deinst Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma s) Versie juli 2013

deinst

Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma’s) Versie juli 2013

Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel Tel.:02 553 06 22 Fax: 02 553 08 18 E-mail: [email protected] Internet: www.werk.be

Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten)

Pagina 2

INHOUD 1

ALGEMEEN ........................................................................................................................... 5 1.1 CONTACTPERSONEN HELPDESK ..................................................................... 5 1.2 TERMINOLOGIE.................................................................................................... 5 1.3 GEBRUIKTE SYMBOLEN ..................................................................................... 7 1.4 SOORTEN PREMIES ............................................................................................ 8

2

INLEIDING ............................................................................................................................. 9 2.1 WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE? . 9 2.2 GEBRUIKERSROLLEN ......................................................................................... 9 2.3 AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET ................................ 10 2.4 WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? .................................................................... 10

3

KENNIS MAKEN .................................................................................................................. 11 3.1 DE TOEPASSING STARTEN .............................................................................. 11 3.2 DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN ............................. 12

4

OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN ........................................................... 13 4.1 SORTEREN VAN LIJSTEN ................................................................................. 14 4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN ............................................................... 14 4.3 OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN ............ 15

4.3.1 4.3.2

Individueel ........................................................................................................... 15 Collectief .............................................................................................................. 25

5

DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN ......................................................................... 29 5.1 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN ..................................................... 31 5.2 DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN ..................................................................... 32 5.3 OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN ............................................. 34

6

DAGPRESTATIES INGEVEN.............................................................................................. 35 6.1 PRESTATIES MANUEEL INVOEREN ................................................................ 35

6.1.1 6.1.2

Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen) 38 Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen) .......... 41


Pagina 3

6.1.3 6.1.4

Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4) 43 Prestaties ingeven voor premietypes 22 en 42 ................................................... 47

6.2

OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) .................................................... 49

6.2.1 6.2.2


6.3

DOWNLOADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) ........................................... 54

6.3.1 6.3.2


7

PRESTATIEBESTANDEN TESTEN ................................................................................... 56 7.1 INDIVIDUEEL ....................................................................................................... 56 7.2 COLLECTIEF ....................................................................................................... 59

8

PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN ................................................................................. 60 8.1 INDIVIDUEEL ....................................................................................................... 60 8.2 COLLECTIEF ....................................................................................................... 61 8.3 MAILCOMMUNICATIE......................................................................................... 62

9

AANMAKEN PRESTATIEBESTAND TER VERBETERING .............................................. 63

10

TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE ........................................... 66

11

RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN ................................................................ 68 11.1 RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN .................................. 70

12

WAT KAN ER FOUT LOPEN? ............................................................................................ 73


Pagina 4

1 ALGEMEEN 1.1

CONTACTPERSONEN HELPDESK

Met technische vragen over de toepassing kan u terecht bij de ICT helpdesk:

helpdesk

02-553 08 19 van 9u-12u en 13u-16u

Met functioneel inhoudelijke vragen (helpdesk) kan u terecht bij : Anne Hantson: projecten sociale economie Annemie Van Nuffel: projecten werk

[email protected]

02 553 08 64 van 9u-12u en 13u-16u

[email protected]

02 553 08 72 van 9u-12u en 13u-16u

Karin Van Lier: projecten werk Stany Van der Goten: projecten werk

[email protected]

02 553 08 74 van 9u-12u en 13u-16u 02 553 08 50 van 9u-12u en 13u-16u

Algemene mailboxen of zie ook http://werk.be/e-subsidieloketwse/betaal-en-prestatiestatentewerkstellingsprogrammas/contact

[email protected]

1.2

[email protected]

[email protected]

TERMINOLOGIE

Deze tabel lijst de cliënt specifieke terminologie en afkortingen op die in dit document gebruikt worden. Term Broodkruimel

Definitie De broodkruimel toont de weg die je afgelegd hebt vanaf de startpagina tot aan de huidige pagina. De broodkruimel wordt bovenaan links, net onder de applicatiehoofding of het logo getoond en wordt vooraf gegaan door "U bent hier:". Elke pagina die in de broodkruimel opgelijst staat, is een snelkoppeling naar die pagina. Door op die snelkoppeling te drukken, gaat u naar de bewuste pagina. De broodkruimel vormt dan ook een handig navigatiehulpmiddel. Gebruik de terug-knop van de browser NIET. Deze knop brengt u immers niet naar het vorig scherm maar naar de startpagina.


Pagina 5

Term Gebruikersrol Hyperlink

KBO-nummer Prestatiestaten Prestatiebestand Sociaal Secretariaat

Conventie Promotor/bijhuis

VSAWSE

Definitie Set van bevoegdheden die een gebruiker heeft binnen een toepassing. De bevoegdheden bepalen het aantal en de aard van de acties die een gebruiker kan uitvoeren binnen de toepassing. Een hyperlink is een verwijzing in een webdocument naar een ander webdocument. Het activeren van de verwijzing (meestal door een muisklik) geeft direct toegang tot het betreffende document. Een hyperlink herken je aan de blauwe tekstkleur of de onderlijnde vorm. Dit is het ondernemingsnummer dat aan een onderneming wordt toegekend door de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) en bestaat uit 10 cijfers. Prestatiestaten zijn documenten die alle arbeidsverrichtingen oplijsten die een persoon in het kader van een (arbeids-) overeenkomst verricht heeft. Een prestatiebestand is de elektronische weergave van een prestatiestaat. Een sociaal secretariaat is in België een organisatie die voor andere bedrijven of werkgevers een aantal administratieve taken afhandelt. Het gaat om de combinatie van diensten in zowel het domein van de salarisadministratie en het personeelsbeleid als van het sociaal juridisch advies. Conventies zijn ministeriële subsidiëringsgoedkeuringen aan werkgevers voor het opzetten van een bepaald werkgelegenheidsproject. Een promotor is een tewerkstellende instantie. In het kader van e-subsidieloket is een promotor de werkgever die volgens de regelgeving in aanmerking komt voor de betrokken maatregel. Een bijhuis is een vestiging, scholengemeenschap of een locatie waar de hoofdpromotor de nodige tewerkstelling voorziet met (deels) gedecentraliseerde TWP administratie. Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie.


Pagina 6

1.3

GEBRUIKTE SYMBOLEN

 

Info

Opgepast


Pagina 7

1.4

SOORTEN PREMIES

Hierbij een overzicht van de verschillende premietypes: Code 1 2 3 4 6 7 8 9 21 22 23 24 28 29

Omschrijving Vaste premie (= € 5035,01) Loopbaanonderbreking Brutoloonkost Verhoogde premie gesco veralgemeend stelsel Transfer Derde Arbeidscircuit => GESCO Betaalde diensten gesco veralgemeend stelsel Verhoogde premie gemeenten Betaalde diensten gemeenten Sociale werkplaatsen herinschakeling doelgroepwerknemer Sociale werkplaatsen herinschakeling omkadering Invoegbedrijf meerwaardeneconomie Invoegafdeling meerwaardeneconomie Invoegbedrijf Kringloop/groenactiviteiten Invoegafdeling Kringloop/groenactiviteiten


Code 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

Omschrijving Mina's Sociale werkplaatsen (vanaf 2004) Invoegbedrijf (vanaf 2004) Invoegafdeling (vanaf 2004) Invoegbedrijf Kringloop / groen vanaf 2004 Invoegafdeling Kringloop / groen vanaf 2004 Invoegbedrijf-dienstencheques Invoegafdeling-dienstencheques Kleine ondernemingen Middelgrote ondernemingen Grote ondernemingen Lokale diensteneconomie doelgroepwerknemer vanaf 2008 Lokale diensteneconomie omkadering vanaf 2008 Werkervaring Gesco Werkervaring

Pagina 8

2 INLEIDING 2.1

WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE?

De toepassing e-subsidieloket is ontwikkeld door het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (VSAWSE). Via dit loket kan je documenten en prestatiegegevens betreffende tewerkstellingsprogramma’s elektronisch verwerken. Het VSAWSE geeft premies of loonsubsidies voor de tewerkstelling van doelgroepwerknemers en hun omkaderingspersoneelsleden. De premieberekening gebeurt op basis van de gepresteerde dagen/uren (prestaties) van de tewerkgestelde werknemers. Via het e-subsidieloket kan u voortaan betaalstaten raadplegen en downloaden alsook prestatiebestanden elektronisch beheren, opladen en doorsturen naar het VSAWSE voor verdere verwerking. De premies worden na validatie en goedkeuring door het agentschap uitbetaald op basis van een conventie, individuele fiches en geleverde prestaties, rekening houdend met het al uitbetaalde voorschot.

2.2

GEBRUIKERSROLLEN

Opladen/invullen Prestatiebestand

X

X

X

X

Testen Prestatiebestand

X

X

X

X

X X

X X X

X X X X

X X

X

X

X

X

Aanbieden Prestatiebestand Wijzigen Prestatiebestand Raadplegen Prestatiebestand Opvragen historiek Aanmaken prestatiebestand ter verbetering Toewijzen sociaal secretariaat Raadplegen Gemachtigde Rapporten

X X

Prestatie Raadpleger

Rapport Raadpleger

Promotor oplader

Promotor

Sociaal Secretariaat Indiener

Authorisatie

Sociaal Secretariaat Oplader

Binnen de toepassing e-subsidieloket zijn een aantal rechten met gebruikersrollen opgenomen, die via de lokale beheerder moeten gemandateerd worden. Hierbij een overzicht van de rollen en welke functionaliteiten eraan verbonden zijn.

X X

X

In dit document beschrijven we enkel de functionaliteiten die van toepassing zijn voor de gebruikersrol promotor en sociaal secretariaat. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten)

Pagina 9

Om de toepassing te kunnen gebruiken, moet u:  een Federaal Token of elektronische identiteitskaart (eID) hebben;  een gebruikersrol toegewezen zijn door de lokale beheerder

2.3

AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET

 2.4  

De toepassing e-subsidieloket bevat vertrouwelijke informatie. Al uw acties worden gelogd en kunnen bij melding van misbruik opgevraagd en geanalyseerd worden. Voorkom dus misbruik en laat uw computer niet onbeheerd achter. Vergrendel uw computer wanneer u uw werkplaats verlaat of meld u af in de toepassing om misbruik van gegevens en misbruik van uw toegangsrecht te voorkomen.

WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? Raadpleeg eerst deze handleiding. Contacteer de helpdesk (ICT en functioneel) (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 5).


Pagina 10

3 KENNIS MAKEN 3.1

DE TOEPASSING STARTEN Actie

Resultaat

1

Open uw browser

2

Tik volgend adres in de adresbalk in: https://twp-ea.vlaanderen.be

U wordt doorverwezen naar de online diensten van de Vlaamse overheid.

3

Maak een keuze tussen "Federaal Token" of "Elektronische Identiteitskaart" (eID).

U wordt doorverwezen naar de deelpagina "Federaal Token” of “Elektronische Identiteitskaart”.



Alle informatie over het Federaal Token vind je op: - https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do - http://www.fedict.belgium.be/nl/support/contact/ Alle informatie over de eID-lezer en het gebruik van de elektronische identiteitskaart vind je op: - http://eid.belgium.be/nl/

4

Authenticeer u via één van de onder punt 3 vermelde methodes.



U kan nu de toepassing gebruiken.

Als u ondanks een goede authenticatie via Federaal Token of Elektronische Identiteitskaart NIET naar de startpagina van de toepassing verwezen wordt, contacteer dan de applicatiebeheerder (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 5).


Pagina 11

3.2

DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN

1

2

3

4

5

1

Het logo

Het logo dient als navigatie om naar de startpagina te gaan.

2

Naam, gebruikersrol

Uw naam, uw gebruikersrol

3

Meld af

Dit is een snelkoppeling om uzelf af te melden en de toepassing te verlaten.

4

Broodkruimel

De broodkruimel toont u de afgelegde weg (voor meer info zie Broodkruimel, pagina 5).

5

Werkruimte

De werkruimte is uw virtuele werkplaats van waaruit je gegevens kan opvragen, bekijken en al dan niet kan bewerken. Gevraagde invoerformaat steeds naleven om te activeren .



Klik op ‘Help’ om naar de helppagina van VSAWSE

te gaan. Daar vindt u o.a. een antwoord op de meest gestelde vragen.


Pagina 12

4 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN Nadat u bent aangemeld wordt het scherm Opzoeken prestatiebestanden getoond. Het systeem toont alle prestatiebestanden waartoe u gemachtigd bent.

1

3

2

4

1

Zoekcriteria

Via de zoekcriteria bovenaan kan u de lijst met prestatiebestanden filteren.


Pagina 13

Door op de knop Vernieuw te klikken kan u: -

de laatste status van bepaalde acties opvragen. de manuele sortering ongedaan maken.

2

Resultatenlijst

In deze zone worden de resultaten weergegeven van uw zoekopdracht. Initieel worden alle prestatiebestanden getoond waartoe u gemachtigd bent. Mogelijke variaties op initiële bestanden zijn bijvoegsels en verbeteringen. Bovenaan links de resultatenlijst kan u zien wat het aantal gevonden resultaten is en welke resultaten momenteel op het scherm getoond worden.

3

Navigatieknoppen

Wanneer er meer dan 15 resultaten zijn verschijnen rechts bovenaan navigatieknoppen. Via deze knopjes kan u bladeren doorheen de volledige lijst.

4

Wijzig emailadressen

Via de knop Wijzig emailadressen kan u de emailgegevens (invulling verplicht!) wijzigen van de contactpersonen (zie verder).

4.1

SORTEREN VAN LIJSTEN

De gegevens worden gepresenteerd in kolommen. Elke kolom heeft een kolomhoofding die duidelijk omschrijft welke gegevens in die kolom getoond worden. Sommige kolommen hebben een sorteerpictogram rechts van de kolomtitel: De getoonde gegevens zijn standaard oplopend gesorteerd volgens de sorteercriteria van de eerste kolom die een sorteerpictogram heeft. Elke kolom die een sorteerpictogram heeft, kan u gebruiken als sorteercriterium oplopend/aflopend.

 4.2

Het is niet mogelijk om meerdere sorteercriteria tegelijk te gebruiken.

WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN

Het e-subsidieloket gebruikt lijsten om resultaten weer te geven. Een lijst geeft standaard 15 rijen weer. Bij meer dan 15 rijen verschijnen er navigatieknoppen rechts bovenaan de lijst. Via deze knoppen kan u doorheen de volledige lijst bladeren: Ga naar de allereerste pagina.


Pagina 14

Ga naar de vorige pagina. Er zijn maximaal 10 paginavakjes voorzien. Bij meer dan 10 pagina’s kan u klikken op paginanummer 10, de paginanummers schuiven dan met 5 pagina’s op. De huidige pagina wordt in zwarte tekst weergegeven, de andere pagina’s worden als hyperlink weergegeven.

...

Ga naar de volgende pagina. Ga naar de allerlaatste pagina.

4.3

OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN

U kan op twee manieren prestatiebestanden opzoeken afhankelijk van hoe u ze wenst te verwerken: -

Individueel (via de tab Individueel) Bij een individuele verwerking wordt een actie gegeven voor één individueel prestatiebestand. Collectief (via de tab Collectief) Bij een collectieve verwerking wordt een actie gegeven voor een groep van prestatiebestanden. Een collectieve verwerking is enkel mogelijk voor de acties aanbieden, downloaden, opladen, en testen.

 4.3.1

U kan enkel prestatiebestanden opzoeken waartoe u gemachtigd bent.

Individueel


Pagina 15

Actie 1

Resultaat

Vul de gewenste zoekcriteria in: -

-

-

-

-

Conventienummer In dit veld kan u het volledige conventienummer ingeven. Er kan niet gezocht worden op een deel van het nummer. Als er met bijhuizen wordt gewerkt, dan dient het bijhuisnummer verplicht ingevuld te worden. Bijhuisnummer In dit veld kan u het volledige bijhuisnummer ingeven. Er kan niet gezocht worden op een deel van het nummer. Conventienaam In dit veld kan u de volledige conventienaam intikken of een deel van de conventienaam. KBO Nummer In dit veld kan u het volledige KBO-nummer ingeven. Een KBOnummer begint steeds met de letters BE gevolgd door 10 cijfers (bvb. BE0123456789). Er kan niet gezocht worden op een deel van het KBO-nummer, eventueel wel zonder prefix BE. Prestatieperiode vanaf / tot Status prestatiebestand Filter Via dit veld kan u zoeken op:. o o o o



Alle fouten Enkel blokkerende fouten Enkel niet-blokkerende fouten Tussentijds gewijzigde lijnen

Indien het conventienummer is ingevuld en het bijhuisnummer is niet ingevuld, dan wordt er gezocht op de conventie en alle bijhorende bijhuizen. Indien het conventienummer en bijhuisnummer zijn ingevuld, wordt er enkel gezocht op het desbetreffende bijhuis.

Door ingave van maand/jaar wordt geselecteerd vanaf … of tot… Status: door rechts op het driehoekje te klikken opent een scherm met de mogelijke statussen. Testen en aanbieden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan. Filter: door rechts op het driehoekje te klikken, opent een scherm met de mogelijke filters. Indien u ‘Tussentijds gewijzigde lijnen’ selecteert, zal het systeem de prestatiebestanden tonen die reeds gewijzigd werden na invoer. Deze prestatiebestanden worden aangeduid met een asterisk (*)

Het is mogelijk om gecombineerd te zoeken. Wenst u alle prestatiebestanden op te vragen, klik dan op de knop Zoek zonder voorafgaand criteria in te geven.


Pagina 16

2

Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten.



U kan ook de ENTER-toets gebruiken om de zoekactie te starten.

U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die - aan uw zoekopdracht beantwoorden en - waarvan u de gegevens mag inkijken Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding:

Via de knop WIS kan u ingave van de zoekcriteria wissen en geeft het systeem de initiële situatie weer.



Door op de knop Vernieuw te klikken, kan u :

-

de laatste status van bepaalde acties opvragen de manuele sortering ongedaan


Pagina 17

4.3.1.1

De resultatenlijst bekijken

1

2

1

Resultatenlijst

De resultatenlijst toont per gevonden prestatiebestand volgende informatie: -

Acties Afhankelijk van de status van het prestatiebestand kan u onderstaande acties uitvoeren op één individueel prestatiebestand: o Downloaden Via deze knop kan u van elk prestatiebestand de XML-versie downloaden. Dit bestand kan u lokaal invullen en nadien terug opladen. o Opladen Via deze knop kan u een XML-bestand opladen en inlezen. Dit kan een XML-bestand zijn dat u eerder heeft gedownload.


Pagina 18

o

o

Testen Via deze knop kan u een prestatiebestand testen. Een prestatiebestand moet getest worden zolang er blokkerende fouten vastgesteld worden (Cfr hoofdstuk 9 –foutcodes) Aanbieden Via deze knop kan u een prestatiebestand aanbieden aan het VSAWSE voor verdere verwerking. Deze knop is pas zichtbaar als alle blokkerende fouten werden opgelost.

o

Historiek Via deze knop kan u de historiek van een prestatiebestand raadplegen.

o

Prestatiebestand verbeteren Via deze knop kan u bepaalde prestatielijnen uit een prestatiebestand verbeteren. Deze knop is pas zichtbaar als het te verbeteren prestatiebestand al doorgestuurd is. (Status Doorgestuurd OK/ Doorgestuurd – NOK)



De knoppen Testen en Aanbieden verschijnen pas indien er geen prestatiebestanden meer

openstaan van voorgaande prestatieperiodes. Ook een van de e-mailadressen MOET ingevuld zijn.

-

-

Conventie Dit is een samenstelling van het Conventienummer, het bijhuisnummer en de Conventienaam. Door te klikken op de Conventie worden de detailgegevens getoond van die conventie of het bijhuis (zie verder). Periode De periode waarop het prestatiebestand betrekking heeft. Naam De naam van het prestatiebestand. De naam is een hyperlink naar de prestatielijnen van dat prestatiebestand.

 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten)

De bestandsnaam bestaat uit 4 delen en ziet er als volgt uit: Voor een conventie 89999 zonder bijhuizen: 89999_I_201204_1 Voor een conventie 89999 met bijhuis 001: 89999001_I_201204_1

Pagina 19

e

Het 1 deel komt overeen met het conventienummer en eventueel het bijhuisnummer. e

Het 2 deel komt overeen met het type prestatiebestand (I = Initieel prestatiebestand, B = prestatiebestand met Bijvoegsels, V=prestatiebestand ter Verbetering) e

Het 3 deel komt overeen met de prestatieperiode. e

Het 4 deel is een volgnummer. Een validatie kan leiden tot het uitsplitsen van het prestatiebestand in enerzijds een deel met correcte prestatielijnen (Gevalideerd - OK) en anderzijds een deel met foutieve prestatielijnen (Gevalideerd - NOK). Uit de bestandsnaam kan u afleiden dat het prestatiebestand werd uitgesplitst. Het bestand met de validatiefouten krijgt een ander volgnummer toegekend, bvb.: 89999001_I_ 201204_2. -

Status o o o o o o o o o o o o o o o o o o


Klaar voor invoer bezig met inlezen fout bij inlezen ingelezen ingelezen met tekortkomingen ingelezen zonder tekortkomingen bezig met testen getest – OK getest – NOK aangeboden voor validatie bezig met valideren gevalideerd – OK gevalideerd – NOK doorgestuurd doorgestuurd – OK doorgestuurd – NOK problemen bij doorsturen alle openstaande

Pagina 20

 -

-

-

Indien er waarschuwingen of fouten voorkomen in een prestatiebestand, wordt dit aangeduid met een uitroepteken bij de status, nl een rood uitroepteken voor blokkerende fouten en een blauw uitroepteken voor waarschuwingen/niet-blokkerende fouten. Het detail van de waarschuwingen/fouten wordt getoond in het scherm ‘Raadplegen Prestatiebestand.’

Datum klaargezet Dit is de datum waarop het prestatiebestand werd klaargezet door het VSAWSE. Bron info Dit geeft aan wie het prestatiebestand opgeladen heeft. Mogelijke waarden zijn P (= Promotor) of S (= Sociaal secretariaat). Te laat voor K-afrekening e De prestatiebestanden moeten doorgestuurd worden vóór de 17 van de maand volgend op de gepresteerde maand. Als deze te laat worden ingediend, worden de gegevens alsnog behandeld. Het is mogelijk dat deze prestaties pas bij een volgende kwartaalafrekening verrekend worden. Als dit het geval is wordt dit hier aangeduid. Datum laatste wijziging Dit is de datum waarop het prestatiebestand het laatst is gewijzigd. Gebruiker laatste actie De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft. Email contactpersoon 1 Het emailadres van het eerste aanspreekpunt. Email contactpersoon 2 Het emailadres van het tweede aanspreekpunt.



Alle mailcommunicatie zal steeds naar de emailadressen gestuurd worden die u ingeeft bij Email contactpersoon 1 en Email contactpersoon 2 en niet naar de persoon die is aangemeld. Enkel bij het testen worden mogelijke fouten ook gestuurd naar de ingelogde gebruiker. Als u een prestatiebestand aanbiedt aan het VSAWSE ter validatie, dan moet er minstens 1 emailadres ingevuld zijn.

2

Wijzig emailadressen

Via de knop Wijzig emailadressen kan u de emailgegevens wijzigen van de contactpersonen. Deze knop is niet


Pagina 21

zichtbaar wanneer er geen gegevens gevonden zijn bij de ingevoerde zoekcriteria.

4.3.1.2

Detail conventie/bijhuis bekijken

Actie

1

Klik op een conventie of bijhuis in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden.

2

Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten.

3

Voor een bijhuis ziet het scherm er als volgt uit:


Resultaat

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie of bijhuis getoond worden.

Pagina 22


Pagina 23

4.3.1.3

Historiek opvragen

Actie 1

2

Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u de historiek wilt bekijken.

Resultaat e-subsidieloket opent een venster waarin de historiekgegevens van het prestatiebestand getoond worden.




U kunt de detailgegevens van de conventie of het bijhuis bekijken

door op de Conventie te klikken.




Het veld ‘Aangeboden door’ wordt opgevuld met ‘P’(promotor) of ‘S’

(Sociaal Secretariaat) indien het prestatiebestand is aangeboden ter validatie.

Pagina 24

4.3.2

1

Collectief

Actie

Resultaat

Indien nodig:

e-subsidieloket navigeert naar het opzoekscherm voor collectieve verwerking.

Klik op de tab Collectief.

2

Geef een Prestatieperiode in. Dit is een verplicht veld.



b.v. 01/2013

Een collectieve verwerking gebeurt steeds op een groep prestatiebestanden voor eenzelfde prestatiemaand.

3

Selecteer, indien nodig, een andere Actie collectieve verwerking. Standaard staat Downloaden geselecteerd. De mogelijke waarden zijn Downloaden, Opladen, Testen en Aanbieden.

4

Selecteer een Type prestatiebestand. De mogelijke waarden zijn Initieel (I)of Bijvoegsel (B). Standaard staat Initieel geselecteerd. Initiële prestatiebestanden bevatten de initieel klaargezette prestatielijnen voor de te verwerken prestatiemaand binnen het lopend kwartaal.

 

Testen is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan.

Het is niet mogelijk om via een collectieve verwerking prestatiebestanden ter verbetering te behandelen.

Bijvoegsel: is een prestatiebestand dat niet bij het initiële bestand kon aangemaakt worden omdat de individuele fiche(s) of de signaletiekwijziging (en) pas achteraf is (zijn) overgemaakt aan het VSAWSE, Het initieel bestand is intussen wel al doorgestuurd waardoor slechts met een bijvoegsel de ontbrekende lijnen kunnen worden bijgevoegd.

5

Afhankelijk van de actie die u gekozen heeft kan u kiezen welke statussen


Pagina 25

u wenst op te nemen in de zoekopdracht. 6

Klik op de knop Zoek.

U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die -

aan uw zoekopdracht beantwoorden en waarvan u de gegevens mag inkijken

Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding:

4.3.2.1 De resultatenlijst bekijken De resultatenlijst voor collectieve verwerking ziet er anders uit dan de resultatenlijst voor individuele verwerking. U kan meerdere prestatiebestanden selecteren voor één bepaalde actie.

Afhankelijk van welke actie (bij Actie collectieve verwerking) u gekozen heeft verschijnt de knop Downloaden, Opladen, Testen en Aanbieden onderaan de resultatenlijst. In bovenstaand voorbeeld werd gekozen om meerdere prestatiebestanden tegelijkertijd te testen.


Pagina 26

Actie

Resultaat

1

Selecteer de prestatiebestanden waarvoor u een actie in groep wenst uit te voeren door ze aan te vinken.

e-subsidieloket duidt de prestatiestanden aan als geselecteerd.

2

Klik op de actieknop onderaan de lijst (Aanbieden, Downloaden, Opladen, Testen of Aanbieden).

e-subsidieloket voert de actie uit op de geselecteerde prestatiebestanden en geeft hiervan een melding:

3

Klik op de knop Zoek om de voortgang te controleren of gebruik de vernieuwen-functie van uw browser.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status.



Het in groep testen van prestatiebestanden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes openstaan. Naast het in groep testen en aanbieden van prestatiebestanden kan u ook prestatiebestanden in groep downloaden en opladen. Dit werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Bij het downloaden zal een XML-bestand gegenereerd worden, bulk_download.xml, die de inhoud van alle geselecteerde prestatiebestanden weergeeft. Dit bestand kan u lokaal aanpassen/aanvullen en nadien terug opladen voor de desbetreffende prestatiebestanden. Bij het opladen kan één XML-bestand opgeladen worden om prestaties in te lezen voor meerdere prestatiebestanden.


Pagina 27

4.3.2.2

Detail conventie/bijhuis bekijken

Actie

Resultaat

1

Klik op een conventie of bijhuis in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden.

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie of het bijhuis getoond worden.

2



Pagina 28

5 DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN

1

Actie

Resultaat

Klik op een naam van één van de prestatiebestanden in de resultatenlijst.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met een overzicht van alle prestatielijnen van het gekozen prestatiebestand.

5 1

2 3

4

Het scherm Raadplegen Prestatiebestand is opgedeeld in drie blokken: 1

Gegevens prestatiebestand Opzoeken prestatielijn Overzicht prestatielijnen Gegevens prestatiebestand

In deze zone worden een beperkt aantal gegevens getoond van het gekozen prestatiebestand. Deze kunnen dienen als geheugensteun. Door te klikken op de hyperlink bij Conventie kan u van hieruit ook de detailgegevens van de conventie of het bijhuis raadplegen. Door te klikken op de knop ‘Vernieuw’ kan u - de laatste status van bepaalde acties opvragen. - de manuele sortering ongedaan maken.


Pagina 29

2

Opzoeken prestatielijn

De lijst met prestatielijnen kan gefilterd worden.

3

Navigatieknoppen

Tabelpaginering

4

Het overzicht van de prestatielijnen

5

Naar overzicht prestatiebestanden

De samenvatting toont (in volgorde): - Acties o ingave (invoeren / wijzigen prestaties) o selectie prestatielijn voor aanmaken prestatiebestand ter verbetering - Foutbericht Code en Fout - Werknemer Dit is een samengesteld veld dat bestaat uit het Individueel nummer en Volgnummer. Door te klikken op de hyperlink in de kolom Werknemer worden de detailgegevens van die werknemer getoond. - Naam, Voornaam Dit is de naam en voornaam van de werknemer. - RRNR Het rijksregisternummer van de betrokken werknemer. - Datum in dienst - Datum uit dienst (kan enkel vervroegd worden; kan niet later of blanco worden gezet) - Premietype - Aantal dagen/uren In deze kolommen worden de totalen berekend per code alsook het totaal aantal gepresteerde dagen/uren over alle codes heen. - Bedrag vergoeding SINE- (=uitkering sociale inschakelingseconomie) of integratie-uitkering (afhankelijk van het premietype). - Datum laatste wijziging De datum waarop er het laatst iets gewijzigd werd aan de prestatielijn. - Gebruiker De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft. Via deze hyperlink kan u terug gaan naar het overzicht met prestatiebestanden (resultatenlijst).


Merk op dat de filter bewaard is gebleven. Gebruik de knop Wis om een nieuwe zoekactie te starten.

Pagina 30

5.1

OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN

Actie

1

Resultaat

Vul de gewenste zoekcriteria in: -

-

Rijksregisternummer In dit veld kan u het volledige rijksregisternummer ingeven of een deel van het rijksregisternummer. Individueel nummer In dit veld kan u het individueel nummer ingeven. Volgnr In dit veld kan u het volgnummer ingeven. Naam werknemer Via dit veld kan u zoeken op de achternaam van de werknemer. Filter Via dit veld kan u zoeken op:. -

2

Alle fouten Enkel blokkerende fouten Enkel niet-blokkerende fouten - Niet ingevoerde lijnen Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten.

3

Als u een nieuwe zoekopdracht wenst uit te voeren, herbegin bij stap 1.


Filter: door rechts op het driehoekje te klikken, opent een scherm met de mogelijke filters Indien u ‘Niet ingevoerde lijnen’ selecteert, zal het systeem de prestatielijnen tonen waarvoor er geen prestaties zijn ingegeven.

e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van alle prestatielijnen die aan uw zoekopdracht beantwoorden.

Pagina 31

5.2

DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN

Vanuit het overzicht met prestatielijnen kan u de detailgegevens opvragen van elke werknemer.

1

Actie

Resultaat

Klik op een hyperlink in de kolom Werknemer in het overzicht met

e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de werknemer getoond worden.

prestatielijnen.



Initiële datum in dienst verschillend van de huidige datum in

dienst, wil zeggen dat de betrokkene voordien reeds een gesubsidieerd contract heeft gehad.


Pagina 32


Pagina 33

2


5.3

OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN

Via de functie Exporteer naar Excel (links onderaan) kan je een Excel-bestand genereren met een overzicht van wat er per prestatielijn is ingevuld. Hiermee kan u dan ook een HISTORIEK opbouwen van wat u hebt ingevoerd en aangeboden.


Pagina 34

6 DAGPRESTATIES INGEVEN Er zijn twee manieren om prestaties in te geven: - via het opladen van prestatiebestanden - via het manueel ingeven van dagprestaties

6.1

PRESTATIES MANUEEL INVOEREN

U kan enkel prestaties ingeven voor de werknemers waarvoor er prestatielijnen zijn klaargezet door het VSAWSE.



1) Het is niet mogelijk om zelf prestatielijnen toe te voegen of te verwijderen. 2) Prestaties worden berekend op basis van het forfait van de maand nl het aantal te werken dagen in een maand volgens werkrooster; NIET op kalenderdagen.

Prestaties dienen geboekt te worden op één van onderstaande prestatiecodes: Code X

1

Omschrijving (niet beperkend) arbeidsdag (onderbroken), recup, betaalde feestdag, klein verlet, extra CAO vakantie of betaalde carensdag en 3 dagen vaderschapsverlof

V

wettelijke vakantie

C

onbetaalde carensdag

E

gewaarborgd ziekte / hervalling eerste week arbeider / eerste maand bedienden (100%)

T

betaalde ziekte / hervalling tweede week (85,88% arbeider – 86,93% bediende op proef)

D

betaalde ziekte / hervalling derde en vierde week (25,88% arbeider – 26,93% bediende op proef)

G

ziekte / hervalling mutualiteit, zwangerschap, familiale vakantie, educatief verlof, arbeidsongeval, beroepsz./hervalling, 7 dagen vaderschapsverlof, andere gelijkst.

N

afwezigheid zonder recht op loon, werkloos, staking niet erkend, ouderschapsverlof

Actie

Resultaat

Indien nodig:

e-Subsidieloket toon het overzicht met prestatielijnen.

Navigeer naar het scherm Raadplegen prestatiebestand door op het prestatiebestand te klikken. 2

Klik op het pictogram van de prestatielijn waarvan u de dagprestaties wil e invoeren/wijzigen. Dit pictogram vindt u in de 1 kolom Acties.


Het scherm om prestaties in te geven wordt opgehaald.

Pagina 35

1

2

3

4

5

1

Gegevens prestatielijn

In deze zone wordt een beperkte set van gegevens getoond van de prestatielijn die u geselecteerd heeft om in te voeren of te wijzigen. Om het scherm optimaal te benutten worden een aantal gegevens verborgen. Via het pictogram wordt detailinformatie weergeven.

Via het 2

Snelle ingave

pictogram kan u de informatie opnieuw verbergen.

Via de knop Vul aan kan u op een snelle manier prestatiecodes invullen. Via de aankruisvakjes links en bovenaan in


Pagina 36

het bestand van de maand kan u selecteren voor welke dagen u die code(s) wenst in te vullen. Per werknemer kan je de datum uit dienst invullen/wijzigen. 3

Datum uit dienst

4

Integratie / sine bedrag



De Datum uit dienst kan enkel vervroegd worden ten opzichte van de datum die op het detailscherm Werknemer staat. De datum uit dienst kan niet leeggemaakt worden indien er een datum uit dienst ingevuld is in het detailscherm Werknemer.

Voor aan aantal premietypes (21, 31, 32, 35 en 43) kan het Integratie / SINE bedrag ingegeven worden. Dit bedrag kan niet blanco gemaakt worden; Het bedrag aanpassen naar 0,00 is wel mogelijk wanneer er voor de betrokken maand geen sine of integratie is betaald Met de knop kan u de waarde van het veld (indien ingevuld) opnieuw initialiseren (oorspronkelijke waarde wordt automatisch ingevuld)

5

Kalendermaand

In deze zone kan u prestatiecodes en uren ingeven.



Het is mogelijk om met de aan-en uitschakelknop bovenaan links alle werkdagen en alle uren te selecteren of te deselecteren.

TIP: Werken met datumkiezers

1

Actie

Resultaat

Klik op het pictogram

e-subsidieloket toont een kalender naast het datumveld dat u wenst te wijzigen:


Pagina 37

2

Klik op de gewenste dag.

De kalender sluit zich automatisch en de waarde in het datumveld is bijgewerkt.

Via het knopje [x] rechtsboven kan je de kalender sluiten zonder een waarde te selecteren. Afhankelijk van het premietype en de code werktijd zal de ingave van prestaties verschillend zijn. Hieronder worden de verschillende manieren van ingave toegelicht.

6.1.1

Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen)

Als de code werktijd gelijk is aan 0, 2, 3 of 4 dient u enkel prestatiecodes in te geven, geen uren. Actie

1

Resultaat

Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken.


Pagina 38

2

stap 1 herhalen voor de namiddag (nm).

3

Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

4

Klik op de knop Vul aan.

e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden.

6

Klik op de knop Bewaar als de prestatielijn is ingevuld

De gegevens worden opgeslagen in de databank. E-subsidieloket navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven):



Via de knop Bewaar » worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn.


Pagina 39


Pagina 40

6.1.2

Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen)

Als de code werktijd overeenkomt met 1, dient u enkel de vereiste prestatiecode in te geven voor de betrokken dagen, geen uren. Actie

1

Selecteer een code uit de keuzelijst. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel ingeven.

2

Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

3



Resultaat

e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden.

Pagina 41

6







Pagina 42

6.1.3

Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4)

Als de code werktijd overeenkomt met 5 MOET u naast de prestatiecodes ook de uren ingeven (vm en/of nm). Actie

1 2

Resultaat

Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken. Vul het aantal uren in dat u aan de code wenst te koppelen. Het totaal aantal uren mag/kan eventueel volledig vermeld worden in vm of nm voor zover er dan maar 1 prestatiecode per dag te vermelden is.


Pagina 43

Het formaat voor uren is uu:mm. Het systeem zal uw ingave automatisch aanpassen naar dit formaat. Als je bvb. het getal 4 ingeeft zal het systeem dit automatisch aanpassen naar 04:00. U kan je stap 1 en 2 (ingave vm) herhalen maar dan voor de namiddag.



3 4

Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code en uren wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken.

5



e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden. Merk op dat er in onderstaand voorbeeld geen prestaties zijn ingevuld voor de maandagen. Dit komt omdat in stap 4 de kolom Maandag uitgevinkt werd.

Pagina 44

6







Pagina 45

Merk op dat het systeem de totalen heeft (her)berekend. De status is gewijzigd van Klaar voor invoer naar Ingelezen. Het prestatiebestand kan vanaf nu getest worden (op voorwaarde dat er geen prestatiebestanden van de voorgaande periode meer openstaan)


Pagina 46

6.1.4

Prestaties ingeven voor premietypes 22 en 42

Voor de premietypes 22 en 42 dient u enkel aan te geven of de werknemer prestaties of gelijkgestelde heeft geleverd voor de opgegeven prestatieperiode. Actie

Resultaat

1

Duid aan of de werknemer in kwestie al dan niet prestaties geleverd heeft voor de opgegeven prestatieperiode.

2

Klik op de knop Bewaar na al of niet te hebben aangevinkt





De gegevens worden opgeslagen in de databank. Het systeem navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven):

Pagina 47


Pagina 48

6.2

OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK)

Naast het manueel invullen van prestaties kan een bronbestand met prestaties opgeladen worden voor een klaargezet prestatiebestand of een groep van klaargezette prestatiebestanden (collectieve verwerking). Zolang het prestatiebestand niet is aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking, kan u het opnieuw opladen.

6.2.1

Individueel Actie

Resultaat

1

Navigeer naar het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

2

Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u prestaties wenst op te laden.

e-subsidieloket toont het scherm om prestaties op te laden.

1

2

1

Gegevens prestatiebestand

In deze zone kan u zien voor welk prestatiebestand u prestaties gaat opladen.

2

Bestand opladen

In deze zone kan u een bronbestand selecteren en opladen.


Pagina 49

Actie

Resultaat

1

Klik op de knop Bladeren.

e-subsidieloket opent een dialoogvenster.

2

Ga naar de map waar het bronbestand opgeslagen is en selecteer het bronbestand.

3

Klik op de knop Open.


Pagina 50

4

Klik op de knop Opladen.

 5

e-subsidieloket laadt het bestand op en toont onderstaande melding als er geen problemen vastgesteld worden:

Er kunnen enkel bestanden opgeladen worden van het type XML.

Klik op Vernieuw-knop om de voortgang van het inlezen te controleren.

Het systeem bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. Mogelijke statussen na het opladen zijn: 

Ingelezen zonder tekortkomingen Het bronbestand is met succes ingelezen in het doelbestand.



Ingelezen met tekortkomingen Het bronbestand is niet succesvol ingelezen. Eén of meerdere lijnen werden niet correct ingelezen omdat er bijvoorbeeld lijnen te veel en/of te weinig zijn. Fout bij inlezen Het bronbestand kan niet ingelezen worden in het doelbestand omdat zich fatale fouten hebben voorgedaan.



Bij fouten zal er een duidelijke omschrijving van de reden getoond worden.


Wanneer er een fout wordt vastgesteld tijdens het inlezen van het bronbestand zal dit via mail gecommuniceerd worden naar de contactpersonen en naar de ingelogde gebruiker.

Pagina 51



Als het prestatiebestand een nieuwe versie is van een reeds eerder opgeladen prestatiebestand, vraagt e-subsidieloket een bevestiging om door te gaan:


Pagina 52

Als u op de knop Ok klikt, wordt het huidige prestatiebestand overschreven met het nieuwe.

6.2.2

Collectief

Het opladen van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Het bronbestand dat u oplaadt wordt enkel ingelezen in de door u geselecteerde prestatiebestanden.


Pagina 53

6.3

DOWNLOADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK)

U kan een klaargezet prestatiebestand downloaden zodat u dit bestand kan invullen en daarna terug opladen in e-subsidieloket. Zolang het prestatiebestand niet is aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking, kan u het opnieuw downloaden.

6.3.1

Individueel Actie

1

Resultaat

Navigeer naar het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

2 Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u prestaties wenst te downloaden.

e-subsidieloket toont het scherm om prestaties te downloaden.

Actie

Resultaat


Pagina 54

1

Klik op Open om het document te openen. Klik op Save om het document op te slaan op een plaats naar keuze. Klik op Cancel om de actie te annuleren.

6.3.2

Collectief

Het downloaden van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


Pagina 55

7 PRESTATIEBESTANDEN TESTEN Nadat u een prestatiebestand heeft opgeladen of manueel heeft ingevuld dient u het te testen alvorens het kan aangeboden worden aan het VSAWSE voor verdere verwerking.

7.1

1

INDIVIDUEEL

Actie

Resultaat

Als u zich op het scherm Raadplegen prestatiebestand bevindt, klik op de knop Testen.

Het systeem start de test en toont de melding:

Als u zich op het scherm Opzoeken prestatiebestanden bevindt, klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand dat u wenst te testen.

De status wijzigt naar Bezig met testen:

Tijdens het testen kunnen geen andere acties ondernomen worden voor het desbetreffende prestatiebestand. De vooruitgang van de testen (%) wordt automatisch aangepast en het scherm wordt automatisch vernieuwd. 2



Gebruik de knop Zoek om te vernieuwen in geval u test vanuit het scherm Raadplegen prestatiebestand.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. De mogelijke statussen na het testen zijn:  Getest – OK Het prestatiebestand bevat geen blokkerende/ niet-blokkerende fouten en is klaar om aangeboden te worden.  Getest – OK Het prestatiebestand bevat niet-blokkerende fouten en is klaar om aangeboden te worden.  Getest – NOK Het prestatiebestand bevat blokkerende fouten en dient gecorrigeerd te worden. Na correctie dient het prestatiebestand opnieuw getest te worden. Er kunnen twee type fouten vastgesteld worden:  niet-blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij niet


Pagina 56



blokkerende fouten worden vastgesteld kan alsnog doorgestuurd worden. Het is aangewezen om deze fouten te controleren alvorens het prestatiebestand door te sturen. blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij blokkerende fouten worden vastgesteld dient eerst verbeterd te worden alvorens het kan doorgestuurd worden.

Van zodra er minstens één van deze fouten worden vastgesteld wordt een gedetailleerd overzicht van de fouten gecommuniceerd naar het emailadres van de contactpersonen en naar de ingelogde gebruiker.

3

Controleer de foutberichten. Na het corrigeren van de foutieve prestatielijnen dient u het prestatiebestand opnieuw te testen.


Pagina 57



Merk op dat er na het wijzigen een asterisk (*) naast de naam van het prestatiebestand verschijnt. Bijvoorbeeld:

Op die manier kan je op snel zien of er al wijzigingen zijn aangebracht na het testen.

4

Herhaal stap 3 totdat alle fouten zijn opgelost en voer opnieuw een test uit.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. In dit voorbeeld werden alle fouten opgelost en is de status gewijzigd van getest – NOK naar getest – OK. Een prestatiebestand in status getest - OK is klaar om aangeboden te worden.

5

Klik in de rechterbovenhoek op de hyperlink Naar overzicht prestatiebestanden om terug te gaan naar de resultatenlijst.

e-subsidieloket verlaat het scherm Raadplegen prestatiebestand en navigeert naar het overzicht met prestatiebestanden. Het pictogram om het prestatiebestand aan te bieden is nu beschikbaar.


Pagina 58



7.2

Het aanbieden van een prestatiebestand is enkel mogelijk vanuit de resultatenlijst cfr. hoofdstuk 8.

COLLECTIEF

Het testen van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


Pagina 59

8 PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN Een prestatiebestand in status getest – OK kan worden aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking. Indien u een bestand aanbiedt aan het VSAWSE voor verdere verwerking, moet er minstens 1 emailadres ingevuld zijn bij de contactpersoonsgegevens.

8.1

1

INDIVIDUEEL

Actie

Resultaat

Klik op het pictogram voor het prestatiebestand dat u wenst aan te e bieden. Dit pictogram vindt u in de 1 kolom Acties op het scherm Opzoeken prestatiebestanden.

e-subsidieloket start opnieuw de test op, bouwt het scherm opnieuw op en toont de melding:

De status is gewijzigd van getest – OK naar Aangeboden voor validatie. Er kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden aan het prestatiebestand.


Pagina 60

de

 8.2

Een prestatiebestand dient aangeboden te worden binnen een vooropgestelde termijn. Standaard zal dit vóór de 17 volgt op de gepresteerde maand, bijvoorbeeld: Prestaties voor de maand april moeten doorgestuurd worden vóór de 17

de

van de maand zijn die

van de maand mei.

Als de vooropgestelde termijn bijna verstreken is wordt er een herinneringsmail gestuurd naar de contactpersonen.

COLLECTIEF

Het aanbieden van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Deze bestanden worden dan gebundeld in 1 bestand waarbij de opdeling per conventie wordt gerespecteerd.


Pagina 61

8.3

MAILCOMMUNICATIE

De herinneringsmail wordt enkel gestuurd indien de status van een prestatiebestand van de betrokken maand nog niet in status ‘aangeboden voor validatie’ staat. M.a.w. voor alle prestatiebestanden die nog in status ‘Klaar voor invoer’, ‘Ingelezen’ , ‘Ingelezen met/zonder tekortkomingen’ , Getest OK/NOK’ staan, krijgen de contactpersonen een herinneringsmail als de deadline voor aanbieden is verstreken. Zodra het bestand bij het VSAWSE zit ( status ‘aangeboden voor validatie’, gevalideerd OK/NOK’, ‘doorgestuurd OK/NOK’) wordt er geen mail verstuurd. De inhoud van de herinneringsmail is de volgende: Subject: Einddatum bereikt voor aanbieden prestatiebestand 89999_I_201302_1 ter validatie

Geachte, De tijdslimiet voor het aanbieden van prestatiebestanden van prestatieperiode 02/2013 is bijna verstreken. U heeft in uw overzicht nog prestatiebestanden klaar staan die aangeboden moeten worden. Gelieve hiervoor de nodige actie te ondernemen en de prestatiebestanden zo snel mogelijk aan te bieden voor verdere verwerking. Vriendelijke groeten, VSAWSE


Pagina 62

9 AANMAKEN PRESTATIEBESTAND TER VERBETERING Een prestatiebestand dat de status ‘Doorgestuurd- OK’ of ‘Doorgestuurd-NOK’ heeft, kan nog verbeterd worden nadat de betrokken maand is afgesloten. De mogelijkheid wordt geboden om enkel de foutieve prestatielijnen te verbeteren en niet het volledige prestatiebestand. Actie 1

Resultaat

Indien nodig: Ga naar de resultatenlijst.

2

ste

Klik op het pictogram in de 1 kolom Acties van het prestatiebestand dat u wenst te verbeteren.



E_subsidieloket gaat naar het overzicht met de prestatielijnen:

Het pictogram is enkel zichtbaar indien de status van het

prestatiebestand ‘Doorgestuurd OK’ of ‘Doorgestuurd NOK’ is.


Pagina 63

3

Selecteer de prestatielijnen waarvan u de prestaties wenst te verbeteren door het aanvinkvakje te selecteren.

4

Druk op de knop ‘Genereer verbeterbestand’

Het systeem maakt achterliggend een prestatiebestand ter verbetering aan met de geselecteerde prestatielijnen en toont de melding ‘Prestatiebestand ter verbetering 94388_V_201301_1 is aangemaakt’ De status van het verbeterbestand is ‘Getest – NOK’ De aanbieder kan de nodige wijzigingen aanbrengen en het bestand opnieuw aanbieden.


Pagina 64

De geselecteerde prestatielijnen worden gekopieerd naar het prestatiebestand ter verbetering.



Deze blijven in het oorspronkelijke prestatiebestand staan, maar zijn niet meer wijzigbaar, enkel raadpleegbaar. In het scherm worden naam, voornaam, rijksregisternummer van de geselecteerde prestatielijnen doorstreept om aan te duiden dat deze gekopieerd zijn naar het nieuwe prestatiebestand ter verbetering.


Pagina 65

10 TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE Een promotor kan een Sociaal Secretariaat toewijzen aan een bepaalde conventie of een bepaald bijhuis zodat het Sociaal Secretariaat de prestaties kan ingeven voor de promotor.

1

Actie

Resultaat

Navigeer naar het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie via Toepassingsbeheer in de menubalk.

e-subsidieloket toont het scherm om een Sociaal Secretariaat toe te wijzen aan een conventie/bijhuis. Enkel de conventies (naam en nummer) en de bijhuizen waartoe u gemachtigd bent, worden getoond in het scherm.

2

Klik op het pictogram voor de conventie/het bijhuis waaraan u een e Sociaal Secretariaat wilt toewijzen. Dit pictogram vindt u in de 1 kolom Actie op het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie.


e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op. De naam en het nummer van de geselecteerde conventie/het geselecteerde bijhuis zijn ingevuld. e-subsidieloket toont een lijst met mogelijke Sociale Secretariaten.

Pagina 66

3

Selecteer een Sociaal Secretariaat uit de lijst bij het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat.

4

Klik op de knop Bewaar om de toewijzing te bewaren. Klik op de knop Annuleer om de toewijzing ongedaan te maken.

e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met het al dan niet toegewezen Sociaal Secretariaat. Indien de toewijzing succesvol is, wordt





KBO nummer en naam van het Sociaal Secretariaat ingevuld in de kolom Sociaal Secretariaat



een infomelding getoond :

U kunt de toewijzing van een conventie of een bijhuis aan een Sociaal Secretariaat ongedaan maken door in het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat de blanco lijn te selecteren en te bewaren.


Pagina 67

11 RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN U kan documenten met betrekking tot conventies of leerwerkbedrijven waarvoor u gemachtigd bent, raadplegen. Mogelijke types waarvoor u documenten kan opvragen, zijn  

Conventie Leerwerkbedrijf

Voor het type Conventie zijn de volgende documenten beschikbaar:      

GESCO betaalstaten Voorschotten GESCO betaalstaten Afrekening GESCO betaalstaten GGMMI GESCO Debiteurenbrieven GESCO CSV Voorschotten GESCO CSV Afrekeningen

Voor het type Leerwerkbedrijf zijn de volgende documenten beschikbaar:      

1

LWB betaalstaten Voorschotten LWB betaalstaten Afrekening LWB betaalstaten Nazorg LWB Debiteurenbrieven LWB CSV Voorschotten LWB CSV Afrekeningen

Actie

Resultaat

Navigeer naar het scherm Mijn documenten via Documenten in de menubalk.

e-subsidieloket toon het scherm Ingeven zoekcriteria met de criteria om een bepaald document op te zoeken.


Pagina 68

2

Kies het type van het document (conventie/leerwerkbedrijf). Dit is een verplicht veld.

e-subsidieloket stelt de keuzelijst van Soort document op, corresponderend met het geselecteerde type.

Standaardwaarde is Conventie. 3

Kies het soort document uit de keuzelijst Dit is een verplicht veld.

e-subsidieloket bepaalt de mogelijke invoer voor het veld Vanaf periode.

Standaardwaarde is GESCO Betaalstaten Voorschotten. 4

Voer de periode in vanaf wanneer de documenten moeten getoond worden In te voeren periode is mm/jjjj (maand/jaar) voor     

GESCO Betaalstaten Voorschotten GESCO CSV Voorschotten GESCO CSV Afrekeningen LWB Betaalstaten Voorschotten LWB CSV Voorschotten



LWB CSV Afrekeningen

In te voeren periode is k/jjjj (kwartaal/jaar) voor     

GESCO Betaalstaten Afrekening GESCO Betaalstaten GGMMI GESCO Debiteurenbrieven LWB Betaalstaten Afrekening LWB Betaalstaten Nazorg



LWB CSV Afrekeningen


Pagina 69



LWB Debiteurenbrieven

Dit is een verplicht veld. 5

Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten.

e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van documenten die aan uw zoekopdracht beantwoorden. Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding:



Via de knop WIS kan u de ingave van de zoekcriteria wissen en

geeft het systeem de initiële situatie weer.

11.1 RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN

1

2


Pagina 70

1

Resultatenlijst

De resultatenlijst toont per gevonden document volgende informatie: -

2

Opnieuw zoeken

Kwartaal Dit is het kwartaal waarop het document betrekking heeft Conventienummer Dit is het nummer van de conventie. Benaming Dit is de naam van de conventie. Document De bestandsnaam van het document. De naam is een hyperlink.

Via de knop Opnieuw zoeken kan u nieuwe zoekcriteria ingeven. E-subsidieloket opent het scherm Ingeven zoekcriteria..

1

Actie

Resultaat

Klik op een hyperlink in de kolom Document in het overzicht met documenten.

e-subsidieloket opent een dialoogvenster waarin u kan kiezen om het geselecteerde document te openen of te bewaren.


Pagina 71

2

Klik op Open om het document te openen. Klik op Save /Bewaren om het document op te slaan op een plaats naar keuze. Klik op Cancel/Annuleren om de actie te annuleren.


Pagina 72

12 WAT KAN ER FOUT LOPEN? Overzicht foutcodes

FASE SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM SCHERM

Foutcode Beschrijving Datum uit dienst' mag niet groter zijn dan de voorgaande Datum uit dienst' mag niet voor datum in dienst liggen Het bedrag mag het maximumbedrag (${bedrag}) niet overschrijven Foutieve eenheid ingegeven : ${waarde} Uren foutief ingegeven. (max 24) : ${waarde} Minuten foutief ingegeven. (max 59): ${waarde} Foutief uur ingegeven : ${waarde} Gelieve zowel de eenheid als de gepresteerde uren in te voeren. Gelieve uren in geldig formaat in te geven (hh:mm) Gelieve voor automatisch aanvullen zowel prestatiecode als uren in te voeren (voormiddag). Gelieve voor automatisch aanvullen zowel prestatiecode als uren in te voeren (namiddag). Persoon is niet meer in dienst, bijgevolg kunnen geen prestaties geleverd worden Geen geldige waarde voor uurprestatie: ${waarde}

OPLADEN OPLADEN OPLADEN OPLADEN OPLADEN OPLADEN OPLADEN OPLADEN

519 521 522 523 525 526 544 545

Lijn te weinig doorgegeven Lijn te veel voor rijksregisternummer {0} Lijn dubbel doorgegeven voor rijksregisternummer {0} Nummer individuele fiche verschillend ({0}) Prestatiebestand opgeladen maar niet geselecteerd op het scherm ({0}) Prestatiedatum is geen geldige datum: {0} Er is een onverwacht probleem opgetreden tijdens het opladen Ingave SINE/INTEGRATIE-uitkering niet toegestaan

TEST TEST

507 Datum prestatie vóór datum indienst 508 Datum prestatie na datum uitdienst


Blokkerend Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Neen Neen Ja Ja

Pagina 73

TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST

510 516 527 528 529 530 531 532

Uren deeltijder foutief: {0} Prestatiecode bestaat niet: {0} Carensdag is ongeldig(a) Prestatiecode E is ongeldig Prestatiecode T is ongeldig Prestatiecode D is ongeldig Aantal uren > 8 Geen prestaties ingegeven

Ja Ja Ja ja ja ja Neen Ja

TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST TEST

533 534 535 536 537 538 539 540 546 600 601 602 603 606 607 608 609 610 611 700 701

Datum uit dienst ongeldig Invoer prestatiecodes op inactiviteitsdag SINE-uitkering boven maximum bedrag Ingave SINE-uitkering is niet geldig INTEGRATIE-uitkering boven maximum bedrag Ingave INTEGRATIE-uitkering niet geldig Premietype werd gewijzigd wegens signalitiekwijziging Maximum bedrag uitkering werd gewijzigd wegens signalitiekwijziging Premietype en uitkering bedrag werden verwijderd wegens signalitiekwijziging Geen recht op verlof Ingave verlofdagen is mogelijk ongeldig Ingave boven maximum aantal dagen Ingave boven maximum aantal uren per dag Minder uren ingegeven dan verwacht Meer uren ingegeven dan verwacht Carensdagen mogen enkel in hele dagen doorgegeven worden Combinatie met andere code op een Carensdag is niet toegestaan Maximaal aantal carensdagen is overschreden Te veel uren ingegeven Lijn toegevoegd wegens signalitiekwijziging Lijn fysisch verwijderd wegens signalitiekwijziging

Ja Neen Ja Ja Ja Ja Neen Neen Neen Neen Neen Ja Neen Neen Neen Ja Ja Neen Ja Neen Neen


Pagina 74

TEST TEST TEST

702 Dagprestaties werden verwijderd wegens signalitiekwijziging 703 Minder dagen ingegeven dan verwacht 705 Geen geldige werkdag aanwezig


Neen Neen Ja

Pagina 75

deinst Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma s) Versie juli 2013

Recommend Documents