Notulen halfjaarlijkse ALV der Leidse Biologen Club 2016 Derde ALV van het bestuur ‘Charites’ 2015-2016 d.d. 17 mei 2016 Aanwezigen: Sven Ungerer, Pieter Vroon, Marissa Vacher, Jackolien Nieuwhuis, Cathelijn Aten, HaLan Tran, Janna Horjus [tot 18.55], Bas van Klaveren, Charlotte Nederpel, Lars van der Burg, Jaap Tromp, Koen Rurenga, Freek van ’t Hoen, Jordy van Kampen en Sybren Hilgen. 1. Opening Marissa
Welkom bij de halfjaarslijkse ALV van Charites. Staat iedereen op de presentielijst? Ja? Dan is bij navolgende hamerslag deze ALV geopend om 18.05 uur. *BLOP*
2. Vaststelling definitieve agenda Marissa Janna Marissa Janna Pieter Marissa
Wij hebben vooraf nog geen aanmerkingen aan de agenda mogen ontvangen. Zijn er op dit moment nog opmerkingen over de agenda van vanavond? Het secretarieel eindverslag van de Dies moet nog aangepast worden. Dit staat niet op de agenda. Er moet nog over gestemd worden. Dat gaan we nu niet behandelen, omdat het nog niet gedaan is. De convocaten zijn niet helemaal up-to-date. Judith Verhaar is tegenwoordig ab-actis bij Pixel. Ik heb nog een schrijffout gevonden. Bij het LBW staat Linda Cappetti met maar één p. Dankjewel voor het doorgeven. Dan is deze aangepaste agenda voor vanavond bij navolgende hamerslag vastgesteld. *BLOP*
3. Notulen vorige ALV Marissa
Op de notulen van de afgelopen buitengewone ALV van 20 april hebben wij op- en aanmerkingen mogen ontvangen van Pieter. Heeft er op dit moment nog iemand op- of aanmerkingen over de inhoud van de notulen van de vorige ALV? Nee? Dan is bij navolgende hamerslag de notulen met in acht name van de wijzigingen goedgekeurd. *BLOP*
4. Actiepuntencontrole a. Secretarieel eindverslag Dies 2015 aanpassen Marissa
Dit is nog niet gebeurd. Dit actiepunt zal worden doorgeschoven naar de volgende ALV van 21 juni. Hopelijk is het dan wel gebeurd. b. Financieel eindverslag dies 2015 aanpassen
Marissa
Zowel in het financieel eindverslag als in de realisatie van de Dies moesten enkele kleine spelfoutjes worden aangepast. De cijfers die niet overeen kwamen in het verslag met de realisatie zijn nu gecorrigeerd. c. Realisatie dies 2015 aanpassen
Marissa
Dan kunnen we door naar puntje 5.
5. Inkomende en uitgaande post Marissa Ha-Lan Janna Ha-Lan
Voor de inkomende en uitgaande post geef ik het woord aan Ha-Lan. Er is geen post voor de vereniging binnengekomen. We zouden mijn kaart nog bespreken! Oh, ja, dankjewel voor je kaartje, hij is super leuk! Er staat wel ‘Geacht bestuur’ op en niet ‘Geachte vereniging’, dus zodoende dat er geen post is voor de vereniging.
6. Algemene mededelingen Marissa
Janna Marissa Janna Marissa
Laten we beginnen met een update over het mentoraat. Inmiddels is alle feedback van de leden en de RvA verwerkt in het concept. Iedereen wordt hier heel erg voor bedankt. Toch is het concept nog niet klaar, want er moeten nog steeds een aantal dingen aangepast worden in samenwerking met het IBL. Deze week zal ook de vacature voor het mentoraat open gaan en kunnen mensen zich opgeven door een e-mail te sturen naar
[email protected]. Zij zullen dan in juni te horen krijgen of ze door de selectie heen zijn gekomen. Ook zal binnenkort de vacature voor de EJP mentoren opengaan. Om verwarring te voorkomen tussen mentoraat mentoren en EJP mentoren, zullen de mentoren van het EJP dit jaar EJP pappa’s en mamma’s genoemd worden. Als iemand nog andere mooie alternatieven weet voor de duidelijke benoemingen van de verschillende mentoren, kun je die ideeën mailen naar
[email protected] Maak een poll op Facebook aan! Dat is een hele goeie. Je moet gewoon hele rare namen verzinnen, zoals de vliegennetjes of zo, dat is leuk. Als jullie nog ideeën hebben, dan kunnen die op de poll toegevoegd worden. Verder nog een update over de statutenwijzigingen: er zijn veel goede ideeën naar voren gekomen over de vernieuwing van de statuten. Er wordt inmiddels door ons gewerkt aan concept statuten. Omdat er veel grote kritieke punten zijn gevonden in de statuten, zullen wij graag de mening van de ALV horen over bepaalde onderwerpen, onder andere het vaststellen van de start van het bestuursjaar, het aanstellen van een f.t., de verschillende soorten lidmaatschappen van de LBC die er op dit moment bestaan en de verplichte ALV’s gedurende een bestuursjaar. Hiervoor zal op 21 juni een extra buitengewone ALV plaatsvinden, om een eerste versie van opgestelde concept statuten te bespreken en om te discussiëren over lastige punten die nog niet in de concepten kunnen worden opgenomen, totdat wij hierover de mening van de ALV hebben vernomen. Vandaag zullen we het sowieso al even gaan hebben over het moment van de bestuurswissel. Als wij nog tijd over hebben, willen wij het punt van het aanstellen van een f.t. ook nog graag aandragen. Deze staat nog niet op de agenda, aangezien wij om elf uur buiten moeten staan. Wij zullen dit dan ook alleen maar bespreken vanavond als wij tijd over lijken te hebben. Anders zal dit ook gewoon worden besproken op de buitengewone ALV van 21 juni.
7. Halfjaarlijkse balans van Charites Marissa Cathelijn
Pieter
Voor de halfjaarlijkse balans geef ik het woord aan Cathelijn. Ik ga er even bij staan. [Leest uitleg halfjaarlijkse balans op] Zijn er nog vragen? Je hebt een acquisitie €201 en bij de balans zelf heb je een negatief getal staan. Hoe zit dit?
Cathelijn Pieter Cathelijn Janna Cathelijn Marissa Cathelijn Pieter Cathelijn Pieter
Janna Cathelijn Marissa
Lars Marissa
Het staat nog niet volledig verwerkt in het boekhoudprogramma, maar je kan het erbij denken. Het moet alleen nog verwerkt worden. Waarom staan er sterretjes? Dat is nog van de begroting, omdat ik dat moest aanpassen. Dat is nu niet meer van toepassing. Ik zie net dat er nog ‘Begroting’ staat, dat hoort ook niet. Hebben jullie al nieuwe merchandise? Nee, nog niet. We gaan eerst nieuwe foto’s maken en later wat meer promotie ervoor maken. We hebben wel al heel veel ideeën. Inderdaad. Dus we moeten er alleen nog wat mee gaan doen. Hoe zien jullie dat met CoBo kaartjes, doen jullie dat nog via de receptie? Nee, dat doen we via PostNL. Volgens mij is PostNL vrij duur, namelijk. In ons jaar hebben het via de universiteit laten doen, toen had het IBL het nog niet door. We hebben, volgens mij, wel naar goedkopere alternatieven gekeken. Je kan een factuur opstellen, zodat het goedkoper wordt dan normaal. Klopt. Hier hebben wij verder nog niet aan gedacht, dus dat is iets om rekening mee te houden voor de volgende CoBo. Dan denk ik dat we meteen over kunnen gaan op het stemmen. Voor zover ik hoor zijn er maar twee wijzigingen, het sterretje moet weg gehaald worden en begroting moet balans worden. En bij commissies even de jaartallen weghalen. Dat is wel een goede, maar dan zie je niet welke commissie wel en geen geld krijgt. Sommige commissies zijn doorlopend en andere weer eenjarig. Dan gaan we nu over op het stemmen. Voor: 9 Tegen: 0 Blanco: 0 Onthouden: 6 Dan is, met inachtneming van de wijzigingen, de halfjaarlijkse balans goedgekeurd met negen stemmen voor. *BLOB*
8. Realisatie almanak 2014-2015 Marissa
Sybren
Marissa Sybren Marissa
De almanak van 2014-2015 is vorige maand verschenen. Hij is super mooi geworden. Als je nog geen exemplaar hebt ontvangen kan je deze nog op het bestuurshok komen ophalen. De realisatie van de almanak moet nu dus gepresenteerd worden. Omdat er niemand van de almanakcommissie aanwezig is vanavond, wil ik hiervoor het woord aan Sybren geven. Ik ga het lekker kort houden. Omdat wij een prachtige tweejarige almanak mochten presenteren, hebben we ook het geld van twee besturen, dus heel mooi €4.000,-. Van Annemarie hebben we ook een mooie bijdrage gekregen. We hebben slechts €3.387,uitgegeven. We hebben ook naar vorige edities gekeken; dat waren er best veel, eigenlijk te veel. Dat was de realisatie van onze zeer strakke almanak. Zijn er vragen, opmerkingen? Hij was mooi. Dan gaan we nu over op stemmen. Voor: 14 Tegen: 0 Blanco: 0 Onthouden: 1
Dan is met vijftien stemmen voor de realisatie van de almanak aangenomen. *BLOB*
9. Verplaatsen bestuurswissel Marissa
De bestuurswissel van de LBC vindt op dit moment plaats in begin december. Wij zouden graag vanavond willen discussiëren of deze bestuurswissel verplaatst moet worden naar september of oktober. Het wisselen in december is erg onhandig, omdat het niet gelijk loopt met het studiejaar. Daarnaast loopt een LBC bestuursjaar ook niet gelijk met het bestuursjaar van andere verenigingen. Verder is het voor eerstejaars onduidelijk, omdat zij dan na de eerste drie maanden net bekend raken met het ‘oude’ bestuur, dat dan meteen alweer wisselt. Zij moeten dan dus weer een nieuw bestuur gaan leren kennen. Dit is in de loop der jaren door vele eerstejaars ervaren als erg onduidelijk. Voor bestuursleden is het gewoon heel onhandig omdat je halverwege je studiejaar begint. Hierdoor geef je eigenlijk twee studiejaren op. Dit probleem kan verminderd worden door de wissel te verplaatsen naar september of oktober. Dit maakt een bestuursjaar makkelijker in te plannen in een studiejaar, waarmee wij hopen dat het voor velen meer toegankelijk zal worden om een jaar bestuur te doen. Als bestuur zijn wij vóór het verplaatsen van de bestuurswissel van december naar het begin van het academische jaar. Over of de wissel in september of beter in oktober plaats zou kunnen vinden, hebben wij nog geen mening gevormd. Graag zouden wij van de ALV willen weten hoe jullie hierover denken. Pieter Als je in oktober wisselt, dan heb je hetzelfde probleem als in december. Je hebt twee academische jaren die overlappen. September lijkt mij dan logischer dan oktober. Marissa Denk je niet dat het lastig wordt met de eerstejaarsperiode? Pieter Misschien, maar aan de andere kant, nu heb je twee besturen om mee te helpen. Lars Maar dat heb je nu ook. Hebben jullie trouwens nagevraagd hoe andere besturen dit doen? DLF wisselt in september en het nieuwe bestuur wordt dan achter de schermen ingewerkt. Marissa Dat is bij elk bestuur een beetje anders, omdat sommige besturen al voor de zomer wisselen. Het oud-bestuur is wel actief, maar ervaring leert dat oud-besturen ook rust willen als ze bestuur af zijn. Lars DLF heeft dit al jaren. Volgens mij werkt het al goed, maar dat zou je moeten navragen. Ik zou het liefst begin september wisselen, want in oktober heb je hetzelfde probleem. Pieter Is het niet een idee om het hetzelfde te doen als DLF om na 1 week studie het EJW te doen. Het merendeel van het bestuur zal dan ook aanwezig zijn om mee te helpen. Marissa Dit jaar hebben we ervoor gekozen om dit te doen in de tweede week van september. Van Nerthus hebben we gehoord dat het moeilijk is om de eerstejaars in de eerste week mee te nemen, omdat je ze nog niet goed genoeg kent en ze daardoor moeilijk enthousiasmeert. Charlotte Wanneer wissel jullie, in december? Marissa Zeker. Charlotte Het lijkt mij juist een leuk idee om de wissel te doen in september. Lars Ik zou bij de wissel niet de eerstejaars betrekken, want die snappen er niks van en die vinden dat gewoon kut. Marissa Als je in september wisselt, wanneer moet je dan het wisselfeest houden? Charlotte In de week na het EJP heb je misschien tijd. Pieter Dient het EJP feest aan het eind van de eerstejaarsperiode te zijn of kan dat nog na september? Als je dan daarna het EJP eindfeest hebt, dan zit het wisselfeest niet in de weg. Marissa We gaan erover nadenken. Zijn er verder nog vragen?
Janna Cathelijn
Praktische dingen. Hoe zit het dan met het boekjaar? Voor het wisselen van het boekjaar is het voor commissies vervelender, maar voor de quaestor is het wel fijn. Als commissies het goed bijhouden, dan hoeven zij ook niet veel te doen. Janna Vorig jaar hebben we de daadwerkelijke wissel natuurlijk losgetrokken van het moment waarop alle eindverslagen afgrond moesten worden. Pieter Denk dat het wel handig is als je een zomer hebt om alles af te maken. Nu heb je nog de zomer om klaar te maken voor wisselALV. Cathelijn Alles zou dan worden gepresenteerd in de eerste week van september. Marissa Hier komt natuurlijk ook de overlap of er wel of geen f.t. aangesteld zal worden. Hiervoor moet vóór de zomer nog een ALV plaatsvinden. Bas Wat is f.t.? Marissa Dat is het aankomende bestuur waar al wel over gestemd is. Het KB is aangesteld, maar daar is nog niet over gestemd. Janna Denken jullie dat jullie met het bestuur wel tijd hebben? Jullie hebben dan CoBo’s, maar ook de facultaire verplichtingen. Dat is een heel strak schema. Marissa Dat is waarom september een hele drukke periode is. Je hebt in september naast je verenigingsverplichtingen ook de facultaire verplichtingen, waar het bestuur verplicht bij aanwezig dient te zijn. Janna Misschien moeten we de sluiting van het boekjaar aan het begin van september doen? Dat lijkt mij qua tijdsplanning gewoon het beste. Lars Ik denk dat het qua drukte wel te redden is. Je moet het maar navragen bij DLF. Janna In september worden contracten afgesloten, dus hoe zit het met de acquisitie? Jaap Als je dat samen met je nieuwe extern kan doen, dan kan je de volgende gelijk goed inwerken. Ik had dat bij mijn inwerkingsperiode namelijk niet. Ik denk dat het wel kan. Marissa Als het boekjaar in augustus wordt afgesloten, dan kunnen de nieuwe contracten meegenomen worden met de start van het nieuwe boekjaar. Jaap Dat is dus jammer, dat ik een target heb van €5.500,-, maar na september, alles wat ik binnenhaal, dat telt dan voor mijn opvolger. Janna Wanneer willen jullie dan het KB vormen? Marissa Ik denk niet dat dat nodig is. Alle andere verenigingen hebben maximaal een maand een KB of f.t. gevormd. De bekendmaking vindt twee maanden voor de wissel plaats. Bij Aesculapius is het zo dat de nieuwe praeses net een maand bekend is en al ruim een half jaar bekend is achter de schermen. Lars Ja, maar je inwerkperiode is dan nog niet begonnen. Marissa Bij ons zit er nog een zomer bij de bekendmaking. Onze inwerkingsperiode is daarom niet zo intensief. Lars Ik zou de bekendmaking dan wel naar voren gooien. Als je in september al wilt wisselen, dan komt de bekendmaking in juni niet uit. Pieter Je kan al eerder beginnen met zoeken, maar de bekendmaking zou ik niet heel veel naar voren gooien. Lars Maar dan moet je de samenstelling van het KB al wel eerder weten. Janna Dan zou je eigenlijk eind september beter kunnen wisselen. Marissa September lijkt een ideale inwerkingsperiode te zijn. De vraag is dus of je alleen ingewerkt kan worden als je f.t. bent of als het KB h.t. wordt en ondersteund wordt door het e.t.. Janna Naja, net zoals jullie al eerder zeiden: ervaring leert dus als je bestuur af bent, er niet zo veel zin hebt, dus dat is misschien niet de beste opzet. Charlotte Wat is h.t. en f.t. en e.t.? Lars H.t. is het huidige bestuur, f.t. is het KB waar al over gestemd is en zeker van is dat zij het komende bestuur zullen vormen en e.t. is het oud-bestuur. Janna Kunnen jullie hier al iets mee?
Marissa Pieter Marissa Ha-Lan Janna Pieter Marissa Jackolien Marissa Pieter Marissa Pieter Marissa
Zeker. Voor ons was dat de belangrijkste vraag. Het KB dat nu gevormd gaat worden, zal korter zitten dan twaalf maanden. Je kan eventueel tijdens het volgende bestuursjaar de precieze datum vaststellen. In onze statuten staat dat wij in december moeten wisselen. Vinden jullie dat dit vastgesteld moet worden? Op een ALV kan het bestuur besluiten om van de statuten af te wijken, ongeacht wat wij nu vastleggen. Ik zou alleen de duur vastleggen. Kan je er niet van maken ‘begin van het academisch jaar’? Dat is wel een goede. Wat gebeurt er met de activiteiten die wel in de zomer plaatsvinden. Zou dat in hun oude boekjaar vallen? Dat lijkt mij chiller dan het nieuwe. Dat hangt ervan af wanneer het boekjaar sluit. Ik zou een goed voorstel schrijven en dit presenteren. Bij de volgende ALV op 21 juni willen we onze conceptstatuten presenteren. Er zijn nog een aantal dingen die we ook kunnen discussiëren, of willen jullie eerst pauze? Pauze! Om tien over verder? Kwartiertje pauze? *BLOB*
PAUZE [18.55 – 19.12] [18.55 Janna gaat weg] Marissa
Sybren Lars Jaap
Marissa Lars Marissa Sybren Lars Marissa
Sybren Jaap Pieter
We hebben een aantal punten waar we het nu nog over kunnen hebben. Allereerst wil ik het nog hebben over het al dan niet aanstellen van het f.t.. Daarnaast wil ik het nog hebben over de ALV’s. Welke ALV’s zouden statutair vastgesteld moeten worden? Tot slot kunnen we het nog over de verschillende lidmaatschappen hebben. Jullie, achterin, zijn nu op de hoogte wat het f.t. is, toch? Op de jaarwissel kan het f.t. niet meer uitgestemd worden, maar alleen naar h.t. gestemd worden. Zo weet je in ieder geval dat je bestuur gaat worden. Dit is handig voor onder meer het regelen van KvK-papieren. Nu is het zo dat je als KB gelijk naar h.t. wordt gestemd, dus daartussen is geen periode om dit soort zaken alvast voor te bereiden. Wat gebeurt er tussen KB en f.t.? Alleen het instemmen. Wat nu de situatie is, is dat je een KB gaat inwerken, terwijl ze nog niet ingestemd zijn door de ALV. Dat is raar, want je wilt eigenlijk geen bestuur inwerken waarvan je niet zeker weet of zij daadwerkelijk bestuur gaan worden. Dat is waarom de KvK alleen de papieren wilt verstrekken aan het f.t.. Stelt de KvK daar voorwaarden aan? Ja, het moet statutair vastgelegd worden dat er een f.t. is. Is het ooit gebeurd dat een KB geen h.t. werd? Het is in het verleden ooit wel eens voorgekomen. Ik ken iemand van een andere vereniging waar dit het geval was. Zij hebben twee maanden met een man minder gedraaid. Het gebeurt zelden, maar je moet wel een plan hebben als het gebeurt. Zou je dan een ALV na de bekendmaking kunnen organiseren, waarop mensen ingestemd worden? Ja, dat is een goede suggestie. Zo maak je de periode van KB heel kort en dat is wenselijk. Wat je zou kunnen doen is voor het lentefeest laten stemmen en dan op het lentefeest als f.t. gepresenteerd worden, dan heb je niet de moeilijkheid om midden in de zomer een ALV te plannen.
Marissa
Lars Marissa Lars Pieter Lars Pieter Marissa
Charlotte Marissa Lars Marissa Lars Marissa Pieter Charlotte Ha-Lan Marissa Pieter Marissa Pieter Charlotte Pieter Marissa Lars Marissa
Jackolien Charlotte Jackolien Marissa Bas Marissa Jackolien Marissa
Je kan mensen de week voor of na de lentefeest instemmen en met het lentefeest vieren dat ze f.t. zijn. Dan kan je ze alsnog laten speechen, iets leuks met ze doen. Dat zou heel goed kunnen. Dus iedereen is pro f.t.? Nog vragen of opmerkingen? Nee, dit is wel afgesloten. Oké. Hierop aansluitend: welke ALV’s moeten statutair vastgelegd worden? Dezelfde vier als nu. Misschien moet je dat niet vaststellen, want het kan zijn dat sommige dingen niet ideaal uitkomen. Ik zou het houden zoals het nu is. Mee eens. Oke. En verder hadden we nog de verschillende leden. Er staat nu iets in over buitengewone leden, maar die hebben dezelfde rechten als gewone leden. Moeten we dit erin houden? Wanneer ben je een buitengewoon lid? Pieter is bijvoorbeeld een buitengewoon lid. Je bent het als je geen Biologie studeert aan de Universiteit Leiden, maar hier nog wel connecties hebt. Hij moet dus €50 meer betalen. Maar moeten we er onderscheid in maken? De ene helft zei ja, de andere helft zei nee. Iedereen zei nee. Dat was ook de reactie op de brainstormavond, maar we hebben er meerdere gehouden en daar kwam toen iets anders uit. Ik denk dat het geen kwaad kan om ze te houden. Hoe houd je bij dat iemand buitengewoon lid is? Ik kan in het ledenbestand notities maken, maar verder wordt er niks mee gedaan. Er zijn geen privileges of dergelijke. Buitengewone leden worden op dit moment niet anders behandeld als normale leden. Kunnen mensen die geen biologie studeren nog wel lid worden? Statutair niet, maar vind jij dat dit mag? Ik vind dat het bestuur dan moet beslissen of iemand buitengewoon lid kan worden. Zou je mensen aannemen die elders studeren? Ja, als ze connecties hebben met de LBC. Bij de quo vadis hebben buitengewone leden niet evenveel recht als gewone leden. Zij staan dan op een aparte lijst. Dit jaar niet. Dat Pieter nu een buitengewoon lid is, is een slecht voorbeeld, maar op het moment dat iemands huisgenoot lid wordt bij de LBC, moeten we die dezelfde rechten toekennen als normale leden? Hebben die dan net zo veel recht om mee te gaan op quo vadis als biologiestudenten, dus de reguliere leden? Ik zou eerder buitengewone leden definiëren als mensen die niet in Leiden biologie studeren. Waarom zou je dan lid worden als je hier geen biologie studeert? Het gaat om mensen die andere mensen hier kennen, zoals Sanne en haar vriendje Jop. Maar met studiegerelateerde activiteiten wil je natuurlijk leden hebben die daadwerkelijk betrokken zijn bij de studie. Voor alumni zou je dan ook een ander lidmaatschap kunnen aanstellen. Daar heb je meer aan dan een random iemand die gewoon goedkoop naar een feestje wilt. Dan heb je een gewoon lid, een buitengewoon lid en een oud-gewoonlid dat op dat moment een gewoon lid is. Daar zou dus een derde vorm voor gemaakt worden. Of je laat ze gewoon als leden als zij van studie veranderen. Maar als een random iemand van bedrijfskunde bij de LBC komt, wil je die dan dezelfde rechten geven als iemand die biologie studeert?
Jackolien Ha-Lan Lars Marissa Koen Marissa Lars Pieter Cathelijn Marissa
Pieter Marissa
Bas Marissa Pieter Marissa Lars Ha-Lan Jackolien Lars Bas Marissa
Ha-Lan Jaap Marissa
Daar heb je wel een punt. Hoe vaak komt dat nou voor? Je kan toch zeggen dat het bestuur dat bepaalt. Nee, nee, je moet het bestuur niet zo veel macht geven. Maar niet iedereen kan zich zomaar inschrijven bij de LBC, natuurlijk. Kan je niet iemands lidmaatschap, als hij na twee jaar geen activiteiten heeft bezocht, op non-actief zetten? Het is een goed idee, maar heel lastig te peilen. Ik zou niet nog meer leden aanmaken dan dat je nu hebt. Ik zou het gewoon als ‘lid’ houden. Je hebt dan lid, buitengewoon lid en mensen die Biologie hebben gestudeerd, dus de alumni. Dat vind ik wel duidelijk. Dan hebben we nog wat andere lidmaatschappen. Ereleden zijn dan anders. Ze hebben dezelfde rechten als gewone leden, maar ze betalen geen contributie en moeten meer betalen voor de quo vadis. En ze betalen meer voor quo vadis. Niet meer, want dat bedrag krijgen ze terug van het IBL. Verder hebben we ook nog reünisten en alumni. Alumni zijn mensen die wel biologie gestudeerd hebben en die dat afgerond hebben. Als je de studie hebt afgerond, word je automatisch alumni. Ook hebben we donateurs. Maar als je een master doet en klaar bent met je bachelor, wat ben je dan? Je blijft tot die tijd gewoon LBC lid, tenzij jij je uitschrijft. Dan wordt je opgenomen in het alumnibestand. Dus als jij je master hier doet, blijf je gewoon lid. Precies Hoe zit het met donateurs? Zij ontvangen de almanak en Het Kameleon als zij dat willen. Daarnaast kunnen ze ook uitnodigingen ontvangen voor de CoBo en FeBo. Ik zou alumni en donateurs niet dezelfde rechten geven. Als donateurs geld willen geven, dan doen ze dat toch omdat ze het zelf willen. Ik zou daar verder geen rechten aan toekennen. Wat zijn reünisten? Op het moment dat je contributie blijft betalen, dan ben je een reünist. Als je weggaat, dan ben je sowieso een alumnus als je afgestudeerd bent. Je bent reünist als je aangeeft betrokken wilt blijven. Je hebt de keuze of je uitnodigingen wilt ontvangen voor de CoBo, almanakborrel en weekmail. Dit krijg je alleen als je donateur bent, als je dat niet wil is het gewoon ‘kbai’. Daar ben ik het niet mee eens. Dat is, volgens mij, niet de definitie. We gaan bij het opstellen van de statuten wel de definitie opzoeken. Ik stel voor dat we dit voor nu afsluiten en naar de mededelingen van de commissies gaan.
10. Mededelingen commissies Almanak 2014-2015 Marissa De realisatie is goedgekeurd, dus dan kan de volledige commissie gedechargeerd worden. Heeft iemand er bezwaar tegen als ik hen dechargeer? Nee? Dan zijn bij de volgende hamerslag en per acclamatie Lisa Tonino, Sybren Hilgen, Geerke Tuinenga gedecharcheerd uit de almanakcommissie van 2014-2015. *BLOP* Heel erg bedankt voor jullie inzet! Willen jullie nog iets zeggen? Sybren Ik ben heel trots op al mijn medeleden en op de twee commissiegenoten, die hier niet zijn. Als ik de nieuwe commissie zie, dan word ik wel een beetje bang, want ze mogen ons natuurlijk niet overtreffen. Ze hebben in ieder geval minder geld.
Almanak 2016 Marissa De almanakcommissie van 2016 is inmiddels geformeerd. Deze commissie bestaat nu uit Lars van der Burg, Dion Zandstra, Marieke Severijns, Sanne van Gammeren, Janna Horjus, Kim Renkens. Binnen de commissie zal Lars de functie van praeses gaan vervullen. Dion wordt ab-actis en Marieke zal de taak van quaestor op zich nemen. Heeft iemand er bezwaar tegen als ik hen nu installeer? Nee? Dan zijn bij de volgende hamerslag en per acclamatie Lars van der Burg, Dion Zandstra, Marieke Severijns, Sanne van Gammeren, Janna Horjus, Kim Renkens geïnstalleerd in de Almanak commissie van 2016. *BLOP* CompuCie Marissa Zijn er mededelingen vanuit de CompuCie? Sven Geen mededelingen. Dies 2015 Marissa Zijn er mededelingen vanuit de diescommissie van 2015? Sven Er wordt gewerkt aan het secretarieel eindverslag. Dies 2016 Marissa Zijn er mededelingen vanuit de diescommissie van 2016? Charlotte We gaan 3 tot 5 juni naar Zeeland. Marissa Leuk! Eerstejaarscommissie Marissa Zijn er mededelingen vanuit de eerstejaarscommissie? Sven Er komt in juni nog een activiteit. Ze gaan misschien iets met archery tag doen. Dat is paintballen met boog en pijl. Als dat te duur wordt, gaan we een rondvaart regelen. InterCom Marissa Zijn er mededelingen vanuit de InterCom? Sven Niks. Het Kameleon Marissa Zijn er mededelingen vanuit Het Kameleon? Sven De nieuwe Kameleon is uit. Ze liggen op het hok en overal verspreid. Leidse Biologen Weekend Marissa Zijn er mededelingen vanuit de Leidse Biologen Weekend commissie? Sven Het LBW wil jullie allemaal bedanken voor het LBW en voor het invullen van de inschrijvingsformulieren. Ordecommissie Marissa Zijn er mededelingen vanuit de Ordecommissie? Pieter Het gaat heel goed. We zijn niet heel actief, want het duurt nog een half jaar. We willen misschien nog schenkdames in de commissie. Party&Co Marissa Jackolien Ha-Lan Jackolien
Zijn er mededelingen vanuit Party&Co? Morgen is de bekendmakingsborrel! Je kan je nog opgeven tot… Nu. Inderdaad, tot 20.00 uur.
Pixel Marissa Sven Lars Sven
Zijn er mededelingen vanuit Pixel? Er is een fotowedstrijd aan de gang. Wat is de deadline? Stuur je foto’s op en je maakt kans op een mooie print van je foto vóór vrijdag. En er zal binnenkort een wissel van praeses plaatsvinden.
Platenbazen Marissa Zijn er mededelingen vanuit de Platenbazen? Sven We draaien lekker. Ik zit er niet bij. Quo Vadis 2016 Marissa Zijn er mededelingen vanuit de Quo Vadis? Sven Die zijn druk aan het voorbereiden, want de quo vadis komt er alweer aan. Sacculina Marissa Zijn er mededelingen vanuit Sacculina? Charlotte We gaan eind juni naar Koppert. Bas Vanaf september word ik quaestor van Sacculina. SympoCie Marissa Zijn er mededelingen vanuit de SympoCie? Sven Op 7 juni is er een onderzoekssymposium. Er komen mensen praten die in Bionieuws hebben gestaan. Iedereen is welkom. Het is op 7 juni. Zet ‘m in je agenda. Tapcommissie Marissa Zijn er mededelingen vanuit de TapCo? Pieter We hadden afgelopen week een tapbeurt. Door gebrekkige communicatie waren er minder tappers dan gewoonlijk, maar dat is goed gekomen. Lars Ik vond het goed gaan. Pieter De volgende tapbeurt is op 9 juni. Dan proberen we ons iets beter voor te bereiden. Ik heb Dave gecontacteerd hiervoor. Jaap Dankjewel voor jullie flexibiliteit, TapCo. 11. Mededelingen organen Kascontrolecommissie Marissa Dan gaan we over naar de mededelingen vanuit de organen, te beginnen met KasCo, maar ik zie dat er niemand hiervan aanwezig is. Raad van Advies Marissa Zijn er mededelingen vanuit de Raad van Advies? Pieter We zijn bezig met de individuele gesprekjes. Alleen Ha-Lan moet nog. We zijn nog steeds tevreden met jullie, dus dat is wel fijn. 12. Mededelingen disputen Agrodolce Marissa Zijn er mededelingen vanuit Agrodolce? Jackolien Ze zijn heel lekker aan het eten bij Sanne thuis.
Een Kleintje Pils Marissa Zijn er mededelingen vanuit Een Kleintje Pils? Pieter EKP zit nu heerlijk in het park bier te drinken. 13. W.V.T.T.K. Marissa
Er is, volgens mij, niks ter tafel gekomen.
14. Rondvraag Jackolien Marissa Pieter Sybren Freek Bas Lars Koen Jordy Cathelijn Sven Jaap Cathelijn Ha-Lan Jaap Marissa
Waarom zit er een gat in het doek en waarom is dit nog niet gefixt? Er is ooit wat misgegaan met kaarsjes op een ALV. Waarom het gat nog niet is gefixt, weten we niet. Nee. Nee. Nee. Nee. Nee. Nee. Zijn we nou zo goed bezig? Ja, ik vind het ook verdacht. Nee. Nee. Nee. Nee. Marissa, heb jij nog een vraag? Nee.
15. Sluiting Marissa
Dan sluiten we de ALV om 19.56 uur. *BLOB*
Bijlage I: lijst van commissies, organen en disputen Commissies Almanak 2014-2015
Quo Vadis 2016
Lisa Tonino (P), Sybren Hilgen (A), Geerke Tuinenga (Q)
Cynthia Meijs (P), Bernice Dekker (A), Pip van Aalst (Q), Rosalijn van Ekkelenkamp, Wies Vallentgoed
Almanak 2016 Lars van der Burg (P), Dion Zandstra (A), Marieke Severijns (Q), Sanne van Gammeren, Janna Horjus, Kim Renkens
CompuCie
Sacculina Annabelle de Vries (P), Lisa Smit (A), Fleur van Eeden (Q), Bas van Klaveren, Cynthia Meijs, Charlotte Nederpel, Gabriël Olthof, Niels van der Windt
Marieke Severijns, Mark van der Sman, Dion Zandstra
SympoCie
Dies 2015 Sanne van Gammeren (P)
Amy de Waal (P), Elisa van der Sar (A), Ricardo Michaels (Q), Tim Rietbergen, Anna Roseboom, Rianne van Stappen,
Dies 2016
Tapcommissie (Mpura rei)
Bernice Dekker (P), Charlotte Nederpel (A), Bas van Klaveren (Q), Sybren Hilgen, Freek van ’t Hoen, Koen Rurenga
Dave Lanfermeijer (P), Pieter Vroon (A), Niels van der Windt (Q), Linda Cappetti (B), Janna Horjus (B), Cynthia Meijs (B), Jackolien Nieuwhuis (B), Rogier von Asmuth, Lars van der Burg, Gertjan de Jonge, Lars Loopers, Marieke Severijns, Rianne van Stappen, Jaap Tromp, Wies Vallentgoed, Hester van Willigenburg, Anne Wolma
Eerstejaarscommissie Anna Roseboom (P), Renate Roeterink (A), Randy Ramli (Q), Koen Hokke, Jolanda Nieuwland, Sven Ungerer, Sabine Werndlij
Organen
InterCom
Kascontrole commissie
Vincent de Bakker, Frans Rodenburg
Rogier von Asmuth, Wies Vallentgoed, Bryan van Woensel
Het Kameleon Sanne Grevink (HR), Ester van Leeuwen (A), Denzel Ignacia (ER), Judith Tijm (ER), Romilda van Buringen, Anna Heerdink, Anne Wolma
Leidse Biologen Weekend Roel Wouters (P), Judith Verhaar (A), Denny van den Ende (Q), Linda Capetti, Sven Manse, Amy Montanje, Dion Zandstra
Orde Commissie Rogier von Asmuth (P), Pieter Vroon (A), Tom van der Hulst, Gertjan de Jonge, Dave Lanfermeijer, Coen de Vos
Party&Co Jackolien Nieuwhuis (P), Thom Dekker (A), Tijs Tonkens (Q), Pip van Aalst, Sanne Grevink, Erawan van der Veere, Iskander Westerkamp
Pixel Kevin Haasnoot (P), Lisa Tonino (Q), Thomas Disseldorp, Janna Horjus, Aranka Kolmas, Erawan van der Veere, Judith Verhaar, Dion Zandstra
Platenbazen Tom van Splunter (P), Noortje Dannenberg, Sam van der Geest, Dino Karic, Liselotte Rambonnet, Bas van der Spek, Rien Strootman, Iskander Westerkamp, Hester van Willigenburg
Raad van Advies Iris Sipman, Pieter Vroon (contactpersoon), Wies Vallentgoed, Hester van Willigenburg, Margriet Hokken, Geerke Tuinenga (contactpersoon), Lars Loopers, Rogier von Asmuth, Cynthia Meijs, Lars van der Burg, Janna Horjus, Kim Renkens, Dexter Wessel, Koen Hokke, Linda Cappetti, Marieke Severijns (contactpersoon)
Disputen Agrodolce Sanne van Gammeren (C), Robyn Koster (S), Cynthia Meijs (T), Bernice Dekker (M), Vicky Beckers, Jessica van Bokkum, Jackolien Nieuwhuis, Kim Renkens, Marieke Severijns, Geerke Tuinenga, Wies Vallentgoed, Amy de Waal, Hester van Willigenburg
Een Kleintje Pils Gertjan de Jonge (P), Bob Schepers (A), Jesper Tijhuis (Q), Dave Lanfermeijer (Z), Pieter Vroon (G), Rogier von Asmuth, Vincent de Bakker, Jesse van den Berg, Milan van Can, Flemming Diepeveen, Tom van der Hulst, Pieter Jansen, Lars Loopers, Kay van Os, Tim Reijman, Bas Schenkeveld, Rien Strootman, Lars Verbakel, Sven Ungerer
Bijlage II: uitleg bij halfjaarlijkse balans Charites 1.
Halfjaarlijkse balans Deze halfjaarlijkse balans is opgemaakt op de helft van het boekjaar van Charites, namelijk 1 april 2016. Op de balans staat wat de vereniging op die dag heeft aan geld en zaken van waarde. Het verandert per dag. 1.1. Activa: dit zijn posten waar financiële waarden inzitten voor de vereniging, dit zijn bijvoorbeeld de voorraad en de merchandise, de kas en de bankrekeningen. Het is geld wat je krijgt/uit kan geven. De activa wordt gevormd door de bezittingen. 1.1.1. Vaste activa: dit is de waarde die de vereniging bezit aan producten, dus de inventaris en de merchandise. De inventaris bestaat uit de DJ-set en de website, aangezien dit grote uitgaven zijn die worden verdeeld over verschillende bestuursjaren. De afschrijvingen worden hiervan af getrokken. De merchandise bestaat op dit moment uit truien, t-shirts, dassen, paraplu’s en patches. Zodra er iets uit de merchandise verkocht wordt, wordt deze post minder. De waarde van de verkochte merchandise gaat dan van deze post af. De waarde van de inventaris was op 1 april €1546,71 en van de merchandise is het €1313,44. 1.1.2. Vlottende activa: dit zijn dingen die sneller verkocht worden dan bijvoorbeeld merchandise, zoals drank. 1.1.2.1. Voorraad: de voorraad bestaat uit sterkedrank, bier en frisdrank. Dit is op 1 april gewaardeerd op €507,24. 1.1.2.2. Debiteuren: debiteuren zijn mensen of instanties waar wij nog geld van krijgen en nog een factuur open hebben staan. Dit zijn dus facturen die wel verstuurd zijn, maar waar we nog geen geld vanbinnen hadden. Een gedeelte van de contributie van vorig jaar hebben we nog niet binnen, dit is €236,-. We gaan proberen om dit alsnog binnen te krijgen. Voor het huidige boekjaar moeten we nog €986,50 binnenkrijgen aan contributie. Voor de acquisitie hebben we €442,- binnengekregen, vandaar dat het bedrag negatief is, alleen op 1 april was er geen factuur voor aangemaakt en was het dus nog niet gekoppeld in het boekhoudprogramma. 1.1.3. Liquide middelen: dit is fysiek geld wat we hebben in munten en briefjes. De kas bevatte aan het einde van het jaar €610,15 euro, de bestuursrekening €7590,81(hier wordt alles van betaald), de zakelijke spaarrekening bevatte €11583,85 (voor noodgevallen) en de bonusspaarrekening die we hebben voor het lustrum bevat €1190,43. De kruisposten worden gebruikt om onderling makkelijk met geld te kunnen schuiven bijvoorbeeld bij VerO activiteiten etc. Het is geld wat nog niet op een specifieke post/grootboekrekening staat. Op 1 april bevatte de kruisposten en de tussenrekeningen €94,88. Dit is onder andere geld wat nog moet worden overgemaakt naar CDL voor de Open Mic Night (-€28,-), -€88,- voor de pubquiz van de EJC die nog moet worden uitgezocht qua pizza waar geen bonnetje voor
was, en nog wat andere dingen die uitgezocht moeten worden zoals de tussenrekening overige €191,38 ( komt waarschijnlijk doordat het aan het begin al €166,38 debet stond) en kruispost borg wisselkassen €19,50 ( verschil in kas uit en kas in bij het lasergamen). 1.1.4. Totale activa: de activa is in totaal €25218,01. 1.2. Passiva: de passiva geeft aan waarmee de activa gefinancierd kan worden. Geld wat is geïnvesteerd. Dit geld kan je activeren door het opnemen ervan (reserves) of het betalen/uitgeven (vreemd vermogen/voorzieningen). Hierin staat waar het vermogen vandaan komt, hoe de onderneming gefinancierd kan worden. 1.2.1. Eigen vermogen: het eigen vermogen is het geld dat wij als vereniging onder eigen beheer hebben. Dit is verdeeld in specifieke reserveringen, een algemene reserve en wat er over is. 1.2.1.1. Algemene reserve: dit is algemeen geld van de LBC, maar wat niet gereserveerd is. Het is dus geld wat gespaard is zonder specifieke reservepost. Het is dus het spaargeld. Dit bedrag proberen we de komende jaren richting de 25000 te krijgen, aangezien dit het bedrag is waarmee de vereniging nog een jaar kan doordraaien zonder inkomsten. 1.2.1.2. Specifieke reserveringen: dit zijn posten met een bepaald doel en ze mogen daar ook alleen voor worden gebruikt. Dit zijn alle reserveringen die ik vanuit het vorige boekjaar heb opgenomen. Het 19e lustrum is 750 euro, het 20e lustrum is 930 euro. Deze reserveringen staan hier nog omdat ik deze niet heb opgenomen, aangezien dit niet in het huidige boekjaar gebruikt gaat worden. Voor de Almanak van 2014-2015 is €4000 opgenomen, oorspronkelijk zat er €4539,13 in deze post, dus er is nog €539,13 over. 1.2.1.3. Onverdeeld resultaat boekjaar: deze is €187,38. Dit betekent dat er dus €187,38 meer inkomsten is. 1.2.2. Vreemd vermogen: dit is het geld dat we beheren voor andere partijen, dit geld zijn onze schulden voor de crediteurs. Deze rekeningen moeten nog betaald worden dus. Dit is €6720,07. Dit bestaat onder andere uit hostels waar nog een tweede betaling voor gedaan moet worden, de tweede betaling voor de locatie voor het EJW en een aantal betalingen die nog niet gekoppeld waren. 1.2.3. Overige passiva: 1.2.3.1. Voorzieningen: speciale reserves om geld op te vangen waarvan je denkt dat je het nog moet betalen of niet meer binnenkrijgt. Bijvoorbeeld mensen die niet hun contributie betalen. Dit bestaat uit de voorziening dubieuze debiteuren. Dit zijn facturen die eruit gestuurd zijn, maar waar je het geld nooit van binnenkrijgt. Het is begroot op 10% van de contributie inkomsten. Er is dus van tevoren rekening gehouden met leden die niet gaan betalen. Deze post bevat op dit moment €865,50. Van deze voorziening hebben we al gebruik gemaakt aangezien een aantal mensen onterecht contributie hebben betaald (ongeveer 11 mensen).
2.
3.
Halfjaarlijkse balans in: dit zijn alle posten die positief horen te eindigen. Deze bestaat uit contributie, acquisitie, verkoop en overige inkomsten. Samen met de uitkomsten vormt dit de winst en verlies. 2.1. Contributie: er was verwacht om €10110 aan contributie binnen te halen. Dit bedrag is bijna gehaald (€10068,50) en er zijn nog best wat mensen die moeten betalen. 2.2. Acquisitie: dit is begroot op €5500, en er is nu €566,21 binnengehaald. 2.3. Verkoop: dit is wat wij aan producten hopen te verkopen 2.3.1. Drankverkoop: hieronder vallen de losse drankverkoop en ook de drankkaarten. Wij hebben begroot op €3000,- en tot nu toe hebben we €436,85 aan drank verkocht. Hier moeten we dus wat aan doen. 2.3.2. Losse verkoop: hieronder valt snoep, maar dag mag niet meer, dus dit is 0. Hij staat nog op deze begroting omdat het wel in Fenrirs jaar mocht, en anders klopte die eindafrekening niet. 2.3.3. Merchandise: dit is de omzet van de merchandise. Dit is begroot op €800,- We hebben nu €167,50 verkocht aan merchandise. 2.4. Overige inkomsten: dit is een combinatie van de reserveringen die zijn gedaan door Nerthus en de donateurs. 2.4.1. Opname reseveringen: dit zijn reserveringen die in mijn jaar worden uitgegeven en deze hebben we dus ook opgenomen, dus de Almanak 2014-2015 van €4000, de DIES 2015 van €1000, de statutenwijziging van €500, de pedelstaf van €500 en het vaandel/schild van €650. 2.4.2. Donateurs: dit is begroot op €50,-. Hier hebben we nu €10,- van binnen. 2.5. Totaal inkomsten: het totaal aan inkomsten is €17639,71. Het onverdeeld resultaat is €187,38 uitleggen waarom dit zo is. Halfjaarlijkse balans uit: uitgaven. Als hier een negatief bedrag staat dan betekent dat dat er winst is gemaakt. 3.1. Verenigingskosten: het totaal van de verenigingskosten zijn €15383,58. 3.1.1. Verenigingsactiviteiten: deze bestaat uit inkoop, borrel en feesten en activiteiten. 3.1.1.1. Inkoop: dit is begroot op €2000,-, we hebben nu voor €124,36 aan drank ingekocht. 3.1.1.2. Borrels en feesten: LBC borrels is begroot op €400, hier hebben we nu €58,22 aan uitgegeven. Voor de après stress is €100,- begroot, hier hebben we op 1 april €7,02 aan uitgegeven. De feesten worden gegeven voor Party&Co, dus daarom is hier niks op begroot en is er ook niks aan uitgegeven. Ook worden alle feesten nu georganiseerd door Party&Co. De kosten die hier alleen staan zijn de kosten van het Wisselfeest, aangezien dat vooral door het vorige bestuur is georganiseerd en Party&Co daar vooral bij heeft geholpen en het niet heeft georganiseerd. Hier hoort dus bij de versiering en het gratis fust. Ook de inkomsten van dit feest zijn dus voor het bestuur. Hier is €52,14 euro mee binnengehaald. 3.1.1.3. Activiteiten: dit zijn voornamelijk activiteiten die niet door commissies worden georganiseerd.
3.1.1.3.1.
3.1.1.3.2.
3.1.1.3.3.
3.1.1.3.4.
3.1.1.3.5.
3.1.2.
Zoals de eerstejaarsperiode. We willen hier wat meer mee doen en ook het mentorraat op zetten die hier ook onder valt. Ook valt het EJW hier onder. Deze hebben we begroot op €3550. Hier is nu €2472,50 aan uitgegeven, dit is de aanbetaling voor de locatie. Dit bedrag is dus vrij hoog, maar er komen nog veel inkomsten bij van mensen die betalen voor het EJW/activiteiten. De verenigingsactiviteiten zijn activiteiten georganiseerd door het bestuur, maar hieruit kunnen ook sommige commissies hun activiteiten organiseren, zoals Pixel, Intercom en de Tapco. Dit is begroot op €550, en hier is nu €235,81 aan uitgegeven. Dit zijn onder andere het pooltoernooi, lasergamen, eindborrel van Nerthus, mannen-vrouwenavond, schaatsen, bierbrouwerij bezoek, paaseieren actie, de LBC/Terra pubquiz en het paasontbijtdiner. De VerO activiteiten leveren eigenlijk altijd inkomsten op, dus dit is niet begroot. Hier hebben wij eigenlijk nooit kosten aan, ook aangezien de raad van quaestores naar de begrotingen kijken en er is dus eigenlijk niks mis kan gaan. Hier hebben we nu €9,70 van binnengekregen. Van het facultair feest hebben we €5,70 binnengekregen en van het open podium €4. Voor de grote activiteit is nog niks uitgegeven, we zijn wel veel aan het brainstormen met UBV en de activiteit gaat waarschijnlijk in maart plaatsvinden. Misschien dat we hier nog iets groots van gaan organiseren in ons boekjaar. Overige is niets voor begroot. Deze staat er eigenlijk alleen op omdat hier nog wel kosten zijn vanuit het jaar van Fenrir. Deze kosten staan nu allemaal onder andere kopjes.
Commissies 3.1.2.1. Diescommissie 2015: deze commissie heeft uiteindelijk €427,18 uitgegeven. Deze realisatie is vorige ALV gepresenteerd. 3.1.2.2. Quo vadiscommissie 2016: de QV had op 1 april €6021,02 uitgegeven. Dit is een hoog bedrag, maar dat komt omdat ze nog veel inkomsten van deelnemers binnen moesten krijgen. Dit zijn voornamelijk de aanbetalingen van de hostels die gedaan zijn. 3.1.2.3. Almanakcommissie 2014-2015: de almanak heeft €3386,70 uitgegeven aan de Almanak op 1 april. Hier is net de eindafrekening van geweest. 3.1.2.4. EJC en ouderdag: de eerstejaarscommissie heeft winst gemaakt op de ouderdag, namelijk €92,53. 3.1.2.5. Het Kameleon: op 1 april was er nog niks uitgegeven aan het Kameleon. 3.1.2.6. LBW commissie: ook het LBW zit over de begroting heen op 1 april, maar hier geldt hetzelfde voor als voor de QV, ze moesten op dat moment nog de betalingen binnenkrijgen voor het weekend, maar de aanbetaling was wel al gedaan.
3.1.2.7.
Feestcommissie: Party&Co heeft op 1 april €462,08 opgehaald met hun feesten en dit kunnen ze dan gebruiken voor het Lentefeest. Dit waren het Halloweenfeest, togafeest, Party with no Theme en de paasactie. 3.1.2.8. Sacculina: die hebben €465,24 uitgegeven aan activiteiten. Dit is voor het Ameland weekend, Micropia, het dissectiepracticum en het biersymposium. 3.1.2.9. Symposiumcommissie: deze commissie heeft nu €156,78 uitgegeven. Dit was voor de beroepenavond, Jan Joost ter Pelkwijk symposium en het Crime Scene Symposium. 3.1.2.10. Overige commissies: deze post bestaat niet meer, want hier valt de Tapco, Pixel, ordecommissie en … onder en die organiseren activiteiten vanuit het potje verenigingsactiviteiten. 3.1.3. Bestuurskosten: 3.1.3.1. Bestuurskosten: dit is begroot op €150,-. Op 1 april was er versiering voor het hok van betaald en parkeerkosten voor de ALV. Dit was samen €8,54. 3.1.3.2. Pakvergoeding: hier is nog niks aan uitgegeven. 3.1.3.3. Representatie: in deze post zitten bedankjes voor mensen en naambadges voor ons. Maar ook reiskosten voor Linda en reiskosten voor Ha-Lan. Dit is samen €133,36. 3.1.3.4. Constutieborrel: hier is nu €107,73 aan uitgegeven, dit is alleen de drank voor de shotjes en de betaling van de barkosten. De echte factuur is er nog niet, want die was nog niet kloppend. 3.1.4. Diversen: dit zijn kosten die specifiek zijn voor dit jaar, dus waar niet elk jaar op begroot wordt. 3.1.4.1. Commissiebedankjes: de commissiebedankdag is nog niet geweest, dus hier is nog niks aan uitgegeven. 3.1.4.2. Commissiekleding: het bedrag wat hier staat is het bedrag wat we hebben voorgeschoten voor de QV. Dit betalen ze nog terug. 3.1.4.3. Huur externe locaties: dit bestaat uit het huren van de locatie voor de Dies en voor het huren van de Pelibar voor de wisselALV. 3.1.4.4. Statutenwijziging: hier is nog niks aan uitgegeven. 3.1.4.5. Kosten ALV: dit zijn vier rondjes drankjes voor tijdens de ALV. 3.1.4.6. Nagekomen rekeningen: dit zijn rekeningen vanuit het boekjaar van Nerthus, maar ook de inkomsten. Zoals bijvoorbeeld kaartjes voor het eindfeest wat te laat betaald is, betalingen van het EJW die te laat binnenkwamen. Ook is er €150 overgemaakt voor het optreden van het Lentefeest, er was een rekening dubbel betaald waar we het geld voor terug hebben gekregen en de betaling voor de posstukken vanuit het jaar van Nerthus hoort hier ook bij. Samen komt dit uit op een bedrag van €-136,24. 3.1.4.7. Overige verenigingskosten: hieronder vallen de kosten voor het repareren van de pedelstaf, de fotoachtergrond en de jaarlijkse bijdrage aan het Stop. Dit is samen €126,32. 3.1.4.8. Pedelstaf: voor de pedelstaf hebben we nog niks uitgegeven.
3.1.4.9.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Vaandel/schild: aan het vaandel en schild is er €725,96 uitgegeven. Dit zijn onder andere het ontwerpen van het logo en het maken van het Vaandel. Kantoorkosten: dit zijn de kosten voor het hok en de ledenadministratie 3.2.1. Drukkosten: dit zijn de drukkosten voor onze witboeken en de drukkosten voor de Cobo kaartjes. Dit is samen €261,39. 3.2.2. Kantoorartikelen: hier is tot nu toe €83,51 aan uitgegeven wat vooral bestaat uit nieuwe mappen voor de financiële administratie. 3.2.3. Portokosten: de kosten voor het verzenden van de cobokaartjes, dit is €352,51. 3.2.4. Websitekosten: de kosten voor de website. Dit is nu €56,47. 3.2.5. Overige kantoorkosten: hier is ook niks voor begroot en ook niks aan uitgegeven. Deze staat er eigenlijk alleen op omdat in Nerthus’ jaar hier iets aan uitgegeven is. Financiele kosten: 3.3.1. Administratiekosten: de kosten voor Exact, wat rond de 72 euro per maand is. Hier is nu €435,44 aan uitgegeven. 3.3.2. Bankkosten: betalen voor de rekeningen, de passen en het betalingsverkeer zoals incasso’s. Hier is €184,03 aan uitgegeven. Dit zijn de bankkosten voor twee kwartalen en de kaartbijdrage van de creditcard. 3.3.3. Verzekeringen: de verzekering is helemaal betaald voor dit jaar en was €524,03. 3.3.4. Afschrijvingen: dit zijn bijvoorbeeld de website en de DJ set. Hier is op 1 april €181,98 aan uitgegeven. 3.3.5. Buitengewone baten/lasten: hieronder horen toevallige donaties (dus niet de jaarlijkse donaties), kasverschillen en kortingen. Dit zijn kasverschillen en die waren positief, namelijk €104,51. Er moest op een gegeven moment een grote correctie worden gedaan omdat er dingen niet klopten. 3.3.6. Overige financiële kosten: voor dingen die niet onder een van de andere kopjes passen. Hier is niks aan uitgegeven. Reserves: dit mag pas gedaan worden aan het einde van het jaar. Hierbij gaan we ervan uit dat er genoeg aan het einde van het jaar overblijft om reserveringen te maken. Vandaar dat dit allemaal nog op 0 begroot is. Je moet eerst het eigen boekjaar goed afsluiten voordat er reserveringen mogen worden gedaan. Voor sommige dingen maakt het niet zo veel uit wanneer de reserveringen worden gedaan. Als we dit jaar niet de DIES reserveren, dan doet het volgende bestuur dat, maar die gaat niet twee keer de DIES betalen, dus die zijn daarin niet benadeeld. Voorzieningen: 3.5.1. Voorziening dubieuze debiteuren: 3.5.2. Onvoorzien: die staat niet op de halfjaarlijkse balans.
Bijlage III: presentielijst
