di Instansi Pemerintah : Model Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penggunaan dan Pengaruhnya Terhadap Produktivitas

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

367

E-Mail di Instansi Pemerintah : Model Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penggunaan dan Pengaruhnya Terhadap Produktivitas Edi Nur Cahyaningtyas*), Hanung Adi Nugroho**), Eko Nugroho***) Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada E-Mail: *[email protected], **[email protected], ***[email protected] Abstrak Penelitian ini mengembangkan model untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai khususnya di instansi pemerintah. Model yang dikembangkan menggunakan dasar metode TAM (Technology Acceptance Model). Dengan diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kinerja instansi pemerintah. Kata kunci : e-mail, TAM, trust, productivity

1. PENDAHULUAN Era informasi yang semakin maju dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini dan pemanfaatannya yang sudah melekat dalam kehidupan sehari-hari menuntut penyesuaian yang cepat dalam segala hal yang berhubungan dengan aktivitas sehari-hari termasuk hal yang berhubungan dengan layanan instansi pemerintahan. Instansi pemerintah dituntut untuk dapat melayani kepentingan masyarakat luas dengan pelayanan publik yang semakin baik, terpercaya dan dapat diandalkan dengan interaksi yang mudah dijangkau. Dijelaskan dalam Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 2003 [1] tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-goverment bahwa e-government dikembangkan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien dengan mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik. Penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dilakukan melalui pengembangan egovernment dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Aktivitas yang berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup: 1.

Pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronik;

ISBN: 979-26-0280-1

2.

Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

Salah satu bentuk implementasi pemanfaatan teknologi tersebut adalah penggunaan e-mail (electronic mail) atau surat elektronik sebagai media komunikasi internal instansi maupun eksternal dengan masyarakat. Dalam dunia kerja profesional, e-mail merupakan media komunikasi yang utama untuk mendukung aktivitas pekerjaan. Meskipun demikian, dalam lingkungan kerja pemerintahan, masih banyak pegawai pemerintah yang belum memahami dan menggunakan e-mail sebagai media komunikasi [2]. Hal inilah yang menjadikan belum efektifnya penggunaan e-mail dalam dunia kerja pemerintahan. Masih banyak pegawai yang lebih memilih menghindari teknologi ini sehingga proses birokrasi menjadi berjalan lebih lama karena pengiriman berkas dan komunikasi yang seharusnya dapat dilakukan menggunakan e-mail akhirnya dilakukan dengan cara konvensional. Untuk dapat menggunakan e-mail secara efektif, tentunya ada faktor-faktor yang mempengaruhinya. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan juga pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah. Dengan diketahuinya faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan

368


juga pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi serta kinerja instansi pemerintah. Untuk melakukan analisis faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah, peneliti akan mengembangkan model yang didasarkan pada metode TAM (Technology Acceptance Model).

2. LANDASAN TEORI A. Penggunaan E-mail di Instansi Pemerintah Dalam berkomunikasi saat ini e-mail memiliki peran yang sangat penting meskipun e-mail bukanlah teknologi yang baru [3]. Hampir semua layanan berbasis web memerlukan e-mail sebagai identitas untuk melakukan otentikasi. Saat ini hampir semua instansi pemerintah telah menyediakan akses internet di kantornya. Pegawai dapat memanfaatkan akses internet ini salah satunya untuk menggunakan e-mail. Beberapa instansi pemerintah baik pusat maupun daerah juga telah menyediakan e-mail pemerintah dengan domain .go.id. Dalam penggunaannya untuk keperluan dinas di instansi pemerintah, pemerintah juga telah menyediakan e-mail dengan domain pnsmail.go.id [4]. Dasar pengelolaan layanan e-mail ini adalah peraturan pemerintah No.82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik [5]. Berdasarkan surat edaran tersebut, sebagai media persuratan elektronik yang aman dan resmi di lingkungan pemerintahan seluruh pegawai dan instansi pemerintah wajib menggunakan e-mail resmi pemerintah B. Technology Acceptance Model (TAM) Dalam penelitian mengenai adopsi teknologi, TAM merupakan salah satu model yang paling banyak digunakan [6]. Model yang dikembangkan oleh Davis [7] ini ditujukan untuk menjelaskan perilaku seseorang dalam menerima, menggunakan, atau mengadopsi sebuah teknologi informasi. Pengujian model TAM sebagai alat untuk memprediksi perilaku dalam menggunakan

ISBN: 979-26-0280-1

teknologi informasi telah banyak dilakukan melalui berbagai penelitian. Komponen utama dari model TAM adalah kombinasi konsep yang saling berkaitan yaitu kegunaan persepsian (perceived usefulness), kemudahan penggunaan persepsian (perceived ease of use), sikap terhadap perilaku (attitude towards behavior), minat perilaku (behavioral intention), serta penggunaan (usage behavior). Model TAM yang dikembangkan oleh Davis [7] dan Venkatesh, David [8] ditunjukkan pada Gambar 6. Perceived Usefulnes s

Attitude Towards Behaviour

Behavioral Intention

Usage Behaviour

Perceived Ease of Use

Gambar 1. Technology Acceptance Model (TAM) Sumber: Davis [7], Venkatesh [8].

C. Computer Self Efficacy Computer self-efficacy mengacu pada tingkat kepercayaan pada diri seseorang bahwa ia merasa yakin dengan kemampuannya dalam mengoperasikan dan menggunakan sistem komputer [9]. Computer self-efficacy dapat digunakan untuk memprediksi persepsi pengguna mengenai penerimaan dan penggunaan atas teknologi informasi [10]. D. Availability Penelitian yang dilakukan oleh W. Mc.Connell [11] menunjukkan bahwa availibility (ketersediaan) berpengaruh terhadap adopsi teknologi khususnya layanan internet. Pengguna akan menggunakan suatu layanan teknologi apabila layanan tersebut tersedia. E. Accessibility Penelitian yang dilakukan oleh W.McConnell [11] juga menunjukkan bahwa variabel kemampuan akses (accessibility) berpengaruh terhadap adopsi teknologi khususnya layanan internet. F. Training Pelatihan (training) merupakan salah satu faktor penting bagi keberhasilan sistem [12]. Semakin banyak pelatihan yang diberikan maka akan semakin memudahkan pengguna dalam menggunakan suatu teknologi sehingga


diharapkan akan menciptakan suatu kemampuan fungsi dan sistem yang berkualitas tinggi [13]. G. Perceived Ease of Use Definisi persepsi kemudahan penggunaan (perceived ease of use) yaitu sejauh mana seseorang percaya bahwa suatu sistem mudah untuk digunakan [7]. Dalam konteks penelitian ini, kemudahan penggunaan sistem yang dimaksud yaitu kemudahan penggunaan email. H. Perceived Usefulnes Definisi persepsi kegunaan (perceived usefulness) yaitu sejauh mana seseorang percaya bahwa menggunakan suatu sistem akan meningkatkan kinerjanya [7]. Apabila seseorang percaya bahwa suatu sistem atau teknologi informasi berguna maka ia akan menggunakan sistem informasi atau teknologi informasi tersebut [14]. I. Trust Kepercayaan (trust) merupakan hal yang penting dalam interaksi sosial [15]. Sebagai akibat dari perkembangan interaksi sosial secara online, kepercayaan atas sistem berbasis web termasuk layanan e-mail menjadi hal penting untuk diperhatikan. Diadaptasi dari definisi webtrust [15], kepercayaan pengguna e-mail didefinisikan sebagai persepsi kepercayaan individual atas penggunaan email. J. E-mail Usage Penggunaan e-mail (e-mail usage) didefinisikan sebagai penggunaan layanan email baik e-mail instansi pemerintah maupun email non instansi pemerintah dalam pemanfaatannya sebagai media persuratan elektronik dalam menjalankan pekerjaan. K. Productivity Produktivitas (productivity) dalam hal penggunaan e-mail didefinisikan sejauh mana penggunaan e-mail tersebut akan meningkatkan output pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya yang berhubungan dengan pengelolaan dan pengiriman dokumen.

369

3. METODE PENELITIAN A. Pengumpulan Data Dalam penelitian ini dibutuhkan data primer dan sekunder. Untuk memperoleh data primer, peneliti akan mengumpulkan secara langsung dengan menerapkan teknik survei. Survei dilakukan dengan instrumen kuesioner dengan memberikan sejumlah pertanyaan kepada responden. Data sekunder diperoleh dari kajian literatur terhadap artikel, publikasi, jurnal, maupun buku-buku yang berkaitan dengan topik penelitian. Populasi pada penelitian ini adalah pegawai di instansi pemerintah. Sampel sebanyak 150 responden diambil dari pegawai di 11 SKPD dan kantor yang ada di Kabupaten Sleman. Instansi yang dipilih adalah instansi yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat maupun instansi yang selalu berkoordinasi secara intensif dengan instansi lain. Teknik yang digunakan untuk memilih sampel dalam penelitian ini yaitu pengambilan sampel acak berstrata (stratified random sampling) dimana populasi akan dibagi menjadi strata-strata (sub populasi), kemudian pengambilan pengambilan sampel dilakukan dalam setiap strata [16]. B. Pengukuran Pengujian faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai dilakukan dengan model yang dikembangkan berdasarkan model TAM. Salah satu keunggulan penggunaan TAM dalam penelitian ini yaitu TAM memiliki measurement inventory yang tervalidasi dengan baik [17]. C. Cara Analisis Tingkat validitas dan reliabilitas instrumen penelitian yang digunakan yaitu kuesioner akan diuji terlebih dahulu. Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini kemudian akan dianalisis menggunakan model persamaan struktural (Structural Equation Model—SEM), suatu teknik permodelan statistik yang umum digunakan dalam ilmu tingkah laku (behavior)[6]. Analisis dilakukan berdasarkan pada pemodelan penelitian yang diajukan. 1. Uji Validitas Dalam penelitian ini uji validitas dilakukan untuk mengetahui apakah item pernyataan atau indikator yang digunakan dalam instrumen

ISBN: 979-26-0280-1

370


penelitian mampu mengukur konstruk atau variabel yang diuji. Dalam penelitian ini uji validitas dilakukan dengan menggunakan PLS untuk menguji validitas konvergen dan validitas diskriminan. 2. Uji Reliabilitas Dalam penelitian ini uji reliabilitas dilakukan untuk mengetahui sejauh mana alat ukur atau instrumen penelitian yang digunakan dapat menghasilkan data yang reliabel, yang menunjukkan konsistensi alat ukur atau instrumen penelitian tersebut. Dalam PLS, uji reliabilitas dilakukan dengan mengukur reliabilitas konstruk (construct reliability) masing-masing indikator. Dua kriteria digunakan untuk mengukur construct reliability yaitu composite realibility dan cronbach’s alpha [18]. Apabila suatu konstruk memiliki nilai composite reliability lebih besar dari 0,7 dan nilai cronbach’s alpha lebih besar dari 0,6 maka konstruk tersebut dinyatakan reliabel [18]. 3. Uji Hipotesis Uji hipotesis dilakukan dengan cara menguji model strukturalnya. Dengan menganalisis koefisien jalur antar variabel akan diketahui bagaimana pengaruh hubungan suatu variabel terhadap variabel lain sesuai dengan model strukturalnya. Pengaruh hubungan antar variabel dapat dilihat dengan menilai t statistik dibandingkan dengan t table signifikansi.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pemodelan yang digunakan pada penelitian ini mengacu pada TAM yang dikembangkan. Variabel yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu computer self efficacy, availability, accesibility, training, perceived usefulnes, perceived ease of use, dan actual use dalam hal penggunaan e-mail. Peneliti menambahkan satu variabel yang akan diuji yang dianggap akan mempengaruhi penggunaan e-mail di instansi pemerintah yaitu variabel trust (kepercayaan). Dalam penelitian ini, pemodelan yang digunakan ditunjukkan pada gambar 2.

ISBN: 979-26-0280-1

Computer H1 self-efficacy H2 H3 Availability

Perceived ease of use H9

H4

H14 Perceived H12 Productivity E-mail usage usefulness

H5 Accesibility

H11

H6

H10 H13 Trust

H7 Training

H8

Gambar 2. Model penelitian yang diajukan. Hipotesis yang diajukan pada penelitian ini adalah sebagai berikut : H1 : Computer self-efficacy berpengaruh positif terhadap perceived ease of use H2 : Computer self-efficacy berpengaruh positif terhadap perceived usefulness H3 : Availability berpengaruh positif terhadap perceived ease of use H4 : Availability berpengaruh positif terhadap perceived usefulness H5 : Accessibility berpengaruh positif terhadap perceived ease of use H6 : Accessibility berpengaruh positif terhadap perceived usefulness H7 : Training berpengaruh positif terhadap perceived ease of use H8 : Training berpengaruh positif terhadap trust H9 : Perceived ease of use berpengaruh positif terhadap perceived usefulness H10 : Trust berpengaruh positif terhadap perceived usefulness H11 : Perceived ease of use berpengaruh positif terhadap e-mail usage H12 : Perceived usefulness berpengaruh positif terhadap e-mail usage H13 : Trust berpengaruh positif terhadap email usage H14 : E-mail use berpengaruh terhadap productivity

5. KESIMPULAN Dalam penelitian ini, dikembangkan model yang akan digunakan untuk melakukan analisis faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah. Model yang dikembangkan menggunakan dasar metode TAM (Technology Acceptance Model). Dengan


diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kinerja instansi pemerintah.

6. DAFTAR PUSTAKA [1] Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan EGovernment. 2003. [2] H. Apriyanto, ―Efektifitas Penggunaan Email Dalam Dunia Kerja Pemerintahan,‖ 2012. [Online]. Available: http://blog.sivitas.lipi.go.id/blog.cgi?isibl og&1287157860&&&1036008667&&13 40258743&heri018&, Diakses tanggal 3 Desember 2014 pukul 08.40 WIB [3] Suryono, ―Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pemilihan Penyedia Mail Server Untuk Penggunaan Email Sebagai Media Komunikasi di Kota Kendal,‖ Universitas Gadjah Mada, 2008. [4] ―Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur NEgara Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Alamat Email Resmi Pemerintah Pada Instansi Pemerintah.‖ 2013. [5] ―Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik,‖ 2012. [6] Verdianti, ―Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Intensi Menggunakan Internet Banking Berbasis Technology Acceptance Model (TAM) Dengan Gender Sebagai Variabel Moderasi,‖ Universitas Gadjah Mada, 2009. [7] F. D. Davis, ―Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology,‖ MIS Q., vol. 13, no. 3, pp. 319–340, 1989. [8] V. Venkatesh and F. D. Davis, ―A Theoretical Extension of the Technology Acceptance Model: Four Longitudinal Field Studies,‖ Manage. Sci., vol. 46, no. 2, pp. 186–204, Feb. 2000.

ISBN: 979-26-0280-1

371

[9] C. A. Compeau, D.R., Higgins, ―Computer Self-Efficacy : Development of a Measure and Students,‖ MIS Q., vol. 19, no. 2, pp. 189–211, 1995. [10] V. Venkatesh and F. D. Davis, ―A Model of the Antecedents of Perceived Ease of Use: Development and Test,‖ Decis. Sci., vol. 27, no. 3, pp. 451–481, Sep. 1996. [11] W. S. McConnell, ―Technology Adoption : Influence of Availability and Accessibility,‖ University Of Phoenix, 2009. [12] J. D. M. Tor Guimaraes, D.Sandy Staples and D. James, ―Empirically testing some main user-related factors for systems development quality,‖ Qual. Manag. J., vol. 10, no. 4, pp. 39–54, 2003. [13] H. Alfiansah, ―Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penggunaan Teknologi Informasi oleh Auditor Eksternal dan Internal,‖ Universitas Gadjah Mada, 2010. [14] M. J. Parsaoran, ―Technology Acceptance Model Pada Penggunaan Instant Messaging di Perkantoran,‖ Universitas Gadjah Mada, 2009. [15] C. Cheshire, J. Antin, K. S. Cook, and E. Churchill, ―General and Familiar Trust in Websites,‖ Knowledge, Technol. Policy, vol. 23, no. 3–4, pp. 311–331, Sep. 2010. [16] S. Prof. Rozaini Nasution, ―Teknik Sampling.‖ Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara, pp. 1–7, 2003. [17] O. Kwon and Y. Wen, ―An empirical study of the factors affecting social network service use,‖ Comput. Human Behav., vol. 26, no. 2, pp. 254–263, Mar. 2010. [18] I. Ghozali, Structural Equation Modelling: Metode Alternatif dengan Partial Least Square (PLS), 2nd ed. Semarang: Badan Penerbit Universitas Diponegoro, 2008.

di Instansi Pemerintah : Model Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penggunaan dan Pengaruhnya Terhadap Produktivitas

Recommend Documents