artikel
De archieven van de benedictijnse gemeenschap van New Norcia (West-Australië) Leen Charles, met dank aan Cindy Mergits en Gerd De Coster
Gedurende de laatste maanden had ik de kans om als vrijwilliger in een overzees archief te werken. Ik genoot de gastvrijheid van de benedictijnse gemeenschap van New Norcia (WestAustralië) en leerde op een afgelegen plek in Australië de finesses van een religieus privaatrechtelijk archief kennen. Dit artikel geeft een samenvatting van mijn unieke belevenis in het archief van New Norcia en, gezien door de ogen van een buitenstaander, geeft het enkele heel specifieke eigenschappen en bijzonderheden van dat archief aan. Toevallig was de archivaris voor een aantal weken met ziekteverlof en moest ik, heel onverwacht, de leiding over de archiefdienst overnemen en doen alsof ik volledig vertrouwd was met de collectie, wat natuurlijk niet zo was. EEN BEETJE GESCHIEDENIS
“NEW NORCIA IS UNIEK IN AUSTRALIë, AANGEZIEN DE STAD VOLLEDIG IN HANDEN IS VAN MONNIKEN.”
In 1846-1847 stichtte een groep benedictijnen een klooster in het ongerepte landschap van Victoria Plains, zowat 130 kilometer ten noorden van Perth, de huidige hoofdstad van West-Australië. Hun doel was om contact te maken met de inheemse bevolking, de Nyoongar, om hen het evangelie te verkondigen en om hun levensomstandigheden te verbeteren. New Norcia is uniek in Australië, aangezien de stad volledig in handen is van monniken. De historische stad bestaat uit een klooster, een
kerk, ongeveer vijftien huizen, een wegrestaurant annex postkantoor, een hotel, een museum, een kunstgalerie en museumwinkel, twee voormalige colleges, twee voormalige internaten voor kinderen van Aboriginals (jongens en meisjes), een boerderij, een bakkerij, een oude en een nieuwe bloemmolen en een gastenverblijf. De Great Northern Highway loopt dwars door de stad, waardoor het klooster van de rest van de stad is afgesneden.
Ondanks die Italiaanse connecties, doet de stad veeleer Spaans aan. De stichter, Rosendo Salvado (1814-1900), was namelijk een Spaanse monnik die na de afschaffing van de Spaanse kloosters in 1835, zijn toevlucht had gezocht in Italië. In 1849 werd hij tot bisschop van Rome gewijd en aangesteld als apostolisch administrator van New Norcia. In 1867 werd hij er abt. New Norcia herbergt vandaag nog steeds een kleine gemeenschap
De stad is vernoemd naar Nursia (Italië), de geboorteplaats van de heilige Benedictus (480-543).
Foto: Abt John Herbert en zijn gemeenschap.
META 2012 | 5 |
19
artikel
van benedictijner monniken, onder de leiding van abt John Herbert (1963). De archiefdienst van de benedictijnse gemeenschap wordt deskundig beheerd door archivaris Peter Hocking. In het archief vallen twee belangrijke archiefvormers te onderscheiden. De monnikengemeenschap kan beschouwd worden als de belangrijkste vormer van historische en in mindere mate van recente archiefstukken. Omdat de stad de laatste tijd een meer onafhankelijke positie is gaan innemen, worden er nu meer administratieve, niet-religieuze documenten gevormd. De archiefcollectie documenteert het leven van de monnikengemeenschap, haar inzet voor de inheemse bevolking, haar strijd om het voortbestaan ervan, en haar pogingen om een bestaan op te bouwen in heel barre omstandigheden, en dat ononderbroken van 1846 tot vandaag. Ze bevat gegevens over alle belangrijke thema’s uit de geschiedenis van de kolonisatie van Australië: immigratie, architectuur, landbouw, onderwijs, religie en de omgang met de inheemse bevolking. De stukken zijn vooral in het Spaans, het Italiaans, het Latijns en het Frans. Vooral in de beginperiode domineert het Spaans. Het Engels werd pas prominenter vanaf de tweede helft van de twintigste eeuw. Dat betekent dat de historische rijkdom van het archief vooralsnog niet ten volle kon worden benut. Momenteel wordt heel wat vertaalwerk verricht, maar gezien de grote hoeveelheid aan bronnen, is er nog een lange weg te gaan. In feite gaat het om een privaatrechtelijk archief: wie stukken wil raadplegen moet daarvoor toelating aanvragen bij en toestemming krijgen van de abt. Dat is het geval voor alle gegevens jonger dan 100 jaar, voor gegevens 20 | META 2012 | 5
over personen en vanzelfsprekend ook voor gegevens over leden van de monnikengemeenschap en Aboriginals. De archiefdienst bezit ongeveer 450 meter archiefstukken. Ze worden bewaard in de vroegere werkruimte in het noordelijke deel van het abdijcomplex. Ze kunnen gemakkelijk doorzocht worden via de Inmagic’s DBtext v.12 Database. De archiefdienst is altijd in goede handen geweest: broeder Eugene Pérez was archivaris van 1981 tot 1983, Tony James van 1983 tot 1985 en Wendy McKinley van 1985 tot 2007. Sindsdien oefent Peter Hocking die functie uit.
van West-Australië en de vertaling ervan is nog steeds aan de gang. De Kroniek van de Ge meenschap beschrijft het leven in en rond het klooster van 1901 tot vandaag, de Kalumburu Dagboeken het leven in de Kalumburu Missie tussen 1908 en de vroege jaren tachtig. Honderden kaarten, vele daarvan door Salvado zelf getekend, zijn overgeleverd. Salvado was een van de belangrijkste landbezitters en pachters in het gebied. Meer dan 60.000 foto’s zijn het bewijs van de verschillende activiteiten van de monniken
in en rond New Norcia en Kalumburu, de oudste ervan dateren uit de tijd van de allereerste camera in 1867. Ongeveer twintig procent van deze onschatbare foto’s is gescand. Het scannen en identificeren van de foto’s is nog steeds aan de gang. In het klooster zelf wordt een enorm muziekarchief bewaard, dat zowel verzamelde als eigen gecomponeerde muziek vanaf het jaar 1846 bevat. Dom Stephen Moreno (18891953) componeerde veel muziek voor New Norcia en wordt beschouwd als een van de belangrijkste Australische componisten van kerkmuziek.
DE KERN VAN HET KLOOSTERARCHIEF Dankzij Salvado zijn de eerste 50 jaar van de benedictijnse gemeenschap in New Norcia heel goed gedocumenteerd. Salvado was een goed schrijver en scherp observator. Bovendien had hij kennis van alles wat nodig was om zijn missie draaiende te houden, zoals astronomie en landmeting. Zijn dagboeken zijn een levend bewijs van de bijzonder moeizame start en van zijn moedige pogingen om contacten te leggen met de inheemse bevolking. Zijn memoires over deze beginjaren werden in 1851 in het Italiaans gepubliceerd; de Engelse vertaling verscheen pas in 1977. Tot de uitgave van Salvado’s verzamelde correspondentie, waren die vijftien kleine dagboekjes dus de vroegste documenten over de zendingspost in New Norcia. Andere monniken hebben natuurlijk ook dagboeken geschreven, maar de verslagen van Salvado zijn historisch gezien verreweg de belangrijkste en waardevolste. De verzameling van ongeveer 20.000 brieven, de meeste daterend uit de tijd van Salvado, leest als een historische roman over de eerste 50 jaar van de benedictijnse gemeenschap. De correspondentie is daarom van extreem belang voor de geschiedenis
Salvado in voor de wildernis geschikte wandelkledij (1850).
artikel
Registers van dopen, vormsels, huwelijken en begrafenissen uit New Norcia en de omliggende parochies die tot de abdij Nullius behoorden (1867-1992), worden bewaard in het archiefdepot. Andere stukken over bijvoorbeeld landerijen en boerderijen, het weer, loonstaten, gebouwen, constructies, water en riolering worden zorgvuldig bijgehouden. Dat geldt ook voor de archiefbescheiden van de Saint Gertrude’s en Saint Ildephonsus Colleges (internaten voor meisjes en jongens) en van de Saint Joseph’s en Saint Mary’s Aboriginal Schools voor jongens en meisjes. Ook vandaag vormt de kloostergemeenschap uiteraard nog archiefstukken. Postulanten, novices en monniken komen op bezoek en laten een spoor na in het archief. De abt en zijn secretaris vormen een afzonderlijke kern die beslist over religieuze en spirituele zaken en zorgen voor het algemene beheer van de gemeenschap. Individuele leden van de gemeenschap hebben hun eigen interesse- en onderzoeksgebieden en vormen dus ook documenten in verband daarmee. Elke drie jaar ondergaat de gemeenschap een canonieke inspectie, waarvan vervolgens een rapport wordt gemaakt. Liturgische documenten, werkschema’s voor de monniken, zangboeken, tekstboeken, … uiteindelijk belandt alles in het archief. Een aantal monniken zijn ook priester. Ze zijn dus verantwoordelijk voor hun parochie waar ze ook andere parochiale verplichtingen hebben. Ze volgen opleidingen en wonen vergaderingen bij. De Friends of New Norcia krijgen hun eigen nieuwsbrief en geven vervolgens vaak steun.
DE STAD VORMT ARCHIEFDOCUMENTEN Sinds de vroege jaren tachtig wordt een van de monniken aangesteld als procurator van de handelsactiviteiten in
de stad. Tot die tijd werden de afzonderlijke entiteiten, zoals het warenhuis, het wegrestaurant en het hotel, verhuurd. De zaken gedijden echter niet en men opteerde voor een ander beleid. Er werden leken aangetrokken om de ondernemingen voor het klooster te beheren, wat uiteindelijk ook niet winstgevend bleek. Bovendien moesten de scholen in 1991 gesloten worden, waardoor de monniken met zowat 30 leegstaande gebouwen zaten. Welke richting moesten ze Luchtfoto van het klooster. uit? Hoe konden ze al deze veranderingen overleven? Het klooster koos voor de weg van gastvrijheid: het probeerde meer toeristen, bezoekers en mensen die zich wilden afzonderen, aan te trekken. Het bestaande museum werd “ALS JE IN EUROPA WOONT, IS LEVEN een museum annex kunstgaMET DE CONSTANTE DREIGING VAN lerie, er werden rondleidingen in de stad georganiseerd en VUUR MOEILIJK IN TE BEELDEN.” de lege schoolgebouwen kregen een nieuwe bestemming: per jaar komen er honderden schoolkinderen om er allerhande kampen of cursussen ‘Financial Manager’ zorgt voor en onderwijs; het gastenver(vooral i.v.m. Aboriginals) te de financiën en de brandkast: blijf; de keuken voor klooster volgen. Een nieuwe benade- hij maakt maandelijkse, drie- en gastenverblijf; de bakkering was nodig om dat alles maandelijkse en jaarlijkse rij; de boerderij; het hotel; het te beheren: er werd vaker financiële rapporten op en wegrestaurant annex posthoudt de algemene inkom- kantoor; onroerende beziteen beroep gedaan op leken om al de samenkomsten en sten en uitgaven in de gaten. tingen; onderhoud; IT; en Een ‘Payroll Officer’ zorgt tot slot de archiefdienst met aanverwante activiteiten te het ‘Archives, Research and organiseren. Vanaf 1995 ont- voor de loonadministratie. De stond er een vast bestuurlijk boekhouder is verantwoor- Publication Committee’. lichaam: eerst geleid door een delijk voor alle stukken uit de De door deze afdelingen ‘Town Manager’, later door een verschillende afdelingen die te maken hebben met belas- gevormde documenten zitCEO, en nu door een ‘General ten nog steeds in de dynamitingen, enzovoort. Een deel Manager’. Sindsdien begon de stad een belangrijke rol te van het personeel woont ter sche of semi-dynamische fase. spelen als archiefvormer. Het plaatse in gehuurde huizen die Soms worden oudere stukken werd zelfs een klein bedrijf. eigendom zijn van de gemeen- overgebracht naar de archiefVerschillende afdelingen schap. Er wordt dus ook dienst. Sommige ervan, bijbeheren nu meerdere domei- archief gevormd in verband voorbeeld al wat oudere financiële documenten, worden in nen, sommige vormen vanzelf- met huurovereenkomsten. een tussendepot bewaard sprekend meer documenten Momenteel omvat de adminis- tot ze naar de archiefdienst dan andere. tratie de volgende afdelingen: worden overgebracht. In die Aan het hoofd staat een ‘The office’ bestaande uit het fase wordt er nog geen selec‘General Manager ’ (alge- algemene bestuur, het financi- tie doorgevoerd. Belangrijke meen directeur) die, samen ele bestuur, human resources, personeelswijzigingen, zoals met de abt, de boekhouder de boekhouding en de loon- de komst van een nieuwe en de monnik verantwoor- administratie; museum, kunst- ‘General Manager’ of ‘Financial Manager’, vormen potentieel delijk voor human resources, galerie en museumwinkel met het ‘Museum Committee gevaarlijke momenten in de het algemene bestuur van de stad bepaalt. Hij wordt and Art Curator’; de collec- levenscyclus van archiefstukgeholpen door een persoon- ties; de bibliotheek met het ken. Een gebrek aan interesse lijke assistent. Wekelijks is er Library Committee; liturgie; voor oude documenten en het introduceren van nieuwe een ‘Executive Meeting’. De evenementen; huisvesting
META 2012 | 5 |
21
artikel
“DE UITSTEKENDE MATERIëLE ORGANISATIE VAN DE ARCHIEFDIENST HIELP MIJ OM ZONDER GROTE PROBLEMEN IN TE VALLEN — ARCHIEVEN ZIJN ONGEVEER OVERAL TER WERELD VERGELIJKBAAR.”
werkmethodes kunnen de continuïteit van het archief in gevaar brengen.
DE GEVAREN VAN DE NATUUR De meest vernietigende bedreiging voor de archiefdienst en voor het hele gebied rond New Norcia is vuur. Als je in Europa woont, is leven met de constante dreiging van vuur moeilijk in te beelden. De meeste Europese archieven hebben calamiteitenplannen en noodprocedures, maar de kans dat ze ooit gebruikt moeten worden, is uitermate klein. In Australië is vuur echter een altijd aanwezige dreiging in het dagelijkse leven. In New Norcia zijn alle gebouwen zeer droog als gevolg van de lange en extreem warme zomers. Ze zijn voornamelijk opgetrokken uit hout en zongebakken bakstenen. De elektrische leidingen zijn meestal 22 | META 2012 | 5
zijn betekenis en verband stukken, en dat al sinds meer met andere documenten dan 150 jaar. De werkomstante begrijpen. Je moet het digheden veranderen echter bekijken op een scherm om en dat vormt een bedreiging het te begrijpen, om te zien voor elke goede archiveringswie het gemaakt of verzontraditie. Wereldwijd hebben den heeft, enzovoort. Een computers het dagelijkse vaste gewoonte om corleven, kantoren en kloosters recte bestandsnamen te overspoeld. Door internet is geven, draagt in sterke de wereld maar een muismate bij aan het begrijpen klik ver en nieuwe vormen van dergelijke documenten van communicatie krijgen de in hun context. bovenhand. Geleidelijk aan wordt de vroegere, papieren • In een papieren omgeving onthult de fysieke plaats post vervangen door e-mails. van een document in een De consequenties hiervan map veel over de context. zijn al zichtbaar in de archiefJe kunt een map uit een rek dienst. Tot de jaren 1995-1996 nemen en erin bladeren om beschikt de archiefdienst over zo de verhouding van het de briefwisseling van elke steindividuele document tot de delijke afdeling, na die datum rest van de map te begrijvalt er bijna geen corresponpen. Zonder een gestructudentie meer terug te vinden. IT reerd archiveringssysteem zou back-ups moeten nemen, waarin elke digitale map de maar vindt dat de eeuwignaam van een relevante taak heid een levensduur heeft van of bestand heeft, raken de tien jaar. Zonder stevige en digitale documenten verloafdoende maatregelen dreigt ren en verliezen ze al hun er een leemte in de archiefbebelang voor andere stukken waring te ontstaan en riskeert en voor de context waarin New Norcia zijn gezonde en ze zijn ontstaan. stevige archieftraditie kwijt te raken. Dat is alweer geen • Gezien born digital-documenten niet kunnen worden groot verschil met de archievastgepakt, is het ten zeerven in de rest van de wereld, ste aan te bevelen om een aangezien computers overal beleid te ontwikkelen voor een grote impact hebben. het creëren van gepaste b e sta n d s n a m e n, zodat Of een document (brief, e-mail, iedereen meteen begrijpt factuur, etc.) op papier verover welk soort document vaardigd of digitaal gevormd het gaat. Deze routine is, maakt geen verschil voor komt de transparantie van hun archiefwaarde, maar het kantoorwerk sterk ten vraagt wel om een andere goede. Op die manier wordt behandeling. Born digitalhet heel wat eenvoudiger documenten zijn in digitale om een relevant stuk terug vorm ontstaan en worden te vinden of om een dossier ook digitaal beheerd. Het gaat over te nemen bij afwezigvooral om met een tekstverheid van de verantwoordewerker gemaakte documenten, lijke ervoor. maar ook om e-mails, databases, spreadsheets, presenta- • Er moet een beslissing genomen worden over het ties en andere types bestanbewaren van born digitalden. Born digital-documenten documenten. Ofwel beslis je bewaren, stelt extra uitdaginHET TEMMEN VAN DE om elk document af te pringen: DIGITALE DRAAK ten en het te beschouwen Het sterkste punt van de • Je zult altijd afhankelijk zijn als het origineel, ofwel kies van elektriciteitsvoorziening, archiefdienst van New Norcia je ervoor om het originele hardware en software om is zijn stevige traditie van, digitale formaat te houden. de elektronische bronnen met het oog op toekomstig Hierdoor houd je niet enkel te lezen; je hebt nood aan gebruik, in perfect geordende het bestand in zijn originele een instrument. staat bewaarde documenten. digitale vorm, maar behoud De monniken en de archiva- • Je kunt geen born digije ook alle andere mogetal-document vastnemen ris zijn zich goed bewust van lijkheden ervan: zoals de om het te lezen en om het historische belang van de verouderd en al te veel toestellen zijn aangesloten op één stopcontact zodat er een grote kans is op overbelasting. Eén vonk zou de stad in lichterlaaie kunnen zetten. De bovenste verdieping van het gebouw waarin het archief is ondergebracht, is opgedeeld in verschillende compartimenten om een brand te vertragen. Dat is tenminste de bedoeling, maar volgens de brandweer zou het vuur overal doorheen snellen. Vertragende elementen, zoals brandwerende deuren, worden ernstig overwogen. Alle archieven worden op de benedenverdieping bewaard, zodat een evacuatie, indien nodig, snel zou kunnen verlopen. De belangrijkste historische stukken, zoals de dagboeken en de briefwisseling, zijn gescand en de backups ervan zijn op andere locaties bewaard. Volgens de brandweer zou een bunker of zelfs een ondergronds archiefdepot onder een van de heuvels in New Norcia de ultieme, brandveilige oplossing zijn. Momenteel zijn die oplossingen niet te verwezenlijken. Een andere manier om het probleem aan te pakken, is het verplaatsen van alle administratieve afdelingen naar een nieuw administratief gebouw aan de andere kant van de Great Northern Highway. Het is gebouwd in de jaren zestig en is daarom beter bestand tegen brand. De meest essentiële historische stukken worden nu bewaard in een depot met verrolbare rekken en een afdoende controle van temperatuur en vochtigheid. Insecten, zoals termieten, zijn een mogelijke dreiging, maar worden van nabij opgevolgd en vernietigd.
artikel
volledige tekst doorzoeken, bestanden sorteren of automatisch zoeken in een serie van digitale documenten. • Digitale stukken zouden betrouwbaar, authentiek en uniek moeten zijn. Ze zouden moeten zijn, wat ze lijken te zijn. Niemand mag met deze elektronische documenten kunnen knoeien. Als men beslist om de born digital-documenten of elektronische bestanden te houden zoals ze zijn, in een machineleesbare vorm dus, dan moet een beleid ervoor zorgen dat de kwetsbaarheid van deze bestanden zo laag mogelijk wordt gehouden. Dat betekent onder meer dat de archiefdienst de medewerkers moet opdragen in welk standaardformaat de bestanden
moeten worden overgedragen (bijv. in PDF-formaat voor tekstverwerkingsbestanden of spreadsheets). Of er moeten duidelijke afspraken bestaan met IT over hoe, waar en voor hoe lang elektronische bestanden opgeslagen moeten worden en welk beleid er gevolgd moet worden bij migratie en emulatie. Verder moet men vastleggen wie verantwoordelijk zal zijn voor ingrepen om ervoor te zorgen dat elektronische bestanden langdurig bewaard kunnen blijven, of wie de stukken kan raadplegen. Vertrouwelijkheid zou op elk moment gegarandeerd moeten zijn. De aanwezigheid van een professionele archivaris in de
archiefdienst van New Norcia is de beste garantie dat de goede archiveringstraditie van de benedictijnse gemeenschap wordt voortgezet. Dat duizenden kwetsbare foto’s en archiefstukken met een enorme historische waarde gedigitaliseerd worden, toont duidelijk aan dat men zich in de archiefdienst ten volle bewust is van het belang van de archieven. De uitstekende materiële organisatie van de archiefdienst hielp mij om zonder grote problemen in te vallen — archieven zijn ongeveer overal ter wereld vergelijkbaar. Het gebrek aan kennis over de geschiedenis van New Norcia en deze specifieke periode in de Australische geschiedenis, bleek veel moeilijker voor mij. Het was heel eenvoudig om informatie op te zoeken
voor het beantwoorden van doordeweekse vragen. Het bleek echter bijna onmogelijk om serieuze onderzoekers antwoord te verschaffen of hen de juiste documenten te bezorgen. Het vormde een stevige uitdaging om de complexiteit, de vertrouwelijkheid en de diversiteit van de inhoud van de archiefstukken onder de knie te krijgen. Het was een enorm voorrecht om, voor een korte periode, deel uit te maken van de rijkste en belangrijkste archiefcollectie van West-Australië. Deze ervaring zal mijn verdere archiefcarrière zeker verrijken.
META 2012 | 5 |
23
