Tender arena dle ZZVZ Registrace Technické požadavky pro použití systému Tender arena Zadavatelská část Dodavatelská část
Technické požadavky pro použití systému Tender arena Minimální požadavky na použití systému jsou: účastník disponuje osobním počítačem, s minimálně následujícím výkonem: frekvence CPU 1 GHz, operační paměť 1024 MB, pevný disk 20 GB osobní počítač účastníka je připojen k síti Internet, a to s minimální rychlostí připojení 2 Mbps (DOWNLOAD) / 512 Kbps (UPLOAD) účastník má v počítači nainstalovaný internetový prohlížeč (Microsoft Internet Explorer verze 9.0 nebo vyšší, Mozilla Firefox verze 30.0 a vyšší) Minimální podmínky potřebné k účasti dodavatele pro elektronickou komunikaci (včetně elektronického podávání nabídek) jsou: účastník disponuje osobním počítačem, s minimálně následujícím výkonem: frekvence CPU 1 GHz, operační paměť 1024 MB, pevný disk 20 GB osobní počítač účastníka je připojen k síti Internet, a to s minimální rychlostí připojení 2 Mbps (DOWNLOAD) / 512 Kbps (UPLOAD) účastník má v počítači nainstalovaný internetový prohlížeč (Microsoft Internet Explorer verze 9.0 nebo vyšší, Mozilla Firefox verze 30.0 a vyšší), který má povolen Java Script a má nainstalovaný SW Java verze 1.8 a vyšší. uživatel dodavatele má roli účastník zakázky Minimální podmínky potřebné k účasti dodavatele v elektronické aukci jsou: účastník disponuje osobním počítačem, s minimálně následujícím výkonem: frekvence CPU 1 GHz, operační paměť 1024 MB, pevný disk 20 GB osobní počítač účastníka je připojen k síti Internet, a to s minimální rychlostí připojení 2 Mbps (DOWNLOAD) / 512 Kbps (UPLOAD) účastník má v počítači nainstalovaný internetový prohlížeč (Microsoft Internet Explorer verze 9.0 nebo vyšší, Mozilla Firefox verze 30.0 a vyšší), který má povolen Java Script a má nainstalovaný SW Java verze 1.8 a vyšší. dodavatel podal nabídku k zakázce, nebo alespoň k jedné její části alespoň jedna z nabídek dodavatele úspěšně prošla posouzením a hodnocením nabídek zadavatel vybral dodavatele mezi účastníky aukce uživatel dodavatele, který se chce účastnit aukce (podávat aukční nabídky), má roli účastník zakázky
Tender arena - zadavatel 1. Obecné 1.1 Základní pojmy 1.2 Správa organizační struktury a uživatelů 1.3 Popis ovládacích prvků 1.4 Elektronická komunikace 1.5 Práce s elektronickým podpisem 1.6 Registrace 1.7 Technické požadavky pro použití systému Tender arena 1.8 Systémové záznamy 1.9 Java Web Start
2. Modul zakázky 2.1 Základní práce se zakázkou - 2.1.1 Seznam zakázek - 2.1.2 Specifikace zakázky - 2.1.3 Zadávací řízení - 2.1.4 Výsledek zadávacího řízení - 2.1.5 Dokumenty - 2.1.6 Elektronická komunikace - 2.1.7 Integrované systémy - 2.1.8 Ostatní úkony 2.2 Zvláštní postupy v zadávacím řízení - 2.2.1 Elektronická aukce - 2.2.2 Dynamický nákupní systém - 2.2.3 Rámcové dohody 2.3 Procesní workflow
- 2.3.1 Základní pojmy - 2.3.2 Seznamy úkolů - 2.3.3 Grafické prvky úkolu - 2.3.4 Online editace - 2.3.5 Nástroje procesního workflow
3. Modul centralizované zadávání 3.1 Pojmy - 3.1.1 Základní pojmy 3.2 Centrální zadavatel - 3.2.1 Vytvoření a základní údaje - 3.2.2 Výběr pověřujících zadavatelů - 3.2.3 Slepý katalog - 3.2.4 Rámcový sběr požadavků - 3.2.5 Sběr požadavků - 3.2.6 Navazující veřejné zakázky - 3.2.7 Ostrý katalog - 3.2.8 Reportování statistik 3.3 Pověřující zadavatel - 3.3.1 Základní údaje - 3.3.2 Přijaté žádosti o zařazení - 3.3.3 Slepý katalog - 3.3.4 Rámcový sběr požadavků - 3.3.5 Sběr požadavků - 3.3.6 Navazující veřejné zakázky - 3.3.7 Ostrý katalog
1.1 Základní pojmy Číselník CPV (Common Procurement Vocabulary) představuje jednotný klasifikační systém pro veřejné zakázky, jehož cílem je standardizovat odkazy, které veřejní zadavatelé a zadávající subjekty používají pro popis předmětu veřejných zakázek. CPV se skládá z hlavního slovníku, který slouží pro určení předmětu zakázky, a doplňkového slovníku, který se využívá při zadávání dalších kvalitativních informací. Hlavní slovník je založen na stromové struktuře obsahující kódy s maximálně 9 číselnými znaky (osmimístný číselný kód plus jedna kontrolní číslice), které souvisí se slovním popisem druhu dodávky, stavebních prací nebo služeb představujících předmět zakázky. Číselník NIPEZ je číselník komodit a komoditních kategorií s návazností na stávající hierarchii položek klasifikace CPV. Slouží především jako informační podpora při zadávání veřejných zakázek jak pro zadavatele, tak dodavatele. Číselník NIPEZ spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj ČR. Dodavatel je fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, pokud má sídlo, místo podnikání či místo trvalého pobytu na území České republiky, nebo zahraniční dodavatel. Dokumentace o veřejné zakázce je souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje ZZVZ, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů a uzavřených smluv. Dynamický nákupní systém (DNS) je plně elektronický systém pro pořizování běžného a obecně dostupného zboží, služeb nebo stavebních prací, který musí být otevřený po celou dobu svého trvání všem dodavatelům, kteří splní podmínky pro zařazení do dynamického nákupního systému a podají předběžnou nabídku. DNS je zvláštním postupem dle ZZVZ, aplikovaný v užším zadávacím řízení. Elektronická aukce je proces sloužící k hodnocení nabídek, v jehož rámci zadavatel používá elektronické nástroje umožňující předkládání nových snížených nabídkových cen, případně nových hodnot nabídek, a který současně umožňuje sestavit aktuální pořadí nabídek při použití automatických metod jejich hodnocení. Elektronické tržiště veřejné správy je webová aplikace, která umožňuje elektronické zadávání veřejných zakázek ve stanovených zadávacích řízeních. Etržiště je plně elektronický systém, kde všechny úkony v zadávacím řízení provádí zadavatel i dodavatel v elektronické podobě. V rámci Národní infrastruktury pro elektronické zadávání veřejných zakázek (NIPEZ) bylo v ČR spuštěno celkem 5 e-tržišť. E-tržiště je elektronickým nástrojem ve smyslu ZZVZ. Elektronický nástroj je programové vybavení, případně jeho součásti, které jsou spojeny se sítí nebo službou elektronických komunikací a umožňují prostřednictvím této sítě nebo služby provádění úkonů v elektronické podobě včetně zpracování zahrnujícího digitální kompresi a uchovávání dat (dle § 213 ZZVZ). Elektronický podpis jsou data v elektronické podobě, která jsou svázaná s určitou zprávou a slouží k ověření identity podepsané osoby ve vztahu k této zprávě. Podpis zpráv je ověřován za použití kvalifikovaného certifikátu nebo komerčního certifikátu a zaručuje integritu dokumentu a identifikaci podepsané osoby. Helpdesk je technická podpora aplikace, která je dostupná na stránkách http://helpdesk.egordion.cz [http://helpdesk.egordion.cz] nebo na telefonním čísle 226 258 888. Kvalifikace dodavatele je způsobilost dodavatele pro plnění veřejné zakázky.
Nabídku podává účastník zadavateli. Nabídka musí obsahovat dokumenty požadované ZZVZ a zadávací dokumentací k prokázání splnění podmínek účasti (např. kvalifikace, apod.). Obsahová a formální úplnost nabídky a správnost předložených dokumentů je zadavatelem posuzována nejdříve. Dodavatel je oprávněn podat zadavateli pouze jednu nabídku. Profil zadavatele je elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel podle ZZVZ uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek. Požadavky na náležitosti profilu zadavatele stanoví prováděcí právní předpis (vyhláška č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele). Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, který je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. Rámcová dohoda je písemná dohoda mezi zadavatelem a jedním či více účastníky uzavřená na dobu určitou, která upravuje podmínky týkající se jednotlivých veřejných zakázek na pořízení opakujících se dodávek, služeb či stavebních prací s obdobným předmětem plnění zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy, zejména pokud jde o cenu a množství. Registrace dodavatele slouží k vytvoření účtu subjektu, který bude v elektronickém nástroji vystupovat jako registrovaný subjekt v roli dodavatele. Po úspěšně provedené registraci bude příslušný subjekt zaveden do registru dodavatelů dle podmínek žádosti o registraci. Pod jedním IČO je možno registrovat pouze jeden subjekt. Registrace zadavatele slouží k vytvoření účtu subjektu, který bude v elektronickém nástroji vystupovat jako registrovaný subjekt v roli zadavatele. Po úspěšně provedené registraci bude příslušný subjekt zaveden do registru zadavatelů dle podmínek žádosti o registraci.Pod jedním IČO je možno registrovat pouze jeden subjekt. Systémové číslo je jednoznačný identifikátor veřejné zakázky evidované na profilu zadavatele. Účastník zadávacího řízení je dodavatel, který podal nabídku (předběžnou nabídku, žádost o účast, návrh) v zadávacím řízení. Veřejná zakázka je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka rozdělená na části - zadavatel může rozdělit veřejnou zakázku na části, připouští-li to povaha předmětu veřejné zakázky. V případě rozdělení veřejné zakázky na části uvede zadavatel tuto skutečnost v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení a vymezí předmět jednotlivých částí veřejné zakázky a další požadavky související s rozdělením veřejné zakázky na části. Zadavatel uvede v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení, zda je dodavatel oprávněn podat nabídku na všechny či některé části veřejné zakázky nebo jen na jednu část veřejné zakázky. Věstník veřejných zakázek je část Informačního systému o veřejných zakázkách (dále jen ISVZ), která zabezpečuje uveřejňování informací o veřejných zakázkách. Zadávací dokumentace je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá zadavatel. Zadávací řízení je postup, který musí zadavatel dodržet při zadávání veřejné zakázky do uzavření smlouvy s dodavatelem, pokud ZZVZ nestanoví jinak. Zadavatel veřejné zakázky je veřejný zadavatel, nebo zadavatel. Veřejným zadavatelem je a) Česká republika; v případě České republiky se organizační složky státu) považují za samostatné zadavatele, b) Česká národní banka, c) státní příspěvková organizace, d) územní samosprávný celek nebo jeho příspěvková organizace, e) jiná právnická osoba, pokud 1. byla založena nebo zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu, a 2. jiný veřejný zadavatel ji převážně financuje, může v ní uplatňovat rozhodující vliv nebo jmenuje nebo volí více než polovinu členů v jejím statutárním nebo kontrolním orgánu. Zadavatelem je osoba, která k úhradě nadlimitní nebo podlimitní veřejné zakázky použije více než 200 000 000 Kč, nebo více než 50 % peněžních prostředků, poskytnutých z a) rozpočtu veřejného zadavatele, b) rozpočtu Evropské unie nebo veřejného rozpočtu cizího státu s výjimkou případů, kdy je veřejná zakázka plněna mimo území Evropské unie. Sektorovou veřejnou zakázkou je veřejná zakázka, kterou zadává veřejný zadavatel při výkonu relevantní činnosti. Sektorovou veřejnou zakázkou je také veřejná zakázka, kterou zadává jiná osoba při výkonu relevantní činnosti, pokud a) relevantní činnost vykonává na základě zvláštního nebo výhradního práva podle § 152 ZZVZ, nebo b) nad touto osobou může veřejný zadavatel přímo nebo nepřímo uplatňovat dominantní vliv. Zákon o zadávání veřejných zakázek je zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (zkratka ZZVZ). Žádostí o účast prokazuje dodavatel kvalifikaci v užším řízení a v jednacím řízení s uveřejněním.
1.2 Správa organizační struktury a uživatelů Po přihlášení do systému má uživatel s administrátorským oprávněním možnost editovat organizační strukturu a uživatele el. nástroje Tender arena. Všechny tyto činnosti se provádí v menu, které se objeví po umístění kurzoru na symbol postav v pravém horním rohu pracovní plochy.V menu se uživateli nabízí 3 možnosti: Strom organizační struktury, Seznam org. jednotek, Seznam uživatelů.
Editace org. struktury a uživatelů
Strom organizační struktury Pod tímto odkazem je možné si prohlédnout již existující org. strukturu včetně nadřazenosti (podřazenosti) jednotlivých organizací a organizačních jednotek.
Organizační struktura Do detailu dané organizační složky se uživatel dostane po kliknutí na název vybrané org. složky. V detailu org. složky pak uživatel vidí základní údaje a po levé straně má možnost zobrazit další informace v záložkách Kontakty a Profil. V případě, že uživatel má oprávnění administrátora vybrané org. složky, tak je zde možnost zadané údaje Upravit, org. složku Zakázat, případně Smazat. Data v záložkách Kontakty a Profil je možné pouze Upravit. Adresa profilu zadavatele vytvořeného původně na doméně egordion.cz [https://www.egordion.cz] vrací klientovi HTTP status code 302. To zaručí, že dojde k automatickému přesměrování na profil na doméně tenderarena.cz [https://www.tenderarena.cz]. Tím je zajištěna dostupnost profilu zadavatele na původní webové adrese a není tak nutné měnit adresu profilu zadavatele ve Věstníku veřejných zakázek.
Základní údaje
Kontakt V případě, že se registrujete jako nový zadavatel, je potřeba po prvním přihlášení vyplnit Identifikátor profilu, což je rozlišení profilu, které se doplní do adresy Vašeho profilu zadavatele. Dalším krokem je danou adresu profilu zadavatele zveřejnit ve Věstníku veřejných zakázek (formulář 52). Na základě vyplnění toho formuláře získáte Evidenční číslo, které je následně potřeba vyplnit do kolonky Evidenční číslo v sekci Profil.
Profil
Seznam organizačních jednotek V této části se nachází seznam existujících org. složek, nad kterými je možné vyhledávat pomocí filtru v horní části obrazovky. Uživatel s oprávněním administrátora má zároveň možnost Vytvořit organizaci či Vytvořit organizační jednotku k již existující organizaci.
Po kliknutí na název konkrétní organizace, resp. organizační složky, se uživatel dostane opět k detailu, který je popsán výše.
Seznam uživatelů
V této části se nachází seznam uživatelů, nad kterými je možné vyhledávat pomocí filtru v horní části obrazovky. Uživatel s oprávněním administrátora má zároveň možnost Vytvořit uživatele.
Seznam uživatelů Nového uživatele je možno vytvořit po stisknutí tlačítka Vytvořit uživatele, kde je potřeba vyplnit údaje o uživateli a přiřadit uživateli role. Po vytvoření uživatele je potřeba provést odhlášení a přihlášení, aby bylo možné uživatele povolit stiskem tlačítka Povolit. K detailu již existujícího uživatele je možné přistoupit po kliknutí na přihlašovací jméno vybraného uživatele. Administrátor pak může upravovat zadané údaje uživatele po stisknutí tlačítka Upravit. Další možností je změna hesla po stisknutí tlačítka Změnit heslo, kdy po potvrzení na následně otevřené stránce je odeslán e-mail s novým heslem na e-mailovou adresu provázanou s uživatelským účtem. Dalšími možnostmi je daného uživatele Zakázat, případně Smazat. Uživatel může být součástí více organizačních složek.
Detail uživatele Administrátor může zároveň přidělovat, respektive odebírat uživatelská oprávnění, která určují, jaké funkcionality budou danému uživateli zpřístupněny. Uživatel může mít pro každou organizační složku jednu či více rolí. V systému jsou rozlišena následující uživatelská oprávnění: Administrátor - nejvyšší oprávnění v systému, které uživateli dává možnost editovat org. strukturu, uživatele a jejich oprávnění, vizuální vzhled aplikace atd. Exportér - oprávnění umožňující vygenerovat export všech dat ze zakázky Manažer zakázky - oprávnění v systému pracovat s jednotlivými zakázkami (vytvoření a správa) Manažer DNS - oprávnění zařazovat dodavatele do DNS v mateřské zakázce Manažer centrálního zadavatele - oprávnění vytvářet a pracovat s centralizovaným zadáváním z pozice centrálního zadavatele Uživatel centrálního zadavatele - oprávnění být součástí centralizovaného zadávání z pozice centrálního zadavatele
Uživatel pověřujícího zadavatele - oprávnění být součástí centralizovaného zadávání z pozice pověřujícího zadavatele Pozorovatel zadavatele zakázky - oprávnění, kdy je uživateli umožněno prohlížet jednotlivé zakázky bez možnosti jakýchkoliv úprav (role vhodná pro kontrolní orgány a auditory) Pozorovatel dodavatele zakázky - oprávnění, kdy je uživateli umožněno prohlížet jednotlivé zakázky bez možnosti jakýchkoliv úprav (role vhodná pro kontrolní orgány a auditory) Reportér - oprávnění generovat Mnažerské reporty (má-li zadavatel tuto funkcionalitu aktivovanou) Účastník zakázky - oprávnění uživatele dodavatele podat k vypsané zakázce nabídku v el. podobě
1.3 Popis ovládacích prvků Základním ovládacím prvkem je v aplikaci kurzor myši. Po kliknutí na aktivní pole je uživatel vždy nasměrován na další obrazovku v aplikaci. V aplikaci nepoužíváme tlačítko Zpět v prohlížeči.Pro návrat na úvodní obrazovku stačí v kterémkoliv kroku kliknout na logo Tender arena v levém horním rohu obrazovky, v případě jeho použití není garantováno správné provedení všech předchozích úkonů.
Návrat na úvodní obrazovku V případě, že je na dané obrazovce možnost vyhledávat pomocí filtru, tak se vpravo dole pod jednotlivými poli k nastavení filtrovacích parametrů nachází 3 ikony: - pomocí této ikony se nastavuje zobrazení informací k zobrazeným položkám (jednotlivé sloupce, počet záznamů na stránku, atd.) - slouží k vyčištění všech polí ve filtru - slouží k potvrzení nastavení polí filtru po jejich vyplnění Pod přehledem zobrazených položek se pak v pravém dolním rohu nachází dvě ikony sloužící k exportu zobrazených dat v podobě tabulky: - slouží k exportu dat v podobě excelovské tabulky - slouží k exportu dat v podobě pdf dokumentu
1.4 Elektronická komunikace Do této sekce se dostanete pomocí ikonky
na modré liště. Po otevření se zobrazí seznam přijatých zpráv. Zprávu otevřete kliknutím na Předmět zprávy. Pokud
chcete vytvořit novou zprávu, zvolíte zda budete zprávu posílat vybranému uživateli (popř. vybraným uživatelům) či celé organizační složce (tedy všem uživatelům, kteří jsou přiřazeni k dané složce).
Elektronická komunikace Po výběru zprávy mezi uživateli či mezi organizačními složkami se otevře formulář zprávy. Povinně je potřeba vyplnit příjemce, předmět a text zprávy. Dále lze vyplnit doplňující údaje či nahrát přílohu. Po vyplnění údajů pokračujete stiskem tlačítka Další.
Nová zpráva Zobrazí se Vám souhrn informací o zprávě. Pokud je potřeba ještě něco změnit zvolíte tlačítko Předchozí a zprávu upravíte. V případě, že je vše v pořádku, odešlete zprávu tlačítkem Odeslat.
Souhrn Odeslanou zprávu poté uvidíte v Archivu v sekci Odeslané.
Odeslané zprávy
1.5 Práce s elektronickým podpisem
Pro práci s elektronickým podpisem je nutné mít ve webovém prohlížeči nainstalovaný plugin Java ze stránek (https://www.java.com [https://www.java.com]), dále pak návod Java Web Start. Po spuštění tohoto pluginu se zobrazí okno, kde zvolíte tlačítko Přidat klíč.
Podpis Nyní se provede výběr certifikátu. Pokud máte certifikát nainstalovaný přímo v prohlížeči (Internet Explorer, Mozilla Firefox), tak stačí kliknout na Úložiště Windows.
Výběr úložiště Pokud je zapotřebí použít certifikát uložený v souboru, vybere se druhá možnost Soubor PKCS12 (*.pfx nebo *.p12). Po zvolení možnosti Soubor PKCS12 je nutno kliknout na tlačítko Procházet, čímž dojde k zobrazení dialogu pro výběr souboru s Vaším certifikátem určeným k podpisu. Následně se vybere požadovaný soubor a jeho výběr se potvrdí stisknutím tlačítka Open. Váš výběr potvrdíte stisknutím tlačítka Další.
Výběr klíče Pokud je v prohlížeči nainstalováno více klíčů, je nutné jeden z nich vybrat. Po výběru klíče pokračujeme kliknutím na tlačítko Další.
Podpis zprávy Objeví se oznámení, že datová zpráva byla podepsána. V případě, kdy zprávu podepíšete neplatným certifikátem, zobrazí se hlášení, že certifikát není kvalifikovaný nebo již vypršela jeho platnost.
Úspěšné podepsání
2.1.1 Seznam zakázek Po přihlášení do systému se zobrazí seznam všech zakázek a filtr pro vyhledávání v zakázkách. Pokud chcete vyhledat pouze některé zakázky, je potřeba vyplnit údaj/ údaje, podle kterých chcete vyhledávat a poté stisknout oranžové tlačítko Vyhledat (ikonka ).
Seznam zakázek V případě, kdy chcete změnit nastavení sloupců stisknete tlačítko Upravit nastavení zobrazení (ikonka
). Otevře se nové okno, kde je možno zaškrtnout, které
sloupce chcete zobrazit. Poté zvolíte tlačítko Nastavit a otevře se Vám seznam zakázek a požadované sloupce.
Nastavení sloupců V případě, kdy chcete zrušit filtr nebo zobrazení sloupců zvolíte tlačítko Vymazat filtr (ikonka
). Poté se zobrazí opět seznam všech zakázek.
Seznam zakázek V případě, kdy chcete založit novou zakázku zvolíte tlačítko Založit zakázku. Otevře se okno, kde je potřeba vyplnit minimálně povinné údaje o zakázce (tzn. Název zakázky, Stručný popis, Druh veřejné zakázky a Druh zadávacího řízení). V případě, že máte roli manažer zakázky ve více organizačních složkách je také nutné vybrat pod kterou organizační složkou zakázku zakládáte. Výběr provedete stiskem tlačítka Vybrat. Poté údaje potvrdíte tlačítkem Vytvořit.
Vytvoření zakázky Podporované druhy řízení jsou: užší řízení jednací řízení s uveřejněním jednací řízení bez uveřejnění soutěžní dialog řízení o inovačním partnerství zjednodušený režim zjednodušené podlimitní řízení koncesní řízení soutěž o návrh zakázka malého rozsahu zakázka zadaná na základě vyjímky minitendr (zadání na základě rámcové dohody) nákup v dynamickém nákupním systému
2.1.2 Specifikace V sekci specifikace je možné zadat veškeré údaje o zakázce před přechodem do zadávacího řízení.
Základní údaje V první sekci Základní údaje je vidět přehled údajů zadaných při vytváření zakázky. Údaje je možné editovat kliknutím na tlačítko Upravit. Otevře se okno s možností editovat většinu údajů. Po provedení změn stiskněte tlačítko Uložit změny. V poli Stav zakázky dle vyhlášky č. 168/2016 Sb. se zobrazuje v jakém stavu je veřejná zakázka. Při zveřejnění veřejné zakázky na profil zadavatele se u zakázky zobrazuje jeden z těchto stavů: Veřejná zakázka neukončena Veřejná zakázka byla zadána Ukončeno plnění smlouvy na základě veřejné zakázky Veřejná zakázka byla zrušena Dále je možné editovat další údaje stiskem tlačítka Upravit u sekce Další údaje. V této sekci je možno nastavit způsob příjmu nabídek a zda budou podepisovány všechny datové zprávy. V případě zvolení elektronického příjmu nabídek (včetně příjmu elektronického katalogu) je u zakázek dle ZZVZ potřeba zvolit také šifrování nabídek. V případě zavedení dynamického nákupního systému, je potřeba zaškrtnou v této sekci Dynamický nákupní systém.
Další údaje Dále v této sekci můžeme upravovat Kontaktní a Zastupující osobu. A to buďto výběrem z číselníku uživatelů a kontaktních osob nebo editací všech polí. V přehledu jsou zobrazeny také pole Zadavatel, Zakládající a Organizační jednotka správy, kde tyto jsou neměnné.
Informace o částech V případě, že je zakázka dělená na části je možné zaevidovat část/části zakázky a jejich popis v této sekci.
Části zakázky Stiskem tlačítka Přidat se zobrazí formulář pro přidání jedné části. Po vyplnění údajů stisknete tlačítko Vytvořit. Tímto způsobem je možné přidat více částí.
Přidání části Po přidání alespoň jedné části se zobrazí sekce Další údaje. Po stisknutí tlačítka Upravit je možnost zvolit ze dvou možností způsobu podání nabídky: Pro každou část zvlášť K více částem
Další údaje o částech Pomocí tlačítek Nahoru a Dolů ve sloupci Akce lze posunout vybranou část zakázky nahoru nebo dolů v přehledu částí zakázky.
Přehled částí zakázky
Předmět zakázky V předmětu zakázky je možno přidat položky předmětu zakázky a skupiny položek. Položku předmětu zakázky přidáme stisknutím tlačítka Přidat. V případě přidání skupiny položek stiskneme tlačítko Přidat pod nadpisem Skupina položek předmětu zakázky.
Předmět zakázky Otevře se Vám formulář pro zadání jednotlivých údajů o položce. Je potřeba vyplnit alespoň povinné údaje a to název položky, NIPEZ kód, množství a měrnou jednotku za položku. Položku uložíme stisknutím tlačítka Vytvořit.
Vytvoření položky
V případě, že chceme položky rozdělit do skupin, vytvoříme skupiny položek předmětu zakázky. Po otevření formuláře zadáme pouze název skupiny a skupinu uložíme tlačítkem Přidat.
Skupiny položek předmětu V případě, že chceme již vytvořenou položku zařadit do skupiny, je potřeba otevřít danou položku, zvolit tlačítko Upravit a v řádku skupina vybrat název skupiny, do které má položka patřit. Skupinu potvrdíme tlačítkem Uložit. Po vybrání skupiny položku uložíme tlačítkem Uložit změny.
Editace položek V náhledu pak vidíme přehled položek a v případě, že jsou položky zařazeny do skupiny vidíme přehled skupin a jejich položek. Položky i skupiny lze upravovat i mazat.
Přehled položek
Hodnotící kritéria V tomto kroku je potřeba zvolit, jak bude probíhat hodnocení a definovat hodnotící kritéria.
Hodnotící kritéria
V sekci Hodnotící kritéria je možno vybrat dva způsoby hodnocení: Mimo systém - hodnocení probíhá zadavatelem mimo systém. Automaticky - hodnocení probíhá v systému. Pro toto vyhodnocení je v zakázce nutné zadat hodnotící kritéria a předmět zakázky.
Postup při hodnocení nabídek Při zadávání kritérií je možno zvolit ze 3 kritérií: Cenové kritérium Kritérium dělící se na subkritéria Necenové číselně vyjádřitelné kritérium
Výběr nového kritéria Po zvolení kritéria je potřeba vyplnit povinné údaje. Dále v kritériu volíme, zda hodnoty vkládá uchazeč či nikoli. V případě, kdy uchazeč nevkládá hodnoty, vyplní hodnoty zadavatel. V případě, že jde o cenové kritérium, tak zadavatel volí, zda se budou ceny vkládat po položkách (ke každé položce bude zadána cena za měrnou jednotku) či k zakázce (zadává se celková cena za celou zakázku). Kritérium uložíme tlačítkem Vytvořit.
Nové kritérium Součet vah všech kritérií musí být 100%. Stejně tak součet vah všech subkritérií musí být 100%.
Přehled kritérií
Kvalifikační předpoklady Nastavení jednotlivých kvalifikačních předpokladů provedeme tlačítkem Upravit. Poté se otevře okno, kde je možnost vypsat požadované kvalifikační předpoklady, popř. je možné zvolit tlačítko Předvyplnit.
Nastavení kvalifikačních předpokladů Při stisknutí tlačítka Předvyplnit je možné zaškrtnout požadované kvalifikační předpoklady a tuto volbu potvrdit tlačítkem Předvyplnit. Požadované kvalifikační předpoklady se Vám přenesou do prázdných polí v nastavení jednotlivých kvalifikačních předpokladů. Vyplněné či předvyplněné údaje uložíme tlačítkem Uložit změny
Specifikace zadávacího řízení Ve specifikaci zadávacího řízení je možno nastavit předpokládanou hodnotu pro celou zakázku (u zakázek na části pro každou část zvlášť). Dále je zde možné nastavit, zda bude do zadávacího řízení zařazena elektronická aukce či zda výsledkem je rámcová dohoda.
Specifikace zadávacího řízení Předpokládanou hodnotu lze nastavit stiskem tlačítka Upravit. Otevře se stránka, kde je možno vyplnit předpokládanou hodnou bez DPH, s DPH a hodnotu DPH. V případě, že u zakázek na části chcete zobrazit celkovou předpokládanou hodnotu zakázky, je potřeba vyplnit předpokládané hodnoty částí zakázky. Poté celkovou hodnotu všech částí dopočítá systém. Hodnoty uložíte stiskem tlačítka Uložit změny.
Předpokládaná hodnota V případě, kdy zvolíte, že bude hodnocení probíhat formou elektronické aukce, je možné v této sekci nastavit předběžnou specifikaci elektronické aukce.
Předběžná specifikace aukce Zvolením tlačítka Upravit se dostaneme do nastavení předběžné specifikace elektronické aukce, kde je možno specifikovat základní parametry elektronické aukce. Údaje vyplněné při předběžné specifikaci se poté při specifikaci aukce dají editovat.
Předběžná specifikace aukce
2.1.3 Zadávací řízení Zahájení zadávacího řízení V této sekci se nachází přehled, zda má být zakázka zveřejněna na profilu zadavatele, datum zahájení zadávacího řízení a lhůty. A také tlačítko Zahájení zadávacího řízení, kterým se uzamkne specifikace a zahájí se zadávací řízení. Tímto tlačítkem se zakázka zveřejní na profilu zadavatele. V případě, že nechcete zakázku zveřejňovat na profilu zadavatele políčko pro zveřejnění nezaškrtnete. Zveřejnění zakázky je poté možné v sekci Elektronická komunikace. V případě, že chceme zveřejnit pouze předběžnou informaci, nahrajeme a zveřejníme dokument do Archivu dokumentů a poté zvolíme tlačítko Zpřístupnit předběžné informace. Zakázka se zveřejní na profilu bez nutnosti vyplňovat povinné údaje.
Zahájení zadávacího řízení Zvolením tlačítka Upravit se otevře okno, kde je potřeba vyplnit datum zahájení zadávacího řízení (v případě, že se zakázka zveřejňuje do Věstníku veřejných zakázek, jde o datum, kdy byla zakázka odeslána do Věstníku veřejných zakázek) a zaškrtnout, že se má zakázka zveřejnit na profilu zadavatele.
Úprava informací Při stisknutí tlačítka Zahájení zadávacího řízení se objeví okno s upozorněním, že tímto krokem dojde k uzamčení specifikace a některé údaje již nebude možné měnit. Tento krok je nevratný. Teprve po tomto kroku se zakázka zveřejní na profilu zadavatele.
Upozornění o uzamčení specifikace Pokud v základních údajích zakázky zvolíte Elektronický příjem nabídek prostřednictvím TA a Šifrování nabídek je nutno před přechodem do zadávacího řízení vygenerovat klíče k šifrování nabídek.
Generování klíčů K vygenerování klíčů je potřeba mít nainstalován plugin Java ze stránek (https://www.java.com [https://www.java.com]), dále návod Java Web Start. Po načtení Javy se Vám zobrazí okno, kde po stisknutím tlačítka Přidat adresář je potřeba vybrat složky do které se mají klíče vygenerovat. Složky musí být minimálně 2 (klíče můžete uložit i do jedné složky, tedy vyberete danou složku 2x), maximálně 7.
Generování klíčů Po přidání složek pokračujete stisknutím tlačítka Další. Když se objeví nápis Zpracování úspěšně dokončeno je potřeba generování certifikátu potvrdit tlačítkem Uložit změnit.
Generování klíčů Poté se Vám vygeneruje certifikát veřejného klíče a zobrazí se vám v této sekci ke stažení.
Generování klíčů
Komise V této sekci je možné vytvořit komise a zaevidovat jejich jednání. Tlačítkem Vytvořit komisi se otevře okno, kde se vybere druh komise a dále vyplní údaje o komisi, seznam členů a seznam náhradníků. Po přidání komise je následně možné zaevidovat jednotlivá jednání komise prostřednictvím odkazu Zaevidování jednání, popř. danou komisi smazat prostřednictvím odkazu Smazat. V případě, že je již komise použita v některém jednání je nejprve potřeba odebrat jednání a teprve následně je možné smazat komisi. V jednání komisí je možné filtrovat dle základních údajů o jednání.
Komise
Evidence nabídek V sekci Nabídky se zaeviduji nabídky jednotlivých účastníků (v případě listinného příjmu nabídek). Listinné nabídky se zobrazují s ikonkou obálky. V případě elektronického příjmu nabídek se v této sekci zobrazují elektronicky přijaté nabídky s ikonkou elektrické zástrčky. Listinná nabídka se zaeviduje stiskem tlačítka Zaevidovat listinnou nabídku.
Nabídky Nejprve vyplníme potřebná data a poté stiskneme odkaz u účastníka Vytvořit dodavatele (v případě, že daný dodavatel v systému není evidován) nebo Vybrat. Otevře se Seznam organizačních jednotek dodavatele, kde je možné vyhledat účastníka. Kliknutím na id konkrétního dodavatele, se tento předvyplní do nabídky. Po vybrání účastníka je možné údaje, které jsou u něj uvedeny, editovat. Nabídku uložíme stiskem tlačítka Vytvořit. V případě, že nabídka byla podána sdružením dodavatelů zaškrtneme políčko Nabídka byla podána sdružením dodavatelů a v uchazečích vybereme vedoucího účastníka sdružení.
Uložení nabídky
Kontrola nabídek V tomto kroku posuzujeme nabídky, které byly přijaty ve lhůtě. V případě, že byl umožněn příjem nabídek elektronicky, tak v tomto kroku nejprve nabídky odtajňujeme. Po stisknutí tlačítka Odtajnit se otevře formulář, kde se přiloží vygenerované klíče pro odtajnění.
Kontrola nabídek V případě, kdy zadavatel použije soutěž o návrh, nabídky pro kontrolu jsou anonymizovány.
Kontrola nabídek Po zvolení tlačítka Upravit se otevře okno s detailem jednotlivých nabídek, kde je potřeba rozhodnout, zda nabídka úspěšně prošla kontrolou (při splnění všech podmínek), zda nebyla posuzována (v případě, kdy nejprve nabídky hodnotíme) či zda byla v nějaké fázi veřejné zakázky vyloučena. Na výběr je jedna z možností: Zatím nerozhodnuto Vyřazena v otevírání nabídek Vyřazena v posouzení kvalifikace Vyřazena v posouzení nabídek Splnění podmínek účasti nebylo posuzováno Úspěšně prošla kontrolou V případě, že se rozhodnete nabídku vyloučit, je potřeba přes odkaz Vybrat důvod vyloučení zaškrtnout jeden či více důvodu vyloučení účastníka ze zadávacího řízení. Dále je možné přidat k vyloučení poznámku a nakonec změny potvrdit tlačítkem Uložit změny.V případě, kdy zvolíme Splnění podmínek účasti nebylo posuzováno, můžeme nabídky vyhodnotit a poté provedeme kontrolu jen u vítězné nabídky, kde po posouzení nabídky vybereme možnost Úspěšně prošla kontrolou.
Vyloučení účastníka V případě, že byl umožněn elektronický příjem nabídek a šifrování nabídek, je potřeba v tomto kroku nabídky odtajnit, tento úkon provedeme stisknutím tlačítka Odtajnit.
Odtajnění nabídek Systém Vás vyzve ke vložení klíče. Po vložení prvního klíče Vás vyzve k vložení minimálně ještě jednoho klíče. Po nahrání dvou klíčů Vám systém umožní odtajnit nabídky.
Odtajnění nabídek
Hodnocení nabídek V této sekci probíhá hodnocení nabídek. Pokud jsme ve specifikaci zakázky zvolili automatické hodnocení, tak se nám v této sekci zobrazí tlačítko Automatické hodnocení. V případě hodnocení mimo systém zde nalezneme tlačítko Hodnocení mimo systém.
Hodnocení nabídek V případě, že jste zvolili hodnocení mimo systém, zadáte v této sekci bodové ohodnocení jednotlivých nabídek prostřednictvím tlačítka Hondnocení mimo systém.
Hodnocení nabídek V případě automatického hodnocení a v případě, kdy probíhal elektronický příjem nabídek a zároveň jsme nechali hodnoty vkládat účastníka, tak se nám hodnoty vyplní z nabídkového formuláře automaticky. V případě listinného příjmu nabídek a také v případě elektronického příjmu nabídek, kde hodnoty nevkládá účastník, je potřeba údaje pro hodnocení vyplnit. Tyto údaje je možno doplnit po stisknutí tlačítka Automatické hodnocení.
Hodnocení nabídek Po vyplnění všech údajů data uložíme tlačítkem Uložit. Poté se nám v tabulce zobrazí pořadí a bodové ohodnocení přijatých nabídek.
Hodnocení nabídek
Specifikace elektronické aukce V případě, že je zvoleno, že hodnocení bude probíhat prostřednictvím elektronické aukce, je v této sekci možno upravit údaje z předběžné specifikace elektronické aukce. Zároveň je potřeba stanovit hodnotící kritéria a položky předmětu. Dále je potřeba přidat účastníky elektronické aukce.
Specifikace elektronické aukce Při specifikaci aukce je potřeba nastavit datum a čas začátku a konec aukčního kola.
Specifikace elektronické aukce
Aukční síň Po vstupu do aukční síně, který je umožněn tlačítkem Vstoupit do aukční síně se zobrazí přehled dodavatelů účastnících se aukce a vstupní hodnoty jednotlivých účastníků.
Aukční síň
Dynamický nákupní systém V případě, že chcete založit zakázku v již zavedeném dynamickém nákupním systému, je potřeba otevřít zakázku v níž byl dynamický nákupní systém zaveden (mateřskou zakázku) a zvolit u dané zakázky tlačítko Vytvořit navazující zakázku.
Založení nové zakázky v DNS Některé základní údaje zakázky se předvyplní. Po vyplnění dalších údajů je potřeba zvolit tlačítko Vytvořit.
Dynamický nákupní systém V hlavní zakázce se nám zobrazí seznam všech zakázek, které již v dynamickém nákupním systému byly založeny. Kliknutím na ID či název zakázky se dostaneme do navazující zakázky.
Navazující zakázky Po otevření nově založené zakázky v dynamickém nákupním systému vidíme v sekci Zadávací řízení - Dynamický nákupní systém údaje o hlavní zakázce.
Dynamický nákupní systém
2.1.4 Výsledek zadávacího řízení Evidence výsledků V této sekci zadavatel zaeviduje informace o výsledku zadávacího řízení. Tlačítkem Přidat vytvoříme smlouvu. Po vyplnění základních údajů o smlouvě, tyto uložíme stiskem tlačítka Vytvořit smlouvu. V případě, že smlouva navazuje na smlouvu již zaevidovanou v systému, vybereme danou smlouvu z Registru smluv u údaje Dodatkovaná smlouva.
Evidence výsledků Po vytvoření smlouvy se nám kromě základních údajů o smlouvě zobrazí také oddíly Dodavatelé, se kterými byla uzavřena smlouva, Poddodavatelé a Dokumenty smlouvy. Všechny tyto oddíly můžeme vyplnit tlačítkem Upravit.
Informace o smlouvě Po vyplnění všech údajů týkajících se smlouvy můžeme zakázku tlačítkem Přepnout do stavu Zadáno veřejnou zakázku zadat. V případě, kdy má zadavatel licenci na přidávání více smluv k zakázce, je možné až do přepnutí zakázky do stavu zadáno, vytvořit tlačítkem Přidat další smlouvy. Pokud je veřejná zakázky rozdělená na části, vytváříme smlouvu a přepínáme do stavu Zadáno každou část zvlášť.
Přepnutí zakázky do stavu Zadáno
Evidence plnění V případě, že má zakázka více plnění je možné je zaevidovat v této sekci. Plnění opět evidujeme pro každou část zvlášť. Pro přidání jednoho plnění je potřeba stisknout tlačítko Přidat.
Evidence plnění Vyplněním údajů a stisknutím tlačítka Upravit se zaeviduje jedno plnění smlouvy, které je vidět v tabulce v této sekci.
Plnění smlouvy Jednotlivá plnění je možné upravovat a mazat. Pod přehledem plnění se zobrazuje Skutečně uhrazená cena celkem (popř. Skutečně uhrazená cena části celkem), což je součet všech zaevidovaných plnění zakázky (či části zakázky). V případě, že chcete zakázku přepnout do stavu ukončeno plnění smlouvy na základě veřejné zakázky stisknete tlačítko Přepnout do stavu Ukončeno plnění.
Přehled plnění
2.1.5 Dokumenty V této sekci se připojí k zakázce dokumenty. Pro přidání jakéhokoliv dokumentu zvolíme tlačítko Přidat.
Přidání nového dokumentu Otevře se nám stránka Vytvoření nového dokumentu, kde je potřeba zvolit do jakého oddílu dokument patří, dále název (popř. popis) dokumentu a také je potřeba daný dokument pomoci tlačítka vybrat z PC. Dále je možno rovnou zaškrtnout Zveřejnit na profilu po vytvoření. Pokud tyto kroky provedeme můžeme zvolit tlačítko Nahrát soubor.
Vytvoření nového dokumentu Dokumenty se zobrazují s hlavičkou oddílu, který jste zvolili při vkládání dokumentů. V případě, že je dokumentů v oddílu přidáno více, seskupí se do daného oddílu. Po otevření daného dokumentu je možno dokument zveřejnit pomocí tlačítka Vyvěsit a to v případě, že nebylo zveřejnění provedeno přímo při nahrání dokumentu.
Seznam dokumentů Dále je možné dokument zveřejnit pomocí tlačítka Nastavit zveřejňování verzí na profilu zadavatele, kde poté u dokumentu zaškrtnete zveřejnění dokumentu a toto zveřejnění potvrdíte tlačítkem Uložit změny. Dále zde nalezneme odkaz pro stažení dokumentů v jednotlivých oddílech, popř. tlačítko Stáhnout všechny dokumenty, kde jsou všechny dokumenty daného oddílu, popř. celé zakázky, uloženy do úložiště uživatele ve formátu zip. Zobrazení dokumentů nastavíme odkazem Změnit způsob zobrazení v horní části stránky. Dokumenty se buďto zobrazují jako dlaždice vedle sebe nebo v seznamu pod sebou.
Report zveřejnění V této sekci má zadavatel možnost vidět, kdy byly na profil vyvěšeny a kdy svěšeny všechny dokumenty k dané zakázce a také jméno uživatele, který tuto akci provedl.
Report zveřejnění
2.1.6 Elektronická komunikace
Odeslat obecnou zprávu V této sekci je možno odeslat zprávu, jak dodavateli, tak zadavateli. Po vyplnění předmětu a textu zprávy je možno v dalším kroku přidat přílohy ze souboru či dokumenty nahrané k zakázce a na závěr je potřeba zprávu podepsat elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu a to v případě, kdy bylo v zakázce zvoleno podepisování datových zpráv.
Odeslání zprávy
Přijaté zprávy Zde je k dispozici přehled přijatých zpráv k zakázce. Po kliknutí na předmět zprávy se otevře detail zprávy včetně příloh a informace o elektronickém podpisu odesílatele.
Přijaté zprávy
Odeslané zprávy V této sekci je k dispozici přehled odeslaných zpráv k zakázce. Po kliknutí na předmět zprávy se otevře detail zprávy včetně příloh a informace o elektronickém podpisu. V detailu zprávy také vidíme informaci o přečtení zprávy.
Odeslané zprávy
Profil zadavatele V této sekci vidíme a editujeme údaje o tom, zda je zakázka vyvěšena na profilu zadavatele či nikoli. V případě uveřejnění předběžných informacích zde vidíme datum tohoto uveřejnění. Dále zde nalezneme také přímý odkaz na zakázku na profil zadavatele. V případě, že chceme zakázku zobrazit jen určitému okruhu dodavatelů, je možno nastavit v této sekci Omezený přístup. Stisknutím tlačítka Upravit zvolíme, zda chceme, aby zakázku viděli všichni či jen vybraní dodavatele.
Profil zadavatele V případě, že chceme zakázku zpřístupnit jen vybraným uchazečům, zvolíme tlačítko Přidat a vybereme ze seznamu dodavatelů dodavatele, kterým bude zakázka zpřístupněna. Po vybrání dodavatelů změny potvrdíme tlačítkem Uložit změny. Poté je potřeba informovat vybrané dodavatele (např. zasláním zprávy ze zakázky), tito dodavatelé po přihlášení do systému zakázku uvidí.
Omezený přístup V případě, že zakázka je již ukončena (tzn. je ve stavu Zadáno, Ukončeno plnění či Zrušeno) je možné se ji v sekci Export zakázky dle vyhlášky 260/2016 Sb. vyexportovat. Stiskem tlačítka Exportovat dojde k vygenerování odkazu na soubor ve formátu zip. Jednorázový odkaz na tento soubor bude následně odeslán na email uživatele (odkaz má platnost 24 hodin). V tomto oddílu také vidíme datum posledního exportu, pokud již někdy proběhl. Aby mohl uživatel provádět export zakázek, musí mít nastavenou roli Exportér.
2.1.7 Integrované systémy Věstník veřejných zakázek V případě, že máte aktivovanou službu Integrace s Věstníkem veřejných zakázek, je možno odeslat formuláře do Věstníku veřejných zakázek přímo v zakázce. V levém sloupci v menu zvolíme sekci Integrované systémy a Věstník veřejných zakázek. Po otevření této sekce zvolíme tlačítko Přidat.
Integrace s VVZ Otevře se nám nové okno, kde je možno vybrat ze základních formulářů: Oznámení předběžných informací Oznámení o zakázce Oznámen o zadání zakázky Zjednodušení oznámení o zakázce v rámci DNS Zrušení zadávacího řízení / Soutěže o návrh Výběr formuláře potvrdíme tlačítkem Vybrat.
Výběr formuláře Po otevření daného formuláře se Vám vyplní údaje ze zakázky. Poté je potřeba doplnit údaje, které nebyly předvyplněny a to také v sekci Objednávka a popř. v dalších přílohách. Vyplněné údaje potvrdíme tlačítkem Uložit změny.
Vyplnění formuláře Po uložení vyplněných dat je potřeba provést validaci formuláře stiskem tlačítka Validovat. V případě, že validace proběhne úspěšně, je možné pokračovat k odeslání formuláře tlačítkem Odeslat. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení s vypsanou chybou a je potřeba údaje upravit tak, aby formulář byl validní.
Odeslání formuláře do VVZ Po připojení podpisu a odeslání formuláře se Vám v sekci Věstník veřejných zakázek zobrazí u daného formuláře ve sloupci Odeslán Ano.
TENDERMARKET Integrace s e-tržištěm TENDERMARKET umožňuje založit zakázku malého rozsahu nebo zjednodušené podlimitní řízení v systému Tender arena a poté zakázku vysoutěžit v e-tržišti TENDERMARKET s tím, že se všechny provedené úkony v zakázce v e-tržišti TENDERMARKET přenášejí nazpět do systému Tender arena. Po vytvoření zakázky a vyplnění základních údajů naleznete (v případě, že tuto funkci máte aktivovanou) v sekci Integrované systémy podsekci TENDERMARKET.
Integrace s e-tržištěm TENDERMARKET Aby bylo možné založit zakázku v e-tržišti TENDERMARKET musí být splněno následující: Kořenový zadavatel organizační struktury má povolenou licenci Integrace s TENDERMARKET v sekci Licence v nastavení zadavatele. Organizační jednotka správy má vyplněny přihlašovací údaje k webové službě TENDERMARKETu, tj. přihlašovací jméno a přihlašovací heslo. Druh řízení je nastaven na Zjednodušené podlimitní řízení, VZMR, Výzva k plnění RS nebo Minitendr. Kontaktní osoba má vyplněny alespoň jméno, příjmení, telefon a email. Jednající osoba má vyplněny alespoň jméno, příjmení, telefon a email. Počet částí zakázky je různý od 1. Je přidána alespoň 1 položka předmětu zakázky. Zvolený NIPEZ položky předmětu kód je příliš obecný (délka NIPEZ kódu je 10 znaků) nebo délka popisu položky předmětu je větší než 256 znaků. Je přidáno alespoň jedno hodnotící kritérium, a to alespoň jedno cenové hodnotící kritérium. Součet vah všech hodnotících kritérií a subkritérií agregačních kritérií je roven 100 %. Maximální a minimální omezující hodnoty hodnotících kritérií nejsou zadány současně. Všechna subkritéria v rámci jednoho agregačního kritéria jsou stejného typu. Předpokládaná hodnota je kladné celé číslo a vyhovuje limitům stanoveným pro el. tržiště.
Zadáno na základě RS evidované v TA je nastaveno na „Ne“. Přijímání nabídek listinně je nastaveno na „Ne“. Přijímání nabídek elektronicky v systému TA je nastaveno na „Ne“. Způsob podání nabídky k částem je nastaven na „Pro každou část zvlášť“. Hodnotící kritéria jsou zadávány k zakázce jako celku. Systém Vám zobrazuje, co je již splněno a co ještě zbývá nastavit. U nesplněných údajů je možnost rovnou přejít do dané sekce pomocí tlačítka Upravit v daném řádku.
Kontrola údajů zakázky V případě, že se již u všech údajů zobrazuje zelený symbol, znamená to, že je možné zakázku založit v e-tržišti TENDERMARKET. Zakázku přenesete stisknutím tlačítka Převést zakázku do e-tržiště TENDERMARKET.
Přenesení zakázky do e-tržiště TENDERMARKET Po založení zakázky v e-tržišti TENDERMARKET se v zakázka v systému Tender arena uzamkne pro úpravy a se zakázkou se již pracuje pouze v e-tržišti TENDERMARKET (zde se zakázka založí pod stejným názvem, avšak s unikátním ID). Po založení zakázky v systému TENDERMARKET již není možné v etržišti upravovat sekci Předmět zakázky a Hodnotící kritéria. Zakázka se v systému Tender arena automaticky aktualizuje.
2.1.8 Ostatní úkony Změna zadávacích podmínek V případě, že je již zakázka v zadávacím řízení a tedy není možné upravovat specifikaci zakázky, je možné údaje upravit v této sekci. Při stisknutí tlačítka Upravit se zobrazí údaje, které je možné editovat.
Změna zadávacích podmínek 1 Po úpravě údajů je možné zaevidovat provedené změny a pokračovat tlačítkem Uložit změny.
Změna zadávacích podmínek 2
Zrušení zakázky V této sekci je možno zrušit část zakázky či celou zakázku. V případě, že chcete zakázku zrušit, je potřeba stisknout tlačítko Upravit.
Zrušení zakázky Dále vyplníte potřebné údaje pro zrušení zakázky a zakázku či její část zrušíte tlačítkem Uložit změny. Zrušením celé zakázky přepnete zakázku do stavu Veřejná zakázka byla zrušena. Po zrušení zakázky nalezneme v detailu zrušení tlačítko Zrušit zrušení, které použijeme v případě, kdy chceme zakázku vrátit do stavu před zrušením.
Podrobnosti o zrušení zakázky
Předání zakázky Stisknutím tlačítka Předat zakázku je možno předat zakázku jiné organizační složce.
Předání zakázky Při předání zakázky je potřeba vyplnit důvod předání a poté vybrat organizační složku, které má být zakázky předána. Po vyplnění údaje volbu potvrdíte stiskem tlačítka Předat.
Předání zakázky
Související zakázky V této sekci je možné propojit zakázky, resp. zaevidovat zakázky navazující na jednací řízení bez uveřejnění. V zakázce, která navazuje na jednací řízení bez uveřejnění zvolíme u Hlavní zakázky tlačítko Upravit a vybereme hlavní zakázku. Poté se nám v hlavní zakázce tato zakázka bude zobrazovat jako navazující.
Související zakázky
Prohlídky místa plnění Tato sekce slouží pro zaevidování prohlídek místa plnění. Odkazem Vytvořit je možno jednotlivé prohlídky zaevidovat (vyplněním data, adresy místa plnění a popř. poznámky k prohlídce).
Prohlídka místa plnění
2.2.1 Elektronická aukce Důležité informace k použití elektronické aukce Při použití elektronické aukce (dále též jen „aukce“) v zadávacím řízení veřejné zakázky důrazně doporučujeme uvést v zadávacích podmínkách kromě informací podle §120 ZZVZ i informace o nutnosti být pro účely účasti v aukci řádně registrován jako dodavatel v elektronickém nástroji Tenderarena (doplnit proklik na registraci dodavatele Registrace [http://navody.tendersystems.cz/doku.php?id=tenderarena:dleZZVZ:registrace]), popř. informace o požadování elektronického podpisu uchazeče pro vstup do aukční síně. Pro naplnění požadavku §120, odst. 4, písm. f) ZZVZ doporučujeme využít text obsažený návodu pro dodavatele v kapitole Technické požadavky pro účast v aukci + doplnit prolink Technické požadavky pro účast v aukci [http://navody.tendersystems.cz/doku.php? id=tenderarena:dleZZVZ:eaukce].
Specifikace elektronické aukce Před specifikací aukce samotné je nutné, aby zakázka, jejíž součástí je aukce, splňovala několik minimálních požadavků. Prvním z nich je určení předmětu zakázky pomocí položek předmětu. U každé z položek musí být vyplněn minimálně její název, měrná jednotka, množství požadovaných měrných jednotek a kód NIPEZ. Položky je dále možno sdružovat do skupin pro větší přehlednost.
Položky předmětu zakázky Druhou z podmínek nutných pro správné fungování aukce je specifikace alespoň jednoho číselně vyjádřitelného hodnotícího kritéria, u kterého jsou hodnoty vkládány uchazečem. Zadavatel dále rozhodne, zda budou hodnoty u cenových kritérií zadávány po položkách (uchazeči vyplní cenu za jednu měrnou jednotku každé položky) či k zakázce jako k celku (uchazeči vyplní celkouvou cenu za všechny položky, které jsou předmětem zakázky/aukce). Tato možnost je určena polem Typ vztahu kritéria.
Hodnotící kritéria
Dále je v sekci Hodnotící kritéria nutno nastavit, že hodnocení v této zakázce bude probíhat automaticky.
Automatické hodnocení Poslední podmínkou je nastavení, že v zakázce bude použito hodnocení formou elektronické aukce. Po nastavení této možnosti v sekci Specifikace zadávacího řízení, se objeví formulář Předběžná specifikace aukce. V tomto formuláři je možné vyplnit všechny údaje nutné k běhu aukce, ve fázi Specifikace zakázky však není žádný z nich povinný. Stejný formulář je zadavateli zpřístupněn ve fázi Posouzení a hodnocení nabídek s tím rozdílem, že zde jsou již některé z údajů povinné.
Specifikace elektronické aukce Zadavatel má možnost nastavit následující vlastnosti aukce: Minimální a maximální rozdíly pro jednotlivá podání aukčních hodnot - Minimální a maximální rozdíly jsou procentuální hodnoty vypočtené pro každou položku aukce z poslední podané aukční nabídky, kdy tyto hodnoty určují rozmezí pro podání nových aukčních hodnot (netýká se aukčních hodnot, které nebyly změněny). Je- li například aktuální nabídka za položku 100Kč, minimální rozdíl 1% a maximální rozdíl 50%, musí účastník aukce vložit hodnotu mezi 50Kč a 99Kč (popřípadě ponechat 100Kč). V případě, že uchazeč při vkládání aukční nabídky zadá hodnotu mimo meze určené těmito rozdíly, je na tuto skutečnost upozorněn vyskakovací zprávou a aukční nabídka není uložena. Určení minimálního a maximálního rozdílu je pro zadavatele dobrovolné. Údaje související s automatickým prodlužováním aukce - K automatickému prodloužení dochází v případě, že čas do konce aukčního kola je kratší než časový interval uvedený v poli Časový interval pro uplatnění jednoho prodloužení a dojde k takové licitaci, která ovlivní nejvhodnější nabídku. Doba, o kterou je aukční kolo v takovém případě prodlouženo, je určena hodnotou uvedenou v poli Doba trvání jednoho prodloužení. Časový intreval pro uplatnění jednoho prodloužení musí být menší nebo roven době trvání jednoho prodloužení. Počet prodloužení je možno omezit vyplněním pole Maximální počet prodloužení, v případě jeho nevyplnění není počet prodloužení omezen. Vyplnění údajů souvisejících s automatickým prodlužováním je pro zadavatele dobrovolné (pakliže nejsou vyplněna pole Doba trvání jednoho prodloužení a Časový interval pro uplatnění jednoho prodloužení nedochází k automatickému prodloužení aukčního kola). Povinnost podepsat vstup do aukce - Zadavatel má možnost vyžadovat po uchazečích, aby se před vstupem do aukční síně prokázali elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Tato autentifikace je platná po dobu přihlášení uživatele. Datum a čas otevření aukční síně - Před tímto datem není dodavatelům umožněno vstoupit do aukční síně. Datum a čas otevření aukční síně musí předcházet začátku aukčního kola, popř. se se začátkem aukčního kola shodovat. Tento údaj je povinný. Začátek a konec aukčního kola - V tyto časy je automaticky měněn stav aukčního kola. V okamžik začátku aukčního kola je změněn jeho stav na „bězící“ a v okamžiku konce na „zastavené“. Licitovat lze pouze je-li aukční kolo ve stavu „běžící“. Pole Začátek aukčního kola a Konec aukčního kola jsou povinná. Obě data je možné libovolně editovat a tím například prodloužit či znovu spustit aukční kolo. Při opětovném spuštění aukčního kola vychází jeho stav (aukční hodnoty, počet provedených prodloužení, atd.) ze stavu k okamžiku skončení předchozího aukčního kola. Hodnoty zobrazené uchazečům - Zadavatel má možnost určit, zda budou účastníkům vzájemně zobrazeny všechny jimi vložené aukční hodnoty, či zda bude každému účastníkovi zobrazeno jeho aktuální pořadí.
Aukční síň Struktura aukční síně záleží především na tom, které položky a kritéria jsou předmětem aukce. Stiskem tlačítka Vyplnit ve spodní části sekce Specifikace elektronické aukce dojde k předvyplnění všech hodnot, tak, jak jsou určeny v zakázce. To znamená, že všechny položky a kritéria budou předmětem aukce a všichni uchazeči, jejichž nabídky byly hodnoceny, se stanou účastníky aukce.
Přenesení údajů do aukční síně Každou z těchto sekcí je možno dále editovat. Pokud tedy zadavatel chce, aby předmětem elektronické aukce byla pouze vybraná hodnotící kritéria, učiní tak kliknutím na tlačítko Upravit v sekci Hodnotící kritéria součástí elektronické aukce a odebere vybraná kritéria ze zobrazeného seznamu pomocí tlačítka Smazat. Hodnoty těchto kritérií vstupují do aukce jako fixní, needitovatelné hodnoty, které se však započítávají do celkového hodnocení. V případě potřeby je možné kritérium znovu vybrat pomocí tlačítka Přidat pod seznamem kritérií, která jsou předmětem aukce.
Kritéria součástí aukce Obdobně je možné vyřadit z aukce některého z uchazečů, jehož nabídka úspěšně prošla posouzením a hodnocením. Kliknutím na tlačítko Upravit v sekci Účastníci elektronické aukce se zobrazí aktuální seznam účastníků aukce. Odebráním uchazeče z tohoto seznamu kliknutím na tlačítko Smazat je mu znemožněn vstup do aukční síně. Tuto funkcionalitu lze využít i kdykoli v průběhu aukčního kola. Pomocí tlačítka Přidat pod seznamem účastníků aukce, je možné vybrat další účastníky aukce. Vybírat lze pouze z těch uchazečů, jejichž nabídka úspěšně prošla posouzením a hodnocením nabídek.
Účastníci aukce Jako výchozí hodnoty aukční síně jsou použity hodnoty zadané uchazeči při podání nabídek. V sekci Hodnocení nabídek doplní zadavatel hodnoty z listinných nabídek. Hodnoty z nabídek, které byly podány elektronicky, jsou zde předvyplněny automaticky.
Doplnění nabídkových hodnot z listinných nabídek K převodu těchto nabídkových hodnot do aukční síně dochází automaticky při kliknutí na tlačítko Uložit změny v sekci Specifikace elektronické aukce. V případě, že je nutné zrušit aukční kolo, či z jiného důvodu resetovat aukční nabídky na původní nabídkové hodnoty, se po prvním převodu objeví v sekci Specifikace aukce tlačítko Převést aukční nabídky. Stisknutím tohoto tlačítka jsou poslední podané aukční hodnoty označeny za neplatné a do aukční síně jsou vloženy nové aukční nabídky vycházející z nabídek podaných uchazeči před začátkem prvního aukčního kola.
Převod hodnot do aukční síně Na následujících obrázcích je zobrazena aukční síň z pohledu zadavatele. V obou případech jsou hodnocena dvě kritéria. V prvním případě jsou hodnoty u cenového kritéria zadávány po položkách, ve druhém pak k zakázce. Nejvhodnější hodnoty pro každou položku a kritérium jsou zvýrazněny červeně.
Aukční síň - ceny vkládané po položkách
Aukční síň - ceny vkládané k zakázce V aukční síní je zobrazen stav připojení k internetu v poli Stav připojení. V případě, že je ztraceno připojení, změní se hodnota tohoto pole z „Připojeno“ na „Nepřipojeno“ a v aukční síni se zobrazí informační panel s textem „Probíhá zpracování požadavku. Čekejte prosím.“, který zároveň zabraňuje manipulaci s hodnotami aukční síně.
Ztráta připojení k internetu Z pohledu dodavatele je aukční síň rozšířena ještě o jeden sloupec, do kterého je u kritérií, která jsou předmětem aukce, možné vpisovat nové aukční hodnoty. Pro úspěšné vložení aukční nabídky je nutné, aby byla změněna alespoň jedna aukční hodnota tak, aby byla výhodnější než hodnota předchozí, splňovala požadovaný minimální a maximální krok a splňovala případné omezení nastavené u daného kritéria. V případě, že některá z těchto podmínek není splněna, je uživatel upozorněn vyskakovací zprávou. V případě, že je aukční nabídka úspěšně podána, jsou na tuto skutečnost upozorněni všichni účastníci aukce.
Aukční síň z pohledu dodavatele
Elektronická aukce k zakázce na části V případě, že je zakázka dělena na části, probíhá aukce i její specifikace pro každou část zvlášť. Mezi jednotlivými specifikacemi a aukčními síněmi lze přepínat pomocí posuvníku v horní části obrazovky. Následují obrázky sekcí Specifikace elektronické Aukce a Aukční síň pro případ, kdy je zakázka dělena na části.
Specifikace aukce v rámci zakázky na části
Aukční síň v rámci zakázky na části Po skončení aukčního kola je zadavateli zpřístupněna sekce Report aukční síně. Jedná se o seznam všech aukčních nabídek podaných všemi účastníky v průběhu aukčního kola. Obdobný seznam je zobrazen také účastníkům s tím rozdílem, že vidí pouze své vlastní aukční nabídky. Tento seznam je možné exportovat do souborů ve formátu *.pdf a *.xls souborů.
Report aukční síně
2.2.2 Dynamický nákupní systém Mateřská zakázka Pro zavedení dynamického nákupního systému je potřeba vypsat zakázku v užším řízení. Při zadávání této zakázky je potřeba v Základních údajích zaškrtnout volbu Dynamický nákupní systém. Jelikož celý proces probíhá elektronicky, je potřeba zaškrtnou také Elektronický příjem nabídek v systému TA a Šifrování nabídek. V záložce Specifikace zadávacího řízení si dále můžeme definovat kategorie DNS (zde vyplníme u každé kategorie Číslo kategorie, Název a Popis).
Základní údaje Dále je potřeba vyplnit Lhůtu pro doručení žádostí o účast, Datum zahájení zadávacího řízení a vygenerujeme klíče pro šifrování nabídek (postup vygenerování klíče viz zadávací řízení). Tyto klíče je potřeba dobře uschovat, jelikož se použijí k odtajnění předběžných nabídek. Dále je možno informativně vyplnit Začátek platnosti a Konec platnosti dynamického nákupního systému Po provedení všech standardních úkonů souvisejících se specifikací zakázky, je možno zakázku přepnout do zahájení zadávacího řízení.
Zahájení zadávacího řízení Po přepnutí zakázky do stavu Příjem žádostí o účast je možné k zakázce přijímat žádosti o účast. V mateřské zakázce lze přijímat pouze žádosti o účast ve smyslu § 140 ZZVZ a není možné rovnou přijímat nabídky ve smyslu § 141 ZZVZ.
Přijaté žádosti o účast jsou zobrazeny v sekci Evidence nabídek. Pokud chceme žádosti o účast odtajnit pro účely jejich posouzení, je potřeba zvolit sekci Kontrola nabídek. Zde nalezneme tlačítko Odtajnit, kde po nás systém vyžaduje vložení vygenerovaných certifikátů pro odtajnění. Teprve po odtajnění je možné provést kontrolu žádostí, a to prostřednictvím tlačítka Upravit v pravém horním rohu.
Předběžné nabídky Pokud žádost splňuje všechny podmínky, vybereme, že žádost o účast Úspěšně prošla kontrolou. V opačném případě žádost vyloučíme a napíšeme důvod vyloučení. Následně je třeba zaškrtnout u nevyloučených žádostí volbu Zařazen do DNS, po zaškrtnutí je dodavatel zařazen do dynamického nákupního systému a teprve poté může podávat nabídky k navazujícím zakázkám.
Kontrola nabídek V záložce Dynamický nákupní systém vidíme seznam uchazečů zařazených do dynamického nákupního systému a seznam navazujících zakázek. V této sekci je také možné vytvořit navazující zakázku.
Dynamický nákupní systém
Navazující zakázka Navazující zakázku vytvoříme v mateřské zakázce v záložce Dynamický nákupní systém, kde nalezneme tlačítko Vytvořit navazující zakázku. Při založení se nám zobrazí již vyplnění formulář, kde je možno některé údaje upravit (např. Název, Stručný popis a další). V případě, že je dynamický nákupní systém rozdělen na kategorie, vybíráme k jaké kategorii se navazující zakázka vztahuje.
Navazující zakázka Po založení zakázky můžeme zakázku specifikovat - u dynamického nákupního systému je vhodné definovat položky předmětu zakázky v sekci Předmět zakázky a využít funkcionality automatického hodnocení nabídek. Před zadáním veřejné zakázky v dynamickém nákupním systému zadavatel odešle všem dodavatelům zařazeným do dynamického nákupního systému výzvu k podání nabídky (výzvu k podání nabídky je možno odeslat uchazečům zařazeným do dynamického nákupního systému v sekci Odeslat obecnou zprávu, kde je možnost tyto uchazeče vybrat jako příjemce zprávy). Dále je potřeba vygenerovat certifikáty pro odtajnění nabídek a nastavit Lhůtu pro podání nabídek. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 dnů od odeslání výzvy k podání nabídek. Zadavatel podle § 4 odst. 1 písm. c) až e) ZZVZ může na základě písemného souhlasu všech dodavatelů zařazených do dynamického nákupního systému nebo do jeho příslušné kategorie tuto lhůtu zkrátit. Po skončení lhůty pro podání nabídek provede zadavatel odtajnění nabídek v sekci Kontrola nabídek. Po stisknutí tlačítka Odtajnit zadavatele systém vyzve k nahrání certifikátů pro odtajnění nabídek. Poté je možno nabídky odtajnit a zakázku vyhodnotit (postup viz zadávací řízení).
Odtajnění nabídek Zadavatel oznámí výběr dodavatele s odůvodněním všem dodavatelům zařazeným do dynamického nákupního systému, kteří podali nabídku. Zadavatel zadá veřejnou zakázku v rámci dynamického nákupního systému dodavateli vybranému na základě kritérií uvedených ve výzvě k podání nabídek. Zadavatel může uzavřít smlouvu i před uplynutím lhůty pro podání námitek proti výběru dodavatele.
2.2.3 Rámcové dohody V případě, kdy chceme ze zakázky vysoutěžit rámcovou dohodu je potřeba ve Specifikaci zadávacího řízení zaškrtnou v sekci Zvláštní postupy údaj Výsledkem je rámcová dohoda. Zadavatel může uzavřít rámcovou dohodu pouze na základě zadávacího řízení, které by byl oprávněn použít na veřejnou zakázku obdobného předmětu a předpokládané hodnoty.
Rámcová dohoda V zadávací dokumentaci musí být jednoznačně definován zadavatel nebo okruh zadavatelů, kteří budou smluvní stranou rámcové dohody. Po dobu účinnosti rámcové dohody nesmí být rozšířen okruh zadavatelů či dodavatelů, jež jsou účastníky rámcové dohody. V zadávací dokumentaci je zadavatel povinen uvést, zda bude rámcová dohoda uzavřena s jedním nebo více účastníky zadávacího řízení. Pro postup v zadávacím řízení, jehož cílem je uzavření rámcové dohody, se použijí pravidla pro podlimitní nebo nadlimitní režim.
Po vysoutěžení rámcové dohody se tato zobrazí v sekci Registry a to přímo v registru Rámcové dohody. V jejím přehledu pak dále vidíme všechny údaje o rámcové dohodě a všechny zakázky navazující na rámcovou dohodu. V případě, kdy zakládáme zakázku na základě rámcové dohody, zvolíme po založení zakázky v Základních údajích v podsekci Další údaje údaj Zadáno na základě RD evidované v TA a po stisknutí ikonky vybereme rámcovou dohodu, na kterou zakázka navazuje. Výběr potvrdíme tlačítkem Uložit změny.
1.8 Systémové záznamy Po překrytí přihlašovacího jména uživatele kurzorem myši se zobrazí sekce Systémové záznamy, kde nalezneme výpis všech elektronických úkonů a operací provedených v systému v rámci organizace. U každého úkonu či operace je uvedeno přesné datum a čas provedení, uživatel (v případě, že úkon či operaci provedla konkrétní osoba) a další informace, podle nichž je možné v tomto seznamu filtrovat.
Systémové záznamy
Java Web Start Pro provedení některých úkonů na stránkách (při vkládání nabídky, generování klíčů pro šifrování nabídek, podepisování, apod.) je zapotřebí mít nainstalovanou Javu s podporou Java Web Start (ta je standardní součástí Java SE od verze 1.4). Návody spuštění Java Web Start pro jednotlivé prohlížeče. Chrome Internet Explorer Microsoft Edge Safari Firefox Opera
