Databáza je súhrn údajov vzťahujúcich sa k určitej téme alebo účelu (napr. údaje o zamestnancoch). Databáza programu Access je relačná, t. j. môže obsahovať niekoľko malých tabuliek, ktorých vzťahy je možné definovať. Tak je informácia uložená iba na jedinom mieste (napr. údaje o jednom dodávateľovi sa nevyskytujú pri každom tovare), čím sa vyhneme opakovaniu informácií, urýchli sa práca, vznikne podstatne menej chýb. Môžeme tiež pridávať nové tabuľky bez toho, aby sme menili už existujúce tabuľky. Spustenie: - ikona na paneli MS Office - Start / Programs / Microsoft Access Ukončenie (z programu treba odísť vždy korektne): - File / Exit - klik do Hlavné okno aplikácie
Popis prostredia:
Pás menu
Panel nástrojov Okno databáze
Stavový riadok
Pracovná plocha
MS ACCESS môže obsahovať 6 databázových objektov: Tabuľka Je súhrn údajov, týkajúcich sa určitého subjektu. Údaje sú usporiadané v poliach (stĺpcoch) a záznamoch (riadkoch). Napr.: jedna tabuľka môže obsahovať údaje o predávaných výrobkoch, druhá o zákazníkoch, tretia o dodávateľoch. Pole v tabuľke je kategóriou informácie (napr. názov firmy, dátum nástupu, cena a pod). Záznam je súhrn informácií o jednej osobe, veci alebo udalosti (napr. všetko o výrobku). Každý záznam obsahuje rovnakú sadu polí tvorených rovnakým typom informácie. Tabuľka môže byť zobrazená v režime: návrh - používame pri vytváraní alebo úpravách štruktúry tabuľky. Môžeme určiť typy údajov (napr. meno zamestnanca - text, dátum nástupu - dátum/čas a pod.) tabuľkový list - používame pri pridávaní, úprave alebo analýze vlastných údajov Dotaz umožňuje pracovať (zobrazovať, meniť, odstraňovať, pridávať) s poliami z jednej alebo z viacerých tabuliek a záznamami vybranými zadefinovaním kritérií. Výsledkom sú údaje z jednej alebo viacerých tabuľkiek, pričom sa v dotaze spoja - hovoríme o tzv. dynamickej sade. Dynamická sada je priebežne aktualizovaná. Formulár určuje spôsob zobrazenia údajov z tabuľky alebo dotazov (zoznamy hodnôt, výpočtov, farebné odlíšenie, chybové správy a pod.) pre zadávanie a zmenu dát. Zostava sumarizuje údaje z tabuliek a dotazov. Predstavuje objekt, ktorý môžeme použiť pri prezentácii údajov v tlačenej forme vo vlastnej grafickej úprave. Môžeme v nej zoskupiť záznamy, zobraziť súhrny jednotlivých skupín. Makro môžeme použiť k zautomatizovaniu obsluhy databázy bez hlbšej znalosti programovania.
Modul slúži k programovaniu v jazyku Access Basic, ktoré prispôsobujú funkcie požiadavkám užívateľa (rozšírenie alebo zmena funkcií) Prvá databáza Databáza Access sa skladá z tabuliek, formulárov, dotazov, zostáv, makier a modulov, teda z objektov databázy. Všetky objekty sú uložené na pevnom disku pc v jednom súbore s príponou .mdb Panel nástrojov Panel objektov
Zoznam objektov
Panel skupiny
Vytvorenie novej databázy: Vytvorenie prázdnej databáze zvolíme ak chceme ručne vytvoriť celú databázu - Vytvorenie databáze pomocou sprievodcu je jednoduchšie, Access ponúka niekoľko vzorových databáz, s ktorých si môžete vybrať tú, ktorá spĺňa predstav, ktoré máte o svojej databázy. - Otvorenie existujúcej databáze, zvolíme ak úž máme databázu vypracovanú a potrebuje s ňou pracovať. -
Vytvorenie databázy pomocou sprievodcu:
Po zvolení novej databáze si zvolíme kartu DATABÁZY a zobrazí sa nám ponuka šablón, ktoré sú k dispozícií. Zvolíme si jednu z možností a zobrazí sa nám ďalšie okno kde je potrebné zadať názov našej databázy. Potvrdením tlačidla VYTVORIŤ sa spustí sprievodca databázami.
Sprievodcom postupujeme pomocou tlačidla ĎALŠÍ, v okne sa nám zobrazia tabuľky, ktoré bude databáza obsahovať a aké budú ich názvy a voliteľné polia. V ďalších oknách si zvolíme vzhľad formulárov a zostáv. Stlačením tlačidla spustíme databázu a otvorí sa Hlavný prepínací panel.
Teraz sme vytvorili úplnú databázu vrátane tabuliek, formulárov, zostáv a ďalších objektov databáze, teda hneď s ňou môžeme začať pracovať a dopĺňať dáta. Okno databáze sa nám zminimalizovalo nad stavový riadok. Pri ručnom vytváraní databázy si po voľbe NOVÝ Databáza.
zvolíme kartu všeobecné a tam
Tabuľka Základným objektom databáze je tabuľka, ktorá obsahuje dáta. Pri vytváraní tabuliek môžeme postupovať 3 spôsobmi: -
Vytvoriť tabuľku pomocou sprievodcu tabuľkou Vytvoriť tabuľku ručne v návrhovom zobrazení Vytvoriť tabuľku v zobrazení dátového listu
Na vytvorenie novej tabuľky musíme najprv otvoriť databázu. V okne databázy zvolíme možnosť tabuľky a klikneme na tlačidlo NOVÝ okno Nová tabuľka.
, otvorí sa dialógové
Zvolíme si možnosť Sprievodca tabuľkou, ktorý nám pomôže pri vytváraní. Vyberieme si jednotlivé polia tabuľky, zadáme názov tabuľky a spôsob vytvorenia primárneho kľúča.
Primárny kľúč je potrebný pretože v Access budeme pracovať s niekoľkými tabuľkami , medzi ktorými budú definované vzťahy – relácie, pomocou ktorých odkazujeme na rôzne záznamy jednotlivých tabuľkách. Práve preto musíme definovať primárny kľúč, ktorý určí jednoznačnú identifikáciu každého záznamu. V poslednom kroku zadáme ako sa bude postupovať po vytvorení tabuľky - upraviť návrh tabuľky - Vkladať dáta priamo do tabuľky - Vkladať dáta do tabuľky pomocou formulára Dôležité je tabuľku uložiť. Súbor – Uložiť.
Vytvorte tabuľku nahrávky. Tabuľka bude obsahovať 7 polí. Kódnahrávky Názovnahrávky KódInterpreta KódKategórie Formát Početstôp Poznámky
Ručné vytvorenie tabuľky Skôr ako sa pustíme do vytvárania tabuľky musíme si uvedomiť že každý záznam obsahuje množstvo údajov ktoré sa líšia charakterom. Aby bolo dopredu jasné aké údaje sa budú do poľa vpisovať je potrebné definovať dátový typ. Príslušný dátový typ vyberieme v návrhovom zobrazení tabuľky. Stlačením tlačidla
vyberieme možnosť Návrhové zobrazenie.
V stĺpci NázovPoľa vyplníme názvy polí, ktoré budeme v našej tabuľke potrebovať. Prejdeme do políčka DátovýTyp a vyberieme jednu z možností, ktorá sa ponúka v rozbaľovacom zozname. Pre definovanie primárneho kľúča nastavíme na záznam a stlačíme .
sa
Dátové typy Textové pole / Text Pri výbere textovej položky sa automaticky nastaví jej veľkosť na 50 znakov. Tento údaj sa nachádza v dolnej časti okna na záložke General v poli Field Size. Údaj určuje počet znakov, ktoré sa majú vyhradiť pre položku meno. Nezávisle od toho, či ho neskôr naplníme troma alebo štyridsiatimi znakmi, bude v tabuľke stále vyhradených 50 znakov. Memo Dlhý text alebo kombinácia pre text a číslo. Až do 65,535 znakov. Číselný typ / Number Toto pole je určené na zápis rôznych číselných hodnôt. Každý záznam v tomto poli môže byť následne spracovaný matematickými operáciami dostupnými na formulároch, v súhrnných Queries, ale hlavne môže byť objektom spracovávania matematickými operáciami Update Queries. Pre správne spracovanie a efektívne uloženie dát je potrebné vybrať vhodný typ. Date/Time Dátum a čas – hodnoty pre roky 100 po 9999. Currency (Mena)
Mena a finančné hodnoty sú zobrazované matematicky. V matematických kalkuláciách sú spracovávané data s desatinnými hodnotami od jedného do štyroch miest. Maximálny počet čísel na ľavej strane od desatinnej čiarky(rádov) je 15 a 4 rády na strane pravej. AutoNumber (Automatické číslo) Unikátne rastúce číslo alebo náhodné číslo, priraďované Microsoft Access - om vždy, keď vzniká / zapisuje sa nový záznam v tabuľke. Yes/No Yes and No hodnoty a polia obsahujú len dve hodnoty (Yes/No, True/ False, alebo On/Off). OLE Object Objekt (napríklad Microsoft Excel spreadsheet, a Microsoft Word document, obrázok, grafi ka, zvuk, alebo iný binárny súbor) linkovaný do, alebo pripojený k Microsoft Access tabulke. Hyperlink Text alebo kombinácia textu a čísla uloženého ako text a používaného ako hyperlink adresa. Hyperlink adresa môže mať až tri časti: text to display — text, ktorý sa zobrazí v pri čítaní záznamu. address cesta k súboru, subaddress — umiestnenie, kde sa daný cieľ nachádza. screentip — text, ktorý sa zobrazí ako bublinová nápoveda Lookup Wizard (sprievodca vyhľadávaním) Vytvára pole, ktoré umožňuje výber z položiek, (ComboBox) ktoré vznikajú, alebo sú vybrané práve v tomto sprievodcovi. Vytvorte v návrhovom KódZáznamu stopa názov dĺžka KódNahrávky
zobrazení
tabuľku
skladby,
ktorá
bude
obsahovať:
Vytvorenie tabuľky zobrazením dátového listu. Po stlačení vyberte možnosť zobrazenie dátového listu. Objaví sa prázdna tabuľka do ktorej začnite zadávať údaje. Kliknutím na záhlavie stĺpca môžete prepísať jeho Volič názov. stĺpcov
Volič
zázna mov
Navigačné tlačidlá
Posuvník, bežec
Vytvorte tabuľku Hudobné kategórie v zobrazení dátového listu. Ktorá bude obsahovať: ID hudobnékategórie Vytvorte tabuľku Interpreti, obsahuje: KódInterpreta Priezvisko Meno
Vypĺňanie tabuliek Máme niekoľko možností ako vyplniť tabuľky: -
-
Vložiť ručne nové záznamy – na konci každej tabuľky nájdeme záznam označený *, tento slúži k vkladaniu nových záznamov Importovať dáta z inej aplikácie – import uskutočníme príkazom – SÚBOR – NAČÍTAŤ EXTERNÉ DÁTA – IMPORT, zadáme typ súboru a jeho názov, stlačíme Import a spustím e sprievodcu importom údajov. Dáta sa prevedú do formátu programu Access. Pripojiť dáta z inej aplikácie – dáta sa len sprístupnia pre program Access a zmeny sa ukladajú do pôvodného súboru – SÚBOR – NAČÍTAŤ EXTERNÉ DÁTA – PREPOJIŤ
Zadávanie dát pomocou grafických prvkov Ak sme použili dátový typ ano/nie zobrazí sa pri vypĺňaní zaškrtávacie políčko, ktoré myškou kliknutím zaškrtneme. Pri zadávaní dát kde je použitý konkrétny tvar, dáta vpisujeme bez medzier prípadne lomítok atď. Aby sa nám jednotlivé tabuľky ľahšie vypĺňali aby sme si nemuseli pamätať jednotlivé číselné kódy interpretov, skladieb, kategórií..., je výhodné vyberať z kombinovaného zoznamu, kde môžeme hodnoty vidieť a stačí si myšou vybrať.
Vytvorenie kombinovaného zoznamu: Otvoríme si tabuľku v návrhovom zobrazení. Kurzorom sa nastavíme na pole ktoré chceme rozbaľovať v stĺpci Dátový typ. V zozname zvolíme možnosť sprievodca vyhľadávaním. Objaví sa okno kde si zvolím Hodnoty načítať z tabuľky, vyberie si tabuľku a stĺpec z ktorého budem čítať údaje, upravím šírku stĺpca a dokončím. Upravte všetky tabuľky na kombinovaný zoznam a vyplňte údajmi
Relácie medzi tabuľkami Databáza programu Access je relačná, t. j. môže obsahovať niekoľko malých tabuliek, ktorých vzťahy je možné definovať. Pre určenie vzťahov je potrebné definovať: Primárny kľúč tento atribút priraďujeme tomu poľu, podľa ktorého môžeme jednoznačne identifikovať záznam Napr. nevhodné pole: PRIEZVISKO, lebo rovnaké priezvisko sa môže vyskytovať viackrát; vhodné pole: RODNÉ ČÍSLO, lebo každý človek ho má jedinečné Relácie spájajú viaceré tabuľky dohromady, spojovacím prvkom sú polia so zhodnými údajmi a rovnakými vlastnosťami. Poznámka: názov polí nemusí byť rovnaký; hodnoty, typ údajov a vlastnosti musia byť zhodné! Druhy relácií Tabuľky nie sú v relácii 1:1 - v obidvoch tabuľkách sa v spojovacom poli nachádza jeden údaj len jeden raz 1:N - v jednej tabuľke sa hodnota nachádza len jedenkrát, v druhej tabuľke je veľakrát M:N tabuľky sú v reláciách viac k viac 1:1 Používa a ak jednému záznamu v jednej tabuľke zodpovedá presne jeden záznam v tabuľke druhej. Nepoužíva sa často, nie je vhodne riešená databáza. Vhodné využitie ak v jednej tabuľke nepotrebuje všetky info a dopĺňame druhou tabuľkou. Napr: údaje študentoch ako rodné číslo, meno priezvisko, dátum narodenia sú potrebné, v druhej tabuľke by mohli byť údaje o zákonnom zástupcovi. 1:N Používa sa medzi tabuľkami kde jeden údaj v jednej zodpovedá viacerým údajom v druhej tabuľke. Je to najpoužívanejšia relácia. Táto relácia nám zaistí, že každý údaj v databáze máme máme len raz. Napr ak máme databázu zákazníkov, jeden zákazník si môže kúpiť viacero výrobkov.
M:N Definuje sa keď viac záznamov v jednej tabuľke zodpovedá viacerým záznamom v druhej tabuľke. Napr. v databáze kníh, môže jeden autor napísať viac kníh a zároveň jedna kniha môže mať viacerých autorov. Tvorba relácií Relácie môžeme vytvárať len keď sú všetky tabuľky zatvorené. V okne databázy klikneme na tlačidlo . Zobrazí sa prázdne okno pre úpravu relácií. Pomocou tlačidla pridať tabuľku , sem umiestnime všetky tabuľky medzi ktorými chceme vytvoriť relácie. Kliknite na pole, ktoré bude prepojovať tabuľky a potiahnite myšou na druhú tabuľku k prepojeniu. V okne, ktoré sa objaví zadáte vlastnosti relácie.
Dôležitá je voľba Zaistiť referenčnú integritu. Ak zaškrtneme toto políčko Access bude za nás vykonávať kontrolu nad reláciami a nedovolí spraviť žiadnu akciu, ktorá by mohla databázu pokaziť. Nakoniec je potrebné nové relácie uložiť. Vytvorte relácie medzi tabuľkami Nahrávky a skladby Interpreti a nahrávky Nahrávky y kategórie
Vnorené dátové listy Ak je záznam v tabuľke v relácii so záznamom inej tabuľky objaví sa vedľa voliča záznamu +, keď na neho klikneme , zobrazí sa vnorený dátový list , ktorý bude obsahovať dáta zo súvisiacej tabuľky, ktoré sa viažu k danému záznamu. Vnorený list skryjeme kliknutím na znamienko -. Zmena štruktúry tabuľky Ak potrebujete zmeniť už vypracovanú tabuľku, zobrazíme si ju v návrhovom zobrazení a môžeme ju upravovať rovnako ako pri vytváraní. Pomocou príkazu Vložiť riadok, alebo pomocou klávesy Insert. Ak potrebujeme pridať stĺpec použijeme príkaz Vložiť stĺpec. Pri odstraňovaní použijeme Delete, alebo tlačidlo Odstrániť riadok, stĺpec.
Premenovať stĺpec môžeme pomocou príkazu Formát – Premenovať stĺpec. Ak potrebuje ukotviť stĺpec užijeme voľbu Formát – Ukotviť stĺpec. Zrušíme voľbou Formát – Uvoľniť všetky ukotvenia. Šírku stĺpca môžeme zmeniť pomocou príkazu Formát – Šírka stĺpca, alebo pomocou myšky natiahneme šírku na požadovanú. Ak potrebuje skry stĺpec v tabuľke pre jednoduchšie prezeranie tabuľky použijeme príkaz Formát – Skryť stĺpec, alebo ho zúžime pomocou myšky. Späť ich zobrazíme príkazom Formát – Zobraziť skryté stĺpce. Vzhľad tabuľky sa dá meniť podľa potrieb. Vo voľbe Formát – Dátový list máme možnosti Efekt, Zobraziť mriežku, Farby, Štýl čiary a ohraničenie. Zoradenie dát Dáta v tabuľke môžeme zoradiť: -
-
Podľa jedného poľa – kliknutím na volič stĺpca vyberieme stĺpec podľa ktorého chceme dáta zoradiť, vo voľbe Záznamy – Zoradiť – si vyberieme ako chceme dáta zoradiť A-Z alebo Z-A Podľa viacerých polí – označíme si stĺpce podľa ktorých chceme zoradiť dáta a použijeme rovnaký príkaz ako v predchádzajúcej voľbe, dáta sa zoradia podľa postupnosti stĺpcov, prioritu má vždy ten ktorý je viac vľavo
Formuláre Je to nadstavba tabuľky, ktorá zobrazuje dáta z tabuľky v prehľadnejšej podobe. Pohybovať vo formulároch sa dá pomocou klávesnice alebo pomocou myši. Najjednoduchšie môžeme vytvoriť formulár automaticky. Vyberte tabuľku pre ktorú chcete vytvoriť formulár, pomocou tlačidla na panely s nástrojmi vyberte možnosť Automatický formulár. Vytvorí sa formulár, ktorý obsahuje všetky polia tabuľky. Ak si vyberieme voľbu formulár môžeme si formulár upraviť podľa svojich predstáv. Na výber je Stĺpcový, Tabuľkový, Dátový typ. Pre dokonalejšie formuláre je k dispozícii Vytváranie formulárov ručne v návrhovom zobrazení a pomocou sprievodcu. Pri vytváraní formulára pomocou sprievodcu sa nám spustí okno kde si zvolíme tabuľku ku ktorej vytvárame formulár, vyberieme si jednotlivé polia ktoré chceme mať vo formulári, zvolíme si typ formulára, a podklad. Zadáme meno formulára a dokončíme.
Úpravy formulárov vykonávame v návrhovom zobrazení. Vyberieme si formulár, ktorý chceme upraviť a zvolíme Návrh. Pomocou panelu, ktorý sa zobrazí môžeme vkladať ďalšie polia a upravovať ich.
