Developing the Architecture for Wessanen s Green House

Developing the Architecture for Wessanen’s Green House

eindverslag voor het project ‘Developing the Architecture for Wessanen's Green House‘ dat binnen Wessanen is uitgevoerd in het kader van het programma Stimulering Productgerichte Milieuzorg

Amsterdam, september 2005 PMZ / Novem projectnummer: 0366-03-05-01-017 Bestelnummer:

Aan dit project is in het kader van het Besluit milieusubsidies, regeling milieugerichte technologie een subsidie verleend uit het programma Stimulering Productgerichte Milieuzorg 2003 dat gefinancierd wordt door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. SenterNovem beheert dit programma.

_______________________________________________________________________________________________

Consultancy and Research for Environmental Management

Corporate Quality

Spuistraat 104d 1012 VA Amsterdam telefoon: 020-6274969 fax: 020-6266539 e-mail:[email protected] website: www.crem.nl

Beneluxlaan 9 . Postbus 2635 3500 GP Utrecht t +31 (0)30 298 88 88 f +31 (0)30 298 88 01 [email protected] www.wessanen.com

_______________________________________________________________________________________________

Verkorte samenvatting Koninklijke Wessanen nv heeft het project ‘Developing the Architecture for Wessanen’s Greenhouse’ opgestart met als doel een impuls te geven aan duurzaam ondernemen binnen het concern. Uitgangspunt in het project was de ontwikkeling en implementatie van een systematiek voor productgerichte milieuzorg. Het project is uitgevoerd in nauwe samenwerking met de dochtermaatschappijen en adviesbureau CREM BV. Hierbij is gebruik gemaakt van de VROMsubsidie uit het programma Productgerichte Milieuzorg 2003 dat door SenterNovem wordt beheerd. Het project ‘Developing the Architecture for Wessanen’s Greenhouse’ bestaat uit verschillende elementen. In de eerste plaats heeft Wessanen een integrale visie ontwikkeld op verantwoord ondernemen, waarmee het bedrijf de activiteiten van de werkmaatschappijen op het gebied van duurzaamheid kan coördineren en aansturen. Om duurzaamheid binnen de organisatie te verankeren heeft Wessanen op corporate niveau de basis gelegd voor een sustainability managementsysteem dat geïntegreerd zal worden binnen het kwaliteits managementsysteem (dus breder dan productgerichte milieuzorg alleen). De verantwoordelijkheid voor invoering op decentraal niveau ligt bij de werkmaatschappijen zelf, waarbij corporate Wessanen ondersteuning zal bieden. Bijvoorbeeld door zoveel mogelijk aan te sluiten bij best practices onder de werkmaatschappijen. Hiervoor is in het kader van dit project een pilot uitgevoerd ten aanzien van GMO1 in de voedingsketen. Ten slotte heeft corporate Wessanen zich verdiept in sustainability prestatie-indicatoren om een duurzaamheidsverslag op basis van de GRI2 richtlijnen uit te kunnen brengen. Met dit project is een blijvende impuls gegeven aan sustainability binnen Wessanen. Het bedrijf kan hiermee verder invulling geven aan transparantie in haar producten en processen en zodoende authenticiteit in de keten waarborgen, één van de pijlers voor haar strategie.

1 2

GMO: Genetically Modified Organism GRI: Global Reporting Initiative, please find more information on http://www.globalreporting.org/

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Verkorte samenvatting

_______________________________________________________________________________________________

Condensed summary Royal Wessanen nv has initiated the project ‘Developing the Architecture for Wessanen’s Greenhouse’ in order to stimulate sustainable business within the company. The objective of the project was the development and implementation of a product-oriented environmental management system. The project was carried out in cooperation with the subsidiaries and Dutch consultancy CREM BV. The project is financed by the Dutch subsidy program Productgerichte Milieuzorg 2003 (Product-oriented Environmental Management 2003), which is managed and coordinated by SenterNovem (the Dutch Agency for sustainability and innovation). The project ‘Developing the Architecture for Wessanen’s Greenhouse’ consisted of several activities. At corporate level Wessanen developed a vision on sustainable business, in order to coordinate and manage sustainability within the subsidiaries. In order to roll out sustainability within the company Wessanen developed the outline for a sustainability management system at corporate level which will be integrated into the quality management system (thus developing a broader management system than product-oriented environmental management alone). The subsidiaries themselves are responsible for the development of a sustainability management system within their own company. Corporate Wessanen will offer support, for example by facilitating knowledge sharing about best practices within the company. In this context a pilot project was carried out in order to provide insight into best practices among subsidiaries in the field of GMO1 in the food chain. Besides these activities, corporate Wessanen also carried out an analysis of sustainability indicators in order to be able to publish a sustainability report based on the GRI2 Guidelines. This project has provided a permanent impulse to sustainability within Wessanen. It has enabled the company to further develop and manage transparency with respect to its products and processes in order to guarantee authenticity within the supply chain, which is one of the fundamental principles within the company’s strategy.

1 2


Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Condensed summary

_______________________________________________________________________________________________

Trefwoorden / Keywords Nederlands:

Engels:

Duurzaamheid

Sustainability

Bedrijfscode

Company code

Duurzaamheidsindicatoren

Sustainability indicators

Duurzaamheidsrapportage

Sustainability reporting

Duurzaamheidsbeleid

Sustainability policy

GMO

GMO

Nulmeting

Baseline measurement

Voedingsindustrie

Food industry

Management systeem

Management system

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Trefwoorden

_______________________________________________________________________________________________

Samenvatting en conclusies Koninklijke Wessanen nv is een in Nederland gevestigd multinationaal voedingsmiddelenconcern dat actief is in de geografische regio’s Europa en Noord-Amerika. Het concern heeft drie activiteiten in haar portfolio: distributie van voedingsmiddelen naar supermarkten en het speciaal-voedingskanaal, productie en marketing/branding van voedingsproducten. Het bedrijf richt zich met haar strategie op Health en Premium Taste voeding. In aansluiting op deze strategie wilde het bedrijf een beleid opzetten op het gebied van duurzaamheid met specifieke aandacht voor transparantie ten aanzien van product en productieketen. Om dit te realiseren heeft Wessanen in het kader van het programma Productgerichte Milieuzorg (PMZ) het project ‘Ontwikkeling van een PMZ-systeem voor corporate Koninklijke Wessanen NV’ opgezet. Binnen het bedrijf is het project bekend onder de titel ‘Developing the Architecture for Wessanen’s Green House’. Doelstelling van het project was een PMZ-managementsysteem te ontwikkelen op het niveau van ‘corporate’ Wessanen dat gericht is op het op uniforme wijze aansturen van activiteiten bij de werkmaatschappijen met als doel de duurzaamheid van Wessanen’s productketens te optimaliseren. Daarnaast moest er voor corporate Wessanen een integrale visie op duurzaamheid worden ontwikkeld. Binnen Wessanen wordt de term ‘sustainability’ gebruikt en wordt daaronder niet alleen milieu maar ook sociale en economische duurzaamheid verstaan (People, Planet, Profit). Het project is dan ook breder getrokken dan PMZ alleen. Corporate Wessanen heeft het project in nauwe samenwerking met de werkmaatschappijen en adviesbureau CREM BV uitgevoerd. De projectleiding lag in handen van de afdeling Corporate Quality en verder waren Corporate Communications en de concerndirectie betrokken bij het project. Het project is uitgevoerd in drie fasen: Fase 1: Inventarisatie Tijdens de eerste fase van het project zijn de visies, verwachtingen en activiteiten van de werkmaatschappijen ten aanzien van sustainability in beeld gebracht en vervolgens vertaald naar een strategie en prioriteiten voor corporate Wessanen. Dit is gebeurd aan de hand van telefonische interviews met de werkmaatschappijen en een uitgebreide projectgroepbijeenkomst. Fase 2: Ontwikkeling Fase 2 was gericht op het ontwikkelen van een visie op sustainability, het opzetten van een sustainability managementsysteem, het uitvoeren van het pilot project ten aanzien van GMO1 en het in kaart brengen van performance indicators voor het duurzaamheidsverslag. Dit gebeurde

1

GMO: Genetically Modified Organism

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Samenvatting en conclusies

_______________________________________________________________________________________________

aan de hand van input van fase 1, desktop research, een (globale) benchmark met Wessanen’s peer group en een vertaling van de GRI1 richtlijnen naar Wessanen toe. Fase 3: Communicatie In de derde fase stond de communicatie van corporate Wessanen richting werkmaatschappijen en externe stakeholders centraal. De interne communicatie is in feite een continu proces geweest en heeft vorm gekregen door middel van de interviews in fase 1, het pilotproject, afstemming met de concerndirectie en presentaties op een concernbrede managementconferentie en op een (interne) Quality conferentie. De externe communicatie heeft vorm gekregen door middel van informatieoverdracht op de website, rapportage in het financiële jaarverslag, participatie in het NIDO programma Duurzaam Ondernemen in Internationale Context en lidmaatschap van de Stichting Duurzame Voedingsmiddelenketen. De doelstellingen van het project zijn gerealiseerd en het project heeft de volgende resultaten opgeleverd: 1. Corporate Wessanen heeft structuur en invulling kunnen geven aan een concernbreed duurzaamheidsbeleid bestaande uit een Company Code en een Sustainability policy. Hiermee kan corporate Wessanen de activiteiten van de werkmaatschappijen op het gebied van duurzaamheid beter coördineren en aansturen. 2. Wessanen heeft op corporate niveau de basis geleged voor een sustainability managementsysteem waarin naast milieu ook sociale en economische duurzaamheid zal worden meegenomen. Het systeem wordt ingebed in de opzet voor een geïntegreerd managementsysteem voor kwaliteit, milieu, arbo en voedselveiligheid. De werkmaatschappijen zijn zelf verantwoordelijk voor integratie van sustainability binnen hun bedrijf maar zullen hierin wel ondersteuning krijgen van corporate Wessanen, bijvoorbeeld door middel van centrale duurzaamheidsdoelstellingen, op maat gemaakte prestatie indicatoren voor duurzaamheid en inzicht in best practices. 3. Corporate Wessanen heeft de basis gelegd voor een duurzaamheidsverslag en zal de indicatoren (gebaseerd op GRI) stapsgewijs invoeren. Concluderend kan worden gesteld dat het project een belangrijke impuls heeft gegeven aan duurzaamheid binnen Wessanen. Terwijl de focus in dit project bewust gericht was op de interne organisatie, zoals het ontwikkelen van concernbeleid en het in kaart brengen van bestaande duurzaamheidsactiviteiten, zal Wessanen stapsgewijs de stap naar buiten moeten maken. Dit zal onder meer vorm krijgen door verslaglegging over haar duurzaamheidsprestaties en door de dialoog aan te gaan met externe stakeholders en ketenpartners. Hiermee zal Wessanen haar bedrijfsstrategie op ‘Health’ en ‘Premium Taste’ voeding voorbij het marketingconcept kunnen tillen en haar positie op de ‘sustainability ladder’ kunnen verstevigen.

1

GRI: Global Reporting Initiative, please find more information on http://www.globalreporting.org/

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Samenvatting en conclusies

_______________________________________________________________________________________________

Inhoudsopgave 1

Inleiding .......................................................................1 1.1 Aanleiding...................................................................................................................... 1 1.2 Doelstelling .................................................................................................................... 2 1.3 Samenwerking met projectpartners en derden ................................................................. 2 1.4 Opbouw van dit rapport.................................................................................................. 3

2

Opzet van het project...................................................4 2.1 Doelstelling .................................................................................................................... 4 2.2 Fasering en aanpak ........................................................................................................ 5 2.2.1 Projectgroep ............................................................................................................. 5 2.2.2 Fasering ................................................................................................................... 6

3

Resultaten..................................................................11 3.1 Eindresultaat van het project ........................................................................................ 11 3.2 Management systeem ................................................................................................... 11 3.3 Voortgebrachte producten............................................................................................. 13 3.4 Knelpunten, oplossingen en succesfactoren ................................................................... 13 3.5 Aanbevelingen .............................................................................................................. 17

4

Conclusies ..................................................................19

Bijlagen Bijlage 1: Questionnaire Bijlage 2: Sustainability policy Bijlage 3: Tekst jaarverslag 2004 m.b.t. sustainability Bijlage 4: Screenprint Corporate website sustainability Bijlage 5: Company Code Wessanen

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Inhoudsopgave

_______________________________________________________________________________________________

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Koninklijke Wesanen nv is een in Nederland gevestigd multinationaal voedingsmiddelenconcern dat actief is in de geografische regio’s Europa en Noord-Amerika. Uitgaande van het profiel van de zogenaamde ‘bewuste consument’ richt Wessanen zich met haar strategie op ‘Health’ en ‘Premium Taste’ voeding. De focus op Health-voeding betreft gezonde en natuurlijke voedingsmiddelen die ingrediënten bevatten die op een schone en duurzame wijze worden verbouwd (biologisch), geen kunstmatige toevoegingen bevatten en weinig tot geen bewerking hebben ondergaan (natuurlijk) of uitsluitend uit plantaardige grondstoffen bestaan (vegetarisch). De categorie van Premium Taste-voeding onderscheidt zich door een speciale, etnische of exotische herkomst, unieke ingrediënten van een bijzondere kwaliteit en exclusieve smaak. Voor Premium Taste-voeding geldt dat de herkomst van groot belang is, aangezien kwaliteit en authenticiteit daaraan worden gerelateerd. De focus op deze twee categoriën wordt ondersteund door het begrip ‘authenticiteit’ en de trend dat Health-voeding lekkerder wordt en Premium Taste-voeding gezonder. Wessanen heeft drie soorten activiteiten in haar portfolio, die elk hun eigen plek binnen de waardeketen hebben en daarmee ook hun specifieke issues kennen, ook op het gebied van sustainability. Het gaat om de distributie van voedingsmiddelen (groothandel) naar zowel supermarkten als het speciaalvoedingskanaal. Het produceren van voedingsmiddelen, met name voor de private label markt. En marketing/branding, waarbij de bedrijven zich richten op het in de markt zetten van merkproducten, maar de productie daarvan vaak door derden laten uitvoeren. De voedingsmiddelenketens zelf zijn ook sterk gevarieerd, zoals biologische voeding, cereals, convenience food, frisdranken, delicatessen en hagelslag. Het opzetten van beleid op het gebied van duurzaamheid was destijds een natuurlijk vervolg op de sinds 2000 ingezette veranderingen binnen de onderneming, zich uitend in een toenemende focus van de bedrijvenportfolio op gezondheids- en natuurvoeding. Dit leidde tot het streven naar een betere balans tussen uitvoering en filosofie op lokaal niveau (waar producten en bedrijfsvoering vaak al duurzaam waren) en het bedrijfsimago en beleid op holdingniveau (waar nog geen bewuste aandacht was voor duurzaamheid). Zowel op het niveau van de holding als bij diverse werkmaatschappijen werd de afgelopen jaren al aandacht besteed aan verschillende facetten van ‘duurzaam ondernemen’ of ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ (binnen Wessanen wordt gesproken over ‘sustainability’). Met uitzondering van Wessanen’s food safety policy lag de nadruk daarbij op duurzaamheidsaspecten met betrekking tot de productielocaties zelf, zoals arbeidsomstandigheden en bedrijfsinterne milieuzorg. Ook hanteerden sommige werkmaatschappijen specifieke aan duurzaamheidsissues-

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Page 1 of 19

_______________________________________________________________________________________________

gerelateerde richtlijnen voor de inkoop, bijvoorbeeld ten aanzien van GMO1 en corruptie. Er bestond echter veel minder aandacht aan de ‘overall’ duurzaamheid in de grondstoffen- en productketens. Wessanen ervoer het echter steeds meer als een nadeel dat op corporate niveau een totaal overzicht van alle duurzaamheidsactiviteiten van de werkmaatschappijen ontbrak en dat er geen algemene visie op sustainability was ontwikkeld. Dit belemmerde Wessanen in het opstellen van eenduidige richtlijnen voor de verschillende werkmaatschappijen. Ook bemoeilijkte dit de dialoog met stakeholders over de duurzaamheidsprestaties van het hele concern. Tegen deze achtergrond wilde Wessanen een impuls geven aan duurzaam ondernemen binnen het concern met aandacht voor de milieu- en sociaal-economische aspecten van duurzaamheid. Om dit te realiseren heeft Wessanen in het kader van het programma Productgerichte Milieuzorg (PMZ) het project opgezet ‘Ontwikkeling van een PMZ-systeem voor corporate Koninklijke Wessanen nv’. Dit project heeft geresulteerd in een aantal documenten: •

een integrale visie op sustainability voor het concern,

•

een overzicht van bestaande duurzaamheidsactiviteiten van de werkmaatschappijen en hun visie op sustainability,

•

een analyse van de belangrijkste duurzaamheidsissues in de productketens,

•

een advies voor een ketengerichte benadering voor GMO,

•

een sustainability benchmark met de belangrijkste concurrenten voor sustainability rapportage,

•

een analyse van de duurzaamheidsissues voor Wessanen’s duurzaamheidsrapport en een overzicht van KPIs gebaseerd op de GRI2 Richtlijnen.

1.2

Doelstelling

Het doel van het project was: “De ontwikkeling van een PMZ-managementsysteem op het niveau van ‘corporate’ Wessanen dat gericht is op het op uniforme wijze aansturen van activiteiten bij de werkmaatschappijen met als doel de duurzaamheid van Wessanen’s productketens (people, planet, profit) te optimaliseren.”

1.3

Samenwerking met projectpartners en derden

Bij de start van het project is er een kleine projectgroep opgezet die bestond uit de stafdirecteur Corporate Communications, de stafdirecteur Corporate Quality en een medewerker van de afdeling Corporate Quality, die ook verantwoordelijk was voor de projectcoördinatie. Hiernaast

1

2


Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Pagina 2 van 19

_______________________________________________________________________________________________

had er ook een externe consultant van adviesbureau CREM BV zitting in de projectgroep. Binnen de concerndirectie is de CEO eindverantwoordelijk voor dit onderwerp. De werkmaatschappijen zijn betrokken en hebben in het algemeen input geleverd voor dit project middels enquêtes, presentaties en workshops over dit onderwerp tijdens internationale conferenties. Twee werkmaatschappijen in het bijzonder zijn betrokken geweest bij het beschrijven van de best practices op het gebied van GMO. sustainability is gedurende de projectperiode uitgegroeid tot een volwaardige discipline en dit zal in de toekomst zo blijven. Tastbaar bewijs hiervan is de verankering van sustainability binnen de taken van de afdeling Corporate Quality. Via de hiërarchische lijn zijn de verantwoordelijkheden vastgelegd: medewerker Corporate Quality > Corporate Director Quality > CEO.

1.4

Opbouw van dit rapport

In dit eindrapport wordt het project “Developing the Architecture for Wessanen’s Green House” besproken. In hoofdstuk 2 wordt de opzet van het project besproken. In hoofdstuk 3 worden per fase de belangrijkste resultaten genoemd die met het project zijn behaald samen met de tastbare producten en zijn aanbevelingen geformuleerd. Ten slotte worden in hoofdstuk 4 de belangrijkste conclusies ten aanzien van het project getrokken.


_______________________________________________________________________________________________

2

Opzet van het project

2.1

Doelstelling

De hoofddoelstellingen van het project waren: 1.

De ontwikkeling van een PMZ-managementsysteem op het niveau van ‘corporate’ Wessanen dat gericht is op het op uniforme wijze aansturen van activiteiten bij de werkmaatschappijen met als doel de duurzaamheid van productketens (people, planet, profit) te optimaliseren.

2.

Het ontwikkelen van een integrale visie op sustainability voor corporate Wessanen.

Deze doelstellingen zouden verder worden uitgewerkt in: •

Thema’s en indicatoren die in het corporate managementsysteem centraal zullen staan.

•

Duurzaamheidsdoelstellingen op het niveau van corporate Wessanen.

•

Procedures en praktische hulpmiddelen voor het meten, registreren, terugkoppelen en evalueren van productgerichte activiteiten bij de werkmaatschappijen ten behoeve van de informatievoorziening op corporate niveau. Deze informatievoorziening moet input bieden voor een te ontwikkelen duurzaamheidsverslag op corporate niveau volgens de GRI richtlijnen.

•

Het uitwerken van één of twee product-/ketengerichte milieuthema’s.

Het managementsysteem zou in hoofdlijnen worden gebaseerd op de principes van ISO 14001. Het project ging van start in een context die gekenmerkt werd door kostenbesparingen, reorganisaties, nieuw management, nieuwe bedrijfsstructuren, nieuwe strategie, nieuwe bedrijfsprocessen en een nieuwe bedrijfscultuur. Vanzelfsprekend is destijd overwogen of het project wel doorgang zou moeten vinden. Uiteindelijk is toch besloten om het project te starten. Enerzijds vormde de situatie waarin het bedrijf zich bevond een bedreiging voor het sustainability project: de prioriteit lag bij overleven. Organisatorische hervormingen en kostenbesparingen maakten dat er in zeer beperkte mate capaciteit en budget beschikbaar waren bij de Wessanen bedrijven. Maar anderzijds was het een kans: duurzaamheid sluit aan op het centrale thema binnen de strategie, namelijk authenticiteit, een meer centrale aansturing helpt bij de implementatie van het duurzaamheidsbeleid, en de CEO is betrokken bij het thema. De turbulente omstandigheden waarin Wessanen zich bevond bij de start van het project, zijn er echter wel mede oorzaak van dat de werkzaamheden binnen het project en de uitwerking van het sustainability-thema in de eerste plaats vooral op holding niveau hebben plaatsgevonden, en zich in mindere mate hebben gericht op projecten binnen de bedrijven zoals oorsponkelijk wel de intentie was. Hiernaast bleek gedurende het project al snel dat Wessanen, kijkend naar de productportfolio, een koploper is op het gebied van duurzaamheid, maar dat het thema zelf nog weinig bekendheid


_______________________________________________________________________________________________

had bij lokaal management. De duurzaamheidsissues die van belang worden geacht verschillen sterk per locatie. Het formuleren, uitvoeren en rapporteren van duurzaamheidsbeleid en activiteiten vindt fragmentarisch plaats en kent per locatie grote verschillen. Ook de invloed die de bedrijven kunnen uitoefenen op de keten varieert sterk. Dit onderschreef nogmaals het belang van het ontwikkelen van een corporate visie op sustainability en de noodzaak van een top-down benadering bij de implementatie. Hieraan is dan ook prioriteit gegeven binnen dit project. Tegelijkertijd werd duidelijk dat het concernbreed ontwikkelen en implementeren van een PMZmanagementsysteem stapsgewijs zou moeten plaatsvinden. Daarbij besloot corporate Wessanen zoveel mogelijk aan te sluiten bij de zogenaamde voorlopers onder de werkmaatschappijen en hun duurzaamheidsactiviteiten als good practices naar voren te schuiven. Hiermee kon worden voorkomen dat iedere dochter zelf het wiel moet uitvinden. De projectgroep koos GMO in de keten als onderwerp voor de pilot, aangezien dit issue zowel vanuit gezondheidsperspectief als vanuit biodiversiteitsperspectief hoog op de agenda staat van maatschappelijke organisaties en consumenten. Concernbreed bestaat er geen ander beleid op het gebied van het gebruik van GMO dan dat toepassing waar mogelijk vermeden zou moeten worden. Aangezien er grote verschillen bestaan in opvattingen over de wenselijkheid van een GMO beleid tussen de Europese en Noord-Amerikaanse werkmaatschappijen, was GMO ook om die reden een goede testcase.

2.2

Fasering en aanpak

2.2.1

Projectgroep

Bij de start van het project is er een kleine interne projectgroep opgezet die bestond uit de stafdirecteur Corporate Communications, de stafdirecteur Corporate Quality en een medewerker van de afdeling Corporate Quality, die ook verantwoordelijk was voor de projectcoördinatie. Hiernaast hadden er ook twee adviseurs van CREM BV zitting in de projectgroep. Binnen de concerndirectie is de CEO eindverantwoordelijk voor dit onderwerp. Aanvankelijk werd het project opgestart op initiatief van de directeur Corporate Communications. Gaandeweg het project is bewust de keuze gemaakt om de verantwoordelijkheid voor het onderwerp sustainability te verplaatsen van de afdeling Corporate Communications naar Corporate Quality. Dit om het risico te vermijden dat sustainability vooral wordt gezien als ‘windowdressing’. Bovendien zijn de contacten met de dochterbedrijven vanuit Corporate Quality ‘harder’: vanuit Corporate Communications komen normaal gesproken geen plannen of richtlijnen die direct van invloed zijn op de bedrijfsvoering. Er zijn ongeveer vijf officiële bijeenkomsten geweest van de projectgroep om input te leveren voor het sustainability beleid en de wijze waarop het PMZ managementsysteem invulling zou moeten krijgen. Aanvullend hierop vond veel bilateraal overleg plaats op ad hoc basis. Verder vond er intern ook afstemming plaats met de concerndirectie. De voortgang werd bewaakt door de


_______________________________________________________________________________________________

afdeling Corporate Quality. Het onderzoek is uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen de afdeling Corporate Quality en CREM. De werkmaatschappijen zijn betrokken en hebben in het algemeen input geleverd voor dit project middels interviews, presentaties en workshops over dit onderwerp tijdens internationale conferenties. Twee werkmaatschappijen in het bijzonder zijn betrokken geweest bij het vastleggen van de best practices op het gebied van GMO. 2.2.2

Fasering

Het project is uitgevoerd in de volgende fasen: 1.

Inventarisatie

2.

Ontwikkeling

3.

Communicatie

Fase 1: Inventarisatie De eerste fase bestond uit drie activiteiten: de startbijeenkomst met de projectgroep, telefonische interviews met een tiental van de werkmaatschappijen en een ‘workshop’. In februari 2004 startte het project met een bijeenkomst van de projectgroep, waarin de verwachtingen, de doelstellingen en de aanpak van het project werden afgestemd. Tevens werd afgesproken dat de OESO Richtlijnen als vertrekpunt zouden dienen voor het duurzaamheidsbeleid van Wessanen. Wat betreft duurzaamheidsrapportage werd besloten de GRI Richtlijnen als uitgangspunt te nemen. Om inzicht te verkrijgen in de stand van zaken met betrekking tot duurzaamheid, werd gestart met het afnemen van telefonische interviews over dit onderwerp met de managing directors van de Wessanenbedrijven. De interviews zijn afgenomen door de medewerker van Corporate Quality en een consultant van CREM op basis van een vragenlijst, gebaseerd op de OESO-richtlijnen, die bestond uit 15 vragen (zie bijlage 1). Voorafgaand aan de interviews werd deze lijst toegezonden, met een opsomming van duurzaamheidsaspecten die mogelijk een rol zouden kunnen spelen in de bedrijfsvoering. Deze opsomming was gebaseerd op de thema’s uit de GRI richtlijnen. De onderzochte bedrijven vormen een gevarieerde selectie van Europese en Noord-Amerikaanse dochters, productie-, distributie- en marketingbedrijven, Health en Premium Taste voeding. Op deze manier werd gewaarborgd dat de verschillende bedrijfsbelangen werden meegewogen in de verkenning van het onderwerp duurzaamheid. Naar aanleiding van dit onderzoek bleek al snel dat de Wessanen bedrijven heel verschillend met duurzaamheid omgaan. Wat betreft de productportfolio is Wessanen een koploper op het gebied van duurzaamheid, maar het thema zelf had nog weinig bekendheid bij lokaal management. De duurzaamheidsissues die


_______________________________________________________________________________________________

van belang worden geacht verschillen sterk per locatie. Het formuleren, uitvoeren en rapporteren van duurzaamheidsbeleid en activiteiten vindt fragmentarisch plaats en kent per locatie grote verschillen. Ook de invloed die de bedrijven kunnen uitoefenen op de keten varieert sterk. De bevindingen van de interviews werden gepresenteerd in de tweede bijeenkomst van de voltallige projectgroep. CREM had een overzicht gemaakt van de voor Wessanen relevante duurzaamheidsissues en daarbij aangegeven welke issues reeds door (welke) werkmaatschappijen waren opgepakt en hoe zij er tegenaan keken, welk belang er door stakeholders wordt gehecht aan de diverse duurzaamheidthema’s, welke hiaten er nog waren, etc. Vervolgens stelden de projectgroepleden een prioriteitenlijst op met duurzaamheidsthema’s die zij in het kader van dit project wilden oppakken. Ook werd de keuze gemaakt om een pilot op te zetten rondom GMO, waarbij twee dochterbedrijven input zouden leveren voor good practices. Alternatieve aanpak De projectgroep besloot de workshop die eigenlijk voor het einde van fase 1 was gepland te vervangen door een bijeenkomst van de projectgroep. Het werd niet opportuun geacht om reeds in zo’n vroeg stadium werkmaatschappijen of externen uit te nodigen voor een workshop. Wat betreft de werkmaatschappijen, deze hadden via de interviews input kunnen leveren, en zouden in de loop van het project, wanneer het beleid meer vorm had gekregen, verder worden geïnformeerd. Fase 2: Ontwikkeling In fase 2 stond de ontwikkeling van een visie op sustainability, het managementsysteem en de uitvoering van het pilot project centraal. Onder meer op basis van de input vanuit fase 1, werd de volgende stap gezet: het ontwikkelen van een Company Code en het opstellen van de corporate Sustainability policy waarin Wessanen haar visie op duurzaamheid uiteen zet. Naast de impuls vanuit het sustainability project, werd de ontwikkeling van de Company Code (zie bijlage 5) ook gestimuleerd door het verschijnen van de Code Tabaksblat, die regels bevat voor goede corporate governance. Hierin wordt de eis neergelegd dat bedrijven moeten beschikken over een gedragscode. Omdat de Code Tabaksblat in de optiek van de nieuwe concerndirectie van Wessanen een uitstekend antwoord bood op de noodzaak van transparant ondernemen en het aanspreekbaar zijn op de resultaten die een onderneming realiseert, werd al snel besloten Tabaksblat volledig te volgen. En daarmee ontstond ook de noodzaak tot het formuleren van een gedragscode. Wessanen had hierbij nadrukkelijk de wens om in deze gedragscode niet alleen de verantwoordelijkheden richting shareholders te benoemen, maar de belangen van alle stakeholders in de code mee te laten wegen.


_______________________________________________________________________________________________

In de Company Code zijn de Mission Statement, Core Values (4 kernwaarden binnen de bedrijfscultuur), Business Principles (onze verantwoordelijkheden ten aanzien van onze stakeholders) en Guidelines (gedragsregels voor bepaalde onderwerpen zoals fraude en relatiegeschenken) neergelegd. De Code is top-down tot stand gekomen en geïmplementeerd. Op basis van deskresearch, onder meer naar gedragscodes van vergelijkbare bedrijven, internationale richtlijnen als de OESO richtlijnen, de verdragen van de ILO, Global Compact en andere verklaringen van de Verenigde Naties, is de Company Code geschreven. Stafdirectie en managing directors van Operating Companies is om commentaar gevraagd, en uiteindelijk is de definitieve vorm gebaseerd op een workshop met een aantal leden van de Concerndirectie en de Raad van Commissarissen. Hiernaast is de Sustainability policy geformuleerd, waarin de belangrijkste duurzaamheidsthema’s binnen Wessanen worden geïdentificeerd en die richting geeft aan het beleid (zie bijlage 2). De projectgroepleden zijn een aantal keren bij elkaar gekomen om input te leveren voor de Sustainability policy en de wijze waarop deze invulling zou moeten krijgen. Op basis daarvan is een voorstel voor de Sustainability policy gemaakt, dat is afgestemd met de concerndirectie en alle management teams van de werkmaatschappijen. De volgende stap was het uitwerken van het managementsysteem. Wessanen heeft besloten dat de verantwoordelijkheid van het managementsysteem zou moeten komen te liggen bij de afdeling Corporate Quality. Hiermee is duurzaamheid sterk verankerd op corporate niveau. Daarnaast is besloten dat zowel op corporate als op het niveau van de werkmaatschappijen duurzaamheid zou moeten meeliften op de implementatie van een ISO 14001 management systeem. In het kader van dit project is ook kort input geleverd aan corporate Wessanen over de wijze waarop een ISO 14001 systeem kan worden opgezet voor haar kantoororganisatie. Vervolgens is een verkenning gedaan naar duurzaamheidsaspecten die Wessanen op de korte termijn wil gaan monitoren en waarover zij wil gaan rapporteren. Deze verkenning is gebaseerd op een overzicht van economische, milieu- en sociale indicatoren zoals die zijn opgenomen in de GRI richtlijnen. CREM heeft deze indicatoren ingedeeld naar ‘must’ en ‘may’, en aangegeven hoe over deze indicatoren kan worden gerapporteerd. Daarnaast heeft CREM ook een globale benchmark uitgevoerd met betrekking tot de duurzaamheidsrapportages van Wessanen’s peer group. Het overzicht kan als handvat dienen voor de verdere uitwerking van het managementsysteem binnen Wessanen en voor uitbreiding van de rapportages in de toekomst. Ten slotte is er een pilot uitgevoerd bij twee werkmaatschappijen. De best practices op het gebied van GMO van zowel een bedrijf dat zich richt op distributie, als een bedrijf dat zich richt op de productie van voedingsmiddelen, zijn in kaart gebracht. De bedrijven hebben beide een non-GMO beleid en zijn geïnterviewd over hun aanpak voor traceerbaarheid in de keten. Op basis van deze informatie en een literatuurstudie zijn de good practices met betrekking tot het vermijden van het gebruik van GMO beschreven door corporate Wessanen. Wessanen kan deze good practices


_______________________________________________________________________________________________

gebruiken om de werkmaatschappijen te ondersteunen bij het realiseren van een non-GMO beleid. Alternatieve aanpak Tijdens het project is de mogelijkheid onderzocht om een ingrediëntenlijst te ontwikkelen op basis waarvan de duurzaamheid van producten verbeterd zou kunnen worden. Idee was om een lijst van ingrediënten op te stellen en in te delen op basis van duurzame aspecten naar drie categoriën (gebruik van bewust ingrediënt heeft voorkeur, neutraal, of gebruik van ingrediënt vermijden). De lijst zou transparantie moeten bieden over de duurzaamheidsprestaties van de producten in de keten. Een dergelijke transparantie zou Wessanen veel goodwill kunnen opleveren bij klanten en consumenten en zou ook goed passen binnen een PMZ managementsysteem. Gezien de diversiteit van het productaanbod, spreiding in geografische regio’s en verschil in activiteiten van de dochterondernemingen, bleek het uitwerken van zo’n lijst echter zeer veel omvattend te zijn en zoveel kanttekeningen op te leveren, dat het op korte termijn niet te realiseren was. Een ander idee waar de projectgroep zich in heeft verdiept, was het verschaffen van transparantie over de duurzaamheidsprestaties van de producten aan consumenten, bijvoorbeeld via een website. De traceerbaarheid van ingrediënten in de keten speelt hierbij een grote rol. Vanwege de nauwe aansluiting van dit onderwerp op ‘authenticity’ - het centrale strategische thema van Wessanen -, waarbij de herkomst van ingrediënten (puur, origineel, etnisch) buitengewoon belangrijk is, is de verdere uitwerking van dit idee in een apart project ondergebracht. Fase 3: Communicatie In de laatste fase stond communicatie van corporate Wessanen richting werkmaatschappijen en externe stakeholders ingepland. De interne communicatie is in feite een continu proces geweest. De interviews met de werkmaatschappijen over de stand van zaken met betrekking tot sustainability in de eerste fase van het project, vormden een eerste introductie voor de werkmaatschappijen met het project. Daarnaast heeft er lopende het project een aantal keren afstemming met de concerndirectie plaatsgevonden. Twee werkmaatschappijen zijn intensief betrokken geweest bij de pilot over GMO. En binnen het Wessanen International Network (WIN) – bestaande uit de top 60 van het Wessanen management - is over dit project gecommuniceerd. Tijdens de halfjaarlijkse WIN-conferentie is er een presentatie en workshop over sustainability gehouden. Deze WIN vormt het belangrijkste kanaal voor het uitrollen van initiatieven vanuit Corporate Wessanen. Ook is er binnen de internationale Quality-gemeenschap aandacht besteed aan dit onderwerp middels diverse artikelen in de Quality newsletter en een presentatie en een workshop tijdens de jaarlijkse Quality meeting.


_______________________________________________________________________________________________

De externe communicatie heeft in de eerste plaats vorm gekregen door middel van een sectie gewijd aan het onderwerp ‘sustainability’ op de website (zie bijlage 4). Daarnaast wordt er over het project gerapporteert in het jaarverslag (zie bijlage 3). Voor 2005 is de volgende doelstelling geformuleerd: •

Opzet van duurzaamheidsrapportage (definiëren van indicatoren, opzetten van rapportage structuur), zodat wij onze performance kunnen meten en daarover kunnen rapporteren aan onze stakeholders. Wij willen ons hierbij baseren op de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI).

Het streven is om in het vierde kwartaal van 2004 over de duurzaamheidsindicatoren te gaan rapporteren (intern). Op de langere termijn behoort het uitbrengen van een duurzaamheidsverslag tot de ambities. Gedurende het project heeft Wessanen ook deelgenomen aan het NIDO programma Duurzaam Ondernemen in Internationale Context (inmiddels MVO Nederland). De resultaten van dit programma zullen gepubliceerd worden in een boekje dat in november 2005 aan de staatsecretaris van VROM wordt aangeboden. Hierin wordt ook verslag gedaan van het sustainability project dat is uitgevoerd binnen Wessanen. Tenslotte is Wessanen lid geworden van Stichting Duurzame Voedingsmiddelenketen, een samenwerkingsverband van een aantal voedingsmiddelenbedrijven gericht op het verduurzamen van voedingsmiddelenketens. Kennisoverdracht is in dit samenwerkingsverband erg belangrijk. Onder meer de deelname aan het PMZ-programma maakte de meerwaarde van het opbouwen van een kennisnetwerk zeer duidelijk, en vormde daarmee een motivatie om tot deze stichting toe te treden.


_______________________________________________________________________________________________

3

Resultaten

3.1

Eindresultaat van het project

Het project heeft grotendeels voldaan aan de doelstellingen die Wessanen vooraf voor ogen stonden. Het project heeft Wessanen de instrumenten aangereikt om zich (op middellange termijn) op duurzaamheid te kunnen meten aan haar peers in de voedingsmiddelensector. Wessanen heeft structuur en invulling kunnen geven aan een concernbreed duurzaamheidsbeleid waarmee zij de activiteiten van haar werkmaatschappijen op dit gebied beter kan coördineren en aansturen. Daarnaast heeft het project inzicht geboden in de wijze waarop Wessanen haar duurzaamheidsrapportage kan opzetten om zodoende transparantie te bieden over haar duurzaamheidsprestaties. Transparantie ten aanzien van producten en productieproces zijn essentiële voorwaarden voor Wessanen’s strategie ten aanzien van ‘health and premium taste’ voeding. Het belang van de verankering van sustainability binnen een zorgsysteem is duidelijk onderkend. Ten slotte heeft het project Wessanen handvatten geboden voor duurzaamheidsactiviteiten op de korte en middellange termijn waaronder mogelijke ketenprojecten.

3.2

Management systeem

Het managementsysteem zoals dat is opgezet binnen het kader van dit project is breder dan PMZ alleen. Het biedt de grondslag voor het integrale duurzaamheidsbeleid van corporate Wessanen, waarbij zowel naar milieu als naar sociale en economische factoren wordt gekeken. Sustainability management wordt ingebed in de opzet voor een geïntegreerd management systeem voor kwaliteit, milieu, arbo en voedselveiligheid. Het managementsysteem is op twee niveau’s uitgewerkt: op systeemniveau en op inhoudelijk niveau (door middel van een pilot). Systeemniveau De opzet van het management systeem binnen Wessanen is volgens de Deming cirkel zoals hiernaast afgebeeld.

Process Improvement

Plan: het opstellen van de Sustainability policy en het vaststellen van de doelstellingen, Do: het realiseren van deze doelstelingen door ze om te zetten in

Plan

Do

concrete acties, Check: het monitoren van de voortgang, het bereiken van de doelstellingen door middel van een rapportage structuur, Act: indien nodig het inzetten van verbeteracties.

Act

Check

Het management systeem wordt digitaal gedocumenteerd via het intranet in zogenaamde ‘business manuals’. Iedere

Control


_______________________________________________________________________________________________

werkmaatschappij, inclusief corporate Wessanen, documenteert haar management systeem via dezelfde softwaretool. Alle business manuals staan met elkaar in verbinding. De verantwoordelijkheid voor het opzetten van het wereldwijde management systeem ligt bij de afdeling Corporate Quality. Binnen deze 3-mans afdeling is er één stafmedewerker expliciet verantwoordelijk voor sustainability. De Corporate Director Quality rapporteert rechtstreeks aan de CEO, die derhalve de eindverantwoordelijkheid draagt voor de duurzaamheidsprestaties van het concern. Doelstellingen op het gebied van sustainability zijn meegenomen in de strategische planning door ze op te nemen in de Balanced Score Card voor de afdeling Corporate Quality. De afdeling Corporate Quality vormt het aanspreekpunt voor de werkmaatschappijen voor het management systeem. Voor sustainability specifiek betekent dit dat de afdeling aanspreekpunt is voor het duurzaamheidsbeleid en -doelstellingen. Ook is de afdeling Corporate Quality verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een rapportagestructuur waarin de werkmaatschappijen hun duurzaamheidsprestaties bijhouden aan de hand van uniform gedefinieerde KPIs. Streven is om de resultaten van de metingen in de toekomst op kwartaalbasis te laten aanleveren. Over de inbedding van het rapportagesysteem (middels de financiële rapportagelijnen of separaat) moet nog een beslissing worden genomen. De voorkeur gaat er naar uit om de rapportage en consolidatie via de financiële lijn te laten verlopen (afdeling Corporate Accounting & Control), om te bewerkstelligen dat de rapportage op het gebied van sustainability als gelijkwaardig wordt gezien aan de financiële rapportages en om optimaal gebruik te maken van de reeds binnen het bedrijf aanwezige kennis en kunde op het gebied van rapportage en consolidatie. Het is echter nog de vraag of dit haalbaar is. Een pilot zal plaatsvinden in het vierde kwartaal van 2005. Het is de ambitie dat op termijn een extern duurzaamheidsverslag wordt uitgebracht. De afdeling Corporate Communications is verantwoordelijk voor de externe communicatie, door middel van informatie op Wessanen’s website en via het jaarverslag. De werkmaatschappijen dragen eigen verantwoordelijkheid om sustainability binnen hun interne organisatie te verankeren. Gezien de grote diversiteit onder de werkmaatschappijen qua productrange, activiteiten, grootte en geografische ligging, is het niet mogelijk hiervoor een uniform model te ontwikkelen. Als garantie voor de verankering van sustainability binnen Wessanen is één van de doelstellingen dat corporate Wessanen en de werkmaatschappijen ISO 9001 en 14001 implementeren. Hiermee wil corporate Wessanen tevens een basis bieden voor sturing en samenwerking in de productketens. Inhoudelijk niveau Het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en procedures gericht op het concreet uitvoeren van activiteiten.


_______________________________________________________________________________________________

De wijze waarop Wessanen op inhoudelijk niveau invulling kan geven aan het managementsysteem is uitgewerkt aan de hand van een pilot over GMO. In de pilot zijn best practices onder de werkmaatschappijen geïnventariseerd die als handvat kunnen dienen voor de overige dochtermaatschappijen. Tevens biedt de GMO-pilot input voor Wessanen om op corporate niveau een GMO beleid te formuleren. De pilot bestond uit een literatuurstudie over GMO en een onderzoek naar het GMO beleid van twee werkmaatschappijen van Wessanen. De literatuurstudie biedt een kort overzicht van de belangrijkste GMOs en GMO gewassen, relevante wetgeving in Europa en de Verenigde Staten en de publieke opinie in deze regio’s ten aanzien van GMO. Het GMO beleid van de twee geïnterviewde werkmaatschappijen biedt inzicht op welke wijze deze bedrijven invulling geven aan hun GMO beleid en hoe ze in de keten garanderen dat hun producten GMO vrij zijn. Ook biedt het inzicht in de knelpunten waar deze bedrijven tegen aan lopen. De pilot kan als input dienen voor een concernbreed GMO-vrij beleid en de wijze waarop dit beleid vorm kan krijgen in procedures en verantwoordelijkheden.

3.3

Voortgebrachte producten

De belangrijkste producten van het project zijn de volgende: •

Inzicht in de wereldwijde stand van zaken met betrekking tot sustainability

•

Input voor duurzaamheidsdoelstellingen en –activiteiten, met specifieke aandacht voor productketens

•

Sustainability policy

•

Company code

•

Input voor een sustainability managementsysteem op corporate niveau

•

Uitgewerkt overzicht van indicatoren voor het duurzaamheidsrapport

•

Globale benchmark van de duurzaamheidsrapportages en -beleid van Wessanen’s peer group

•

Best practices op het gebied van GMO

•

Materiaal voor presentaties, trainingen en workshops op het gebied van sustainability

3.4

Knelpunten, oplossingen en succesfactoren

Knelpunten en oplossingen Tijdens het project zijn de volgende knelpunten naar voren gekomen, waarbij tevens is aangegeven hoe hiermee is omgegaan: 1.

Economische tegenwind


_______________________________________________________________________________________________

•

Vooraf was de huidige economische situatie als mogelijk knelpunt gesignaleerd voor dit project, omdat dit alle bedrijven tot bezuinigingen dwingt. Hierdoor is er geen budget voor projecten die buiten de normale business vallen, ook niet bij ketenpartners.

•

De werkmaatschappijen staan sterk onder druk om economisch te presteren. Het PMZ project zou hierdoor ondergesneeuwd kunnen raken door de economische prioriteiten van de werkmaatschappijen.

Dit probleem is als volgt ondervangen. De verschuiving van het projectmanagement van Corporate Communications naar Corporate Quality benadrukte het belang dat op corporate niveau aan dit project wordt gehecht. Het maakte impliciet duidelijk dat sustainability niet alleen als een communicatietool wordt gezien maar integraal onderdeel uitmaakt van het kwaliteitsbeleid van het bedrijf. Daarnaast zijn de werkmaatschappijen al in het beginstadium van het project geïnformeerd en is bij hen expliciet naar hun verwachtingen en visie gevraagd. Hierdoor hebben hun prioriteiten een duidelijke stempel kunnen drukken op de uitkomst van het project. 2.

Structuur Wessanen

•

Er bestaat een grote diversiteit onder de werkmaatschappijen hetgeen een uniform beleid bemoeilijkt. Sommige werkmaatschappijen hebben al een vergevorderd duurzaamheidsbeleid ontwikkeld waarbij wordt samengewerkt met ketenpartners, terwijl andere werkmaatschappijen maar net begonnen zijn met initiatieven voor bedrijfsinterne milieuzorg. Hierdoor verschillen kennis van en aandacht voor duurzaamheid sterk per bedrijf.

•

De interpretatie van duurzaamheid en het belang dat eraan wordt gehecht blijkt ook geografisch bepaald. Dit heeft voor een deel te maken met het verschil in business model tussen de landen op het Europese continent (met nadruk op stakeholdersbelang) en de Angelsaksische landen (met nadruk op shareholdersbelang). Voor een bedrijf met een sterke geografische spreiding als Wessanen betekent dit dat er intern verschillend tegen duurzaamheid wordt aangekeken wat het ontwikkelen van een uniform model zal bemoeilijken.

•

De organisatie is altijd sterk decentraal georganiseerd geweest, waarbij de werkmaatschappijen een hoge mate van autonomie hadden. De sturende rol van corporate Wessanen was voornamelijk gericht op financieel management en prestaties.

De vraag waarvoor Wessanen zich tijdens het project gesteld zag was of een integraal sustainability beleid voor het concern mogelijk is of dat het sustainability beleid gediversificeerd zal moeten worden ingevoerd. Corporate Wessanen heeft besloten dit aspect pragmatisch op te pakken. Op concernniveau heeft Wessanen een duurzaamheidsbeleid geformuleerd op een zevental thema’s, namelijk transparantie en rekenschap, verantwoordelijkheid voor leveringsketen,


_______________________________________________________________________________________________

governance, milieu, medewerkers, mensenrechten en productverantwoordelijkheid. Corporate Wessanen draagt de verantwoordelijkheid voor transparantie en biedt de werkmaatschappijen de kaders waarbinnen ze het duurzaamheidsbeleid invulling kunnen geven. De afdeling Corporate Quality heeft een coördinerende rol en zal als interne vraagbaak fungeren. Waar nodig zal corporate Wessanen aanvullend concernbeleid formuleren. Door de jaarlijkse terugkoppeling van werkmaatschappijen naar corporate in het kader van de duurzaamheidsrapportage behoudt corporate het overzicht van de vorderingen die concernbreed worden gemaakt. Hiermee heeft corporate de mogelijkheid bij te sturen waar nodig zonder dat de werkmaatschappijen hun algehele beslisbevoegdheid verliezen. Bovendien kreeg Wessanen tijdens de projectperiode een nieuwe concerndirectie, wat naast een strategiewijziging, ook een verandering in de bedrijfscultuur tot gevolg had. Het accent ligt nu op een meer centrale aansturing van de bedrijfsactiviteiten, waarbij nog steeds wordt gestreefd naar een platte organisatie, zodat het hoofdkantoor klein in omvang blijft en ondernemerschap gewaardeerd blijft. Synergie is buitengewoon belangrijk. Om deze reden zijn de Wessanenbedrijven veel sterker met elkaar verweven dan in het verleden. En de meer centrale aansturing helpt bij de implementatie van het duurzaamheidsbeleid. 3.

Beperkte invloed op de keten

•

Wessanen is voornamelijk een handelsbedrijf en slechts in beperkte mate een productiebedrijf. Voor de handelsproducten en de producten die Wessanen in opdracht van derden produceert, blijft haar invloed op de duurzaamheidsprestatie van het product beperkt tot een adviserende rol.

•

De druk op de marges van de private label producten is erg groot, wat weinig financiële ruimte laat voor aandacht voor duurzaamheidsaspecten.

•

Het productassortiment van Wessanen is zeer divers waardoor het bedrijf in vergelijking met andere voedingsmiddelenbedrijven een kleine afnemer is van grondstoffen.

Corporate Wessanen heeft besloten de ketengerichte benadering vooralsnog te richten op de eigen merken. Hier wil Wessanen samenwerkingsverbanden gaan zoeken om verbeteringen aan te brengen in de duurzaamheidsprestaties. Naar verwachting zullen de te behalen winsten vooral op milieugebied en minder op sociaal-economisch vlak liggen. De reden hiervoor is dat Wessanen de meeste grondstoffen afneemt uit westerse landen waar naleving van arbeids- en mensenrechten beter gewaarborgd is dan in ontwikkelingslanden. Milieu heeft ook vanuit de bedrijfsfilosofie van de meeste werkmaatschappijen de nadruk vanwege de directe link met gezondheid en authenticiteit. Succesfactoren Voor het project is een aantal factoren aan te wijzen die hebben bijgedragen tot het uiteindelijke succes:


_______________________________________________________________________________________________

1.

Marktwaarde project

•

Het project heeft marktwaarde. Zeker in de voedingsmiddelensector staat duurzaamheid hoog op de agenda. Het project biedt Wessanen de mogelijkheid om zich te profileren en zijn concurrentiepositie te verstevigen.

•

Samenwerking in de keten zal de relatie met klanten en toeleveranciers kunnen versterken.

•

De productportfolio sluit goed aan op het thema duurzaamheid. De focus van Wessanen ligt op ‘health’ en ‘premium taste’ voeding, waarbij authenticiteit het centrale thema is. Veel werkmaatschappijen hebben een groot assortiment aan biologische voeding. De stap naar duurzaamheid in bredere zin was daarom voordehandliggend.

2.

Beheersbaarheid keten

•

In verband met voedselveiligheid wordt de voedselketen in hoge mate gecontroleerd: transparantie in de keten is voor een groot deel reeds aanwezig.

•

De biologische voedingsketen is vrij compact (weinig spelers), hetgeen de transparantie verhoogt.

•

Binnen de wereld van biologische en natuurlijke voeding is Wessanen een relatief grote speler, waardoor zij zich meer kan doen gelden, ook ten aanzien van haar ketenpartners.

•

Wessanen heeft geen productiefaciliteiten in risicovolle landen en ook veruit de meeste grondstoffen van de eigen merken komen uit niet risicovolle landen (Noord-Amerika en Europa).

3.

Enthousiasme medewerkers

•

Uit de interviews met de werkmaatschappijen bleek dat duurzaamheid - wanneer mensen eenmaal bekend zijn met de terminologie - leeft onder het management en de medewerkers van de werkmaatschappijen. De wortels van veel werkmaatschappijen zijn geënt op passie voor natuur en milieu.

•

Er is in de organisatie al kennis aanwezig over duurzaamheid en de medewerkers waren graag bereid deze kennis te delen.

•

Daarbij bleek er een behoefte te bestaan aan centraal beleid en richtlijnen om duurzaamheid een extra duw te geven.

4.

Strategische keuzes binnen het project •

Vanuit strategisch oogpunt was het slim om de pilot te richten op best practices binnen het eigen concern. Hierdoor kan het ontwikkelde model gemakkelijk worden uitgerold in de rest van de organisatie en synergie tussen de werkmaatschappijen worden bewerkstelligd.

•

Door duurzaamheid aan te laten sluiten bij kwaliteitszorg kon het op een natuurlijke manier onderdeel worden van de organisatie.


_______________________________________________________________________________________________

•

De betrokkenheid van de voorzitter van de concerndirectie bij het project gaf het extra gewicht binnen de organisatie.

3.5

Aanbevelingen

Op basis van het de bevindingen van het project kunnen de volgende aanbevelingen worden gedaan: •

Corporate Wessanen dient op basis van de vereisten voor duurzaamheidsverslaglegging een selectie te maken van prestatie-indicatoren waarop zij haar duurzaamheidsverslag wil baseren. Deze indicatoren moeten vervolgens vertaald worden naar de werkmaatschappijen waarbij moet worden aangegeven hoe zij de gevraagde gegevens moeten aanleveren.

•

Het verdient aanbeveling om een pro-actiever beleid te hanteren ten aanzien van Wessanen’s stakeholders. Wessanen kan dit realiseren door zelf de dialoog aan te gaan en stakeholders te betrekken in de verdere ontwikkeling van haar duurzaamheidsbeleid. Hiervoor kan het nodig zijn een stakeholderanalyse uit te voeren om inzicht te krijgen in de relevante partijen. Naar verwachting zullen de stakeholders en hun visie op de Wessanen’s duurzaamheidsprestaties sterk verschillen per bedrijf en per regio: VS in relatie tot Europa. Daarnaast kan Wessanen samenwerking zoeken met een of meer stakeholders bij duurzaamheidsactiviteiten in de toekomst, bijvoorbeeld in de vorm van een ketenproject. De deelname aan het NIDO programma ‘Duurzaam Ondernemen in Internationale Context’ en lidmaatschap van Stichting Duurzame Voedingsmiddelenketen kunnen gezien worden als eerste stappen in de richting van profilering richting externe stakeholders.

•

De duurzaamheidsimpact van Wessanen’s producten zal voornamelijk in de primaire productie van de grondstoffen liggen. Om handen en voeten te geven aan de ketenverantwoordelijkheid is het raadzaam een risicoanalyse uit te voeren ten aanzien van één of meer van de belangrijkste grondstoffen van Wessanen, bijvoorbeeld suiker, cacao, rijst of soja. Daarbij kan wellicht samengewerkt worden tussen een aantal werkmaatschappijen. Ook verdient het aanbeveling ketenpartners en één of meer stakeholders hierin te betrekken.

•

Gezien het belang dat corporate Wessanen hecht aan een uniform(er) duurzaamheidsbeleid zal voorlichting over het duurzaamheidsbeleid en - doelstellingen een integraal onderdeel moeten gaan vormen van de interne communicatie met de werkmaatschappijen. Daarbij moet er ook ruimte komen voor interne opleidingen en trainingen. Ook moet aandacht worden besteed aan de vraag of en hoe duurzaamheid meegenomen moet worden in de beoordeling van de prestaties van management en personeel.


_______________________________________________________________________________________________

•

Om Wessanen’s vorderingen op het gebied van duurzaamheidsprestatie te meten in de tijd, zou het bedrijf nogmaals een nulmeting kunnen laten uitvoeren en een uitgebreide benchmark laten uitvoeren.

Ten slotte, voor de korte termijn zal Wessanen primair haar aandacht moeten richten op het verankeren van het sustainability managementsysteem op concernniveau en het bieden van ondersteuning aan de werkmaatschappijen om de voor 2005 gestelde doelstellingen te verwezenlijken.


_______________________________________________________________________________________________

4

Conclusies

Op basis van het project kunnen de volgende conclusies worden getrokken: •

Wessanen heeft in relatief korte tijd een duurzaamheidsbeleid ontwikkeld voor het hele concern.

•

Wessanen heeft de structuur opgezet voor een managementsysteem voor sustainability op corporate niveau waarmee zij de werkmaatschappijen kan aansturen en monitoren.

•

Wessanen heeft inzicht in de prestatie-indicatoren voor een duurzaamheidsverslag gebaseerd op de GRI-richtlijnen.

•

Het project heeft draagvlak gecreëerd voor duurzaamheid op corporate niveau en bij het management van de werkmaatschappijen.

•

De grootste milieuwinst voor Wessanen is te behalen in de primaire productie van grondstoffen. Om deze reden zal er meer samenwerking moeten worden gezocht met ketenpartners. De keuze om eerst te focussen op de eigen merken is vanuit strategisch oogpunt een juiste, omdat Wessanen’s invloed daar het sterkst is. Bij succes zullen de resultaten gemakkelijker zijn uit te rollen naar andere producten.

•

Met het project heeft Wessanen verder invulling kunnen geven aan transparantie in haar producten en processen. Hiermee kan het bedrijf authenticiteit in de keten waarborgen, een van de pijlers van haar strategie. Als volgende stap zal Wessanen een pro-actievere stakeholderstrategie moeten formuleren.


_______________________________________________________________________________________________

Bijlagen

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Bijlagen

_______________________________________________________________________________________________

Bijlage 1: Questionnaire for Wessanen subsidiaries for the project on sustainability

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Bijlage 1 – pagina 1 van 5

_______________________________________________________________________________________________

Questionnaire for Wessanen subsidiaries for the project on Sustainability With respect to all questions, please: a. give answers as specific as possible concerning the relevant sustainability aspects (both environmental and socio-economic). See attached checklist for an indication of relevant sustainability aspects. b. take in mind that the project is mainly focused on the sustainability implications of the Wessanen products, including packaging materials, and not so much on incompany issues. Therefore, please include (sustainability) policies and activities with respect to research and development, the supply chain and the consumption and waste phase of the products. c.

send relevant documentation on sustainability policies and/or activities and/or requirements of external parties (clients or other stakeholders), if available.

Contact person within Royal Wessanen is Marlotte Herweijer, [email protected]. Koninklijke Wessanen nv, Postbus 410, 1180 AK Amstelveen, the Netherlands. Contact person for CREM is Shirley Justice, [email protected]. CREM BV, Spuistraat 104d, 1012 VA Amsterdam, the Netherlands.

1. Wessanen policy and activities related to sustainability 1. Does your Business Unit maintain a(n explicit or implicit) policy related to sustainability? See attached checklist for sustainability aspects. If so, please specify which sustainability issues are included and with respect to which business activities or products this policy is applicable. If the policy is written down, can you please send a copy in advance? 2. What (practical) initiatives has your Business Unit taken in the field of environment and socio-economic sustainability and/or do you intend to undertake initiatives in the (near) future? 3. Do you apply sustainability requirements with respect to your suppliers? If so, please specify.

2. External requirements related to sustainability 4. What are your most important clients and do your clients apply sustainability requirements with respect to your products?


_______________________________________________________________________________________________ 5. What are your most important stakeholders (government, consumers, pressure groups, etc) and have you been confronted with requirements of stakeholders related to sustainability? 6. How have you responded to these requirements of clients and stakeholders? 7. What (national and international) initiatives in the food sector are relevant for your Business Unit and Wessanen in general from sustainability perspective? E.g. Eurepgap.

3. Identification of relevant sustainability issues in the supply chain 8. (Not for distribution companies) What are the top three most important raw materials which your Business Unit uses for your products? Please specify quantity in % (volume and costs). What is the country of origin of these products and what is their supply chain? 9. What would you identify as the top five most important sustainability issues for your products and for Wessanen in general? See attached checklist. Please specify why these issues are relevant.

4. Opportunities and bottlenecks of a Wessanen Sustainability policy 10. What competitive advantage could Wessanen gain? 11. What new market possibilities do you expect? E.g. Would you be interested in setting up sustainability projects in developing countries, whether or not in partnership with nongovernmental organizations? What concrete possibilities do you see in this field? 12. To what extent do you expect to be able to exert influence on the supply chain? What can be weak components in the supply chain? 13. What other opportunities and bottlenecks do you expect if Wessanen develops and implements a Sustainability policy? 14. What suggestions do you have for Royal Wessanen in terms of support for the subsidiaries in order to enable them to implement a corporate Sustainability policy? E.g. development of guidelines, tools, sustainability criteria, etc.


_______________________________________________________________________________________________

Attachment: Checklist of sustainability aspects The list of sustainability aspects below can be used as a checklist for the questionnaire. Not all aspects will be relevant for your Business Unit and supply chain and perhaps elements are missing. Please feel free to give your own definition of sustainability, based on your own vision, experience and requirements.

Environment •

Impact on biodiversity, e.g. land conversion, land use, over-exploitation, introduction of

•

GMO’s (and pre-cautionary approach)

•

Packaging

•

Transport

•

Application of agro-chemicals

•

Waste management

•

Emissions and effluents

•

Environmentally friendly technologies

•

Energy, material and water use

invasive species, conservation of agro biodiversity

Socio-economic •

Labour issues (among others) -

Freedom of association and right to collective bargaining

-

Forced labour

-

Child labour

-

Discrimination with respect to employment and occupation

-

Security of employment

-

Occupational health and safety

-

Living wage

-

Working hours

-

Training

•

Human rights

•

Consumer protection (among others) -

Food safety

-

Consumer information

-

Health, e.g. how to overcome overweight problems of the population, contribution to health problems in developing countries

-

Sustainable consumption

-

Privacy

•

Complaint system

•

Corruption

•

Fair competition


_______________________________________________________________________________________________ •

Taxation

•

Transfer of science and technology to developing countries

•

Contribution to economic development of developing countries

Operational issues •

Supply chain responsibility, e.g. supply chain management

•

Stakeholder involvement

•

Transparency

•

Reporting and verification


_______________________________________________________________________________________________

Bijlage 2: Sustainability Policy


Sustainability policy At Wessanen we are committed to making our contribution to sustainable development in all of our businesses. To us this means balancing the interests of all our stakeholders in economic, social and environmental issues in such a way that we are striving to minimize the possible negative impacts of our activities, while we are utilizing the positive influence of our activities. We are continuously searching for the optimum. Sustainability themes Since we want to think of sustainability as a core element of our organization, we integrated this concept in our business principles, which describe our responsibilities and commitments towards our stakeholders (see Company Code). Based on these business principles and our mission, we have identified a number of themes that will lead us to realizing sustainable growth in the coming 5 years. • Transparancy & accountability To us this means honest, clear, open and timely communications about our performance, business activities and products. We will be open to dialogue with our stakeholders in this respect. Evidence of this statement is not only shown in our financial reporting, but also appears from the fact that we want to report about our sustainability performance externally (based on the GRI guidelines). • Supply Chain responsibility Wessanen recognizes that it is part of a larger system and is willing to take its responsibility within this system. This means we strive to optimize the supply chain (people and planet as well as profit) by cooperating with our supply chain partners. Important elements of this responsibility are the pursuit of a transparent supply chain (food safety, traceability, authenticity), a controlled supply chain (supplier management) and a constantly improving supply chain (partnerships in the chain, certificates, professionalization, education of partners). • Governance Honest stewardship and good management is vital for a company to be successful. To us this means a transparent corporate governance structure. As well as implementing TQM (Total Quality Management) principles leading to a continuous improvement of our organization. • Environment We strive to minimize the negative impact of our products and processes on the environment. We look at this from two angles: from the perspective of internal environmental care, which refers to the direct impacts of our business activities on the environment. And supply chain oriented environmental care. This is the consequential impact on the environment of our activities. • Employees Wessanen wants to empower its employees. We guarantee the conditions for our employees as incorporated in our business principles. We like to see our employees engaged, motivated and involved with our business processes. We believe that people are responsible for their own work, and we want to invest in their autonomy and employability. • Human rights Wessanen respects and supports human rights of its employees and all other parties in society affected by its business. Although Wessanen’s business activities do not take place in risk countries, human rights is not a topic that we will ignore. We aspire to make the supply chain transparent for this aspect. • Product responsibility Our brands deliver authentic products. Besides being safe and bona fide, to us this means our products have pureness of taste, contribute to a balanced nutrition, or are based on recipe heritage & experience. Our consumers know that they can trust our products. We feel, as a food company, we have a responsibility in guarding and contributing to the health of people. Honest, explanatory information about food is part of this responsibility. Putting sustainability into action The first concrete sustainable actions that will lead us to sustainable growth the coming year: • •

Implement ISO 9001 and 14001 as the basis for process control and continuous improvement Set up reporting of our sustainability performance to become transparent to all stakeholders (GRI)


_______________________________________________________________________________________________

Bijlage 3: Tekst jaarverslag 2004 m.b.t. sustainability


_______________________________________________________________________________________________ Verslag van de Concerndirectie (Jaarverslag 2004) – Duurzaamheid Wessanen neemt haar verantwoordelijkheid als het gaat om duurzame ontwikkeling binnen al haar bedrijven. Wij maken voordurend een afweging tussen de belangen – economisch, sociaal, milieugerelateerd – van al onze stakeholders en laten ons daarbij leiden door zowel de positieve effecten van onze activiteiten als een minimale belasting van het milieu. Duurzaam ondernemen in internationale context Wessanen neemt deel aan het Nederlandse initiatief ‘Duurzaam ondernemen in internationale context’1 Elke maand komt een groep van twintig ondernemingen bijeen om concrete voorstellen uit te werken voor verantwoord ondernemerschap in een internationale context. In het kader van dit initiatief heeft Wessanen het project ‘Building our Greenhouse’ gestart, dat onder meer het volgende inhoudt: 1. De formulering van een gedetailleerd beleid voor duurzaam ondernemen, alsmede de formulering van onze strategie en onze doelstelingen (2004); 2. De vertaling van deze doelstellingen in conrete plannen en acties (2005); 3. De ontwikkeling van een systeem waarmee we de resultaten van ons beleid kunnen beheren, bewaken en evalueren. Het project ‘Building our Greenhouse’ valt onder een subsidieregeling van SenterNovem2, de Nederlandse organisatie die het duurzaamheidsbeleid van diverse overheidsinstellingen en van de EU uitvoert. Duurzaamheidsthema’s Op basis van onze ondernemingsprincipes (zoals beschreven in de gedragscode van Wessanen3), onze missie en een analyse van de hoofdpunten die het concern onderscheidt bij verantwoord ondernemen, hebben wij zeven thema’s geformuleerd als richtsnoer voor de realisatie van duurzame groei in de komende vijf jaar. Het hieruit voortvloeiende duurzaamheidsbeleid is geïntroduceerd in 2004. Transparantie en rekenschap Wij streven naar eerlijke, duidelijke, open en tijdige communicatie over onze resultaten, bedrijfsactiviteiten en producten. Wij moedigen een open dialoog met onze stakeholders aan. Verantwoordelijkheid voor leveringsketen Wij onderkennen dat ons concern deel uitmaakt van een groter systeem. Wij nemen dan ook onze verantwoordelijkheid vooor onze rol in dit systeem. Dor nauwe samenwerking met onze partners in dit systeem proberen wij de leveringsketen te optimaliseren (people, planet & profit). Belangrijke aspecten van deze verantwoordelijkheid zijn transparantie (voedselveiligheid, traceerbaarheid, authenticiteit), aansturing (leveranciersbeheer) en continue verbetering (partnerships binnen de keten, certificering, professionalisering, partnereducatie). 1 2 3

Meer informatie is te vinden op www. Internationaalduurzaamondernemen.nl Meer informatie is te vinden op www.senternovem.nl De gedragscode van Wessanen is te vinden op onze website: www.wessanen.com

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Bijlage 3 – pagina 2 - 3

_______________________________________________________________________________________________

Governance Wij achten goed rentmeesterschap en verantwoord beheer essentieeel voor ons succes. Daarom streven wij naar een transparante strcutuur voor goed ondernemingsbesutuur. Bovendien implementeren wij Total Quality Managment (TQM) ter ondersteuning van continue verbetering van onze bedrijfsprocessen. Milieu Het milieu heeft onze volledige aandacht. Wij streven ernaar de directe impact van onze bedrijfsactiviteiten op het milieu te minimaliseren, bijvoorbeeld door ons energieverbruik te beperken. Via speciale projecten en partnerships stimuleren wij bovendien milieuvriendelijke business practices met al onze partners in de leveringsketen. Daar komt bij dat ons productaanbod van natuurlijke en biologische voedingsmiddelen de ontwikkeling van ecologisch verantwoorde landbouw bevordert. Medewerkers Wij steunen onze medewerkers in het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Doordat wij goede arbeidsomstandigheden garanderen in onze ondernemingsprincipes, stimuleren wij bij onze medewerkers engagement, motivatie en betrokkenheid bij onze bedrijfsprocessen. Wij vinden dat mensen verantwoordelijk zijn voor hun eigen werk en daarom investeren wij in hun autonoom functioneren en hun inzetbaarheid. Mensenrechten Wij respecteren en onderschrijven de mensenrechten van onze medewerkers en van alle andere maatschappelijke partijen die bij onze activiteiten zijn betrokken. Wessanen doet geen zaken in zogenaamde ‘risicolanden’. Bovendien streven wij naar transparantie rond mensenrechtenkwesties in onze leveringsketen. Productverantwoordelijkheid Onze merken vertegenwoordigen authentieke producten. Dit betekent dat onze producten veilig en betrouwbaar zijn, voor pure smaak staan, bijdragen tot een uitgebalanceerd eetpatroon en van betrouwbare herkomst zijn. Als voedingsmiddelenbedrijf hechten wij veel belang aan de gezondheid van onze consumenten en de bijdrage die wij daaraan kunnen leveren. Eerlijke, gedetailleerde en duidelijke informatie over onze producten is onderdeel van deze verantwoordelijkheid. Duurzaamheid in concreto In 2005 zal Wessane de volgende concrete acties ondernemen die tot duurzame groei moeten leiden: -

Implementatie van ISO 9001 en 14001 als basis voor aansturing van de leveringsketen en continue verbetering van onze bedrijfsprocessen;

-

Verzorging van een duurzaamheidsverslag dat bijdraagt aan vergrootte transparantie voor al onze stakeholders.


_______________________________________________________________________________________________

Bijlage 4: Screenprint Corporate website sustainability


_______________________________________________________________________________________________

Bijlage 5: Company Code Wessanen

Koninklijke Wessanen nv - Projectverslag Developing the Architecture for Wessanen’s Green House Bijlage 5

Bedrijfscode

Introductie Bij het streven naar zakelijk succes laat Wessanen zich niet uitsluitend leiden door resultaten. Ook de wijze waarop deze resultaten worden bereikt, heeft de aandacht van het bedrijf. De Bedrijfscode van Wessanen is opgesteld om medewerkers een aantal duidelijke richtlijnen aan te reiken voor moreel en ethisch verantwoord zakelijk gedrag. Het management van de diverse bedrijfsonderdelen heeft de vrijheid om aanvullende gedragsrichtlijnen op de in de Bedrijfscode gestelde regels op te stellen, afgestemd op de lokale bedrijfsvoering, vooropgesteld dat deze richtlijnen in overeenstemming zijn met onze kernwaarden en de wereldwijd goede reputatie van Wessanen helpen beschermen. Het is de verantwoordelijkheid van de Concerndirectie en de divisiemanagers om ervoor te zorgen dat de medewerkers van Wessanen kennisnemen van de Bedrijfscode en deze naleven. Bovendien hecht Wessanen veel belang aan de toepassing van haar Bedrijfscode bij beslissingen omtrent het aangaan van nieuwe dan wel het continueren van bestaande relaties met onderaannemers en leveranciers, alsmede omtrent het participeren in joint ventures. De Bedrijfscode van Wessanen bestaat uit vier onderling samenhangende delen:

• onze missie; • onze kernwaarden; • onze business principles; • onze gedragsregels;

De strategische doelstelling van het bedrijf

Missie Kernwaarden

De verantwoordelijkheden van Wessanen jegens haar stakeholders.

De principes van het bedrijf bij het streven naar verwezenlijking van de doelstellingen

Business Principles Gedragsregels

Bedrijfscode

Bedrijfsrichtlijnen voor gedrag en handelen van medewerkers.

1.

1. Missie Onze missie behelst de centrale strategische doelstelling van het bedrijf en beschrijft wat wij proberen te bereiken. Missie:

Wessanen wordt het toonaangevende transatlantische bedrijf voor authentieke merk-producten op het gebied van Health- en Premium Taste-voeding.

2. Kernwaarden Onze kernwaarden zijn de normen die we dienen na te leven in ons streven naar verwezenlijking van onze strategische doelstellingen. Deze waarden, die de kern vormen van onze bedrijfscultuur, liggen ten grondslag aan zowel het zakelijk handelen van alle Wessanen-bedrijven als aan het fundamenteel gedrag dat wij van Wessanen-medewerkers verwachten. Wij onderscheiden vier kernwaarden:

• verantwoordelijkheid; • succes; • authenticiteit en • ondernemerschap.

Verantwoordelijkheid Iedereen die voor Wessanen werkt, is medeverantwoordelijk voor het handelen, de activiteiten en de mensen van het bedrijf. Wij zijn professionals die hun verantwoordelijkheid nemen en aanspreekbaar zijn op gedrag en handelen. Wij komen onze beloften na en zijn betrouwbaar. Kwaliteit, duurzaamheid, continuïteit, loyaliteit en respect hebben onze voortdurende aandacht. Wij zijn betrokken, niet alleen bij het bedrijf maar ook bij de omgeving waarvan wij deel uitmaken.

Succes Wij hebben een passie voor succes en streven voortdurend naar verbetering. Wij vormen een team waarvan de sterke punten collectief worden ingezet om excellente prestaties te realiseren. Wij werken aan een stimulerende zakelijke omgeving waarin we elkaar vertrouwen en aanmoedigen en streven naar efficiency en effectiviteit.

Authenticiteit Wij besteden veel zorg en aandacht aan authenticiteit: je krijgt wat je ziet. Wij zijn eerlijk, recht-door-zee, ethisch gemotiveerd en oprecht. Dit komt tot uiting in de manier waarop we zakendoen maar ook in onze producten. Wij zijn van mening dat respect voor voeding, de herkomst daarvan en de voedselketen van essentieel belang is voor de duurzaamheid van onze bedrijfsactiviteiten. Voedselveiligheid en -kwaliteit hebben bij ons de hoogste prioriteit.

Ondernemerschap Wij zijn creatief en ontlenen onze daadkracht aan onze overtuigingen. We worden graag uitgedaagd en hebben de flexibiliteit in huis om ons voortdurend aan te passen aan de ontwikkelingen in onze branche. We geven ons voor de volle honderd procent, streven naar innovatie en moedigen nieuwe ideeën aan. Daarbij handelen we met verstand en beleid en zullen we altijd de kosten tegen de baten afwegen voordat we actie ondernemen. Bedrijfscode

2.

3. Business Principles Onze zakelijke principes beschrijven onze verantwoordelijkheden tegenover alsook onze betrokkenheid bij onze belanghebbenden. Deze principes zijn bepalend voor de relaties die we aangaan, en helpen ons om onze missie en kernwaarden te vertalen in concreet handelen en gedrag. Ze zijn ook bepalend voor de verwachtingen die de buitenwereld van ons bedrijf heeft. Wij onderscheiden vijf groepen belanghebbenden:

• onze consumenten; • onze zakenpartners; • onze medewerkers; • onze aandeelhouders en de financiële wereld en • de wereld om ons heen. Onze verantwoordelijkheden tegenover elk van deze belanghebbenden hebben we als volgt geformuleerd.

Onze consumenten Door het leveren van authentieke producten, dragen we bij aan het welzijn van onze consumenten. Onze producten worden met de grootst mogelijke zorg vervaardigd, zodat de hoogste mate van voedselveiligheid, authentieke ingrediënten en een betrouwbare en transparante supply chain worden gewaarborgd. Onze producten en diensten worden zorgvuldig en correct geëtiketteerd en op de markt gebracht. Wessanen respecteert de privacy van consumenten.

Onze zakenpartners Wij maken deel uit van een grotere waardenketen en we werken samen met zakenpartners in alle delen van deze keten. Wij stellen ons ten doel een betrouwbare zakenpartner te zijn die waarde toevoegt aan transacties en zich open en servicegericht opstelt in het contact met klanten. Overeenstemming over de gedeelde verantwoordelijkheid voor een transparante supply chain als ook voor andere duurzaamheidsaspecten, vormen de grondslag voor het bouwen van solide partnerschappen met leveranciers.

Onze werknemers Onze werknemers zijn de ambassadeurs van ons bedrijf. Wij onderkennen de belangrijke rol van onze medewerkers bij het helpen verwezenlijken van de bedrijfsdoelstellingen. Mede daarom bieden wij goede arbeidsvoorwaarden en een veilige en gezonde werkomgeving; daarnaast bieden wij alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en ontplooiing. Voorts bieden wij gelijke kansen: beslissingen over werving, aanstelling, promotie en beëindiging van het dienstverband worden genomen op basis van objectieve, niet-discriminatoire criteria.

Onze aandeelhouders en de financiële wereld Wij zetten ons in om onze aandeelhouders een eerlijk rendemente te geven, terwijl we, zoekend naar winst op de lange termijn, de belangen van al onze belanghebbenden afwegen. Wij willen maximale groei van aandeelhouderswaarde bieden door toepassing van verantwoord en professioneel financieel beheer. Wij stimuleren open, tijdige en heldere communicatie naar alle belanghebbenden en zijn verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op onze prestaties. Wij doen zaken in overeenstemming met internationaal erkende richtlijnen voor goed ondernemingsbestuur. Bedrijfscode

3.

De wereld om ons heen Wij erkennen dat we deel uitmaken van een groter systeem en nemen onze verantwoordelijkheid voor het beheersen van onze impact op de wereld om ons heen. Wij zijn gericht op behartiging van de belangen van onze belanghebbenden. Wij nemen onze sociaal-maatschappelijke verantwoordelijkheid, met inachtneming van best business practices, arbeids-, gezondheids-, veiligheids- en milieunormen in alle landen waar Wessanen actief is. Omdat wij onszelf beschouwen als onderdeel van de ecologische keten, streven wij ernaar de negatieve inwerking van onze producten en processen op het milieu te minimaliseren. Wij geloven dat wij een taak hebben bij het verhogen van het bewustzijn in de samenleving voor gezonde en premium taste voedingsmiddelen. Wessanen respecteert en ondersteunt de fundamentele mensenrechten van alle partijen in de smaneleving die beïnvloed worden door haar activiteiten. Wij onderschrijven het principe van vrije concurrentie als uitgangspunt voor ons zakelijk handelen. Wij conformeren ons dan ook aan bestaande wet- en regelgeving op dit gebied.

4. Gedragsregels Dit gedeelte van de Bedrijfscode bevat bedrijfsrichtlijnen voor gedrag en handelen van onze medewerkers. Het biedt ook gedragsrichtlijnen voor situaties waar voorschriften zinvol noch wenselijk zijn.

1. Activa en andere middelen van Wessanen (Internet, telefoon) Iedere medewerker is verantwoordelijk voor juist en zorgvuldig gebruik van de activa en andere middelen van Wessanen. Hieronder vallen onder meer eigendommen, activa, belangen, financiële gegevens, bedrijfsgeheimen, bedrijfsinformatie en andere rechten van Wessanen. Deze activa en andere middelen van Wessanen, alsmede zakelijke kansen die zich aandienen, moeten worden benut ter verwezenlijking van de doelstellingen van Wessanen, en niet ten eigen bate. Wie met een belangenconflict te maken meent te krijgen, dient dit voor te leggen aan zijn of haar directe leidinggevende.

2. Informatiebeveiliging Onder vertrouwelijke informatie verstaan wij informatie die niet algemeen bekend is buiten de organisatie en die, indien in de openbaarheid gebracht, schadelijk kan zijn voor de commerciële belangen van het bedrijf. Medewerkers dienen erop toe te zien dat dit soort informatie niet in handen komt van personen buiten de organisatie. In het bijzonder informatie met betrekking tot Wessanens financiële positie, productieprocessen, belangrijke overeenkomsten, acquisities, desinvesteringen en fusies merken wij aan als vertrouwelijke informatie. Onder vertrouwelijke informatie kan ook informatie vallen die niet publiek bekend is en schadelijk zou kunnen zijn, financieel of anderszins, voor medewerkers, klanten en/of concurrenten. Aanvullende regels worden gegeven in onze ‘Disclosure Policy’ (‘Beleid openbaarmaking informatie’).

Bedrijfscode

4.

3. Handelen met voorkennis Ter waarborging van eerlijkheid en integriteit in financiële markten mogen medewerkers niet handelen in aandelen Wessanen of in aandelen van enig ander bedrijf op basis van concrete, niet-publieke informatie die zij dankzij hun positie binnen Wessanen hebben verkregen. Onder ‘concrete informatie’ verstaan wij alle informatie die een belegger redelijkerwijs van belang acht voor het nemen van investeringsbeslissingen. Enkele voorbeelden zijn: kennis van acquisities en desinvesteringen, kennis van productintroducties en financiële voorkennis. De beschikbaarstelling van zulke informatie aan enige persoon – anders dan ten gevolge van een statutaire verplichting of uit hoofde van de functie bij Wessanen – is verboden zolang onderhavige informatie niet openbaar is gemaakt. Aanvullende regels worden gegeven in onze ‘Code of conduct in respect of the reporting and regulation of transactions in Koninklijke Wessanen nv securities’ (‘Gedragscode inzake de melding en reglementering van transacties in effecten Koninklijke Wessanen nv’) en in onze ‘Disclosure Policy’ (‘Beleid openbaarmaking informatie’).

4. Integere verslaglegging De boekhouding van Wessanen is de basis voor betrouwbare en nauwkeurige verslagen bestemd voor management, aandeelhouders, crediteuren, overheidsinstanties en andere partijen. Derhalve moet de officiële verslaglegging van Wessanens activiteiten accuraat, werkelijkheidsgetrouw en volledig zijn. Wessanen zal op generlei wijze dulden dat enige betaling wordt achtergehouden door gebruik te maken van de boekhouding van derden, zoals tussenpersonen en consultants. Alle activiteiten van Wessanen, waar ook ter wereld, worden uitgevoerd in overeenstemming met lokale en nationale wetgeving betreffende zorgvuldige en volledige financiële verslaglegging.

5. Steekpenningen/corruptie Wessanen gaat de concurrentie op eerlijke wijze aan, op basis van de kwaliteit van haar producten en diensten. Het aannemen of verstrekken van steekpenningen is verboden en in veel landen strafbaar. Betaling van steekpenningen of enige andere betaling aan individuele medewerkers van klanten of leveranciers van Wessanen, dan wel het aannemen van steekpenningen of enige andere betaling door medewerkers van Wessanen is strikt verboden. Zelfs waar deze handelingen, technisch gesproken, niet illegaal zijn, zijn deze uit hoofde van het bedrijfsbeleid absoluut uitgesloten. Wij zijn voorstander van goed bestuur en een eerlijke, onpartijdige rechtsgang. Om die reden is het ook strikt verboden om overheidsfunctionarissen direct of indirect iets van waarde te doen toekomen om aldus hun oordeel uit hoofde van hun functie te beïnvloeden.

6. Geschenken en gunsten In het algemeen geldt dat persoonlijke geschenken of gunsten van of boven een commerciële waarde van EUR 50,- (of het equivalent hiervan) niet mogen worden aangeboden of aanvaard door enige medewerker van Wessanen. De leidinggevende van de ontvanger mag in uitzonderlijke gevallen van deze algemene regel afwijken als weigering van het geschenk of de gunst schadelijk zou zijn voor de legitieme zakelijke belangen van Wessanen.

Bedrijfscode

5.

7. Belangen buiten Wessanen Behalve met uitdrukkelijke toestemming zijn medewerkers niet gerechtigd zich zakelijk in te zetten voor een concurrent, klant of leverancier van Wessanen. Medewerkers mogen geen persoonlijk voordeel behalen met zakelijke kansen die direct gerelateerd zijn aan de bedrijfsactiviteiten van Wessanen, tenzij Wessanen besluit dat enige zakelijke kans niet zal worden benut en de benutting daarvan door de medewerker niet in strijd is met het arbeidscontract van de medewerker.

8. Financiële steun voor politieke partijen Volgens het beleid van Wessanen mogen financiële middelen en andere resources van het bedrijf niet worden gebruikt om enige politicus of politieke partij, waar ook ter wereld, te steunen. Wessanen steunt geen politieke partijen en verleent evenmin financiële steun aan groepen die partijbelangen dienen. Soms komt het evenwel voor dat Wessanen lokale, niet-politieke kwesties of evenementen financieel steunt; hiervan profiteren de gemeenschappen waarvan de Wessanenbedrijven eveneens deel uitmaken. Conform het beleid van Wessanen mogen medewerkers geen gebruik maken van faciliteiten en resources van het bedrijf voor partijpolitieke doeleinden, bijvoorbeeld het voeren van een campagne of het werven van fondsen. Een medewerker die besluit om eigen tijd, geld en andere middelen te besteden aan een politieke campagne of activiteit, doet dit geheel op vrijwillige basis.

9. Contact met overheidsfunctionarissen Het beleid van Wessanen is gericht op naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot lobbyen en andere vormen van beïnvloeding van overheidsfunctionarissen. Informatie die aan overheidsinstanties wordt verstrekt, moet accuraat zijn en contact met overheidsfunctionarissen moet op eerlijke en ethisch verantwoorde wijze plaatsvinden. Alle activiteiten die raakvlakken vertonen met lobbyen of pogingen tot beïnvloeding van overheidsfunctionarissen, moeten eerst worden voorgelegd aan het management van de dochteronderneming en aan de juridische afdeling.

10. Incorrect, onethisch of onrechtmatig gedrag melden Wij streven naar een bedrijfscultuur die stoelt op wederzijds vertrouwen en individuele verantwoordelijkheid. Het is echter niet uitgesloten dat medewerkers op onethisch of onrechtmatig gedrag stuiten binnen Wessanen. Duidelijke procedures voor het melden van dergelijk gedrag hebben onze voortdurende aandacht. Medewerkers kunnen schendingen van de Bedrijfscode melden bij hun directe leidinggevende, bij een hogere leidinggevende of, zo nodig, anoniem. Elk Wessanen-bedrijf beschikt over procedures voor het vertrouwelijk melden van incorrect gedrag. Daarnaast beschikken wij over procedures voor het onderzoeken van meldingen zodat, waar nodig, corrigerend kan worden opgetreden. Aanvullende regels worden gegeven in onze ‘Whistleblowers’ procedure’ (‘Klokkenluidersprocedure’). Voor meer informatie: Koninklijke Wessanen nv Corporate Human Resources Postbus 410 1180 AK Amstelveen Telefoon: 020 - 5479 547 E-mail: [email protected]

Bedrijfscode

6.

Developing the Architecture for Wessanen s Green House

Recommend Documents