De beheersoftware voor advocatenkantoren GEBRUIKS- AANWIJZING. Versie Copyright Gebruiks- Alle rechten voorbehouden

De beheersoftware voor advocatenkantoren

GEBRUIKSAANWIJZING Versie 2.13.04.01. Copyright © 2010-2013 Gebruiks- Alle rechten voorbehouden.

Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE GEBRUIKS-

1

AANWIJZING

1

INHOUDSOPGAVE

3

1.

PRESENTATIE

5

2.

INLEIDING

6

3.

BEGRIPPEN EN PRINCIPES IN DLEX

7

4.

OPSTARTEN VAN DLEX

11

5.

MIJN DLEX VANDAAG

14

6.

KANTOOR- EN DOSSIERINTERFACE

15

7.

KANTOORINTERFACE

18

7.1 Kantoorbeheer 7.2 Moduleweergaven 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8

Mijn DLex Vandaag Contacten Dossier Time Management Documenten Boekhouding Dashboard Berekeningen

18 21 21 22 24 27 32 38 39 40

7.3 Eenvoudig en Uitgebreid zoeken 7.4 Menubalk

47 51

8.

52

DOSSIERINTERFACE

8.1 Dossierbeheer 8.2 Moduleweergaven 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5 8.2.6 8.2.7 8.2.8 8.2.9 8.2.10 8.2.11 8.2.12

Dossier Partij - Raadsman Rechtbanken Kritieke gebeurtenissen Prestaties Agenda Taken Documenten Dictaten Berekeningen Boekhouding Juridische databank

52 55 55 56 58 60 62 64 66 68 70 72 74 74

3

Gebruiksaanwijzing DLex (2.13.04.01)

9.

4

8.2.13 Notities

78

AANWEZIGHEIDSBEHEERDER

79

10. LICENTIEBEHEER

81

11. WEERGAVE EN KOLOMMEN

82

12. AFDRUKKEN EN EXPORTEREN

84

13. SNELTOETSEN

87

14. MEERTALIGE ONDERSTEUNING

89

15. DOC MANAGER

91

1. Presentatie

1.

PRESENTATIE

DLex is een geïntegreerd softwarepakket voor het beheer van advocatenkantoren en werd ontwikkeld door Pyramiq Software. Dit softwarepakket is het resultaat van 25 jaar ervaring en knowhow over de werking van advocatenkantoren en stelt u in staat alle aspecten van uw taak als advocaat eenvoudig te beheren en uw kantoor resultaatgericht te runnen. De huidige versie van DLex is een volledige herwerking van de software waarin de jarenlange ervaring is gebundeld die met de vorige versies werd opgedaan, zij het dan gebouwd op een nieuwe architectuur. Deze nieuwe architectuur werd ontworpen om u in staat te stellen DLex naadloos te integreren in uw huidige omgeving voor kantoorautomatisering (Microsoft Windows Vista en Windows 7, Microsoft Office 2007 en 2010...) en het beste daaruit te halen, maar tegelijk ook voorbereid te zijn op de eisen van toekomstige werkomgevingen. DLex vormt een harmonisch geheel met uw dagelijkse werkomgeving en de tools en applicaties waarmee u doorgaans werkt. DLex biedt niet alleen ondersteuning aan Microsoft Outlook voor het beheer van uw e-mailberichten, contacten en agenda, maar ook aan Microsoft Word voor het opmaken van brieven en andere documenten, aan Microsoft Excel voor het exporteren van gegevens, alsook aan uw digitale dicteersysteem en boekhoudmodule.

5


2.

INLEIDING

Welkom in de gebruiksaanwijzing van DLex.

Hier vindt u een overzicht van de features en de gebruikersinterface van DLex.Deze gebruiksaanwijzing is bestemd voor prospects die het product evalueren alsook voor alle gebruikers die zich een totaalbeeld willen vormen van DLex en van de manier waarop ze deze software voor hun dagelijkse taken kunnen aanwenden.U kunt deze gebruiksaanwijzing van begin tot einde doorlezen, of gewoon overlopen om zicht te krijgen op alle aspecten van de interface.

Deze handleiding bestaat uit verschillende delen: ▪

Begrippen en principes van DLex: dit is een belangrijk hoofdstuk waar u meer informatie vindt over de belangrijkste begrippen en principes die ten grondslag liggen aan de werking van DLex en die van deze software een krachtig werkinstrument maken om uw kantoor als geheel te beheren.Eenmaal deze principes onder de knie, kunt u het beste halen uit uw systeem.

▪

DLex starten: hier wordt niet alleen uitgelegd hoe u de toepassing start, maar ook hoe u verbinding maakt met de server of automatisch upgrades uitvoert.

▪

Kantoorinterface en Dossierinterface: hier worden de twee belangrijkste interfaces van DLex voorgesteld met uitleg bij de rol die zij vervullen.

▪

In het hoofdstuk Kantoorinterface worden de verschillende modules en weergaven voorgesteld waarmee u uw kantoor als geheel kunt runnen, bijvoorbeeld agendabeheer, contactenbeheer, prestatiebeheer...

▪

In het hoofdstuk Dossierinterface worden de verschillende modules en weergaven voorgesteld die meer in het bijzonder verband houden met dossierbeheer, bijvoorbeeld beheer van partijen en raadslieden, kritieke gebeurtenissen, bestanden e.d. die aan het geselecteerde dossier gekoppeld zijn.

▪

Daarnaast wordt dieper ingegaan op enkele aanvullende extra functies, zoals aanwezigheidsbeheer, afdruk- en exportfuncties, Doc Manager...

In deze gebruiksaanwijzing wordt veelvuldig verwezen naar de referentiehandboek om het gebruik van de verschillende schermen en velden in DLex nader toe te lichten. Deze documenten vullen elkaar aan en vormen samen de volledige documentatie van DLex.

Wij wensen u veel leesplezier...

6

Waarschuwing: De namen en gegevens die u in de verschillende screenshots (schermvoorbeelden) van deze documentatie te zien krijgt zijn fictief en dienen alleen ter illustratie.

3. Begrippen en principes in DLex

3.

BEGRIPPEN EN PRINCIPES IN DLEX

DLex berust op enkele algemene principes. Het is van belang dat u die onder de knie krijgt om het beste te halen uit uw werkomgeving.Deze principes worden hieronder toegelicht en, waar nodig, herhaald aan het begin van de bijbehorende hoofdstukken in de referentiehandboek. Door deze begrippen en principes te kennen, toe te passen en na te leven, kunt u optimaal gebruikmaken van DLex en de talloze features van deze software.Bovendien kunt u hiermee ook uw dagelijkse werkdruk verminderen en tegelijk uw dossiers eenvoudiger beheren door fouten te voorkomen die veelvuldig voorkomen in andere managementsystemen en vaak moeilijk en lastig om te verbeteren zijn.

Werkomgeving • Verschillende views Als meerdere views van dezelfde gegevensverzameling beschikbaar zijn in de DLex-omgeving, zijn deze views volledig gelijkwaardig. Alleen de indeling en het aantal weergegeven details variëren afhankelijk van de view. Kies daarom de juiste view om de gewenste gegevens met de geëigende detailleringsgraad weer te geven afhankelijk van de lopende taak. De gekozen view wordt bewaard wanneer u DLex afsluit en wordt automatisch opnieuw gebruikt de volgende keer dat u het programma start.

Contacten • Contacten centraliseren Principieel en om alle daarmee samenhangende voordelen optimaal te benutten, is elk contact (natuurlijk persoon of rechtspersoon) uniek zodat u dit slechts één enkele keer hoeft over te nemen in de centrale database van het kantoor. Eenmaal een contact gemaakt, beschikt u in DLex over tal van mogelijkheden om de relaties met andere contacten te definiëren, zoals bijvoorbeeld het lidmaatschap of de verhouding van een natuurlijk persoon ten aanzien van één of meer vennootschappen. Aangezien een contact uniek moet zijn, kunt u in DLex verschillende rollen aan het contact toekennen afhankelijk van de dossiers (leverancier, advocaat, cliënt, tegenpartij...). Een contact in DLex is dus meer dan een gewone record met een naam en nadere gegevens: het is de centrale opslagplaats van een groot aantal relaties. • Verschillende contacttypes Elk contact is uniek in DLex. De contactgegevens worden gecentraliseerd in de DLex-database. Aangezien dezelfde gebruiker meerdere dossiers kan bewerken, kunt u in DLex een "type" toewijzen aan de partijen die aan een dossier worden toegevoegd, bijvoorbeeld deskundige, cliënt, leverancier, magistraat... Het kan dan ook goed zijn dat hetzelfde contact (natuurlijk persoon of rechtspersoon) bijvoorbeeld cliënt is in het ene dossier, deskundige in een ander dossier en leverancier in een derde dossier. In dit geval hoeft u niet telkens een nieuwe record te maken: alleen het type van het unieke contact verschilt van dossier tot dossier. Dankzij dit uniek-zijn kan DLex eventuele belangenconflicten opsporen. De verschillende beschikbare types worden ingesteld en beheerd via de Administratiemodule. Het standaardtype van een contact wordt gekozen in de record onder de Contactenweergave.

7


• Belangenconflicten Aangezien contacten uniek zijn en centraal worden beheerd, kunt u een hele reeks belangenconflicten opsporen vanaf het ogenblik dat een dossier wordt gemaakt of dat een nieuw contact (natuurlijk persoon of rechtspersoon) aan dit dossier wordt gekoppeld. Wanneer dezelfde persoon bijvoorbeeld gekoppeld is aan twee verschillende vennootschappen die als partij betrokken zijn bij dezelfde zaak, wordt in DLex een mogelijk belangenconflict gemeld, ook al is de betrokkene op generlei wijze persoonlijk betrokken bij het dossier. De systeeminstellingen bepalen welke belangenconflicten worden geanalyseerd en gemeld in DLex. Deze conflicten worden beheerd met de Administratiemodule.

Dossier • Dossiertypes Het type van een dossier identificeert de betrokken rechtstak (handelsrecht, verzekeringsrecht, octrooirecht, faillissementsrecht enz.). Als u bij het maken van een dossier het type kiest, wordt de voorgedefinieerde documentenhiërarchie die aan deze rechtstak is gekoppeld automatisch aangemaakt. U kunt het dossiertype achteraf wijzigen via het snelmenu. Alle reeds aangemaakte en gerangschikte bestanden worden dan verplaatst naar de map "te sorteren". De verschillende beschikbare dossiertypes en daarmee samenhangende documentenhiërarchie worden ingesteld en beheerd met de Administratiemodule. • Extra velden DLex beheert in zijn database een verzameling voorgedefinieerde standaardvelden voor alle itemtypes (dossiers, contacten, gebeurtenissen, dictaten...). Naast deze standaardvelden kunt u in DLex voor dossiers en contacten bijkomende velden of "extra velden" toevoegen om aanvullende kenmerken te beheren, zoals het onderwerp van een dossier of de goedkeuring van een contact. Vervolgens kunt u deze extra velden als gewoon standaardveld gebruiken om zoekopdrachten uit te voeren of gegevens te ordenen (rangschikken). Verder kunt u hiermee ook groepen maken en selecteren volgens uw eigen criteria. Hoe u deze extra velden gebruikt wordt uitgelegd in het hoofdstuk Extra velden. Daar vindt u ook enkele voorbeelden. Deze velden worden gemaakt en beheerd met de Administratiemodule. • Taal van het dossier In DLex kunt u eenvoudig meerdere talen beheren op verschillende niveaus (interface, dossier, cliënt...). Aan elk dossier kunt u een standaardtaal toewijzen. Deze taal wordt gebruikt om vindbare items te kiezen zoals scenario's om documenten te maken, briefhoofden of kopteksten (headers), beleefdheidsformules, vrije velden... De verschillende beschikbare talen en de locatie van de items worden ingesteld en beheerd met de Administratiemodule.

8

3. Begrippen en principes in DLex

Documenten en elektronisch documentbeheer (EDM) • Documentstroom Vooruitlopend op de komende integratie in DLex van een functie voor elektronisch documentbeheer (EDM - Electronic Document Management) worden de documenten voortaan beheerd als 'stroom' en niet langer als fysieke bestanden. De bestanden zijn met andere woorden beveiligd en niet langer toegankelijk via de DLex-interface. Een bestand wordt automatisch gereserveerd voor de eerste persoon die zich toegang tot dit bestand verschaft (voor de andere gebruikers is dit bestand vergrendeld). Deze persoon heeft bijgevolg op elk ogenblik de garantie dat zijn wijzigingen bewaard blijven omdat niemand anders dit bestand tegelijkertijd kan wijzigen. Wil iemand anders toegang krijgen tot hetzelfde bestand, dan moet deze persoon een kopie van het bestand gebruiken. Het oorspronkelijke bestand kan niet door deze kopie worden overgeschreven, zodat de bestandsintegriteit gewaarborgd blijft. Deze nieuwe manier om bestanden te beheren maakt het op termijn niet alleen mogelijk aan versiebeheer of "versioning" te doen (waarmee we bedoelen dat de verschillende bestandsversies worden bewaard met de wijzigingsgeschiedenis en de persoon die de wijzigingen heeft aangebracht), maar ook om zoekacties in volledige tekst ("full text search") uit te voeren, dat wil zeggen op de documentinhoud en niet uitsluitend op documentspecifieke gegevens. In de prakijk kan de persoon die het document in DLex reserveert automatisch een kopie op zijn computer openen en zo offline werken met dit bestand. Eenmaal gewijzigd, wordt deze kopie vervolgens opnieuw geïntegreerd in DLex zodat deze nieuwe bestandsversie wordt vrijgegeven voor gebruik door anderen. Wanneer een gebruiker een document waarmee hij heeft gewerkt "vergeet" te ontgrendelen, dan stelt DLex hem automatisch voor het document vrij te geven de eerstvolgende keer dat hij de sessie afsluit. Met de functie "Bestanden deblokkeren" kan een gebruiker in één muisklik alle documenten ontgrendelen (= vrijgeven) die hij ongewild vergrendeld heeft gelaten. Opmerking: de bestanden zijn beveiligd en bijgevolg niet langer toegankelijk met Windows Verkenner.

Time management • Kleurcodes van de taken Ter bevordering van de duidelijkheid wordt voor taken de volgende kleurcode gebruikt: ▪

Tekstkleur: ◦

Zwart: taak verloopt in de toekomst.

◦

Rood in het vet: taak is reeds verlopen.

Grijs en tekst doorstreept: taak is afgesloten. ▪

Achtergrondkleur: ◦

Wit: taak met een lage of normale prioriteit.

◦

Roze: taak met een hoge prioriteit.

Lichtblauw: gearchiveerde taak. • Kleurcodes van de prestaties Duidelijkheidshalve worden de prestaties weergegeven tegen een gekleurde achtergrond: ◦

Wit: Niet gewaardeerd prestaties.

◦

Roze: Gewaardeerd prestaties maar het dossier is in een andere rekeningstelsel als de rekeningstelsel van de DLex gebruiker.

Lichtblauw: gefactureerde of niet-factureerbaar prestaties.

9


• Prestatie toevoegen Om het invoerwerk te verminderen beschikt u over een snelmenu om een prestatie rechtstreeks te maken vanaf de agenda. Dit nieuwe item wordt dan niet alleen in de agenda, maar ook in de prestaties opgenomen zodat u dit niet opnieuw hoeft in te voeren.

Boekhouding • Afrekeningsboeking De aan de gemaakte reeks afrekeningen gekoppelde lijst met afrekeningsboekingen is leeg als u ervoor gekozen hebt geen boekingsposten te gebruiken.Zo niet, krijgt u hier de lijst te zien met de boekingsposten van het type boekingen op derdenrekening en kostenboekingen. Een afrekeningsboeking berust op het principe dat u alle berekeningselementen moet vastleggen. Elk element stelt de som voor waaruit de vordering is samengesteld, afrekeningsboeking genoemd, en wordt buiten de boekhouding om ('extracomptabel') ingevoerd. Met de knop Nieuw opent u het scherm om een afrekeningsboeking in te voeren. • Forfaitaire kosten Met forfaitaire kosten kunt u de aan een dossier gekoppelde algemene kosten eenvoudig berekenen. Deze kosten zijn het resultaat van een percentberekening die wordt toegepast op het totale factuurbedrag van de andere aan dit dossier gekoppelde kosten.

Externe gegevens • Lijst met rechtbanken In plaats van zelf een nieuwe rechtbank te maken en te beheren, kunt u via de Administratiemodule een periodiek bijgewerkte lijst importeren met de rechtbanken in uw regio of land, samen met alle bijbehorende informatie. • Indexen De consumptieprijsindex is een maatstaf voor het prijsverloop in de tijd. Dit indexcijfer wordt maandelijks berekend op basis van een onderzoek door het ministerie van economische zaken. De prijsindex wordt percentsgewijs uitgedrukt ten opzichte van een basis- of peiljaar (referentiejaar). Sinds januari 1994 bestaat er ook een gezondheidsindex waarin bepaalde producten niet zijn opgenomen en die minder snel verandert dan de gewone index. Naast de 'algemene' consumptieprijsindex en de gezondheidsindex kunt u in DLex ook nieuwe indextypes invoeren en bijhouden (zie de handleiding van de administratiemodule voor meer informatie). DLex bevat standaard de waarden voor de algemene en gezondheidsindex sinds 1970. U kunt nieuwe indexwaarden invoeren naarmate die worden bekendgemaakt (zie de Administratiemodule voor meer informatie). Voor het bijwerken van een bedrag wordt de volgende formule gebruikt: Geïndexeerd bedrag = (beginbedrag x eindindex) / beginindex

10

4. Opstarten van DLex

4.

OPSTARTEN VAN DLEX

Om DLex op te starten, dubbelklik op het volgende icoon of selecteer DLex in de lijst van programma's zoals verder aangetoond.

DLex-applicatie icoon

DLex applicatie in de lijst van programma's Uw algemene configuratie wordt automatisch bewaard in de centrale databank.Dit betekent dat ongeacht de computer waarmee u contact opneemt, de interfaces en de weergaven steeds op dezelfde wijze openen door gebruik te maken van uw voorkeuren en uw laatste configuratie.

Netwerkversie Na het starten van DLex krijgt u het volgende aanmeldingsvenster te zien.Vul uw Login en uw Wachtwoord in.U kunt de standaardweergave waarin DLex wordt geopend kiezen of veranderen. De verschillende weergaven worden toegelicht in het hoofdstuk Kantoorbeheer. Klik op de knop Connexion om verbinding te maken met DLex.

11 Verbindingsvenster met DLex


Als een upgrade beschikbaar is op de server, worden de volgende vensters geopend om upgrades te downloaden en te installeren.Dit proces verloopt geheel automatisch: u hoeft geen enkele actie te ondernemen.

Venster om upgrade te downloaden

Venster om upgrade te installeren Na het installeren van de upgrade keert u terug naar het aanmeldingsvenster met het nieuwe versienummer van DLex.

Venster om aan te melden bij DLex na upgrading Kies uw DLex-profiel als u er meerdere hebt.

12

Voer nogmaals uw wachtwoord in (de loginnaam van de laatst aangemelde gebruiker wordt opgeslagen in het aanmeldingsvenster) en klik op de knop Connexion om aan te melden bij DLex. Vóór het opstarten controleert DLex of u over een geldige licentie beschikt.Zo niet, wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.Wendt u tot Licentiebeheer voor verdere inlichtingen.

4. Opstarten van DLex

Het volgende venster verschijnt enkele seconden op het scherm. U ziet daar de voorkeuren die worden geladen en de verschillende onderdelen die worden geïntialiseerd.

DLex downloadvenster Wanneer de initialisatie is beëindigd verschijnt de kantoorinterface en kunt u direct beginnen met werken, zie Kantoorbeheer.

Single-user versie In het bijzondere geval van een versie voor één gebruiker (single-user) begint DLex na het starten verbinding te maken met de database en te controleren op eventuele updates van deze database. Indien de geïnstalleerde versie niet de nieuwste is, wordt de nieuwste versie automatisch geïnstalleerd.Deze installatie neemt 1-2 minuten en vereist geen interventie op de deel van de gebruiker.

Overzicht van de updatesbij het opstarten van DLex Na het voltooien van deze bewerking verschijnt hetzelfde aanmeldingsvenster als voor de netwerkversie van DLex.Klik op de knop OK om aan te melden bij DLex na het invoeren van uw loginnaam (gebruikersnaam) en wachtwoord.

13


5.

MIJN DLEX VANDAAG

DLex opent voortaan standaard op de pagina Mijn DLex Vandaag waarmee u in één oogopslag toegang krijgt tot uw belangrijkste gegevens.

Standaard homepage Mijn DLex Vandaag Indien u niet wenst dat DLex opent met dit menu, kunt u steeds een ander menu instellen. In de linkerkolom verschijnt een aantal tabellen.Een tabel stemt overeen met een schikking van cellen waarin informatie afkomstig van andere DLex menu's wordt weergegeven.U kunt, indien u dat wenst meerdere thematabellen aanmaken zoals bijvoorbeeld uw taken, uw afspraken, uw openstaande dossiers, uw boekhoudkundige informatie... De standaardtabel verdeelt de interface in 4 vakken met verschillende afmetingen die in klokwjzerszin uw afspraken van de dag, uw kritieke taken, de 20 laatste dossier die u geraadplaagd hebt en de documenten die u deze dag geproduceerd hebt, weergeven.

14

De gedetailleerde configuratie van de tabellen wordt beschreven in de referentiehandleiding (hoofdstuk Mijn DLex Vandaag).

6. Kantoor- en dossierinterface

6.

KANTOOR- EN DOSSIERINTERFACE

Wanneer u in DLex werkt bevindt u zich steeds in één van de twee beschikbare interfaces, ofwel de kantoorinterface, ofwel de dossierinterface. Deze twee interfaces lijken op elkaar maar worden gebruikt voor acties op verschillende niveaus. Het is van groot belang deze duidelijk te onderscheiden om niet te verdwalen in het programma. Na een korte presentatie van de twee interfaces, wordt getoondhoe deze te onderscheiden zijn en hoe snelkan wordengewisseld van de ene naar de andere interface.

Kantoorinterface Zoals de naam al zegt, met de kantoorinterface kunt u uw kantoor beheren en alles wat ermee gelinkt is: dossiers, contacten, agenda, boekhouding... De illustratie hieronder is een voorbeeld van een kantoorinterface. De verschillende weergaven, beschikbaar in het navigatievenster,worden beschreven in de topic Kantoorbeheer.

Voorbeeld van een kantoorinterface - weergave van de contacten

15 Dossierinterface Naast het algemeen beheervan het kantoor, werkt u voornamelijkper dossier. Wanneer u in de hierboven beschreven kantoorinterface een dossierbenadert, opent DLex een nieuw venster met de dossierinterface.Met deze interface kunt uhet dossier en alles wat er verband mee houdt beheren: documenten, betrokken acteurs, agenda, prestaties verbonden met dit dossier...


De illustratie hieronder geeft een voorbeeld van een dossierinterface. De verschillende beschikbare weergaven in het navigatievenster worden beschreven in het hoofdstuk Dossierbeheer. De illustratie hieronder geeft een voorbeeld van een dossierinterface. De verschillende beschikbare weergaven in het navigatievenster worden beschreven in het hoofdstuk Dossierbeheer.

Voorbeeld van een dossierinterface - weergave van de dossiergegevens

Verschillen tussen de interfaces en overgang van de ene naar de andere Met de twee interfaces kunt u op verschillende niveaus werken. De kantoorinterface is uniek en laat toe alles te beheren in verband met het kantoormanagement in zijn geheel. De dossierinterface daarentegen is niet uniek en verschillende vensters kunnen worden geopend, elk met een afzonderlijk dossier. Het is zeer eenvoudig te weten in welke interface u zich bevindt; kijk daarvoor naar het navigatievenster (links): het venster van de dossierinterface is belangrijker en biedt meer opties dan dat van de kantoorinterface, zoals weergegeven in de voorafgaande illustraties. U kuntde interfaces ook onderscheiden door te kijken naar de titelbalk van het venster: voor de kantoorinterface "DLex-Standalone - [nummer van de versie]" of "DLex [naam van de server] [nummer van de versie]” en voor de dossierinterface "Dossier:", gevolgd door de referentie en de naam van het dossier.

16

6. Kantoor- en dossierinterface

Met de overzichten en de taakbalk van Windows 7 kunt ugemakkelijk alle open vensters zien en van het ene naar het andere overgaan. De volgende illustratie toont een gebruikelijke situatie met de kantoorinterface links en twee dossierinterfaces betreffende de geopende en in gebruikzijnde dossiers rechts. Laat in Windows 7de muis glijden over het icoon van het DLex programma in de taakbalk en klik op hetweergegeven overzicht waarin u wil werken.

Overzichten van de open vensters - links de kantoorinterface, rechts de geopende dossiers

17


7. 7.1

KANTOORINTERFACE Kantoorbeheer

De kantoorinterface maakt het mogelijk alles te beheren wat verband houdt met het advocatenkantoor als geheel, met uitzondering van de inhoud van de dossiers. De inhoud van dossiers worden beheerd in een afzonderlijke interface beschreven in het Dossierbeheer.

Verschillende onderdelen van de kantoorinterface

18

7. Kantoorinterface

De standaardkantoorinterface die u hierboven ziet bestaat uit zes verschillende onderdelen: 1. De DLex-menubalk van de kantoorinterface beschreven in de Menubalk. 2. Het onderste deel van het navigatievenster met de verschillende mogelijke weergaven of modules (2a) en een eventueel ondermenu (2b) waarmee verschillende subdelen van de module gekozen kunnen worden. 3. Het bovenste deel van het navigatievenster met de lijst -afhankelijk van de actieve weergave van de voorafbepaalde filters en de door de gebruikergecreëerde filters. 4. De menubalk van de module die enkele opdrachtknoppen aanbiedt die van toepassing zijn op de huidige module. 5. De zoekbalk, aanwezig in het merendeel van de weergavenmaar van toepassing op elk van hen. De zoekfuncties wordenbeschreven in het Referentiehandboek. 6. In het resultatenscherm vindt u de geselecteerde informatie die u kunt bewerken en waarmee u kunt werken (6a).Een deel van dit scherm kan ook worden gebruikt door de viewer (6b), die een overzicht toont van het element dat werd geselecteerd.

Contextuele menu's Op het resultatenscherm en in de informatiebomen van de directory’s, kunt u met de linker knop van de muis op een element klikken om het te openen en/of om zijn eigenschappen te raadplegen. Het is tevens mogelijk op één van deze elementen te klikken met de rechter knop van de muis om een menu te openen die van toepassing is op het element en de bestaande weergave. Dit menu wordt contextueel genoemd en biedt u extra functies dievan toepassing zijn op het geselecteerde element. Daarmee kunt u het element opnieuw benoemen, verwijderen, wijzigen, omvormen, overmaken, openen...

Voorbeeld van een contextueel menu

Navigatiedeelvenster Het navigatiedeelvenster verschijnt steeds in het linkergedeelte van de DLex-schermen. U kunt dit herschalen zoals uitgelegd in Weergave en kolommen en de weer te geven tabbladen kiezen. De inhoud van het navigatievenster verandert in functie afhankelijk van de weergavemodus waarin u zich bevindt, zoals de dossiers of de contacten. Elke weergave geeft toegang tot informatie die er betrekking op heeft, tot verschillende weergavekeuzen en tot extra opties.

19


De beschikbare weergaven zijn: ▪

Kritieke gebeurtenissen

▪

Contacten

▪

Dossier

▪

Time Management

▪

Documenten

▪

Boekhouding

▪

Dashboard

▪

Berekeningen

U kunt deze lijst met weergaven naar uw voorkeuren aanpassen. U kunt de weergaven verwijderen die u niet gebruikt om uw werkomgeving te vereenvoudigen of de volgorde van weergavenaanpassen aan uw persoonlijke voorkeur.

Configuratie van het navigatievenster Om de beschikbare ruimte te vergroten in het bovenste deel van het navigatievenster, kunt u de getoonde knoppen minimaliseren tot iconen, verzameld op de laatste regel, ofwel met behulp van de opdracht Toon Meer/Minder Knoppen in het contextuele menu zoals hierboven aangetoond, ofwel direct door een klik op de afscheidingsbalk (als de pijl van de muis een dubbele verticale pijl wordt, verplaats deze afscheidingsbalk tot u de gewenste hoogte bereikt voor het navigatievenster). Op dezelfde wijze verplaatst u deze afscheidingsbalk omhoog om de knoppen in hun geheel weer te laten verschijnen.

20 Minimalisering van de knoppen en vergroting van de ruimte in het bovenstedeel van het navigatievenster

7. Kantoorinterface

Om de breedte van het navigatievenster te wijzigen, klikt u op de verticale afscheidingsbalk van het venster en het centrale gedeelte van het venster (als de pijl van de muis een dubbele horizontale pijl wordt, verplaats dan de balk tot u de gewenste breedte bereikt voor het navigatievenster).

Wijziging van de breedte van het navigatievenster Avertissement. Alle wijzigingen van de weergaveworden automatisch opgeslagen in uw gebruikersprofiel en zullen opnieuw worden gebruikt bij uw volgende aansluiting op DLex.

7.2

Moduleweergaven

7.2.1

Mijn DLex Vandaag

De weergave van de Belangrijke gebeurtenissen toont - vanuit de agenda en de takenlijst - aan welke verschillende belangrijke gebeurtenissen hun vervaldag kennen tijdens de geselecteerde periode en voor de vastgestelde personen. Deze weergave is nuttig bij het begin van een periode (maand, week, dag...) om u te helpen uw werk te organiseren. Het staat u toe snel en overzichtelijkalle te behandelen belangrijke punten te zien gedurende deze periode, inclusiefde vervaldagen waarmee rekening dient te worden gehouden, ofwel voor uzelf, ofwel voor elke andere persoon of groep van personen. Standaard opent deze weergave met de gebeurtenissen van de dag voor de aangeschakelde gebruiker, wat hem toestaat direct de vervalgegevens te zien van zijn dag.

21


Weergave van kritieke gebeurtenissen De verschillende zoekvelden en de weergegeven gebeurtenissen worden beschrevenin het Referentiehandboek.

7.2.2

Contacten

Met deweergave Contacten kunt u alle contacten van het kantoor beheren. Deze contacten worden hier verzameld, maar kunnen tevens al dan niet individueel gelinkt worden aan één of meerdere dossiers. Door het gebruik van een uniek en centraal contactengeheel wordt het beheer, de deling ende dagelijkse bijstelling ervan vereenvoudigd en garandeert het de uniciteit van deze contacten.Zo wordt elke wijziging die ingebracht wordt in de steekkaart van een contract - zoals een nieuw telefoonnummer of een extrae-mailadres - automatisch overgebracht naar alle dossiers die een beroep doen op dit contact, inclusief de door uw collega's of medewerkers beheerde dossiers. De contacten worden in twee categorieën onderverdeeld: de natuurlijke personen en de rechtspersonen (bedrijven).Elke categrie beschikt over een apparte record.

22

De lijst van uw contacten kan gesynchroniseerd worden met de lijst van de Outlook contacten.Raadpleeg de functie Tools van de Menubalk.

7. Kantoorinterface

Contactweergave Zoals hierboven geïllustreerd, staat het bovenste gedeelte van het navigatievenster toe, direct filters voor de contacten op te maken en opnieuw te gebruiken, zoals de lijst van experts of dienstverleners, bekend bij het kantoor (zoals in het voorbeeld hierboven).Dankzij het ondermenu van het bovenste gedeelte kunt u kiezen tussen de contacten- of de rechtsmachtweergave. Het scherm met de resultaten van het venster toont in een tabel alle contacten die voldoen aan de gekozen selectiecriteria of aan de geselecteerde vooraf vastgelegde zoekactie in het navigatievenster. De lijst van de knoppen uiterst rechts van dit venster laat toe de weergegeven lijst te beperken tot de namen die beginnen met de geselecteerde letter.Met deze knoppen kan meneen snelle zoekactieuitvoerenop dezelfde wijze als die van een alfabetisch geklasseerd papierregister.

23


Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze bijzonder nuttige zoekfunctie, hieronder geïllustreerd.

Formulier van het Uitgebreid zoekenvan de contacten De verschillende weergegeven zoekvelden en contacten worden beschreven in het Referentiehandboek.

Uniciteit van de contacten en conflictenbeheer Elk contact dient uniek te zijn in de databank, onafhankelijk van zijn rol.Nadat een contact is gecreëerd en toegevoegd aan de database, kan het een of meerdere rollen toebedeeld krijgen (leverancier, advocaat, klant, tegenpartij...) afhankelijk van de dossiers waarhet in voorkomt. Wendt u zich tot het Referentiehandboek voor meer details over deze functionaliteit. Dankzij dit unieke karakter kan DLex diverse soorten belangenconflicten opsporen wanneer één en hetzelfde contact betrokken is bij verschillende dossiers en daar onverenigbare rollen vervult.

7.2.3 24

Dossier

Dankzij de weergave van de dossiers van dit menu krijgt u toegang tot alle dossiers van het kantoor en het beheer ervan. Alle dossiers zijn van hieruit te benaderen maar ze zullen individueel behandeld worden in het Dossierbeheer en zijn afzonderlijke interface (voor het verschil tussen de interfaces, zie Kantoor- en dossierinterface). De centralisering van de dossiers vergemakkelijkt het beheer, dedeling en de dagelijkse bijwerking ervan door de verschillende betrokken gebruikers.

7. Kantoorinterface

Dossierweergave

25


Zoals hierboven te zien is, bevat het bovenste gedeelte van het navigatievenster de filters die de opmaak en het onmiddellijk hergebruik toestaan van de individuele zoekacties zoals de lijst van de gearchiveerde dossiers, van de proceduredossiers of van de proceduredossiers waarvan uzelf de titularis bent (zoals in het voorbeeld hierboven). Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze functionaliteit.De volgende illustratie toont een voorbeeld van een Uitgebreid zoekenvenster.

Formulier van de functie Uitgebreid zoeken van de dossiers Het resultatenscherm in het venster toont in een tabel alle dossiers die voldoen aan de selectiecriteria of aan de geselecteerde vooraf vastgelegde zoekactiein het navigatievenster. De verschillende zoekvelden en de weergegeven dossiers worden beschreven in het Referentiehandboek.

26

7. Kantoorinterface

7.2.4

Time Management

Met de weergave timemanagement kunt u de agenda, de prestaties en de taken van de medewerkers van het kantoor raadplegen en beheren. Deze elementen worden hieronder beschreven en kunnen verschijnen als lijsten of tabellen. Het navigatievenster van de weergave van het timemanagement geeft toegang tot 3 verschillende delen: de agenda, de prestaties en de taken; zoals hieronder geïllustreerd.

Navigatievenster van het timemanagement

27


Kalenders Met het eerste ondermenu van de weergave timemanagement kan men de agenda van één van de leden van het kantoor weergeven, of verschillende agenda’s naast elkaar. Deze agenda(‘s) kan/kunnen betrekking hebben op een dag, een week of een maand en verschijnen als tabel of lijst (de volgende illustratie toont twee maandagenda’s naast elkaar). Deze beheerfunctie van de agenda’s laat de directe deling toe van agenda’s zonder de noodzaakvan een dedicated server van het type Microsoft Exchange Server. De verschillende selectie- en weergaveopties worden beschreven in het Referentiehandboek.

Agendaweergave

28

7. Kantoorinterface

Prestaties Met het tweede ondermenu van de weergave timemanagement kan men een lijst van prestaties weergeven. Deze prestaties kunnen van één of meerdere personen zijn en plaatsvinden op een datum of gedurende een gekozen periode. De illustratie hieronder toont alle prestaties die uitgevoerd worden door de geselecteerde gebruiker. Het hoofdgedeelte van het venster toont -in de vorm van een lijst -alle prestaties die voldoen aan de selectiecriteria of aan de geselecteerde vooraf vastgelegde zoekactie in het navigatievenster. De verschillende zoekvelden en de weergegeven prestaties worden beschreven in het Referentiehandboek.

Prestatieweergave

29


Zoals hierboven geïllustreerd, staat het bovenste gedeelte van het navigatievenster de creatie en het directe hergebruik toe van de individuele zoekacties zoals de prestatielijsten die aan u toegekend zijn. Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze functionaliteit.

Formulier voor de Uitgebreid zoekenvan de prestaties

Taken Met het laatste ondermenu van de weergave timemanagement kan men een reeks taken weergeven. Deze taken kunnen de taken zijn die toegekend werden aan één of meerdere personen en beperkttot een bepaalde datum of tijdens een bepaalde periode. De illustratie hieronder toont alle taken toegekend aan één persoon. Het belangrijkste gedeelte van het venster toont - in een lijst die een kleurencode gebruikt -alle prestaties die voldoen aan de selectiecriteria of aan de geselecteerde vooraf vastgelegde zoekactie in het navigatievenster. De knop Uitschakelen van de afgesloten taken staat het bedekken van de beëindigde taken toe en laatslechts de taken op het scherm zien die nog in uitvoering zijn. Om meer duidelijkheid te scheppen gebruiken de taken de volgende kleurencode:

30

▪

Zwarte tekst: toekomstige vervaldag.

▪

Vette rode tekst: voorbije vervaldag.

▪

Witte achtergrond: taak van lage of normale prioriteit.

▪

Roze achtergrond: taak van hoge prioriteit.

▪

Grijs doorstreepte tekst: beëindigde taak.

De zoekvelden en de weergegeven taken worden beschreven in het Referentiehandboek.

7. Kantoorinterface

Takenweergave

31


Zoals hierboven geïllustreerd, toont het bovenste gedeelte van het navigatievenster de filters die rechtstreeks de creatie en het hergebruik van de bijzondere zoekacties toelaten zoals de lijst van de opdrachten die u zijn toegekend. Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze functionaliteit.

Formulier van Uitgebreidzoeken: taken

7.2.5

Documenten

Met de weergave van het documentenbeheer kunt u al uw documenten (tekstbestanden, tabellen, gescande documenten...) benaderen en beheren van uw dictaten en de externe diensten waarop u een beroep doet (zoals vertalingen). De verschillende elementen worden hieronder beschreven en verschijnen als lijsten.

32

7. Kantoorinterface

Het navigatievenster van de weergave van het timemanagement geeft toegang tot 3 delen: de documenten, de dictaten en de externe diensten.

Navigatievenster van de documenten

Elektronisch Documentenbeheer (EDB) DLex staat een doeltreffenden vernieuwdEDB (Elektronisch Documentenbeheer) toe. DLex beheert niet alleen de intern gecreëerde documenten maar maakt tevens de directe en zelfs automatische integratie mogelijk van externe documenten van alle formaten (.doc en .pdf archieven, e-mails, afbeeldingen, gescande documenten...). De integratie van deze documenten gebeurt met behulp van een speciale module die beschreven wordt in de Doc Manager. DLex maakt het tevens mogelijk documenten te produceren door automatisch de repetitieve delen voor te bereiden, zoals briefhoofden, afzender, geadresseerde(n) en door het toevoegen van presentatie- en beleefdheidsformules bij de creatie van bijvoorbeeld een papieren of elektronische verzending. Deze functies worden beschreven in het hoofdstuk Documenten van de Dossierinterface.

Documenten Met het eerste ondermenu van de weergave van de documenten kan men - volgens het geselecteerde filter - documenten uit alle door het kantoor in DLex beheerde documenten weergeven. Documenten van nagenoeg elk formaat kunnen verbonden en beheerd worden in de DLex-omgeving. Dit biedt u de mogelijkheid om al uw documenten te benaderen vanuit één centrale plaats en deze vervolgens direct te openen in hun eigen toepassing (Word,Excel, Outlook, pdf-viewer...). Indien u gebruik maakt van de Doc Manager, zullen de binnenkomende en door het secretariaat geklasseerde documenten automatisch verschijnen in de standaardfilter Mijn te lezen documenten. In dat geval wordt aangeraden dit filter regelmatig te raadplegen. De selectie- en weergaveoptie worden beschreven in het Referentiehandboek.

33


Documentenweergave Zoals hieronder geïllustreerd kan men met het bovenste gedeelte van het navigatievenster filters opmaken en meteen hergebruiken zoals de lijst van documenten die aan u toegekend zijn of alleende documenten van een bepaald type... Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze functionaliteit.

34

7. Kantoorinterface

Formulier van de functieUitgebreid zoekenvan documenten

Dictaten Met het tweede ondermenu van de documentenweergavekan men een lijst van dictaten weergeven. DLex kan, als optie, een externe digitale dicteerinstallatie beheren. In dit geval kunt u, vanuit deze weergavemodus, uw dictatenen hun behandelstatus beheren.Vooraf vastgestelde selectiesstaan directe toegang toe tot de dictaten in afwachting van transcriptie, tot de dictaten die zullen worden verzondenvoor transcriptie en tot de uitgeschreven dictaten. De externe transcriptie van dictaten wordt beheerd door het derde ondermenu, dat van de Externe Diensten,zoals hieronder beschreven. Het belangrijkste gedeelte van het venster geeft een lijst weer met alledictaten die beantwoorden aan de selectiecriteria of aan hetvooraf gekozenfilter in het navigatievenster.De illustratie hieronder vertoont alle dictaten die in afwachting zijn van transcriptie. De zoekvelden en de weergegeven prestaties worden beschreven in het Referentiehandboek.

35


Dictatenweergave Zoals hierboven geïllustreerd, vertoont het bovenste gedeelte van het navigatievenster de filters die de creatie en het directe hergebruik toestaan van de bijzondere selecties,zoals de lijst van de dictaten die u hebt afgewerkt. Wendt u zich tot de beschrijving van Eenvoudig en Uitgebreid zoeken voor meer details over het gebruik van deze functionaliteit.

36

7. Kantoorinterface

Formulier van de functieUitgebreid zoeken van de dictaten

Externe diensten Met het laatste ondermenu van de documentenweergavekan men een lijst weergeven van de documenten die behandeld worden of werden buiten het kantoor. Het betreft bijvoorbeeld gedicteerde documenten die werden verzonden voor transcriptie. Deze documenten, zowel de originele als de resultaten, kunnen worden beheerd vanuit deze weergave. Avertissement. Het gebruik van de externe diensten (op dit moment is alleen de transcriptie beschikbaar van de dictaten in het Frans) vereist de opening van een bijzondere DLex-rekening bij Pyramiq zoals wordt uitgelegd in het Referentiehandboek. Deze rekening geeft u toegang tot de externe diensten en genereert automatisch de facturen verbonden aan het gebruik van deze diensten. De zoekvelden en de uitgegeven opdrachten worden beschreven in het Referentiehandboek.

37


Weergave van de externe diensten

7.2.6

Boekhouding

In de boekhoudweergave kunt u alles beheren wat betrekking heeft op de boekhouding van uw kantoor (factuurboeken, overschrijvingen, te factureren prestaties, verslagen...). Deze elementen worden beschreven in het hoofdstuk boekhouding van het Referentiehandboek. Belangrijk hierbij is dat in één en dezelfde database verschillende boekhoudingen kunnen worden beheerd. Zo kunt u in de database van uw kantoor niet alleen de vennootschapsboekhouding beheren, maar ook verschillende onafhankelijke boekhoudingen van natuurlijke personen. Avertissement. De toegang tot de boekhoudfuncties wordt gecontroleerd door de toegangsrechten die aan de leden van het kantoor zijn toegekend. Dit betekent dat niet iedereen stelselmatig toegang heeft alle functies en/of rekeningen.

38

7. Kantoorinterface

Het navigatievenster van de weergave timemanagement geeft toegang tot 3 ondermenu's zoals hieronder geïllustreerd.

Submenu's van de boekhoudweergave

7.2.7

Dashboard

De weergave van het dashboard geeft u een eenvoudig overzicht van de voornaamste rapporten betreffende de boekhouding van uw kabinet (openstaande facturen, verschillende balansen…). Deze elementen worden gedetailleerd in het handboek Boekhouding. De rapporten van het dashboard kunnen in tegendeel tot de rapporten van de boekhouding geëxporteerd worden naar Excel. De lijst met de verschillende weergegeven rapporten kan gewijzigd worden via het gedeelte boekhouding van het toepassingsbeheer. Avertissement. De toegang tot de boekhoudfuncties wordt gecontroleerd door de toegangsrechten die aan de leden van het kantoor zijn toegekend. Dit betekent dat niet iedereen stelselmatig toegang heeft alle functies en/of rekeningen.

39


Het navigatievenster van het dashboard geeft toegang tot 3 ondermenu's zoals hieronder geïllustreerd.

Submenu's van het dashboard

7.2.8

Berekeningen

De berekeningenweergave geeft toegang tot enkele algemeen gebruikte berekeningshulpmiddelen in het kader van het beheer van een advocatenkantoor. Deze hulpmiddelen staan u toe gemakkelijk de indexatie te berekenen van een bepaald bedrag, een schadevergoeding te berekenen op basis van de Claeys-rooster of afrekeningen uit te voeren. Naast de hier vermelde berekeningshulpmiddelen stelt DLex drie andere hulpmiddelen voor die permanent beschikbaar zijn via de functie Tools van het menu en die beschreven worden in de Menubalk: de Windows-rekenmachine, een multi-lijn interestcalculator en een calculator van het aantal dagen tussen twee data.

40

7. Kantoorinterface

Navigatievenster van de Berekeningen

41


Indexering Met het eerste ondermenu van de berekeningenweergave kunt u een geïndexeerd bedrag berekenen op basis van een bepaalde waarde op een gegeven datum door het gebruik van de prijsindex of de officiële gezondheidsindex, zoals aangetoond in het volgende voorbeeld.

Weergave van het indexeringshulpmiddel van Berekeningen

42

7. Kantoorinterface

Claeys-formule Met het tweede ondermenu van de berekeningenweergave kunt u de eindcontractvergoeding berekenen, de duur van de vooropzeg en de kosten voor de werkgever op basis van het Claeysrooster. De opgeslagen berekeningen worden weergegeven in een lijst zoals hieronder geïllustreerd.

Weergave van het hulpmiddel van de Claeys-formule van Berekeningen

43


De volgende illustratie toont een voorbeeld van een berekeningssteekkaart.

Voorbeeld van toepassing van de Claeys-formule

44

7. Kantoorinterface

Afrekeningen Met het derde ondermenu van de berekeningenweergave kunt u de betalingen die bijvoorbeeld verbonden zijn aan een dossier verrekenen. De weergave geeft alle geregistreerde afrekeningen weer zoals hieronder geïllustreerd en, voor elk van deze, een overzicht van de verschillende handelingen die reeds werden en/of nog moeten worden verricht.

Weergave van het hulpmiddelberekeningenverrekening

45


Voorbeeld van verrekening voor een dossier Dit hulpmiddel berekent tevens automatisch een zuiveringsplan en de wettelijke interesten zoals hieronder geïllustreerd.

Voorbeeld van berekening van een zuiveringsplan Het gebruik van deze hulpmiddelen wordt beschreven in het Referentiehandboek.

46

7. Kantoorinterface

7.3

Eenvoudig en Uitgebreid zoeken

Het merendeel van de weergaven van de kantoorinterface bevat een Eenvoudig zoekenvenster. Velen echter bevatten tevens eenUitgebreid zoeken venster. Deze zoekfuncties zijn één van de belangrijkste en krachtigste hulpmiddelen van DLex voor het beheer van de verschillende elementen van uw kantoor.Met DLex kunt u alles wat betrekking heeft op uw kantoor beheren: gebruikers, contacten, dossiers, agenda’s, bestanden van elk formaat... Al deze elementen worden gebundeld in een centrale databank; een aantal van hen kannamelijk worden gebruikt in verschillende dossiers. De eenvoudigste manier om de informatie terug te vinden die u nodig heeft is een zoekactie te startenin alle elementen. Om u daarbij te helpen biedt DLex u gebruiksvriendelijke en snelle hulpmiddelen, zoals Eenvoudig of Uitgebreid zoeken en de creatie van gepersonaliseerde filters waarmee u automatisch steeds dezelfde selectiecriteria kuntgebruiken.

Jokers (wildcards) in tekenreeksen (strings) Wanneer u op een tekstveld zoekt, kunt het percentteken '%' als joker (wildcard) gebruiken om willekeurige tekens te vervangen. U kunt daarbij op twee manieren te werk gaan: ◦

plaats aan het begin van de tekenreeks het percentteken '%' (typ bijvoorbeeld "associ%" om alle items te krijgen die beginnen met "associ" comme "associatie", "associé"...);

plaats de tekenreeks die u zoekt tussen twee percenttekens '%' (typ bijvoorbeeld "%associ%" om alle items te krijgen die de tekens "associ" bevatten, zoals "associatie", "associé", maar ook "de associés" of nog "de associatie").

Eenvoudig zoeken De snelste manier om informatie te vinden is het gebruik van de filters inEenvoudig zoeken.

Voorbeeld van Eenvoudig zoeken

47


Om Eenvoudig zoekente gebruiken, vult u in de selectiezone één of meerdere velden in.Voor het timemanagement bijvoorbeeld, zoals hierboven geïllustreerd, zijn de volgende velden beschikbaar: ◦

User: selecteer een naam uit de gebruikerslijst van het kantoor.

Het is mogelijk meerdere namen te selecteren via de functieUitgebreid zoeken. ◦

Dossier: om een dossier te kiezen op basis van een referentie of naam.

◦

Soort: om het prestatietype te kiezen (in dit geval: audiëntie, erelonen, onkosten, consultatie...).

◦

Datum: om de zoekopdracht uit te voeren ofwel op Alle (zonder datumbeperking), Op specifieke datum of Tussen 2 data.

Category: om de categorie te kiezen (in dit geval: Alles, H, K, Interne of Externe kosten). Category: om de categorie te kiezen (in dit geval: Alles, H, K, Interne of Externe kosten). Wanneer de gewenste criteria zijningevuld of geselecteerd, druk op de knop testarten. De resultaten verschijnen in het hoofdgedeelte van het venster.

48

om de zoekactie

7. Kantoorinterface

Uitgebreid zoeken In enkele gevallen worden alleen de meest voorkomende criteria voorgesteld. Andere criteria zijn toegankelijk via de opdrachtknop Uitgebreid zoeken(zie illustratie hierboven).De inhoud van het geopende vensterUitgebreid zoeken hangt af van de actieveweergavemodus. De volgende illustratie toont een voorbeeld van een Uitgebreid zoekenvenster van de prestaties van de timemanagementweergave.

Voorbeeld van een venster van de functie Uitgebreid zoeken In dit venster kunt u met de knop Nieuwe zoekactie alle zoekvelden herinitialiseren terwijl u met de knop Zoeken de zoekactie kunt starten op basis van het vastgestelde criterium of de vastgestelde criteria.

49


Zoekfilters Indien u de selectiecriteria wilt behouden die u net hebt bepaald (Eenvoudig of Uitgebreid zoeken), kunt u heel gemakkelijk deze criteria opslaan als een gepersonaliseerd filter. Klik op de knop Criteria bewaren in het venster Eenvoudig zoeken.

Opslaan van de selectiecriteria en creatie van een gepersonaliseerd filter Door een klik met de rechter knop op een aldus gecreëerd filter, opent u het contextueel menu van waaruit u het opnieuw kunt benoemen, uitschakelen en selecteren als standaardfilter. In het laatste geval verschijnt het filter vet in de lijst en wordt dit het filter dat automatisch zal worden geopend elke keer dat u deze weergave kiest. Belangrijk is dat u elk van deze filters opnieuw kunt gebruiken door erop te klikken in de lijst van de beschikbare filters. De in het filter bewaarde selectiecriteria worden automatisch toegepast op de databank en het resultaat van de zoekactieverschijnt. Wanneer u op één van uw gepersonaliseerde filters klikt, wordt de zoekactie opnieuw uitgevoerd op de gehele databank. Hierbij wordt rekening gehouden met de elementen die werden toegevoegd of gewijzigd sinds de creatie van het filter, en het resultaat van deze zoekactie kan verschillen van de ene uitvoering tot de andere. U kunt uw filters meer verpersoonlijken door gebruik te maken van kleuren.Selectioneer de kleur voor een overeenkomstige filter in het contextueel menu zoals hieronder weergegeven.

50

Verpersoonlijking van de filterkleuren

7. Kantoorinterface

7.4

Menubalk

De menubalk is steeds aanwezig in de kantoorinterface, onafhankelijk van de actieve weergave. Dezemenubalk geeft toegang tot algemene functies die op elk ogenblik kunnen worden gebruikt vanuit de kantoorinterface.

De belangrijkste menubalk met het "Go"-menu geopend De verschillende menutoegangen zijn: ▪

Bestand: voor het creëren, verwijderen of afdrukken van de verschillende elementen van de weergaven.

▪

Go: directe toegangtotéén van de weergaven.

▪

Tools: toegang tot de berekeningswerktuigen en tot de synchronisatie met Microsoft Outlook.

▪

Instellingen: toegang tot de configuratietools van DLex en van uw rekening.

▪

Dictee: toegang tot de speciale werktuigen voor het beheer van de dictaten.

▪

Boekhouding: toegang tot de speciale werktuigen voor de boekhouding.

▪

Help: toegang tot de hulpmenu's van DLex.

De verschillende opdrachten die toegankelijk zijn vanaf deze menu's worden beschreven in het Referentiehandboek.

51


8. 8.1

DOSSIERINTERFACE Dossierbeheer

Met de dossierinterface kunt u alles beheren wat verband houdt met een bepaald dossier. Deze interface wordt geopend zodra men een dossier selecteert in de interface van het Kantoorbeheer. Herinnering: in tegenstelling tot de kantoorinterface die uniek is, kunt u in de dossierinterface meerdere dossiers tegelijk openen en bijgevolg ook meerdere vensters.

Onderdelen van de dossierinterface

52

8. Dossierinterface

De dossierinterface die u hierboven ziet bestaat uit vijf verschillende onderdelen: 1. De DLex-menubalk van de dossierinterface beschreven in de Menubalk. 2. De referentie van het dossier waarmee u snel kunt onderscheiden of de gebruiker zich in de interface van het kantoor of in de interface van de dossiers bevindt. 3. Het navigatievenster met de verschillende beschikbare weergaven of modules (in twee delen). 4. Het gedetailleerde deel van het navigatievenster met de boomstructuur van de documenten verbonden met het open dossier. 5. De hulpmiddelenbalk of selectiebalk, aanwezig in het merendeel van de weergaven maar van toepassing op elk van hen. De functies van toepassing op de weergave of de zoekfuncties worden beschreven in het Referentiehandboek. 6. Het resultatenscherm toont de geselecteerde informatie waarop u zult kunnen handelen en waarmee u zult werken. Een deel van dit scherm kan ook worden gebruikt door de viewer, die een overzicht toont van het element dat werd geselecteerd.

Navigatiedeelvenster Het navigatiedeelvenster verschijnt steeds in het linkergedeelte van de DLex-schermen. U kunt dit herschalen zoals uitgelegd in Weergave en kolommen. Het navigatiedeelvenster verschijnt steeds in het linkergedeelte van de DLex-schermen. U kunt dit herschalen zoals uitgelegd in Weergave en kolommen. De inhoud van het navigatievenster verandert afhankelijk van de weergave waarin u zich bevindt, zoals de documenten, de prestaties of de partijen. Elke weergave geeft toegang tot informatie die er betrekking op heeft, tot verschillende weergavekeuzen en tot extra opties. De beschikbare weergaven zijn: ▪

Dossier

▪

Partij - Raadsman

▪

Rechtbanken

▪


▪

Prestaties

▪

Agenda

▪

Taken

▪

Documenten

▪

Dictaten

▪

Berekeningen

▪

Boekhouding

▪

Strada

▪

Customer Web Access

▪

Notities

In tegenstelling tot de kantoorinterface is deze weergavelijst onveranderlijk en kunt u die niet wijzigen.

53


Contextuele menu's Op het resultatenscherm en in de informatiebomen van de directory’s, kunt u met de linker knop van de muis op een element klikken om het te openen en/of om zijn eigenschappen te raadplegen. Het is tevens mogelijk op één van deze elementen te klikken met de rechter knop van de muis om een menu te openen die van toepassing is op het element en de bestaande weergave. Dit menu wordt "contextueel menu" genoemd en biedt u aanvullende functies betreffende het geselecteerde element: herbenoemen, verwijderen, wijzigen, omzetten, overmaken, openen...

Voorbeeld van een contextueel menu

54

8. Dossierinterface

8.2

Moduleweergaven

8.2.1

Dossier

Met de weergave Dossier bepaalt u de algemene informatie betreffende dit dossier en de wijze om het te beheren, zoals naam en type van het dossier, datum van opening, betroffen klanten, te gebruiken uurtarieven voor het berekenen van de prestaties en andere aanverwante kosten, maar ook de toegangsrechten verbonden aan dit dossier en de andere dossiers die ermee verbonden zijn.

Weergave van de algemene informatie van het lopende dossier De verschillende velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

55


8.2.2

Partij - Raadsman

De weergave Partij - Raadsman geeft de lijst van personen weer die betrekking hebben op dit dossier. Onder deze personen vindt men gewoonlijk de klant en de personen die ermee verbonden zijn zoals de advocaten, deurwaarders en eventuele deskundigenalsook de tegenpartij met de personen die ermee verbonden zijn. Behalve deze personen wordt tevens elke andere persoon genoemd die voorkomt in het dossier in welke functie dan ook.

Weergave van de partijen betrokken in het lopende dossier

56

8. Dossierinterface

De knop Nieuw naast de weergaveknop Partij-Raadsman voegt een nieuwe ingang toe aan deze lijst. De knop Alle geeft alle personen weer die voorkomen in het dossier. De gegevens worden weergegeven in de vorm van een gedetailleerde lijst (zoals hierboven wordt weergegeven), een gedetailleerde lijst waarin alleen de boekhoudkundige klanten zijn opgenomen of een lijst van contactpersonen (zoals hieronder wordt weergegeven). De keuze wordt gemaakt op basis van de weergave die met behulp van de Vues-toets wordt gekozen.

Dezelfde lijst in de vorm van een lijst van contactpersonen De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

Beheer van de belangenconflicten Elk contact is uniek in de database, maar kan verschillende rollen toebedeeld krijgen (leverancier, advocaat, cliënt, tegenpartij...) in meerdere dossiers.Als hetzelfde contact betrokken is bij verschillende dossiers en daar onverenigbare rollen vervult, kan een belangenconflict optreden.De conflicten die worden vastgesteld tussen rollen zijn gedefinieerd in de administratiemodule. Als bij het toevoegen van een partij een dergelijk conflict optreedt, wordt u ogenblikkelijk gewaarschuwd. Een persoon kan rechtstreeks voorkomen in een dossier, of niet rechtstreeks, als lid van een vennootschap. DLex vermeldt de belangenconflicten gebaseerd opuw eigen configuratieparameters.

57


8.2.3

Rechtbanken

De weergave Rechtbanken geeft de lijst van de bij het dossier betrokken rechtbanken weer, per gerechtsgebied en per rechtbank geklasseerd zoals hieronder geïllustreerd.

Weergave van de bij het lopende dossier betrokken rechtbanken

58

8. Dossierinterface

Klik op elke rechtbank van deze lijstom direct toegang te krijgen tot de informatie verbonden met deze rechtbank zoals adres en telefoonnummers. Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Rechtbanken voegt u een nieuw item toe aan deze lijst.Met de knop Alle geeft u alle bij het dossier betrokken rechtbanken weer.

De details van de geselecteerde rechtbank De verschillende velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

59


8.2.4


De weergave Belangrijke gebeurtenissen geeft de verschillende Belangrijke gebeurtenissen (de vervaldagen)weer die verbonden zijn met dit dossier.Deze gebeurtenissen geven een totaalbeeld van de objecten die zijn ingesteld met een vervaldatum (agenda-items in het gedeelte Agenda links op het scherm en de uit te voeren taken in het gedeelte Taken rechts op het scherm) zoals hieronder weergegeven. Deze verschillende elementen kunnen tevens gefilterd worden met behulp van de selectieparameters die voorgesteld worden in het bovenste gedeelte van de weergave.

Weergave van de kritieke gebeurtenissen in het lopende dossier Met de submenubalk kunt u de gebeurtenissen van een bepaalde periode weergeven.

Ondermenubalk voor de selectie van een periode

60

8. Dossierinterface

U kunt direct toegang krijgen tot de gedetailleerde informatie van een in de agenda en in de takenlijstopgenomen gebeurtenisdoor erop te klikken, zoals hieronder geïllustreerd.

Voorbeeld agenda item

Voorbeeld van een taak De verschillende velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

61


8.2.5

Prestaties

De weergave Prestaties geeft de lijst weer van de met dit dossier verbonden prestaties. Deze prestaties kunnen weergegeven worden per type (volgens uw codes:onkostenpost, telefoongesprek, verplaatsing, audiëntie...), per categorie (onkosten, erelonen...) of per datum (tijdens een voorbije periode, een dag, een week, een maand...). De afgesloten en gefactureerde prestaties verschijnen grijs en doorgestreept in de lijst om de analyse van deze lijst te vergemakkelijken.

Weergave van de aan het lopende dossier toegeschreven prestaties Met de submenubalk kunt u de prestaties over een zelfgekozen periode weergeven.


62

8. Dossierinterface

Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Prestaties kunt u een nieuw item toevoegen aan deze lijst.De knop Alle geeft alle met het dossier verbonden prestaties weer. Klik op een prestatie in de lijst om direct toegang te krijgen tot de betreffende informatie en de status, zoals hieronder geïllustreerd.

Gedetailleerd overzicht van een prestatie De verschillende velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

63


8.2.6

Agenda

De weergave Agenda geeft de agenda weer gebonden aan dit dossier. De agenda kan een periode beslaan naar keuze: dag, week of maand, voorbij of toekomstig, alsook de volledige dossieragenda zoals hieronder geïllustreerd.De items van de agenda verschijnen in chronologische volgorde.

Agendaweergave van het lopende dossier Met de submenubalk kunt u de gebeurtenissen van een bepaalde periode weergeven.

Ondermenubalk voor de selectie van een periode Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Agenda voegt u een nieuw item toe aan deze lijst. De knop Alle geeft alle items van de agenda die verbonden zijn aan het dossier weer.

64

8. Dossierinterface

Klik op elk element in de lijst om direct toegang te krijgen tot de informatie verbonden aan deze vervaldag en hun status, zoals hieronder geïllustreerd.

Gedetailleerd overzicht van een agendaitem De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

65


8.2.7

Taken

De weergave Taken geeft de taken weer die verbonden zijn aan dit dossier. De vervaldatum van deze taken kan binnen de gekozen periode vallen op de dag, de week, de maand naar keuze, in het verleden, het heden of in de toekomst. U kunt tevens alle taken van het dossier laten verschijnen of bedekken zoals hieronder weergegeven. De vervaldagen worden getoond met de bekende kleurcode van de taken, die de vervulde taken onderstreept of de taken toont die te laat zijn ten opzichte van de voorafbepaalde vervaldatum.

Weergave van de taken verbonden met het lopende dossier Met de submenubalk kunt u de gebeurtenissen van een bepaalde periode weergeven.


66

Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Taken voegt u een nieuwe item toe aan deze lijst.Met de knop Alle geeft u alle taken weer die verbonden zijn met het dossier. De taken gebruiken de volgende kleurcode voor meer duidelijkheid: ▪

Zwarte tekst: toekomstige vervaldag.

▪

Vette rode tekst: voorbije vervaldag.

▪

Witte achtergrond: taak van lage of normale prioriteit.

▪

Roze achtergrond: taak van hoge prioriteit.

▪

Grijs doorstreepte tekst: beëindigde taak.

8. Dossierinterface

Klik op elk element van de lijst om direct toegang te krijgen tot de informatie verbonden met deze taak en hun status, zoals hieronder geïllustreerd.

Gedetailleerd taakoverzicht De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

67


8.2.8

Documenten

De weergave Documenten geeft de met het lopende dossier verbonden documenten weer. De organisatieboom van de documenten verbonden aan het dossier wordt permanent weergegeven in het centrale gedeelte van het navigatievenster voor een snelle toegang. De in de resultatenlijst getoonde documenten kunnen direct worden geopend met een dubbele klik. De documenten worden automatisch geopend in de bijbehorende applicatie (Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Adobe Acrobat Reader, een beelden-viewer...).

Weergave van de aan het lopende dossier verbonden documenten en van de viewer Met de submenubalk kunt u de documenten over een zelfgekozen periode weergeven.


68

Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Documenten voegt u een nieuwe item toe aan deze lijst. De knop Alle geeft alle documenten weer die verbonden zijn met het dossier. U kunt tevens de documenten weergeven van een van de directory’s van het dossier door op dezedirectory te klikken in de informatiemap van de documenten van het dossier. Met de knop Show viewer in het ondermenu kunt u de viewer van de documenten weergeven of bedekken, waardoor u een overzicht van het document kuntweergeven in het onderste gedeelte van het venster, zoals hierboven geïllustreerd. De documenten kunnen op deze maniermeteen gelezen worden zonder dat een afzonderlijke applicatie moet wordenopgestart.

8. Dossierinterface

Opmaak nieuw document DLex vereenvoudigt en automatiseert deopmaak van een nieuw document (Microsoft Word tekstdocument of Microsoft Outlook mail) met behulp van één van de documentenmodellen die u vooraf gemaakt hebt en door de variabele velden automatisch in te vullen zoals naam, adres, telefoon, presentatie- en beleefdheidsformules... De volgende illustratie toont het opmaken van een nieuwe brief verstuurd naar de interveniënt van het lopende dossier geselecteerduit de partijen die getoond worden onderaan het venster.

Venster opmaak een nieuw document (voorbeeld voor een Microsoft Word document) Door een klik op de knop Document aanmaken, opent de opmaaksoftware van het document (in dit geval is dat Microsoft Word) met het model en de reeds ingevulde veldenafhankelijk van uw keuzesin het vorige scherm. U hoeft alleen nog maar het bericht op te stellen en op te slaan. Het nieuwe document wordt dan automatisch geklasseerd in DLex.

69


Voorbeeld van Microsoft Worddocument opgemaakt door DLex vanaf een documentmodel De verschillende velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

8.2.9

Dictaten

De weergave Dictaten geeft de dictaten weer die verbonden zijn met het lopende dossier. De knop Alle geeft alle dictaten weer verbonden met het dossier terwijl Uitgebreid zoeken u een meer verfijnde zoekactie laat verrichten in alle dictaten. Dubbelklik op een dictaat in de lijst met resultaten om het transcriptieproces te starten.Er wordt dan een modeldocument geselecteerd en de mailmodule wordt automatisch geopend.De lezer verschijnt dan in overlay op het Word-document en u kunt beginnen typen terwijl u de weergave van het dictaatbestand bedient via het voetpedaal.

70

8. Dossierinterface

Met de knop Importeren uit DPM kunt u de lijst openen met dictaten die nog overgezet moeten worden.Voor elk dictaat kunt u bepaalde instellingen opgeven, zoals de transcriptor, de prioriteit, de transcriptietermijn of de map waarin u dit wilt opslaan.

Weergave van de dictaten verbonden met het lopende dossier De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

71


8.2.10 Berekeningen De weergave Berekeningen geeft de berekeningen weer van afrekeningen en de op de Claeysformule gebaseerde berekeningen, verbonden met het lopende dossier. De mogelijkheden van berekeningen van DLex worden beschreven in het hoofdstuk Berekeningen van de Kantoorinterface.

Weergave van de berekeningen verbonden met het lopende dossier Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Berekeningen voegt u een nieuw item toe aan deze lijst toe. De knop Alle geeft alle aan het dossier gebonden berekeningen weer.

72

8. Dossierinterface

Opmaak van een nieuwe afrekening De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

73


8.2.11 Boekhouding De boekhoudingweergavegeeft u toegang tot alles wat verband houdt met de boekhouding van het dossier en het beheer ervan (facturenboeken, stortingen, te factureren prestaties, verslagen...). Deze elementen worden beschreven in het hoofdstuk boekhouding van het Referentiehandboek. Avertissement. De toegang tot de boekhoudfuncties wordt gecontroleerd door de toegangsrechten die aan de leden van het kantoor zijn toegekend. Dit betekent dat niet iedereen stelselmatig toegang heeft alle functies en/of rekeningen.

Weergave van de boekhouding van het lopende dossier

8.2.12 Juridische databank Vanaf een DLex dossier kunt u via een speciaal menu - zonder uw dossier te verlaten - toegang krijgen tot het portaal met juridische informatie (Stradalex of Jura). Voer uw zoekactie uit en geniet van de voordelen van alle portaalfunctionaliteiten. Indien u meerdere juridische databanken gebruikt, is de standaard databank diegene die u gekozen hebt in Mijn instellingen.

74

8. Dossierinterface

U kunt toegang krijgen tot een andere databank door te klikken op het pijltje rechts van de standaard databank zoals hieronder weergegeven.

Toegang tot meerdere juridische databanken De Strada- en Juramodule van DLex vereisen geen extra licentie, maar veronderstellen een geldige toegang tot de inhoud en een abonnement op het overeenkomstig portaal. Alleen de inhoud gedekt door het geldige abonnement zal toegankelijk zijn.

Stradalex Vanaf een DLex dossier kunt u via een Stradamenu - zonder uw dossier te verlaten - toegang krijgen tot het portaal met juridische informatie van onze partner Larcier. Exécutez votre recherche en bénéficiant de l'ensemble des fonctionnalités de Stradalex. Une fois que vous avez trouvé le document recherché, cliquez sur le bouton DLex disponible dans l'interface Stradalex pour le sauvegarder dans un répertoire spécifique de votre dossier DLex, lequel se crée automatiquement à la première recherche réalisée dans le cadre de ce dossier. Het resultaat en de eigenschappen van de zoekactie worden bewaard in het dossier. Gebruik uw gewone browser om voor het eerst aan te melden bij de Strada-portal en kies de optie om uw gebruikersinstellingen op te slaan.De leden van de balies die een raamovereenkomst met de uitgever hebben gesloten moeten aanmelden via het extranet van hun balie.

75


Venster van de Strada-site in DLex Als u de module Jura afsluit, worden de zoekresultaten en -eigenschappen opgeslagen in het dossier en krijgt u een stopwatch te zien die automatisch werd gestart bij het inloggen op de site. Daar wordt u voorgesteld een prestatie van het type dat ingesteld werd in het veld Stopwatch1 van het tabblad Tijdbeheer in Mijn instellingen in te voeren.Deze prestatie neemt automatisch de verbindingsduur over. Via een opslagen document kunt u toegang krijgen tot de eigenschappen of precies dezelfde zoekopdracht opnieuw uitvoeren als die welke dit zoekresultaat heeft opgeleverd.Deze optie komt bijzonder goed van pas, bijvoorbeeld om ontwikkelingen in de rechtspraak te volgen. De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

Jura Vanaf een DLex dossier kunt u via een Juramenu - zonder uw dossier te verlaten - toegang krijgen tot het portaal met juridische informatie van onze partner Kluwer. Voer uw zoekactie uit en geniet van de voordelen van alle Jura functionaliteiten.

76

Wanneer het gezochte document is gevonden, kan deze opgeslagen worden in een specifieke map van uw DLex-dossier dat automatisch aangemaakt wordt de eerste keer dat u een zoekopdracht in dit dossier uitvoert. De configuratie van de toegang tot Jura is mogelijk in het tabblad Extra van Mijn instellingen.

8. Dossierinterface

Venster van de Strada-site in DLex Als u de module Jura afsluit, worden de zoekresultaten en -eigenschappen opgeslagen in het dossier en krijgt u een stopwatch te zien die automatisch werd gestart bij het inloggen op de site. Daar wordt u voorgesteld een prestatie van het type dat ingesteld werd in het veld Stopwatch1 van het tabblad Tijdbeheer in Mijn instellingen in te voeren.Deze prestatie neemt automatisch de verbindingsduur over. De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

77


8.2.13 Notities De weergave Nota’s geeft de eenvoudige nota’s weer verbonden met het lopende dossier. Deze nota's bestaan uit tekst en kunnen onmiddellijk geopend worden door een dubbele klik.

Weergave van de nota's verbonden met het lopende dossier en voorbeeldnota Met de knop Nieuw naast de weergaveknop Nota's voegt u een nieuwe item toe aan deze lijst. De knop Alle geeft alle met het dossier verbonden nota's weer. De velden van deze weergave en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

78

9. Aanwezigheidsbeheerder

9.

AANWEZIGHEIDSBEHEERDER

De aanwezigheidsbeheerder is een kleine functionaliteit waardoor een gebruiker, verbonden aan DLex, direct kan zien wie tevens verbonden is in het kantoor en met welke status.Ook kan een gebruiker zijn eigen status wijzigen. De volgende illustratie toont uw status in de bovenste rechterhoek van het DLex-venster van de kantoorinterface.Klik op uw naamen wijzig uw status met het pull-down menu. Deze nieuwe status zal direct zichtbaar zijn voor de andere gebruikers. De mogelijke statussen zijn: ◦ ◦ ◦

On line: u bent verbonden en beschikbaar (standaard status wanneer u zich met DLex verbindt). Bezet: indien u verbonden bent maar niet gestoord wilt worden. Afwezig: wanneer u uw werkplek verlaat maar verbonden blijft met DLex. U kunt tevens een bericht laten voor de andere gebruikers.

Buiten dienst: standaard status wanneer u bent met DLex niet verbonden.

Wijzigen van de gebruikerstatus in de aanwezigheidsbeheerder

79


Door een klik op het icoon naast de naam van de gebruiker verschijnt het volgende venster met de lijst van de kantoorleden en, voor elk van hen, hun huidige status.

Status van alle gebruikers binnen de aanwezigheidsbeheerder

80

10. Licentiebeheer

10.

LICENTIEBEHEER

Wanneer u DLex opent, controleert de applicatie voor het starten of u een geldige licentie bezit. Er bestaan verschillende types licenties voor DLex: ▪

Vaste licentie opéén enkele computer en die toestaat DLex uitsluitend op deze computer uit te voeren.

▪

De netwerklicentie waarmee een vast aantal met uw netwerk verbonden computers DLex kunnen uitvoeren.DLex wordt alleen op uw computer gestart als u over een geldige licentie beschikt.Zodra het aantal gelijktijdig aangemelde gebruikers gelijk is aan het aantal licenties voor dit netwerk, kunnen er zich geen andere gebruikers meer aanmelden bij DLex, tenzij een reeds ingelogde verbruiker DLex afsluit.

Er bestaan verschillende licentieniveaus die al dan niet toegang verschaffen tot de configuratie of tot bepaalde modules... Het is mogelijk licenties naderhandtoe te voegen, om het aantal gebruikers te verhogen of om optionele modules toe te voegen.

81


11.

WEERGAVE EN KOLOMMEN

In alle schermen waar lijsten met items in tabelvorm worden weergegeven, kunt u kiezen welke kolommen u wilt bekijken. Afhankelijk van de weergave worden bepaalde kolommen standaard weergegeven.

Weergegeven kolommen kiezen in het vervolgkeuzemenu Om de lijst met beschikbare kolommen weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop in de titelbalk van de lijst en kiest u de opdracht Kolommen weergeven in het snelmenu zoals hieronder weergegeven. Deze lijst varieert afhankelijk van de actieve weergave. Klik in deze lijst op de kolomtitels om de kolommen te selecteren of uit te schakelen die u respectievelijk wilt weergeven of verbergen. Als u de weergave van meerdere kolommen gelijktijdig wilt wijzigen, wordt u aangeraden de alternatieve werkwijze te gebruiken die hieronder wordt toegelicht.

82

Lijst met beschikbare kolommen (in dit geval voor de dossierweergave)

11. Weergave en kolommen

Weergegeven kolommen kiezen met de ad-hocopdracht U kunt ook drukken op de functietoets F12 om het hieronder weergegeven venster voor kolombeheer te openen. Sleep in dit venster de kolomnaam van links naar rechts om de bijbehorende kolom weer te geven of te verbergen in het hoofdvenster.

Venster voor kolominstellingen

Kolomvolgorde en -breedte Om de weergave beter aan te passen aan uw voorkeur, kunt u op elk ogenblik de breedte en volgorde van de afzonderlijke kolommen wijzigen. ▪

Als u de kolombreedte wilt wijzigen, klikt u op de verticale scheidingsbalk rechts van de kopregel van de gekozen kolom (wanneer de muisaanwijzer verandert in een horizontale tweepuntige pijl) zoals hieronder weergegeven. Houd de muisknop ingedrukt en verplaats deze verticale scheidingsbalk tot de kolom de gewenste breedte heeft.

▪

Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u die in de cel van de kolomtitel. Houd de muisknop ingedrukt en verplaats de kolom naar de gewenste positie.

▪

U kunt de items in de lijst oplopend of aflopend sorteren op een bepaalde kolomwaarde. Dat doet u door te (dubbel)klikken op de titel van de gekozen kolom. Een naar boven of naar beneden gericht pijltje in het midden van de cel van de gekozen kolomtitel geeft aan op welke kolom er oplopend of aflopend wordt gesorteerd, zoals hieronder weergegeven.

83

Kolombreedte wijzigen (illustratie links) en kolom verplaatsen (illustratie rechts) Avertissement. Al deze weergavewijzigingen worden automatisch opgeslagen in uw gebruikersprofiel en worden opnieuw gebruikt de eerstvolgende keer dat u zich aanmeldt bij DLex.


12.

AFDRUKKEN EN EXPORTEREN

DLex laat zeer krachtige afdruk- en exporteerfuncties toe vanaf de kantoor- en dossierinterfaces.

Afdrukken en afdrukoverzicht De afdrukfunctie, toegankelijk door de knop van het ondermenu in de dossierinterface of door de opdrachten Afdrukkenen en Afdrukoverzicht van het ondermenu in de kantoorinterface, laat toe verslagen te genereren en af te drukkendie de op het scherm weergegeven gegevens vermelden. Wanneer verschillende klasseringcriteria beschikbaar zijn, is de keuze zichtbaarin de vorm van knoppen links onderaan het overzichtsvenster. Zodra u tevreden bent met het afdrukoverzicht, kunt u hetafdrukken naar bestand, of rechtstreeks op één van de printers verbonden metuw computer door een klik op de knop van het venster van het afdrukoverzicht.

Afdrukoverzicht van een verslag uit de dossierinterface

84

12. Afdrukken en exporteren

Afdrukoverzicht van een verslag uit de kantoorinterface.

85


Exporteren naar Microsoft Excel Vanuit elke weergave, zowel in de kantoorinterface als in de dossierinterface, kunt u Exporteren naar Excel via het contextuele menu van de actieveweergave. Dit menu is toegankelijk door een klik op de rechter knop van de muis op een van de weergavegegevens. Exporteren naar Excel staat u toe de gegevens van de actieve weergave te exporteren naar een werkblad van het Excel-rekenblad, zoals geïllustreerd.Zodra de gegevens zijn geëxporteerd, kunt u die naar wens bewerken in Microsoft Excel en bijvoorbeeld gebruik maken van de berekeningsmogelijkheden, het genereren van verslagen en grafieken of het opslaan of exporteren van dit programma.

Voorbeeld kantoorinterface gegevensexport naar Excel De verschillende afdruk-en exportopties en hun gebruik worden beschreven in het Referentiehandboek.

86

13. Sneltoetsen

13.

SNELTOETSEN

DLEX biedt de gebruiker ook een aantal sneltoetsen hieronder opgesomd: ▪

CTRL+1 tot CTRL+9 openen het overeenkomstige menu links in de kantoorinterface.

▪

CTRL+N opent het venster om een nieuw item te maken.

▪

CTRL+S slaat het item op.

▪

ALT+S om de record op te slaan en het item te sluiten.

▪

CTRL+P opent het venster Afdrukken.

▪

CTRL+A selecteert alles in het resultatenscherm.

▪

CTRL+D of DELETE om een item te verwijderen.

▪

ALT+ENTER of ALT+dubbele muisklik om de eigenschappen van het geselecteerde item te openen.

▪

ALT+F4 om het actieve werkvenster te sluiten (of zelfs DLex te sluiten als u zich in de kantoorinterface bevindt).

▪

ALT+F8 om de gekoppelde stukken te openen in een record met kenmerkende gegevens.

▪

ESCAPE om de actieve record te sluiten.

▪

ALT bij het openen van een mailitem of dictaat: als u ALT ingedrukt houdt, worden de eigenschappen geopend en niet het bestand (zoals in Windows).

▪

ALT+L in een dossier om de bijbehorende logboeken weer te geven (als u de optionele module hebt).

▪

F2 om een item in het navigatievenster te hernoemen (in de filters en de documentstructuur van een dossier).

▪

F2 om een document te openen dat in een lijst met documenten is geselecteerd.

▪

F3 of CTRL+F opent het "Uitgebreid zoeken" scherm in het geselecteerde resultatenscherm.

▪

F5 in lijsten om te beginnen met zoeken.

▪

F8 start de stopwatch.

▪

CTRL+H om de weergave en de zoekcriteria in het resultatenscherm terug te zetten (gelijk aan het klikken op Nieuwe zoekactie).

▪

CTRL+W of CTRL+F4 sluiten het item in gebruik.

▪

ALT + Pijl-Links en ALT + Pijl-Rechts om van het ene item naar het andere (gelijk aan het klikken op de groene driehoeken).

▪

CTRL+Q opent het venster om een wachtwoord aan te vragen tot de boekhoudkundige supervisor toegang.

▪

Bij het documenten management beschikt u ook over de volgende sneltoetsen:

▪

CTRL+M laat toe de status van de geselecteerde berichten te veranderen in “gelezen” of “ongelezen”.

▪

CTRL+T laat toe een taak te creëren in verband met de geselecteerde documenten.

Bij de invoer van prestaties beschikt u ook over de volgende sneltoets:

87


▪

CTRL+M schrijft aan de prestaties de standaard levertijd ingesteld voor dit soort prestaties in de administratiemodule toe.

Bij de invoer van uittreksels beschikt u ook over de volgende sneltoetsen:

88

▪

CTRL+C om de laatste commentaar weer te geven.

▪

CTRL+F om het laatst ingevoerde dossier te openen.

▪

CTRL+B om de overschrijvingsbatches weer te geven.

▪

CTRL+M om de matching weer te geven.

▪

F8 om het uittreksel te salderen.Het bedrag wordt automatisch opgegeven (ongeacht de plaats waar de cursor staat).

▪

F11 om het zoekcriterium voor facturen weer te geven.

14. Meertalige ondersteuning

14.

MEERTALIGE ONDERSTEUNING

De talenondersteuning gebeurt op twee niveaus in DLex: ▪

Interface: u kunt de taal kiezen van de DLex-interface, voor het gehele kantoor of per gebruiker. Deze keuze heeft geen enkele invloed op de door DLex behandelde en ingevoerde gegevens (documenten, dossiers, contacten, agenda's...). Alleen de talen voorgesteld door DLex zijn beschikbaar.

▪

Dossiers: u kunt voor elk dossier de referentietaal kiezen.Deze taal wordt standaard gebruikt om een document in dit dossier te maken.

▪

Documenten: voor elk document kunt u de referentietaal veranderen die standaard gelijk is aan de referentietaal van het bijbehorende dossier. In dit geval zullen de voorafbepaalde onderdelen van het document, zoals koppen, begroetings- en beleefdheidsformules, in de gewenste taal verschijnen. Sommige talen zijn vooraf gedefinieerd in DLex maar u kunt er andere talen aan toevoegen en, voor elk van hen, de gewenste elementen toevoegen in deze taal (begroetingen, beleefdheidsformules, brieftype, verslagentitels, documentenmodellen...).

89


▪

Contacten: voor elk contact kunt u de voorkeurtaal kiezen.Wanneer u een document in een dossier maakt, krijgt u ter informatie de taal van de verschillende geadresseerden te zien. Zo kunt u desgewenst de taal van het aan te maken document aanpassen.

Taalkeuze bij het opmaken van een brief De verschillende opties van de taalkeuze en het beheer van de nieuwe taal worden beschreven in het Referentiehandboek.

90

15. Doc Manager

15.

DOC MANAGER

Doc Manager is een extra hulpprogramma in DLex waarmee u, zoals de naam het aangeeft, externe, van DLex losstaande documenten kunt beheren, deze zeer gemakkelijk kunt integreren in DLex en verder kunt verwerken zoals alle andere documenten van uw kantoor. Met de Doc Manager kunt u, door een eenvoudig glijden-verplaatsen, uw documenten overzetten naar DLex.De Doc Manager is opgestart met Windows. Om deze te activeren kunt u of klikken op het icoon in de taakbalk of de sneltoets gebruiken die u hebt geselecteerd (standaard de toets Windows logo

+ Z).

Doc Manager icoon in de taakbalk Het venster van de Doc Manager opent op de voorgrond.Gewoon slepen uw tekst (een dossier uit de explorer, een e-mail of een omheining van Microsoft Outlook...) op de icoon van het dossier uit Doc Manager geïllustreerd hieronder.

Doc Manager

91


De volgende dialoogbox wordt geopend, daarin kiest u waar u het document wilt opslaan en eventueel, via de knop Hiërarchie documenten,een directory kunt kiezen binnen dit dossier. U kunt tevens een beschrijving en/of nota toevoegen om dit document te begeleiden. Twee extraopties staan u toe het origineel te verwijderen nadat het overgezet is naar DLex (om te voorkomen dat twee versies van een en hetzelfde document worden bewaard met de daaraan verbonden risico's) en het document al dan niet als in DLex gelezen aan te stippen.

Venster met de keuze van het bestemmingdossier Verschillende parameters kunnen worden geconfigureerd om het gedrag van de Doc Manager aan uw wensen aan te passen. U kunt bijvoorbeeld de toetscombinatie kiezen om de Doc Manager op te roepen. Al deze parameters worden beschreven in het Referentiehandboek.

92

Configuratievenster van de Doc Manager

15. Doc Manager

Doc Manager Pro Het Doc Manager hulpmiddelwordtmet alle versies van DLex geïnstalleerd.Er is echter een meer uitgebreide versie, de Doc Manager Pro, die beschikbaar is in optie (standaard met de versie DLex Corporate). Deze versie integreert, naast de reeds beschreven functies van Doc Manager, de delegatie- en kennisgevingsprocessen, alsook de volgende functies: ▪

Gebruikers- en afdelingsbeheer met de mogelijkheid een document in de DLex-inbox van een gebruiker of afdeling te deponeren (afdelingen bestaan alleen in de Corporate-versie van DLex).

▪

Controleren en automatisch ophalen van items in een specifieke map van Microsoft Outlook.Alle documenten die u in eengeselecteerde Outlook directoryof dossier plaatst,handmatig of automatisch, via postklasseringregels bijvoorbeeld, zullen automatisch in DLex worden getransfereerd. Bovendien zullen deze documenten automatisch kunnen worden geassocieerd met het dossier waartoe zij behorenindien de naam van deze documenten overeenkomt met een vooraf bepaalde structuur.

▪

Met Scan to DLex kunt u, voor zover u beschikt over een scanner die de functie "scan to folder" ondersteunt, een ingescand bestand rechtstreeks overzetten naar DLex, net zoals voor e-mails en Outlook.Als uw scanner de functie ondersteunt om het resultaatbestand van de digitalisering een naam te geven, kunt u ervoor zorgen dat dit bestand rechtstreeks wordt opgenomen in het daarmee samenhangende dossier.

Deze functies helpen u delegatie- en kennisgevingsprocessen in uw kantoor toe te passen. De Doc Manager berust op het principe van de postbakjes en beheert de documenten op twee manieren, afhankelijk van uw interne organisatie: ▪

Ofwel krijgt u het document en leest u het. Daarna klasseert u het in een dedicated directory.Daarna klasseert het secretariaat regelmatig de documenten in dezedirectory in de geschikte dossiers.

▪

Ofwel omgekeerd: het secretariaatontvangt de documenten en klasseert die in de geschikte dossiers. In dit geval wordt de leesindicator niet geactiveerd en vindt u deze documenten onmiddellijk terug in uw lijst van te lezen documenten via deweergave Documenten.

▪

Door het secretariaat ontvangen bestanden en mail kunnen worden gedeponeerd in de persoonlijke mailbox van een gebruiker zodat die ze zelf kan beheren.

In de referentiehandboek wordt uitvoerig toegelicht hoe u Doc Manager en Doc Manager Pro gebruikt en instelt.

93

De beheersoftware voor advocatenkantoren GEBRUIKS- AANWIJZING. Versie Copyright Gebruiks- Alle rechten voorbehouden

Recommend Documents