CT-EcoSTAT. Integrált Gazdasági Rendszer

CT-EcoSTAT Integrált Gazdasági Rendszer

1

Néhány szó a CompuTREND Kft.-rôl

2

A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztésének alapelvei

5

A CT-EcoSTAT rendszer és moduljainak ismertetése

5

Pénzügyi és áfa-nyilvántartás

8

Fôkönyvi könyvelés

9

Tárgyi eszköz könyvelés

10

Kötelezettség-vállalás – Rendelés – Szerzôdés-nyilvántartás

11

CashFlow – likviditás-menedzselô program

15

Projektnyilvántartó modul

17

Anyag és kis értékû tárgyi eszköz-nyilvántartó modul

19

Leltárnyilvántartás

19

A Dietetikai és élelmezési,valamint az Ebédjegy-kezelô modul

21

Kiküldetés-nyilvántartás

21

Költségvetés-tervezô modul

21

Letéti pénztár modul

22

Munkalap nyilvántartó modul és Munkalapigénylô modul

24

Gépjármû üzemeltetési modul

24

Mûtéti anyagfelhasználás

25

Osztályos anyagkezelô és anyagigénylô modul

26

Intézeti igénylés elbíráló modul

27

Lakástörlesztések nyilvántartása

28

Nyugdíj nyilvántartó modul

29

Lakbér nyilvántartó modul

29

Paraméterkezelô modul

31

Védelmi rendszer kezelô modul

31

Listageneráló és kezelô modul

2

Néhány szó a CompuTREND Kft-rôl Cégünk 1986 óta fejleszt költségvetési intézmények számára gazdasági és gazdálkodási programokat, majd programcsomagokat. Elsõ termékeink – amelyeket CTGAZD összefoglaló néven szerveztünk egy programcsomaggá – a kor lehetõségeinek megfelelõen DOS-os felületen dBase adatformátummal készültek. A programok fejlesztése során kezdettõl arra törekedtünk, hogy technikailag és gazdaságilag elérhetõk legyenek partnereinknek. Informatikai szempontból a legjelentõsebb változást a CT-EcoSTAT rendszer útjára bocsátása jelentette. Ez már korszerû, nagy megbízhatóságú adatbázis-kezelõkön (Oracle, MS-SQL) mûködtethetõ programcsomag, és grafikus képernyõi is a kor követelményeinek megfelelõek. Az Internet fejlõdése mára lehetõvé tette, hogy a rendszert kedvezõ havidíjas alkalmazás-szolgáltatásként (ún. ASP formában) is tudjuk kínálni kisebb partnereinknek. Az alkalmazásszolgáltatás elõnye, hogy az intézménynek vagy hivatalnak nem szükséges szervert és adatbázis-kezelõt beszereznie, üzemeltetnie, a rendszerhez egy egyszerû internet kapcsolaton keresztül tud kapcsolódni. A szakmai fejlõdést úgy értük el, hogy a gazdaság és a gazdálkodás, valamint az ahhoz kapcsolódó területek egyre nagyobb részére terjesztettük ki megoldásunkat. Ezt részben saját fejlesztésû moduljainkkal, részben pedig a kapcsolódó (szakmai, bér-munkaügyi) mûködõ rendszerekhez történõ kapcsolat kialakításával értük, érjük el. A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztése és bõvítése folyamatos. Legújabb fejlesztéseink az Oracle Business Intelligence alapú modern vezetõi lekérdezõ modul, melyet CT-EcoVIR néven kínálunk. Szintén új fejlesztésünk a CT-EcoDIGIT elektronikus bizonylatkezelõ modul, mely lehetõvé teszi, hogy a bizonylatokat elektronikusan tároljuk a rendszerben, ne kelljen papírokat nyomtatni és mozgatni az irodák

között. Ennek a modulnak a segítségével lehetõvé válik, hogy a felhasználók akár egyidejûleg is használják ugyanazt a bizonylatot, biztosítja az elektronikus utalványozás lehetõségét. A CT-EcoMARKET új webes modul segítségével az ajánlatkérési folyamat egyszerûsíthetõ. Ezt a modult fõleg azon partnereink számára ajánljuk, akik nagy mennyiségben szereznek be anyagokat. Nagy gondot fordítunk arra, hogy ne csak eladjuk a programterméket, hanem használat közben is magas színvonalúan támogassuk partnereinket. Azokon a területeken, mint a gazdaság, a gazdálkodás, ahol igen gyakran változnak a szabályok és a rendszer használóinak szoros határidôkhöz kell alkalmazkodniuk, legalább olyan fontos, hogy „értô” szakemberekhez fordulhassanak partnereink, mint az, hogy megbízható és mindenkor a jogszabályoknak megfelelô programokat fejlesszünk. Cégünk szervezeti felépítése is alkalmazkodik ezekhez az elvárásokhoz, hiszen munkatársaink fele szoftverfejlesztõ, másik fele tanácsadó. Tanácsadóink olyan szakemberek, akik maguk is dolgoztak – az esetek döntô részében vezetô pozícióban – felhasználói oldalon, tehát pontosan tudják, hogy milyen feladatokkal kell partnereinknek megbirkózniuk. Kiemelten fontosnak tartjuk, hogy folyamatos kapcsolatot tartsunk Partnereinkkel. A tanácsadási és támogatási tevékenység biztosítása során igyekszünk mindazokat a korszerû eszközöket (WEB-es támogatás, távoli adatkarbantartás stb.) használni, amelyekkel munkatársaink rövid idõ alatt válaszolhatnak a feltett kérdésekre illetve szükség esetén azonosíthatják és megoldhatják a felmerülõ problémákat. Büszkék vagyunk arra, hogy a 2008-ban érkezett bejelentések 96,7%-át egy munkanapon belül megválaszoltuk. A CT-EcoSTAT rendszert ma már több mint 200 partnerünk használja megelégedéssel. Felhasználóink között megtalálhatóak megyei és települési önkormányzatok, központi költségvetési intézmények, egészségügyi intézmények, oktatási intézmények, idõsek otthonai, állami tulajdonban lévõ vállalkozások és egyéb költségvetési intézmények.

1

A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztésének alapelvei A programrendszer kialakításakor a következô alapelveket tartottuk szem elôtt: A törvényi szabályozásnak megfelelô mûködés Korszerû szoftver megoldás " Folyamatvezérelt mûködés " Testreszabhatóság WEB-es lekérdezési lehetôség Skálázhatóság Kedvezô ár/használati érték arány Alkalmazhatóság hierarchikus rész-szervezetek esetében Alkalmazhatóság fizikailag elkülönült rész-szervezetek esetében

A törvényi szabályozásnak megfelelô mûködés

2

Aki költségvetési szervezeteknek készít programokat, annak tudnia kell, hogy e szervezeteknek a könyvvezetését, gazdálkodását igen részletes – és évrôl évre változó – törvények és rendeletek szabályozzák. Mivel maga az államháztartás szigorúan hierarchikusan épül fel, részletesen szabályozott beszámolási kötelezettségekkel, ezért elôször is ezeknek a követelményeknek kell megfelelnie a rendszernek.

Korszerû szoftver megoldás Ma már tarthatatlan, hogy milliárdos költségvetésû szervezetek, önkormányzatok, olyan szoftvereszközökkel dolgoznak, amelyek technikailag teljesen elavultak. Ezek a programok általában DOS-os környezetben futtathatók, egyidejûleg csak egy gépen használhatók. Pedig a mai korszerû Windows 2000, Windows XP vagy Windows Vista operációs rendszer kifejezetten nem támogatja a DOS-os alkalmazásokat, és a csoportos munkavégzés a hatékonyság feltétele. Mindezeket messzemenôen szem elôtt tartava olyan megoldást kínálunk, • amely korszerû, nagy megbízhatóságú (SQL alapú) adatbázis kezelôt használ; • amelynek egyes moduljai egyetlen adatbázis adatait kezelik, tehát mindenki rendelkezésére áll az esetlegesen más modulokban rögzített összes szükséges információ (a rendszer tehát integráltsága folytán megvalósítja az „egy adatot csak egyszer rögzítünk” elvet); • amellyel több terület kapcsolódhat be a munkavégzésbe; • amelynek sokoldalú védelmével mindenki láthatja a számára szükséges (engedélyezett) adatokat, de csak azokat, amelyek engedélyezettek számára.

Folyamatvezérelt mûködés A CT-EcoSTAT Rendszer kialakítása során a „folyamatvezérelt mûködés” elvét követtük, amely azt jelenti, hogy valamennyi egymásra épülõ folyamat kezelését úgy alakítottuk ki, hogy „kikényszerítsék” a felhasználótól a folyamat végigviteléhez szükséges lépések elvégzését.

Testreszabhatóság A rendszer széleskörûen paraméterezhetõ, tehát „testre szabható”, azaz nem az Önök mûködését igyekszünk a programhoz igazítani, hanem a programot az Önök mûködéséhez.

WEB-es lekérdezési lehetôség A CT-EcoSTAT rendszerhez kifejlesztettük a CT-EcoWEB fantázianevû lekérdezô rendszert. Ezzel a programcsomaggal egy egyszerû internetes böngészô programmal lekérdezhetjük a CT-EcoSTAT rendszer adatait akár az intraneten (a belsô hálózaton), akár megfelelô beállítások és tûzfalak alkalmazása esetén interneten keresztül a világ tetszôleges pontjáról. Ennek az eszköznek az elkészítésével az volt a célunk, hogy a jogosult felhasználóknak hozzáférhetôvé tegyük a CT-EcoSTAT rendszerben rögzített adatokat anélkül, hogy közvetlenül az adatbázishoz kellene kapcsolódniuk, illetve hogy magát a CT-EcoSTAT rendszer bármely modulját futtatniuk kellene. A használathoz elegendô egy – gyakorlatilag minden Windows operációs rendszert használó számítógépen megtalálható – internetes böngészô program, mint például az Internet Explorer. Amennyiben a felhasználó rendelkezik a megfelelô jogosultságokkal, akkor akár szállodai szobájából is lekérdezheti hordozható számítógépérõl a számára engedélyezett információkat.

Skálázhatóság A CT EcoSTAT olyan – a szó valódi értelmében – integrált rendszer, amely a minisztériumoktól kezdve a több tízmilliárd forintos költségvetésû szervezeteken keresztül, a néhány munkaállomást alkalmazó önkormányzatokig és egészségügyi szolgálatokig, igen széles körben alkalmazható. Ma már a rendszert több mint 200 költségvetési szervezet, illetve költségvetési szervezetbôl átalakult kft. vagy kht. használja. Bár a kétféle szervezet könyvvezetése eltér egymástól, a rendszer mindkét változata azonos funkcionalitású, azonos kezelésû.

A CT-EcoSTAT/LAN verziót azoknak a partnereinknek ajánljuk, akik egyetlen telephelyen, egyetlen lokális hálózaton használják a rendszert. Ehhez a változathoz 100 MBites számítógéphálózatot javasolunk. A CT-EcoSTAT/WAN verziót azoknak ajánljuk, akik több telephelyen, a telephelyeken belül egyetlen lokális hálózaton, de a telephelyek között már nem saját hálózatuk felhasználásával üzemeltetik a rendszert. A WAN verzió fejlesztésekor sikerült olyan megoldást találnunk, amely – a ma kapható ADSL vonalakkal – csak minimális sebességi kompromisszumot igényel a távoli telephelyek felhasználóitól. A WAN verziót elsôsorban önkormányzatoknak ajánljuk, ha nemcsak az önkormányzat épületében kívánják mûködtetni a rendszert, hanem önálló vagy részben önálló intézményekben is.

Kedvezô ár/használati érték arány A programrendszert – amely teljes mértékben hazai fejlesztésû – olyan áron és feltételekkel kínáljuk, amely maximálisan alkalmazkodik a költségvetési szervezeteknek a mai magyar valóság által meghatározott pénzügyi lehetôségeihez.

Alkalmazhatóság hierarchikus részszervezetek esetében Ma már a költségvetésben számos esetben olyan információra is szükség van, amely nem kapható meg a beszámolási kötelezettség elôállítására alkalmas programokkal. Az országszerte megyei kirendeltségekkel, részben önálló intézményekkel rendelkezô hivatalok, az önkormányzatok, melyek 20-30 hozzájuk tartozó intézményt fognak össze, mindnyájan az összesített adatok mellett részletes adatokat szeretnének kapni az egyes „leányaikról”, sôt azt szeretnék, ha ezek a „leányok” a saját adataikat bármikor elérhetnék.

Alkalmazhatóság fizikailag elkülönült részszervezetek esetében A hierarchikus szervezetek általában fizikailag is távol helyezkednek el egymástól, legalábbis elég távol ahhoz, hogy egy helyi hálózatba ne lehessen ôket összekötni. Ebben az esetben már olyan programokat kell adni, amelyek megfizethetô áron alkalmasak a távoli kapcsolatok kezelésére is. Erre a célra szolgál a CT-EcoSTAT/WAN verzió.

3 CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer:

EcoWeb – Web-ee s lekérdezések (Intranet és Internet is)

VEZETÉST TÁMOGATÓ MODULOK Vezetõi Információs Rendszer CT-C C ashFlow – Likviditás menedzselõ modul Projekt nyilvántartó modul Gazdasági Modulok

Gazdálkodási modulok

Élelmezés

Speciális modulok

Fõkönyvi könyvelés

Pénzügyi és ÁFA nyt.

Kötelezettségvállalás

Dietetika, étlapkezelés, létszámadatok, kiszabás

Kiküldetés nyt.

Letéti pénztár

Tárgyi eszköz nyt.

Anyag és kis értékû eszközök nyt.

Rendelés és szerzõdés nyilvántartás

Ebédjegy nyilvántartás

Gépjármû nyt.

Mûtéti anyag nyt.

Leltár

Munkalapok kezelése

Intézeti igénylés elbíráló és keretkezelõ modul

Osztályos beteglétszám rögzítõ

Idõsek otthona, nyugdíj nyt.

Lakbér nyt.

Vonalkódos leltár

Munkalapok igénylése

Osztályos igénylõ és készlet nyilvántartó rendszer

Ebédjegy igénylõ

Lakástörlesztés

Segélyek nyt.

Rendszertechnikai modulok Paraméterkezelõ

Védelmi rendszer

Listakezelõ

A CT-EcoSTAT rendszer ismertetése A program filozófiája A program grafikus – Windows – felületen mûködik, a mûködés elve kliens/szerver architektúrájú. A program MS-SQL vagy ORACLE adatbázis kezelôt képes használni. (Oracle adatbázis kezelô használata esetén ingyenes Linux operációs rendszert javaslunk a szerveren használni.) A programcsomag önálló ügyviteli szoftverként alkalmazható, olyan speciális interfészekkel, amelyekkel szervesen illeszthetô a Magyarországon forgalomban lévô szakmai informatikai rendszerekhez. A fejlesztés során a CompuTREND különös figyelmet fordított arra, hogy a program megfeleljen a költségvetési szervekkel szemben támasztott követelményeknek. A rendszert úgy fejlesztettük ki – tudva azt, hogy számos, jelenleg még költségvetési szervezet formájában mûködô intézmény átalakulása folyik gazdasági társasággá vagy non-profit társasággá (ilyenek például az egészségügyi intézmények, egyes önkormányzati intézmények stb.) –, hogy az áttérés zökkenômentes legyen ezeknek a szervezeteknek is. A programrendszer kialakításakor és folyamatos rendszerkövetésekor kiemelten gondot fordítunk arra, hogy moduljai megfeleljenek a következõ jogszabályok mindenkor aktuális állapotának: • A 2000. évi C. törvény a számvitelrôl, ide értve a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetekre vonatkozó speciális szabályokat, továbbá a közhasznú társaságokra (kht.-k) és a – kht.-ket felváltó – közhasznú kft.-re vonatkozó speciális szabályokat. • A rendszer Pénzügyi és áfa-nyilvántartó modulja megfelel a 24/1995. (XI. 22.) számú pénzügyminiszteri rendeletet módosító 8/1999. (III. 5.) rendelet 2.§-ban foglaltaknak, az ott megfogalmazott szoftvertechnikai és pénzügy (adó-) technikai követelményeket kielégíti. • A programrendszer mindenkori verziói megfelelnek az államháztartás szervezeteinek sajátos beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét szabályozó – és azóta minden évben módosított – 249/2000. (XII. 24.) kormányrendeletben foglaltaknak.

Pénzügyi és ÁFA-nyilvántartás A program alkalmas valamennyi pénzügyi nyilvántartási és az áfával kapcsolatos feladat elvégzésére, a jogszabályokban elôírt módon. (Ideértve azt is, hogy tiszta képet kaphatunk követeléseinkrôl és tartozásainkról.) A programmal végezhetô tevékenységek:

Bejövô számla iktatása Kimenô számla készítése (valutás és több nyelvû számla is) Kollaudálással kapcsolatos információk kezelése Elektronikus átutalás a kincstárral és az ország szinte minden bankjával (szükség esetén a papír alapú átutalás nyomtatása is megoldható) Banki nyilvántartás (a banki kivonatok a legtöbb bank esetében a banki terminálról visszatölthetôk) Pénztárnyilvántartás (bizonylatnyomtatás, pénztárnapló, címletjegyzék készítése, elôleg nyilvántartása stb.) Folyószámla nyilvántartás Áfa-kimutatás (ABEV programba való adatok betöltésével) Egyeztetô levelek és fizetési felszólítások készítése Késedelmi kamatterhelô levelek elkészítése, a késedelmi kamatok nyilvántartása Negyedéves, év végi zárás (költségvetési szervezetek esetében)

5

6

Az alábbiakban bõvebben ismertetjük a program jellemzõit: • A számlaiktatást és a kimenõ számlakészítést teljes körûen elvégzõ funkciók. A számlákkal kapcsolatosan valamennyi mûvelet a vonatkozó – és gyakran változó – jogszabályoknak megfelelõen végezhetõ el. A rendszer gondozása során cégünk nagy súlyt helyez a folyamatos jogszabálykövetésre. A számlák iktatása során a rendszer valamennyi áfafajtát (ide értve a kompenzációs felárat is) kezeli. • A számlaiktatáshoz kapcsolódóan a számla kiadható leigazolásra, a leigazoláson lévô számlák helye és útja követhetô. (Ezek a funkciók jelentik a kapcsolatot a kötelezettség-vállalással.) Ezzel a lehetôséggel az intézeten belül követhetô a számla útvonala (kollaudálásra kiadás, visszaérkezés stb.). Átadási/átvételi jegyzék nyomtatható, akár dolgozói aláírási lehetôséggel. • A számlákhoz úgynevezett kronológia kapcsolódik, amelyben lekérdezhetjük, hogy ki rögzítette a számlát, ki, mikor, milyen adatát milyen értékre módosította, mikor és ki végezte az átutalást, illetve a banki vagy pénztári kifizetést. • Ugyancsak a számlák iktatásához kapcsolódóan elvégezhetô az 58/59-es táblák kitöltéséhez szükséges információk rögzítése. Ezek szerint fogja majd a rendszer elkészíteni azokat a listákat, amelyek alapján a táblák kitölthetôk. A számlák iktatásával egyidejûleg elôállíthatók az utalványlapok, amelyeket az intézmény igénye szerint egyedileg is elô lehet állítani. • Komplett pénztári rendszer, amellyel a pénztáros minden, a munkájával kapcsolatos tevékenységet elvégezhet, elkészítheti a kinyomtatott bizonylatokat, a napi pénztári jelentéseket és a címletjegyzéket is.

• A programmal lehetôség nyílik valutás számla készítésére és árfolyam különbözet kezelésére is. • Készíthetô német és angol nyelvû számla is. (Kívánságra más nyelvû számlák is elôállíthatók.) • A rendszer a vevôi és a szállítói folyószámlákat a kiegészítô kódokkal, akár részintézményekre bontva elemi szinten is képes kezelni. • A program a rögzített adatok alapján teljes körûen elvégzi az áfa-feldolgozást, ide értve az áfa-arányosítást is. Elôállítja az áfa bevallásához szükséges információkat, ide értve a szükséges analitikákat és összesítéseket is. Az áfa-bevallás szervezeti kódonként is elkészíthetô. A szervezeti kód segítségével az áfa-arányosítást is szétbonthatjuk. Ezzel az olyan intézményekben, ahol a részben vagy teljesen önálló intézmények kezelését központilag végzik (például „kis kincstárat” üzemeltetnek), ott a külön-külön adószámmal rendelkezô intézményeknek külön áfa-bevallások készülhetnek.

• Az áfa-kimutatásokról és a tételekrôl mindazok a listák elkészíthetôk, amelyek a törvényi elôírások alapján szükségesek az áfa-bevallások dokumentálásához. Az APEH által megadott ABEV elektronikus formátumban is elkészíthetôk a havi áfa-bevallások. • A programmal biztonságosan kezelhetô a házipénztár adminisztrációja. Komplett pénztári rendszer, amellyel

•

•

•

• •

a pénztáros minden tevékenységet elvégezhet: megoldható a kézi bizonylatírás, kinyomtathatók a bevételi és kiadási bizonylatok, a napi pénztári jelentések és a címletjegyzék. Több pénztár párhuzamos kezelésére is alkalmas a program. A banki feldolgozás segítségével lehetôvé válik, hogy az intézmény – függetlenül a fôkönyvi könyvelés naprakészségétôl – folyamatosan információkat kapjon a szabad pénzeszközök helyzetérôl. A számlafeldolgozásba, valamint a banki és pénztári feldolgozásba is beépített kulcsszó kezelési rendszerrel a még pénzforgalomban meg nem jelent számlákról, kifizetésekrôl is információkat kaphatunk. A rendszerben található Szervezet egység kódokkal, Munkaszámokkal, Gyûjtô-, Téma-, Egység-, Feladatkódokkal sokféle speciális gyûjtést végezhetünk el. Ezek a gyûjtések alkalmasak arra, hogy elkülönítetten kezeljük a részintézmények adatait, önálló lekérdezéseket készítve számukra. A kiegészítô kódokkal például a finanszírozási forrás vagy a területi elhelyezkedés szerint különkülön is információkat nyerhetünk a rendszer adataiból – bármely idôpillanatban – többletmunka nélkül. Részletes listák készíthetôk a tartozásokról és a követelésekrôl. A program képes elektronikus banki kapcsolatokat kezelni, elektronikus feladást készíteni a Magyar Államkincstár és a Magyarországon mûködô jelentôsebb pénzintézetek banki termináljainak. Ugyancsak alkalmas arra, hogy számos banktól a banki terminálról – elektronikus formában – vissza tudja tölteni az adott nap banki kivonatának tételeit.

Fôkönyvi könyvelés A CT-EcoSTAT Fôkönyvi modulja akár pénzforgalmi, akár vállalkozói könyvelésre is alkalmas. A pénzforgalmi szemléletû könyvelés vezetésére a költségvetés szabályai szerint gazdálkodó szervezetek kötelezettek, a vállalkozói könyvelést pedig a vállalkozások és a közhasznú tevékenységet folytató társaságok (korábban kht.-k, most közhasznú kft.-k) használják. A program e mellett képes üzemgazdasági szemléletû könyvvezetésre is, amit költségvetési szervek szoktak használni a pénzforgalmi könyvelés mellett.

•

A háromféle könyvelés – pénzforgalmi, vállalkozói, üzemgazdasági – messzemenôen alkalmas arra, hogy informálja a vezetôket, illetve elkészíthetôk legyenek azok a beszámolók, amelyek minden szervezetnek kötelezôk.

8

Számos költségvetés szerint gazdálkodó szervezetben – gondolunk itt például a speciálisan finanszírozott egészségügyi szervezetekre – szükséges, hogy az egyes osztályok, részlegek tényleges teljesítményét mérhessük, megítélhessük, s így üzemgazdasági szemléletû könyvelést is vezessünk. A CT-EcoSTAT rendszer lehetôvé teszi, hogy ne kelljen külön vezetni a kétféle szemléletû könyvelést, hanem átjárás van a kettô között, könyvelési adatokat képes átvenni ez egyik fôkönyvbôl a másikba. (Célszerû elsôdlegesen az üzemgazdasági könyvelést vezetni, hiszen a számla elôbb érkezik, mint annak kifizetése.)

•

•

•

•

A program jellemzôi: • A program használója megfelelhet beszámolási kötelezettségének, és emellett a gazdálkodás operatív igényeit is maradéktalanul kielégíti. • Pénzforgalmi és egyidejûleg üzemgazdasági szemléletû könyvelés is lehetséges jellemzôen egyszeres adatfeldolgozással. • A pénzforgalom könyvelése a Pénzügyi programban rögzített adatok alapján mûködik, így a fôkönyvben már nem kell sem bankot, sem pénztárt rögzíteni, sôt negyedévente „szállítózni” sem kell. • Lehetôség van a pénzügyi rendszerben elôkontírozást végezni, és ezeknek a tételeknek az automatikus könyvelésére a fôkönyvben. Az automatikus kontírozás vagy az események elôre rögzítése a törzsadatok között és használata a pénzügyi rendszerben jelentôsen gyorsíthatja a fôkönyvi könyvelést. Az automatikus kontírozást azoknak a partnereinknek javasoljuk, akiknél számos hasonló tétel jelenik meg, mert így már felvitelük pillanatában teljesen kezelhetôk. Azoknak a szervezeteknek, amelyek csak kis létszámú gazdasági apparátussal dolgoznak, javasoljuk a pénzügyben, a számla felvitellel egyidejûleg a kontírozást, hiszen az

•

esetek többségében úgyis ugyanaz a személy végzi a kétféle tevékenységet. Hétféle kiegészítô kóddal további, az alapkönyveléstôl független „könyveléseket” is vezethetünk az alapkönyveléssel egyidejûleg. Tehát adatainkat – az alapkönyvelési információkon túl – további hatféle „metszetben” láthatjuk. A szervezeti egység kódokkal például a részben önálló intézmények adatait tekinthetjük át, mintha külön-külön könyveltünk volna a számukra. A gyûjtôkód, a témaszám és a többi kód pedig alkalmas arra, hogy a különbözô forrásokból származó pénzeket vagy a különbözô speciális felhasználású pénzeszközök felhasználását nyilvántartsuk. Mint látható, a különféle kódok kombinációival például kimutathatjuk, hogy szervezeti egységenként hogyan használják fel a különbözô forrásokból származó pénzeket. A bérfeladás fogadásra kiépített funkció képes a legelterjedtebb bérszámfejtô rendszereket (Nexon, KIR, Orgware, Maxsoft) kezelni, így a bérkönyvelés automatikussá tehetô. Mivel több mint 200 lista van a Fôkönyvi modulban, mind a kötelezô, mind pedig a vezetés által igényelt információk igen széles választékban állíthatók elô. A bevételi és a kiadási listák rugalmasan, összegfokozatok alapján is változtathatók. Az információszerzést segítik a listák adatainak átadása egyes gyakran használt programoknak (Excel, Word, Wordstar). A beépített negyedéves és év végi zárási funkciókkal elô lehet állítani a mindenkori szabályokon alapuló zárást és beszámolót. (Mind a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek esetében, mind pedig a számviteli törvény hatálya alá tartozó szervezetek esetében.) A program számos beépített automatikus ellenôrzést használ, és számos egyeztetô listája van, ami megkönnyíti a hibamentes könyvelést.

Tárgyi eszköz könyvelés A CT-EcoSTAT rendszer Tárgyi eszköz modulja az egyedi nyilvántartású tárgyi eszközökkel, valamint az ingatlanokkal kapcsolatos mennyiségi és értékbeli nyilvántartási, könyvelési feladatok teljes körû végzésére szolgál, mindenkor az éppen aktuális jogszabályoknak megfelelôen. A program használható mind költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek, mind pedig a számviteli törvény szerint gazdálkodó szervezetek adatainak nyilvántartására. • A költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek esetében a modul a nagy értékû tárgyi eszközök és az ingatlanok nyilvántartására alkalmas, tekintettel arra, hogy a kis értékû tárgyi eszközök –használatba vételkor –közvetlenül ötös fôkönyvi számra könyvelhetôk. • A számviteli törvény szerint gazdálkodó szervezet esetében a modul a kis értékû tárgyi eszközök egyedi nyilvántartására és a nagy értékû tárgyi eszközök, valamint az ingatlanok nyilvántartására szolgál. • A modul célja nemcsak az, hogy segítségével a tárgyi eszközöket és az ingatlanokat naprakészen tarthassuk nyilván, hanem az is, hogy a modullal a vezetés egyszerûen és gyorsan valós képet lásson az önkormányzat, az intézmény vagy a gazdálkodó szervezet tárgyi eszköz és ingatlan vagyonáról. • A Tárgyi eszköz modul felépítése révén a munkafolyamatok egymástól teljesen elkülöníthetôen végezhetôk. Külön választhatók a mennyiségi nyilvántartási (raktárosi) feladatok, az eszközök karbantartásával, mûszaki paramétereinek nyilvántartásával és felülvizsgálatával kapcsolatos (mûszaki jellegû) feladatok és a pénzügyi feladatok. A beépített folyamatvezérelt eljárások a felhasználót mintegy „kézen fogva vezetve” segítik. Az állománynövekedések és állománycsökkenések egyszerûen és pontosan rögzíthetôk. • A modul nemcsak a tárgyi eszközök, hanem tartozékaik kezelésére is alkalmas, akárcsak a raktáron lévô tartozékok sorsának követésére. A már meglévô eszközökben, ingatlanokban, valamint a tartozékokban bekövetkezô minden változás rögzítése, sôt a leltári mozgások követése is lehetséges. A leltári mozgások tekintetében mind az alleltári, mind pedig a személyi leltári mozgások követésére alkalmas a rendszer. • Ma már egyre gyakoribb, hogy az intézmény által használt eszközök, nem a saját tulajdonai. Ezért kiemelkedô figyelmet fordítottunk arra, hogy az idegen tulajdonú, valamint az üzemeltetésre vagy kezelésre átadott eszközök nyilvántartása is teljes körû legyen a Tárgyi eszköz modulban. • A modullal az értékcsökkenés a felhasználó gazdálkodási formájának megfelelô idôszakonként számolható el. A költségvetési szervekre jelenleg vonatkozó szabályok szerint negyedévente napra pontosan számolják el az értékcsökkenést, a számviteli törvény

•

•

•

•

•

•

•

•

szerint gazdálkodó szervezetek pedig havonta számolhatják el, így az értékcsökkenés a megfelelô költséghelyekre (amennyiben használ ilyet a felhasználó) feladható. A folyamatban lévô beruházások nyilvántartását is teljes körûen megoldottuk. Ezek konkrét idôpontra aktiválása, esetleges meghiúsulása is pontosan végigvezethetô a programmal. Gyûjthetôk azok a kiadások (számlák), amelyek az adott beruházáshoz tartoznak. A beruházás lezárásakor kiválaszthatók azok a számlák, amelyeket az aktiváláskor figyelembe kívánunk venni, és elvégezhetô a beruházás lezárása, az eszköz aktiválása. A tárgyi eszközbôl átvett adatok alapján hagyományos és vonalkódos leltározás egyaránt végezhetô. Vonalkódok elôállítására is van lehetôség a tárgyi eszköz rendszerben. Az egészségügyi intézményeknek kötelezô ingatlankataszteri nyilvántartást vezetni és meghatározott idôközönként errôl adatokat szolgáltatni. A Tárgyi eszköz modul ezt a mûveletet is elvégzi. A rendszer része a mûszerkataszteri nyilvántartás, amelyben a mûszerek technikai adatai, illetve a karbantartásukra és javításukra fordított költségek, anyagfelhasználás kezelhetôk. Az egészségügyi intézmények mûszereire kötelezô felülvizsgálati rendszer kezelését is beépítettük a Tárgyi eszköz modulba. Tekintettel arra, hogy a CT-EcoSTAT rendszer egyes moduljai egyetlen adatbázison mûködnek, így a más modulban kezelt adatok –mint például a Rendelés modulban az állomány-növekedésekhez tartozó rendelési számok –közvetlenül megadhatók. A pénzügyi rendszerhez kapcsolódóan lehetôség van a szállítók és a vevôk megadására, valamint a számlák hozzárendelésére, akár állomány növekedéskor, akár állomány csökkenéskor (pl. értékesítés). A Tárgyi eszköz modul a CT-EcoSTAT Fôkönyvi moduljának –a gazdálkodási formától függôen –havonta vagy negyedévente feladást készít. Ezt a feladást a Fôkönyvi modul elektronikus formában át is tudja venni. A feladásban a gazdálkodási formának megfelelôen töltik ki az adatokat, költségvetési szervek esetében fôkönyvi számonként szerepelnek az értékcsökkenések, nullára íródások, egyéb fôkönyvi és minden állományi változás. A tárgyi eszköz rendszer minden tekintetben megfelelô analitikát képes szolgáltatni a fôkönyvi rendszernek, tehát a mérlegnek is. A költségvetési szervezetek által készítendô „Immateriális javak és tárgyi eszközök állományának alakulása” címû – közismert nevén 38-as – tábla is elôállítható.

9

Kötelezettség-vállalás – Rendelés – Szerzôdés-nyilvántartás Ezeket a modulokat egy egységként kezeljük, tekintettel arra, hogy együttesen nyújtanak részletes információt a keretek aktuális állapotáról, a felhasználható keretösszegekrôl, a keretekre beérkezett, kifizetett számlák összegérôl. A rendszer integráltsága folytán – a kötelezettségek kimutatásán túl – információ kérhetô a rendelések teljesülésével, az árubeérkezéssel, a tenderek aktuális állapotával kapcsolatban. Mivel jogszabályilag számos tekintetben nem részletesen definiált területrôl van szó, ezért a gazdálkodási rendszer kialakításakor a kötelezettség-vállalás, a megrendelés vagy szerzôdés folyamatainak leképezésén túl az egyik legfontosabb szempont a rugalmasság volt. Ezeknek a moduloknak a használata rendkívül széles tartományba kiterjeszthetô, az intézmény mûködéséhez, szervezeti felépítéséhez igazítható.

A program jellemzôi

10

• A változatos mûködési, szervezeti felépítés miatt, a gazdálkodási rendszer moduljain belül – a többi programhoz képest – lényegesen több, rugalmasabb jogosultság-beállítás lehetséges: nemcsak menü-szinten, hanem tevékenységi körök alapján (melyeket az intézmény határoz meg) szabályozható a használható mûveletek köre. • A gazdálkodói törzs kialakításával meghatározható, hogy a felhasználó, csak azokat a megrendeléseket, szerzôdéseket, számlákat láthassa, amelyek kezelésére joga van. A védelmi rendszer biztosítja, hogy a felhasználónak csak az adott gazdálkodói egységéhez tartozó megrendeléseivel, szerzôdéseivel, számláival lehessen és kelljen foglalkoznia. • A keretek rugalmasan, a felhasználói igényeknek, illetve az adott intézmény szervezeti felépítésének megfelelôen alakíthatók ki. • Megszerkeszthetjük a kereteket fôkönyvi ötösönként (teljesítés, illetve elôirányzat alapján) vagy gazdálkodónként, a fôkönyvtôl függetlenül. (Ez utóbbit nevezzük gazdálkodói keretnek.) Akárcsak a gazdálkodóknál, itt is meghatározható azoknak a kereteknek a köre, amelyeket a felhasználó láthat, és amelyekkel rendelkezhet. • A keretösszegek – a keretkialakításhoz hasonlóan – többféleképpen határozhatók meg. Amennyiben a fôkönyvi számlatükörnek megfeleltetve alakítottuk ki kereteinket, használhatjuk a fôkönyvi elôirányzatokat keretként, de természetesen saját keretösszegekkel is dolgozhatunk. A keretösszeg megadásakor az összegváltozások teljes körû naplózása is megtörténik, így megtudhatjuk a rendszerbôl, hogy adott megrendelés, szerzôdés megkötésekor rendelkezésre állt-e az összeg.

• A keretösszegek megadhatók havi vagy éves szinten is. A keretösszegeket meghatározhatjuk hagyományos módon egy évre elôre vagy – az egészségügyben a finanszírozás függvényében – hónapról hónapra. • A keretösszeg-megadás módjától függôen alkalmazhatunk éves, havi vagy havi-göngyölített keretfigyelést. Beállítható az is, hogy a program ne figyelje a keretet, vagy csak bizonyos kereteket ne figyeljen. • A kötelezettségeket, azok teljesítésének a nyilvántartását a rendelések, szerzôdések nyilvántartásával, kezelésének folyamataival szoros összefüggésben alakítottuk ki. A szerzôdések, rendelések rögzítése, azok elbírálása, elküldése, a megrendelések, szerzôdések számlával igazolása, lezárása a kötelezettség-vállalásban is megjelenik, követhetô a szerzôdések, rendelések változásai a keretgazdálkodásban is. • A kötelezettségek nyilvántartását a program a rendelések, szerzôdések teljes körû kezelésével – beleértve a tender-szerzôdéseket is – végzi. • Az elkészített megrendelések elbírálhatók indirekt módon: adott keretösszegen belül minden megrendelést automatikusan elbírál, a szállítónak feladható; vagy direkt: minden egyes megrendelés külön-külön – számítógéppel, a program segítségével – elbírálható. A direkt elbíráláskor van lehetôség arra, hogy a már elbírált megrendelések egy második szinten is keresztül menjenek, és csak a második szinten elbírált megrendelés küldhetô el a szállítónak. • A számlák igazolása – a CT-EcoSTAT rendszer integráltságának köszönhetôen – a Pénzügyi modullal szorosan együttmûködve történik. (A pénzügyben rögzített számlák azonnal megjelennek a kötelezettség-vállalás rendszerben mint leigazolandó tételek.) • Mind a megrendelések, mind a szerzôdések – beépített kronológiai funkció segítségével – nyomon követhetôk, minden rendeléssel, szerzôdéssel végezhetô mûvelet eltárolódik, vagyis hogy ki, mikor és mit változtatott az adott megrendelésen, szerzôdésen. • A teljes körû kötelezettségvállalás-nyilvántartás érdekében a fôkönyvben lekönyvelt bérek automatikusan átemelhetôk a kötelezettség-vállalásba. • A törvényileg kötelezôen elôírt negyedéves (nullás számlaosztályba való) feladást a program feladja a fôkönyvnek, ahol az automatikusan lekönyveltethetô. A 75-ös beszámoló táblát a program elkészíti a törvényben leírtaknak megfelelôen.

CashFlow – likviditás-menedzselô program A modul kialakításakor olyan eszközt igyekeztünk létrehozni, amellyel könnyen és gyorsan válaszokat kaphatunk az alábbi kérdésekre: Hogyan áll az intézmény szabad pénzkészlete? Milyen várható kifizetések és egyéb kötelezettségek terhelik a közeljövôben a bankszámlát? Mekkora összeggel tartoznak partnereink? Milyen a lejárt tartozásaink összetétele?

A modul céljai A program egyik célja, hogy az eddig manuálisan gyûjtött likviditási adatokat el lehessen készíteni a programmal, ezáltal lényegesen gyorsabban és pontosabban elôállítva az információkat. Különféle módokon és struktúrában képes a készpénzállomány változását megjeleníteni, igazodva a felhasználók és az elemzés, tervezés különféle igényeihez. Ennek során az elmúlt idôszak ki nem fizetett számláiról, illetve a számlával még nem rendelkezô fizetendô tételekrôl is kaphatunk információkat. A program másik célja a tervezéshez kapcsolódik, hiszen jelentôs segítséget nyújt az elôrejelzésben, amellyel az intézet könnyebben ütemezheti fizetéseit és hatékonyabbá teheti gazdálkodását. A tervezés során el lehet készíteni az intézet adott idôszakra szóló pénzügyi, likviditási tervét. Ezt a tervet igény szerint többféleképpen is elô lehet állítani, például a pesszimista, az optimista vagy a realista verziókat is elkészíthetjük az eredeti adatok különbözô mértékû és mélységû (kézi) módosításával. Tervezhetünk hosszabb és rövidebb távra, akár napi bontásban is. Természetesen emellett lehetôségünk nyílik a heti és a havi idôszakok áttekintésére is. A tervezéskor az idôszak végén rendelkezésre álló pénzmennyiséget is megtudhatjuk, tehát a nagyobb bôvítések, befektetések is könnyebben tervezhetôvé válnak. Végezetül elmondjuk, hogy programunk fejlesztésekor fontos feladatnak tekintettük a megfelelô elemzési lehetôségek megteremtését. Ezekkel a módszerekkel a jövôbeli és a múltbeli adatok elemezhetôk. Egyebek között a program segítséged ad a „mi lett volna, ha...”, vagy a „mi lenne, ha...” típusú elemzésekhez. Ezenkívül, a tervezéssel együtt használva terveink pontosságát ellenôrizhetjük a tervés tényadatok összehasonlításával.

Mire használhatjuk? A programmal a felsô vezetés megfelelô információkat kaphat az intézmény készpénz állományának változásairól, illetve likviditásáról, vagyis az azonnali fizetôképességérôl. Az intézmények hatékonyan kezelhetik pénzeszközeiket, optimalizálhatják likviditás-menedzselésüket. Megfelelôen használva a program információit, megszerezhetôk a kellô ismeretek a finanszírozási igények összegét és ütemezését, illetve a többlet pénzszükséglet összegét és ütemezését illetôen. A CT-Cash flow használatával korán fel lehet ismerni a likviditási „szorítást”, valamint törekedhetünk a finanszírozási költségek és a kockázat minimalizálására.

A program adatforrásai A programot úgy alakítottuk ki, hogy minden rendelkezésre álló információt fel tudjon használni – kiküszöbölve ezzel a kétszeres adatrögzítésbôl fakadó többletmunkát és hibákat. Tekintettel arra, hogy a modul a CT-EcoSTAT rendszer része, így azok az adatok is közvetlenül hozzáférhetôk, melyeket más modulok rögzítettek az adatbázisba.

11 Listák, grafikonok készítése • A programmal számos lista készíthetô: a napi készpénz egyenlegeket mutató grafikon háromféle bontásban (bank, pénztár, összesen); a lejárt, de nem fizetett követelések vagy kötelezettségek összesítve grafikonon és táblázatban is megjeleníthetôk. Természetesen a lejárt, de nem fizetett követelések, illetve kötelezettségek nemcsak összesen, hanem meghatározott intervallumokban részletesen (számlaszámmal, partner névvel, összeggel stb.) is megjeleníthetôk. • Ha a partnereinkkel szembeni követelésekre vagy kötelezettségekre részletesen vagyunk kíváncsiak, akkor ezt a kimutatást is elkészíthetjük vevônként vagy szállítónként. • Legnagyobb hitelezôinkrôl, illetve adósainkról a számlák összege szerint rangsorolva kimutatást készíthetünk (grafikonon és táblázatban). A kimutatás a következô szempontok szerint készíthetô el: lejárt követelések, illetve kötelezettségek, nem lejárt követelések, illetve kötelezettségek, összes követelés, illetve kötelezettség. Természetesen a legnagyobb hitelezôk vagy adósok tartozásait nemcsak összesítve láthatjuk (mint a grafikonon), hanem idôszakok szerint csoportosítva is. • A lejárt kötelezettségek vagy követelések után – az általunk megadott kamatszázalékkal – kiszámított kamatterheket is megjeleníthetjük (grafikonon és táblázatban). • A táblázatba foglalt likviditás kimutatással áttekintô képet kapunk az intézmény likviditási helyzetérôl.

12

13

Táblák készítése A programmal kétféle cash flow elemzésre van lehetôségünk. Az egyik tábla a közvetlen cash flow, amellyel a pénzáramlás részletesen vizsgálható, a másik az egyszerûsített cash flow, mely a pénzáramlás fôbb pontjait veszi sorra. Ezek mellett rövid távú likviditási kimutatást is készíthetünk, mellyel pontos képet kaphatunk az intézet eddigi és jövôbeli fizetési helyzetérôl. A közvetlen cash flow a részletes tervezés és elemzés megvalósíthatósága érdekében több részre tagolódik. A tábla három fontosabb része; a folyó mûködésbôl, a befektetési tevékenységbôl és a pénzügyi tevékenységbôl származó készpénzek legfontosabb kategóriáit veszi számba.

A rövid távú likviditás az azonnali fizetôképességet vizsgálja. A program a CT-Pénzügy és a CompuTREND Gazdálkodási Rendszerhez kapcsolódva képes megmondani a rövid távra szóló fizetési kötelezettségeket, valamint a várható készpénz bevételeket.

Elemzések A programban – mint azt az eddigiek során már számos helyen említettük – elemzések készítésére is lehetôség nyílik. Az elemzés a likviditás vagy a cash flow vizsgálat során talán az egyik legfontosabb, mindenesetre a legnagyobb hatású rész. Végsô soron a folyamat – tábla meghatározása, adatgyûjtés, adatfeldolgozás, információszolgáltatás és elemzés – egy cél érdekében történik, hogy a vizsgálattal, elemzéssel

az intézet meg tudja határozni a kritikus pontokat, és ha szükséges, képes legyen idejében intézkedni (ez a tulajdonképpeni folyamat befejezése, a visszacsatolás, ami után újra kezdôdhet a folyamat, ezáltal téve körkörös folyamattá a likviditás-elemzést).

14

A likviditás-elemzést a rövid lejárattól kezdve a hosszú lejáratig, valamint a napi, a heti és a havi bontásig számos módon, a közvetlen és az egyszerûsített cash flow, valamint a rövid lejáratú likviditás táblázatok alapján lehet elkészíteni. Az elemzés lehetôséget teremt arra, hogy egy adott idôszak adatait napra, hétre vagy hónapra tekintsük át. Ezek alapján a készpénzállomány változását részletesebben vizsgálhatjuk.

Ha a megfelelô beállítások után elkészítjük a cash flow vagy rövid távú likviditás-terveket, majd késôbb ugyanerre az idô-szakra a tényleges adatokat tartalmazó táblákat, akkor szükségessé válhat, hogy a terveket és a tényeket össze tudjuk hasonlítani. Ezt az elemzések között megtalálható összehasonlító elemzéssel elvégezhetjük. Ugyancsak az elemzések között van a százalékos elemzés, mely az adott idôszak pénzáramlásának lényeges, jelentôs elemeinek a meghatározására szolgál. Ennek alapján az intézet könnyebben kaphat képet arról, hogy melyek a likviditás szempontjából kulcsfontosságú területek, ezért ezek folyamatos figyelemmel kísérése elengedhetetlen.

Projektnyilvántartó modul Célja, hogy segítségével nyomon követhessük a pályázatokkal és egyéb támogatásokkal elnyert pénzek felhasználását, naprakész információkat adhassunk az egyes projektek vezetôinek arról, hogy mennyit használtunk már fel, illetve hogy mekkora a még felhasználható összeg.

Ebben a modulban csak igen kevés adat rögzítésére van lehetôség és szükség. Rögzíthetjük az intézmény szervezeti felépítését, amit egy fa struktúrában írhatunk le. (Megjegyezzük, hogy ez a fa lehet csak egyszintû is, amennyiben a projekteket kezelô szervezet egymástól gyakorlatilag független egységekbôl áll.)

A program adatgyûjtôként mûködik, ami azt jelenti, hogy a tényleges adatrögzítés a CT-EcoSTAT rendszer egyéb moduljaiban folyik, és a Projektnyilvántartó modul ezeket az adatokat összegyûjtve követi nyomon (folyamatosan, valós idôben kalkulálva) az egyes projektek (témák) maradványait. Így valós idejû adatokat mutat, amit folyamatos adatlekéréssel ér el, tehát nem a felhasználónak kell gondoskodnia az adatfrissítésrôl. A Projektnyilvántartó a Pénzügy, a Kötelezettség-vállalás, a Fôkönyv, a Készlet és a Tárgyi eszköz modulok adataival dolgozik.

Az intézet szerkezetének leírása után rögzíthetjük a projekteket, amelyekrôl itt adhatunk meg minden jellemzô adatot mind a bevételek, mind pedig a kiadások (költségek) elszámolása tekintetében. Itt – a projektek alapadatainak rögzítésekor – állíthatjuk be az arra vonatkozó információkat is, hogy az adott projektre milyen költségek számolhatók el mind a közvetlen költségek, mind pedig a közvetett költségek tekintetében. (A program paraméterezése folyamatosan bôvülô, így a használat során maximálisan testreszabható.)

Projektnyilvántartó modul mûködési sémája:

KÉSZLET

TÁRGYI ESZKÖZ

Raktárról történõ felhasználás, illetve kiegészítõ adatok

PÉNZÜGY

FÕKÖNYV

Beérkezések, pénzü. telj.

Lekötések

Bérnapló: Személyi, járulék költségek

Vevõi számlák: Projekt bevételek

PROJEKT NYILVÁNTARTÓ

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS

15

Az elszámolásban nyomon követhetjük a maradványok pénzforgalmi és üzemgazdasági szemléletû maradványait is. A projektek kereteit évenkénti jogcímbontásban tarthatjuk nyilván, és a maradványok is ebben a bontásban képzôdnek. A Projektnyilvántartó modulban lehetôségünk van a források projektek közötti elosztására, amit az Átcsoportosítás funkcióval érhetünk el. A Projektnyilvántartó modulban szerepel az „Utókalkuláció” menüpontja. Ezzel azokban az intézményekben, ahol a szervezeti struktúra ezt lehetôvé teszi, az egyes projekteket menedzselô, azokat összefogó csoportok olyan költségeit oszthatjuk a projektekre, amelyek közvetlen költségként

egyik projektre sem terhelhetôk rá. Természetesen az utókalkuláció figyelembe veszi, hogy az egyes projektek forrásai esetében (a pénzt biztosító szervezet elôírásai szerint), milyen átterhelésekre van lehetôség, illetve van-e egyáltalán lehetôség. A projektekrôl olyan speciális információ – „Részletes projektkarton” – készíthetô, amellyel a számvitelben kevéssé jártas projektvezetôk is nyomon tudják követni, hogy milyen összegeket használtak fel (tételesen is láthatók a felhasználások), milyen összegeket kötöttek már le (tételesen is láthatók a lekötések), illetve, hogy mekkora a még szabadon felhasználható összeg.

16

Kétféle maradványszámítás

Éves keretösszegek Kiadási értékek a kötelezettség vállalásból, fõkönyvbõl, készletbõl Projekt bevételek pénzügybõl

Anyag és kis értékû tárgyi eszköz-nyilvántartó modul A programmal anyagok, kis értékû tárgyi eszközök, gyári számos cikkek készlet nyilvántartását, gazdasági események bizonylatolását lehet adminisztrálni raktári, kéziraktári, alleltári és személyi készletek szintjén, integráltan együttmûködve a rendelési, osztályos igénylési, mûtéti és élelmezési kiszabásokat kezelô modulokkal. Lehetôség van a konszignációs készletek és felhasználások, valamint a konszignációs partnernek készült jelentések kezelésére.

Egészségügyi használatban a modul alkalmas automatikus tb-jelentés készítésére, valamint jelentéskészítésre a Kontrolling modulnak havi bontásban.

A programmal tetszôleges számú központi és kéziraktár kezelhetô, hasonlóképpen nyilvántarthatók a konszignációs raktárakban lévô készletek. A program testre szabott kezelését támogatja a nagyfokú paraméterezhetôség. A Jogosultság kezelô modullal élesen elhatárolhatók a tevékenységi körök.

A mennyiségi könyvelésnél a rendelésekre szállításoknál, valamint (elôbizonylatok segítségével) az osztályos igénylésekre, élelmezési kiszabásokra való kiadásoknál automatikus a bizonylatkészítés. A bizonylatok készülhetnek automatikus vagy manuális bizonylatszámozással. Sokrétû mozgások könyvelhetôk az integrált mozgásnem tábla segítségével.

A munka egyszerûsítése és egyértelmûbbé tétele érdekében összeállíthatunk raktáros–raktár, raktár–cikk, cikk–szállító összerendeléseket. Ezeknek a beállításoknak az elkészítése után mindenki csak azoknak a raktáraknak, anyagféleségeknek a készleteit kezelheti, amelyek számukra engedélyezettek.

A programmal lehetôség van a rendelések automatikus generálására raktári készletek, illetve a beállított készletszintek (maximális, minimális, optimális) alapján. Tendercsoportok hozhatók létre, illetve tenderek követhetôk.

A program kialakítása során nagy gondot fordítottunk arra, hogy a gyors és hatékony munkavégzést is támogassuk. Lehetôség van a cikkek vonalkódos nyilvántartására, teljes körû adatkezelésére mobil adatgyûjtô és vonalkód olvasóval.

17

Amennyiben az intézet a raktárát nem saját maga vezeti, hanem annak kezelését kiadta külsô raktározónak, annak bizonylatolását a program automatikusan elvégzi, a bevételek, illetve kiadások átvételével, pontos felhasználási információt adva az intézet vezetôségének. A modulban a raktárosi és az analitikusi tevékenység (tehát a mennyiség és az érték könyvelés) szét van választva. A menynyiségi könyvelés mindig a mennyiségi változással egyidejûleg végezhetô, az érték könyvelés pedig értelemszerûen csak akkor, amikor a megfelelô bizonylatok (számlák) rendelkezésre állnak. (Megjegyezzük, hogy kisebb forgalmú intézményeknek – paraméterezéssel – beállítható az azonnali bizonylatárazási lehetôség.) Az értékkönyvelés során a rendszer alkalmas felárak, engedmények, valamint utólagos értékkorrekciók rugalmas kezelésére.

18

Széles körû listázási lehetôség van minden szinten. Raktári, alleltári és személyi készletek, raktári forgalmak, felhasználások tablózása végezhetô. Leltárkönyvek, selejtjegyzôkönyv készítése, nyomtatása lehetséges. A program közös törzsállományokat használ a Pénzügyi és a Fôkönyvi modullal, egyszerûvé téve az automatikus egyeztetéseket és a havi, negyedéves és év végi zárások lefuttatását, annak automatikus elkészítését és lekönyvelését. A kétlépcsôs év végi zárás lehetôvé teszi a mennyiségi és az értékkönyvelés idôbeli eltolását.

Leltárnyilvántartás A program alkalmas a nagy értékû és kis értékû tárgyi eszközök, valamint – raktárakban – a leltárköteles anyagok teljes körû leltározására, a jogszabályok által elôírt keretek között, a jogszabályoknak megfelelô leltárívekkel, kimutatásokkal és bizonylatokkal.

közöket nyilvántartó modulból kinyerhetô adatok közösen leltározhatók. A modul kidolgozásakor nemcsak a leltározás folyamatának támogatását tartottuk szem elôtt, hanem azt is, hogy elektronikusan végezhessék a manuálisan vezetett leltárkönyveket.

Képes a program raktárak (központi, kézi, konszignációs), alleltárak és személyi leltárak feldolgozására egyidejûleg. A leltárak elindítása történhet fôkönyvi szám szûkítéssel, ezzel is behatárolva azokat a vagyontárgyakat, melyeket a felhasználó fel kíván tárni. A leltározás végezhetô hagyományos módon kézzel, a programból kinyert leltárív alapján, de az adatok felvehetôk vonalkód olvasóval is, melyrôl az adatok feldolgozáshoz a programba betölthetôk.

A modul tartalmazza az ingatlanok nyilvántartásához kapcsolódó, valamint az azokhoz tartozó helyiségek leltárának elkészítésére szolgáló funkciókat is.

A programot úgy alakítottuk ki, hogy – kihasználva az egységes adatbázis elônyeit – a kis értékû tárgyi eszközök és anyagok nyilvántartó modulból, valamint a nagy értékû esz-

A leltár felvétele után – csak a feltárt eltérések programban való feldolgozása után – leltáreltérési kimutatás nyomtatható, rajta azokkal a kiegészítésekkel, melyek a személyi felelôsség nyilatkozatait tartalmazzák. A programmal a jogszabályok által elôírt listákon kívül egyéb, az intézet vezetôsége számára fontos információt tartalmazó listák készíthetôk az intézet teljes körû vagyonának a helyzetérôl.

A Dietetikai és élelmezési, valamint az Ebédjegy-kezelô modul A program az élelmezési munkát támogatja. Kifejlesztésekor messzemenôen figyelembe vettük a gyakorló szakemberek tapasztalatait, az egészségügyi ellátás változásának várható tendenciáit, valamint azokat a tapasztalatokat, amelyeket a rendszer korábbi, DOS-os verziójának üzemeltetése alapján szereztünk. A program három fô részbôl áll: Dietetikai és élelmezési rész Pénzügyi elszámolási rész Az ebédjegy kezelése

•

•

A Dietetikai és élelmezési modul • • A használt receptek tárolhatók, bármikor módosíthatók. Az alapanyag-komponensek tápanyag-tartalmának meghatározásával bármikor ellenôrizhetô, hogy az összeállított étlapok megfelelnek-e a diétáknak. • Az étlapok elôre elkészíthetôk, dietetikai és pénzügyi szempontból is ellenôrizhetôk. • Az alapanyagok (mérlegelt) árának nyomon követésével ellenôrizhetô, hogy az összeállított étlapok megfelelnek-e a pénzügyi normáknak. • A kórházi létszámadatokat lehet osztályok szerint nyilvántartani, de a program képes a betegek egyedi,

•

•

ágyszám szerinti étkeztetésének kezelésére is. Az alkalmazottaknak külön étlapok hozhatók létre, amelyekrôl önálló kimutatások is készíthetôk. Az osztályok egyedi ételrendelései is felvihetôk. A folyamatosan változó árakat, beszerzéseket képes követni a program, így az ételek árának, összetételének változása látható. Az elkészült kiszabást a Készlet program kezeli, on-line kapcsolatot teremtve ezzel a két rendszer között. Az Élelmezési programban javasolt kiszabott mennyiségeket a Készlet program át tudja venni, és módosíthatja azokat. A ténylegesen kiadott anyagok listáját visszaadja az Élelmezési programnak. A nap zárása funkcióval helyrehozhatók a rendszer által javasolt és a tényleges anyagfelhasználás általában meglévô különbségei, így a pénzügyi listák pontos eredményeket mutatnak. A nap zárása után pontos, részletes információk kaphatók az egyes idôszakok pénzügyi teljesítéseirôl, a felhasználható normakeret és a ténylegesen felhasznált anyagmennyiségek viszonyáról. A táblázatok nemcsak összintézményi szinten készíthetôk el, hanem az egyes osztályok felhasználását is megmutatják. A pénzügyi listák nemcsak osztályokra, hanem diétákra, költséghelyekre, normákra is lekérhetôk.

19

Ebédjegy-kezelô modul Az ebédjegy rendszer feladata a dolgozók étkezési igényeinek a nyilvántartása. A saját dolgozók étkeztetése mellett van lehetôség arra, hogy külsô étkezôknek, illetve csoportoknak is lehessen jegyeket készíteni. A rendszer többféle jegyformátum elôállítására képes. A felvitt adatok alapján rögzíteni lehet a napi rendeléseket. A rendszer rugalmas, lehetôséget ad arra, hogy akár egy hétre, akár egy hónapra elôre meg lehessen adni a napi rendeléseket. A normál étkezésnél nyolcféle menübôl lehet választani, a különféle diétás étkezôk pedig kétfélébôl választhatnak. Ehhez hasonlóan a külsôs étkezôk is kaphatnak nyolcféle normál, illetve kétfajta diétás menüt. A csoportok két fajtából válogathatnak. A napi rendelések felvitele után a rendszer ki tudja nyomtatni a névre szóló, egyedi ebédjegyeket. A nyomtatás nem ismételhetô, így a jegyekkel nem lehet visszaélni. Természetesen megfelelô jelszó ismeretében lehetséges új jegyet nyomtatni (pl. ha elveszett a jegy). Az igénylések után pontos költségelszámolást lehet készíteni. A dolgozókról kérhetünk egyedi elszámolást, ami megadja a lekérdezett idôszakbeli igénylések összegét, illetve az ehhez tartozó támogatás mértékét. A program nyilvántartja a kötelezô étkezôket, és meg lehet jelölni azokat a dolgozókat, akik utólag fizetik ki étkezésüket. Ennek megfelelôen kérhetô az összesített elszámolás is, amelyen az adott havi pénzügyi adatok szerepelnek. Az elszámolás figyelembe veszi az esetleges lemondások miatt visszajáró összegeket is. Az elszámolás nyomtatva, illetve lemezen is elkészíthetô a bérrendszernek. A költségek mellett a napi étkezési létszámról, tálalóhelyekrôl is készíthetô lista. A program három étkezést – reggeli, ebéd, vacsora – kezel, de az összes nyomtatáskor kérhetô, hogy melyik étkezésekre dolgozzon. Az ebédjegy program az alkalmazottak létszámát nyilvántartja. Mivel az Élelmezési programban is szükség van ezekre az adatokra, nem kell kétszer felvinni azokat. Az Ebédjegy program Élelmezési feladás funkcióján keresztül az adatokat át lehet tölteni a szakmai élelmezési programba, ahol ezután az áttöltött adatokat a kiszabás készítésekor figyelembe veszi a szakmai rendszer. A feladás utáni pótrendeléseket is elég az Ebédjegyben rögzíteni, mert a Pótfeladás funkcióval az utólagos változásokat is át lehet adni az Élelmezésnek.

Kiküldetés-nyilvántartás A modul feladata kettôs. Lehetôséget teremt a külföldi kiküldetések tervezésére, a kiadott elôlegek nyilvántartására, majd az elszámolások lebonyolítására valutában. Intézményi szinten áttekinthetôvé és nyomon követhetôvé válnak a kiküldetések. A szükséges nyomtatványt is elkészíti: kiküldetési rendelvény, kiutazási engedély, nyilatkozat szja-elôlegrôl.

lítói és vevôi számláinak nem forintban való pénzügyi teljesítése is.

A kiküldetés-nyilvántartásnak szerves része a valutapénztár és a devizabank. Ezekben nemcsak a kiküldetések valutamozgása bonyolódik le, hanem az intézmény valutás szál-

Egy intézményen belül tetszôleges számú valutapénztár és devizabank nyitható, és ezeken belül természetesen bármennyi pénznem kezelhetô.

A kiegyenlítés forint értéke és a hozzá kapcsolódó árfolyam eltérés a Pénzügyi modulban realizálódik. Így a tételek fôkönyvi könyvelése is lehetôvé válik.

Költségvetés-tervezô modul Ez a modul a fôkönyv teljesítési adatait veszi alapul, és ezeknek a tényadatoknak az extrapolálásával képes valós költségvetési alapadatokat elôállítani, amelyek arányaiban és összegeiben is jó közelítését jelenthetik a következô év költségvetési kereteinek. A program használata során az eredeti nyers adatok nagyon gyorsan és tetszôleges csoportosításban rendelkezésre állnak és könnyen módosíthatók. A program képes intézményi szinten, szakfeladatonként, egység vagy egyéb tetszôleges csoportosításban tervezni az elôirányzatokat, attól függôen, hogy a fôkönyv milyen részletes adatokat bocsát rendelkezésre. Egy vagy akár több számlaszámra is figyelembe veszi az infláció hatását, tehát

a kiadások növelése könnyen megoldható (ha szükséges). Képes a kiadások változatlanul hagyása mellett újrakalkulálni a bevételi oldalt, vagy fordítva, a kiadásokat tudja igazítani a bevételekhez, mindezt úgy, hogy az egyes szakfeladatokon betartja a fôösszegek egyezôségét, így sok kézi számítástól kíméli meg a felhasználót. Az elkészült költségvetés adatai könyvelési tételenként áttölthetôk a Fôkönyvi modulba, de akár a K11 programba is importálhatók, ha a szakfeladatonkénti elôirányzat tervezést választották. Az elkészült költségvetés adatai természetesen nyomtathatók, így akár könyvelési bizonylatnak is használhatók.

Letéti pénztár modul Ez a modul az egészségügyi intézményeknek, azon belül is elsôsorban a pszichiátriai osztályokat mûködtetô kórházaknak, illetve az idôsek otthonainak készült. Az ilyen jellegû intézményekben a letéti pénztár helyiségében a pénztáros az intézettel kapcsolatban álló személyek pénzben és tárgyakban megtestesülô vagyonát tárolhatja. E külsô pénzeszköz analitikus nyilvántartását végzi a Letéti pénztár modul, mely tetszôleges számú letéti pénztárt képes kezelni.

az idôsek otthonaiban fontos, hiszen sokaknak ebben van az értékük.)

Elônye, hogy a készpénz, illetve a tárgyi adatok nyilvántartásán felül külön tárolja a takarékbetétkönyveket, melyekben változás esetén a készpénzmozgást automatikusan elkészíti a program. (A takarékkönyvek kezelése elsôsorban

A programmal a letétes elhalálozása esetén hagyatéki értesítôt készíthetünk az illetékes önkormányzat jegyzôjének; ebben az értesítôben a letétes felsorolja a pénztárban lévô értékeit.

A programmal nyilvántarthatjuk a letétesek vagyonát, pontos képet ad az intézetnek az idegen pénzeszközök értékérôl, arról negyedévente feladást készít a Fôkönyvi modulnak, mivel az idegen pénzeszközt az intézetnek a mérlegében ki kell tudnia mutatni.

21

Munkalap-nyilvántartó modul és Munkalapigénylô modul A CT-EcoSTAT Gazdasági Rendszer része a munkalap modul, amellyel a karbantartó részlegek által elvégzett munkákat adminisztrálhatjuk, illetve információkat nyerhetünk a munkák állásáról, valamint a felhasznált költségekrôl.

A munkalapok adatainak rögzítése után kinyomtathatjuk a munkalapot, amelyet a dolgozó magával vihet, hogy erre jegyezze fel az elvégzett munkákat, illetve a munka igénylôje ezen igazolhatja a munka átvételét.

A modult rendkívül rugalmasra terveztük, hogy a felhasználó saját igényeihez igazíthassa a környezetet, amelyben dolgozni kíván. (Például a megjelenô oszlopok sorrendjét is saját kedve szerint paraméterezheti.)

A programmal rögzíthetjük a munka elvégzésére fordított idôt – elôkészületi idô, út idô és munkával töltött idô (vagy normál munkaidô, túlóra, ügyeleti idô) bontásban.

Mindezeket a program szótárkezelô rendszere is segíti, amellyel a mûhelyekrôl, a munkák típusairól és a célfeladatkódokról készíthetjük el felsorolásunkat. A rendszerben szereplô célfeladatkóddal a munkalapok egy-egy csoportját kapcsolhatjuk össze valamilyen közös tulajdonságuk alapján. (Ilyen ismérv lehet például, hogy valamely nagyobb felújítási munka részeit fedik le az egyes munkalapok.)

22

Ugyancsak rögzíthetjük a rendszerben a felhasznált anyagokat is. Ezt háromféleképpen tehetjük meg: Az aktuális készlet tényleges csökkentés nélkül (ezt általában külsô szervizek által felhasznált anyagköltség kimutatására szokták használni). Elôkalkuláció készítésével, amelynek engedélyezése és elôbizonylatra töltése után a CT-EcoSTAT Készlet modulból a raktáros az elôbizonylat betöltésével könnyedén készítheti el a kiadási bizonylatot. Végül a CT-EcoSTAT Készlet modulból a raktáros a kiadási bizonylatot közvetlenül munkalapszámra adja ki.

A Munkalap modul a CT-EcoSTAT Készlet modullal együtt alkalmas arra, hogy a munkalapokra kerülô anyagfelhasználás automatikusan a munkalapokra terhelôdjön. A Készlet modulban elkészített kiadási bizonylatok – az erre szolgáló speciális mozgásnemek használata esetén – ugyanis automatikusan megjelennek a hozzájuk tartozó munkalapokon. A rendszer maximálisan támogatja az ismétlôdô munkák munkalapjainak gyors elkészítését. Erre szolgál a munkalapok folytatása, illetve a másolás lehetôsége is. Kedvelt kiegészítô lehetôség az, hogy a munkaóra igazolást az igénylô végezheti el a megfelelô paraméter beállítással. (Paraméterezhetô: Nincs/Igénylô/Mûvezetô) A modul számos listát és gyûjtési funkciót tartalmaz, amelylyel információt kaphatunk az elvégzett és az el nem végzett munkákról. A listákkal kiírathatjuk az egy mûhelyhez tartozó befejezett és be nem fejezett munkalapokat, a lezárt munkalapokat stb. A gyûjtési funkciókban költséghelyenként kigyûjthetjük az anyagfelhasználást, valamint a munkaidô-felhasználást. A gyûjtések elvégezhetôk a mûhely költséghelye, illetve a cél költséghelye szempontjából, és elkészíthetô egy úgynevezett kereszttábla, amely megmutatja, hogy az egyes mûhelyköltségek milyen anyag és munkaidô felhasználást teljesítettek a célköltséghelyeknek. Ugyancsak lehetôségünk van a munkaidô-felhasználás szakmánkénti gyûjtésére. Extra szolgáltatásként arra is van lehetôség, hogy a felmerült igényrôl a megadott munkalap-kezelônek e-mailt küldjünk. De nemcsak e-mailt küldhetünk, hanem SMS formában is megkaphatja az „ügyeletes” a rá vonatkozó üzenetek szövegét. A munkalapok részletes kitöltése után számos listázási lehetôséget kínálunk. A rendszerben – egyebek között – az alábbi listák állíthatók elô: • Határidô után elkészült munkalapok • Utalványozott idôt meghaladó munkák • Anyagfelhasználás költséghelyenként • Munkaóra felhasználás költséghelyenként • Anyagfelhasználás mûhelyenként • Munkaóra felhasználás mûhelyenként • Anyagfelhasználás cél-feladatkódokra • Munkaóra felhasználás cél-feladatkódokra • Munkaóra felhasználás dolgozók szakmájaként A programhoz kiegészítésképpen elkészítettük a CT-EcoSTAT Munkaigénylés modult, amellyel az osztályok – számítógépes hálózaton keresztül – adhatják le igényeiket. Ezeket

a mûszaki osztály a CT-EcoSTAT Munkalap-programban képes fogadni, illetve munkalappá alakíthatja át. A Munkalapigénylô modul kezelése semmiféle számítástechnikai ismeretet nem igényel, mivel a bejelentkezéskor már automatikusan kitöltôdnek azok az információk, hogy ki, milyen költséghelyre igényli a munkát, tehát csak a problémát kell a felhasználónak szövegesen leírnia. A Munkalapigénylô modullal elkészített igények megjelennek a munkalap programban mint feldolgozásra váró feladatok. Arról, hogy a munkalapigény feldolgozása megtörtént-e, s ha igen, akkor milyen eredménnyel, az igény feladója elektronikus formában is visszajelzést kap. Amennyiben szükséges, az igény átvétel elôtt – ha pontosításra lenne szükség – üzenetküldési lehetôsége is van a munkalap-kezelônek. Hosszabb elôkészületet igénylô munkák elôtt (a felhasználó megnyugtatásául) „Elbírálás alatt” státuszba helyezhetjük az adott igényt, ráérünk jóváhagyni és átvenni munkalapra, ha teljesen meggyôzôdtünk kivitelezhetôségérôl.

Gépjármû üzemeltetési modul Ez a modul alkalmas arra, hogy az intézményeknél, cégeknél a gépjármû üzemeltetéshez szükséges menetleveleket, fuvarleveleket költséghely szintjén feldolgozzuk, és abból különbözô listákat, lekérdezéseket készítsünk, továbbá nyilvántartsuk az intézeti célú magán-gépkocsihasználat elszámolást is. Menetlevelek feldolgozásakor lehetôség van súlyozott kilométerek megadására, tankolás rögzítésére, és különbözô üzemi szorzók használatára, majd ezekbôl az adatokból üzemanyag-megtakarítási, futásteljesítményi listák lekérdezésére.

Különbözô lejárati dátumokat is figyelhetünk. Például a zöldkártya, a gépkocsivezetô jogosítványának lejárta vagy egyes befizetések elmaradása, esetleg nyilvántartásának elmulasztott rögzítése esetén a program figyelmeztetést küldhet ezek pótlására. Ebben a modulunkban az utalványozáshoz segítséget nyújtó üzemanyag felvétel, elszámolás, valamint a gépjármûvekkel történt események és szervizelések nyilvántartására is lehetôség van. A modul alkalmas arra, hogy a költséghelyre gyûjtött havi megtett kilométeradatokat a CT-EcoSTAT Fôkönyv és a CT-Medkontroll modulnak elektronikusan továbbítsa, ezzel hatékonyan segítse a késôbbi költségfelosztást.

Mûtéti anyagfelhasználás

24

A modul az egészségügyi intézményekben (kórházakban és egynapos sebészeti ellátást nyújtó járóbeteg szakellátó intézményekben) végzett mûtétek során felhasznált cikkek és gyógyszerek nyilvántartását segíti. A modul használatbavételéhez az intézeti cikktörzsben meg kell jelölni azokat a cikkeket, amelyeket majd a mûtéti anyagfelhasználás során rögzíteni szeretnénk. Ugyanitt adhatók meg az EFI-jelentéshez szükséges kiegészítô adatok is (beavatkozás kód, csoport kód, pótkód stb.) A törzsadatok sokszínûsége révén a rendszer teljesen személyre szabható. Megadhatók az intézményben lévô mûtôk, a beküldô (költségviselô) alleltárak, a mûtôben rögzítési jogosultsággal rendelkezô személyek és a felhasználási helyek (kézi és konszignációs raktárak). A különbözô gyógyszertári rendszerek esetében a modul rendelkezik a gyógyszertörzs importálási lehetôségével. A rendszer kezelését segíti, hogy elôzetesen olyan adatcsoportokat állíthatunk fel, amelyek nagymértékben gyorsítják a munkavégzést a mûtéti adatok rögzítésekor. Ilyen csoportosítási lehetôségek az operátor teamek, valamint a mûtéti panelek, amelyekre rögzíthetjük a várható felhasználást, és ezek betöltésével gyorsítható az adatrögzítés.

A Mûtétek és anyagfelhasználások funkcióban elôször a mûtét fejadatát kell rögzíteni, majd az anyagfelhasználás funkcióban tételesen felvinni az adatokat. Ha olyan szakmai rendszert alkalmaz a kórház vagy a rendelô, amellyel a CT-EcoSTAT illesztése már megvalósult, akkor természetesen ezek az adatok a medikai rendszerbôl átvehetôk. (A CTEcoSTAT rendszer esetében a legelterjedtebb medikai rendszerrel mára már megvalósítottuk az illesztést.) A felhasznált cikkeket vonalkód alapján is rögzíthetjük, a gyógyszereket pedig akár osztályos gyógyszerigénylésbôl is átvihetjük. (Itt is élvezhetjük a panel betöltésének elônyeit!) Tekintettel arra, hogy a modul alkalmas az EFI-jelentés elkészítésére, ezért kialakítottuk azokat a felületeket, amelyekkel az EFI-jelentéshez szükséges segédadatok kitölthetôk. Megjegyezzük, hogy az EFI-jelentésen kívül számos hasznos lista is található a modulban, például az anyagfelhasználással kapcsolatos kimutatások. Az „Anyagfelhasználás” menüpontban rögzített tételekrôl azonnal kiadási bizonylat generálódik a CT-EcoSTAT Készlet rendszerben. Ez az adatkapcsolat a medikai illesztéssel lehetôvé teszi, hogy akár betegszintû kimutatások is készíthetôk legyenek.

Osztályos anyagkezelô és anyagigénylô modul A CT-EcoSTAT rendszernek ez a modulja olyan intézmények számára készült, amelyekben az egyes részterületeknek jelentôs az anyagfelhasználása. Ilyenek partnereink közül elsôsorban a kórházak, ahol egy-egy osztály esetében igen jelentôs költségeket okoznak a betegek kezeléséhez közvetlenül vagy közvetve felhasznált anyagok. Az osztályos igénylési modullal az osztályok (szakmai és gazdasági) anyagigényeiket adhatják meg a gazdálkodónak elektronikus formában, a klasszikus, kézzel vezetett „igénylési tömb” helyett. Azokon a helyeken, ahol ennek a modulnak az alkalmazására szükség van, ott az anyagigénylések szabályozhatók azzal, hogy az egyes osztályoknak pénzügyi kereteket határozunk meg, korlátozva ezzel a felhasználásukat. Ezek a keretek lehetnek globálisak, tehát egy osztálynak az összes felhasználható összeget adhatjuk meg, vagy megszabhatunk rész-kereteket is, amikor az osztályok rendelkezésére álló összegeket anyagfajtánként is csoportosítjuk.

A programmal az osztály már az igénylés pillanatában információt kap arról, hogy az adott idôszakra (hónap vagy hét) az intézet vezetôségétôl kapott pénzügyi (felhasználói) kerete hogyan áll, annak terhére mennyit rendelhet. Ezzel az információval önállóan gazdálkodhat, és elôre tervezheti az osztály munkájához szükséges anyagigényeket, de csak a számára engedélyezett határokon belül. A programmal nemcsak az igénylések végezhetôk el, hanem az osztály gazdálkodása is nyomon követhetô a számára kiadott anyagokkal. Osztályos leltár vehetô fel, mely segítheti, az igénylô, a késôbbiekben pedig az elbíráló munkáját abban, hogy az adott anyagból igénylést kell-e leadni a gazdálkodónak vagy sem, illetve az adott igénylés pozitív elbírálás alá essen vagy sem. Az adott modullal megfelelô technikai háttér esetén gyógyszerigény is adható, mellyel az adott gyógyszertári modullal együtt a gyógyszerigények is elektronikus formában készülhetnek. Természetesen a keretfigyelés itt is végezhetô.

25

Intézeti igénylés elbíráló modul Az ismertetett Anyagigénylô modulhoz kapcsolódik az Intézeti elbíráló modul, amely segíti a gazdálkodókat döntéshozatalukban. Elbírálhatják az Osztályos igénylési modulba elektronikus formában feladott igényeket a klasszikus, kézzel vezetett „igénylési tömb”, illetve annak nehézkes manuális kezelése helyett.

26

kielégíthetô vagy sem. Ha nem elegendô a raktári készlet, automatikusan „rendelési javaslat” készülhet az igényekrôl cikkenként összesítve, segítve ezzel is a gazdálkodó munkáját. „Rendelési javaslat” alapján a Rendelés modulban automatikusan élô rendelés képezhetô.

Ahogyan az osztályok esetében is szabályozhatjuk az igényelhetô anyagok mennyiségét a keretek megadásával, úgy a gazdálkodók munkáját a beszerzôi keretek megadásával szoríthatjuk korlátok közé.

Amennyiben az intézet a raktárát nem saját maga kezeli, az elbírált igényeket a program automatikusan átadja a szállítónak alleltár és igénylési azonosító pontos megjelölésével. Az igénylési azonosító tájékoztatja az intézet gazdálkodását arról, hogy az igényelt cikkek, a rendelt anyag formájában, minôségében és mennyiségében beérkeztek-e.

Miután az osztályok a gazdálkodó által megszabott felhasználói keret alapján megfogalmazzák az adott idôszakra (havi, heti) anyagigényeiket, azokat a gazdálkodó a modul segítségével elbírálja. A döntéshozatal során a program információt nyújt arra, hogy az adott raktárból az igény

A modul lehetôséget nyújt a gyógyszerkeret figyelésére, tehát az adott gyógyszertári modullal együttmûködve a gyógyszerigényeket is elektronikus formában lehet elbírálni.

Lakástörlesztések nyilvántartása A program alkalmas bérlakások értékesítésének nyilvántartására, a befizetések követésére. Szerzôdésenként a lakás és a szerzôdô fél adatain kívül megadhatók a pénzügyi adatok (forgalmi érték, vételár, kedvezmény, futamidô), valamint szerzôdésenként különbözô lehet az éves és a késedelmi kamat mértéke. (A szerzôdésekben a Pénzügyi program vevôtörzse használható.) Az adatok alapján a program kiszámolja a havi törlesztés összegét (tôketörlesztés/havi kamat bontásban), valamint a pillanatnyi vételárhátralékot (tôke/kamat bontásban). A szerzôdések módosításait naplózza, kronológiájuk utólag is lekérhetô, a módosult mezôket automatikusan kiemeli a program.

A befizetések kezelésének két módja van: a Pénzügy programban rögzített befizetések szerzôdéshez kapcsolása, banki lemezek (Raiffeisen, OTP) feldolgozása, (ilyenkor a program automatikusan a szerzôdéshez kapcsolja a befizetéseket szerzôdésszám szerint). A program nyomon követi a befizetés/egyenleg adatokat szerzôdésenként, illetve lekérdezhetôk a hátralékos vevôk. Lehetôség van saját formátumú körlevelek elôállítására (Word sablon) a szerzôdés és a befizetés adatokból - pl. egyenlegközlô, felszólító vagy jelzálogtörlô levelekhez.

27

Nyugdíjnyilvántartó modul Számos idôsek otthonában gondot jelent, hogy a havi nyugdíjakat és a térítési díjakat milyen módon kezeljék. A modulban rögzíthetjük az otthonban lakók törzsadatait. Itt lehet megadni, hogy az illetô melyik épületben, emeleten, szobában él, milyen térítési díjat fizet, milyen alapon lakik az otthonban. A modul használata során havonta rögzítik a lakóknak az intézménybe érkezô nyugdíját. Ebbôl fedezhetik a lakó térítési díját banki átutalással vagy pénztári készpénzbefizetéssel. A program figyeli a lakó hátralékát, ezt folyamatosan görgeti, amíg a kifizetés nem történik meg. Figyeli az adott hónap gyógyszerköltségeit, és ha nem lehet a nyugdíjból levonni, akkor ennek hátralékát is nyilvántartja. Amennyiben a nyugdíjas szabadságon van vagy kórházi ellátás miatt nem tartózkodik az intézményben, akkor a térítési díjat a távollétre esô értékkel csökkenteni kell. A modulban ennek kezelésére szolgál a Távollétek menüpont.

28

2007-tôl külön nyilvántartáson szerepel a vizitdíj, illetve a napidíj kezelése is. Ennek összegét az intézmény megelôlegezi, majd a lakó nyugdíjából a következô hónapban levonja. Hasonlóan külön kezeli a program a gyógyászati segédanyagokkal kapcsolatos költségeket, valamint ennek hátralékait is. A különbözô kimutatások, listák mellett a modul talán legfontosabb kimutatása a személyi karton, amely az egyes nyugdíjasokkal kapcsolatos pénzmozgásokat tartalmazza idôrendi sorrendben. A programhoz tartozik egy általános lekérdezési lehetôség, mellyel tetszés szerinti csoportosításban és adatkombinációkkal állíthatunk elô különbözô listákat. Az összes lista és kimutatás átadható Excel-táblázatba, ami alapján további feldolgozásokra van lehetôség.

Lakbérnyilvántartó modul A program alkalmas a lakások bérleti szerzôdéseinek, valamint a hozzájuk kapcsolódó terhelések, teljesítések nyilvántartására. Szerzôdésenként a lakás adatain kívül megadható a szerzôdés támogatásának idôtartama, összege, az esetleges kedvezmény mértéke, a lakás komfortfokozata (amely a saját díjazás törzsbôl választható), valamint a lakáshoz kapcsolódó szolgáltatások. (A szerzôdésekben a Pénzügyi program vevô- és szolgáltatástörzse használható.)

A program az adatok alapján kiszámítja a lakás bérleti díját, amelybôl havonta számla generálható a Pénzügyi rendszer alá szerzôdésenként, illetve valamennyi élô szerzôdésre egyaránt. A pénzügyi teljesítést a Pénzügy programból emeli át a modul. A programmal nyomon követhetôk a terhelés, a befizetés és az egyenleg adatok szerzôdésenként, illetve lekérdezhetôk a hátralékos bérlôk.

Paraméterkezelô modul A CT-EcoSTAT rendszer jelenleg több mint 600 paramétert tartalmaz. Ezeknek az a szerepük, hogy a paraméterek megfelelô beállítása után a programrendszer a megrendelô igényei szerint, „testre szabottan” mûködjön. A paraméterek lehetôséget adnak arra, hogy a felhasználók egyedi igényeinek minél jobban megfeleljen a program a bevezetéskor – és természetesen a késôbbi üzemelés során is. A paraméterek egy részét csak a bevezetéskor vagy év váltáskor állíthatjuk be. Ezeket csak speciális jogosultságú dolgozó kezelheti. Más paraméterek tetszôleges idôpont-

ban is változtathatók, ezek módosításához sokkal gyengébb jogosítványok is elegendôk. Minden esetben azt javasoljuk partnereinknek, hogy a paraméterek megváltoztatása elôtt tanácskozzanak munkatársainkkal, akik szívesen ismertetik az esetleges változtatás következményeit. Mivel ekkora paraméterállomány megfelelô eszköz nélkül csak nagyon nehézkesen kezelhetô, ezért kidolgoztunk egy önálló modult, melyben lehetôség van a paraméterek egyszerû és pontos kezelésére.

29

A Paraméterkezelô modullal – megfelelô jogosultságok birtokában – lehetôség van akár egyidejûleg az összes paraméter vagy esetleg csak egy program paramétereinek a kezelésére. Célszerûbb egyidejûleg egy-egy programot kezelni, mivel így jobban áttekinthetôk a paraméterek. A modul nemcsak a paramétereket és azok értékeit tartalmazza, hanem minden mutatóhoz olvasható a leírás. Arra törekedtünk, hogy a leírások megfelelô pontosságúak és egyértelmûek legyenek. Hiszen éppen az a célunk, hogy bármely felhasználó elôtt világos legyen, hogy az adott paraméterállítással milyen módosításokat tud a program mûködésén végrehajtani.

A program figyeli a paraméterek között is az esetleges ellentmondást. Azaz nem lehet logikailag ellentmondó paraméter beállítást elvégezni. A programokat úgy készítettük fel, hogy ha vannak logikailag helytelen paraméterek, akkor az alap-paraméterezést veszi figyelembe, így hiába változtatunk, a program nem veszi tudomásul a logikailag helytelen paraméterek értékét. A Paraméterkezelô programot követéssel láttuk el, tehát minden mûveletet naplóz, így visszakereshetô, hogy az adott paraméter értékét ki és mikor módosította.

Védelmi rendszer kezelô modul A Védelmi rendszer modulon keresztül szabhatjuk testre a CT-EcoSTAT jogosultsági beállításait. A naplózási funkció mellett a felhasználók körének karbantartását (új felhasználó felvitele, kilépettek törlése stb.) ugyancsak ebben a modulban végezhetjük el. A Védelmi rendszerben lehetôség van több szintû jogosultsági rendszer kialakítására, amit a „Felhasználói csoportokon” keresztül valósíthatunk meg. A beállított felhasználók a teljes CT-EcoSTAT rendszeren belül felügyelhetôk, továbbá küldhetünk számukra üzenetet is. A részletes kronológia segítségével követhetjük a felhasználók, a csoportok módosításait, így garantálva a teljes biztonságot a rendszeren belül. Egyéb funkciói közé tartozik az adatbázis mentés, mellyel egyszeri mentést készíthetünk az adatállományainkról. A Védelmi rendszer képes a Microsoft® Windows Server® Active Directory jogosultsági adatbázisából letölteni a felhasználókat, így egyszerûsíti a rendszergazdai teendôket.

31

Listageneráló és -kezelô modul A CT-EcoSTAT rendszere több ezer listát tartalmaz, de ezek közül is biztosan hiányzik olyan, amit a felhasználó fontosnak tart. Mivel a felhasználóknak a lista a programba bevitt adatok kimenete, ezért számunkra is nagyon fontos, hogy a felhasználó által igényelt információ minél gyorsabban a rendelkezésükre álljon. Ezért lehetôvé tettük a felhasználónak, hogy egyszerûbb vagy akár bonyolultabb listákat készítsen. Természetesen mi is elkészítjük a kívánt listákat, de sokkal gyorsabb, ha azt a helyszínen a felhasználók állítják elô. Nagyon gyakori, hogy a felettesek adott struktúrában, oszlopokkal szeretnének egy adott információhoz hozzájutni. Ekkor lehet nagy segítség a listakezelô használata, mellyel gyorsan, egy kis tanulás után pedig egyszerûen lehet listákat készíteni. (Megjegyezzük, hogy a rendszerben található listák 90%-a ezzel a listakezelôvel készült, s ezek – mint segédanyag – alkalmasak lehetnek arra is, hogy a listakezelô használatát elsajátítsuk.)

Fontosnak tartjuk megjegyezni, hogy a listák készítéséhez és kezeléséhez legalább alapszintû SQL tudásra van szükség, ezért általában az informatikus kolléga segítségével szokták a kívánt listákat elkészíteni. Természetesen amenynyiben igény van rá, adunk támogatást az elsô listák elkészítéséhez, illetve a táblaszerkezet leírást szintén átadjuk, hogy ezzel is segítsük a munkát.

32

A lista képek, megjelenítések elkészítése nem kíván semmilyen informatikai tudást, egyszerûen csak a felhasználó képzeletére van bízva, hogyan szeretné hogy megjelenjenek az adatok, és olyannak „rajzolja” meg a listát, amilyennek szeretné.

CT-EcoSTAT üzemelõ rendszerek KIEMELT PARTNERÜNK: Magyar Államkincstár és Régiós Igazgatóságai ÖNKORMÁNYZATOK: Somogy Megyei Önkormányzat és a Somogy Megyei Önkormányzat Kincstára • Hódmezõvásárhely Megyei Jogú Város Önkormányzata • Gyöngyös Város Önkormányzata • Dunaújváros Önkormányzata • Budapest I. kerület Önkormányzata • Keszthelyi Önkormányzat • Nagyatád Polgármesteri Hivatal és Intézményei • Kerepes Önkormányzata • Alsómocsolád Önkormányzata • Budavári GAMESZ • Keszthelyi GESZ • Budaörsi GESZ • Tiszaújváros Önkormányzata VISZ • Karcag Városi Önkormányzat PSZI • Pesterzsébeti Önkormányzat ONIGESZ • Edelény Önkormányzata • Kartal Önkormányzata • Keszthely-Hévízi Kistérség (Balatongyörök, Bókaháza, Cserszegtomaj, Esztergályhorváti, Felsõpáhok, Gétye, Gyenesdiás, Nemesbük, Rezi, Sármellék, Szentgyörgyvár, Vindornyalak, Zalaapáti, Zalaköveskút, Zalaszántó, Zalavár) • Letenyei Kistérség (Bánokszentgyörgy, Borsfa, Oltárc, Várfölde) • Nagykanizsai Kistérség (Balatonmagyaród, Belezna, Hahót, Magyarszentmiklós, Magyarszerdahely, Nemespátró, Pölöskefõ, Újudvar, Zalakomár) • Tárnok Önkormányzata • Biatorbágy Önkormányzata • Környe Önkormányzata • Marcali Önkormányzata • Tamási Önkormányzata • Kozármisleny Önkormányzata • Nyírtelek Önkormányzata • Balatonföldvár Önkormányzata • Esztergom Önkormányzata • Ráckeve Önkormányzata • Hévíz GAMESZ KÓRHÁZAK: B.A.Z. Megyei Kórház – Miskolc • Bajcsy-Zsilinszky Kórház-Rendelõintézet • Baranya Megyei Kórház – Pécs • Gottsegen György Országos Kardiológiai Intézet • Hetényi Géza Kórház – Szolnok • Jósa András Kórház – Nyíregyháza • Kaposi Mór Megyi Oktató Kórház – Kaposvár • Komárom-Esztergom Megyei Kórház – Tatabánya • Markhot Ferenc Kórház – Eger • Nyírõ Gyula Kórház – Rendelõintézet • Országos Idegsebészeti Tudományos Intézet • Országos Onkológiai Intézet • Országos Orvosi Rehabilitációs Intézet • Pándy Kálmán Kórház – Gyula • Petz Aladár Kórház – Gyõr • Szent István és Szent László Kórház • Szent Lázár Kórház – Salgótarján • Tolna Megyei Kórház – Szekszárd • Vas Megyei Markusovszky Kórház – Szombathely • Veszprém Megyei Csolnoky Ferenc Kórház – Veszprém • Zalaegerszegi Városi Kórház • Jávorszky Ödön Kórház – Vác • K.E.M.Ö. Vaszary Kolos Kórház – Esztergom • Mátrai Állami Gyógyintézet • Réthy Pál Kórház – Békéscsaba • Szatmár-Beregi Kórház – Fehérgyarmat • Területi kórház – Berettyóújfalu • Toldy Ferenc Kórház – Cegléd • Városi Kórház – Nagykanizsa • Bajai Városi Kórház • Budai Irgalmasrendi Kórház • Dr. Bugyi István Kórház – Szentes • Flór Ferenc Kórház – Kistarcsa • Heim Pál Gyermekkórház • Karolina Kórház – Mosonmagyaróvár • Kátai Gábor Kórház – Karcag • Kazincbarcikai Kórház és Rendelõintézet • Magyar Imre Kórház – Ajka • Sántha Kálmán Pszichiátriai Szakkórház – Nagykálló • Városi Kórház – Keszthely • Városi Kórház – Marcali • Városi Kórház – Nagyatád • Dr. Batthyány Strattmann László Kórház – Körmend • Dr. Deák Jenõ Kórház-Rendelõintézet – Tapolca • Erzsébet Kórház – Jászberény • Kisbéri Városi Kórház • Koch Róbert Kórház – Edelény • Komlói Városi Kórház • Palotahosp Kft. – Várpalota • Városi Kórház – Komló • Városi Kórház – Rendelõintézet – Mezõtúr • Soproni Állami Szanatórium • Bone Vita Kórház – Hévíz EGÉSZSÉGÜGYI SZOLGÁLATOK: Belváros-Lipótváros Egészségügyi Szolgálat • Budavári Egész-ségügyi Szolgálat • Csepeli Egészségügyi Szolgálat • Dél-Budai Egészségügyi Szolgálat • Ferencvárosi Egészségügyi Szolgálat • Fõvárosi Önkormányzat Pszichiátriai Betegek Otthona • Gyógyír Kht. XI.ker. Egészségügyi Szolgálat • II. kerületi Egészségügyi Szolgálat • Józsefvárosi Egészségügyi Szolgálat • Kispesti Egészségügyi Szolgálat • Óbuda-Békásmegyer III. ker. Egészségügyi Szolgálat • Pestszentlõrinci Egészségügyi Szolgálat • Terézvárosi Egészségügyi Szolgálat • Tiszaújvárosi Rendelõintézet • XIII. kerületi Egészségügyi Szolgálat • XV. Kerületi Egészségügyi Szolgálat • XX. Kerület Egészségügyi Intézménye • Zuglói Egészségügyi Szolgálat • Egészségügyi Szolgálat – Barcs • Érdi Szakrendelõ • Ráckevei Rendelõintézet • Mezõkövesdi Rendelõintézet KÖZPONTI KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEZETEK: Foglalkoztatási és Szociális Hivatal • Kaposvári Egyetem • Országos Vérellátó Szolgálat • MTA Kémiai Kutatóintézet • MTA Kisérleti Orvostudományi Kutató Intézet • MTA Részecske és Magfizika Kutatóintézet • MTA Társadalomkutató Központ • Országos Gyógyszerészeti Intézet • Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet • Egészségügyi Szakképzõ és Továbbképzõ Intézet • Magyar Országos Levéltár • Mozgássérültek Petõ Intézete • Vakok Állami Intézete • Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok (OTKA) TOVÁBBI PARTNEREK: KHVT Kht. • Tolna Megyei Önkormányzat Szent László Térségi Integrált Szakképzõ Központ (TISZK) • Csepeli Oktatási Szolgáltató Iroda • Fõvárosi Önkormányzat Idõsek Otthona – Gyula • Fõvárosi Önkormányzat Idõsek Otthona – Kamaraerdõ • Ganz Ábrahám Szakközépiskola • Károlyi István Gyermekotthon – Fót • Pesti Úti Idõsek Otthona • Veszprémi Petõfi Színház • Interbuy Kft. • Damisol Kft. • Fõvárosi Önkormányzat Értelmi Fogyatékosok Otthona – Tordas • Hungast Kft. • Debreceni Javítóintézet • Észak-Magyarországi Munkaügyi Központ

1119 Budapest, Keveháza u. 1-3 3. Telefon: 203 9297, 203 9283, 203 9273 Fax: 382 0593 www.computrend.hu

Arkas Design • www.arkas.hu

CompuTREND Csoport