2010

Beleidsdomem Ruimtelg ke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed

Vlaamse üTVEhcid

Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (VIOE) Phoenixgebouw - Koning Albert H-taan 19 bus 5,1210 Brussel

VI

Tel.: 02 553 16 50 Fax: 02 553 1655 insti^ulonmerenderfgoedt^laaadcreo.be

Beheersovereenkomst 01/01/2008-31/12/2010

Tussen de Viceminister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams Minister van Financiën en Begrotmg en Ruimtelijke Ordening

en de Administrateur-generaal van het Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) - Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (VIOE)

Viiianisc on;Hidd

Inhoud Managementsamenvatting 1. 1. 2. 3. 4. IL

Algemene bepalingen Ondertekenende partijen Voorwerp van de overeenkomst Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Definities

„. '.

».

«

«6 6 6 6 6

'.

Algemeen beleidskader.. „ „ Juridisch kader 5.1. Algemene regelgeving 5.2. Specifieke regelgeving voor het VIOE 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid) 7. Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid) 7.1. Onderlinge samenwerking 7.2. Kwaliteitsbeleid 7.3. Correct en aantrekkelijk werkgeverschap 7.4. Diversiteitbeleid 7.5. Duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeleid 7.6. Beheersrapportering 7.7. Interne controle 7.8. Meten van beleidseffecten ; 8. Missie en kernopdrachten van het VIOE 8.1. De missie van het VIOE (Besluit 14/05/2004): 8.2. De kernopdrachten van het VIOE (Besluit 14/05/2004): 8.3. Waarden

9 9 9 9 10 11 11 14 14 16 16 17 18 18 20 20 20 20

5.

DL 9. 10. 11. 12. IV. 13. 14.

V.

;

Engagementen van het VIOE «„,......«.,..„...« «... Organisatiedoelsteilingen Organisatiedoelsteilingen, activiteiten, processen en prestaties (realisering beleid) Organisatiedoelsteilingen, activiteiten, processen en prestaties (interne werking) Aanvullende opdrachten Engagementen van de Vlaamse Regering Financiële engagementen Andere engagementen 14.1. Toekomstige decreten en wetgeving 14.2. Informatieverstrekking in het kader van beleidsondersteuning en -uitvoering 143. Toewijzing van aanvullende opdrachten 14.4. Continuïteit inzake het beleid 14.5. Afspraken agentschap/departement inzake MOD

-

Personeel 15. Personeelsstatuut 16. Algemene principes inzake personeelsmanagement, competentie- en ontwikkelingsbeleid 17. Vaststelling van het personeelsbehoeftenplan

VI. 18. 19. 20.

Financiële betrekkingen tussen het VIOE en de toezichthoudende overheid Herkomst van de financiële middelen van het VIOE Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen

VII. Controle en audit; opvolging, rapportering en overleg 21. Contraleen audit 22. Opvolging, rapportering en overleg 22.1. Opvolging 22.2. Rapportering en overleg '.

37 37 37 37 37 37 38 ...38 39 39 40 40 41 41 42 42

„ ,

-..21 21 22 33 36

43 43 43 43 44

VIOE

Vfiuuniflc ovi: i heid

Vul. 23.

Evaluatie.— Evaluatie

«.

..

IX. 24.

Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden...... Aanpassing van de beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden

—45 45 _

46 46

VlfIE

ÈR;

VlitaitKB o*<.'fli«jd

Managementsamenvatting Het VIOE is een Vlaamse wetenschappelijke instelling. Dit betekent dat het VTOE als missie en taken in hoofdzaak beleidsgericht, wetenschappelijk onderzoek uitvoert, dat relevant is voor de beleidsthema's van de Vlaamse Overheid. De erkenning van het VIOE als Vlaamse wetenschappelijke instelling heeft een aantal implicaties voor deze beheersovereenkomst. De missie van het VIOE is toonaangevend wetenschappelijk onderzoek over onroerend erfgoed uit te voeren, wat kan leiden tot het formuleren van antwoorden op beleidsvragen. Daarnaast wil het VIOE de kennis die het heeft opgebouwd over het onroerend erfgoed verspreiden via de nodige ontsluitingsacties om zo een maatschappelijk perspectief voor erfgoedzorg te ontwikkelen. Deze missie kan het VIOE vervullen door het uitvoeren van haar kernopdrachten, zijnde het inventariseren, bewaren en conserveren van onroerend erfgoed, het uitvoeren van veldwerk, het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek en het ontsluiten van dit alles. Bij de opmaak van deze beheersovereenkomst staat het VIOE voor een aantal belangrijke uitdagingen. Eerst en vooral is er het Verdrag van Malta, waarvan de implementatie een grote impact zal hebben op het uitvoeren van archeologisch onderzoek. Daarnaast dringt de noodzaak zich op om in de erfgoedsector niet alleen als actor, maar ook als regisseur op te treden en een voorbeeldfunctie te vervullen. Dit heeft tot gevolg dat het VIOE zich zal richten op haar kerntaken en de overige taken (gedeeltelijk) zal uitbesteden. Het vinden van de optimale verhouding tussen beheer en uitvoenng van onderzoeken, inclusief ontsluiting, vormt hierbij een belangrijke uitdaging. Een uitdaging die hieruit volgt, is het selecteren van onderzoek, aangezien deze selectie zo veel mogelijk gericht moet zijn op het beleid en de voorbeeldrol van het VIOE moet benadrukken. Voor het uitvoeren van die taken waarbij het VIOE niet over de nodige expertise beschikt, of voor het bundelen van kennis en expertise bij het uitvoeren van haar kerntaken, ligt de uitdaging in het uitbouwen van partnerschappen. Deze moeten ertoe leiden dat het VIOE bij haar werking steeds de nodige klantgerichtheid voor ogen houdt. Een uitdaging die rechtstreeks volgt uit de kernopdrachten van het VIOE is het ontwikkelen van cen inventaris voor het onroerend erfgoed, waarin gegevens voor zowel archeologie, monumenten als landschappen geïntegreerd zijn en ontsloten indien mogelijk. Een laatste uitdaging voor het VIOE is het optimaliseren van haar interne werking, die noodzakelijk is om een antwoord te bieden op de andere uitdagingen. Als antwoord op deze uitdagingen gaat het VIOE volgende engagementen aan voor de komende 3 jaar: ten eerste wil het VIOE haar onderzoek afstemmen op onderzoekshiaten die zijn vastgesteld in de onderzoeksbalans en op keuzes die door het beleid zijn bepaald om zo het wetenschappelijk onderzoek van het VIOE te kunnen sturen. Het VIOE wil dit realiseren enerzijds door het uitvoeren van innovatieve modelprojecten waarbij de verschillende disciplines van het VIOE aan bod komen en anderzijds door het uitvoeren van projecten via partnerschappen. Op die manier bouwt het VIOE de nodige expertise op, kan het gelijkaardig onderzoek door derden stimuleren en antwoorden op beleidsvragen formuleren. De toonaangevende wetenschappelijke positie van het VIOE zal vervolgens versterkt worden door niet alleen meer onderzoeken te realiseren, maar ook door de ontsluiting van onderzoek te garanderen via publicatie. Uit de toonaangevende positie van het VIOE volgt logischerwijs een strategische doelstelling over het vervullen van haar voorbeeldfunctie: het VIOE wil kwaliteitsvolle standaarden, richtlijnen en handleidingen aanbieden om een optimalisatie te bekomen van het onderzoek, de conservatie, restauratie en ontsluiting van het Vlaams omoerend erfgoed. Een belangrijk instrument bij het ontwikkelen van de onderzoeksbalans en het aanreiken van beleidsadvies naar bescherming en ruimtelijke ordening toe, is een geïntegreerde inventaris van het onroerend erfgoed. Via het MALVIN-project streeft het

Viiutmm MvviUeid

VIOE dan ook naar een integratie van interne en externe inventarissen. Daarnaast wil het VIOE partners zoeken om de communicatie rond Vlaams onroerend erfgoed te stimuleren en zelf ook actief mee aan te bieden. Op die manier kan het draagvlak voor onroerend erfgoed worden vergroot. Ook het archief en de bibliotheek spelen een rol in de ontsluiting van het onroerend erfgoed. De doelstelling van het VIOE is om deze" uit te bouwen tot een referentiecentrum voor wetenschappelijke informatie over het onroerend erfgoed. Verder streeft het VIOE naar een meer proactief aanbod van wetenschappelijk advies en ondersteuning ten dienste van het erfgoedbeheer. Ten slotte maakt het VIOE ook het optimaliseren van haar interne werking tot een strategische doelstelling. Deze strategische doelstellingen zijn uitgewerkt in een aantal operationele doelstellingen per strategische doelstelling. Voor elke operationele doelstelling zijn indicatoren opgenomen die zullen meten in hoeverre een operationele doelstelling is bereikt. Telkens wordt ook een prestatienorm vooropgesteld, zijnde een streefcijfer (aantal, percentage, jaartal, ...) dat tegen het einde van de beheersovereenkomst bereikt moet worden. De operationele doelstellingen zijn gespreid over de periode 2008-2010, waarbij zo veel mogelijk een realistische planning werd nagestreefd, In de beheersovereenkomst is vervolgens ook een luik uitgewerkt met de engagementen van de Vlaamse Regering, waaronder o.a. de financiële engagementen. Op het vlak van personeel wordt het statuut van het VIOE-personeel gespecificeerd, nl. het raamstatuut voor personeel van de Vlaamse Overheid. Door de invoering van een Eigen Vermogen voor het VIOE zullen een aantal personeelsleden ten laste vallen van dit Eigen Vermogen. De^e personeelsleden zuilen ook volgens het raamstatuut van het Vlaamse Overheidspersoneel worden tewerkgesteld. Daarnaast zullen de komende 3 jaar volgende activiteiten centraal gesteld worden: een eerste belangrijk project is de actualisatie van de PIP-PEP oefening, die begin 2008 zal opgestart worden. Daarnaast zal een nieuwe organisatiestructuur worden ingevuld, samen met de nieuwe processen die volgen uit de PIP-PEP oefening. Vervolgens zal een competentie- en ontwikkelingsbeleid worden uitgetekend dat vertrekt vanuit de kloöfanaïyse tussen de huidige en de gewenste toestand die uit de PIP-PEP zal blijken. Gedurende het hele veranderingstraject voor de invoering van de nieuwe organisatie en processen zal de nodige aandacht besteed worden aan veranderingsbeheer en -begeleiding. Wat betreft het horizontaal beleid, controle, audit en evaluatie schrijft het VIOE zich in in de algemene principes die werden bepaald en formuleert het VIOE aanvullende projecten ter verdere implementatie. Zo zullen bijvoorbeeld bestaande en nieuwe samenwerkingsvormen op federaal, regionaal en lokaal vlak bestendigd en uitgebreid worden.

Vltamse ov« Iicütl

.

,J^Ï

'1. Ondertckeuende purtijen Deze beheersovereenkomst wordt opgemaakt tussen de Vlaamse Minister van Financiën, Begroting en Ruimtelijke Ordening, Phoenixgebouw - Koning Albert u-laan 19,1210 Brussel en de Administrateur-generaal van het Intem Verzelfstandigd Agentschap (IVA) - Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (VIOE), een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse Overheid, beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed, Phoenixgebouw - Koning Albert ll-laan 19 bus 5,1210 Brussel. 2.-yoorwerp.yan de^ovcrecnkomst Deze beheersovereenkomst kadert in het decreet Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) van 18 juli 2003 en het besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 tot oprichting van het IVA VIOE, gewijzigd bij het BVR van de Vlaamse Regering van 23 juni 2006, ^^ln^erkingtrédjyngien-du^vari^ë:bveree^

" . ^""^ • „ ó ^ " ' ' ^ ^

Deze beheersovereenkomst treedt na ondertekening in werking op 1 januari 2008 en eindigt (onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding) op 31 december 2010. Indien na het verstrijken van deze beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt deze overeenkomst van rechtswege verlengd tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Als er geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen een termijn van één jaar na de verlenging, of wanneer deze beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed, na overleg met de administrateur-generaal, voorlopige regels en voorwaarden vaststellen waaronder het agentschap zijn taken vervult. ll^Sitieill^iuI^•fti^^ftl^feSSif^'%èi

;'' • J e ^ % S ï S - Ö Ü ï S f i l & l i

In het kader van deze beheersovereenkomst kunnen verschillende types definities worden vermeld, •

Enerzijds zijn er een aantal termen waarnaar verder in deze beheersovereenkomst zal verwezen worden en waaronder het volgende verstaan wordt: o De regering: de Vlaamse Regering; o De minister bevoegd voor Omoerend Erfgoed: de Vlaamse minister van Financiën en Begroting en Ruimtelijke Ordening, bevoegd voor Omoerend Erfgoed; o Het VIOE, of het agentschap: het agentschap Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed, ook afgekort als VIOE; o De administrateur-generaal: de administrateur-generaal van hel VIOE;

Viiumisc overheid

o Het departement: het departement Ruimtelijke Ordening, Wonen, Onroerend Erfgoed; o Het kaderdecreet: het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003, gewijzigd op 15 juli 2005 bij het decreet van 18 juli 2003 houdende wijziging van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid; o Het oprichtingsbesluit: het besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 tot oprichting van het intem verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed; o Het raamstatuut: besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende de vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse Overheid. •

Daarnaast zijn er een aantal begrippen eigen aan de werking van het VIOE die een verklaring behoeven. Deze begrippen worden hieronder gedefinieerd. o Beh eersarcheologen: Dit zijn erfgoedconsulenten archeologie, die binnen het agentschap RO-Vlaanderen werkzaam zijn rond de bescherming en het beheer van het archeologisch erfgoed, o CAI: De Centrale Archeologische Inventaris (CAI) is cen inventaris van alle archeologische sites in Vlaanderen waarvan het bestaan geweten is. De kem van het project is een intcraetgebaseerde inventaris met een databank en een GIS-luik (geografisch informatiesysteem) met topologische informatie, die aangevuld en geraadpleegd kan worden door de verschillende partners. • o Competentiebalans: Op basis van de onderzoeksbalans zal duidelijk worden waar de onderzoekshiaten zich momenteel bevinden. Uit de onderzoekshiaten zal blijken welke wetenschappelijke expertise nodig is om deze hiaten op te vullen. Het overzicht van de te ontwikkelen wetenschappelijke competenties in functie van de behoefte aan wetenschappelijke expertise die blijkt uit de onderzoeksbalans, is de competentiebalans. o Erfgoedbeheer: Erfgoedbeheer is het bestuur en toezicht voeren over het erfgoed. Het doel van het beheren van erfgoed is er op toe te zien dat het belangrijkste erfgoed bewaard blijft. Hiervoor kunnen een aantal voorschriften en aanbevelingen uitgevaardigd worden. o Erfgoedlandschappen: een ankerplaats of deel ervan die volgens de procedures van het decreet van 18 mei 1999 houdende de organisatie van de ruimtelijke ordening of het decreet betreffende de ruimtelijke ordening gecoördineerd op 22 oktober 1996 aangeduid is in de ruimtelijke uitvoeringsplannen of de plannen van aanleg. o GIS: Geografisch Informatie Systeem. Een GIS is een informatiesysteem waarmee (ruimtelijke) gegevens/informatie over geografische objecten, zogeheten geo-informatie kunnen worden opgeslagen, beheerd, bewerkt, geanalyseerd en/of gepresenteerd, o Inventaris onroerend erfgoed: de inventarissen die erop gericht zijn infonnatie betreffende onderzoek over omoerend erfgoed objecten (archeologie met inbegrip van de maritieme archeologie, monumenten met inbegrip van het varend erfgoed, landschappen), en infonnatie betreffende deze objecten zelf, op te slaan en te ontsluiten. o Landschapsatlas; Inventaris van waardevolle landschappen in Vlaanderen o Modelproject: Een modelproject is een project dat geselecteerd wordt volgens voorafbepaalde criteria (gebaseerd op algemene principes voor kwaliteitsvol erfgoedonderzoek en rekening houdend met de resultaten uit de onderzoeksbalans) en dat door zijn kwalitatief hoogstaande uitvoering en eventueel inhoudelijke of methodologische vernieuwing als voorbeeld kan genomen worden door anderen. Modelprojecten kunnen grootschalige projecten zijn of al dan niet interdisciplinair alle mogelijke trajecten van het onderzoek doorlopen. o Noodopgraving: Noodopgravingen zijn opgravingen die uitgevoerd worden wanneer door grondverstorende werkzaamheden archeologische sites dreigen te verdwijnen, en

Vliiaitwe ovvt-lmd

o

o o

o

wanneer er voor dit onderzoek geen tijd op voorhand werd voorzien. Meestal gebeurt het na een vondstmelding, wanneer onverwacht (bij bouwwerken b.v.), archeologische sites worden ontdekt. Bij dergelijke opgravingen vormen de beschikbare timing en financiële ruimte belangrijke randvoorwaarden voor de uitvoering. Onderzoeksbalans: De Onderzoeksbalans Onroerend Erfgoed wil een bundeling bieden van kennis en actuele onderzoeksvragen, tot stand gebracht door specialisten uit de gehele erfgoedsector van Vlaanderen. De Onderzoeksbalans wordt opgemaakt door specialisten uit de gehele erfgoedsector om een stand van zaken van het onderzoek op te maken, te stellen waar de hiaten zitten en bakens uit te zetten die richtinggevend kunnen zijn voor toekomstig onderzoek. De Onderzoeksbalans bestaat uit 3 onderdelen: Archeologisch Erfgoed, Bouwkundig Erfgoed en Landschappelijk Erfgoed, waarin ook het maritiem erfgoed ruimschoots aan bod komt. Elk onderdeel is op maat gemaakt van de behoeftes eigen aan de sector, met zoveel mogelijk aandacht voor coherentie en complementariteit met de andere sectoren. Het document kan bijdragen tot de uitbouw van een lange termijn beleidsvisie van de overheid. Verder biedt de Onderzoeksbalans aanknopingspunten voor het maken van beleidskeuzes. Onroerend Erfgoed : de aangelegenheden zoals bedoeld in de bijzondere wet van 8 augustus 1980, artikel 6 §1, ten 7de alsook de beleidsmateries die bij decreet voor de uitvoering ervan toegewezen zijn aan het agentschap Predictive modeling: is een modellering die probeert de waarde of aanwezigheid van niet aanwezige parameters in te vullen (te voorspellen). Binnen de archeologie kan die methodiek uitmonden in archeologische potentiekaarten, waarbij men op basis van gekende archeologische sites en hun eigenschappen en plaats in het landschap een kansberekening uitvoert op de aanwezigheid van andere gelijkaardige sites in het landschap. Preventieve opgravingen: Preventieve opgravingen worden uitgevoerd wanneer grondverstorende werkzaamheden archeologische sites dreigen te vernielen. Ook bij deze opgravingen vormen de beschikbare timing en financiële ruimte belangrijke randvoorwaarden voor de uitvoering.

Viuaxttsc owchcid

rfï

5.7, Algemene regelgeving » Algemeen: o Decreet van 9 juli 2003 betreffende de strategische adviesraden. o Kaderdecreet Bestuurlijk Beieid van 18 juli 2003; o BVR van 10 oktober 2Ü03 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse Overheid; o BVR van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie (art. 29); o Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en haar uitvoeringsbesluiten; o Nota aan de Vlaamse Regering 22 juli 2005 betreffende het concept, de implementatie en het model van beheersovereenkomsten in de Vlaamse Overheid; o Nota aan de Vlaamse Regering 1 september 2006 betreffende de generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse Overheid; f • Financieel: o Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar • nut;1 o KB van 17 juli 1991 houdende coördmatie van de wetten op de Rijkscomptabiliteit; o BVR van 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde boekhouding en budgettaire rapportering voor openbare instellingen; o BVR van 19 januari 2001 op de begrotingsopmaak en -controle; i; o Decreet van 7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de . controle inzake subsidies, en de controle door het Rekenhof (Comptabiliteitsdecreet). • Personeel: o BVR van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van gelijke kansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie; o BVR van 20 mei 2005 houdende toewijzing van de personeelsleden van de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap en/of van het Vlaamse Gewest (migratiebesluit). o BVR van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse Overheid (Raamstatuut) / personeelsstatuut;

5.2. Specifieke regelgeving voor het MOE « BVR van 5 maart 2004 houdende wijziging van het Instituut voor het Archeologisch Patrimonium tot het Vlaams Instituut voor het Omoerend Erfgoed; • BVR van 14 mei 2004 tot oprichting van het intem verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed; • Decreet van 10 maart 2006 houdende decretale aanpassingen inzake ruimtelijke ordening en onroerend erfgoed als gevolg van het bestuurlijk beleid; • BVR van 23 juni 2006 tot gedeeltelijke operationalisering van het beleidsdomein ruimtelijke ordening, woonbeleid en onroerend erfgoed en houdende aanpassing van de

' Omwille van het Eigon Vermogen van het VIOE.

Viiiamsc otcHieid

regelgeving inzake ruimtelijke ordening en omoerend erfgoed als gevolg van het bestuurlijk beleid; o Besluit van de administrateur-generaal van het VIOE van 27 maart 2007 houdende de organisatie van het intem verzelfstandigd agentschap Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed; • Voor meer specifieke regelgeving verwijzen we naar de officieuze coördinatie Wet-, Decreet- en Regelgeving, Monumenten, Stads- en Dorpsgezichten, Landschappen, Archeologie en Varend Erfgoed, uitgegeven door de Vlaamse Overheid bij het agentschap RO-Vlaanderen op 1 november 2006; • Ontwerp Basisarbeidsreglement van het VIOE. Dit document is nog niet definitief; het is al besproken met de vakbonden, maar kreeg tot nog toe geen neerleggingsnummers. Bij finaliscring van een definitief arbeidsreglement van het VIOE zal dit document deel uitmaken van de beheersovereenkomst. fe Beleidsmatig enfinancieelkader (functionele bévoegdheici)

. ..,

'' \

Het agentschap draagt via haar werking bij tot het realiseren van de doelstellingen door de Vlaamse Regering ondermeer omschreven in: • Het regeerakkoord 2004 - 2009 • De beleidsnota van de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed • De jaarlijkse beleidsbrieven van de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed o De meerjarenbegroting van de Vlaamse Regering • De jaarlijkse decreten houdende de uitgavenbegroting van het Vlaams gewest. Het VIOE respecteert de beleidsvisies zoals vastgelegd in alle door de regering vastgelegde en van kracht zijnde beleidsnota's, beleidsbrieven, beleidsplannen en actieplannen onder welke benaming dan ook, niet enkel voor het eigen beleidsdomein, maar ook voor alle andere sectoren en concepten van beleidsintegratie, zodra er een raakvlak is met het actiedomein van het agentschap. Inzonderheid met het agentschap Kunsten en Erfgoed zal overleg gepleegd en samengewerkt worden met betrekking tot de uitvoering van het protocol inzake het cultureel en het omoerend erfgoed, zoals voorzien in de respectievelijke erfgoeddecreten. Het agentschap behoort tot het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Omoerend Erfgoed. Het werd opgericht voor de uitvoering van het beleid ter zake, meer bepaald voor het onderzoek van, kennisbeheer en kennisverspreiding over, en de ontsluiting van het onroerend erfgoed. Hiertoe ressorteert het agentschap onder het hiërarchische gezag van de Vlaams minister, bevoegd voor Onroerend Erfgoed. Overeenkomstig artikel 6, § 3, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003 is het hoofd van het VIOE belast met de algemene leiding, de werking en de vertegenwoordiging van het agentschap, onverminderd de mogelijkheid tot delegatie en subdelegatie van die bevoegdheid. Het VIOE is een Vlaamse wetenschappelijke instelling. Dit betekent dat het VIOE als missie en taken in hoofdzaak beleidsgericht, wetenschappelijk onderzoek uitvoert, dat relevant is voor de beleidsthema's van de Vlaamse Overheid. De erkenning van het VIOE als Vlaamse wetenschappelijke instelling heeft een aantal implicaties wat betreft de strategische en operationele doelstellingen die in deze beheersovereenkomst aan bod zullen komen, o.m. 10

Vfiianise ovet-tidd

betreffende het aantrekken van hooggekwalificeerde wetenschappelijke onderzoekers, de inschakeling in intemationale onderzoeksprogramma's en het operationaliseren van cen Eigen Vermogen. Voor de duur van deze beheersovereenkomst zal het agentschap zich concentreren op een uitvoering van een aantal strategische doelstellingen die zich plaatsen binnen het hierboven vermelde kader. ^Beleidsmatig.epifma^^

-'l-M^ffl- \,%ml?m

7.1. Onderlinge samenwerking Het agentschap is gericht op en werkt actief onderling samen met de andere entiteiten in de Vlaamse Overheid en met de andere bestuursniveaus, en dit in functie van een klant- en oplossingsgerichte en doelmatige dienstverlenmg. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van" deze beheersovereenkomst de volgende projecten met het oog op dergelijke entiteitsoverschrijdende samenwerking (binnen of buiten het beleidsdomein) concreet uit te voeren: Enerzijds zijn er reeds een aantal bestaande initiatieven rond entiteitsoverschrijdende samenwerking gerealiseerd of gedeeltelijk opgestart. Deze overeenkomsten zullen worden opgevolgd en waar nodig verder uitgewerkt of aangepast. Het gaat om volgende overeenkomsten • Overeenkomst binnen de Vlaamse Overheid: o Gesprekken zijn opgestart voor het uitwerken van een samenwerkingsakkoord met het agentschap RO Vlaanderen, dat instaat voor het beheer en de bescherming van het onroerend erfgoed; o Gesprekken zijn opgestart voor het uitwerken van een samenwerkingsakkoord met het departement RWO; o Overeenkomst met Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie over GESCO-tewerkstel lingsprogramma: • Overeenkomst 8187 betreffende de tewerkstelling van gesubsidieerde contractuelen bedoeld in artikel 4, §2 van het besluit van de Vlaamse Executieven van 14 februari 1990 voor niveaus D; B Overeenkomst 8188 betreffende de tewerkstelling van gesubsidieerde contractuelen bedoeld in artikel 4, §2 van het besluit van de Vlaamse Executieven van 14 februari 1990 voor niveaus C en B; H Overeenkomst 8100 bis betreffende de tewerkstelling van gesubsidieerde contractuelen bedoeld in artikel 2, §1 van het besluit van de Vlaamse Regering van 27 oktober 1993, tussen de Vlaamse Overheid en het Vlaams Subsidicagentschap voor Werk en Sociale Economie, waarbij een aantal personeelsleden van VIOE worden tewerkgesteld. • Overeenkomst met de federale overheid (Minister van Noordzee) afgesloten in 2004 m.b.t. samenwerking rond de realisatie van een databank (die ondertussen gerealiseerd is www.maritieme-archeologie.be2; 2

Er is nog een tweede samenwerkingsakkoord met de federale overheid in voorbereiding die vooral betrekking heeft op de uitvoering van de federale wet betreffende de vondst en de bescherming van wrakken in de territoriale zee. 11

Vlaamse avcnieid

•

Overeenkomsten met lokale bestuursniveaus, die o.m. instaan voor financiële bijdragen bij het uitvoeren van onderzoeken: o Overeenkomsten met provincies: • Samenwerkingsovereenkomst met de provincie West-Vlaanderen en het Vlaams Gewest inzake het wetenschappelijk onderzoek van de maritieme archeologische site Raversijde en de ontsluiting van maritiem archeologisch onderzoek.

•

Overeenkomsten met universiteiten. Universiteiten zullen occasioneel onderzoek uitvoeren in opdracht van het VIOE en kunnen ook betrokken worden als externe experts. o Een overeenkomst met de VUB en de K.U.Leuven is afgesloten; o Gesprekken zijn gestart voor de uitwerking van een samenwerkingsovereenkomst met de volgende universiteiten; • UG; • UA. Overeenkomsten met vzw's o Vlaams Instituut voor de Zee, voor samenwerking op het gebied van gegevensbestanden, in het bijzonder met betrekking tot gegevens uit het domein van de maritieme archeologie, en voor wederzijdse ondersteuning van eikaars activiteiten, meer bepaald door logistieke ondersteuning van het onderzoek en communicatie daarover. Overeenkomsten met musea i.v.m. gezamenlijke initiatieven ter ontsluiting van het omoerend erfgoed of i.v.m. de uitwisseling van informatie: o Overeenkomst met het Visserij museum in Oostduinkerke; o De uitwerking van een overeenkomst is opgestart met het Stedelijk Archeologisch Museum in Oudenburg; o De uitwerking van een overeenkomst is opgestart met het museum "Het Toreke" in Tienen;

•

•

Op projectmatige basis werkt het VIOE ook samen met een aantal partners. In de toekomst zal worden nagegaan in hoeverre een verdere uitbouw van deze samenwerking nodig is en of deze samenwerking geformaliseerd moet worden in een overeenkomst. Het gaat dan o.a. om volgende samenwerkingen: • Projectmatige samenwerking binnen de Vlaamse Overheid: o Overeenkomst met het EVA Waterwegen en Zeekanaal van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken over de uitvoering van projecten door mensen van het VIOE, gesubsidieerd door Waterwegen en Zeekanaal, e Projectmatige samenwerking met vzw's. Deze vzw's zijn in 2006-2007 het voorwerp geweest van een interne audit, die mogelijkerwijs kan leiden tot het samenvoegen van deze vzw's tot één enkele vzw of stichting die instaat voor het onroerend erfgoed. Eenmaal deze eventuele fusie duidelijker vorm gekregen heeft, zal het VIOE nagaan of een samenwerkingsovereenkomst met deze vzw kan worden afgesloten. In deze context is het voorlopig niet opportuun een structurele samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met de individuele vzw's. Het gaat om volgende vzw's: o Monumentenwacht Vlaanderen vzw, opgericht om regelmatig onderhoud te stimuleren en zo het behoud van waardevol erfgoed in Vlaanderen te bevorderen. Hun belangrijkste activiteiten zijn : • organiseren en stimuleren van preventief onderhoud aan waardevol erfgoed; 0 overkoepelende en coördinerende werking ten dienste van de provinciaie monumentenwachten vzw's die inspectie uitvoeren op verzoek van de eigenaar/beheerder tegen een bescheiden vergoeding; 12

VlitaniM otwtxeid

•

•

initiatieven zoals publicaties en studiedagen opzetten, gebaseerd op algemene kennis en ervaring over onderhoud en preventie; • de belangen behartigen van de concrete, preventieve monumentenzorg binnen de bevoegde overlegorganen en ten overstaan van de overheid; • verkenning van de mogelijkheden van een specifieke onderhoudsmarkt voor historische waardevolle gebouwen en, eventueel hieruit voortvloeiend, medewerking aan initiatieven ter stimulatie of ondersteuning hiervan o Erfgoed Vlaanderen vzw, dat zich samen met het grote pubUek inzet voor het bedreigde onroerende erfgoed in Vlaanderen. Hun werking concentreert zich op de zorg voor een kwaliteitsvol en toekomstgericht beheer en op de kennismaking van het publiek met het erfgoed, o VCM - Contactforum voor Erfgoedverenigingen, dat een optimaal kader voor de verenigingswerking tracht te creëren door: 0 onderling overleg: netwerking B uitwisselen van informatie: studiedagen, driemaandelijks tijdschrift VCM Contact, elektronische nieuwsbrief, website,... 0 dienstverlening rond het verenigingsleven, het vrijwilligerswerk en de erfgoedzorg: praktijkondersteuning, vorming, ervaringsuitwisseling, financiering,... B representatie van de leden bij allerlei activiteiten: congressen, beurzen, tentoonstellingen, overleg binnen en buiten de sector • intermediair tussen vereniging en expert: indien nodig kan VCM beroep doen op externe deskundigen • spreekbuis van het verenigingsleven naar het beleid en vice versa o Open Monumentendag Vlaanderen vzw, een jaarlijks evenement om de inwoners bewust te maken van het erfgoed in hun stad, gewest of land door hen een uitgelezen kans te bieden om een kijkje te nemen in gebouwen die anders vaak gesloten zijn. Projectmatige samenwerking met lokale besturen: o Intergemeentelijke Archeologische Diensten; o Regionale Landschappen; o Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden rond monumenten of voor het ganse onroerend erfgoed; o Steden en gemeenten; o Overeenkomsten met intercommunales;

Daarnaast zullen ook nieuwe initiatieven ontwikkeld worden: • Verdere uitbouw van de overeenkomsten binnen de Vlaamse Overheid o met beleidsdomein Onderwys en Vonning: • ontwikkelen van uniforme programma's en lespakketten voor bijscholingsmodules restauratie; a uitwerken van educatieve pakketten die ook kunnen worden gebruikt binnen het reguliere onderwijs; * gezamenlijke initiatie/overleg rond erfgoededucatie. o met beleidsdomem Cultuur, en in die context ook met het beleidsdomein Toerisme: • nagaan van mogelijke samenwerking op lokale bestuursniveaus i.v.m. erfgoedconvenanten en cultuurbeleidsplannen; H gezamenlijke initiatie/overleg rond erfgoededucatie en erfgoedoplcidingen. o met de DAB Vloot en met de afdeling Kust van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust worden overeenkomsten tot samenwerking voorbereid, die in de loop van 2007 zullen worden afgesloten: d DAB Vloot: samenwerking i.v.m. leggen van boeien op beschermde wrakken, gebruik van vaartuigen, erfgoedinitiatie bij het personeel, enz.; 13

Vi'Aamsi; overiieid

B

Afdeling Kust: samenwerking i.v.m. uitwisselen van informatie, gezamenlijk uitvoeren van projecten, erfgoedinitiatic bij het personeel, inzet van apparatuur, enz. » Een haalbaarheidsstudie werd uitgevoerd voor de oprichtmg van een Vlaams Centrum voor historische luchtfotografie, waarin een nauwe samenwerking met de Vlaamse universtiteiten, in het bijzonder de universiteit Gent, tot de mogelijkheid behoort. Ook met andere partners die beschikken over archeologische luchtopnames zou cen samenwerking kunnen worden opgezet om de versnippering van archeologische fotogegevens tegen te gaan. Ook hier zal een koppeling met de archeologische potentiekaarten noodzakelijk zijn. 72. Kwaliteitsbeleid Het agentschap werkt mee aan het brede kwaliteitsbeleid van de Vlaamse Overheid (incl. wetsmatigmg en e-govemment). Het tekent een eigen beleid op maat van het agentschap uit en zet verschillende kwaliteitsprojecten ter verbetering en vereenvoudiging van de externe dienstverlening op. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst aan de volgende kwaliteitsprojecten concreet uitvoering te geven: • Opmaken van een model dal de normen vaststelt waaraan een basisrapport voor opgravingswerken moet voldoen. Dit basisrapport zal ervoor zorgen dat een opgravingsrapport de noodzakelijke elementen bevat en zal zodoende ook de basis voor vergelijken van opgravingsrapporten leggen; • Opmaken van een standaardovereenkomst die te gebruiken is in het afsluiten van overeenkomsten met derden in het kader van onderzoek naar en/of ontsluiting van omoerend erfgoed. Deze standaardovereenkomst zal later te gebruiken zijn als voorbeeld in de sector van het onroerend erfgoed voor het afsluiten van overeenkomsten. Op die manier streeft het VIOE naar een uniformisering en standaardisering, wat de kwaliteit van de opgestelde overeenkomsten ten goede komt en waaruit een grotere duidelijkheid volgt naar de uitvoering van deze overeenkomsten toe; • Actualisatie-project voor het huidige PIP - PEP, waarin gestreefd zal worden naar het uittekenen van kwaliteitsvolle processen volgens een standaard methodologie met aandacht voor kwaliteitsnormen en interne controle; • Opzetten van een gestructureerd systeem van klantenbevraging. De invoering van dit systeem zal gebeuren a.h.v. een aantal pilootprojecten. De structurerende elementen omvatten onder meer: o het voorzien van een aantal standaard vragen; o het aantal bevraagde klanten vergroten; o het verzekeren van een uniforme aanpak; o het opdrijven van de frequentie van de bevraging; o het verwerken van de resultaten van de bevraging in de werking van het VIOE. 7J. Correct en aantrekkelijk werkgeverschap Door zorg te dragen voor een aangename werksfeer en werkomgeving profileert de Vlaamse Overheid zich als een aantrekkelijke werkgever. Dit bevordert het aantrekken van kwaliteitsvol en positief ingesteld personeel, maar heeft vooral een onmiddellijk effect op de motivatie, het rendement en de betrokkenheid van de medewerkers. De betrokkenheid van alle medewerkers moet een rode draad zijn doorheen het personeelsbeleid op elk niveau, dus ook op het niveau van elk agentschap. In dit kader engageert het agentschap zich om de volgende concrete projecten uitvoering te geven: « Voortzetting van een aantal reeds bestaande initiatieven 14

Vfiumwc oKü-tusid

o Initiatieven rond het garanderen van een transparante, interactieve en open communicatie: • Uitsturen van een periodieke nieuwsbrief aan de personeelsleden van het VIOE waarin ze op de hoogte worden gehouden van de recentste ontwikkelingen van het VIOE; • Regelmatige formele en informele communicatie over personele aangelegenheden; • Opvolging van de resultaten van het Personeels Resultaten Onderzoek (PRO): Het VIOE engageert zich om op 2-jaarlijkse basis in te schrijven in een nieuw PRO. Op die manier kan het VIOE garanderen dat het op de hoogte blijft van de behoeften van het personeel en wordt een aanzet gegeven naar hoe de resultaten van dit onderzoek zullen gebruikt worden om het VTOE als werkgever nog aantrekkelijker te maken; • Het verslag van het directiecomité wordt verspreid aan alle medewerkers van het VIOE. o Initiatieven ter verhoging van de betrokkenheid van werknemers van het VIOE; • Participatieve aanpak voor het structurele overleg over het functioneren van het agentschap, waarin veel aandacht wordt besteed aan de inbreng van sleutelfiguren in de organisatie. Dit verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers en zorgt voor een empowerment. •

Organisatie van een aantal initiatieven die het sociaal netwerk en het samenhorigheidsgevoel onder de VIOE-medewerkers bevorderen en waarbij wordt gestreefd naar een betrokkenheid van alle niveaus: a Jaarlijks wordt een personeelsdag georganiseerd, waarbij de VIOE-werking wordt voorgesteld aan de collega's; • Jaarlijks wordt een personeelsreceptie georganiseerd met nieuwjaar, waarbij in de toekomst ook een overzicht zal worden gegeven van de gehaalde en te behalen doelstellingen voor een bepaald jaar; a De uitnodigingen voor VIOE-initiatieven worden naar alle personeelsleden gestuurd; • Het VIOE is structureel lid van ICOMOS, de International Council on Monuments and Sites. De lidkaart van ICOMOS kan door alle personeelsleden worden gebruikt en zij worden eveneens uitgenodigd voor activiteiten die in het kader van ICOMOS worden georganiseerd; D Het VIOE beschikt over een museumkaart die ter beschikking staat van alle personeelsleden van het VIOE.

Voorzien van een aantal nieuwe initiatieven: o Om te garanderen dat het VIOE beschikt over de juiste mensen met de juiste competenties zijn competentiemanagement en kennisontwikkeling cruciaal. Als wetenschappelijke instelling is het VIOE vooral op zoek naar hooggekwalificeerd wetenschappelijk personeel om de opdrachten inzake onderzoek en ontsluiting kwaliteitsvol te kuimen vervullen. Naar aanleiding van deze uitdaging heeft het VIOE een project opgezet rond het uitschrijven van functiebeschrijvingen, als eerste stap in het omvormen van de organisatie naar cen competentie-gedreven werldng. Op die manier kan men via de functiebeschrijvingen garanderen dat de juiste competenties ontwikkeld worden bij het personeel, dat de ontwikkeling van het personeel beter wordt gekaderd en aangepakt en dat deze competenties op de juiste manier beoordeeld en gewaardeerd worden. Zo zal men de juiste mensen kunnen aantrekken en ook voor het huidig personeel aantrekkelijk blijven;

15

Vf;tam»c o*cfh«d

o Als wetenschappelijke instelling is het belangrijk dat het VIOE en haar medewerkers op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen inzake erfgoedonderzoek en erfgoedontsluiting. Het VIOE zal bijgevolg een opleidingsbeleid uitbouwen dat garandeert dat haar medewerkers op de hoogte blijven van de nieuwste technieken. Elementen van dit opleidingsbeleid zijn de volgende: • Opmaken en realiseren van een jaarlijks opleidingsplan op het niveau van het agentschap; 8 Opmaken van een persoonlijk opleidingsplan voor de medewerkers van het VIOE; • Aanduiden van een verantwoordelijke voor opleidingen in de stafdienst van het ' VIOE; • Opmaken van een ontwikkelingstraject voor leidinggevenden en andere sleutelfiguren van het agentschap; • Organiseren van de nodige opleidingen. 7.4. Diversiteitbeleid Het agentschap engageert zich met, betrekking tot het beleid inzake gelijke kansen en diversiteit, tot een inspanningsverbintenis met het oog op het behalen van de volgende generiek vooropgestelde streefcijfers op niveau van de Vlaamse overheid: - 4% aandeel allochtonen tegen 2015; - 4,5 % aandeel personen met een arbeidshandicap tegen 2010; - 33% aandeel vrouwen in het middenkader. Het diversiteitsplan van het beleidsdomein RWO geeft aan dat de streefcijfers zullen moeten geplaatst worden tegenover het wervingspotentieel dat aanwezig zal zijn binnen de onderscheiden entiteiten van het beleidsdomein. Bij het bepalen van de strategie en het groeipad, zal uiteraard ook rekening gehouden worden met de leeftijdspiramide en met de verwachte uitstroom in desbetreffende perioden. Daarnaast zal het VIOE zich op het vlak van het gelijkekansenbeleid verder engageren voor de toegankelijkheid van monumenten, landschappen en archeologische sites voor personen met een handicap, op basis van de resultaten van het onderzoek dat hierrond is uitgevoerd in 2007. 7.5. Duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeleid De Vlaamse Overheid heeft onmiskenbaar een voorbeeldfunctie tegenover alle andere actoren in onze samenleving: burgers, ondernemingen, middenveldorganisaties en andere overheden. Richtlijnen die aan deze actoren door de Vlaamse Overheid worden opgelegd moeten door de agentschappen van diezelfde overheid uiteraard ook worden nageleefd. Het agentschap engageert zich om aan dergelijke richtlijnen, bijvoorbeeld inzake energiezorg, milieuzorg, mobiliteit, etc. zelf consequent uitvoering te geven, vanuit de voorbeeldfunctie die het agentschap heeft als deel van de Vlaamse Overheid. Het agentschap schrijft zich loyaal in in de initiatieven die hierrond door de Management Ondersteunende Diensten worden genomen volgens de bepalingen en richtlijnen van het centraal aankoopbeleid uitgewerkt door het agentschap Facilitair Management. *Ik Kyoto' Naast het duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeleid wil het VIOE zich ook engageren voor milieuzorg. Daarom zal het VIOE de verschillende acties rond milieuzorg opvolgen die door de Vlaamse Overheid gelanceerd worden, zoals vb. de 'Ik Kyoto' actie die kaderde in de 16

Vf ;tam»c owTncïd

Heen-en-weer-week van 7 tot 13 mei 2007 om mensen aan te sporen op een duurzame manier te pendelen via carpoolen of te voet, met de fiets of het openbaar vervoer. Op 8 mei 2002 besliste de Vlaamse Overheid milieuzorg verplicht te stellen voor alle entiteiten van de Vlaamse Overheid vanaf 2003. De Vlaamse Overheid koos ervoor om haar entiteiten in te delen in milieuzorgniveaus. In dat verband werd een contactpersoon aangeduid per entiteit inzake milcuzorg. In 2003 en 2004 heeft het VIOE een milieuactieplan opgesteld. Hieruit kwam naar voor dat het VIOE voor cen aantal aspecten het milieuzorgniveau 1 heeft en voor een aantal andere het milicuzorgniveau 2. Sinds 2004 is geenrailieuactieplanmeer opgesteld, dit was evenmin nog een verplichting van de Vlaamse Overheid. Voor de volgende beleidsperiode wil het VIOE het volgende realiseren op het vlak van milieuzorg: » aanwijzen van een nieuwe contactpersoon voor de hoofdzetel van het VIOE; • aanwijzen van contactpersonen i.v.m. milieuzorg in de buitendiensten; • organiseren van overleg tussen de verschillende contactpersonen; • opstellen van een nieuw milicuactieplan, waarin het VIOE streeft naar een overgang van r; milieuzorgniveau 1 naar milicuzorgniveau 2 voor bepaalde aspecten: vb. o Oplijsten van de geproduceerde afvalstromen, met vermelding van de hoeveelheden o Maatregelen nemen om het verbruik van kantoorbenodigdheden te verminden o Maatregelen nemen om de ontstane afvalstromen te verminderen o „. Er dient te worden opgemerkt dat de milieuzorg voor de hoofdzetel steeds zal moeten worden afgestemd met de andere diensten die zich in het Phoenixgebouw bevinden, aangezien het VIOE over een aantal maatregelen niet kan beslissen zonder algemene instemming van deze >. andere diensten. Wat betreft de werking van de buitendiensten is het VIOE nagegaan of het voldeed aan de verplichtingen i.v.m. de wetgeving op grondverzet, voor het verplaatsen van vervuilde grond. Het VIOE is in lijn met deze wetgeving omdat het enerzijds meestal ter plaatse werkt en geen grond verzet en omdat het ten tweede slechts geringe volumes zal verplaatsen, die binnen de wettelijk bepaalde hoeveelheden vallen. Daarnaast onderzocht het VIOE of het spoelen van zeefstalen aan de vereiste voorwaarden voldeed. Ook hier was dit het geval, o.m. omdat het slechts om geringe volumes spoelwaterresidu gaat. Er is een meldingsplicht bij de gemeente i.v.m. de lozing van bedrijfsafvalwater, zijnde het spoelwaterresidu bij de zeefstalen. Algemeen is de raad gegeven niet op te graven in vervuilde grond. Het VIOE zal onderzoeken of het nodig is een meldingsplicht introduceren bij het OVAM, wanneer bij opgravingen blijkt dat de grond zwaar vervuild is. 7.6. Beheersrapportering Met betrekking tot het P&O-beleid en de efficiënte werking van de diensten, moet op basis van vooraf afgesproken formaten kunnen worden aangetoond: 17

Viaainse ovcHieïd

•

• •

hoe de personeelsbehoeften en de personeelsbezetting evolueren (vb. VTE in personeelsplan en effectief tewerkgesteld, in-, door- en uitstroom van personeel,personeelskenmerken zoals bijvoorbeeld geslacht, diploma, niveau, statuut en leeftijd,...); in welke mate het personeel doelmatig wordt ingezet en er geïnvesteerd wordt in het menselijk kapitaal in de organisatie (motivatie, competentie, mime inzetbaarheid, ontwikkelkansen en ontwikkelingsinspanningen, ...); dat er een correct en aantrekkelijk werkgeverschap wordt gerealiseerd met oog voor betrokkenheid, evenwicht werk-privé, welzijn op het werk, een positief arbeidsklimaat en diversiteit op de werkvloer.

Met betrekking tot de financiële regelgeving, procedures en de financiële rapportering wordt, op basis van vooraf afgesproken formaten, in elk geval aandacht besteed aan: • de periodieke opvolging van de begrotmgsuitvoering die onder meer de ESR-rapportering met het oog op de periodieke en jaarlijkse consolidatie op het niveau van de Vlaamse Overheid omvat; • de rapportering m.b.t. de apparaatskredieten; • kas- en schuldbeheer. 7.7. Interne controle In de loop van 2008 zal het agentschap een stappenplan hebben met het oog op het opzetten van een organisatiebeheersingssysteem. Uiterlijk binnen het jaar na de aanvang van de beheersovereenkomst beschikt het agentschap over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle, dat tegen 2010 beantwoordend aan maturiteitsniveau 3 van het maturiteitsmodel organisatiebeheersing. Het systeem van interne controle bevat minstens de elementen vermeld in artikel 33 van het kaderdecreet, met name: • het effectieve en efficiënte beheer van risico's; • de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering; • de naleving van de regelgeving en de procedures; • de effectieve en efficiënte werking van de diensten; • de bescherming van de activa. Vanaf eind 2010 wordt het proces van interne controle minstens éénmaal per jaar door het management geëvalueerd op zijn actualiteit, in voorkomend geval bijgewerkt en gevalideerd. Volgende initiatieven/systemen zullen hiertoe bijdragen: • het uitwerken van een standaard procesmethodologie inclusief hetrisicomanagement.De procesmethodologie wordt verder uitgerold over gans het agentschap; • het periodiek rapporteren over intem verleende delegaties; • het opzetten van geïntegreerde meet- en opvolgingsystemen; • het opvolgen en eventueel bijsturen van de organisatiedoelstellingen. 7.8. Meten van beleidseffecten Het agentschap engageert zich om in de mate van het mogelijke de effecten voortvloeiend uit de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen te meten en te evalueren. Het agentschap zal de minister, op regelmatige tijdstippen en volgens de onderling afgesproken .modaliteiten, informeren over de resultaten van de beleidseffectenmeting. 18

Vltumue overheid

Het agentschap engageert zich daarnaast om in samenwerking met de andere agentschappen en onder regie van het departement een gezamenlijk project op niveau van het beleidsdomein op te starten met als doel het (leren) identificeren van één set van relevante maatschappelijke effecten m.b.t. RWO (entiteitoverschrijdend) en het opzetten van een meetsysteem om de geïdentificeerde effecten te (leren) meten en hierover te rapporteren aan de voogdijminister volgens de gewenste modaliteiten. Dit moet op termijn het beleidsdomein toelaten die beleidsvoorstellen en -aanbevelingen te detecteren die het meest zouden kunnen bijdragen tot het behalen van de politiek gewenste maatschappelijke effecten. Het beleidsmodel met geïdentificeerde effecten voor het beleidsdomein RWO wordt opgebouwd aan de hand van een visienota met een plan van aanpak (april 2008) en het uitgewerkte beleidsmodel (december 2008). Vervolgens worden de effecten afgebakend en gekoppeld aan het ontwikkelde model (juni 2009). In de loop van 2010 volgt een evaluatierapport over het beleidsmodel en de geformuleerde intermediaire effecten op basis van de effectmeting met eventueel voorstel van actualisering. Vanuit het beleidsmodel en effecten kunnen beleidseffecten gemeten worden. In het najaar van 2009 zal de eerste nulmeting plaatsvinden. De eerst effect(en)meting volgt eenjaar later.

19

Vfiuiïme ovcciieid

|8|ivii^liM^dr^litévaêH^^

SJ. De missie van het VIOE (Besluit 14/05/2004): Art. 2. Het Vlaams Instituut voor het Omoerend Erfgoed heeft als missie om vanuit de opdracht van de overheid inzake de zorg voor het onroerend erfgoed de verantwoordelijkheid te dragen voor het onderzoek van, kennisbeheer en kennisverspreiding over, en de ontsluiting van het omoerend erfgoed. Aanvullend op dit artikel ontwikkelde het VIOE een mission statement, dat als volgt luidt: • Het Vlaams Instituut voor het Onroerend erfgoed streeft naar toonaangevend wetenschappelijk onderzoek van monumenten, landschappen en archeologisch erfgoed; • Het instituut formuleert wetenschappelijk onderbouwde adviezen die bijdragen tot verantwoorde beleidskeuzes; • Door kwalitatieve kennisverspreiding ontwikkelt het een maatschappelijk perspectief voor een integer omgaan met het erfgoed; • Het VIOE toetst zijn onderzoek en expertise aan een intemationale context; • Met een hart voor erfgoed willen we samen met anderen de zorg ervoor vanzelfsprekend maken. 8J. De kernopdrachten van het VIOE (Besluit 14/05/2004): Art. 3. Voor de uitvoering van het Monumenten-, Landschaps-, Archeologie- en VarendErfgoeddecreet heeft het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed tot taak: 1. de inventarisatie en prospectie van het omoerend erfgoed; 2. het uitvoeren van veldwerk; 3. het bewaren en conserveren van onderdelen van het omoerend erfgoed; 4. het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek van en naar het omoerend erfgoed (inclusief het ontwikkelen van technische standaarden en richtlijnen die betrekking hebben op alle facetten van het erfgoedbeheer); 5. de communicatie, ontsluiting en studie van de ontsluiting van het omoerend erfgoed. 83. Waarden Het VIOE heeft een aantal waarden bepaald, die het wil uitdragen en waaraan het in zijn werking de nodige aandacht wil besteden: • Het VIOE wil kwaliteit leveren. Dit betekent dat het VIOE dé referentie wil zijn betreffende wetenschappelijk onderzoek naar en ontsluiting van omoerend erfgoed. Vanuit een toonaangevende rol wil het VIOE innoverend optreden en haar expertise opbouwen; • Het VIOE heeft een hart voor erfgoed. Hieronder verstaat men dat het VIOE vanuit een wij-gevoel de zorg om het erfgoed wil opnemen. Het VIOE streeft ernaar dat haar medewerkers zich enthousiast willen inzetten voor het Vlaamse erfgoed; • Het VIOE ziet erfgoed als een sociaal bindmiddel. Via de ontsluiting van het erfgoed kan het VIOE een ambassadeur zijn in de educatie van diverse doelgroepen. Het bekendmaken van het erfgoed is maatschappelijk relevant.

20

Vf iwimsc ou'rltdd

^.tOrganisatiedoelslellingen Hieronder volgt een opsomming van de strategische doelstellingen die het VIOE wil nastreven via deze beheersovereenkomst. In de volgende delen van deze beheersovereenkomst worden deze strategische doelstellingen verder toegelicht en aangevuld met operationele doelstellingen. De doelstellingen werden bepaald aan de hand van een strategisch seminarie dat werd gehouden bij het VIOE op 16 mei 2007. De operationele doelstellingen volgen uit dit seminarie en werden verder aangevuld met doelstellingen die naar voor kwamen uit eerdere oefeningen die binnen het VIOE werden uitgevoerd, waaronder de SWOT i.v.m. communicatie. Nr

Strategische doelstellingen 1 Het VIOE-onderzoek afstemmen op hiaten vastgesteld in de onderzoeksbalans en op de beleidsopties om een evenwichtige programmatie van wetenschappelijk onderzoek te kunnen aanbieden. 2 Binnen de op de onderzoeksbalans en beleidsopties gebaseerde programmatic van het wetenschappelijk onderzoek interdisciplinaire en/of innovatieve modelprojecten . zelf realiseren en andere projecten via pai tuerschappen (mee) uitvoeren, om de vereiste expertise te ontwikkelen, gelijkaardig onderzoek door derden te stimuleren en een antwoord op beleidsvragen te kunnen geven. 3 Meer onderzoek mét publicatie realiseren om de toonaangevende wetenschappelijke positie van het VIOE te versterken. 4 Samen met (erfgoed)partners een op alle doelgroepen afgestemde ontsluiting van het Vlaams onroerend erfgoed stimuleren en ook zelf actief aanbieden om het draagvlak voor erfgoed en de beleving ervan te versterken. 5 Integreren, uitbreiden en ontsluiten van interne en externe inventarissen in heel het domein van het Vlaams onroerend erfgoed om een optimaal beleidsinstrument én een solide basis voor de onderzoeksbalans te kuimen aanbieden in het kader van het beschermings-, ruimtelijke ordenings- en inspectiebeleid en van de programmatic en uitvoering van het wetenschappelijk onderzoek. 6 Uitwerken van kwaliteitsvolle standaarden, richtlynen en handleidingen om het onderzoek, de conservatie en de restauratie van het Vlaams omoerend erfgoed te optimaliseren. 7 Archief en bibliotheek ten behoeve van het onderzoek uitbouwen om een "referentiecentrum" te worden voor wetenschappelijke informatie over het Vlaams onroerend erfgoed. 8 Streven naar cen meer proactief aanbieden van wetenschappelijk advies en ondersteuning in het kader van de beheerscyclus door het leveren van kwaliteitsvolle onderzoeksresultaten, om een betere afstemming tussen erfgoedonderzoek, erfgoedbeheer en ruimtelijke ordening mogelijk te maken. 9 Ontwikkelen van depotbeheer, conservatie en de vereiste onderzoeksdisciplines om het onderzoek kwalitatief te ondersteunen. 10 Optimaliseren van de interne werking om de taken van het VIOE naar behoren te kunnen vervullen. P.M. Pro memorie: Beleidskeuzes n.a.v. de implementatie van het Verdrag van Malta incorporeren in de huidige en toekomstige strategische en operationele doelstellingen van het VIOE om in overeenstemming te zijn met dwingende Europese regelgeving. 21

Vliuunjc ovcrKdd

I lil; O^aiusatiedoeistcUingcn) activiteiten^ pi^c^scn^n;prestetic^(r^liscnii gfoeleid)finp^if:i::|i \VW$: SD 1. Het VIOE-onderzoek afstemmen op hiaten vastgesteld in de onderzoeksbalans en op de beleidsopties om een evenwichtige programmatie van wetenschappelijk onderzoek te kunnen aanbieden. Beleidseffecten • Het erfgoedonderzoek is niet ad hoc bepaald, maar is in lijn met het beleid dat door de minister bevoegd voor Omoerend Erfgoed is bepaald; • Het VIOE heeft via de onderzoeksbalans een permanent zicht op het onderzoek dat reeds is uitgevoerd, het lopend onderzoek en het onderzoekspotentieel dat nog voor handen is; • De diverse thema's en deelgebieden van het omoerend erfgoed komen evenwichtig aan bod in het onderzoek. Operationele doelstellingen

Nr Operationele doelstelling 1.1

Uitbouwen van een multidisciplinaire onderzoeksbalans die het ontwikkelingspotentieel van het Vlaams onroerend erfgoedonderzoek in kaart moet brengen 1.2 Ontwikkelen van de wetenschappelijke expertise van de VIOE-onderzoekers in functie van de kennisvereisten afgeleid uit de onderzoeksbalans, opgemaakt in een "competentiebalans" 1.3 Selecteren van uit te voeren onderzoeken o.b.v. de prioriteiten die uit de balans blijken en/of die gebaseerd zijn op beleidsopties 1.4 Optimaliseren van de verhouding tussen onderzoek in functie van het beleid en onderzoek voor interne VIOEkennisopbouw

Indicator • Bestaan van onderzoeksbalans • Kennis bij beleidsmakers van de onderzoeksbalans • Mate van vermelding van onderzoeksbalans in beleidsdocumenten

Prestatienorm Eerste versie 01.06.2008

• •

Bestaan competentiebalans Mate van invulling van competentiebalans

Nulmeting aansluitend op PIPPEP

•

Aantal onderzoeken volgend uit prioriteiten van onderzoeksbalans en/of beleid vs. totaal aantal onderzoeken

•

Nulmeting 01.06.2008, % 2008, 2009 en 2010 o.b.v. nulmeting % 2009 en 2010 Ratio tussen onderzoek in functie van beleid en strategische o.b.v. nulmeting keuzes van VIOE en onderzoek voor interne VIOEkennisopbouw

22

Viiumwc overheid

SD 2. Binnen de op de onderzoeksbalans en beleidsopties gebaseerde programmatie van het wetenschappelyk onderzoek, interdisciplinaire en/of innovatieve modelprojecten zelf realiseren en andere projecten via partnerschappen (mee) uitvoeren, om de vereiste expertise te ontwikkelen, gelijkaardig onderzoek door derden te stimuleren en antwoorden op beleidsvragen te kunnen geven. Beleidseffecten • Het VIOE wordt aanzien als dé expert i.v.m. erfgoedonderzoek; • Het veld kent VIOE in positieve zin, het VIOE is een begrip; • De integratie van onderzoek van monumenten, landschappen en archeologie wordt bevorderd; • Juistere verdeling tussen actief optreden via modelprojecten en opnemen van een regisseursfunctie in de erfgoedsector; • Projecten worden actief opgevolgd volgens de principes van projectmanagement; • Het subsidiariteitsprincipe wordt nageleefd en de horizontale samenwerking gestimuleerd. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 2.1 Bepalen van criteria voor de selectie van modelprojecten (onderzoek, restauratie, conservatie, ...)

Indicator • Bestaan van selectiecriteria

Prestatienorm 2008

23

VliUtmae overheid

2.2 Ontwikkelmg en uitvoering van modelprojecten die de innovatieve en/of interdisciplinaire methodologie centraal stellen. Projecten voor 2008: • een project van de gemeente Zonnebeke om alle omoerend erfgoed (waaronder archeologische relicten uit WOl) via cen GIS-toepassing in kaart te brengen • samenwerking rond de archeologische, historische, landschappelijke en natuurlijke waarden van het Meerdaalwoud en het Heverleebos • instandhoudingswerken aan het beschermd Fort Steendorp te Temse met behoud van de ovenvinteringsplaatsen voor vleermuizen • interdisciplinair onderzoek rond de restauratie van De Notelaer in Hingene en de uitvoering van de langetermijnvisie voor het Schelde-estuarium en het geactualiseerde Sigmaplan 2.3 Uitwerken van een interne opleiding voor het uitvoeren van interdisciplinaire projecten a.h.v. principes van proj ectmanagement 2.4 Uitbouwen van partnerschappen (internationaal, federaal. binnen de Vlaamse Overheid, provinciaal, gewestelijke (onroerend) erfgoedverenigingen. universiteiten, ...)

•

Aantal modelprojecten geselecteerd op basis van criteria o Aantal recensies over modelprojecten • Aantal nieuwe inzichten/technieken/ richtl ij nen/handleidingen verworven via deze projecten • Aantal nieuwe inzichten/technieken die ook daadwerkelijk worden toegepast • Aantal projecten waarbij de verschillende onroerend erfgoeddisciplines aan bod komen t.o.v. het totaal aantal projecten

• • •

Nulmeting 2008, basis voor % 2009 & 2010 Minimum 1 Minimum 1

•

Minimum 1

•

25 % tegen 2009, 50 % tegen 2010

• •

2008 75 % eind 2008

'.

• •

Bestaan van opleiding Aantal deelnemers aan opleiding t.o.v. alle VIOE-onderzoekers

o Aantal projecten o.b.v. partnerschappen

Nulmeting 2008, % 2009 en 2010 o.b.v. nulmeting

24

Vfiumwt; overheid

SD 3. Meer onderzoek mét publicatie realiseren om de toonaangevende wetenschappelijke positie van het VIOE te versterken. Beleidseffecten • Een beter onderbouwd inzicht in omoerend erfgoed; • Het VIOE heeft via zijn uitgebreid netwerk een troef in haar positionering in de erfgoedsector; • Meer gerealiseerd onderzoek; • Erfgoedonderzoek van VIOE is bekend in wetenschappelijke wereld en staat als kwaliteitsvol bekend; • Bekendheid van VIOE als wetenschappelijk instituut is vergroot in binnen- en buitenland. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 3.1 Nieuw (terrein)onderzoek wordt alleen opgestart als het onderzoekstraject tot en met de finale publicatie gegarandeerd wordt en een publicatiedatum vooropgesteld is. 3.2 Elke VIOE onderzoeker publiceert regelmatig in toonaangevende interne en externe media 3.3 Systematisch bevragen van stakeholders uit de wetenschappelijke sector naar kwaliteit, toonaangevende status en naambekendheid van VIOEonderzoek 3.4 Verhogen kwaliteit van eigen publicaties door het invoeren van peer reviews en audits. 3.5 Verspreiding van output van onderzoek optimaliseren

Indicator • Aantal nieuwe (terrein)onderzoeken afgesloten met publicatie, t.o.v. aantal nieuwe terreinonderzoeken • Aantal publicaties die de afsluitdatum haalden t.o.v. het aantal vermelde afsluitdata o Aantal publicaties in VIOEmedia per onderzoeker • Aantal publicaties in externe media per onderzoeker • Aantal respondenten • Aantal positieve reacties op bevraging

Prestatienorm • 100% in 2010

o Bestaan en gebruik van peer reviews • Bestaan en gebruik van audits • Aantal meertalige publicaties • Aantal kwalitatief hoogstaande elektronische publicaties

•

3.6 Stimuleren van het uitschrijven door derden van doctoraatsproefschriften / post doe opdrachten in functie van de onderzoeksbalans om de onderzoeksachterstand weg te werken

•

Aantal acties om doctoraatsproefschriften / post doe opdrachten te stimuleren

•

100 % in 2010

Nulmeting in 2008, aantal 2009-2010 bepalen via doorlooptijd onderzoeksproces Bevraging pas in 2010

2009

• • •

2009 Te bepalen 2009 Achterstand wegwerken 2010, nieuwe publicaties altijd elektronisch 1 è 2 per jaar vanaf 2010

25

Vlaanue overheid

SD 4. Samen met (erfgoed)partners een op alle doelgroepen afgestemde ontsluiting van het Vlaams onroerend erfgoed stimuleren en ook zelf actief aanbieden om het draagvlak voor erfgoed en de beleving ervan te versterken. Beleidseffecten • Duidelijkere bevoegdheidsafbakening tussen erfgoedpartners; • Grotere basis voor VTOE om regisseursrol op zich te nemen; • Groter draagvlak voor erfgoed; • Transparantie in sector vergroten; • Subsidiariteitsprincipe wordt gevolgd. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling Prestatienorm Indicator 4.1 Het identificeren van • Bestaan van een • 2008 doelgroepen en bepalen van communicatieplan gericht op hun informatiebehoeften in doelgroepen een communicatieplan om de • Aantal communicaties specifiek © Nulmeting in VIOE-communicatie gericht gericht op een bepaalde 2008 te organiseren doelgroep • Bestaan van een mediabeleid • 2008 4.2 In kaart brengen van de • Partner gevonden voor • 2008 mogelijkheden tot en organisatie van tentoonstellingen realiseren van structurele • Nulmeting in • Aantal gezamenlijke samenwerking inzake communicaties 2008 tentoonstellingen, • Duidelijke afspraken over • 2008 publicaties, gezamenlijke tijdschrift M&L communicaties, enz. waar het VIOE concepten aanreikt, wetenschappelijke informatie aanbiedt en een stimulerende rol speelt (geplande projecten zijn o.a. een oevrc-catalogus en tentoonstelling Renaat Braem i.s.m. VAI en een tentoonstelling rond maritiem archeologisch erfgoed) 4.3 Intem expertise opbouwen Nulmeting • Opgebouwde expertise bij i.v.m. erfgoedontsluiting aansluitend op PIPVIOE-medewerkers inzake PEP erfgoedontsluiting

26

Via.laiiise over had

4.4

Meewerken aan en stimuleren van erfgoededucatieprojecten

• •

•

Opname/aandeel van erfgoed in leerplan Aantal vermeldingen in pers en andere media van activiteiten rond erfgoededucatie en kwaliteit van inhoud ervan Aantal erfgoededucatieprojecten waar VIOE-activiteiten aan bod komen

Te bepalen in 2009

27

Vt.tanwc overheid

SD 5. Integreren, uitbreiden en ontsluiten van interne en externe inventarissen in heel het domein van het Vlaams onroerend erfgoed om een optimaal beleidsinstrument én een solide basis voor de onderzoeksbalans te kunnen aanbieden in bet kader van het beschermings-, ruimtelijke ordenings- en inspectiebeleid en van de programmatie en uitvoering van het wetenschappelijk onderzoek. Beleidseffecten • Inventaris levert basis om onderzoekshiaten uit onderzoeksbalans te kunnen halen; • Inventaris is basis voor thematische en typologische bescherming; • Inventaris levert een insteek voor het ruimtelijke ordeningsbeleid; o Inventaris is gebruiksvriendelijk: wetenschappelijke informatie uit inventaris is gemakkelijk toegankelijk, zowel voor VIOE-medewerkers, de erfgoedsector, als het beleid; • Wetenschappelijk netwerk is op de hoogte van inventaris en haar inhoud. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 5.1 De bestaande interne inventarissen op punt stellen en uitbreiden via literatuuronderzoek en prospectie = project MALVIN 5.2 Integreren en waar mogelijk online ontsluiten van de CAI, de iandschapsatlas en de inventaris bouwkundig erfgoed = project MALVIN 5.3 Aanstellen van een VIOEcoördinator voor de ontwikkeling van een globaal kader en strategie (implementatieplan) m.b.t. de uitbouw van thematischtypologisch onderzoek en inventarisatie 5.4 Integreren en/of koppelen van een aantal thematische en/of externe databanken o.b.v. criteria = project MALVIN

5.5

Indicator • Geactualiseerde inventaris • Mate van uitbreiding van inventaris • Afspraken met agentschap ROVlaanderen over bevoegdheden • •

• •

Prestatienorm o 2008-2009 • 2008-2009 •

2008

• Vanaf 2008 Gerealiseerde integratie Informatie uit inventaris is waar o 2008-2009 mogelijk rechtstreeks online toegankelijk voor diverse interne en externe doelgroepen Er is een coördinator en globale 2008 aanpak Aantal thematisch-typologische inventarissen die zijn ontwikkeld

2008-2009 Het bestaan van criteria voor integratie externe databanken (relev antie/doorlooptij d/technicit eit/wetenschappelijke relevantie) o Bepaling koppeling vs. integratie • Gerealiseerde integratie en/of koppeling van thematische en/of externe databanken Vanaf 2008 Experimenten opzetten voor • Toepassing van predictive de toepassing van "predictive modelling modelling" op basis van de • Aantal beschikbare informatie in de archeologische potentiekaarten inventarissen (o.a. het ontwikkelen van archeologische potentiekaarten) o

28

Vivi&nise overheid

5.6 Onderzoeken of het gebruik van beschikbare ICTtechnologie de registratie voor terreinevaluaties kan vergemakkelijken

•

Zicht op voor- en nadelen

2008-2010

29

VI, M

VUtamsc overhead

SD 6. Uitwerken van kwaliteitsvolle standaarden, richtlijnen en handleidingen om het onderzoek, de conservatie en de restauratie van het Vlaams onroerend erfgoed te optimaliseren. Beleidseffecten • Meer kwaliteitsvolle onderzoeken, opgravingen, restauraties en conservaties; • Duidelijkheid over methoden voor onderzoeken, opgravingen, restauraties en conservaties; • Duidelijkheid over bevoegdheden in erfgoedsector. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 6.1 Permanent de noden op het vlak van standaarden, richtlijnen en handleidingen m.b.t. onroerend erfgoedonderzoek opvolgen 6.2 Het uitschrijven van aanbevelingen voor de conservatie van intcricurclementen en de restauratie van bouwkundig erfgoed (zowel voor extern als intem gebruik) gebaseerd op de praktijkervaring opgedaan in concrete modelprojecten en in wisselwerking met de andere erfgoedactoren zoals de Monumentwacht 6.3 De expertise van het VIOE inzetten om samen met het departement, het agentschap RO, het agentschap Inspectie RWO en de erfgoedsector een kwaliteitshandboek voor de uitvoering van archeologisch onderzoek en de conservatie van het archeologisch erfgoed te ontwikkelen

Indicator • Het aantal nieuwe standaarden, richtlijnen en handleidingen

Prestatienorm

•

Bestaan van uitgeschreven aanbevelingen voor conservatie van interieurelementen Bestaan van uitgeschreven aanbevelingen voor restauratie van bouwkundig erfgoed Aantal conservaties van inerieurelementen o.b.v. aanbevelingen Aantal restauraties van bouwkundig erfgoed uitgevoerd o.b.v. aanbevelingen

•

2009

•

2009

Bestaan kwaliteitshandboek Bestaan Van model basisrapport

eind 2008

• • •

• •

•

o Nulmeting in 2010 9 Nulmeting in 2010

30

Vlrtanuc overheid

SD 7. Archief en bibliotheek ten behoeve van het onderzoek uitbouwen om een "referentiecentrum" te worden voor wetenschappelijke infonnatie over Vlaams onroerend erfgoed. Beleidseffecten • Het VIOE is op termijn uitgegroeid tot één van de meest gespecialiseerde referentiecentra van gegevens/ informatie over het Vlaams omoerend erfgoed; • Wetenschappelijke ontsluiting van gegevens (zowel fysiek als elektronisch) en gemakkelijke raadpleegbaarheid van informatie over Vlaams onroerend erfgoed. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 7.1 Opsporen van hiaten in de collectie van de bibliotheek en deze aanvullen

7.2 Conserveren, inventariseren, verhuizen en ontsluiten van het archeologisch archief (vondsten en opgravingsdossiers) en hiervoor een ontvangststructuur uittekenen, evenals voor de relevante delen van het beheersarchief van het agentschap RO-Vlaanderen. 7.3 Ontwikkelen van een databank voor de inventarisatie van het archief (en de bibliotheekcollectie) 7.4 Het bestaan van het archief en de bibliotheek alsook hun aanbod en inhoud meer actief kenbaar maken aan het publiek

Indicator • Aantal thema's uit de onderzoeksbalans die onvoldoende door de bibliotheekcollectie worden afgedekt • Het bestaan van afspraken (netwerking) met andere instellingen om de hiaten aan te vullen • Aantal nieuwe publicaties ter aanvulling van de hiaten • Aantal consultaties van archief • Digitalisering van archief

Prestatienorm Nulmeting in 2008

,•

Eind 2009

•

Bestaan van databank

Aantal bezoekers van de bibliotheek e Aantal opgevraagde werken in de bibliotheek « Positieve respons bij publiek over bestaan en gebruik van archief en bibliotheek • Positieve respons bij publiek naar aanbod en inhoud van archief en bibliotheek

•

Nulmeting in 2009 o 2008

• • • •

Nulmeting in 2009 Nulmeting in 2009 Nulmeting in 2010 Nulmeting in 2010

31

Viiujnue overheid

SD 8. Streven naar een meer proactief aanbieden van wetenschappelijk advies en ondersteuning in het kader van de beheerscyclus door het leveren van kwaliteitsvolle onderzoeksresultaten, om een betere afstemming tussen erfgoedonderzoek, erfgoedbeheer en ruimtelijke ordening mogelijk te maken. Beleidseffecten • Betere bescherming van erfgoed (sneller, vroeger in proces), wat zal leiden tot minder noodopgravingen; • Werking van Ruimtelijke Ordening wordt geoptimaliseerd; • Meer tevredenheid bij en transparantie ta.v. de bouwsector en ruimtelijke ordening; • Erfgoedoverwegingen worden opgenomen in ruimtelijke structuurplannen. Operationele doelstellingen Nr Operationele doelstelling 8.1 Uitbouwen van een sterke provinciale werking door aanstelling van een onderzoekscoördinator in elke provincie die in netwerking met de andere actoren (o.a. de Provinciale en Intergemeentelijke Archeologische Diensten) alle aspecten van het lokaal erfgoedonderzoek capteert, opvolgt, mee ondersteunt, ... 8.2 Uitbouwen van partnerschap inzake erfgoedbeheer en onderzoek met agentschap RO-Vlaanderen

Indicator « Aantal provincies waar een onderzoekscoördinator van het VIOE is aangesteld • Mate waarin aanspreekpunt wordt bevraagd

Prestatienorm Gefaseerd vanaf 2009

• •

2008

•

Bestaan van partnerschap Bestaan van gezamenlijke projecten Mate van samenwerking met bchcersarcheologen

32

VI#E

Vluanuc overheid

|I;1.Organ^aticdoclstcllingen^ iiclivittiUn, prnecssen en prestntus (interne^crkmg) SD 9. Ontwikkelen van depotbeheer, conservatie en de vereiste onderzoeksdisciplines om het onderzoek kwalitatief te ondersteunen. Beleidseffecten • De depots van het VIOE zijn samengevoegd tot één centraal depot met een optimaal beheer en ontsluiting; • Het VIOE beschikt over de nodige expertise om archeologische conservatie kwaliteitsvol uit te voeren en wordt als referentie in de sector aanzien. Operationele doelstellingen Nr 9.1

9.2 9.3 9.4

Operationele doelstelling Ontwikkelen van de nodige expertise inzake depotbeheer en conservatie en-het verzekeren van de continuïteit van kritische 'ondersteunende' onderzoeksdiscipl i nes (bvb. dendrochronologie) door interne uitbouw of via duurzame pai Uierschappen Inhalen van de achterstand bij de inventarisatie van de depots Automatisering van het depotbeheer Ontsluiten waar mogelijk van de inhoud van de depots

Indicator • Aanwezigheid expertise • Bestaan van partnerschappen rond het delen van specifieke expertise

Prestatienorm 2009-2010

o Aantal nog te inventariseren objecten /Totaal aantal objecten

2009-2010

•

Bestaan depotbeheersysteem

2009-2010

•

Ontsluitingsacties

2010

-

33

Vi;:.uinwcovvt' heid

SD 10. Optimaliseren van de interne werking om de taken van het VIOE naar behoren te kunnen vervullen. Beleidseffecten • Het VIOE kan een personeelsbeleid voeren o.b.v. een PIP-PEP; • De reorganisatie en herlokalisatie draagt optimaal bij tot het uitvoeren van de taken van het VIOE; • Het VIOE heeft een transparante werking. Operationele doelstellmgen Nr 10.1

10.2

10.3

Operationele doelstelling Uitvoeren van een nieuwe PIP-PEP oefening en invoeren van de (herziene) processen Doorvoeren van de reorganisatie van de buitendiensten: - centralisering/professionalisering van depot en verwerkingsactiviteiten - uitbouw van oostelijke en westelijke satelliet (regionale uitvalsbasis) en van een maritiem erfgoedcentrum - versterking regionale werking via provinciale onderzoekscoördinatoren - mogelijke ontwikkeling van een erfgoededucatiecentrum Invoeren van het nieuwe organogram van het VIOE met 3 afdelingen, 3 afdelingshoofden en een vaste overlegstructuur

Indicator • Voltooide PIP-PEP oefening • Herziene processen zijn ingevoerd

Prestatienorm • 2008 • 2009-2010

• •

2008-2011

•

•

Keuze van locaties Inrichting/aanpassing infrastructuur Overdracht activiteiten

Indeling in afdelingen doorgevoerd • Afdelingshoofden geselecteerd o Bestaan van overlegstructuur • Toepassen van overlegstructuur

2008-2009

34

Viiuttnm ovechcid

10.4

Uitbouwen van interne communicatie • Voorzien van een corporate communication pakket • Bekend maken van de missie van het VIOE

• • • • • •

Bestaan van logo, spandoek. brochures, draaiboek voor comm unicatieproj ecten Aantal interne communicaties waarbij spandoek, brochure. draaiboek worden gebruikt Aantal meertalige algemene communicaties Bekendheid van missie bij personeelsleden VIOE Zichtbaarheid van missie in vergaderzalen en bij onthaal Bestaan van meertalige brochureover missie

•

2008

•

Streefcijfer in 2010 is 100 %

•

Nulmeting 2009

•

Nulmeting 2008

o 2008 •

2008

35

Vltumwc ovechcid

Pro memorie: Beleidskeuzes n.a.v. de implementatie van het Verdrag van Malta 3 incorporeren in de huidige en toekomstige strategische en operationele doelstellingen van het VIOE om in overeenstemming te zyn met de dwingende Europese regelgeving. Beleidseffecten o VIOE is in overeenstemming met dwingende Europese regelgeving 12.Annviillende opdrachten, Op dit moment zijn er geen aanvullende opdrachten voor het VIOE.

Verdrag van Malta: De belangrijkste principes die in de nieuw te ontwerpen Vlaamse regelgeving aandacht moeten krijgen zijn de afstemming van de archeologische erfgoedzorg op de ruimtelijke ordenmg, de zorg voor hel behoud van de archeologische erfgoedwaarden (in situ of ex situ) en een fmanciële regeling.

36

Vlwmtfc ovecheïd

1131 Financicje engagementen

-.

.- - [

^•^•^^^f^t^^^mk

De beheersovereenkomst 2007/2008 wordt geënt op de meerjarenbegroting. In het kader van de begrotingscyclus (begrotingsopmaak en -controle) worden periodiek door het Vlaams Parlement de financiële engagementen gestemd die moeten doorvertaald worden in het jaarlijks ondememingsplan ( en desgevallend halfjaarlijks rapport). Elk agentschap moet het ESR-vorderingensaldo behalen zoals wordt bepaald in het kader van de begrotinscyclus (resp. begrotingsopmaak en -controle). De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, heeft daartoe een interventiemogelijkheid op basis van het besluit op de begrotingscontrole. Naar analogie met andere wetenschappelijke instellingen zoals het INBO en het ILVO beschikt het VIOE over een Eigen Vermogen met rechtspersoonlijkheid. Dit Eigen Vermogen heeft tot doel wetenschappelijk onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening te verrichten betreffende de kerntaken van het VIOE, al dan niet in opdracht van derden. Voor de samenstelling van dit Eigen Vermogen wordt verwezen naar de artikelen 37 tot en met 46 van het decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassmg van de begroting 2007 (het programmadecreet), waarin de oprichting van het Eigen Vermogen wordt geregeld. ïn de loop van 2008 zal een uitvoeringsbesluit m.b.t. de werking, het beheer en de boekhoudmg van het Eigen Vermogen ter goedkeuring aan de Vlaamse Regering worden voorgelegd. Om tot een optimaal evenwicht tussen de reguliere werking van het agentschap VIOE en de werking van het Eigen Vermogen te komen, zullen criteria bepaald worden voor de mededinging aan of aanname van projecten. ^ 14f And ere engagementen 14.1.

Toekomstige decreten en wetgeving

De minister engageert zich om het agentschap te betrekken bij de voorbereiding van nieuwe decreten en besluiten alsook bij de wijziging aan bestaande decreten en besluiten die van invloed zijn op de decretale opdracht van het agentschap. 142. Informatieverstrekking in het kader van beleidsondersteuning en -uitvoering Het agentschap is belast met de beleidsuitvoering en vertaalt het door de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed ontwikkelde beleid in strategische en operationele doelstellmgen met het oog op beleidsuitvoering. Om dit beleid doeltreffend te vertalen en de taken van het agentschap naar behoren te kunnen vervullen, heeft het agentschap behoefte aan correcte en actuele informatie en analyses voor die zaken die relevant zijn voor de decretale opdracht van het agentschap. De Vlaamse Regering verbindt zich ertoe om relevante informatie en analyses waarover zij beschikt ter beschikking te stellen van het agentschap. 143.

Toewijzing van aanvuüende opdrachten 37

VLianwc ovcchcid

Aanvullende opdrachten kunnen aanleiding geven tot extra middelen wanneer het autonome nieuwe opdrachten betreft die niet beschouwd kunnen worden als onderdelen van bestaande kernopdrachten. Bij de toewijzing van die aanvullende opdrachten aan het VIOE zal vooraf een berekening van de benodigde middelen (personeel, budgettair) worden uitgevoerd. In overleg met het directiecomité van het VIOE zal dan worden onderzocht of het deze aanvullende opdrachten op zich kan nemen, in hoeverre dit kan met de beschikbare middelen en of eventueel extra middelen moeten gevraagd worden. 14.4,

Continuïteit inzake het beleid

Het VTOE engageert zich om via deze beheersovereenkomst de voor het VIOE relevante bepalingen van de beleidsnota en de hieruit volgende beleidsbrieven te realiseren. Omgekeerd zal de Vlaamse Regering bij het opstellen van toekomstige beleidsbrieven rekening houden met de doelstellingen geformuleerd in onderhavige beheersovereenkomst. Op die manier wordt het ontstaan van een parallel circuit van doelstellingen vermeden en wordt een optimale congruentie tussen het beleid en de werking van het VIOE gegarandeerd. 14 J .

Afspraken agentschap/departement inzake MOD

Ten laatste zes maand na de inwerkingtreding van deze beheersovereenkomst worden afspraken gemaakt tussen het agentschap en het departement met betrekking tot de Management Ondersteunende Dienstverlening. Het protocolakkoord houdt rekening met de basisprincipes van beter bestuurlijk beleid: transparantie, administratieve vereenvoudiging en responsabilisering.

38

Vhumwc overheid

De personeelsleden van het VIOE zijn tewerkgesteld volgen het BVR van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse Overheid (Raamstatuut) / personeelsstatuut. Tenzij anders overeengekomen in specifieke bepalingen en/of overeenkomsten vallen alle aspecten inzake personeelsbeleid en personeelsbeheer, die niet expliciet geregeld zijn in dit raamstatuut, onder de verantwoordelijkheid van het management van het agentschap. In de toekomst zal het VIOE, naar aanleiding van de oprichting van een Eigen Vermogen voor het VIOE, personeelsleden hebben ten laste van dit EV, dat daarbij zal optreden als werkgever. Deze personeelsleden hebben in principe een privaatrechterlijk statuut (bepaalde of onbepaalde duur) en zijn als dusdanig geen personeelslid van het Ministerie van de Vlaamse Overheid. Met het oog op interne billijkheid zullen aan de personeelsleden van het EV VIOE minimaal de arbeidsvoorwaarden aangeboden worden zoals omschreven in het raamstatuut van het Vlaamse Overheidspersoneel. De personeelskost voor de personeelsleden van het EV VIOE zal gedragen worden door het EV zelf, via financiering door derden. Dit ontstaat door inkomsten die niet afkomstig zijn van de basistoelage (o.a. via archeologische projecten gerealiseerd door derden, inkomsten boekenverkoop, bezoekerscentrum Renaet Braemhuis, ...). De Beheerscommissie van het VIOE waakt erover dat het aantal personeelsleden ten laste van het EV overeenstemt met het financieel draagvlak.

39

VI aan we overheid

IEl6:Algcincncipnnq^ Het VIOE onderschrijft volgende principes inzake personeelsmanagement, competentie- en ontwikkelingsbeleid: o Personeelsmanagement: o De huidige structuur van het VIOE waarin wordt gewerkt volgens 6 cellen zal verdwijnen. De personeelsleden van het VIOE zullen worden ingedeeld in 3 afdelingen. • Erfgoedonderzoek; a Erfgoedontsluiting; B Beleidsondersteuning; o Voor elk van de afdelingen zal een afdelingshoofd worden aangewezen; o Het VIOE zal een wervings-, mutatie- en promotiebeleid voeren dat garandeert dat de medewerkers met de optimale competenties bij het VIOE tewerkgesteld zijn: • Een project rond functiebeschrijvingen is opgezet om de juiste competenties voor de VIOE-medewerkers te bepalen. Bij werving, mutatie of promotie zullen deze functiebeschrijvingen als basis voor de selectie dienen; • Competentie- en ontwikkelingsbeleid: o Het VIOE heeft een project gelanceerd voor het uitwerken van een nieuw personeelsplan. Hieruit zal ook een vormingsplan naar voor komen; o Het VIOE wil zich inspannen om haar medewerkers de noodzakelijke competenties te laten ontwikkelen en voorziet dan ook de nodige training (intern of extern aangeboden); « Veranderingsbeheer: o Voor het doorvoeren van de nieuwe organisatiestructuur van het VIOE met 3 afdelingen, wil het VIOE een graduele aanpak voorzien, waarin de nodige aandacht wordt besteed aan veranderingsbeheer. Op deze manier wil het VIOE zich verzekeren van voldoende intem draagvlak voor de verandering in organisatiestructuur en de bijhorende cultuurverandering. :17;'y^t£teUiii&ya Begin 2008 zal een project worden opgestart om de huidige processen van het VIOE te actualiseren en de toekomstige processen uit te tekenen. Bij dit project zal ook het personeelsbehoeftenplan worden aangepast aan de huidige en toekomstige behoeften. Deze aanpassing vormt de basis voor een nieuw PEP, aansluitend op op de opstartpersoneelsformatie die in het kader van BBB in 2006 aan het VIOE is toegewezen op basis van het migratiebesluit. Een voorstel van nieuwe personeelsbehoeften met een budgettaire weerslag kan naar aanleiding van de jaarlijkse begrotingsopmaak - en controle en het opstellen van het jaarlijks ondememingsplan worden geformuleerd en onderhandeld en dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de bevoegde instanties zoals o.a. de Inspectie van Financiën, de minister bevoegd voor Financiën en Begroting en de Vlaamse Regering. Na goedkeuring maakt het personeelsbehoeftenplan integraal deel uit van onderhavige overeenkomst.

40

vine

Vf itanwe overheid

\ I. I inaiuu'k' lioliL'kLinm'ii tiisstan hcl \ l()l vn i\v futvUlilhoii(llMllli1

OMTIICK!

Is* H I ikillll'-l l III ill llll UK llll I l l l i l i k l i II * III 111 I \ U>l

Als referentiebedragen voor de jaarlijkse werkings- en investeringskredicten voor deze beheersovereenkomst gelden deze van de initiële middelen- en uitgavenbegroting van 2008 voor de hiema volgende basisallocaties. de dotatie van het VIOE, die de grootste bron van inkomsten vertegenwoordigt de tussenkomst vanwege VSAWSE in de loonkost van de VDAB-GESCO's de middelen voor archeologische projecten gefinancierd door derden diverse ontvangsten

NF46.10 NF46.11 NF08.30 NF16.00

Voor de loonkost van het wetenschappelijk personeel krijgt het VIOE een vermindering op de bedrijfsvoorheffing. Vanaf de begroting 2008 zijn de kredieten voor wedden en toelagen, algemene werkingskosten en investeringsgoederen opgenomen in de dotatie aan het VIOE (NF46.10). Basisallocaties die betrekking hebben op het beleidsdomein RWO en die verdeeld worden overeenkomstig de criteria vastgesteld door het managementcomité van het beleidsdomein RWO: NA1289C

1NC0A1289

NA3470C

1NC0A3470

NA7489C

1NC0A7489

informaticakredieten beleidsdomein RWO schadevergoeding aan derden waarvoor de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest op grond van de art. 1382,1383 en 1384, lid 3 van het BW aansprakelijk zijn krachtens een vonnis, arrest of minnelijke schikking aankopen en investeringen informatica beleidsdomein RWO

41

yfivtsmse overheid

Basisallocaties die betrekking hebben op het beleidsdomein RWO, maar beheerd worden door het beleidsdomein Bestuurszaken: BA1289C

BA7489C

werkingskosten informatica, inclusief ontwikkelingen, variabele communicatiekosten voor telecommunicatieproj ecten aankopen en investeringen informatica

Ook het Eigen Vermogen toegewezen aan het VIOE zal beschikken over de nodige financiële middelen. Volgens het decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2007 (het programmadecreet), dat de oprichtmg van dit Eigen Vermogen regelt, zal het EV VIOE vooral inkomsten halen uit de uitvoering van onderzoeksopdrachten en expertisen voor derden, uit het valoriseren van onderzoeksresultaten en uit de uitbating van bezoekerscentra van het VIOE zoals het Renaat Braemhuis. Anderzijds zou het EV VIOE ook kunnen gemeten van een dotatie. De oprichtingsbepalingen van het Eigen Vermogen voor het VIOE zullen integraal deel uitmaken van onderhavige overeenkomst. I^Fmanciële betrekkingen tussen hetagentschap en de toezichthoudende overheid ,;

. /, ./ ;:. j

Inzake financieel beleid zijn alle agentschappen tot nader order onderhevig aan de wetgeving op derijkscomptabiliteit(agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid) of de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en het BVR 21/05/1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de openbare instellingen (agentschappen met rechtspersoonlijkheid). Daarnaast is momenteel een ontwerp in opmaak voor een Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de DAB Vlaams Instituut voor het onroerend erfgoed. Van zodra dit besluit goedgekeurd is, maakt het mec deel uit van de beheersovereenkomst. ^^.^•""•: 20.Algemene bepalingen irizake het bthtcr vandefinanciülcniIddcleD

>

:-f..^iÈ..:.^-.>-^i ,t-.-ft^

Wat betreft het beheer van de financiële middelen gaat de aandacht van het VIOE uit naar het volgende: • De begrotingsopmaak en -controle; • De begrotingsopvolging; « De periodieke en jaarlijkse ESR-rapportering met het oog op de periodieke en jaarlijkse consolidatie op het niveau van de Vlaamse Overheid; *» De wijze waarop risico's, die door hun omvang cen belangrijke impact hebben, worden ingedekt. Maandelijks wordt een financiële controle uitgevoerd op de budgetten van het VIOE, in een vergadering waarop de administrateur-generaal, de boekhouder, de personcelsvcrantwoordelijke en de financieel verantwoordelijke van het VIOE aanwezig zijn.

42

Vfiipmse overheid

21.Controle en audit Conform artikel 33 van het kaderdecreet zal het agentschap instaan voor de uitbouw en de goede werking van de vereiste interne controlesystemen. Hieronder wordt een geheel van maatregelen verstaan dat vervat zit in de verschillende processen van de organisatie en dat ontworpen is om redelijke zekerheid te verschaffen over: •

het effectief nastreven van de opgelegde doelstellingen en de uitvoering en opvolging van beslissingen; o de naleving van regelgeving en procedures; • de nauwkeurigheid, juistheid, volledigheid, tijdigheid en bruikbaarheid van de financiële en beheersinformatie; • de efficiëntie van de operaties en het efficiënt inzetten van de middelen; • de bescherming van de activa en de voorkoming van fraude. Eind 2008 heeft het agentschap een stappenplan opgesteld om tegen eind 2010 te komen tot een organisatiebeheersingssysteem dat voldoet aan het maturiteitsniveau 3 van het maturiteitsmodel organisatiebeheersing. Het VIOE is reeds het voorwerp geweest van een interne audit. De aanbevelingen hieruit zijn mee opgenomen in deze beheersovereenkomst. 22.Opvolging, rapportering en overleg 22.1.

Opvolging

Om op een systematische wijze opvolging te geven aan de goede uitvoering van de algemene en bijzondere opdrachten van deze beheersovereenkomst en het jaarlijks ondememingsplan zal het agentschap een intern management- en prestatiemeetsysteem uitbouwen. Uit dit systeem zullen de gegevens geput worden voor de systematische rapporteringen aan de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed. Het systeem zal onder meer gericht zijn op het meten en rapporteren van de prestatie-indicatoren met betrekking tot de opvolging van de doelstellingen en projecten van het agentschap zoals hogerop zijn vermeld. Het VIOE schrijft zich voor de bepaling van de meetinstrumenten en de performantieindicatoren in in het initiatief dat hiertoe zal ontwikkeld worden op het niveau van het beleidsdomein RWO. Op die manier kan een uniforme aanpak van de opvolging gegarandeerd worden. Het agentschap evalueert op systematische wijze het proces van beleidsuitvoering, de geleverde prestaties en de daartoe ingezette middelen en verzamelt indicaties over de bereikte effecten met het oog op de optimalisering van de interne processen het leveren van input voor beleidsevaluatie en -ontwikkeling op het niveau van het beleidsveld waarin het actief is.

43

VliiaiiMe o*ut head

22.2. Rapportering en overleg Het ondernemingsplan, met budgettair luik, zal gefinaliseerd worden na de definitieve goedkeuring door de Vlaamse Regering van de begrotingsopmaak, en uiterlijk twee maanden na de goedkeuring van deze begrotingsopmaak worden voorgelegd aan de minister bevoegd voor Omoerend Erfgoed. Het agentschap zal voorzien in twee formele rapporteringmoraenten: eenjaarrapport en een afsluitend emdrapport na het aflopen van deze beheersovereenkomst. De jaarrapportering wordt jaarlijks voor 31 maart, vanaf.het jaar volgend op het jaar na inwerkingtreding van deze beheersovereenkomst en gebaseerd op het ondememingsplan, aan de minister voorgelegd; het eindrapport uiterlijk zes maanden na het aflopen van de duurtijd van de beheersovereenkomst. Het jaarrapport zal minstens volgende elementen bevatten: • Een historisch luik met een overzicht van het afgelopen jaar; • Een toekomstig luik voor het volgende jaar via een eerste voorstel van ondememingsplan; voor het volgend jaar waarbij ook een budgettair luik wordt voorzien. Halfjaarlijks (voor 31 september) zal het VIOE een informeel rapport opmaken met de gegevens van de afgelopen 6 maanden. De eindrapportering richt zich voornamelijk naar de formulering van elementen van de beheersovereenkomst, de realisatie van de doelstellingen en bijhorende prestatienormen in de beheersovereenkomst en de ter beschikking gestelde middelen. Als dusdanig vormt het een consolidatie en integratie van de jaarlijkse rapporteringen en zelfevaluaties van de uitvoering van de beheersovereenkomst door het agentschap, aangevuld met relevante informatie van bijvoorbeeld audits. Dit eindrapport is dienstig als insteek voor de opmaak en onderhandelingen van de nieuwe beheersovereenkomst. Het agentschap erkent het inlichtingenrecht van de functionele bevoegde ministers m.b.t. informatie en/of stukken die op de beheersovereenkomst betrekking hebben. Er wordt in een systematisch overleg voorzien tussen de minister bevoegd voor Omoerend Erfgoed en de administrateur-generaal van het agentschap. Daarnaast engageert het agentschap zich om voldoende overleg te plegen met het agentschap RO-Vlaanderen, met het agentschap Inspectie RWO en met het departement RWO die eveneens betrokken zijn bij de materie van het omoerend erfgoed.

44

Vfttsnue ovcHicid

Y x

fA'1^YaiH«"c

23. Evaluatie

»"

p

, ,

l

K*

f

J-.. ^

"

'ïft^b '

Tijdens een jaarlijks overiegmoment, dat zich situeert eind april, begin mei van het jaar n+1 bespreken de minister bevoegd voor Onroerend Erfgoed en het agentschap gezamenlijk de voortgang van de beheersovereenkomst. Zij doen dit op basis van het jaarrapport met betrekking tot de evaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst dat door het agentschap werd neergelegd voor 31 maart conform hoger vermelde afspraken. De minister kan, in voorkomend geval, een "second opinion" inwinnen bij een bemiddelingsen verzoeningsorgaan. De minister legt een voorstel van eindevaluatie voor aan de Vlaamse Regering, die een formele uitspraak doet inzak de evaluatie over de uitvoering van deze beheersovereenkomst. Deze evaluatie wordt door de regering georganiseerd in de eerste helft van 2009.

45

VI E 24. Aanpassing van clebeheersovercenkonist- op&choilendc voonvaardcn

Viitamse ovvihcid

.

Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie van de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, t.g.v. een budgettaire noodwendigheid, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat deze veranderingen niet kuimen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de contractanten, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van de functioneel bevoegde minister of van de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, opnieuw onderhandeld en aangepast worden. De beheersovereenkomst kan enkel opnieuw formeel onderhandeld worden op vraag van de leidend ambtenaar, of indien het een EVA betreft, van de raad van besmur, na een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst. Deze bepalingen prevaleren op alle andere artikels van de beheersovereenkomst. Van deze bepalingen kan niet worden afgeweken. Alle andere bepalingen in de beheersovereenkomst die hiermee strijdig zijn, die hiervan afwijken of zelfs voor een verschillende interpretatie vatbaar zouden zijn, verliezen hierdoor hun uitwerking en zijn in elk geval steeds ondergeschikt aan bovenvermelde budgettaire generieke bepalingen.

46

Vl-iaiaw nvcrheid

1 4 JAN Heden,..., opgemaakt te Brussel in twee exemplaren, waarvan iedere partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de Vlaamse Overheid, De Viceminister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams Mimster van Financiën en Begroting en Ruimtelijke Ordening,

Dirk Van Mechelen

Voor het Vlaams Instituut voor het Onroerend ErfgöccT HcfHoofd van de Instelling,

Semja Vanblaere A dmi nistrateur- generaal

47