dans)kampen 2013

Infoboekje voor contactpersonen KNGU Zomer(gym/dans)kampen 2013

Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie www.kngu.nl

Inhoudsopgave Welkom

3

Ons kamp

4

Thema

4

Deelnemers

4

Weekindeling en kampleiders

5

Zomerkamp

5

Kosten Zomerkamp

6

Gymkamp

6

Kosten Gymkamp

6

Danskamp

6

Kosten Danskamp

6

Kampvoorzieningen

7

Bijzondere doktersbepaling / EHBO

7

Stafleden

7

Inschrijven

8

Stappenplan voor de inschrijvingen

8

Andere belangrijke zaken voor de inschrijvingen

11

Leiding algemeen

12

Aantallen leiding bij aantallen kinderen.

12

Routebeschrijving

14

Landelijke Technische Commissie Zoka

15

Contact

15

www.zoka.nl

2

Welkom Dit is het Inschrijfboekje van de KNGU Zomerkampen. Hierin staat stap voor stap beschreven wat de inschrijfprocedure is voor de Zomerkampen van 2013. Lees het complete boekje zorgvuldig door, dan kom je niet voor verrassingen te staan. In dit boekje wordt constant gesproken over de reservering van een vereniging en over contactpersonen. Als je particulier inschrijft, verwerken wij alle gegevens alszijnde vereniging en is degene die inschrijft dan ook de contactpersoon. Er is in de volledige procedure dus géén verschil in particuliere inschrijvingen en reserveringen door verenigingen. Wanneer deelnemers bij een vriend(in) in de tent willen, dan graag samen inschrijven onder hetzelfde contactpersoonnummer. Groetjes en tot ziens in Beekbergen, Mariska van der Salm & John Bolt Coördinatie Inschrijvingen [email protected]

Post voor week: 3, 4 en 5 Mariska van der Salm Oostererf 2 3181 JC Rozenburg Tel. 06-83583921 (’s avonds na 18:30u) Post voor week: 1, 2, 6 en 7 John Bolt Hertog 18 8448 NH Heerenveen Tel. 06-52110361

3


Ons kamp Thema Ieder jaar staan de zeven weken Zomerkamp in het teken van een thema. In 2013 is het thema

ZOMERKAMPEN, ‘t spettert er vanaf!

Zoek je badjas op, pak je duikbril en beleef deze week in, op en onder water!

Iedere activiteit, iedere leeftijdsgroep, de aankleding van het terrein en de verkleedkleding is afgestemd op dit centrale thema

Deelnemers In een kampweek komen er tussen de 150 en 600 deelnemers. De ene week zijn het er dus aanzienlijk meer dan de andere week. Dit heeft te maken met de vakantiespreiding en de soort week (Zomerkamp en/of Gymkamp en/of Danskamp). Over de hele zomer komen er in totaal ongeveer 2800 deelnemers. Omdat de Zomerkampen een onderdeel van de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie zijn, komen de meeste deelnemers met hun vereniging op kamp. We heten ook deelnemers welkom die geen lid zijn van een gym-, turn-, of dansvereniging, dus nichtjes, neefjes, vriendjes en buurmeisjes kunnen ook mee. In een kampweek zijn er altijd deelnemers uit verschillende delen van het land aanwezig. Veel deelnemers komen met een aantal vriendjes of vriendinnetjes, maar er is ook een groot aantal dat alleen komt en tijdens de week nieuwe vriendjes en vriendinnetjes maakt. De leeftijd van de deelnemers ligt tussen de 6 en 18 jaar. Zij worden verdeeld in de volgende leeftijdsgroepen: • • • • •

Sjoka Joka Tika Mika Ouka

de superjongerenkampers de jongerenkampers de tienerkampers de middenkampers de ouderenkampers

van 6-8 jaar (onderbouw basisonderwijs) van 8-10 jaar (middenbouw basisonderwijs) van 10-12 jaar (bovenbouw basisonderwijs) van 12-15 jaar (onderbouw middelbaar onderwijs) van 15 –18 jaar (bovenbouw middelbaar onderwijs)

De 8-jarigen hebben de keuzemogelijkheid om in te schrijven voor het Sjoka of het Joka. Dit is vooral omdat niet elke 8-jarige er al aan toe is om een hele week op Zomerkamp te komen. • Deelnemers van 10 jaar kunnen kiezen voor het Joka of het Tika. Het verschil tussen deze twee leeftijdsgroepen zit hem zowel in het programma en de manier waarop het aangeboden wordt, als in de bedtijden. • Om als 12-jarige in te schrijven voor het Mika moet je minimaal de brugklas gedaan hebben. Het verschil tussen basisschoolleerlingen en kinderen die al op het voortgezet onderwijs zitten, is te groot. Daardoor is het moeilijk om voor hen een goed programma neer te zetten als ze bij elkaar in een dorp zitten. • De 15-jarige hebben een keuzemogelijkheid om in te schrijven voor het Mika of het Ouka. De 15-jarige weten vaak zelf bij welke leeftijdscategorie zij zich het meest thuis voelen. Bij de Mika’s zijn zij dus de oudsten en bij de Ouka’s zijn zij de jongsten van het dorp. Inschrijving voor de diverse leeftijdsgroepen is vanzelfsprekend mogelijk voor alle weken. Bij te weinig of te veel inschrijvingen voor een leeftijdsgroep zijn wij genoodzaakt (een deel van) de groep te verplaatsen naar een andere week. In dat geval nemen wij contact met je op om eventuele andere opties te bekijken. Wanneer er weinig inschrijvingen zijn voor een week, kan het zijn dat de Joka- en Tikadorpen bij elkaar gevoegd worden. Dit om te voorkomen dat een week helemaal niet door kan gaan.

www.zoka.nl

4

Weekindeling en kampleiders Hieronder vind je de weekindeling. Data

Zomer

Gym

Week 1

30 juni t/m 06 juli

X

Week 2

07 juli t/m 13 juli

X

Week 3

14 juli t/m 20 juli

X

X

Week 4

21 juli t/m 27 juli

X

X

Week 5

28 juli t/m 04 aug

X

X

Week 6

05 aug t/m 10 aug

X

X

Week 7

11 aug t/m 17 aug

X

X

X

Dans X X X X

Kampleider

Email

John

[email protected]

Janneke

[email protected]

Bert

[email protected]

Erik

[email protected]

Marianne

[email protected]

Carolien

[email protected]

Harmen

[email protected]

Aankomst, opening en sluiting

Een kampweek begint voor Joka’s, Tika’, Mika’s en Ouka’s op zondagmiddag. Vanaf 14.30 uur zijn de deelnemers met hun wegbrengers van harte welkom. Om 16.00 uur is de grote opening in het Amfitheater. Tussen 14.30 uur en 16.00 uur maken de deelnemers in hun eigen dorp kennis met de leiding en stafleden. Ze leggen hun spullen in de tent en ontmoeten de andere deelnemers. Bij de infostand, aan het begin van het terrein, kunnen ze je precies vertellen in welk dorp iedereen is ingedeeld. Voor de feestelijke opening verzamelen we iedereen in het Amfi. De dorpen laten hun yell horen en alle stafleden worden voorgesteld. We zingen voor het eerst het kamplied, dat uiteraard bij het thema past en de week is geopend!!! Na deze opening is er nog even gelegenheid voor de wegbrengers om gedag te zeggen, daarna gaan de deelnemers meteen een spel doen. Voor Sjoka’s duurt de kampweek van woensdagmiddag tot zaterdagochtend. De Sjoka’s hebben dan hun eigen opening om 15.00 uur. Deelnemers en leiding zijn op woensdagmiddag vanaf 14.00 uur welkom. In week 2, 4 en 7 wordt er ook Sjoka aangeboden in de eerste helft van de week, van zondagmiddag tot woensdagochtend. De sluiting op woensdag om 11.00 uur. De grote sluiting op zaterdagochtend is om 11.00 uur. De week is dan echt afgelopen. De ophalers zijn vanaf 09.30 uur welkom op het kampterrein om hun kind/kleinkind/broer of zus weer op te halen. Rond het middaguur verschijnen de eerste stafleden van de nieuwe week alweer en gaan zij beginnen met de voorbereidingen om de nieuwe deelnemers op zondag te kunnen verwelkomen. Leiding en deelnemers worden daarom verzocht na de sluiting richting huis te gaan. Het is niet de bedoeling dat ouders hun kinderen al mee naar huis nemen vóór de sluiting. De kampweek is voor iedereen pas afgelopen ná de sluiting. Dit is rond 11.45 uur.

5


Zomerkamp Het programma wordt in de loop van het jaar gemaakt door de programmacommissies. Deze bestaan uit ervaren stafleden die voor iedere leeftijdsgroep een boeiend en onderhoudend programma samenstellen. Sommige programmaonderdelen worden samen met een ander dorp gedaan. Op het programma staan uiteenlopende activiteiten zoals bosspelen, speurtochten, kampvuur, knutselen, een bezoek aan sporthal en het zwembad. De verenigingsleiding helpt de stafleden bij het organiseren van het programma en stimuleert en begeleidt de kinderen. Het programma staat zo goed als vast, maar bij bijvoorbeeld aanhoudende hitte of regenval passen de stafleden dat uiteraard aan.

Kosten Zomerkamp • • • • •

Kosten Superjongerenkamp Kosten Jongerenkamp Kosten Tienerkamp Kosten Middenkamp Kosten Ouderenkamp

€ 75,00 €140,00 €144,00 €150,00 €154,00

per deelnemer per deelnemer per deelnemer per deelnemer per deelnemer

Gymkamp Naast de ‘gewone’ Zomerkampen zijn er ook Gymkampweken. Het Gymkamp is bedoeld voor jongens en meisjes vanaf 8 jaar die, ongeacht hun niveau, helemaal verzot zijn op gymnastiek en turnen. De deelnemers turnen in verschillende niveaugroepen. Zowel leiding als deelnemers leren veel en komen in aanraking met voor hen soms onbekende technieken, methodieken en disciplines. In verband met de veiligheid is er in de sporthal meer leiding aanwezig. Het Gymkamp onderscheidt zich van de andere Zomerkampen, doordat vier (Joka/Tika) of vijf dagen (Mika/Ouka) een gymnastiekprogramma wordt aangeboden van 2,5 uur. Op het moment dat de kinderen niet in de sporthal zijn, nemen zij deel aan het recreatieprogramma, dat gelijk is aan het recreatieprogramma van de Zomerkampen. Het recreatieprogramma wordt verzorgd door de recreatiestafleden en het gymnastiekprogramma door de speciaal hiervoor aanwezige gymstafleden. In het begin van de week, wanneer de kinderen (maximaal 75 tegelijk) naar de sporthal komen, worden zij ingedeeld in niveaugroepen op basis van het aantal trainingsuren in de week en wedstrijdniveau. De sporthal is ingericht in een mooi turnparadijs met vier of vijf stations (sprong/acrogym/acrobatiek, ringen/brug, balk/rek/voltige en trampoline), met bij elk station meerdere oefensituaties. De kinderen (groepen van maximaal 20) rouleren van station naar station. Op ieder station treffen de kinderen hun leiding en een gymstaflid aan, die vertelt wat er op het toestel gedaan kan worden.

Kosten Gymkamp • • • •

Kosten Jongerenkamp Kosten Tienerkamp Kosten Middenkamp Kosten Ouderenkamp

€160,00 €164,00 €172,00 €176,00

per deelnemer per deelnemer per deelnemer per deelnemer

Danskamp Naast de Gymkampweken zijn er ook weer danskampweken. Het dansprogramma wordt aangeboden naast het gymprogramma of het gewone Zomerkampprogramma. Het Danskamp is bedoeld voor jongens en meisjes vanaf 8 jaar, die helemaal verzot zijn op dansen in de breedste zin van het woord. In het Danskamp wordt vier dagen (Joka/Tika) of vijf dagen (Mika/Ouka) in de week 2,5 uur gedanst. In het dansprogramma wordt zo veel mogelijk aandacht besteed aan verschillende dansstijlen, zoals cityjam/streetdance, Afrikaans dansen, musical, klassiek, jazz, etc. Op het moment dat de kinderen niet aan het dansen zijn, nemen zij deel aan het recreatieprogramma, dat te vergelijken is met het recreatieprogramma van de Zomerkampen. Het recreatieprogramma wordt verzorgd door de recreatiestafleden en het dansprogramma door speciaal hiervoor aanwezige dansstafleden.

www.zoka.nl

6

Kosten Danskamp • • • •

Kosten Jongerenkamp Kosten Tienerkamp Kosten Middenkamp Kosten Ouderenkamp

€160,00 €164,00 €172,00 €176,00

per deelnemer per deelnemer per deelnemer per deelnemer

Kampvoorzieningen De deelnemers worden ondergebracht in tenten. De Sjoka’s en de Ouka’s slapen hierin met maximaal acht deelnemers en de Joka’s, Tika’s en Mika’s met maximaal tien deelnemers. Van de leiding verwachten we dat zij een eigen tent meenemen, behalve de leiding van de Sjoka’s. De Sjokaleiding slaapt namelijk bij de kinderen (maximaal 2 leiding) in de tent. Vijf tot tien tenten zijn zo gerangschikt, dat ze een dorp vormen. In een week worden de deelnemers over maximaal zeven dorpen verdeeld. Ontbijt, lunch en avondeten worden in het dorp aan grote tafels genuttigd. Het eten wordt bereid door professionele koks van een extern bedrijf. Midden op het kampterrein staat de blokhut waar men limonade, frisdank, ijsjes, snoep, ansichtkaarten, fotomuntjes en souvenirs kan kopen. Andere belangrijke locaties op het terrein zijn het amfitheater, de administratie, een EHBO-ruimte met ziekenboeg en het toilet/douchegebouw. Elke week is er ook een staflid die foto’s maakt. Deze foto’s kunnen de kinderen tijdens de week tegen betaling bestellen. Tijdens de opening en de sluiting kunnen souvenirs, zoals het speciale kamp t-shirt gekocht worden bij de promostand.

Bijzondere doktersbepaling / EHBO In elke kampweek is de EHBO-post op verantwoorde wijze bezet. Wanneer één van de deelnemers meer dan normale medische of verpleegkundige zorg nodig heeft (bijv. in het geval van epilepsie, cara, diabetes), word je verzocht vooraf contact op te nemen met de kampleider van de betreffende week. Voor algemene vragen over onze EHBO, kan je contact opnemen met Piet Reijers ([email protected]). Deelnemers mogen absoluut geen medicijnen meenemen, behalve die door een arts zijn voorgeschreven. Onder medicijnen verstaan wij ook paracetamol e.d. Iedereen die pijn heeft of zich niet lekker voelt op kamp kan altijd (24 uur per dag) bij de EHBO terecht. Alle medicijnen die wel door een arts zijn voorgeschreven, dienen bij de EHBO ingeleverd te worden. Een van de redenen daarvan is dat de medicijnen dan schoon en droog blijven. In de tenten is het vaak vochtig en ligt er veel zand. Gedurende de week houden de EHBO-stafleden op speciale lijsten bij wie wanneer welke medicijnen moet gebruiken. Wanneer de kinderen van het terrein af gaan, voor bijvoorbeeld een speurtocht, worden medicijnen meegenomen. Het kan voorkomen dat een bepaalde (medische) situatie de kampleiding doet besluiten om de verantwoording voor de deelnemer terug te leggen bij de ouders/verzorgers.

Stafleden Degene die het afgelopen jaar als staflid hebben deelgenomen, ontvangen van de LTC Zomerkampen rechtstreeks een uitnodiging om komend jaar ons team weer te komen versterken. Nieuwe enthousiaste stafleden zijn altijd welkom. Wel moet bedacht worden dat voor bepaalde functies ook bepaalde eisen gesteld worden. Voor informatie over stafzaken kun je terecht bij Carolien Mentink ([email protected]).

7


Inschrijven Vanaf nu kun je plaatsen reserveren voor de Zomerkampen van 2013. Voor sommige weken gaan de inschrijvingen erg snel, dus wacht niet te lang met het insturen van het reserveringsformulier. Tip: Het is geen probleem om meerdere reserveringsformulieren in te sturen. Zodra je een aantal definitieve deelnemers hebt, stuur dan een reserveringsformulier in, dan staan die plaatsen alvast maar op jullie naam. Het echter is niet de bedoeling dat je voor iedere losse deelnemer een nieuw reserveringsformulier instuurt. De inschrijfprocedure loopt voor het grootste deel via internet.

Stappenplan voor de inschrijvingen • Stap 1 Inventariseer binnen je vereniging of er animo is voor de zomerkampen. Reserveren kan al vanaf één deelnemer, dus er is geen minimaal aantal nodig voordat je plaatsen kunt reserveren. Laat eventueel een flyer rondgaan binnen je vereniging/school. In deze flyer kun je aangeven in welke weken/week de vereniging op kamp wil gaan. Verder is een korte omschrijving van kamp handig. Een idee is eventueel om een deelnemer uit een eerder jaar iets te laten schrijven om kinderen te overtuigen van de lol. Als kinderen (via hun ouders/verzorgers) zich aanmelden, laat ze dan meteen een aanbetaling doen van 20 euro. Die aanbetaling is gelijk aan de annuleringskosten (Sjoka 10 euro, andere deelnemers 20 euro). Ouders moeten goed nadenken voordat ze hun kinderen opgeven, want de aanbetaling/annuleringskosten krijgen ze niet meer terug. Tegelijkertijd start je met de zoektocht naar leiding die mee wil. Leiding zoeken kan een probleem zijn, zeker omdat het vaak moeilijk is om mensen te vinden die een week vrij willen nemen om op kamp te gaan. Daarnaast is het in gymweken ook nog van belang dat leiding kan helpen in de gymzaal. Begin daar dus op tijd mee! De vereniging is overigens niet verplicht om leiding te leveren, maar het heeft wel onze voorkeur. Voor een leidingtekort binnen de vereniging verwijzen we je door naar onze website (www.zoka.nl). Onder het kopje “Staf & Leiding” bieden we “losse leiding” de kans om zich aan te bieden aan verenigingen die leiding zoeken. Deze mensen zijn vaak ervaren zomerkampers die graag nog een week extra op kamp willen komen, buiten de week waarin ze met hun eigen vereniging komen. Tevens kunnen verenigingen daar een oproep plaatsen wanneer ze leiding zoeken. Bij stap 5 staat uitgelegd hoe je leiding opgeeft. • Stap 2 Als je een aantal aanmeldingen hebt, dan vul je het reserveringsformulier in. Dat stuur je op naar Mariska of John (adresgegevens staan voor in dit boekje). Wacht hier niet te lang mee. Je kunt maar beter in etappes reserveren. Dat kan allemaal onder hetzelfde inschrijfnummer. Uiteindelijk komen alle kinderen onder hetzelfde inschrijfnummer bij elkaar in de tent, verdeeld per leeftijdsgroep. Nadat je weet hoeveel kinderen er mee gaan op kamp, vul je het reserveringsformulier in. Deze vraag je op via [email protected]. Controleer goed wat je invult, want voor elke gereserveerde plaats worden kosten in rekening gebracht. Gewone deelnemerskosten of annuleringskosten. Daar zet jij als contactpersoon je handtekening onder. Jij krijgt dus ook de rekeningen thuis! Reserveer daarom niet zomaar op de gok. Het reserveringsformulier is alleen voor jou bedoeld en niet voor de ouders/ verzorgers van de deelnemers. Zij krijgen van jou een deelnemersformulier voor hun kind(eren). • Stap 3 Je ontvangt per mail een bevestiging van je reservering. Bijgevoegd zitten de deelnemersformulieren en het leidingformulier. Als je deze bevestiging niet binnen twee weken in huis hebt, trek dan aan de bel bij Mariska of John. Er kan iets mis zijn gegaan met de post of e-mail. Na deze bevestiging staan de gereserveerde plaatsen vast. Ongeacht of er namen van de deelnemers bij ons bekend zijn. Vanaf nu zijn er ook annuleringskosten verschuldigd als er deelnemers afvallen. Kijk voor details in de algemene voorwaarden. Als er nog ruimte is in de week van je reservering, dan ontvang je een bevestiging. Als er geen ruimte meer is voor je reservering, dan zullen zij contact met je opnemen om samen een andere oplossing te zoeken.

www.zoka.nl

8

• Stap 4 Print en kopieer de deelnemersformulieren en reik ze uit aan de kinderen die gereserveerd hebben. Zet hier zelf het inschrijfnummer op in het daar voor bestemde vakje. Bij de bevestiging zitten formulieren voor leiding en deelnemers. De gevraagde gegevens die erop staan, zijn van belang voor een goed verloop van de week. Controleer zelf ook of de formulieren die je terug krijgt volledig ingevuld zijn. Denk daarbij aan: verzekeringsmaatschappij en polisnummer, geboortedatum, dieet, medicijnen en de handtekening van de ouders. Ook eventuele andere opmerkingen over een sterk veranderde thuissituatie, scheiding, overlijden van naasten of andere gebeurtenissen kunnen hier worden vermeld. Onderaan de bevestiging staat naar welk adres je de ingevulde formulieren moet opsturen. Dat is het adres van de kampleider van de week waar je/jouw vereniging zich voor ingeschreven hebt/heeft. Met eventuele specifieke vragen kun je ook bij deze persoon terecht. • Stap 5 Print en kopieer het leidingformulier en reik ze uit aan de mensen die voor jouw vereniging leiding zullen zijn. Een vereniging kan leiding opgeven tot 1 juni. Leiding wordt geaccepteerd, mits voldaan wordt aan de andere voorwaarden zoals vermeld in dit boekje. Als de grensdatum verstreken is, nemen de Zomerkampen de zoektocht naar leiding over. Als een vereniging na de grensdatum toch nog leiding wil opgeven, kan dit alleen na overleg met de kampleider. Er is geen garantie dat de verenigingsleiding dan toch kan komen. Als je als vereniging te weinig leiding meestuurt, dan kost dit per deelnemer 17,50 euro extra. Hoeveel leiding is er dan nodig? Dat staat beschreven bij het hoofdstukje “Leiding”. • Stap 6 Verzamel tijdig de ingevulde leiding- en deelnemersformulieren. Wij raden aan dat als kinderen hun formulier inleveren, je tegelijk het resterende deelnamebedrag laat betalen. Zodra je de ingevulde formulieren begint te ontvangen, ga je ze invoeren in de speciaal voor jou gecreëerde omgeving op internet. • Stap 7 Ga naar http://aanmelden.zoka.nl. Let op! Dus niet www ervoor zetten. Dit is een beveiligde website die alleen met wachtwoorden toegankelijk is. Je krijgt een inlogscherm te zien. Je logt in met je gebruikersnaam (inschrijfnummer) en je wachtwoord (krijg je van Mariska of John bij de bevestiging van de reservering). Let hierbij op de hoofdletters en de kleine letters. Voor iedere kampweek heb je een ander inschrijfnummer en wachtwoord nodig. Als je ingelogd bent, krijg je een scherm met je persoonlijke gegevens. Deze zijn zoals ze bij de Zomerkampen bekend zijn. Wijzigingen mail je naar [email protected]. Bovenaan de site zie je een balkje met de volgende kopjes: Home: Persoonlijke gegevens van de contactpersoon. Reservering: Hier zie je in een tabel het aantal plaatsen die je hebt gereserveerd en het aantal plaatsen dat al ingevoerd is. Aanmelden: Hier vul je de gegevens in van • Deelnemers: Kies eerst de leeftijdsgroep. Vervolgens kom je in een deelnemersformulier van de betreffende leeftijdsgroep. Hier vul je de info vanaf de papieren versies in. Let op! Vul alle verplichte velden in, anders kun je niet verder. • Eventuele bijzonderheden: Denk eraan hier ALLES over te typen. Deze info komt op de bijzonderhedenlijsten die de tentleiding nodig heeft. • Indien van toepassing: gymniveau en trainingsuren of dansniveau en danssoort(en). • Leiding: Alles invullen. Als het om geheime telefoonnummers gaat, vink dan het hokje “geheim” aan. Deze info is dan niet zichtbaar in onze printlijsten.

9


Aanpassen: Mochten er wijzigingen nodig zijn in de gegevens van deelnemers en/ of leiding, dan kan dat hier gewijzigd worden. Denk hierbij aan adresgegevens, telefoonnummers en vooral medische wijzigingen die later bekend worden. Verwijderen: Hier kun je gegevens van deelnemers en/of leiding verwijderen. De gereserveerde plaats blijft wel staan. Alleen de ingevoerde persoongegevens worden verwijderd. Algemene Voorwaarden: Hier vind je de Algemene Voorwaarden voor Deelnemers en Leiding. Voor het akkoord gaan met deze voorwaarden zetten ouders hun handtekening onderaan het deelnemersformulier, of leiding onder hun eigen leidingformulier. Formulieren: Alle formulieren op een rijtje. In PDF, dus printbaar zonder dat alles verschuift. Als je deze formulieren gebruikt, zorg dan dat er na het printen meteen het juiste inschrijfnummer op komt te staan. Zonder inschrijfnummers zijn formulieren namelijk niet te achterhalen. Contact: Hier wordt automatisch een lege email aangemaakt. Stel door middel hiervan je vragen over het systeem. Gebruik deze optie ook voor het reserveren van extra plaatsen en andere vragen over inschrijvingen. Uitloggen: Spreekt voor zich. Zo kom je weer bij het inlogscherm terecht. Vooral handig als je inschrijvingen in meerdere weken hebt. Het is altijd belangrijk om uit te loggen. Zo gaan er geen gegevens verloren. Zoka links: Links naar alle sites van de Zomerkampen. Gympie.nl: Link naar de makers van de database, Daniël van der Elst en Peter Zaal. Invoeren en wijzigen kan tot vier weken voor aanvang van de week. Eventuele wijzigingen kun je daarna doorgeven aan de kampleider. Voor week 1: [email protected], week 2: [email protected], etc. • Stap 8 Stuur de ingevulde leiding- en deelnemersformulieren na het invoeren naar het adres dat onder aan je bevestiging staat. Dit is het adres van de kampleider van de betreffende week. • Stap 9 Je ontvangt een gespecificeerde bevestiging van de kampleider. Deze bevestiging controleer je op aantallen jongens en meisjes, leeftijdsgroep en soort kamp. Controleer je bevestiging van je inschrijvingen goed. Wij gaan er vanuit dat de aantallen die daarop staan, kloppen. Daarnaast gebruikt de financiële administratie die aantallen om de rekening op te maken. Als er een foutje in je bevestiging zit, neem dan contact op met degene naar wie je de formulieren hebt opgestuurd. De fout wordt dan verbeterd en je krijgt een kloppende bevestiging. Deze bevestiging moet iemand van de vereniging laten zien bij het aanmelden bij aankomst op het zomerkamp. • Stap 10 Je ontvangt ongeveer drie weken voor aanvang van de week een rekening van de financiële administratie van de KNGU. Op zich spreekt dit voor zich, maar een aantal opmerkingen: De rekening komt pas na 1 juni. Na die datum veranderen er weinig aantallen meer. De rekening klopt niet altijd, omdat er wijzigingen zijn nadat onze gegevens naar de bond/KNGU verstuurd zijn. Als je rekening niet klopt, betaal dan wat jij

www.zoka.nl

10

denkt dat je moet betalen. De laatste check qua financiën gebeurt bij het aanmelden bij aankomst op het kampterrein. Hieronder valt ook de verrekening van eventuele leidingtoeslag. Vermeld bij betalingen altijd je inschrijfnummer. • Stap 11 Op zondag voor de opening van de week controleert de contactpersoon van de vereniging eerst of alle opgegeven kinderen aanwezig zijn op het terrein. Als dit het geval is, meld je je bij de administratie. Daar worden uiteindelijk alle financiën gecheckt en gecontroleerd. Op basis van de laatste telling worden eventueel teveel betaalde deelnemersgelden teruggestort of wordt het tekort in rekening gebracht. Namens de vereniging én namens de Zomerkampen moeten die telling en rekening ondertekend worden. Als je niet zelf aanwezig kunt zijn, zorg dan dat iemand anders van jouw vereniging of reservering zich bij de administratie meldt.

Andere belangrijke zaken voor de inschrijvingen De sluitingsdatum voor de inschrijvingen is 01 juni 2013. Op het deelnemersformulier staat: “Door ondertekening van dit formulier geef ik aan akkoord te gaan met de algemene voorwaarden voor deelnemers aan de KNGU Zomerkampen. Deze zijn na te lezen op www.zoka.nl onder het kopje voorwaarden. Wij nemen als Zomerkampen alleen ondertekende formulieren in ontvangst, dus ouders kunnen zich van onze voorwaarden op de hoogte stellen. Maak ouders ook bewust van het feit dat kinderen echt de hele week verwacht worden, bij Sjoka’s natuurlijk een halve week. Vliegreizen, verjaardagsfeestjes en andere redenen voor latere aankomst en/of eerder vertrek worden niet geaccepteerd. Blijkt bij aankomst op het kampterrein dat deze regels door ouders en/of de vereniging niet nageleefd worden, behoudt de LTC Zomerkampen zich het recht voor om kinderen naar huis te sturen. Tevens kan een dergelijk voorval consequenties hebben voor de toekomstige inschrijvingen van de betreffende vereniging. Dus, kan een kind niet de volle week aanwezig zijn, jammer maar helaas. Misschien is er in een andere week nog plaats en anders zijn er in 2014 ook weer Zomerkampen. In de loop der jaren hebben verschillende verenigingen hun eigen manier van inschrijven opgezet. Een aantal vrijblijvende tips voor een soepel verloop van de inschrijvingen: • Zorg dat je zo snel mogelijk aan de ouders laat weten wanneer jouw vereniging op kamp wil gaan. Dan kunnen zij er rekening mee houden wat betreft de verdere vakantieplanning. Je kunt natuurlijk ook meerdere weken kinderen op kamp laten gaan. Je bent niet verplicht om voor maar één week te kiezen. • Houd een inschrijf/informatieavond. Nodig ouders en kinderen uit om informatie over het zomerkamp in te winnen en geef ze meteen de mogelijkheid om het inschrijfformulier in te vullen en te betalen. Op deze manier is alles erg snel geregeld. Meerdere avonden of een middag is natuurlijk ook een optie. Als je de leiding ook meteen uitnodigt, dan zien de ouders ook wie er de hele week bij hun kind(eren) is. • Een informatieavond is natuurlijk sowieso een handige manier om veel mensen tegelijkertijd te informeren over De Zomerkampen. • Extra promotiematerialen zijn op te vragen bij Suzanne Dekker via [email protected].

Annuleringsregeling Een inschrijving kan geannuleerd worden. De kosten bedragen dan € 20,- per plaats (€ 10,- voor het Sjoka). Als een inschrijving geannuleerd wordt, korter dan 4 weken voor de week begint, brengen wij het volledige deelnemersbedrag in rekening. Alleen schriftelijke annuleringen worden geaccepteerd, annuleren per e-mail ([email protected]) heeft de voorkeur. Mocht u per post willen annuleren, dan moet de ontvangstdatum 4 weken voor aanvang van de betreffende week zijn. Een annulering moet worden geadresseerd aan Mariska of John (adressen voor in dit boekje).. Je annulering is pas geldig wanneer je een nieuwe bevestiging hebt ontvangen. Bij annulering binnen 4 weken voor aanvang van de kampweek vanwege medische redenen vragen wij om een doktersverklaring. Als een gereserveerde plaats wordt ingenomen door een ander kind in dezelfde leeftijdsgroep en hetzelfde soort kamp (Zomer, Gym of Dans) is dat voor ons geen probleem. Dit moet natuurlijk wel doorgegeven worden aan de Zomerkampen en er moet een nieuw deelnemersformulier ingevuld worden.

11


Leiding algemeen Het is zeer wenselijk dat de deelnemers door eigen (verenigings)leiding naar en tijdens het kamp worden begeleid. Voor de leiding hoeft niet betaald te worden. Extra leiding is welkom wanneer er een tekort aan leiding is. Deze leiding kan dan ingezet worden op een andere tent bij een andere vereniging. Bij overcapaciteit aan leiding, kan deze wel op de tent bij de eigen vereniging ingezet worden tegen een financiële vergoeding van € 40,- p.p. (Sjoka) c.q. € 80,- p.p. (Joka/Tika/Mika). Er zijn echter grenzen aan de hoeveelheid leiding die zinvol is in een dorp. Bereidheid tot betalen voor extra leiding is dus geen garantie voor een plek op kamp. Indien de deelnemers aan het Superjongeren-, Jongeren-, Tiener- en Middenkamp niet door leiding van de vereniging worden vergezeld, wordt het kampgeld verhoogd met € 17,50,- per deelnemer. Dit is een toeslag, geen “afkoopsom”. De Zomerkampen zullen zeker op zoek gaan naar vervanging, maar dat is geen garantie voor leiding. Het is natuurlijk niet zo dat kinderen niet welkom zijn zonder leiding. Bij het zoeken naar leiding moet je in de gaten houden dat de functie zeer belangrijk is. Ervaring met kinderen is noodzakelijk, net als de minimumleeftijd van 18 jaar aan het begin van de week. Leiding die jonger is dan 21 jaar, dient een kopie van het identiteitsbewijs mee te sturen met het leidingformulier. Het Ouderenkamp (ouka) kent (wat betreft het recreatieve programma) geen leiding (wel staf), maar bij het vaststellen van het totale aantal leiding moeten de Gym-ouka’s wel bij het totale aantal Gymkampers opgeteld worden. Dat aantal dient door achten gedeeld te worden. Het aantal leiding moet naar boven afgerond te worden. De ‘extra Ouka-leiding’ wordt in het Jongerenkamp, Tienerkamp of Middenkamp bijgeplaatst. Deze leiding is nodig voor de begeleiding van de ouka’s in de sporthal. De leiding moet een eigen tent meenemen. Dit geldt niet voor leiding van het Superjongerenkamp (sjoka). Zij slapen bij de kinderen in de tent. Als voorbereiding voor de kampweken organiseert de LTC Zomerkampen een aantal werkweekeinden waarbij het terrein “kamp-klaar” wordt gemaakt. Leiding die wil kennismaken met het terrein en met andere enthousiaste zomerkampers, is van harte welkom tijdens die weekeinden. Mail voor informatie naar Carolien Mentink via [email protected]. De LTC Zomerkampen behoudt zich het recht voor om tot 4 weken voor aanvang van de week leiding te weigeren. Redenen om leiding te weigeren is bijvoorbeeld teveel opgegeven extra leiding.

Aantallen leiding bij aantallen kinderen. De berekening voor het aantal leiding is als volgt: Per 4 Sjoka’s 1 leiding. Bij alle andere leeftijdsgroepen, per 8 deelnemers 1 leiding Het maakt niet uit aan welk soort kamp je deelnemers meedoen, enige uitzondering hierop zijn de zomerkampouka’s en dansouka’s. Het aantal leiding bereken je dan als volgt: Deel het aantal Sjoka’s door 4, rond af naar boven. Dat is het aantal leiding dat je nodig hebt bij het Sjoka. Tel de aantallen van de Joka’s, Tika’s en Mika’s bij elkaar op, deel door 8 en rond af naar boven. Dat is het aantal leiding dat je nodig hebt bij de andere deelnemers. Op deze regel is één uitzondering: Ouka’s die meedoen met een Gymkamp. Het aantal Gym Ouka’s dat je hebt tel je op bij de Joka’s, Tika’s en Mika’s. Dat aantal deel je door 8 en rond je af naar boven, dan weet je hoeveel leiding je nodig hebt.

www.zoka.nl

12

Enkele voorbeelden. Een vereniging neemt mee: 2 Sjoka jongens 5 Sjoka meiden

2+5=7, dus 7 Sjoka’s in totaal.

6 Gym Joka meiden 3 Zomerkamp Tika jongens 5 Dans Tika meiden 2 Gym Mika jongens 5 Gym Mika meiden

6+3+5+2+5=21 Joka’s, Tika’s en Mika’s 21:8= 2,625. in totaal. Afronden naar boven geeft 3 leiding voor de andere deelnemers.

2 Zomerkamp Ouka meiden 2 Danskamp Ouka meiden

7:4=1,75. Afronden naar boven geeft 2 Sjoka leiding.

De Ouka’s nemen in dit voorbeeld geen leiding mee, het zijn immers geen Gymkampers.

Een andere vereniging neemt mee: 3 Sjoka jongens 5 Sjoka meiden

3+5=8, dus 8 Sjoka’s in totaal.

6 Gym Joka meiden 3 Zomerkamp Tika jongens 5 Dans Tika meiden 2 Gym Mika jongens 5 Gym Mika meiden 5 Gym Ouka meiden

8:4=2. Afronden is niet nodig dus 2 Sjoka leiding. 21:8= 2,625. Afronden naar boven geeft 3 leiding voor de andere deelnemers.

6+3+5+2+5+5=26 Joka’s, Tika’s, Mika’s 26:8= 3,25. en Ouka’s in totaal. Afronden naar boven geeft 4 leiding voor deze deelnemers. De Ouka’s in dit voorbeeld tellen mee voor leiding, want het zijn Gym Ouka’s

13


Routebeschrijving Vanuit Amsterdam: Amsterdam (A1)> Hilversum > Amersfoort > Apeldoorn. Bij Apeldoorn richting Arnhem de A50 op. De afslag 23 (Loenen/Eerbeek/Beekbergen) nemen om naar het kampterrein te komen. Na de afslag ga je rechts. Daarna weer de eerste weg rechts en dan zit je op de Immenbergweg. Vanuit Utrecht: Utrecht (A12) > Veenendaal > Arnhem. Bij Arnhem staat de richting Zwolle (A50) aangegeven. Vervolg je weg op de A50. Bij afslag 23 (Loenen/Eerbeek) eraf. Na de afslag ga je over het viaduct links. Daarna de eerste weg rechts, zit je dan op de Immenbergweg. Vanuit Den Bosch: Bij Den Bosch de N50 die overgaat in de A50. > Nijmegen > Arnhem. Bij Arnhem ga je richting Zwolle A50. Je gaat dan een stukje over de A12. Bij Arnhem staat de richting Zwolle (A50) aangegeven. Vervolg je weg op de A50. Bij afslag 23 (Loenen/Eerbeek) eraf. Na de afslag ga je over het viaduct links. Daarna de eerste weg rechts, je zit dan op de Immenbergweg. Vanuit Zwolle: Zwolle (A50) > Apeldoorn richting Arnhem. De afslag 23 (Loenen/Eerbeek/Beekbergen) nemen om naar het kampterrein te komen. Na de afslag ga je rechts. Daarna weer de eerste weg rechts en je zit op de Immenbergweg. Vanaf de Immenbergweg: Op de Immenbergweg ga je als maar recht door tot je met de bocht mee moet naar rechts. Je gaat dan weer onder de snelweg door. Na de T-kruising kunt u parkeren op de KNGU parkeerterreinen of aan de rechterzijde van de weg. Graag alleen aan de rechterzijde parkeren om het overlast tot een minimum te beperken. Zijn er parkeerwachters aanwezig, volg dan hun aanwijzingen op.

www.zoka.nl

14

Contact Mocht je tijdens de weken contact willen hebben met De Zomerkampen, bel dan met 06-43016555 of 055-5058756. In beide gevallen krijg je de administratie van de kampen aan de lijn. Veel ouders geven tegenwoordig hun kinderen een mobiele telefoon mee om naar huis te bellen. In verband met heimwee willen we dat niet. Als het nodig is, zullen wij zeker contact opnemen met thuis. Wil je toch weten hoe het gaat, dan kunt u afspreken met de leiding van de vereniging dat die leiding zelf een keertje belt.

Landelijke Technische Commissie Zoka: Naam

Taak

E-mail

Marianne Grim

Voorzitter

[email protected]

Erik van der Waal

Secretariaat

[email protected]

Harmen Jansen

PR & Promo Penningen

[email protected] [email protected]

Mariska van der Salm

Inschrijvingen

[email protected]

John Bolt

Inschrijvingen

[email protected]

Carolien Mentink

Staf & Leiding

[email protected]

Janneke Perlo

Werving

[email protected]

Piet Reijers

Terrein & Veiligheid

[email protected]

Bert de Jong

Programma

[email protected]

Kim Vos

Programma

[email protected]

Marianne Grim

Gym en dans

[email protected]

Suzanne Dekker

Namens KNGU

[email protected]

15

[email protected]


www.zoka.nl

16

dans)kampen 2013

Recommend Documents