Notulen 23 november 2011 1. Opening De voorzitter opent de ALV en heet iedereen welkom. Deze ALV staat vooral in het teken van de cijfers over afgelopen seizoen. Daarnaast vindt een aantal bestuursmutaties plaats. De voorzitter blikt terug op de afgelopen maanden van het nieuwe seizoen: In de zomervakantie heeft het tiende Huizer Hockeykamp plaatsgevonden onder leiding van Jacq Grootenhuis en Frits Helmstrijd. Het was een super kamp voor zowel de kinderen als de staf. In het laatste weekeinde van de zomervakantie was er weer een feest ter gelegenheid van de opening van het tweede waterveld. Er waren clinics, onderlinge wedstrijden, en een Guiness Book of Records poging voor de langste hockeywedstrijd. De dag werd afgesloten met een groot feest. Daarna is de competitie voor Dames 1 en Heren 1 gestart. Een weekeinde later is ook de reguliere competitie begonnen. Op zondag 26 november 2011 speelt Kurt Ogilvie zijn laatste wedstrijd voor Heren 1. De voorzitter doet een oproep aan allen om te komen kijken. 2. Notulen De notulen worden ongewijzigde vastgesteld onder dankzegging aan de secretaris. 3. Ingekomen stukken De volgende leden hebben zich afgemeld voor de ALV: Wieteke de Best en Olaf Tiessens. 4. Bestuursafronding a. Bestuursverslag seizoen 2010-2011 Is als bijlage bijgevoegd. b. Rekening en verantwoording over seizoen 2010-2011 De penningmeester licht de jaarrekening toe. De balans is verkort en de solvabiliteit is verhoogd. Uitgangspunt is dat gelden die binnenkomen in een jaar, corresponderen met de uitgaven in dat jaar. De rest wordt gereserveerd voor grote uitgaven. Het resultaat over 20102011 is toegevoegd aan de voorziening groot onderhoud en aan de algemene reserve. Vragen over de jaarrekening zijn: Over welke cijfers wordt de goedkeuring van de ALV gevraagd, cijfers van de vereniging of de Stichting? Het gaat om cijfers van de vereniging. De penningmeester licht voorts nog dat het administratiekantoor zorgt voor administratie van de cijfers van zowel de vereniging als de Stichting. De fiscus kijkt naar de cijfers van vereniging en Stichting. Hoe kunnen de contributies lager dan begroot zijn, gelet op de contributieverhogingen van het afgelopen seizoen? In hoeverre spelen de ledenaantallen hierin een rol? De totale contributies zijn nagenoeg gelijk aan de begrote contributies. Alleen zijn de verhogingen in verband met het tweede waterveld geboekt onder een andere post (fundraising). In het afgelopen seizoen was er geen sprake van minder leden, er zijn
wel teams vertrokken. In vergelijking met vorig jaar is er wel meer achterstand in de inning van contributies. Ook de bedrijfshockey heeft bijgedragen aan de contributies. De ALV verzoekt om meer toelichting op de jaarrekening. Hoewel er toelichting is gegeven op de getoonde sheets, neemt het bestuur de aanbeveling van de ALV ter harte. c.
Verslag kascommissie en verlening decharge voor gevoerde beleid De kascommissie bestaat uit Patrick Voorman en Harm Rieske. Het verslag van de kascommissie wordt bij deze notulen bewaard. De kascommissie maakt het bestuur een compliment voor het ingezette en gevoerde beleid waardoor de inzichtelijkheid en transparantie van de cijfers van de HHC conform de nu algemeen geldende financiële en fiscale richtlijnen zijn. De kascommissie heeft geen onregelmatigheden kunnen constateren en heeft de indruk dat deze ook niet hebben plaatsgevonden. Daardoor geeft de jaarrekening een betrouwbaar beeld van de financiële situatie. De kascommissie bedankt de penningmeester voor het zeer goed gevoerd beleid en adviseert de ALV om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. De ALV gaat hiermee onder applaus akkoord. Patrick Voorman stopt na vele jaren als lid van de kascommissie. De penningmeester roept belangstellenden op om zich te melden als kandidaat voor kascommissie. d. Verlenen goedkeuring voor gevoerde beleid De ALV verleent ook goedkeuring voor de jaarrekening en gevoerde beleid in seizoen 20102011. 5. Bestuursmutaties a. Aftreden bestuursleden i. Peter Jan Thierry heeft besloten om terug te treden als bestuurslid, gelet op zijn gezondheidstoestand. De voorzitter bedankt Peter Jan voor zijn geleverde prestaties en staat stil bij zijn gezondheid. De voorzitter vraagt de ledenvergadering akkoord te gaan met het aftreden van Peter Jan als bestuurslid. De ALV gaat hiermee akkoord. ii. Heleen Kropholler heeft eveneens besloten om terug te treden. Ze heeft veel tijd en energie in de functie van voorzitter gestoken en ups en downs gekend. Ze vraagt de ledenvergadering akkoord te gaan met haar aftreden als bestuurslid. De ALV gaat hiermee akkoord. Michiel de Vries bedankt voor Heleen voor haar inzet en gedrevenheid. Ze heeft veel voor de vereniging gedaan. Het gevoerde financiële beleid is mede de verdienste van Heleen. Mede door haar is het mogelijk gemaakt dat de Huizer HC twee teams in de overgangsklasse heeft en dat er twee watervelden zijn. Heleen blijft actief voor de vereniging in de nieuwe hockeycommissie waarin wordt nagedacht over het lange termijn hockeybeleid en wordt ingezoomd op de breedtejeugd. Taat Booy Liewes bedankt Heleen namens haar elftal. Eric Pouwels bedankt Heleen voor de plezierige begeleiding en ondersteuning bij het invullen van de portefeuille jeugd. b. Benoeming en voorstel ter benoeming en benoeming i. Michiel de Vries tot voorzitter ii. Nick van Lanschot tot bestuurslid Commerciële Zaken
De voorzitter introduceert individueel alle nieuwe bestuursleden en vraagt bij ieder kandidaat de ALV om in te stemmen met voorgestelde benoeming. De ALV gaat akkoord met alle twee de voorgedragen kandidaten. 6. Bestuursmededelingen a. Aftreden van Patrick Voorman, lid kascommissie. Patrick wordt bedankt voor zijn inzet. b. Aftreden van Maarten Janssen als voorzitter van de jeugdcommissie. Hij wordt bedankt voor zijn enorme inzet. Hij blijft actief met zijn eigen kinderen op de vereniging en zal suggesties voor de jeugd blijven doen. Zijn opvolger is Isabelle Deppe. Het bestuur vindt haar een prima kandidaat voor deze ingewikkelde klus en wenst haar veel succes. c. Huizer HC 2015. De voorzitter licht het plan Huizer HC 2015 toe. Het bestuur ontwikkelt een langere termijn visie voor de vereniging en dat komt terug in Huizer HC 2015. Het doel is om de vereniging naar een hoger plan te tillen. Het bestuur heeft drie pijlers geformuleerd, t.w. de verbetering van de jeugdopleiding, zowel in de breedte als in de top, ondersteuning om Heren 1 en Dames 1 in de overgangsklasse te houden en aanpassing van het clubhuis. Ouders hebben kritiek op het trainingsbeleid voor de breedtejeugd. Ook is het moeilijk om doorstroming te realiseren vanuit de jeugd naar de senioren en om voldoende senioren voor de vereniging te behouden. Het bestuur vindt dat meer structuur nodig is in de jeugdorganisatie. Om dit te realiseren is meer geld nodig en er zijn goede mensen nodig. Het behouden van overgangsklasse voor Heren 1 en Dames 1 is niet eenvoudig omdat de doorstroming vanuit de jeugd niet groot genoeg is. Heren 1 en Dames 1 hebben wel een grote uitstraling voor de vereniging. Het trekt meer mensen naar de club. De gemeente Huizen heeft subsidie verleend aan de vereniging voor verbouwing van de kleedkamers. Er zijn meer aanpassingen nodig, bijvoorbeeld een multi-inzetbare ruimte (voor de ALV, scheidsrechters, et cetera). Er is een bijeenkomst georganiseerd op 6 december 2011 om de leden meer informatie te geven. De bedoeling is om een schenkingspolis uit te geven (zoals bijvoorbeeld de Ties Kruize polis van enkele jaren geleden). Deze polis betaalt rente uit en is fiscaal aftrekbaar waardoor de polis weinig kost. De fiscus heeft de schenkingspolis al beoordeeld. Op 6 december 2011 zullen een bank en een belastingadvieskantoor aanwezig zijn om vragen te beantwoorden. Er worden diverse vragen gesteld: Is het niet van belang om eerst de inhoud vast te stellen en daarna over de benodigde financiële middelen te spreken? Het bestuur heeft al nagedacht over speerpunten en wil dat ook voorleggen aan de leden. Het bestuur wil graag dat deze speerpunten ook breed gedragen worden door de leden. Deze speerpunten zijn niet te realiseren zonder extra financiële middelen. De bijeenkomst van 6 december gaat over die extra financiële middelen. Is dit het juiste moment, gelet op de contributieverhoging van het afgelopen seizoen? Het bestuur erkent dat de timing belangrijk is gelet op de contributieverhoging maar wil graag nu de discussie starten en niet pas over een aantal jaren. Hoe staat het met de aanmeldingen voor de komende seizoenen? Voor dit plan is het belangrijk dat er voldoende aanwas in leden is. Er zijn genoeg aanmeldingen bij de meisjeslijn. Het is lastiger om jongens binnen te
halen. Daarom is er een plan om langs alle scholen in Huizen te gaan met clinics en sticks. d. Verbouwingsplannen Er komt een bouwcommissie. Tot op heden zijn er vier aanmeldingen met kennis en ervaring. Er wordt nog een architect of bouwkundige gezocht. Deze architect of bouwkundige hoeft zelf geen lid te zijn. Peter Fecken kent een architect en wil die benaderen. d. Arbitragecommissie. Er worden verschillende cursussen gegeven, voor nieuwe scheidsrechters, een opfriscursus voor ervaren scheidsrechters en een cursus voor jeugdige scheidsrechters. Er zijn meer scheidsrechters nodig. Ook moet er nog nagedacht worden over de begeleiding van nieuwe scheidsrechters. Diverse leden geven tips mee: Bij Loenen worden oortjes gebruikt bij beginnende scheidsrechters. Bij Qui Vive wordt aan ouders van beginnende leden een cursus hockey gegeven. Laat ouders juist andere teams fluiten dan het team van het eigen kinder. Doorgeven van oefenwedstrijden aan coaches/managers zodat beginnende scheidsrechters kunnen oefenen. Start bij het kaboutehockey een clinic voor ouders zodat ouders al vroeg betrokken zijn bij de arbitrage. e. HHC Vrijwilligers. Er zijn nieuwe vrijwilligers nodig in onze vereniging. De vrijwilligerscommissie inventariseert nu wie wat wil doen. Het bestuur heeft het voornemen dat als er zich onvoldoende vrijwilligers aanmelden naar andere manieren wordt gezocht, zoals het afkopen van de vrijwilligerstaken. Dit is beleid bij tennisvereniging De Kuil. Het bestuur bedankt Peter Fecken als voorzitter van het trimhockey. Het bestuur wenst zijn opvolger Robert Velu veel plezier. Marie Claire de Bruin wordt door het bestuur bedankt voor de organisatie rondom de opening van het tweede waterveld. f. Zaalhockey. Op 24 november 2011 is er een informatieavond waarop uitleg wordt gegeven over de opzet. Het was een enorme klus om voldoende zalen in te kopen. Heleen Kropholler heeft namens de HHC bij de gemeente Huizen aangegeven dat er geen zalen beschikbaar zijn in Huizen voor het zaalhockey. De HHC moet altijd naar andere plaatsen uitwijken. In het zaalseizoen heeft elk team minimaal recht op één uur training. De training zal veelal in zalen in Almere, Eemnes, De Meent en Laar en Berg worden verzorgd. De topteams zijn al begonnen met hun zaaltrainingen. Begin december zal ook de selectie rond zijn. Dit jaar doen 43 teams mee, vorig jaar waren dat 46 teams. Ook nu zullen de topteams van de jongste jeugd meedoen. De zaalcontributie is gelijk gehouden aan vorig jaar. Deze contributie is ter dekking van de bijdrage aan de bond, het inkopen van zalen en de trainersstaf. De zaalcompetitie start op 10 december 2011 en eindigt in het weekeinde van 12 februari 2012. 7. Rondvraag Er zijn vragen over de exploitatie van de bar. Deze draait een negatief resultaat. Diverse leden vragen zich of er plannen zijn om bar positief te laten draaien. Het bestuur geeft aan dat er al enige tijd wordt nagedacht hoe het negatieve resultaat kan worden omgebogen. Het negatieve resultaat is ook een gevolg van de huidige wijze van toerekenen van kosten. De medewerkers van de horeca vervullen naast werkzaamheden ook een verenigingstaak maar hun kosten worden volledig aan de bar toegerekend. Het bestuur heeft ideeën om meer activiteiten te organiseren waardoor meer omzet gegenereerd kan worden. Ook een
andere wijze van exploitatie wordt onderzocht. Een andere wijze van exploiteren (bijvoorbeeld outsourcing) kan ook nadelen hebben. Nynke Tempelaar wenst Isabelle Deppe veel succes met het voorzitterschap van de junioren. Ze vraagt zich of Isabelle de zaalorganisatie blijft voortzetten of dat daar een vrijwilliger voor gezocht moet gaan worden. Isabelle zal wel betrokken blijven bij de zaalorganisatie maar wil graag een opvolger voor de zaalorganisatie. 8. Sluiting De voorzitter bedankt een ieder voor zijn aanwezigheid, zijn bijdrage en het vertrouwen in het bestuur.
