Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013
DAMPAK PENGGUNAAN SISTEM KLASIFIKASI ARSIP GEOGRAFIS TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN (Studi Kasus: Akademi Bina Sarana Informatika Jakarta) Agus Priadi Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta JL Jatiwaringin Raya No. 18, Jakarta Timur Email:
[email protected]
ABSTRACT The geographical archive system should be commensurate with its main role and function and job component as well that is men, machine, and job system. If we see from the need value of archive, there are many people say that important or not an archive, even an archive expert revealed that a world without archive is just like a world without memory, without law assurance, without history, without culture, and without science, and without collective identity as well. But archive is created and accepted by the organization in terms of conducting the organization activities which are integrated on accuracy, efficiency, and effectivity view. The main thing should be paid the attention about archive owned by the organization is an effective management system will help and support its job effectivity in terms of supplying the information. Therefore, in the organization activity needed a special archive classification which manages archive, regarding the importance of archive existence in order that the archive maintained, and easy to access if it is needed. Therefore it is concluded that geographical archive system has an important role in the organization particularly to sustain the smoothness of the administration and delivering the information, in order that by using the effective system management will help the job effectivity in getting the information. That is why, each organization should work harder so that archive is able to manged well to increase the job effectivity of employees.However the low problems of the job effectivity of employees in an organization should be paid the attention carefully. Because of by working effective and efficient, a lot of benefits will be attained by the organization. Starting from the time view, the accomplishment job done on time even if possible quicker than prior fixed schedule and employees can do other jobs. This thing which encourages the writer to make a research the geographical archive system related with the job effectivity of employees. Keywords: geographical archive system, job effectivity I PENDAHULUAN Setiap karyawan perusahaan dituntut agar dapat bekerja efektif dan efisien dalam menunjang tujuan organisasi, supaya karyawan dapat bekerja efektif dan efisien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan organisasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggota-anggota yang ada di sekitarnya. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien dan efektif dapat mendorong karyawan mencapai hasil kerja yang memuaskan. Karena bekerja dengan efektif adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan fasilitas seoptimal mungkin. Cara bekerja yang efektif dapat diterapkan oleh setiap karyawan untuk semua pekerjaan kantor yang besar maupun kecil, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas. Di Indonesia efektivitas dan efisiensi kerja karyawan masih rendah. Hal inilah yang menjadi permasalahan dalam reformasi birokrasi yang belum berjalan sesuai dengan tuntutan masyarakat. Senada dengan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Azwar Abu bakar mengatakan pola pikir dan budaya kerja
11
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 karyawan belum mendukung birokrasi yang efisien, efektif, profesional dan melayani. Hal ini menunjukkan masih rendahnya tingkat efektivitas kerja karyawan. Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu organisasi. Selain itu setiap unit organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta tentunya melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja. Oleh karena itu perlu diciptakan tata kearsipan yang baik sebagai wujud sistem administrasi yang baik. Begitu juga Akademi Bina Sarana Informatika Jakarta sebagai suatu unit organisasi pendidikan yang mempunyai tugas dan fungsi pokok menyelenggarakan kegiatan administrasi perkuliahan mahasiswa Akademi Bina Sarana Informatika Jakarta dan setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja, maka suatu surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, hal ini ditujukan agar pekerjaan karyawan semakin lancar sehingga pada akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Namun berdasarkan pra penelitian yang dilakukan pada Akademi Bina Sarana Informatika Jakarta tingkat efektivitas kerja karyawan pada organisasi ini dapat dikatakan sudah cukup maksimal walaupun belum sepenuhnya dapat dikatakan positif maksimal. Salah satu penyebabnya adalah pengelolaan arsip yang belum maksimal, terlihat dari keberadaan arsip yang kurang efektif seperti ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, serta kurangnya kesadaran para karyawan terhadap peran dan pentingnya arsip, dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal. (Hasil wawancara dengan beberapa karyawan kerja karyawan BSI ini yaitu manusia, peralatan, dan sistem kerja. Bila dipandang dari nilai pentingnya arsip, banyak orang yang mengatakan penting atau sangat penting, bahkan seorang pakar kearsipan
12
Bagian Administrasi Akademi Bina Sarana Informatika). Padahal sesungguhnya apabila ditelaah dengan seksama di Akademi Bina Sarana Informatika ini sistem klasifikasi arsip yang digunakan sudah sangat membantu kinerja para karyawan pada umumnya dan bagian Administrasi pada khususnya untuk dapat bekerja lebih efektif. Pengelolaan arsip yang tidak efektif inilah yang akan mengakibatkan para karyawan mengalami kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dengan cepat dan tepat dalam pekerjaannya sehingga dalam hal penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini menunjukkan bahwa salah satu hal yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut. Terkait dengan pentingnya pelaksanaan Kearsipan dalam menciptakan efektivitas kerja tersebut, pemerintah membuat Undang-Undang No.7 tahun 1979 tentang pokok-pokok kearsipan yang kemudian diperbaruhi menjadi Undang-Undang No. 43 tahun 2009. Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 antara lain dijelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip. Sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Dari penjelasan Undang-Undang No.43 tahun 2009 tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkuan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan swasta agar lebih efektif dan efesien. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efektifitas kerja karyawan yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan geografis yang digunakan oleh akademi ini harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi arsip diciptakan dan diterima
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013
oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efisiensi, dan efektivitas. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu, mendukung efektivitas kerja dalam hal penyedia informasi. Dengan demikian dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat
terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kearsipan memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi khususnya untuk menunjang kelancaran administrasi dan penyampaian informasi, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efektifitas kerja dalam hal penyedia informasi. Oleh karena itu, setiap organisasi harus berupaya agar arsip dapat dikelola dengan baik guna meningkatkan efektivitas kerja karyawan.
II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Konsep Dasar Arsip dan Kearsipan Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. (Abu bakar, 2005:8-9) Untuk memberikan gambaran tentang arsip berikut adalah beberapa definisi arsip. Menurut The Liang gie dalam Wursanto (2006:13) mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Selanjutnya Ratnawati dan Sunarto (2006:60) menjelaskan arsip ialah kumpulan warkat yang dianggap mempunyai kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah. Lembaga Administrasi Negara (LAN) mendefinisikan bahwa arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungifungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 2006:18). Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah dokumen yang berisi rekaman kegiatan perusahaan yang dibuat maupun diterima yang kemudian disimpan agar apabila diperlukan dapat diambil
dan ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan pemerintah maupun kebangsaan, maka timbullah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing). Pengertian kearsipan menurut Moekijat (2004:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut G.R.Terry dalam Wiyasa (2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam Wiyasa (2003:80), Sedarmayanti (2004:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. 2.2. Fungsi dan Tujuan Arsip Kearsipan dalam suatu organisasi berfungsi sebagai penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui kearsipan inilah informasi dan data yang otentik dan akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Widjaja (2004:1) mengemukakan arsip mempunyai fungsi yang
13
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi. Sedarmayanti (2004:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi: 1) alat utama ingatan organisasi, 2) bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), 3) bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, 4) barometer Kegiatan suatu organisasi, 5) bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya Selain fungsi, penyelenggaraan arsip pun memiliki tujuan. Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam UU No.43 tahun 2009 tercantum bahwa tujuan kearsipan adalah: 1) untuk menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, 2) menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah, 3) menyediakan bahan bukti untuk keperluan ilmiah yaitu untuk penelitian dan pengembangan teknologi. Sedangkan Menurut Soewito dalam (Enjang Suhaedin, 2009:36) tujuan kearsipan adalah: 1) agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, 2) agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan, 3) untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan, 4) untuk menghemat tempat menyimpan arsip, 5) untuk menjaga kerahasiaan arsip, 6) untuk menjaga kelestarian arsip. Selanjutnya menurut Barthos (2007:12) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan fungsi dan tujuan arsip yaitu: 1) menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban, 2) menyimpan warkat secara sistematis, 3) menyediakan warkat setiap saat diperlukan, 3) menjaga kelestarian dan kerahasiaan arsip, 4) menghindari pemborosan waktu. Dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi terutama dalam menunjang kelancaran administrasi, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar dan tertib, karena setiap arsip dan dokumen dapat terpelihara dengan baik dan apabila dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
14
2.3. Syarat dan Jenis Arsip Tidak semua surat/warkat dapat disebut arsip. Karso (2007:27) mengemukakan bahwa warkat atau surat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1) merupakan kumpulan warkat/naskah yang masih berguna, berguna atau dapat dipergunakan baik bagi pemiliknya maupun bagi orang lain, 2) ada yang membuat/menerima, pembuat atau penerima arsip dapat perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, 3) disimpan secara sistematis, arsip disimpan menurut prosedur tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan tertentu, 4) mudah ditemukan, bila sewaktu-waktu siperlukan dapat ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Berdasarkan pendapat diatas maka setiap kumpulan warkat/dokumen dapat dikatakan arsip apabila warkat tersebut masih berguna dan diperlukan bagi organisasi atau orang-orang yang membutuhkan dan ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat karena disusun secara sistematis. Menurut Basuki (2003:12) Dalam pelaksanaan dan pengelolaannya arsip dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu: 1. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya arsip, dibedakan menjadi 2 yaitu: a) arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip dinamis dikelola oleh unit kerja yang melaksanakan tugas teknis operasional. arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif, b) arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yang sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka,
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undangundang, dan peraturan. 2. Berdasarkan subjek atau isinya, dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu: a) arsip keuangan, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan, misalnya: Laporan keuangan, Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Penagihan (SPn), Daftar Gaji, Surat Pertanggungjawaban, b) arsip personalia, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya: Daftar riwayat hidup karyawan, Surat Lamaran, Surat-surat pengangkatan karyawan, Absensi Karyawan, Kartu Karyawan (karpeg) 3. Berdasarkan wujud dan bentuknya, dibagi menjadi: a) surat, dalam hal ini yang dimaksud adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain: naskah perjanjian atau kontrak, notulen rapat, laporanlaporan, kuitansi, naskah berita umum, bon penjualan, kartu karyawan, tabel-tabel, gambar atau bagan, dan grafik, b) pita rekaman, c) piringan hitam, d) mikrofilm 4. Jenis arsip berdasarkan nilai kegunaaanya terbagi ke dalam: a) nilai kegunaan informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberitahuan, b) nilai-nilai kegunaan administrasi, ialah arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi, c) nilainilai kegunaan hukum, yaitu arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku oleh dan untuk banyak orang, d) nilai-nilai kegunaan keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau berisikan tentang masalah keuangan, e) nilai-nilai kegunaan untuk pendidikan, yaitu arsip yang dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan, f) nilai-nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip yang dipergunakan sebagai referensi untuk melakukan kegiatan, karena di dalamnya terkandung informasi, g) nilai-nilai kegunaan untuk penelitian, ialah arsip yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, h) nilai kegunaan untuk dokumentasi, ialah arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.
5. Berdasarkan menurut sifat kepentingannya, dibedakan menjadi: a) arsip non esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip non esensial ini merupakan arsip yang sudah habis kegunaanya setelah selesai dibaca atau diketahui, atau yang telah lampau peristiwanya, sebaiknya dimusnahkan untuk menghindari penyimpanan arsip yang bertumpuk-tumpuk. Apabila terpaksa harus disimpan, lama penyimpanannya paling lama 1 tahun. Yang termasuk golongan arsip nonesensial atau arsip yang tidak penting, yaitu surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota yang tidak penting, b) arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu asip yang diperlukan (useful archives) masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. Yang termasuk arsip yang diperlukan misalnya : presensi karyawan, daftar isian karyawan, surat pemliharaan ala-alat inventaris, c) arsip Penting (important archives), yaitu arsip mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangna , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Apabila hilang, arsip yang demikian sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. Oleh karena itu arsip ini digolongkan ke dalam arsip penting dan masih hrus disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut, d) arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Arsip yang dapat digolongkan ke dalam arsip vital misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk karyawan, daftar hasil ujian jabatan karyawan. 6. Berdasarkan frekuensi penggunaanya, terbagi menjadi: a) arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja, b) arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan, c) arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya. 7. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, yaitu: a) arsip sentral,
15
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip dan arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai unit organisasi, b) arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan. 2.4. Konsep Efektivitas Kerja Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu “effective” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi permasalahannya bukanlah sesederhana pengertian di atas, karena efektifitas itu menyangkut banyak hal. Oleh karena itu para ahli memberikan definisi yang beragam untuk menjelaskan apa definisi dari efektifitas itu. Atmosoeprapto (2004 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat. Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005:106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan yang
16
menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Menurut Handoko ,Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. 2.5. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Menurut The Liang Gie (2005:29), faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja dalam organisasi meliputi: 1) waktu, ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit, 2) tugas, 3) produktivitas, 4) lingkungan kerja, 5) perlengkapan dan fasilitas. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (Karso, 1999:12) istilah sistem mempunyai beberapa pengertian yaitu: 1) sekelompok bagian yang bekerja sama untuk melakukan sesuatu maksud, 2) sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur dengan baik, 3) cara/metoda yang teratur untuk melakukan sesuatu. Menurut Amsyah (2004:4) mengemukakan bahwa sistem adalah himpunan suatu “benda” nyata/abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponenkomponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan dan saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efesien dan efektif. Selanjutnya dalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan pengertian sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi (Wursanto, 2008:20).
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 Dari pengertian-pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan pengertian dari sistem secara sederhana bahwa sistem merupakan suatau gabungan kegiatan-kegiatan terpadu yang di dalamnya terdiri dari komponen, unsur atau bagian-bagian yang terorganisasi, saling berkaitan, berinteraksi dan berhubungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu. Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan dimulai dari penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman sampai penyusutan surat-surat/ berkas-berkas. Keseluruhan umsur-unsur itu saling berinteraksi dan berhubungan bersamasama diarahkan untuk mencapai tujuan. Martono (2006:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur: 1) adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh; 2) sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip; 3) sistem pelayanan dan penyajian data yang efisien dan efektif; 4) program penyusutan arsip yang terarah; 5) penggunaan peralatan teknis kearsipan dan runag penyimpanan yang tepat; 6) pemeliharaan dan pengamanan arsip yang tepat 2.6. Pengelolaan Kearsipan Tata kearsipan merupakan bagian kegiatan organisasi atau perkantoran berupa pengumpulan, penyebaran, serta penyimpanan informasi secara teratur, rapi, dan sistematis. Hal ini dimaksudkan apabila berkas yang diarsipkan sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu pengelolaan kearsipan harus dilakukan dengan metode dan sistematis tertentu. Hal ini dimaksudkan bila arsip diperlukan oleh pimpinan atau siapa saja maka arsip yang diperlukan dapat dengan cepat dan mudah dapat ditemukan kembali. Dengan pengelolaan kearsipan yang diselenggarakan dengan baik akan sangat membantu kelancaran kegiatan operasional suatu organisasi. Menurut Sedarmayanti (2004:21) mengatakan bahwa azas pengelolalaan kearsipan terdiri dari: 1) azas sentralisasi, merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak
memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik; 2) azas desentralisasi, adalah Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengelola informasi yang khusus.; 3) azas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dengan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi dan desentralisasi. Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu: 1) penyimpanan menurut abjad (alphabetical), penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumen-dokumen disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian menurut hurufhuruf yang kedua; 2) penyimpanan menurut nomor (numerical), 3) penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpan; 4) penyimpanan menurut wilayah (geografis), penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah; 5) penyimpanan menurut perihal (subject) yaitu suatu cara meletakkan atau menyusun arsip-arsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing arsip; 6) penyimpanan menurut tanggal (chronological classification), penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map. Wursanto (2008:30) mengungkapkan pada dasarnya tidak ada sistem kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik apabila
17
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013 mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 1) mudah dilaksanakan; 2) mudah dimengerti; 3) murah/ekonomis; 4) tidak memakan tempat; 5) mudah dicapai; 6) cocok bagi organisasi; 7) fleksibel atau luwes; 8) dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip; 9) mempermudah pengawasan. Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah: 1) berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu; 2) berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui seleksi secara cermat; 3) penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar. III METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini dilakukan pada Akademi Bina Sarana Informatika di Jakarta. Adapun penelitian ini dilaksanakan dengan melakukan observasi (melihat langsung ke lapangan proses kerja, mekanisme dan prosedur penanganan arisp dengan menggunakan sistem kearsipan geografis) dan melakukan proses wawancara dengan beberapa pihak bagian administrasi akademi ini. Dan penelitian ini berlangsung selama dua bulan yaitu dari bulan April – Mei 2012. Tempat penelitian ini dipilih karena terbatasnya waktu dan dana yang dimiliki IV HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem kearsipan geografis dalam suatu organisasi kampus Akademi Bina Sarana Informatika ini sangat penting untuk diperhatikan karena begitu banyak kampus Akademi Bina Sarana Informatika tersebar hampir di seluruh Indonesia dan akan sangat sesuai dan tepat apabila akademi ini menggunakan sistem klasifikasi arsip geografis untuk penanganan dokumen-dokumennya . Sistem kearsipan georafis yang baik dan benar akan membantu para karyawan dalam mencari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaannya dengan cepat dan tepat, sehingga para karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja karyawan menjadi berkurang, karena dalam pencarian dokumen memakan waktu yang lama sehingga karyawan tidak bisa bekerja secara optimal. Salah satu faktor pendukung utama karyawan dalam melaksanakan kegiatan secara optimal yaitu dengan didukung dengan pengelolaan arsip yang baik. bahwa: Perhatian yang perlu
18
Senada dengan Wursanto dan Wiyasa, Martono (2006:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika di dalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur: 1) adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh; 2) sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip; 3) sistem pelayanan dan penyajian data yang efisien dan efektif; 4) program penyusutan arsip yang terarah; 5) penggunaan peralatan teknis kearsipan dan ruang penyimpanan yang tepat; 6) pemeliharaan dan pengamanan arsip yan tepat
penulis serta letaknya yang strategis dan membuat hasil penelitian ini lebih obyektif, terwakili seluruh responden, dan mudah untuk menjangkaunya. Populasi target dalam penelitian ini adalah seluruh pihak bagian Administrasi Akademi Bina Sarana Informatika. Populasi terjangkau adalah hanya pihak bagian Administrasi Akademi Bina Sarana Informatika yang terdapat di Jakarta. Adapun sampel yang digunakan untuk dalam penelitian ini berjumlah 10 orang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik simple random sampling (teknik sampel acak sederhana). diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyedia informasi. Selain itu juga, arsip mempunyai nilai manfaat yang tinggi jika keberadaannya mampu dikelola dengan baik shingga efektivitas dan efisiensi penggunaannya dapat disajikan dengan optimal. Seperti yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2004:14) bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Selain itu, berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh oleh penulis terhadap penggunaan sistem klasifikasi arsip geografis bahwa dengan penggunaan sistem kearsipan geografis membantu mereka untuk dapat bekerja lebih efektif dan dapat menghemat waktu sehingga waktu yang tersisa mampu mengerjakan pekerjaan lain. Jika arsip dengan
Widya Cipta,Vol. V, No. 1 Maret 2013
menggunakan sistem klasifikasi geografis ini dikelola secara efektif akan membantu memudahkan penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk mencari. Seperti yang dikemukakan oleh Anhar (2003:55) bahwa fungsi kearsipan yang baik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat dibuktikan bahwa penggunaan sistem
kearsipan geografis yang baik dan benar akan berpengaruh terhadap peningkatan efektivitas kerja karyawan. Sehingga dapat menciptakan arus kerja yang lancar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip yang tepat merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efektifitas kerja bagi karyawan.
V PENUTUP Berdasarkan uraian pada pembahasan maka dapat ditarik beberapa kesimpulan terkait tentang pengelolaan arsip menggunakan sistem geografis agar terciptanya efektifitas kerja karyawan khususnya di Akademi Bina Sarana Informatika, antara lain: 1) kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali; 2) jenis sistem klasifikasi arsip terdiri dari sistem klasifikasi nomor (numerik), abjad (alphabet), wilayah (geografis), pokok masalah (subyek), dan tanggal (kronologis); 3) sistem kearsipan yang efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian arsip yang terarah, efisien dan efektif, menjamin keamanan, penempatan dan penyimpanan arsip
yang tepat, serta penyusutan yang terarah; 4) konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana karyawan melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya; 5) penggunaan sistem kearsipan geografis yang baik dan benar akan berpengaruh terhadap peningkatan efektivitas kerja karyawan. Sehingga dapat menciptakan arus kerja yang lancar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip yang tepat merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efektifitas kerja bagi karyawan.
DAFTAR PUSTAKA Abu Bakar, Hadi. 2005. Pola Kearsipan Modern. Jakarta: PT Gramedia Pustaka.
Amsyah, Zulkifli. 2004.Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama . Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Atmosoeprapto, Kisdarto. 2004.Menuju Sumber Daya Manusia Berdaya dengan Kepemimpinan Efektif dan Manajemen Efesien. Jakarta: Elex Media Komputindo The Liang Gie. 2004. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Wiyasa, Thomas, MBA. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita Wursanto, Ig. 2005.Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius
Karso. 2004. Kearsipan. Purwokerto: LPAP Professional. Martono, Boedi. 2006. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Moekijat. 2004. Tata laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju. Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006.Sekretaris Profesional. Jakarta: Amus. Sedarmayanti. 2004.Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi. 2006. Metode Penelitian Survey. Jakarta: LP3ES. Sumaryadi,Nyoman. 2005. Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah. Jakarta: CV Citra Utama.
19
