Dombóvár Város Önkormányzatának 2009. évi Éves ellenőrzési jelentése
Vezetői összegfoglaló
Az éves ellenőrzési jelentés a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) kormányrendelet (továbbiakban: Ber.) 31. §.-ának figyelembe vételével készült. A jelentés összeállítása a belső ellenőrzési vezető feladata, melyet a Ber. 12.§. h) pontja ír elő. Az éves ellenőrzési jelentés elkészítésért a Ber. 31 §. (1) bekezdése szerint a jegyző felelős. A belső ellenőrzési tevékenység Dombóvár és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás (továbbiakban Társulás) útján valósul meg. A Társulás és a Dombóvár Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala megállapodást kötött a belső ellenőrzési feladatok ellátására. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban Ötv.) 92. §. (10) bekezdése értelmében az éves ellenőrzési jelentést a polgármesternek a tárgyévet követően a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a képviselő-testület elé kell terjeszti. Az éves ellenőrzési jelentésben a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása a Társulás egészére vonatkozik, míg a lefolytatott ellenőrzések megállapításait önkormányzatonként állítottuk össze, mely tartalmazza a felügyelt költségvetési szerveknél végzett ellenőrzéseket is. Az éves ellenőrzési jelentésre vonatkozó alaki és tartalmi követelményeket a Ber. 31.§. (3) bekezdése, valamint a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató írja elő. Az ellenőrzés célja egyrészt, hogy áttekintést kapjunk az önkormányzat, a körjegyzőség, a munkaszervezet, valamint a felügyeletük alá tartozó szervek pénzügyi, gazdasági tevékenységéről, másrészt, hogy a feltárt hibák megszüntetésre kerüljenek. A megállapítások és az intézkedések adatait feldolgozzuk, további eredményes működéshez elemzéseket, értékeléseket végzünk. A belső ellenőrök tevékenységüket a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók, a nemzetközi és magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, valamint a belső ellenőrzési kézikönyv figyelembe vételével végezték.
2009. évre készült belső ellenőrzési tervet a társult önkormányzatok képviselő testületei, valamint a társulási tanács megtárgyalta. Az éves terv összhangban van az önkormányzat stratégiai tervével. A belső ellenőrzési terv (rendelkezésre álló erőforrás figyelembe vételével) kockázatelemzésen alapult. A belső ellenőrök funkcionális függetlensége biztosított, feladatukat közvetlenül a Dombóvár Város Jegyzőjének alárendelve végzik. A belső ellenőrök szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkeznek. Az ellenőrzések menete, lefolytatása a jogszabályi előírásoknak megfelelt. Az ellenőrzött szervek részére részletes ellenőrzési programot készült, melyben kiemelt helyen szerepelt a belső kontrollrendszerek kiépítése és működésének jogszabályokkal való megfeleltetése. A belső ellenőrök az ellenőrzést követően ellenőrzési jelentést készítettek, melyben megállapításokat, javaslatokat fogalmaztak meg. 2008. évről (betegség és létszámcsökkenés miatt) 2009. évre áthúzódott a polgármesteri hivatalt érintő egy szabályszerűségi (Folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés) és egy pénzügyi ellenőrzés (segélyek). Ezekről készült jelentések a 2009. évi nyilvántartásban találhatók meg. 2009. évi tervben szerepelt és végrehajtásra került ellenőrzések Dombóvár területén az alábbiak voltak: - Önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél; 2008. normatív támogatások elszámolásának ellenőrzése 2009. évi közoktatási statisztika létszám adatainak ellenőrzése Folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (továbbiakban FEUVE ) vizsgálata az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezetnél - Polgármesteri Hivatalnál: FEUVE ellenőrzés: Pénzügyi és Költségvetési Irodánál Városüzemeltetési Irodánál Népjóléti Irodánál Segélyek kifizetése: Népjóléti Irodánál Céljelleggel juttatott támogatások felhasználásának ellenőrzése Pályázati források felhasználásának ellenőrzése Közbeszerzési eljárások lebonyolításának ellenőrzése Az ellenőrzések megállapításait az ellenőrök az ellenőrzött szervekkel megbeszélték, az észrevételeket, a vitatott anyagokat tisztázták. Az ellenőrzési jelentésben a feltárt hibák, hiányosságok kiküszöbölésére javaslatokat fogalmaztak meg. Az ellenőrzött
szervek, szervezeti egységek többségében készítettek intézkedési tervet, melyet a Ber.ben előírt tartalommal beküldtek a belső ellenőrzési csoport részére. A megállapítások, javaslatok hasznosulása és nyomon követése fontos feladat. Ennek folyamatos figyelésére olyan nyilvántartási rendszer került kialakításra, mely alapján az áthúzódó, illetve nem teljesített intézkedéseket láthatjuk, és szükség esetén intézkedést lehet kezdeményezni. Az ellenőrzött szervek részéről a Ber. 29/A §-ának (1) bekezdése értelmében a külső és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásáról és végrehajtásáról nyilvántartást kell vezetni. A belső ellenőrzési csoport az egyeztetett és összevetett nyilvántartások megállapításait az érintett szerveknél végzett ellenőrzéskor felhasználja. 2009. november 22-től a belső ellenőrzési csoporton belül létszámcsökkenés következett be, mely 2009. december 31-ig 28 ellenőrzési nap kiesést jelentett. A 2009. évi belső ellenőrzési tervet módosítani kell az alábbiak szerint: - Város és Lakásgazdálkodási Nonprofit Kft-nél tervezett pénzügyi ellenőrzést törölni kell. - Ellenőrzésre fordítható munkanapok számát 28 munkanappal csökkenteni kell. 2009. évben az Állami Számvevőszék (ÁSZ) Tolna Megyei Ellenőrzési Irodája, valamint a Magyar Államkincstár (MÁK) Dél-Dunántúli Regionális Igazgatóság Államháztartási Irodája tartott ellenőrzést. Az ellenőrzési jelentésekben javaslatokat fogalmaztak meg az önkormányzat részére. Az ÁSZ ellenőrzés megállapításaira - az önkormányzat 2006-2009. I. negyedévi gazdálkodására vonatkozott - intézkedési terv készült. A MÁK a 2008. évben igénybevett normatív hozzájárulások és támogatások elszámolása alapjául szolgáló adatok megalapozottságát vizsgálta. A feltárt hibák megszüntetésére javaslatot tettek, melyről a vizsgált intézmények tájékoztatást kaptak.
Tartalomjegyzék
I. 1.
1.1. 1.2. 1.2.1 1.2.2. 1.2.3. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 3. 4.
5.
II. 1.
oldalszám A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 5. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének 5. értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága A tervezés minőségének utólagos rövid értékelése 5. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az 6. ellenőrzések összesítése Elmaradt ellenőrzések 6. Soron kívüli ellenőrzések 7. Terven felüli ellenőrzések 7. Az ellenőrzések minősége, személyi és tárgyi feltételei, a 7. tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési egység létszámhelyzete 7 A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok sikeresek-e, melyek 8 a főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél A belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlata 8 A belső ellenőrök képzései 8 Szakmai képzés 8 Idegennyelvi képzés 8 Informatikai képzés 9 Egyéb 9 A belső ellenőrzési egység funkcionális függetlensége 9 biztosított-e, sérült-e 9 Az ellenőrzés során valamilyen dokumentációhoz és/vagy ellenőrzötthöz való hozzáférés akadályai Összeférhetetlenségi esetek 9 Az ellenőrzési jelentések általános minősége 9 A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők 10 Az ellenőrzések nyilvántartása 10 Az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetései és 10 javaslatai 12 Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása 12 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok 14 hasznosítása Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolás a 12. 14 § n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján,
2.
figyelembe véve a 29/A. § (4) és (5) bekezdésében meghatározott, az ellenőrzött szerv, szervezeti egység vezetője által megküldött beszámolót Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
17
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása
Ebben a részben számolunk be a belső ellenőrzési tevékenység ellátásáról és az ellenőrzési tervben foglaltak megvalósulásáról. Kitérünk az ellenőrzési feladatokhoz kapcsolódó jogszabályi változásokra, a szervezeti átalakulásokra és a módszertanok alkalmazására. Az ellenőrzés tervezési és végrehajtási időpontja között jogszabályi és szervezeti változások voltak. Az ellenőrzött évben a Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalában március 1-jén szervezeti átalakulás történt. Az irodák összevonása, vezetők személyében történt változás nehezítette a folyamatban lévő ellenőrzéseket, illetve a kiírt ellenőrzési program maradéktalan betartását. Ezenkívül az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) kormányrendelet (továbbiakban Ámr.) FEUVE-re vonatkozó része tartalmában és megnevezésében jelentősen megváltozott. Az ellenőrzéseket az új jogszabályi változásnak megfelelően kellett elvégezni. A belső ellenőrzésre vonatkozó előírások megfelelően szabályozottak, a feladatok ellátásához, szabályzatok készítéséhez általában a Pénzügyminisztérium módszertani útmutatókat ad ki, melynek elkészítése kötelező érvényű. Ezek az útmutatók vonatkoznak a minisztériumokra, a nagy önkormányzatokra és a kicsi költségvetési szervekre is. Rengeteg mellékletet tartalmaznak, sok esetben nehezen lehet alkalmazni, illetve az alkalmazásnak nincs értelme.
1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága Az éves ellenőrzési terv magában foglalja az önkormányzatok, valamint azok felügyelete alá tartozó költségvetési szerveire vonatkozó ellenőrzések ütemezését, az ellenőrzések típusát és módszereit, továbbá a kistérségi belső ellenőri kapacitás felmérését. Dombóvár Város Önkormányzatának képviselő testülete 292/2008. (X. 16.) Kt. számú határozatával fogadta el a 2009. évi belső ellenőrzési tervet. Az ellenőrzési feladatok összeállítása a stratégiai ellenőrzési célok figyelembe vételével történt. Az ellenőrzési terv szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzéseket tartalmazott.
1.1.
A tervezés minőségének utólagos rövid értékelése A 2009. évi ellenőrzési tervet a Ber.-ben foglaltaknak megfelelően a belső ellenőrzési vezető elkészítette, melyet a hivatalok jegyzői, körjegyzői és a társulási tanács elnöke hagyott jóvá. A terv összeállításánál figyelembe lett véve a munkaerő kapacitás, mely a tervezett évre 3 főt jelentett. Az éves terv a stratégiai tervvel összhangban készült, melyet megalapozott elemzések előzték meg. Vannak minden évben visszatérő, illetve jogszabályban előírt ellenőrzési feladatok. Ilyenek a normatív támogatások, FEUVE, közbeszerzések ellenőrzése, stb. 2009. évben kiemelt feladat volt a társult önkormányzatok vagyongazdálkodásának ellenőrzése. Az ellenőrzés célja volt annak megállapítása, hogy a társult önkormányzatoknál a vagyongazdálkodás mennyire szabályozott és az ehhez kapcsolódó feladatokat szabályszerűen végezték-e. A belső ellenőrzés magas kockázatúnak ítélte e tevékenységet, annak ellenére, hogy az ellenőrzött szervek többségében nem készítettek kockázatkezelési szabályzatot, így kockázatelemzést sem végeztek. Dombóvári hivatal rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal. Az ellenőrzések során megállapítottuk, hogy a kockázatkezelés rendszere nem terjed ki az ellátandó feladatok egészére. Összességében a belső ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés csak részben került kidolgozásra.
1.2.
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A 2009. évi belső ellenőrzési tevékenység ellátásának bemutatása: - Szabályszerűségi ellenőrzést 2009. évben 3 db-ot terveztünk, 2008. évről áthúzódott 12 db ellenőrzés. 2009. évben a 15 db ellenőrzést elkészítettük. A jelentések lezárásra kerültek. - Pénzügyi ellenőrzés tervezése 7 témakörben történt, amely 43 ellenőrzést jelentett. Ebből 1 pénzügyi ellenőrzést nem végeztünk el, illetve a közoktatási statisztika ellenőrzési jelentésének elkészítése áthúzódott 2010. évre.
1.2.1. Elmaradt ellenőrzések 2009. november 22-től a belső ellenőrzési csoporton belül létszámcsökkenés következett be, mely 2009. december 31-ig 28 ellenőrzési nap kiesést jelentett. A hiányzó létszámkapacitás miatt a
betervezett ellenőrzések közül a közoktatási statisztika vizsgálata (jelentés készítése 12 nap) áthúzódott 2010 évre. A Város és Lakásgazdálkodási Nonprofit Kft-nél tervezett pénzügyi ellenőrzést (tervezett napok száma 16 munkanap) a 2009. évi ellenőrzési tervből töröljük. A 2009. évi ellenőrzési tervet a fentiek értelmében 28 munkanappal csökkenteni kell. A törlést (nem a következő évre átvitelt) az indokolja, hogy a Kft gazdálkodásának felülvizsgálatára Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselőtestülete a 201/2009. (VI.15.) határozatával egy ideiglenes bizottságot bízott meg. A párhuzamos ellenőrzés elkerülése miatt ezen ellenőrzést 2010. évre újból nem terveztük be.
1.2.2. Soron kívüli ellenőrzések 2009. évi belső ellenőrzési tervben 95 ellenőrzési napot terveztünk soron kívüli ellenőrzésekre. A 2008. évi belső ellenőrzési jelentésben számot adtunk arról, hogy betegség és nyugállományba vonulás miatt az ellenőrzéseket nem tudtuk befejezni. Az áthúzódó ellenőrzéseket 2009. első félévében végeztük el a soron kívüli ellenőrzések terhére. Dombóváron a FEUVE és a segélyek kifizetésének, míg a társult községek hivatalánál és körjegyzőségénél (8 község, 2 körjegyzőség) szintén a FEUVE ellenőrzésére terjedt ki. 2008. évi tervben a fenti feladatok elvégzésére 99 napot terveztünk.
1.2.3. Terven felüli ellenőrzések Terven felüli ellenőrzést nem végeztünk.
2. Az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők Az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor az ellenőrzésekről önértékelés készült a Ber. 12.§ l.) pontjában előírtaknak megfelelően. Az önértékeléshez felhasználtuk a Pénzügyminisztérium által kiadott útmutatót, mely tartalmazza a belső ellenőrzés működésével kapcsolatos feladatokat a belső ellenőrzés kialakításától a nyilvántartások elkészítéséig. A belső ellenőrzési feladatok ellátása a Ber.-ben, és a belső ellenőrzési kézikönyvben megfogalmazottak, valamint az ellenőrzés tárgyára vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével történt. A belső ellenőrzés eljárási és végrehajtási rendje szigorúan szabályozott. Az ellenőrzések lefolytatásához –
a programtól a jelentés készítéséig - „minta” nyomtatványok segítik az ellenőrzések szabályszerű megvalósítását.
2.1. A belső ellenőrzési egység létszámhelyzete A 2009. évi ellenőrzési tervben foglalt feladatok végrehajtásához 3 fő szükséges. Készült munkaidő mérleg, mely tartalmazta az ellenőrzésre fordítható napok számát. Az ellenőrzési csoport létszáma 2 főre csökkent 2009. november 22-től. 2009. december 31-ig az üres álláshely nem került betöltésre. Az ellenőrzésre fordítható munkanapok száma 28 nappal kevesebb lett.
2.2. A belső ellenőri állásokra kiírt pályázatok sikeresek-e, melyek a főbb problémák, akadályok az állások betöltésénél 2009-ben belső ellenőri állásra pályázat kiírása nem történt. Az állás betöltésénél a feltételek szigorodtak, mivel a jelentkezőnek – köztisztviselőként - közigazgatási versenyvizsgával kell rendelkezni.
2.3. A belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlata A belső ellenőrök a rájuk vonatkozó általános és szakmai követelménynek megfelelnek, mind a hárman rendelkeznek szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges gyakorlattal. A belső ellenőrök képzettsége megfelelt Ber. 11. §. (1) bekezdésében foglaltaknak.
2.4. A belső ellenőrök képzései A belső ellenőrök részére a szakmai továbbképzés biztosított.
2.4.1. Szakmai képzés 2009. évben a regisztrált mérlegképes könyvelő részére szervezett továbbképzésen 2 fő vett részt. Az ellenőrzés során a hallottakat hasznosítani tudtuk. 1 fő a belső ellenőrzésről és a folyamatba épített vezetői ellenőrzésről hallgatott előadást.
Mind három belső ellenőr részt vett a Dombóvár Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala által minőségköltségfolyamatköltség témakörben szervezett továbbképzésen.
2.4.2. Idegennyelvi képzés Belső ellenőrök idegennyelvi képzésen nem vettek részt.
2.4.3. Informatikai képzés Informatikai képzésen belső ellenőr nem vett részt. Szükség esetén a hivatal informatikusai segítséget nyújtanak. 2.4.4. Egyéb (kommunikációs, vezetési képzés) A belső ellenőrzési vezető a Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala által szervezett folyamatmenedzsment a folyamatok mérése tárgyban vett részt. Az előadás a legfontosabb irányítási rendszereket és szabványokat mutatta be.
2.5. A belső ellenőrzési egység funkcionális függetlensége biztosított-e, sérült-e A belső ellenőrzési csoport feladatát Dombóvár Város Jegyzőjének közvetlenül alárendelve végezte. A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége biztosított.
2.6. Az ellenőrzés során valamilyen dokumentációhoz és/vagy ellenőrzötthöz való hozzáférés akadályai Az ellenőrzés során az ellenőrzött szervek az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó anyagokat az ellenőr rendelkezésére bocsátották. Általános tapasztalat, hogy az ellenőrzés végrehajtásában együttműködtek és segítették a revizorok munkáját.
2.7. Összeférhetetlenségi esetek A belső ellenőr és az ellenőrzött szerv között összeférhetetlenség nem állt fenn.
2.8. Az ellenőrzési jelentések általános minősége
Az ellenőrzési jelentések összeállítása a Ber. 27. § (2) bekezdésében foglaltak figyelembe vételével történt. A belső ellenőrzési kézikönyv 8. sz. melléklete a jelentés formai követelményrendszerét tartalmazza, melyet minden ellenőrzésről elkészítettünk. Az ellenőrzés megállapításait az ellenőrzési programnak megfelelően tettük. Törekedtünk az ellenőrzés tárgyát képező tevékenységek teljes körű felmérésére. A helyszíni vizsgálat az intézményekkel történt egyeztetés után, megbízólevél kézhezvétele után kezdődött. A végzett ellenőrzésekről jelentés készült, mely tartalmazta a vizsgált témakör általános elemzését, hibák, hiányosságok feltárását, valamint a javaslatokat a hiányosságok megszüntetésére, hibák kijavítására. A jelentés megismerési záradékkal fejeződött be.
2.9. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők A technikai feltételek biztosítottak, azonban a jogtár hozzáférése korlátozott. Az ellenőrzés során szükségünk van a jogszabályi változások megtekintésére. Többször előfordult, hogy nem tudtuk a jogtárat megnyitni, használni.
2.10. Az ellenőrzések nyilvántartása Az ellenőrzésekről a nyilvántartás a Ber. 32. §-ban előírtaknak megfelelően került összeállításra, mely tartalmazza az intézmények adatait, az ellenőrzésekről készült fontosabb megállapítások vázlatos felsorolását, a gazdálkodás színvonalát.
3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai Táblázatos formában dolgoztuk ki a végzett ellenőrzések megállapításait, következtetéseket vontunk le és a megállapításokra javaslatokat tettünk. Ebben a részben a kiemelt jelentőségű, magas kockázatú és további intézkedést igénylő megállapításokkal foglalkoztunk. A kimutatás tartalmazza Dombóvár Város Önkormányzatának felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknél, valamint a hivatalnál végzett ellenőrzések elemzését.
Ellenőrzött feladatok FEUVE
Megállapítás
Következtetés
Javaslat
Az ellenőrzési Az ellenőrzési Az ellenőrzési hiánya nyomvonalat és a nyom-vonal, a pontok kockázatkezelés miatt a vezetői kockázatkezelés
ellenőrzés nem teljes körű, a kockázatos tevékenységek nem kerültek kiszűrésre. A szabályzatokat A szabályozottság folyamatosan nem és a gyakorlat eltér egymástól. aktualizálták. rendje nem terjedt ki a tevékenységek egészére.
Normatíva ellenőrzés
Az intézményi (Integrált) FEUVE nem tartalmazza a vezető elszámoltathatóság rendjét, valamint az intézmények sajátosságait. Térítési díjkedvezményre való jogosultságot alátámasztó iratok több esetben hiányosak voltak. A napközis naplók és az azokról készült kimutatások nem voltak mindig pontosak. A második szakképesítést szerzők részére térítési díjat állapítottak meg, azonban nem mindig fizették be az iskola számlájára.
A vezetői ellenőrzés csak részben szabályozott, nem terjed ki a gazdálkodás egész területére.
A kedvezményt igénybe vevők nem mindig voltak jogosultak ingyenes, étkezésre, tankönyvre, stb. A normatíva elszámoláshoz a létszám megállapítása helytelenül történik. A térítési díj megállapítása még nem jogosít fel normatív támogatás igénybevételére. Előfordulhat, hogy csak 1-1 részletet
rendjét ki egészíteni.
kell
A gyakorlat és a szabályozottság összhangját meg kell teremteni. A szabályzatokat jogszabályváltozást követően módosítani kell.. A szabályzatokat az intézményvezetőkkel közösen kell elkészíteni a helyi sajátosságok figyelembe vételével.
A kedvezményekhez, juttatásokhoz a bizonylatokat be kell szerezni, és azok érvényességét ellenőrizni kell. A naplókban és az azokról készült kimutatásoknál a ténylegesen jelenlévők vehetők figyelembe. Törekedni kell a térítési díjak beszedésére, mert normatíva igénylésnél csak az a tanuló vehető figyelembe aki azt befizette.
Szociális ellátásoknál a működési engedélyben meghatározott ellátási területet nem minden esetben vették figyelembe. A támogatások Céljelleggel rendjén belül az juttatott irodák közötti támogatások feladatmegosztást ellenőrzése nem dolgozták ki. A pénz és értékkezelési szabályzatban nem jelölték a szakmai teljesítés igazolásra jogosult nevét. Pályázati for- A kockázatkezelés rások felhasz- és az ellenőrzési nálásának el- nyomvonal rendjét lenőrzése jogszabályváltozást követően nem készítették el. Az árajánlat és a számlázott bizonylat tartalma között jelentős eltérés volt.
teljesítenek. Olyan személy is részesült ellátásban, akinek az állandó lakhelye nem a közigazgatási területen belülre esik.
Az ellátás igénybevételénél figyelembe kell venni az alapító okiratban, illetve működési engedélyben foglaltakat.
A felelősök Az irodák között a feladatokat és a megállapítása felelősöket nem lehetséges. szabályozni kell. A szabályzat és a A szakmai teljesítés gyakorlat között igazolása nincs összhang. megtörtént, a felelős személyét szabályzatban rögzíteni kell. Az ellenőrzési feladatokat a változások nem követése akadályozza.
Feltételezhető, hogy az anyag minősége, mennyisége nem egyezik meg a tervezettel.
A szabályzatokat jogszabályváltozást követően módosítani szükséges.
A számlák kiállítása az árajánlatban foglaltaknak megfelelően történhet, amennyiben módosítás nem történt a két fél között. közbeszerzési Közbeszerzési A szabályzat nem A hivatal és a A eljárások tartalmazza a külső szerv között szabályzatot ki kell egészíteni. ellenőrzése külső szerv által nem szabályozottak lefolytatott teljes mértékben a közbeszerzési közbeszerzések eljárásokra folyamata. vonatkozó előírások.
A bíráló bizottság tagjai teljes létszámmal több eljáráson nem vettek rész.
Közoktatási statisztika ellenőrzése
Több intézménynél a statisztikai adatszolgáltatás pontatlan volt, ez leginkább a bejáró tanulókra terjedt ki.
A jogszabályban a bizottság tagjaira előírt feltételek(jogi, szakmai, pénzügy) nem mindig biztosítottak. A közoktatási statisztika létszámadata a normatív igénylés alapja, ennek eltérése esetén helytelen adat kerül beállításra.
A testület által elfogadott bizottság vegyen részt a közbeszerzési eljárásban.
A közoktatási statisztika kiállítása az október 1-jei létszám alapján történhet.
4. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása Az ellenőrzések során szabálysértési, kártérítési, valamint fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás miatt személyi felelősségre vonást nem kezdeményeztünk.
5. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
A 2009. év első felében kiemelt szerepet kapott a 2008. évről áthúzódó FEUVE szabályzat ellenőrzése és annak gyakorlati megvalósulása. Megállapítható, hogy a vizsgált szerveknél a szabályzat megtalálható, de gyakran általánosságban fogalmaznak meg feladatokat. Jellemző, hogy a kockázatkezelés rendjét és az ellenőrzési nyomvonalat nem készítették el. A szabályzatokat sok eseten jogszabályváltozást, illetve szervezeti átalakulást követően nem módosították, ezért a gyakorlat és a szabályzat közötti összhang nem biztosított. Javaslat: A költségvetési szerven belül olyan ellenőrzési rendszer kialakítására kell törekedni, amely megfelelő időben képes jelezni a szabályoktól, céloktól való eltérést, valamint a hátrányos következményeket.
Intézményű szintű szabályszerűségi ellenőrzés a munkaerő és bérgazdálkodásra valamint a gazdálkodási feladatok szabályzatainak kialakítására, meglétére terjedt ki. Szabályzatokkal rendelkeznek, azonban folyamatos figyelésük és aktualizálásuk elvégzése szükséges. A közalkalmazottak besorolását a Kjt. előírásai alapján kell elkészíteni. Javaslat: Folyamatos vezetői ellenőrzés fokozása A másik nagy, átfogó feladat volt a vagyongazdálkodás ellenőrzése. Az önkormányzatok vagyonrendelettel rendelkeztek, a jogszabályi változások aktualizálását nem végezték el minden esetben. A vagyonkataszter vezetése sokszor pontatlanul történt. A főkönyvi könyvelés, analitikus nyilvántartás, valamint a kataszteri nyilvántartás „hármas egyezőségét” biztosítani kell, mivel ez több helyen elmaradt. Javaslat: Nagyobb hangsúlyt kell fektetni a gazdálkodás (vagyongazdálkodás) valamennyi területén a vezetői ellenőrzés fokozására. Minden évben visszatérő ellenőrzési feladat a normatíva és a közoktatási statisztika vizsgálata. Összességében jelentős javulás tapasztalható. Az intézmények nagyobb gondot fordítanak a vizsgálatokhoz szükséges adatok és dokumentumok meglétére és kiállítására. A pénzügyi ellenőrzések közül a közbeszerzések lefolytatásának ellenőrzését jogszabály írja elő. A szabályzat kiegészítése szükséges a külső szerv által végzett közbeszerzések lefolytatásának szabályozására. A hivatalban végzett célellenőrzés a pályázati források, segélyek, valamint a civilszervezetek részére adott juttatásokra terjed ki. A szabályozottság aktualizálására, pontosítására van szükség. Javaslat: Törekedni kell a folyamatos, hatékony vezetői ellenőrzés megszervezésére, a kockázatkezelés és az ellenőrzési nyomvonal aktualizálására, a belső kontrollrendszer kialakítására és alkalmazására. 2009. január 1-jei hatállyal jelentős változás következett a belső ellenőrzés területén. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban Áht.) XIII. fejezete - már a nevében is változott - államháztartási kontrollra módosult az államháztartási pénzügyi ellenőrzés helyett. Az államháztartási kontroll célja a törvény szerint az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás. Útmutatóként szolgál a vezetők részére az államháztartási belső kontroll standardokról szóló 1/2009. (IX.11.) PM irányelv. A kontrollrendszer kialakítását
a PM által készítendő Belső Kontroll Kézikönyv segítségével kell elvégezni (2010. áprilisban jelent meg).
II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása
1. Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámoló Az ellenőrzési jelentések tartalmazták a vizsgálatok megállapításait, valamint a hibákra tett javaslatokat. Az ellenőrzött intézmények a javaslatokat elfogadták, észrevételt nem tettek. Az ellenőrzött szervek vezetői intézkedési tervet készítettek az ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolására, a jegyzőkönyvben lévő javaslatok megvalósítására. Ebben a pontban mutatjuk be az ellenőrzési jelentésben tett javaslatokra készített intézkedési tervek végrehajtásának és nyomon követésének tapasztalatait. Ezzel kapcsolatban a Ber. az ellenőrzött szerveknek és az ellenőrző szerveknek is fogalmaz meg feladatokat. A rendelet 29/A § (1) bekezdésében előírja, hogy az ellenőrzött szerveknek a pénzügyminisztérium által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével éves bontásban nyilvántartást kell vezetni, mellyel a belső és külső megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon lehet követni. Megállapíthatjuk, hogy az ellenőrzött szervek egy része nem készített az intézkedésekről nyilvántartást és több esetben a beküldött anyagok sem teljes körűen tartalmazzák az előírt információkat, valamint számos esetben nem adtak választ a végrehajtott intézkedésekre. A belső ellenőrzési vezető részére a rendelet. 12. §. n. pontja írja elő, hogy a pénzügyminiszter által kiadott útmutató figyelembe vételével, olyan nyilvántartási rendszer kell kialakítani, amellyel a megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtását szintén nyomon lehet követni. A belső ellenőrzési csoport az intézkedésekről a nyilvántartást elkészítette.
Értékeljük és egybevetjük a belső ellenőrzés és az ellenőrzött szervek által kiállított táblázatokat, ebből az intézkedések megvalósulását, illetve a végre nem hajtott intézkedéseket szűrhetjük ki. A határidőre nem teljesült feladatok további intézkedést igényelnek, melyeket a következő évre tervezett ellenőrzéssel együtt felülvizsgálunk. Az ellenőrzés nyomon követésének e formája hasznos információt nyújt a költségvetési szerv vezetőjének, valamint a belső ellenőrzés részére. Ennek érdekében az érintetteknek teljes körűen ki kellene dolgozni a javaslatokra hozott intézkedéseket. Dombóvár Város Önkormányzatánál ellenőrzött szervek és szervezeti egységek (irodák) által beküldött intézkedési tervek megvalósulása: FEUVE ellenőrzése: A vizsgálat a hivatalon belül három irodát érintett. Az ellenőrzési jelentésben tett javaslatokra határidő és felelős megjelölésével intézkedési tervet készítettek, melyet a belső ellenőrzési csoport részére megküldtek. Az ellenőrzéshez kapcsolódó intézkedésekről nyilvántartást állítottak össze, melyben rögzítették a megtett intézkedéseket, valamint a folyamatban lévő ügyeket. A intézkedési tervben megfogalmazottak jelentős része végrehajtásra került. A vizsgálat évében végre nem hajtott intézkedések általában konkrét időponthoz, határidős feladatokhoz kapcsolódnak (pl. zárszámadás, leltár, költségvetés, stb.). Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezetnél, valamint az önálló költségvetési szerveknél is végeztünk FEUVE ellenőrzést. A javaslatokra tett intézkedés elkészítésének határideje 2010. évre húzódik át. 2008. évi normatíva ellenőrzés: Az ellenőrzés nyolc intézményre terjedt ki. A vizsgált szervek a jelentésben foglalt megállapításokra és javaslatokra intézkedési tervet készítettek. Az intézkedések nyilvántartását kidolgozták, melyben megfogalmazták a végrehajtás időpontját, a megtett intézkedések rövid leírását. Az intézkedések többségében 2009. évben végrehajtásra kerültek. A 2010. évre áthúzódó feladat a működési engedély módosítás kérése a Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ esetében. 2009. közoktatási statisztika ellenőrzése: Az ellenőrzés megkezdése 2009. évre esett, a megállapítások, javaslatok küldése 2010. január hónapra áthúzódott. Intézkedési tervet csak a következő évben kell készíteni.
Céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzése: A vizsgálat Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának Kabinet és Pénzügyi Irodájára terjedt ki. Az ellenőrzés megállapításaira intézkedési tervet összeállították. A Ber 29/A §-ban előírtaknak megfelelően készítettek el a nyilvántartás, melyben rövid tájékoztatást adtak a megtett intézkedésekről. Elkészült a helyi önkormányzati költségvetésből a civil szervezetek részére nyújtott támogatásról szóló szabályzat, mely elfogadására 2010. évben kerül sor. A Pénz és Értékkezelési szabályzat módosítása személyi változás miatt 2010. évben történt meg. Az ellenőrzést érintő egyéb intézkedések megtörténtek. Pályázati források felhasználásának ellenőrzése: Kiterjedt a Pénzügyi és a Városüzemeltetési Iroda ellenőrzésére. A javaslatokra készített intézkedések nyilvántartásba vétele megtörtént. Az intézkedések végrehajtása folyamatosan teljesült. Közbeszerzési eljárások lebonyolításának ellenőrzése: Az ellenőrzés megállapításaira intézkedési terv készült, határidő és felelősök megjelölésével. Az előírt intézkedésekről összeállított nyilvántartás szerint megállapíthatjuk, hogy az intézkedések megvalósultak, többek között kidolgozásra került a közbeszerzési eljárások lefolytatásának menete, valamint a közbeszerzési tevékenység ellátása során a kockázatok minimalizálására javaslatot fogalmaztak meg. A helyi önkormányzatnál 2009. évben ÁSZ ellenőrzés volt. A jelentést a Képviselő Testület megtárgyalta és elfogadta. A javaslatokra intézkedési terv készült. Az intézkedési tervben megfogalmazott feladatok végrehajtása folyamatosan, illetve 2009. évben megtörtént. A MÁK a 2008. évben igénybevett normatív hozzájárulások és támogatások elszámolása alapjául szolgáló adatok megalapozottságát vizsgálta a szociális étkeztetés, a házi segítségnyújtás és a bentlakásos intézményi ellátás témakörben. Az ellenőrzés kiterjedt az Egyesített Szociális Intézményre, Bölcsődére, valamint a Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központra. A feltárt hibák megszüntetésére javaslatot tettek, melyről a vizsgált intézmények tájékoztatást kaptak.
2. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Fontos feladat az ellenőrzött és az ellenőrző szerv részére is a külső és belső ellenőrzések megállapításaira tett intézkedések figyelemmel kísérése. Ennek érdekében javasoljuk a jogszabályokban előírtak hiánytalan betartását, mely vonatkozik a határidőkre és a tartalomra is. Az intézkedési tervek, valamint az ellenőrzések megállapításáról készült nyilvántartásokban és beszámolókban foglaltak rávilágítanak az esetleges problémákra, melyet az ellenőrzések tervezésénél figyelembe lehet venni. Az ellenőrzések tapasztalataiból kiindulva elmondhatjuk, hogy a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket fokozni kell. Az ellenőrzési nyomvonalakat egyes tevékenységekre ki kell dolgozni, valamint azokat a kockázatos pontokat, amelyek a feladatok végrehajtását akadályoznák fel kell tárni. A költségvetési szerv vezetőjének feladata kialakítani a költségvetési szerv belső kontrollrendszerét, és javasoljuk annak évenkénti felülvizsgálatát önértékelés formájában, melyet az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (12.19) kormányrendelet 155-§-161 § ír elő. Továbbá intézkedni kell a belső ellenőrzés, illetve egyéb belső vagy külső vizsgálat által feltárt, a belső kontrollrendszert érintő hibák kijavításáról, a szükséges intézkedések azonnali végrehajtásáról.
Dombóvár, 2010. április 13.
Belső ellenőrzési vezető
Dombóvár Város Jegyzője
