D&B’s Little Pink Book Editie II
D&B CONGRESBOOSTER UW VERENIGING VOORUIT
DECHESNE EN BOERTJE Als fullservice eventmarketing bureau hebben wij het mooiste vak van de wereld: het raken en laten stralen van mensen. Wij ontwikkelen en organiseren onderscheidende bedrijfsevenementen met interactie, energie en inhoud. Met als doel het verbinden van organisaties met hun medewerkers, relaties en andere stakeholders. Het is onze overtuiging dat een evenement het meest effectieve communicatiemiddel is voor echte verbinding. Verbinding tussen mensen onderling, tussen mensen en organisaties, en tussen mensen en de samenleving. Daarbij is het onze drijfveer om voorop te lopen in evenementen die écht effect en impact hebben.
D&B CONGRESBOOSTER?! Wilt u een ledencongres organiseren dat écht effect en impact heeft? Een event met inhoud, interactie en energie? Kortom, een congres dat een ‘boost’ geeft aan de ambities van uw vereniging! Dan is dit ‘Little Pink Book’ iets voor u. Dechesne & Boertje heeft in haar meer dan 30-jarig bestaan, enorm veel ervaring opgedaan met het ontwikkelen en organiseren van congressen voor allerlei verenigingen, bedrijven en instellingen. Met al die ervaring hebben wij de D&B Congresbooster ontwikkeld. Een visie op congressen die een boost geeft aan de uitvoering van uw jaarlijkse ledencongres én een boost voor de ambities van uw vereniging. In dit boekje inspireren wij u graag met nieuwe inzichten om uw congres optimaal in te zetten.
CONGRES DEFINITIE De definitie van een congres is: een grootschalige bijeenkomst, waar bijvoorbeeld wetenschappers of leden van een bepaalde organisatie ideeën uitwisselen rond een bepaald thema. Andere termen zijn: symposium, conferentie of (in kleinere vorm) seminar.
Het congres is een fysieke bijeenkomst, die eventueel wordt uitgebreid met een online platform om via internet de bijeenkomst te ondersteunen of ‘bij te wonen’. Maar het is vooral een event. Volgens ons het meest krachtige middel om mensen te verbinden. Het is face-to-face, driedimensionaal en live. Er is geen ander communicatiemiddel waarbij de boodschap en de beleving ervan direct samenvallen. Het congres is vaak een hoogtepunt in de activiteiten die een vereniging ontplooit. De bijeenkomst draagt bij aan de binding met de leden. Om de impact van een congres te vergroten, introduceren wij de D&B Congresbooster. VERGROOT DE IMPACT! De D&B Congresbooster is een product dat het congres niet ziet als een eenmalige mijlpaal maar als een springplank voor de ambities van de vereniging. Door doelstellingen aan het event te koppelen die de ambitie van de vereniging ondersteunen, vergroot je de impact. Dan wordt een congres een strategisch communicatiemiddel dat waarde creëert.
~
DE
BOODSCHAP
De keuze voor een event is niet niks. Een event legt immers beslag op een hoop resources: tijd, mensen en geld. Dan is dat wat je met je event wilt bereiken, van groot belang. Dan zijn doelstellingen cruciaal. Die bepalen de boodschap. Om de doelstellingen duidelijk voor ogen te krijgen, is het stellen van vragen essentieel: Waarom? Hoe? Wat? Wie? Waar? En met name nieuwsgierig zijn naar de vraag achter de vraag. Alleen op die manier kun je de boodschap bepalen en kiezen op welke wijze je het verhaal gaat vertellen tijdens het congres.
‘‘TELL ME AND I WILL FORGET. SHOW ME AND I MAY REMEMBER INVOLVE ME AND I WILL UNDERSTAND.’’ - CONFUCIUS Laat mensen je verhaal beleven en de boodschap komt aan. Of zoals Confucius het zo mooi zegt: ‘Involve me and I will understand’. Maar op welke wijze kun je de deelnemers tijdens een congres betrekken? Hoe laat je de gasten onderdeel zijn van het event? Hoe kun je je congres een boost geven zodat de aanwezigen niet passief deelnemen, maar onderdeel zijn van het event? Hoe kun je van het congres een beleving maken waar je de leden mee raakt?
~
DRIE-EENHEID
INHOUD-ENERGIE-INTERACTIE Bij D&B gebruiken wij de ‘heilige drie-eenheid’ van inhoud, interactie en energie om van elke bijeenkomst een bijzonder ervaring te maken. Het is deze combinatie die er voor zorgt dat uw gasten anders vertrekken dan dat ze kwamen.
INHOUD Bij een congres is het element inhoud natuurlijk leidend. Een zorgvuldig gekozen thema, met inhoudelijk sterke sprekers die de gasten prikkelen en aan het denken zetten. Maar ook door te kijken welke kennis en expertise de aanwezigen in de zaal kunnen bieden om het onderwerp te verdiepen. ENERGIE Denk aan event ingrediënten als een professionele en dynamische moderator, aan de verschillende opstellingen in de zaal die de sfeer bepalen, aan de toevoeging van verrassingen en ijsbrekers en aan humor. INTERACTIE Memorabele bijeenkomsten zijn vaak de events waar je met interessante gasten contact hebt gemaakt. Wij kijken graag op welke wijze we de verbondenheid tussen de aanwezigen kunnen bevorderen: door onverwachte verplaatsingen in het programma, door de inzet van digitale tools en door interactieve sessies tijdens het programma.
~
UW VERENIGING VOORUIT De D&B Congresbooster brengt uw vereniging vooruit op drie belangrijke gebieden: geïnspireerde en tevreden leden, ledengroei en relevantie. Met een congres dat op deze wijze wordt ontwikkeld, draagt uw vereniging nog meer bij aan de vakkennis bij uw leden en hun verbondenheid binnen de branche. En zet u uw vereniging op de kaart als spin in het web, die weet wat er leeft onder haar leden. Met deze aanpak van het congres zorgt de D&B Congresbooster daarmee ook voor een boost voor de branche.
BRANCHEBOOSTER Onze ervaring leert dat deze aanpak niet alleen een congres met impact creëert, maar dat het meer doet voor het jaarprogramma van de vereniging. Door de ambitie van de organisatie te koppelen aan de invulling van het congres, ontwikkel je een thema dat langer houdbaar is dan alleen die ene bijeenkomst. Wij adviseren om dit strategische thema de basis te laten zijn voor een jaarplan. Een jaarplan waarin alle communicatiemiddelen zijn opgenomen. Naast het congres alsook de overige events als ALV, trainingen, webinars en workshops en alle beschikbare communicatiemiddelen (magazine, website, nieuwsbrieven en social media). Kortom, de D&B Congresbooster brengt uiteindelijk meer: een jaarprogramma met een strategisch thema dat uw ambitie ondersteunt en waarmee op een activerende manier - en op verschillende momenten in het jaar - contact wordt gemaakt met uw leden en andere stakeholders.
~
D&B & UW VERENIGING Overweegt u een event te organiseren voor uw leden? En bent u benieuwd naar de visie van een eventbureau dat al meer dan 30 jaar creatie en doelstelling treffend weet te verenigen? Ons topteam met liefde voor het evenementenvak helpt u graag verder. U kunt contact met ons opnemen via
[email protected] of 0294-261517.
‘‘THE FUTURE BELONGS TO THOSE WHO SEE POSSIBILITIES BEFORE THEY BECOME OBVIOUS.’’ - JOHN SCULLEYcley
AANTEKENINGEN
AANTEKENINGEN
