DESAIN SISTEM I. PENGERTIAN DESAIN SISTEM Desain system adalah proses pengembangan spesifikasi system baru berdasarkan rekomendasi hasil analisis system.Dalm tahap desain,tim kerja desain harus merancang dalam berebagai kertas kerja mengenai spesifikasi yang dimaksud.Kertas kerja dimaksud memuat berbagai uraian mengenai input,proses,dan output dari system yang diusulkan.
II. TAHAPAN DAN PROSES DESAIN Desain system dilaksanakan dalam 2 tahap,yaitu tahap desain pendahuluan atau desain konseptual dan tahap desain fisik atau desain rinci.Tahap desain pendahuluan atau konseptual dilakukan dengan tujuan untuk menentukan berbagai alternatif pemenuhan kebutuhan pengguna system.Sedangkan tahap desain fisik atau rinci dilakukan dengan tujuan untuk menerjemahkan kebutuhan –kebutuhan pengguna sistrm yang tertuang dalam desain konseptual.ke dalam rumusan terinci. A. Desain Pendahuluan atau Desain Konseptual Dalam desain pendahuluan ini tim kerja menyusun paket dokumentasi yang merumuskan ruang lingkup ,persyaratan system,persyaratan sumberdaya yang diperlukan dalam system yang diusulkan. 1.
Rumusan Ruang Lingkup Pendefinisian ruang lingkup ini pada umumnya dilaksanakan dengan jalan menetapkan kembali lingkup solusi alternative yang dipilih manajemen sesuai denga rekomendasi yang telah dihasilkan dalam tahap analisis system.Dalam tahap desain,tim kerja mendefenisikan ruang lingkup dengan tujuan mendesain system baru.Tim kerja menetapkan batas-batas sistemdengan jalan mempelajari hubungan atau keterkaitan antara system lama dengan system yang baru berikut lingkungan yang mempengaruhinya.Dengan demikian,bilamana dalam beberpa hal sebagian batas dari system lama lebih praktis diterapkan daripada system yang baru,maka akan lebihj efektif dan efisien jika batas-batas bersangkutan diterapkan pada system baru.
2.
Persyaratan sistem Aspek Sistem Output
Bentuk Tampilan Laporan atau display terminal
Hal Yang Harus Diperhitungkan Nama dan nomor Muatan informasi Bentuk Laporan Frekuensi Penyajian
Pihak yang menerima
a.
Unsur Data
Manual atau dalam bentuk record
Nama dan Nomor Media penyimpanan Muatan Data Metode pembuatan data
Input
Dokumen atau entry data secara langsung
Proses pengolahan
Dalam bentuk prosedur dan program komputer
Kebijakan
Ditetapkan oleh manajemen
Nama dan Nomor dokumen Pihak yang membuat Estimasi volume input Metode konversi data Sumber data Output yang dihasilkan Pengendalian intern Apakah system baru memerlukan kebijakan khusus?
P ersyaratan Output Tim kerja pertama harus menentukan output yang harus dihasilkan system.Dua hal yang harus diperhatikan dalam penentuan output ini adalah muatan informasi dari output,bentuk output. Muatan Informasi.Seperti sudah diketahui,suatu system diusulkan dengan tujuan untuk: Memenuhi kebutuhan akan informasi baru yang tidak dapat dipenuhi oleh system yang lama. Memecahkan persoalan yang terdapat pada system lama. Untuk menerapkan teknologi baru Bentuk Informasi.Untuk menentukan bentuk informasi,tim kerja desain harus memiliki pengetahuan mengenai bagaimana informasi itu harus disajikan kepada penggunanya.Penyajian ini bias dilakukan dalam bentuk : Rutin dalam bentuk laporan rutin yang tercetak . Rutin dalam bentuk display pada layer monitor computer Tidak diperelukan rutindalam bentuk tercetak maupun display,tetapi harus tersedia setiap saat. Untuk informasi rutin,tim kerja harus memperoleh penjelasan mengenai frekuensi penyajian laporan tersebut.Sedangkan untuk laporan yang diperlukan sewaktu-waktu(tidak rutin),berarti system tidak perlu membuat laporan itu secara periodic .
3.
b.
Persyaratan Proses Pengolahan Data Dalam desain pendahuluan tim kerja harus memperoleh pemahaman mengenai proses pengolahan data yang diperlukan oleh system yang baru.Proses tersebut bias dilaksanakan dengan menggunakan computer,manual,ataupun dengan kombinasi keduanya.Di lain hal tim desaian juga dapat menggunakan teknik bagan alir dengan tujuan memperolh pemahaman mengenai alur pelaksanaan langkah demi langkah.
c.
Persyaratan Unsur Data Dalam tahap analisis sitem ,tim kerja telah mengembangkan modelmodel data.Mereka mengembangkan model-mode data denga lebih rinci dan mungkin menambah beberapa entitasdata itu dijelaskan.
d.
Persyaratan Input Input suatu system merupakan sumber data yang termuat dalam filefile system.Input pada umumnya berbentuk dokumen-dokumen (source document).Dokumen-dokumen ini memuat data mengenai berbagai transaksi yang dilakukan oleh perusahaan,baik dengan pihak eksternal maupun internal.
e.
Kebijakan Manajemen Kebijakan ini bertujuan agar proses pengolahan data system dapat dilaksanakan dengan tertibdan efisien.Bahkan bila perlu perusahaaan juga dapat membuat kebijakan khusus,manajemen harus mengetahui dan memahami terlebih dahulu agar dapat memeperhitungkan dampaknya terhadap efektifitas kerja karyawan.
Menentukan Sumber Daya Sistem Tim kerja desain harus memperhitungkan jumlah dana yang diperlukan untuk menerapkan dan mengoperasikan system.Perhitungan ini mencakup aspek-aspek: Perngkat lunak dan keras yang diperlukan untuk mengoperasikan system yang baru, Biaya pengembangan system hingga selesai berikut jadwal penyelesaiannya, Estimasi biaya peoperasian setelah system selesai diimplementasikan, Evaluasi berikutnya terhadao biaya dan manfaat system. Perangkat Lunak Perangkat Lunak adalah seperangkat program yang berfungsi sebagai pengendali kegiatan yang dilaksanakan oleh computer.Jika tim desain sudah
menentukan karakteristik system ,mereka bias memilih salah satu dari sekian banyak alternative pengadaan perangkat luinak,yaitu: Mengembangkan sendiri Membeli dari perusahaan perangkat lunak Membeli dari produsen computer Membeli dari kelompok pengguna Selanjutnya masing-masing alternative bias saling diperbandingkan antara satu dengan yang lainnya dimana nantinya dipilih alternative yang paling optimal. Perangkat Keras Perangkat keras (hardware) dibutuhkan dalam system baru apabila : 1. Sistem baru mengandung teknologi yang baru dan berbeda dengan system lama, 2. Kapasitas system lama sudah tidak mammpu untuk menangani kegiatan yang ada. Perbandingan Beberapa Aspek dalam Pilihan Membuat Sendiri atau Membeli Program Aspek Yang dikembangkan Penyesuaian yang diperlukan
Membuat Sendiri
Membeli
Tidak perlu penyesuian
Jangka waktu pemasangan Kualitas buku petunjuk (instruction manual)
Bulanan sampai tahunan Karena adanya kendala waktu biasanya tidak sempat membuat dokumentasi atau buku petunjuk. Pengguana akan lebih mudah menerima,karena program dibuat sangat sesuai dengan kebutuhan pengguna Tinggi,karena semua biaya pengembangan diserap hanya untuk satu system saja
Mungkin diperlukan penyesuaian agar perangkat lunak bias diterima pengguna. Mingguan sampai bulanan Buku petunjuk dapat dibaca dan dipelajari sebelum membeli
Kesediaan pengguna untuk menerima program
Biaya pemasangan
Pengguna harus menyesuaikan diri dengan persyaratanpersyaratan yang melekat pada paket perangkat lunak Lebih murah,karena biaya pengembangan diserap oleh banyak system
Alternatif yang dapat dipilih sebagai berikut: Membeli Sewa atau leasing Lewat perusahaan jasa pengolahan data Pengolahan data dengan remote batch Timesharing Sumber Daya Ekonomi Setelah menentukan perangkat keras dan perangkat lunak,yimkerja desain meneruskan dengan mengestimasi biaya system tersebut.Hal yang dianggap penting dalam mengestimasi biaya: 1. Biaya.Biaya untuk system computer meliputi biaya awal dan biaya operasi tahunan.Biaya awal meliputi biaya perangkat keras,perangkat lunak computer,biaya lokasi computer,serta biaya awal lainnya.Sedangkan biaya operasional tahunan meliputi gaji karyawan departemen system informasi manajemen,pemeliharaan perangkat keras dan lunak,perlengkapan computer dan listrik. 2. Manfaat.Manfaat dapat diperhitungkan dengan memperhatikan karakteristik system.Manfaat yang mudah diperhitungkan pada umumnya adalah manfaat yang kuantitasnya suadah banyak tersedia dalam system informasi akuntansi perusahaan.Jenis manfaat tersebut diantaranya: Penurunan biaya gaji karyawan(karena jumlah karyawan berkurang) Penurunan biaya penelolaan persediaan(karema persediaan lebih efisien) Menurunnya biaya bunga Sedankan manfaat yang sulit diperhitungkan kuantitasnya adalah manfaat yang dipetik dari adanya layanan yang lebih baik kepada pelanggan serta manfaat yang diperolah karena laporan yang lebih efektif kepada manajemen.
3.
Laporan Kepada Manajemen Mengenai Desain Pendahuluan Bilamana desain pendahuluan sudah dirampungkan,tim kerja desain menyusun laporan kepada komisi pengawas dan manajemen.Laporan ini bertujuan untuk : 1. memberikan pedoman bagi desain fisik 2. menjelaskan bagaimana desain yang telah disusun itu dapat memenuhi kebutuhan manajemen, 3. membantu komisi pengawas dalam menilai kelayakan sistem Laporan ini terdiri dari dua bagian yaitu ikhtisar eksekutif dan uraian rinci.Laporan tersebut selanjutnya disampaikan langsung langsung atau secara
lisan melalui presentasi kepada komisi pengawas dan manajemen puncak.
B. DESAIN FISIK ATAU DESAIN RINCI Adalah penerjemahan persyaratan system informasi akuntansi yang masih dalam bahasa umum (konseptual) ke dalam spesifikasi rinci sehingga dapat dipergunakan untuk penyusunan kode dan pengujian program komputer. Dalam penyusunan desain fisik atau desain rinci tim kerja menyusun semacam skenario tentang bagaimana desain konseptual sistem informasi diterapkan. Dibutuhkan skema dalam melakukan tahap desain fisik sebagai berikut. Langkah-langkah dalam Tahap Desain Fisik
Desain Konseptual
Tahap Desain Fisik Desain Output
Desain File dan Database
Desain Input
Desain Program
Desain Prosedur
Desain Output
Adalah menentukan sifat format muatan dan saat penyajian atau penggunaan laporan pada layar monitor komputer. Dalam kegiatan desain output tim kerja harus menentukan bagaimana tampilan output pada layar monitor maupun pada saat dicetak pada kertas. Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam upaya mendesain output antara lain:
Penggunaan. Siapa dan kenapa mereka menggunakan serta apa yang dapat mereka peroleh dari output
Media yang digunakan. Dengan media apa output disampaikan. Kertas, monitor, suara, disket, atau konfigurasi dengan media lain.
Format. Dengan format apa media dapat output dapat sampai di tangan pengguna dengan efektif.
Formulir pracetak. Apakah kertas-kertas yang akan digunakan sebagai media penyajian output perlu dicetak terlebih dahulu.
Lokasi. Kemana output akan dikirimkan.
Waktu. Bagaimana frekuensi penyajian output.
Akses. Siapa user yang dapat menerima output.
Rincian. Sampai seberapa jauh tingkat kerincian output yang diperlukan.
Output pada umumnya dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori berikut ini. Laporan berkala. Output ini memilii format yang telah diterapkan terlebih dahulu dan dipersiapkan secara berkala. Analsis khusus. Output ini tidak memiliki format yang pasti dan tidak disajikan secara berkala. Output ini dibuat untuk mengevaluasi masalah tertentu. Laporan untuk memenuhi permintaan. Output ini memiliki muatan yang baku, tetapi hanya digunakan untuk memenuhi permintaan.
Desain File dan Database File dan database memuat data yang diolah dan ditampilkan pada laporan tercetak, pada layar monitor, maupun dalam bentuk dokumen.
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam desain File dan Database antara lain sebagai berikut:
Media yang digunakan. Apakah data harus disimpan pada media penyimpanan.
Metode akses. Metode akses apa yang harus digunakan? Sequensial, indeks, atau random.
Metode pengolahan data. Metode apakah yang harus digunakan untuk mengolah data?
Prosedur pemeliharaan. Prosedur apa yang harus digunakan agar data dapat dikelola secara efektif.
Volume data. Berapa besar volume data yang tersimpan dalam database.
Tingkat aktivitas. Berapa persen tingkat penambahan dan penghapusan data yang terjadi dalam waktu tertentu.
Desain Input Terdiri dari dokumen dan media magnetik yang digunakan sebagai penampung data awal perusahaan.
Beberapa hal yang dibutuhkan dalam desain input antara lain:
Media yang digunakan. Media apa yang digunakan untuk menyimpan data.
Sumber data. Dari mana asal data yang digunakan sistem.
Format. Format yang diperlukan agar data transaksi dapat diperoleh secara efisien.
Volume dan sifat data. Besar volume yang harus dimasukkan sebagai input.
Karyawan. Tingkat kemampuan yang harus dimiliki operator.
Frekuensi. Bagaimana frekuensi entry data.
Biaya. Upaya penghematan biaya tanpa mempengaruhi efisiensi pengolahan data.
Deteksi dan koreksi. Solusi kesalahan yang terjadi dengan cepat.
Desain program Peragaan mengenai hubungan subsistem dengan subsistem lainnya atau satu proses dengan proses lainnya. Beberapa prosedur untuk mengembangkan program:
Modul. Penggunaan modul program demi efisiensi pencapaian tujuan.
Rutin. Rutin operasional hendaknya menggunakan struktur kode dasar.
Standar. Penerapan standarisasi program sehingga program tersusun secara konsisten.
Proses walk-through. Cross check kesalahan logika, atau kekeliruan dalam program.
Pendekatan tim. Pembentukan tim dalam pengerjaan program.
Desain prosedur Semua sistem memerlukan campur tangan manusia meskipun sistem memilik teknologi yang canggih. Prosedur dirumuskan dalam desain konseptual.
Langkah-langkah prosedural.
Pendekatan evaluasi pemasok
Kriteria evaluasi pemasok
Kinerja perangkat
Kesesuaian perangkat keras
Dukungan dari pemasok
Ketersediaan peralatan
Biaya perangkat keras
Pemulihan perangkat keras
Pengembangan perangkat lunak
Pengadaan perangkat lunak
o Pengkajian persyaratan sistem o Mempelajari paket program di pasaran o Menyaring pilihan paket program o Membandingkan pilihan paket program o Mendiskusikan pilihan pada pengguna o Melaksanakan pengujian bencmark product o Menentukan pilihan
Laporan Desain Fisik Setelah proses desain fisik terselesaikan tim kerja dapat menyusun laporan mengenai desain fisik kepada manajemen. Laporan desain fisik mempunyai kerincian lebih mendetail dari laporan desain konseptual yang menguraikan tujuan, ruang lingkup, dan peragaan pokok dari sistem yang diusulkan.
Tugas Sistem Informasi Akuntansi
DESAIN SYSTEM Kelompok: Ahmad Dahlan Zuhri (0500910009) Ike Kristina (0500910060) Muhammad Iqbal Muttaqien (0700910073)
