PEDOMAN PEMBERIAN GAPEKSINDO AWARD Jakarta, 30 Agustus 2012
Panduan Gapeksindo Award
DEWAN PIMPINAN DAERAH
DEWAN PIMPINAN PUSAT GABUNGAN PERUSAHAAN KONSTRUKSI NASIONAL INDONESIA (THE UNION OF NATIONAL INDONESIA CONSTRUCTION COMPANIES)
PRAKATA Sebagai sebuah Asosiasi Perusahaan Jasa Konstruksi Nasional, Gapeksindo tentunya mempunyai visi, misi dan program kerja dalam menjalankan roda organisasi. Dalam mewujudkan organisasi yang mandiri dan profesional, sebagai wadah perusahaan jasa konstruksi dalam menjalankan profesinya, serta pengabdian usaha menuju cita-cita Pembangunan Bangsa Indonesia yang lebih baik dan bermartabat. Gapeksindo Award adalah salah satu bentuk reward yang menjadi program kerja tahunan yang ditetapkan dalam keputusan Rapat Pimpinan Nasional (RAPIMNAS). Oleh karna itu diperlukan sebuah pedoman secara tertulis dalam sebuah buku standar panduan dalam menentukan kriteria pemberian reward dengan norma standar yang baku, reward tersebut bertujuan : Mendorong seluruh jajaran pengurus untuk mengoptimalkan suatu managemen organisasi sesuai Amanat Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gapeksindo, maka dengan ini sesuai dengan cita – cita kita bersama diharapkan Bapak/ibu dapat memberikan masukan, koreksi atas program kerja Dewan Pimpinan Pusat Gapeksindo. Semoga Tuhan Yang Maha Esa dapat meridhoi. Amin Jakarta,30 Agustus 2012
DEWAN PIMPINAN PUSAT GAPEKSINDO
P age |1
BAB 1 PENDAHULUAN Dalam rangka Gapeksindo Award, maka perlu dibuat sebuah standar baku tentang tata cara penilaian kinerja kepengurusan ditingkat Dewan Pimpinan Daerah. Panduan penilaian kinerja Dewan Pimpinan Daerah (DPD) Gapeksindo mengacu pada kerangka dasar pemikiran berikut : 1. Sektor jasa konstruksi menjadi tumpuan dalam pertumbuhan perekonomian dan pemerataan hasil pembangunan. Usaha jasa konstruksi memberikan andil yang cukup besar dalam penyerapan tenaga kerja. 2. Bahwa perkembangan asosiasi jasa konstruksi yang pertumbuhannya cukup banyak sehingga terjadi persaingan yang sangat ketat, maka dengan ini Gapeksindo dipandang perlu untuk dapat membuat programprogram yang menyentuh terhadap pertumbuhan jumlah anggota, pelayanan yang maksimal dan sistem managemen organisasi yang standar. 3. Bahwa dengan telah terbentuknya 33 Dewan Pimpinan Daerah(DPD) Gapeksindo seluruh Indonesia kami yakin pertumbuhan tidak merata disebabkan pelayanan tidak sesuai standar yang diinginkan oleh Dewan Pengurus Pusat Gapeksindo, sehingga terjadi kepincangan dalam pertumbuhan jumlah anggota disetiap provinsi, serta banyak keluhan anggota terhadap pelayanan, sehingga tidak memberikan suatu kepuasan terhadap badan usaha yang bernaung dibawah Gapeksindo. 4. Untuk itu dibutuhkan sebuah buku standar dengan pokok bahasan pemberian Gapeksindo Award kepada DPD Gapeksindo ditingkat nasional sebagai “upaya peningkatan motivasi dan apresiasi kepada DPD terbaik dalam rangka mendukung pertumbuhan pelayanan yang bermutu dan berkesinambungan”.
P age |2
BAB 2 DASAR, MAKSUD DAN TUJUAN GAPEKSINDO AWARD Pasal 1 DASAR Dasar penyelenggaraan dan pemberian Gapeksindo Award adalah : 1. Anggaran Rumah Tangga Gapeksindo Pasal 8 Ayat 1.f 2. Keputusan Rapimnas VI di Manado, Sulawesi Utara, Tanggal 15 November 2008 tentang Gapeksindo Award. 3. Keputusan Rapat Dewan Pimpinan Lengkap DPP Gapeksindo, Tentang pembentukan Tim Penilai Gapeksindo Award. Pasal 2 MAKSUD DAN TUJUAN 1 Pemberian Gapeksindo Award dimaksudkan untuk memberikan apresiasi terhadap kinerja Dewan Pimpinan Daerah (DPD) Gapeksindo yang dinilai telah berhasil melaksanakan tugas dan fungsi organisasi secara baik, sebagaimana diamanatkan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gapeksindo. 2 Pemberian Gapeksindo Award bertujuan untuk memberikan motivasi terhadap seluruh jajaran pengurus Dewan Pimpinan Daerah (DPD) Gapeksindo dalam pengelolaan, pembinaan serta menerapkan seluruh kebijakan dan regulasi yang dikeluarkan oleh Dewan Pimpinan Pusat yang menyangkut pada hal-hal berikut ini : a. Peningkatan kualitas pengelolaan organisasi ditingkat Dewan Pengurus Daerah (DPD) Gapeksindo b. Peningkatan pelayanan terhadap anggota terkait dengan penerbitan Kartu Tanda Anggota (KTA) dan penerbitan Sertifikat Badan Usaha (SBU) ditingkat DPD Gapeksindo. c. Menggunakan standar baku tentang pengelolaan administrasi dan keuangan serta membuat pelaporan secara berkesinambungan ke Dewan Pimpinan Pusat (DPP) Gapeksindo.
P age |3
d. Senantiasa melakukan pembinaan terhadap cabang-cabang yang berkesimbungan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) Gapeksindo e. Mendorong jajaran staff untuk membuat standar pengarsipan dokumen termasuk surat masuk dan surat keluar serta keseragaman pakaian staf atau sesuai penerapan ISO 9001:2008 yang telah ditetapkan oleh Dewan Pimpinan Pusat (DPP) Gapeksindo. f. Melengkapi sarana dan prasarana perkantoran serta merekrut staf sesuai dengan kebutuhan masing-masing Dewan Pimpinan Daerah (DPD) Gapeksindo. g. Memaksimalkan mengaktifan jajaran pengurus Dewan Pimpinan Harian Lengkap Daerah dalam mengikuti ketentuan yang telah diatur dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga terkait dengan pelaksanaan tugas masing- masing pengurus, keaktifan rapat rapat bulanan serta keaktifan didalam kegiatan nasional, daerah dan external. h. Mengevaluasi pertumbuhan, peningkatan jumlah anggota dengan pencapaian target setiap tahunnya. i. Memonitoring keaktifan kepengurusan tingkat Dewan Pengurus Cabang (DPC) yang terkait dengan kelengkapan sekretariatan, kepengurusan, pelaksanaan muscab-muscab dan kegiatan-kegiatan external. BAB 3 KLASIFIKASI PEMBERIAN AWARD 1. 2. 3. 4. -
Kategori Kategori Kategori Kategori
Silver Gold Platinum Diamond
Kategori Silver adalah penilaian tim Award terhadap 33 DPD yang memenuhi sesuai ketentuan buku panduan Award ini untuk menilai 15 DPD terbaik dalam pengisian format kuesioner. Dalam penentuan penilaian perolehan silver Tim Penilaian menetapkan 5 DPD terbaik dengan cara klarifikasi asas nyata terhadap pengisian kuesioner. Bagi
P age |4
DPD yang tidak mampu mempertahankan nilai-nilai silver selama 2(dua) tahun berturut turut maka DPD tersebut akan diturunkan statusnya menjadi non status. -
Kategori Gold adalah penilaian tim Award terhadap 15 DPD terbaik tahun sebelumnya yang memenuhi sesuai ketentuan buku panduan Award ini untuk menilai 10 DPD terbaik dalam pengisian format kuesioner. Dalam rangka penentuan penilaian perolehan gold Tim Penilaian menetapkan 2 DPD terbaik dengan cara klarifikasi asas nyata terhadap pengisian kuesioner. Bagi DPD yang tidak mampu mempertahankan nilai-nilai gold selama 2(dua) tahun berturut turut maka DPD tersebut akan diturunkan statusnya menjadi silver.
-
Kategori Platinum dengan status peningkatan Diamond adalah penilaian tim Award terhadap DPD yang telah berstatus platinum (telah memperoleh kendaraan roda empat) dapat ditingkatkan status menjadi Diamond apabila telah mencapai target kesempurnaan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan di buku pedoman ini sesuai Bab II Pasal 2 Point 2 dan mendapatkan persetujuan khusus oleh Dewan Pimpinan Pusat untuk diberikan suatu Award khusus. Apabila DPD yang telah menerima predikat platinum tidak mampu mempertahankan selama-lamanya maka Dewan Pengurus Pusat berhak mengelurkan rekomendasi untuk menurunkan status Dewan Pimpinan Daerah tersebut dan dapat menarik kembali Award yang telah diberikan.
P age |5
Pasal 3 METODE PENILAIAN Metode penilaian untuk pemberian Gapeksindo Award dilaksanakan melalui proses tahapan dengan pola seperti uraian berikut ini : TAHAP I
PENILAIAN Pemberitahuan
BUKTI DAN METODE Membuat surat penyampaian akan dilakukan penilaian Award. Mengirimkan format isian kuesioner dengan batas waktu tertentu untuk pengembalian jawaban kuesioner
II
Penilaian
Menilai kuesioner yang telah dikembalikan oleh masing-masing DPD.
III
Rapat Tim Penilai
IV
Peninjauan lapangan
Rapat penentuan penilaian peringkat DPD dan akan disampaikan ke masing-masing yang terkait. Verifikasi dan Validasi terhadap DPD yang dikategorikan masuk peringkat sesuai penilaian Tim Penilai.
V
Rapat Tim Final
Tim Penilai verifikasi dan validasi akan mempersentasikan hasil tinjauan lapangan berdasarkan hasil isian kuesioner untuk mericek kebenaran. Memutuskan dan menetapkan peringkat penerimaan Award. Tim Penilai akan melaporkan ke Dewan Pimpinan Pusat dari hasil
P age |6
yang telah ditetapkan VI
Pemberian Award
VII
Penyerahan Award
Penyampaian Award pada saat rapimnas, mukernas dan munas diadakan pada tahun berjalan. Penyerahan Award dilakukan pada saat acara seremonial rapimnas, mukernas dan munas diadakan.
Pasal 4 TATA CARA PEMBENTUKAN TIM PENILAI 1. Pada dasarnya Dewan Pimpinan Pusat membentuk Tim Penilai independen terdiri dari unsur : a. Dewan Pengurus Pusat Gapeksindo. b. Unsur dari Kementerian terkait. c. Unsur Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional d. Unsur konsultan managemen. 2. Dewan Pimpinan Pusat membuat surat permintaan kesediaan dari unsur yang ada diatas sesuai pasal 4 point 1 ayat b,c,d. 3. Setelah mendapatkan nama nama calon Tim Penilai Dewan Pimpinan Pusat memerintahkan untuk rapat Tim Penilai untuk menentukan struktur Tim Penilai dan selanjutnya dibuatkan surat mandat untuk melaksanakan tugas tugas tersebut. 4. Semua biaya dan honor-honor Tim Penilai ditanggung oleh Dewan Pimpinan Pusat.
P age |7
Pasal 5 KETENTUAN-KETENTUAN Penilaian dilakukan oleh Tim Penilai berdasarkan pasal 4 ayat 1 terdiri dari : 1. Tim Penilai membuat kuesioner yang terinci yang akan disampiaikan kepada DPD masing-masing. 2. Tim Penilai akan membuat dengan dasar pembobotan dengan penilaian point. 3. Tim Penilai akan melakukan tinjauan lapangan berdasarkan hasil penilaian kuesioner dan membawa surat tugas dari dewan pimpinan pusat. 4. Biaya akomodasi Tim Penilai ditanggung oleh DPD masing-masing. 5. DPD tidak dibenarkan memberikan uang saku atau uang tip kepada Tim Penilai, apabila dikemudian hari terbukti memberikan sogokan didalam penilaian maka Dewan Pimpinan Pusat dapat membatalkan hasil penilaian Tim. 6. Bagi DPD yang tidak mengembalikan kuesioner isian Tim Penilai menganggap DPD mengundurkan diri dengan batas waktu yang diatur oleh Tim Penilai. BAB 4 JADWAL PELAKSANAAN GAPEKSINDO AWARD Pasal 6 JADWAL PELAKSANAAN Pelaksanaan kegiatan penilaian Gapeksindo Award adalah sebagai berikut : No.
Kegiatan
1.
Pengiriman Kuesioner ke DPD se Indonesia
2.
Pengembalian Kuesioner ke DPP
P age |8
Tanggal
3.
Penilaian Kuesioner DPD oleh Tim Penilai
4.
Penyampaian hasil penilaian nominator ke DPP
5.
Jadwal kunjungan ke DPD (Tentative)
6.
Rapat tim dan pelaporan final
7.
Penetapan Pemenang Gapeksindo Award
Catatan : akan dibuat oleh Tim Penilai Pasal 7 LAIN-LAIN Pelaksanaan Gapeksindo Award dapat menghubungi langsung ke alamat Tim Penilai Dewan Pimpinan Pusat Gapeksindo. Pasal 8 TATA CARA PENGGUNAAN AWARD Award yang telah diterima oleh masing masing DPD dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Penerima Award kendaraan roda empat digunakan untuk kepentingan: a. Kesekretariatan. b. Pelayanan anggota. c. Dapat digunakan oleh jajaran pengurus untuk kepentingan insidentil. d. Penempatan kendaraan dapat disimpan di sekretariatan, dirumah ketua DPD dan sekretaris DPD jika memungkinkan.
P age |9
2. 3.
4. 5.
e. Jika terjadi kerusakan digunakan oleh point a dan b ditanggung kesekretariatan masing-masing. f. Jika terjadi kerusakan dan biaya operational digunakan oleh point (c) ditanggung oleh masing-masing yang bersangkutan. g. Biaya perawatan ditanggung oleh masing-masing DPD. Penerima Award kendaraan roda dua sepenuhnya diserahkan kepada kesekretariatan untuk penggunaanya, dan segala pembiayaan perawatan ditanggung oleh kas DPD. Penerima Award notebook sepenuhnya digunakan oleh staf dan tidak diperbolehkan dibawa pulang. Khusus notebook apabila sudah tidak dapat dipergunakan kembali cukup menyampaikan laporan kepada Dewan Pimpinan Pusat. Penerima sertifikat dan plakat sepenuhnya disimpan disekretariatan. Semua barang-barang inventaris organisasi tidak dapat diperjualbelikan dan digadaikan. Pasal 9 PENUTUP
Segala keputusan Tim Penilai yang telah ditetapkan tidak dapat diganggu gugat tanpa persetujuan Dewan Pimpinan Pusat. Jakarta, 30 Agustus 2012 Tertanda DEWAN PIMPINAN PUSAT GAPEKSINDO
P a g e | 10
Lam piran-Lam piran
Lampiran 1 :
PENGELOMPOKAN GAPEKSINDO AWARD I.
Berdasarkan pemberian Gapeksindo Award Tahun 2009 Terdiri dari : 1. Platinum a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Bali b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Riau 2. Gold a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi DKI Jakarta b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Timur c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Barat 3. Silver a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Bangka Belitung b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Barat c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Kalimantan Timur d. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Selatan e. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sulawesi Selatan
II.
Berdasarkan pemberian Gapeksindo Award Tahun 2010 Terdiri dari : 1. Platinum a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi DKI Jakarta b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Bangka Belitung 2. Gold a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Kalimantan Timur b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Timur c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Barat 3. Silver a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sulawesi Selatan b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Lampung c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Selatan d. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Banten e. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Bengkulu
P a g e | 11
III.
Berdasarkan pemberian Gapeksindo Award Tahun 2011 Terdiri dari : 1. Platinum a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Utara b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Barat 2. Gold a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sulawesi Selatan b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Timur c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Selatan 3. Silver a. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Kalimantan Timur b. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Sumatera Barat c. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Jawa Tengah d. Dewan Pengurus Daerah Provinsi DI Yogyakarta e. Dewan Pengurus Daerah Provinsi Maluku Utara.
P a g e | 12
Lampiran 2 : Sebagai bagian dari proses penilaian untuk Gapeksindo Award, berikut disampaikan Kuesioner yang perlu diisi oleh masing-masing DPD, dan secepatnya dikirim kembali kepada Tim Penilai Gapeksindo Award DPP Gapeksindo, sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan. Kuesioner (Terlampir) Kuesioner tersebut, diharapkan akan menggambarkan keadaan Dewan Pimpinan Daerah secara jujur dan terukur. Dengan demikian akan didapatkan penilaian yang objektif. Dan karena data penilaian Gapeksindo Award ini direncanakan akan dilakukan pada setiap tahunnya, diharapkan DPD-DPD akan selalu dan terus meningkatkan kinerjanya. GAPEKSINDO AWARD 2012 KUESIONER TINGKAT DPD 1. SARANA PRASARANA a. Kantor : Milik : Sertifikat No ......... (copy) Sewa : Kontrak no ........... (copy) b. Domisili : ……………………………… c. Alamat : ……(foto depan kantor) d. Luas kantor (denah kantor) ...................... M2 e. Luas ruang Rapat (foto) Untuk ....................... orang f. No tilpon : ………………………………. g. No facsimile : ………………………………. h. Email DPD : ………………………………. i. Jumlah komputer/ Laptop : (foto) ........................... buah
P a g e | 13
2. PERSONALIA a) Jumlah Staff ............. orang b) Jenjang Pendidikan ( Lampiran copy ijazah) D1 – D3 SMU Lainnya c) Apakah SDM pernah mengikuti Pelatihan Kesekretariatan Simjakon Asesor Internal Leadership Training Aplikasi komputer (MS Office, email dll) Lain-lain .............................................. 3. MANAJEMEN DPD (Lampiran copy) a. SK DPD Nomor : ……………………………… Tanggal : ……………………………… b. Surat Keterangan Terdaftar dari Pemerintah Daerah Nomor : ……………………………… Tanggal : ……………………………… c. SK DPC NO
KABUPATEN / KOTA
SK No :
TANGGAL MUSCAB
JUMLAH ANGGOTA
1 2 3 4 5 Note : Jumlah DPC = .................. cabang 4. ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Administrasi harus sudah mengacu kepada Manajemen ISO 9001:2008, secara keseluruhan, sesuai arahan dari DPP. Dapat dilihat dari tertib administrasi, seperti :
P a g e | 14
Keuangan DPD
Pengarsipan Dokumen Agenda surat Masuk Agenda surat keluar Laporan ke DPP meliputi : Rekening DPD ............................................. Buku kas masuk / keluar Laporan Hutang/Piutang dengan DPP DATA Keuangan di DPP
5. KEANGGOTAAN Jumlah anggota (S/D 31 DESEMBER) NO URAIAN 2009 (BU) DPD GAPEKSINDO PROPINSI RATIO RATIO KENAIKAN PER TAHUN Note : Ratio per Propinsi Ratio kenaikan per Tahun 6. KEGIATAN / PEMBINAAN N O
URAIAN
A
Musda
B
Rapimda
C
Mukerda
Tgl
2009 Laporan ke DPP
Tgl
2010 (BU)
2011 (BU)
2012 S/D JUNI
= .............. % = .............. % (Lampiran foto dan Laporan ) 2010 Laporan ke DPP
P a g e | 15
Tgl
2011 Laporan ke DPP
Tgl
2012 Lapora n ke DPP
D
Seminar
E
Leaders hip Training
F
Manaje men Konstru ksi Catatan : Musda 3 Mukerda Rapimda Yang lain
3 3 2
7. RAPAT RUTIN ( Lampiran Notulen Rapat dan Daftar Hadir) Bulanan Triwulan Semesteran 8. KEMITRAAN ( Lampiran foto kegiatan) Bakti Sosial /Bencana alam / Sumbangan Kegiatan Kemitraan dengan Dinas PU, LPJKProp dan Pem Prop. 9. LAIN – LAIN Usulan Program Usulan lain. 10. PENUTUP Setelah diisi dengan keadaan sesungguhnya, kuesioner ini harap dikirim kembali melalui email
[email protected] Kami tidak menerima jawaban kuesioner dalam bentuk Cetakan.
P a g e | 16
Terimakasih atas partisipasinya. DPD Propinsi Nama Jabatan No HP Email
: : : : :
………. ………. ………. ………. ............
P a g e | 17
