Dataportabiliteit
Auteur: Miranda van Elswijk en Willem-Jan van Elk
Cloud computing is een recente ontwikkeling die het mogelijk maakt om complexe ICTfunctionaliteit als dienst via het internet af te nemen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de leerlingenadministratie of een roosterapplicatie, of om voorzieningen voor elektronisch samenwerken zoals email en agenda. Als u overstapt van een softwareprogramma dat op uw eigen pc of netwerk staat naar een cloud service, gaan de gegevens waar u mee werkt meestal mee. Het kunnen verplaatsen van gegevens wordt dataportabiliteit genoemd. Het voordeel van cloud computing is dat zowel de software als de gegevens overal en altijd beschikbaar zijn, zolang u maar toegang heeft tot het internet. Een ander voordeel is dat u niet meer zelf verantwoordelijk bent voor het up-to-date houden van de software; dat doet de cloudleverancier. Ook zorgt hij vaak voor de techniek en voor professionele backupfaciliteiten. Er is echter een sluimerend risico: u als gebruiker of eigenaar dreigt een deel van de zeggenschap over uw gegevens te verliezen. Het is bijvoorbeeld lang niet altijd zo dat u de data die ‘in de cloud’ zijn opgeslagen, gemakkelijk ergens anders kunt plaatsen, bijvoorbeeld toch weer op uw eigen apparatuur of bij een concurrerende aanbieder. Dit betekent dat u voor het behoud van uw data vastzit aan die ene aanbieder. En dat kan een probleem zijn als u niet meer tevreden bent over de aanbieder of als de aanbieder stopt met zijn dienstverlening. Dan wilt u uw gegevens op kunnen pakken en er ergens anders mee verder werken, zonder verlies van functionaliteit of van gegevens. Noodzaak van dataportabiliteit Aan het plaatsen van gegevens in de cloud zijn risico’s verbonden. Deze risico's hebben te maken met het feit dat u de primaire controle over de data uit handen geeft. Het is vaak onduidelijk op welke manier de gegevens die in de cloud gestopt zijn, terug te halen zijn naar de eigen computer. Naadloos gegevens van de ene cloudaanbieder naar de andere kunnen verplaatsen, is helemaal zeldzaam. Het niet of niet effectief kunnen porteren van gegevens betekent in de praktijk dat eindgebruikers, als ze eenmaal begonnen zijn, vastzitten aan een cloudaanbieder. Alleen door bestaande data als verloren te beschouwen, is het mogelijk om terug te gaan naar een nietcloudgebonden oplossing of over te stappen op een andere aanbieder. Eén taal De belangrijkste voorwaarde om data te kunnen uitwisselen tussen twee cloudapplicaties, is dat beide applicaties dezelfde 'taal' kunnen spreken. Ze moeten hun gegevens beschikbaar kunnen stellen op een manier waar andere applicaties mee kunnen werken. Als er een formaat is waar meerdere toepassingen mee overweg kunnen, spreken we vaak van een standaard. Vaak zijn standaarden vastgelegd door een onafhankelijke partij. Sommige van deze standaarden zijn vrij beschikbaar voor iedereen (zogeheten open standaarden); andere kunnen met voorwaarden (zoals een financiële vergoeding) belast zijn. Meer spelers In de praktijk geldt dat de mogelijkheden voor dataportabiliteit beïnvloed worden door een aantal factoren. Naarmate er meer spelers op dezelfde markt zijn, is de hoeveelheid opties om te schakelen meestal ook groter. Voor aanbieders is het namelijk aantrekkelijk om mensen over te kunnen laten stappen vanaf de concurrent, dus dat moet dan wel zo makkelijk mogelijk zijn. Naarmate de markt van clouddiensten volwassener wordt en de gebruikers beter gewend raken aan het nieuwe model, zal functionaliteit om eventueel te kunnen switchen ook steeds meer een verkoopargument worden.
2
De mogelijkheden voor portabiliteit zullen uitgebreider zijn bij toepassingen die al langer offline bestonden en pas recent als cloud service beschikbaar zijn. Denk daarbij aan spreadsheets en agenda’s. Voor toepassingen die inherent online zijn, zoals wiki’s en sociale netwerken, geldt meestal dat elke aanbieder daarvan een eigen, intern te gebruiken formaat gebruikt en dat portabiliteit pas in een later stadium of zelfs (nog) helemaal niet aan bod komt. Elektronische leeromgevingen Voor onderwijsspecifieke toepassingen zijn de mogelijkheden beperkter. Vaak zijn er maar enkele aanbieders van zeer specifieke toepassingen. Zij zullen hun beperkte resources eerder inzetten om nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen en zich daarmee te onderscheiden van de concurrent. Pas als dataportabiliteit een eis wordt vanuit de klant, zullen de aanbieders hieraan gaan werken. Een belangrijke toepassing in het onderwijs is de elektronische leeromgeving (ELO). Hiermee beheren veel onderwijsinstellingen informatie over vakken en de opleiding en kunnen studenten en docenten met elkaar communiceren. Omdat een ELO specifiek gericht is op het onderwijs, zijn allerlei onderwijstoepassingen standaard inbegrepen: het maken van roosters, het inleveren van opdrachten, het aanbieden van cursusmateriaal, enzovoort. Omdat de markt voor ELO’s – vergeleken met die van bijvoorbeeld kantoorapplicaties of financiële pakketten – relatief klein is, zijn ook de aanbieders ervan vaak klein en werken ze kleinschalig. Hierdoor zijn er minder afspraken op het gebied van standaarden, maar zijn er over het algemeen meer mogelijkheden tot maatwerkondersteuning door de leveranciers bij migratie. Om toch zekerheid over uw gegevens te hebben en financiële verrassingen te voorkomen, is het belangrijk goede en expliciete afspraken te maken met de leverancier over de mogelijkheid uw gegevens ‘terug’ te kunnen halen. Administratieve systemen Voor een onderwijsinstelling is de administratie van inschrijvingen, vorderingen, medewerkers, vakken en meer zaken van groot belang. Hier zijn vaak al vele jaren systemen voor in gebruik en ook hier komen steeds meer oplossingen voor beschikbaar in de cloud, ook van aanbieders die op deze markt begonnen zijn met offline oplossingen. Weinig van deze systemen voldoen aan standaarden, maar het voordeel van dergelijke systemen is dat de informatie in hoge mate gestructureerd is en dat er vaak mogelijkheden zijn om gegevens naar grote tabelbestanden te exporteren. Deze bestanden zijn vaak relatief gemakkelijk weer in een ander systeem in te voeren. Ook dan blijft het belangrijk om hier al in de contractfase goede afspraken over te maken met de leverancier. Advies of onderzoek Daarnaast is het inwinnen van onafhankelijk advies of het doen van eigen onderzoek ook aan te raden. Voor sommige diensten is dataportabiliteit al goed geregeld en gedocumenteerd. Voor andere diensten kan dat minder zijn, bijvoorbeeld doordat de dienst nog erg nieuw is en er nog geen aandacht aan is besteed, of doordat het een zeer specifieke dienst is waar maar weinig aanbieders van zijn. Soms kan het mogelijk zijn om portabiliteit af te dwingen door het als voorwaarde te stellen in de overeenkomst. Grote spelers als Microsoft en Google maken uitdrukkelijk bekend dat ze aandacht besteden aan dataportabiliteit door deel te nemen aan belangengroepen of door interne activiteiten te organiseren. Toch is er op veel vlakken nog een lange weg te gaan!
3
Meer informatie Dit artikel is gebaseerd op ‘Dataportabiliteit voor Cloud Computing’, een publicatie uit het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma. Met het SURFnet/Kennisnet Innovatieprogramma geven SURFnet en Kennisnet een gezamenlijke impuls aan ICT-vernieuwing in het gehele onderwijs. SURFnet en Kennisnet willen bewustwording creëren in het onderwijsveld over de ontwikkelingen, mogelijkheden en toepassingen van cloud computing en bovendien inzichtelijk maken wat de meerwaarde van cloud computing voor het onderwijsveld is. Kijk op www.surfnetkennisnetproject.nl/innovatie/cloudcomputing voor meer informatie over cloud computing. Zo kunt u hier de publicaties ‘Dataportabiliteit voor Cloud Computing’, ‘Cloud computing in het onderwijs’ en ‘De Wolk in het onderwijs’ gericht op de juridische aspecten van cloud computing downloaden. Ook vindt u hier de publicatie ‘Checklist Cloud Security’ van SURFnet.
4
Een voorbeeld: dataportabiliteit bij ROC Aventus ROC Aventus volgt voor haar applicaties een best-of-breed benadering, wat inhoudt dat er veel afzonderlijke applicaties worden gebruikt die met elkaar moeten communiceren. ROC Aventus heeft daardoor veel ervaring met gegevenskoppelingen. En steeds vaker gaat het daarbij om clouddiensten. ROC Aventus koppelt systemen via een Enterprise Service Bus, die systemen gegevens laat uitwisselen via berichten. De bus vertaalt dataformaten en routeert de berichten. Voordeel: voor elk systeem hoeft maar één koppeling te worden gerealiseerd, namelijk met de bus. Veel koppelingen zijn voor meer instellingen relevant. ROC Aventus wil daarom met name de dataformaten graag samen met andere instellingen definiëren. Hierdoor worden ook de ontwikkelkosten van de servicebus gedeeld. Waar mogelijk volgt ROC Aventus bestaande standaarden, zowel voor het technisch formaat van berichten (bijvoorbeeld XML) als voor de vastlegging van gegevens (bijvoorbeeld een NEN standaard voor algemene persoonsgegevens). Het gebruik van standaarden is ook aantrekkelijk voor leveranciers, omdat die minder maatwerk hoeven te leveren. Waar nog geen standaarden bestaan, zorgt samenwerking ervoor dat deze in feite tot stand worden gebracht. Dan moeten wel goede afspraken worden gemaakt over het eigenaarschap en onderhoud ervan. Voorbeelden hiervan zijn de afspraken die in Nederland zijn gemaakt over de educatieve contentketen door de vereniging EduStandaard. De daar gedefinieerde standaarden zijn nu in beheer bij Stichting Kennisnet. ROC Aventus adviseert om bij het afsluiten van een contract met de leverancier expliciete afspraken te maken over dataformaten. Leg bij een clouddienst óók vast in welk dataformaat de gegevens kunnen worden ‘teruggeleverd’ als het contract met de leverancier afloopt. Leveranciers zijn vaak grote, internationale spelers, die daar ook aan meewerken. Een praktijkvoorbeedl om het belang van standaardformaten aan te tonen: ROC Aventus is in 2010 overgestapt naar een andere ELO-leverancier (in de cloud), waarbij alle cursusgegevens zijn overgezet naar het nieuwe systeem. De ‘oude’ leverancier heeft op verzoek de volledige gegevens ook op DVD aangeleverd. Toen ROC Aventus later alsnog een vergeten cursus wilde overnemen bleken de gegevens op de DVD een proprietary (leveranciersspecifiek) formaat te hebben, dat onbruikbaar was voor ROC Aventus. ROC Aventus verwacht dat het aantal koppelingen tussen systemen alleen maar zal toenemen. Volgens het ROC wordt het daarom tijd voor een sectorbrede werkgroep gegevensuitwisseling, onder de paraplu van saMBO~ICT en Kennisnet.
5
