De Olmen Huurvoorwaarden en algemene informatie

De Olmen Huurvoorwaarden en algemene informatie

1. Huurvoorwaarden

pagina

1.1. Het algemene administratieve verloop van een verhuring

2

1.2. Spelregels

3

1.3. Boekingstermijn

4

1.4. Annulatie

4

1.5. Huishoudelijk reglement

5

2. Informatie 2.1. Algemene info

10

2.2. Het terrein

10

2.3. Het gebouw

11

2.4. Wegbeschrijving

12

2.5. De omgeving

14

2.5.1. Recreatie

14

2.5.2. VVV Kantoren

14

2.5.3. Winkels

15

1/15

1. Huurvoorwaarden

1.1. Het algemene administratieve verloop van een verhuring Reserveren: Op de website vindt u alle informatie over De Olmen en kunt u een reservatieaanvraag indienen. Controleer eerst de beschikbaarheid op de door u gewenste datums Lees ook eerst onze huurvoorwaarden met aandacht voor •

het Huishoudelijk Reglement

•

De Spelregels voor reserveren

•

De boekingstermijnen

•

De Annulatievoorwaarden.

Bij het reserveren is het ook mogelijk een optie van 7 dagen aan te vragen. Huurovereenkomst die u bevestigt met Na ontvangst van de reservatieaanvraag sturen we u een Huurovereenkomst met •

de datums

•

de huurprijs

•

wanneer de waarborg verwacht wordt

die u bevestigt met "gelezen en goedgekeurd" Waarborg: u betaalt tijdig de waarborg. Aanvang van het verblijf De week voor de aanvang van het verblijf laat u ons per Email of telefoon weten om welk uur uw groep zal aankomen zodat onze huisverantwoordelijke u kan verwelkomen en de nodige uitleg geven. Einde van het verblijf De huisverantwoordelijke doet samen met u de eindcontrole voor schade en reinheid (dat is belangrijk voor de terugbetaling van de waarborg) en noteert het aantal personen voor het bepalen van het exacte huurbedrag. Huurgeld We sturen u een vraag tot betaling van het huurgeld waarbij de rekening gehouden wordt met de reeds ontvangen waarborg (verminderd met de eventueel vastgestelde schade of onvoldoende reinheid) Na ontvangst van het huurgeld wordt het dossier administatief gesloten.

2/15

1.2. Spelregels WAARMEE MOET U REKENING HOUDEN BIJ DE AANVRAAG? Zomer Voor boekingen tijdens de zomervakantie (juli en augustus) aanvaarden we geen dagverblijven of weekendverhuringen omdat we prioriteit willen geven aan jeugdkampen. Indien onze kalender toch vrij zou blijven dan zijn 'last minute' boekingen natuurlijk mogelijk. Contacteer ons wanneer u twijfelt. Dagverblijven, Enkele overnachtingen en Weekends Alle verhuringen gelden voor 24 uur. Dit wil zeggen dat u voor een Dagverblijf evenveel betaalt als voor een enkele overnachting. Bedenktijd U kan altijd een optie vragen op het reservatieformulier. Deze bedenktijd loopt 7 dagen vanaf de dag dat u het reservatieformulier verstuurt. Indien u deze bedenktijd niet tijdig bevestigt via e-mail of telefoon, dan verdwijnt deze optie automatisch zonder verdere verplichtingen. Let op: voor dezelfde groep en eenzelfde periode, kan je maar één bedenktijd nemen (dus een optie verlengen is niet mogelijk) Late reservaties Boekingen gemaakt voor een verblijf dat aanvangt binnen de eerstvolgende 6 weken ook moeten steeds ook TELEFONISCH aangemeld worden. Dit om te verzekeren dat de administratie tijdig kan worden behandeld. Feesten Feesten, fuiven, ontgroeningen enz. zijn in geen geval toegelaten. Wie toch boekt voor zo'n activiteiten houdt er rekening mee dat zijn contract van rechtswege als onbestaande beschouwd wordt. De huisverantwoordelijke kan de groep de toegang ontzeggen en er kan geen terugbetaling van de waarborg gevraagd worden. Aantal personen Onze maximum capaciteit mag niet, ook omwille van de brandveiligheid, overschreden worden. De huisverantwoordelijke kan een te grote groep de toegang ontzeggen bij aanvang van de huur en er kan geen terugbetaling van de waarborg gevraagd worden.

3/15

1.3. Boekingstermijn We zijn gehouden aan het decreet op de Jeugdverblijfcentra dat reglementeert dat het jeugdwerk een voorrangsboekingsrecht geeft. Jeugdverenigingen Vanaf de eerste werkdag van januari kunnen jeugdverenigingen boeken voor het HELE jaar van twee jaar verder. Bijvoorbeeld, op 3 januari 2011 kunnen jeugdgroepen boeken voor het jaar 2013 . Elk (kalender)jaar opnieuw springen we zo één jaartje verder. Een jeugdvereniging is een privaatrechtelijke of feitelijke organisatie die zoals blijkt uit haar doelstellingen en handelingen aan jeugdwerk doet. Dit wil zeggen groepsgerichte sociaalculturele initiatieven met jeugd in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door hetzij particuliere jeugdverenigingen, hetzij lokale openbare besturen. Dit kan gaan over de klassieke jeugdbeweging of jeugddienst maar ook een jeugdtheater, een catechesegroep of een jeugdmuziekgroep behoren tot deze categorie. Strikt genomen kunnen scholen en sportclubs nooit een jeugdvereniging zijn. Andere verenigingen of iniatieven Andere verenigingen of iniatieven (zoals een familiefeest en dergelijke) kunnen vanaf de eerste werkdag van januari boeken voor het HELE jaar volgend op het pas gestarte jaar. Bijvoorbeeld, op 3 januari 2011 kunnen ze boeken voor het jaar 2012 . Elk (kalender)jaar opnieuw springen we zo één jaartje verder.

1.4. Annulatie Annuleren van een verblijf moet onmiddellijk per telefoon gemeld worden en dient ook gevolgd door een schriftelijke annulatie per brief. Na ontvangst van de schriftelijke annulatie krijgt de groep van ons een bevestiging met de eventueel te betalen verblijfskosten op basis van het 'vermoedelijke aantal personen' dat werd opgegeven bij de reservatieaanvraang en rekening houdend met de reeds betaalde waarborg. Alleen bij ontvangst van onze bevestiging is de annulatie geldig. De aangerekende kosten bij annulatie: (Als datum geldt de schriftelijk ontvangen annulatie) De huurder betaalt bij annulatie van •

meer dan 6 maanden voor de begindatum: 0% van de verblijfskosten.

•

tussen 3 en 6 maanden voor de begindatum: 25% van de verbljfskosten

•

minder dan 3 maanden voor de begindatum: 50% van de verblijfskosten

•

minder dan 1 week voor de begindatum: 100% van de verblijfskosten

4/15

1.5. Huishoudelijk reglement Algemeen De huurder verbindt zich ertoe het huishoudelijk reglement te lezen en toe te passen. Pas wanneer duidelijk is dat de huurder zich aan alle regels heeft gehouden kan hij/zij rekenen op volledige teruggave van de waarborg (ingeval van schade, onreinheid van gebouw en/of terrein, tussenkomst van politie bij klachten van buurtbewoners, … zullen de opgelopen kosten in de eindafrekening opgenomen worden) De huurder moet zelf zorgen voor het nodige keukenlinnen en schoonmaakproducten voor keuken, toiletten en sanitaire ruimte. Verwijder en/of sluit geen extra toestellen aan (zowel op gas als elektrische). De verhuurder kan onmogelijk aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen in de gebouwen of op de terreinen Alle aanwezige toestellen en apparatuur worden gebruikt conform de gebruikershandleidingen. Tijdens de periode van de kampen mag de verhuurder (eigen groep) op het terrein zijn kampmateriaal laden en lossen ; de verhuurder zal de hinder voor de huurder zo veel mogelijk beperken Dit is een open gebouw en u heeft per definitie toegang tot alle lokalen. We vragen u o alleen de lokalen te betreden en gebruiken die zijn overeengekomen. o de persoonlijke voorwerpen en toebehoren van de verhuurder te respecteren (de eigen groep D’Olmen) Aankomst Gelieve het afgesproken uur van aankomst te respecteren. Er mogen maximaal 3 auto’s geplaatst worden op het terrein voor de Wombat door de huurders. In geen enkele omstandigheid mag er met een auto over het grasveld naar uw verblijfplaats gereden worden. Wanneer de kinderen worden gebracht of opgehaald dienen de auto‘s in de Iepenstraat te blijven staan dit om het grasplein van het terrein te beschermen. Bij aankomst moet er een lijst met de namen van alle aanwezigen worden afgegeven aan de controleverantwoordelijke. Dit is op vraag van de brandweer en bedoeld voor uw eigen veiligheid.

5/15

De huisverantwoordelijke zal met u de controlelijst overlopen en samen zien dat het terrein en het gebouw in orde is. Eventuele commentaren worden genoteerd. De huisverantwoordelijke zal de stand van de gas- en elektriciteitsmeter opnemen. Tenten dienen geplaatst te worden aan de rand van het speelterrein langs de bosrand en het speelterrein mag hiervoor niet gebruikt worden. Na afbraak van de tenten dient alles in zijn oorspronkelijke staat te worden achtergelaten. Tijdens het verblijf: ALGEMEEN Respecteer het gebouw en de omgeving U bent zelf verantwoordelijk voor het schoonmaken en proper houden van het huis en toebehoren. o

Er worden geen nagels, spijkers, schroeven, nietjes, plakband,verf, stiften, krijt en andere materialen aangebracht op binnen- en buitenmuren, zolderingen, deuren, ramen, kasten, meubilair, enz…

o

Er wordt geen meubilair verplaatst naar andere lokalen of naar buiten, tenzij anders afgesproken met de huisverantwoordelijke.

o

Het is ten strengste verboden bomen te kappen in het bos en op het terrein. Graven in het bos en het grasplein is eveneens verboden.

De buurtbewoners mogen niet belast worden met ruiltochten e.d. Na 22:00u mag er geen lawaai meer zijn. Denk aan onze buren! De rust en natuur in en om het domein dienen gerespecteerd te worden. Kampvuur o

Kampvuur kan enkel worden gehouden met door ons geleverd hout. Kampvuur is enkel toegestaan in de daartoe bestemde plaats in de kampvuurschaal. De kampvuurschaal mag niet verplaatst worden.

o

De nodige elementaire voorzorgsmaatregelen dienen genomen te worden om ontstaan van brand te voorkomen en de nodige blusmiddelen (poederblussers, water, zand) moeten aanwezig zijn.

o

Bij het einde van het kampvuur dient het vuur grondig gedoofd te worden. De 100% gedoofde assen dienen op de daarvoor aangeduide plaats gedeponeerd te worden.

Toiletten, douches en sanitaire ruimte worden dagelijks gekuist worden o

Vergeet niet de nodige schoonmaakproducten en toiletpapier mee te brengen.

6/15

o

Hygiënische verbanden horen thuis in de sanitaire vuilnisbakjes die u regelmatig leegmaakt.

Tijdens het verblijf: VEILIGHEID EN GEZONDHEID

Het rookverbod geldt altijd en overal. o o

Rookmelders zijn voorhanden in alle lokalen. Vastgestelde politionele boetes zijn voor rekening van de huurder.

Verwijder en/of sluit geen extra toestellen aan Dit geldt zowel voor elektrische toestellen als gastoestellen. Laat voor uw eigen veiligheid alle uitgangen vrij (we denken o.a. aan deuren, hall, …). In geval van nood kan dit je leven redden. De buitendeur op de eerste verdieping is uitsluitend een nooduitgang en wordt, samen met de brandtrap, alleen gebruikt ingeval van nood. De toegang tot de deur en de trap moet ten allen tijde vrij zijn en blijven. (dus ook niet op slot) Betreed geen plaatsen waar de toegang verboden is (gastanks, opslagplaats gasflessen, biologische zuivering, e.d.). Er is geen telefoon met vaste lijn aanwezig, dus voorzie zelf dat je contact kan opnemen met hulpdiensten, contactpersonen, e.d. Een GSM is dus noodzakelijk. Ingeval hoogdringende hulp nodig is en de persoonlijke GSM niet zou werken dan kan met de voorziene GSM een 112 noodoproep gemaakt worden. Voor oneigenlijk gebruik van deze GSM zal een schadevergoeding aangerekend worden. Rond de gastanks mag er binnen een zone van 10 meter niets opgesteld worden ( tenten e.d.). Er mag ook geen aanwezigheid zijn van een open vuur (roken, gasbranders, BBQ e.d.) binnen een zone van 10 meter van de gastanks. Tijdens het verblijf: ENERGIEVERBRUIK we gaan spaarzaam om met licht en verwarming en denken hierbij aan onze eindafrekening en het milieu. o

We zorgen ervoor dat de lichten steeds gedoofd zijn in alle ongebruikte lokalen en dat de verwarming er op minimum staat ingesteld

o

Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, ’s avonds als ‘s nachts geen overbodige lichten blijven branden (bijvoorbeeld buitenlichten, hall, douches, keuken,…

7/15

o

Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, ’s avonds als ‘s nachts niet te hoog blijft ingesteld (bijvoorbeeld ongebruikte lokalen waar we slapen, hall, douches, keuken,…)

o

We houden en ramen en deuren gesloten en denken hierbij ook aan de binnendeuren. In elk lokaal is er een ventilatiesysteem waarmee we ook insecten buitenhouden! Zo houden we de lokalen koel in de zomer en vermijden we vorstschade in de winter.

We gaan spaarzaam om met het water o

Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, ’s avonds als ‘s nachts geen waterkranen openblijven (douches, toiletten, hall, keuken, …).

Tijdens het verblijf: AFVAL Alle afval wordt gesorteerd en verwijderd. Afval betreft PMD, etensresten, KGA, glas en restafval zoals beschreven op de informatieborden in de keuken. Voor PMD en restafval worden de nodige plastic zakken ter beschikking gesteld. Wat doet u met de afval? o De goed afgesloten zakken voor PMD (blauw) en restafval zakken worden naar de voorziene plaats gebracht waar de huisverantwoordelijke ze zal ophalen volgens de kalender van de MIWA ophaaldienst. o Papier en karton neemt u mee naar huis of kan verbrand worden in de kampvuurschaal. o Klein gevaarlijk afval neemt u mee naar huis. o Glas brengt u naar de glascontainer in de buurt. o Etensresten brengt u naar de buurman. De kippen zullen u dankbaar zijn ☺ Vertrek Bij einde verhuur dient er één uur te worden voorzien voor de gezamenlijke eindcontrole met de huisverantwoordelijke. o Gelieve het afgesproken uur van vertrek te respecteren. o Samen met de huisverantwoordelijke worden het terrein en alle lokalen gecontroleerd op reinheid en eventuele schade (zie verder). o Eventuele schade wordt doorgegeven aan de controleverantwoordelijke. o

De huisverantwoordelijke zal de gas- en elektriciteit meterteller noteren zodat we het verbruik kunnen bepalen.

8/15

Aan het einde van het verblijf wordt het huis en het terrein in zijn oorspronkelijke staat achter gelaten. Wat betreft het terrein, enkele voorbeelden: o o o o o

speelkampen in het bos worden volledig afgebroken papiersnippers worden verzameld glasscherven worden opgeruimd etensresten worden niet achtergelaten geen zwerfvuil

Voor de lokalen en het gebouw verwijzen we naar de controlelijst zich in de informatiemap bevind. De belangrijkste punten zijn o Alle gebruikte lokalen werden gereinigd, inclusief het sanitair, douches, toiletten en sanitaire vuilnisbakjes. o Alle meubilair, bestekken, keukengerei, … dient zich op de originele plaats te bevinden zoals opgegeven in de informatiemap. o De verwarming wordt op minimum ingesteld (zowel op het gelijkvloers als op de eerste verdieping) o De gaskranen links en rechts van het kookvuur worden gesloten. o De koelkast en diepvriezer wordt bij het vertrek leeggemaakt, gereinigd en uitgeschakeld. Bij het vertrek wordt de deur van de koelkast opengezet. o Alle deuren en ramen worden gesloten en afgesloten. De buitendeuren, ook die boven aan de noodtrap worden op slot gedraaid. o Alle afval werd weggebracht. Ook niet volledig volle vuilniszakken worden weggebracht.

9/15

2. Informatie 2.1. Algemene Info Het terrein De Olmen is de thuisbasis van de scouts-en gidsengroep d'Olmen . Onze lokalen zijn gelegen op slechts 2 km van het centrum en het station van Sint-Niklaas maar het terrein situeert zich tegelijk in een mooie en groene omgeving.

Adres De Olmen Iepenstraat 78C 9100 Sint-Niklaas

Bezichtiging Jet Hoefman tel. 0485 42 58 73

Boekingen via website 'Reserveren' via telefoon 0485 42 58 73

Ons contacteren via website 'Contact' via telefoon 0485 42 58 73

2.2. Het terrein Onze lokalen zijn gelegen op slechts 2 km van het centrum en het station van Sint-Niklaas (15 minuten wandelen). Toch situeert het terrein zich in een mooie en groene omgeving. Het terrein van circa 8500m² heeft een speelweide en aangrenzend speelbos: •

Op het omheinde terrein kunnen ook de allerkleinsten in alle veiligheid ravotten.

•

Een kampvuurschaal is aanwezig en we voorzien steeds het nodige hout.

•

De speelweide heeft de nodige verlichting voor avondactiviteiten.

•

Het is mogelijk om tenten te plaatsen aan de rand van de speelweide.

10/15

2.3. Het gebouw ‘DE BOSDUIKER’ Vanaf juli 2009 is ons gloednieuw gebouw beschikbaar. Aantal personen: 60 . Aantal gebouwen: 1 Het gebouw is aangepast voor rolstoelgebruikers (4 sterren) Aantal slaaplokalen: 4 waarvan 1 op het gelijkvloers en 3 op de 1ste verdieping. Er zijn geen bedden beschikbaar, dus slaapzakken en dito matje is te voorzien.

Eetzaal (ook dagzaal) en keuken: 1 •

kookgerei is aanwezig

•

eetzaalgerei en bestek zijn aanwezig

•

koelkast

•

diepvriezer

Sanitaire voorzieningen: •

douches: 3 + 1 voor rolwagengebruiker

•

toiletten: 3 + 1 voor rolwagengebruiker

•

waskranen: 7

Verwarming: centrale verwarming is aanwezig

11/15

2.4. Wegbeschrijving •

Het adres van het terrein : dit is ook uw postadres tijdens het verblijf : Iepenstraat 78C, 9100 Sint-Niklaas

•

Hoe er te geraken: Het terrein ligt op ongeveer 15 minuten stappen van het station van St-Niklaas. Met de wagen is het terrein het best bereikbaar via de E17 Antwerpen - Gent afrit SintNiklaas Centrum. Je volgt Sint-Niklaas Centrum tot aan je aan een rond punt komt (niet de tunnel nemen!). Ga rechts voorsorteren en volg de baan N70 naar Beveren, rij steeds rechtdoor tot je aan de viaduct komt. Voor de viaduct sla je rechts af (richting Hulst) en rij je de viaduct onder tot je aan een T-punt komt, neem vervolgens weer rechts en je rijdt nu de Singel op. Rij verder tot de tweede lichten, daar sla je rechtsaf en volg je de straat tot de verkeerslichten (Vijfstraten). Rij het kruispunt over richting Nieuwkerken en neem het tweede straatje (Iepenstraat) links. (Er staan wegwijzers ‘Jeugdverblijf De Bosduiker’) Als je dit straatje volgt zie je dat de weg op een bepaald moment een bocht naar links maakt, volgt deze niet maar sla rechts het wegeltje in (namelijk de Godschalkwegel). Blijf de dreef volgen tot het terrein “ de Olmen” (bocht naar links).

Op de volgende bladzijde vindt u de kaart

12/15

13/15

2.5. De omgeving Wat nuttige en interessante informatie tijdens uw verblijf •

Mooie plekjes natuur (bossen, zwemmen,...)

•

De VVV kantoren waar meer informatie kan bekomen worden

•

De winkels in de buurt

2.5.1. Recreatie De bossen in de directe omgeving zijn strikt privé en mogen niet betreden worden. Om de batterijen weer op te laden is niets beter dan een portie zuivere lucht. De Wase natuur is daarvoor prima geschikt. Juist omdat de groene oases niet meteen in het oog springen, verrassen ze telkens weer met onverwacht mooie hoekjes. En de Stropers, De Ster en het Steengelaag zijn zeker de moeite waard ! Recreatiepark De Ster te Sint-Niklaas met zwemvijver, zandstrand, bossen, speelweides,... Lange Rekstraat 30, 9100 Sint-Niklaas Het Stropersbos in Stekene en De Clinge is een natuurgebied van zo'n 250 ha, het op één na grootste boscomplex van Oost-Vlaanderen. Het is snel en veilig bereikbaar met de fiets via een fietspad dat de oude spoorlijn Sint-Niklaas naar Terneuzen volgt. Het Steengelaag in Stekene is een gebied van 31 ha en bestaat uit kleiputten en bos. Ingang via de Spoorwegwegel en eveneens veilig langs fietspaden te bereiken. 9190 Stekene. Info: [email protected]

2.5.2. VVV kantoren Informatie over Sint-Niklaas en het Waasland Toerisme Sint-Niklaas, Grote Markt 45, 9100 Sint-Niklaas Telefoon: 037609260 Email: [email protected]

Websites met nuttige informatie •

Toerisme Waasland Toegangsportaal

•

VVV kantoren in het Waasland Een lijst met de adressen, mailadressen, telefoonnummers, openingsuren

14/15

2.5.3. Winkels Enkele supermarkten in de omgeving •

Super GB Partner - Alma (op minder dan 10 minuten wandelafstand) Vijfstraten 46 9100 Sint-Niklaas

•

Colruyt (5 tot 10 minuten met de auto) Nijverheidsstr. 54 9100 Sint-Niklaas

15/15