Databáze mobility Příručka pro uživatele Verze: 20. únor 2012
Obsah 1.
Úvod ................................................................................................................. 3
1.1.
Popis ........................................................................................................................................ 3
1.2.
Uživatelé Databáze mobility .................................................................................................... 3
1.3.
Princip práce s databází .......................................................................................................... 3
2.
Jak se přihlásit do Databáze mobility? ......................................................... 5
2.1.
Zřízení účtu v systému ECAS.................................................................................................. 5
2.2.
Přihlášení do Databáze mobility .............................................................................................. 6
3.
Projekt ............................................................................................................. 8
3.1.
Jak zobrazit podrobné informace o projektu? ......................................................................... 8
3.2.
Změny podrobných informací o projektu ................................................................................. 9
4.
Účastníci ........................................................................................................ 11
4.1.
Jak zobrazit přehled účastníků? ............................................................................................ 11
4.2.
Jak vložit nového účastníka?................................................................................................. 11
4.3.
Jak upravovat údaje o účastníkovi? ...................................................................................... 12
5.
Partnerské organizace ................................................................................. 13
5.1.
Jak zobrazit přehled partnerských organizací? ..................................................................... 13
5.2.
Jak přidat novou partnerskou organizaci do Databáze mobility? .......................................... 13
5.3.
Jak upravit údaje o partnerské organizaci? ........................................................................... 14
5.4.
Jak vymazat partnerskou organizaci? ................................................................................... 15
5.5.
Jak přidat kontaktní osobu organizace příjemce grantu? ...................................................... 15
5.6.
Jak přidat kontaktní osobu partnerské organizace? .............................................................. 16
5.7.
Jak odstranit kontaktní osobu organizace příjemce grantu? ................................................. 17
5.8.
Jak odstranit kontaktní osobu partnerské organizace? ......................................................... 17
5.9.
Jak aktivovat/ deaktivovat přístup kontaktní osobě organizace příjemce grantu? ................ 18
6.
Stáže/Mobility ................................................................................................ 20
6.1.
Jak vytvořit novou stáž/mobilitu? ........................................................................................... 20
6.2.
Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě? ...................................................................... 23
6.3.
Jak změnit stáž/mobilitu? ...................................................................................................... 23
6.4.
Jak zobrazit detaily praxe? .................................................................................................... 23
6.5.
Jak změnit údaje o praxi? ...................................................................................................... 24
6.6.
Jak přidat novou praxi do již existující stáže/mobility? .......................................................... 24
6.7.
Jak smazat praxi přiřazenou stáži/mobilitě? .......................................................................... 26
6.8.
Jak smazat stáž/mobilitu? ..................................................................................................... 26
7. 7.1.
Zprávy účastníků .......................................................................................... 27 Jak vyžádat zprávu účastníka? ............................................................................................. 27
7.2.
Jak vyžádat zprávy pro více účastníků současně? ............................................................... 28
7.3.
Jak schválit, zamítnout nebo znovu vyžádat zprávu účastníka? ........................................... 29
7.4.
Jak zkontrolovat stav zprávy účastníka? ............................................................................... 30
8.
Rozpočet........................................................................................................ 31
8.1.
Jakým způsobem spravovat rozpočet stáže/mobility? .......................................................... 31
8.2.
Jakým způsobem spravovat rozpočet projektu? ................................................................... 31
9.
Závěrečná zpráva .......................................................................................... 35
9.1.
Jak vytvořit a předložit závěrečnou zprávu? ......................................................................... 35
9.2.
Práce s PDF formulářem závěrečné zprávy .......................................................................... 36
10.
Podpora ......................................................................................................... 38
1. Úvod 1.1.
Popis
Databáze Mobility je webová platforma určená pro práci na Projektech mobility, které jsou realizovány v rámci Programu celoživotního učení (LLP) Evropské komise. Slouží k jejich řízení a reportování. Byla vyvinuta Evropskou komisí převážně pro příjemce grantů mobilitních projektů. Uživatelé Databáze mobility budou jejím prostřednictvím poskytovat veškeré informace o projektech, za které odpovídají. Budou moci evidovat účastníky a stáže/mobility, zpracovávat a aktualizovat informace o rozpočtu, generovat zprávy účastníků a závěrečné (průběžné) zprávy, které se zasílají Národní agentuře.
1.2.
Uživatelé Databáze mobility
Uživateli Databáze mobility jsou:
předkladatelské organizace (hlavní uživatelé nástroje zodpovědní za vkládání detailních informací o projektech, účastnících, rozpočtu a za vytváření zpráv);
národní agentury (uživatelé provádějící generování, kontrolování a monitorování údajů o projektech);
Evropská komise - Generální ředitelství, Vzdělávání a kultura (vlastník systému a centrální administrátor nástroje).
Účastníci Projektů mobility nepoužívají systém přímo, pouze vyplní zprávy vygenerované nástrojem, které budou ke stažení na poskytnutém odkazu (ve formátu PDF).
1.3.
Princip práce s databází
Veškeré informace, jak pracovat s Databází mobility naleznete v této příručce. Zde je nástin jednotlivých kroků, které musíte dodržet nebo které vás během života projektu čekají: 1. Po podepsání Grantové smlouvy projektu budou údaje z vašich projektových žádostí převedeny do Databáze mobility. V databázi mobility vznikne projekt, ve kterém budou stěžejní údaje převedené z našeho systému (potažmo z vašich projektových žádostí, jako je číslo projektu, začátek/konec projektu, partnerské organizace, schválený rozpočet atd.). 2. Obdržíte automaticky vygenerovaný email (v anglickém jazyce) s výzvou k založení účtu v systému ECAS (více viz tato příručka). 1. Po založení účtu v systému ECAS budete dalším automaticky vygenerovaným emailem vyzváni k vytvoření přístupových údajů (hesla a uživatelského jména) do Databáze mobility (více viz tato příručka). Email přijde v takovém jazyce, jaký jste si zvolili pro práci se systémem ECAS. Vaše heslo a uživatelské jméno si volíte sami a v případě jejich ztráty Vám je nemůžeme poskytnout. Při ztrátě přihlašovacích údajů budete postupovat dle příručky k ECASu. 2. Po vytvoření přístupových údajů pro Databázi mobility můžete pro vstup používat odkaz na databázi, který uvádíme níže v příručce. 3. Zaevidujete všechny účastníky stáže/mobility (nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž/mobilitu). U každého účastníka musíte zaevidovat jeho platnou emailovou adresu. Jste zodpovědní za to, aby každý účastník nějakou emailovou adresu měl.
4. Zaevidujete všechny partnerské organizace (doplníte nové, opravíte zaregistrované, vymažete neplatné). Evidujete vysílající organizace, přijímající organizace nebo zprostředkovatelské. 5. Zaevidujete všechny stáže/mobility (nejpozději dva týdny před vycestováním na stáž/mobilitu). Nejpozději 5 týdnů po návratu ze stáže musí být v systému platné (skutečné) údaje. 6. Doplníte rozpočet projektu (pro každého účastníka zvlášť). 7. Vygenerujete zprávy účastníků a zajistíte, aby účastníci mohli zprávy vyplnit a předložit (zajistit přístup na internet ve chvíli, kdy účastník stahuje zprávu a program Adobe Reader ve chvíli, kdy účastník vyplňuje formulář). 8. Účastníci vyplní své zprávy a předloží je. 9. Zprávy účastníků prostřednictvím systému schválíte/zamítnete. 10. Po schválení všech zpráv účastníků vygenerujete vlastní závěrečnou zprávu k celému projektu. Ta bude z větší části předtištěná. Doplníte odpovědi v obsahové části. Závěrečnou zprávu vytisknete a zašlete národní agentuře se všemi požadovanými přílohami.
4
2. Jak se přihlásit do Databáze mobility? 2.1.
Zřízení účtu v systému ECAS
Jakmile národní agentura provede pokyn k převedení vašeho projektu do Databáze mobility, obdržíte email ve znění podobném následujícímu: Dear xxx,
Your Leonardo da Vinci mobility project has been created in the Mobility Tool. Project details: EC Project Number: 2011-1-CZ1-LEO0x-xxxxx National Project Number: CZ/11/LLP-LdV/xxx/134xxx Project title: xxx Mobility Tool is the system for the management of mobility projects that receive an EU grant under the Lifelong Learning Programme. The tool is developed by the European Commission for you, as beneficiary of these projects. In the Mobility Tool you will be able to provide all the information on your projects, identify participants and mobilities, complete and update budget information, generate and follow-up participant reports and also generate and submit your own report(s) to your National Agency. To access the project, please follow the steps below. 1) Create ECAS account and password (if you haven't done it already) at https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg Use your email address:
[email protected] (Attention: if you create your ECAS credentials with a different email address than this one, it will not allow you to access this project in the Mobility Tool). 2) Logon to Mobility Tool at https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Please contact your National Agency for further information and support. National Agency for European Educational Programmes
[email protected] This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply.
Klikněte na odkaz v části 1) a zřiďte si účet v systému ECAS, což je ověřovací služba Evropské komise, která umožňuje uživatelům různých databází přístup do systémů Evropské komise. Postupujte prosím dle Příručky pro získání účtu ECAS, kterou vám národní agentura zaslala. Poté, co si zřídíte účet ECAS, obdržíte další email, kterým budete vyzváni k vytvoření přístupových údajů (hesla a uživatelského jména) do Databáze mobility: Vážený uživateli xxx, Vaše registrace u ověřovací služby Evropské komise ECAS proběhla úspěšně. Vaše uživatelské jméno je xxx. K vytvoření hesla použijte tento odkaz Na vytvoření hesla máte 1h30min. Po uplynutí této lhůty můžete odeslat nový požadavek pomocí stejného odkazu: poté budete muset zadat znovu své uživatelské jméno a potvrdit svůj požadavek. Pokud výše uvedený odkaz nefunguje, zkopírujte následující adresu do adresního řádku prohlížeče (dejte pozor, aby byla skutečně celá): xxxxxxxxxx Při přihlašování volte doménu „Externí“, nikoli „Evropská komise“. V případě potíží neodpovídejte na tuto zprávu, nýbrž použijte nápovědu nebo kontaktní údaje internetových stránek, na kterých se pokoušíte zaregistrovat. Tuto zprávu zaslala ověřovací služba Evropské komise ECAS - European Commission Authentication Service
5
POZOR! Od obdržení výše uvedeného emailu máte 1,5 hodiny na to si zřídit přihlašovací údaje do Databáze mobility.
2.2.
Přihlášení do Databáze mobility
Jakmile si vytvoříte uživatelské jméno a heslo do Databáze mobility, do systému vstupujete vždy prostřednictvím následující URL adresy:
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Otevře se následující stránka:
Obrázek 1 Zaškrtněte druhou možnost (Nepracuji v Instituci EU) a klikněte na tlačítko „Vybrat”. Poté zadejte uživatelské jméno a heslo, které jste si vytvořili:
Obrázek 2
6
Systém ECAS bude chvíli ověřovat vaše přístupové údaje a poté vás nasměruje do Databáze mobility. Poznámka: Vždy, když kliknete na odkaz Databáze mobility, budete nejprve přesměrováni na stránky ECAS a teprve po přihlášení se automaticky otevřou stránky Databáze mobility. Mějte prosím strpení, než se stránky načtou.
7
3. Projekt 3.1.
Jak zobrazit podrobné informace o projektu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. Po přesměrování přes systém ECAS se zobrazí úvodní uvítací stránka. Přepněte si systém do českého jazyka v pravém horním rohu.
Obrázek 3 2. Klikněte na mezinárodní číslo projektu (číslo tohoto formátu: 2001-1-CZ1-LEO0_-xxxxx) zobrazeném v části „Seznam projektů“, zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu.
8
Obrázek 4
Poznámka: V Databázi mobility můžete měnit partnerské organizace, stáže/mobility, účastníky nebo rozpočet – více viz kapitoly dále. Ostatní informace, např. název projektu nebo národní číslo projektu, v databázi být měněny nemohou. V případě potřeby změnit tyto údaje kontaktujte prosím Národní agenturu.
3.2.
Změny podrobných informací o projektu
Změny, které Národní agentura ve vašem projektu provedla po převedení ze systému, jsou zobrazeny v části „Změny a zprávy”, ale v databázi se automaticky neprovedou. Příjemce grantu je však odpovědný za to, aby se uvedené změny promítly v systému. O změnách, které Národní agentura provede, budou příjemci grantu informováni prostřednictvím automaticky generového emailu, který systém zašle kontaktní osobě organizace. Chcete-li zobrazit změny, které Národní agentura v projektu provedla, postupujte následovně: 1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů (viz obrázek č. 1), zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Změny a zprávy”.
9
Obrázek 5 4. Zobrazí se přehled změn. Je zobrazen vždy nejméně jeden stav, a to původní údaje převedené do databáze Národní agenturou. 5. Klikněte na datum a čas v poli „Čas aktualizace” v řádku, který chcete zobrazit.
Obrázek 6 6. Otevře se formulář s podrobnými údaji o vašem projektu. Porovnejte zobrazené informace o projektu s informacemi uloženými v ostatních částech Databáze mobility. Proveďte příslušné změny na příslušných místech, je-li třeba. Informace o tom, jak přidávat, měnit nebo vymazat partnerské organizace, kontaktní osoby nebo rozpočet, naleznete v následujících kapitolách této příručky.
10
4. Účastníci Nejprve je nutné zaregistrovat údaje o všech účastnících, kterým budete později vytvářet stáže/mobility. Mezi účastníky zaevidujete i všechny doprovodné osoby, protože i na ně čerpáte grant. Poznámka: Ujistěte se, že vám účastníci poskytli platné emailové adresy. Pokud účastník nemá zřízenou emailovou schránku, jste vy odpovědni za to, aby ji účastník měl vytvořenou. Každý účastník musí mít jinou emailovou adresu. V systému nelze registrovat jednu emailovou adresu u více účastníků.
4.1.
Jak zobrazit přehled účastníků?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů (viz obrázek č. 1), zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Účastníci”.
Obrázek 7 4. Zobrazí se přehled účastníků. V seznamu je uveden „titul“, „jméno“, „příjmení“ účastníka, „pohlaví“, „zvláštní potřeby?“, „doprovodná osoba?“ a „email“ účastníka.
4.2.
Jak vložit nového účastníka?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů (viz obrázek č. 1). 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Účastníci”. Zobrazí se přehled účastníků. 4. Nad přehledem vlevo klikněte na tlačítko „Přidat další”. Otevře se nový formulář pro účastníka.
11
Obrázek 8 5. Vyplňte všechny údaje, především povinná pole označená červenou hvězdičkou. 6. Klikněte na tlačítko „Uložit”. Takto se do databáze vloží nový účastník. Systém vypíše potvrzující zprávu „Záznam úspěšně vytvořen”.
Poznámka: Pokud uvedete email, který jste již uvedli u jiného účastníka, formulář se neuloží a systém vypíše hlášení „Tato emailová adresa je pro tento projekt již zaregistrována!“. Změňte email účastníka.
4.3.
Jak upravovat údaje o účastníkovi?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Účastníci”. Zobrazí se přehled účastníků. 4. Klikněte na zelenou ikonu s lupou (
).
5. Proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko „Uložit”. 6. Zobrazí se potvrzující text „Záznam byl úspěšně aktualizován!”.
12
5. Partnerské organizace Dalším krokem před registrací stáží/mobilit je zaregistrovat vysílající, přijímající a případné zprostředkovatelské organizace. Po přihlášení budete mít v systému již nahrané ty partnerské organizace, které jste uvedli do vašich projektových žádostí nebo které jste nám hlásili před podepsáním Grantové smlouvy. Po podepsání Grantové smlouvy mohlo dojít k dalším změnám, které již promítnete v Databázi mobility sami.
5.1.
Jak zobrazit přehled partnerských organizací?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů (viz obrázek č. 1), zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů.
Obrázek 9
5.2.
Jak přidat novou partnerskou organizaci do Databáze mobility?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů, zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů.
Obrázek 10
13
4. Klikněte na tlačítko „Přidat další”. Otevře se formulář pro novou organizaci.
Obrázek 11 5. Vyplňte všechny údaje, především pole označená červenou hvězdičkou. a. U všech českých organizací vyplňte povinně také IČ. b. Velikost organizace (počet žáků, studentů) – slouží pro vzdělávací instituce, pokud nejste vzdělávací institucí, vyberte R0. c.
Informace o kontaktní osobě – pokud je adresa kontaktní osoby totožná s adresou organizace, zaškrtněte „Same address as Partner Organisation”. V této části můžete vložit pouze jednu kontaktní osobu. Poté co uložíte organizaci, bude možné k ní přidat další kontaktní osoby. „Osoba s prioritou?” znamená, že tato osoba se bude zobrazovat v přehledu partnerských organizací. Více viz další kapitoly.
6. Pokud jsou všechny údaje o nově vložené partnerské organizaci správně, klikněte na tlačítko “Uložit” na stránce dole. 7. Partnerská organizace se nyní zobrazí v přehledu partnerů, který se nyní otevře. Poznámka: Také informace o partnerských organizacích mohou být kdykoli v průběhu projektu upravovány a měněny.
5.3.
Jak upravit údaje o partnerské organizaci?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů.
14
3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 4. Klikněte na zelenou ikonu s lupou ( ) u té organizace, kterou chcete upravovat. Změňte příslušné údaje. 5. Pokud chcete změnit adresu organizace, klikněte na tlačítko „Zobrazit adresu”. 6. Změňte údaje a klikněte na tlačítko „Uložit”. Zobrazí se potvrzující text „Záznam byl úspěšně aktualizován!”.
5.4.
Jak vymazat partnerskou organizaci?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Zaškrtněte organizaci, kterou chcete z Databáze mobility odstranit. 4. Klikněte na tlačítko „Odstranit označené”. Zobrazí se okénko s dotazem „Skutečně chcete smazat vybrané organizace?”. 5. Pokud není organizace použita v žádné stáži/mobilitě, zobrazí se potvrzení, že organizace byla ze systému smazána. 6. Pokud je organizace použita v nějaké stáži/mobilitě, zobrazí se varovné hlášení „Nejméně jedna z partnerských organizací má již roli v nejméně jedné praxi. Musíte nejprve odstranit partnera z praxe.”.
5.5.
Jak přidat kontaktní osobu organizace příjemce grantu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Klikněte na "[zobrazit]" vpravo v řádku s organizací, kterou chcete upravit (sloupec „Kontaktní osoby organizace”). Zobrazí se přehled kontaktních osob organizace.
Obrázek 12 4. Klikněte na tlačítko „Přidat další” vlevo. Zobrazí se formulář pro informace o kontaktní osobě.
15
Obrázek 13 5. Vyplňte všechny údaje, především pole označená červenou hvězdičkou. Pokud chcete, aby osoba byla prioritní kontaktní osobou pro organizaci, zaškrtněte „Osoba s prioritou?”. Tato osoba se poté bude zobrazovat v přehledu partnerských organizací. Ostatní osoby se zobrazí po kliknutí na "[zobrazit]". 6. Klikněte na tlačítko „Uložit”. Zobrazí se text potvrzující, že kontaktní osoba organizace byla vytvořena: „Záznam úspěšně vytvořen”.
5.6.
Jak přidat kontaktní osobu partnerské organizace?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Klikněte na zelenou ikonu ( ) vpravo ve sloupci „Kontaktní osoby organizace” u té organizace, ke které chcete přidat kontaktní osobu. Zobrazí se seznam již zaregistrovaných kontaktních osob. Číslo zobrazené ve sloupci zobrazuje počet kontaktních osob. 4. Klikněte na tlačítko „Přidat další”. Zobrazí se formulář pro informace o kontaktní osobě.
Obrázek 14 5. Vyplňte všechny údaje, především pole označená červenou hvězdičkou. Pokud chcete, aby osoba byla prioritní kontaktní osobou pro organizaci, zaškrtněte „Osoba s prioritou?”. Tato osoba se poté bude zobrazovat v přehledech organizací. 6. Klikněte na tlačítko „Uložit”. Seznam vypíše potvrzující text, že kontaktní osoba organizace byla vytvořena: „Záznam úspěšně vytvořen”. Počet v sloupci „Kontaktní osoby organizace” se navýší.
16
5.7.
Jak odstranit kontaktní osobu organizace příjemce grantu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Klikněte na "[zobrazit]" vpravo v řádku organizace příjemce grantu (sloupec „Kontaktní osoby organizace”). Zobrazí se přehled kontaktních osob organizace.
Obrázek 15 4. Vlevo zaškrtněte kontaktní osobu, kterou chcete z Databáze mobility odstranit. Tlačítko „Odstranit označené“ se stane aktivní. Upozorňujeme, že sami sebe z databáze neodstraníte. Zaškrtávací políčko nebude aktivní.
Obrázek 16 5. Klikněte na tlačítko „Odstranit označené”. Zobrazí se okénko s potvrzujícím dotazem. Po odstranění osoby systém vypíše potvrzující text “Záznam byl úspěšně vymazán!”.
5.8.
Jak odstranit kontaktní osobu partnerské organizace?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce klikněte na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Klikněte na zelenou ikonu ( ) vpravo ve sloupci „Kontaktní osoby organizace” u té organizace, ve které chcete smazat kontaktní osobu. Zobrazí se seznam již existujících kontaktních osob. Číslo zobrazené ve sloupci zobrazuje počet kontaktních osob.
17
Obrázek 17 4. Zaškrtněte ve žluté tabulce vpravo kontaktní osobu/osoby, kterou chcete z Databáze mobility odstranit.
Obrázek 18 5. Klikněte na tlačítko „Odstranit označené”. Zobrazí se okénko s potvrzujícím dotazem. 6. Po odstranění osoby se zobrazí potvrzující text „Záznam byl úspěšně vymazán!”.
5.9.
Jak aktivovat/ deaktivovat přístup kontaktní osobě organizace příjemce grantu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Partnerské organizace”. Zobrazí se přehled partnerů. 3. Klikněte na "[zobrazit]" vpravo v řádku s organizací příjemce grantu (horní řádek, sloupec „Kontaktní osoby organizace”). Zobrazí se přehled kontaktních osob organizace se stavem jejich přístupu. Stav může mít dvě hodnoty: Ano, nebo Ne s možností jednotlivě aktivovat nebo deaktivovat přístup do Databáze mobility. a) Pokud chcete umožnit přístup, klikněte na „[Aktivovat]" ve sloupci „Přístup k projektu” u té osoby, která má do databáze vstupovat.
18
b) Pokud chcete přístup zrušit, klikněte na „[Deaktivovat]" ve sloupci „Přístup k projektu” u té osoby, která nemá do databáze vstupovat.
Obrázek 19 4. Zobrazí se potvrzující text „Přístup uživatele k aktivnímu projektu byl aktivován!”. Tato osoba nyní může vstupovat do systému a provádět úpravy. 5. V případě deaktivace přístupu se žádná potvrzující zpráva nezobrazí. 6. Ve sloupci „Přístup k projektu” se nyní zobrazí buď „Ano [Deaktivovat]", nebo „Ne [Aktivovat]". 7. Jakým způsobem se má uživatel přihlásit do systému je popsáno v kapitole „Jak se přihlásit do Databáze mobility?”.
19
6. Stáže/Mobility 6.1.
Jak vytvořit novou stáž/mobilitu?
Definice: Stáž/mobilita je pobyt jednoho účastníka v zahraničí za účelem získání nových zkušeností a/nebo nových praktických znalostí. Většinou se skládá z jedné praxe (doba strávená v jednom podniku/organizaci). Více praxí v rámci jedné stáže/mobility musí mít stejné atributy (stejný ekonomický sektor, oblast vzdělávání a úroveň vzdělávání).
Poznámka: Před tím, než se začne vytvářet stáž/mobilita, musí být v systému zadán její účastník a nejméně dvě partnerské organizace (vysílající organizace a přijímající organizace). Více informací naleznete v kapitole “4.2. Jak vložit nového účastníka?” a “5.2. Jak přidat novou partnerskou organizaci do Databáze mobility?”.
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů, zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit.
Obrázek 20 4. Klikněte na tlačítko „Nová stáž/mobilita”. Otevře se formulář pro novou stáž/mobilitu.
Obrázek 21 5. Vyberte „Ekonomický sektor” (stáže/mobility), „Oblast vzdělávání” (účastníka) a „Úroveň vzdělávání” (účastníka).
20
Obrázek 22 6. Účastníka vyberete tak, že začnete psát příjmení do pole „Vybrat účastníka”. Nabídne se rozbalovací menu, ze kterého vyberete správného účastníka. 7. Jakmile se celé jméno účastníka vepíše do pole, klikněte na zelenou šipku vpravo. Účastník se přidá do vedlejšího pole. Toto můžete opakovat pro všechny účastníky, pro které chcete vytvořit stáž/mobilitu s těmito atributy.
Obrázek 23 8. V sekci „Partnerské organizace” vyberte vysílající, přijímající, a pokud je třeba, i zprostředkovatelskou organizaci.
Obrázek 24 Poznámka: Dbejte na to, aby vysílající organizace byla vždy z České republiky a naopak, abyste mezi přijímajícími organizacemi nevybrali žádnou českou organizaci. 9. Vyberte datum odjezdu a datum návratu. „Délka v týdnech” a „a dnech” bude vypočítána automaticky.
Obrázek 25 10. V sekci „Rozpočet” vložte „Pobytové náklady” a „Cestovní náklady”. Celkový součet se vypočítá automaticky.
21
Poznámka: Desetinná čísla je třeba psát s desetinnou tečkou. Desetinnou čárku systém neakceptuje. 11. Je-li potřeba, vyberte organizaci poskytující certifikát a typ certifikátu, který účastník obdrží/obdržel. Poté klikněte na zelenou šipku a údaje přidejte do pole „Vybrané certifikáty”. „Vybrané certifikáty” zobrazí zvolené hodnoty vedle sebe ve formátu „Organizace poskytující certifikát” – „Typ certifikátu”. Můžete vytvořit libovolné množství kombinací organizace certifikát účastníka.
Obrázek 26 12. Nakonec vyberte jazyk (jazyky), který byl/bude během stáže/mobility používán. Zvolený jazyk opět kliknutím na zelenou šipku přenesete do pole „Vybrané jazyky”. Do pole „Vybrané jazyky” můžete takto jednotlivě přidat více potřebných jazyků. Lze také blok označit myší a přes zelenou šipku jej přidat celý nebo můžete podržet klávesu CTRL, vybrat různé ne po sobě jdoucí jazyky a vložit je najednou.
Obrázek 27 Poznámka: Vybírejte pouze jazyky, kterými účastníci hovořili přímo na stáži. Český jazyk přidejte pouze v případě, že jím skutečně účastníci hovořili (např. na Slovensku).
13. Klikněte na tlačítko „Uložit”. 14. Jakmile se zvoleným účastníkům vytvoří stáž/mobilita, zobrazí se potvrzující text. Databáze mobility vytvoří stáž/mobilitu pro každého účastníka zvlášť. Všechny stáže/mobility budou mít stejné atributy pro ekonomický sektor, oblast vzdělávání, úroveň vzdělávání, partnerské organizace (vysílající, přijímající a zprostředkovatelskou), vysílající země, přijímající země, data praxe, rozpočet, organizace poskytující certifikát, typ certifikátu a jazyky. 15. Klikněte na tlačítko „Přehled stáží/mobilit” na stránce dole a vraťte se na hlavní stranu se stážemi/mobilitami. Vidíte, že se automaticky vytvořilo tolik stáží, pro kolik účastníků jste formulář vyplnili.
22
Obrázek 28
6.2.
Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Klikněte na zelenou ikonu s lupou ( ) vlevo u té stáže/mobility, která vás zajímá. Zobrazí se stránka pro „Podrobné informace o stáži/mobilitě”.
6.3.
Jak změnit stáž/mobilitu?
Ve formuláři stáž/mobilita lze měnit pouze tyto údaje:
ekonomický sektor stáže/mobility; oblast vzdělávání; úroveň vzdělávání.
Pro změnu výše uvedených údajů postupujte následovně: 1. Zopakujte kroky z kapitoly „6.2. Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě?". 2. Změňte potřebné údaje. Upozorňujeme, že údaje o účastníkovi v tomto formuláři měnit nelze. Pro změny údajů účastníků postupujte dle kapitoly „4.3. Jak upravovat údaje o účastníkovi?". 3. Klikněte na tlačítko „Uložit”.
6.4.
Jak zobrazit detaily praxe?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Klikněte na zelenou ikonu s lupou ( ) ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané „Přehled praxí této stáže/mobility” vpravo u té praxe, kterou chcete zobrazit. Otevře se stránka s detailními informacemi o praxi. 23
Obrázek 29
6.5.
Jak změnit údaje o praxi?
Chcete-li změnit údaje o praxi jako:
vysílající zemi; přijímající zemi; datum odjezdu; datum návratu; vysílající organizaci; přijímající organizaci; zprostředkovatelskou organizaci;
postupujte následovně: 1. zopakujte kroky z kapitoly "6.4 Jak zobrazit detaily praxe?"; 2. změňte potřebné údaje a klikněte na tlačítko „Uložit změny”.
Poznámka: Chcete-li změnit jméno účastníka, který se zobrazuje v nadpisu, postupujte dle kapitoly “4.3. Jak upravovat údaje o účastníkovi?“.
6.6.
Jak přidat novou praxi do již existující stáže/mobility?
V případě, že v rámci jedné stáže účastník pobývá ve více organizacích, je možné tyto praxe rozepsat v rámci takzvané praxe. Celkem se musí součet dnů pobytů na těchto praxí rovnat délce předpokládané (schválené) stáže/mobility. Praxe je jen součástí stáže/mobility, která se řídí příslušnými podmínkami (zákaz přerušení, minimální nebo maximální délka atd.).
24
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Najděte tu stáž/mobilitu, do které chcete přidat další praxi. 4. Klikněte na tlačítko „Uložit novou stáž/mobilitu” pod tou stáží/mobilitou, do které chcete přidat další praxi. Otevře se nový formulář.
Poznámka: Pokud jste pro tuto stáž/mobilitu již vygenerovali zprávu účastníka, zobrazí se systémové hlášení: „Tato stáž/mobilita má vygenerováno ... zpráv. Zprávy přestanou být platné. Chcete pokračovat?“. Znamená to, že se snažíte změnit údaje, které se již zkopírovaly do příslušné zprávy (formulář formátu PDF). V systému tak budou odlišné údaje než ve vygenerovaném formuláři (zpráva účastníka). Nezapomeňte vygenerovat PDF zprávu znovu, aby obsahovala údaje, které jsou v systému. Údaje v systému se musí shodovat s údaji v PDF formuláři!
Obrázek 30 5. Vyberte „Vysílající organizaci“, „Přijímající organizaci”, „Zprostředkovatelskou organizaci” (je-li potřeba), „Datum odjezdu” a „Datum návratu”. „Délka v týdnech” a „dnech” bude vypočítána automaticky. 6. V sekci „Rozpočet” vložte „Pobytové náklady” a „Cestovní náklady”. „Celkový součet“ se vypočítá automaticky. Poznámka: Desetinná čísla je třeba psát s desetinnou tečkou. Desetinnou čárku systém neakceptuje. 7. Vyberte organizaci poskytující certifikát a typ certifikátu, který účastník obdrží/obdržel. Poté klikněte na zelenou šipku a údaje přidejte do pole „Vybrané certifikáty”. Pole „Vybrané certifikáty” zobrazí zvolené hodnoty vedle sebe ve formátu “Organizace poskytující certifikát” –
25
„Typ certifikátu”. Můžete vytvořit libovolné množství kombinací organizace - certifikát účastníka. 8. Nakonec vyberte jazyk(y), který byl/bude během stáže/mobility používán. Zvolený jazyk opět přenesete do pole “Vybrané jazyky” kliknutím na zelenou šipku. Do pole „Vybrané jazyky” můžete takto postupně přidat více jazyků. Můžete také označit myší blok jazyků a přes zelenou šipku je přidat najednou nebo můžete podržet klávesu CTRL, vybrat různé ne po sobě jdoucí jazyky a vložit je najednou. Poznámka: Vybírejte pouze jazyky, kterými účastníci hovořili přímo na stáži. Český jazyk přidejte pouze v případě, že jím skutečně účastníci hovořili (např. na Slovensku). 9. Klikněte na tlačítko „Uložit novou stáž/mobilitu”.
6.7.
Jak smazat praxi přiřazenou stáži/mobilitě?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Zaškrtněte ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané „Přehled praxí této stáže/mobility” vpravo tu praxi, kterou chcete smazat.
Obrázek 31 4. Klikněte na tlačítko „Vymazat” vpravo nad praxí. 5. Zobrazí se okénko s dotazem „Chcete skutečně vymazat tuto stáž/mobilitu?”. 6. Po potvrzení dotazu se zobrazí zpráva “Záznam byl úspěšně vymazán!”. 7.
6.8.
Jak smazat stáž/mobilitu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Zaškrtněte vlevo stáž/mobilitu, kterou chcete smazat. 4. Klikněte na tlačítko „Vymazat” v horním řádku nad přehledem stáží/mobilit. Zobrazí se potvrzující text “Záznam byl úspěšně vymazán!”.
26
7. Zprávy účastníků Veškerá dosavadní práce na projektu probíhala v rámci internetové aplikace. Poté, co vygenerujete zprávu účastníka, který obdrží automatický email s odkazem na formulář a poté, co si účastník zprávu stáhne do svého počítače, již nedochází k práci na internetu. Účastníci pro vyplňování zprávy internet nepotřebují, ten bude potřeba až pro předložení formuláře.
7.1.
Jak vyžádat zprávu účastníka?
Poznámka: Zpráva účastníka se generuje pro každou stáž/mobilitu. Doprovodné osoby zprávy účastníků nevyplňují. 1. Postupujte dle kapitoly „6.2. Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě?". 2. Klikněte na zelenou ikonu s lupou ( zprávu účastníka.
) vlevo u té stáže/mobility, které chcete vygenerovat
3. Klikněte na záložku „Vygenerované zprávy”.
Obrázek 32 4. Klikněte na tlačítko „Vygenerovat novou zprávu”. 5. Vyberte jazyk, ve kterém chcete, aby byla zpráva vygenerována. Vybrat lze pouze anglický nebo český jazyk.
27
Obrázek 33 6. Je-li třeba, napište vzkaz, který bude zaslán účastníkovi společně s automaticky vygenerovaným emailem. Tento systémem vygenerovaný email bude obsahovat vložený vzkaz a odkaz, na kterém bude možné stáhnout soubor se zprávou účastníka. 7. Klikněte na tlačítko „Vygenerovat novou zprávu”. Účastníkovi bude zaslán automaticky vygenerovaný email s odkazem a zpráva bude zároveň uložena v této záložce. 8. Účastník si zprávu z odkazu stáhne do svého počítače, vyplní a předloží. Po schválení zprávy ji může vytisknout, podepsat a odevzdat příjemci grantu.
Poznámka: Při vyplňování zprávy účastník nemusí být připojen k internetu. Zprávu si uloží do svého počítače a při práci ji průběžně ukládá, aby nedošlo ke ztrátě dat, a validuje (systém zhodnotí, zda jsou vyplněna všechna povinná pole a zda byl dodržen správný formát). Pro předložení formuláře již k internetu připojen být musí. Vyplňování elektronické zprávy se řídí stejnými postupy, jako vyplňování elektronické žádosti. Je vaší povinností instruovat účastníky tak, aby byly schopni se zprávou pracovat. Předložení zprávy účastníka bude možné pouze do 60 dnů od konce projektu. Po tomto termínu systém neumožní účastníkovi zprávu předložit a údaje se nebudou moci nahrát zpět do systému!
7.2.
Jak vyžádat zprávy pro více účastníků současně?
1. Postupujte dle kapitoly „6.2. Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě?". 2. Zaškrtněte vlevo stáže/mobility, kterým chcete vygenerovat zprávu účastníka. 3. Klikněte na tlačítko „Vygenerovat” v horním řádku nad přehledem stáží/mobilit. Zobrazí se okno, do kterého můžete napsat vzkaz, který bude zaslán účastníkům společně s automaticky vygenerovaným emailem. Tento systémem vygenerovaný email bude obsahovat vložený vzkaz a odkaz, na kterém bude možné stáhnout soubor se zprávou účastníka. 4. Klikněte na tlačítko „Vygenerovat novou zprávu”. Účastníkům bude zaslán automaticky vygenerovaný email s odkazem a zpráva bude zároveň uložena v systému.
28
7.3.
Jak schválit, zamítnout nebo znovu vyžádat zprávu účastníka?
1. Postupujte dle kapitoly „6.2. Jak zobrazit podrobné údaje o stáži/mobilitě?". 2. Klikněte na záložku „Vygenerované zprávy”.
Obrázek 34 Zobrazí se přehled vygenerovaných zpráv. Zpráva, která je ve stavu „V PROCESU” je připravena ke schválení (akceptování), zamítnutí nebo znovu vyžádání.
Obrázek 35 3. Klikněte na ID zprávy nebo na stav. Zobrazí se údaje, které účastník vyplnil do zprávy. 4. Přečtěte zprávu účastníka. Můžete zvolit tři možnosti: a) Chcete-li zprávu schválit, klikněte na „Akceptovat” vpravo nahoře. Takto schválená zpráva účastníka může být v případě omylu opět vrácena do stavu „V procesu”. Klikněte na „Vrátit do procesu” vpravo nahoře a můžete si zvolit jinou možnost. Pokud zprávu akceptujete, sdělte účastníkovi, aby zprávu vytisknul a odevzdal. b) Chcete-li zprávu zamítnout, klikněte na „Zamítnout” vpravo nahoře. Zobrazí se dialogové okno, do kterého můžete uvést důvody zamítnutí zprávy. Vyplňte důvody či jiný vzkaz a klikněte na tlačítko „Předložit“. Účastník obdrží automaticky vygenerovaný email s informací, že zpráva byla zamítnuta a případné důvody zamítnutí (Váš vzkaz). Zamítnutá zpráva bude opět ve stavu „V PROCESU”. Email se zamítnutím zprávy, který obdrží účastník, bude obsahovat odkaz na soubor se zprávou, kterou má opravit a znovu předložit. 29
c) Chcete-li zprávu znovu vyžádat, klikněte na „Znovu vyžádat” vpravo nahoře. Zobrazí se dialogové okno, do kterého můžete napsat důvod znovu vyžádání zprávy. Klikněte na tlačítko „Předložit” a zpráva bude znovu vyžádána. Účastník obdrží automaticky vygenerovaný email s odkazem na předvyplněnou zprávu.
Jak zkontrolovat stav zprávy účastníka?
7.4.
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 3. Současný stav zprávy účastníka je zobrazen v druhém sloupci nazvaném „Stav zprávy”.
Obrázek 36 Stav může mít tyto hodnoty: a. VYGENEROVÁNA – příjemce grantu vygeneroval prostřednictvím systému zprávu účastníka. Databáze mobility žádost zpracovává a vytváří formulář. b. ZASLÁN EMAIL S OZNÁMENÍM – účastníkovi byl zaslán email s odkazem na PDF soubor zprávy. c.
PŘEDLOŽENA – účastník předložil svou zprávu.
d. ZPRACOVÁVÁ SE – Databáze mobility načítá údaje od účastníka. e. V PROCESU – zpráva čeká na schválení (akceptování), zamítnutí nebo znovu vyžádání. f.
AKCEPTOVÁNA – zpráva účastníka byla příjemcem grantu schválena.
g. ZAMÍTNUTA – zpráva účastníka byla příjemcem grantu zamítnuta. h. ROZPOR V ÚDAJÍCH – údaje ve stáži/mobilitě či v praxi, nebo údaje o účastníkovi byly změněny, zatímco již byla vygenerována zpráva účastníka. Proto je nutné zprávu znovu vygenerovat. Zprávy, které byly vygenerovány před stavem „ROZPOR V ÚDAJÍCH”, nebudou správné. i.
CHYBA – vyskytla se systémová chyba během vykonávání procesu. Kontaktujte prosím vaši Národní agenturu a informujte ji o problému.
30
8. Rozpočet Jakým způsobem spravovat rozpočet stáže/mobility?
8.1.
V sekci Rozpočet uvádíte informace o pobytových a cestovních nákladech účastníka. Tyto hodnoty se mohou vložit již při vytváření stáže/mobility nebo její praxe. Pokud jste však tyto údaje do systému nevložili dříve, bude nutné je doplnit, případně aktualizovat. Postupujte následovně: 1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů, zobrazí se tabulka s přehledem základních údajů o projektu. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Stáže/Mobility”. Zobrazí se přehled stáží/mobilit. 4. Klikněte na zelenou ikonu s lupou ( ) ve žlutě zbarvené tabulce nadepsané „Přehled praxí této stáže/mobility” vpravo u té praxe, kterou chcete zobrazit. Zobrazí se stránka s detailními informacemi o praxi: a. „Partnerské organizace" – vysílající, přijímající a zprostředkovatelská organizace; b. „Podrobné informace o praxi" – vysílající a přijímající země, datum odjezdu a návratu, délka v týdnech a dnech; c.
„Rozpočet" – „Pobytové náklady " a „Cestovní náklady" s automaticky vypočítaným součtem.
5. Doplňte nebo upravte pobytové a cestovní náklady. Poznámka: Desetinná čísla je třeba psát s desetinnou tečkou. Desetinnou čárku systém neakceptuje. 6. Klikněte na tlačítko „Uložit změny”. Zobrazí se potvrzující zpráva „Záznam byl úspěšně aktualizován!”. 7. Klikněte na tlačítko „Stáže/Mobility” v horním menu a vrátíte se do přehledu stáží/mobilit. 8. Tento postup opakujte pro všechny stáže/mobility, je-li třeba.
8.2.
Jakým způsobem spravovat rozpočet projektu?
V sekci Rozpočet (tlačítko „Rozpočet” v horním menu) je zobrazen přehled, který ukazuje původní schválené hodnoty a vámi vložené hodnoty. Dále jsou zde zobrazeny hodnoty vypočítané dle částek, které jste vkládali v části Stáže/Mobility.V rozpočtu je do tabulky možné přímo vložit pouze částku na „Organizaci a řízení projektu” ostatní položky je nutné rozpočítat na účastníky. Pro úpravu rozpočtu postupujte následovně: 1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a v horní nabídce na tlačítko „Rozpočet”. 3. Zobrazí se stránka s rozpočtem projektu. Hodnoty ve třech sloupcích zobrazují: a) Počet účastníků (počet stáží/mobilit) pro každou kategorii rozpočtu, která má nenulové hodnoty;
31
b) Rozpočet celkem – částky, které vložíte do Databáze mobility; c)
Smluvní LDV grant – původní schválený grant.
Poznámka: “Rozpočet celkem” nemůže převýšit “Smluvní LDV grant”. Povolené přesuny mezi jednotlivými položkami jsou specifikované v “Pravidlech pro management projektu a výpočet grantu”. Částky v posledním sloupci „Smluvní LDV grant” jsou hodnoty, které byly schváleny Národní agenturou v rámci Grantové smlouvy nebo jejího dodatku. Tyto hodnoty nemohou být změněny v Databázi mobility. Zjistíte-li nesrovnalosti v nasmlouvaných hodnotách (rozdíl proti Grantové smlouvě nebo Revidovanému rozpočtu), kontaktujte prosím Národní agenturu. Rozpočet je rozdělen do tří položek: a) Organizace a řízení projektu – vyplníte přímo; b) Pedagogická, jazyková a kulturní příprava; c) Náklady na mobilitu, které jsou dále rozděleny na:
Cestovní náklady;
Pobytové náklady.
Obrázek 37 4. Pro vložení nebo změnu hodnot v „Organizace a řízení projektu” vložte částku přímo do aktivního pole.
Obrázek 38 a) Klikněte na tlačítko „Přepočítat” a uvidíte, že se změnila hodnota v položce „Celkový LDV grant”.
32
b) Klikněte na tlačítko „Uložit” a změny se uloží.
5. Pro vložení nebo změnu hodnot v další položce klikněte na „[Pedagogická, jazyková a kulturní příprava]”. Zobrazí se seznam účastníků a částky na jejich přípravu.
Obrázek 39 a) Chcete-li tyto částky změnit, klikněte na účastníkovo křestní jméno, příjmení nebo na částku. Otevře se nový formulář. Změňte položku „Celkem”.
Obrázek 40 b) Klikněte na tlačítko „Uložit”. Informace se uloží, formulář se zavře a otevře se předešlá stránka. c) Opakujte stejný postup pro ostatní účastníky. d) Klikněte na tlačítko „Zpět” a vraťte se na stránku s hlavním „Celkovým rozpočtem”.
6. Klikněte na „[Náklady na mobilitu]” a zobrazte přehled nákladů na mobilitu všech stáží/mobilit.
Obrázek 41
33
a) Můžete použít vyhledávací pole a účastníka rychle vyhledat dle jeho křestního jména nebo příjmení, nebo použít „Pokročilé vyhledávání” a vyhledat účastníka dle více kritérií.
Obrázek 42 b) Pro zobrazení všech účastníků klikněte na tlačítko „Odstranit filtr”. 7. Pokud kliknete na jméno účastníka ve sloupci „Osoba”, budete přesměrováni na stránku s podrobnými informacemi o praxi. Jak pracovat s tímto formulářem je popsáno v předešlých kapitolách. 8. Pokud kliknete na libovolnou položku v části „Cestovní náklady” nebo „Pobytové náklady”, zobrazí se přehled nákladů na mobilitu zvolené kategorie účastníků. Např. pokud kliknete na „Doprovodné osoby” v rámci „Cestovních nákladů”, zobrazí se tabulka pouze doprovodných osob. Jedná se o stejnou tabulku, která se otevřela po kliknutí na „[Náklady na mobilitu]”, jen bude filtrovaná pro doprovodné osoby.
Pokud hodnoty v tabulce „Celkový rozpočet” překročí výši smluvního grantu, částka v řádku „Celkový LDV grant” se zobrazí červeně.
34
9. Závěrečná zpráva 9.1.
Jak vytvořit a předložit závěrečnou zprávu?
1. Přihlaste se do Databáze mobility. 2. Klikněte na číslo projektu v části Seznam projektů a zobrazte podrobné údaje. 3. V horní nabídce klikněte na tlačítko „Změny a zprávy”.
Obrázek 43 Otevře se přehled s informacemi o celkovém počtu stáží/mobilit a počtu schválených zpráv účastníka (vždy můžete vidět, zda byly všechny zprávy účastníka předloženy či schváleny) a tabulka s historií stavů závěrečné zprávy. Stav zprávy je zobrazen ve sloupci „Stav vygenerované zprávy“.
Obrázek 44 4. Klikněte na „[Připravit novou zprávu]”. Pokud je v projektu ve stážích/mobilitách nulový rozpočet zobrazí se zpráva „Tento projekt má stáže/mobility s nulovými rozpočty. Přejít na Náklady na mobilitu”. Pokud je rozpočet v pořádku, zobrazí se dotaz „Chcete pokračovat v generování zprávy?“.
35
Obrázek 45 5. Vyberte jazyk závěrečné zprávy. Vybrat lze pouze anglický nebo český jazyk. 6. Pokud je pro organizaci zaregistrováno více kontaktních osob, zaškrtněte osobu, která se bude zobrazovat ve zprávě. 7. Klikněte na tlačítko „Ano”. Zobrazí se potvrzující text „Požadavek na vygenerování nové zprávy byl odeslán.” 8. Za několik minut se stav zprávy změní na „VYGENEROVÁNA” a v sloupci „Soubor se závěrečnou zprávou“ bude možnost přes kliknutí na „Stáhnout PDF soubor“ uložit zprávu do PC. 9. Klikněte na „Stáhnout PDF soubor” a uložte zprávu do svého PC. Pro otevření a práci se zprávou je nutné mít nainstalován program Adobe Acrobat Reader.
Obrázek 46
9.2.
Práce s PDF formulářem závěrečné zprávy
Poté, co vygenerujete zprávu a stáhnete ji do svého počítače, již nedochází k práci na internetu. Pro vyplňování zprávy internet není potřeba, ten bude potřeba až pro předložení formuláře. Závěrečná zpráva vytvořená v Databázi mobility bude částečně předvyplněná údaji, které byly předtím vloženy do systému. Tyto údaje nemohou být měněny ve formuláři, můžete je pouze ověřit, a pokud je to potřeba, změnit je v Databázi mobility a formulář vygenerovat znovu. Znovu vygenerovaná zpráva bude opět prázdná, bude obsahovat pouze údaje vyplněné prostřednictvím Databáze mobiity.
36
1. Zkontrolujte předvyplněné údaje ve formuláři, především statistické a finanční tabulky a zodpovězte všechny požadované otázky ve formuláři. 2. Na každé stránce formulář validujte kliknutím na tlačítko „Validovat”. Tato operace zkontroluje, zda jsou ve formuláři vyplněna všechna povinná pole. 3. Poté, co je závěrečná zpráva kompletně vyplněna, zvalidována a zkontrolována, ji naposledy uložte a klikněte na tlačítko „Předložit formulář”. Zpráva bude tímto zaslána do systému. Při této operaci je nutné mít připojení k internetu. 4. Zprávu vytiskněte a dle pokynů zašlete na adresu Národní agentury.
Poznámka: Na vypracování závěrečné zprávy máte 60 dnů od skončení projektu (viz Grantová smlouva). Systém přísně hlídá tento termín a PDF formulář závěrečné zprávy po tomto termínu nelze předložit!
37
10. Podpora Veškeré dotazy nebo problémy týkající se Databáze mobility oznamujte prosím Národní agentuře. Kontaktní údaje na helpdesk naleznete na úvodní stránce systému.
Obrázek 47
38
