DigiSave OptimDrive GEBRUIKERS- HANDLEIDING

DigiSave OptimDrive GEBRUIKERSHANDLEIDING

V 3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

1

We danken u voor de aankoop van onze DigiSave software bestemd voor de opslag van de gegevens uit de digitale tachografen, uit de kaarten en visualisatie van de activiteiten van de kaarten. Om u in het gebruik van deze software te leiden, hebben we deze gebruikershandleiding gemaakt. Lees de instructies zorgvuldig en bewaar deze gebruikersaanwijzing voor latere naslag.

1

Inhoud

1 INHOUD............................................................................................................................................... 2 2 INLEIDING .......................................................................................................................................... 3 3 ALGEMEEN ......................................................................................................................................... 5 3.1 OPSTARTEN ...................................................................................................................................... 5 3.2 EXPORT, IMPORT VAN GEGEVENS ..................................................................................................... 5 3.2.1 Export naar DigiSave (gecomprimeerde bestand .zip)................................................................. 5 3.2.2 Import van DigiSave .................................................................................................................... 7 3.2.3 Export van bestand onder standaard formaat ............................................................................... 8 3.2.4 Import van bestanden die niet van de OPTAC komen................................................................. 9 3.2.5 Export van de gegevens van de kaart naar Office toepassingen .................................................. 9 3.3 GEGEVENS ZOEKEN ........................................................................................................................ 10 3.4 GEGEVENS WIJZIGEN ...................................................................................................................... 11 3.5 GEGEVENS VERWIJDEREN............................................................................................................... 13 3.6 AFDRUKKEN VAN DE TE DOWNLOADEN UNITS ................................................................................ 14 3.7 INSTELLEN VAN DE TAAL................................................................................................................ 15 3.8 DE VOLGORDE VAN DE KOLOMMEN AANPASSEN ............................................................................ 15 3.9 KOLOMMEN VERBERGEN ................................................................................................................ 16 3.10 OPTIES............................................................................................................................................ 17 3.11 PASWOORD ..................................................................................................................................... 22 4 MODULE ARCHIVERING .................................................................................................................. 23 4.1 ALGEMEEN ..................................................................................................................................... 23 4.2 DE CHAUFFEURSKAART DOWNLOADEN .......................................................................................... 26 4.2.1 Met de OPTAC........................................................................................................................... 26 4.2.2 Met de kaartlezer........................................................................................................................ 28 4.3 DE TACHOGRAAF DOWNLOADEN .................................................................................................... 30 4.4 MELDINGEN TIJDENS HET DOWNLOADEN ....................................................................................... 32 4.4.1 Downloadiconen......................................................................................................................... 32 4.4.2 Nieuwe kaart chauffeur creëren / Nieuw voertuig creëren ........................................................ 32 4.4.3 N° chassis ontbreekt ................................................................................................................... 32 4.4.4 Bestand bestaat reeds ................................................................................................................. 33 4.4.5 Soort bestand onbekend ............................................................................................................. 34 4.5 HERKENNING VAN DE BESTANDEN ................................................................................................. 35 4.5.1 Bestanden van een chauffeurskaart herkennen .......................................................................... 35 4.5.2 Bestanden uit de tachograaf herkennen...................................................................................... 36 5 ANALYSE VAN DE GEGEVENS VAN DE KAART .................................................................................. 36 5.1 UTC, LOKALE TIJD ............................................................................................................................ 41 6 OPTIMDRIVE .................................................................................................................................... 42 7 CONTROLE VAN DE GEDOWNLOADE BESTANDEN ........................................................................... 43 8 EEN BACKUP NEMEN ........................................................................................................................ 46 9 BACKUPGEGEVENS IMPORTEREN .................................................................................................... 48 10 ONDERSTEUNING VIA TEAMVIEWER............................................................................................. 49


2

© PHELECT SPRL 2007 Dit dossier werd opgemaakt en uitgegeven door de diensten van de : BVBA PHELECT. Niets uit deze uitgave mag door middel van elektronische of andere middelen met inbegrip van automatische informatiesystemen worden gereproduceerd en of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de BVBA PHELECT.

2

Inleiding

OPGELET : Deze handleiding behandeld alle mogelijkheden geboden door onze programma’s DigiSave en OptimDrive. De tabel hieronder geeft u aan welke mogelijkheden bij welke versie van de software horen. Het is dus belangrijk om te weten dat afhankelijk van uw versie sommige schermen opgenomen in deze handleiding wat verschillend kunnen zijn dan deze van uw software of dat sommige mogelijkheden niet toegankelijk zijn. Uiteraard is het altijd mogelijk om uw software up te graden om ook van die mogelijkheden gebruik te kunnen maken.

DigiSave_ OptimDrive _ Server

OptimDrive

Opslag van de gegevens van de chauffeurskaart Opslag van de gegevens van de tachograaf Export van de gegevens onder wettelijk formaat Uitwisseling van gegevens tussen verschillende programma’s DigiSave (functies import/export) Controle van de handtekening van de bastanden en controle op ontbrekende downloads Functie « Kaart lezen » Analyse van de kaartgegevens Mogelijkheid om de geanalyseerde gegevens van de kaart af te drukken Berekening van de overtredingen Mogelijkheid voor het afdrukken van de overtredingen Berekening van de resterende tijden Mogelijkheid om de resterende tijden af te drukken Server versie

DigiSave_ OptimDrive

Functies

DigiSave

Versies van de software

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√ √

√

√

√

√ √ √ √

√ √ √ √ √

√

√ √ √ √


3

Definities : De namen in deze handleiding hebben de volgende betekenis: - « DigiSave » is de term gebruikt voor de software in al zijn mogelijke versies ; DigiSave, DigiSave_OptimDrive et DigiSave_ Serveur ; - « OptimDrive » is de term gebruikt voor de chauffeursmodule « OptimDrive » (chauffeur) ; - « Module OptimDrive » is de term gebruikt voor het geheel van mogelijkheden voor het optimaliseren van de rij en rusttijden. Hiermee bedoelen we het berekenen en afdrukken van de overtredingen en resterende tijden en dat zowel voor de software DigiSave en OptimDrive. - « De software » is de algemene term gebruikt voor alle programma’s (DigiSave en Optimdrive) indien de beschreven functie identiek is voor beide


4

3

Algemeen 3.1

Opstarten

Naargelang de installatie die u hebt uitgevoerd zijn er 3 mogelijkheden om DigiSave op te starten. Ofwel door te dubbelklikken op DigiSave.exe of OptimDrive.exe in de directory waar u de software hebt geïnstalleerd.

Ofwel door te dubbelklikken op het DigiSave of OptimDrive icoon op het bureaublad.

Ofwel door te klikken op het Digisave of OptimDrive icoon in het Startmenu.

3.2

Export, import van gegevens

Hiermee kan u gegevens uitwisselen tussen verschillende programma’s DigiSave. Als u bijvoorbeeld verschillende vestigingen hebt, kan u op elke vestiging de gegevens downloaden en opslaan in DigiSave, en deze doorsturen via e-mail naar de hoofdzetel om daar alle gegevens te centraliseren. Goed om weten: De overgebrachte gegevens uit het geheugen van de voertuigunit van alle voertuigen van een zelfde bedrijf en uit het geheugen van de bestuurderskaart van alle door dit bedrijf tewerkgestelde bestuurders, worden bewaard op een zelfde beveiligde plek waartoe slechts gerechtigde personen toegang hebben. Het bedrijf bewaart de overgebrachte gegevens ten minste twee jaar (Koninklijk besluit van 28/07/2006).

3.2.1 Export naar DigiSave (gecomprimeerde bestand .zip) Om de gegevens te exporteren gaat u als volgt te werkt. In het standaard scherm van voertuig of chauffeur vinkt u in de kolom export aan welke chauffeurs of voertuigen u wilt exporteren: - Ofwel door te klikken op het wit vierkant in de kolom Export (1); - Ofwel door te klikken op Alles (2) om al de chauffeurs of voertuigen te selecteren of door te klikken op Sommige (3) om de gemarkeerde regel te selecteren. Indien de knoppen alles en sommige niet zichtbaar zijn moet u eerst op Export (5) klikken

V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

5

1

5 2 3 4

Indien de regels die u wenst te exporteren gemarkeerd zijn klikt u op Export (4). Op deze manier worden alle gegevens van de geselecteerde chauffeur, of het geselecteerde voertuig geëxporteerd. Het volgende venster verschijnt:

Kies hier voor “DigiSave (zip)” en kies vervolgens de naam om aan dit bestand te geven. Deze is standaard Vehicule voor voertuigen en carte voor de chauffeurskaarten gevolgd door de datum, zoals u in onderstaand scherm kan zien.


6

De plaats waar deze gegevens opgeslagen worden is ingegeven in het menu instellingen opties tijdens de installatie. Eventueel kunt u dat veranderen. Zie opties hoofdstuk 3.10.

3.2.2 Import van DigiSave Om gegevens te importeren die gecreëerd zijn door DigiSave, klikt u op het icoon Import. Let erop dat u in het juiste scherm zit. Om voertuigen te importeren moet u zich in het tabblad Voertuig bevinden. Om chauffeurskaarten te importeren moet u zich in het tabblad Chauffeur bevinden. U kunt nu de gewenste file kiezen om te importeren. Indien het importeren gelukt is krijgt u het volgende scherm:

Opgelet: de functie Import moet slechts gebruikt worden om bestanden gecreëerd door DigiSave te importeren. Om gegevens van een andere software te importeren, moet u de functie Download gebruiken.


7

3.2.3 Export van bestand onder standaard formaat U kunt ook enkel de bestanden exporteren, in geval van controle bijvoorbeeld. Selecteer de bestanden op dezelfde manier als in 3.2.1, maar selecteer ook de te exporteren bestanden in het onderste deel van het scherm zoals u hieronder kan zien.

2

1

Let er op om eerst de chauffeur te selecteren en slechts daarna het bestand(1). Indien u nu op export (2) klikt, krijgt u eveneens het volgende scherm:

Kies in dit geval “Bestanden (origineel formaat)” om slechts de geselecteerde bestanden te exporteren. In het volgende scherm kiest u de locatie om de bestanden op te slaan en klikt op OK. Kies in het komende scherm voor ja om de gegevens op te slaan. En nu nogmaals op OK bij de bevestiging van de opslag. Om de gegevens van de tachograaf te exporteren gaat u op dezelfde manier te werk. Indien het volgende scherm verschijnt heeft u geen bestanden geselecteerd in het onderste deel van het scherm.


8

3.2.4 Import van bestanden die niet van de OPTAC komen Ga op dezelfde manier te werk zoals bij het downloaden van de bestanden van de OPTAC, (Zie hoofstuk 4.2.1 of 4.3) maar verander in het scherm “selecteer een of meerdere bestanden” de directory naar de plaats waar uw bestanden opgeslagen zijn via de knop . Let er op dat u in het juiste tabblad begint.

3.2.5 Export van de gegevens van de kaart naar Office toepassingen Om de activiteiten te exporteren naar Excel bijvoorbeeld gaat u als volgt te werk: In het analyse scherm (zie hoofdstuk 5) kiest u voor afdrukken. In het nieuwe venster klikt u op Afdrukvoorbeeld.


9

In het venster dat u nu krijgt ziet u het afdrukvoorbeeld. Kies hier de gewenste office toepassing waarnaar u de gegevens wilt exporteren.

3.3

Gegevens zoeken

Aan de hand van het zoekveld is het gemakkelijk om opgeslagen gegevens terug te vinden. Het zoekveld bevindt zich links bovenaan.

Er zijn verschillende wijzen om gegevens op te zoeken: - Chassisnummer, benaming, nummerplaat, nummervloot betreffende het opzoeken van voertuigen; - Kaartnummer (Nummer) en naam betreffende het opzoeken van chauffeurs. Bij “Gerang. volgens” kiest u in welke kolom u wilt gaan zoeken. In het tabblad voertuigen heeft U de keuze uit: Nummerplaat, N° chassis, Benaming en Nr Vloot zoals u hieronder kan zien.


10

3.4

Gegevens wijzigen

Enkele gegevens (zoals de benaming van het voertuig, vloot, naam van de chauffeur) kunnen vrijblijvend gewijzigd worden. Deze wijziging kan u doorvoeren op 3 manieren. •

Door tijdens het downloaden op de knop Voertuig of de knop Chauffeur te klikken.

•

Door in het standaardscherm te dubbelklikken op de desbetreffende regel.

•

Door op de knop wijzigen te drukken in het standaard scherm.

Indien u via een van deze drie mogelijkheden de voertuiggegevens wilt wijzigen komt u in het volgende scherm terecht:


11

Hier kunt u aanpassingen doen in de velden Benaming, Nummerplaat, Nummer Vloot en Status. De functie van deze velden is als volgt: Benaming: Een vrij te kiezen naam om het voertuig te herkennen (optioneel) Nummer Vloot: Nummer dat u kan toekennen indien u bv 2 wagenparken heeft (optioneel) Status: Hier kan u invullen of uw voertuig nog steeds actief is. Indien uw voertuig niet meer tot uw wagenpark behoort kan u hier kiezen voor Geblokkeerd. In dat geval verkleurt deze regel naar grijs. Op deze manier ziet u gemakkelijk dat dit voertuig er niet meer is om nog te downloaden. U moet de gegevens immers 2 jaar bewaren.

Opgelet: Indien de nummerplaat of chassisnummer niet correct weergegeven zijn kan het zijn dat u zich vergist heeft bij het instellen van het soort bestand (zie 4.4.5). Een andere mogelijkheid is dat er bij de ijking van uw tachograaf een verkeerde nummerplaat geprogrammeerd is geweest. Kijk dit na op een ticket van de tachograaf. Bij het wijzigen van de gegevens van een chauffeur komt u in het volgende scherm terecht:

Hier kunt u aanpassingen doen in de velden Naam, Straat, Postcode, Plaats, Titel en Status. De functie van deze velden is als volgt: Naam: Hier kan u de naam van de chauffeur ingeven. Dit moet niet noodzakelijk de naam zijn die in de bestandsnaam voorkomt. De naam is vrijblijvend te kiezen. Vervolgens kan u het adres van de chauffeur ingeven om in de brief aan de chauffeur, met de overtredingen, automatisch toe te voegen. Dit is niet verplicht. V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

12

Status: Hier kan u invullen of uw chauffeur nog steeds actief is. Indien uw chauffeur niet meer voor uw bedrijf werkt kan u hier kiezen voor Geblokkeerd. In dat geval verkleurt deze regel naar grijs. Op deze manier ziet u gemakkelijk dat deze chauffeur er niet meer is om zijn kaart nog te downloaden. U moet de gegevens immers 2 jaar bewaren. Goed om weten: Indien gewenst kan u de geblokkeerde regels onzichtbaar maken (geblokkeerde voertuigen of kaarten, grijze regels). De gegevens blijven op uw pc, maar in het algemeen scherm ziet u geen regel meer voor deze chauffeur. Hiervoor gaat u als volgt te werk: in het keuzeveld status kiest u voor actief, om enkel de niet geblokkeerde chauffeurs of voertuigen weer te geven, voor Geblokkeerd om de geblokkeerde chauffeurs of voertuigen weer te geven of voor Alles om alle chauffeurs of voertuigen weer te geven (actief en geblokkeerd).

3.5

Gegevens verwijderen

Indien u om de een of andere reden gegevens wilt verwijderen heeft u een paswoord nodig (zie hoofdstuk 3.11). Let echter goed op bij deze handeling dat u zeker niet de verkeerde gegevens verwijdert en zo niet meer in orde bent met de wetgeving. U moet al uw gegevens bijhouden gedurende minstens twee jaar voor de tachograafwetgeving. Om gegevens te verwijderen gaat u als volgt te werk. U selecteert de regel die u wilt verwijderen. En vervolgens klikt u op Verwijderen. Let erop dat Verwijderen 2 maal voorkomt in het algemeen scherm zoals u kunt zien in onderstaande figuur.

1

3

2


13

Indien u op Verwijderen (1) klikt zal u alle gegevens van het geselecteerde voertuig of van de geselecteerde chauffeur verwijderen. Indien u op Verwijderen (2) klikt, zal u enkel de onderaan geselecteerde file (3) verwijderen. Eventueel kunt u ook kiezen om de gegevens die ouder zijn dan een bepaalde datum te wissen. In dit geval vult u langs de toets verwijderen (2) een datum in zoals u hieronder kan zien.

Als u nu op verwijderen klikt worden alle bestanden die gedownload zijn voor de geselecteerde datum verwijderd. Het verwijderen is beveiligd met een paswoord. (Zie hoofdstuk 18).

3.6

Afdrukken van de te downloaden units

Het programma biedt ook de mogelijkheid om een lijst van chauffeurskaarten of voertuigen af te drukken die binnen de x dagen gedownload moeten worden. Eerst vult u het aantal dagen in waarbinnen de volgende download plaats moet vinden (1) en vervolgens klikt u op Afdrukken (2). In het voorbeeld hieronder print ik een lijst af van chauffeurs die hun kaart binnen de 7 dagen moeten laten downloaden. Indien (1) en (2) niet zichtbaar zijn, moet u eerst op Afdrukken (3) klikken om deze velden zichtbaar te maken.

3 1

2


14

3.7

Instellen van de taal

Om de taal aan te passen kiest u in het menu instellingen voor Taal en dan selecteert u de gewenste taal (de lijst van de beschikbare talen kan volgens het land veranderen).

U kunt eventueel ook door middel van een toetsencombinatie van taal veranderen. Om te veranderen naar het Frans drukt u op Alt + F9, om naar het Duits over te schakelen drukt u op Alt + F10, indien u in het Nederlands wenst te werken drukt u op Alt + F11, wenst u in het Engels te werken, dan drukt u op Alt + F12.

3.8

De volgorde van de kolommen aanpassen

Eventueel kunt u de volgorde van de kolommen veranderen. Beweeg met uw muisaanwijzer tot boven de titel van de kolom die u wilt verplaatsen. De blauwe kleur verandert dan zoals u hieronder kan zien.

Houd de linkermuisknop nu ingedrukt en sleep de kolom naar de gewenste plaats. Om de fabrieksindeling terug te zetten moet u naar het menu Instellingen gaan en daar Reïnitialisatie tabel kiezen.


15

3.9

Kolommen verbergen

U kunt zelf ook kiezen welke kolommen zichtbaar zijn in het programma. Als u zoals hieronder getoond, met de linker muisknop in de titelbalk klikt, kan u zelf selecteren welke kolommen getoond worden. Zo is in het voorbeeld hieronder de kolom Laatste downloading weggelaten.

Om de fabrieksindeling terug te zetten moet u naar het menu Instellingen gaan en daar Reïnitialisatie tabel kiezen.


16

3.10

Opties

U kunt de parameters aanpassen door in het menu Instellingen te kiezen voor Opties. Na het invullen van het paswoord (zie hoofdstuk 3.11) verschijnt het volgende scherm:

Doeldirectory Data: Deze directory geeft aan waar de gegevens opgeslagen worden (C:\Program Files\DigiSave). Deze directory kan niet aangepast worden. Werkdirectory: verandert u best niet. Directory Export: hier kiest u in welke directory u bestanden gaat opslaan indien u in het programma de functie export gebruikt om bijvoorbeeld gegevens uit te wisselen. Doeldirectory Backup: hier kiest u in welke directory u de backup wilt opslaan. Voor veiligheid redenen wordt een backup best opgeslagen op een andere schijf dan de harde schijf van de computer. Opgelet: het is niet mogelijk de backup direct op een CD via DigiSave te maken, u moet eerst de backup op de harde schijf van de computer maken (daarna kunt u het op het CD branden). Contacteer hiervoor indien nodig de leverancier van uw PC. Het kiezen van de directories kan u doen door op het icoon met de 3 puntjes te klikken achteraan op die regel. U kan dan gemakkelijk de gewenste directory selecteren. Interval Backup: hierin schrijft u om de hoeveel dagen u wilt dat het programma u vraagt om een backup te nemen. Laatste Backup kan u blanco laten. UTC-Tijd + uren: hierin schrijft u de tijdzone van het land (1 voor centraal Europa en dus voor België).


17

De instellingen voor het voertuig vindt u op het volgende tabblad. Dit ziet er als volgt uit:

Met Directory import kunt u instellen welke directory standaard geopend zal worden bij het downloaden van het bestand van een voertuig indien de OPTAC niet gevonden kan worden. Bij download interval schrijft u het aantal dagen waarbinnen volgens de wetgeving het voertuig gedownload moet worden. Voor Belgie is dat om de 60 dagen*. Voor de keuze van gekopieerde bestanden verwijderen kiest u best ja. In dat geval zal het bestand, indien het correct gekopieerd is naar de computer, verwijderd worden uit het geheugen van de OPTAC. Indien u dit niet doet zou het kunnen dat na verloop van tijd het geheugen van de OPTAC vol geraakt en u niks meer kan downloaden. Bij Test handtekening (controle) kan u kiezen om tijdens de controle van de downloadperiodes ook de digitale handtekening van het bestand te controleren. Indien u dit controleert zal de controle wel langer duren. Hier in de configuratie is deze controle niet gekozen omdat we deze reeds geselecteerd hebben bij het downloaden. Bij Test handtekening (Download) gaan we kiezen om de digitale handtekening van het bestand te controleren juist na het downloaden. Bij het uitvoeren van deze controle zal het downloaden wel iets langer duren. Indien de digitale handtekening correct is betekent dit dat de gegevens niet aangepast zijn na het downloaden, wat uiteraard in geval van controle niet mag gebeurt zijn.


18

Op het volgend tabblad vind u de instellingen voor het downloaden van de chauffeurskaart. Dit ziet er als volgt uit:

Met Directory import kunt u instellen welke directory standaard geopend zal worden bij het downloaden van het bestand van een voertuig indien de OPTAC niet gevonden kan worden. Bij download interval moet u ook hier weer ingeven om de hoeveel dagen uw chauffeurskaart gedownload moet worden. In Belgie is dat om de 21 dagen*. Bij directory OMNIKEY bepaalt u in welke directory de drivers van de kaartlezer opgeslagen zijn. Standaard is dit in C:\Omnikey. Deze optie is alleen maar voor DigiSave3 geldig (DigiSave en DigiSave+ hebben de functie kartlezer niet). Achter Kaartlezer moet het selectievakje normaal altijd aangevinkt zijn. Vervolgens zal de geselecteerde kaartlezer die gebruikt zal worden voor het uitlezen van de chauffeurskaarten getoond worden. Door op de loep erachter te klikken kan u eventueel een andere kaartlezer selecteren indien beschikbaar. Bij Poort kaartlezer selecteert u het poortnummer dat overeenkomt met de Omnikey kaartlezer. Het programma om deze keuze uit te voeren zal zo meteen geïnstalleerd worden. Standaard is dit 80. Laat deze waarde best staan. En ook hier kiest u bij Gekopieerde bestanden verwijderen weer best ja om dezelfde redenen als bij voertuig. Met Test handtekening (controle) kan u de controle optie van de handtekening standaard instellen bij de controle van de kaart. Met Test handtekening (Download file) kan u deze controle instellen voor bestanden die niet van de kaartlezer komen en bij Test handtekening (Download lezer) stelt u deze controle in bij het lezen van de kaart via de kaartlezer. We raden u aan om deze laatste optie op ja te zetten. * volgens het Koninklijk Besluit verschenen op 14-6-2005 V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

19

Bij Typ Delta(-uren) kan u zelf instellen vanaf hoeveel uren we moeten spreken van een bepaald type rusttijd.

Opgelet: wij raden u aan om enkel ja te kiezen bij het gebruik van de kaartlezer (Test handtekening (Download lezer)) Dit om de geldigheid te controleren van het bestand dat aangemaakt zal worden. In de andere gevallen is de handtekening reeds gecontroleerd door het downloadtoestel (OPTAC) tijdens de downloading en het is dus niet nodig om dit een tweede keer te controleren. In geval dat u niet voldoende vertrouwen heeft over de afkomst van het bestand raden wij u sterk aan om de handtekening te controleren. Dit kan geval per geval uitgevoerd worden zonder de bovenvermelde standaard parameters aan te passen.

Het menu “ Geavanceerd “ (in de groene kader) heeft enkel betrekking op de extrapolatie van de resterende tijden.

Einde van de dag : deze functie laat u toe om automatisch een dagelijkse pauze in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit van de kaart. Selecteer dus deze optie als u uw kaart uitleest op het einde van de dag om te voorkomen dat de resterende rijtijd zal toegevoegd worden op het einde van deze dag. Bijvoorbeeld indien u 8h10 gereden hebt van de 9h00 die toegelaten zijn en u selecteert dit veld niet zal OptimDrive 50’ rijtijd toevoegen na de laatste opgeslagen activiteit. Weekend : deze functie laat u toe om automatisch een wekelijkse pauze in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit van de kaart. Selecteer dus deze optie als u uw kaart uitleest op het einde van de week om te voorkomen dat de resterende rijtijd zal toegevoegd worden op het einde van deze dag. Bijvoorbeeld indien u deze week 51h00 gereden hebt van de 56h00 die toegelaten zijn en deze optie niet aangevinkt is zal OptimDrive nog 5 rijuren toevoegen na de laatste opgeslagen activiteit. Maximale amplitude : deze functie laat u toe om automatisch arbeid in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit en op het einde van elke geëxtrapoleerde dag om zo de maximale amplitude te bereiken voor elke dag. Dit laat u toe om te zien om hoe laat u ten laatste uw dagelijkse pauze moet beginnen.


20

Rijden in team : door deze functie zal bij de extrapolatie van de resterende tijden rekening gehouden worden met de regels betreffende het rijden met dubbele bemanning. (een dagelijkse periode bevat dan 30h00 in plaats van 24h00). Starttijd van de dag : deze functie laat u toe om het uur te kiezen waarop u de volgende dag wenst te beginnen. Hier zal enkel rekening mee gehouden worden indien het gekozen uur later is dan het uur dat wettelijk toegelaten is. Elke dag : deze functie laat u toe om de functie Starttijd van de dag elke geëxtrapoleerde dag toe te passen. Deze functie beperkt eveneens het aantal keer dat een dagelijkse periode kan beginnen tot 1 per kalenderdag. Onthouden van de geavanceerde opties : deze functie laat u toe om de geavanceerde opties getoond in dit scherm op te slaan zodat deze configuratie bewaard blijft voor een volgende analyse.

In het volgende tabblad, Brief chauffeur, kan u de standaard brief aanpassen die u eventueel naar uw chauffeur wilt versturen met de lijst van overtredingen van een geselecteerde periode. U kan het briefhoofd en de tekst na de overtredingen vrijblijvend aanpassen.

Op het volgende tabblad Locale moet u enkel iets invullen indien u problemen heeft met het automatisch versturen van een email. Meestal indien Outlook niet uw standaard email programma is. V3.0 21 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

U neemt dan best deze gegevens over van uw e-mail programma. Maar het is niet verplicht dit in te vullen. Indien u in 1 van deze 5 voorgaande vensters op OK klikt worden deze opties opgeslagen.

3.11

Paswoord

Het aanpassen van de parameters (zie hoofdstuk 3.10) zoals ook het veranderen of het verwijderen van verschillende gegevens zij beveiligd door een passwoord.

Het paswoord is “mdxx”, waarbij xx staat voor de cijfers van de dag van de maand, maar dan in omgekeerde volgorde. Bijvoorbeeld op 15 augustus is het paswoord md51 Opgepast : Indien het paswoord niet werkt, gelieve de datum van uw pc te controleren.


22

4

Module Archivering 4.1

Algemeen

Om toegang te krijgen tot de module Archivering klikt u op de knop Archivering in het startvenster. Bij het openen van de module Archivering komt u ofwel in het venster van de Voertuigen ofwel in het venster van de Chauffeurs terecht. Dit hangt af van welk venster dat open was toen u DigiSave de vorige keer afsloot. Het venster met de gegevens van de voertuigen ziet er als volgt uit:

Door op het tabblad Chauffeurs te klikken opent het volgende scherm en krijgt u de gegevens van de chauffeurs te zien.


23

Aan de hand van de kleuren, groen oranje rood, kan u zien of u op tijd bent met het downloaden van uw gegevens. Indien het kaartnummer of het chassisnummer in het groen verschijnt, bent u in orde met de downloadtermijn. Indien het kaartnummer of het chassisnummer in het oranje verschijnt, moet u binnen de week voor chauffeurskaarten en binnen de 2 weken voor tachografen uw gegevens gaan downloaden. Indien het kaartnummer of het chassisnummer in het rood verschijnt, bent u te laat met het downloaden van uw gegevens. Indien de regel grijs gekleurd is, betekent dit dat deze chauffeur of dit voertuig geblokkeerd is. Dit kan u doen als de chauffeur of het voertuig niet meer in dienst zijn. U moet dan zijn gegevens nog twee jaar bijhouden, maar kan deze niet meer downloaden. (Bij Status kunt u “” selecteren om al de chauffeurs of voertuigen te laten zien, “Actief” om alleen maar deze die actief zijn te tonen of “Geblokkeerd” om enkel deze die geblokkeerd zijn te tonen) Indien de regel volledig gekleurd is, en niet enkel de kaartnummer of het chassisnummer, betekent dit dat deze regel geselecteerd is. V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

24

Verklaring van de kolommen: In het tabblad Voertuigen: Nummerplaat: De nummerplaat van het voertuig N° chassis: Het chassisnummer van het voertuig Benaming: Een vrij te kiezen naam om het voertuig te herkennen (optioneel) Volgende downloading: Datum waarvoor de volgende downloading moet plaatsvinden Laatste downloading: Datum waarop de laatste downloading heeft plaatsgehad Vloot: Nummer dat u kan toekennen indien u bv 2 wagenparken heeft (optioneel) Export: Hier kan u aanvinken welke gegevens u eventueel wilt exporteren Volgende ijking: Datum voor wanneer de tachograaf opnieuw geijkt moet worden (enkel zichtbaar indien het voertuig geselecteerd is en de technische data aanwezig is) In het onderste deel van het scherm Voertuigen: Datum: De datum waarop de download van het voertuig uitgevoerd is geweest. Uur: Uur waarop de download van het voertuig uitgevoerd is geweest. Grootte: De grootte van het gedownloade bestand. Activiteiten: Periode van de gedownloade activiteiten. (slechts zichtbaar indien geselecteerd) Gebeurt.: Aanwezigheid van de voorvallen en fouten (gebeurtenissen). (slechts zichtbaar indien geselecteerd) Snelheid: Aanwezigheid van de snelheid van de laatste effectief gereden 24u. (slechts zichtbaar indien geselecteerd) Techni.: Aanwezigheid van de technische data. (slechts zichtbaar indien geselecteerd) Bestand: Naam waaronder het bestand is opgeslagen. Export: Hier kan u aanvinken welke gegevens u eventueel wilt exporteren in het originele bestandsformaat. In het tabblad Chauffeurs: Naam, Voornaam: Naam van de chauffeur, standaard gelijk op de chauffeurskaart, vrijblijvend aan te passen N° Kaart: Nummer van de chauffeurskaart Vervaldatum: De vervaldatum van de chauffeurskaart, enkel zichtbaar indien de chauffeur geselecteerd is geweest. Volgende downloading: Datum waarvoor de volgende downloading moet plaatsvinden Laatste downloading: Datum waarop de laatste downloading heeft plaatsgehad Export: Hier kan u aanvinken welke gegevens u eventueel wilt exporteren. In de onderste helft van het scherm Chauffeur: Datum: Datum van downloading van de kaart Uur: Uur van downloading van de kaart Grootte bestand: De hoeveelheid geheugen die het bestand inneemt Bestand: De naam van het bestand waaronder het is opgeslagen Begin datum: De datum van de oudste gegevens op de chauffeurskaart. (slechts zichtbaar indien geselecteerd) Eind datum: De datum van de meest recente gegevens op de chauffeurskaart. (slechts zichtbaar indien geselecteerd) V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

25

Export: Hiermee kan u een bepaalde file selecteren om te exporteren in het originele bestandsformaat. Om het programma af te sluiten klikt u rechts boven op Verlaten.

4.2

De chauffeurskaart downloaden

4.2.1 Met de OPTAC Opgelet: - Bij het eerste gebruik van de OPTAC of na het vervangen van de batterijen, moet u eerst een download uitvoeren van de tachograaf voordat u een chauffeurskaart uitleest. Dit om de datum van de OPTAC juist te zetten. - Indien, na het aanzetten van de OPTAC, het lampje boven de ON/OFF toets rood brandt, moeten de batterijen vervangen worden. Gelieve deze te vervangen voordat u een chauffeurskaart uitleest anders krijgt u fouten in de datum en uurtijd van de bestanden. Gebruik de OPTAC (zie handleiding OPTAC)om de gegevens van de chauffeurskaart te kopiëren. Indien de gegevens hier op staan, zet u deze aan en sluit u de OPTAC aan op de computer. (Zie OPTAC handleiding) Om de gegevens van de chauffeurskaart over te zetten naar uw computer moet u naar het venster van de Chauffeurs (1) gaan en dan op Downloaden (2) klikken.

1

2

Het volgende scherm opent dan. Indien de OPTAC correct aangesloten is (en aan is) zal men meteen de bestanden opgeslagen in de OPTAC te zien krijgen.


26

Kies hier de bestanden die u wilt inlezen op de computer. Let erop dat u het juiste type kiest (Zie 6.1). In dit geval: c_20060713_1443_H_Pinckaers B1100000006861.DDD Opgepast: Indien u gegevens wilt importeren die ergens anders opgeslagen zijn, kunt u via « » onder “selecteer een of meerdere bestanden” de directory kiezen waar deze gegevens staan. U kunt hier enkel de gegevens van de chauffeurskaarten opslaan. Indien u het juiste bestand geselecteerd hebt klikt u op Openen en verschijnt volgend scherm.


27

Let hier goed op de iconen in het begin van de regel. De iconen zijn beschreven in hoofdstuk 5.1. Indien alles in orde is klikt u op verlaten. Om te controleren of er wel degelijk gegevens in het bestand zitten kan u kijken naar de grootte. Dit is weergegeven rechts onder in het downloadscherm. Achteraf kunt u dit ook nog steeds zien bij de bestandsgegevens. Indien een chauffeurskaart vol is bevat hij voor ongeveer 25Kb gegevens. De eerste keer dat u een kaart uitleest kan dit echter veel minder zijn. Goed om weten: Indien u de gegevens van een chauffeurkaart download, maakt u alleen een kopie van de gegevens, het is onmogelijk om de inhoud te wissen. De kaarten werken volgens het FIFO systeem (First In First Out), dwz dat als het geheugen vol is, de oudste gegevens overgeschreven worden door nieuwe gegevens.

4.2.2 Met de kaartlezer Let er op dat uw kaartlezer is aangesloten en ga naar het venster chauffeurs (1) en klik op de knop kaartlezer (2).

1

2

Het volgende scherm zal nu verschijnen indien een kaartlezer is aangesloten:


28

Via Keuze lezer kan de gewenste kaartlezer gekozen worden indien er meerdere kaartlezers zijn aangesloten op uw Computer. Om de kaart te lezen steekt u eerst uw chauffeurskaart in de lezer met de chip naar onder en aan dezelfde kant als de groene led, zoals afgebeeld op onderstaande foto.

Klik vervolgens op de knop Lezen. Tijdens het uitlezen van de kaart zal de groene led rood blijven knipperen. Het bestand wordt nu aangemaakt en onderaan in het venster is er een groene balk die de voortgang weergeeft. Het gecreëerde bestand zal op de volgende manier weergegeven worden:

U kan hier meerdere kaarten achter elkaar inlezen door telkens opnieuw op Lezen te klikken. Indien u nu op verlaten klikt, komt u in hetzelfde venster terecht als bij het importeren van de gegevens via de OPTAC. De handtekening van het bestand zal nu ook gecontroleerd worden. Als u veel kaarten achter elkaar ingelezen hebt kan dit enige tijd duren. Klik dan nogmaals op verlaten om de gegevens op te slaan in DigiSave. U kan de chauffeurskaart ook uitlezen via het startscherm en de knop OptimDrive. De procedure is hetzelfde maar u zal hier terechtkomen in het scherm OprimDrive met grafische weergave.


29

4.3

De tachograaf downloaden

Gebruik de OPTAC om de gegevens van de tachograaf te halen. Zorg ervoor dat de OPTAC aangesloten is aan uw computer en ook aangezet (zie OPTAC handleiding). Om de gegevens van de OPTAC over te zetten naar uw computer moet u naar het venster van het Voertuig (1) gaan en dan op Downloaden (2) klikken.

1

2

Het volgende scherm opent dan. Indien de OPTAC correct aangesloten is (en ook aangezet) zal men meteen de bestanden opgeslagen in de OPTAC te zien krijgen.


30

Kies hier de bestanden die u wilt inlezen op de computer. Let erop dat u het juiste type kiest (zie 4.5). In dit geval : M_20060618_1641_ABC123 _ABCDEFG0123456789.DDD. Opgepast: Indien u gegevens wilt importeren die ergens anders opgeslagen zijn, kunt u via « » onder “selecteer een of meerdere bestanden” de directory kiezen waar deze gegevens staan.

U kan hier enkel de gegevens van het voertuig opslaan. Indien u het juiste bestand geselecteerd hebt, klikt u op Openen/Ouvrir: Indien in de naam van het bestand het chassisnummer van het voertuig niet voorkomt, moet u dit hier invullen en valideren. Indien dit venster niet automatisch komt kan u op aanvullen klikken. Als uw voertuig al in DigiSave bestaat, zal het chassisnummer automatisch ingevuld worden.

Dan verschijnt het volgende scherm:

Let hier goed op de iconen in het begin van de regel. De iconen zijn beschreven in hoofdstuk 4.4.1. Indien alles in orde is klikt u op verlaten. Om te controleren of er wel degelijk gegevens in het bestand zitten kan u kijken naar de grootte. Dit is weergegeven rechts onder in het scherm van downloaden. V3.0 31 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

Achteraf kunt u dit ook nog steeds zien bij de bestandsgegevens. Indien er gegevens van 2 maanden uit een tachograaf gedownload zijn heeft de file een grootte van meer dan 100Kb. Die 100Kb is een richtgetal. Het zou evengoed ook minder kunnen zijn. Dit hangt af van hoeveel er met het voertuig gereden is geweest. Goed om weten: Indien u de gegevens van een tachograaf download, maakt u alleen een kopie van de gegevens en het is onmogelijk om de inhoud te wissen. De tachografen werken volgens het FIFO systeem (First In First Out), dwz dat als het geheugen vol is, de oudste gegevens overgeschreven worden door nieuwe gegevens.

4.4

Meldingen tijdens het downloaden

4.4.1 Downloadiconen

De herkenning van het bestand is goed verlopen. Dit is het waarschuwingsicoon. Het is bijvoorbeeld de eerste keer dat een voertuig ingelezen wordt. Het bestand zal echter wel opgeslagen worden. Zie beschrijving in kolom “Melding”. Er is een fout bij het downloaden, het type bestand is mogelijk niet herkend of er ontbreken gegevens. bv chassisnummer. Zie beschrijving in kolom “Melding”. Dit icoon geeft weer dat het bestand gekopieerd is van de OPTAC naar de PC. Als het laatste icoon verschijnt zijn de gegevens opgeslagen op de computer.

4.4.2 Nieuwe kaart chauffeur creëren / Nieuw voertuig creëren

De eerste keer dat een chauffeurskaart of tachograaf gedownload is, krijgt u deze melding. De chauffeur of het voertuig zijn op dit moment nog onbekend. De gegevens worden opgeslagen en de chauffeur of het voertuig wordt automatisch aangemaakt.

4.4.3 N° chassis ontbreekt Bij deze download ontbreekt het chassisnummer. Er moet een chassisnr. bekend zijn, anders worden geen gegevens opgeslagen.


32

Om toch verder te gaan met het opslaan van deze gegevens moet u het chassisnummer in het volgende venster ingeven en valideren via de knop “Aanvullen” als het volgende scherm niet automatisch verschijnt. Indien uw voertuig al in DigiSave bestaat, zal het chassisnummer automatisch ingevuld worden.

De gegevens worden dan gekopieerd naar de computer als er niks meer ontbreekt. Het volgende scherm verschijnt dan:

Let goed op de iconen in het begin van de regel om te zien of de gegevens weldegelijk gekopieerd zijn naar de computer. Indien naar de pc.

verschijnt, zijn de gegevens goed gekopieerd

4.4.4 Bestand bestaat reeds

Deze melding komt indien men en exact hetzelfde bestand voor een tweede keer wilt opslaan op de pc. Om dit te vermijden, selecteer Ja in het velt Orig. verwijd.. Het oorspronkelijke bestand wordt dan verwijderd van de OPTAC indien de gegevens gekopieerd zijn. Deze functie (Ja/Neen) kan via het optiemenu als “default” geselecteerd worden. V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

33

4.4.5 Soort bestand onbekend Als u een bestand wilt importeren en u krijgt de melding Soort bestand onbekend, zoals hieronder te zien is. Betekent dit dat het programma het bestand niet herkent: -

-

Ofwel omdat u een chauffeursbestand in het Voertuig menu wilt importeren of omgekeerd. In dat geval, moet u uw operatie annuleren en in het juiste menu de downloading opnieuw uitvoeren. Ofwel omdat dit type van bestand nog niet in DigiSave gedefinieerd is (het formaat van de bestanden kan variëren volgens het download systeem dat u gebruikt). In dit geval, klikt u op de knop “Soort besta.”.

U kan dan zelf definiëren hoe DigiSave het bestand moet herkennen:


34

U moet dan de volgende velden invullen: Nummer: automatisch toegekend door DigiSave. Benaming: Een vrij te kiezen benaming (bvb, naam van het downloadsysteem) Extension file: 3 letters die aan het einde van de bestandsnaam staan, achter de punt. Identifier file: eerste letter van de bestand Origin file: hier moet u Chauffeur of Voertuig kiezen In de velden onder aan het scherm, kunt u de positie alsook het aantal karakters (Lengte) ingeven (Bv, de datum begint op 3de positie vanaf links en heeft 8 karakters). Klikt u op het icoon

om uw input te bevestigen. Het geselecteerde deel verschijnt voor

verificatie in blauw, rechts naast het icoon noodzakelijk.

. (Bv 20060331). U kunt nog corrigeren indien

Indien u dit venster volledig ingevuld hebt klikt u op OK. Vervolgens klikt u in het download venster op Herhalen om de gegevens opnieuw in te lezen. Nu volgt u de procedure zoals bij downloaden chauffeurskaart of downloaden tachograaf. Goed om weten: U kan ook naar het menu Soort bestand gaan door in het algemeen scherm, links boven, in het menu Bestand voor Soort bestand te kiezen. U kunt de reeds bestaande types van bestanden zien. Klik op Nieuw om het bovenstaande scherm te openen.

4.5

Herkenning van de bestanden

Er is een verschil tussen de bestanden die van de tachograaf komen en de bestanden van de chauffeurskaart. Bovendien kunnen de formaten van de bestanden veranderen volgens het downloadsysteem dat u gebruikt.

4.5.1 Bestanden van een chauffeurskaart herkennen Gedownload via: •

OPTAC C_20060713_1443_H_Pinckaers

_B1100000006861.DDD

Het bestand van OPTAC neemt de naam alsook de kaartnummer over. De bestandsnaam begint ook altijd met een C. •

TachoStore B__B1100000006861200512030950.ESM Het bestand van TachoStore neemt de kaartnummer over (niet de chauffeursnaam).


35

4.5.2 Bestanden uit de tachograaf herkennen Gedownload via: •

OPTAC M_20060614_1641_

KQY419_WMAH30ZZ06M435617.DDD

Het bestand van OPTAC neemt de nummerplaat alsook het chassisnummer over. •

TachoStore B__KQY419_______200603141641.ESM Het bestand van TachoStore toont de nummerplaat van het voertuig.

5

Analyse van de gegevens van de kaart

Indien u in het tabblad van de chauffeurs staat kan u een visualisatie doen van de activiteiten opgeslagen op de chauffeurskaart. Kies de gewenste chauffeur door op zijn naam te klikken. Rechts onder kan u dan bij analyse kiezen voor Chauffeur (1) of Bestand (2) (analyse bestand) om de gegevens te visualiseren. Indien deze knoppen niet zichtbaar zijn klikt u eerst op Analyse (3). U kiest analyse chauffeur om een periode te kiezen uit alle gedownloade gegevens, of analyse bestand om een periode binnen 1 bestand te analyseren.

3 1 2

Als u op één van deze knoppen geklikt heeft vraagt het programma naar de te visualiseren periode. Zoals u kunt zien in het volgende scherm:


36

Startdatum : Vul hier de datum in vanaf wanneer de analyse moet beginnen. Standaard is dit de datum van vandaag min 28 dagen. Einddatum : Vul hier de datum in tot wanneer de analyse berekend moet worden. Standaard is dit de datum van vandaag plus 14 dagen. Zoals bij de startdatum is het mogelijk om deze datum aan te passen. Periode bestand : toont de periode waarvoor er activiteiten aanwezig zijn in het bestand van de kaart. Opmerking : - U bent vrij om de start en einddatum aan te passen, ofwel door deze in te typen, of door deze te kiezen via de kalender , of door deze te verhogen of verlagen met de pijltjes of ten slotte door een bepaalde periode via het keuzevak te kiezen. - Kies bij Startdatum geen datum die ouder is dan de datum getoond in de eerste kolom bij Periode bestand. - De geëxtrapoleerde periode begint bij de laatste activiteit opgeslagen op de kaart (dit is de datum waarop de kaart de laatste keer uit de tachograaf gehaald werd, de datum die getoond is in de tweede kolom bij Periode bestand) en eindigt op de datum gekozen bij Einddatum. Indien u een Einddatum ingeeft die ouder is dan de datum van de laatste activiteit op de kaart, zal OptimDrive geen geëxtrapoleerde activiteiten tonen.


37

Geavanceerd : Het menu “ Geavanceerd “ heeft enkel betrekking op de extrapolatie van de resterende tijden.

Einde van de dag : deze functie laat u toe om automatisch een dagelijkse pauze in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit van de kaart. Selecteer dus deze optie als u uw kaart uitleest op het einde van de dag om te voorkomen dat de resterende rijtijd zal toegevoegd worden op het einde van deze dag. Bijvoorbeeld indien u 8h10 gereden hebt van de 9h00 die toegelaten zijn en u selecteert dit veld niet zal OptimDrive 50’ rijtijd toevoegen na de laatste opgeslagen activiteit. Weekend : deze functie laat u toe om automatisch een wekelijkse pauze in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit van de kaart. Selecteer dus deze optie als u uw kaart uitleest op het einde van de week om te voorkomen dat de resterende rijtijd zal toegevoegd worden op het einde van deze dag. Bijvoorbeeld indien u deze week 51h00 gereden hebt van de 56h00 die toegelaten zijn en deze optie niet aangevinkt is zal OptimDrive nog 5 rijuren toevoegen na de laatste opgeslagen activiteit. Maximale amplitude : deze functie laat u toe om automatisch arbeid in te voegen na de laatste opgeslagen activiteit en op het einde van elke geëxtrapoleerde dag om zo de maximale amplitude te bereiken voor elke dag. Dit laat u toe om te zien om hoe laat u ten laatste uw dagelijkse pauze moet beginnen. Rijden in team : door deze functie zal bij de extrapolatie van de resterende tijden rekening gehouden worden met de regels betreffende het rijden met dubbele bemanning. (een dagelijkse periode bevat dan 30h00 in plaats van 24h00). Starttijd van de dag : deze functie laat u toe om het uur te kiezen waarop u de volgende dag wenst te beginnen. Hier zal enkel rekening mee gehouden worden indien het gekozen uur later is dan het uur dat wettelijk toegelaten is. Elke dag : deze functie laat u toe om de functie Starttijd van de dag elke geëxtrapoleerde dag toe te passen. Deze functie beperkt eveneens het aantal keer dat een dagelijkse periode kan beginnen tot 1 per kalenderdag. Onthouden van de geavanceerde opties : deze functie laat u toe om de geavanceerde opties getoond in dit scherm op te slaan zodat deze configuratie bewaard blijft voor een volgende analyse.


38

Kies op de gewenste manier de te visualiseren periode en klik op OK. De gegevens van de gekozen periode worden weergegeven zoals getoond in volgend scherm.

Verklaring van de kolommen Datum: geeft de datum weer waarop de activiteiten plaats gehad hebben. Alle gegevens tussen 2 horizontale grijze lijnen hebben betrekking op dezelfde dag. Voertuig: geeft de voertuigen weer waarmee er die dag gereden is geweest. Indien er op dezelfde dag met meerdere voertuigen gereden is geweest komen de nummerplaten in chronologische volgorde achter elkaar te staan. Activiteit: geeft de activiteiten weer. De activiteiten zijn gemakkelijk te herkennen aan hun kleur. Groen = Rijden Blauw = Pauze/rust Oranje = Arbeid Paars = Beschikbaar Geen kleur = Kaart niet ingestoken in tachograaf. Begin: geeft het beginuur van elke activiteit weer. Einde: geeft het eind uur van elke activiteit weer. Totaal: geeft de totale duur van de activiteit weer. Indien deze kolom geel is, is dit een manueel toegevoegde activiteit door de chauffeur. P: geeft aan in de hoeveelste periode van de week u zit. Team: is aangevinkt indien er een registratie in ploegen is geweest. Bestu. : geeft weer of deze persoon bestuurder of bijrijder was. Out: geeft aan of er OUT, buiten bereik, geselecteerd was in de tachograaf


39

Met op het einde van elke dag, na een lege horizontale lijn, een kleine samenvatting van de totale duur per activiteit en de afgelegde afstand van die kalender dag. Hierna is er een samenvatting per “periode van 24u” met vermelding van de amplitude. Helemaal onderaan hebt u ook nog een samenvatting van de geanalyseerde periode per activiteit. Opgelet : Er kunnen in bepaalde situaties fouten optreden in verband met de dagelijkse afgelegde afstand. Dit kan voorkomen indien er verschillende chauffeurs met hetzelfde voertuig rijden. De oorzaak van deze fout is de manier waarop de gegevens opgeslagen zijn op de chauffeurskaart, zoals voorgeschreven is in de Europese wetgeving. Het is dus een probleem rond de wetgeving en niet van het programma DigiSave. Om de gegevens uit te printen moet u helemaal rechts op de knop afdrukken klikken.

Kies in het volgende scherm de juiste printer en klik op Afdrukken. Om een afdrukvoorbeeld te krijgen klikt u op Afdrukvoorbeeld.


40

Nu kunt u kiezen om de gegevens af te printen of te converteren naar office toepassingen zoals excel. Om het visualisatiescherm te verlaten klikt u rechts boven op verlaten. Om het afdrukvoorbeeld venster te verlaten klikt u op

.

5.1 UTC, lokale tijd Standaard zijn de tijden weergegeven volgens UTC, greenwich tijd. Ook op het ticket geeft men alles weer ten opzichte van deze tijd. U kunt de tijden ook aanpassen naar de lokale tijd. In dat geval worden er bij de tijden 1 of 2 uur opgeteld. Hiervoor gaat u als volgt te werk: In het analysescherm kan u helemaal rechts kiezen voor UTC of Lokaal zoals u in het volgende venster kan zien.

Selecteer de gewenste tijd en klik op Aanpassen. De tijden worden nu weergegeven op de geselecteerde manier.


41

6

OptimDrive

De grafische weergave toont u het geheel van de gepresteerde activiteiten, de resterende, geëxtrapoleerde activiteiten (enkel indien Extrapolat. (1) geselecteerd is) en indien van toepassing de overtredingen tegen de rij en rust tijden. U kan een uitgebreide gedetailleerde legende bekijken door op de knop Detail legende (6) te klikken. De details van een activiteit kan u bekijken door er op te klikken (details per uur). o De knop Kaart lezen (2) laat u toe om een chauffeurskaart uit te lezen vanuit dit menu; o De knop Analyse (3) toont u de activiteiten in tabelvorm; o De knop Overtredingen (4) laat u de overtredingen zien in de vorm van een tabel; o De knop Rest. Tijden (5) toont u een samenvatting in tabel van de overblijvende tijden.

1

2 3 4 5

6

Om aan dit scherm te geraken kan u: -

-

Voor weergave van al gedownlaode bestanden in het startscherm op de knop “Archivering” klikken en in het archiveringsvenster kiest u dan een chauffeur en bestand. Vervolgens klikt u rechts onder op de knop OptimDrive en kiest de gewenste periode. Voor gegevens van de kaart, in het startscherm op de knop “OptimDrive” klikken om meteen een chauffeurskaart uit te lezen en hierna de gewenste periode te kiezen.


42

7

Controle van de gedownloade bestanden

Met de optie controle is het mogelijk om te controleren of u de download-termijn van 21 kalenderdagen voor de chauffeurskaarten van 60 dagen voor de tachografen gerespecteerd hebt, of er periodes zijn waarvoor geen activiteiten gedownload zijn en of de handtekening van de bestanden in orde is. Indien de digitale handtekening correct is betekent dit dat de gegevens niet aangepast zijn na het downloaden en correct gedownload zijn, wat uiteraard in geval van controle het geval moet zijn. U kan deze controle uitvoeren door rechts onderaan op de knop Controle te klikken.

1

Controle

2

De mogelijkheid om al dan niet de handtekening te controleren kan u maken in het keuzevenster rechts onderaan (zie scherm hieronder). Eventueel in de opties kan u de standaardkeuze aanpassen. Let er wel op dat het controleren van de handtekening enige tijd kan duren. Om de controle te onderbreken kan u op de “pauze” toets duwen op het toetsenbord. Om de controle te starten kan u klikken op Controleer HET geselecteerde voertuig (1) om deze controles uit te voeren op enkel het voertuig dat geselecteerd is. In dit geval is dat PHELECT2. Met Controleer ALLE voertuigen kan u de controle uitvoeren van alle voertuigen die in DigiSave geïmporteerd zijn. Via Controleer het geselecteerde Bestand (2) kan u eventueel de handtekening controleren van 1 gekozen bestand. De Controles van de chauffeur gebeuren volgens hetzelfde principe.


43

In dit geval geeft de controle van het geselecteerde voertuig (1) met controle van de handtekening het volgende resultaat:

In het kader van de Ontbrekende downloads is in de kolom voertuig aangegeven om welk voertuig en bestand het gaat. De kolom Datum geeft de downloaddatum van dat bestand weer. Bij Dagen kan je zien hoeveel dagen het geleden was dat de vorige download plaats heeft gehad. Handtek. Geeft weer of de controle van de handtekening in orde is, indien Test Handtekening rechts onderaan op ja staat, anders is deze kolom niet weergegeven. De kolommen Activiteiten, Gebeurten., Snelheid en Techn. geg. geven de aanwezigheid aan van deze onderdelen in het bestand. In het kader van de Ontbrekende activiteiten geeft het programma aan over welke periode geen activiteiten mee gedownload zijn. In dit voorbeeld zijn over de volledig gedownloade periode activiteiten aanwezig. Indien het programma geen fouten ontdekt in het (de) gecontroleerde bestand(en) het venster Geen fouten gevonden verschijnt.


44

In het onderstaande scherm is de controle van 1 chauffeur uitgevoerd:

In het kader van de Ontbrekende downloads is in de kolom chauffeur aangegeven om welke chauffeur en bestand het gaat. De kolom Datum geeft de downloaddatum van dat bestand weer. Bij Dagen kan je zien hoeveel dagen het geleden was dat de vorige download plaats heeft gehad. Handtek. Geeft weer of de controle van de handtekening in orde is, indien Test Handtekening rechts onderaan op ja staat, anders is deze kolom niet weergegeven. Hier kan je zien in het kader van de ontbrekende activiteiten dat deze niet aanwezig zijn van 14/09/2008 tot 25/10/2008. Via de knop Afdrukken kan je deze resultaten afdrukken. De resultaten van de ontbrekende downloads worden op een andere pagina afgedrukt als deze van de ontbrekende activiteiten. Indien het programma geen fouten ontdekt in het (de) gecontroleerde bestand(en) het venster Geen fouten gevonden verschijnt.


45

8

Een backup nemen

Na het verstrijken van het aantal ingestelde dagen, ingesteld tijdens de configuratie, zal het programma bij het afsluiten vragen naar het nemen van een backup. Het volgende scherm zal dan verschijnen:

Om de backup te beginnen klikt u hier op Backup. Eventueel kan u een backup ook starten in het menu Instellingen/Backup zoals u hieronder ziet.

Het programma sluit zich en het volgende venster stelt u voor om de backup te maken in de map dat u in de opties had gekozen (hoofdstuk 17 zien). Als u geen map bepaald hebt, zal het u voorstellen om de backup in de installatiemap van DigiSave te maken. Opgelet: ter herinnering, in geval van backup op een CD, moet men eerst de backup op de harde schijf van de computer laten maken en vervolgens het bestand op de CD branden.

In beide gevallen verschijnt een scherm waar u de plaats van backup kan kiezen. Standaard verschijnt de directory die is ingesteld bij de opties. Hierna zal het volgende scherm verschijnen: V3.0 46 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

Om de backup te beginnen klikt u op GO. Het programma vraagt nog eens een bevestiging om te beginnen met de backup:

Klik nogmaals op Ja om de backup te starten. Indien de backup goed verlopen is verschijnt nu volgend scherm:

Klik nu op OK. Het backup bestand is nu opgeslagen in de gekozen directory.


47

9

Backupgegevens importeren

Indien u problemen gehad heeft met uw computer en u de gegevens van uw laatste backup terug wilt inbrengen in DigiSave gaat u als volgt te werk. Let er op dat er geen nieuwe gegevens ingevoerd zijn. Alle gegevens die reeds in het programma aanwezig zijn worden verwijderd. Installeer het programma opnieuw volgens de instructies in de installatiehandleiding. Let er op dat er geen nieuwe gegevens ingevoerd zijn. Alle gegevens die reeds in het programma aanwezig zijn worden verwijderd. Ga voor het herstellen van de backup in het menu Instellingen en kies voor Herstel backup, zoals u in de volgende figuur kan zien:

Het programma vraagt nu naar het paswoord. (Zie hoofdstuk 18) Na het correct invullen van het paswoord moet u de directory kiezen waar de laatste backup (Digisave.zip) is opgeslagen.

Kies de juiste directory en klik op ok. Het volgende scherm verschijnt: V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

48

U klikt nu op Go om de herstelling van de backup te beginnen. Let er op dat er geen gegevens opgeslagen zijn in DigiSave als u de herstelling uitvoert. Het programma vraagt of u zeker bent dat u de herstelling wil beginnen. Kies voor ja. Hierna krijgt u de melding herstelling juist beëindigd en sluit DigiSave af. Start het programma opnieuw op. De gegevens sinds de laatste backup zijn nu terug aanwezig.

10

Ondersteuning via Teamviewer

Indien u hulp nodig heeft kan u onze hotline bereiken via het nummer 0903/15 400. Indien nodig kunnen we het scherm van uw computer overnemen via TeamViewer zodat wij u scherm ook kunnen zien en u gemakkelijker kunnen begeleiden. Om dit te doen, zal de technieker die u aan de lijn heeft, u vragen om Team Viewer via het menu “Instellingen/TeamViewer” te starten. Let er op dat het internet op uw computer aangesloten is.

Vanaf dit moment kan u de instructies volgen die u telefonisch mede gedeeld worden. V3.0 PHELECT SPRL Rue des Trois Entités, 15 – Z.I. des Plénesses 4890 THIMISTER/CLERMONT ℡ +32 903/15 400 - +32 87/55 26 39 - ) 0439.839.075 www.phelect.be - [email protected]

49

DigiSave OptimDrive GEBRUIKERS- HANDLEIDING

Recommend Documents