BAB 2 Landasan Teori 2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) ERP merupakan sebuah solusi yang komprehensif paket perangkat lunak yang berusaha untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan berbagai proses bisnis dan fungsi dalam rangka untuk menyajikan pandangan bisnis holistik atau menyeluruh dari informasi tunggal dan arsitektur TI (Helmut, Rosemann, & Gable, 2000). Perusahaan biasanya disebut resource planning systems ini, yang komprehensif solusi paket perangkat lunak berusaha untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan berbagai proses bisnis dan fungsi dalam rangka untuk menyajikan pandangan holistik(secara keseluruhan) bisnis dari informasi tunggal dan arsitektur TI (Helmut, Rosemann, & Gable, 2000). Konsep ERP dapat dilihat dari berbagai perspektif. Pertama ERP adalah suatu komoditas produk dalam bentuk perangkat lunak komputer. Ke dua secara fundamental, ERP dapat dilihat sebagai tujuan pembangunan pemetaan semua proses dan data dari perusahaan ke dalam struktur integratif komprehensif. Dan yang ke tiga, ERP dapat dilihat sebagai kunci dari unsur suatu infrastruktur yang memberikan solusi untuk bisnis (Helmut, Rosemann, & Gable, 2000). Secara umum ERP dapat di artikan bahwa sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung dan mengotomatiskan proses bisnis, serta menyediakan informasi yang luas, akuran dan real time tentang perusahaan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Dengan adanya sistem ERP ini memberikan banyak manfaat dan perbaikan dari segi, kerja sama antara manajer dan karyawan, konsolidasi keuangan, pemasaran dan penjualan, sumber daya manusia, dan aplikasi manufaktur, informasi manajemen yang tersedia real-time tersedia dimana saja dan kapan saja, juga informasi sistem untuk manajemen persediaan, serta mengatur biaya tenaga kerja, lembur, dan waktu pengiriman (Nah, Islam, & Tan, 2007). Karakteristik sistem ERP sering disebut sebagai back office system yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
2.2 ERP Critical Success Factor Rockart(1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi kesuksesan IT . Menurut Rockart faktor – faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi (Nah, Islam, & Tan, 2007). ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang berbeda untuk setiap modelnya., berikut beberapa contoh model kesuksesan ERP, untuk menyelidiki metrik khusus dari implementasi kesuksesan ERP dilakukan peninjauan literatur dan mengidentifikasi tiga klasifikasi (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Tabel 2.1 Faktor keberhasilan menurut (Nah, Islam, & Tan, 2007)
Technological
Organization
Strategic
Tactical
• •
Management support berkelanjutan Perubahan manajemen organisasi yang efektif Skala proyek manajemen yang baik • Tim komposisi proyek yang • memadai • Penggulangan komprehensif proses bisnis • Proyek yang unggul • Keterlibatan dan partisipasi • pengguna • Kepercayaan antara mitra
Dedicated staff dan konsultan Komunikasi yang jelas antara keluar dan kedalam Rencana/jadwal proyek yang • diformalkan Program pelatihan yang memadai • • Pencegah pemecahan masalah • Penggunaan konsultan yang tepat Teknik pengambilan keputusan di berdayakan
•
• Konfigurasi perangkat memadai • Pengetahuan sistem
Strategi implementasi ERP yang memadai • Avoid Customization • Versi ERP yang memadai
Sumber: (Nah, Islam, & Tan, 2007)
• •
lunak
yang
2.2.1
Dan peninjauan literatur dan klasifikasi yang kedua diidentifikasi Tabel 2.2 Faktor keberhasilan menurut (Supramaniam & Kuppusamy, 2011) Critical Success Factors 1. Top managemetn support
2. Project team competence
3. Interdepartmental cooperation
4. Clear goals and objectives
5. Project management
6. Interdepartmental communication
7. Management of expectations
8. Project champion
9. Vendor Support
10. Careful package selection
11. Data analysis and conversion
12. Dedicated resources
13. Use of steering committee
14. User training on software
15. Education on new business processes
16. Business process reengineering
17. Minimal customization
18. Architecture choices
19. Change management
20. Partnership with vendor
21. Use of vendors’ tools
22. Use of consultants
Sumber: (Supramaniam & Kuppusamy, 2011)
Dan yang terakhir peninjauan literatur dan klasifikasi ketiga adalah Tabel 2.3 Faktor keberhasilan menurut (Fui-Hoon & Santiago, 2006) 1. Rencana bisnis dan visi a.
Rencana bisnis dan visi
b. Tujuan/misi proyek
2. Manajemen Perubahan a. Menyadari adanya perubahan b. Budaya perusahaan dan struktur manajemen
c. Pertimbangan untuk investasi ERP c. Komitmen untuk mengubah perubahan d. Perbaikan proses bisnis e. Analisa respon pengguna f.
Pendidikan dan pelatihan pengguna
g. Dukungan organisasi dan keterlibatan pengguna h. Peningkatan kemampuan tenaga kerja IT 3. Komunikasi a. Target dan komunikasi efektif
4. Tim komposisi, ketrampilan, dan kompensasi ERP a. Orang terbaik dalam ERP
b. Komunikasi antar stockholders b. Fungsional tim yang seimbang c. Harapan komunikasi di semua level
c. Anggota tim yang full time
d. Kemajuan proyek komunikasi
d. Mitra kerja, kepercayaan, insentif e. Dibiasakan pengembilan keputusan f.
Kinerja terkait dengan kompensasi
g. Pengetahuan bisnis, anggota tim, dan konsultan 5. Manajemen Proyek a. Menetapkan tanggung jawab b. Menetapkan dengan jelas ruang lingkup proyek c. Pengendalian proyek d. Mengevaluasi setiap perubahan yang diusulkan
6. Dukungan top management a. Persetujuan dan dukungan dari top management b. top management publik dan secara eksplisit mengidentifikasi proyek sebagai prioritas utama c. Mengalokasi sumber daya d. Keberadaan pemimpin proyek
e. Menilai dan mengontrol
f.
permintaan pengembangan proyek
e.
Tingginya tingkat eksekutif sponsor
Menentukan proyek
f.
Komitmen proyek sponsor
g. Menetapkan suatu kejadian penting dan tanggal akhir h. Memastikan ketepatan waktu proyek i.
Mengkoodinasikan aktifitas proyek pada semua pihak yang terkena dampaknya
j.
Target dan jalur proyek
7. Analisis Sistem, seleksi, dan teknis pelaksanaan a. Sistem legacy b. Meminimum kustomisasi c. Konfigurasi arsitektur ERP secara keseluruhan d. Pengujian yang canggih dan ketat e. Integrasi f.
Penggunaan alat pengembangan vendor dan pelaksanaan metodologi
g. Seleksi paket ERP h. Seleksi ERP arsitektur i.
Seleksi data yang akan dikonversi
j.
Data konversi
k. Metode permodelan yang tepat l.
Penyelesaian masalah
Sumber : (Fui-Hoon & Santiago, 2006)
2.2.2
Organization Culture Budaya organisasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relatif sama dan
diambil untuk diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai, kepercayaan, dan norma-norma perilaku (Nah, Islam, & Tan, 2007). Budaya organisasi yang mempromosikan pembelajaran dan inovasi dapat sangat berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan sebuah teknologi informasi dan strategi organisasi. Memberikan bukti studi kasus untuk menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan implementasi ERP, budaya organisasi mendorong keterlibatan atau partisipasi dan adaptasi. Mendukung bahwa budaya organisasi berguna dalam memahami kesuksesan implementasi ERP. Melihat pentingnya budaya serta perubahan proses bisnis. Masalah ERP umumnya terletak pada karyawan yang merasa tidak nyaman dengan perubahan yang terjadi, dan yang mengikuti dari proses perubahan dalam implementasi ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007). Dengan demikian, kecuali budaya organisasi mempromosikan keterbukaan dalam komunikasi dan fasilitas belajar, mungkin para karyawan dapat berperilaku dengan cara yang merugikan terhadap sistem ERP yang baru sehingga menyebabkan kegagalan. Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif. Hal ini termasuk dampak nilai – nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh perangkat lunak, yang fungsinya untuk
mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang – orang dari pengembang software (Grainger & Mickey, 2007). 2.2.3
Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting
dalam implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007). Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki crossfunctional atau bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat kepercayaan untuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek, pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah komunikasi untuk tim proyek. Menjaga semangat yang tinggi dan meyakinkan pengguna untuk manfaat sistem ERP, dan meyakinkan mereka untuk meninggalkan sistem yang lama sehingga dibutuhkan sistem persuasif dan keahlian dari tim implementasi. Para pengguna harus menegetahui bahwa feedback yang mereka berikan akan dipertimbangkan dan ditindaklanjuti (Nah, Islam, & Tan, 2007). Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas, akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi. Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses.
Serta perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan. Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total Quality Management (TQM) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007). 2.2.4
Hubungan CSF ERP terhadap keberhasilan ERP dengan di moderisasi oleh organization culture Sebuah tim manajemen yang siap menerima konsep baru dan mampu belajar
untuk menerima dan beradaptasi dengan alat-alat baru karena mereka berkontribusi terhadap kesuksesan implementasi ERP. Sebuah keterbukaan dan dukungan budaya organisasi mendorong peningkatan interaksi dan meningkatkan komunikasi yang membantu untuk memfasilitsi komunikasi yang baru dan sistem ERP yang kompleks end-user. Karena skala dan kompleksitas dari sistem ERP akan membutuhkan hampir semua personil perusahaan untuk mempelajari alatalat baru dan cara kerja yang baru. Selain itu budaya organisasi dapat memfasilitasi proses pembelajaran yang terlibat dalam implementasi tersebut yang diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan (Nah, Islam, & Tan, 2007).
2.3 ERP Success Model (Delone & Mclean, 2003) mengembangkan model parsimoni (model yang lengkap tetapi sederhana) yang biasa disebut dengan nama model kesuksesan
sistem informasi DeLone dan McLean (D&M IS Success Model). Model yang diusulkan ini mereflesksikan ketergantungan dari enam pengukuran kesuksesan sistem informasi. Keenam elemen atau faktor atau komponen atau pengukuran dari model ini adalah sebagai berikut: • Kualitas Sistem (System Quality) digunakan untuk mengukur kualitas sistem teknologi informasinya sendiri • Kualitas Infromasi (Information Quality) mengukur keluaran dari sistem informasi • Kualitas Pelayanan (Service Quality) awalnya digunakan di penelitian pemasaran (marketing).
Penelitian-penelitian
sistem
informasi
yang
memasukkan
pengukuran kualitas pelayanan (Service Quality) ke dalam model D&M meminjamnya dari penelitian pemasaran. • Penggunaan Informasi (Use) adalah penggunaan keluaran suatu sistem informasi oleh penerima. • Kepuasan Pemakai (User Satisfaction) adalah respon pemakai terhadap penggunaan keluaran sistem informasi. • Manfaat Bersih (Net Benefits) merupakan penggabungan dampak individual (individual impact) dan dampak organisasional (Organization impact).
Dampak individual (individual impact) merupakan efek dari informasi terhadap perilaku pemakai. Sedamgkan dampak organisasi (Organization impact) merupakan impak dari informasi terhadap kinerja organisasi.
Keberhasilan sistem TI dibahas dengan menggunakan atribut “Quality” dan “Impact”. Kebanyakan penilaian pendekatan sistem informasi mencoba mencari penjelasan dari “variabel independen”. Menanggapi sebuah perkembangan, multidimensi, saling terkait model kesuksesan sistem informasi yang sekarang model evaluasi dan sistem penelitian karena penggunaan dimensi “Quality” dan “Impact” (Ifinedo & Nahar, Quality, Impact and Success of ERP Systems: A Study Involving Some Firms in the Nordic-Baltic Region, 2006) Dalam studi kasus keberhasilan ERP dalam penilaian menunjukkan bahwa dalam menggunakan ERP adalah wajib, dimensi keberhasilan sistem ERP adalah System Quality, Information Quality, Individual Impact, dan Organization Impact. Seperti sebelumnya dibahas bahwa setiap model sistem informasi harus memasukkan workgroup karena dampak kontribusi yang dibuat oleh tim kerja dan kelompok terhadap organisasi.
Systems Quality Information Quality
ERP Systems
Workgroup Impact Individual Impact
Success
Organizational Impact Gambar 2.1 Model kesuksesan sistem ERP Sumber: (Ifinedo, Extending The Gable Et Al Enterprise Systems Success Measurement Model: A Preliminary Study Extending, 2006)
Kesuksesan model sistem informasi yang mencerminkan kombinasi sistematis dan tindakan individu sebelumnya. Model ini merupakan upaya untuk saling tergantung, berikut enam proses sukses sistem informasi: systems quality,
information quality, use, user satisfaction, individual impact, Organization impact. Selain itu dibuat pemahaman tentang evaluasi sistem informasi yaitu model konstruksi yang dikembangkan oleh Delone danMcLean memberikan klasifikasi untuk banyak mengevaluasi sistem infromasi, mengidentifikasi relevan kelompok yang berkepentingan dalam proses evaluasi, menyarankan model saling ketergantungan di antara konstruksi.
ES Success
System Quality
Information Quality
Individual Impact
Organization Impact
Gambar 2.2 Model ES sukses Sumber : Adaptasi dari (Sedera & Gable, Knowledge Management Competence for Enterprise System Success, 2010; Gable, Sedera, & Chan, 2003) Model direvisi untuk ES sukses menyimpang dari Delone dan McLean dalam cara berikut, model yang dikembangkan oleh (Sedera & Gable, 2010 (Gable, Sedera, & Chan, 2003), merupakan model dari Delon & McLean yang mana menggambarkan model pengukuran dan tidak menyebabkan proses dari kesuksesan, menghilangkan penggunaan konstruksi, kepuasan diperlakukan sebagai
ukuran
keberhasilan
keseluruhan
dam
bukan
sebagai
dimensi
keberhasilan, langkah-langkah baru yang ditambahkan untuk mencerminkan kontemporer(masa kini) konteks sistem informasi dan karakteristik organisasi,
mencakup langkah-langkah tambahan untuk menyelidiki dampak holistik membangun organisasi. Dan dalam penelitian ini menggunakan dimensi System Quality, information quality, individual impact, Organization impacts yang diadaptasi dari (Delone & Mclean, 2003; Ifinedo, Extending The Gable Et Al Enterprise Systems Success Measurement Model: A Preliminary Study Extending, 2006; Gable, Sedera, & Chan, 2003; Sedera & Gable, Knowledge Management Competence for Enterprise System Success, 2010) a.
System Quality System Quality dari sistem ERP adalah membangun multifaset atau beraneka segi yang dirancang untuk mengetahui yang dilakukan sistem dari segi perspektif teknis dan desain. Aspek System Quality diidentifikasi dalam studi ini meliputi konsistensi antar pengguna, kemudahan penggunaan atau kemudahan belajar, kualitas dokumentasi, dan kualitas serta pemeliharaan dari kode program. Kualitas sistem juga mengacu pada kegunaan ERP, kecanggihan fungsi dan integrasi.
b. Information Quality Information Quality ini berkaitan dengan ketepatan waktu, format laporan, dan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem ERP, yang berfokuskan pada kualitas output ERP yaitu kualitas dari sistem informasi menghasilkan yang laporan. c. Individual Impacts Konsen dari Individual Impacts adalah bagaimana ERP telah mempengaruhi kinerja individu, dan bertujuan untuk menilai apakah ERP telah membantu
individu tersebut. Contohnya kemampuan untuk menginterpretasikan informasi secara akurat, pemahaman informasi dan kegiatan kerja yang terkait, efektivitas pengambilan keputusan, serta produkltivitas secara keseluruhan. d. Organizational Impacts Dampak organisasi mengacu pada dampak ERP pada tingkat yang lebih luas, seperti biaya sumber daya organisasi yang didedikasikan untuk menjalankan ERP, jumlah aplikasi yang diganti/diperkenalkan, perubahan persyaratan staf, dan perubahan proses bisnis karena pengenalan ERP.
2.4 ORACLE Oracle merencanakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk bekerja sama dalam data center anda dari sever dan penyimpanan ke database dan middleware melalui aplikasi. Sistem Oracle memberikan kinerja yang lebih baik, keandalan, keamanan, dan fleksibilitas, menurunkan biaya dan komplesitas dari IT dan menajemen memberikan produktivitas yang lebih besar, dan intelijen bisnis yang lebih baik. Oracle menawarkan sistem hardware dan software bisnis yang paling lengkap, Oracle memiliki lebih dari 380.000 customers- termasuk 100 dari majalah Fortune yang tersebar di berbagai industri di lebih dari 145 negara di seluruh dunia (Oracle, oracle.com, 2012) Oracle E-Business Suite yang dikeluarkan oleh ISACA. Produk dari Oracle Corp. Dapat dikategorikan kedalam dua area, yaitu systems software dan aplikasi (Oracle, Oracle E-Business Suite 3rd Edition, 2010)
System software meliputi sebuah platform untuk mengembangkan dan menyebarkan aplikasi pada internet dan intranet perusahaan. Produk dari systems software meliputi database management software : application server software dan development tools yang memungkinkan user untuk membuat, mengambil dan memodifikasi berbagai tipe data yang disimpan di dalam computer. Aplikasi dari Oracle Corp, yang sekarang dapat didesain untuk diakses dengan web browser berstandar pada computer client¸ mengotomatisasi kinerja dari proses dan fungsi bisnis untuk Asset Lifecycle Management, Customer Relationship Management, ERP, Supply Chain Management, Product Lifecycle Management, Procurement and Manufacturing. Software ini berjalan pada berbagai macam komputer, meliputi central and distributed proscessing servers, mainframes, workstations, personal computers, laptop computers, information appliances dan juga dapat dijalankan pada beberapa operating systems, termasuk windows.
2.5 Kerangka Pemikiran Dalam suatu penelitian, agar lebih terarah, dan dibutuhkan sebuah kerangka pemikiran. Berikut kerangka pemikiran penulis dalam penelitian ini.
Gambar 2.3 Kerangka Pikir Sumber : Peneliti Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui implementasi kesuksesan Enterprise resource planning(ERP) pada PT.HD.Finance. Hal yang pertama kali
dilakukan adalah menganalisis masalah apa yang sering menghambat kemajuan suatu perusahaan untuk sukses, kemudian dilakukan studi literatur untuk menambah wawasan dan pengetahuan peneliti, setelah itu peneliti melakukan studi lapangan untuk melihat keadaan yang sebenarnya sehingga dapat menentukan model penelitiannya seperti apa yang akan digunakan, dan desain penelitiannya seperti apa. Dan dilakukan tahap menganalisis data dan penilaian pada hasil analisisnya. Yang terakhir dilakukan adalah simpulan keseluruhan dan saran
untuk
perusahaan
