De steen getoetst 2005

De steen getoetst 2005 Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................................................................4 2. Definities en Selectiecriteria ...........................................................................................................5 3. Onderzoeken ....................................................................................................................................7 3.1 Gemeentelijke Onderwijsachterstandenbeleid (GOA).................................................................8 3.2 Gemeentemuseum ................................................................................................................... 15 3.3 Vrijstellingsprocedures.............................................................................................................. 22 3.4 Bijzondere bijstand.................................................................................................................... 27 3.5 Bezwaarschriftencommissie ..................................................................................................... 33 4. Samenvatting................................................................................................................................. 37

De steen getoetst 2005

3

1. Inleiding Op grond van de onderzoeksverordening (ex artikel 213a Gemeentewet) zijn er ook dit jaar een aantal onderzoeken gedaan naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De volgende onderwerpen zijn onderzocht:

Gemeentelijke Onderwijsachterstandenbeleid (GOA) Gemeentemuseum Vrijstellingsprocedures Bijzondere bijstand Bezwaarschriftencommissie

Voor u liggen de rapportages van de onderzoeken, die zijn uitgevoerd in het derde kwartaal van 2005. Deze onderzoeken zijn in hun geheel verricht binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit. Deze capaciteit is nog beperkt door de gevolgen van de reorganisatie van 2004 en de bezuinigingen op personeel. Desondanks zijn ook nu weer (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente, uitvoering van taken door de gemeente, programma’s en paragrafen getoetst op doelmatigheid en doeltreffendheid. Twee onderwerpen, te weten het GOA en het gemeentemuseum, zijn de doorgeschoven onderzoeken uit 2004. De andere onderwerpen zijn gekozen om de actualiteit en / of de waarde die de onderzoeken kunnen opleveren voor de organisatie en het feit dat betreffende afdelingen nog niet ‘aan de beurt’ zijn geweest. In deze rapportage leggen wij deze vijf onderzoeken aan u voor. Voor wat betreft de aanbevelingen en conclusies verwijzen wij kortheidshalve naar de betreffende onderzoeken. In hoofdstuk twee worden de definities en selectiecriteria vermeld. In hoofdstuk drie worden de vijf onderzoeken uiteengezet. In hoofdstuk vier treft u een samenvattend oordeel en het overzicht van de belangrijkste aanbevelingen aan. In 2006 dienen eveneens als in dit jaar weer een aantal (andere) onderzoeken te worden verricht. Over deze onderwerpen zullen wij u op korte termijn van advies dienen, waarbij actuele onderwerpen en afdelingen die nog niet aan ‘de beurt’ zijn geweest de voorkeur krijgen.


4

2. Definities en selectiecriteria 2.1 Definities Het onderzoek is gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid. Om misverstanden te voorkomen is het belangrijk dat iedereen die met een onderzoek te maken krijgt daaronder hetzelfde verstaat. In de financiële verordening (o.g.v. artikel 212 Gemeentewet) wordt een definitie van de begrippen doelmatigheid en doeltreffend gegeven. Deze definities gelden ook voor dit onderzoeksplan en worden hieronder genoemd (en cursief nader uitgewerkt). 2.1.1 Doelmatigheid Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Onder dit begrip wordt zowel verstaan de economy als de efficiency. De economy (input) is groter naarmate men minder geldmiddelen nodig heeft gehad om een bepaald pakket aan productiemiddelen aan te schaffen. De efficiency is gunstiger naarmate de kostprijs per eenheid product (output) lager is. 2.1.2 Doeltreffendheid De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. De doeltreffendheid heeft betrekking op de relatie tussen de effecten en de geproduceerde outputs. De doeltreffendheid (effectiviteit) is groter naarmate men bij een gegeven hoeveelheid outputs meer maatschappelijke effecten bereikt. 2.1.3 Kwaliteit Naast de dimensies als doelmatigheid en doeltreffendheid is ook nog sprake van een bepaalde waardering van afnemers (burgers en bedrijven, maar ook raad en instellingen) voor geleverde producten en diensten. Een burger is niet alleen een klant die een efficiënt product koopt met hopelijk effectieve resultaten, maar ook iemand die eisen stelt aan zijn omgeving en deelnemer is aan de lokale samenleving. Een goede prestatie leveren is niet hetzelfde als een positieve waardering ontvangen. Dit kan als volgt in beeld worden gebracht: product

effectiviteit

resultaat

kwaliteit

waardering

2.2 Selectiecriteria De (ambtelijke) capaciteit voor het verrichten van onderzoeken in het kader van dit plan is beperkt. In feite is hiermee op geen enkele wijze rekening gehouden. Een recent rapport van Berenschot geeft aan dat onze organisatie beschikt over een relatief beperkte omvang voor staf en ondersteunende werkzaamheden. De tijd die gestopt wordt in het verrichten van onderzoek gaat ten koste van andere activiteiten. De organisatie zal daarom uiterst selectief dienen te zijn bij de keuze van onderzoeksonderwerpen. De selectiecriteria worden hieronder genoemd.


5

2.2.1 Efficiënt en effectief Van een zo klein mogelijk onderzoek moet in beginsel een zo groot mogelijke bijdrage aan het doel van het onderzoeksplan te verwachten zijn. Op deze wijze streven wij ernaar de schaarse onderzoekscapaciteit van de organisatie zo doelmatig en doeltreffend mogelijk in te zetten. Daartoe wordt bijvoorbeeld, na een toets op kwaliteit, aansluiting gezocht op reeds door anderen verrichte onderzoeken. 2.2.2 Substantieel belang Het object van onderzoek dient in materiële zin van substantiële aard te zijn. Als kleinste deel van een programma wordt beschouwd een beheersproduct dat aan een programma wordt toegerekend. Een beheersproduct, waarvan het netto budgettair effect op de begroting minder dan € 100.000,bedraagt blijft voorshands buiten beschouwing. 2.2.3 Toegevoegde waarde Het onderzoek dient zoveel mogelijk toegevoegde waarde te hebben. Het is niet de bedoeling onderwerpen te selecteren die recentelijk reeds zijn onderzocht. 2.2.4 Spreiding De omvang en diversiteit van het onderzoeksveld vereist een zekere spreiding en afwisseling van onderwerpen. Het is nuttig wisselende beleidsterreinen en organisatieonderdelen te belichten; overen onderbelichting dient te worden vermeden. 2.2.5 Bruikbaarheid Het verdient aanbeveling om bij de selectie van een onderwerp rekening te houden met (min of meer) vergelijkbare (bedrijfs)processen bij andere onderwerpen. Eventuele aanbevelingen ter verbetering kunnen dan tevens een positief effect hebben op onderwerpen die niet zijn onderzocht. 2.2.6 Relevantie Bij voorkeur worden onderwerpen onderzocht die bestuurlijk en/of beleidsmatig recentelijk in de belangstelling staan. Wat relevant is hangt sterk af van het politieke krachtenveld op het moment dat het jaarlijkse onderzoeksplan wordt opgesteld.


6

Hoofdstuk 3 In dit hoofdstuk worden de vijf onderzoeken gepresenteerd die in het kader van het doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoek in 2005 zijn uitgevoerd in de gemeente Maassluis. De onderzoeken hebben allen dezelfde opbouw. Er wordt begonnen met een managementsamenvatting, gevolgd door een omschrijving van het onderzoeksobject. Hierna volgt inzicht in de methode van onderzoek en uiteindelijk een analyse van het cijfermateriaal. Als laatste volgen conclusies en aanbevelingen. In Hoofdstuk vier van deze rapportage zullen de belangrijkste conclusies en aanbevelingen kort worden samengevat.


7

3.1ONDERZOEKSRAPPORTAGE GOA 3.1.1 Managementsamenvatting In dit onderzoeksrapport wordt u geïnformeerd over de ontwikkelingen van het Gemeentelijk Onderwijs Achterstandenbeleid (GOA). Doel van dit onderzoeksrapport is de mate van doeltreffendheid vast te stellen. Aangezien het GOA onderdeel is van het Programma op Hoofdzaken kan worden volstaan met het vaststellen van de doeltreffendheid (effectiviteit). Zie hiervoor de bestaande gemeentelijke verordening 124a. Dit onderzoek wordt gehouden in het kader van de onderzoeksverordening (artikel 213a), op basis van wat in het betreffende plan “De onderste steen …” is aangegeven. Uit het onderzoek blijkt dat er op het terrein van het gemeentelijke onderwijsachterstanden beleid veel is bereikt. Cijfermatig materiaal om de doeltreffendheid te maatstaven ontbreekt. 3.1.2 omschrijving van het onderzoeksobject Het Maassluise onderwijsachterstandenbeleid is gebaseerd op het landelijke beleidskader dat haar wettelijke basis heeft in art. 165 Wet Primair Onderwijs (WPO), art. 152 Wet Expertise Centra (WEC) en de artikelen 118a en 267 van Wet Voortgezet Onderwijs (WVO). De gemeenteraad is verplicht om voor een periode van vier schooljaren een onderwijsachterstandenplan vast te stellen, waarbij de gemeenteraad het landelijke beleidskader in acht neemt. Deze planperiode loopt van 1 augustus 2002 tot en met 31 juli 2006. Door de directie / college is gevraagd de doeltreffendheid van het beleid over 2004 te onderzoeken. Gezien het feit dat beleidsmatig gewerkt wordt met schooljaren, zal dit onderzoek gericht worden op het schooljaar 2003 / 2004. Voor de periode 2004-2006 is het GOA-plan vanwege rijksbezuinigingen aangepast. Dit valt echter buiten de in dit rapport onderzochte periode. Het hoofddoel van het landelijke beleidskader GOA-beleid is het verbeteren van leerprestaties en de schoolloopbanen van kinderen en jongeren uit de doelgroepen van het achterstandenbeleid. Om dit doel te bereiken zijn de doelstellingen op de volgende terreinen beschreven: 1. Voor- en Vroegschoolse Educatie 2. Beheersing van de Nederlandse taal 3. Ondersteuning schoolloopbaan en de bestrijding van voortijdig schoolverlaten Ad 1 Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) VVE heeft als doel het verminderen van taalachterstanden bij 2 tot 6-jarigen door het realiseren van een doorgaande taallijn. In Maassluis is door de peuterspeelzalen en de basisscholen voor de uitvoering van VVE gekozen voor een doorlopend programma “Startblokken/basisontwikkeling”. Om zo veel mogelijk doelgroepleerlingen te bereiken is er een samenwerkingsverband gerealiseerd tussen basisonderwijs, peuterspeelzalen en consultatiebureaus. Alle partijen geven gerichte voorlichting, houden oudergesprekken en proberen de ouderbetrokkenheid te vergroten. Op het consultatiebureau wordt tijdens een regulier bezoek onderzocht of een kind een taalachterstand heeft en wordt de ouder, indien nodig, naar VVE doorverwezen. Met het oog op een adequate aanpak van onderwijsachterstanden is deskundigheidsbevordering van medewerkers van kinderopvangvoorzieningen, peuterspeelzalen en onderbouw van het basisonderwijs noodzakelijk. Via de Stuurgroep VVE, waarin alle betrokken partijen zitten, is een


8

scholingstraject ingekocht bij het Centrum voor Educatieve Dienstverlening NWN (CED-NWN) voor de gehele GOA-periode. Naar verwachting zal aan het einde van de GOA-periode, door de deelname van alle peuterspeelzalen en alle basisscholen, de landelijke eis van 50% deelname van de doelgroepkinderen (2-6 jarigen) gehaald worden. Het consultatiebureau adviseert ouders met kinderen die een (taal)ontwikkelingsachterstand hebben om deel te nemen aan VVE-activiteiten in de peuterspeelzalen. Met de Stichting Kinderopvang worden hiertoe persoonsgegevens uitgewisseld. Het bereik van het consultatiebureau is 100%. Ad 2 Beheersing van de Nederlandse taal Taalachterstanden dienen in de periode 2002-2006 met 25% te zijn teruggebracht. Naast VVE, waarmee wordt ingezet op het verkleinen van de taalachterstand bij 2-6 jarigen, spelen de volgende activiteiten een belangrijke rol: Opstap Opnieuw Dit project legt het accent op taaltraining in de thuissituatie (luisteren, voorlezen, spreken). Doelgroep is 4-6 jarigen van allochtone herkomst met een taalachterstand. Professionals begeleiden de ouders en geven hen instructie. In totaal werden 84 ouders ingeschreven, waarvan uiteindelijk 64 moeders, met 10 verschillende nationaliteiten, meededen gedurende twee schooljaren. Met enkele basisscholen werd intensief samengewerkt. In de groepsbijeenkomsten werden ook opvoedingsproblemen besproken en waar nodig werd verwezen naar een bestaand aanbod opvoedingsondersteuning. Raster heeft de uitvoering van dit project verzorgd. Mede omdat de doelgroep Opstap Opnieuw deels overeen komt met de doelgroep VVE, is in het kader van de herijking van het GOA-plan 2002-2006 (onder druk van rijksbezuinigingen) het project Opstap Opnieuw per 1 augustus 2005 beëindigd. In het schooljaar 2003-2004 werden 78 inschrijvingen geregistreerd, waarvan uiteindelijk 53 moeders deelnamen aan het programma. Centrale Opvang in het basisonderwijs Dit project is bedoeld om leerlingen (4-13 jarigen), die het Nederlands niet of onvoldoende beheersen, op een centraal punt op te vangen en te begeleiden, voordat zij naar het reguliere basisonderwijs gaan. Jaarlijks kunnen er maximaal 20 leerlingen in 2 groepen worden opgevangen. De laatste jaren worden in verhouding steeds meer kleuters opgevangen. Het voordeel is dat deze kleuters over het algemeen na een jaar centrale opvang op het taalniveau zitten dat bij hun leeftijd hoort. Hierna kunnen zij instromen in het reguliere onderwijs. In het schooljaar 2003/2004 zijn 9 leerlingen ingestroomd. De leerlingen zijn op basis van hun leeftijd ingedeeld in 2 groepen. Een groep bestaat uit kinderen van 4 t/m 5-6 jaar en de andere groep van 6 t/m 13 jaar. De lessen mondeling Nederlands worden gegeven aan twee groepen verdeeld naar bereikt niveau. In totaal zijn in het schooljaar 2003/2004 21 leerlingen uitgestroomd (5 leerlingen naar openbaar onderwijs, 10 naar het rooms-katholiek onderwijs, 4 naar het protestants- christelijk en 2 leerlingen zijn uitgestroomd naar scholen buiten Maassluis). Per 1 oktober 2004 stonden 17 leerlingen ingeschreven bij de Centrale Opvang, waarvan 9 kleuters en 8 oudere leerlingen. Op de wachtlijst stond 1 leerling omdat deze nog geen vier was. De basisscholen zijn erg tevreden over de kwaliteit die de Centrale Opvang Maassluis levert. De schoolbesturen hebben daarom de intentie uitgesproken om vanaf 1 augustus 2006 de centrale opvang zelf te financieren.


9

Schoolspecifiek taalbeleid Op 6 februari 2001 is het lokale taalbeleidsplan 2-13 jarigen vastgesteld. Op basis daarvan is in de GOA-periode 2002-2006 afgesproken dat door alle basisscholen en peuterspeelzalen een taalbeleidsplan ontwikkeld wordt dat aansluit bij het lokale taalbeleid. Ondersteuning hiervoor is ingekocht bij het CED-NWN. In januari 2005 is een tussentijdse evaluatie uitgevoerd door de CED. Hieruit blijkt dat in het afrondingsjaar nog 1 school aan de vormgeving van een Taalbeleidsplan werkt, dat 2 basisscholen het plan bijstellen en dat 2 basisscholen het plan voor het eerst in uitvoering hebben. Alle peuterspeelzalen werken aan een afstemming op de VVE-activiteiten. De planning is daarmede aan het eind van de planperiode gehaald. Het voortgezet onderwijs heeft het initiatief genomen om eveneens een schoolspecifiek taalbeleid te ontwikkelen dat aansluit bij het Lokaal taalbeleidsplan. Hiermee wordt een doorgaande taallijn van 2 tot 18 jaar bewerkstelligd. Aan het einde van de GOAperiode zullen alle peuterspeelzalen, alle basisscholen en het voortgezet onderwijs met een vastgesteld taalbeleidsplan werken. Ad 3 Bestrijding van voortijdig schoolverlaten en ondersteuning schoolloopbaan Het bestrijden van voortijdig schoolverlaten is gericht op het voorkomen dat jongeren onvoldoende gediplomeerd het onderwijs verlaten om in te kunnen stromen in de arbeidsmarkt. De doelstelling voor de GOA-periode 2002-2006 is dat het aantal voortijdige schoolverlaters met minimaal 30% gedaald dient te zijn. Dit onderdeel wordt regionaal aangepakt. Door de samenwerkende gemeenten, vakscholen, ROC’s en VO-scholen zijn een protocol en een uitvoeringsdocument opgesteld. De leerlingadministratiesystemen en de meldprocedures worden in toenemende mate verbeterd en op elkaar afgestemd. Hierdoor kunnen leerlinggegevens elektronisch worden aangeleverd en verwerkt. Op dit moment is het te behalen resultaat nog afhankelijk van exogene factoren. In Maassluis is het leerlingadministratiesysteem gevuld met leerlingen van 4 tot 23 jaar. In 2004 was Maassluis de eerste gemeente die digitaal de gegevens voor de effectrapportage bij de contactgemeente aanleverde. In het schooljaar 2003-2004 verlieten 329 leerlingen voortijdig en zonder startkwalificatie het onderwijs. De ondersteuning schoolloopbaan is gericht op het vergroten van de deelname van doelgroepleerlingen aan de verschillende vormen van voortgezet onderwijs, beroepsonderwijs en hoger onderwijs. Beide doelstellingen zijn gericht op vormen van onderwijs die de gemeentegrenzen overschrijden. Daarom is er al vanaf 1994 voor gekozen om regionaal beleid met Vlaardingen en Schiedam op deze terreinen te ontwikkelen. De volgende activiteiten spelen een belangrijke rol om bovenstaande doelstellingen te bereiken: Preventieve activiteiten voortgezet onderwijs Social Teams De social teams in de regio NWN zijn samengesteld uit een samenwerkingsverband van Bureau Jeugdzorg, de GGD, leerplichtambtenaren, Steunpunt Onderwijs en de scholen voor voortgezet onderwijs. Het hoofddoel van het social team is: “Vroegtijdige signalering van problemen, waardoor tijdige ondersteuning mogelijk is en verergering van de problematiek voorkomen kan worden”. Het Steunpunt Onderwijs verzorgt de coördinatie. In alle schoolgebouwen van het VO is een Sociaal Team actief. Enkele zaken die in deze verslagperiode vaak/veel besproken zijn, waren: problemen met leerlingen, de voortgang van hulpverlening/begeleiding, de hulpverlening en het opzetten van een handelingsplan. Op meer dan de helft van de scholen werd ook aandacht besteed aan: problemen in de klas, ondersteuning van docenten en algemene schoolzaken. De meest aangemelde problemen waren gedragsproblemen (88%), problemen in de thuissituatie (88%), emotionele problemen (86%) en


10

sociale problemen (72%). In schooljaar 2003-2004 zijn, regionaal gezien, in totaal 320 jongens en 212 meisjes besproken in de social teams. Op vrijwillige basis worden bovenstaande leerlingen door de schoolmaatschappelijk werker opgevangen en begeleid of worden doorverwezen naar hulpverleningsinstellingen. Steunpunt Onderwijs Het Steunpunt Onderwijs verzorgt, in opdracht van het samenwerkingsverband Voortgezet Onderwijs, Speciaal Voortgezet Onderwijs en het regionale bureau GOA, onder andere een zorgaanbod voor zorgleerlingen in het basisonderwijs. Dit bestaat uit centrale diagnostiek en advisering. Om de instroom vanuit het primair onderwijs naar de scholen voor voortgezet onderwijs te verbeteren kunnen scholen leerlingen aanmelden voor een test om te bepalen op welke school deze leerlingen het best terecht kunnen. In het schooljaar 2003/2004 zijn 448 leerlingen aangemeld. Daarnaast worden bij het Steunpunt leerlingen getoetst die uit het buitenland afkomstig zijn. Het aantal aangemelde neveninstromers is de laatste jaren, door de aanscherping van het landelijke toelatingsbeleid, sterk afgenomen. In het schooljaar 2003/2004 zijn regionaal 28 nieuwkomers getoetst. Leerlingen die te maken krijgen met tussentijds tijdelijk uitvallen door emotionele- of gedragsproblemen kunnen worden opgevangen en begeleid. Ouders kunnen hierbij gebruik maken van het Steunpunt Onderwijs (regionaal in Schiedam). Hier vindt onderzoek plaats, worden scholen, ouders en leerlingen geadviseerd en kunnen leerlingen voor langere tijd worden geobserveerd. Plaatsingsadviescommissie (PAC) Deze commissie is een onderdeel van het Steunpunt Onderwijs en verzorgt de centrale intake en registratie van zorgleerlingen uit de totale doelgroep van het voortgezet onderwijs. Deze regionale commissie diagnosticeert individuele leerlingen en stelt handelingsplannen op in samenwerking met de scholen. Als een leerling voor deze PAC wordt aangemeld is deze leerling vrijwel altijd al besproken in het social team en is verder advies / diagnose noodzakelijk. Aanmelding is alleen toegestaan na toestemming van de ouder(s)/verzorger(s). In het schooljaar 2003/2004 zijn uit de regio 533 leerlingen aangemeld, waarvan 81 leerlingen uitgebreid zijn onderzocht door een van de psychologen/orthopedagogen die onderdeel uitmaken van de PAC. Alternatieve trajecten voortgezet onderwijs Klas+ Dit is een kleinschalige opvangvoorziening die zich richt op leerlingen die op dat moment niet plaatsbaar zijn in het voortgezet onderwijs en tijdelijk hun schoolcarrière onderbreken. Doel is deze leerlingen, met een intensieve begeleiding van maximaal 1 jaar, terug te plaatsen in het onderwijs. Aanmelding dient via PAC te gaan. Na uitplaatsing zal de leerling gevolgd worden door Klas +. In het schooljaar 2003/2004 hebben 20 leerlingen Klas+ onderwijs gevolgd. Hiervan is 40% doorgestroomd naar een ROC, 20% is teruggegaan naar het regulier voortgezet onderwijs, 5% heeft gekozen voor een combinatie van leren en werken en 35% is doorverwezen naar de regionale expertise centra of geplaatst in internaten.


11

Voorwerk Hier worden laaggeschoolde jongeren tussen de 15 en 23 jaar opgeleid voor een specifieke functie in het bedrijf of om verder te studeren. Voorwerk is een samenwerkingsverband tussen het Albeda College, de Vlaardingse Openbare Scholengemeenschap en de Holland Accent Groep. In de onderzochte periode hebben 48 jongeren gebruik gemaakt van Voorwerk. Bijna 80% van deze leerlingen is positief uitgestroomd. Met ingang van augustus 2005 is Voorwerk onderdeel van het ROC Albeda College geworden. Praktijkonderwijs Het doel van praktijkonderwijs is om moeilijk lerende jongeren op te leiden voor het vervullen van eenvoudige functies in de maatschappij. De regionale school, de Wegwijzer, telde in het schooljaar 2003/2004 231 leerlingen. Toegankelijkheid van opleidingen Trajectbegeleiding Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC) Voortijdig schoolverlaten Tussen de scholen voor het voortgezet onderwijs, ROC Albeda en de gemeenten Vlaardingen, Schiedam en Maassluis zijn afspraken gemaakt om deze jongeren (tot 23 jaar) te begeleiden totdat zij aan de te stellen minimum eisen voldoen om in te stromen in de arbeidsmarkt. Hiervoor zijn onder andere begeleiders aangesteld bij het Steunpunt Onderwijs. Deze begeleiders verzorgen tevens de intake. Registratie Een sluitend meld – en registratiesysteem is de basis om een totaal beeld te krijgen van het aantal leerlingen dat voortijdig de school verlaat. Vervolgens kan, op basis van deze gegevens, de inzet worden afgestemd. In Maassluis is hiervoor, sinds schooljaar 2002/2003, een leerlingenadministratiesysteem beschikbaar dat deze gegevens kan registreren. De afgelopen jaren is het systeem steeds vollediger gevuld. Vanaf schooljaar 2003/2004 is de RMC effectrapportage op basis van dit registratiesysteem opgemaakt. In dit schooljaar zijn 329 leerlingen in het administratiesysteem geregistreerd die zonder startkwalificatie het onderwijs hebben verlaten of waarvan niet bekend was of zij de startkwalificatie hebben. Hierop staat voor de betreffende leerlingen geen sancties. In vergelijking met de regio is de gemeente Maassluis vergevorderd met de invoering van de gegevens in dit systeem. Door dit systeem kan voldaan worden aan de landelijke verplichting om inzicht te geven in het aantal voortijdige schoolverlaters. 3.1.3 Analyse van het cijfermateriaal De GOA-middelen vallen onder de verantwoording specifieke uitkeringen. Jaarlijks worden deze middelen verantwoord aan het rijk. Voor deze verantwoording geldt een speciaal controleprotocol en richtlijnen. De tussentijdse controles hebben allen instemmende accountantsverklaringen opgeleverd. De specifieke uitkering GOA heeft als einddatum 31 juli 2006. Zowel gemeente als instellingen moeten de ontvangen bedragen uiterlijk op deze datum rechtmatig hebben besteed. De gehele periode 20022006 wordt dan definitief afgesloten. In 2005 is er intensief overleg gevoerd met de accountant en met de instellingen over de eindverantwoording en de eventuele gevolgen van onjuiste of niet volledige declaraties. In goede samenwerking zijn afspraken gemaakt om te komen tot een juiste verantwoording GOA in 2006.


12

Onderstaand een financieel overzicht over de jaren 2003 en 2004 van GOA.

Huiswerkbegeleiding (11 t/m 23 jaar)

2003 Totaal uitgaven 0

Preventieve logopedie

0

0

Schoolmaatschappelijk werk

0

0

Brede school

0

25

Opvoedingsondersteuning personeel huisvesting ondersteuning eenmalig

0 0 0 0

0 0 0 0

Totaal opvoedingsondersteuning

0 2003 Totaal uitgaven

2004 totaal Totaal inkomsten uitgaven 0

0 2004 totaal Totaal inkomsten uitgaven

Implementatie lokaal taalbeleid *

0

51999

Projectbegeleiding door OBD

9515

0

Presentiegelden

0

0

VVE

324594

299107

OP STAP Opstap opnieuw Jaarlijkse instroom

46818 0

51535 0

Totaal

46818

51535

Monitor

0

0

GOA-VO

118363

36545

Centrale opvang personeel diversen budget coördinator huur bestuursondersteuning

66645 817 4930 11778 1361

36098

Totaal Inkomsten obv leerlingen M.I.

85531

Controle accountant

5307

Inkomsten Specifieke uitkering GOA Gemeentelijk aandeel

Totaal inkomsten

Totaal inkomsten

2428 12066 2266 52858 8459

12579 4117

746459 59461

731003 59461

590127 496187 Totaal uitgaven GOA 814379 803042 Totaal inkomsten GOA 224251 306856 Storting reserve GOA * er is in 2003 wel € 49.280 uitgegeven aan taalbeleid; dit is alleen niet ten laste gegaan van GOA. Dit wordt bij de eindafrekening GOA 2006 rechtgetrokken.


13

De storting in de reserves is relatief hoog, omdat sommige instanties achterlopen met de facturering (in 2004 voornamelijk CED en GOA-VO) en de bedragen dus nog niet zijn uitgekeerd. Een andere oorzaak ligt in het feit dat er, om te anticiperen op Rijksbezuinigingen, op voorhand beleidsbeslissingen zijn genomen om de uitgaven voor de GOA te beperken. Achteraf zijn deze bezuinigingen door het Rijk gedeeltelijk teruggedraaid. Een derde oorzaak ligt in het feit dat bepaalde projecten, zoals centrale opvang, voordeliger hebben gedraaid dan begroot. In 2006 wordt de totale planperiode afgerekend met de instellingen en het Rijk. 3.1.4 Conclusies en aanbevelingen In deze GOA periode is veel ingezet op het tot stand brengen van een goed voorzieningenniveau. Hierbij heeft de leerling centraal gestaan. Daarnaast is veel ingezet op afstemming en overleg met alle betrokken partijen. Er is te weinig aandacht geweest voor het meetbaar maken van behaalde resultaten, met als gevolg dat cijfermatig materiaal om de doeltreffendheid te maatstaven ontbreekt. Aan het einde van deze GOA periode (1 augustus 2006) zal op instellingsniveau een doorgaande taalbeleidslijn zijn ontwikkeld, waar vanaf de peuterspeelzaal tot aan het voortgezet onderwijs aan meegewerkt zal worden. Hierdoor kunnen de bestaande taalachterstanden op gestructureerde wijze verder worden aangepakt. De gemeente blijft gedeeltelijk verantwoordelijk voor de bestrijding van voortijdig schoolverlaten (regionaal) en voor de Voor- en Vroegschoolse Educatie. In deze GOA periode (2002-2006) is een start gemaakt met het cijfermatig in beeld brengen van onder andere de voortijdig schoolverlaters. Deze registratie zal in de komende jaren verder geoptimaliseerd moeten worden. Hierbij is het noodzakelijk dat alle betrokken partijen weten wat gemeten zou moeten worden. Wat de VVE betreft zal het rijk een belangrijk deel van de VVE-middelen rechtstreeks aan de schoolbesturen ter beschikking stellen. Een klein deel zal aan de gemeentebesturen beschikbaar worden gesteld. Wel wordt aan de gemeente de complete regie voor de uitvoering van de VVE opgedragen. De GOA periode loopt per 1 augustus 2006 af. Naar verwachting zullen ook deze rijksmiddelen grotendeels rechtstreeks aan de schoolbesturen worden betaald. Hiermee vervalt tevens de gemeentelijke planverplichting.


14

3.2 ONDERZOEKSRAPPORTAGE MUSEUM 3.2.1 Managementsamenvatting In dit onderzoeksrapport wordt u geïnformeerd over de ontwikkelingen van het gemeentemuseum. Doel van dit onderzoeksrapport is de mate van doelmatigheid vast te stellen. Aangezien het gemeentemuseum een onderdeel is van de gemeentelijke organisatie kan worden volstaan met het vaststellen van deze doelmatigheid (efficiency). Zie hiervoor de bestaande gemeentelijke verordening 124a. Dit onderzoek wordt gehouden in het kader van de onderzoeksverordening (artikel 213a), op basis van wat in het betreffende plan “De onderste steen …” is aangegeven. Om de doelmatigheid (efficiency) te bepalen is een doel nodig dat meetbaar is (waar willen we naartoe en met welk resultaat). Meetbare gegevens zoals bezoekersaantallen, personele inzet en financiële resultaten vindt u verderop in dit rapport. Het ontbreekt echter in deze periode aan het gestelde doel (hoeveel bezoekers of welke doelgroep willen we bereiken, met welke personele en financiële middelen, etc.). 3.2.2 Omschrijving van het onderzoeksobject Dit rapport heeft betrekking op de jaren 2003 en 2004. In deze periode was het gemeentemuseum een onderdeel van de toenmalige sector Welzijn en viel het onder de verantwoording van de afdeling Welzijnszaken. Na de reorganisatie in september 2004 is het gemeentemuseum onderdeel van de afdeling Welzijn gebleven. In het museum is ook de Kunstuitleen gehuisvest. Ten behoeve van het museum (en kunstuitleen) zijn twee parttime conservatoren in dienst die de dagelijkse leiding hebben. In totaal werken er negen deeltijdmedewerkers (3,4 fte) in het museum/kunstuitleen. Van de beschikbare uren wordt 3172 uur ingezet voor het museum. De kerntaken van het museum zijn het beheer en behoud van twee kerncollecties: een historische en een kunstcollectie. Daarnaast verzorgt het museum tentoonstellingen, incidentele tentoonstellingen in de hal van het stadhuis van Maassluise kunstenaars en educatieve projecten. 3.2.3 Methode van onderzoek Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van de resultaten van de boekjaren 2003 en 2004 van het gemeentemuseum. Van deze resultaten zijn vergelijkingen gemaakt. In de volgende paragrafen treft u diverse overzichten aan ten aanzien van de inzet van personele uren, inkomsten en uitgaven. 3.2.4 Analyse van het cijfermateriaal De begroting van het museum is als volgt opgebouwd: Uitgaven - Algemeen (hieronder vallen huisvestingslasten, energie, belastingen en diversen inclusief de doorberekende directe uren aan het product museum) - Verzameling Bibliotheek - Kosten exposities - Kosten foto´s/kaarten t.b.v. verkoop - Afdracht museumjaarkaart.


15

Inkomsten - Entreegelden museum (€ 1,15 voor volwassenen en € 0,55 voor kinderen tot 12 jaar) - Subsidies - Sponsoring - Verkoop artikelen - Giften (o.a. donaties Ver. Vrienden van het Gemeentemuseum en Historische Vereniging) - Extra budget vanuit de gemeente voor specifieke projecten - Vergoeding museumjaarkaart Hieronder staat een opsomming van de door het museum te beïnvloeden kosten en inkomsten. Voor deze opsomming is gekozen omdat het museum geen invloed heeft op de personeels- en huisvestingskosten (kapitaallasten). Uitgaven producten

omschrijving

budget

werkelijk

ruimte

4541020

algemeen

€ 35.172

€ 41.031

-/- €

4541021

verzameling bibliotheek

€ 10.251

€ 1.230

€

4541022

kosten exposities

€

7.323

€ 16.878

-/- €

4541023

fotokaarten t.b.v. verkoop

€

1.434

€

211

€

1.223

4541024

afdracht museumjaarkaart

€

1.434

€

-

€

1.434

2003

Totaal

5.859 9.021 9.555

€ 55.614

€ 59.350

-/- €

3.736

9.513

2004 4541020

algemeen

€ 34.812

€ 44.325

-/- €

4541021


€ 10.295

€ 3.453

€

4541022

kosten exposities

€

7.354

€ 12.529

-/- €

4541023


€

1.440

€

307

€

1.133

4541024

afdracht museumjaarkaart

€

1.440

€

-

€

1.440

Totaal

€ 55.341

€ 60.614

-/- €

6.842 5.175

5.273

Analyse De uitgaven per kostenplaats wijken aanzienlijk af. In totaal is de overschrijding voor 2003 slechts 6,7 % en voor 2004 9,5 %. Hoewel geconstateerd moet worden dat de uitgaven voor “ exposities” hoger zijn uitgevallen dan begroot, worden deze uitgaven grotendeels gedekt door bijdragen van derden (zie verder inkomsten). De uitgaven van 2003 en 2004 zijn nagenoeg gelijk, dus het uitgavenpatroon geeft een vertrouwd beeld . Tentoonstellingen 2003 - ‘Joie de vivre’, afscheid burgemeester Janny Sterkenburg (Kunstkabinet, jan/juni) - ‘Maassluis en het water’, ook educatief project (Tuinzaal, 01/02-30/03) - Jan C.A.W. Mulder (Tuinzaal, 07/04-01/06) - ‘De Grote vier’ (Tuinzaal, 28/06-24/08) - ‘De grote vier (bis), (kunstkabinet 16/8-02/11)


16

-

‘Garden of Hypnos’, Richard Bouwman (tuinzaal,30/08 -02/11) “Zicht op Maassluis’ (Dijkzaal, -31/12) ‘Figuur en natuur’, Sierk Schröder (Tuinzaal, 22/11-29/02/2004 verlengd t/m 28/03) Hollands Glorie, educatief project (Dijkzaal) Winter (Dijkzaal, -31/03/2004)

Tentoonstellingen 2004 - ‘Kindermuseum’, educatief project (Dijkzaal, voorjaar) - ‘Lícht en Luchtig’, lentetentoonstelling (Dijkzaal, 10/04-29/08) - ‘Een beeldend verhaal’, Henk Fortuin (Kunstkabinet, 10/04-16/05) - ‘Eens gegeven’, Vereniging Vrienden 35 jaar (Tuinzaal, 19/06-15/08) - ‘Separated shadows’, Per Abramsen (Tuinzaal, 28/08-17/10) - ‘Natuur in Kant’ (Kunstkabinet, 18/09-07/11) - ‘Najaarslichtval’ (Dijkzaal, 28/08 -31/10) - ‘Choices’ (Dijkzaal, 06/11-19/12) - ‘Een boek komt tot leven’, Maarten ’t Hart (Tuinzaal/Kunstkabinet, 27/11-16/05/2005) Inkomsten producten

omschrijving

budget

werkelijk

ruimte

8541020

entreegelden

€

7.936

€

1.222

8541021


€

-

€

659

-/- €

659

8541022

kosten exposities

€

-

€

84

-/- €

84

8541023


€

-

€

213

-/- €

213

8541024

diversen

€

-

€

11.651

-/- € 11.651

€

7.936

€

13.829

-/- €

€

2003

Totaal

€

6.714

5.893

2004 8541020

entreegelden

€

8.154

€

6.713

8541021


€

-

€

423

-/- €

423

8541022

kosten exposities

€

-

€

1.544

-/- €

1.544

8541023


€

-

€

273

-/- €

273

8541024

diversen

€

-

€

3.457

-/- €

3.457

€

8.154

€

12.410

-/- €

4.256

Totaal

1.441

Analyse Bij de entreegelden 2004 is een bedrag geboekt van € 5.750,- die bij diversen geboekt had moeten worden. Het bedrag van € 11.651,- van 2003 bestaat grotendeels (ruim € 10.000,-) uit bijdragen van derden voor bepaalde tentoonstellingen. Voor 2004 is dat een bedrag van € 8.000,-.


17

Bezoekersaantallen Museumkaart De museumkaart, voorheen museumjaarkaart, is een kaart uitgegeven door de stichting museumkaart (gelieerd aan de Nederlandse Museum Vereniging), waarmee museumbezoekers gratis een museum kunnen bezoeken. De kaart, welke in verschillende soorten verkrijgbaar is, wordt door de meeste musea in Nederland geaccepteerd. Musea houden bij hoeveel bezoekers met een kaart hun museum bezoeken. Jaarlijks is er een afrekening naar aantal bezoekers, volgens een bepaalde berekening/formule. Gratis toegang In het verleden zijn afspraken gemaakt met de Vereniging Vrienden van het gemeentemuseum. Op vertoon van het vriendenlidmaatschap is de entree voor de houder van de kaart gratis. Hij/zij mag het museum onbeperkt bezoeken. De vereniging ondersteunt het museum financieel bij aankopen van museale objecten, maar ook met andere bijzondere aankopen (zoals dia-apparatuur, klapstoelen etc.). Daarnaast organiseert de vereniging diverse activiteiten in en buiten het museum, waar het museum aan meewerkt. Ook de leden van de Historische Vereniging Maasluis hebben gratis toegang tot het museum. Als tegenprestatie heeft de Historische Vereniging enkele malen aankopen financieel ondersteund. Daarnaast kan een beroep gedaan worden op de historische kennis die deze instelling bezit. Bezoekers Aantal

Totaal

%

Totaal

bezoekers

In 2003 heeft het museum de volgende ‘betalende’ bezoekers mogen ontvangen: Volwassenen

340

10 %

Kinderen

73

2%

Cultureel Jongeren Paspoort/65+

65

2%

Museumjaarkaart/NS

137

4%

RABO/euro

63

2%

Rondleiding (groepen van max. 15 personen) (7 groepen)

105

3%

Museumjaarkaart jongeren

109


892

3%

26 %

18

Niet ‘betalende’ bezoekers: Museumkaart

200

6%

1529

44 %

Leden van de Historische Vereniging Maassluis

153

4%

Vereniging ‘Vrienden van het gemeentemuseum’

648

19 %

Rotterdampas

24

Gratis

entree

(betreft

openingen,

tentoonstellingen,

monumentendag, museumweekend ed)

Totaal

2554

1%

3446

100 %

In 2004 heeft het museum de volgende ‘betalende’ bezoekers mogen ontvangen Volwassenen

426

11 %

Kinderen

24

1%

Cultureel Jongeren Paspoort/65+

199

5%

Museumjaarkaart/NS

201

5%

RABO/euro

130

3%

Rondleiding (groepen van max. 15 personen) (5 groepen)

75

2%

Museumjaarkaart jongeren

0

1055

0%

27 %

Niet ‘betalende’ bezoekers: Museumkaart

305

8%

1562

40 %

Leden van de Historische Vereniging Maassluis

279

7%

Vereniging ‘Vrienden van het gemeentemuseum’

641

17 %

Rotterdampas

46

Gratis

entree

(betreft

openingen,

tentoonstellingen,

monumentendag, museumweekend ed)

Totaal

2833 3888

1%

73 % 100 %

Het museum heeft een beperkte voorraad verkoopartikelen. Voornamelijk betreffen dit ansichtkaarten, boeken en incidenteel kunstwerken. Voor tentoonstellingen worden incidenteel ansichtkaarten, brochures of een catalogus vervaardigd. Een en ander gaat in overleg met en financiële steun van (o.a.) vereniging “Vrienden van het gemeentemuseum”. Inzet uren Collectiebeleid Onder het collectiebeleid vallen de volgende taken: verwerven van objecten door middel van schenkingen, aankopen, ruil en opdracht. Daarnaast het verzorgen van de collectieregistratie, onderzoek naar collectie en collectiegebied, depotbeheer, conservering en begeleiding restauraties.


19

Exposities Het verzorgen van semi-permanente exposities van een deel van de historische collectie is eveneens een taak van het gemeentemuseum. Het organiseren en verzorgen van tijdelijke tentoonstellingen geschiedt op basis van het tentoonstellingsjaarplan. Voor deze tentoonstellingen wordt ook de PR en marketing verzorgd. Deze exposities c.q. tentoonstellingen dienen binnen de begroting te vallen, zoals die door ons is vastgesteld. In de verslagjaren 2003-2004 is er geen tentoonstelling van Maassluise kunstenaars in de hal van het stadhuis georganiseerd. Educatie In het gemeentemuseum vinden diverse educatieve activiteiten plaats voor verschillende publieksgroepen. Om deze publiekstaak extra aandacht te geven is in 2003 een educatiemedewerker aangesteld. In goede samenwerking met diverse onderwijsinstellingen uit Maassluis wordt tweemaal per jaar een project in het kader van Kunstzinnige Vorming aangeboden aan leerlingen van de (basis)scholen. Deze projecten worden jaarlijks volgeboekt. Daarnaast is er de ‘Materialenbank’ waar scholen gebruik van kunnen maken in samenwerking met het museum. Tevens biedt het museum, naar aanleiding van tentoonstellingen, ‘Volwasseneducatie’ in de vorm van rondleidingen e.d. Collectieregistratie De registratie van de collectie is voortvarend aangepakt. Een team van vrijwilligers werkt elke dinsdag aan het beschrijven van objecten. Daarnaast worden de in het verleden gemaakte beschrijvingen en de nieuwe beschrijvingen in een geautomatiseerd collectieregsitratieprogramma ingevoerd (ADLIB museum). Begin 2003 stonden ongeveer 4000 beschrijvingen geregistreerd. Inmiddels is dit aantal gegroeid naar 6500, waarvan 80% is ingevoerd in het collectieregistratieprogramma. uitgaven producten

omschrijving

begrote budget

pers uren

werkelijke werkelijk

pers uren

ruimte

2003 4541020

app.kosten museum

€ 164.304

kapitaallasten Totaal

3.172

€

177.428

€ 13.015

€

€ 248.146

2.941

-/- €

7.911

12.938

€

77

€

253.450

-/- €

5.304

€

206.985

€

4.938

€

272.537

2004 4541020

app.kosten museum

€ 171.103

kapitaallasten

€

Totaal

3.172

4.904

€ 247.810

-

4.279

-/- € 19.420 -/- €

-

34

-/- € 24.727

Analyse Het aantal begrote uren is voor zowel 2003 als 2004 gelijk. Het aantal geproduceerde uren is ten opzichte van 2003 aanzienlijk hoger. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de voorbereidingen van de Maarten ’t Hart tentoonstelling. Niet alleen de conservator Tentoonstellingen, maar alle medewerkers binnen het museum hebben hier veel extra tijd in gestoken. Over de uuroverschrijdingen is overleg geweest met de chef Welzijnszaken. Tevens is in deze periode een personeelsuitbreiding gerealiseerd.


20

3.2.5 Conclusie Wij kunnen concluderen dat er voldaan wordt aan het gestelde in de gemeentelijke programmabegrotingen (beleids- en beheersprodukten). Waar mogelijk is eveneens geanticipeerd op het, in 2004 vastgestelde, beleidsplan Gemeentemuseum Maassluis. Het financiële beheer laat per saldo voor 2003 en 2004 (exclusief de apparaatskosten) een kleine overschrijding zien. Het verschil in de apparaatskosten 2004 ten opzichte van 2003 is hiervoor verklaard. Bezoekers Het museum heeft een vaste groep bezoekers en daarnaast een groep bezoekers die afkomen op het historische Maassluis. Speciale tentoonstellingen trekken ook landelijk publiek. De belangstelling voor de kunstcollectie overstijgt grotendeels de regio. Een tentoonstelling als "Joods leven in Maassluis' heeft landelijk, en zelfs internationale aandacht gekregen. De tentoonstelling “Een boek komt tot leven" over de jeugd van Maarten 't Hart heeft nationaal aantrekkingskracht gekregen. Bij elke tentoonstelling is een gastenboek, waarin bezoekers zowel positieve als negatieve uitingen kunnen schrijven. Aan de balie geven de bezoekers ook mondeling hun mening over de gehouden tentoonstellingen. 3.2.6 Aanbeveling Voor de eerstvolgende gemeentebegroting zouden de kostenplaatsen aangepast moeten worden aan de werkelijke uitgaven en inkomsten. Aan de hand van de geplande tentoonstellingen zou vooraf een begroting gemaakt moeten worden met daarin de uitgaven en inkomsten van de tentoonstellingen. Verder zou een jaarplanning gemaakt moeten worden waarin het museum de doelen benoemd die zij zich stelt. Op deze wijze wordt de doelmatigheid meetbaar. Publieksonderzoek Om meer bezoek te trekken of gerichte tentoonstellingen te verzorgen is informatie nodig. Om deze informatie, welke gebruikt kan worden bij doelstellingen en metingen, te verkrijgen zijn op een aantal technieken mogelijk: - het opstellen van een tevredenheidsenquête; - het observeren van bezoekers - straatinterviews (door enquête of vragenlijst) In de huidige bezetting en met de huidige middelen is voor de inzet van dergelijke instrumenten geen rekening gehouden.


21

3.3 ONDERZOEKSRAPPORTAGE VRIJSTELLINGSPROCEDURES WRO 3.3.1 Managementsamenvatting In dit onderzoeksrapport wordt u geïnformeerd over de ontwikkeling van de gevoerde vrijstellingsprocedures ex artikel 15, 17 en 19 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening (Wro). Hier is gekeken naar de jaren 2002 tot en met 2004. Voor wat betreft artikel 19 Wro dient opgemerkt te worden dat hier feitelijk sprake is van een drietal procedures, namelijk de zelfstandige projectprocedure (lid 1), de aangewezen projectprocedure (lid 2) en de planologische kruimelgevallen (lid 3). Doel van dit onderzoeksrapport is om de mate van doelmatigheid en doeltreffendheid van de hiervoor genoemde vrijstellingsprocedures vast te stellen. In het verlengde hiervan is tevens gekeken naar de kostendekkendheid van deze procedures. Dit is alleen gedeeltelijk mogelijk, omdat op basis van de bekende gegevens, het niet mogelijk is om een heel gedetailleerd beeld te krijgen van de bestede ambtelijke uren aan de verschillende procedures. Dit heeft mede te maken met de gehanteerde methodiek van tijdschrijven en het gegeven dat dergelijke procedures onderdeel uitmaken van een uiteindelijk te verlenen bouwvergunning. Desalniettemin kunnen aan de hand van het overzicht van de gevoerde vrijstellingsprocedures in relatie tot de urenoverzichten enkele conclusies worden getrokken. Belangrijkste conclusie is derhalve dat de huidige legesverordening voor wat betreft de procedures artikel 19 lid 1 en 2 niet toereikend en ingewikkeld is. Een voorstel om te komen tot een wijziging van de legesverordening treft u als bijlage, aan. 3.3.2 Inleiding vrijstellingsprocedures Wet op de Ruimtelijke Ordening (Wro) Ter verduidelijking wordt in deze paragraaf kort stil gestaan bij de inhoud en strekking van de vrijstellingsprocedures, zoals opgenomen in de Wro. Hieronder worden de artikelen 15, 17 en 19 beschreven. Op voorhand dient opgemerkt te worden dat de artikelen voorzien in de mogelijkheid om vrijstelling te verlenen van de bepalingen van het ter plaatse geldende bestemmingsplan. Met andere woorden door gebruikmaking van een van deze vrijstellingsbevoegdheden wordt het bestemmingsplan niet gewijzigd. Artikel 15: Om de flexibiliteit van een bestemmingsplan te vergroten is het gebruikelijk om in het bestemmingsplan zelf een zogenaamde binnenplanse vrijstellingsmogelijkheid op te nemen. Met toepassing van deze vrijstellingsregeling heeft het college de mogelijkheid om vrijstelling te verlenen voor marginale overschrijdingen van bouwvoorschriften. In Maassluis wordt regelmatig artikel 15 Wro toegepast. Artikel 17: Dit artikel geeft het college de mogelijkheid om voor een periode van maximaal 5 jaar vrijstelling te verlenen van de bepalingen van het ter plaatse geldende bestemmingsplan. Het gaat zowel om bouwals gebruiksvoorschriften. Het gaat in dit kader om het realiseren van tijdelijke voorzieningen, zoals de plaatsing van noodlokalen. Artikel 19 lid 1: Deze zelfstandige projectprocedure biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om binnen een aantal randvoorwaarden vrijstelling te verlenen van de bepalingen van het vigerende bestemmingsplan. De randvoorwaarden hebben vooral betrekking op procedurevoorschriften en de verplichte goede ruimtelijke onderbouwing, welke ten grondslag moet liggen aan het vrijstellingsbesluit. Over het algemeen is deze procedure van toepassing op grootschalige woningbouwontwikkelingen.


22

Artikel 19 lid 2: De aangewezen projectprocedure geeft het college de mogelijkheid om zonder een verklaring van geen bezwaar van Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om in een aantal gevallen vrijstelling te verlenen van het bestemmingsplan. Ook hier dient voorzien te zijn in de aanwezigheid van een goede ruimtelijke onderbouwing. Artikel 19 lid 3: Ingevolge dit artikel kunnen burgemeester en wethouders vrijstelling verlenen van het bestemmingsplan in bij algemene maatregel van bestuur gegeven gevallen. Het gaat hier veelal om uitbouwen en aanbouwen bij bestaande woningen, welke niet passen in het bestemmingsplan. 3.3.3 Omschrijving onderzoeksobject In 2000 is de Wro voor de laatste keer grondig gewijzigd. Bij deze wijziging is artikel 19 onderverdeeld in een drietal separate procedures, namelijk de zelfstandige projectprocedure (lid 1), de aangewezen projectprocedure (lid 2) en de planologische kruimelgevallen (lid 3). Deze procedures worden ook in Maassluis toegepast. De ervaring leert dat gemiddeld de meeste ambtelijke capaciteit in een zelfstandige projectprocedure gaat zitten. Gelet op de door de wetgever gestelde eisen in de vorm van het opstellen van een goede ruimtelijke onderbouwing en de wettelijke mogelijkheden om zienswijzen en dergelijke naar voren te brengen, is het doorlopen van een dergelijke procedure een arbeidsintensief proces. Voor een procedure op grond van lid 2 (de aangewezen projectprocedure) geldt in minder mate hetzelfde. In het geval van toepassing van artikel 19 lid 3 Wro is het vereiste van een goede ruimtelijke onderbouwing niet aan de orde. De teams Bouw- en woningtoezicht en ruimte & milieu zijn belast met vorenstaande procedures. Uit navraag en ervaring blijkt dat de meeste ambtelijke capaciteit wordt gespendeerd aan het behandelen en weerleggen van inspraakreacties en zienswijzen. In het geval van de aanwezigheid van een goede ruimtelijke onderbouwing dient de verzoeker c.q. de initiatiefnemer dit aan te leveren. De onderzoeksvraag luidt derhalve: Is de huidige legesverordening kostendekkend voor wat betreft de vrijstellingsprocedures ex artikel 15, 17 en 19 Wro? 3.3.4 Methode van onderzoek Doel van dit onderzoeksrapport is de mate van doelmatigheid en doeltreffendheid van vrijstellingsprocedures in Maassluis vast te stellen. Hiervoor zijn gegevens nodig over geldmiddelen, productiemiddelen (input), producten (output) en maatschappelijke effecten (outcome). Deze gegevens zijn beperkt aanwezig. Over de kosten van (hulp-)middelen is een globale inschatting te maken, ook is inzichtelijk het aantal en soort vrijstellingsprocedures welke gevolgd zijn. De outcome is tweeledig, immers verzoeker c.q. initiatiefnemer is tevreden na de afloop van de gevoerde procedure. Men kan dan starten met de voorgenomen bouwactiviteiten. Indieners van zienswijzen zullen niet tevreden zijn wanneer na het doorlopen van een vrijstellingsprocedure alsnog het bouwvoornemen onaangepast wordt gerealiseerd. Aan de hand van de begroting- en jaarrekeningcijfers 2002 tot en met 2004, de urenregistratie op medewerkerniveau alsmede het overzicht van het aantal en de soort vrijstellingsprocedures is getracht om een gedegen analyse tot stand te brengen. Deze gegevens zijn verkregen na overleg met de afdeling planning en control voor wat betreft de begroting- en jaarcijfers en de urenoverzichten uit TIM.


23

3.3.5 Analyse cijfermateriaal Hieronder volgt een overzicht van het aantal en soort vrijstellingsprocedures welke in 2002, 2003 en 2004 zijn opgestart. Jaar/aantal

Art. 15

Art. 17

Art. 19.1

Art. 19.2

Art. 19.3

2002

6

5

5

--

19

2003

9

--

2

--

21

2004

7

4

7

2

23

Het aantal vrijstellingsprocedures wordt mede bepaald door het aantal bouwaanvragen en de actualiteit van de diverse bestemmingsplannen. Een globale inschatting van het aantal ambtelijke uren gaat uit circa 350 – 400 voor bovenstaande procedures. Een en ander is sterk afhankelijk van de hoeveelheid en de aard van de eventueel naar voren gebrachte zienswijzen. Het probleem zit in het feit dat er amper bruikbare informatie uit 2002 tot en met 2004 voorhanden is welke voorziet in de vraagstelling: hoeveel ambtelijke uren zijn er besteed aan de vorenstaande vrijstellingsprocedures? Dit heeft de volgende oorzaken: 1. een vrijstellingsprocedure eindigt in bijna alle gevallen in een bouwvergunning; 2. de systematiek van tijdschrijven voorziet tot op heden niet in aparte posten voor artikel 15, 17, 19 lid 2 en 19 lid 3 Wro; 3. medewerkers derhalve de uren ten laste brengen onder andere posten, zoals bijvoorbeeld “bestemmingsplannen algemeen”, “principeverzoeken” en “bouwvergunningen”; 4. een aantal procedures zijn gevoerd in kader van grondexploitatieprojecten en als zodanig daar zijn ondergebracht. Ook de programma- en productenbegroting en de jaarrekeningcijfers bieden geen uitkomst, omdat op subproductniveau in dit kader onvoldoende gedetailleerd is. Al met al kan gesteld worden dat in 2004 het aantal vrijstellingsprocedures is gestegen ten opzichte van de voorgaande jaren. Dit geldt in het bijzonder voor de procedures artikel 19 lid 1 en lid 2. 3.3.6 Conclusies Uit de cijfers blijkt dat het aantal gevoerde vrijstellingsprocedures op basis van de Wro is gestegen. Dit geldt in het bijzonder voor artikel 19 lid 1 en lid 2. Wat nu precies de ambtelijke kosten bedragen per procedure is op basis van de huidige gegevens moeilijk inzichtelijk te maken. Bovendien is de ervaring dat de meeste ambtelijke capaciteit wordt gespendeerd aan de behandeling van eventueel naar voren gebrachte zienswijzen. De vraag is in hoeverre de huidige legesverordening voor deze procedures kostendekkend is? De huidige legesverordening kent een getrapt stelsel, namelijk een vast bedrag voor de procedure en een toeslag per woning c.q. woningequivalent dan wel per 100 m² bedrijfsvloeroppervlakte dan wel 100 m² uitgeefbaar terrein. Belangrijkste conclusie is derhalve dat de huidige legesverordening voor wat betreft de procedures artikel 19 lid 1 en 2 niet toereikend en ingewikkeld is. Een voorstel om te komen tot een wijziging van de legesverordening treft u als bijlage, aan.


24

3.3.7 Aanbevelingen - het anders organiseren van de tijdschrijfindelingen; - de medewerkers verder te betrekken bij een uitgewerkte opzet hiervan; - vooruitlopend op nader onderzoek door een andere tijdschrijfmethodiek, de legesverordening voor wat betreft artikel 19 lid 1 en lid 2 Wro aanpassen; - in het kader van de planologische kruimelgevallen, artikel 19 lid 3 Wro, beleidregels op te stellen. Dit draagt bij tot een snellere en duidelijkere toetsing van bouwaanvragen; - overleg voeren met andere gemeenten; - nog meer dan schematisch de vigerende bestemmingsplannen herzien. 3.3.8 Voorstel tot aanpassing legesverordening De insteek is om te kiezen voor een “glijdende schaal”: hoe jonger het ter plaatse geldende bestemmingsplan hoe hoger de legeskosten gekoppeld aan het in behandeling nemen van een vrijstellingsprocedure. Mogelijkheden op dit punt moeten nader worden onderzocht. Het legesbedrag in die gevallen dat vrijstelling ex artikel 19 lid 1 of lid 2 Wro wordt toegepast wordt als volgt opgebouwd: 1. een bedrag gekoppeld aan de procedure op grond van de vrijstelling; 2. een bedrag gekoppeld aan de beoordeling van de bouwvergunning in technisch en welstandstechnisch opzicht. Indien het ter plaatse geldende bestemmingsplan meer dan 10 jaar onherroepelijk is, wordt een vast bedrag in rekening gebracht. Achterliggende gedachte is dat van gemeentewege bestemmingsplannen minimaal 1 maal per 10 jaar herzien dienen te worden. In geval van nalatigheid mag de burger hier niet onevenredig belast worden. Bijlage. Voorbeeld andere opzet legesverordening artikel 19 lid 1 en 2 Wro: 5.5.4

Indien de aanvraag betrekking heeft op een bouwplan waarvoor een vergunning moet worden verleend met toepassing van artikel 19, eerste lid van de Wet op de Ruimtelijke Ordening, al dan niet in combinatie met artikel 50 vijfde lid van de Woningwet, wordt het overeenkomstig 5.2.2, onderscheidenlijk 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5 of 5.2.6 berekende bedrag verhoogd met het bedrag van de voorafgaand aan het in behandeling nemen van de aanvraag aan de aanvrager meegedeelde kosten, blijkend uit een begroting die terzake door het college van burgemeester en wethouders is opgesteld. Indien een begroting als in voorgaande zin wordt bedoeld, is uitgebracht, wordt een aanvraag in behandeling genomen op de vijfde werkdag na de dag waarop de begroting aan de aanvrager ter kennis is gebracht, tenzij de aanvraag voor deze vijfde werkdag schriftelijk is ingetrokken.

5.8.4

De kosten ter zake van het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een vrijstelling van het geldende bestemmingsplan als bedoeld in artikel 19, eerste lid van de Wet op de Ruimtelijke Ordening, waarbij geen sprake is van een bouwplan waarvoor een bouwvergunning als bedoeld in 5.2.2, onderscheidenlijk 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.6 of 5.2.7 is vereist en geen sprake is van werken of werkzaamheden waarvoor een aanlegvergunning vereist is als bedoeld in 5.7.1 worden voorafgaand aan het in behandeling nemen van de aanvraag aan de aanvrager medegedeeld middels een begroting terzake die door het college van burgemeester en wethouders is opgesteld. Indien deze begroting is uitgebracht, wordt een aanvraag in behandeling genomen op de vijfde werkdag na de dag waarop de begroting aan de aanvrager ter kennis is gebracht tenzij de aanvraag voor deze vijfde werkdag schriftelijk is ingetrokken.

5.8.5

De kosten ter zake van het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een vrijstelling van het geldende bestemmingsplan als bedoeld


25

in artikel 19, tweede lid, indien vooraf geen verklaring van geen bezwaar van gedeputeerde staten van de provincie nodig is, van de Wet op de Ruimtelijke Ordening, waarbij geen sprake is van een bouwplan waarvoor een bouwvergunning als bedoeld in 5.2.2, onderscheidenlijk 5.2.3, 5.2.4, 5.2.5, 5.2.6 of 5.2.7 is vereist en geen sprake is van werken of werkzaamheden waarvoor een aanlegvergunning vereist is als bedoeld in 5.7.1 worden voorafgaand aan het in behandeling nemen van de aanvraag aan de aanvrager medegedeeld middels een begroting terzake die door het college van burgemeester en wethouders is opgesteld. Indien deze begroting is uitgebracht, wordt een aanvraag in behandeling genomen op de vijfde werkdag na de dag waarop de begroting aan de aanvrager ter kennis is gebracht tenzij de aanvraag voor deze vijfde werkdag schriftelijk is ingetrokken. 5.8.6

Indien het ter plaatse geldende bestemmingsplan waarvan vrijstelling op grond van artikel 19 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening, eerste lid en/of tweede lid wordt verleend al meer dan 10 jaar onherroepelijk is, wordt een bedrag van € 1600,- in rekening gebracht. In deze gevallen is het opstellen van een begroting niet aan de orde.


26

3.4 ONDERZOEKSRAPPORTAGE BIJZONDERE BIJSTAND 3.4.1 Managementsamenvatting In dit onderzoeksrapport wordt u geïnformeerd over de verstrekking van bijzondere bijstand aan inwoners van Maassluis. Dit onderzoek vindt plaats in het kader van artikel 213a Gemeentewet en op basis van het Onderzoeksplan 2005 doelmatigheid en doeltreffendheid: De onderste steen. Doel van het onderzoek is de mate van doelmatigheid en doeltreffendheid van de verstrekking van bijzondere bijstand te analyseren. Hierbij is gebruik gemaakt van de gegevens welke zijn gebruikt voor de benchmark sociale diensten in 2003 en 2005. Daarnaast hebben we gebruik gemaakt van de in- en externe controle op de uitvoering van de Wet werk en bijstand in 2004. Op basis van het onderzoek kan gesteld worden dat de verlening van bijzondere bijstand op een rechtmatige wijze plaatsvindt. Het bereik onder de bevolking van Maassluis is groot. De kosten per afhandeling zijn in de laatste jaren verlaagd. En verdere efficiency wordt bereikt met de afsluiting van de Collectieve Aanvullende ziektekosten Verzekering welke per 1 oktober 2005 is ingegaan. De verantwoording zoals opgenomen in het collegeprogramma heeft plaatsgevonden via de kwartaalrapportages. 3.4.2 Omschrijving van het onderzoeksobject Werk en inkomen is opgenomen onder hoofdstuk 8 van het POH, Collegeprogramma en Programmabegroting. P.O.H. 2002 - 2006 De huidige witgoedregeling zal worden gecontinueerd en zo mogelijk meer worden gericht op de doelgroep; Gebruik van de bijzondere bijstand wordt zodanig ingericht, dat zoveel mogelijk mensen bereikt worden en krijgen waar ze recht op hebben. Collegeprogramma 2002 – 2006 Kaders: 8.1 Het optimaal en rechtmatig gebruik laten maken van inkomens(ondersteunende) voorzieningen. 8.1.2 De huidige witgoedregeling zal worden gecontinueerd en zo mogelijk meer gericht op de doelgroep; 8.1.3 Gebruik van de bijzondere bijstand wordt zodanig ingericht, dat zoveel mogelijk mensen bereikt worden en krijgen waar ze recht op hebben. 8.1.4 De raad ontvangt twee maal per jaar een managementrapportage over de uitvoering van het bijzondere bijstandsbeleid. Deze rapportage moet duidelijk maken of aanscherping of verruiming van het beleid noodzakelijk is. Prestaties: 8.1.1.1 Continuering van regeling zolang dit wettelijk mogelijk blijft en intensivering van voorlichting. 8.1.3.1 Handhaving bestaande voorlichting. 8.1.4.1 Resultaten bijzondere bijstandsbeleid structureel opnemen in de Maraps. Programmabegroting 2004 Het programma Werk en inkomen kent de volgende doelstellingen: 8.1 Het optimaal en rechtmatig gebruik laten maken van inkomens(ondersteunende) voorzieningen 8.2 Het activeren van uitkeringsgerechtigden naar arbeid 8.3 Het bieden van mogelijkheden aan nieuw- en oudkomers om te integreren


27

Ontwikkelingen De gemeente staat aan de vooravond van ingrijpende wijzigingen op het terrein van inkomen en werk. Het kabinetsbeleid inzake de bevordering van de arbeidsparticipatie en het tegengaan van de armoedeval komt tot uiting in de per 1 januari 2004, in te voeren Wet Werk en Bijstand (WWB). De WWB vervangt de Algemene bijstandswet, de Wet Financiering Abw/ Ioaw/ Ioaz, de Wet Inschakeling Werkzoekenden en het Besluit In- en Doorstroombanen. De kern van de nieuwe wet is een redelijk vergaande decentralisatie in combinatie met de volledige overheveling van de financiële verantwoordelijkheid naar de gemeenten. Het Rijk draagt de conjuncturele risico’s en de gemeente de risico’s van het gevoerde gemeentelijk beleid. Na invoering van de WWB is alleen nog maar categoriale bijzondere bijstand mogelijk voor personen van 65 jaar en ouder. De categoriale bijzondere bijstand voor personen beneden de 65 jaar wordt volledig afgeschaft. Hiervoor in de plaats komt de zogenoemde langdurigheidtoeslag van artikel 36 van de WWB. Het is op dit moment nog onduidelijk hoe en in hoeverre de gemeenten financieel worden gecompenseerd voor de uitgaven die aan deze op te zetten regeling zijn verbonden. Gevolg van het niet meer mogen verstrekken van categoriale bijzondere bijstand is een korting op het gemeentefonds en resulteert tot het intrekken van de volgende beleidsregels: • Duurzame gebruiksgoederen • Deelname maatschappelijke activiteiten • Indirecte studiekosten basisonderwijs • Indirecte studiekosten voortgezet onderwijs De beleidsregels zullen wel voortbestaan voor de doelgroep 65 jaar en ouder. Daarnaast blijft voor de beleidsregels een beperkt budget bestaan omdat voor de cliënten de mogelijkheid open blijft om op individuele gronden een aanvraag in te dienen. 3.4.3 Methode van onderzoek Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van de volgende gegevens: • Gemeenterekening 2003 en 2004 • Benchmark 2003 Algemene bijstandswet • 1e kwartaal Benchmark 2005 Wet werk en bijstand Doordat in 2004 niet is meegedaan aan de Benchmark is daar waar mogelijk een vergelijk gemaakt tussen de gegevens 2003 en 1e kwartaal 2005. Voor het overige is de vergelijking vooral gelegd (binnen het betreffende jaar, 2003 of 2005) tussen de deelnemers aan de kring in de benchmark en de landelijke benchmark.


28

3.4.4 Analyse van het cijfermateriaal Aantallen en beschikbare budgetten Rekening

2003

2004

Werkelijke uitgaven verstrekkingen

544.760

226.619

Werkelijke ambtelijk kosten

315.759

169.194

Werkelijke ambtelijke uren

4.724

2.949

Prestatie indicatoren en kengetallen

2003 R

2004 R

Aantal aanvragen/beslissingen bijzondere bijstand

2821

1532

Aantal toegewezen aanvragen bijzondere bijstand

2491

1398

Verstrekte bijzondere bijstand per inwoner

16,50

6,89

Verstrekte bijzondere bijstand per aanvraag

218,69

162,10

Kosten per aanvraag

111,93

110,44

Ingezette uren per aanvraag

1,67

1,92

Door de afschaffing van de categoriale bijzonder bijstand is het aantal toegewezen aanvragen in 2004 ten opzichte van 2003 met 44% afgenomen. Het besteedde budget is echter met 58% afgenomen. De verstrekking per aanvraag is daarentegen slechts 26% gedaald. Het aantal ingezette ambtelijke uren is 37% gedaald, maar de ingezette tijd per aanvraag is toegenomen. Dit is te verklaren uit het feit dat de categoriale verstrekking in 2004 zijn komen te vervallen. Deze verstrekkingen zijn over het algemeen eenvoudig af te handelen zonder bijzondere controles waardoor de benodigde tijd kort is. Tabel 1: Aantal verstrekte langdurigheidstoeslagen 2005 30 25 20

28 19 15

M aas s luis

15

Kring

10

Be nhm ark

5 0 2005

In 2005 doet de gemeente Maassluis mee aan de benchmark Wwb. Over het eerste kwartaal zijn de cijfers geanalyseerd. Het aantal verstrekkingen bijzondere bijstand is daarin niet meegenomen. Wel het aantal verstrekkingen langdurigheidstoeslag. Deze verstrekking is in de plaats gekomen van de categoriale bijzondere bijstand voor duurzame gebruiksgoederen. In tabel 1 wordt het aantal verstrekte langdurigheidstoeslagen weergegeven, gerelateerd aan het aantal huishoudens met een inkomen tot 105% sociaal minimum. Deze indicator geeft een indruk van het bereik van de langdurigheidstoeslag.


29

Tabel 2: Aantal aanvragen als percentage van de doelgroep 250

224

200 M aas s luis

150

Kring

100

64

57

be nchm ark

50 0 2003

In 2003 heeft de afdeling Sozawe meegedaan aan de Abw Benchmark. Voor wat betreft het aantal aanvragen bijzondere bijstand als percentage van de doelgroep scoort Maassluis erg hoog: 224% tegen 64% in de kring en 57% in de benchmark. Dit betekent dat de Maassluise burger weet waarvoor bijzondere bijstand kan worden aangevraagd. Per lid van de doelgroep is 2,24 aanvraag ingediend. Onder de doelgroep wordt verstaan: mensen met een laag inkomen tot 105% van het sociaal minimum. Tabel 3: Profijt bijzondere bijstand 2003 500

463 356

400

367 M aas s luis

300

Kring

200

be nchm ark

100 0 2003

Tabel 3 toont het profijt aan dat van bijzondere bijstand hebben. Dit profijt wordt uitgedrukt als het gemiddelde bedrag aan bijzondere bijstand per lid van de doelgroep. Een hoge score, welke voor Maassluis geldt, duidt erop dat Maassluis relatief actief is met verstrekkingen aan bijzondere bijstand en een groot bereik heeft onder de doelgroep. Doelmatigheid Tabel 4: Doorlooptijd aanvragen bijzondere bijstand WWB 2005 36,6

37

35,7

36

M aas s luis

35 34

Kring

33,8

Be nchm ark

33 32 2005

In het eerste kwartaal 2005 is de doorlooptijd van de aanvragen beoordeeld. De doorlooptijd is gedefinieerd als de periode tussen het indienen van de aanvraag en de afgifte van de beschikking. Uit


30

tabel 4 blijkt dat de afhandeling van aanvragen bijzondere bijstand in Maassluis kort is. Dit vertaalt zich verder in de personele kosten per aanvraag in Tabel 6 en de benodigde tijd per aanvraag in Tabel 5 welke in 2003 zijn onderzocht. De wettelijke afdoeningstermijn volgens de Algemene wet bestuursrecht is 8 weken. Maassluis gebruikt 33,8 dagen = 4,8 weken. Tabel 5: Benodigde tijd per aanvraag

8 7 6 5 4 3 2 1 0

M aas s luis Kring Be nchm ark

2003

Tabel 6: Personele kosten per aanvraag 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

157

161

M aas s luis

82

Kring be nchm ark

2003

De doelmatigheid van de aanvragen bijzondere bijstand 2003 is in deze benchmark gemeten door de benodigde tijd en de personele kosten per aanvraag bijzondere bijstand. Binnen de kring scoort Maassluis hierin erg laag: 3 en 82 tegenover een kringgemiddelde van 7 en 157 en een benchmark gemiddelde van 7 en 161. Controle Met de invoering van de Wet werk en bijstand is de interne- en accountantscontrole gewijzigd. Bij deze controle wordt nu meer gecontroleerd op rechtmatigheid van de verstrekkingen. Daar waar onder de Algemene bijstandswet de controle meer lag op de termijnen van afdoening. Over de uitgaven 2004 zijn 64 betalingen onderzocht. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. De accountant heeft een goedkeurende verklaring over 2004 afgegeven. 3.4.5 Conclusies Uit de analyses - welke voortkomen uit de benchmark en interne controle - kunnen we concluderen dat Maassluis de doelgroep voor de bijzondere bijstand goed weet te bereiken, de aanvragen relatief snel afhandelt in een beperkt aantal uren tegen een gunstige prijs. Met deze conclusies wordt voldaan aan het in het POH en collegeprogramma opgenomen doel: het optimaal en rechtmatig gebruik laten maken van inkomens(ondersteunende) voorzieningen. 3.4.6 Aanbevelingen Vanaf oktober 2005 zijn een aantal verstrekkingen voor medische kosten ondergebracht in de collectieve aanvullende verzekering (CAV). Hierdoor zal het aantal aanvragen bij de afdeling Sozawe afnemen. De verstrekkingen welke dan nog direct ten laste van de gemeente blijven zijn bijzonder van aard, individueel en weinig voorkomend. Hierbij is een zorgvuldige afweging noodzakelijk en zal de deskundigheid van derden wellicht nodig zijn om de noodzaak vast te kunnen stellen. Dit zal leiden tot een toename van de benodigde tijd en personele kosten per aanvraag. Voor de klant is de zekerheid van het krijgen van de bijdrage, welke hij zelf voorruit moet betalen belangrijk. Er zal dus continue aandacht moeten zijn voor de afhandelingtermijn c.q. doorlooptijd.


31


32

3.5 ONDERZOEKSRAPPORTAGE BEZWAARSCHRIFTENCOMMISSIE 3.5.1 Managementsamenvatting Het aantal bezwaarschriften is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid. De personele inzet is niet evenredig meegegroeid. Het gevolg is dat de wettelijke termijnen van afhandeling veelal niet gehaald worden. Daarnaast zijn de kosten voor de behandeling van bezwaarschriften zodanig dat het van belang is kritisch te kijken naar de efficiëntie in de gevolgde werkwijze. Onderzocht is of het mogelijk is de procedure efficiënter uit te voeren en tevens te onderzoeken of de doorlooptijd kan worden bekort. Hiertoe zijn de verschillende activiteiten onder de loep genomen en is gekeken of het noodzakelijk is dat juristen deze activiteiten uitvoeren. Tevens is bekeken of er in het proces versnellingsmogelijkheden zijn aan te geven. Het blijkt dat het mogelijk is door de werkzaamheden te onderscheiden in juridische en administratieve taken op MBO-niveau doelmatiger te werken. Dit vraagt natuurlijk wel een aanpassing in de administratieve ondersteuning van de afdeling. Daarnaast is het mogelijk om door wijzigingen in de werkwijze binnen de vakafdelingen en door frequenter zittingen van de bezwaarschriftencommissies versnellingen in de procedure te bewerkstelligen. 3.5.2 Omschrijving van het onderzoeksobject Het aantal ingediende bezwaarschriften is de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen, meer dan verdubbeld zelfs. Degene die zich tot op heden met de behandeling van de bezwaarschriften bezig hielden zijn juridisch beleidsmedewerkers. De helft van de functie juridisch beleidsmedewerker heeft betrekking op juridische advisering van de organisatie de andere helft heeft betrekking op de afhandeling van de bezwaarschriften. Derhalve is er in totaal 1 fte beschikbaar voor de afhandeling van alle bezwaarschriften. Toen deze juridische beleidsmedewerkers nog onder de afdeling Kabinet vielen, werden zij – tot ongeveer het jaar 2000 – door de pr-medewerker van dezelfde afdeling een aantal uren administratief bijgestaan. Echter door de groei van de pr-werkzaamheden is deze bijstand rond 2000 komen te vervallen, waardoor de facto het aantal fte, dat zich bezig houdt met de afhandeling van de bezwaarschriften – in tegenstelling tot het aantal bezwaarschriften dat was verdubbeld - is verlaagd. Bezwaarschriften in aantallen: 1997

68

1998

88

1999

85

2000

153

2001

164 (excl. Woz- bezwaren)

2002

99

2003

145

2004

155

2005

tot juli: 97 (exclusief WOZ-bezwaren)

Samenvattend is sinds 1997 het aantal bezwaarschriften op jaarbasis meer dan verdubbeld. De personele inzet is echter gelijk gebleven, zelfs wat verminderd. Dit betekent dat er een groot beslag wordt gelegd op de afdeling Algemene Zaken, team Juridische Zaken, waar de behandeling van bezwaarschriften plaatsvindt. Tevens worden daarmee andere afdelingen (vooral Sociale Zaken en ROM) belast die inhoudelijk moeten reageren. Ook qua kosten heeft dit effecten.


33

Jaar

2003

2004

2005

Uren

1.353

1.602

ca. 1.650

Kosten

€ 80.000,-

€ 121.028,-

ca. € 125.000,-

Juridische procedures hebben de neiging, vanwege zorgvuldigheidseisen en procedurele en administratieve regels, een lange doorlooptijd te hebben. Gecombineerd met het stijgende aantal procedures leidt dit ertoe dat de doorlooptijd zodanig lang is dat de burger lang moet wachten en dat we de grenzen van de vereiste termijnen meer als regel dan als uitzondering overschrijden. De signaleringslijsten in Decos laten dit ook zien. Voor de behandeling van een bezwaarschrift staat 10 weken, met de mogelijkheid van verlenging met 4 weken. In de praktijk wordt 14 weken nu als standaard gehanteerd. Meestal gaan we ook daar overheen. Indieners van bezwaarschriften dwingen vervolgens in een procedure de termijnen in de praktijk niet af, waardoor we niet in de problemen komen. Gezien de terechte eisen vanuit de Raad en het college van B&W om de termijnen te verkorten zodat de burger sneller een antwoord krijgt op zijn vragen is dit niet acceptabel. De bezwaarschriften die binnenkomen, worden begeleid en behandeld door de juridische adviseurs van de afdeling Algemene Zaken. Dit uiteraard met uitzondering van de advisering door de vakafdelingen en de behandeling in de bezwaarschriftencommissies. In het licht van de toename van het aantal bezwaarschriften, het overschrijden van de termijnen en de niet evenredige uitbreiding van de formatie is het zinvol deze werkwijze onder de loep te nemen en te zien of de doorlooptijd versneld kan worden en of de werkzaamheden efficiënter uitgevoerd kunnen worden. 3.5.3 Methode van onderzoek De weg die een bezwaarschrift gaat van het moment van binnenkomst totdat de beschikking de deur uitgaat kent vele stappen. Deze stappen worden nu door juridische adviseurs op academisch werken denkniveau uitgevoerd. De eerste onderzoeksvraag is dan ook of een deel van de werkzaamheden ook door medewerkers met een MBO werken denkniveau kunnen worden uitgevoerd. De tweede onderzoeksvraag is op welke wijze de doorlooptijd kan worden bekort. Teneinde in deze situatie verandering te brengen hebben wij de verschillende onderdelen van de procedure die nu volledig door de juridische adviseurs van de afdeling Algemene Zaken worden uitgevoerd onder de loep genomen. De werkzaamheden kunnen als volgt worden uitgesplitst: Stap 1

Inboeken en plannen bezwaarschriften

stap 2

toets ontvankelijkheid

stap 3

advies vakafdeling

stap 4

voorbereiding bezwaarschriftencommissie

stap 5

notuleren bezwaarschriftencommissie


34

stap 6

advies aan B&W

stap 7

behandeling in B&W

stap 8

verzenden beschikking

3.5.4 Analyse van het onderzoeksmateriaal Wanneer we deze werkwijze bekijken vanuit oogpunt van efficiëntie dan valt op dat veel werk niet juridisch van aard is en ook door niet-juristen gedaan zou kunnen worden. Daarnaast kunnen door enkele ingrepen in planningen versnellingen worden aangebracht. Per stap wordt aangegeven waar werk door niet-juristen gedaan kan worden en waar versnellingen kunnen worden gerealiseerd. Stap 1: Het inboeken en plannen bezwaarschriften Dit onderdeel bevat veel administratieve werkzaamheden. Het betreft onder meer het inboeken van de bezwaarschriften, sturen van een ontvangstbevestiging, sturen van een verzoek voor advies naar de vakafdeling. Deze werkzaamheden kunnen door niet-juristen worden uitgevoerd. Stap 2: Toets van ontvankelijkheid Deze activiteit is van puur juridische aard. Op basis van overleg tussen de juridisch adviseur van de afdeling Algemene Zaken met de voorzitter van de bezwarencommissie wordt beoordeeld of er sprake is van ontvankelijkheid of niet-ontvankelijkheid. Stap 3: Advies van de vakafdeling Ook hier is sprake van juridische activiteiten. Wel is het mogelijk om de doorlooptijd binnen de vakafdelingen te verkorten door daar te komen tot een andere interne organisatie van de werkzaamheden. Te denken valt aan inzet van meerdere deskundigen, één aanspreekpunt en bewaking van termijnen. Stap 4: Voorbereiden bezwaarschriftencommissie Ook hier blijkt dat veel werkzaamheden door niet-juristen gedaan kunnen worden. Het betreft o.a.: maken en verzenden van dossiers, agenda opstellen en uitnodigingen versturen. Een mogelijkheid tot versnellen van de doorlooptijd is het frequenter houden van zittingen van de bezwaarschriftencommissies. Stap 5: Notuleren bezwaarschriftencommissie Het notuleren tijdens de zitting vraagt wel enig juridisch inzicht, maar hoeft niet door juristen uitgevoerd te worden. Als een niet-jurist dit verslag maakt is het voldoende dat een jurist het nakijkt en indien nodig aanvult. Deze werkzaamheden kunnen intern worden uitgevoerd door een administratief geschoolde kracht met juridische affiniteit en notuleerervaring of door een externe notuleerservice. Stap 6: Advies aan het college van B&W Deels betreft het hier administratieve werkzaamheden betreffende de aanlevering van het advies aan het college van B&W. Daarnaast gaat het om een juridische afweging. Het advies aan het college is een inhoudelijke toetsing van het werk van de bezwaarschriftencommissie door de juridisch adviseur


35

van de afdeling Algemene Zaken. Indien de juridisch adviseur het noodzakelijk acht kan afwijkend van het advies van de bezwarencommissie door de juridisch adviseur worden geadviseerd aan het college van B&W. Stap 7: Behandeling in B&W Het betreft hier een inhoudelijke weging van de adviezen die door de juridisch adviseur moet worden uitgevoerd. Stap 8: Verzenden beschikking Hier zit veel administratief werk in als zorgdragen voor ondertekening, bijlagen en registratie. Een juridisch adviseur die dit proces bewaakt voldoet. 3.5.5 Conclusie Wanneer we deze werkwijze bekijken vanuit oogpunt van efficiëntie dan valt op dat veel werk niet juridisch van aard is en ook door niet-juristen gedaan zou kunnen worden. Daarnaast kunnen door ingrepen in planningen versnellingen worden aangebracht. 3.5.6 Aanbevelingen Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat er efficiënter gewerkt kan worden en dat er aanknopingspunten zijn om de doorlooptijd te verkorten. Ten aanzien van het eerste geldt dat het opsplitsen van de werkzaamheden in strikt juridische en nietjuridische taken ertoe kan leiden dat de juridische adviseurs meer tijd kunnen besteden aan juridische werkzaamheden. Voorwaarde om dit effect te bereiken is dat er een mogelijkheid komt om werkzaamheden op MBO-niveau binnen of buiten de organisatie op te vangen. Verkorten van de doorlooptijd is te realiseren door de bezwarencommissie vaker zittingen te laten houden en door de advisering binnen de vakafdelingen te versnellen.


36

4. Samenvatting De onderzoeksverordening (ex. art. 213a Gemeentewet) schrijft voor, dat het college jaarlijks de doelmatigheid van organisatie-eenheden c.q. gemeentelijke taken en (delen van) programma’s en paragrafen onderzoekt of laat onderzoeken. In 2005 hebben voor de tweede maal zulke onderzoeken plaatsgevonden. Ook dit jaar is ervoor gekozen om deze onderzoeken zelf (dus door de organisatie) uit te voeren. Aangezien de organisatie voor deze onderzoeken geen extra capaciteit (in budget en menskracht) heeft gekregen, zijn de onderzoeken in beginsel niet al te diepgravend. Binnen de organisatie wordt nog gezocht naar de juiste wijze waarop de vereiste kennis en capaciteit om de onderzoeken uit te voeren, kan worden gebundeld. Dit komt de kwaliteit van de onderzoeken in de toekomst ten goede. Het primaire doel van onderzoeken in het kader van de onderzoeksverordening is de kennis van de organisatie op een hoger peil te brengen en het gevoerde gemeentelijke beleid in een bepaalde periode te evalueren. Een zo objectief mogelijke analyse van wat goed en slecht gaat bij de verschillende bedrijfprocessen stelt de organisatie in staat van haar fouten te leren en deze in de toekomst te vermijden en (mede) daardoor de doelmatigheid van de gemeente Maassluis te verbeteren. Er zijn in 2005 vijf onderzoeken uitgevoerd. Twee bij de afdeling Welzijn (GOA en Museum), de uitvoering van de Bijzondere Bijstand door de afdeling Sozawe. Als vierde werd door de afdeling Algemene zaken het verkorten van de bezwaarschriftenprocedure onderzocht. Bij de afdeling ROM werd een onderzoek in gesteld naar de vrijstellingsprocedures in combinatie met de bouwleges. In elk deelrapportage staan conclusies en aanbevelingen aangaande het betreffende onderwerp. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen kunnen als volgt worden samengevat: • Over het algemeen kan worden gesteld, dat de organisatie bij het uitvoeren van het beleid alert moet zijn op het ‘SMART’ maken van de te leveren prestaties. Dit geldt zowel voor prestaties van derden als ook voor de prestaties van de gemeente. Hierdoor krijgen de prestatie-indicatoren in de begroting meer inhoud en kunnen ze gebruikt gaan worden als een echt sturingsinstrument. • Het Gemeentelijke Onderwijs Achterstandenbeleid is een ingewikkelde en tijdrovende aangelegenheid voor de gemeente. De gemeente is van veel partijen afhankelijk voor het uitvoeren van het beleid. • Door middel van het anders organiseren van het tijdschrijven, het betrekken van de medewerkers bij dit onderwerp en het opstellen van beleidsregels, kunnen de bouwleges kostendekkend gemaakt worden voor wat betreft de vrijstellingsprocedures van de Wet op de ruimtelijke ordening. • Als gevolg van wijzigingen in de wetgeving is de bijzondere bijstand aan verandering onderhevig. Het is noodzakelijk voor de afdeling Sozawe om continu aandacht te houden voor de afhandelingtermijn c.q. de doorloopsnelheid om flexibel te kunnen inspelen toekomstige veranderingen in het overheidsbeleid. • Efficiëntere indeling van werkzaamheden op de afdeling Algemene Zaken, te weten een splitsing van juridische en niet juridische taken, kan de werkdruk voor de juridisch adviseurs laten dalen. Dit kan er, samen met een verhoging van het aantal zittingen van de bezwaarschriftencommissie, toe leiden dat de doorlooptijd van een bezwaarschrift (aanzienlijk) wordt verkort.


37

•

Voor het museum geldt, (dit geldt over het algemeen ook voor andere doeltreffendheidonderzoeken) dat er meer klantenonderzoek zou moeten worden gedaan om de wensen, verlangens en tevredenheid van de burgers c.q. klanten te onderkennen. Door tevredenheidonderzoek weet de gemeente waar ze eventueel tekortschiet en wat de burgers van de gemeente verwachten. Door hiermee rekening te houden kan de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid worden verhoogd.

De aanbevelingen zullen worden opgepakt door de verschillende afdelingen en in de werkafspraken of in de afdelingswerkplannen ter bewaking worden opgenomen. Het hoofd van de desbetreffende afdeling is hiervoor verantwoordelijk en rapporteert hierover aan het directielid waaronder de afdeling valt.


38

De steen getoetst 2005

Recommend Documents