BrandPremiums CUSTOM MADE PREMIUMS & MERCHANDISE
GEDRAGSCODE Versie 1 - December 2014
BrandPremiums CUSTOM MADE PREMIUMS & MERCHANDISE
INHOUDSOPGAVE
Inhoudsopgave ………………………………………………………………………......2 HOOFDSTUK 1: CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY Artikel 1.1
Integriteit…………………………………………………………….....3
Artikel 1.2
Arbeidsomstandigheden en werkomgeving……………….…....4
Artikel 1.3
Maatschappij, milieu en veiligheid…………………………….......6
Artikel 1.4
Bedrijfsmiddelen en informatie…………………………………... ..8
Artikel 1.5
Naleving……………………………………………………………......9
Artikel 1.6
Bijlage………………………………………………………………....10
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 2
Artikel 1.1
HOOFDSTUK 1: CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY
INTEGRITEIT
Privacy
BrandPremiums geen geschenken met een waarde
Een belangenconflict ontstaat in een situatie waarin de
Wij respecteren de privacy van onze klanten en
van meer dan €100,- en/of niet werkgerelateerde
contacten of de positie van een medewerker binnen de
medewerkers en beschermen hun persoonlijke
geschenken mogen aannemen of geven.
onderneming wordt gebruikt om persoonlijke, zakelijke of
gegevens.
financiële belangen te dienen, al dan niet ten nadele van
Er zijn gevallen waar het weigeren van een geschenk de
de onderneming.
Bij onze activiteiten kan informatie worden verzameld
persoon die het aanbiedt in verlegenheid kan brengen
Elke situatie waarin een conflict (of de schijn van een
over klanten, (toe)leveranciers, concurrenten en
of kan kwetsen. In die gevallen mag het geschenk
conflict) zou kunnen ontstaan tussen privébelangen en
anderen. Wij behandelen deze gegevens vertrouwelijk
in overleg met de leidinggevende of directie worden
die van BrandPremiums dient te worden vermeden.
en zullen deze uitsluitend gebruiken voor aanvaardbare
aangenomen.
bedrijfsdoeleinden.
Uitnodigingen voor reizen of evenementen kunnen alleen geaccepteerd worden met goedkeuring van de
Administratie
leidinggevende of directie.
De directie dient er voor zorg te dragen dat alle relevante transacties en andere handelingen correct, nauwkeurig
Van onze leveranciers en andere zakelijke partners
en waarheidsgetrouw worden vastgelegd in de
verwachten wij dat zij zich zullen onthouden van het
administratie.
aanbieden van geschenken aan onze medewerkers met
het doel hen te beïnvloeden.
Diefstal en fraude Het is het beleid van BrandPremiums om gevallen van
Het is in geen geval toegestaan om steekpenningen te
interne en externe diefstal die met BrandPremiums
geven of aan te nemen.
verband houden onmiddellijk te onderzoeken, te rapporteren, en in voorkomende gevallen, gerechtelijk te
Belangenconflicten
doen vervolgen.
Wij zijn afhankelijk van het vertrouwen van onze klanten,
leveranciers en andere derden. Belangenconflicten of
Geschenken / uitnodigingen
de schijn ervan ondermijnen de goede reputatie van
Het algemene principe is dat medewerkers van
BrandPremiums.
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 3
Artikel 1.2
ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EN WERKOMGEVING Naleving van wet- en regelgeving
leidinggevende, de directie of de vertrouwenspersoon.
Het is niet gerechtvaardigd om sollicitanten of
Naleving van alle toepasselijke nationale wet- en
Naar aanleiding van een klacht zal er door
medewerkers te vragen naar persoonlijke medische
regelgevingen, alle normen die binnen de bedrijfstak
BrandPremiums een onderzoek worden ingesteld
gegevens anders dan gegevens die nodig zijn om
als minimum gelden, de ILO en UN Conventies en alle
en zullen er zonodig passende maatregelen worden
vast te stellen of ze geschikt zijn voor de functie. Alle
andere relevante wettelijke vereisten, waarbij telkens zal
genomen.
persoonlijke medische gegevens worden vertrouwelijk
worden uitgegaan van de strengste regelgeving.
behandeld. Vertrouwenspersoon
Discriminatie
BrandPremiums heeft een vertrouwenspersoon
BrandPremiums zal middels de Arbodienst er alles aan
Onze medewerkers worden geselecteerd op grond
geselecteerd die haar medewerkers kunnen contacten
doen om ziekteverzuim onder haar medewerkers zo veel
van objectieve en niet- discriminerende criteria. Geen
indien dat noodzakelijk is. Deze persoon is niet
mogelijk te voorkomen, te denken valt aan het inwinnen
enkele vorm van intimidatie of discriminatie, bijvoorbeeld
verbonden met het bedrijf BrandPremiums. Zij kan per
van adviezen en jaarlijkse controles van de werkplekken.
op grond van ras, huidskleur, geslacht of godsdienst,
mail of telefonisch bereikt worden op onderstaande
zal worden toegestaan, in overeenstemming met ILO
contactgegevens.
Conventies 100, 111 en 143.
Roken, drugs en alcoholgebruik BrandPremiums hanteert een niet-roken beleid. Alleen
Mevrouw Patricia Louridtz - De Boer
in de daarvoor bestemde ruimte en in de eigen tijd mag
Bovenstaand betekent tevens dat wij enkel zaken willen
E-mail:
[email protected]
door medewerkers worden gerookt.
doen met partners die dit onderschrijven.
Mobiel: 06 - 10 57 52 00
Wij verwachten van onze medewerkers dat zij zich steeds naar behoren zullen gedragen. Het gebruik van
Intimidatie en pesten
Medisch dossier medewerker
alcohol en drugs direct voor of tijdens het werk is ten
Vormen van intimidatie en pesten zijn ontoelaatbaar.
Een handicap of chronische ziekte is geen reden
strengste verboden.
Leidinggevende dienen alert te zijn op mogelijke
om de arbeidsovereenkomst met een medewerker
gevallen van intimidatie of pesten en moeten van een
te beëindigen. Onder alle omstandigheden moeten
Gezondheid op het werk
dergelijke situatie direct melding maken bij de directie en
medewerkers in staat worden gesteld om in dienst
Ter bevordering van de gezondheid van de
deze situatie zo spoedig mogelijk beëindigen.
te blijven voor zover zij in staat zijn aan de eisen van
medewerkers ziet BrandPremiums het als haar plicht om
beschikbaar en passend werk te voldoen.
te zorgen voor goede ventilatie en verlichting, schone
Klachten kunnen worden ingediend bij de ©BRANDPREMIUMS | Versie 1
toiletten en voldoende toegang tot drinkwater. BrandPremiums / Gedragscode | 4
Artikel 1.2
ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EN WERKOMGEVING BrandPremiums promoot sporten onder haar
Verbod op kinderarbeid
Dit houdt tevens in dat wij enkel zaken willen doen met
medewerkers. Het is mogelijk om gebruik te maken van
Kinderarbeid verwijst naar het soort werk, en de
partners die dit onderschrijven.
het BrandPremiums sportabonnement. Neem contact
intensiteit daarvan, dat kinderen hindert bij de toegang
op met de directie om de mogelijkheden hiervoor te
tot onderwijs, hun lichamelijke en/of psychische
bespreken.
gezondheid schaadt en hun ontwikkeling binnen hun familie, en hun berooft van hun kind zijn of hun
Vrijheid van vereniging
zelfrespect.
Medewerkers hebben het recht zich te verenigen en
Kinderarbeid is verboden, zoals aangegeven in de ILO
collectief te onderhandelen. Ook mogen zij lid worden
en UN conventies en /of nationale wet- en regelgevingen.
van een vakbond.
BrandPremiums BV verbiedt elke vorm van kinderarbeid in overeenstemming met ILO Conventies 79, 138, 142 en
In situaties of landen waar dit recht wordt ingeperkt door
182 en SA8000.
wetgeving dienen mogelijkheden en ondersteuning te worden geboden voor een daarmee gelijkstaande
Bovenstaand betekent tevens dat wij enkel zaken willen
onafhankelijke en vrije organisatievorming en
doen met partners die dit onderschrijven.
onderhandelingen. Dit in overeenstemming met de ILO conventies 87, 98 en 135.
Verbod op dwangarbeid Alle vormen van dwangarbeid zijn verboden. Hetzelfde
Bovenstaand betekent tevens dat wij enkel zaken willen
geldt voor arbeid door gevangenen, waarbij de
doen met partners die dit onderschrijven.
elementaire mensenrechten worden overtreden. BrandPremiums BV zal uitsluitend medewerkers in dienst
Veiligheid op het werk
hebben die daarvoor vrijwillig gekozen hebben. Onder
BrandPremiums zal al het mogelijke doen om ongevallen
geen enkele omstandigheid zal BrandPremiums BV
op het werk te voorkomen voor alle medewerkers, in
gebruikmaken van dwangarbeid in overeenstemming
overeenstemming met de Arbo-wet, ILO conventies 155
met ILO Conventies 29 en 105 en SA8000.
en aanbeveling 164. ©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 5
Artikel 1.3
MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN VEILIGHEID Arbeidsomstandigheden bij leveranciers
zorg ervoor dat alle beeldschermen zijn uitgeschakeld.
te realiseren heeft de verhuurder van ons kantoor
Alle leveranciers ondertekenen de Code of Conduct,
Alleen onze server moet aanblijven zodat er een
onder meer een spoelstop op alle toiletten in het pand
hiermee beloven zij zich te houden aan alle wetgeving
automatische back-up kan worden uitgevoerd.
geinstalleerd.
inzake de arbeidsomstandigheden van hun
De verlichting in de keuken en toiletten gaat automatisch
medewerkers.
aan en uit. In ons kantoor maken we gebruik van
Milieuvriendelijk producten
spaarlampen, temperatuurbeleid en dubbelglas.
Om het milieu zo veel mogelijk te sparen, geeft
BrandPremiums zal ervoor zorg dragen dat alle
BrandPremiums er de preferentie aan om gebruik te
leveranciers indien nodig worden getoetst ten aanzien
Afvalbeheersing
maken van milieuvriendelijke producten. Zo maken wij
van de arbeidsomstandigheden.
BrandPremiums wil een bijdrage leveren aan het
onder meer alleen gebruik van schoonmaakmiddelen
terugdringen van de hoeveelheid verpakkingen en
zonder chloor, navulbare flacons en milieuvriendelijk wc-
Transport
het scheiden van bedrijfsafval. Hiertoe hebben wij al
papier. Daarnaast maakt BrandPremiums gebruik van
BrandPremiums ziet het als haar taak om de
verschillende maatregelen genomen, waaronder:
een digitale nieuwsbrief en versturen wij geen geprinte
milieubelasting als gevolg van transport terug te dringen.
•
catalogi en/of folders.
Wij stimuleren het fietsgebruik onder onze medewerkers door het aanbieden van een fietsplan. Bovendien wordt
het verschaffen van faciliteiten om afval te scheiden en apart in te zamelen;
•
het openbaar vervoer gepromoot.
het gebruikmaken van bulk in plaats van
Brandpreventie
stuksverpakkingen waar mogelijk;
Het verschaffen van een veilige werkomgeving is
•
het hergebruiken van verpakkingen;
een verantwoordelijkheid van BrandPremiums, doch
BrandPremiums BV kiest bij voorkeur transportpartners
•
het hergebruiken van kladpapier en oude prints;
ongelukken kunnen voorkomen.
die verantwoordelijkheden nemen aanzien van het
•
het terugdringen van het aantal printen per jaar;
Ter bescherming van onze medewerkers bij brand
milieu.
•
het dubbelzijdig printen en kopiëren;
zijn in het pand verschillende rookmelders en
•
het attenderen van onze klanten om emails alleen uit
sprinklerinstallaties geplaatst, welke maandelijks
te printen wanneer dit echt noodzakelijk is.
dan wel wekelijks worden getest. Bovendien zijn er
Energiebesparing BrandPremiums streeft naar een voortdurende
brandblussers, noodbellen en haspels aanwezig.
energiebesparing. Daarom vinden we het belangrijk dat
Watergebruik
Daarnaast heeft het pand verschillende nooduitgangen
de medewerkers op het energiegebruik letten. Schakel
Wij vinden het belangrijk om het watergebruik binnen
die duidelijk zijn aangegeven en er bestaat een
altijd de verlichting uit bij het verlaten van het kantoor en
ons bedrijf zo minimaal mogelijk te houden. Om dit
ontruimingsplan.
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 6
Artikel 1.3
MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN VEILIGHEID Eerste hulp bij ongevallen
Wet- en regelgeving t.b.v. productveiligheid
Wij doen er alles aan om ongevallen te voorkomen,
Het beleid van BrandPremiums BV is alle wet-
echter uitsluiten kan men ze nooit.
en regelgeving, die van toepassing is op de
In geval van letsel welke deskundige behandeling
productveiligheid, na te leven.
vereist, kan er contact worden opgenomen met de floormanager die in het bezit is van een BHV/EHBO-
Hieronder vallen in ieder geval de volgende wetten en
diploma. Ook kun je je wenden tot de congierge bij de
regels:
receptie. In het pand is een defibrillators aanwezig.
•
AZO
Blijf ten alle tijden bij het slachtoffer aanwezig, observeer
•
Cadmium
de situatie en neem direct telefonisch contact met 112.
•
CE
•
EN471
Richtlijnen kantoorveiligheid
•
EN71
BrandPremiums attendeert haar medewerkers op de
•
REACH
mogelijke gevaren op kantoor en heeft daarom richtlijnen
•
RoHS
opgesteld ten behoeve van kantoorveiligheid;
•
WEEE
•
houdt altijd de trapreling vast bij het op- of aflopen van de trap;
BrandPremiums BV heeft de aspiratie om alleen zaken
•
wees extra voorzichtig als je je door het kantoor
te doen met leveranciers die zich aan de van toepassing
verplaatst met warm water, neem bij voorkeur dan
zijn de wet- en regelgeving houden.
de lift; •
let op bij het openen en sluiten van de schuiframen in het kantoor, sluit of open deze bij voorkeur met twee personen;
•
het is niet toegestaan te bellen of anderzins gebruik te maken van je mobiele telefoon in het verkeer.
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 7
Artikel 1.4
BEDRIJFSMIDDELEN EN INFORMATIE Financiële middelen van de onderneming
met vertrouwelijke informatie omgaan hebben een
Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juiste
geheimhoudingsplicht.
gebruik, de bescherming en het behouden van de
Ongeoorloofde bekendmaking van dit soort informatie
financiële middelen van de onderneming. Deze
kan BrandPremiums schade berokkenen en kan
middelen bestaan onder meer uit contant geld,
disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben.
creditcards, nota’s en bonnen. Het is van essentieel belang deze te beschermen tegen misbruik, verlies
Alle e-mail- en internetarchieven of communicaties
of diefstal. Alle claims, bonnen, nota’ s en rekeningen
die die zijn gecreëerd, of zijn opgeslagen op
moeten correct en volledig zijn.
BrandPremiums’ elektronische communicatiesystemen worden beschouwd als archief van het bedrijf.
Computergebruik, internet en email
BrandPremiums kan, onder bepaalde omstandigheden,
Een goed functionerende computertechnologie en
de noodzaak hebben om emailcommunicatie te
infrastructuur is van essentieel belang voor ons zakelijke
onderzoeken en behoudt zich het recht voor deze te
succes.
lezen, weer te geven en te kopiëren en internetactiviteit te controleren.
Iedere medewerker die gebruik maakt van een computer en het netwerk heeft dan ook de taak deze middelen
Deze richtlijnen zijn van toepassing op alle werknemers
op een verantwoorde wijze te gebruiken voor het doel
van BrandPremiums, maar ook tijdelijke werknemers,
waarvoor zij zijn bestemd.
consultants, functionarissen van het bedrijf en directeuren in hun elektronische communicaties en
Persoonlijk (niet-zakelijk) gebruik moet redelijk zijn en
bedrijfsactiviteiten.
dient tot een minimum beperkt te blijven. Vertrouwelijkheid Iedere medewerker heeft de plicht zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Medewerkers die ©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 8
Artikel 1.5
NALEVING
Medewerkers In deze bedrijfstak zijn kwaliteit en inzet van de medewerkers en aandacht voor de klant sleutelfactoren in de bedrijfsvoering. Het is daarom van essentieel belang dat de medewerkers op een integere wijze handelen en behandeld worden. Dat betekent dat zij op de hoogte moeten zijn van dit Personeelshandboek en daar naar eer en geweten naar moeten handelen. Wanneer deze normen niet naar behoren worden nageleefd schaden zij niet alleen zichzelf, maar ook hun collega’s en BrandPremiums als geheel. Schending van deze Gedragscode kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Partners en leveranciers Wij verwachten van onze partners en leveranciers dat zij zich houden aan de uitgangspunten van dit Personeelshandboek. Indien wij vaststellen dat er in strijd met dit Personeelshandboek wordt gehandeld, behouden wij ons het recht voor om de commerciële relatie te beëindigen.
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 9
Artikel 1.6
WET- EN REGELGEVING
De producten van BrandPremiums dienen op alle
bedraagt en producten met een cadmiumhoudende
4. EN 471
fronten te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
oppervlaktelaag waarin stof of verf is gebruikt met een
EN471 is een norm die de vereisten bepaalt die
Hieronder kan een samenvatting daarvan worden
cadmiumgehalte van meer dan 100 milligram per kilo.
gesteld worden aan beschermende kleding met als
gevonden.
doel om visueel de aanwezigheid van de drager aan 3. CE-certificering
te geven, zowel in daglicht, als bij verlichting door de
1. Azo
De CE-markering geeft aan dat het product voldoet aan
koplampen van auto’s. Deze vereisten betreffen de
Azo zijn kleurstoffen die door het rechtstreeks op de
de daarvoor geldende regels binnen de Europese
gebruikte materialen, het ontwerp, hun kleur en hun
huid te dragen schadelijk kunnen zijn voor de algemene
Economische Ruimte. CE staat hierbij voor Conformité
weerkaatsingsgraad.
gezondheid. Vandaar dat in het Warenwetbesluit Azo-
Européenne, wat zoveel betekent als in
kleurstoffen 1998 is bepaald, dat het verboden is azo-
overeenstemming met de Europese regelgeving. De
5. EN 71
kleurstoffen in textiel- en lederproducten te verwerken,
CE-markering is een wettelijk verplichte aanduiding op
EN71 bevat gedetailleerde veiligheidsvoorschriften
tenzij ze aanwezig zijn als pigment.
producten die onder een van de “Nieuwe Aanpak”
voor speelgoed(sets). Zo zijn er onder andere eisen
-richtlijnen vallen. Dat zijn bijvoorbeeld elektrische
gesteld ten aanzien van de mechanische en fysische
2. Cadmium
apparaten, machines, speelgoed, liften,
eigenschappen, de brandbaarheid, de migratie van
Cadmium is een metaal dat voornamelijk als bijproduct
meetinstrumenten (water-, gas- en elektriciteitsmeters,
bepaalde elementen en de bescherming van kinderen
uit zinkerts wordt gewonnen. Net als lood en zink hoort
weegschalen enz.) en persoonlijke
beneden de drie jaar.
het tot de groep zware metalen, welke al in kleine
beschermingsmiddelen (veiligheidshelmen,
hoeveelheden schade aan het milieu en de gezondheid
signalisatiekleding en dergelijke).
6. REACH
van de mens kunnen berokkenen.
Met het aanbrengen van de CE-markering geeft de
Reach staat voor Registration, evaluation, authorization
Het Cadmiumbesluit 1999 verbiedt het gebruik van
producent of importeur aan dat hij voor het betreffende
and restriction of chemicals en is een verordening die
cadmium als pigment, kleurstof, stabilisator en
product een conformiteitverklaring heeft opgesteld. In
ruim zestig bestaande verordeningen en richtlijnen
oppervlaktelaag. Verder verbiedt het besluit het
deze conformiteitverklaring is de producent of importeur
vervangt. Elk product dat met hulp van chemicaliën is
produceren, importeren, verhandelen en het op voorraad
verplicht aan te geven dat het product voldoet aan alle
gemaakt of wat chemicaliën bevat is onderdeel van
hebben van onder meer producten waarin pigment,
van toepassing zijnde Europese richtlijnen. Daarnaast is
Reach.
kleurstof of stabilisator is gebruikt en waarvan het
de producent of importeur verplicht zich aansprakelijk te
De kern van Reach is dat een bedrijf in principe van
cadmiumgehalte meer dan 100 milligram per kilo
stellen voor zijn product.
alle stoffen dat het produceert, verwerkt of doorgeeft
©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 10
Artikel 1.6
WET- EN REGELGEVING
aan klanten, de risico’s moet kennen en maatregelen moet benoemen om die risico’s te beheersen. Hierdoor moeten importeurs (degene die een artikel/goed voor het eerst op de Europese markt brengt) op de hoogte zijn van alle individuele stoffen in de producten en enkele daarvan aangeven bij het bereiken van 1% van het totale gewicht per product en bij het invoeren van > 1000 kilo. 7. RoHS RoHS staat voor Restriction of Hazardous Substances en is een richtlijn ter beperking van de toepassing van bepaalde gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur. De EU Richtlijn legt het gebruik van 6 gevaarlijke materialen aan banden in de productie van dergelijk apparatuur. 8. WEEE WEEE staat voor ‘Waste from Electrical and Electronic Equipment’ en is een regeling inzake inzameling, verwerking, recycling en verwijdering van elektrische en elektronische apparatuur. De producent dient het artikel op zo een wijze te fabriceren, dat het milieu hier zo min mogelijk schade wordt aangedaan. Op ieder elektrisch en/of elektronisch apparaat moet de productiedatum te herleiden zijn. Daarnaast dient de wheely ook zichtbaar te zijn. ©BRANDPREMIUMS | Versie 1
BrandPremiums / Gedragscode | 11
BrandPremiums CUSTOM MADE PREMIUMS & MERCHANDISE
Keizersgracht 125 - 127 | 1015 CJ Amsterdam | T +31 (0)20 470 36 91 | E
[email protected] | www.brandpremiums.nl
