DETSKÝ DOMOV, 958 41 VEĽKÉ UHERCE 39 rodinného typu
TEL. a FAX : 038 - 7486228 Stránka na internete: web.stonline.sk/detsky-domov
E-mail:
[email protected]
Na zabezpečenie jednotného výkonu manipulácie s písomnosťami v DDRT Veľké Uherce, vydávam tento spisový poriadok: Článok 1 ZÁKLADNÉ USTANOVENIA. 1/ Spisová manipulácia zahŕňa súbor všetkých činností vykonávaných s písomnosťami v DDRT Veľké Uherce. Zabezpečuje predovšetkým : - príjem a odosielanie písomností - triedenie,evidenciu a obeh písomností - vybavovanie písomností - ukladanie písomností a ich posudzovanie pre archiváciu a skartáciu. 2/ Osobitné predpisy upravujú najmä : a- manipuláciu s písomnosťami,ktoré obsahujú skutočnosti tvoriace predmet štátneho, hospodárskeho,alebo sluţobného tajomstva./prísne tajné,tajné spisy / b - vybavovanie sťaţností,podnetov,oznámení a petícií občanov c - manipuláciu s písomnosťami personálnej a mzdovej agendy d - manipuláciu s účtovnými dokladmi e - manipuláciu s elektronickými záznamami /napr.diskety/ Článok 2 PÍSOMNOSTI. 1/ Písomnosťou sa označuje kaţdá,písomne zaznamenaná informácia. Spis je súhrn písomností patriacich k sebe pri vybavovaní jednej záleţitosti. 2/ Podanie je písomnosť,ktorá sa stáva predmetom úradného konania.Podanie a jeho vybavenie,sú základnými časťami spisu.Všetky podania,ktoré vzniknú pri vybavovaní jednej veci, tvoria jeden spis. Článok 3 ORGANIZÁCIA SPISOVEJ MANIPULÁCIE. 1/ Manipulácia so spismi sa organizuje nasledovne : Sociálna pracovníčka /v jej neprítomnosti iná pracovníčka hosp.úseku/ : preberie poštu od
doručovateľky a zaeviduje ju.Tak isto preberá poštu na odoslanie a odosiela ju. Vedie archív DDRT. Spisy určené do archívu zaeviduje a uloţí.Spisy na skartáciu zaeviduje a skartuje. Všetku poštu,okrem osobnej,odovzdá riaditeľovi,ktorý ju rozdelí jednotlivým pracovníkom. Kontroluje termíny vybavenia pošty a spisov. 2/ Všetci zamestnanci zabezpečujú ochranu písomností pred stratou,alebo zničením,počas ich obehu. 3/ Pri persdonálnej zmene na poste sociálnej pracovníčky,odchádzajúca pracovníčka zabezpečí protokolárne odovzdanie spisovej a ostatnej agendy.
Článok 4 PRÍJEM PÍSOMNOSTÍ 1/ Sociálna pracovníčka vedie evidenciu všetkej doručenej a odosielanej pošty. 2/ Ak prevezme hociktorý pracovník písomnosť osobne,je povinný ju bezodkladne odovzdať na zaevidovanie soc.prac. 3/ Príjem písomnosti sa potvrdí odtlačkom pečiatky s dátumom,priradeným číslom a určí sa komu sa pridelí na vybavenie. 4/ Peňaţné zásielky sa odovzdávajú do pokladne. Článok 5 OTVÁRANIE DOŠLEJ POŠTY 1/ Došlú poštu otvára soc.pracovníčka.Neotvára písomnosti : označené ako tajné a prísne tajné,zjavne omylom doručené,určené do vlastných rúk,adresované na meno,ktoré je uvedené pred označením zariadenia /nad ním/. 2/ Za súkromné zásielky sa nepovaţujú tie,ktorých adresa znie na DDRT V.Uherce a meno nasleduje aţ za označením /pod/ detského domova. 3/ Ak sa pri otváraní pošty zistí,ţe ide o súkromnú poštu,neoznačí sa prezentačnou pečiatkou, opäť sa zalepí a odovzdá sa adresátovi. 4/ V prípade,ţe pracovník,ktorému bola doručená súkromná zásielka zistí, ţe písomnosť je úradného charakteru,je povinný ju bezodkladne odovzdať na zaevidovanie. Článok 6 TRIEDENIE A OZNAČOVANIE PÍSOMNOSTÍ Prevzaté zásielky sa roztriedia na : -
zásielky ktoré sa neotvárajú, noviny,časopisy a iné tlačoviny písomnosti,ktoré sa evidujú podľa čl.3 ods.2. písomnosti,ktoré sa len evidujú /pzvánky,propag.mat./ písomnosti,ktoré sa evidujú prezentačnou pečiatkou a zaevidujú sa
Článok 7 EVIDENCIA A PROTOKOLOVANIE SPISOV 1/ Písomnosti,ktoré sa protokolujú sa zaevidujú do podacieho denníka podľa predtlače. 2/ Podania sa zapisujú v protokole bez vynechania riadkov,tak ako prišli. 3/ Z protokolu,podacieho denníka musí byť zrejmé,kde sa spis nachádza 4/ Kaţdý spis mám svoje podacie číslo.Podacie číslo sa skladá z protokolárneho čísla,z označenia kalendárneho roka a iniciál pracovníka,ktorý ho vybavuje. Článok 8 VYBAVOVANIE PÍSOMNOSTÍ 1/ Pracovník,ktorému bola písomnosť pridelená na vybavenie,zodpovedá za jej správne a včasné vybavenie.Zodpovedá aj za ich úschovu a ochranu. 2/ Písomnosť na vybavenie prideľuje riaditeľ 3/ Ak nie je moţné vybaviť písomnosť v stanovenom termíne,musí byť odosielateľ o tom písomne informovaný,najneskôr 15 dní od jej prijatia. 4/ Ak nie je potrebné písomné vybavenie,pracovník ktorý ju vybavuje označí výsledok osobného,alebo telefonického vybavenia.Výsledok musí byť oznámený riaditeľovi. 5/ Ak sa písomnosť vybavuje elektronickou poštou,je potrebné jej uchovanie aj písomne,alebo na diskete,CD a pod. 6/ Vybavený spis sa zakladá buď centrálne,alebo u povereného pracovníka,čo sa uvedie v denníku. Článok 9 VYHOTOVENIE A PODPISOVANIE PÍSOMNOSTÍ 1/ Všetky písomnosti sa vyhotovujú s hlavičkou Detský domov rodinného typu Veľké Uherce s dátumom a podacím číslom.Adresa prijímateľa musí byť úplna bez skratiek.V prípade,ţe súčasťou písomnosti sú prílohy,uvedie sa ich zoznam a počet. 2/ Z písomnosti musí byť zrejmé čo sa riešilo a ako sa vyriešilo. 3/ Všetky písomnosti podpisuje riaditeľ DDRT,alebo ním poverený pracovník. 4/ Písomnosti určené na odoslanie sa dajú na podpis riaditeľovi,alebo ním poverenej osobe.
Článok 10 POUŢÍVANIE PEČIATOK 1/ Sociálna pracovníčka vedie evidenciu o tom,komu a aké boli pridelené pečiatky. 2/ Okrúhle pečiatky so štátnym znakom sa pouţívajú len na písomnosti podľa Zákona č.51/1990 Zb. 3/ Na ostatné písomnosti sa pouţívajú obdĺţnikové pečiatky. 4/ Všetci pracovníci,ktorým boli pridelené pečiatky,sú povinní zabezpečiť ich ochranu pred stratou,alebo zneuţitím. 5/ Stratu,alebo zneuţitie pečiatky hlásia bezodkladne riaditeľovi DDRT.
Článok 11 ĎAĽŠIA MANIPULÁCIA SO SPISMI. 1/ Pri odovzdaní vybaveného spisu sa preskúma jeho úplnosť,zaloţí sa a v protokole sa vyznačí dátum vybavenia. 2/ Pracovníci môţu mať u seba len písomnosti: - ktoré nie sú ešte vybavené - vybavené písomnosti,ktoré potrebujú pre svoju prácu - pracovné podklady/predpisy,smernice,zoznamy,tabuľky/ 3/ Pri zmene pracovného zaradenia,alebo pri rozviazaní pracovného pomeru,odovzdá pracovník protokolárne všetky písomnosti,ktoré má u seba,aj nevybavené,pečiatky,kľúče a pod. Rovnako protokolárne prevezme nástupca písomnú agendu. 4/ Nahliadnuť do uloţených materiálov,prípadne si poţičať uloţený spis môţu pracovníci len so súhlasom soc.pracovníčky,ktorá urobí o tom záznam.Iným osobnám,alebo organizáciám je moţné zapoţičať spisy,doklady a pod.,alebo nahliadať do nich,len s predchádzajúcim súhlasom riaditeľa. 5/ Pre vyhotovovanie a vydávanie výpisov,odpisov a pod. cudzincom,alebo pre ich zasielanie do cudziny platia osobitné predpisy. 6/ Nazerať do utajovaných písomností môţu len osoby k tomu oprávnené,podľa osobitných predpisov. 7/ O strate,alebo zničení písomností sa vyhotovuje zápis,ktorý sa predkladá riaditeľovi,ktorý zároveň určí spôsob nahradenia písomnosti,alebo príjme iné opatrenie. Tento spisový poriadok nadobúda účinnosť 1.4.2003 a zároveň v tento deň stráca účinnosť spisový poriadok z 2.9.2001. Článok 12 Vyraďovanie spisov. A) Zásady hodnotenia vyraďovania spisov a špeciálnych druhov záznamov 1. Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďaľšiu činnosť DDRT a ktorým uplynuli ich lehoty uloţenia. 2. Vyraďovanie spisov sa riadi predpismi pre vyraďovanie spisov platnými v čase ich vzniku. 3. Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie : a) ţe spis má trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloţenia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu MV SR, Štátny archív v Topoľčanoch b, ţe spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloţenia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie.
B) Znak hodnoty 1. Na rozlíšenie dokumentárnej hodnoty sa spisy s dokumentárnou hodnotou označujú znakom hodnoty „A“ a spisy bez dokumentárnej hodnoty sa označujú bez znaku „A“. Tieto znaky určujú, ako sa so spismi naloţí po uplynutí ich lehôt uloţenia : a) znak „A“ (archív) znamená, ţe spis je určený do trvalej archívnej starostlivosti, b) bez znaku „A“ znamená, ţe spis je určený na zničenie / do zberu / 2. Znaky sa vzťahujú iba na jedno vyhotovenie záznamu. Pri záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu prvý prieklep odoslaného záznamu ( alebo jedna kópia ). Všetky ostatné vyhotovenia, t.j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne povaţujú za záznamy bez dokumentárnej hodnoty a môţu sa navrhnúť na vyradenie, ak uţ nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť DDRT. 3. Znak „A“ je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je detský domov. Výnimku tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti detského domova. C) Lehota uloţenia : 1. Lehota určuje po koľkých rokoch od svojho vybavenia alebo vyhotovenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju číslica za znakom hodnoty. Lehota začína plynúť 1.januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis riadne vybavený. Do jej uplynutia musí zostať spis uloţený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní. 2. Lehotu uloţenia ( ďalej len „lehota “) jednotlivých druhov spisov ( záznamov ) stanovuje registratúrny plán DDDRT /je v prílohe/ 3. Lehota sa môţe v odôvodnených prípadoch predĺţiť. Lehota sa nesmie skrátiť. D) Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov : 1. DDRT predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy záznamov ( ďalej len „ vyraďovanie spisov “ ) v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom. 2.Riaditeľ dôsledne dbá, aby DDRT zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku. 3.Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa realizuje podľa spisového poriadku 4. Administratívny zamestnanec zabezpečí vyhotovenie zoznamov spisov, ktorým uplynuli lehoty, a to oddelene pre spisy skupiny „A“ a spisy skupiny bez „A“. Tento zoznam je usporiadaný systematicky podľa ročníkov do vecných skupín podľa registratúrneho plánu organizácie s uvedením mnoţstva spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách ( fascikel, balík, šanón ). Takto vyhotovený vyraďovací zoznam podpíšu členovia komisie.
Článok 13. Návrh na vyradenie spisov a preberanie archívnych dokumentov. 1. Administratívny zamestnanec pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov ( ďalej len „návrh“). Návrh schválený riaditeľom DDRT zaeviduje administratívny zamestnanec v denníku. Originál sa spolu s prílohami ( zoznamami ) odovzdá archívu, kópie si ponechá administratívny zamestnanec. 2. Spisy uvedené v návrhu zostanú uloţené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predloţené zamestnancom archívu. Čísla poloţiek spisov so znakom „A“ a bez znaku „A“ vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke. 3. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti späť na doplnenie alebo na prepracovanie. Posúdi ďalej dokumentátnu archívnu hodnotu spisov a vykoná odbornú archívnu prehliadku. Jej priebeh a výsledok sa zaznamenáva v dvojmo vyhotovenej zápisnici o vyraďovacom konaní ( ďalej len zápisnica ). 4. Archív v zápisnici zaznamená svoje rozhodnutie, či a ktoré spisy navrhnuté na vyradenie majú trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a sú preto archívnymi dokumentami. Súčasne určí, ako DDRT naloţí s vyradenými spismi. Zápisnicu zaeviduje administratívny zamestnanec v denníku. 5. DDRT zodpovedá za všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív neprevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov. Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady DDRT. 6. Archív preberá ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uloţené v označených archívnych škatuliach. Preberací protokol vyhotovuje archív na základe odovzdávacieho zoznamu organizáciou, jeho originál odovzdá. 7. Spisy bez znaku „A“ DDRT vyradí a skartuje sám. Zoznam vyradených a skartovaných písomností sa uchováva trvalo. 8. Vyradené spisy sa vyvedú z evidenciu registratúrneho strediska.
Registratúrny poriadok pre spisovú manipuláciu nadobúda platnosť dňom 1.4.2003.
Veľké Uherce 1.4.2003
Dušan Krpelan riaditeľ DDRT
