De checklist bestaat uit deelvragen bij de hoofdstappen. Deze deelvragen gaan met name over de zogenaamde PIOFACH aspecten: Personeel, Informatie,

Checklist inrichting administratieve processen Wmo

Geachte heer/mevrouw,

Houvast voor implementatie Welkom bij deze (online) checklist voor administratieve processen Wmo. De checklist is gemaakt voor projectleiders die in gemeenten bezig zijn met de implementatie van de Wmo samen met de gecontracteerde aanbieders. Door het invullen van de checklist krijgt u een overzicht van waar u wel of niet nog zaken te regelen hebt in het administratieve proces tussen gemeente en aanbieder in de aanloop naar 1 januari 2015. Waar relevant wordt u doorverwezen naar andere dere bestaande producten waar meer informatie is te vinden. Met deze checklist en achterliggende informatie kunt u het gesprek aangaan met uw collega’s bij bedrijfsvoering en aanbieders van zorg. Zo kan de expertise van de verschillende onderdelen van de administratieve dministratieve processen zowel binnen als buiten de gemeente geïntegreerd worden tot één werkend proces.

Kapstok met keuzemogelijkheden en weblinks De (online) checklist is ingedeeld naar de vier hoofdstappen van de administratieve processen voor de leve levering van zorg en ondersteuning in het kader van de Wmo 2015: 1) Toewijzing en beschikking, 2) Plaatsing en registratie, 3) Declaratie en betaling 4) Verantwoording. Daarnaast is een korte keuzemodule over inkoop beschikbaar, die bedoeld is voor gemeenten die hun inkoopafspraken nog niet hebben gemaakt of nog een keer willen nalopen. Tot slot is er nog een afrondende module met algemene aandachtspunten. Bijgaande figuur geeft deze indeling van het hoofdproces weer.

Figuur 1 Basis procesmodel voor deze checklist

De checklist bestaat uit deelvragen bij de hoofdstappen. Deze deelvragen gaan met name over de zogenaamde PIOFACH aspecten: Personeel, Informatie, nformatie, Organisatie, Financien, Automatisering, Communicatie ommunicatie en Huisvesting. Voor een en goede implementatie is deze mate van gedetailleerdheid nodig. Per processtap zijn circa 10 belangrijke of ’kapstokvragen’ in de kleur van de processtap weergegeven. Deze top 10 kunt u gebruiken bij weinig tijd of voor een eerste check. U kunt vanzelfsprekend prekend zelf kiezen welke onderdelen van de checklist u invult. Waar mogelijk wordt via weblinks doorverwezen naar aansluitende producten (checklist, handreikingen, protocollen, standaarden). De informatie uit deze checklist is bedoeld voor uw eigen gebruik. Van de online beantwoorde vragen kunt u een pdf rapport ontvangen via e-mail. e

Doorontwikkeling checklist De checklist helpt beoordelen of de administratieve processen voor de Wmo voldoende op orde zijn. Daarnaast wordt deze checklist waar nodig verbete verbeterd,, waarbij ervaringen van gebruikers worden verwerkt en de verbinding wordt gelegd met aanvullende deelproducten waar nog aan wordt gewerkt. Deze checklist is gemaakt in opdracht van het ministerie van VWS en opgesteld door Think Public Advies. De checklist list maakt dankbaar gebruik van bijdragen van vele collega’s binnen (koploper)gemeenten, zorgaanbieders, VNG en het ministerie van VWS. Het TransitieBureau Wmo beheert deze checklist checklist: www.invoeringwmo.nl, [email protected],, 070 - 373 83 98


Zorginkoop .

1. Zorginkoop

1. Is de inkoop bij alle bestaande en nieuwe aanbieders via contractuele afspraken geregeld? geregeld ______ Ja O nee O Contracten sluiten: www.hervorminglangdurigezorg.nl/helpdesk/ghz/draaiboek-ghz/zorgverkoop/9-contracten-afsluiten/ www.hervorminglangdurigezorg.nl/helpdesk/ghz/draaiboek Informatiekaart inkoopmodellen: http://www.invoeringwmo.nl/sites/default/files/Informatiekaart%20inkoopmodellen.pdf Stappenplan inkoop Wmo http://www.invoeringwmo.nl/sites/default/files/Informatiekaart%20stappenplan%20inkoop%20Wmo.pdf ingwmo.nl/sites/default/files/Informatiekaart%20stappenplan%20inkoop%20Wmo.pdf

2. Zijn contractuele of werkafspraken gemaakt m.b.t.: a. gegevensuitwisseling/informatievoorziening /informatievoorziening (gebruik iWmo iWmo-standaarden) Infolink: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo.html https://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties x/decentralisaties-sociaal-domein/wmo-2015/nieuws/werkafspraken-berichtenuitwisseling berichtenuitwisseling-iwmo-overzicht

b. bekostiging en eventueel bevoorschotting c. toewijzing (noodzakelijk voordat ondersteuning geleverd en gedeclareerd kan worden) d. overgangsrecht (aantal cliënten vastgelegd en evt. overname van cliënten niet-gecontracteerde gecontracteerde aanbieders?) e. nieuwe cliënten (dezelfde zelfde producten als overgangscliënten of meer transformatie gericht gericht?) f.

plaatsing

g. declaratie/facturering h. crisissituaties zonder voorafgaand onderzoek i.

verantwoording? ________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________ Ja O nee O

Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/afspraken http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/afspraken-over-declaraties-tussen-gemeenten-en-wmo-aanbieder

3. Is er een verantwoordelijke aangesteld voor het inkoopinkoop en contractmanagement? _____________ Ja O nee O 4. Is er relatiebeheer naar externe uitvoerende partijen (CAK, SVB) SVB)? ____________________________ Ja O nee O 5. Is ook voor aanbieders duidelijk wie hun relatiebeheerder bij de gemeente is? __________________ Ja O nee O 6. Is het benodigde budget voor inkoop van zorg beschikbaar per 01-01-2015 2015 voor de aanbieder? aanbieder ____ Ja O nee O


Toewijzing en beschikking .

2. Toewijzing en Beschikking Beschikk

Personeel 1. Zijn de functies en personen die de toewijzing doen en de beschikking opstellen bekend (is dit bij gemeente, aanbieder of regionaal)? ________________________________ ___________________________________________________ ___________________ Ja O nee O 2. Zijn er goede werkinstructies voor toewijzing oewijzing en beschikking? _______________________________ Ja O nee O 3. Hebben de personen die deze processtap uitvoeren de juiste kennis en vaardigheden? ___________ Ja O nee O 4. Is berekend (op basis van GO-bestand) bestand) hoeveel capaciteit nodig is voor deze taken? ______________ Ja O nee O 5. Zijn er afspraken gemaakt voor de opvang van ondercapaciteit, ondercapaciteit via bijv. samenwerkingsverbanden? samenwerkingsverbanden _ Ja O nee O 6. Is er rekening gehouden met bezwaar-- en beroepsprocedures in de capaciteit? _________________ Ja O nee O

Informatie 7. Heeft eft u overeenstemming met aanbieders over eenduidige product producten categorie definities? definities _____ Ja O nee O 8. Is alle informatie voor het toewijzen en beschikken aanwezig en zijn er afspraken over beschikbaar stellen van de verschillende informatiebronnen (bv. Zorgve Zorgverzekeraar, rzekeraar, CIZ, mantelzorger enz.)? enz. ___ Ja O nee O 9. Is vastgelegd op basis van welke informatie en criteria (zie verordening) toewijzing plaatsvindt? ____ Ja O nee O 10. Is er een format voor vastlegging van het onderzoek conform Wmo 2015, 2015 voordat er een beschikking kan worden afgegeven? ________________________________________________ ________________ Ja O nee O 11. Heeft u een format voor de vastlegging van toestemmingsverklaring toestemmingsverklaringen van cliënten voor het opvragen en verwerken van benodigde (bijzondere) persoonsgegevens? ___________________ Ja O nee O 12. Is er een PIA (Privacy Impact Assessment) ment) uitgevoerd op de systemen en bestanden en gegevensstromen i.v.m. de privacy? Privacyscan: https://www.visd.nl/secties/gegevensuitwisseling https://www.visd.nl/secties/gegevensuitwisseling-en-privacy/producten/toelichting privacy/producten/toelichting-privacy-scangemeenten ________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________ Ja O nee O 13. Is het cliëntenbestand voor de overgangscliënten ingericht bij de gemeenten en aanbieder o.a. via GO en bestaande registratiesystemen? ___________________________________________ ___________ Ja O nee O 14. Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld:

Organisatie 15. Is het werkproces voor toewijzen en beschikken goed ingericht (incl. eventuele mandatering) atering)? ___ Ja O nee O 16. Is duidelijk welke consequenties het nieuwe toewijzing toewijzingen beschikkingsproces heeft voor bestaande en nieuwe gevallen? ______________________________________________ ______________ Ja O nee O



17. Zijn er afspraken met aanbieders over toewijzen en interpretatie van gegevens? _______________ Ja O nee O 18. Is duidelijk binnen hoeveel tijd een toewijzing moet zijn opgepakt? ___________________________ Ja O nee O 19. Is duidelijk hoe een toewijzing wordt gevolgd en gewijzigd? _________________________________ Ja O nee O 20. Is duidelijk wie mag toewijzen (mandaat/delegatie)? ______________________________________ Ja O nee O 21. Zijn betrokkenen ingelicht dan wel voorbereid op de consequenties van mandatering en delegatie? _ Ja O nee O Infolink: zie ledenbrief Wmo VNG p. 61 punt 4 http://www.vng.nl/files/vng/brieven/2014/attachments/20140916_ledenbrief-wmo-bijlage-1.pdf

22. Is in alle gevallen duidelijk hoe toewijzingen en beschikkingen worden geregistreerd? ____________ Ja O nee O 23. Zijn telefoonnummers, loket en digitale bereikbaarheid voor burgers goed ingericht en bemand? ___ Ja O nee O 24. Is bekend hoe om te gaan met de eigen bijdrage bij beschikkingen? ___________________________ Ja O nee O Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/gegevensaanlevering-cak-voor-de-eigen-bijdrage-wmo

25. Is duidelijk hoe ondersteuning in crisissituaties wordt ingezet? _______________________________ Ja O nee O 26. Weten huisartsen en wijkverpleegkundigen naar wie ze kunnen doorverwijzen? ________________ Ja O nee O 27. Is het relatiebeheer naar alle externe partijen goed geregeld? _______________________________ Ja O nee O 28. Is voor het proces van toewijzen en beschikken duidelijk hoe de RACI is verdeeld? _______________ Ja O nee O (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed=geïnformeerd)

Financieel 29. Zijn er met alle gecontracteerde aanbieders duidelijke afspraken over bevoorschotting of aanvangsbetaling bij start levering zorg? _______________________________________________ Ja O nee O 30. Is er een proces ingericht voor het salderen van bevoorschotting of aanvangsbetaling? __________ Ja O nee O 31. Is een nood-, overbruggings- of alternatief scenario voor financiering uitgewerkt? ______________ Ja O nee O Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/informatiekaart-over-bevoorschotting-wmo-2015

32. Is het benodigde budget gereserveerd en beschikbaar per 01-01-2015? _______________________ Ja O nee O 33. Zijn budgetverantwoordelijkheden duidelijk? ____________________________________________ Ja O nee O 34. Is een goed risicomanagement proces gedefinieerd en is dit onderdeel van de control functie? _____ Ja O nee O 35. Is toegang tot budgetverantwoordelijkheid geregeld en gecommuniceerd? _____________________ Ja O nee O

Automatisering 36. Is het gehele proces van toewijzing en beschikking digitaal en handmatig getest op functioneren? _ Ja O nee O 37. Zijn handmatige (terugval) procedures gereed en getest waar nodig? _________________________ Ja O nee O infolink: Het zorginstituut biedt een aantal oplossingen: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules/Module-Uitstroom-AWBZ.html

38. Is op 01-01-2015 het proces van beschikken en toewijzen geheel gedigitaliseerd? ________________ Ja O nee O Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/onderwerpen/themas/iwmo

39. Is de gemeente aangesloten op het gemeentelijk gegevensknooppunt? _______________________ Ja O nee O infolink: https://www.knooppuntdiensten.nl/

40. Zijn koppelingen met VECOZO door de aanbieder voorzien en zijn de benodigde processen en systemen gereed? ________________________________________________________________ Ja O nee O Infolink: https://www.vecozo.nl/

41. Zijn processen voor iWmo-berichtenverkeer ingericht? _____________________________________ Ja O nee O Infolink: Handreiking iWmo standaarden https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Specificaties.html Tips van gemeenten https://www.visd.nl/visd/nieuws/tips-voor-de-toepassing-van-de-iwmo-standaarden Checklist voor iWmostandaarden: https://www.vng.nl/onderwerpenindex/decentralisaties-sociaal-domein/wmo-2015/nieuws/werkafsprakenberichtenuitwisseling-iwmo-overzicht


42. Zijn processen voor iWmo-berichtenverkeer getest? _______________________________________ Ja O nee O 43. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? _____ Ja O nee O


44. Zijn er onderdelen die een terugvalproces nodig hebben i.v.m. betrouwbaarheid, compleetheid of beschikbaarheid? _____________________________________________________ Ja O nee O 45. Welke onderdelen zijn dit? Open invul veld:

46. Welke onderdelen zijn per 01-01-2015 nog niet geautomatiseerd? Open invul veld:

Communicatie 47. Is duidelijk met wie bij aanbieders te communiceren over het proces van toewijzen en beschikken? _ Ja O nee O 48. Is duidelijk met wie intern te communiceren over dit proces? ________________________________ Ja O nee O 49. Is duidelijk met welke persoon gecommuniceerd wordt bij aanbieders over toewijzing/besluit levering ondersteuning? ____________________________________________________________________ Ja O nee O 50. Wordt er voor overgangscliënten een toewijzingsbericht opgesteld van gemeente naar aanbieder? __ Ja O nee O 51. Zijn er afspraken met aanbieders over ondersteuning aan en communicatie naar overgangscliënten? Ja O nee O 52. Worden cliënten geïnformeerd hoe ze een besluit van de gemeente of CIZ (tot half februari 2015) kunnen benutten? __________________________________________________________________ Ja O nee O 53. Worden cliënten en aanbieders geïnformeerd over de eigen bijdrage en/of trekkingsrecht? _______ Ja O nee O

Overig en kennisdeling 54. Ziet u knelpunten in het proces van toewijzing en beschikking die niet in deze checklist staan? _____ Ja O nee O 55. Welke knelpunten zijn dit? Open invul veld:

56. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? ______ Ja O nee O 57. Welke oplossingen? Open invul veld:


Plaatsing en registratie .

3. Plaatsing en registratie

Personeel 1. Zijn de functies en personen die de plaatsing gaan uitvoeren bekend? _______________________ Ja O nee O 2. Zijn de functies en personen die de registratie gaan uitvoeren bekend? ______________________ Ja O nee O 3. Zijn er goede werkinstructies en een werkend systeem voor de registratie? registratie ____________________ Ja O nee O 4. Hebben de personen die deze processtap uitvoeren de juiste kennis en vaardigheden? ___________ Ja O nee O 5. Is de beschikbare capaciteit bij deze mensen voor deze taken gebaseerd op cijfermatige onderbouwing ing op basis van beleidsinformatie en gegevensoverdracht gegevensoverdracht? _______________________ Ja O nee O 6. Zijn er afspraken voor opvang van ondercapaciteit via samenwerkingsverbanden of anders? _______ Ja O nee O

Informatie 7. Zijn er afspraken over de op te vragen kerninformatie voor plaatsing en registratie aanwezig (bevestiging bij aanbieders dat informatie daadwerkelijk opgeleverd kan worden)? worden ____________ Ja O nee O 8. Is privacy van de cliënt geborgd in het registratieproces registratiepr (conform Wbp en Wmo 2015)? ___________ Ja O nee O 9. Zijn duidelijke ijke afspraken gemaakt over wanneer welke berichten/informatie opgeleverd worden worden, nodig voor registratie bij verschillende partijen? ________________________________ ___________________________________________________ ___________________ Ja O nee O 10. Is het cliëntenbestand ingericht o.a. via GO en bestaande registratie? _________________________ Ja O nee O 11. Gebruiken alle betrokken partijen de standaarden voor productcodes, gegevensvelden etc.? ______ Ja O nee O Infolink https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Tabellen.html

12. Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld:

Organisatie 13. Is het proces voor plaatsing en registratie goed ingericht? _________________________________ ________________________________ Ja O nee O 14. Is duidelijk hoe cliënten ingevoerd worden in de registratie bij gemeenten en aanbieders (rekening houdend udend met afhandelingsbericht dat via zorgkantoren wordt afgegeven op 31 31-12-14)?

Ja O nee O

Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/maak tueel/nieuws/maak-afspraken-met-zorgaanbieders-over-awbz-overgangscli%C3%ABnten overgangscli%C3%ABnten

15. Is duidelijk hoe nieuwe cliënten worden geplaatst en hoe dit wordt geregistreerd? _____________ Ja O nee O 16. Is voor de plaatsing en registratie duidelijk hoe de RACI is verdeeld? __________________________ Ja O nee O (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed= Informed=geïnformeerd geïnformeerd)

Plaatsing en registratie .


Automatisering 17. Is het proces van plaatsing en registratie digitaal en handmatig getest op functioneren? _________ Ja O nee O 18. Zijn handmatige (terugval)procedures in gereedheid en getest waar nodig? ___________________ Ja O nee O 19. Is op 01-01-2015 het registratieproces geautomatiseerd? ___________________________________ Ja O nee O 20. Zijn processen voor berichtenverkeer goed ingericht? ______________________________________ Ja O nee O Infolink: Handreiking iWmo standaarden https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Specificaties.html Infolink: Tips van gemeenten https://www.visd.nl/visd/nieuws/tips-voor-de-toepassing-van-de-iwmo-standaarden

21. Zijn processen voor berichtenverkeer getest? ____________________________________________ Ja O nee O 22. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? _____ Ja O nee O 23. Welke onderdelen van het plaatsings- en registratieproces zijn per 01-01-2015 nog niet geautomatiseerd? Open invul veld:

Communicatie 24. Worden plaatsing en registratie eenduidig en gelijkvormig gecommuniceerd met alle aanbieders? __ Ja O nee O 25. Is duidelijk met welke contactpersoon bij aanbieders gecommuniceerd wordt over plaatsingen? ___ Ja O nee O 26. Is duidelijk met wie intern gecommuniceerd gaat worden over dit proces? _____________________ Ja O nee O

Overig en kennisdeling 27. Ziet u knelpunten in het proces van plaatsing en registratie die niet in deze checklist staan? _______ Ja O nee O 28. Welke knelpunten zijn dit? Open invul veld:

29. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? ______ Ja O nee O 30. Welke oplossingen? Open invul veld:


Declaratie en betaling .

4. Declaratie en betaling

Personeel 1. Zijn de functies en personen die de declaraties en betalingen gaan uitvoeren bekend? __________ Ja O nee O 2. Zijn er goede werkinstructies voor declaraties en betaling betaling? _________________________________ ________________________________ Ja O nee O 3. Hebben de personen die deze processtap tap uitvoeren de juiste kennis (bijv over iWmo standaarden en werkafspraken) en vaardigheden? ______________________________________________________ ______________________________________________________ Ja O nee O 4. Is er voldoende capaciteit bijij deze mensen voor deze taken? ________________________________ Ja O nee O 5. Zijn er afspraken voor opvang van ondercapaciteit via samenwerkingsverbanden sa of anders? _______ Ja O nee O

Informatie 6. Is alle informatie voor declaratie eclaratie en betaling aanwezig? ___________________________________ ________________________________ Ja O nee O 7. Heeft u overeenstemming met aanbieder(s) over eenduidige product producten categorie definities? definities ___ Ja O nee O infolink: https://www.istandaarden.nl/dam/istandaarden/Documenten https://www.istandaarden.nl/dam/istandaarden/Documenten-Wmo/Productcodetabel-Wmo---versie-1.0/Productcodetabel%20Wmo%20 1.0/Productcodetabel%20Wmo%20%20versie%201.0.pdf

8. Is met et alle betrokkenen eenduidig afgesproken met welke frequentie wordt gefactureerd?? ________ Ja O nee O 9. Is bekend waar prestaties worden vastgelegd? ___________________________________________ ___________ Ja O nee O 10. Gebruiken alle betrokken partijen de standaarden voor productcodes, gegevensvelden etc.? _______ Ja O nee O Infolink: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Tabellen.html

11. Over welke informatie(bronnen) bestaan er zorgen? Open invul veld:

Organisatie 12. Is geregeld dat ontvangen declaraties en facturen in 2015 correct en tijdig worden betaald? betaald ______ Ja O nee O 13. Is duidelijk hoe dit proces loopt voorr bestaande en nieuwe gevallen? ________________________ Ja O nee O 14. Is er een terugvalscenario scenario als declaratieprocessen onverhoopt niet wer werken? __________________ Ja O nee O Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/informatiekaart http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/informatiekaart-over-bevoorschotting-wmo-2015 Infolink: Het zorginstituut biedt een aantal oplossingen: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules.html

15. Is er een noodproces voor declaraties en facturen die niet verwerkt kunnen worden in dit proces? __ Ja O nee O 16. Is in alle gevallen duidelijk hoe wordt ged gedeclareerd en hoe wordt betaald? _____________________ Ja O nee O 17. Is duidelijk hoe declaraties worden verwerkt? ____________________________________________ ____________ Ja O nee O 18. Zijn er duidelijke eisen aan declaraties? _________________________________________________ _________________ Ja O nee O 19. Zijn deze duidelijke eisen geaccepteerd door alle aanbieders?________________________________ Ja O nee O



20. Krijgt de aanbieder zijn zorg tijdig betaald? ______________________________________________ Ja O nee O Infolink: http://www.invoeringwmo.nl/actueel/nieuws/informatiekaart-over-bevoorschotting-wmo-2015

21. Is de toekenning PGB georganiseerd? ___________________________________________________ Ja O nee O 22. Is huidige PGB voor overgang naar 2015 i.v.m. Wmo getoetst en voor akkoord gestuurd naar SVB? __ Ja O nee O 23. Bij Trekkingsrechts PGB: is duidelijk hoe gegevensstromen en processen met SVB lopen? __________ Ja O nee O 24. Is voor dit proces duidelijk hoe de RACI is verdeeld? _______________________________________ Ja O nee O (RACI: Responsible=uitvoerend verantwoordelijk, Accountable=eindverantwoordelijk, Consulted=geraadpleegd, Informed=geïnformeerd)

Financieel en eigen bijdrage 25. Hoe gaat de check van prestaties met de beschikking (matching) en leidt matching tot betaling? __ Ja O nee O 26. Is de procedure bekend voor het compenseren van burgers in de eigen bijdrage? _______________ Ja O nee O 27. Zijn de beleids- en of rekenregels voor bepaling van de hoogte van de eigen bijdrage vastgesteld? __ Ja O nee O 28. Zijn deze beleids- en/of rekenregels, etc. doorgegeven aan het CAK? __________________________ Ja O nee O 29. Ondersteunt het systeem de beleidsregels en sturing op inning van de eigen bijdrage via het CAK? __ Ja O nee O 30. Ondersteunt het systeem de standaard voor gegevensuitwisseling met het CAK? ________________ Ja O nee O 31. Is het proces ingericht op registreren en doorgeven van de informatie aan het CAK? ______________ Ja O nee O 32. Zijn er afspraken met aanbieders over wie wat doorgeeft aan het CAK, welke productcodes etc.? ___ Ja O nee O Infolink: http://hervorminglangdurigezorg.nl/helpdesk/ghz/draaiboek-ghz/secundair-proces/22-ao-ic/

Automatisering 33. Is het proces van declaratie en betaling digitaal en handmatig getest op functioneren? __________ Ja O nee O 34. Zijn handmatige (terugval) procedures in gereedheid en getest waar nodig? ___________________ Ja O nee O 35. Zijn iWmo standaarden voor gegevensuitwisseling met aanbieders gerealiseerd? ________________ Ja O nee O Infolink: https://www.istandaarden.nl/istandaarden.htm

36. Is dit proces op 01-01-2015 geautomatiseerd? ____________________________________________ Ja O nee O 37. Is uw software gereed voor digitaal berichten verkeer? _____________________________________ Ja O nee O infolink: https://www.softwarecatalogus.nl/

38. Zijn handmatige procedures in gereedheid en getest waar geen automatisering is? ______________ Ja O nee O infolink: basis op orde sessie (binnenkort beschikbaar).

39. Zijn processen voor berichtenverkeer goed ingericht? ______________________________________ Ja O nee O Infolink: Handreiking iWmo-standaarden https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo-1.0/Specificaties.html Infolink: Tips van gemeenten https://www.visd.nl/visd/nieuws/tips-voor-de-toepassing-van-de-iwmo-standaarden

40. Zijn processen voor berichtenverkeer getest? _____________________________________________ Ja O nee O 41. Is er een pilot met een groep (test)gebruikers gepland voordat het systeem in productie gaat? _____ Ja O nee O 42. Welke onderdelen zijn per 01-01-2015 nog niet geautomatiseerd? Open invul veld:

Communicatie 43. Is voor back office gemeenten en aanbieders duidelijk wat de eisen zijn aan declaraties? __________ Ja O nee O 44. Is duidelijk met wie bij aanbieders gecommuniceerd wordt over declaraties en betalingen? ________ Ja O nee O 45. Is duidelijk met wie intern gecommuniceerd gaat worden over dit proces? _____________________ Ja O nee O



46. Is duidelijk waar cliënten terecht kunnen bij problemen en vragen zowel bij aanbieders als gemeenten? ___________________________________________________________ Ja O nee O

Overig en kennisdeling 47. Ziet u nog knelpunten in het proces declaratie en betalen die niet in deze checklist staan? _________ Ja O nee O 48. Welke knelpunten? Open invul veld:

49. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? _______ Ja O nee O 50. Welke oplossingen? Open invul veld:


Verantwoording .

5. Verantwoording

Personeel 1. Zijn de functies en personen die de declaraties en betalingen gaan uitvoeren bekend? __________ Ja O nee O

Informatie 2. Weet u voor het niveau van de regio en het niveau van de gemeente, welke verantwoordingsinformatie minimaal nodig is? ________________________________ ________________________________________________________________ _________________________________ Ja O nee O 3. Is alle informatie voor invoer via www.waarstaatjegemeente.nl beschikbaar? ___________________ Ja O nee O 4. Is bekend wie de benodigde gegevens evens voor verantwoording tijdig registreert?___________________ Ja O nee O 5. Zijn de definities,, formaten en aanbiedingswijze rondom verantwoording eenduidig afgesproken? __ Ja O nee O

Verantwoording

6. Heeft u de afspraak om verantwoordingsinformatie te beperken tot de gegevensset zoals vastgesteld teld in algemene leden vergadering van juni 2014? ______________________________ Ja O nee O Infolink: https://www.visd.nl/sites/visd/files/Definitieve https://www.visd.nl/sites/visd/files/Definitieve-gegevensset-gemeentelijke-monitor-sociaal-domein-juni-2014.pdf

7. Zijn aanbieders geïnformeerd over de gegevensset en is benodigde informatie beschikbaar uit registratie van aanbieders? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Ja O nee O Infolink: https://www.visd.nl/visd/beleidsinformatie-sociaal sociaal-domein-2015

Organisatie 8. Hebt u het verantwoordingsproces op orde? _____________________________________________ _____________ Ja O nee O 9. Zitten de benodigde informatiestromen voor verantwoording in werkprocessen werkprocessen en systemen? ____ Ja O nee O 10. Is bekend hoe oe de aanbieder geleverde prestaties communiceert? ____________________________ Ja O nee O 11. Is ingericht dat prestaties van zorgaanbieders worden gecontroleerd? _________________________ Ja O nee O 12. Is de frequentie bepaald waarmee aangeleverde prestaties worden gecontroleerd? ______________ Ja O nee O 13. Is duidelijk hoe beleidsinformatie wordt verkregen? _______________________________________ ________________________________ Ja O nee O 14. Is duidelijk hoe t.b.v. de verantwoording erantwoording wordt gerapporteerd? ______________________________ Ja O nee O 15. Is gekozen welke kwaliteitscriteria en normen worden gebruikt? _____________________________ Ja O nee O 16. Is alles gereed voor het gebruik van de CBS standaard voor vverantwoording? ___________________ Ja O nee O 17. Zijn afspraken gemaakt en processen ingericht voor realisatie van kwaliteitsinformatie? ___________ Ja O nee O 18. Is er een klachten- en bezwaarschriften schriften procedure ingericht en belegd? ________________________ Ja O nee O 19. Is het huidige Wmo gebruik op het gemeentelijk en landelijk niveau in kaart? ___________________ Ja O nee O 20. Is duidelijk welke indicatoren Wmo worden getoond in de Planning & Control cyclus? ____________ Ja O nee O

Verantwoording .


21. Zijn er afspraken om de klant tevredenheids monitor 2014 te verkrijgen? ______________________ Ja O nee O

Financieel 22. Is de begroting volgens de aangepaste IV3 (informatie voor derden) indeling ingericht? __________ Ja O nee O 23. Is duidelijk welke verantwoordingsinformatie in de Planning & Control cyclus wordt opgenomen? _ Ja O nee O 24. Is de accountant betrokken bij het toetsen van de deugdelijkheid van de verantwoordingsinformatie? _______________________________________________________ Ja O nee O

Communicatie 25. Zijn er afspraken tussen gemeente en aanbieders over het structureel communiceren over hoe de beste zorg tegen de beste prijs realiseren? ____________________________________ Ja O nee O

Overig en kennisdeling 26. Ziet u knelpunten in het proces verantwoording die niet in deze checklist staan? _________________ Ja O nee O 27. Welke knelpunten? Open invul veld: 28. Zijn er in uw gemeente oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? _______ Ja O nee O 29. Welke oplossingen? Open invul veld:


Overall items .

6. Overall Items

Overall info- en automatisering 1. Is er proefgedraaid met de gehele keten met dummy be bestanden? ___________________________ Ja O nee O 2. Zijn er uitgebreide testscripts gemaakt en uitgevoerd voor het hele traject? ___________________ Ja O nee O 3. Is er een pilot gepland voor het (waar mogelijk) stapsgewijs live gaan met het hele proces? ______ Ja O nee O 4. Is er een planning gemaakt (met software leveranciers, aanbieders en binnen de gemeente) voor implementatie van zaken die nu nog niet digitaal kunnen en in 2015 wel?_________________ Ja O nee O 5. Is duidelijk welke knelpunten urgent en minimaal min noodzakelijk zijn voor 01-01-2015? ___________ Ja O nee O 6. Is gewaarborgd dat de gegevensuitwisseling WMO binnen wettelijke kaders plaatsvindt (denk aan GBA check etc.)? ____________________________________________ ____________ Ja O nee O 7. Worden alle stappen van de route planner CORV op tijd uitgevoerd? uit __________________________ Ja O nee O Infolink: https://www.visd.nl/corv/nieuws/online-routeplanner routeplanner-om-aan-te-sluiten-op-corv

8. Is de lokale ICT inrichting en aansluiting op CORV ruim voor 01-01-2015 01 gereed ed en getest? ________ Ja O nee O Infolink: https://www.visd.nl/secties/corv/leveranciers https://www.visd.nl/secties/corv/leveranciers-gereed-voor-koppeling-corv

9. Is de informatiebeveiliging van het volledige Wmo proces gecheckt ge en voldoet deze? ____________ Ja O nee O

Juridisch 10. Worden knelpunten n op juridisch gebied voorzien? ________________________________________ ________________________________ Ja O nee O 11. Is de privacy ivacy van cliënten gewaarborgd? ________________________________________________ ________________ Ja O nee O Infolink: informatie over privacy m.b.t. iWmo berichten https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Wmo/Werken-met-iWmo iWmo-1.0/Specificaties.html infolink: 3D PIA’s (binnenkort beschikbaar).

12. Is er een privacyscan gemeenten uitgevoerd zoals voorgestaan door het VISD? _________________ Ja O nee O Infolink https://www.visd.nl/secties/gegevensuitwisseling https://www.visd.nl/secties/gegevensuitwisseling-en-privacy/producten/toelichting-privacy-scan-gemeenten

Andere mogelijke knelpunten 13. Is duidelijk hoe vanaf 01-01-2015 2015 toezicht en handhaving vanuit de gemeente plaatsvindt? plaatsvindt Dat wil zeggen: is er kwaliteitsbewaking en wordt oneigenlijk gebruik of zorgfraude tegen gegaan (e.e.a. in afstemming met en aanvullend op de werkzaamheden van de landelijke inspecties)? inspecties) ___ Ja O nee O 14. Is een vertrouwenspersoon aangesteld voor de nieuwe taken Wmo? _________________________ Ja O nee O 15. Is gecontroleerd dat zorgaanbieders voldoen aan de wet normering normer topinkomen? _______________ Ja O nee O 16. Ziet u nog knelpunten voor Wmo die niet in deze checklist staan? ____________________________ Ja O nee O

Overall items .


17. Welke knelpunten? Open invul veld:

Kennisdeling 18. Zijn er in uw gemeente nog andere oplossingen gebruikt waar anderen mogelijk van kunnen profiteren? Ja O nee O 19. Welke oplossingen? Open invul veld:

De checklist bestaat uit deelvragen bij de hoofdstappen. Deze deelvragen gaan met name over de zogenaamde PIOFACH aspecten: Personeel, Informatie,

Recommend Documents