VT1
Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory
1/15
Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory Základní informace • •
představení se, cíl předmětu, ukončení, účast na cvičeních zkušební test (altix.cz): Word / Word pro začátečníky
Práce s dokumenty • • • • • • • • • • •
Spuštění a ukončení práce s textovým editorem. Otevření jednoho nebo několika dokumentů. Otevření dokumentu výběrem z nabídky naposledy editovaných dokumentů. Vytvoření nového dokumentu (za použití přednastavené či jiné dostupné šablony). Uložení dokumentu do určité složky na disk. Uložení dokumentu pod jiným názvem na disk. Uložení dokumentu v jiných formátech, např. prostý text, RTF, HTML, šablona dokumentu či jiných speciálních formátech nebo verzích Wordu. Přepínání mezi otevřenými dokumenty. Používání nápovědy. Nastavení hesla pro otevření dokumentu, nastavení hesla pro úpravu dokumentu. Zavírání dokumentů.
Popis pracovní plochy • • • •
•
hlavní menu (poskytuje kategorie spolu souvisejících funkcí – všechny fce wordu) pás karet (tematicky seskupené funkce v kategorii z hlavního menu) panel nástrojů Rychlý přístup (tlačítka pro vykonání nejpoužívanějších akcí)(to nahoře nad Soubor) spodní okraj okna – tlačítko pro přepínání zobrazení dokumentu, stavový řádek • rozložení při tisku • čtení na celé obrazovce • rozložení webové stránky • osnova • koncept lupa
Psaní a editace textu • • • • • • •
zalamování řádků – automaticky nový odstavec – Enter tvrdá (nezlomitelná) mezera – tam kde nesmí dojít k zalomení řádku: Ctrl + Shift + mezerník (např. za jednopísmennou spojkou,…) měkký konec řádku (Shift + Enter) – např. ve verších nová stránka – tvrdý konec stránky (Ctrl + Enter nebo Vložení | Stránky | Konec stránky nebo Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce) vkládání speciálních znaků a symbolů: Vložení | Symboly | Symbol mazání textu (Del, Backspace)
VT1 • • • • • •
Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory
2/15
Přepínání mezi vkládacím a přepisovacím režimem vyznačení oblasti textu – nejlépe myší, nebo šipkami se shiftem kopírování – označit, zkopírovat, umístit kurzor, vložit (Domů | Schránka) přesun textu – označit, vyjmout, umístit kurzor, vložit nebo přímo myší (uchop a táhni) návrat do předchozího stavu – při chybné operaci zobrazení všech netisknutelných (formátovacích znaků) – poskytují informace o tom, jak se bude text automaticky formátovat
Formátování • • • • • •
vyzkoušet vlastnosti písma – velikost, řez, proložení, barva,… zarovnání: vlevo, vpravo, na střed, do bloku odstavcové zarážky – odsazení mezery před a za odstavcem (Rozložení stránky | Odstavec | Mezery) ohraničení a stínování (Domů | Odstavec | rozklikávací šipka ikony nabízející ohraničení | Ohraničení a stínování) odrážky, číslování (zatím bez stylu)
Pravítka • • •
Zobrazení | Zobrazit či skrýt | Pravítko nebo ikona nad svislým posuvníkem vodorovné – výběr zarážek tabulátorů, pravých odstavcových zarážek svislé – úprava okrajů a umístění textu ve svislém směru (pouze v rozložení při tisku)
Tabulátory •
• • • •
zarovnání textu ve sloupcích pod sebou • levá zarážka • zarážka na střed • pravá zarážka • desetinná zarážka • zarážka svislé čáry • odsazení prvního řádku • předsazení prvního řádku rozmístění zarážek – myší na pravítku standardní rozteč tabulátorů 1,25cm (mají globální platnost) – šedé svislé čárečky pod pravítkem úprava rozmístěných zarážek (Domů | Odstavec(dialogové okno) | tlačítko Tabulátory nebo poklepáním myši na již vloženém tabulátoru) odstranění zarážek: vytažením myší z pravítka, tlačítko Vymazat v dialogu Tabulátory nebo eventuelně Domů | Styly | tlačítko Více | Vymazat vše (kromě odstranění zarážek se nastaví defaultní styl)
VT1
Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky
3/15
Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky Styly • • • •
pro dosažení jednotného vzhledu dokumentů nástroj ke zjednodušení formátování: místo postupného formátování aplikujeme styl, který zajistí provedení námi nadefinovaných formátovacích příkazů je samozřejmě možné každý objekt upravovat znovu a znovu do shodné podoby s ostatními, ale je to NEEFEKTIVNÍ!!! a mnohdy nežádoucí (generování obsahu) ve Wordu 2007 jsou pro: odstavec, znak, tabulku, seznam a propojený (znak i odstavec)
Práce se styly • •
• •
nabídka stylů: Domů | Styly | případně šipečka Více nebo Spouštěč dialogů v seznamu stylů se může objevit doplněný nový styl, pokud je zaškrtnuta možnost Office | Možnosti aplikace Word | Upřesnit | Možnosti úprav | položka „Sledovat formátování“ každý text napsaný ve Wordu má nějaký styl – implicitně předdefinovaný styl je „Normální“ změna sady použitých stylů, barev a písem: Domů | Styly | Změnit styly
Styl odstavce • • •
•
detailněji bude rozebrán nejpoužívanější typ stylu, pro ostatní prvky se styly tvoří analogicky styl, který je určen pro odstavec se pozná podle znaku ¶ na pravé straně v okně stylů aplikace: vložením kurzoru myši kamkoliv do odstavce (nebo výběrem odstavce myší), na který má být styl aplikován a vybráním příslušného stylu z nabídky nebo z okna Styly nebo z karty Styly | Více | Použít styly zrušení aplikace: v kartě Styly | Vymazat vše nebo v nabídce Styly | šipka dolů u náhledu stylů | Vymazat formátování
Tvorba stylu 1. Z naformátovaného odstavce • naformátovat odstavec, který má sloužit pro nadefinování stylu • postavit textový kurzor do libovolného místa odstavce • karta (ne okno) Styly | Více (šipka dolů) | Uložit výběr jako nový rychlý styl | dialogové okno | zadat název nového stylu | Enter • vytvořený styl byl přidán do seznamu 2. Hlídač formátování • při zapnutém hlídači formátování se automaticky tvoří nové styly během formátování 3. Tvorba nového stylu nadefinováním • nadefinovat formátování odstavce (není to podmínkou, ale dopředu je vidět, jak bude formátování vypadat), který má sloužit jako vzor • okno (ne karta) Styly | tlačítko Nový styl (dole) • správce stylů: okno Styly | tlačítko Spravovat Styly | tlačítko Nový styl
VT1
Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky
4/15
Změna stylu • • • •
označení nastylovaného bloku textu nebo výběr příslušného stylu v okně (ne v kartě) Styly | u daného stylu vpravo šipka dolů | Změnit při dalším použití se provede již toto nové formátování změna formátování stylu se provede automaticky do všech míst, kde je styl aplikován při přejmenování defaultního stylu šablony Normal (o šablonách na jiném cvičení) se nový název umístí za původní název (ten nejde změnit)
Odstranění stylu • • • •
nelze odstranit defaultní styly šablony Normal (o šablonách na jiném cvičení) okno Styly | u příslušného stylu vpravo šipka dolů | Odstranit pomocí správce stylů: okno (ne karta) Styly | tlačítko Spravovat styly (dole) všechny odstavce formátované daným stylem se automaticky přeformátují na Normální
Automatické víceúrovňové číslování nadpisů • •
•
vhodné pro použití např. v závěrečných nebo jiných rozsáhlejších pracích není v dialogu Úprava stylu (Formát | Číslování), provádí se pomocí víceúrovňových seznamů: Domů | Odstavec | šipka u tlačítka Víceúrovňový seznam | vybrat schéma nebo Definovat nový víceúrovňový seznam při definici nového schématu je nutné správně propojit jednotlivé styly s danými úrovněmi a nastavit formát číslování (číslo_předchozí_úrovně.číslo)
Styl znaku • • • • • • •
používá se pro úpravu písma (vybraných znaků v textu) v seznamu stylů je zobrazen napravo jako „a“ u stylu znaku lze definovat – parametry písma, ohraničení a jazyk při formátování stylem typu znak je potřeba danou oblast označit a poté na ni aplikovat styl při vyvolání stylu bez předchozího označení oblasti, bude styl platit pro následující text vytvoření, odstranění a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců odstranění aplikace stylu je analogické jako u odstavce, ale je nutné mít vybrané znaky označené
Propojený (odstavec a znak) • • •
lze mu definovat parametry pro odstavec (tudíž i znak) avšak je možné jej použít jak na odstavec, tak na vybrané znaky v seznamu stylů je označen jako „¶a“ vytvoření, odstranění, aplikace, odstranění aplikace, úprava a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců
Styl tabulky • • •
slouží pro komplexní formátování tabulky u daného stylu je znak tabulky – jedná se o styl aplikovatelný na tabulku styl lze aplikovat pouze vybráním stylu z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky | Návrh | šipka dolů u náhledů stylů
VT1 • •
•
•
•
Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky
5/15
aplikaci stylu lze zrušit z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky | Návrh | šipka dolů u náhledů stylů | Vymazat nový styl lze vytvořit analogicky jako u odstavců nebo z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky | Návrh | šipka dolů u náhledů stylů | Nový styl tabulky styl lze upravit analogicky jako u odstavců nebo nebo z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky | Návrh | šipka dolů u náhledů stylů | Upravit styl tabulky odstranění stylu probíhá použitím správce stylů analogicky jako u odstavců nebo z kontextové nabídky vyvolané na náhledu stylu v kartě (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky | Návrh | šipka dolů u náhledů stylů přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců
Styl seznamu • • • • •
slouží pro formátování položek seznamu poznat lze podle značky seznamu vpravo v seznamu stylů vytvoření probíhá analogicky jako u odstavců nebo Odstavec | Víceúrovňový seznam | Definovat nový styl seznamu úrovně jednotlivých položek se definují tlačítky Zvětšit/Zmenšit odsazení na kartě Domů | Odstavec odstranění, aplikace, odstranění aplikace, úprava a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců
Kopírování stylů mezi dokumenty • • •
pro kopírování stylů mezi dokumenty slouží Organizátor vyvolá se z okna Styly | tlačítko Spravovat styly | tlačítko Import/export… levá strana je aktuální dokument, na pravou stranu lze nejdříve příkazem zavřít soubor a následně otevřít (všechny soubory – ne jen šablony) kopírovat libovolné styly
Generování obsahu • • • •
možné jen v případě systematického formátování nadpisů pomocí stylů Odkazy | Obsah | Obsah | vybrat z předdefinovaných nebo Vložit obsah… případně další nastavení tlačítkem Možnosti… Ruční tabulka – obsah je možné vytvořit ručně zadáním názvů položek (styly úrovní jsou nastaveny) bez ohledu na obsah dokumentu aktualizace obsahu po změně v dokumentu: pravé tlačítko myši | Aktualizovat pole
Omezení formátování • •
pro dodržení jednotného vzhledu dokumentů lze omezit výsledné formátování jen na určité styly (styly se uzamknou a dále lze používat jen ty povolené) pro zájemce (nastudovat z Helpu): Revize | Zámek | Zamknout dokument | Omezit formátování a úpravy
VT1
Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky
6/15
Formát (vlastnosti) stránky Rozložení, okraje, orientace •
Rozložení stránky | Vzhled stránky | případně Spouštěč dialogů
Záhlaví, zápatí, číslování stránek •
•
• •
• •
do záhlaví a zápatí lze vkládat automatický text, prostý text, čas, stránka atd. (do záhlaví se nejčastěji zapisuje datum, autor; do zápatí nejčastěji čísla stránek) – vše lze formátovat (např. i tabulátory) vytvoření/úprava záhlaví/zápatí: Vložení | Záhlaví a zápatí | výběr z přednastavených možností nebo Upravit záhlaví nebo dvojklik v oblasti záhlaví/zápatí – otevře se karta Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh přednastavené stránkování: Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh | Záhlaví a zápatí | Číslo stránky vlastní stránkování: Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh | Vložit | Rychlé části | Pole… | vybrat pole (počet stránek – NumPages v kategorii „Informace o dokumentu“, číslo stránky – Page v kategorii „Číslování“, název kapitoly – StyleRef v kategorii „Propojení a odkazy“) úprava způsobu číslování stránek: Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh | Záhlaví a zápatí | Číslo stránky | Formát – číslování stránek… vložení pole (např. datum, číslo stránky apod.) kamkoliv do dokumentu: Vložení | Text | Rychlé části | Pole… | vybrat požadované pole (v příslušné kategorii)
VT1
Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky
7/15
Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky Jazykové nástroje • • • • • •
vyhledávání a nahrazování v textu: Domů | Úpravy | Najít/Nahradit synonyma: Revize | Kontrola pravopisu | Tezaurus dělení slov: Rozložení stránky | Vzhled stránky | Dělení slov | Možnosti dělení slov | zaškrtnout „Automatické dělení slov“ a šířku oblasti dělení slov nastavit co nejmenší pravopis: Revize | Kontrola pravopisu | Pravopis a gramatika nastavení jazyka: Revize | Kontrola pravopisu | Nastavit jazyk nebo dvojklik ve stavovém řádku úprava slov ve slovníku: Office | Možnosti aplikace Word | Kontrola pravopisu a mluvnice | tlačítko Vlastní slovníky… nebo při kontrole pravopisu Revize | Kontrola pravopisu | Pravopis a gramatika | tlačítko Možnosti… | tlačítko Vlastní slovníky…
Tabulka • • •
nástroj k přehlednému uspořádání dat buňky tabulky lze spojovat a rozdělovat bez ohledu na ostatní buňky; každá buňka má vlastní formátování (vlastní zarážky, zarovnání odstavce, …) tabulky lze do sebe libovolně vnořovat
Vytvoření tabulky 1. Nakreslením myší • Vložení | Tabulka | Navrhnout tabulku nebo Domů | Odstavec | tlačítko Navrhnout tabulku – kurzor se změní ze šipky na tužku • nakreslit vnější obrysy tabulky – objeví se karta Nástroje tabulky | Návrh (vnější obrys se kreslí naposledy použitými parametry čáry – v případě potřeby jiného nastavení je nutné obrys nejdřív nakreslit s těmito parametry a pak vygumovat, nastavit parametry čáry a znovu nakreslit) • zvolit styl čáry, tloušťku, barvu – vykreslit hranice buněk • tlačítkem „Guma“ se odstraní nepotřebné čáry (buňky se sloučí) • tlačítko „Navrhnout tabulku“ vypíná/zapíná kreslení • zvolíme formát u jednotlivých buněk – zarovnání, směr textu: Nástroje tabulky | Rozložení | Zarovnání, barva: Nástroje tabulky | Rozložení | Návrh | Styly tabulky | Stínování 2. Zadáním parametrů • Vložení | Tabulka | Vložit tabulku – dialogové okno „Vložit tabulku“ • určit parametry tabulky, potvrdit „OK“ 3. Vyznačením ve schématu • Vložení | Tabulky | Tabulka • v matici vyznačit počet řádků a sloupců 4. Převodem strukturovaného textu • označení bloku strukturovaného textu • Vložení | Tabulky | Tabulka | Převést text na tabulku • zvolit oddělovače textu, potvrdit • lze samozřejmě převést i tabulku na text: označit tabulku | Nástroje tabulky | Rozložení | Data | Převést na text
VT1
Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky
8/15
Změna struktury tabulky • • • •
přidání/ odebrání řádku nebo sloupce: Nástroje tabulky | Rozložení | Řádky a sloupce | příslušná položka sloučení nebo rozdělení buněk: vybrat buňku/y | Nástroje tabulky | Rozložení | Sloučit | Sloučit/Rozdělit buňky rozdělení tabulky na dvě: umístit kurzor do buňky, která má být v prvním řádku druhé tabulky | Nástroje tabulky | Rozložení | Rozdělit tabulku spojení více tabulek v jednu: vymazat všechno mezi tabulkami klávesou Del
Odstranění tabulky 1. kurzor umístěn kdekoliv v tabulce: Nástroje tabulky | Rozložení | Odebrat | Odstranit tabulku 2. označená celá tabulka (křížkem v levém horním rohu tabulky nebo umístit kurzor do libovolné buňky | Nástroje tabulky | Rozložení | Tabulka | Vybrat tabulku): klávesa Backspace 3. označeny odstavce před a za tabulkou: klávesa Del“ Formát tabulky • • •
ruční nastavení: Nástroje tabulky | Návrh | Ohraničení/Stínování nebo Domů | Odstavec | vybrat typ ohraničení použití předdefinovaných stylů: Nástroje tabulky | Rozložení | Návrh | Styly šířka sloupce, výška řádku: přímo myší nebo Nástroje tabulky | Rozložení | Velikost buňky
Titulek tabulky •
stačí umístit kurzor do tabulky | Odkazy | Titulky | Vložit titulek
Řazení tabulky • • •
tabulka se řadí po řádcích – nedojde k zpřeházení údajů Nástroje tabulky | Rozložení | Data | Seřadit | nastavit parametry řazení tabulku se spojenými buňkami ve sloupci (spojené řádky) nelze řadit, spojené buňky v jednom řádku nevadí
Výpočty v tabulce • • • • •
Nástroje tabulky | Rozložení | Data | Vzorec | za rovnítko zapsat výraz (je možné použít funkce z roletky Vložit funkci) adresy buněk se zapisují souřadnicemi ve tvaru „sloupecřádek“ (B3 = 2. sloupec, 3. řádek); oddělujeme je středníkem; oblast se zapisuje jako buňka:buňka pozor při adresaci sloučených a rozdělených buněk: tabulka má STEJNÝ POČET ŘÁDKŮ, ale v řádku může mít RŮZNÝ POČET SLOUPCŮ pro určení priority vyhodnocování výrazů je nejjistější použít závorky při změnách v počtu řádků nebo sloupců nebo při kopírování vzorců se adresy automaticky neaktualizují, musíme je upravit ručně
VT1
Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy
9/15
Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy Rejstřík • •
seznam hesel s čísly stránek, které udávají umístění hesel v dokumentu generování probíhá ve 2 krocích: • nejprve se musejí označit slova, která se mají použít v rejstříku (buď se slova ručně označí v dokumentu, nebo se připraví tabulka s klíčovými slovy) • poté se na základě takto označených polí rejstřík vygeneruje
Ruční označení položek rejstříku • • • • • •
•
vybrat slovo/větu kurzorem a stisknout Alt + Shift + X nebo Odkazy | Rejstřík | Označit položku – označená položka se nabízí jako hlavní položka tlačítko Označit – dialog zůstane otevřený pro označování dalších hesel tlačítko Označit vše – označení všech výskytů slova v celém dokumentu hlavní položka se vytvoří označením v textu a následným klepnutím do políčka v dialogovém okně vnořená položka se vytvoří zkopírováním přes schránku nebo napsáním vytvoření vnořené položky: nejprve označit a zkopírovat vnořenou položku | označit hlavní položku | klepnout do okna (hlavní položka je vyplněná) | do pole „Vnořená položka“ vložit zkopírovanou položku odstranění položky rejstříku: zobrazit netisknutelné znaky | vymazat celé pole položky rejstříku včetně složených závorek {}
Vygenerování rejstříku •
umístit kurzor na místo kam chceme rejstřík vložit | Odkazy | Rejstřík | karta Rejstřík
Matematická sazba • • • •
při potřebě vkládání složitějších matematických výrazů do dokumentu pomocí modulu Editor rovnic (MS Equation) – kompatibilní s Wordem 2003 a nižšími (.doc) pomocí vestavěných funkcí – nekompatibilní (needitovatelné – převede se na rastr) s Wordem 2003 a nižšími (.docx) externí i interní Editor rovnic při psaní automaticky přizpůsobuje velikost písma, mezery i formátování matematickým a typografickým konvencím (nastavení lze samozřejmě upravit)
Práce s výrazem pomocí externího modulu Editor rovnic Vytvoření výrazu • • • •
Vložení | Text | Objekt | karta „Vytvořit nový“ | Editor rovnic 3.0 – objeví se prostředí pro vytváření rovnic výraz se zapisuje do rámečku, sestavuje se ze znaků na klávesnici, symbolů (horní proužek ikon) a tvarů (spodní proužek) na plovoucím panelu nástrojů „Rovnice“ mezery se vkládají z palety symbolů (mezerník je editorem ignorován) klepnutím kurzorem myši mimo rámeček se ukončí práce v prostředí pro vytváření rovnic (návrat do Wordu, plovoucí panel nástrojů se skryje)
VT1 •
Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy
10/15
při slovním zápisu matematického vztahu je potřeba zvolit styl Text v prostředí pro vytváření rovnic: Styl | Text (implicitně je Matematika)
Úprava výrazu •
• •
znovuvyvolání prostředí pro vytváření rovnic dvojklikem na výraz nebo při označeném výrazu z kontextové nabídky (pravé tlačítko myši): Objekt Rovnice | Upravit provést potřebné úpravy ukončení editace klepnutím myší mimo rámeček
Práce s výrazem v dokumentu • •
vytvořený výraz je objektem – lze s ním manipulovat jako s jakýmkoliv jiným objektem (posouvání, kopírování, změna rozměrů,…) označení výrazu | nastavení vlastností přímo (Domů | Písmo/Odstavec) nebo Formát objektu z kontextové nabídky
Práce s výrazem pomocí vestavěného editoru rovnic Vytvoření výrazu • •
• • • •
Vložení | Symboly | Rovnice | vybrat z předefinovaných nebo Vložit novou rovnici – objeví se rámeček pro zápis vzorce a pás karet Nástroje rovnic | Návrh výraz se zapisuje do rámečku, sestavuje se ze znaků na klávesnici, symbolů (znaménka apod.) a struktur (funkce, matice apod.) na plovoucím panelu nástrojů „Rovnice“ výraz je možné formátovat jako obyčejný text (barva, řez písma apod.) mezery se vkládají z klávesnice (je možné vložit více mezer za sebou) klepnutím kurzorem myši mimo rámeček se ukončí práce v prostředí pro vytváření rovnic (skryje se pás karet Nástroje rovnic | Návrh) slovní zápis uvnitř matematického textu: Nástroje rovnic | Návrh | Nástroje | Normální text
Úprava výrazu • •
kliknutí do prostoru výrazu a provedení potřebných úprav zobrazení části/celého výrazu klasicky víceřádkově nebo v jednom řádku: označit příslušnou část | Nástroje rovnic | Návrh | Nástroje | Profesionální/Lineární nebo šipka Možnosti rovnic (na pravé straně rámečku) | Profesionální/Lineární
Další objekty •
lze vkládat a upravovat různé obrázky ze souboru nebo vytvářet vlastní objekty v dokumentu
Vložení objektu • • •
Vložení | Ilustrace | Obrázek – vkládá objekt z externího souboru vytvoření objektu v dokumentu: Vložení | Ilustrace | příslušná položka (s výjimkou Objekt) nebo Vložení | Text | WordArt při vkládání obrázku ze souboru je možné použít několik voleb (rozkliknutí šipečky napravo od tlačítka „Vložit“ v dialogu výběru souboru)
VT1 •
•
• •
Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy
11/15
„Připojit k souboru“ – obrázek pak nebude uložen přímo v dokumentu, ale bude se na něj z dokumentu odkazovat (tím se zmenší velikost samotného dokumentu), pokud bude třeba obrázek zobrazit, Word si jej otevře ze zadaného umístění „Vložit a propojit“ – obrázek bude vložen do dokumentu a bude propojen se svým zdrojem, tzn. pokud se změní zdroj, je možné obrázek v dokumentu aktualizovat klávesou F9 „Vložit“ – vložení do dokumentu bez jakýchkoliv závislostí na zdroj úprava propojení: Office | Připravit | Upravit odkazy na soubory – příkaz je dostupný jen v případě existujících propojení!!!
Úpravy objektu • •
dvojklikem na objekt nebo označit objekt | Nástroje obrázku | Formát Formát obrázku z kontextové nabídky – nejzákladnější úpravy
Odkazy • • •
slouží k vytvoření odkazu na vybranou položku nebo objekt v dokumentu: křížové odkazy, titulky, poznámky pod čarou křížový odkaz může být tzv. pasivní (jen se vypíše číslo stránky) nebo tzv. aktivní (umožňuje odskok na položku nebo objekt) křížový odkaz lze použít také v situaci, kdy je nutné použít na více místech odkaz na jednu poznámku pod čarou
Křížový odkaz • • • • •
v dokumentu musí být vytvořené odkazy na objekty (titulek tabulky, obrázku, poznámka pod čarou atd.) umístit kurzor na místo, kde má být odkaz vložen | Vložení/Odkazy | Křížový odkaz vybrat z dialogu příslušný typ odkazu (tabulka atd.), obsah odkazu (číslo stránky, nadpisu atd.) a existující položku volba „Slova nahoře/dole“ vypíše před odkaz polohu odkazovaného objektu vůči místu odkazu pomocí volby „Hypertextový odkaz“ se vytvoří vazba na odkazované místo
Poznámky pod čarou/vysvětlivky • • •
rozdíl je pouze v možnosti umístění: poznámka je buď pod textem, nebo na konci stránky, vysvětlivka je vždy pod textem umístit kurzor do místa, kde má být odkaz na poznámku vložení poznámky pod čarou: Odkazy | Poznámky pod čarou | Vložit pozn. pod čarou/Spouštěč dialogů záměna poznámky a vysvětlivky: Odkazy | Poznámky pod čarou | Spouštěč dialogů | tlačítko Převést…
VT1
Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence
12/15
Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence Práce s oddíly oddílem je libovolná část dokumentu, u které je potřeba mít odlišné uspořádání od zbytku dokumentu, např.: • některé stránky mají být na šířku (obsahují široké tabulky) a ostatní na výšku • při potřebě vytvořit v dokumentu na některých stránkách jiné záhlaví a zápatí • implicitně tvoří jeden dokument jeden oddíl •
Vytvoření oddílu umístit kurzor do místa, kde se bude dokument rozdělovat na oddíly Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce | vybrat typ konce oddílu • Další stránka: nový oddíl začne na další stránce • Nepřetržitě: nový oddíl začne na téže stránce • Sudá stránka nebo Lichá stránka: nový oddíl začne na následující liché nebo sudé stránce • Rozložení stránky | Vzhled stránky | Spouštěč dialogů | karta Okraje nebo Rozložení | položka „Od tohoto místa dále“ – do dokumentu se vloží automaticky na pozici textového kurzoru značka konce oddílu (nová stránka) • Rozložení stránky | Vzhled stránky | Sloupce | případně „Další sloupce…“ | položka „Od tohoto místa dále“ – vytvoří se průběžný oddíl • v případě označeného textu lze použít „na vybraný text“ • ruční ukončení sloupce: Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce | Konce stránek | Sloupec
• •
Oddělení několika stránek v dokumentu pro odlišný tisk • • • • • • • •
např. 5 stránek, 3. a 4. na šířku nastavit vzhled stránky pro celý dokument (Rozložení stránky | Vzhled stránky) textový kurzor postavit před místo, které má být odděleno (začátek 3. stránky) Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce | Konce oddílů | Další stránka textový kurzor postavit před další místo, které má být odděleno (začátek 5. stránky) Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce | Konce oddílů | Další stránka textový kurzor umístit do oddělené oblasti (např. 3. stránka) Rozložení stránky | Vzhled stránky | Orientace | Na šířku
Přerušení průběžného stránkování (různé záhlaví a zápatí) • • • •
nastavit stránkování pro celý dokument (Vložení | Záhlaví nebo Zápatí nebo Číslo stránky) textový kurzor postavit před místo, které má být odděleno vytvořit nový stránkový oddíl (Rozložení stránky | Vzhled stránky | Konce | Konce oddílů | Další stránka) v novém (druhém) oddílu začít upravovat záhlaví/zápatí (dvojklik v oblasti nebo textový kurzor postavit na libovolné místo příslušného oddílu | Vložení | Záhlaví nebo Zápatí | Upravit)
VT1 •
• •
Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence
13/15
Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh | Navigace | tlačítko Propojit s předchozím – zrušení provázání oddílů (tlačítko musí být neaktivní) – záhlaví nebo zápatí lze editovat samostatně (bez vazby na předchozí oddíl) Nástroje záhlaví a zápatí | Návrh | Záhlaví zápatí | Číslo stránky | „Formát – číslování stránek…“ | v dialogovém okně nastavit požadované parametry pozn.: pevný (tvrdý) konec stránky (Ctrl + Enter nebo Vložení | Stránky |Konec stránky) – ukončení stránky a přechod na novou stránku bez ohledu na místo ukončení předchozího textu (použití např. na začátku nových kapitol) – NEVYTVÁŘÍ nový oddíl
Šablony • • • •
•
soubory obsahující strukturu a nastavení takových prvků, jako je styl, rozložení stránky či textové prvky na úvodní stránce apod. jsou základem pro vytvoření každého dokumentu ve Wordu – koncovka .dot/.dotx (implicitní šablona při založení nového dokumentu Normal – prázdný dokument) vytvářejí se s cílem zjednodušit práci při vytváření dalších dokumentů a dosáhnout jednotného vzhledu dokumentů je to předloha (vzor) podle které se vytváří stejný typ dokumentu; určuje základní strukturu a nastavení dokumentu (má připravené náležitosti k opakovanému použití) např. hlavičkový dopis s logem společnosti a předem připravenými náležitostmi
Založení nového dokumentu na základě šablony •
Office | Nový | Šablony | Nainstalované šablony | vybrat šablonu, na které bude dokument založený
Vytvoření šablony šablonu vytvoříme z libovolného dokumentu (i existující šablony) jeho (jejím) speciálním uložením • je vhodné dokument na úlohu šablony připravit – vymazat texty, které se neopakují (nebo místo nich napsat na první pohled fiktivní údaje, např. XXX nebo na jejich místo vložit pole) • pole: Vložení | Text | Rychlé části | Pole – kat. Propojení a odkazy | AutoText | Prázdné, kat. Automatizace dokumentu | MacroButton | AutoText • ovládací prvky (nedostupné v režimu kompatibility): Vývojář | Ovládací prvky (je nutné panel Vývojář zobrazit: Office | Možnosti aplikace Word | Oblíbené | zaškrtnout Zobrazit na pásu kartu Vývojář) • Office | Uložit jako | Šablona aplikace Word případně v dialogovém okně vybrat jako typ dokumentu Šablona dokumentu (*.dotx) nebo Šablona dokumentu Word 97– 2003 • složka pro uložení šablony se automaticky změní (v závislosti na OS) • nastavení lze změnit: Office | Možnosti aplikace Word | Upřesnit | část Obecné | tlačítko Umístění souborů • podsložka ve složce pro uložení šablon se při výběru šablony zobrazí jako karta (pokud je podsložka prázdná, jako karta se nezobrazí) •
Úprava šablony •
Office | Otevřít | najít a otevřít šablonu | provést úpravy | Office | Uložit
VT1
Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence
14/15
Hromadná korespondence slouží k vytváření jednotných dokumentů pouze se změněnými daty – nemusí se vytvářet několik kopií obálek či dopisů podle počtu jmen, ale jen jeden dokument, ve kterém se budou konkrétní údaje (které jsou v jiném samostatném souboru) podle potřeby zaměňovat • pro vytvoření hromadné korespondence je potřeba tzv. hlavní dokument, kterým je např. pozvánka, dopis, obálka, vizitka atd. s vynechaným místem pro vložení údajů, tzv. slučovací pole (vytvoří se ve Wordu) • slučovací pole mají vazbu na tzv. zdrojový dokument • jsou to např. adresy, jména apod. • druhý potřebný dokument je tzv. zdrojový dokument, který je zdrojem dat pro hlavní dokument • obsahuje data ve tvaru záznamů v seznamu, v tabulkách vytvořených ve Wordu, Excelu nebo Accessu nebo v jiných databázových souborech vytvořených v jiných databázových systémech • sloupce seznamu jsou datová pole (kategorie informací), řádky kromě prvního (záhlaví) jsou záznamy • Korespondence | Spustit hromadnou korespondenci | Podrobný průvodce hromadnou korespondencí… nebo pomocí jednotlivých dostupných příkazů v pásu karet Korespondence •
Vytvoření zdrojového souboru •
tabulka v Excelu nebo ve Wordu případně prostřednictvím jiných aplikací
Vytvoření hlavního dokumentu • •
lze použít předdefinované šablony pro dopisy atd. parametry dokumentu: Rozložení stránky | Vzhled stránky nebo Korespondence | Vytvořit
Slučování • • •
proces vytváření finálních dokumentů zdroj dat se čte po záznamech a příslušné údaje, určené slučovacími poli, se předávají do hlavního dokumentu – vznikne nový sloučený dokument výstupní dokumenty mohou být směrovány do dokumentů nebo přímo na tiskárnu
Průvodce hromadnou korespondencí • •
předpokládá se již vytvořený hlavní a zdrojový dokument při otevřeném hlavním dokumentu (dopis) spustit průvodce • 1. krok: výběr typu dokumentu (vybrat „Dopisy“) • 2. krok: výběr použití hlavního dokumentu (vybrat „Použít aktuální“) • 3. krok: výběr zdroje dat (vybrat „Použít existující seznam“ | tlačítko „Procházet…“) • 4. krok: vkládání slučovacích polí do hlavního dokumentu (vybrat „Další položky“ | položka „Databázové pole“ | umístit kurzor na požadované místo | „Vložit“) – pak je možné mezi slučovací pole vkládat další znaky (mezery, konce řádků apod.)
VT1 •
•
Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence
15/15
5. krok: zobrazení náhledu výsledných dokumentů – prochází se seznamem, je možné odstranit některé dokumenty (tlačítkem „Vyloučit tohoto příjemce“), vybrat jen některé (tlačítkem „Upravit seznam příjemců“) 6. krok: vlastní slučování dokumentů – lze přesměrovat přímo na tiskárnu („Tisk“) nebo sloučit do nového dokumentu („Upravit jednotlivé dopisy“) – vybrat „Upravit jednotlivé dopisy“ | v dialogu vybrat pro které záznamy chci sloučit dokumenty | vznikne nový dokument, který lze uložit
Pás karet Korespondence •
•
• •
•
Spustit hromadnou korespondenci | tlačítko Spustit hromadnou korespondenci | vybrat typ dokumentu – koresponduje s 1. a 2. krokem průvodce • položka „Normální dokument aplikace Word“ odebere hlavnímu dokumentu zdroj dat Spustit hromadnou korespondenci | tlačítko Vybrat příjemce – načtení datového zdroje koresponduje se 3. krokem průvodce • tlačítko Upravit seznam příjemců – výběr záznamů datového zdroje Zapsat a vložit pole | tlačítko Vložit slučovací pole – vkládání slučovacích polí koresponduje se 4. krokem průvodce Náhled výsledků – 5. krok průvodce • tlačítko Náhled výsledků – možnost prohlédnout si sloučený dokument • šipky – lze listovat záznamy hromadné korespondence Dokončit | tlačítko Dokončit a sloučit | Upravovat jednotlivé dokumenty – vytvoří nový dokument, který lze uložit – 6. krok průvodce
Odevzdávárny v UISu •
nestačí jen nahrát soubory, ale je nutné je odevzdat a potvrdit odevzdání
