozásával kapcsolatban. A gazdasági szereplı által az AEO Önértékelési kérdıívben szolgáltatott információk olyan más engedélyek megadásának folyamata során is felhasználhatók, amelyek megszerzéséhez meg kell felelniük néhány vagy minden AEO-kritériumnak. Ezek az utasítások segítséget nyújtanak Önnek a kérdések megválaszolásában, valamint információt nyújtanak azokra a szabványokra vonatkozóan, amelyeket vámjogi vonatkozásban teljesítenie és e teljesítést bizonyítania kell az AEO-tanúsítvány megszerzéséhez.
1. Ez a kérdıív a 2913/92/EGK rendeletre (Közösségi Vámkódex, a továbbiakban: VK), a 2454/93/EGK rendeletre (a Vámkódex végrehajtási rendelkezései, a továbbiakban: VK-VHR), azok módosításaira és az AEO-iránymutatásra épül (TAXUD/2006/1450 dokumentum, 2007. június 29.). Leegyszerősíti és felgyorsítja az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárást, és egyesíti az AEO-iránymutatás 2. részét és a kérelem formanyomtatványára vonatkozó kitöltési útmutatóban (a VKVHR 1C melléklete) említett kötelezı mellékleteket. A vámigazgatás ezért nyomatékosan ajánlja a gazdasági szereplıknek, hogy használják ezt a kérdıívet az AEO-kritériumok teljesítésére való felkészültségük ellenırzésére. A kérdıív és a kérelem együttesen lehetıvé teszik, hogy a vámigazgatás megfelelı képet alakítson ki a kérelmezırıl, ami a folyamat felgyorsításához vezet. A gazdasági szereplıket ezért felkérjük, hogy helyesen töltsék ki a kérdıívet, és válaszoljanak a vállalkozással kapcsolatos összes lényeges kérdésre. Az AEO-val kapcsolatos további információkat az Európai Bizottság honlapján, illetve a nemzeti vámigazgatás honlapján találhat. Felhívjuk figyelmét, hogy a kérelmezési folyamat megkezdése elıtt figyelmesen olvassa el az alkalmazandó jogszabályokat és az Európai Bizottság AEO iránymutatását.
6
2. A kérdıívet az AEO-tanúsítvány iránti kérelemmel együtt az illetékes hatóságnak kell benyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). Ha a kérdıívvel vagy a kérelemmel kapcsolatban kérdései vagy észrevételei lennének, kérjük, azok benyújtása elıtt vegye fel a kapcsolatot az illetékes hatósággal. 3. A kérdıív egyes szakaszai azokat a legfontosabb témaköröket tartalmazzák, amelyek hasznosak lehetnek a vámigazgatás számára. Néhány témakör azonban csupán a szállítási lánc bizonyos szereplıit érinti. Ez az Ön cége által igényelt tanúsítvány típusától függıen is változhat. Nem kell olyan kérdésekre válaszolnia, amelyek nem lényegesek az Ön vállalkozása szempontjából. Az ilyen kérdésekre adja a „Nem alkalmazandó” választ, és röviden indokolja meg, miért nem alkalmazandó. Hivatkozhat például a szállítási lánc azon részére, amelyben Ön érintett, vagy az Ön által igényelt tanúsítvány típusára. Az AEO-iránymutatás 3. részében lévı táblázatban megtalálja a szállítási lánc különbözı szereplıi esetében releváns kérdésekre vonatkozó hivatkozásokat. Ha Ön már hozzájutott a vámjogi egyszerősítésekhez vagy más vámengedélyekhez, amelyek igazolják egy vagy több AEO-kritérium teljesülését, akkor elegendı, ha az említett egyszerősítésekre vagy engedélyekre hivatkozik. Ha az Ön cége olyan tanúsítványokkal, szakértıi jelentésekkel vagy egyéb szakértıi következtetésekkel rendelkezik (például gazdasági jelentések, nemzetközi tanúsítványok, stb.; további referenciák az AEO-iránymutatás megfelelı szakaszában találhatók), amelyek részben vagy egészben lefedik a lényeges kritériumokat, akkor ezt jelezze a vonatkozó kérdésre adott válaszában. Felhívjuk figyelmét, hogy ezt nem kötelezı jelezni, de ha Ön rendelkezik ilyen dokumentumokkal, akkor azok a vámigazgatás számára hasznos adatokat tartalmazhatnak, és felgyorsíthatják a folyamatot. Tájékoztatjuk, hogy nem minden tagállamban kell az összes kérdésre válaszolni. Ez attól függıen változhat, hogy az adott tagállam vámigazgatása hozzáfér-e az információkhoz vagy sem (például különbözı adatbázisokon keresztül). Ez fıként a 2. és 4. szakaszra vonatkozik. Az Ön tagállamának illetékes hatósága tájékoztatja majd, ha ez alkalmazandó. 4. Fontos megjegyezni, hogy a kérdésekre adott válaszokat nem önmagukban, hanem a kritériummal kapcsolatos átfogó értékelés részeként értelmezi a hatóság. Egyetlen nem kielégítı válasz nem feltétlenül vonja maga után az AEO-státusz elutasítását, ha a folyamat többi részében a kritérium teljesül (összességében véve). 5. Az AEO-tanúsítványra vonatkozó feltételek és kritériumok minden szereplı esetében ugyanazok. A vámigazgatás azonban figyelembe veszi a cég nagyságát (kkv-k – kis és közepes vállalkozások), jogi formáját, szerkezetét, legfontosabb üzleti partnereit, valamint a tevékenységi ágat. Ez azt jelenti, hogy a kritérium teljesítésére irányuló intézkedések végrehajtása szereplınként változhat, például a vállalat nagyságától függıen, anélkül hogy ez a követelményeknek való megfelelést veszélyeztetné. 6. Az AEO-tanúsítvány ugyanazokon az elveken alapul, mint a többi nemzetközi követelmény, amelyek esetében a cég betartja a belsı minıségbiztosítási szabványokat. Ön felelıs azért, hogy létesítményeiben mind a vámügyi, mind (adott esetben) a biztonsági és védelmi ügyekben minıségbiztosítási 7
rendszerrel szabályozott eljárásokat kövessenek. A helyszíni ellenırzéseken az Ön cégének be kell mutatnia a hatóságnak, hogy megfelelı belsı eljárásokat alakított ki vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyeinek kezelésére, illetve hogy az említett eljárások megfelelı mőködésének biztosítása céljából megfelelı belsı ellenırzéseket végez. A belsı szabályzatokat és/vagy utasításokat vagy elektronikusan, vagy papíralapon kell dokumentálni. Ezeknek a szervezeten belül ismertnek és minden felhasználó számára elérhetıknek kell lenniük, és természetesen folyamatosan frissíteni kell ıket. Ezért az elsı lépés az Ön belsı minıségbiztosítási szabványaira vonatkozik. A kérelemmel együtt benyújtott kérdıíven szereplı válaszoknak össze kell foglalniuk az Ön által kidolgozott belsı eljárásokat és utasításokat, hogy a vámigazgatás átfogó képet kapjon az Ön vállalkozásáról. A kérdıív megválaszolása, illetve az AEO-ellenırzési folyamatra való felkészülés érdekében a vállalkozás minden olyan fontosabb osztályának (vámügyek, logisztika, számvitel, informatika, beszerzés, értékesítés, biztonság, minıségbiztosítás) részt kell vennie a folyamatban, amely a szállítási láncban érintett. 7. A kérdıívben adott válaszai a vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyekre vonatkozó belsı vállalati szabályzatokat vagy utasításokat is említhetik. Ebben az esetben, kérjük, adja meg a dokumentumok nevét vagy számát, és tartsa ıket készenlétben a vámigazgatás által végzett helyszíni ellenırzés esetére. A folyamat felgyorsítása érdekében ezeket a dokumentumokat a kérdıívvel együtt is be lehet nyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). 8. A kitöltött kérdıívet és a kért alátámasztó dokumentumokat a kérelemmel együtt (lehetıleg) elektronikus vagy papír formában az illetékes hatóság rendelkezésére kell bocsátani. 9. A kérelemmel kapcsolatos eljárás keretében szolgáltatott információk az adatbiztonsági jogszabályok hatálya alá tartoznak, és bizalmasan kell kezelni ıket.
I. szakasz A vállalkozásra vonatkozó információk (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14a. cikke és az azt követık, a VK-VHR 1C. melléklete; az AEO-iránymutatás, 2. rész, I. szakasz, I.2.1). E szakasz célja elsısorban az, hogy a hatóság áttekintést kapjon a cégrıl. A kért tájékoztatás általános formában nyújtható, és a kérelem idıpontjában készült pillanatképként szolgál. Ha az illetékes hatóság már rendelkezik a kért adatokkal, jelezze ezt a formanyomtatványon, vagy tüntesse fel az adatok benyújtásának idıpontját. 1.1 alszakasz A VÁLLALATRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK 1.1.1 Az a) és b) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.1.2
Az a) kérdésnél csak azokat a részvényeseket tüntesse fel, akik részt vesznek a vállalat mindennapi munkájában/döntéshozatalában.
1.1.3
A vámügyekért felelıs személy: a) az Ön által közvetlenül alkalmazott vagy vámeljárásokban Önt képviselı vámügynök, vagy 8
kijelölt
személy,
pl.
a
b) a vámtörvény hatálya alá tartozó ügyekben az Ön képviseletéért felelıs személy(ek) (jogi képviselı); olyan jogászok vagy ügyvédek stb., akiket közvetlenül Ön alkalmaz vagy jelölt ki, hogy vámügyekben képviseljék. 1.1.4
Amennyiben lehetséges, adja meg a gazdasági tevékenységeinek megfelelı NACE-kódot (Rev. 2 szerint; gazdasági tevékenységek statisztikai osztályozása). A nemzetközi szállítói lánc meghatározását az AEO-iránymutatás (TAXUD/2006/1450) I. részének IV. szakasza tartalmazza.
1.1.5
Szolgáltasson részletes adatokat a vámtevékenységekben részt vevı helyszínekrıl (ha több mint öt olyan helyszínnel rendelkezik, amely részt vesz a vámtevékenységben, akkor csak az öt legfontosabb helyszín adatait adja meg), illetve adja meg az említett tevékenységben érintett többi helyszín címét.
A kérdéssel összefüggésben azon helyszíneket kell megadni, ahol vámmal érintett árut-, okmányt vagy adatot tárol, kezel. Amennyiben a kérelmezı egyes tevékenységi körei (pl. könyvelés, vámügyintézés, biztonsági szolgálat, fuvarozás, stb.) outsourcing tevékenység keretében kiszervezettek, azt megbízás alapján partnerei látják el részére, tegye lehetıvé a partner cégeknél való vizsgálat lehetıségét. Meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, az outsourcing keretében bonyolított tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részérıl is gondoskodni kell a kijelölt közremőködı személyrıl. A szerzıdések az audit során megtekintésre kerülnek. A megállapodásoknak titokvédelemre vonatkozó kitételt tartalmazniuk kell! Ha az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárás ideje alatt új, a vámtevékenységekben részt vevı helyszín jelenik meg, szolgáltasson részletes adatokat erre vonatkozóan is. 1.1.6
Ez a kérdés annak meghatározására irányul, hogy kereskedik-e Ön (árukkal, nem szolgáltatásokkal) a kapcsolt vállalkozásaival. Például, minden beszerzés az USAbeli anyavállalatától történt-e, illetve a tagállamokban mőködı, kapcsolódó vállalkozások nevében importál-e vagy azoknak forgalmaz-e. Az engedélyezési folyamatban minden adatot rendelkezésre kell bocsátania.
1.1.7
Ezzel kapcsolatban egy részletes szervezeti diagramot is megadhat, amely tartalmazza a vállalkozás különbözı területeit/osztályait, azok funkcióit/feladatait, illetve ismerteti az irányítási láncot.
1.1.8
Ha az 1.1.2 b) és c) kérdésnél még nem tette meg, akkor adja meg a szóban forgó személyek teljes nevét, címét, születési dátumát, valamint nemzeti azonosítószámát (pl. a nemzeti személyazonossági igazolvány száma vagy a nemzeti biztosítási szám).
Az eljárásoknak tartalmazniuk kell a kulcsfontosságú alkalmazottak (pl. vámügyi vezetı, import-ügynök) ideiglenes vagy rövid idejő távolmaradása esetére kidolgozott intézkedéseket, többek között azt is, hogyan és kik látják el az említett alkalmazottak szokásos feladatait. 1.1.9
Adja meg az alkalmazottaknak a kérelem benyújtása idıpontjában ismert (megközelítı) számát.
1.1.10 Ha az Ön vállalkozása nem rendelkezik vámügyi osztállyal vagy szakértıvel, jelezze, hogy „nem alkalmazandó”. Lásd a szintén ezzel a kérdéssel foglalkozó 1.1.3 pontot. 9
A kérelmezı adatai képet nyújtanak a gazdasági szereplırıl. Ennek megfelelıen az eljárás lefolytatásához szükségesek bizonyos dokumentumok, mint például a cégmásolat vagy aláírási címpéldány, mely dokumentumokat közhiteles nyilvántartások tartalmaznak, ezért a hatóság hivatalból kéri meg azokat az eljárás során. Azonban a folyamat gyorsítása érdekében a kérelmezı maga is benyújthatja ezen okmányokat, valamint pl. szervezeti ábrát, éves mérleget, beszámolót, stb. Ezek összességében adják meg a kérdések rendszerszemlélető megközelítésének lehetıségét, az esetlegesen becsatolt egyszerőbb vállalati séma, illetve a gazdasági tevékenység rövid, átfogó szöveges bemutatásával együtt. A vámcélú üzleti terv szintén fontos eleme ezen résznek, hiszen az elkövetkezendı idıszak vonatkozásában nemcsak a likviditás szempontjából meghatározó, hanem a vámtevékenység volumene és tagozódása is kiolvasható belıle. Ugyanakkor áttételesen azt is megmutatja, hogy a gazdálkodó a tervszerő üzletmenetben figyelemmel kíséri-e az EU gazdasági szabályozását és annak megfelelıen alkalmazkodik-e napi tevékenysége során. A késıbbiek során felmerülı kockázatok szempontjából a fentiekben felsorolt dokumentumok csak azokkal összevetve adhatnak kellıen megalapozott képet. 1.1.11 Hozzájárulás az AEO adatoknak a TAXUD weboldalán történı közzétételéhez Amennyiben szeretné, hogy a neve közzétételre kerüljön a TAXUD weboldalán lévı AEOk listáján, úgy írásbeli hozzájárulása szükséges. Ezen hozzájárulás az összes tanúsítványtípusra vonatkozik. Amennyiben nem adja hozzájárulását, úgy az AEO-státusz elınyeit továbbra is élvezi majd, de a neve nem lesz látható a nyilvánosság számára a TAXUD weboldalán lévı listán. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja. Amennyiben neve eltávolítását kéri, a fent említett listáról automatikusan törlésre kerül. A tanúsítvány kibocsátását követıen bármikor jogában áll írásos hozzájárulását megküldeni az illetékes vámhatóságnak. A hozzájárulás megváltoztatását az illetékes vámhatóság felé írásban kell jelezni. Erre a célra kizárólag a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása elfogadható. 1.1.12 Hozzájárulás az AEO-adatok cseréjéhez A kölcsönös elismerésre vonatkozó hozzájárulás csak az AEO-F, vagy AEO-S tanúsítványoknálreleváns. Ahhoz, hogy a kölcsönös elismerés mőködjön, elengedhetetlen, hogy a kereskedelmi partnerek vámszervei ismerjék egymás engedélyezett gazdálkodóit. Az AEO-ra vonatkozó egyes adatok cseréje alapvetı, például az AEO-státusz érvényessége szükségszerően része az adatcserének, a kicserélt adatok szigorúan az AEO-programok kölcsönös elismerésének végrehajtását szolgálják. Az Ön által adott, az AEO-adatoknak a kölcsönös elismerésben részt vevı harmadik országokkal való kicserélésére vonatkozó hozzájárulás általános jellegő, nem kapcsolódik bizonyos harmadik országokhoz. Az EU adatvédelmi jogszabályainak megfelelıen azonban az uniós vámhatóságok csak azt követıen cserélhetik ki az Ön AEO-adatait, ha értékelték a harmadik ország által nyújtott védelem szintjét, így biztosítva, hogy a védelem szintje megfelelı. Amennyiben nem adja hozzájárulását, egyetlen, a kölcsönös elismerésben részt vevı partnerországgal sem fogjuk adatait kicserélni, és Ön nem élvezheti a kölcsönös elismerésrıl szóló megállapodásban szereplı elınyöket. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja írásban az illetékes vámhatóságnál. Az adatcseréhez történı hozzájárulás visszavonása azonban a kölcsönös elismeréssel járó elınyök visszavonását is eredményezi. A hozzájárulás visszavonása szintén általános jellegő, vagyis a visszavonást követıen egyetlen, a kölcsönös elismerésben részt vevı partnerországgal sem fogjuk az Ön AEO-adatait kicserélni. A tanúsítvány kibocsátását követıen szintén bármikor jogában áll hozzájárulását megadni.Két külön, kifejezett hozzájárulást kell adnia, egyet az információk interneten történı megjelenítéséhez, és egy másikat a kölcsönös elismerés céljából. Erre a célra a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása fogadható el. 10
1.1.13 Ahhoz, hogy az AEO-adatok cseréje megtörténhessen, az EU-nak szükség esetén el kell készítenie a lényeges AEO-adatok átírását az egyszerő, 26 betős ábécé szerint (Latin 1). Apartnerországokbeli üzleti partnereinek az Ön cége nevének és címének ezt az átiratát kell megadnia az érintett vámigazgatási szervekkel való kapcsolattartás során (pl. a vámnyilatkozatokon) használandóként. Egyes országok nem tudják ugyanazon karakterkészletet használni, amelyet az EUban alkalmazunk. Információs és kommunikációs technológiai rendszereik (IKT) nem képesek a cirill betők, a különleges karakterek (például az ékezetek vagy a betők alá helyezett jelek) vagy az egyszerő, 26 elemő ábécén (Latin 1) kívüli betők kezelésére. (A megengedett karaktereket tartalmazó lista elérhetı az Unicode Standard weboldalán: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf). Kérjük, hogy az átírt nevét, utcanevet, házszámot, irányítószámot, és várost ebben a rovatban szíveskedjék feltüntetni. Ha nem adja hozzájárulását az AEO-adatok cseréjéhez, vagy csak AEO-C tanúsítványért folyamodott, úgy nem szükséges kitöltenie ezen rovatot. 1.2 alszakasz Az üzleti vállalkozás forgalma 1.2.1 Ha a vállalkozás új, és kevesebb, mint három teljes beszámolóval rendelkezik, az elkészült beszámolókban szereplı adatokat adja meg. Ha még nem kereskedik elég ideje ahhoz, hogy már rendelkezzen teljes, lezárt éves beszámolóval, jelezze, hogy „nem alkalmazandó”. 1.2.2 Adja meg a tároló létesítmények helyét (ha több mint öt ilyen létesítménnyel rendelkezik, tüntesse fel a legfontosabb ötöt, a létesítmények teljes számát, illetve a többi tagállamban található összes létesítményt).
Szükséges megadni a gazdálkodó összes tárolókapacitását, melyen belül, ha a gazdálkodó eltérı típusú (vámraktár, adóraktár, harmadik országos termék alapanyag raktárral, vagy harmadik országos termék felhasználásával készült késztermék raktárával) raktárral rendelkezik, az áttekinthetıség szempontjából érdemes azokat megkülönböztetve feltüntetni, melyekhez célszerő a helyszínrajzok, alaprajzok becsatolása. Adóraktár esetében kérjük külön bontani az Áfa és jövedéki adóraktárt is. Tárolókapacitás alatt kell érteni a következıket: raktárak (négyzetméter, köbméter), tartályok, silók stb. Amennyiben a tároló létesítmény bérlemény, csatolni szükséges a bérleti szerzıdés másolatát. 1.2.3 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselıje, adja meg mind az Ön, mind a mások nevében adott nyilatkozatokat. Példa: Import 2007 2008 2009
Szám 2200 2500 2400
érték 9,6 m € 10,3 m € 10,2 m €
Export Szám 400 350 340
érték 2,6 m € 2,2 m € 2,1 m €
Tranzit Szám 150 100 100
érték 0,8 m € 0,4 m € 0,5 m €
Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftverébıl kinyert adatokat használja! 1.2.4 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselıje, adja meg az Ön ügyfelein vagy fizetési lehetıségein keresztül kifizetett bevételeket. 11
Példa:
2007 2008 2009
Vám 300 m € 400 m € 380 m €
Jövedéki adó 1,75 m € 1,87 m € 1,85 m €
Áfa 2,32 m € 2,12 m € 2,10 m €
Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftverébıl kinyert adatokat használja! 1.2.5 Olyan ismert, jövıbeli változások, amelyek befolyásolhatják a cég szervezetét, az AEO-kritériumok teljesítését vagy a szállítási láncra vonatkozó kockázatértékelést. Ezek közé tartozhatnak például a kulcsfontosságú alkalmazottak tekintetében bekövetkezı változások, a számviteli rendszer módosítása, új létesítmények létrehozása, új logisztikai szerzıdések odaítélése stb. 1.3 alszakasz Információk, statisztikák Ha az Ön partnere(i) jelenleg AEO-ellenırzés alatt áll(nak), a b) és c) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.3.2 Az a) kérdésnél adja meg az áruk besorolásáért felelıs alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. A b) és c) kérdésnél, különösen akkor, ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelıen végzik el? A b) kérdésnél jelezze, hogy vezet-e olyan termékfájlt, amelyben a megfelelı vám- és áfatétellel együtt minden cikkhez egy vámtarifaszám van hozzárendelve. A c) kérdésnél, ha minıségbiztosítási intézkedéseket vezettek be, a vámellenırök látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett intézkedéseket rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekrıl az érintett alkalmazottakat. A d) kérdésnél tüntesse fel, hogyan, ki és milyen gyakran ellenırzi a besorolásokat, frissíti a termékfájlokat és más kapcsolódó feljegyzéseket, illetve értesíti a változás által érintett személyeket (pl. ügynökök, beszerzık). Az e) kérdésnél tüntesse fel azt is, hogy használ-e KTF-et. Elıfordulhat, hogy az ellenırzés során rendelkezésre kell bocsátania az alábbiakat:
− A termékeivel kapcsolatos adatatok/jegyzékek vagy termékfájlok, valamint az azokra vonatkozó vámtarifaszámok és vámtételek; (cikktörzs) −
Erıforrások/adatok, pl. naprakész tarifák, mőszaki adatok, amelyeket általában az áruk besorolásához használ.
A tarifális besorolás gyakorlata lehetıséget nyújt a tarifa és a kereskedelem/gyártás terminológiájának egyeztetésére, a különbségek árnyalt megvilágítására és azok kiküszöbölésére. Az iparági ismeret és a tarifa ismerete együttesen szolgálják a megfelelı válasz lehetıségét. Ha tehát a tarifaszakértı és a termékszakértı konzultációja, esetleges 12
közös adatbázisa a bevált gyakorlat, úgy bármilyen változás jogszerő állapotot idéz elı és nem beszélhetünk valós kockázatról. Természetes, hogy itt kerül sor mindazon területek bemutatására, amely a tarifához köthetı, így a TARIC intézkedések vagy a dömpingellenes vámok esetei. Amennyiben a tarifális besorolásra vonatkozóan kértek elızetes állásfoglalást, tarifális felvilágosítást (pl. fizikai vagy laboratóriumi), meg kell bizonyosodni azok eredményeinek alkalmazásáról. Továbbá célszerő bemutatni azon belsı útmutatókat, amelyek az áruk mőszaki leírása, laboratórium igénybevétele tekintetében tartalmaznak elıírásokat vagy kialakult gyakorlatot. Szükséges megvizsgálni a harmadik országokból importált árukról készített kimutatást, hiszen ha ilyen termékek széles körével kereskedik, számítani lehet arra, hogy az árukódok terén változások fordulnak elı. Ilyen esetekben az alkalmazkodás minısége és gyorsasága, a rugalmas alkalmazkodás és a jogszerőség összhangja kell megjelenjen. A tarifára vonatkozó kérdés megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a nem közösségi áruk tarifális besorolása megtörténik. Milyen személyi és tárgyi keretrendszeren belül történik az áruosztályozás, pl. miként valósulnak meg az alábbiak: - a tarifális változások nyomon követése, - oktatás, továbbképzés, - tanácsadói cég igénybevétele, - gyártási folyamat, termék és felhasználás ismerete, - a megfelelı szakterületek közötti kommunikáció (lásd vám-gyártás között). 1.3.3. a) Adja meg az áruk értékeléséért felelıs alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. 1.3.3. b) és c): Ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelıen végzik el? 1.3.3. b) A minıségbiztosítási intézkedéseknek magukba kell foglalniuk például az alábbiakat: • a használt értékelési módszer(ek); • hogyan kell elkészíteni és benyújtani az értékelési beszámolókat, ha kérik ıket; • hogyan állapítják meg a vám- és áfatételeket; • hogyan számolják el a fuvarozási és biztosítási költségeket; • az importált árut terhelı jogdíjak és licencdíjak, amelyeket a vevınek közvetlenül vagy közvetetten kell kifizetni az értékesítés feltételeként; • megállapodások, amelyek értelmében a késıbbi újraértékesítés, kezelés, vagy felhasználás bevételeinek egy része közvetlenül vagy közvetetten az értékesítıt illeti meg; • a jutalékok vagy ügynöki jutalékok (a vételi jutalékok kivételével) tekintetében a vevıt terhelı (de az árban nem tartalmazott) költségek; vagy • a konténerrel vagy csomagolással kapcsolatos költségek, a vevı által díjmentesen, vagy kedvezményesen biztosított termékek és/vagy szolgáltatások az importált áru elıállításával és exportcélú értékesítésével összefüggı felhasználásra. 1.3.3. c) Ha minıségbiztosítási eljárásokat vezettek be, az auditorok látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekrıl az érintett alkalmazottakat. 13
A vámértékre vonatkozó kérdések megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a vámérték meghatározásra kerül: -
-
a könyvelés és a vámeljárások lefolytatásával megbízott között milyen szinten valósul meg az információáramlás; elıfordulhat-e, hogy a vámeljárások lefolytatásával megbízott nem szerez tudomást a könyvelésben szereplı vámértéket befolyásoló tételekrıl (számlákról); elıfordulhat-e az áruk alul- vagy felülértékelése; a ténylegesen fizetett vagy fizetendı árat helyesen jelentették-e be, és a Közösségi Vámkódex 32. és 33. cikéknek megfelelıen kiigazították-e; a dömpingellenes vámmal kapcsolatosan egy bizonyos árszintet el nem érı árukra behozatali tilalom volt érvényben; a vámértéket igazoló okmányok, szerzıdések összegszerőségének és pénznemének ellenırzése során figyelembe vételre került-e, hogy a vételi számla tartalmazott-e más ügyletekbıl eredı csökkentést vagy kompenzációt; amikor az ügyleti értéket pro forma számlák alapján állapítják meg, abban az esetben a végsı számla megegyezik-e a pro forma számlával; az elemzett pénzmozgások között nemcsak az árukkal kapcsolatosakat kell vizsgálnia, hanem a szolgáltatásokra vonatkozókat is (pl. szállítás, jogdíjak stb.); az elszámolások csoportosításakor külön figyelmet kell fordítani a jogdíjakra, jutalékokra, termelési szerzıdésekre (pl. kiszervezés, stb.) vonatkozó elszámolásokra.
Különös figyelmet érdemel, hogy amennyiben az árukat megvásárolják egy személytıl, de jogdíjat vagy licencdíjat egy másik személy részére kell fizetni, a fizetést ettıl függetlenül lehet az áruk értékesítése feltételének tekinteni. Úgy lehet tekinteni, hogy az eladó vagy a vele kapcsolatban álló személy kötelezi a vásárlót az említett kifizetés teljesítésére, amikor pl. egy multinacionális cégcsoportban az árukat a csoport egyik tagjától vásárolják és a jogdíjakat ugyanazon csoport egy másik tagja részére kell megfizetni. Hasonlóképpen, ugyanez érvényes akkor is, ha az eladó a jogdíj kedvezményezettjének engedélyese, és a kedvezményezett ellenırzést gyakorol az értékesítési feltételek felett. Amennyiben jellemzık a gazdálkodó forgalmára a 2003. évi CXXVII. törvény (jövedéki törvény) hatálya alá tartozó-, a KAP (Közös Agrárpolitika) alá tartozó-, a dömpingellenes vámok alá tartozó-, valamint a kettıs felhasználású termékek, akkor célszerő erre vonatkozóan kimutatást készíteni, a szükséges nyilatkozatot, illetve a jövedéki termék kezelésével kapcsolatos felhasználói engedélyt becsatolni. A fent említett folyamatokért felelıs személyek, esetleges közremőködı vámügynökök feltüntetése szintén szükséges. Amennyiben a kérelmezı vámügynök, és akár eseti, akár állandó megbízás alapján látja el tevékenységét, javasolt, hogy megbízói részére írásbeli tájékoztatást nyújtson a vámértékszámítás, különös tekintettel a vámértéknövelı tényezık, és a különbözı kereskedelempolitikai engedélyek alkalmazásának fontosságára. 1.3.4
Az a) kérdésnél a kérelem benyújtását megelızı három év viszonylatában adjon áttekintést az áruk preferenciális vagy nem preferenciális származásáról. A b) kérdésnél a belsı intézkedések általában olyan intézkedéseket is magukba foglalnak, amelyek segítségével Ön az alábbiakat biztosítja: 14
− − − − − − −
az exportáló országnak jogában áll preferenciákat meghatározni, illetve hogy az áruk preferenciális vámot vonnak maguk után; a közvetlen szállítási/sértetlenségi követelmények teljesítése; a preferencia igénylése idején rendelkezésre áll egy érvényes, eredeti tanúsítvány vagy számlanyilatkozat; a tanúsítvány vagy számlanyilatkozat megfelel a szállítmánynak, és hogy teljesülnek a származási követelmények; nincs lehetıség a tanúsítvány/számlanyilatkozat kétszeres felhasználására; az import esetében nyújtott preferenciát a tanúsítvány/számlanyilatkozat érvényességének idıtartama alatt igényelték; és az eredeti tanúsítványokat/számlanyilatkozatokat az ellenırzési nyomvonal részeként biztonságos és megbízható körülmények között megırzik.
A c) kérdésnél az Ön által alkalmazott megközelítésnek tartalmaznia kell, hogyan biztosíthatók az alábbiak: − −
− − − −
az áru megfelel az export esetében nyújtott preferencia követelményeinek, pl. eleget tesz a származási szabályoknak; a preferenciális származás alátámasztásához szükséges dokumentumok/számítások/költségelszámolás/folyamatleírások, valamint a tanúsítvány/ számlanyilatkozat biztonságos és megbízható módon való megırzése az ellenırzési nyomvonal részeként; a felhatalmazott alkalmazott aláírja, illetve idıben kiállítja a megfelelı dokumentumokat (pl. tanúsítvány vagy számlanyilatkozat); közepes vagy nagy értékő szállítmányok esetében nem állítanak ki számlanyilatkozatokat, kivéve ha a vám ezt jóváhagyta; a nem használt tanúsítványok biztonságos és megbízható módon való tárolása; és a tanúsítványokat a vámeljárásokban megkövetelt módon bemutatják a kivitel idıpontjában.
1.3.5 Adott esetben rendelkezésre kell bocsátani az alábbiakat: −
a nem uniós országok neve; és/vagy
− azoknak a gyártóknak a neve és címe, amelyek áruja esetében Önnek dömpingellenes vagy kiegyenlítı vámot kell fizetnie.
Sorolja fel azokat a terméket, melyekre dömpingellenes vámok kerültek kiszabásra, illetve sorolja fel az ehhez hasonló termékeket megelızı három év vonatkozásában. II. szakasz
Megfelelıségi nyilvántartás (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14h. cikke, az AEO-iránymutatás, 2. rész, II. szakasz, I.2.2)
Megjegyzés: A Közösségi Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek (2454/93/EGK bizottsági rendelet) 14h. cikke értelmében a vámszabályok betartása tekintetében az Ön cégének és az 1.1.2, 1.1.3, 1.1.8 kérdéseknél megjelölt személyeknek az elıéletét a kérelmet megelızı utolsó három év adatai alapján kell figyelembe venni. Az említett idıszakban követhette el a vámszabályok súlyos vagy ismételt megszegését. A vámszabályok betartása tekintetében az elıélet azonban elfogadhatónak tekinthetı, ha azok megsértése csekély vagy elhanyagolható jelentıségőnek tekinthetı a vámügyi mőveletek/tevékenységek számához vagy méreteihez viszonyítva, és nem vet fel kétségeket az általános megfelelési szintet illetıen. Ebben az eljárásban a vám figyelembe veszi az alábbiakat: 15
− − − − −
szabálysértések/hibák, egészében véve és halmozódás alapján; azok gyakorisága annak megállapítása érdekében, hogy létezik-e valamilyen rendszeresen elıforduló probléma; létezett-e csalási szándék vagy mulasztás; önként értesítette-e a hatóságot az Ön által feltárt hibákról/szabálysértésekrıl; tett-e helyreállító intézkedéseket a jövıbeli hibák megelızése vagy minimalizálása céljából.
Az elıélet akkor megfelelı, ha a szabálysértések elhanyagolható jelentıségőek a vám vonatkozású mőveletek számához vagy méreteihez viszonyítva. Annak megállapítása céljából, hogy mi tekinthetı elhanyagolható szabálysértésnek, az elsı figyelembe veendı irányelv az, hogy mindegyik eset egyedi, ezért azt az érintett gazdálkodó gazdasági tevékenységéhez viszonyítva kell kezelni. Az egyik esetben elhanyagolhatónak ítélt szabálysértés egy másik esetben súlyosnak bizonyulhat. Meg kell állapítani, hogy a szabálysértés alapvetıen a gazdálkodónak a vámszabályokra és vámügyi eljárásokra vonatkozó hiányos ismereteit tükrözi-e, vagy a hanyagság következményét jelentı szabálysértést. Amennyiben olyan döntés születik, hogy a szabálysértés elhanyagolhatónak tekinthetı, a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az elıirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügyi tranzakciók során felmerülı hibák számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Amennyiben a feltárt szabályszegésért a gazdálkodó vámügynöke a felelıs, akkor a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az elıirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügynök által elkövetett szabályszegések számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Célszerő a gazdálkodónak vámeljárásokként és a forgalom iránya szerinti (eljáráskódonkénti) bontásban kimutatást készítenie a vámügyleteirıl. A megfelelés ellenırzésénél a gazdálkodónak nyilatkoznia kell arról, hogy a hatóság végzett-e ellenırzést (vámérték vizsgálat, hatósági ellenırzés, utólagos ellenırzés, jövedéki és adóellenırzés) és az milyen eredménnyel zárult, vagy esetlegesen külsı szakértıvel végeztetett-e vámügyi auditot, mely pozitív és negatív megállapításokkal zárult. Amennyiben negatív megállapításra került sor, a feltárt hibák kiküszöbölésére milyen intézkedéseket vezetett be? Volt-e olyan, egyéb hatóság által végzett megfelelés-ellenırzés, mely az export és import tevékenységhez kötıdı vagy a vámhatóság hatáskörébe is tartozó kérdéseket vizsgált (környezetvédelmi hatóság, az áruk korlátozásával kapcsolatos forgalomra vonatkozó ellenırzés)? A fenti ellenırzések során szabtak-e ki utólagosan köztartozást, amennyiben igen, akkor köztartozások megfizetésre kerültek-e, illetve ha nem, annak mi volt az oka? A vámszabályok betartásánál a szabálytalanságok értelmezése legfıképp a gazdálkodónál feltárt – az Unió és/vagy nemzeti pénzügyi érdekeket sértı – hibákra vonatkozik. 2.1 a) Példák a feltárt szabályszegésekre: 1. 2006. március–szeptember: Helytelen valutakódok használata a Kínából származó importok esetében, amely 5500 euró értékő többletvám és HÉA bejelentéséhez vezetett. 2. 2006. december: Negyedéves aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozat benyújtásának elmulasztása. 16
Ha több ilyen hiba létezik, adja meg azok teljes számát és legfontosabb okaiknak rövid összefoglalását. 2.1 b) Példák a fenti 2.1 a) pontban leírt két eset következtében hozott minıségbiztosítási intézkedésekre: 1. 2006. október 6.: A számítógépes rendszerben eszközölt módosítások, amelyek azt hivatottak megelızni, hogy a bejegyzéseket a bejelentett valuta ellenırzésének lezárása elıtt véglegesítsék. 2. Benyújtott függı nyilatkozat. Az aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozattal kapcsolatos eljárásokat felülvizsgálják, hogy tartalmazzák a negyedéves irányítási ellenırzéseket is, majd kiadják az érintett alkalmazottaknak. Az Ön minıségbiztosítási intézkedéseinek általában magukba kell foglalniuk az alábbiakat: −
−
− − − −
a felelıs kapcsolattartó személy kijelölése az Ön vállalkozása keretében, aki jelenti a hatóságnak vagy más kormányzati szerveknek a szabálytalanságokat/hibákat, beleértve a bőncselekmény elkövetésének gyanúját is; a feljegyzések (például a hatóságnak és más szabályozó hatóságoknak benyújtott nyilatkozatok/bejelentések, a jóváhagyási/engedélyezési feltételeknek való megfelelés) készítésének és vezetésének pontosságára, teljességére, idıszerőségére vonatkozóan elvégzendı, dokumentálandó ellenırzésekkel kapcsolatos követelmények, beleértve az ellenırzések gyakoriságát is; az Ön eljárásainak teszteléséhez/bizonyításához szükséges belsı ellenırzési források felhasználása; hogyan történik az alkalmazottaknak a követelményekrıl/változásokról való értesítése; a jövıbeli ellenırzések gyakorisága; az eljárások betartásának biztosítását célzó irányítási ellenırzések.
2.2 Példák: 2006. május: A vámraktározási kérelem elutasítása a gazdasági igény hiánya miatt. 2007. június: A helyi vámkezelési eljárási engedély visszavonása a kiegészítı nyilatkozatok benyújtásának rendszeres elmulasztása miatt. A vámügyi kérelem/engedély elutasítása/felfüggesztése/visszavonása nem feltétlenül vonja maga után az Ön AEO-kérelmének elutasítását.
III. szakasz Számviteli és logisztikai rendszer (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14i. cikke, az AEO-iránymutatás, 2. rész, I.2.3). A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk a) és b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan számviteli rendszert kell fenntartania, amely lehetıvé teszi a könyvvizsgálaton alapuló vámellenırzést. Annak érdekében, hogy lehetıvé tegye a hatóság számára a szükséges ellenırzések elvégzését, Önnek biztosítania kell a nyilvántartásokhoz való fizikai vagy elektronikus hozzáférést. Az elektronikus hozzáférés nem elıfeltétel az említett követelménynek való megfeleléshez. 17
A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan rendszerrel vagy folyamatokkal kell rendelkeznie, amelyek különbséget tesznek a közösségi és a Közösségen kívüli áruk között, jóllehet az AEO-tanúsítvány „Biztonság és védelem” esetében nincs szükség e feltétel teljesítésére. Fontos megjegyezni, hogy ez az egyetlen eltérés a „Biztonság és védelem” tanúsítvány és a Vámjogi egyszerősítések/ „Biztonság és védelem” tanúsítvány között.
A számviteli és logisztikai rendszerre vonatkozó kockázatok értelmezése – tekintettel arra, hogy ennek az elvei szintén jogszabályban rögzítettek – során figyelembe kell venni a VKVHR 14i. cikkében foglaltakat. A VK-VHR 14i. cikk b) pontja szerinti hozzáférés értelemszerően jelenti a szükséges információkhoz való hozzáférés lehetıségét, amely lehet a dokumentumok, kinyomtatott adatok másolata (pl. az éves mérleg ellenırzése), informatikai adathordozó alkalmazása (nagyobb mennyiségő adatot kell átadni, és adatfeldolgozás is szükséges, pl. egy adott idıszakra vonatkozóan, ellenırzik az egy bizonyos szállítói számlán szereplı összes tranzakciót vagy azok valamilyen kivonatát), a kérelmezı számítógépes rendszerén keresztül - on-line - helyszíni ellenırzés során. Az áruk áramlását mutató nyilvántartások és a pénzügyi mozgást követı eljárások, alkalmazások közötti összhang csak kellıen dokumentált és ellenırzött formában bizonyítja a minimalizált kockázatot. Itt a kérdések éppen a szétválasztásra és az összefüggések vizsgálatára, valamint az adatok sértetlenségére terjednek ki. Mivel a kérelmezett tanúsítvány vámszempontú, így itt is megjelennek a harmadik országos termékekre vonatkozó kérdések, amelyek többek között garantálhatják a megfelelı származás igazolását. Természetesen e körben is irányadó jogszabályi elıírások (VK-VHR 14i. cikke) adják meg a válaszok és kockázatok megfelelı megközelítését. Az áruk áramlásának vizsgálata több kérdés kapcsán is felvetıdik. Legyen az a könyvelés, a nyilvántartások vagy a fizikai mozgás. Az áruk, információk és papírok útját követve, az egyes részlegek végrehajtó személyzetével való beszélgetések, és megfigyelés útján lehet ténylegesen nyomon követni. Kiindulási pont lehet a megrendelés visszaigazolása, a szállítás, a vámáru-nyilatkozat, a készletbevétel, a számla és a kifizetés. Hasznos lehet a másik irány végigkövetése is, azaz a szállító számlájától elindulva végigmenni a vállalaton belül a vámáru-nyilatkozathoz vezetı folyamaton. Ebben az esetben a fı kérdés, hogy a könyvelésbıl vissza lehet-e vezetni az árukat a vámárunyilatkozatig. Ez mutatja a piaci szereplı rendszerének alkalmasságát a készletek nyomon követésére és felgöngyölítésére. Itt merül fel, hogy ki felel a vámáru-nyilatkozatokkal kapcsolatos belsı ellenırzésért, valamint hogy ki a felelıs akkor, ha a feltárt hibák miatt a nyilatkozatokat ki kell igazítani, illetve elıfordulhat-e például a termelı gépsor javításakor olyan alkatrész beépülése, amely nem került bejelentésre. Fel kell tüntetni, fizikailag hol (milyen címen) tárolják a könyvelési nyilvántartásokat a tárolási hely részletes leírása: könyvelınél, bejelentett helyen, egyéb helyen. Be kell mutatni, hogy a kérelmezınek belsı vagy külsı könyvelıje van (végzettséget igazoló okmány, regisztrációs szám). A számvitelrıl szóló törvény elıírása alapján csak az végezhet könyvviteli szolgáltatást (könyvelést), aki a könyvviteli szolgáltatást végzık nyilvántartásba vételét végzı szervezettıl regisztrációs számot kapott. 18
A könyvvizsgálói jelentésnek a gazdálkodónál is fellelhetınek kell lennie, e nélkül nem helyezheti letétbe a beszámolóját. 1. alszakasz: Ellenırzési nyomvonal Számos vállalkozás és szervezet biztonsági okokból követeli meg a számviteli ellenırzési nyomvonal kialakítását az automatizált rendszereiben. Az ellenırzési nyomvonal az a folyamat vagy gyakorlat, amely során minden egyes könyvelési tételt a forrására való kereszthivatkozással látnak el annak érdekében, hogy könnyebb legyen a pontosságát ellenırizni. A teljes számviteli ellenırzési nyomvonal lehetıvé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését, kezdve az áru áramlásával, illetve a termékek beérkezésével, egészen azok feldolgozásáig és a vállalattól való elszállításáig. A teljes ellenırzési nyomvonal keretében nyilvántartás készül a rögzített adatokról, ami lehetıvé teszi, hogy nyomon kövesse egy bizonyos adat útját, attól a pillanattól kezdve, hogy bekerül az adatállományba, addig a pillanatig, amíg kikerül onnan. A számviteli rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: − − − − −
Fıkönyv Értékesítési nyilvántartás Beszerzési nyilvántartás Eszközök Vezetıi elszámolások
A logisztikai rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: − − − − − −
Értékesítési megbízások feldolgozása Beszerzési megbízások feldolgozása Gyártás Leltár – tárolás, raktározás Fuvarozás/szállítás Szállítók/ügyfelek jegyzéke
A teljes ellenırzési nyomvonal az áru áramlása, valamint a termékek beérkezése, feldolgozása és a kérelmezıtıl való elszállítása szempontjából lehetıvé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését. Ha a kérelmezı ISO tanúsítvánnyal rendelkezik, a kérdıív kitöltése során helyezzen hangsúlyt arra, hogy a gazdálkodónál történı egyedi testreszabás kapcsán, a minıségbiztosítási elveken túlmenıen az adaptálás figyelembe vette-e a Közösségi Vámkódex specialitását, mint például az áru származó helyzetének megállapíthatóságát. Ha a nyomvonal ezen szempontot mellızi, úgy a származásra, áru áramlásra vonatkozó kérdéseknél kell kockázat minimalizálását bemutatni és jelen kérdésnél a megfelelı pontra hivatkozni. A gazdálkodó az ellenırzési nyomvonalat a hatóság részére olyan adatbázisokhoz való hozzáférés biztosításával tudja igazolni, amelyek alapján, különösen a nem közösségi áruk nyomon követhetık (pl. saját vámadatbázis, raktárnyilvántartás, a könyvelésben erre vonatkozó adatok). Az ellenırzési nyomvonal áttekinthetısége céljából elınyös, ha a különbözı nyilvántartások között az elektronikus átjárhatóság biztosított. Itt kell bemutatni azon adatot, amely a termék nyomon követhetıségét a rendszerekben lehetıvé teszi, például rendelési szám, vagy egyedileg alkalmazott azonosító, amelyek alátámasztják a számviteli rendszerben az egy rendeléshez tartozó beszerzés 19
megvalósulását, az áru beérkezése és a termék ellenértékének kifizetése, részteljesítés esetében a teljes szerzıdés megvalósítása vonatkozásában. 3.1 Az ellenırzési nyomvonalnak az alábbiakat kell tartalmaznia: − − − − − − − − − −
Értékesítések Beszerzések, beszerzési megbízások Leltár ellenırzése Tárolás (és tárolási helyek közötti mozgások) Gyártás Értékesítések, értékesítési megbízások Vámáru-nyilatkozatok, dokumentációk Fuvarozás Szállítás Számvitel, pl. számlázás, jóváírási és terhelési értesítések, átutalások/kifizetések
3.2. alszakasz: A számviteli rendszer 3.2.1 Tüntesse fel, ha az alábbiakat használja: a) Hardverek, így például: − − − − −
kizárólag egy szabadon álló személyi számítógép; hálózatba kötött számítógépek; egy „szerver”-alapú számítógéprendszer; egy mainframe-alapú rendszer; egyéb; b) Szoftverek, mint például számítógépes programok, amelyek lehetıvé teszik, hogy a számítógép olyan alkalmazásokat futtasson, vagy hajtson végre, amelyek támogatják a vállalkozást (pl. Windows, UNIX, stb.); c) Rendszerek, mint például (adja meg a szállító nevét):
− − − −
teljesen integrált vállalati erıforrás-tervezési (Enterprise Resource Planning, ERP) rendszer; a számviteli és logisztikai szoftver alkalmazások kombinációja; a kis- és közepes vállalkozásokra összpontosító üzleti szoftver megoldás; az Ön vállalkozása által vagy számára kifejlesztett szoftver megoldás.
Megjegyzés: az engedélyezési folyamat során be kell mutatnia az alábbiakat: − A számítógépesítés mértéke; − A rendelkezésre álló hardver platform és a rajta futó operációs rendszer; − A feladatok elválasztása a fejlesztési, tesztelési és mőveleti feladatok között; − A feladatok elválasztása a felhasználók között; − Hogyan ellenırzik a hozzáférést a rendszer különbözı részeihez; − Voltak-e a standard csomagot érintı változtatások; − A fıkönyvi számlák felsorolása; − Használja-e a rendszer ellenırzés céljából a közbensı mérleget; − Hogyan történik a vám/jövedéki adó/ÁFA nyilvántartása a fıkönyvben; − „Batch”-típusú nyilvántartással dolgozik-e; − Van-e kapcsolat a készletnyilvántartás és a pénzügyi nyilvántartás között; − Hogyan kezeli a nyilvántartásait, ha ezeket egy harmadik fél szoftver szolgáltató kezeli. 20
Az audit során az ellenırök megtekintik a nyilvántartásokat és a programokból kibocsátott számlákat kérnek annak megállapítására, hogy azok megfelelnek-e a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek. 3.2.3 Ha ezek a tevékenységek (például a törzsadatok vagy kódolási adatok elkészítése) egynél több helyszín között oszlanak meg, tüntesse fel, hogy milyen tevékenységeket végeznek az egyes helyszíneken. 3.3 alszakasz. Belsı ellenırzési rendszerek A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk d) pontja értelmében olyan rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel a cég típusának és méretének, és amely alkalmas arra, hogy az áruáramlást kezelje, illetve olyan belsı ellenırzéseket kell alkalmaznia, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy szabálytalan ügyletek felderítésére.
Ezen alszakasz esetében felvetıdik a belsı ellenırzés által feltárt szabálytalanságok kiadása, illetve magának a fogalomnak a megfelelı értelmezése. Az elsı esetben természetszerőleg a feltárt hiányosságokkal kapcsolatos intézkedések bemutatása is szükséges ezen jelentések becsatolásán kívül. A második eset ennél jóval árnyaltabb megközelítést kíván. Ide kell ugyanis sorolni a vállalat menedzsmentje által kiadott iránymutatásokat, útmutatókat, szabályrendszert is, beleértve multinacionális cégek esetében a létrehozó anyavállalat azon dokumentumait, melyek a kérelmezıre nézve kötelezık. Természetesen nagymennyiségő anyagról lévén szó, azok magyar nyelvő rendelkezésre állása jelentıs anyagi terhet jelenthet, ezért szükséges az egyeztetés a vámhatósággal. Általánosságban elmondható, hogy elégséges a kivonat, a folyamatábrák magyar nyelvő megléte, vagy a konkrét kérdéshez és kockázathoz kacsolódó néhány oldal magyar nyelven történı becsatolása. Mindezeken kívül ide értendı a tényleges belsı ellenırzés mőködése, beleértve, ha ezen ellenırzést megbízás alapján külsı cég végzi. Szintén itt kell bemutatni a legfontosabb törzsadatokat, azok ellenırzésének eljárásait. Gyártó cégek tekintetében fontos, hogy a törzsadatokban a termék tekintetében preferenciális (származás) szempontból is legyen bontás. A belsı ellenırzés kiterjed a szerzıdések, a gyártás, az eladás folyamatára, annak tagozódására, így az információáramlás megfelelı szintjére is. Mutassa be a tulajdonosi elvárásoknak megfelelıen kialakított belsı ellenırzési eljárásokat, különös tekintettel az áruk áramlásának vonatkozásában! A belsı értékelés célja, hogy az igazgatási (irányítási, könyvelési, kiszolgálói, adminisztrációs) szervezet és a belsı ellenırzés optimalizált meglétét úgy mutassa be, hogy ez az AEO kapcsán releváns áru áramlása tekintetében történjen. Amennyiben egy ISO tanúsítvány megszerzése és fenntartása kapcsán a folyamatok átvizsgálása megtörténik, és ezzel racionalizáltabbá válik egy termelı cég nem termelésben részt vevı szervezeti egységének munkája, ez akkor fontos, ha ez az intézkedés olyan nyilvántartás, könyvelés bevezetését célozza, aminek eredménye az áruk áramlásának nyomon követhetıbbé tétele. Ezen összefüggésben fontos a belsı ellenırzés. Ide értendı a vállalat belsı szabályozásának, mőködési rendjének és a vállalatirányítás egyéb eszközeinek megfelelıségi vizsgálata, ha az az áru áramlása tekintetében releváns. 3.3.1 A vámellenırök látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy az eljárásait rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekrıl az érintett alkalmazottakat. 21
3.3.2 Lehetséges példák az ellenırzéstípusokra: − −
A cégen belüli vagy az anyavállalat által végzett belsı ellenırzés; Az ügyfelek, független könyvelık/könyvvizsgálók, a hatóság kormányzati szervek által végzett külsı ellenırzés.
vagy
más
A hatóság által az Ön létesítményeiben tett látogatás alkalmával rendelkezésre kell bocsátania a jelentéseket, és bizonyítékkal kell szolgálnia a feltárt hiányosságok helyreállítását célzó intézkedésekre. 3.3.3 Az állandó adatok vagy törzsállományok az Ön vállalatára vonatkozó kulcsfontosságú adatokat jelentik (pl. ügyfelek neve és címe, szállítók, a termék leírását, vámtarifaszámokat, származást tartalmazó termékfájlok stb.). 3.4 alszakasz Áruáramlás 3.4.1 Az Ön nyilvántartási eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: − Beszerzési megbízási eljárások; − Megrendelések igazolása; − Az áruk fuvarozása/szállítása; − Az alátámasztó dokumentációra vonatkozó követelmények; − Az áruk elszállítása a határtól az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyszínéig; − Az áruk átvétele az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyiségeiben; − Kifizetés/elszámolás; − Hogyan, mikor és ki vezeti be az árukat a készletnyilvántartásba. Az áruk tárolása esetében: − Az áruk tárolási helyének egyértelmő megjelölése; − A veszélyes áruk biztonságos tárolása; − A készletek nyilvántartása érték és/vagy mennyiség alapján történik-e; − Leltározási eljárás megléte és gyakorisága; − Ha az áruk raktározása egy harmadik fél létesítményében történik, annak feltételei, beleértve az Ön és a harmadik fél készletnyilvántartásai közötti egyeztetéseket is; − Ha az áruk raktározása ideiglenes helyen történik. Az áruk elıállítása esetében: − Munkamegbízások felvétele; − A készlettételek igénylése, leszállítása a raktárból; − Gyártási folyamat, a személyzet feladatai, vezetett nyilvántartások; − Receptkód; − A gyártott termékek és a fel nem használt készletek feljegyzése készletnyilvántartásban; − Szabvány gyártási módszerek alkalmazása a termelésben.
a
Az áruk fuvarozása esetében: − Az ügyfelek megrendeléseinek fogadása, a munkamegbízások vagy beszerzési megrendelések felvétele; − A raktár értesítése az áruk értékesítési megrendelıjérıl és kiadásáról; − A harmadik félnek szóló utasítások, ha az árukat máshol raktározzák; − Kiválasztás; − Csomagolási eljárások; 22
−
Hogyan, mikor és ki frissíti a készletnyilvántartásokat.
3.4.2 Az Ön ellenırzési és minıségellenırzési eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: − A beszerzési megbízások és az átvett áruk közötti egyeztetés; − Visszaküldött/elutasított árukkal kapcsolatos szokásos eljárások; − Az alul- és túlszállítások számon tartásával és jelentésével kapcsolatos szokásos eljárások; − A készletnyilvántartásban lévı hibás bejegyzések azonosítása és módosítása esetén szokásos eljárások; − A Közösségen kívüli áruk azonosítása a rendszerben. Az áruk tárolása esetében: − A készletek nyilvántartása, ellenırzése; − Az uniós és az Unión kívüli áruk azonosítása (nem megfelelık a „Biztonság és védelem” tanúsítványra); − Az áruk mozgása és nyilvántartása ugyanazon helyiségen vagy különbözı helyiségcsoportokon belüli helyszínek között; − Szokásos eljárások az áruk eltörése, megsérülése vagy megsemmisülése, veszteségek, készletváltozások esetén. Az áruk elıállítása esetében: − A gyártási folyamat felügyeletével, irányításával kapcsolatos ellenırzések, pl. elszámolási kulcsok; − Hogyan kezeli a gyártási folyamatban feltárt szabálytalanságokat, eltéréseket, hulladékokat, melléktermékeket, veszteségeket; − Az elıállított áruk minıségellenırzése és az eredmények nyilvántartása; − A veszélyes áruk biztonságos megsemmisítése. Az áruk fuvarozása esetében: − Szállítási/begyőjtési értesítı; − Az áruk elszállítása az Ön ügyfeleinek vagy a határig (re)exportálás céljából; − Értékesítési számlák felvétele; − Az ügynöknek adott utasítások a (re)exportálások céljából, alátámasztó dokumentumok felvétele/rendelkezésre állása/ellenırzése; − Az áruszállítmányokra vonatkozó átvételi elismervény/bizonylat visszaigazolása; − Visszaküldött áruk – ellenırzése, megszámlálása, bevezetése a készletnyilvántartásba; − Kifizetési és jóváírási értesítések; − A szabálytalanságok, alulszállítások, eltérések kezelése.
A kérdéskörnél a fizikai árumozgás nyilvántartásokban való leképezése, azok megfeleltetése a kockázati szempont. Természetes, hogy a beérkezés, tárolás, termelés, eladás teljes folyamata megjelenik, amely igen fontos például a megfelelı származási helyzet megítélésében. Szintén kiemelendı a készletekkel való gazdálkodás és nyomon követhetıség. Felmerül az egyes nyilvántartások közötti összefüggések vizsgálata, az egyes nyilvántartások hiánytalansága, vagy a többszöri rögzítésbıl adódó problémák kezelése. Itt lehetséges például a nyilvántartások idınkénti összefuttatása/összevezetése vagy egyéb olyan ellenırzés, amely garantálja a teljességet és az adatok megfelelı mennyiségő, minıségő és sértetlen rendelkezésre állását, és ezen adatok összefüggı rendszert alkotó áramlását. 23
Mutassa be a készletnyilvántartás és a raktárnyilvántartás közötti kapcsolatot. Amennyiben nem egy integrált rendszer részét képezik, részletezze, hogyan és milyen gyakorisággal történik meg az adatbázisok közötti egyeztetés. Mutassa be, hogy követi nyomon a származást a készletre vételtıl a kitárolásig. A számviteli és gyártási/termelési rendszerhez kapcsolódó esetleges ISO-tanúsítvány, ISOkézikönyv, ennek hiányában belsı utasítás: • Gyártással/termeléssel kapcsolatos eljárások (nyersanyagok igénylése, raktárból való kiszállítása a gyártáshoz/termeléshez, alap/nyersanyagok és félkész/késztermékek veszteségek nyilvántartása). • Értékesítéssel kapcsolatos eljárások (értékesített termékek kiadásának összehangolása, azt engedélyezı személy/csoport/osztály döntése, megfelelı nyilvántartás vezetése, az áru kiadás elıtti utolsó ellenırzése, visszaküldött/hiányos árukra vonatkozó szabvány eljárás). Számítógépes rendszerek védelmének biztosítására vonatkozó tanúsítási szabvány. • Az áruk fogadásának/küldésének rendszere (árukat kísérı fuvar- és vámokmányok regisztrálása, egyeztetése és eredményének rögzítése, vámhatóság és az értékesítési osztály értesítése az áruk megérkezésérıl/feladásáról). 3.5. alszakasz: Vámügyi rutineljárások A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk e) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében adott esetben kielégítı eljárásokkal kell rendelkeznie a kereskedelempolitikai intézkedésekkel vagy a mezıgazdasági termékekkel folytatott kereskedelemmel kapcsolatos engedélyek kezelésére; A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk g) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében gondoskodnia kell arról, hogy munkavállalói legyenek tudatában annak, hogy a hatóságokat tájékoztatniuk kell, amennyiben a megfelelıséggel kapcsolatban nehézségeket fedeznek fel, és megfelelı kapcsolattartást kell kialakítaniuk ahhoz, hogy ennek elıfordulása esetén a hatóságokat tájékoztassák. 3.5.1 Importırként, exportırként, raktárengedélyesként az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat: − − − − − − − − − − −
Hogyan biztosítja az Ön által készített vámáru-nyilatkozatok teljességét, pontosságát, idıszerőségét, beleértve az irányítási ellenırzések elvégzését is; Az alátámasztó dokumentáció bemutatása vagy rendelkezésre állása; Az igénybe vett ügynökökre/harmadik felekre vonatkozó naprakész adatok (nevek, címek); Hogyan jelölik ki az ügynököket, pl. a kijelölésük elıtt az Ön által végzett hitelességi és alkalmassági ellenırzések; Az ügynökök igénybevételének körülményei; A feladatokat részletezı szerzıdések, beleértve az ügynök által biztosított képviselet típusát (közvetlen, közvetett); Az a mód, ahogyan világos, egyértelmő utasításokat ad az ügynökének; Hogyan bocsátja az ügynöke rendelkezésére az alátámasztó dokumentumokat (pl. engedélyek, tanúsítványok), beleértve azok bemutatását, megırzését és visszaszolgáltatását is; Mit kell tennie az ügynöknek, ha az utasítások nem világosak; Az ügynök munkája pontosságának, idıszerőségének ellenırzése Ön által; Hogyan értesíti az ügynököt az elszámolt tételekkel kapcsolatos hibákról/módosításokról; 24
− −
A szabálytalanságok kezelése; A hibák önkéntes bejelentése a hatóságoknak.
Harmadik fél képviselıjeként az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat: − − − − − − −
A feladatokat részletezı szerzıdések, beleértve az Ön által biztosított képviselet típusát (közvetlen, közvetett); Hogyan biztosítja az Ön által készített vámáru-nyilatkozatok teljességét, pontosságát, idıszerőségét, beleértve az irányítási ellenırzések elvégzését is; Az alátámasztó dokumentáció minél rövidebb idın belül történı bemutatása vagy rendelkezésre állásának biztosítása; Hogyan juttatja az alkalmazottak tudomására az ügyfelekkel és a szerzıdésekkel kapcsolatos követelményeket; Mit tesz, ha az ügyfelek utasításai nem világosak vagy helytelen adatokat kap; Mit tesz, ha hibákat/módosításokat tár fel az elszámolt tételekkel kapcsolatban; A hibák önkéntes bejelentése a hatóságoknak.
3.5.2 Amennyiben ezek az utasítások dokumentálásra kerülnek, az auditorok látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy ezeket az utasításokat rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és értesíti ezekrıl az érintett alkalmazottakat.
Amennyiben nem rendelkezik vonatkozó szabályozással, javasolt bevezetni egy belsı utasítást a vámmal kapcsolatos szabálysértések, bőncselekmények – beleértve a korrupció gyanúját is – észlelése során követendı eljárásról, a felelıs személy és az értesítési csatornák megjelölésével. A bejelentést minden esetben írásban (e-mail útján vagy faxon) szükséges megtenni az illetékességgel és hatáskörrel rendelkezı szerv felé. Az utasítás tartalmával minden munkavállalónak tisztában kell lennie. 3.5.3 Ha eljárásokat alakítottak ki az engedélyek kezelésére, az auditorok látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy ezen eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és értesíti ezekrıl az érintett alkalmazottakat.
E pontnál adott válasznál figyelembe vehetı az 5.6.1 pont. AEOS vagy AEOF-típusú tanúsítvány iránti kérelem esetében a két kérdés megválaszolható ezen pont alatt úgy, hogy az 5.6.1 pontnál vissza kell utalni rá. 3.6 alszakasz Eljárások a biztonsági másolat, a helyreállítás és tartalékolás, valamint az archiválás opcióira A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk f) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében kielégítı eljárásokkal kell rendelkeznie a cég nyilvántartásainak és információinak archiválásához és visszakereséséhez, illetve az információvesztés elleni védelemhez.
Az alszakasz a biztonsági másolatok, a helyreállítások kérdéseivel foglalkozik adatoldalú megközelítésben. Javasolt e körben a már egyéb szakmai téren megválaszolt kérdések újbóli áttekintése, számítástechnikai szakember igénybevételével. Az archiválás sok esetben magában a rendszerben zajlik és annak megvalósítása nem a feldolgozók feladata, így szükséges e szempont újbóli áttekintése. Kérdésként merülhet fel ezen anyagok megırzése, a biztonságuk garantálása. Az archív állomány eltérı helyen történı ırzése, azokhoz való korlátozott hozzáférés jelentısen növeli a biztonságot. 25
Amennyiben az archív anyagok online érhetık el, az adatok hosszú távú rendelkezésre állásánál szükséges kifejteni a biztonsági másolat meglétével kapcsolatos szabályokat, figyelemmel arra, hogy az online elérhetı adatok adathordozóinak védelme klasszikusan nem egyenértékő egy archivált biztonsági másolat adatvesztés elleni védelmével. 3.6.1 Az eljárásoknak magukba kell foglalniuk a következıket: milyen adathordozón tárolják az adatokat, milyen szoftver formátumban tárolják az adatokat, tömörítik-e az adatokat és ha igen, melyik szakaszban. Amennyiben harmadik felet vesznek igénybe, adja meg a biztonsági másolatokra és az archivált információkra vonatkozó szokásos eljárásokat, azok gyakoriságát és az információk helyét.
Fentieken kívül arra kell választ adni, hogyan történik a nyilvántartások, adatok helyreállítása hiba, üzemzavar esetében, valamint arra, hogy történt-e adatvisszatöltés valaha? Az auditorok kérhetik az adathordozók, mentési anyagok tárolási gyakorlatának, tárolási helyének bemutatását. 3.6.3 Ha igen, írja le, hogyan biztosítja hosszú távon a nyilvántartás mőszaki minıségét, valamint a hardver és a programkód rendelkezésre állását. 3.7 alszakasz. A számítógépes rendszerek védelme A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk h. pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében megfelelı, információ-technológiai biztonsági intézkedésekkel (pl. tőzfalak, vírusölık) kell rendelkeznie a számítógépes rendszerének a jogosulatlan behatolással szembeni megvédése, illetve a dokumentációja biztonságba helyezése céljából. 3.7.1 Az a) kérdésnél leírt intézkedéseinek az alábbiakra kell vonatkozniuk: − Frissített biztonsági terv, amely tartalmazza azokat az óvintézkedéseket, amelyek megvédik a számítógépes rendszereket a jogosulatlan behatolástól, az adatok szándékos megsemmisítésétıl vagy elvesztésétıl. − Arra vonatkozó részletes adatok, hogy több rendszert üzemeltet-e több helyszínen, és hogyan ellenırzi ezeket. − Ki felel a vállalat számítógépes rendszerének védelméért és mőködéséért (a felelısség nem korlátozódhat egyetlen személyre, ebben több, egymás lépéseit ellenırizni képes személynek kell részt vennie). − A tőzfalakra, vírusölıkre vonatkozó részletes adatok. − A vállalat mőködésének folytonosságát biztosító/katasztrófaelhárítási terv balesetek esetén. − Biztonsági rutineljárások arra az esetre, ha a rendszer nem mőködik, beleértve az összes fontos program és adat helyreállítását.
Hálózati topológia benyújtásával átláthatóbbá teheti IT-rendszerét az auditorok részére. A b) kérdésnél adja meg a rendszer illetéktelen behatolásokkal szembeni ellenırzésének, az eredmények feljegyzésének gyakoriságát, valamint azt, hogy miként jár el abban az esetben, ha a rendszer megrongálódik. 3.7.2 Az Ön hozzáférési jogosultságokkal kapcsolatos eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat: − Hogyan történik a számítógépes rendszerekhez való hozzáférési engedélyek kiadása és a hozzáférési szintek meghatározása. (A bizalmas adatokhoz való 26
− −
hozzáférést azon dolgozókra kell korlátozni, akik jogosultak az adatok módosítására és kiegészítésére.) A jelszavak beállításának formátuma, azok megváltoztatásának gyakorisága, a jelszavakat kiadó személy, illetve a felhasználói adatok eltávolítása/karbantartása/frissítése.
a) A jogosultságok kiadásának rendjét szabályozó dokumentum (munkautasítás, szabályzat, stb.) benyújtását vagy bemutatását kérhetik az ellenırök. b) Amennyiben az IT-rendszer üzemeltetését külsı partner végzi, a szerzıdést az auditorok részére be kell mutatni vagy nyújtani. 3.8. alszakasz: A dokumentáció biztonsága Az Ön által hozott intézkedéseknek általában magukban kell foglalniuk az alábbiakat: − − − −
A dokumentumok nyilvántartása, biztonsági másolatok készítése, beleértve a szkennelést, mikrofiche-leolvasást, a hozzáférés korlátozását is. Frissített biztonsági terv, amely tartalmazza azokat az óvintézkedéseket, amelyek megvédik a számítógépes rendszereket a jogosulatlan hozzáféréstıl, az adatok szándékos megsemmisítésétıl vagy elvesztésétıl. A dokumentumok archiválása, biztonságos és megbízható tárolása, beleértve a kezelésükkel kapcsolatos feladatokat is. A dokumentumok biztonságát veszélyeztetı események kezelése.
Ezen kérdéskörben a papír alapú dokumentációk biztonságáról is tájékoztatást kell nyújtani. 3.8.2 Az Ön által hozott intézkedéseknek figyelembe kell venniük az alábbiakat: − − −
A rendszereinek tesztelése illetéktelen hozzáférések ellen, valamint az eredmények nyilvántartása; A vállalat mőködésének folytonosságát biztosító/katasztrófaelhárítási terv; A tényleges események eredményeként hozott, dokumentált helyreállító intézkedések.
IV. szakasz Fizetıképesség (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14j. cikke, az AEOiránymutatás, 2. rész, I. szakasz, I.2.4). A fizetıképesség olyan, jó pénzügyi helyzetet jelent, amely az üzleti tevékenység típusának kellı figyelembevétele mellett lehetıvé teszi az Ön kötelezettségeinek teljesítését. A fizetıképesség az utolsó három év adatai alapján kerül megállapításra. Ha vállalkozása három évnél rövidebb ideje mőködik, fizetıképességét a rendelkezésre álló nyilvántartások és információk alapján kell megítélni (lásd: 4.3 kérdés). Ezek a feljegyzések csak az AEO-kérelmet benyújtó jogi entitásra vonatkozhatnak. A fizetıképességét a jövıben elıreláthatóan befolyásoló, ismert információkat a 4.4 kérdésnél kell megadnia. 4.1 Adja meg az Ön vállalkozása vagy a vállalkozás eszközei ellen az utóbbi három évben indított fizetésképtelenségi, csıd- és felszámolási eljárásokra vonatkozó részletes adatokat.
27
4.2 A kért bizonyítékok vagy információk bármilyen függı kötelezettségekre vagy céltartalékokra, a nettó forgótıke-pozícióra vagy a nettó eszközpozícióra és az immateriális javak mértékére is vonatkozhatnak. Bizonyos körülmények között egy üzleti vállalkozás számára bevett gyakorlat lehet, hogy nettó eszközállománya negatív, például, amikor egy céget az anyavállalat kutatásfejlesztési céllal hozott létre, amikor a kötelezettségeket az anyavállalattól vagy egy pénzintézettıl kapott kölcsönnel finanszírozzák. Ilyen körülmények között nem biztos, hogy a negatív nettó eszközállomány arra utal, hogy a gazdasági vállalkozás képtelen lesz tartozásait megfizetni, de elıfordulhat, hogy a hatóság további bizonyítékot kér, mint például a hitelezı ígérvényét, az anyavállalattól kapott biztosíték használatára történı hivatkozást vagy egy banki hitellevelet a követelménynek való megfeleléshez vagy – ha Ön egyéni vállalkozó vagy személyegyesülés, akkor a vállalkozás fizetıképességének alátámasztására használt személyes eszközök jegyzékét. Megjegyzés: Fizetıképességének megállapításához a hatóság esetleg azt kérheti, hogy az Ön éves beszámolóinak benyújtása naprakész legyen. Látogatásai során a hatóság megvizsgálhatja a kérelmezı teljes éves beszámolóit az elmúlt három évre visszamenıleg. A hatóság a legutóbbi vezetıi beszámolókat is kérheti az aktuális pénzügyi helyzet megállapítása céljából.
A fizetıképességgel kapcsolatban felmerülı kérdések tekintetében kerüljön benyújtásra egy önkéntes hozzájáruló nyilatkozat, melyben a gazdálkodó hozzájárul a vele kapcsolatban álló bankok megkereséséhez, valamint a bankok által átadott adatok kezeléséhez. A kérelmezı benyújthat a számlavezetı pénzintézeteitıl egy ún. Bankinformációt, mely tartalmazza a bankszámlák számát, devizanemét, nyitási dátumát, információt a sorban álló tételekrıl, valamint a bank és a gazdálkodó kapcsolatát, illetve amely bizonyítja, hogy a kérelmezı megbízható ügyfele/adósa a banknak. Nyújtson be nyilatkozatot arra vonatkozóan, hogy vannak-e olyan vevıi, akikkel kapcsolatban 6 hónapot meghaladó követelése van! V. szakasz A biztonsággal és védelemmel kapcsolatos követelmények (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14k. cikke, az AEO-iránymutatás, 2. rész, I. szakasz, I.2.5). Megjegyzés: Ez a szakasz az AEO „Biztonság és védelem” kritériumával foglalkozik. Csak abban az esetben kell kitöltenie, ha vagy a „Biztonság és védelem” (AEO-S) tanúsítványt, vagy a kombinált Vámügyi egyszerősítések / „Biztonság és védelem” (AEO-F) tanúsítványt igényel. E követelmény tekintetében az önértékelésnek tartalmaznia kell az összes létesítményt, amely fontos a kérelmezı vámügyekkel kapcsolatos tevékenységeinek szempontjából.
Amennyiben a különbözı telephelyeken, fióktelepeken eltérı biztonsági intézkedések vannak érvényben, részletesen be kell mutatni mindegy egyes helyszínt a kérdıív pontjai alapján. Abban az esetben is, ha az adott helyszín a kérelmezı szempontjából csupán bérlemény, hiszen a tevékenység, illetve az áru a kérelmezıhöz köthetı. Önnek bizonyítania kell, hogy – figyelembe véve az Ön szerepét a szállítási láncban – nagy mértékben tisztában van a biztonsági és védelmi intézkedésekkel, mind házon belül, 28
mind az ügyfeleivel, szállítóival és a külsı szolgáltatókkal fenntartott üzleti tevékenységei során. Ezt nem szabad összetévesztenie az egészségügyi és biztonsági követelményekkel (lásd az AEO iránymutatást). Normális körülmények között úgy gondoljuk, hogy az ebben a részben említett eljárások kellıképpen szabványosítottak és részletesek ahhoz, hogy a) lehetıvé tegyék a felelıs személyek és helyetteseik egyértelmő azonosítását, ill. b) lehetıvé tegyék a helyettesek számára, hogy a felelıs személy által kijelölt módon járjanak el. Az eljárásokat dokumentálni kell és az AEO-kritériumok ellenırzése során a hatóság rendelkezésére kell bocsátani, amely mindig ellenırzi ıket a helyszínen. Az Öntıl igényelt dokumentumoknak az alábbiakat kell tükrözniük, fıként az 5.1.1 (a) és (b) esetében: •
az Ön szerepe a szállítási láncban;
•
a vállalata jellege és nagysága, illetve
•
a vállalatát fenyegetı kockázatok, veszélyek.
A biztonsággal és védelemmel kapcsolatos szabályok tekintetében különös figyelemmel kell lenni a kiszervezett (outsourcing) tevékenységekre abban a tekintetben is, hogy a tanúsítványt kérelmezınek legyen ráhatása és ellenırzési jogosítványa ezen esetekben. Célszerő ilyen esetekben a biztonsági szervezet/csoport bevonásával a szükséges egyeztetéseket oly módon elvégezni, hogy a kérelmezı kellı garanciális feltételek meglétét tudja igazolni. Kiszervezett tevékenység esetében, amennyiben az releváns az AEO szempontjából, az ellenırök a tevékenységet szerzıdés alapján ellátó társaságnál is folytathatnak ellenırzést annak megállapítására, hogy az a tevékenység megfelel-e az AEO-kritériumainak. 5.1 ÖNÉRTÉKELÉS
A biztonsági kockázatok és veszélyek felmérése, az ezekrıl való tudomással bírás feltételezi egy olyan általános kockázatfelmérés meglétét, amelynél számbavételre kerülnek a következık: • • • •
kockázat, melynek lehetısége a gazdálkodónál kizárt, kockázat lehetısége, amely az elemzés alapján lehetséges, kockázatbeazonosítás, amely a gazdálkodónál fennáll, kockázat, amely tapasztalat alapján fennállt, és annak késıbbi elıfordulása kizárt.
Fentiek alapján az önértékelés célja a megfelelı biztonsági éberség bemutatása, a fennálló vagy vélhetıen fennálló kockázatok esetében ezek minimalizálására tett intézkedések meglétének bemutatása. Például illetéktelen személy belépése egy mindenkor fennálló kockázat, ugyanakkor egy zárt beléptetési rendszer a hozzátartozó biztonsági szolgálattal a fennálló kockázatot minimalizálja. A biztonsági értékelés feltételezi a megfelelı, célszerő és optimalizált szervezeti struktúrát, amely képes irányítani, felügyelni és koordinálni a biztonsági intézkedéseket. Az elnevezés gazdálkodói formától függıen lehet tényleges szervezet, vagy kisebb csoport, vagy akár egyetlen személy is, ha ezen forma garantálja a megfelelı biztonsági éberség kellı hangsúlyát a vállalat irányítói szintjén. 29
Nagyon fontos a kérdıív célja miatt a vészhelyzetek egységes értelmezése, ahol ezen kifejezésbe bele kell érteni olyan biztonsági kockázatok megvalósulását, amelyre a kérdıív egyértelmő kérdést tartalmaz, például beléptetési eljárások, rakodással kapcsolatos elıírások, helyiségekben való jogosulatlan belépés, stb. Ez az alszakasz feltételezi egységes biztonsági koncepció meglétét, hiszen enélkül sem a belsı ellenırzési eljárás, sem az árukkal kapcsolatos védelmi és biztonsági követelmény nem értelmezhetı. Kiemelten fontos, hogy a harmadik országos termékekkel kapcsolatos vámügyi kérdések, a vámjogi kötelezettségek (vámraktári tevékenységhez főzıdı készletnyilvántartás, szállítóeszköz felbontása, áru ellenırzött áramlása, egyes vámeljárásokkal az áruk változatlan állapotban történı megırzése stb.) megfelelı biztonsági intézkedéssel párosuljanak, hiszen a Közösségi Vámkódex is tartalmaz fizikai kötelezettségeket. Külsı biztonsági veszélyfelmérésbe beleértendı a biztosítók megbízásából végzett biztonsági audit is. Az ügyfelek által támasztott biztonsági elıírás széles körben értelmezendı, például ilyen lehet más termékével kapcsolatos feltételrendszer, vagy bizonyos termékek elıállításakor a megrendelı által támasztott követelmény, ha az a késztermék hozzáférhetıségét, mozgatását, nyomon követését biztonsági szempontból határozza meg. 5.1.1. a) A hatóság elvárja, hogy vagy Ön, vagy egy ırzı-védı cég (ha igénybe vesz ilyen céget) dokumentált kockázat- és veszélyértékelést végezzen. Ha a szemle alkalmával nem mutatja be ezt az értékelést, akkor ez automatikusan a kérelem elutasítására vonatkozó ajánlást von maga után. A kockázat- és veszélyértékelésnek ki kell terjednie az összes olyan helyiségre, amely fontos az Ön vámügyi tevékenységeinek szempontjából. Az értékelés célja azon kockázatok és veszélyek azonosítása, amelyek a szállítási láncnak abban a részében jelentkezhetnek, ahol Ön tevékenykedik, illetve azon meglévı intézkedések vizsgálata, amelyek az említett kockázatoknak és veszélyeknek a lehetı legkisebb mértékőre való csökkentését célozzák. Ugyanakkor az értékelésnek ki kell terjednie minden olyan kockázatra, amely az Ön szállítási láncban játszott szerepének biztonságával kapcsolatos, így például: • a helyiségek és az áru fizikai veszélyeztetése; • pénzügyi veszélyek; • szerzıdéses eljárások az Ön szállítási láncában érintett üzleti partnerek esetében; Az értékelésnek az alábbiakat kell érintenie: • az Ön által forgalmazott áru; • tároláshoz, gyártáshoz és más tevékenységekhez szükséges helyiségek, épületek; • a személyzet, beleértve a toborzást is, az ideiglenesen alkalmazott személyzet igénybe vétele, alvállalkozásban dolgozók; • az áru szállítása, be- és lerakodása; • számítógéprendszer, számviteli feljegyzések, dokumentumok; • a fenti területeken nemrégiben jelentett biztonsági események. Arra vonatkozóan is bizonyítékkal kell szolgálnia, hogy milyen gyakorisággal ellenırzik és frissítik a dokumentumokat, az eljárásoknak pedig tartalmazniuk kell az események jelentésének módját és a jövıbeli ellenırzések gyakoriságát is. A hatóságnak arra vonatkozóan is bizonyítékot kell keresnie, hogy mikor és hogyan tájékoztatják a személyzetet és a látogatókat ezekrıl az eljárásokról. 30
5.1.1. b) Ha a szemle alkalmával nem mutatja be a biztonsági tervet, vagy a kockázat- és veszélyértékelést, ez a szemle idı elıtti megszakítását vagy a kérelem elutasítását vonhatja maga után. A biztonsági terv esetében egy ellenırzési programot kell bevezetni, amelynek tartalmaznia kell azokat a feljegyzéseket, amelyeket a felelıs személy lát el keltezéssel és aláírással. 5.1.2 Ennek a résznek legalább annak az öt legfontosabb észlelt kockázatnak a leírását kell tartalmaznia, amelyeket Ön azonosított. A hatóság elvárja, hogy a kockázat- és veszélyértékelés tartalmazza és vizsgálja ezeket, valamint kitérjen ezek valószínőségére, következményeire és az esetleges ellenintézkedésekre. Példák: • csempészáru; • termékek szennyezése; • az exportra szánt áru hamisítása; • illetéktelen hozzáférés, stb.
További kockázatok lehetnek: • lopások belsıs- és külsı személyek által; • tőzeset; • illetéktelenek hozzáférése belsı bizalmas adatokhoz, IT-rendszerben lévı adatokhoz; • veszélyes anyagok szállítása során felmerülı kockázat; • szállító jármővek biztonsága; • magas értékő- vagy veszélyes áru szállításában rejlı kockázat. 5.1.3 Írja le röviden a biztonsági intézkedések bevezetésének, végrehajtásának, nyomon követésének, ellenırzésének folyamatát. Jelölje meg a felelıs személyt is. A szervezet megfelelı szintjén léteznie kell egy személynek, aki valamennyi biztonsági intézkedésért felelıs, és rendelkezik a szükséges engedéllyel a megfelelı biztonsági intézkedések szükség esetén történı végrehajtására. Ha külsı ırzı-védı szolgálatot vesz igénybe, a felelıs személynek gondoskodnia kell a szerzıdés kezelésérıl, és biztosítania kell a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodás megkötését, amely eleget tesz az ebben a szakaszban foglalt kérdésekkel is bemutatott AEO-követelményeknek. A felelıs személynek képesnek kell lennie, hogy megmagyarázza a biztonsági intézkedéseket; továbbá megfelelı eljárásokat kell bevezetnie az említett intézkedések kidolgozására, ellenırzésére, frissítésére. Általában ez a személy felelıs az 5.1.1 a) és b) kérdésben elıírt dokumentumok elkészítéséért. Ezeknek az eljárásoknak elegendınek kell lenniük ahhoz, hogy a felelıs személyt helyettesítı személy felvállalja a felelısséget, illetve ellássa az elıírt feladatot.
A biztonsági intézkedések koordinálásáért felelıs személy munkaköri leírását, amennyiben ez a személy kiszervezett szolgáltatás keretében látja el feladatát, az erre vonatkozó szerzıdést, illetve a vonatkozó munkautasítást, szabályzatot, stb. az auditorok rendelkezésére kell bocsátani. 5.1.4 Bár sok esetben a biztonsági intézkedések vélhetıen csak az adott helyszínre jellemzık, az azok bevezetésére, végrehajtására, nyomon követésére, ellenırzésére vonatkozó irányítási eljárásokat az összes helyszín között össze lehet hangolni. Az intézkedések összehangolásának elmulasztása az auditor helyszíni ellenırzéseinek gyakoribbá válását vonhatja maga után. 31
5.1.5. a) és b) Dokumentált eljárásokat kell bevezetnie, amelyekkel lehetıvé teszi a személyzet és a látogatók számára, illetve arra ösztönzi ıket, hogy jelentsék a biztonsági eseményeket, például az illetéktelen behatolásokat, lopásokat, nem megfelelı személyzet igénybe vételét. Az említett eljárásoknak tartalmazniuk kell azt, hogy miként és kinek kell jelenteni, illetve hogy hol találhatók ezek a személyek. Továbbá részletesen le kell írniuk, hogy miként és kinek kell kivizsgálni és jelenteni az említett eseményeket. Ha a válasza „Nem”, írja le, hogyan kíván ezekkel foglalkozni, és jelölje meg az idıkeretet is.
A látogatók felé való kommunikáció formája lehet házirend kifüggesztése és a belépéskor a nyilvántartásba való rögzítéssel egyidıben a házirend tudomásulvételének elismertetése, igazoltatása, vagy rövid tájékoztató átadása a gazdálkodó helyszínén való tartózkodás szabályairól. Ha a válasz „Igen”, írja le, hogyan közli a biztonsági utasításokat az alkalmazottakkal, és szolgáljon részletes adatokkal annak biztosítására vonatkozóan, hogy az alkalmazottak tudomásul vették ıket. Azt is el kell magyaráznia, hogyan juttatja a látogatók tudomására az említett biztonsági intézkedéseket. Lásd az 5.2.2 kérdést is. A „Biztonsági” utasításokra történı utalásokat nem szabad összetéveszteni az egészségügyi és védelmi okokból elıírt utasításokkal, és egyértelmően tájékoztatni kell róluk a látogatókat és az alkalmazottakat. 5.1.6. a) és b) Ez a kérdés a szállítási lánc biztonságára, és nem az egészségügyi és védelmi eseményekre vonatkozik. Például: •
a raktárban tapasztalható veszteségek;
•
feltört plombák;
•
a beavatkozások elleni védelmet biztosító eszközök sérülése.
Ilyen jellegő események esetén a hatóság elvárja, hogy ellenırizze a biztonsági és védelmi eljárásokat, és úgy módosítsa ıket, hogy magukba foglalják a helyreállító intézkedéseket is. Arra vonatkozóan is bizonyítékkal kell szolgálnia, hogy az említett változásokat hogyan közölte az alkalmazottakkal és a látogatókkal. A biztonsági és védelmi eljárások ellenırzése után eszközölt változtatásokat módosításként kell számon tartani, illetve fel kell tüntetni a módosítás dátumát és a módosított részeket. 5.1.7 (a) és (b) Gondoskodnia kell az eredeti dokumentumok megırzésérıl, mivel ezeket az auditor is kérheti. Az ellenırzés során az auditor figyelembe veszi a vonatkozó tanúsítást is. Például: •
Meghatalmazott ügynök (tanúsítvány, értékelési jelentés);
•
TAPA (tanúsítvány, értékelési jelentés);
TAPA tanúsítvány esetében a TAPA FSR ’A’ típus bír relevanciával. •
ISO (tanúsítvány, minıségbiztosítási kézikönyv).
32
5.1.8 Válaszában például részletes adatokkal kell szolgálnia a veszélyes vegyi anyagokra, értékes árukra, vagy jövedéki termékekre vonatkozóan. Továbbá jeleznie kell, hogy ezekre rendszeresen vagy szabálytalan idıközönként kerül-e sor. Például: •
speciális csomagolás;
•
sajátos tárolási követelmények.
Lásd az 5.5.1 kérdést is (logisztikai folyamatok). 5.1.9. a) és b) A válasznak tartalmaznia kell a cég(ek) nevét és címét, illetve azt, hogy hány éve áll(nak) ırzı-védı cégként az Ön alkalmazásában, és hogy nyújtanak-e Önnek bármilyen más szolgáltatást. Ha a vállalat elvégezte a veszélyértékelést, a válaszának azt is tartalmaznia kell, hogy milyen kockázatokat tártak fel és foglaltak az 5.1.1 a) kérdésnél említett kockázat- és veszélyértékelésbe . A dokumentumokban fel kell tüntetni az értékelés idıpontját/idıpontjait, illetve az esetleg végrehajtott ajánlásokat. A dokumentumokat a hatóság ellenırzése alkalmával rendelkezésre kell bocsátani. 5.1.10 Válaszában fel kell tüntetnie a különbözı ügyfelek/biztosító társaságok által támasztott követelményeket, illetve azokat az árukat, amelyekre speciális követelmények, például különleges csomagolási vagy tárolási követelmények vonatkoznak. Ha számos termék és követelmény létezik, elegendı, ha összefoglalja ıket. Ezeket a hatóság ellenırzése alkalmával részletesebben is megvizsgálja 5.2 A TELEPHELYEKRE VALÓ BELÉPÉS
A kérdıív ezen része, leegyszerősítve, a fizikai biztonság kérdéseit veszi végig. A fizikai biztonság része a gazdálkodó területére történı belépés, az ott történı mozgások ellenırizhetısége, a szállítóeszközök kialakításával kapcsolatos intézkedés. A biztonság terén önmagában a kamerarendszer vagy biztonsági szolgálat nem garantálja az elérni kívánt célt. Éppen ezért ezek használata, a használat során az archiválás vagy elért eredmények, vagy a biztonsági szolgálat kérelmezı általi váratlan és rendszeres ellenırzése igazolja a biztonságra való törekvést. Ez viszont feltételezi, hogy a kérelmezı részérıl legyen olyan személy, akinek munkaköri leírásában és valós tevékenységében ez megjelenjen, illetve ezen ellenırzések kellıen dokumentáltak legyenek. A beléptetési rendszer önmagában nem garantál biztonságot, ha nem párosul a vállalat területén mozgó személyek szúrópróbaszerő ellenırzésével, illetve ha a fokozott biztonsági kritériumoknak kitett területek (pl. áru rakodásának helye, gyártási terület stb.) nem szelektált rendszer részei. Ez utóbbi azt jelenti, hogy vagy a biztonsági rendszerrel, vagy ezen helyszínek ellenırzésével kell lehetıvé tenni az egyes területekre vonatkozó belépési, áthaladási jogosultságok kezelését. Ennek megvalósítása lehet eltérı színő kitőzık használata, eltérı ruházat, vagy ezen területért felelıs személy felelısségébe tartozó olyan kérdés, amelyet ellenırizni köteles, és amellyel kapcsolatban intézkedési jogosultság illeti meg. Az általános követelményrendszereken kívül az egyes alszakaszokhoz tartozó konkrét követelmények adják meg a részletes és kellı tájékoztatást. 33
5.2.1 (a) és (b) Írja le röviden a folyamatot; ha szükséges, határozza meg egyértelmően, hogy milyen konkrét folyamatok játszanak közre. Több helyszínre vonatkozó kérelem esetében hasznosnak bizonyulhat leírni a helyszíneket, vagy egy azokat szemléltetı általános képet benyújtani. Az eljárásoknak dokumentálniuk kell, hogy ki milyen területekre, épületekbe, termekbe léphet be, és hogyan történik a belépések ellenırzése (pl. billentyőzet vagy kártyák segítségével). A hozzáférésre vonatkozó korlátozásoknak figyelembe kell venniük az 5.1.1 a) pontban említett kockázat- és veszélyértékelést. A rendszereknek alkalmasnak kell lenniük az illetéktelen behatolási próbálkozások azonosítására és nyomon követésére. Írja le az alkalmazottak azonosítására szolgáló rendszert (pl. azonosító kártyák).
Amennyiben a kérelmezı rendelkezik ırzı-védı szolgálattal, az auditorok megtekintik az İrutasítást (ırszolgálati utasítás). Az 5.2.1 b) pont esetében be kell mutatni azt az eljárást, amelyet a beléptetési folyamatok megfelelı ellátása ellenırzésére alkalmaz. Pl. amennyiben kiszervezett szolgáltatásként ırzı-védı cég szolgáltatását veszi igénybe, a biztonsági koordinációért felelıs személy (védelmi tiszt, biztonsági részleg vezetıje stb.) végez-e szúrópróbaszerően ellenırzést annak megállapítására, hogy a biztonsági szolgálat megfelelıen látja el a szolgálatot? 5.2.2 a) és b) Válaszában az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázat- és veszélyértékelés alapján meg kell erısítenie az adatokat. Részletes adatokkal kell szolgálnia más ırzıvédı szervezetekkel/rendırségi szervezetekkel való együttmőködésre vonatkozóan, amelyek tapasztalatokkal rendelkeznek ezekben az ügyekben. Vegye figyelembe továbbá az 5.1.5 kérdésre adott válaszát, és tanulmányozza az arra vonatkozó magyarázó megjegyzéseket is.
a) Milyen utasítás (pl. İrutasítás) tartalmazza a követendı eljárást illetéktelen belépés esetén? 5.2.3 A helyszínrajzot az auditor rendelkezésére kell bocsátani. Jóllehet ez a terv nem kötelezı, a szemléltetı eszközök a hatóság segítségére lesznek az ellenırzés elıkészítésében, és lerövidíthetik a helyszíne(ke)n eltöltött idıt. Ez a terv a helyszínrıl készült mőholdas/internetes felvétel is lehet, vagy tartalmazhat ilyen felvételt (ha van ilyen). A bemutatott képen vagy terven fel kell tüntetni a készítés idıpontját, illetve más, egyedileg azonosítható módon meg kell jelölni ahhoz, hogy ellenırzési nyomvonalként szolgálhasson az AEO-kérelemhez. 5.2.4 Különös figyelmet kell fordítania az Ön telephelyén mőködı cégekre, amelyek csupán bérlık, és nem szállítanak Önnek vagy az Ön nevében. A bérlık speciális biztonsági problémát jelenthetnek, ezért le kell írnia például az azok külön bejáratára és az Ön területén elfoglalt helyre vonatkozó szokásos eljárásokat.
Ez abban az esetben is releváns kérdés, ha a kérelmezı nem saját tulajdonú területen látja el tevékenységét, hanem bérlıként (pl. logisztikai központban, ahol egyéb gazdálkodók is tevékenykednek). Tanulmányozza az 5.13 pontot is. 5.3 FIZIKAI BIZTONSÁG
34
Amennyiben a kérelmezı több telephelyen (gyáregység, raktár, stb.) végez vámmal érintett gazdasági tevékenységet, és azokra bármely tekintetben (biztonságtechnika, vámeljárások, nyilvántartási rendszer, logisztika) külön elıírások vonatkoznak, akkor a kérdıív kitöltésekor azokra külön ki kell térni az egyes pontoknál megjelölve az általános, illetve az egyedi – telephelyi – válaszokat. Hasonló módon kell eljárni, ha üzletági szervezeti felépítés miatt az egyes üzletágakra vonatkozik eltérı szabályozás. Ekkor azonban szükséges az egyes üzletági tevékenységek helyszínét is rögzíteni. Olyan esetben, ha a gazdálkodói tevékenység helyszínén azonos telephelyen több gazdálkodó folytat gazdasági tevékenységet, a kérelmezınek jól elhatárolhatóan kell bemutatnia a biztonsági kritériumok kockázatainak minimalizálását, függetlenül attól, hogy az egy telephely közlekedı útvonalainak kialakítása nem teszi lehetıvé a zárt különálló közlekedési útvonal megvalósítását. A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében gondoskodnia kell arról, hogy a tanúsítvány hatálya alá tartozó mőveletekkel kapcsolatban használandó épületek olyan anyagokból épülnek, amelyek a jogellenes belépésnek ellenállnak, és védelmet nyújtanak a jogellenes behatolással szemben. Az épületeknek olyan anyagból kell épülniük, amelyek a jogellenes belépésnek ellenállnak, és a jogellenes behatolással szemben védelmet nyújtanak. Megfelelı ellenırzési intézkedéseket kell bevezetni a helyiségekbe, gyártási területekre, szállítási területekre, berakodási dokkokba, rakományterekbe és irodákba történı jogellenes belépés megelızésére. Ezek az intézkedések a vállalkozás nagyságától és típusától, valamint az áruk típusától stb. függnek. 5.3.1. a), b) és c) Ez a rész a látható, külsı határelemekre vonatkozik (például kerítésekre, kapukra). Elvárt, hogy valamennyi külsı- és belsı nyílászárót (ablakok, kapuk és kerítések) zárszerkezettel szereljenek fel, vagy más belépést felügyelı- vagy ellenırzı módszerrel biztosítsanak, például külsı/belsı riasztórendszer, zártláncú tv (biztonsági kamera) segítségével.
Segítséget nyújt a helyszín fizikai adottságainak megismeréséhez az auditorok részére átadott, az egyes épületekrıl készült objektumleírás, melyben bemutatásra kerül a helyiségben végzett tevékenység, valamint az épület mechanikai- és elektronikai védelmi berendezései (zárak, ablakrácsok, CCTV, beléptetı rendszer, riasztórendszer stb.). a)–c) Az említett eljárások betartásának ellenırzésére, az épületek és kerítések ellenırzésének gyakoriságára, a biztonsági események jelentésére és rendezésére vonatkozó adatokat az 5.1.1 (a) vagy (b) pontnál adott válaszokban kell megadni. Itt utaljon a dokumentum megfelelı bekezdésére, fejezetére vagy oldalára (módosítására/keltezésére). 5.3.2 a) és b) Sorolja fel az összes belépési pontot, lehetıleg a helyszínrajzra történı hivatkozással; jelölje meg a lépcsıkre mutató vészkijáratokat, tegyen különbséget a bevagy lerakodásra szánt és a közüzemi belépési pontok között, adja meg a nyilvános bejáratok, a gépkocsivezetıknek szánt pihenı területek helyét. Jelölje meg az ırzı-védı személyzet irodájának/ırházak helyét. A fentiek betartásáról szóló leírásnak adott esetben tartalmaznia kell a CCTV típusát (pl. statikus kamera vagy forgó/billenı (pan/tilt) mechanikával és zoommal rendelkezı kamera), az ellenırzés módját, illetve azt, hogy a képeket proaktívan vagy reaktívan használják-e. 35
A külsı hozzáférési ellenırzések mellett szintén le kell írnia a belsı hozzáférési ellenırzéseket, beleértve adott esetben a közös létesítményeken belüli belsı hozzáféréseket is. Erısítse meg, hogy a létesítmények folyamatosan, hét napon, napi 24 órát (pl. mőszakokban dolgoznak) vagy rendes irodai munkaidıben mőködnek-e. 5.3.3 Adott esetben szolgáljon részletekkel az olyan biztonsági generátorokkal vagy eszközökkel kapcsolatban, amelyek a helyi áramellátás szünetelése esetén biztosítják a folyamatos világítást, illetve arra vonatkozóan, hogyan biztosítják ezek karbantartását. 5.3.4 Hogyan azonosítják a kulcsokat? Milyen eljárásokat alkalmaznak a visszaélések megakadályozására, illetve a kulcsok elvesztése esetére? Az eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy a zárt épületekhez, helyszínekhez, szobákhoz, felügyelt területekhez, irattároló szekrényekhez, széfekhez, gépjármővekhez és gépekhez használt kulcsokhoz csak felhatalmazott személyek férjenek hozzá. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
a kifejezetten a kulcsok tárolására kijelölt hely;
•
a kulcsok biztonságáért felelıs személy;
•
annak nyilvántartása, hogy mikor, ki és miért veszi el a kulcsokat, illetve, hogy mikor szolgáltatja vissza ıket;
•
a kulcsok elvesztése, illetve alkalmazandó intézkedések.
visszaszolgáltatásuk
elmulasztása
esetén
Adjon meg részletes adatokat az elzárási eljárásokra vonatkozóan és, ha szükséges, kik azok, akik a vezérkulccsal rendelkeznek, illetve a létesítményeknek az éjszaka idejére való lezárásáért és a következı munkanapon való kinyitásáért felelnek. Szolgáljon részletes adatokkal más használt, „kulcs-funkcióval" rendelkezı eszközökkel, mint például a rádióhullámok segítségével mőködı kulcsokkal kapcsolatosan (amilyet például a parkoló sorompójának távirányítással való vezérléséhez használnak), illetve arra vonatkozóan, hogy kiknek adták át ezeket. 5.3.5 a), b), c) és d) Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: • hogyan ellenırzik/tartják nyilván azokat a látogatókat, akik saját gépkocsijukkal érkeznek a létesítménybe; • hogyan ellenırzik az alkalmazottak gépkocsiját a létesítményben; • kifejezetten a látogatók és az alkalmazottak számára fenntartott parkolóhelyek, amelyeket a lopások, akadályozások vagy zavarások elkerülése céljából a felügyelt területektıl (így például a berakodási dokkoktól) távolabb alakítanak ki; • a parkolási követelmények betartásának ellenırzése. a) Írja le, hogy a látogatók gépkocsiját elkülönítik-e az alkalmazottak gépkocsijától. Szolgáljon adatokkal azokra a gépjármővekre vonatkozóan is, amelyek ideiglenesen lépnek be a létesítmény(ek)be, például taxik, az alkalmazottakat szállító buszok. b) Gondoskodnia kell olyan eljárásokról, amelyek biztosítják az engedélyek rendszeres ellenırzését és frissítését, hogy figyelembe vegyék az alkalmazottak gépjármőve tekintetében bekövetkezı változásokat is. Számoljon be arról, ha az alkalmazottak számára parkolási engedélyt adnak ki; írja le a parkoló területére való belépésre, ill. kilépésre vonatkozó mechanizmust (pl. kártyával mőködtetett sorompó).
36
c) Írja le a gépjármővek ellenırzését célzó folyamatokat vagy eljárásokat, például: csúcsidıben alkalmazottak felügyelik a sorompókat, hogy az autók ne kerüljenek túl közel egymáshoz, és hogy az összes gépjármővet megfelelı módon ellenırizni lehessen. d) Írja le a parkolásra vonatkozó írásbeli szabályozásokat, valamint azt, hogyan közlik ezeket az alkalmazottakkal. Erısítse meg, hogy az említett szabályozásokat belefoglaltáke a biztonsági értékelésbe. 5.4 RAKOMÁNYEGYSÉGEK A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan intézkedéseket kell bevezetni az áruk kezelésére, amelyek magukban foglalják a védelmet bármely anyag bejuttatása, kicserélése vagy elvesztése, valamint a rakománytételek meghamisítása ellen. A rakományegységek közé tartoznak azok a konténerek, tartálykocsik, furgonok, teherautók, csıvezetékek stb., amelyekben az Ön áruinak szállítása történik. Intézkedéseket kell bevezetni a rakomány érintetlenségének a berakodás elıtt történı ellenırzésére. Látogatásunk során rendelkezésünkre kell bocsátania a rakományegységek tulajdonosaira/szállítóira vonatkozó részletes adatokat.
A rakományegységekkel kapcsolatban alapvetı biztonsági elvárás, hogy garantált legyen az illegális átalakítások felfedése. Ez jelentheti az üres rakterek átvizsgálását abból a célból, hogy megállapítható legyen, azokban nincs kialakított rejtekhely, illetve jelentheti a szállítóeszközökhöz való illetéktelen hozzáférések megakadályozását is. Az alszakasz feltételezi olyan ellenırzések megtartását, amely által a gazdálkodó a tanúsítvány birtokában képes a tevékenységén keresztül valós garanciát nyújtani arra, hogy a zárt teherszállításra szolgáló térben az általa bejelentetten kívül egyéb áru nem érkezett az EU területére, illetve az innen indított szállítmányok esetében minimális a kockázata annak, hogy a legális berakodással jogellenes cselekmény kerüljön elfedésre oly módon, hogy a berakott áruk fizikailag megakadályozzák az áruelrejtésre alkalmas helyek felfedését. 5.4.1 A rakományegységek érintetlenségét például állandó felügyelettel, biztonságos, zárt területen való tárolással, vagy használat elıtt való ellenırzéssel kell biztosítani. A rakományegységekhez csak megfelelıen azonosított és arra jogosult személy férhet hozzá. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
hogyan lehet belépni arra a területre, ahol a rakományegységeket ellenırzik;
•
csak az arra jogosult személyeknek van-e hozzáférése;
•
hogyan biztosítják folyamatosan az egységek felügyeletét, például a kijelölt felelıs alkalmazottak és helyetteseik által.
5.4.2 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: • ki az a felelıs személy, akinek az eseményeket jelentik; •
hogyan jelentik és tartják nyilván az eseményeket;
•
milyen intézkedéseket kell tenni, beleértve a rendırségnek/felsı vezetésnek történı jelentést;
•
a meglévı eljárások ellenırzése, módosítása;
•
értesítés a személyzetben bekövetkezett változásokról. 37
Látogatásunk alkalmával szeretnénk megtekinteni az említett ellenırzésekre vonatkozó bizonyítékokat. 5.4.3. a) és b) Írja le a használt zárak típusát, illetve azokat a szabványokat, amelyeknek ezek a zárak megfelelnek. Ismertesse a gyártó nevét, a zárak kiadására, illetve azok kiadásának, használatának, eltávolításának nyilvántartására vonatkozó eljárást. Dokumentálja az eltört vagy szándékosan megsértett zárak esetében alkalmazandó eljárásokat. 5.4.4 A használt rakományegység típusától függıen az alábbi, hét lépésbıl álló átvizsgálási eljárást kell elvégezni (a vontatóegységgel együtt): • Elülsı fal • Bal oldal • Jobb oldal • Padlózat • Födém/tetı • Belsı/külsı ajtók • Külsı/alváz 5.4.5. a), b) és c) A karbantartást rendszeresen el kell végezni, nem csak sérülés vagy vészhelyzet esetén. Amennyiben a karbantartásra a vállalat területén kívül kerül sor, vagy nem a vállalati személyzet felügyelete alatt, a rakományegység érintetlenségét az Ön vállalatához való visszaérkezés után meg kell vizsgálni. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
az alkalmazottakkal szembeni követelmény, hogy ellenırizzék az egységek érintetlenségét azok visszaszolgáltatásakor;
•
milyen ellenırzéseket kell elvégezni, mikor és ki által;
•
hogyan közlik az alkalmazottakkal az eljárásokat;
•
irányítási ellenırzések és azok gyakorisága az egységek újbóli vizsgálatának biztosítása céljából.
Jelezze, hogy rendszeresen ellenırzik-e a rakományegységeket a beérkezı rakományok elfogadása, illetve az áru elküldés céljából való berakodása elıtt, illetve hogy leírta-e az eljárásokat az 5.1.1. a) és b) pontban megjelölt dokumentumokban. 5.5 LOGISZTIKAI FOLYAMAT 5.5.1. a), b), c) és d) Ez a rész az importált és exportált áruknak az Ön helyiségei és a határ között, illetve az Unióban vagy a különbözı helyiségcsoportokon belül történı mozgására vonatkozik. Sorolja fel az összes igénybe vett szállítási módot, kezdve az Ön létesítményeivel, vagy azokkal befejezve, majd a nemzetközi szállítási lánccal folytatva. Jelölje meg az igénybe vett szállítási módot. Ha külsı szolgáltatókat vesz igénybe, tanulmányozza az 5.13 pontot is (Külsı szolgáltatások). 5.6 NEM FISKÁLIS KÖVETELMÉNYEK
38
A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének d) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében adott esetben eljárásokat kell bevezetni a behozatali és/ vagy kiviteli engedélyekkel kapcsolatos tiltások és korlátozások kezelésére, illetve ennek az árunak a többi árutól történı megkülönböztetésére.
Ezen alszakaszban felsorolt speciális áruk vonatkozásában, ha ilyen áru akár kereskedelem, akár gyártás során elıfordul, akkor ezen árukhoz külön a fizikai biztonságot garantáló feltételeket is szavatolni szükséges a megelızı alszakaszokban. Ilyen termékek esetében a behozatallal, kivitellel, forgalomba hozatallal kapcsolatos szabályokat a termékeket kezelı és gyártó személyzeten kívül a biztonsági szervezettel is ismertetni kell, amely ezen termékekre külön biztonsági elıírásokat kell, hogy kidolgozzon. Kettıs felhasználású termékek esetében, ha olyan vámtarifaszámú termék fordul elı a gazdálkodónál, amely felveti a kettıs felhasználású termék lehetıségét, külön belsı szabályzatban kell rögzíteni azt a felelısségi viszonyt, amelynek alapján ezen kritérium egyértelmően megállapítható, vagy kizárható. A belsı útmutatónak célszerően ki kell térnie ezen termékekkel kapcsolatos biztonsági elıírásokra is. Hasonló módon kell kezelni az embargó alá esı termékeket is. 5.6.1 a) és b) Ez a rész kiegészíti a 3.5.3 pontot, és a nem fiskális követelményekre vonatkozik. Dokumentálja az azon személyek azonosítására szolgáló folyamatokat és eljárásokat, akik az engedélyek meglétének biztosításáért, valamint az engedélyek hiánya esetén szükséges intézkedésekért felelısek. Írja le a kettıs felhasználású áru tekintetében esetlegesen szükséges kiegészítı biztonsági intézkedéseket.
A kérdıív 3.5.3 pontját javasolt figyelembe venni a kérdés megválaszolásánál. 5.7 BEÉRKEZİ ÁRUK A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében megfelelı belépés ellenırzési intézkedéseket kell bevezetni a szállítási területekre, a berakodási dokkokba és a rakományterekbe történı jogosulatlan bejutás megelızésére. 5.7.1 a) és b) Ezen eljárásoknak a megrendeléstıl a nemzetközi szállítási lánc számára történı szállításig a teljes folyamatot le kell fedniük. A dokumentált eljárásoknak be kell mutatniuk az áruáramlást és a kapcsolódó dokumentumokat, és magukba kell foglalniuk a többi érintett partnert is (pl. szállítók, csomagolók, fuvarozók stb.). 5.7.2 Amennyiben a vállalatnak a belföldi és/vagy uniós vagy Unión kívüli szállítókkal biztonsági megállapodásai vannak érvényben, a személyzetnek ismernie kell ezeket a megállapodásokat, és eljárásokat kell kialakítania a megállapodások betartásának ellenırzésére. Írja le azokat a folyamatokat, amelyek révén az alkalmazottakat tájékoztatják a biztonságról, az átképzések gyakoriságát, és mérlegelje, mely bizonyítékok szükségesek ahhoz, hogy ezeket bemutassa a látogató tisztviselınek vagy az AEO-ellenırzések során. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
a sofır és az áru érkezéskor történı fogadásáért felelıs alkalmazott kinevezése;
•
a várt érkezések ütemtervének vezetése;
•
nem várt érkezések kezelése; 39
•
az árut kísérı fuvar- és vámokmányok regisztrálása;
•
az áru és a kísérı fuvar- és vámokmányok összevetése;
•
a zárak érintetlenségének ellenırzése;
•
az ellenırzések elvégzésének és eredményének nyilvántartása;
•
a hatóság értesítése az áru érkezésérıl, hogy elvégezhessük a szállítmány vámellenırzését;
•
az
áru
megmérése/megszámolása
és
mennyiségi
ellenırzése
a
válogatási
jegyzék/beszerzési megbízás alapján; •
a minıség vizsgálata;
•
a készletbe történı bevezetés elıtt az árut megfelelı módon megjelölik, hogy lehetıvé tegyék annak azonosítását;
•
az eltérések vagy minıségellenırzési mulasztások azonosítása és jelentése;
•
az értékesítési osztály és a nyilvántartási osztály értesítése az áru beérkezésérıl.
Ez például attól függhet, hogy magas értékő/kockázatú árukkal kereskedik-e. A megállapodás szerint az áruknak: •
olyan állapotban kell megérkezniük, amilyenben elhagyták a szállító létesítményét;
•
mindig zár alatt kell lenniük;
•
nem szabad megszegniük a biztonsági vagy védelmi elıírásokat.
Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
a fentiekben említett körülmények közlése a beérkezı áruk fogadásáért felelıs alkalmazottakkal
ahhoz,
hogy
tudják,
konkrétan
mit
kell
tenniük,
ha
szabálytalanságokat fedeznek fel; •
az említett eljárások rendszeres ellenırzése, frissítése;
•
irányítási/felügyeleti ellenırzések annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak betartják ezeket az elıírásokat.
5.7.3 a) és b) A lezárt rakományegységek megérkezésekor létezniük kell a zár helyes kezelésének biztosítására irányuló intézkedéseknek. Ezek magukban foglalhatnak vizuális ellenırzéseket annak biztosítása érdekében, hogy a) a zár valóban érintetlen; b) nincsenek beavatkozásra utaló jelek. Ha a vizuális ellenırzés eredménye kielégítı, a felhatalmazott személy áttérhet a zárak fizikai ellenırzésére, a zár érintetlenségét az arra történı megfelelı nyomás kifejtésével ellenırizve. 5.7.4 Nincs szükség megjegyzésekre. 5.7.5 Az Ön által forgalmazott áruk természetétıl függıen, megtörténhet, hogy nincs szükség számolásra, mérésre vagy mennyiségi meghatározásra. Le kell írni a beérkezı áruk számbavételére szolgáló alternatív módszert, valamint azt, hogyan történik a megfelelés igazolása. 5.7.6 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: 40
•
hogyan és milyen dokumentumok alapján, mikor és ki vezeti be az átvett árukat a készletnyilvántartásba;
•
az áruknak a rakományjegyzékkel és a megrendeléssel összevetve történı ellenırzése;
•
az áruk nyilvántartásba vétele, minél hamarabb azok beérkezése után.
5.7.7 (a) és (b) A feladatokat el kell különíteni az áruk megrendelése (beszerzés), az átvétel (raktár), az áruknak a rendszerbe történı bevezetése (adminisztráció) és a számla kifizetése között. Ez a vállalat nagyságától, összetettségétıl függ. 5.8 AZ ÁRUK TÁROLÁSA Ez az alszakasz csak a nemzetközi szállítási lánc részét képezı áruk tárolására vonatkozik. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 és 5.8.5 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: •
az áruk tárolására kijelölt terület, amely lehetıvé teszi azok biztonságos és megbízható tárolását, és amelyet az ellenırzést végzı alkalmazottak egyértelmően ismernek;
•
azok a tárolási területek, ahova csak a felhatalmazott alkalmazottak léphetnek be;
•
rendszeres leltározás;
•
a beérkezı áruk ellenırzése, átvitele más helyszínekre, állandó vagy ideiglenes eltávolításuk;
•
szabálytalanságok, eltérések, veszteségek vagy lopások azonosítása esetén hozandó intézkedések;
•
az áruk kezelése és feldolgozása, visszavezetése a készletbe;
•
adott esetben a különbözı árutípusok elkülönítése, például: közösségi, Közösségen kívüli, nagy értékő, veszélyes;
•
a készletnyilvántartások vezetése és azonnali frissítése, beleértve az áruk helyét is;
•
a tároló létesítmény fizikai biztonságával kapcsolatos valamennyi vonatkozás kezelése.
A biztonsági elıírások az áruk típusától, a vállalat nagyságától és összetettségétıl függnek, kezdve az irodatömbben egyetlen helyiséget elfoglaló vállalatokkal egészen a több tagállamban, több helyszínen mőködı nagyvállalatokig. 5.9 ÁRUELİÁLLÍTÁS Ez az alszakasz csak a nemzetközi szállítási lánc részét képezı áruk elıállítására vonatkozik. Csak abban az esetben válaszoljon az 5.9.1-5.9.4 kérdésekre, ha ezek alkalmazandók az Ön vállalkozása esetében. Ebben az összefüggésben az áruelıállítás olyan tevékenységeket ölel fel, mint például a nyersanyagokból való elıállítás vagy a részekben vásárolt áruk összeszerelése. 41
5.9.1 a) és b) Az Ön által megadott leírásban számoljon be arról is, hogy a gyártási területen dolgozók a vállalat által teljes munkaidıben alkalmazott személyek vagy ideiglenes alkalmazottak. Írja le a gyártási helyet a létesítményen belül és, ha lehetséges, jelölje be a helyszín tervének másolatán. Tanulmányozza az 5.2.3 pontot is. 5.9.2 Válaszát az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázat- és veszélyértékelésre történı hivatkozással támassza alá. A megfelelıségi ellenırzést az erre vonatkozó, aláírással és keltezéssel ellátott bizonylattal kell alátámasztani. 5.9.3 A csomagolás érintetlenségénél adja meg a használt technológiai segédeszközöket (pl. súly ellenırzés vagy CCTV felügyelet stb.). Írja le továbbá az egyes csomagok biztosítását célzó folyamatot, valamint azt, hogyan összesítik a csomagokat, például raklapok segítségével. Szolgáljon részletes adatokkal arra vonatkozóan, hogy a címzett (cím/ország) melyik ponton válik ismertté, illetve hogyan ellenırizhetı ez az információ. 5.9.4 Az Ön által megadott leírásban fel kell tüntetnie a harmadik felekkel kötött szerzıdéseket vagy a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodásokat. Az auditor megtekinti ezeket. Ez arra az esetre is vonatkozik, amikor az egyes szolgáltatásokra vonatkozó szerzıdéseket egy csomagban kötik meg. 5.10 ÁRUK BERAKODÁSA 5.10.1 a) és b) és 5.10.2 a), b) és c) Ki kell jelölni az áruk berakodásának felügyeletével megbízott alkalmazottakat annak megakadályozása céljából, hogy az árukat felügyelet nélkül rakodják be vagy hátrahagyják. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: • a sofır fogadásáért és az áruk berakodásáért felelıs alkalmazott kinevezése; • a kijelölt alkalmazottnak minden alkalommal jelen kell lennie; • az abban az esetben alkalmazandó eljárás, ha az erre kijelölt alkalmazott nem elérhetı, például helyettesek kijelölése; • a berakodásra csak a felhatalmazott alkalmazott jelenlétében kerülhet sor; • az áruk megmérése, megszámolása, mennyiségi ellenırzése és megjelölése; • az eltérések/szabálytalanságok kezelése; • zárak
alkalmazása
és
a
dokumentumok/feljegyzések
nyilvántartása,
amelyek
segítségével biztosítható, hogy a zárakat a megfelelı áruk esetében használták, eleget tesznek a megállapított szabványoknak, és alkalmazásuk a jogi elıírásokkal összhangban történt. • az árukat kísérı fuvar- és vámokmányok regisztrálása az Ön nyilvántartásaiban; • az áruk és a kísérı fuvar- és vámokmányok összevetése; • az ellenırzések elvégzésének és eredményének regisztrálása; • a hatóság értesítése az áruk elküldésérıl, hogy elvégezhessük a szállítmány vámellenırzését; • az értékesítési/adminisztratív osztály tájékoztatása az áruk elküldésérıl;
42
• hogyan (milyen dokumentumok alapján), mikor és ki vezeti be a berakodott árukat a készletnyilvántartásba; • az áruk ellenırzése a rakományjegyzékkel és az értékesítési megbízással összevetve; • az áru kivezetése a nyilvántartásból, minél hamarabb az indulás után; • az áruk átvételének és a szabálytalanságok elismerése az ügyfelei által; • az exportálást bizonyító igazolás (adott esetben). 5.10.3 Ez csak abban az esetben alkalmazandó, ha az ügyfelei különleges feltételekben állapodtak meg Önnel, melyek szerint például az összes árut zárral kell ellátni, a röntgensugarakkal kapcsolatos elıírások miatt meghatározott módon kell csomagolni és címkézni ıket. Ha igen, az alkalmazottakat tájékoztatni kell ezekrıl a feltételekrıl, és az eljárásoknak olyan irányítási/felügyeleti ellenırzéseket kell magukba foglalniuk, amelyekkel biztosítható, hogy az alkalmazottak tiszteletben tartják ezeket az elıírásokat. Az említett eljárásokat rendszeresen kell ellenırizni és frissíteni. Lásd az 5.1.10 kérdést is. 5.10.7 Az ennek a résznek az alátámasztására szolgáló bizonyítékot össze kell kapcsolni az 5.1.1 a) és b) kérdésnél leírt kockázat- és veszélyértékelés megfelelı területével. A szabálytalanságok az ügyfelek nyilatkozataihoz, a fel nem hatalmazott gépjármővezetıkhöz, eltört, beavatkozás elleni védelmet biztosító eszközökhöz kapcsolódhatnak. 5.11 BIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK ÜZLETI PARTNEREKKEL SZEMBEN A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének e) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan intézkedéseket kell végrehajtani, amelyek lehetıvé teszik kereskedelmi partnereinek egyértelmő azonosítását a nemzetközi szállítási lánc védelme érdekében. Az üzleti partnerek (árukat vagy szolgáltatásokat) szállítók vagy ügyfelek lehetnek.
Annak érdekében, hogy a kereskedelmi partnerek a velük szemben támasztott követelményeknek megfeleljenek, az engedélyezett gazdálkodóknak, amikor új szerzıdéses kapcsolatot hoznak létre egy üzleti partnerrel, a másik szerzıdı felet bátorítaniuk kell arra, hogy mérje fel szállítási láncának biztonságát és fokozza azt, és – amennyire az üzleti modelljében megvalósítható – ezeket a kijelentéseket a szerzıdéses megállapodásokba is vegyék bele. Emellett javasolt, hogy a kérelmezı készítsen dokumentációt errıl az aspektusról, hogy megmutassa, milyen erıfeszítéseket tesz annak biztosítására, hogy üzleti partnerei ezeknek a követelményeknek megfeleljenek. A gazdálkodó megteheti azt is, hogy mielıtt szerzıdéses kapcsolatokat létesít, áttekinti a másik szerzıdı félre vonatkozó kereskedelmi információkat. Példák az ellátási lánc biztonságának növelésére: - az ellátási lánc teljes mértékben biztonságosnak csak akkor tekinthetı, ha az engedélyezett gazdálkodó az egész szállítási láncért felel, pl. az engedélyezett gazdálkodó exportırként és fuvarozóként jár el, 43
- az engedélyezett gazdálkodó más engedélyezett gazdálkodókkal vagy azzal egyenértékő szervezetekkel dolgozik együtt, - az engedélyezett gazdálkodó a biztonság tárgyában szerzıdéses megállapodásokat köt üzleti partnereivel, - az engedélyezett gazdálkodó alvállalkozóinak (pl. szállítmányozók) kiválasztása annak alapján történik, hogy bizonyos biztonsági szabályokat betartanak-e, - a konténereket az ISO-PAS 17712 norma szerinti, „nagybiztonságú vámzárakkal” zárják le, - a konténereket az alvállalkozó helyiségeiben, a terminálon és a fogadó fél helyiségeiben ellenırzik, hogy azokat helyesen zárták-e le, - mielıtt szerzıdéses megállapodásokat kötnek, figyelembe veszik (amikor lehetséges) a cégbejegyzésben illetékes testületektıl beszerezhetı általános információkat és a partner termékeit (kockázatos és érzékeny áruk stb.), - az engedélyezett gazdálkodó biztonsági nyilatkozatot kér, - olyan létesítményeket használ, melyeket nemzetközi vagy európai biztonsági tanúsítványok szabályoznak (pl. ISPS kód, meghatalmazott ügynök, stb.). 5.11.1 a) és b) Ön csak a szállítási lánc Önt érintı részéért és csak azokért az árukért tehetı felelıssé, amelyek az Ön ellenırzése alatt állnak. A szállítási lánc biztonsága csak az üzleti partnerek között létrejött szerzıdések révén biztosítható. A szállítókkal szembeni követelmények például arra vonatkozhatnak, hogy minden árut meg kell jelölni, zárral kell ellátni, a röntgen-sugaras vizsgálatok miatt meghatározott módon kell csomagolni és címkézni stb. A szállítóknak továbbá tiszteletben kell tartaniuk a nemzetközi elıírásokat. Abban az esetben, ha léteznek ilyen elıírások, az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat: •
ha lehetséges, rendszeresen meg kell látogatni a szállítók üzleti létesítményeit annak ellenırzése érdekében, hogy az elıírásokat tiszteletben tartják;
•
az említett megállapodások közlése az alkalmazottakkal, hogy ellenırizzék az áruk megfelelıségét azok megérkezésekor;
•
a szabálytalanságok/események jelentésével kapcsolatos feltételek;
•
irányítási/felügyeleti ellenırzések annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak betartják ezeket az elıírásokat;
•
az említett feltételek megsértése esetén hozott helyreállító intézkedések;
•
az eljárások rendszeres ellenırzése, frissítése.
Az auditor várhatóan szeretné majd megtekinteni az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenırzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a szemle során rendelkezésre kell bocsátani ellenırzés céljából.
Javasolt, hogy a partnerek kiválasztására és a meglévı partnerek értékelésére dolgozzon ki egy metodikát, melyben meghatározza az alapvetı, szerzıdı partnerektıl elvárt kritériumokat. A kiválasztás alapja lehet a már meglévı AEO- vagy egyéb, biztonsági minısítésbıl eredı státusz, a leendı partner üzleti körében meglévı AEO-k, illetve egyéb szervezetek által biztonságosnak minısített gazdálkodók (meghatalmazott ügynök, IATA, C-TPAT, TAPA FSR-A stb.), referenciák stb. 44
Az értékelés alapja lehet a megbízások teljesítésének szerzıdés szerinti módja/ideje, a megbízhatóság, a kifogásolható teljesítésbıl eredı károk mennyisége stb. Szerzıdéses viszony esetén szükséges titokvédelmi záradék/nyilatkozat rögzítése, valamint javasolt biztonsági elıírások, követelmények meghatározása. Ez a kérdés összefügg az 5.13.1 ponttal. Amennyiben együttesen kívánja megválaszolni a két kérdést, szükséges ennek jelölése. 5.11.2 A válaszát dokumentumokkal kell alátámasztani. Az auditor várhatóan szeretné majd megtekinteni az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenırzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a szemle során rendelkezésére kell bocsátani ellenırzés céljából. 5.11.3 A válaszát dokumentumokkal kell alátámasztani. Az auditor várhatóan megtekinti az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenırzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a látogatás során rendelkezésre kell bocsátani ellenırzés céljából. Elvárt, hogy a megállapodás megsértését feltüntesse az 5.1.1 a) és b) pontban említett dokumentumokban a megfelelı módosításokkal és további ellenintézkedésekkel együtt. 5.12 A SZEMÉLYZET BIZTONSÁGA A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14k. cikk (1) bekezdésének f) és g) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében Önnek: a) a jogszabályok által megengedett mértékben biztonsági átvilágítást kell végeznie azoknál a leendı alkalmazottainál, akik biztonsági szempontból kényes beosztásban dolgoznak, valamint idıszakos háttérellenırzéseket kell végeznie; b) gondoskodnia kell arról, hogy az érintett alkalmazottak aktívan részt vegyenek a biztonsági tudatosságot elısegítı programokban. 5.12.1 a), b), c) Az Ön foglalkoztatási politikájának tükröznie kell a kockázatértékelésre alapuló biztonsági elıírásokat. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: • háttérellenırzések végzése az új és meglévı alkalmazottak esetében, akik biztonsági szempontból kényes beosztásban dolgoznak vagy ilyen beosztásba kerülnek majd; • a toborzáskor referenciák kérése és ellenırzése; • a biztonsági szempontból kritikus beosztások azonosítása, illetve mind a letöltött, mind a letöltetlen büntetésekkel kapcsolatban szükséges ellenırzések elvégzése; • az alkalmazottakkal szembeni elıírás, miszerint tájékoztatniuk kell munkaadójukat a rendırségi óvadékról, a függıben lévı bírósági ügyekrıl és/vagy ítéletekrıl; • a számítógépes hozzáférés eltávolítása, a biztonsági belépı vagy kitőzı visszaadása az alkalmazottak felmondása vagy elbocsátása esetén; • az alkalmazottaknak tájékoztatást kell nyújtaniuk egyéb munkahelyeikrıl.
45
A megfelelési ellenırzéseket kellıképpen bizonyítani kell a végrehajtott ellenırzésekre vonatkozó megfelelı feljegyzéseken feltüntetett iniciálék és dátum alapján.
A felvételi eljárás keretén belül hatósági erkölcsi bizonyítvány bekérése javasolt minden leendı alkalmazott esetében, mint hivatalos, könnyen beszerezhetı dokumentum a büntetlen elıélet ellenırzésére. 5.12.2 a) és b) Az 5.1.1 a) és b) pontban említett dokumentumoknak olyan eljárásokat kell leírniuk, amelyeknek ki kell terjedniük arra, hogy miként ellenırzik a leendı új alkalmazottakat, mielıtt munkát ajánlanak nekik, illetve a képzési folyamatra, amelynek tartalmaznia kell a vállalat biztonsági utasításait is. Minden új alkalmazottnak aláírással kell igazolnia, hogy megértette az eljárásokat. Az eljárásoknak magukba kell foglalniuk azt, hogy milyen intézkedéseket kell tenni, ha a vállalat által már alkalmazott személyeket biztonsági szempontból kényes területekre helyezik át. 5.12.3 a), b), c) és d) Minden alkalmazottnak megfelelı képzésben kell részesülnie a biztonsági és védelmi elıírásokkal kapcsolatban (így például a biztonsági protokollokra, a behatolások/beavatkozások feltárására, az események jelentésére, a nemzetközi szállítási láncot veszélyeztetı kockázatokra vonatkozóan). Az alkalmazottak képzéséért egy egységnek vagy csoportnak (belsı vagy külsı) kell felelnie. Változások esetén a képzést frissíteni kell, és az összes képzési tevékenységrıl nyilvántartást kell vezetni. A külsı szállítók esetében egy megfelelı, a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodást kell kötni. Tanulmányozza az 5.13.1 pontot is. 5.12.4 a) és b) A vállalkozónak rendelkeznie kell az ideiglenes személyzetre vonatkozó biztonsági elıírásokkal. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: • a munkaközvetítı ügynökségekkel kötött szerzıdések, melyek az alkalmazott tekintetében meghatározzák a kinevezése elıtt és után végrehajtandó biztonsági ellenırzések szintjét; • az elıírásoknak megfelelı, ismert ügynökségek igénybe vétele; • hasonló biztonsági elıírások mind az ideiglenes, mind az állandó alkalmazottak esetében (lásd az 5.12.1 megjegyzést). A helyszíni ellenırzés során rendelkezésre kell bocsátani ezeket a szerzıdéseket. Elvárt, hogy az ideiglenes alkalmazottakat ugyanúgy ellenırizzék, mint az állandó alkalmazottakat. Mivel az említett alkalmazottak esetében gyakran megtörténik, hogy ideiglenes személyzetet biztosító külsı ügynökség alkalmazza ıket, ezekkel az ügynökségekkel a szolgáltatások szintjének biztosítására vonatkozó megállapodásokat kell kötni (lásd az 5.13 pontot is), és eljárásokat kell bevezetni annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat tiszteletben tartja a megállapodásokban foglalt standardokat, és ezt az Ön feljegyzései is alátámasztják. 5.13 KÜLSİ SZOLGÁLTATÁSOK Amennyiben a vállalat bizonyos szolgáltatásokat kiszervez (például: szállítás, ırzésvédés, takarítás, karbantartás), a külsı céggel kötött megállapodásoknak tartalmazniuk kell a biztonsági követelményeket is. 5.13.1 a), b) és c) a)–b) A helyszíni ellenırzésre elı kell készítenie a szerzıdéseket és a szolgáltatások szintjének biztosítására vonatkozó megállapodásokat, amelyek magukba foglalják az említett külsı szolgáltatásokat nyújtó alkalmazottak személyazonosságának 46
ellenırzését, valamint egyéb ügyeket is. Rendelkezésre kell bocsátania a vállalatok listáját, és le kell írnia az általuk nyújtott szolgáltatásokat. c) Írja le, hogyan követi nyomon a szerzıdéseket, kezeli a szabálytalanságokat, illetve ellenırzi az eljárásokat. Adott esetben válaszát az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázatés veszélyértékelésre történı hivatkozással támassza alá. A megfelelıségi ellenırzéseket az erre vonatkozó, aláírással és keltezéssel ellátott bizonylattal kell alátámasztani.
Ez a kérdés összefügg az 5.11 ponttal. Amennyiben együttesen kívánja megválaszolni a két kérdést, szükséges annak jelölése.
47
III.
Az AEO-eljárás során benyújtandó okmányokról tájékoztató
I. A befogadási eljáráshoz benyújtandó okmányok: -
AEO-tanúsítvány iránti kérelem formanyomtatvány (VK-VHR 1C Melléklet) kitöltési útmutatónak megfelelıen kitöltve,
a
-
a kitöltési útmutatóban felsorolt kötelezı mellékletek (10 db melléklet), amely az Önértékelési kérdıív részeként is benyújtható,
-
vámügyekben eljáró jogi képviselı 3 hónapnál nem régebbi, eredeti erkölcsi bizonyítványa, amennyiben nem a kérelmezı saját alkalmazottja, Amennyiben nincs vámügyekben eljáró jogi képviselıje a kérelmezınek, errıl az ügyvezetı nyilatkozatának benyújtása szükséges.
Az alábbi, közhiteles nyilvántartásból származó dokumentumokat a hatóság hivatalból megkéri az illetékes szervtıl, viszont meggyorsítja az eljárást, ha azt a kérelmezı az eljárás során benyújtja: -
hiteles cégmásolat,
-
cégjegyzésre jogosult személyek aláírási címpéldánya (másolatban),
II. Fizetıképesség igazolásához benyújtandó okmányok: -
számlatükör, számviteli politika,
-
kérelem benyújtását megelızı 3 évre vonatkozó független könyvvizsgálói jelentés, éves beszámoló mellékletekkel, üzleti jelentés (másolatban);
-
nyilatkozat a cégvezetıtıl, miszerint a kérelmezı nem áll csıd-, felszámolási eljárás vagy végelszámolás alatt;
-
nyilatkozat arról, hogy vannak-e a kérelmezınek olyan vevıi, akik felé 6 hónapot meghaladó követelése van (korosítási lista);
-
bankinformáció a kérelmezı folyószámláit vezetı bankoktól (eredeti, valamennyi pénzintézettıl, mely tartalmazza a bankszámlák számát, devizanemét, nyitási dátumát, információt a sorban álló tételekrıl, valamint a bank és a gazdálkodó kapcsolatát),
III. Az eljárás lefolytatásához benyújtandó okmányok: -
kitöltött Önértékelési kérdıív. A kérdıív benyújtására a kérelmezı nem kötelezhetı, de az abban szereplı kérdések megválaszolása elengedhetetlen az eljárás lefolytatásához, mert a kérdésekre adott válaszok adnak képet a hatóságnak a kérelmezı tevékenységérıl, szabályozottságáról. Kitöltése nagy segítséget nyújt a 48
-
-
gazdálkodónak is, mert kérdései alapján elızetesen fel tud készülni az auditra. A kitöltés hiányában a kérdésekre a hatóság a helyszínen fog választ kérni, mely nagyobb terhet róhat a gazdálkodóra, mint az elızetes felkészülés. Önértékelési kérdıív mellékletei. A mellékletek benyújthatók papír alapon, vagy elektronikus formában (doc, docx, rtf, xls ,xlsx, pdf, jpeg formátum). Törekedni kell arra, hogy csak az adott kérdéskörre vonatkozó, illetve az auditorok által kért dokumentumok kerüljenek benyújtásra, ezzel könnyítve a kérelmezı adminisztrációs terheit. a Magyarországon bejelentett lakóhellyel rendelkezı cégjegyzésre jogosult személyek erkölcsi bizonyítványa a megbízható vámadós státusz feltételeinek vizsgálata céljából. Nem szükséges a kérelem benyújtásakor benyújtani, elegendı a vizsgálati eljárás végsı szakaszában.
A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. Törvény 9. § (1) bekezdése alapján a közigazgatási hatósági eljárás hivatalos nyelve a magyar, ezért az eljárás során a dokumentumokat magyar nyelven szükséges benyújtani. Amennyiben, fıként leányvállalatok, fióktelepek, külföldi tulajdonban álló vállalatok esetében valamely szabályzat, intézkedés, utasítás kizárólag idegen nyelven áll rendelkezésre, úgy magyar nyelvő, nem hivatalos fordítást, avagy magyar nyelvő kivonatot (nagy terjedelmő dokumentum esetén) szükséges benyújtani az eljárás gyorsítása, gördülékenyebb lefolytatása érdekében. Amennyiben a válaszhoz tartozó melléklet terjedelme nem teszi lehetıvé a fordítást, akkor a dokumentum tartalomjegyzékérıl és az adott kérdést tisztázó releváns részeirıl szintén magyar nyelvő, nem hivatalos fordítást kell benyújtani.
49
IV.
A tanúsítvány kibocsátása
Az audit lefolytatását követıen a vámhatóság – amennyiben úgy ítéli meg, hogy nem merült fel olyan mértékő kockázat, amely akadálya lenne az engedélyezett gazdálkodói státusz megadásának –, kibocsátja az AEO-tanúsítványt a kérelmezı részére. A tanúsítvány kibocsátásáról szóló döntésben a vámhatóság tájékoztatja a gazdálkodót az audit során felmerült kockázatokról. A Ket. 9. § (1) bekezdése alapján a közigazgatási hatósági eljárás hivatalos nyelve a magyar. Amennyiben a tanúsítvány a Bizottság 2454/93/EGK rendelete 14o. cikk (1) bekezdése szerinti kiállítása nem magyar nyelven, hanem az Európai Unió egyéb hivatalos nyelvén történik, az fordításnak minısül. Az AEO tanúsítvány kiállítása idegen nyelven akkor is illetékköteles, ha azt egy olyan rendszer (EOS) állítja elı, melyhez tényleges fordítási tevékenység nem kapcsolódik. A gazdálkodó az illetéket, mint eljárási költséget az eljárás lefolytatásáért fizeti meg. Az illetékekrıl szóló 1990. évi XCIII. törvény (továbbiakban: Itv) mellékletének V. pontja kimondja, hogy az eljáró hatóság által készített fordítás illetékfizetési kötelezettséget von maga után, akárcsak a VI. pont (1) bekezdésének a) alpontja szerinti hitelesítés. A Ket. 153. § (2) bekezdésének 1. pontja szerint az illeték eljárási költségnek minısül. A fentiek szerinti eljárást kell követni akkor is, ha a tanúsítvány idegen nyelven történı kiállítást az ügyfél a késıbbiekben bármikor kéri. Az illeték megfizetésére az Itv 73.§ (3) bekezdésében meghatározottak az irányadók. A NAV által kezelt számlaszámokról az alábbi címen talál tájékoztatást: A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Vámhatósága által kezelt számlaszámok IBAN szerinti bontásban
50
V.
Monitoring
Az AEO eljárás végén a vámhatóság a TAXUD/2006/1450 számú, Engedélyezett gazdálkodók – Iránymutatások VI. szakaszával összhangban Összefoglaló jelentést készít, melyben összefoglalja megállapításait, tapasztalatait a gazdálkodó AEO-kritériumoknak való megfelelésérıl. Ennek alátámasztására megállapítja az egyes, Önértékelési kérdıív pontjaihoz tartozó kockázati szintet is. A kockázati szint mértéke fontos tényezı az audit végén, mert nem bocsátható ki a tanúsítvány, amennyiben magas szintet állapít meg a vizsgálat bármely kritérium esetében. A tanúsítvány érvényessége határozatlan ideig szól, de nem maradhat felügyelet nélkül, összhangban az Iránymutatás VI.2 Kockázatkezelési ellenırzési tervek pontjában meghatározottakkal. A beazonosított, tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó kockázatokat figyelemmel kell kísérni a tanúsítvány kibocsátását követıen ún. monitoring tevékenység során. Az eljárás végén készített Összefoglaló jelentés részét képezi egy úgynevezett monitoring terv, melyet a tanúsítvány kibocsátása után kell végrehajtani. A VK-VHR 14q. cikk (4) bekezdése kimondja, hogy a vámhatóságok figyelemmel kísérik az engedélyezett gazdálkodó által teljesítendı feltételeknek és kritériumoknak való megfelelést. Ezzel összhangban a TAXUD/2006/1450 számú Iránymutatása VI. szakasza tartalmaz ajánlást a tanúsítvány felügyeletére vonatkozóan. A felügyelet több szintő. 1. A tanúsítvány kibocsátásakor a gazdálkodó kap egy tájékoztatót a határozat mellékletként a VK-VHR 14w. cikk (1) bekezdésével összhangban, amely kimondja, hogy „Az engedélyezett gazdálkodó minden olyan, a tanúsítvány kiadása után felmerült tényezırıl tájékoztatja a kiállító vámhatóságot, amely annak fenntartására vagy tartalmára hatást gyakorolhat.” A gazdálkodó figyelmét a tanúsítványt kibocsátó hivatal hat havonta ismételten felhívja fenti bejelentési kötelezettség teljesítésére. A vámhatóság értékeli az AEO-tól származó információkat. 2. A kiállító vámhatóság folyamatosan nyomon követi az AEO feltételek teljesülését, mely során az Összefoglaló jelentés monitoring tervét veszi alapul, és figyelembe veszi a más forrásból érkezı információkat is. Az információgyőjtés megvalósulhat az AEO-nál lefolytatott helyszíni ellenırzéssel, illetve a gazdálkodó meghallgatásával is.
A monitoring nem az Önértékelési Kérdıív újbóli, teljes kitöltését és annak elemzését jelenti, hanem az audit során tapasztalt, a tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó, vagy az esetleg késıbb feltárt kockázatok vizsgálatát. Fenti, rendszeres monitoringon kívül azonnali újraértékelést kell végrehajtani a VK-VHR 14w. cikk (5) bekezdése szerint: „A feltételek és kritériumok újbóli értékelését a kiállító vámhatóság az alábbi esetekben végzi el: a) amennyiben jelentıs változások történtek a vonatkozó közösségi jogszabályokban; b) indokoltan feltételezhetı, hogy a vonatkozó feltételeket és kritériumokat az engedélyezett gazdálkodó már nem teljesíti.”
51
Az újraértékelés nem azonos a folyamatos, rendszeres monitoringgal, azonban eredhet a monitoring során észleltek megállapításaiból. Amennyiben felmerül annak kockázata, hogy az AEO már nem teljesíti a feltételeket, azonnali, rendkívüli ellenırzést kell lefolytatni. A rendkívüli újraértékelés eredménye lehet a tanúsítvány felfüggesztése vagy visszavonása, illetve, ha a hatóság úgy értékeli, hogy az AEO továbbra is teljesíti a feltételeket, akkor a tanúsítvány fenntartása.
52
VI.
A tanúsítvány kiadása után felmerült tényezık
Tájékoztató AEO-tanúsítvány kibocsátását követı, gazdálkodót terhelı bejelentési kötelezettségrıl A Bizottság 2454/93/EGK rendelete 14w. cikkében foglaltak szerint az engedélyezett gazdálkodó az AEO-tanúsítvány kibocsátása után minden olyan – tevékenységében, szervezetében vagy eljárásában bekövetkezı – tényezırıl tájékoztatja a vámhatóságot, amely a státusz fenntartására és tartalmára hatást gyakorolhat. Az értesítésnek fenti körülmény tudomásra jutását követıen azonnal, írásban kell megtörténnie. A változások vagy várható módosulások bejelentésének formájának és módjának alkalmas kell lennie arra, hogy a vámhatóság az érintett változásokról hitelesen és teljes körően tudomást szerezzen. Azon kritériumok – nem kimerítı – listája, melyek változása esetén mindenképpen bejelentési kötelezettség terheli a gazdálkodót, az alábbiak. • • • • • • • • • •
a VK-VHR 1C. mellékletében meghatározott kérelem tartalma; a kérelem VK-VHR 1C. mellékletében meghatározott mellékleteinek tartalma; a tárolókapacitás a számítógépes környezet az integrált számviteli rendszer a belsı ellenırzési eljárások áruk, készletmozgási technológiák módosulása, ha ez a raktárközi forgalomban, akár a raktártermelés viszonylatában változást jelent az információk biztonsága - számítógépes rendszerek védelme az információk biztonsága - a biztonság dokumentálása a biztonsággal és védelemmel kapcsolatos követelmények a biztonsági vezetı személye; a vagyonvédelmi szervezet struktúrája; új biztonsági szolgálat alkalmazása, új vagyonvédelmi rendszer bevezetése (pl.: élıerıs ırség mellett kártyás beléptetı rendszer bevezetése); lényeges változások az ipari kamerás rendszerben, ha az a beléptetést, az áruk rakodásának helyét, vagy a termelést érinti; külsı határoló falak módosítása, beleértve külsı kerítések ideiglenes elbontását.”
Felhívom figyelmét, hogy fenti tájékoztató elérhetı a NAV hivatalos honlapján, az alábbi linken: http://www.vam.hu/viewBase.do?elementId=6898&modulId=2 Tájékoztatom továbbá, hogy fenti felsorolás nem teljes körő, ezért minden bekövetkezett releváns változás esetében vegye fel a kapcsolatot a tanúsítvány kibocsátó hivatallal. Amennyiben ennek a bejelentési kötelezettségének nem tesz eleget, AEOtanúsítványának felfüggesztésére és/vagy visszavonására kerülhet sor. 53
Megjegyzés: Fenti tájékoztatóban foglaltak esetén az alábbiakkal kell figyelemmel lenni: • a kérelem formanyomtatvány adataiban bekövetkezett változás nem vonatkozik a vámhatóság által kibocsátott engedélyekre; • a létszámadatokban bekövetkezett változás a gazdálkodó kulcsbeosztású alkalmazottai személyében bír nagyobb relevanciával, melyrıl azonnal bejelentést kell tenni. Egyéb, létszámra utaló változás bejelentése, pl. gyártósoron dolgozó kollégák számában bekövetkezett változás esetében a bejelentést az AEO-tanúsítványt kezelı vámhatósággal való elızetes megállapodás szerint kell megtenni. • az IT programok verziószámának változása nem releváns tényezı.
54
VII.
Engedélyezett gazdálkodók kölcsönös elismerése az EU és Japán között
A teljes ellátási lánc biztonságának garantálása a kereskedelem könnyítésével egyidejően mind a vámhatóságok mind a gazdálkodók számára kihívás jelent. Ennek megfelelıen több ország vezetett be további biztonsági intézkedéseket, hogy megerısítse a kockázatkezelést a VVSZ (Vám Világszervezet) SAFE keretrendszerével összhangban. A kockázatkezelés során kiemelt fontosságú a kereskedık megbízhatósága. Az engedélyezett gazdálkodók (AEO-k), amelyek teljesítik a biztonság és védelem kritériumát (AEOS, AEOF) lehetıvé teszik, hogy a vámhatóságok a kockázatos kereskedelemi forgalomra fókuszáljanak. Cserébe az AEO-k elınyöket élveznek kereskedelmi könnyítés formájában. Az engedélyezett gazdálkodók kölcsönös elismerése további kereskedelem könnyítési elınyöket biztosít a partner országokban a megbízható gazdálkodóknak; egyúttal lehetıvé teszi a vámhatóságok számára, hogy hatékonyabban kezeljék a magas kockázatú szállítmányokat. AEO-k kölcsönös elismerése Japánnal Az EU és Japán között az engedélyezett gazdálkodók kölcsönös elismerésének megvalósítása 2011. május 24-én megkezdıdött. Ettıl az idıponttól kezdve az EU és Japán engedélyezett gazdálkodói élhetnek a kölcsönös elismerésbıl származó elınyökkel. EU AEO-k kölcsönös elismerésbıl adódó kedvezményei Japánban A kölcsönös elismerés gyakorlati végrehajtása azt jelenti, hogy az EU importırei és exportırei AEO státuszát figyelembe veszik a japán vámhatóság biztonsági kockázatértékelése során Japánban, amennyiben az alábbi eljárást követik. Annak érdekében, hogy részesüljenek a kölcsönös elismerésbıl eredı elınyökbıl, az EU AEO importıröknek és exportıröknek tájékoztatni kell japán partnereiket a kölcsönös elismerés céljából létrehozott 12 karakterbıl álló kódjukról. Ezen kódok a Japán Vámhatóság által kerültek kibocsátásra azon EU AEO-k részére, akik beleegyezésüket adták a kölcsönös elismeréshez. Az Európai Bizottság levélben fogja értesíteni az EU AEO-kat ezen japán azonosító kódokról. Megjegyzendı, hogy a Japán kölcsönös elismeréshez létrehozott kódok eltérnek az EU gazdálkodók EORI számától. Az EU exportıröktıl induló vagy az EU importırökhöz érkezı forgalom esetében a japán import/export árunyilatkozatok benyújtásakor érvényesülnek az elınyök. A japán importır/exportır (vagy a képviselıje) fogja feltünteti a japán vámhatóság által a kölcsönös elismerés céljából létrehozott 12 karakterbıl álló kódot az elektronikus árunyilatkozat megfelelı, külföldi importırök/exportırök feltüntetésére szolgáló mezıjében. Japán AEO-k kölcsönös elismerésbıl adódó kedvezményei az EU-ban Annak érdekében, hogy a japán gazdálkodók részesüljenek az elınyökbıl az EU-ban – a biztonsági kockázatértékeléssel összefüggésben belépéskor vagy kilépéskor –, az EU kereskedıket megkereshetik a japán AEO kereskedelmi partnerek és tájékoztathatják ıket a kölcsönös elismerés céljából, a japán gazdálkodók számára létrehozott 14 karakterbıl álló kódjukról. Természetesen az EU kereskedık proaktív jelleggel megkérdezhetik japán AEO partnerüktıl 14 karakterbıl álló kódjukat. Ezt a kódot az árunyilatkozat „Különleges megjegyzések/benyújtott okmányok/igazolások és engedélyek” rovatában kell feltüntetni. Továbbá az „Y031” TARIC kódot szükséges szerepeltetni, jelezve, hogy a szállítmány olyan ország AEO-jától érkezik/AEO-jához megy, amellyel az EU AEO kölcsönös elismerésre vonatkozó egyezményt kötött. Az EU-ba történı belépéskor az „Y031” TARIC kódot és a japán gazdálkodó 14 karakterbıl álló kölcsönös elismerésre vonatkozó kódját kell használni belépési győjtı árunyilatkozaton, vagy azon vám árunyilatkozaton, amely helyettesíti a belépési győjtı 55
árunyilatkozatot. Export esetén az „Y031” TARIC kódot és a japán gazdálkodó 14 karakterbıl álló kölcsönös elismerésre vonatkozó kódját kell használni a vám árunyilatkozaton, vagy a kilépési győjtı árunyilatkozaton.
56
VIII. Multinacionális és nagyvállalatok esetében az engedélyezett gazdálkodóként történı elismerés feltételeire és a követendı eljárásra vonatkozó iránymutatás
1. Jogi nyilatkozat Ez az iránymutatás ismerteti a multinacionális és nagyvállalatok esetében az AEOkérelmek feldolgozására vonatkozó eljárást. Figyelmeztetjük azonban a felhasználókat arra, hogy kizárólag a Vámkódex és a Vámkódex végrehajtási rendelkezései jelentik a hiteles jogalapot, valamint arra, hogy az ebben a dokumentumban szereplı információ jogilag nem kötelezı érvényő és nem tekintendı jogi tanácsadásnak. Ez az iránymutatás semmilyen módon nem érinti egy tagállam állampolgárainak azon szabadságát, hogy egy másik tagállam területén telepedjenek le, a külföldi vállalkozások egy adott tagállamban történı letelepedését, sem egy adott vállalkozás által felállítani kívánt különbözı típusú másodlagos telephelyeket. 2. Rövidítések és fogalommeghatározások 2.1. Rövidítések AEO – engedélyezett gazdálkodó (Authorised Economic Operator) VK – Vámkódex VK-VHR – A Vámkódex végrehajtási rendelkezései EU – Európai Unió EB – Európai Bizottság DG TAXUD – Adóügyi és Vámuniós Fıigazgatóság HL – Az Európai Unió Hivatalos Lapja PBE – állandó telephely (Permanent Business Establishment) EORI – a gazdasági szereplık nyilvántartási és azonosítási rendszere (Economic Operators Registration and Identification) 2.2. Fogalommeghatározások A társasági jog szerint és az AEO-iránymutatásban már használtak alapján: • leányvállalat – a fogadó uniós országban, a nemzeti cégformáknak megfelelıen létrehozott gazdasági társaság, melynek alaptıkéjét az anyavállalat teljes mértékben vagy helyi kisebbségi tulajdonosokkal együtt (vegyes leányvállalat) birtokolja; • fióktelep – nem önálló jogi személy; magának a vállalatnak egy irodája/helyisége/más helyszíne, és a vállalat eszközállományának részét képezi. Míg az irodák, képviseletek és fióktelepek nem rendelkeznek jogi személyiséggel, a leányvállalatok jogilag függetlenek az anyacégtıl. • PBE – állandó üzletviteli hely, amelyen tevékenységét részben vagy egészben végzi4.
keresztül
3. Jogosultság 3.1. Ki kérheti az engedélyezett gazdálkodó státuszt? 4
OECD egyezménymodell 57
a
vállalkozás
üzleti
A VK 5a.cikkének (1) bekezdése kimondja, hogy az „engedélyezett gazdálkodó” státusz a jogszabályban meghatározott feltételek mellett bármely, a Közösség vámterületén letelepedett gazdasági szereplınek megadható. 3.1.1. A Közösség vámterületén letelepedett gazdasági szereplık: Ez a fı követelmény két feltétel teljesülését jelenti: a kérelmezı gazdasági szereplı és a Közösség vámterületén telepedett le. A VK-VHR 1. cikkének (12) bekezdése alapján „Gazdasági szereplı: olyan személy, aki üzleti tevékenysége kapcsán vámjogszabályok hatálya alá tartozó tevékenységekben vesz részt”. 3.1.1.1. „személy”: (a VK 4. cikkének (1) bekezdése): — a természetes személy, — a jogi személy, — ahol a hatályban lévı jogszabályok értelmében erre lehetıség van, az olyan jogi személyiséggel nem rendelkezı személyegyesülések, amelyek ügyleti képessége elismert. Az egyes tagállamok nemzeti joga határozza meg, hogy kit tekintenek természetes személynek, jogi személynek vagy olyan jogi személyiséggel nem rendelkezı személyegyesülésnek, amelynek ügyleti képessége elismert. 3.1.1.2. „a Közösség területén letelepedett személyek” (a VK 4. cikkének (2) bekezdése): (a) természetes személy esetében minden olyan személy, akinek szokásos lakóhelye ott található, (b) jogi személy vagy személyegyesülés esetén minden olyan személy, amelynek a Közösség területén található • bejegyzett székhelye, vagy • központi ügyintézésének helye, vagy • állandó üzleti telephelye. 3.1.2. A nem a Közösség vámterületén letelepedett gazdasági szereplık A Közösség vámterületén való letelepedés követelménye alóli egyedüli kivételeket a VK-VHR 14g. cikke határozza meg. Mindazonáltal egy harmadik országbeli anyavállalat kérelmet nyújthat be uniós fióktelepei nevében, ha állandó telephelye révén az Unióban letelepedettnek tekinthetı. 3.2. Multinacionális vagy nagyvállalatok A multinacionális vagy nagyvállalatok (függetlenül attól, hogy az EU-ban vagy harmadik országban telepedtek-e le) általában egy anyavállalatból és leányvállalatokból és/vagy állandó telephelyekbıl/fióktelepekbıl állnak, amelyek egy vagy több tagállamban lehetnek. Annak ellenére, hogy ugyanazon anyavállalat állandó telephelyei, ezek a külön egységek különbözı jogállással rendelkezhetnek a különbözı tagállamokban, mivel mőködésük jogi formája az egyes tagállamokban fıként az érintett tagállam nemzeti jogi szabályozásától és attól függ, hogy milyen mőködési módot választottak. Ennek eredményeképp egy anyavállalatnak vannak 58
olyan állandó telephelyei, amelyeket néhány tagállamban önálló jogi személynek tekintenek (vagyis az adott tagállam cégjegyzékében a tagállam társasági joga szerint a tagállamban letelepedettként nyilvántartott önálló jogi személy), és olyan állandó telephelyei is, amelyeket más tagállamokban nem tekintenek önálló jogi személynek. Ezért az engedélyezett gazdálkodó státuszt kérelmezni kívánó multinacionális vagy nagyvállalatok esetében a következı forgatókönyvek lehetségesek: •
minden leányvállalatnak, és ha vannak, az önálló jogi személyiséggel rendelkezı (vagy a VK 4. cikke (1) bekezdésének harmadik francia bekezdésében leírt fogalommeghatározás alá esı) állandó telephelyeknek külön kell kérelmezniük az AEO-státuszt;
•
a fióktelepek, és ha vannak, az önálló jogi személyiséggel nem rendelkezı (vagy a VK 4. cikke (1) bekezdésének harmadik francia bekezdésében leírt fogalommeghatározás alá nem esı) állandó telephelyek nem kérelmezhetik külön az AEO-státuszt, hanem az uniós jog szerint személynek tekintett anyavállalatnak kell benyújtania a mindegyikükre kiterjedı egyetlen közös kérelmet.
Megjegyzés: Fontos, hogy egy tagállamon belül ugyanazokat a kritériumokat alkalmazzák egy adott vállalat jogállásának meghatározásakor, mivel elfogadhatatlan, hogy a vállalatot az általa kérelmezett engedélytıl/döntéstıl függıen eltérıen kezeljék. Ebben az összefüggésben, bármely más alkalmazandó fogalommeghatározás és rendelkezés sérelme nélkül a legfontosabb tudnivaló az, hogy nem szabad arra hagyatkozni, hogy egy adott jogalanyt hogyan hívnak, hanem meg kell próbálni megállapítani, hogy jogi személynek tekinthetı-e vagy sem. E kapcsán fontos figyelembe veendı tény az, hogy a vállalat rendelkezik-e már külön EORI-számmal. 4. Multinacionális vagy nagyvállalatoktól származó AEO-kérelmek a 3.2. pont második pontozott bekezdésében említett esetekben Ezen kérelmek sikeres és hatékony feldolgozásának elıfeltétele a jól kidolgozott eljárás, és a folyamatban részt vevı minden fél közötti jó együttmőködés. 4.1. Elıkészítı munka A tagállam illetékes vámhatósága azonnal tájékoztatja az Adóügyi és Vámuniós Fıigazgatóságot (DG TAXUD) minden egyes kérelemrıl, amelyet egy multinacionális vagy nagyvállalat önálló jogi személynek nem tekinthetı állandó telephelyét/fióktelepét képezı társaságtól/jogalanytól kap. Az érintett tagállam megoszt a társasághoz kapcsolódó minden olyan, rendelkezésre álló információt – többek között a teljes nevet, a szervezeti felépítést, az anyavállalatra vonatkozó adatokat stb. –, amely elısegítheti a másik tagállammal való koordinációt. A DG TAXUD szervezi meg a másik tagállammal való koordinációt annak érdekében, hogy azonosítsák az érintett vállalat összes uniós állandó telephelyét/fióktelepét, különös tekintettel azokra, amelyeket nem tekintenek önálló jogi személynek. Ezáltal világos kép kapható az anyavállalat és leányvállalatai és/vagy állandó telephelyei/fióktelepei szerkezetérıl. A cél annak biztosítása, hogy a közös AEOkérelem 59
minden, jogi személyiséggel nem rendelkezı állandó telephelyre/fióktelepre kiterjedjen. Mivel nem lehetséges a diszkrimináció az állandó telephelyek között, ennek elmulasztása ahhoz az igen sajnálatos helyzethez vezethet, hogy egy állandó telephely ellenırzés nélkül élvezheti az AEO-tanúsítvány elınyeit. Az eredményrıl minden érintett tagállam értesül. Az a tagállam, ahol benyújtották a kérelmet, tájékoztatja a vállalatot arról, ha a személyre vonatkozó feltétel nemteljesítése miatt nem fogadja el a kérelmet, és felvilágosítást ad az anyavállalat által benyújtandó közös kérelem vonatkozásában illetékes tagállammal kapcsolatban. A folyamat jövıbeni gyorsítása és megkönnyítése érdekében javasolt, hogy a tagállamok küldjenek információt fentiek szerinti vállalatok/jogalanyok kérelmének benyújtását megelızı elızetes egyeztetésekrıl is. Az EB és a tagállamok közötti információcsere a TAXUD AEO Helpdesk segítségével történik. 4.2. Az illetékes vámhatóság, amelyhez a közös kérelmet be kell nyújtani Az anyavállalat a közös kérelmet azon tagállam egyik vámhatóságához nyújtja be, ahol állandó telephellyel/fiókteleppel rendelkezik, a következı kritériumok alapján: • a VK-VHR 14d. cikke szerinti kritériumok alkalmazásával; vagy • ha a társaság európai központ/ügyvezetési hely szerepét betöltı helyszínnel rendelkezik, ahol a kérelmezı általános logisztikai irányítási tevékenységeit végzik abban a tagállamban, ahol elhelyezkedik. 4.3. A közös kérelem kitöltése A kérelmet rendszerint azon tagállam hivatalos nyelvén kell kitölteni, ahol benyújtják. Mindazonáltal az egy adott tagállamban lévı külön fióktelepre vonatkozó egyes mellékleteket be lehet nyújtani az érintett tagállam által elfogadott más nyelven. Kitöltési sajátosságok: •
1. rovat = (uniós vagy harmadik országbeli) anyavállalat neve + az összes uniós állandó telephely neve • 4. rovat = az összes uniós állandó telephely címe • 9. rovat5 = az anyavállalat EORI-száma2 + az összes uniós állandó telephely nyilvántartási száma (adószám (HÉA-szám) vagy adófizetıi azonosító szám (TIN-szám), ha nincs adószáma) • 12. rovat = gazdasági tevékenység = szöveg helyett kódok • 16–18. rovat = az összes uniós állandó telephely irodája A közös kérelemmel benyújtható egyetlen önértékelési kérdıív, azonban ennek tartalmaznia kell a kérelemben szereplı összes állandó telephelyre/fióktelepre vonatkozó információt. 5. A kritériumok vizsgálata
5
TAXUD/2008/1633 rev.1.9 60
Az elvégzendı egyeztetés tekintetében az általános szabályok ugyanazok, mint abban az esetben, ha a helyiségek másik tagállamban találhatók. Az illetékes kiállító vámhatóságnak legalább azon tagállam felé kötelezı egyeztetést kell indítania, amelyben a többi olyan uniós állandó telephely/fióktelep található, ahol vámügyekkel kapcsolatos tevékenységeket végeznek. Az egyeztetés kiterjedtsége azonban az egyedi esettıl függhet (például a vállalat által alkalmazott egységes vállalati elıírások stb.). Minden olyan uniós állandó telephelyet/fióktelepet, ahol vámügyekkel kapcsolatos tevékenységeket végeznek, meg kell vizsgálnia azon tagállamnak, amelyben az adott állandó telephely/fióktelep található. Az egyedi vizsgálatok eredményét meg kell küldeni a kiállító tagállamnak. A VK-VHR 14m. cikk (1) bekezdése és a 14o. cikk szerinti határidık értelemszerően alkalmazandók. Az egyeztetésre felkért vámhatóság a szükséges vizsgálatok elvégzése érdekében kérheti a határidı meghosszabbítását. 6. Az AEO-tanúsítvány kezelése 6.1. A tanúsítvány kiállítása Mint minden más esetben, az AEO-kérelem befogadásából nem következik szükségszerően az AEO-tanúsítvány kiállítása. Ebben a konkrét esetben minden állandó telephelynek/fióktelepnek teljesítenie kell a kritériumokat ahhoz, hogy az illetékes vámhatóság kiállíthassa az AEO-tanúsítványt. Csak egy AEO-tanúsítványt állítanak ki az anyavállalat számára. Amennyiben ez harmadik országbeli vállalat, a tanúsítvány csak uniós tevékenységére korlátozódik, és az Unióban lévı, jogi személyiséggel nem rendelkezı összes állandó telephelyére/fióktelepére kiterjed. 6.2. Felügyelet és újbóli értékelés A tanúsítványok kiállítása utáni felügyeletre vonatkozó ellenırzési terveket és a kapcsolódó tevékenységeket azon tagállam vámhatóságai dolgozzák ki, illetve végzik el, amelyben a külön állandó telephelyek/fióktelepek elhelyezkednek. Mindazonáltal ezt mindig a kiállító vámhatósággal szoros együttmőködésben kell végezni, a tevékenységek esetleges átfedésének vagy megkettızésének elkerülése érdekében. Ha szükséges, minden egyes tagállam, ahol a külön állandó telephelyek/fióktelepek elhelyezkednek, megkérheti a kiállító vámhatóságot, hogy kezdje meg a feltételek és kritériumok újbóli értékelését. Ha az anyavállalat új állandó telephelyet/fióktelepet létesít vagy olyan átalakítási folyamaton megy át, amely hatással van állandó telephelyeire/fióktelepeire, errıl értesíti a kiállító vámhatóságot, amely meghozza a szükséges intézkedéseket, többek között szükség esetén újbóli értékelést indít. 6.3. Felfüggesztés és visszavonás A kiállító vámhatóság felfüggesztésre vagy visszavonásra irányuló lépéseket tehet saját kezdeményezésére vagy bármely más, különösen pedig azon tagállamok vámhatóságainak kérésére, ahol a külön állandó telephelyek/fióktelepek elhelyezkednek.
61
Ezekben az esetekben a teljes AEO-tanúsítványt felfüggesztik vagy visszavonják, tekintet nélkül arra, hogy melyik állandó telephely/fióktelep nem teljesíti már a vonatkozó feltételeket vagy kritériumokat.
62
IX.
AEO-logo alkalmazása
Érvényes AEO-tanúsítvánnyal rendelkezı gazdálkodók jogosultak arra, hogy az Európai Bizottság által alkotott AEO logot használják. A logo birtoklásához főzıdı jogok az Európai Bizottságot illetik, ezért az embléma letölthetı formátumban nem áll rendelkezésre. Amennyiben az AEO státusszal rendelkezı gazdálkodó alkalmazni kívánja a hivatalos emblémát, azt a tanúsítványt kibocsátó vámszervtıl kell megkérnie. A logo csak a megadott formátumban használható a Directorate General Customs and Taxation © European Union, 2007-2011 felirattal együtt, vagy anélkül. A felirat nem módosítható, szó szerinti fordítása az EU hivatalos nyelveire engedélyezett. Az embléma nem megfelelı használata vagy a használatával való visszaélés eljárást vonhat maga után.
63
X.
A tájékoztató mellékletei
1. AEO-kérelem 2. AEO-kérelem kitöltési útmutatója 3. Önértékelési kérdıív excel-formátumban Elérési útvonal a mellékletekhez: http://www.vam.hu/viewBase.do?elementId=6898&modulId=2
64
Záró rendelkezések 1. Jelen tájékoztatás a kiadmányozását követı 5. munkanaptól érvényes visszavonásig. 2. Az elnöki tájékoztatás az Interneten a http://vam.gov.hu tartalomszolgáltatás keretében megjelenítendı.
Budapest, 2012.
dr. Vida Ildikó a Nemzeti Adó- és Vámhivatal elnöke
65
