KAM & Optimalisatie
Coöperatie Baronije UA
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers
Coöperatie Baronije UA
Edisonbaan 16a - 3439 MN NIEUWEGEIN Postbus 1383 - 3430 BJ NIEUWEGEIN T: 030 - 214 80 34 (algemeen) F: 030 - 214 80 36 E:
[email protected] KVK: 30283429
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
1
Inleiding
Leveringsketens worden steeds langer, productie wordt in toenemende mate uitbesteed of verplaatst naar zogenaamde lage lonen landen. De kwaliteitseisen worden echter steeds strenger en de relaties tussen afnemer – product / dienst – leverancier worden steeds complexer. In de meest bekende norm voor kwaliteitsmanagement, de norm ISO 9001, staat dat organisaties hun leveranciers moeten beoordelen. Dit moet omdat het ingekochte product of dienst direct invloed heeft op de dienst of het product van de eigen organisatie en mogelijk bepalend is voor de mate van klanttevredenheid en de continuïteit van de organisatie. Daar stopt het echter niet. Het plannen, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van verbeteracties is –mits goed uitgevoerd- een goed hulpmiddel bij het optimaliseren van de samenwerking die een klant -leverancier relatie in feite is. Eindeloos inspecteren leidt echter tot niets. Het op een gestructureerde wijze beoordelen van leveranciers dwingt daarentegen tot nadenken, analyseren en verbeteren. Het is een moment van reflectie op de invloed van derden op de eigen resultaten en / of activiteiten. Dit past ook in het perspectief van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Door goede afspraken met leveranciers en regelmatige beoordeling kunnen extra kosten door bijvoorbeeld herstel , vertraging of zelfs imagoschade worden voorkomen. Het is dus van belang om leveranciers van zogenaamd “kritische producten of diensten” regelmatig te beoordelen.
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
Persoonlijk contact? Een telefoontje volstaat om een afspraak te maken voor een persoonlijke kennismaking of het beantwoorden van eventuele vragen. Hiervoor kunt u bellen met Jan Clement via 030 – 214 80 34. ••• Inloopspreekuren Baronije organiseert maandelijks zogenaamde inloopspreekuren. U kunt dan na een telefonische afspraak langs komen voor een vrijblijvend gesprek van 45 minuten. Wij zijn gevestigd in Nieuwegein en zijn goed bereikbaar op minder dan 5 autominuten van de A12,A27 en A2. Onze locatie beschikt over ruim voldoende, gratis, parkeergelegenheid op eigen terrein.
Coöperatie Baronije UA Edisonbaan 16a 3439 MN NIEUWEGEIN
1
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
2
De relatie leverancier - afnemer
De relatie tussen leverancier en opdrachtgever laat zich niet makkelijk typeren. Soms moeizaam, vaak prettig, incidenteel verstoord, innig en zo kunnen we nog wel even doorgaan. Feit is dat de relatie gebaseerd is op een aantal variabelen. Stel dat u binnen de organisatie van uw gezin verantwoordelijk bent voor de inkoop van de verse levensmiddelen, drank en de zogenaamde droge kruidenierswaren. U kunt kiezen uit zeer veel aanbieders. Globaal gezien zijn deze aanbieders voor u te verdelen in een drietal categorieën: De versspecialist De discount supermarkt De full-service supermarkt
• • •
Versspecialist X biedt een smal maar diep assortiment waarbij u mag rekenen op persoonlijk contact tijdens het verkoopmoment. Hoe vaak is u niet gevraagd of het een onsje meer mag zijn terwijl u nog staat te genieten van dat stukje kaas dat u mocht proeven. U verwacht dit ook en u wilt niets anders. U hebt immers bewust gekozen voor deze specialist. Naast deze specialist zit Y, een discount supermarkt. Hier gaat u naar binnen omdat een aantal artikelen een bijzonder goede prijs- kwaliteitverhouding hebben. U weet dat de kipkerrie salade zich kan meten met het A-merk van de full service supermarkt maar slechts de helft van de prijs kost. Het feit dat u zelf dozen open moet maken, er een breed maar ondiep assortiment is met weinig alternatieven en er altijd een lange rij staat bij die ene kassa die open is neemt u voor lief. Nadat u op de zaak de tassen hebt geleegd gaat u op weg naar de full-service supermarkt. Hierbij kunt u kiezen uit drie min of meer gelijkwaardige supermarkten van verschillende ketens. Over het algemeen liggen de prijzen niet ver uit elkaar en toch gaat u bijna altijd naar supermarkt C. Deze supermarkt ligt wel enigszins uit de route maar er zijn voldoende redenen die een klein autoritje rechtvaardigen: • • • • • •
U kwam hier al als kind. Net als u krijgen ook uw kinderen hier een koekje bij de kassa. U wordt zonder uitzondering door alle medewerkers hartelijk begroet. Men kent u als vast klant. Er is voldoende keuze en het is altijd vers. Op verzoek wordt het vlees in kleinere of grotere porties klaargemaakt. Het brood is er erg lekker.
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
2
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
• •
U spaart er zegeltjes etc
Dit voorbeeld laat zien dat we min of meer systematisch en op basis van harde (prijs) en zachte (emotie) argumenten onze leveranciers kiezen. Uiteraard is er geen sprake van een statische situatie. Eén klacht die niet goed wordt opgelost of een negatief bericht in de media over de betreffende keten kan er al toe leiden dat u de bewuste leverancier anders ordent in uw preferentiestructuur. Zo is het ook bij professionele koop. Bewust of onbewust wordt er een bepaalde afweging gemaakt. Het gunnen van een opdracht is nog steeds een belangrijk argument in de beslissing. Veelal kan een opdrachtgever kiezen uit verschillende aanbieders. Aanbieders die allemaal een eigen invulling hebben van hun “marketingmix”, de bekende 5-P’s van: product, prijs, plaats (lees distributie), promotie en personeel. Verbindend element is het product (en uiteraard is een dienst ook een product). Enerzijds de behoefte en anderzijds het aanbod. Dat hierbij verschillende keuzes gemaakt kunnen worden zal duidelijk zijn uit ons voorbeeld. U heeft iets nodig, bijvoorbeeld kaas, en u kunt kiezen uit een aantal opties. Niet alleen uit diverse aanbieders maar u heeft ook opties over het soort kaas (en de bijbehorende smaak) maar mogelijk ook uit verschillende alternatieve producten zoals smeerkaas of zelfs worst.
Opdrachtgever
Leverancier
Product
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
3
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Er zijn dus een aantal variabelen die mee spelen bij de keuze van een leverancier. Naast een aantal zachtere variabelen (“die vertegenwoordiger is zo aardig en komt hier al twintig jaar”) zijn er uiteraard ook een aantal harde criteria. In ieder geval spelen de volgende elementen mee in de beslissing: • • • • • • •
de specificaties van het product (of dienst) het belang van de koop (strategisch) de ordergrootte (aantallen – geld) de samenstelling van de markt waarop het product ingekocht moet worden (concurrentie – alternatieven – prijsinvloeden) het risico dat de beslissing met zich mee brengt garantiebepalingen leverbetrouwbaarheid
Maar ook het effect van de opdracht op de eigen organisatie zoals bijvoorbeeld bij outsourcing van productie of de noodzaak van extra ingangscontroles spelen een belangrijke rol. De (strategische) inkoopfunctie is dan ook steeds belangrijker. Niet alleen de wijze waarop deze functie is ingebed in de organisatie, denk hierbij aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar zeker ook de benodigde kennis is van wezenlijk belang. Hierbij zal het duidelijk zijn dat bijzondere kenmerken of bijzondere omstandigheden waarin een product gebruikt wordt zullen resulteren in meer aandacht bij het selecteren van de leverancier. Ook producenten van kritische producten die van strategisch belang zijn of producten waarmee grote risico’s gepaard gaan krijgen tijdens de inkoopfase vaak extra aandacht. De impact van een leverancier op imago is echter iets wat niet altijd onderkent wordt. En imagoschade is moeilijk meetbaar maar onder aan de streep zeer kostbaar!
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
4
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
3
Diensten Baronije
Baronije kan u op diverse manieren ondersteunen bij het beoordelen van leveranciers: 3.1 Training Leveranciersbeoordeling Na afloop van deze training hebben de cursisten kennis gemaakt met diverse aspecten die van invloed kunnen zijn op het borgen en beheersen van de toeleveranciers. Daarnaast hebben zij inzicht gekregen in diverse praktische mogelijkheden om de leveranciersbeoordelingen te structureren en beheerst uit te voeren. Onderwerpen • Referentiekaders en relaties met diverse normen zoals o.a. ISO 9001, ISO 22000 en ISO 9004 • De relaties in een leveringsketen • Integrale ketenborging van gespecificeerde risicogebieden • Ontwikkeling en implementatie beoordelingssysteem Het is ook mogelijk om bij in company te kiezen voor een uitgebreidere variant waarbij er een extra dag besteed wordt aan voorbereiding, auditvaardigheden etc. 3.2 Training Borgen en beheren van leveringsketens Tijdens deze training krijgt u praktische handvatten aangereikt om de regiefunctie verder in te vullen en uit te bouwen. Het resultaat: meer grip op uw leveringsketen en uiteindelijk Integrale Ketenkwaliteit! Onderwerpen • Uw leveringsketen te definiëren en te analyseren. • Direct en indirect belanghebbende te inventariseren op basis van een zogenaamde stakeholdersanalyse. • Zowel de individuele schakels als de kritische interfaces te borgen. • Ketenbrede - en per schakel afgeleide doelstellingen - te formuleren. • Het belang van goed ingericht communicatie binnen de keten en hoe u dit kunt inrichten. • Hoe u structureel de kwaliteit binnen uw leveringsketen kunt verbeteren. 3.3 Advies bij het ontwikkelen en implementeren van een eigen methode voor het beoordelen van leveranciers De specialisten van Baronije kunnen u adviseren bij het vormgeven van uw eigen methodiek voor het beoordelen van leveranciers.
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
5
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
3.4 Uitvoeren van leveranciersbeoordelingen De specialisten van Baronije kunnen uiteraard ook kritische leveranciers voor u beoordelen. Deze beoordeling wordt uitgevoerd tegen criteria die wij vooraf met u afstemmen. De beoordeling bestaat uit voorbereidende analyses, eventuele onderzoeken bij de leverancier ter plaatse en een terugkoppeling. Hierbij wordt het volgende proces gevolgd: Intake 1 Commercieel
Voorstel
Selectie auditor(en)
Intake 2 Technisch
Planning en voorbereiding
Informatie tbv leverancier
Data analyse
Uitvoering
Rapport
Terugkoppeling opdrachtgever
Opvolging
Optioneel Informeren overige leveranciers
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
6
Diensten informatieblad: Beoordelen van leveranciers • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Meer weten over wat Baronije voor u kan betekenen? Een telefoontje volstaat om een afspraak te maken voor een persoonlijke kennismaking of het beantwoorden van eventuele vragen. Hiervoor kunt u bellen met Jan Clement via 030 – 214 80 34. Ook kunt u gebruik maken van onze Inloopspreekuren die wij maandelijks organiseren. U kunt dan na een telefonische afspraak langs komen voor een vrijblijvend gesprek van 45 minuten.
© Deze uitgave behoort tot het intellectueel eigendom van Coöperatie Baronije UA.
7
