Project Het Gebaar Stand van zaken 21 november 2006 ‘Digitalisering en ontsluiting van microfilms met Indische bronnen’ Het Centraal Bureau voor Genealogie beschikt over microfilms van archiefbronnen die uit het voormalige Nederlands-Indië afkomstig zijn. Deze zijn nog niet voor de onderzoeker beschikbaar. De originelen van de gemicrofilmde bronnen bevinden zich in Jakarta en Colombo. De informatie die er in voorkomt is zowel belangrijk voor de velen die zich met familieonderzoek bezig houden, als ook breder voor geïnteresseerden in de geschiedenis en cultuur van NederlandsIndië. Het project behelst het digitaliseren en ontsluiten van de microfilms. Het digitaliseren heeft een aantal voordelen. Door beschikbaarstelling in gedigitaliseerde vorm kunnen de beelden direct aan de ontsluiting gekoppeld worden, wat snel en efficiënt zoeken in de bronnen mogelijk maakt. Moeilijk leesbare passages kunnen uitvergroot worden en delen die voor de onderzoeker van belang zijn, kunnen direct geprint worden. Door de digitale opslag kunnen meerdere onderzoekers tegelijkertijd met de bronnen werken. De toegangen op de digitale Indische bronnen zullen opgenomen worden in de catalogus van het Centraal Bureau voor Genealogie, die ook via het internet te raadplegen is. De bronnen zelf zijn op de computer te raadplegen in de studiezaal van het Centraal Bureau voor Genealogie. Het project omvat de digitalisering en ontsluiting van microfilms van de archieven van de weeskamers van Batavia (1629-1847) en Ambon (1718-1831), de zogenaamde collectie ‘familiepapieren’ (17e-20e eeuw) en het archief van de Wolvendaalkerk te Colombo (17e-19e eeuw). Het betreft 281 films, wat overeenkomt met ongeveer 850 meter plankruimte aan archiefmateriaal.
Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 1
I. Weeskamerarchieven van Ambon en Batavia Inhoud Een weeskamer hield toezicht op het beheer van het vermogen van minderjarige (half)wezen. Na het overlijden van een van de ouders werd toezicht gehouden op de afwikkeling van de boedel. Kinderen werden eventueel ondergebracht in een weeshuis. Bij het verlaten van het weeshuis - bij meerderjarigheid of na toestemming om te trouwen - werd het geld uitgekeerd dat de kinderen nog tegoed hadden. Hiervoor werd een nauwkeurige administratie bijgehouden en correspondentie gevoerd. De weeskamerarchieven geven een beeld van de sociale zorg, in het bijzonder die voor (half) wezen in Indië. Op basis van onderzoek in weeskamerarchieven kunnen in het kader van genealogisch onderzoek familierelaties gereconstrueerd worden; ze bevatten hiervoor informatie die elders niet te vinden is. Het weeskamerarchief van Ambon is ook belangrijk omdat alle andere retroakta van de burgerlijke stand, de doop- trouw- en begraafregisters, recentelijk volledig verloren zijn gegaan. De archieven bestrijken de periode van 1629-1847 (Batavia) en 1718-1831 (Ambon). Het weeskamerarchief Ambon (13 films) bevat: - afgaande brieven 1740-1747, 1759-1783, - grootboeken 1718-183-, - journalen 1717-1790, 1801-1807, 1817-1831, - afgaande Indische brieven 1718-1731, 1736-1756, 1772-1773, 1799-1819, - afgaande Patriasche brieven 1730-1731, 1745-1798. Het weeskamerarchief Batavia (75 films) bevat: - afgaande Patriasche brieven 1765, 1773-1777, 1780-1791, 1797-1808, - briefwisseling met Ambon 1764-1767, met Amsterdam 1738-1742, 1764-1767, met Arnhem 17381743, met Delft 1744-1780, met Dordrecht 1744-1773, met Enkhuizen 1683-1794, met 's-Gravenhage 1744-1794, met Haarlem 1798-1805, met Hoorn 1684-1784, met Leiden 1716-1784, met Middelburg 1738-1760, met Rotterdam 1693-1784, met Utrecht 1719-1805, met Veere 1782-1792, met Vlissingen 1720-1748, met Zutphen 1751-1772, met ? 1742-1772, - kassaboeken 1757-1771, 1777-1798, 1809-1829, 1845-1847, - kassarekeningen 1776-1780, 1835-1845, - memorieboeken van pupillen 1760-1789, - minuutresolutiën 1629-1660, 1662-1669, 1682-1698, 1700-1736, 1741-1818.
Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 2
Digitalisering en ontsluiting De filmbeelden zijn gescand, wat bij de weeskamer Ambon 9094 en bij de weeskamer Batavia 52822 gedigitaliseerde beelden heeft opgeleverd. De ontsluiting van de weeskamer Ambon is voltooid. Van dit archief is ook een klassieke papieren inventaris gemaakt, omdat het archief nogal door elkaar ligt en er allerlei stukken bij zitten die eigenlijk bij andere archieven horen. Met de inventaris is dat in kaart gebracht, zodat gebruikers makkelijker een overzicht van het hele archief krijgen.Van de weeskamer Batavia is nu ruim de helft van de beelden beschreven. Bij de beschrijving van de weeskamerarchieven worden de voorkomende persoonsnamen vooralsnog niet opgenomen, maar wel de aard van het archiefstuk met een korte omschrijving van de inhoud, de datering en de geografische plaatsbepaling.
II. Collectie 'familiepapieren' Deze omvangrijke collectie bestaat uit een grote verscheidenheid aan bronnen en is vermoedelijk bijeengebracht door de voormalige adjunct-landsarchivaris P.C. Bloys van Treslong Prins (1873-1940). De naam 'familiepapieren' voor deze collectie is enigszins misleidend. Het betreft namelijk ook onderdelen van de overheidsadministratie uit het voormalige Landsarchief te Batavia (18e-20e eeuw). Ze zijn ondergebracht in een ordeningssysteem dat loopt van A tot Z, elke letter heeft een serie volgnummers. De archiefstukken werden veelal binnen een bepaalde letter ondergebracht op basis van de familienaam van één van de personen waarover het stuk ging. In de letter B, die 2346 nummers omvat, vinden we bijvoorbeeld naast elkaar het brievenboek van officier van gezondheid H. Bell (1825-1831), ingekomen brieven bij Balthasar Bouman als weesmeester van Batavia (1749-1750), de boedelscheiding van Johannes van den Bergh te Batavia (1773), een cluster reispassen van personen waarvan de familienaam met een B begint (bijv. Fredericus de Bly, administrateur van het land Ampel, 1858) en krantenartikelen naar aanleiding van het 100-jarig bestaan van de Barisans te Madoera (1931). Door deze wijze van ordenen is de collectie nu nog moeilijk toegankelijk. Er is wel een gedeeltelijke ontsluiting op familienaam door dhr. Bloys van Treslong Prins op microfiche bij het Centraal Bureau voor Genealogie aanwezig. De toekomstige ontsluiting via de database zal de toegankelijkheid enorm vergroten. Een verdere indicatie van de inhoud van de verzameling volgt hieronder.
Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 3
- In de collectie bevinden zich bijvoorbeeld adoptieakten met vermelding van de status van de moeder, in veel gevallen slavinnen, maar ook wel gedoopte vrije vrouwen. De adoptie gaat altijd vooraf aan de doop. - Kerkelijke attestaties van uit Nederland afgegeven voor de koloniën. Deze informatie is van belang voor de bepaling van het tijdstip van vertrek van iemand. In veel gevallen zijn bovendien de hierbij afgebeelde kerkzegels in Nederland niet meer bewaard gebleven. - Verblijfsvergunningen die bij Gouvernements Besluit afgegeven werden en per maand geordend en vervolgens in een bijlage van de Javasche Courant gepubliceerd. Deze bijlagen zijn in de meeste gevallen niet naar Nederland opgestuurd en dus hier te lande niet voorhanden. - Testamenten, boedelscheidingen en inventarissen. Deze vertellen in zeer veel gevallen het een en ander over de gezinssamenstelling, maar ook over het vermogen van de erflater(s). Bij ontstentenis van nageslacht worden veel familieleden in Europa vermeld. Ook andere stukken over nalatenschappen zijn veel terug te vinden, met bijvoorbeeld allerlei gerechtelijke stukken waarin crediteuren en erven proberen een deel van de erfenis te verwerven. - Veel gedeelten van residentie-archieven zijn in de collectie opgenomen. In de meeste gevallen zijn het juist die delen van het archief die voor allerlei tellingen werden overgebracht naar het centrale Batavia. Men denke hierbij aan de samenstelling van alle bevolkingsgroepen in een bepaalde residentie. - Er zijn veel brieven bewaard gebleven, zowel losse brieven als omvangrijkere correspondentie van een persoon. Hierbij gaat het om zakelijke en privé correspondentie, zodat een goed beeld verkregen kan worden van allerlei aspecten van het Indische leven. - Ook afschriften van akten van de burgerlijke stand zijn in deze collectie opgenomen, waarom is niet te achterhalen. Het zijn meer toevalstreffers dan een gestructureerd geheel. Hierin bevinden zich zeker stukken uit archieven die thans niet meer bestaan. - Asal-usul’s. Bewijzen uit de Tweede Wereldoorlog gemaakt voor de Japanse overheid waarbij een inlandse afstamming bewezen werd. Het bezit van zo’n formulier hield vele vrouwen buiten de interneringskampen. - Krantenberichten. Talloze 'losse' couranten zijn verfilmd, vaak alleen maar voor een bepaald artikel over bijv. de inhuldiging van een nieuwe gouverneur-generaal, maar ook over nieuws in Nederland dat betrekking heeft op Indië. - Tevens bevat de collectie de gegevens van nooit-gepubliceerde artikelen van zowel E.C. Godée Molsbergen (de landsarchivaris), als van de eerder genoemde P.C. Bloys van Treslong Prins. - Van belang zijn ook de vele autografen. Ontzettend veel handtekeningen staan immers onder de verschillende akten. - Daarnaast herbergt het archief vele genealogische aantekeningen van door ambtenaren uitgezochte stambomen. - Politieke verslagen. Het archief bevat aanbevelingen voor nader te voeren beleid door ambtenaren verstuurd aan de centrale overheid. Van belang is bijvoorbeeld het archief van resident De Bruijn, die ver voor de Java-oorlog al wijst op de komende moeilijkheden.
Digitalisering en ontsluiting De digitalisering van de 153 films is voltooid, wat geresulteerd heeft in 106261 beelden. Bij de ontsluiting is gevorderd tot de letter I, wat betekent dat bijna de helft nu beschreven is. Van de ongeveer 20.000 items worden (voor zover van toepassing) de volgende elementen beschreven: volgletter/nummer, de aard van het archiefstuk met een korte beschrijving van de inhoud, datering, geografische plaatsbepaling, en de belangrijkste voorkomende persoonsnamen.
Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 4
III. Ceylonese bronnen Begin jaren tachtig werd in de Wolvendaalkerk in Colombo het daar aanwezige archief verfilmd. Het materiaal dateert uit de 17e tot en met 19e eeuw. Onlangs werd tijdens een bezoek aan die kerk geconstateerd dat de materiële toestand van het archief sterk achteruitgegaan is sinds de verfilming. Het unieke karakter van het archief wordt versterkt door het feit dat andere bronnen van de Nederlandse aanwezigheid ter plaatse niet bewaard zijn gebleven. Het archief bevat de stukken die gebruikelijk in een kerkelijk archief aanwezig zijn. Ze hebben niet alleen betrekking op Colombo, maar ook op andere plaatsen op Ceylon (Sri Lanka). Naast doop-, trouw-, begraaf- en lidmatenboeken zijn er bijvoorbeeld acta van de kerkenraad, stukken van de diaconie en correspondentie. Een bijzondere bron vormen de zogenaamde tombo-registers. Hierin werd nauwkeurig de gezinssamenstellingen van kinderen die op school zaten bijgehouden. De ouders waren in veel gevallen niet-christenen. Digitalisering en ontsluiting De filmbeelden op de 40 films zijn gescand, wat 29517 gedigitaliseerde beelden opgeleverd heeft. Met de beschrijving is onlangs een aanvang gemaakt.
IV. Werkzaamheden Digitaliseren Een gespecialiseerd bedrijf heeft alle 281 films gedigitaliseerd. Zij hebben de 197694 beelden aangeleverd op dvd en harde schijf. De originele digitale beelden zijn in het tiff-formaat opgeslagen. Voor gebruik in de database zijn afgeleide beelden geleverd in het kleinere png-formaat. Bouwen computersysteem Aan het bestaande catalogusprogramma is een module toegevoegd voor het ontsluiten en digitaal beschikbaar stellen van de gedigitaliseerde films. Aanschaf benodigde hardware Voor de opslag van de images (gedigitaliseerde beelden) en de bestanden die opgebouwd worden tijdens de ontsluiting is uitbreiding van de opslagcapaciteit nodig. Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 5
Bewerken en ontsluiten Dit vindt plaats door voor dit project aangetrokken medewerkers, begeleid door een medewerker van het Centraal Bureau voor Genealogie. De verwachting is dat de bewerking en ontsluiting 8 mensjaren arbeid kost, verdeeld over drie projectmedewerkers.
Projectplan digitalisering en ontsluiting Indische bronnen / 6
