DOKUMEN DAN PERALATAN PK.UiTM.APB.(P).11

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

NO. RUJUKAN

: PK. UiTM. APB.(P).11

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

PENGENDALIAN DAN TARIKH PENYELENGGARAAN KUATKUASA DOKUMEN DAN PERALATAN MUKA SURAT

:

20/05/2009

: 1/13

PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN DOKUMEN DAN PERALATAN PK.UiTM.APB.(P).11

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama

Zakaria Abdul Wahab

Bosirah Daud

Prof. Madya Dr. Normah Abdullah

Jawatan

Penolong Jurutera

Pen. Pendaftar Kanan

Dekan

Tarikh

17 Februari 2012

17 Februari 2012

17 Februari 2012


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


:

20/05/2009

: 2/13

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No.

No.

Muka

Keluaran

Para

Surat

/ Pindaan 25/5/09 25/5/09 25/5/09

01/01

Ringkasan Pindaan

Diluluskan


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


BIL.

ISI KANDUNGAN

:

20/05/2009

: 3/13

MUKASURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0

Objektif

4

2.0

Skop

4

3.0

Dokumen Rujukan

4

4.0

Definisi

5

5.0

Singkatan

6

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

6

7.0

Rekod Kualiti

12

8.0

Lampiran

12


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

PENGENDALIAN DAN TARIKH PENYELENGGARAAN KUATKUASA DOKUMEN DAN PERALATAN

:

MUKA SURAT

1.0

20/05/2009

: 4/13

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan dokumen dan peralatan yang dikenalpasti, dikendali, dibungkus, disimpan dengan selamat, teratur dan dalam keadaan baik. Prosedur

ini

merangkumi

aspek

pemuliharaan

dan

pencegahan

melalui

penyelenggaraan berjadual.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh personel APB dalam mengendali dan menyelenggara dokumen serta peralatan.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN 3.1

MK.UiTM.APB.01 BIL. NO. RUJUKAN 3.1.1 Seksyen 4.2.3 Seksyen 4.2.4 3.1.2 Seksyen 6.3 Seksyen 6.4 3.1.3 Seksyen 7.5.3 Seksyen 7.5.5

3.2

MANUAL KUALITI JENIS Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Infrastruktur Persekitaran Kerja Identifikasi dan Kemudahkesanan Produk Pemeliharaan Produk

Dokumen Sokongan BIL. NO. RUJUKAN 3.2.1 DS. UiTM.APB.25

JENIS Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


4.0

:

20/05/2009

: 5/13

DEFINISI

4.1

Pengendalian Dokumen dan peralatan yang diterima akan direkod, disemak dan didaftar. Semua dokumen dan peralatan yang berkaitan akan diklasifikasikan menurut kesesuaian.

4.2

Penyelenggaraan

Penyelenggaraan adalah satu proses pemuliharaan dokumen dan peralatan.

4.3

Penyimpanan

Dokumen dan peralatan akan disimpan dengan baik dan selamat dalam ruang yang telah dikhaskan.

4.4

Tidak ekonomi dibaiki

Peralatan di mana kos pembaikannya terlalu tinggi.

4.5

Kandungan dokumen

Dokumen yang terdiri daripada surat, memo, cetakan e-mel, surat perjanjian dan laporan.


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


4.6

:

20/05/2009

: 6/13

Dokumen terperingkat

Merujuk kepada dokumen sulit.

4.7

Jilid

Dokumen yang disusun, dikepil atau dibukukan.

4.8

Bahan Multimedia

Dokumen yang disimpan dalam bentuk CD atau disket.

4.9

Peralatan

Peralatan-peralatan yang digunakan oleh APB adalah seperti di Lampiran 1.

4.10

Pelupusan

Proses melupus dokumen yang melebihi jangka hayat dan peralatan yang rosak serta tidak ekonomi dibaiki sebagaimana yang tercatat di dalam Akta, Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling berkaitan.


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


5.0

:

20/05/2009

: 7/13

SINGKATAN

UiTM

:

Universiti Teknologi MARA

APB

:

Akademi Pengajian Bahasa

D

:

Dekan

TD(A)

:

Timbalan Dekan (Akademik)

TD(P&A)

:

Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni)

KPK (BI)

:

Ketua Pusat Khidmat Bahasa Inggeris

KPK (BAE)

:

Ketua Pusat Khidmat Bahasa Asia dan Eropah

KPK (BM)

:

Ketua Pusat Khidmat Bahasa Melayu

PPK/PD

:

Penolong Pendaftar Kanan

K (IT & Latihan)

:

Koordinator Unit IT & Latihan

PE(A) I

:

Pegawai Eksekutif Akademik I

PE(A) II

:

Pegawai Eksekutif Akademik II

PJ

:

Penolong Jurutera

PTO

:

Pembantu Tadbir Operasi

PMT

:

Pembantu Makmal Tertinggi

PMK

:

Pembantu Makmal Kanan

PM

:

Pembantu Makmal

PG

:

Pelukis Grafik

JTKK

:

Juruteknik Komputer Kanan

JTK

:

Juruteknik Komputer

JT

:

Juruteknik

JAV

:

Juruteknik Audio Visual

AKP

:

Aduan Kerosakan Peralatan

PPTM

:

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


6.0

:

20/05/2009

: 8/13

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWA B

TINDAKAN A.

PTO

Dokumen i) Pengendalian

1.

Pastikan dokumen yang dikeluarkan dari simpanan direkodkan dalam Kad Pergerakan Fail.

2.

Kemukakan pemohon.

3.

Terima dan semak dokumen yang dipulangkan dalam keadaan yang baik.

4.

Jika kandungan dokumen / dokumen hilang, kesan dan dapatkan semula kandungan dokumen / dokumen berkenaan.

5.

Bagi dokumen yang hilang, sila laporkan kepada PYB dan dapatkan kebenaran untuk membuka dokumen sementara. Kemaskini rekod dan simpan semula dokumen di tempat asal.

PYB

dokumen

dalam

keadaan

baik

kepada

ii) Pembungkusan 6.

Pastikan surat yang dikeluarkan menggunakan sampul surat rasmi.

7.

Pastikan dokumen terperingkat yang dibawa keluar mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4.

8.

Pastikan semua laporan dijilid dengan sempurna sebelum diedarkan.

9.

Pastikan bahan multimedia menggunakan casing yang sesuai.

. JT JAV

iii) Simpanan 10.

Pastikan dokumen disimpan mengikut peraturan yang


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


:

20/05/2009

: 9/13

ditetapkan. 11.

Surat-surat perjanjian, bon dan cek disimpan dalam kabinet besi berkunci.

12.

Labelkan tempat simpanan dokumen bagi memudahkan pengesanan.

PTO

iv) Kawalan Keselamatan 13.

pastikan semasa pergerakan dokumen daripada tempat simpanan kepada pemohon dikendalikan mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4.

14.

Dokumen terperingkat hendaklah dikendalikan mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4. V) Pemuliharaan

15.

Semak dan asingkan dokumen yang perlu dibaikpulih.

16.

Buat pembaikan ke atas dokumen

17.

Pastikan nombor identifikasi dokumen adalah sama dengan yang asal.

D

PTO

PJ, PMT, PMK, PM, PG, JTKK, JTK, JT,

vi) Pelupusan 18.

Terima senarai dokumen yang diluluskan dan arahkan PYB untuk mengambil tindakan pelupusan.

19.

Terima arahan daripada PPK (P) / PD dan asingkan dokumen yang diluluskan untuk pelupusan.

20.

Hantar dokumen berkenaan ke bahagian Pentadbiran untuk penghantaran ke Arkib UiTM.

B.

PERALATAN


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


JAV, PPTM

:

20/05/2009

: 10/13

i) Pengendalian 1.

Pastikan peralatan baru didaftarkan Pendaftaran (K Kew 312-315)

2.

Labelkan peralatan dengan nombor siri kod harta.

3.

Agihkan peralatan ditentukan.

kepada

semua

dalam

pegawai

Buku

yang

4. Semua pinjaman peralatan direkodkan (K.Kew.312-315) di dalam Borang Pinjaman Peralatan 5.

Dapatkan akuan penerimaan daripada pegawai yang berkaitan.

6.

Pastikan terimaan peralatan dalam keadaan baik dan turunkan tandatangan pengesahan penerimaan.

7.

Jika peralatan IT rosak, isikan borang aduan kerosakandan kemukakan kepada Penolong Jurutera.

8. Jika peralatan yang diselenggara di bawah kontrak rosak, hubungi syarikat untuk pembaikan. Jika peralatan yang tidak diselenggara di bawah kontrak rosak, mohon pesanan tempatan untuk pembaikian. 9. Jika peralatan IT hilang, PYB kemukakan laporan kehilangan peralatan berserta laporan polis melalui PPK / PD. 10. Jika peralatan hilang, PYB melaporkan kehillangan bersertakan Laporan Polis melalui PPK /PD kepada D.

OM, JK, JA, PMK,PPTM, PJ

ii) Pembungkusan

PYB

iii) Penyimpanan

11. Pastikan peralatan yang boleh dibawa keluar disimpan di dalam casing bersesuaian.

12. Pastikan semua peralatan disimpan dengan selamat di tempat yang ditentukan. iv) Kawalan Keselamatan 13. Pastikan langkah keselamatan peralatan diambil untuk menghindari sebarang kemungkinan berlakunya


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


:

20/05/2009

: 11/13

bencana. PJ, PPTM

v) Penyelenggaraan 14.

Sediakan Jadual peralatan yang berterusan.

15.

Lantik seorang untukmenyelaras peralatan.

Penyelenggaraan Berkala bagi memerlukan penyelenggaraan Penyelaras pengurusan

Penyelenggaraan penyelenggaraan

16. Kemaskini Jadual Penyelenggaraan: i) Sistem Bekalan Elektrik ii) Sistem Pencahayaan iii) Sistem ICT iv) Sistem Pendingin Udara vi) Kebersihan

PYB

17. Terima aduan mengenai peralatan yang rosak. 18. Minta pengadu atau pengguna mengisi Borang AKP yang terletak di dalam rak pelbagai APB (Lampiran 2). 19. Pastikan pengadu melengkapkan borang AKP dan ditandatangani. 20. Terima boring AKP mengenai peralatan yang rosak dan failkan kerosakan dalam fail AKP. 21. Hubungi PJ atau PPKM jika berkaitan dengan peralatan komputer, untuk urusan kerja pembaikan. 22. Kemaskini borang AKP dan lengkapkan status tindakan selanjutnya.

PPK/KD & PPTM

vi) Pelupusan Peralatan 23. Kenalpasti peralatan yang perlu dilupuskan.


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


:

20/05/2009

: 12/13

24. Arah PYB menyenaraikan peralatan yang hendak dilupuskan di dalam boring permohonan pelupusan yang telah ditetapkan. 25. Semak senarai peralatan yang hendak dilupuskan. 26. Dapatkan pengesahan Dekan dan kemukakan boring permohonan perlupusan ke Bahagian Perolehan dan Pelupusan, Pejabat Bendahari. 27. Pastikan PYB mengasingkan peralatan dan membuat penandaan pada peralatan yang hendak dilupuskan sehingga mendapat kelulusan dari Bahagian Perolehan dan Pelupusan, Pejabat Bandahari. 28. Pastikan PYB membuat kemaskini di dalam Buku Pendaftaran peralatan.

7.0

REKOD KUALITI BIL 7.1

JENIS REKOD RUJUKAN Senarai Inventori Fail Inventori Peralatan 300-APB Peralatan (PT.2/4)

LOKASI Pejabat Pentadbiran

TEMPOH 5- 7 Tahun

7.2

Senarai Peralatan ICT

Pejabat Pentadbiran

5- 7 Tahun

Pejabat Pentadbiran

5- 7 Tahun

Pejabat Pentadbiran

5- 7 Tahun

Pejabat Pentadbiran

5- 7 Tahun

7.3

Senarai Pelupusan dan Pemusnahan

7.4

Borang Aduan Kerosakan

7.5

Borang Penyelenggaraan Peralatan

Fail Peralatan ICT 300- APB(PT.3/1) Fail Pelupusan dan Pemusnahan 300APB (PT.18/2)

Fail penyelenggaraan Peralatan 200-APB (PT.9/2/2)


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01


8.0

:

20/05/2009

: 13/13

LAMPIRAN 8.1

Contoh Senarai Peralatan APB

Lampiran 1

8.2

Contoh Borang Aduan Kerosakan Peralatan

Lampiran 2

DOKUMEN DAN PERALATAN PK.UiTM.APB.(P).11

Recommend Documents