Praktikum 3
Dasar Query Menggunakan QBE
A. TUJUAN • • • • • •
Query dan penggunaannya Pengurutan (sorting) Pemilihan yang kompleks Join tabel Pembuatan Calculated Fields Operator ampersand (&)
B. DASAR TEORI PENDAHULUAN Query memungkinkan seorang user untuk melakukan penggabungan (join) data dari satu atau lebih tabel, mengurutkan data dengan cara yang berbeda, menghitung field baru dan menentukan kriteria untuk menyaring record tertentu. Dengan pemahaman tentang query yang baik, tidak perlu lagi menyimpan semua informasi dalam satu table, sehingga data atau informasi bisa dilakukan normalisasi. Hal yang penting dari query itu sendiri adalah queri mengorganisasi data dari tabel kemudian membangun informasi tanpa melakukan perubahan pada tabel tersebut. Sekali queri didefinisikan, maka dapat digunakan dengan cara yang sama seperti tabel. Karena itu queri sering disebut sebagai tabel virtual atau views karena memungkinkan user yang berbeda dan aplikasi yang berbeda untuk memiliki view yang berbeda pada data yang sama. Dalam Microsoft Access, user diberi kemudahan dengan penyediaan fasilitas untuk mengambil data atau melakukan query dengan nama ”query by example” (QBE), dengan fasilitas ini tidak diperlukan pemahaman yang terlalu sulit tentang query. PEMBUATAN QUERY Berikut ini akan diilustrasikan pembuatan “query by example” , tahap demi tahap. • Gunakan tombol New dalam tab Queries yang ada di database window untuk membuat queri baru seperti yang ada pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Membuat Queri baru
• Tambahkan tabel Courses pada queri seperti yang ada pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2. Tambahkan tabel ke dalam queri dengan menggunakan pilihan “show table”
• Elemen-elemen dasar dari desain suatu queri seperti yang ada pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3. Elemen-elemen dasar dari desain suatu queri
• Simpan queri yang baru dibuat dengan menekan tombol Ctrl-S dan beri nama qryCourses. MELAKUKAN PENGURUTAN (SORTING) dan PEMILIHAN (SELECTION) Pada saat kita menggunakan suatu queri untuk mengurutkan data, sebenarnya secara fisik urutan record dalam tabel tidak berubah. • Gambar 3.4 menunjukkan langkah-langkah pengurutan queri qryCourses dengan menggunakan field DeptCode dan CrsNum.
Gambar 3.4. Hasil pengurutan berdasarkan satu atau lebih field
Record yang akan ditampilkan bisa ditentukan berdasarkan kondisi tertentu. Dalam “query-by-example” kita bisa memasukkan hasil yang kita inginkan dalam baris kriteria. • Kerjakan langkah-langkah seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 3.5. untuk menampilkan mata kuliah (courses) yang memiliki kode departemen (DeptCode) = “COMM”.
Gambar 3.5. : Memilih sub himpunan record dari tabel Courses yang memenuhi kriteria yang sudah ditentukan
PEMILIHAN DENGAN KRITERIA YANG KOMPLEKS Kriteria yang lebih kompleks menggunakan logika Boolean yang menggunakan operator AND, OR, dan NOT. • Lakukan langkah- langkah seperti yang ada pada Gambar 3.6. untuk membuat queri yang memberi hasil sebagai berikut : “Tampilkan department, kode mata kuliah, dan judul dari semua mata kuliah pada departemen Commerce (COMM) untuk mata kuliah yang memiliki jumlah kredit lebih dari tiga..”
Gambar 3.6. Memilih record dengan menggunakan kondisi AND
RELASI ANTAR TABEL (Join Tabel ) Pada Bab sebelumnya, disarankan untuk memecah informasi ke dalam banyak tabel dan membua t relasi antara tabel-tabel ini. Untuk menghubungkan atau merelasikan antar table digunakan join queri. • Tutup queri qryCourses. • Buka relationships window dan pastikan kita telah memiliki relasi antara tabel Courses dan Sections. Jika belum, buat relasi itu (jangan lupa memberi tanda check pada enforce referential integrity). • Buat query baru dengan nama qryCatalogNum berdasarkan tabel Courses dan Sections. • Ambil field Title dari tabel Courses dan DeptCode, CrsNum, Section dan Catalog-Num dari tabel Sections (lihat Gambar 3.8.).
Gambar 3.7. Buat queri yang menghubungkan tabel Courses dan Sections
PEMBUATAN CALCULATED FIELDS Calculated field adalah field virtual dalam sebuah queri. Untuk mengilustrasikan calculated field, berikut ini akan dibuat dua calculated fields: 1. Calculated field yang mengkombinasikan DeptCode dan CrsNum ke dalam satu field 2. Calculated field yang mentranslasikan field Credits ke dalam variabel string yang memiliki nilai full year atau halfyear). Sintak dari calculated field selalu sama yaitu
: <definition> Sebagai contoh, sintak untuk calculated field dengan nama Course adalah : Course: DeptCode & CrsNum Untuk membuat calculated field yang memetakan field Credits ke dalam string yang memiliki suatu nilai, digunakan fungsi iif. Jika suatu nilai Credits melebihi suatu nilai threshold (misal lebih dari tiga, maka ditetapkan sebagai full- year course). • Lakukan pencarian pada on- line help untuk mencari informasi tentang fungsi iif(). Pada dasarnya, fungsi menggunakan sintak: iif(<expression>, <true part>,) untuk mengimplementasikan logika : IF <expression> = TRUE THEN RETURN <true part> ELSE RETURN END IF • Buat calculated field baru yang diberi nama Length: Length: iif(Credits > 3, “full year”, “half year”) • Periksa hasilnya seperti yang ada pada Gambar 3.12.
Gambar 3.8. : Buat calculated field dengan menggunakan fungsi “immediate if” (iif)
MEMBUAT QUERY DENGAN PARAMETER Query dengan parameter akan meminta user untuk menginputkan suatu nilai sebelum suatu query dijalankan. Membuat query dengan parameter dilakukan dengan langkah- langkah berikut : • Definisikan field yang akan ditampilkan • Pada criteria masukkan [nama_variabel] Misal : > [gajiP] • Klik menu Query , pilih submenu Parameters • Kemudian inputkan nama variabel seperti pada criteria [nama_variabel] beserta tipe datanya. MEMBUAT QUERY MAKE TABLE Query make table adalah Query yang dapat menghasilkan table dari hasil query. Query ini digunakan untuk menyimpan hasil suatu query kedalam sebuah table. Misalnya, Query untuk menampilkan Nip, Nama Karyawan dan gaji pokok disimpan pada tabel DaftarGaji C. PERCOBAAN Kerjakan sesuai dengan dasar teori yang sudah dijelaskan sebelumnya. 1. Buka database pegawai.mdb seperti ya ng sudah dibuat pada praktikum 2. Buat query untuk mena mpilkan data karyawan laki- laki yang bekerja pada bagian ‘Akunting’. Terdapat dua hal yang esensial dalam definisi query tersebut : – Yang ditampilkan adalah data karyawan laki- laki – Yang ditampilkan adalah yang bekerja di bagian Akunting 2. Berikutnya buat query untuk menampilkan data karyawan perempuan yang memiliki gaji pokok antara 300.000 s.d. 800.000 3. Buat query dengan parameter yang menampilkan data karyawan dan gaji- nya berdasarkan parameter besarnya gaji sesuai nilai yang diinputkan. D. LAPORAN RESMI 1. Buat laporan untuk setiap langkah yang diperlukan dalam menjawab soal yang ada pada bagian Percobaan. 2. Tangkap setiap gambar yang ada dan beri keterangan. 3. Rangkum hasil yang anda dapat pada pembahasan tentang dasar query menggunakan QBE.
