PEMBUATAN DASHBOARD UNTUK MEMONITOR KINERJA MITRA KERJA PENGADAAN GABAH DAN BERAS DITINJAU DARI PERFORMA PENGIRIMAN BARANG, STUDI KASUS: PERUM BULOG SUB DIVRE XIII PONOROGO
Disusun oleh: Indri Yohana Risnawati
5208100033
Dosen pembimbing : Rully A Hendrawan, S.Kom, M.Eng
Latar Belakang • Terdapat 40 Mitra kerja pada Perum BULOG Sub Divre XIII Ponorogo • Mitra Kerja sangat berperan untuk memenuhi persediaan gabah dan beras • Maka sangat penting untuk Memonitor dan Mengevaluasi Kinerja Mitra kerja.
Rumusan Masalah • Bagaimana mengevaluasi kinerja mitra kerja Sub Divre XIII Ponorogo dengan melihat performa pengiriman barang secara cepat dan tepat sehingga dapat mengambil keputusan keberlanjutan kerja sama. • Bagaimana memonitor performa pengiriman barang Mitra Kerja Sub Divre XIII Ponorogo.
Tujuan • Memonitor dan mengevaluasi kinerja Mitra Kerja dari aspek performa pengiriman barang pengadaan Beras dan Gabah pada wilayah Ponorogo, Pacitan dan Magetan.
Batasan Masalah • Data yang digunakan hanya data Mitra Kerja pada pengadaan Beras dan Gabah wilayah Ponorogo, Pacitan, dan Magetan pada tahun tertentu dan hasil wawancara pihak perusahaan yaitu Sub Divre XIII Ponorogo. • Data yang digunakan adalah data realisasi pengiriman oleh mitra kerja pada pengadaan gabah dan beras Sub Divre XIII Ponorogo. • Pengukuran kinerja mitra kerja berdasarkan performa pengriman barang yang meliputi kuantitas dan keterlambatan
Manfaat • Membantu Sub Divre XIII untuk memonitor performa pengiriman barang Mitra Kerja pengadaan Gabah dan Beras. • Dapat menjadi salah satu solusi Sub Divre XIII atau perusahaan untuk melakukan evaluasi performa pengiriman barang terhadap mitra kerja atau supplier
Studi Literatur • Supplier performance Managemen Thanaraksakul & Phruksaphanrat, 2009, dalam mengukur kinerja Supplier berdasarkan performa pengiriman barang, perusahaan dapat melihat pada 5 ukuran yaitu:
– Conformance receipts – Consistent delivery – Delivery speed – On time delivery – Quantity compliance
Proses Bisnis Pengadaan • Hasil wawancara
Gambar 4. 1 Alur Proses Bisnis Pengadaan Gabah dan Beras
Key Performance Indikator Objective 1. Mengevaluasi Pemenuhan Target kuantitas BULOG
-
2. Mengevaluasi kinerja mitra kerja barang. a. Mengevalusi pemenuhan penerimaan
b. Mengevaluasi pemenuhan kuantitas pengiriman barang c. Mengevaluasi pemenuhan due date pengiriman barang(on time delivery) d. Mengevaluasi konsistensi pengiriman barang tiap mitra kerja e. Kecepatan pengiriman barang per mitra kerja
-
-
KPI realisasi
Measurement pemenuhan - Prosentase
Prosentase kuantitas Prosentase kontrak kuantitas mitra kerja Jumlah kuantitas tidak terpenuhi seluruh mitra
Jumlah target kuantitas kontrak Jumlah realisasi pengiriman kuantitas kontrak Jumlah kuantitas tidak terpenuhi mitra kerja Selisih hari pengiriman Rata-rata keterlambatan Tren dari jumlah pemenuhan kuantitas barang Jumlah hari keterlambatan Jumlah rata-rata keterlambatan Rata-rata jumlah hari keterlambatan semua mitra kerja
Prosentase Kilogram
-
Kilogram Kilogram
-
Kilogram
-
Hari Hari
-
Hari Hari Hari
Halaman Pertama
Halaman Kedua
Halaman Ketiga
Kesimpulan •
• • • • •
Berdasarkan hasil uji validasi berupa checklist pada pengguna, dashboard yang dibangun sudah dapat menampilkan monitoring dan evaluasi bagi mitra kerja yang dapat di dengan mudah dipahami. Setelah melakukan uji verifikasi, semua fungsi komponen pada dashboard sudah menampilkan data sesuai dengan data mentah. Update data yang dilakukan pada dashboard dengan jangka waktu bulanan sesuai dengan jangka waktu kontrak. Pembangunan dashboard dilakukan pada software microsoft excel, sehingga mempermudah pengguna mempelajari dashboard. Update data pada dashboard dilakukan dengan copy paste dan menggunkanan formula pada microsoft excel. Terdapat 3 Halaman Dashboard Kinerja mitra Kerja.
Kesimpulan (Cont’d) •
•
•
Halaman dashboard I memberikan overview data pemenuhan kuantitas pertahun dan bulan jenis pengadaan, sehingga dapat menunjukan data waktu, tempat dan mitra kerja terdapat kuantitas tidak terpenuhi. Halaman dashboard II memberikan analisa kinerja mitra kerja selama satu tahun, dengan tampilan data rata-rata hari keterlambatan pengiriman dan jumlah kuantitas yang tidak terpenuhi sehingga dapat membantu melihat kinerja mitra kerja selama satu tahun. Halaman dashboard III memberikan analisa kinerja tiap bulan mitra kerja dan dapat melihat tren pemenuhan mitra kerja serta perbandingan keterlambatan mitra dengan rata-rata keterlambatan seluruh mitra, sehingga dapat melihat perkembangan kinerja mitra kerja tiap bulannya dibandingkan dengan mitra kerja lain.
Saran • Dilakukan pengukuran kualitas barang yang dikirim dan harga barang agar dapat diperhitungkan dalam pengukuran kinerja mitra kerja.
Daftar Pustaka Alur Pengadaan Gabah dan Beras,
Alexander, M., & Walkenbach, J. (2010). Microsoft Excel Dashboards and Reports. Wiley Publishing .Inc. Rasmussen N, Chen CY, Bansal M. 2009. Business dashboards, a visual catalogue for design and deployment. Hoboke, New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Gordon,Sherry.2005. Seven Steps to Measure Supplier Performance. How to give a Quality Score to your Supplier . (n. d.) Retrived September 27, 2011, Few, S. (2006). Information Dashboard Design. Italy: Oreilly. Marr, B. 2010 How to design Key Performance Indicators, Management Case Study, The Advanced Performance Institute . Queensland Government. (2000). Managing and Monitoring Suppliers' Performance. 12. Thanaraksakul, W., & Phruksaphanrat, B. (2009). Supplier Evaluation Framework Based on Balanced Scorecard with Integrated Corporate Social Responsibility Perspective. Proceedings of the International MultiConference of Engineers and Computer Scientists 2009 Vol II . Supplier Performance Management. (n. d.) Retrived September 27, 2011, Wicaksono,Yudhy.2009.Mengoptimalkan Grafik Interaktif Menggunakanan MS.Excel 2007. Jakarta: mediakita Alexander. Hengky. 2011. VBA Macro untuk Excel 2007/2010. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Key Performance Indikator,
