Střední průmyslová škola na Proseku Novoborská 2, 190 00 Praha 9
DOKUMENTACE A MANUÁLY -
elektronické dokumenty
-
archivace dokumentů
-
dokumentace k software + CASE systémy
-
další druhy dokumentace (manuály,…)
Ing. Lukáš Procházka 1IT – Technická dokumentace v IT 17. března 2014
6-1
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - elektronické dokumenty mají vysoký rizikový potenciál
vnější hrozby - firmy věnují velký důraz na riziko vnějších hrozeb - nasazování bezpečnostních řešení, zásahy do infrastruktury
Firewally
SPŠ na Proseku
antivirová řešení
6-2
oddělené sítě
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY vnitřní hrozby - zároveň velmi často podceňují hrozby vnitřní (zaměstnanci) - možnosti snížení rizika odcizení dat zevnitř:
jedinečné loginy uživatelů, vč. logů
SPŠ na Proseku
úrovně přístupů k datům
6-3
evidence tisku a kopírování
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - problematika ochrany dokumentů s ohledem na jejich šíření rychlost šíření papírových dokumentů
kopie měsíce
týdny
dny
desítky minut
- elektronické dokumenty se šíří podstatně rychleji rychlost šíření elektronických dokumentů
dny
SPŠ na Proseku
LAN minuty
hodiny
6-4
nahrání dokumentu vteřiny
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY -
elektronická forma komunikace je rychlejší
-
rychlost se zásadně projevuje ve vzdálené komunikaci
-
zároveň je elektronická komunikace i ekonomičtější
objednávka změna / potvrzení objednávky
internet
akceptace změn dodací list faktura
SPŠ na Proseku
6-5
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - nelze kopírovat části dokument. a využívat šablony (knihovny) vyšší produktivita = více pracovníků
ručně
- lze použít části dokumentů v jiných dokumentech
CTRL + P tisk
SPŠ na Proseku
6-6
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - archivace papírových dokumentů je náročná na místo úschova
přenos dokumentu
- elektron. dokumentů - velké množství dat na malém prostoru - s rozvojem IT technologií – roste i kapacita datových médií - jednodušší zálohování (duplicita) dokumentů úschova
přenos dokumentu
LAN
SPŠ na Proseku
6-7
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - archivace papírových dokumentů je náročná na místo
vyřízení objednávky zaslané papírovou formou
vytvoření a odeslání papírového účetního doklad
objednávka
účetní doklad
potvrzení objednávky
odeslání dokladu
lidský faktor
lidský faktor
- komunikaci přes elektronické dokumenty lze automatizovat: objednávky
expedici, logistiku
vyřízení objednávky zaslané elektronickou formou
odpovědi
vytvoření a založení elektronic. účetního dokladu
elektronická objednávka
odeslání dokladu
účetní doklad
automatické potvrzení algoritmus filtry
SPŠ na Proseku
účetní doklady
algoritmus filtry
6-8
Ing. Lukáš Procházka
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY - projekty vznikají na základě dokumentace (projektová, …) - nejdůležitějším faktorem při realizaci projektu je spolupráce
- při práci je vždy důležité mít k dispozici vždy aktuální data
elektronické dokumenty
online dokumenty - souběžná práce na dokumentech (Google Docs, Lucid Chart, …) elektronická uložiště dat - k dispozici vždy aktuální data (EDM, PDM, PLM systémy)
SPŠ na Proseku
6-9
Ing. Lukáš Procházka
KOPÍROVÁNÍ A ARCHIVACE - dokumenty je nutné archivovat z těchto důvodů: interní požadavek firmy
požadavek na základě zákona
- ideální je možnost řízení verzí dokumentů - pro archivaci el. dokumentů se používají 2 (3) formáty: PDF
PDF/A
TIFF
- formáty se liší svými možnostmi
!
ZÁLOHOVÁNÍ DOKUMENTŮ NENÍ DLOUHODOBÁ ARCHIVACE DOKUMENTŮ
SPŠ na Proseku
6-10
!
Ing. Lukáš Procházka
DLOUHODOBÁ ARCHIVACE - pro dlouhodobou musí být splněny požadavky věrohodnost dokumentu
- musí být ověřena pravost (platnost) připojených el. podpisů neporušitelnost dokumentu - musí být prokázáno, že nebyly provedeny dodatečné změny otevřený formát dokumentu - dokument musí být vždy možné zobrazit
nezávislost na uložišti - dokument musí být použitelný i mimo IS, kde je archivován
SPŠ na Proseku
6-11
Ing. Lukáš Procházka
SKUPINY FORMÁTŮ - skupiny formátů jsou definovány standardy ETSI - „prováděcí předpisy“ o elekronickém podpisu PAdES - připojování elektronického podpisu k PDF dokumentům - norma PAdES LTV – náležitosti dok. pro dlouhodob. archivaci XAdES - připojování elektronického podpisu k XML dokumentům CAdES - připojování elektronic. podpisu k dokumentům libovolného formátu SPŠ na Proseku
6-12
Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF - vyvinutý společností ADOBE (vyvinut z Camelotu, *1991) - vhodný k elektronické komunikaci (krátkodobé archivaci)
- k dlouhodobé archivaci není určen (definován PDF/A) výhody formátu PDF - nezávislý na aplikační SW, HW a operačním systému - zaznamenává obsah dokumentu i jeho přesnou formu - v r. 2008 byla uvolněná plná specifikace formátu PDF
- ISO standard (ISO 32000) SPŠ na Proseku
6-13
Ing. Lukáš Procházka
FORMÁT PDF-A - vyvinutý společností ADOBE - formát určený pro dlouhodobou archivaci dokumentů normy PDF/A PDF/A-1 (ISO 19005-1) – vydána 2005 název:
Použití PDF 1.4 (PDF/A-1)
PDF/A-2 (ISO 19005-2) – vydána 2011 název:
Použití ISO 32000-1 (PDF/A-2)
PDF/A-3 (ISO 19005-3) – vydána 2012 název:
Použití ISO 32000-1 s podporou vlož. souborů (PDF/A-3)
SPŠ na Proseku
6-14
Ing. Lukáš Procházka
VERZE PDF/A: PDF-A/1 a PDF/A-2 shodná omezení v PDF/A-1 a PDF/A-2 -
zakázán audio a video obsah
-
zakázán Javaskript, spustitelné soubory a externí obsahy
-
použity použity pouze standardní písma (Times, ...)
-
zakázáno šifrování PDF/A-1
rozdílná omezení
PDF/A-2
1.4
založeno na verzi PDF
1.7
zakázáno
komprese obr. JPEG2000
podporováno
zakázáno
průhledné objekty
podporováno
ne
digitální podpisy dle PAdES
podporováno
SPŠ na Proseku
6-15
Ing. Lukáš Procházka
