Tájékoztató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról az Új Széchenyi Terv és az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében megvalósuló projektekhez
2011. október 31.
Tartalomjegyzék 1 2
Előszó ............................................................................................................................... 3 Elszámolhatóság feltételei........................................................................................ 3 2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek ............. 3 2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok...................................................................................................... 4 2.3 Piaci ár igazolása ................................................................................................. 6 2.4 Általános Forgalmi Adó...................................................................................... 6 2.5 Bevétel ..................................................................................................................... 7 2.6 Árfolyam.................................................................................................................. 7 2.7 Átjárhatóság .......................................................................................................... 8 2.8 Vállalkozói/szállítói előleg elszámolása....................................................... 8 2.9 Dokumentumok hitelesítése............................................................................ 9 2.10 Számlával szembeni követelmények ....................................................... 9 3 Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok.......................... 10 3.1 Projekt előkészítés ............................................................................................ 12 3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei ....................................................... 12 3.2.1 Képzés és rendezvényszervezés.......................................................... 13 3.3 Saját teljesítés .................................................................................................... 14 3.4 Bérleti díjak.......................................................................................................... 15 3.5 Lízing ...................................................................................................................... 15 3.6 Személy jellegű költségek.............................................................................. 16 3.7 Útiköltség, kiküldetés költsége .................................................................... 17 3.8 Szállás költség .................................................................................................... 18 3.9 Általános (rezsi) költségek............................................................................. 18 3.10 Eszközök, immateriális javak beszerzése ............................................ 19 3.11 Beruházások, építés-felújítás költsége ................................................. 19 3.12 Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében...................................... 20 4 Tudnivalók a kifizetési kérelmekről .................................................................... 20 4.1 Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró ............................... 20 4.1.1 Előleg.............................................................................................................. 20 4.1.2 Időközi kifizetési igénylés ...................................................................... 22 4.1.3 Záró kifizetési igénylés............................................................................ 24 4.2 Finanszírozási módok ....................................................................................... 26 4.2.1 Utófinanszírozás ......................................................................................... 26 4.2.2 Szállítói finanszírozás............................................................................... 27 4.2.3 Vegyes finanszírozás ................................................................................ 27 4.2.4 Engedményezés ......................................................................................... 27 4.3 Kifizetések felfüggesztése .............................................................................. 28 4.3.1 Köztartozás .................................................................................................. 28 4.4 Késedelmi Kamat............................................................................................... 29 4.5 Hasznosulás ......................................................................................................... 29 5 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása ........................................... 31 6 A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén ......................................................................................................... 31
1
Előszó
Jelen Tájékoztató célja az Államreform Operatív Program (a továbbiakban ÁROP) és az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (a továbbiakban EKOP) keretében megvalósuló projektek pénzügyi elszámolási rendszerének bemutatása és az ehhez kapcsolódó szabályok, feltételek ismertetése. A Tájékoztató hatálya kiterjed az ÁROP és EKOP keretében megvalósuló projektekre. A vonatkozó jogszabályok, egyéb nemzeti szintű szabályozások1 módosítása automatikusan módosítják jelen Tájékoztatót, amennyiben kógens az új szabály, azaz ebben az esetben az új vagy módosított jogszabályi rendelkezéseket szükséges alkalmazni a hatályba lépésükről rendelkező szabályoknak megfelelően. Több partner esetén a finanszírozás folyamata a Konzorciumi együttműködési megállapodásban rögzített feltételek valamint a konzorciumi formában megvalósuló projektek kezelésére készített útmutató alapján történik.
2
Elszámolhatóság feltételei
A projekt lebonyolítása során csak olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet.
2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek:
A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, fizikailag teljesített tehát valós munkára alapozottak, melyek teljesülése – kivéve előleg, átalány – (számlával, vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal)2 és jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.) igazolható (valós költség alapú elszámolás).
Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, hozzájárulnak a projekt céljainak eléréséhez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek.
A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat, vagy az IH által előzetesen meghatározott fajlagos mutatókat). A projekt költségvetésének megfelelően részletezettnek és ily módon ellenőrizhetőnek kell lenni ahhoz, hogy meghatározható legyen az elszámolható költség besorolása és mértéke.
A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják.
1
Vonatkozó szabályozók: 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, 24/2011 (V.6.) NFM utasítás Nemzeti szintű szabályozás az elszámolható költségekről (https://imk.nfu.hu),
2
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166.§-a szerint 3
Az egyes költségek finanszírozás.
elszámolása
alkalmával
nem
valósulhat
meg
kettős
A pályázati felhívásban meghatározott földrajzi területen a projekt végrehajtása érdekében merültek fel.
Az adott projektben elszámolható költségek körét (az akcióterv, illetve a vonatkozó jogcím-rendelet alapján készített) pályázati felhívás tartalmazza, és a költségek nem szerepelnek jogszabály/pályázati felhívás/jelen Tájékoztató által nem elszámolhatónak minősített költségek között.
Az elszámolhatóság időszakában, és a támogatási szerződés szerint a projekt megvalósítására rendelkezésre álló időszakban merültek fel.
Egyéb feltételek:
Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzáadott értéket képviselnek.
Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződésteljesítéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés (vagy annak módosítása) a kifizetést nem a tényleges teljesítéshez köti, nem teljesítményarányosan határozza meg. Nem számolható el az időarányos kifizetés és a rendelkezésre állás.
Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz.
2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok (az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében)
A közbeszerzési eljárás nyertese és a közreműködő alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések, valamint a Kbt. szerinti ajánlatkérő, illetve a nevében eljáró más személy és a nyertes ajánlattevő között létrejött szerződések alapján havonta nettó módon (forgalmi adót nem tartalmaz) 200 ezer forintot meghaladó kifizetés csak abban az esetben teljesíthető, ha a kifizetést megelőzően a kifizetés jogosultja bemutat/átad/megküld egy 30 napnál nem régebbi együttes, nemleges adóigazolást, vagy a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, amellyel igazolja, hogy az állami adóhatóságnál és a vámhatóságnál nyilvántartott köztartozása nincs. Ennek érdekében a Közreműködő Szervezet fenntartja a jogot, hogy az elszámolások jóváhagyását követően, a közbeszerzés során megkötött szerződésekből eredő szállítói kifizetések esetében a szállítókra vonatkozó köztartozás mentességet alátámasztó igazolást kérjen be, - abban az esetben, ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban – továbbá az igazolás beérkezéséig a kifizetéseket visszatartsa. A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 305. §-a szerint alkalmazandó eljárás A fővállalkozó mindaddig nem jogosult saját teljesítéséről számlát kiállítani a kedvezményezett felé, amíg a teljesítésben részt vevő alvállalkozókat, illetve a velük munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban álló szakembereket (a továbbiakban: alvállalkozók) az ellenszolgáltatásból megillető rész tekintetében (a kedvezményezett vagy a támogató általi utalást követően) ki nem egyenlítette.
4
A fenti bekezdés szerinti kötelezettségből adódóan az így érintett szállítói kifizetések közül először az alvállalkozókat és a fővállalkozóval munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási viszonyban álló szakembereket megillető összeg, majd a fővállalkozót megillető összeg kerül kifizetésre. Konzorcium esetén minden egyes konzorciumi tagnak külön kell kezelni az alvállalkozóját. A Kbt. 305. § (4) bekezdése értelmében a kifizetési határidőt felfüggesztő eseteket a 305. § (3) bekezdés szerinti kifizetésekre nem lehet értelmezni. A Kbt. 305. §-a szerint alkalmazandó eljárás szállítói finanszírozás esetén A kedvezményezett felé a fővállalkozónak legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig nyilatkoznia kell arról, hogy az általa a teljesítésbe bevont alvállalkozó(k) az ellenszolgáltatásból mekkora összegre jogosultak, egyidejűleg fel kell szólítani az alvállalkozókat a számláik kiállítására. A fővállalkozó által az alvállalkozókat és a szakembereket megillető összeg kedvezményezett felé történő továbbszámlázása ezt követően történik meg. Szállítói finanszírozási forma esetén a teljesítésről szóló nyilatkozatot/ nyilatkozatokat és a fővállalkozó által kiállított számlát/ számlákat, a saját erő kiegyenlítésére vonatkozó igazolást, valamint a teljes teljesítésre vonatkozó teljesítésigazolást kell a KSZ-hez együttesen benyújtani. A számlát legkésőbb a kedvezményezetthez történő benyújtását követő 15 napon belül be kell nyújtani a KSZ-hez. A KSZ a dokumentumalapú ellenőrzést az alvállalkozói és fővállalkozói teljesítésre egyaránt lefolytatja. Az ellenőrzés lefolytatását követően az alvállalkozói és szakemberei teljesítésére vonatkozó számla beérkezését követő 30 napon belül a KSZ köteles az alvállalkozókat és szakembereket megillető rész szállítói kifizetését a fővállalkozó felé teljesíteni. Az alvállalkozói és a szakemberi teljesítések kifizetését követően kerülhet sor a fővállalkozót az ellenszolgáltatásból megillető rész teljesítésére. A fővállalkozói rész kiegyenlítésének feltétele: a) az alvállalkozókkal és a szakemberekkel szembeni fizetési kötelezettség, illetve b) az adózás rendjéről szóló törvény 36/A. §-a szerinti visszatartási kötelezettség teljesítése. A számlán a kedvezményezett hiteles aláírásával igazolni kell annak beérkezési dátumát és a számlát a támogatáson felüli összeg megfizetését követően haladéktalanul, legkésőbb a pénzügyi rendezést (a kedvezményezett pénzforgalmi számlájának megterhelését) követő munkanapon kell a KSZ felé benyújtani. A 100%-os támogatási intenzitással megvalósuló projektek esetén a számlát a kedvezményezetthez történő beérkezését követően haladéktalanul kell benyújtani a KSZhez. Kizárólag 100%-os támogatási intenzitás esetén az adózás rendjéről szóló törvény 36/A. §-a szerinti esetben a kifizetési kérelem formanyomtatványon nyilatkozni kell arról, hogy a fővállalkozó a köztartozásmentes adózói adatbázisban szerepel-e, vagy mellékelni kell egy, a fővállalkozó részére kiállított, 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő összevont adóigazolást. A KSZ a fővállalkozó teljesítését már nem vizsgálja újra, kizárólag a fővállalkozó által a saját teljesítéséről benyújtott számla alaki és számszaki ellenőrzését, valamint a számla teljesítésigazolással való összhangjának vizsgálatát végzi el. Ha a szállító nem vesz igénybe alvállalkozót, a Kbt. 305. § rendelkezéseit nem kell alkalmazni.
5
A Kbt. 305. §-a szerint alkalmazandó eljárás utófinanszírozás esetén Utófinanszírozás esetében az alvállalkozókat, a szakembereket és a fővállalkozót megillető összegről szóló számlá(ka)t együtt, egy elszámolás keretében lehet benyújtani a KSZ felé. A kifizetési kérelemben nyilatkozni kell arról, hogy az adózás rendjéről szóló törvény 36/A. §-a szerinti szállítói köztartozás-ellenőrzési és esetleges visszatartási kötelezettség teljesítésre került.
2.3 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására főszabály szerint közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus3 szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. A közbeszerzés, vagy a beszerzés során tapasztalt nem valódi verseny esetén nem használható fel a piaci ár igazolásra. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól), nettó 1.000.000,- Ft feletti megrendelés/vállalkozói szerződés esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell benyújtani. A kereskedelmi forgalomban kapható (üzletben, a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. Tv. 3. § (1) – (3) bekezdései szerint) eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (pl: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelő/vállalkozói szerződés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen: nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A bérszint, és a szakértői díjak egységárának megalapozására elfogadható még független statisztika, kimutatás csatolása (különös tekintettel hivatalos központi pl. KSH adatokra, kamarai díjszabásokra). A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a Közreműködő Szervezet által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopólium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége.
2.4 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormány rendeletben foglaltakat kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. A hatályos Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Tv.) rendelkezései betartandók.
3
(különös tekintettel a 143/2004 Korm. Rendelet az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól)
6
2.5 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az NFÜ honlapjáról letölthető „Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához” című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszakban a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának. Nem jövedelemtermelő projekt esetén A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott nem tervezett bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a tevékenység elszámolható költségéből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. Jövedelemtermelő projekt esetén Az elszámolható költségek csökkentése jövedelemtermelő projekt esetén nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került támogatási összeg számításánál. A tervezetten felüli bevételek keletkezése esetén a pénzügyi számítást ismételten el kell végezni. Nem tartozik a bevételek közé:
kötbér,
támogatási előlegen realizált kamat,
a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel 2003. évi CXXIX törvény 54.§ (5) leírtaknak;
a kockázati tőke- és hitelalapok, a garanciaalapok és a lízing keretében keletkezett bevétel.
2.6 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított szállítói számlát nyújt be a kedvezményezett, a kifizetési kérelemben, illetve az annak mellékletét képező költségösszesítőben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplő devizát a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon kell átszámítani forintra.
7
2.7 Átjárhatóság A 2007-13-as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy – prioritási tengely szintjén értelmezett – 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak („átjárhatóság”). Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az átjárhatóság lehetőségét a pályázati felhívás tartalmazza. Az Államreform Operatív Program az Európai Szociális Alapból kerül finanszírozásra. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási (Európai Regionális Fejlesztési Alap) finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.:eszközbeszerzéshez kapcsolódó képzés / infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás
2.8 Vállalkozói/szállítói előleg elszámolása A vállalkozónak/szállítónak a – kivitelezés, beszerzés, szolgáltatás – keretében fizetett előleg elszámolható, annak maximális mértékére vonatkozóan nincs előírás. A szállító által kiállított előlegbekérőt/előleg számlát az elszámolható költségeket tartalmazó számlával azonos módon kell kezelni azzal a feltétellel, hogy alap esetben csak kiegyenlített előleg számla nyújtható be elszámolásra. Amennyiben a kedvezményezett átutalta az előleg teljes összegét a számla kiállítójának, úgy a kifizetési igényléshez benyújtandó az előlegszámla, a kiegyenlítés bizonylata és a vállalkozói szerződés, melyben az előlegfizetés ténye, összege rögzítésre került. Ha a pályázati felhívás erre lehetőséget ad, benyújtható a vállalkozó által kiállított, még ki nem egyenlített előlegbekérő dokumentum, illetve előlegszámla a KSZ-hez. Ez esetben a KSZ szállítói finanszírozás keretében utalja át az előleg támogatás részét a számla kiállítójának. Ekkor is szükséges az önerő kifizetésének igazolása és a vállalkozói szerződés benyújtása. Amennyiben előleg bekérő alapján történt a szállítói előleg átutalása, úgy a kedvezményezettnek a szállító által kiállított, korábban még be nem nyújtott előlegszámlát be kell nyújtani a KSZ-hez utólagos ellenőrzés végett. A jogosulatlanul igénybe vett szállítói előleg esetén a folyósított szállítói előleg összegét részben vagy egészben – az előleg folyósításától számított, a Ptk. 232. § (3) bekezdése szerinti ügyleti kamattal együtt – vissza kell fizetni.
8
2.9 Dokumentumok hitelesítése A kifizetési kérelmet a Kedvezményezett cégszerű aláírásával, vagy a cégszerűen aláíró(k) teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása által megbízott személy(ek) aláírásával kell ellátni. Meghatalmazott személy által történő aláírás esetén mindkét fél által ellenjegyzett meghatalmazás benyújtása szükséges. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez a dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. Az elszámolást alátámasztó dokumentumok másolatainak hitelesítését a projektben bejelentett aláíró személy(ek) is végezheti(k), nem szükséges a Kedvezményezett cégszerű aláírása.
2.10
Számlával szembeni követelmények
A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére szóló, a hatályos jogszabályoknak megfelelően kiállított számlák hiteles másolatát (amelyek a számlák első eredeti példányáról készültek), és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok általa hitelesített másolatát. A kifizetést igazoló bizonylatok lehetnek bankkivonatok, pénztárbizonylatok és elektronikus bankkivonatok. Szállítói finanszírozás esetén a számla támogatás feletti részének kifizetését kell igazolni (önrész). Ha a szállítói finanszírozású számlának csak egy rész összege kerül elfogadásra, úgy ekkor is szükséges a támogatásból nem elszámolható részt – a számla elutasított részét – kedvezményezettnek önrészként igazolnia. Az el nem számolható rész szállítónak történő kifizetésének igazolását a kedvezményezettnek a kifizetést követő napon be kell küldenie a KSZ felé, hogy a számla elszámolható, még ki nem fizetett összege határidőben kiegyenlítésre kerülhessen. Amennyiben a kedvezményezett nem kívánja az elutasított részt önrészként megfizetni szállító felé, kérheti a számla elutasítását, amelyet tartalmilag és formailag megfelelően javítva ismételten benyújthat egy következő igénylésben szállítói finanszírozásként megjelölve. A kedvezményezett az eredeti számlán köteles feltüntetni a projekt regisztrációs számát, és azt, hogy a számla „támogatás elszámolására benyújtásra került”. A kettő prioritásból (országos kihatású projekt) történő finanszírozás esetén a számlán fel kell tüntetni, hogy mely prioritásból kerül finanszírozásra a projekt. A kedvezményezett által hitelesített számlamásolatnak ezen információkat már tartalmaznia kell. Amennyiben a kedvezményezett a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámoltatni adott projektje terhére, a számlára fel kell vezetni, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, (Pl. Jelen számla összegéből << >>forint összeget kívánok elszámolni a <<projekt regisztrációs száma>> projekt terhére.), amit a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (szakmaiKMR) történik, ezért minden költségtételt meg kell osztani! ÁROP esetében 58-42%
9
arányban, EKOP esetében 86.61-13.39% arányban! Ez a számlák esetében azt jelenti, hogy egy teljesítésről a szállító által két számla kerül kiállításra, míg összesítő táblákból egy példány benyújtása szükséges, mivel az összesítő táblákban kerül feltüntetésre a megosztási arány. (Kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok, számlabontás előtt értendőek.) A számlán szereplő teljesítés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázati felhívás és útmutatóban részletezett projekt elszámolhatóságának kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat) és nem lehet későbbi, mint a támogatási szerződésben rögzített projekt elszámolhatóság végső dátuma. Külföldi számla esetén a számla fő tartalmi elemeiről a fordítás, a Kedvezményezett aláírásával hitelesítve kerül benyújtásra. Elveszett számla pótlása Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 190-197. §-ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. § (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől.
3
Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok
A közreműködő szervezet fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a kötelezően beküldött dokumentumok kapcsán tisztázó kérdése merül fel, úgy további információkat kérjen a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - a Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, időszaki beszámoló ÚSZT-s projekteknél - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, záró beszámoló Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. Az összesítőkből a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések,
10
bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani! Kifizetés bizonylata A számlák mellé csatolni kell a számla teljes ellenértékének, vagy a számla támogatáson felüli összegének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakció igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott példányát, kiadási pénztárbizonylat (készpénzes számla esetén) hiteles másolatát. A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. Összesítő táblák Az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat az NFÜ pályázói tájékoztató felületen vagy a Váti Kft. honlapján meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. Az összesítő táblák mellé kérjük csak az egyes összesítő tábla típusoknál felsorolt dokumentumokat nyújtsák be! Az összesítő táblához benyújtott többlet dokumentációt a kedvezményezettnek a hiánypótló vagy elfogadó levél kíséretében visszaküldjük. Az alátámasztó dokumentációt a helyszíni ellenőrzés alkalmával az ellenőrzést végző szervezet munkatársának kell bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat a Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania, az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás. Az összesítő táblákat az ellenőrzés segítése céljából elektronikus változatban is meg kell küldeni! Az összesítő táblákban szereplő számlák illetve az átalány alapú elszámolások összegének megtérítése utófinanszírozási módban történik, azaz közvetlenül a kedvezményezett pénzforgalmi számlájára. Az alábbi összesítők közül a kiírás alapján elszámolható költségeknek megfelelők használata szükséges a projektmegvalósítás során: -
Kis támogatás tartalmú számlák összesítője (100 eFt támogatási összeg alatti, 500 eFt támogatási összeg alatti);
-
Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítője;
-
Általános (rezsi) költségösszesítő;
-
Utazási és kiküldetési (napidíj) költségösszesítő;
-
Átalány alapú menedzsment költségösszesítő;
-
Értékcsökkenési költségek összesítője;
-
Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője;
11
Számlaösszesítő Amennyiben a megítélt támogatás összege meghaladja az 50 millió forintot, elegendő az 500 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Amennyiben a megítélt támogatás összege nem haladja meg a 50 millió forintot elegendő a 100 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt benyújtani a Közreműködő Szervezetnek. Számlaösszesítő használata esetén egyéb alátámasztó dokumentum benyújtása nem szükséges. Közbeszerzési dokumentumok A benyújtott számlák kifizetésének feltétele, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötéséig, de legkésőbb a kifizetési igénylések benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a kifizetési igénylésekkel érintett beszerzésekhez tartozó közbeszerzési dokumentumokat megküldje a Közreműködő Szervezet részére a közbeszerzési ellenőrzési útmutatónak megfelelően.
3.1 Projekt előkészítés A projekt előkészítése, kidolgozása kapcsán a pályázati felhívásban meghatározott legkorábbi időpont és a támogatási szerződésben rögzített projekt kezdeti időpont között felmerült költségek számolhatóak el, a felhívásban rögzített százalékos korlátnak megfelelő összegig. Projekt előkészítése során elszámolható költségek például: -
a projekt tervezéséhez, dokumentumok költsége,
szakmai
tartalmának
-
a projekt adatlap benyújtásához projektmenedzsmenti feladatok,
-
kötelező előzetes tanulmányok, szükségletfelmérés, helyzetfeltárás
-
műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok elkészítésének költségei, és ezek hatósági díjának költségei.
-
közbeszerzés előkészítési tevékenységei (közbeszerzési szakértő díja, hirdetési/hirdetményi költségek, ajánlati/ajánlattételi felhívás elkészítésének költségei, közbeszerzés eredményeként megkötendő szerződések előkészítése)
-
előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői, jogi tanácsadás.
kapcsolódó
előkészítéséhez dokumentumok
kapcsolódó készítése,
Az előkészítési időszakban és a projekt végrehajtás alatt felmerült projekt költségeket a projekt menedzsment költségekre vonatkozó korlátok szempontjából egybe kell számítani. Az előkészítési időszakban felmerült projekt menedzsment költségeket az előkészítési költségekre vonatkozó korlátoknál is figyelembe kell venni.
3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már
12
benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét − Számla − Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, - Kifizetés bizonylata - Teljesítésigazolás, Kedvezményezett általi igazolás a vállalkozó által elvégzett/nyújtott szolgáltatásról. - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) Egyes elszámolható költségekhez további alátámasztó dokumentumok Tanulmány Elektronikus példány Szakértői díjak Beszámoló az elvégzett tevékenységről Projektmenedzsment Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről szolgáltatás Képzés (tréning), Rendezvény Részt vevő által aláírt jelenléti ív (elektronikusan vagy papír alapon) Képzés (tréning) Képzési program, (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), tananyag elektronikus példánya, beszámoló a képzésről Étkezés, szállás költségek Részt vevő által aláírt jelenléti ív (elektronikusan vagy papír alapon) Nyilvánosság Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb.) Amennyiben korábban már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy mely beszámolóhoz került csatolásra. Minőségbiztosítás Minőségellenőrzési jelentés elektronikus példánya Amennyiben a projekt megvalósítás időszaka alatt már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy a jelentés hol került becsatolásra Könyvvizsgálat Könyvvizsgálói igazolás
3.2.1 Képzés és rendezvényszervezés A képzés és rendezvényszervezés során felmerülő költségek esetében kizárólag a tételes, aláírt jelenléti íveken nyugvó résztvevői szám után számolhatók el a költségek. A képzésben résztvevő személy(ek)nek a képzés alkalmainak részt kell vennie. Amennyiben a részvételi arány 75 százalék képzési költségei csak a képzésen történő részvétel mértékéig alatti részvétel részleges elszámolhatósága tekintetében tartalmazhat elszámolhatóságot kizáró feltételt.
minimum 75 százalékán alatti, az adott személy érvényesíthetők. A 75% a pályázati útmutató
A képzési költség igazolásához szükséges dokumentum a jelenléti ív hitelesített másolata az adott képzésről, amelyből egyértelműen megállapítható a képzés megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a képzésben résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a képzésben résztvevők aláírása. Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató másként nem rendelkezik vagy speciális rendelkezést erre vonatkozóan nem tartalmaz, a képzésre vonatkozó ajánlatokat képzendő személyenkénti létszámra lebontva kell megadni, illetve kérni. Továbbá a vállalkozói szerződésnek is szükséges részleteznie az 1 főre eső felmerülő költségek díját. A személyenkénti létszámra lebontott árnak tartalmaznia kell a képzés során felmerülő valamennyi képzési költség összességét (amibe nem számít bele a tananyagfejlesztés és előállítás költsége).
13
Az étkezés és szállás költségek esetében a meghívott személyek minimum 90 százaléka után számolhatóak el teljes mértékben az étkezés és szállás költségek. Amennyiben a részvételi arány 90 százalék alatti, az étkezés és szállás költségek csak az aláírt jelenléti íveken nyugvó résztvevői szám után számolhatók el. Jelen pénzügyi tájékoztató kibocsátása után megindított beszerzések tekintetében az étkezési és szállás költségeket a személyekre levetített költségnek tartalmaznia kell. Szállás és étkezési költségek elszámolása során a jelenléti ív – a részt vevői létszám alapján – összesítő táblázat elkészítése szükséges, amely bemutatja, hogy a szállás és étkezés költségei és létszámai, összhangban vannak a számla összegével. Amennyiben, a képzés végbizonyítvány vagy sikeres elvégzését igazoló dokumentumok kiállításával zárul a képző intézmény által kiállított végbizonyítványok vagy a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok másolati példányát az elszámoláshoz szükséges a kedvezményezettnek csatolni. Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás esetén elegendő a képzésen/betanításon/oktatáson résztvevők által aláírt tételes jelenléti ív valamint a képzés/betanítás/oktatásról szóló beszámoló benyújtása. Szolgáltatás Központosított közbeszerzésből történő megrendelése esetében Szolgáltatás központosított közbeszerzésből történő megrendelésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy a pályázati útmutató tartalmazott-e különleges feltételt a szolgáltatások központosított közbeszerzésből történő megrendelésére. Amennyiben igen, akkor központosított közbeszerzésből lerendelt szolgáltatások elszámolása csak a pályázati útmutató által megjelölt esetekben és módokon lehetséges. Amennyiben a pályázati útmutató nem tartalmazott erre vonatkozóan különleges feltételt, a beszerzett szolgáltatás piaci árának bizonyítása attól függetlenül, hogy a szolgáltatás központosított közbeszerzésből kerül megrendelésre, fennálló kötelezettség, amennyiben a szolgáltatás a beszerezni kívánt eszköz/immateriális jószághoz nem közvetlenül kapcsolódik és/vagy meghaladja a szolgáltatás komponens a megrendelés értékének 20%-át. A piaci ár igazolására alkalmasak lehetnek bekért ajánlatok azon cégektől, mely cégek az adott megrendelni kívánt szolgáltatás keretében a központosított közbeszerzés listáján szerepelnek.
3.3 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. E tevékenység elszámolható értéke nem haladhatja meg a szokásos piaci értéket, a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltséget,4 továbbá az irányadó közbeszerzési értékhatárt. Saját teljesítésként csak azon közvetlen költségek számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre kerültek, mint saját teljesítésként nevesített tevékenységek közvetlen önköltségei. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Saját teljesítésként az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. 4
A közvetlen önköltség pontos meghatározását a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 51§ (1) és (2) 14
A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - az önköltség számítási szabályzat alapján készült önköltség kalkuláció a tárgyidőszakra vonatkozóan - Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona. - Nyilatkozat saját teljesítésről
Feladat meghatározás: Saját teljesítés esetén a költségkategóriát érintő első elszámolás benyújtása előtt vagy azzal egyidejűleg a kedvezményezett köteles részletes feladat meghatározást készíteni a saját teljesítés keretében elvégezni kívánt feladatokról, amely illeszkedik a projekt adatlap mellékleteként szereplő projekt részletező adataival. A feladatmeghatározásban megjelölt ellátandó feladatokhoz tervezett kapacitást, valamint időbeli ütemezést kell rendelni. Amennyiben a saját teljesítés kapcsán személy jellegű költségek merülnek fel, úgy ezen költségek elszámolására a 3.6 Személy jellegű költségek elszámolására vonatkozó rendelkezések az irányadóak.
3.4 Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolhatók el, ha a felhívás lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükségesek. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Teljesítésigazolás, - Bérleti szerződés, - Arányosítás módszertana, (ha arányosítással kerül meghatározásra az elszámolás; benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani).
3.5 Lízing Amennyiben a pályázati kiírás nem tiltja, a lízing keretében történő eszközbeszerzés akkor támogatható, ha zártvégű pénzügyi lízing keretében történik a beszerzés és a kedvezményezett tulajdonszerzésével zárul. Támogatott lízingügylet esetén kizárólag a lízingbe vevőnek nyújtható támogatás, a támogatás kedvezményezettje tehát közvetlenül a lízingbe vevő. A számlával vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal igazolt lízingdíj tőkerésze elszámolható, amennyiben a lízing az eszköz használatának legkedvezőbb módja, ellenkező esetben a többletköltségeket le kell vonni az elszámolható költségekből. Abban az esetben, ha a legrövidebb lízingelési időszak egyenlő az eszköz hasznos élettartamával, a támogatás alapjául szolgáló elszámolható költség nem haladhatja meg az eszköz piaci értékét. A lízingszerződéssel összefüggő egyéb költségek nem elszámolhatók (pl.: kamat, árfolyam-különbözet). Az elszámolás alapját kizárólag a
15
projektmegvalósítás során ténylegesen kifizetett lízing költségek jelentik, tehát a megvalósítási időszakon túlnyúlóan felmerülő lízingdíjak nem elszámolhatók. A lízing futamidő azzal a feltétellel áthúzódhat a projekt-fenntartási időszakra, ha a lízingdíj támogatásból finanszírozni kívánt hányada a projektmegvalósítás időszakában teljes egészében (mintegy előtörlesztésként) kifizetésre kerül, a tulajdonjog átszállása a lízingbe vevőre pedig a fenntartási időszak során megtörténik. Lízingdíj elszámolása: A lízing szerződésben rögzített fizetési ütemezés szerint a lízingbe adó által kiállított díjbekérők alapján részletekben történő fizetések alapján történik az elszámolás. A lízingdíjat két részre lehet bontani, egyrészt az ún. tőkerészre, és az ún. kamatrészre. A részletekben történő elszámolás bizonylata a lízingszerződés, a futamidő elején a teljes összegről kiállított számla, valamint a díjbekérők alapján az esedékes részletek megfizetését bizonyító banki átutalási bizonylat. Visszlízing: Az elszámolható költség meghatározása a lízingbe vevőnek nyújtott támogatással kapcsolatban meghatározott feltételekkel összhangban történik.
3.6 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók, amennyiben a projekt költségvetésében eredetileg is fel voltak tüntetve. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás, megállapodás többletfeladat elvégzéséről lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ekkor a munkavállaló munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkavállaló projektben végzett tevékenysége (valamely arányban) munkaköri feladatát képezi. Amennyiben a projektre fordított munkaidő aránya előre nem tervezhető, az csak a munkaidő-nyilvántartásból állapítható meg egyértelműen, úgy a munkaköri leírásnak az arányosítás mértékét nem kötelező tartalmaznia. A költség elszámolás alapja a munkaidő-nyilvántartás, amelyből egyértelműen megállapítható az adott időszakra eső költség, valamint a projektre fordított idő aránya. Nem elszámolható a jutalom! Béren kívüli juttatások A Kedvezményezett belső szabályzata által a munkatársaknak biztosított béren kívüli juttatások, azok adótartamával együtt, a belső szabályzat által meghatározott keretösszeg erejéig számolhatóak el. A béren kívüli juttatásokat a személyi jellegű költségek összesítőjében kell szerepeltetni. Az egyes személyi jellegű juttatásokra vonatkozóan részletező információkat szükséges megadni, ehhez kapcsolódó táblázat minta a Váti Kft. honlapján található. A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. Munkába járással összefüggő költségeket, hétvégi hazautazás költségét a béren kívüli juttatások között kell elszámolni! A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok:
16
- Személyi jellegű költségek összesítő táblája (bér és járulékai) - Munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás, - Munkaszerződés/kinevezés esetén, projektmenedzsment és projektmegvalósító munkatársak munkaköri leírása, (csak első kifizetéskor vagy változás esetén / célcsoport esetén nem kell benyújtani!) - Munkaidő nyilvántartás munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra - Teljesítésigazolás (megbízási szerződés, célfeladat kiírás esetén) - Jelenléti ív, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék elektronikus verziója (amennyiben a feladatvégzés képzés megtartására, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék készítésére irányul) Vezető megbízású köztisztviselő az alábbiak szerint számolhat el: A vezető megbízású köztisztviselő a munkáltatója megbízása alapján csak akkor láthatja el a projektmenedzsmenti, vagy a projekt megvalósításhoz kapcsolódó feladatokat, ha az szerepel a kinevezési okiratban, azonban ez esetben is csak az illetménye arányos része, vagy a projektre fordított túlórája számolható el a támogatásból. Amennyiben a munkáltató az általános munkaterhet jelentősen meghaladó feladattal bízza meg a vezető megbízású köztisztviselőt úgy, díjazásként a Köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. XXIII. tv. 78.§ (1) bekezdése szerint céljuttatás elszámolható. A nem vezető megbízású köztisztviselő végezhet projektmenedzseri feladatokat, de csak a munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélyével. Ennek megfelelően díjazásban is részesülhet, ami szerepelhet a kinevezési okiratban, ebben az esetben is csak az illetménye arányos része, vagy a projektre fordított túlórája számolható el a támogatásból, vagy a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. tv. 78.§ (1) bekezdése szerinti céljuttatás. Az összeférhetetlenség tekintetében a jegyző a vezető állású köztisztviselővel esik egy tekintet alá, a Ktv. 21.§ (5) bekezdésének kivételével. A feladatok ellátásának tekintetében a vezető köztisztviselőkre vonatkozó megállapításokat a jegyzőre is alkalmazni kell. Speciális szabályok vonatkoznak azon célfeladat kiírásokra, amelyeknél több szervezetet érint a célfeladat kijelölés5, azaz eltér a célfeladat kijelölője a munkáltató jogkör tényleges gyakorlójától. Ez esetben a célfeladat kijelölést végző szervezet aláírása mellett a munkáltatói jogkör gyakorlója is jóváhagyja a célfeladat kijelölést. A célfeladat elvégzéséhez kapcsolódó teljesítésigazolást azonban a célfeladatot kijelölő, projektért felelős szervezet hagyja jóvá, a céljuttatás kifizetését is ő teljesíti.
3.7 Útiköltség, kiküldetés költsége A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási, napidíj és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el. Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedési eszközök igénybevétele alapján illetve hivatali vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség és a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A hivatali vagy 5
(2011. évi LII. Törvény a kormánytisztviselõk jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény módosításáról, valamint a köztisztviselõk jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény módosításáról 6.§.) 17
saját gépkocsi használatához kapcsolódóan elszámolható a parkolási díj és az autópálya matrica költsége (kiküldetés időtartamát nem jelentősen meghaladó időszakra vonatkozóan). Amennyiben a pályázati kiírás vagy a támogatási szerződés lehetővé teszi, elszámolható a projekt megvalósításhoz közvetlenül kapcsolódó külföldi utazás és kiküldetés költsége azzal a feltétellel, hogy csak turista osztályú repülőjegy vehető igénybe. Repülőgéppel történő utazás esetén elszámolható a reptéri illeték és az utasbiztosítás költsége. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő - Kiküldetési rendelvény és/vagy menetlevél - Számla (helyközi tömegközlekedési eszköz igénybevétele esetén pl. vasút, repülő) - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) - Kifizetés bizonylata.
3.8 Szállás költség A szállás költségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállás esetében legfeljebb – áfa nélkül számított – tizenötezer forint, külföldi szállás esetében 150 Euró mértékű költség számolható el. Amennyiben ellátási költségeket is érvényesíteni kíván a kedvezményezett, a költségeket számlával kell igazolni, és az elszámolható költségek összege nem haladhatja meg a szállás költség 50%-t. Ez esetben a költség korlát miatt a piaci árat nem szükséges alátámasztani árajánlatokkal. Benyújtandó dokumentumok: - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést - Számla, - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) - Kifizetés bizonylata
3.9 Általános (rezsi) költségek Az általános (közvetett, rezsi, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez azonban elengedhetetlenek a tevékenység végzéséhez. Ilyen költségek pl.: közüzemi díjak és szolgáltatások (víz, gáz, elektromos áram, telefon, fax, internet, telekommunikációs költségek), postaköltségek, takarítás, szemétszállítás, őrzés, állagmegóvás/karbantartás stb. A magáncélú használat során keletkező telefon költség nem, csak a projekt érdekében felmerült telefon költség számolható el. Az általános költségek között számolható el bankköltségként pl. az elkülönített számlához kapcsolódó számlanyitási, számlavezetési költség. Kizárólag a pályázati útmutatóban nevesített általános rezsi költségek számolhatóak el ebben a költségkategóriában. Az általános költségek elszámolása arányosítással történhet.
18
Az arányosítás alkalmazható módszere a költség jellegétől függően a következő lehet pl.: − Munkaidő alapú, − Az igénybevett terület/tér nagyságán alapuló Benyújtandó dokumentumok: - Rezsiköltség összesítő táblázat, - Kifizetés bizonylata, - Arányosítás módszertana (az első elszámoláshoz csatolandó).
3.10
Eszközök, immateriális javak beszerzése
Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: − Kedvezményezett általi árajánlat kérő − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, - Számla, - Kifizetést igazoló bizonylatok, - Ha a beszerzés magánszemélytől történik, adás-vételi szerződés, - Teljesítésigazolás, Kedvezményezett általi igazolás a vállalkozó által elvégzett immateriális javakról (pl. szoftver fejlesztés) - Kereskedelmi forgalomban elérhető immateriális javak vagy a beszerzett eszközök átadás átvételi jegyzőkönyve. Az eszköz, immateriális javak átvételét igazoló átvételi jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló azonosítót (pl: gyári szám), - Szállítólevél (csak devizában kiállított számla esetén) - Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt. - Számlaösszesítő (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani)
3.11
Beruházások, építés-felújítás költsége
Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok: −
Kedvezményezett általi árajánlat kérő
− Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. -
-
-
vállalkozó általi ajánlat) Kivitelezői szerződés, Számla, Kifizetés bizonylata, Hatósági engedélyek, Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről kedvezményezett által is aláírva – a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglalt feltételeket nem teljesítő építési projektelem esetén, Mérnök/műszaki ellenőri igazolása - a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglalt feltételeket teljesítő építési projektelem esetén (A mérnök/műszaki ellenőr a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezői nyilatkozat a kezdésről, Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló első oldalának hiteles másolata az első kifizetési igényhez,
19
-
független mérnök nyilatkozata - 250 millió Ft építési költségre jutó támogatási összeg fölött Ha az üzembe helyezés költsége szerepel a számlán, akkor a kedvezményezettnek igazolnia kell annak megtörténtét.
A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglaltak szerint kötelező építési műszaki ellenőrt megbízni a külön jogszabály szerint építési engedélyhez kötött építési tevékenység esetén, ha a) az építőipari kivitelezési tevékenységet több fővállalkozó kivitelező végzi, b) az építési beruházás a Kbt. hatálya alá tartozik, c) az építőipari kivitelezési tevékenység nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű ügy tárgyát képezi, d) az építőipari kivitelezési tevékenység műemlékvédelem alatt álló építményt érint, vagy e) építtetői fedezetkezelő működik közre.
3.12
Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében
Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató tartalmazza, a támogatásból beszerzett tárgyi eszközökre – amennyiben azok beszerzéskori összértéke meghaladja a bruttó 50 millió forintot − a kedvezményezettnek megfelelő értékű vagyonbiztosítást kell kötnie a fenntartási időszak végéig. A vagyonbiztosítás költségei elszámolhatóak a megvalósítási időszak végéig. A biztosításnak ki kell terjednie a beszerzett tárgyi eszközök elemi kár kockázatain kívül még betöréses kockázatokra is (lopás, rablás, vandalizmus). A biztosítás megkötésének időpontja a beszerzett tárgyi eszköz átadás-átvétel időpontjával egyezik, továbbá a vagyonbiztosítás kedvezményezettje a Kedvezményezett. A biztosítást a fenntartási időszak végéig hatályban kell tartani. A vagyonbiztosítás alátámasztására szolgáló dokumentumokat nem kell benyújtani a Közreműködő Szervezet felé, hanem a projekt befejezését megelőző záró helyszíni ellenőrzés során kell rendelkezésére állnia.
4
Tudnivalók a kifizetési kérelmekről
4.1 Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerződés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetőség van előleget igényelni. Az időközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani.
4.1.1 Előleg A 292/2009 (XII. 19.) Kormány rendelet 150.§ (3) és a 4/2011. (I. 28.) Korm. Rendelet 57. § (1) bekezdés alapján, valamint ha a pályázati felhívás engedi a Kedvezményezett jogosult előleget igényelni Közreműködő Szervezetnél a megítélt támogatás utófinanszírozással érintett rész 25 százalékának erejéig, de legfeljebb 300 millió forintig.
20
A Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget azon projektelemekre, tevékenységkategóriákra igényelhet, amelyeknél nem kíván élni a szállítói finanszírozás lehetőségével. Az előleg kifizetésének feltételei: a pályázati felhívás, illetve a támogatási szerződés lehetőséget biztosít előleg igénybevételére; a támogatási szerződés hatályba lépése; elektronikusan, az NFÜ honlapján található Pályázó Tájékoztató Felületen feltöltött vagy papír alapon benyújtott Előlegigénylésről szóló nyilatkozat; az előlegigénylési dokumentáció tartalmi és formai szempontból megfelelő; a támogatási szerződésben előírt biztosítékok megléte; a kedvezményezett nem nyújtott be záró kifizetési igénylést; köztartozás mentesség. A szerződéskötés során a támogatási szerződés 1. sz. mellékletében (Elszámolható költségek részletező táblázat) jelölheti meg a kedvezményezett, hogy előleg igénybevételére igényt tart-e és a 2. sz. mellékletben (Kifizetési igénylés ütemezése táblázat) kell jeleznie az előleg igénybevételének időpontját. A támogatási szerződés hatályba lépését követően, vagy a támogatási szerződés hatálybalépésével egyidejűleg kell a kedvezményezettnek megküldenie az előlegigénylésről szóló nyilatkozatát a közreműködő szervezetnek. Az előlegigénylésről szóló nyilatkozat formanyomtatvány elérhető az NFÜ honlapján (hasznos információk pályázóknak); a VÁTI Nonprofit Kft. honlapján, a megvalósítás link alatt vagy az NFÜ honlapján az ÚSZT/ÚMFT pályázó tájékoztató felületről. A Közreműködő Szervezet az előleg összegét az előleg igénylési kérelem megfelelő beérkezését szerződésmódosítás keretében igényelt előleg esetén a szerződésmódosítás hatályba lépését - követő 15 napon belül folyósítja a Kedvezményezett Szerződésben megjelölt bankszámlájára. A kedvezményezett köteles az előlegnek a projekt céljai és szabályai szerinti felhasználásáról gondoskodni. Az előleg és az időközi kifizetés együttes értéke nem haladhatja meg a támogatási összeg 100 százalékát. Előleg folyósítás esetén a Kedvezményezettnek utó vagy vegyes finanszírozású időközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésőbb az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül be kell nyújtani. A kifizetési igénylésnek tartalmaznia kell utófinanszírozású tételeket is! Amennyiben a Kedvezményezett igénybe vett előleget, azonban az előleg kifizetését követő 6 hónapon belül nem nyújtotta be az első kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja, a Kedvezményezet köteles a korábban kifizetett előleget visszafizetni a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 150. § (4) c) pontban foglaltaknak megfelelően. Ekkor az előleg visszafizetése előtt a kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtására van ugyan lehetősége, de annak feldolgozása felfüggesztésre kerül a visszakövetelés pénzügyi rendezéséig. A Kedvezményezett az előleg visszafizetését követően új előlegigénylésre kizárólag akkor jogosult, ha igazolja, hogy a megelőzően folyósított előleg felhasználásának
21
megkezdése neki fel nem róható okból hiúsult meg, továbbá az előleg visszafizetését a Közreműködő Szervezet felszólítására határidőben teljesítette. Előlegfelvételét követően az időközi kifizetési igénylések benyújtásának nem előfeltétele a folyósított előleg teljes felhasználásának igazolása, és az azzal történő elszámolás. A Kedvezményezett a kifizetett előleggel legkésőbb a záró kifizetési igénylés keretében köteles elszámolni. Amennyiben a záró kifizetési igénylésben elfogadott utófinanszírozású számlák/bizonylatok összege alacsonyabb, mint a még el nem számolt előleg összege, a különbözetet a kedvezményezett köteles visszafizetni. A visszafizetés teljesítéséig, vagy a Közreműködő Szervezet általi részletfizetési engedélyezés esetén az engedélyben meghatározottak szerint, a záró kifizetési kérelem nem hagyható jóvá.
4.1.2 Időközi kifizetési igénylés
Amennyiben a Kedvezményezett nem igényelt előleget, a Támogatási Szerződés szerinti biztosíték eredeti példányát legkésőbb az első kifizetési igényléshez kell csatolnia. A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a Kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását igazolnia szükséges abban az esetben is, ha nem élt az előleg felvételének lehetőségével. (4/2011 (I.28) Korm.rend 35.§.b) pontja).
A kifizetési igénylés (kifizetési kérelem) benyújtásának feltétele, hogy a Kedvezményezett a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazásokon, a számlakitöltő felületen keresztül rögzítse az elszámolása kapcsán felmerült számlák adatait, illetve kitöltse a kifizetési igényléshez kapcsolódó dokumentumokat. A kifizetési kérelem az elektronikus felületen csak végleges jóváhagyást követően nyomtatható ki olyan formában, amelyet a közreműködő szervezet befogad. Az országos kihatású projektek esetén a Kedvezményezetteknek két elszámolást kell rögzíteniük a rendszerben a finanszírozási alapok megosztása miatt. A számlakitöltővel kapcsolatban felmerült kedvezményezetti kérdések kezelésére az NFÜ Helpdesk szolgáltatást üzemeltet. Kizárólag a Helpdesk szolgálat illetékes a számlakitöltő alkalmazásával kapcsolatban információt szolgáltatni a kedvezményezettnek. A számlakitöltő alkalmazás az NFÜ honlapján a Pályázói Tájékoztató felületről érhető el. A http://www.nfu.hu/kepzes weboldalról elérhető a számlakitöltő használatához rendelkezésre álló e-tananyag, melynek célja, hogy a pályázatok kedvezményezettjeinek segítséget nyújtson a Pályázó-tájékoztató felület megismeréséhez, elszámolásaik elektronikus úton történő benyújtásához. Figyelem! Az Új Széchenyi Terv keretében megvalósuló projektek esetében időközi kifizetési kérelem csak akkor nyújtható be, ha a kifizetési kérelemhez a projekt fizikai előrehaladását bemutató – időszakos beszámoló is benyújtásra kerül.
22
A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. A benyújtott kifizetési kérelmet és alátámasztó dokumentációt a Közreműködő Szervezet tartalmilag és formailag is ellenőrzi. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerződésben rögzített követelményeknek, valamint mellékelni kell hozzá jelen tájékoztató 3. fejezetében rögzített dokumentumokat. A kifizetési igényléssel egyidejűleg a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat frissítendő, amennyiben az adott kifizetés igénylés benyújtásának időpontja és összege eltér az eredeti tervektől. A kifizetési igénylés ütemezésében történő változást a változás bejelentő formanyomtatvánnyal és az aktualizált kifizetési tervvel együtt kell benyújtani legkésőbb a kifizetési igénylés beküldésével egy időben. Ha a benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a Közreműködő Szervezet a kifogás megjelölésével, egy alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér, a beérkezéstől számított legfeljebb 30 – szállító részére történő közvetlen kifizetés esetén 15 – naptári napon belül. Ezt követően a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt. A hiánypótlás teljesítésére 30 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idő azonban nem része a Közreműködő Szervezet által ÚMFT-s projektek esetén a 281/2006. (XII. 23.) Korm. Rendelet 20.§. (4)-(5) bekezdése , ÚSZT-s projektek esetén a 4/2011. (I. 28.) Korm. Rendelet 59.§. (3) bekezdése által előírt határidőknek, ezért a hiánypótlás idejére a késedelmi kamat nem jár – kivéve a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 305. § szerinti szállítói kifizetések esetén. A Közreműködő Szervezet alapvető hibák, hiányosságok esetén a kifizetési igénylést elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek. Alapvető hibának, hiányosságnak tekintendőek többek között következők: Az utófinanszírozásra benyújtott időközi kifizetési igénylés támogatástartalma nem éri el a 4.2.2 pontban meghatározott százalékos arányt; Szállítói finanszírozásra benyújtott számlák egyedi támogatástartalma nem éri el a 4.2.3 pontban meghatározott minimális támogatási értéket; A támogató által rendszeresített kifizetési kérelem formanyomtatvány mellőzése; Az elszámolásra benyújtott tételek számlakitöltőben nem kerültek rögzítésre ÚSZT-s projektek esetében az időszakos beszámoló nem került benyújtásra. „Jó tételek szabálya” Amennyiben a kifizetési igényléssel kapcsolatban olyan hiánypótlás merül fel, amely vonatkozásában kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódóan szükséges a hiánypótlás lefolytatása, a hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás 30/45 napon belül kifizetésre kerülnek, míg a hiánypótlással érintett tételek új elszámolási ütembe kerülnek átemelésre. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 59. § (4) bekezdése alapján a szállítói és utólagos megtérítésű finanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés esetében közreműködő szervezetnek teljesítenie kell a szállító részére 30 naptári napon belül történő kifizetést. Ez esetben közreműködő szervezet dönthet, a vegyes finanszírozású igénylések szállítói és utófinanszírozású részekre történő bontásáról ezáltal teljesítve a szállító részére a 30 naptári napon belül történő kifizetést.
23
A kifizetési igénylés ellenőrzését követően a kifizetési igénylés jóváhagyásáról illetve a támogatás folyósításáról a Kedvezményezettet levélben értesíti a Közreműködő Szervezet. A kifizetési igénylés jóváhagyását követően, Közreműködő Szervezet intézkedik a támogatás folyósításáról a Magyar Államkincstáron keresztül. A kifizetéseket a Magyar Államkincstár a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelően teljesíti. A szállító részére történő kifizetés teljesítéséről szóló bankkivonat (terhelési értesítő) másolatát Közreműködő Szervezet levélben megküldi kedvezményezett részére. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a Közreműködő Szervezetnek jogában áll elutasítani. Amennyiben a kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást időben teljesíteni vagy egyes számlák elutasításra kerültek, lehetősége van a soron következő, azaz új kifizetési kérelembe az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani. Amennyiben a hiánypótlás érinti a kifizetési kérelmet formai illetve tartalmi szempontból, (pl. a kifizetési kérelmen hiányzik a jóváírandó bankszámlaszám, vagy változik a költségvetési sor száma, a projektelem típusa, számszaki eltérés stb.) úgy a hiánypótlás során be kell nyújtani egy új kifizetési kérelem dokumentumot, mely tartalmazza a hiánypótlással egyidejűleg elvégzett javításokat is. A kedvezményezett egy időszakban több kifizetési igénylést is benyújthat elszámolásra, nem szükséges megvárnia, hogy a korábban beküldött elszámolás KSz által jóváhagyásra kerüljön. A záró kifizetési igénylés benyújtása előtt célszerű megvárni az időközi kifizetés igénylés(ek) jóváhagyását, ugyanis az elutasításra került számlákat újra be lehet nyújtani a záró kifizetési igénylésében.
4.1.3 Záró kifizetési igénylés A záró kifizetési igénylés elszámolásának szabályozása megegyezik az időközi kifizetési igénylés elszámolására vonatkozó szabályokkal kivéve az itt részletezetteket. A záró kifizetési igényléshez benyújtandó alátámasztó dokumentumok köre megegyezik az időközi kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumokkal, ugyanakkor a záró kifizetési igényléshez mellékelni kell a projekt megvalósításának záró beszámolóját, valamint egyéb, a pályázati útmutató által előírt specifikus dokumentációt. Amennyiben a kedvezményezett a projekt megvalósítása során csak egy kifizetési igénylést nyújt be, abban az esetben záró kifizetési igénylést köteles benyújtani. A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla. Ezt követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség. Szállítói finanszírozású számla nem nyújtható be záró kifizetési igénylés keretében! Amennyiben a felhívás kötelezővé tette, a könyvvizsgálói igazolást is be kell nyújtani a záró elszámolási csomaghoz. A záró elszámolási csomaghoz benyújtandó dokumentumok köre az időközi igényléshez benyújtandó dokumentumokon kívül: Záró beszámoló Könyvvizsgálói igazolás
24
Egyéb, az útmutató által előírt alátámasztó dokumentumok (pl.:indikátorok és horizontális vállalások alátámasztására szolgáló dokumentumok); Amennyiben a projekt megvalósítása során bevételek keletkeznek, e bevételekről szóló nyilatkozat. A projekt megvalósításához felvett előleggel legkésőbb a záró kifizetési igénylésben kell elszámolni. Ennek megfelelően a Kedvezményezettnek a még el nem számolt előleg összegének megfelelő támogatás tartalmú, utófinanszírozott számlákat kell benyújtani elszámolásra. A záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott, a Projekt megvalósításának határidejét követő időpont. A záró kifizetési igénylés ellenőrzése és a rá vonatkozó hiánypótlási határidők megegyeznek az időközi kifizetési igénylés ellenőrzésével. Amennyiben a hiánypótlás nem jár sikerrel, a kifizetés és/vagy a záró beszámoló felfüggesztésre kerül (ami ebben az esetben nem jelenti a záró kifizetési igénylés automatikus elutasítását), de lehetőség van a záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló korrekciójára. Korrekcióra főszabály szerint 40 nap áll rendelkezésre, ez idő alatt a kedvezményezett akár több alkalommal is korrigálhatja a benyújtott záró kifizetési igénylést. Amennyiben a 40 nap eredménytelen elteltét követő 7 napon belül sem érkezik válasz a kedvezményezettől, a záró kifizetési igénylést a rendelkezésre álló anyagok alapján bírálja el közreműködő szervezet. A támogatási összeg kifizetésére a záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló együttes elfogadását követően kerül sor. A záró kifizetési igénylés ellenőrzése során a “jó tételek szabálya” nem alkalmazható. Könyvvizsgálat 100 millió forintot meghaladó támogatásban részesülő projektek esetében a záró kifizetési igényléshez könyvvizsgálói jelentés eredeti példányát kell csatolni. A Kedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni. A könyvvizsgálati jelentés elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelő háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő, támogatható, elismerhető költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. Miután a könyvvizsgálatnak teljes körűnek kell lennie, azaz a projektben benyújtott elszámolás minden számlájára, egyéb számviteli bizonylatára ki kell terjedjen, ezért a záró könyvvizsgálati tevékenységre az utolsó projekt tevékenység megvalósulását követően kerülhet sor. Ugyanakkor elszámolható költségek legkésőbb a támogatási szerződésben meghatározott időpontig merülhetnek fel, ezért a könyvvizsgáló tevékenységének is ebben az időszakban kell megtörténnie. A projekt megfelelő ütemezése a Kedvezményezett
25
felelőssége. időszakát!
Kérjük
ennek
megfelelően tervezzék
a
projekt
megvalósítás
A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a Közreműködő Szervezet a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végső határideje a támogatási szerződésben meghatározott időpont. A könyvvizsgálat ellenőrzése során az auditorok figyelmébe ajánljuk a Magyar Könyvvizsgálói Kamara web oldalán található Az Uniós támogatások könyvvizsgálói ellenőrzése” című módszertani útmutatót, amely segítséget nyújt az uniós támogatások könyvvizsgálati ellenőrzéséhez. A módszertani útmutató elérhető a http://www.mkvk.hu/tudastar/utmutatok/EUmdsztan oldalon. Az Uniós támogatások könyvvizsgálói ellenőrzésére szolgáló Módszertani útmutató kijelenti, hogy az Európai Uniós támogatások ellenőrzésére a Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok közül a 4400. számú standard vonatkozik. A fent nevezett módszertan iránymutatást ad a jelentés formájáról és tartalmáról, a megbízás feltételeiről, és a dokumentálást illetően is. Ennek megfelelően kérjük, hogy a VÁTI honlapján is közzétett sablont szíveskedjenek használni. (Európai Uniós Fejlesztési Programok, Pályázatok/ Államreform és Elektronikus Közigazgatás/ Megvalósítás/ Pénzügy)
4.2 Finanszírozási módok 4.2.1 Utófinanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltűntetésével; A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, minden számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum (a továbbiakban: számla) teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés benyújtását követő 60 napon (ÚSZT-s projektek esetén 45 napon) belül kerül sor a támogatás folyósítására a hiánypótlás idejét nem beleértve. ÚMFT-s projektek esetén: A 281/2006 (XII.23) Korm. Rendelet 19.§. (6) pontjának megfelelően kizárólag utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10 %-át, és legalább 100 ezer forintot. Az egymilliárd forintot meghaladó értékben megítélt támogatás esetén utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja támogatási szerződésben meghatározott minimális kifizetési igénylési összeget, de legalább a megítélt támogatás 2%-át. ÚSZT-s projektek esetén: A 4/2011. (I. 28.) Korm. Rendelet 56.§. (2) pontjának megfelelően kizárólag utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10 %-át, és legalább 200 ezer forintot. Az egymilliárd forintot meghaladó értékben megítélt támogatás esetén utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja támogatási szerződésben meghatározott minimális kifizetési igénylési összeget.
26
Fenti százalékos korlátok nem vonatkoznak a kizárólag szállítói finanszírozást tartalmazó időközi kifizetési igénylésre, a szállítói és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylésre, és az első időszakos beszámolóval együtt benyújtott kifizetési igénylésre.
4.2.2 Szállítói finanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a szállító részére – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – történik átutalással a számla támogatáson felüli összegének kifizetését igazoló dokumentum benyújtása mellett. Ebben a finanszírozási formában a számla, támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Kizárólag szállítói finanszírozású, kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) az egymillió forintot. szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát és összegét támogatási szerződés tartalmazza.
a a A a
4.2.3 Vegyes finanszírozás A kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A szállítói finanszírozást és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében a prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) az egymillió forintot.
4.2.4 Engedményezés Az engedményezés során az engedményező (Kedvezményezett/Szállító) a kötelezettel (Közreműködő Szervezettel/Kedvezményezettel) szembeni követelését az engedményesre (pl. hitelintézményre) ruházza át, így a követelés új jogosultja az engedményes. A kedvezményezettnek értesítenie kell az engedményezés tényéről a Közreműködő Szervezetet azzal, hogy az engedményezési szerződést benyújtja. A kötelezett mindaddig, amíg őt nem értesítették, teljesíthet az engedményezőnek, vagyis a régi jogosultnak, függetlenül attól, hogy már létrejött egy engedményezési szerződés. Onnantól kezdve, hogy a Közreműködő Szervezet megkapja az értesítést – az engedményezésről szóló szerződést – már csak az engedményesnek, vagyis az új jogosultnak teljesít. Kedvezményezettnek a kifizetési igényléshez csatolnia szükséges az engedményezésről szóló szerződést. A szerződést elegendő egyszer, illetve változás esetén csatolnia. Amennyiben a szállító engedményezi követelését, a támogatás folyósításának feltétele egy az engedményezés tényéről történő tájékoztató dokumentum benyújtása. Amennyiben a szállító számláján szerepelnek az engedményezésre vonatkozó információk, úgy külön dokumentum benyújtása nem szükséges.
27
4.3 Kifizetések felfüggesztése A Közreműködő Szervezet a jogszabályban illetve a Támogatási Szerződésben meghatározott esetekben köteles, illetve jogosult a kifizetéseket felfüggeszteni. A támogatás felfüggesztésének esetei: -
A Kedvezményezettnek az adóhatóságok tájékoztatása alapján lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van; a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül
-
A Kedvezményezett által végzett tevékenység eltér a pályázatban foglalt céloktól, illetve a Szerződésben meghatározott célokhoz mért előrehaladás nem kielégítő és a Kedvezményezett az előírt korrekciót nem teljesíti, illetve az ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás a Kedvezményezettnek felróható okból nem jön létre;
-
Amennyiben a Kedvezményezettel szemben szabálytalansági gyanú merül fel és annak alapján Közreműködő Szervezet szabálytalansági vizsgálatot rendel el és ezzel egyidejűleg dönt a kifizetések felfüggesztéséről;
-
Amennyiben az időszaki vagy záró beszámoló elutasításra kerül;
-
Amennyiben kifizetési igényléshez vagy annak részéhez szerződésmódosítás vagy változásbejelentés van folyamatban;
-
Rendkívüli helyszíni ellenőrzés esetén;
-
Helyszíni ellenőrzés során megállapított intézkedési terv megvalósulásáig;
−
Ha azt a 292/2009 rendelet vagy más jogszabály előírja, illetve a támogatói okirat kiadását vagy a támogatási szerződés megkötését követően a kedvezményezett olyan nyilatkozatot tesz, vagy a támogatás folyósítója olyan körülményről szerez tudomást, amely a költségvetésből nyújtott támogatás visszavonását, a támogatási szerződés felmondását vagy az attól történő elállást teheti szükségessé. A felfüggesztésről és annak okáról a kedvezményezettet soron kívül tájékoztatni kell; A támogatási szerződés szerinti biztosítékok nem állnak rendelkezésre; Az év végi zárási és év eleji számlanyitási folyamatok időtartama alatt;
− − −
kapcsolódó
Egyéb fel nem sorolt esetekben, a támogatási szerződésben részletezett és a vonatkozó jogszabályok alapján.
4.3.1 Köztartozás A támogatás folyósításának feltétele, hogy Kedvezményezett nem rendelkezik meg nem fizetett köztartozással. A Magyar Államkincstár figyeli a köztartozásokat és a támogatáshalmozódásokat. Lejárt esedékességű meg nem fizetett köztartozás esetén, a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül, amíg kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. Közreműködő Szervezet az elszámolások jóváhagyását követően, az értesítés a kifizetési igénylés elfogadásáról tárgyú levélben értesíti Kedvezményezetett a köztartozás fenn állásáról és egyben kéri a köztartozás mentességet alátámasztó igazolást, a Kedvezményezett részéről felmerülő köztartozás esetén és/vagy a közbeszerzésekhez kapcsolódó szállítói kifizetések a szállítókra vonatkozó köztartozás - ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban –esetén is.
28
4.4 Késedelmi Kamat A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 60. § alapján, amennyiben a lebonyolító szervezet utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 45 naptári napon belül, illetve szállító részére történő kifizetés esetén 30 naptári napon belül történő kifizetést, a szervezetnek felróható okokból elmulasztja, úgy a késedelmének időtartamára a határidő lejáratának napján érvényes jegybanki alapkamat mértékének megfelelő késedelmi kamatot köteles fizetni annak a jogosultnak, akinek vonatkozásában a késedelemmel érintett kifizetési igénylésre jutó késedelmi kamat összege meghaladja a tízezer forintot. A késedelemi kamat alapja a késedelemmel érintett számla támogatás tartalma.
4.5 Hasznosulás A jelen megállapítások az Államreform operatív program 1., 2. és 3. prioritási tengelyében megvalósuló összes projekt alábbi projektfeladataira terjednek ki. - jogszabályok módosítása, - kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása, - módszertanok kidolgozása, - szervezetfejlesztés, - tananyagok kidolgozása. A költségkategóriát érintő projektfeladatok elszámolásának alátámasztásához szükséges dokumentumok körét jelen tájékoztató szabályozza. A projektfeladatok teljesülését követően, a projektfeladatok hasznosulásáról részletes és tételes beszámolót szükséges készíteni, melyet a záró elszámolási csomag keretében kell benyújtani. Amennyiben az elkészített beszámoló nem kellően támasztja alá az érintett projektfeladatok hasznosulását, ezáltal az előírt projektfeladatok minimális feltételei nem megfelelően teljesülnek, Közreműködő Szervezetnek a Kedvezményezettel szemben az érintett projektfeladatokra követelése keletkezik. Az el nem számolhatóság szabálytalansági eljárás eredményeként kerül kimondásra.
29
A projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei a következők:
Projektfeladatok
jogszabályok módosítása
Projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei (ezekről a beszámolóban tételesen számot kell adni) − konkrét normaszöveg és/vagy jogszabályi koncepció elkészítése; − a projekt által lefedett jogszabály által érintett külső partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; − a kidolgozott dokumentumnak az érintett közjogi szerv, illetve testület (pl. Kormány, Országgyűlés, önkormányzati képviselő-testület stb.) elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a szerv, illetve testület elé terjeszthetőséghez szükséges összes eljárási lépés teljesítését
kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása
− a projekt által lefedett szakpolitika, illetve program által érintett külső partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; − a kidolgozott dokumentumnak a hatáskörrel rendelkező szerv, illetve testület vezetője elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a vezető elé terjeszthetőséghez szükséges összes belső eljárási lépés teljesítését
módszertanok kidolgozása
− a kidolgozott módszertan hatáskörrel rendelkező általi jóváhagyása
Szervezetfejlesztés
− a projekt által érintett szervezet projekt által érintett belső eljárásrendjének vagy rendjeinek a módosításáról szóló döntés meghozatala
tananyagok kidolgozása
− a projekt által érintett tananyag hatáskörrel rendelkező szerv vagy személy általi jóváhagyása; − a projekt által érintett tananyag legalább 10 fő részére történő oktatása
30
5
Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása
Ha a Kedvezményezettnek a támogatás szempontjából releváns adataiban, vagy a támogatás feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított 30 napon belül köteles azt írásban bejelenteni a Közreműködő Szervezetnek. A megvalósítási időszakban kezdeményezett költségmódosítások esetén a támogatási szerződés módosításakor vagy változás-bejelentés esetén mindig az aktuális sablon mintákat szükséges használni. A költségvetés-átcsoportosítás során a kiírásban meghatározott belső korlátokat, maximális egységárakat, fajlagos mutatókat, valamint ún. csekély összegű vagy átmeneti támogatási jogcímen támogatott költség esetén a maximálisan igényelhető összegre vonatkozó uniós előírásokat (a továbbiakban együttesen költségvetési korlátok) figyelembe kell venni. A változás bejelentés illetve szerződés módosítás eseteit az Általános Szerződési Feltételek tartalmazzák.
6
A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén
A projekt költségeiről elkülönített nyilvántartást kell vezetni. A projekt jellegétől függően a projekt költségeit külön főkönyvi számlára kell könyvelni (pl. beruházás esetén). Ha ez nem oldható meg, akkor lehetőleg kódszámok (pl. munkaszámok) alkalmazásával kell biztosítani az elkülönítést és lekérdezést. Ha fenti megoldások nem alkalmazhatóak, akkor külön analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a projektre elszámolt költségek bizonylatainak (számlák, egyéb bizonylatok, szükség esetén az arányosítással megállapítható költségek elszámolható összegének számítását, levezetését) adatait: számla vagy egyéb bizonylat száma vagy egyéb azonosítója, költség összege –ha szükséges, az elszámolható költség összege külön –, kifizetés dátuma. Ugyancsak célszerű nyilvántartást vezetni a benyújtott elszámolásokról és a kapott támogatásokról dátum és összeg (EU-s és hazai bontásban) szerint. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszaka alatt a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának.
31
