De integrale oplossing voor uw financiële projectbeheersing en -administratie
foldder COCOS.indd 7
30-7-2007 15:53:40
COCOS – COst COntrol Solution is dé software voor uw financiële projectadministratie. Voor ondersteuning van de projectsturing en -verantwoording slaat COCOS de brug tussen uw project en de financiële boekhouding.
Structuur
Budget
Onderdeel
A
Kosten
Mutaties
Actueel budget
B
C=A+B
Verplicht
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Nog te betalen
D
E
F=D+E
G=C-F
H
I=D-H
Pr oje cts tru c
tu
Totaal
Betalingen
Reservering
Saldo
Overige bijkomende kosten
Prognose einde werk
Engineeringskosten
Prognose te gaan
Vastgoedkosten
Verplicht
Bouwkosten
Actueel budget
Projectenstructuur
Deelproject 3 Deelproject 4 Deelproject 5 Deelproject 6 Deelproject 7 Totaal
Beheersen Voor kostenbeheersing is inzicht in de actuele stand van het project van belang. De actuele stand wordt in COCOS weergegeven in budgetregels. In een budgetregel zijn het budget, de kosten, het saldo en de betalingen overzichtelijk opgenomen. Deze budgetregels zijn geïntegreerd in kostenstructuren (voor beheersing op kostensoort) en projectstructuren (voor beheersing op project en deelproject). Hierdoor ontstaat een unieke 3-dimensionale beheersstructuur. Door autorisaties aan projectmedewerkers toe te kennen kan iedereen vanuit zijn/haar eigen rol en verantwoordelijkheid een bijdrage leveren aan de financiële projectadministratie.
ur
Kostenstructuur
foldder COCOS.indd 2
Mutaties
Deelproject 2
COCOS biedt: < Een heldere opbouw van uw project < Overzichtelijke weergaves; op papier en scherm < Een eenvoudig beheersprincipe < Een compleet overzicht van uw verplichtingen- administratie < Een eenduidige werkwijze < Grote flexibiliteit
el eg r t e dg Bu
Orgineel budget
Deelproject 1
Betalingen
Saldo
Prognose te gaan
Afgesloten
Programma masterplan
Budgetregel
Orgineel budget
In bewaking
Scope
De noodzaak om projecten binnen een vastgesteld budget te realiseren is onbetwistbaar. Goede software hiervoor is nu eindelijk voor iedereen beschikbaar. De COCOS-software is ontwikkeld door bouwkostenmanagers zelf. Jarenlange praktijkervaring is gecombineerd met innovatieve automatisering. Het resultaat is een beproefde, unieke en gebruikersvriendelijk oplossing voor de financiële projectadministratie. Verwerking van financiële gegevens en heldere rapportages gaan voortaan hand in hand.
Scope
Kostenstructuur In definitie
De actuele stand van het project wordt in COCOS bewaakt in zes gekoppelde administraties. < Budgetadministratie < Verplichtingenadministratie < Prognoseadministratie < Betalingenadministratie < Kasstroomadministratie < Financieringenadministratie Alle nieuwe invoer wordt direct in COCOS verwerkt, doorgerekend en opgeslagen. Door uitgebreide rapportage-, filter- en sorteerfuncties is de actuele stand van het project zowel on-line als in rapportages direct beschikbaar.
30-7-2007 15:53:34
Budgetadministratie De budgetadministratie heeft de volgende unieke kenmerken: < Eenvoudige invoer (en opbouw) van de budgetten in relatie tot de projectscope < Maakt aanmaken kosten- en projectstructuur mogelijk < Maakt kopiëren kostenstructuur van en naar andere projecten mogelijk < Maakt onderscheid in de fasen definitie, bewaking en afgesloten voor projecten en budgetten < Legt relaties met financiering, kredieten en subsidies < Koppelt sorteercodes aan budgetregels < Maakt mutaties inzichtelijk en transparant < Maakt vrij labelen van mutaties naar oorzaak of soort mogelijk < Koppelt actueel budget aan mutatieregister < Biedt diverse BTW-regimes
Verplichtingenadministratie De verplichtingenadministratie biedt de gebruiker: < Overzicht van opdrachten per budgetregel < Mogelijkheid tot meerdere opdrachten per budgetregel < Specifieke meer- en minderwerkadministratie < Koppeling van sorteercodes aan opdrachten < Register met contractanten
Budgetregel Budget
Scope
Structuur
Onderdeel
Kosten
Saldo
Origineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
A
B
C=A+B
D
E
F=D+E
G=C-F
Totaal
Betalingenadministratie De betalingen kunnen direct in COCOS worden ingevoerd maar kunnen ook worden ingelezen vanuit de meeste gangbare boekhoudsystemen waarbij: < Betalingen altijd gekoppeld zijn aan opdrachten < Onderscheid gemaakt kan worden tussen opdracht en meer- en minderwerk < De factuurstroom kan worden bijgehouden
foldder COCOS.indd 3
Kasstroomadministratie Kasstromen kunnen naar keuze worden vastgelegd: < Globaal, geen directe link met budgetten e.d. < Gedetailleerd, kasstromen zijn gekoppeld aan budgetten, prognoses en opdrachten
30-7-2007 15:53:34
e rk
Prognoseadministratie Regeren is vooruitzien. Daarom kent COCOS een complete prognoseadministratie met daarin de mogelijkheid tot: < Onafhankelijke prognoses per budgetregel < Onderbouwen van prognoses < Bewaren van prognosehistorie < Toepassen van meerdere soorten prognoses per budgetregel < Koppelen met meer- en minderwerkadministratie
Betalingen
Saldo Saldo
Betalingen
Nog te betalen
G=C-F
H
I=D-H
Financieringenadministratie In COCOS kunnen per financier de overeengekomen financieringen en declaraties geregistreerd worden.
foldder COCOS.indd 4
Rapportages Door een ingebouwde rapportgenerator is er een éénop-één-relatie tussen de gegevens in COCOS en uw rapportage. Voor de rapportagefunctie geldt: < De meest gangbare rapportages zijn als basis voorge- programmeerd < Een ongekende hoeveelheid rapportage- mogelijkheden en instellingen < Een ingebouwde rapportagewizard < Kopieerbare rapportageformats < Een exportfunctie naar Excel
Autorisaties Binnen COCOS bestaat de mogelijkheid om gebruikers of groepen gebruikers binnen één of meerdere projecten verschillende autorisaties toe te kennen. Zo zijn er autorisaties voor o.a: < Budget invoeren en muteren < Prognoses invoeren < Betalingen invoeren < Rapportages samenstellen Zowel kijk- als handelingsautorisaties behoren tot de mogelijkheden. Multiproject De multiprojectstructuur van COCOS maakt het mogelijk om meerdere projecten tegelijkertijd te beheersen. Hiermee worden de deel- en subprojecten optelbaar, vergelijkbaar en ook gezamenlijk rapporteerbaar. Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
Scope
Orgineel budget
Mutaties
Actueel budget
Verplicht
Prognose te gaan
Prognose einde werk
Saldo
Betalingen
‘Plug and play’ COCOS kan direct na de eenvoudige installatie worden gebruikt. Een korte introductiecursus van slechts één dag is samen met de uitgebreide contextgerelateerde helpfunctie en handleiding genoeg om aan de slag te gaan.
30-7-2007 15:53:35
Schermindeling Menubalk < Bestand < Zoeken < Instellingen < Rapporten < Help
Tabbladen < Project < Kostensoort < Budgetopbouw < Prognose < Opdrachten < Financiering < Kasstroom
Invulschermen < Behoren bij de tabbladen Navigatieschermen < Projecten < Kostensoorten, budgetten en mutaties
foldder COCOS.indd 5
Overzichten < Budgetregel < Onderliggende regels
30-7-2007 15:53:37
Systeemvereisten
Operating Geheugen Processor system Windows 98 32 Mb intern Pentium 166 Windows NT 64 Mb intern Pentium III Windows Me 64 Mb intern Pentium III Windows 2000 256 Mb intern Pentium III Windows XP 256 Mb intern Pentium III Windows Vista 512 Mb intern Pentium III
Scherm- Opslag resolutie 1024 x 768 100 Mb 1024 x 768 100 Mb 1024 x 768 100 Mb 1024 x 768 100 Mb 1024 x 768 100 Mb 1024 x 768 100 Mb
Overig CD rom CD rom CD rom CD rom CD rom CD rom
Dit zijn minimaal vereiste specificaties. Voor de performance van COCOS is het aan te raden hogere capaciteiten aan te wenden.
foldder COCOS.indd 6
30-7-2007 15:53:38
