Raadsnota Raadsvergadering d.d.: 23 april 2007 Agenda nr: Onderwerp: Verlenging contract met de stichting Amstel Gold Race
Aan de gemeenteraad, 1. Doel, Samenvatting en Advies van het raadsvoorstel Op 9 december 2002 en 3 november 2003 heeft uw raad gesproken over en ingestemd met het aangaan van een overeenkomst met de stichting Amstel Gold Race (AGR) voor de finish van deze Protour wielerwedstrijd voor een periode van vijf jaar, te weten van 2003 tot en met 2007. De finish van de Protour Amstel Gold Race op 22 april 2007 is de laatste binnen het geldende contract. Samen met de stichting AGR hebben wij de afgelopen wielerwedstrijden geëvaluaeerd. Beide partijen achten het gewenst de finish én de daaraan gekoppelde Tourversie op de dag voorafgaand aan de Protourwedstrijd een nieuw contract met elkaar aan te gaan voor de periode 2008 tot en met 2012. Daarmee worden beide evenementen voor een periode van vijf jaar voor onze gemeente veilig gesteld. Wij zijn een grote voorstander van evenementen als de Protour en de Tourversie. Zij hebben een hoge kwaliteit van organisatie, brengen tienduizenden mensen naar onze gemeente waarbij velen ook overnachten en leveren elk jaar opnieuw grote publiciteit in binnen- en buitenland. Het verwerven van evenementen als bovenstaand achten wij dan ook passen binnen ons evenementenbeleid. Wij stellen uw raad voor een nieuw contract aan te gaan met de stichting AGR voor een periode van vijf jaren, beginnend op 1 januari 2008 en eindigend op 31 december 2012.
2. Situatie / Aanleiding / Probleem In het contract met de stichting AGR is onder artikel 11 aangegeven dat de finish en het randgebeuren na afloop van de wedstrijden in 2003 geëvalueerd worden. Omdat de stichting AGR haar voorbereidingen met betrekking tot de wedstrijden in 2008 en 2009 al heeft opgepakt, hebben wij deze evaluatie naar voor gehaald en niet meer gewacht totdat het evenement in 2007 heeft plaat sgevonden. Omdat het Amst el Gold evenement in het weekend voor uw raadsvergadering plaats vindt, kunt ú de uitvoering natuurlijk wél bij uw discussie over dit evenement betrekken.
3. Relatie met bestaand beleid Samen zijn de stichting AGR en ons college tot de conclusie gekomen dat de protourwedstrijd en het daaraan gekoppelde randgebeuren wezenlijk bijdraagt aan de economische positie van onze gemeente. De evenementen zorgen voor tienduizenden binnen ónze grenzen en honderdduizenden in Zuid-Limburg.
In een bij de raadsstukken gevoegde bijlage geven wij u een kort overzicht van de economische effecten Amstel Gold Race 2004, uitgevoerd door de NHTV uit Breda. Belangrijkste conclusies uit dat onderzoek zijn: a. De totale economische input in 2004 bedroeg 9,5 miljoen euro. De potentiële input ligt op 11,5 miljoen euro. b. 96,6 % van de mensen kent de Amstel Gold Race. De Amstel Gold Race heeft voor de gemeente en haar (toeristische) ondernemers en winkels een behoorlijk economische impact. De Tourversie 2007 kende een deelnemersveld van 14.000. Dit maximum aantal inschrijvingen werd al maanden vóór de sluitingstermijn bereikt. Ongeveer de helft van het deelnemersveld komt al vrijdags om de deelnemersspullen op te halen, blijft hier slapen, neemt op zaterdag deel aan de Tourversie en staat zondags langs de kant van de Protour. Dat betekent duizenden extra weekendboekingen per jaar. Ondernemers spelen goed in op dit evenement waardoor steeds meer mensen ook ná de Tourversie en de Protour zelf in onze gemeente blijven consumeren en recreëeren. Steeds vaker nemen Tourversiedeelnemers hun gezin mee, zodat zij kunnen genieten van de andere (toeristische) voorzieningen die Valkenburg aan de Geul biedt. Ook daar spelen VVV Zuid Limburg en de ondernemers in gezamenlijk overleg met de gemeente steeds beter op in. In 2002 hebben wij met de bedrijven zelfs een kortingskaart ontwikkeld waarbij mensen tijdens het Amstelweekend tegen lagere tarieven bij toeristische attracties terecht konden. Naast de Tourversie en de Amstel Gold Race zelf organiseert de stichting AGR ook jaarlijks op de zaterdagavond een muziekevenement in het Kuurpark met aanprekende artiesten. Meer dan 1.500 bezoekers zijn er elk jaar. Velen trekken na afloop naar het centrum. Bij de evaluatie van het wereldwielerjaar 2006 is door de KHN afdeling Valkenburg en de Recron aangegeven dat de Amstel Gold Race een prima evenement is dat zeker gecontinueerd zou moeten worden. Wij zijn het daarmee eens. De overlast die dit evenement in een weekend in april met zich mee brengt, valt voor de inwoners mee. Inwoners weten inmiddels wat ze van de drukte in het betreffende weekend kunnen verwachten. Daarnaast worden ze tijdig en veelvuldig van verkeersmaatregelen en afsluitingen op de hoogte gesteld. De gemeente heeft de regie over een stuurgroep waarin de politie, de medische hulpverlening, de brandweer, de stichting Amstel Gold Race en de gemeente zelf (met Openbare Orde en Veiligheid, Vergunningen, Sport, Communicatie en Voorlichting) zitting hebben. Deze regiegroep houdt toezicht op de gevolgen van de organisatie van het evenement in onze gemeente. Dat ook de provincie Limburg en andere Limburgse wielergemeenten ons steunen in het blijven behouden van de aankomst van de Protour Amstel Gold Race blijkt uit het Limburgs Wielerplan dat de provincie initieerde en de Limburgse wielergemeenten waaronder Valkenburg aan de Geul ondertekenden. In dit plan wordt aangegeven dat de aankomst van de Amstel Gold Race thuis hoort in Valkenburg aan de Geul.
4. Gewenst beleid en mogelijke opties Wij achten het gewenst dat een nieuw contract met de stichting AGR voor een periode van vijf jaar vanaf 2008 wordt aangegaan. Wél hebben wij voorgesteld dit contract in een vorm te gieten waarbij de gemeente geen financieel risico meer loopt.
In het contract dat tot en met 2006 gold, was dat wél nog het geval. De gemeente moest immers bepaalde diensten verlenen. Deze konden goedkoper, maar ook duurder uitvallen. In het begin van de contractperiode leidde dat tot méér uitgaven dan begroot. De gemeente moest immers wat aanschaffingen doen (vloer voor het perscentrum bijvoorbeeld) en ook moesten er wat infrastructurele aanpassingen aan de Cauberg worden verricht. Deze kosten werden gekapitaliseerd over de periode van het cont ract als kost en Amst el Gold Race meegenomen. Zowel in 2006 als in 2007 is met de stichting AGR afgesproken dat zij steeds meer taken van de gemeente zouden overnemen. Zo hoefde de gemeente voor de organisatie in 2007 nog slechts de regie te voeren over de voortgang van de evenementen en het normale verkeer tijdens het Amstelweekend zelf en werden nagenoeg alle andere taken door de stichting opgepakt. De gemeente betaalt de stichting voor deze werkzaamheden uit het budget dat uw raad voor de Amstel Gold Race 2007 raamde. Het nieuwe contract dat wij met de stichting AGR willen afsluiten, treft u bij de raadsstukken ter inzage aan. In het contract hebben wij een vaste gemeentelijke bijdrage voor het jaarlijks verwerven van de Prtour Amstel Gold Race én de Tourversie opgenomen. Daarmee wordt het financiële risico tot nul gereduceerd. Het bedrag is vastgesteld op maximaal 50.000,-- exclusief BTW. Dit bedrag is 5.000,-- láger dan het bedrag dat wij vanaf 2003 jaarlijks besteedden aan de Protour Amstel Gold Race. De financiële onderhandelingen met betrekking tot het contract zijn voor de gemeente dan ook zeer succesvol verlopen. Niet alleen hebben wij tot en met 2012 een evenement verworven voor minder geld dan het in 2003 kostte (het evenement kost de gemeente tien jaar lang een gelijk bedrag van 50.000,--), maar ook mogen we spreken van goede onderhandelingen als we de kosten van het verwerven van andere minder aansprekende (wieler)sportevenementen met óns evenement vergelijken.
5. Aanbestedingen Niet van toepassing.
6. Financiën Naast de vaste bijdrage die de gemeente aan de stichting AGR moet betalen voor de organisatie van het Amst elweekend , nemen wij een bedrag van 5.000,-- op voor kleinere werkzaamheden en hand- en spandienst en die de gemeent e als vergunningverlener moet verricht en. Totaal kost het Amst elweekend onze gemeent e j aarlij ks maximaal
55.000,-- exclusief BTW.
In de meerjarenraming 2008 2010 is onder functienummer 6.560.030.3.4155 een bedrag van afgerond 41.000,-- exclusief BTW opgenomen. De dekking van het extra krediet ad 14.000,-exclusief BTW nemen wij mee bij de bespreking en vaststelling van de begroting 2008 en meerjarenraming 2009 2011.
7. Communicatie Niet van toepassing.
8. Afwegingen en Advies Gelet op het belang van de Protour Amstel Gold Race en de Tourversie voor het bedrijfsleven in onze gemeente stellen wij uw raad voor een nieuw contract met de stichting Amstel Gold Race af te sluiten voor de periode 1 januari 2008 tot en met 31 december 2012. Het extra krediet nodig voor het afsluiten van deze overeenkomst ad 14.000,-- exclusief BTW mee nemen in de bespreking en vaststelling van de begroting 2008 en de meerjarenraming 2009 2011.
9. Bijlagen 1. 2. 3. 4.
Nieuw contract met de stichting AGR 2008 2012 Raadsvoorstel en besluit contract AGR 2003 2007 Overeenkomst stichting AGR met de gemeente 2003 2007 Effectrapportage Amstel Gold Race
Het college van burgemeester en wethouders van Valkenburg aan de Geul,
L.T.J.M. Bongarts algemeen directeur/gemeentesecretaris
Drs. C.A.C.M. Nuijtens burgemeester
De raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders de dato 13 maart 2007; Gehoord de raadsadviescommissie Cultureel, Sociaal en Welzijn de dato 2 april 2007; Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet
Besluit: 1. voor de organisatie van een Protourwedsrtijd met daaraan gekoppeld randgebeuren met de stichting Amstel Gold Race een contract aan te gaan voor de periode 1 januari 2008 tot en met 31 december 2011; 2. voor de organisatie van de onder 1 genoemde evenementen een bedrag beschikbaar te stellen van maximaal 50.000,-- exclusief BTW en voor de gemeentelijke taken en diensten een bedrag te reserveren van maximaal 5.000,-- exclusief BTW per jaar; 3. het extra krediet nodig voor het verwerven en organiseren van de onder 1 genoemde evenementen in onze gemeente op te nemen in de begrotingsbespreking 2009 en de meerjarenraming 2009 2011.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van maandag 23 april 2007.
De raad voornoemd,
A.M. Hoeberigs griffier
Drs. C.A.C.M. Nuijtens voorzitter
