Startgids
J
U R I D I S C H E
K E N N I S G E V I N G E N
Copyright © 2010 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609. De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. B E LA N G R I J K E K E N N I S G E V I N G Nuance Communications, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. H A N D E LS M E R K E N Nuance, het Nuance-logo, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft en SET zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint en Windows zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Intel en Pentium zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Intel Corporation of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en andere landen. Adobe, Acrobat en Photoshop zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Google is een handelsmerk van Google, Inc. WordPerfect is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Corel Corporation en/of haar dochterondernemingen in Canada, de Verenigde Staten en/of andere landen. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Verity, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze documentatie worden genoemd, zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. Outside In ® Viewer Technology copyright © 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. De woordverificatie-, spellings- en afbreekmodules van dit programma, zoals gespecificeerd in het juridische gedeelte van het Help-systeem, zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology van Franklin Electronic Publishers, Inc. Alle rechten voorbehouden. Dit programma is ontwikkeld met behulp van Kakadu-software en is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group. Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op de Zlib-compressiebibliotheek en het werk van Colosseum Builders. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, V.S. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België PaperPort 12 Startgids, januari 2010
I N HO U D
Welkom bij PaperPort
5
PaperPort installeren PaperPort activeren Registratie PaperPort leren gebruiken Technische ondersteuning Nieuw in PaperPort 12
6 7 8 8 9 10
Vertrouwd raken met PaperPort
14
Het PaperPort-bureaublad Het PaperPort-lint PaperPort-items Het deelvenster Mappen PaperPort-itemminiaturen PaperPort-paginaminiaturen Het tweedelige bureaublad Het venster Beeldweergave De instelbare werkbalk Snelle toegang PDF Viewer Plus
14 15 15 17 17 19 20 22 23 23
Items ophalen
24
Scannen naar het PaperPort-bureaublad De scanner instellen met PaperPort Scanprofielen gebruiken Afdrukken naar PaperPort Webpagina's vastleggen PaperPort-mappen toevoegen Werken met DesktopDelivery Foto's vanaf een camera importeren
25 26 26 27 28 28 29 30
Afbeeldingen retoucheren
30
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Afbeeldingen handmatig verbeteren Meerdere afbeeldingen bewerken
32 36 36
PaperPort Startgids
iii
Pagina's voorzien van annotaties Annotatiehulpmiddelen
37 38
Items beveiligen
39
Items archiveren
40
Zoekcriteria aan items toevoegen
Items zoeken Items zoeken op eigenschappen Woorden in een item zoeken Items toevoegen aan de All-in-One Search-index Het deelvenster All-in-One Search gebruiken PDF Searchable Image gebruiken Indexeringstaken plannen
42
43 43 44 45 46 47 48
Bestanden delen
48
Items naar een ander programma verzenden
49
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage De balk Verzenden naar aanpassen Verzendopties aanpassen
Items converteren Items converteren naar afbeeldingsbestanden Documenten samenstellen Afbeeldingen naar tekst converteren
50 51 51
52 52 53 54
Formulieren invullen
54
PDF-ondersteuning
55
PDF-documenten maken PDF-bestanden maken met PDF Create
58 59
ScanDirect gebruiken
61
PaperPort verwijderen
62
iv
Inhoud
Welkom bij PaperPort Welkom bij de Nuance® PaperPort® Startgids. De gids wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer. Als u de gids afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af te drukken met twee pagina's per vel. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken. De SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen.
Bijgeleverde programma's PaperPort 12 wordt geleverd met PaperPort Image Printer, het programma ScanDirect (zie later), de wizard Scannerinstellingen, het programma ImageViewer (voor het bekijken en werken met paginabeelden in een ander venster dan PaperPort) en PDF Viewer Plus (voor het bekijken en werken met PDF-bestanden). In PaperPort Professional 12 ontvangt u bij PDF Viewer Plus het programma Nuance PDF Create, waarmee u op geavanceerde wijze PDF's kunt maken van een groot assortiment bronbestanden.
PaperPort Startgids
5
PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren. Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig. De installatie van PaperPort omvat drie onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd:
• • •
PaperPort (inclusief ImageViewer, ScanDirect en de wizard) PDF Viewer Plus (in PaperPort Professional inclusief PDF Create) PaperPort Image Printer
PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het toonaangevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 5.3 of later) wordt gedetecteerd. Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus en nog veel meer. Klik op Autorun, selecteer een installatietaal en accepteer of wijzig de programmalocatie. Als PDF Viewer Plus/Create moet worden geïnstalleerd, zijn er twee vinkjes: Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op uw systeem. PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance. Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus.
PaperPort Startgids
6
Alle Nuance PDF-knop- en menu-invoegtoepassingen installeren Hiermee plaatst u het lint of de werkbalk Nuance PDF in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, Windows Verkenner en Corel WordPerfect. U kunt dan via PDF Create PDFbestanden maken van het huidige document of de huidige e-mailbijlage of webpagina. Ga naar het Configuratiescherm en kies Software (of Programma's en onderdelen) om deze invoegtoepassingen later afzonderlijk in of uit te schakelen. Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart. U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie. Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen. U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 28).
PaperPort activeren De meeste versies van PaperPort 12 en de bijbehorende PDF Viewer Plus moeten worden geactiveerd. Voor het activeren en deactiveren van het programma heeft u een internetverbinding nodig. Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Geef aan hoe u het programma wilt activeren: automatisch of handmatig. We raden u aan Automatisch te kiezen. PaperPort en PDF Viewer Plus (bij de Professional-versie in combinatie met PDF Create) worden dan gelijktijdig geactiveerd. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Bij handmatige activering moet u gegevens invoeren en moet u de twee programma's apart activeren. Als u het programma niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PaperPort 12.0 en PDF Viewer Plus slechts vijf keer starten zonder het programma te activeren.
PaperPort Startgids
7
Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van Nuance®productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van Nuance gaan op http://netherlands.nuance.com.
PaperPort leren gebruiken In deze startgids maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Release-opmerkingen en de website van Nuance. U opent deze via het tabblad Help van het lint.
Deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft® Windows®-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort.
Het Help-systeem gebruiken De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort. Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, software-updates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens. PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen Help-systeem met instructies voor het maken van PDF-bestanden.
PaperPort Startgids
8
Release-opmerkingen De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma. U vindt dit document op de installatiecd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort.
Technische ondersteuning Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per e-mail. U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Ga naar http://netherlands.nuance.com voor informatie over het ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen.
Minimale systeemvereisten Computer met Intel® Pentium®processor of hoger Microsoft Windows XP 32-bits met SP3 of hoger, Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger, Windows 7 (32- en 64-bits versies) Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger 512 MB RAM (1 GB aanbevolen) 500 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor programmabestanden, plus 20 MB werkruimte tijdens de installatie SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Gemiddelde kleurkwaliteit in XP en Vista) en een resolutie van minimaal 800 x 600 pixels Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Cd-romstation voor de installatie of internetverbinding voor het downloaden van bestanden Internetverbinding (met Internet Explorer 6 of later) voor activering en updates
PaperPort Startgids
9
Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden.
Nieuw in PaperPort 12 PaperPort 12 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten.
Verbeterde PDF-prestaties U kunt PDF-bestanden sneller openen en weergeven in PDF Viewer Plus, een nieuw PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met Adobe Acrobat. Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden veel sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer en wordt er minder van het geheugen vereist. De nieuwe viewer kiest voor elk element op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie. PDF Viewer Plus heeft een eigen Help-systeem.
Verbeterde ondersteuning voor PDF-bestanden PDF Viewer Plus biedt een groot assortiment nieuwe PDF-functies, waaronder verbeterde annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels. Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-hulpmiddelen. De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF. U kunt PDF-formulieren invullen en per e-mail verzenden, volledig nieuwe formulieren maken of statische formulieren in een handomdraai elektronisch invulbaar maken via de vernieuwde FormTyper (in PDF Viewer Plus geïntegreerd).
PaperPort Startgids
10
Met behulp van Logical Form Recognition™-technologie worden de formulierelementen gedetecteerd. Bovendien heeft u in FormTyper meer controle over de eigenschappen van de elementen dan ooit tevoren. U kunt nu doorzoekbare PDF-bestanden maken via scannerprofielen, via de optie Opslaan als in het snelmenu op het PaperPort-bureaublad of rechtstreeks in PDF Viewer Plus. Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of afbeeldingsbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search of Google.
Gebruikersinterface met lint en tabbladen PaperPort 12 is nu nog gebruiksvriendelijker omdat alle programmafuncties beschikbaar zijn via een lint met tabbladen, waarop de knoppen zijn ondergebracht in functionele groepen. We hebben ook de nieuwe knop Nu scannen toegevoegd, zodat u met één muisklik kunt scannen zonder naar de scannerinstellingen te gaan. De werkbalk Snelle toegang verschijnt boven de lintwerkbalken. Hierin kunt u alle functies verzamelen die u het meest gebruikt. Sneltoetsen stellen u in staat snel opdrachten te geven via het toetsenbord. Druk op de Alt-toets voor de sneltoetsopties. U kunt de kleuren voor de achtergrond, de deelvensters en het lint aanpassen.
Nauwkeurigere OCR De OCR (Optical Character Recognition, optische tekenherkenning) is aanzienlijk verbeterd. Mede hierdoor kunt u de inhoud van doorzoekbare PDF-bestandsarchieven met veel meer succes doorzoeken. U kunt nu de taal instellen voor de OCR, zodat de nauwkeurigheid nog verder wordt vergroot voor alle ondersteunde talen.
PaperPort Startgids
11
Digitale camera-invoer De opties op de balk Verzenden voor tekstprogramma's bevat nu ook een OCR-optie van PaperPort voor correctie van digitale foto's. U kunt nu een foto maken van een document en deze nauwkeurig converteren naar een tekstdocument. Dit gebeurt via speciale algoritmes voor het rechtzetten van 3D-afbeeldingen. Pagina-afbeeldingen worden afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten.
Grotere betrouwbaarheid van PaperPort PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend. Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op. In de programmamap van PaperPort bevindt zich een nieuw hulpprogramma, CheckPPFolders.exe, plus een beknopt Help-bestand. Voer dit programma uit om beschadigde bestanden te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt. De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in PaperPort Professional 12:
Mappenbeheer U kunt nu automatisch meerdere mappen maken door vanuit een tekstbestand een lijst met mapnamen te importeren. Deze optie is beschikbaar als u met de rechtermuisknop op een map klikt. Zie het Help-onderwerp PaperPort-mappen voor de vereiste syntaxis.
Nieuwe functies in PDF Viewer Plus en PDF Create-assistent U kunt universele, op tekst gebaseerde PDF-documenten (tot en met PDF 1.7) maken door met de rechtermuisknop te klikken op een bestand op het Windows- of PaperPort-bureaublad, door de PDF Create-assistent te gebruiken of door direct vanuit een programma het document af te drukken met het printerstuurprogramma Scansoft
PaperPort Startgids
12
PDF Create! U kunt bovendien met de PDF Create-assistent PDFpakketten samenstellen, in één keer grote aantallen PDF-bestanden maken en veel meer. In het Help-onderwerp PDF-bestanden maken vindt u een overzicht van alle startpunten, invoerbestanden, opties en uitvoerbestanden die beschikbaar zijn.
Ondersteuning voor SharePoint PaperPort Professional 12 ondersteunt communicatie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server 2007. U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar. Met ScanDirect kunt u de scanresultaten rechtstreeks opslaan als PDF in SharePoint.
Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier.
PaperPort Startgids
13
Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen.
Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPort-bureaublad met het deelvenster Mappen. U ziet de documenten in de gekozen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te ordenen, zoeken en gebruiken. Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen. Lint met opdrachtknoppen
Bureaublad met miniaturen
Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's
Functievenster met mappen
Het functievenster kan het volgende bevatten: Mappen Scaninstellingen Miniaturen All-in-One Search Eigenschappen
Beeldminiatuur
Tekstminiatuur
Balk Verzenden naar
• • • • •
PaperPort Startgids
14
Het PaperPort-lint De interface van PaperPort 12 en ImageViewer is vernieuwd en bestaat uit een lint met tabbladen. De belangrijkste elementen zijn: 1. PaperPort-knop 2. Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 23) 3. Tabblad 4. Lint met het tabblad 5. Groep binnen het lint 6. Knop binnen de groep 7. Vervolgkeuzelijst van de knop
PaperPort-items De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems.
•
Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF Image, PDF Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image (.max). U kunt ze scannen, kopiëren of importeren naar het PaperPort-bureaublad.
•
Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in tekstverwerkingsprogramma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt. Normale PDF-bestanden worden beschouwd als tekstitems. Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend. Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking, waaronder de SET-hulpmiddelen. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt ImageViewer kiezen. Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen
Vertrouwd raken met PaperPort
15
item het PaperPort-bureaublad blijft zien. Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen. U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype. U kunt in PaperPort werken met elke soort PDF: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). PDF-bestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. Deze Nuanceprogramma's zijn optimaal ingesteld voor de verwerking, annotatie en bewerking van PDF-bestanden. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt PDF Image- of PDF Searchablebestanden openen in ImageViewer en vervolgens met de SEThulpmiddelen de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u de submap Voorbeelden met voorbeelden van de itemtypen die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort. In PaperPort kunt u ook niet-PaperPort-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map.
PaperPort Startgids
16
Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. Via de Maphulpmiddelen heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten. In de map Mijn documenten wordt de PaperPortmap Mijn PaperPort-documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort. Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op uw systeem moet ten minste één map bevatten. Via de knop Mappen op het tabblad Bureaublad van het lint kunt u het deelvenster Mappen weergeven of verbergen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke werkruimte het deelvenster Mappen weergeven.
PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDF-bestanden weer in het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPortbureaublad en in ImageViewer.
Vertrouwd raken met PaperPort
17
U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien kunt u door de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals:
• • •
gescande pagina's en foto's
•
Microsoft Word-, PowerPoint®-, Excel®-, WordPerfect™documenten en andere documenten die zijn gemaakt met veelgebruikte programma's
• • •
PDF-documenten
foto's van uw digitale camera afbeeldingsbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX
PDF Image-items
HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleen-lezen gaat. Met
ziet u dat de afbeelding annotaties heeft.
Beelditems met meerdere pagina's zijn voorzien van , zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten.
PaperPort Startgids
18
Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rood kader om aan te geven dat het item is geselecteerd. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Met de itemminiaturen kunt u:
•
items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door de miniaturen te verslepen;
•
items naar een map verplaatsen door de miniaturen naar de betreffende map te slepen;
•
items maar een andere geopende werkruimte verplaatsen door de miniaturen naar die ruimte te slepen;
• •
op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken;
•
met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven;
•
een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen.
op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen;
Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Imageitems combineren en zo items met meerdere pagina's maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen.
PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan. Selecteer een item dat uit meerdere pagina's bestaat en klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Miniatuur. U kunt bewerkingen op paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de bestanden te openen. De eerste drie hierna genoemde mogelijkheden zijn beschikbaar voor alle afbeeldingsbestanden. De overige zijn beschikbaar voor PDF-bestanden
Vertrouwd raken met PaperPort
19
(zowel op het PaperPort-bureaublad als in ImageViewer en PDF Viewer Plus) en MAX-bestanden (alleen op het PaperPortbureaublad). U kunt:
• •
de grootte van de miniatuur aanpassen;
•
pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen;
•
pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen;
• •
nieuwe pagina's in het document invoegen;
geselecteerde pagina's kopiëren en deze als aparte PDFbestanden naar een werkruimte verplaatsen;
nieuwe pagina's aan het eind toevoegen. U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert.
Het tweedelige bureaublad Als u PaperPort Professional 12 voor de eerste keer start, ziet u het bureaublad opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar. Deze indeling geeft u een prettig overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen en combineren, zelfs van de ene map naar de andere. Klik met de rechtermuisknop op de actieve werkruimte of kies met de knop Andere weergave een andere weergave. Als u met documenten werkt die uit meerdere pagina's bestaan, kunt u via het bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het document hoeft te openen. Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken. Als u met een ongesplitst bureaublad wilt werken, gaat u naar het menu Bureaublad en schakelt u de optie Bureaublad splitsen uit. U kunt ook klikken op het pictogram Bureaublad splitsen.
PaperPort Startgids
20
U kunt uw werkruimten ook voorzien van een bladwijzer. Kies hiervoor de opdracht Bladwijzer toevoegen in het menu Bureaublad. Als u veel met bladwijzers werkt, kunt u deze ordenen via de opdracht Bladwijzers ordenen. Op deze manier bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte die u veel gebruikt. Alle bladwijzers worden namelijk in één lijst weergegeven. Functievenster met paginaminiaturen
Actieve werkruimte
Bureaubladsplitsing
Niet-actieve werkruimte
Functievenster met mappen
Balk Verzenden naar
Vertrouwd raken met PaperPort
21
Het venster Beeldweergave Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave, dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen met Beeldweergave. Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF Viewer Plus en niet in Beeldweergave. Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SET-hulpmiddelen kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken. Knop Gebied selecteren
Knop Terug naar bureaublad, standaard aanwezig op de werkbalk Snelle toegang (en het tabblad Beeld)
SET-hulpmiddelen op het tabblad Pagina
Huidige pagina groot weergegeven, klaar voor verbetering of annotaties
Deelvenster Paginaminiaturen met één miniatuur voor elke pagina in het document
PaperPort Startgids
22
De instelbare werkbalk Snelle toegang De PaperPort-knoppen zijn op basis van hun functie op verschillende tabbladen geplaatst. U kunt knoppen die u veel gebruikt opnemen op de werkbalk Snelle toegang in PaperPort en ook in ImageViewer. Klik met de rechtermuisknop in het lintgedeelte en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen.
Kies het tabblad waarvan u knoppen wilt toevoegen
Overige beschikbare knoppen
Knopvolgorde wijzigen
Knoppen toevoegen/verwijderen
Momenteel zichtbare knoppen
PDF Viewer Plus Als u dubbelklikt op een PDF-bestand op het PaperPort-bureaublad, verschijnt het standaard in de nieuwe PDF Viewer Plus. U kunt niet-PDF-bestanden slepen naar het pictogram van PDF Viewer Plus op de balk Verzenden naar (zie pagina 49). Een kopie ervan wordt dan geconverteerd naar PDF en geopend in PDF Viewer. De eerste pagina verschijnt in het hoofdgebied. Links verschijnt een navigatiescherm met paginaminiaturen of formulierelementen en onder in het scherm desgewenst een commentaarvenster. Een Organizer-venster rechts biedt een lijst met stempels. De PDF-annotatiehulpmiddelen worden beschreven op pagina 38. Als u in de PDF-viewer een PDF-bestand met alleen beeld opent, wordt u meestal gevraagd of u het doorzoekbaar wilt maken. Als
Vertrouwd raken met PaperPort
23
dat niet gebeurt, kiest u in het menu Extra de optie Doorzoekbare PDF maken. Actieve PDF-formulieren kunt u rechtstreeks in PDF Viewer Plus invullen. Statische formulieren, bijvoorbeeld formulieren die u naar PaperPort heeft gescand, kunt u met FormTyper omzetten in elektronisch invulbare formulieren (zie pagina 54). Als u een PDF-bestand opent vanuit het PaperPort-bureaublad, wordt de bijgewerkte versie na afloop hierop teruggeplaatst, met alle wijzigingen en annotaties.
Items ophalen Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina's over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld:
•
foto's, pagina's en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen;
•
mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort;
•
bestanden vanuit andere programma's op uw computer importeren;
•
documenten vanuit andere programma's naar het PaperPortbureaublad afdrukken;
•
afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma's naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken;
• •
foto's vanaf een digitale camera ophalen.
•
webpagina's vastleggen via een apart meegeleverd hulpprogramma onder Windows XP.
bestanden via DesktopDelivery overbrengen naar PaperPort Professional 12;
PaperPort Startgids
24
Scannen naar het PaperPort-bureaublad PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIAcompatibele scanners. Klik op de knop Scaninstellingen om het deelvenster Scannen of foto ophalen te openen. Kies een scanprofiel. Elk profiel is optimaal afgestemd op een veelvoorkomende scantaak. Kies vervolgens de eigen interface van de scanner of gebruik het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u het selectievakje niet inschakelt, wordt het gescande item in de actieve werkruimte geplaatst. Schakel de Scanassistent in om items te voorzien van onderwerp, auteur en trefwoorden en om (in PaperPort Professional) het scanproces te volgen. Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het PaperPort-bureaublad. Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen.
Met PaperPort kunt u heel simpel pagina's als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina's scannen. Als u tweezijdige pagina's op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina's om als dit gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina's automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook via de knoppen op uw scanner direct naar PaperPort scannen. Open het Configuratiescherm van Windows, kies Scanners en camera's, kies een gebeurtenis op het tabblad Gebeurtenissen en wijs PaperPort toe aan de gebeurtenis.
Items ophalen
25
U kunt ook een snelle netwerkscanner gebruiken om items naar een netwerkmap te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort. Gebruik DesktopDelivery (beschikbaar in PaperPort Professional 12) om mappen te controleren op binnenkomende gescande beelden.
De scanner instellen met PaperPort Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma's worden niet meegeleverd bij PaperPort. Scanners die goed zijn geïnstalleerd en op de juiste manier werken, zijn direct beschikbaar in PaperPort via de knop Selecteren. Het dialoogvenster Beschikbare scanners verschijnt. Hierin kunt u een scanner kiezen. Als u niet tevreden bent over de scanresultaten, kunt u via het menu Start de PaperPort-wizard Scanner instellen starten. U vindt deze optie in de programmagroep PaperPort 12.0.
Scanprofielen gebruiken PaperPort wordt geleverd met scanprofielen die optimaal zijn afgestemd op veelvoorkomende scantaken. Kies Zwart-witdocument, Grijswaardendocument, Kleurendocument, Kleurenfoto of Doorzoekbaar PDF-kleurendocument. De scanprofielvensters hebben de volgende tabbladen:
•
Profiel: hier ziet u het scanprofiel dat op dit moment wordt gebruikt.
•
SET: hier kunt u definiëren welke verbeteringen u automatisch wilt uitvoeren.
•
Uitvoer: hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien.
PaperPort Startgids
26
•
Scannen: hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast.
In PaperPort Professional 12 kunt u profielen toevoegen en verwijderen. Deze editie van het programma bevat een extra scanprofiel: PDF-MRC-kleurencompressie. MRC is een technologie waarmee u veel kleinere PDF-bestanden kunt maken.
Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma's wilt ophalen, drukt u ze af naar het PaperPort-bureaublad als PDF Image-, PDF Searchableof PaperPort Image (.max)-items. De standaardinstelling is PDF Image. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om dit te wijzigen. Zo kunt u spreadsheets, afbeeldingen, database- en tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden snel als item importeren naar het PaperPort-bureaublad. U gebruikt hiervoor het menu Bestand (of een vergelijkbaar menu) van het bronprogramma. Kies Afdrukken naar PaperPort of kies Afdrukken en kies vervolgens de printer PaperPort Image. Via de knoppen van de invoegtoepassing PDF Create in Officeprogramma's kunt u met PaperPort Professional een normale PDF (Formatted Text & Graphics) maken van het huidige document of de huidige bijlage. Dit doet u door Afdrukken te kiezen en vervolgens als printer ScanSoft PDF Create! te selecteren. Kies in de webbrowser Afdrukken om een weergave van webpagina's te maken die geschikt is voor een afdruk. Met de printer PaperPort Image maakt u MAX-, PDF Image- of PDF Searchable-bestanden. Met de printer ScanSoft maakt u normale PDF's. In alle gevallen wordt PaperPort gestart als het programma niet actief is en wordt het PDF-bestand op het huidige bureaublad geplaatst.
Items ophalen
27
Webpagina's vastleggen Met Web Capture kunt u webpagina's naar het PaperPortbureaublad downloaden als PaperPort Image- of PDF Image-items. Deze items functioneren als handige wijzers naar uw favoriete websites. Zodra u een webpagina met Web Capture heeft gedownload, kunt u deze bekijken, archiveren en de inhoud ervan indexeren. U kunt ook naar de pagina op internet gaan (alleen bij MAX-items). Dit programma wordt samen met PaperPort geïnstalleerd, maar is er niet in geïntegreerd. Ga naar de programmamap en voer PPwebcapture.exe uit. Het programma werkt alleen onder Windows XP. In dezelfde map staat een beknopt Help-bestand. Met de functie Afdrukken naar PaperPort maakt u een afdrukbare weergave van webpagina's. Deze kunnen vervolgens worden toegevoegd aan de All-in-One Search-index voor het zoeken op tekstuele inhoud.
PaperPort-mappen toevoegen PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u items kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u:
• bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen;
• nieuwe mappen maken, ook op toegewezen netwerkstations en externe apparatuur. Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen. Als u de aangepaste installatie kiest, kunt u op dat moment uw eigen mappen toevoegen.
PaperPort Startgids
28
Ook later kunt u mappen die reeds op uw computer staan, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Dit geldt ook voor netwerkmappen en mappen op externe apparaten die zijn aangesloten op uw computer. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruiken van PaperPort-mappen.
Gebruik Mapnotities om dezelfde bestandsinformatie op te geven voor alle PDF- en MAX-bestanden die in de geselecteerde map binnenkomen via de scanner of DesktopDelivery.
Werken met DesktopDelivery Met DesktopDelivery (alleen in PaperPort Professional 12) wordt automatisch gecontroleerd of er in lokale mappen of netwerkmappen bestanden binnenkomen van het type dat u heeft opgegeven (PDF, TIFF, JPEG en MAX). Met de functie kunt u ook e-mailmappen controleren op bijlagen. DesktopDelivery importeert deze bestanden naar de opgegeven PaperPort DesktopDelivery-mappen. Dit zijn PaperPort-mappen die zijn aangewezen om bestanden uit bewaakte mappen buiten PaperPort te ontvangen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige PaperPort-map en selecteer in het snelmenu de opdracht DesktopDelivery.
Bewaakte e-mailmap (Postvak IN) Bewaakte map
Items ophalen
29
U kunt automatisch eigenschappen toevoegen aan PDF- en MAX-bestanden die in de geselecteerde DesktopDelivery-map binnenkomen. Raadpleeg de Instructies of Help van PaperPort voor nadere informatie.
Foto's vanaf een camera importeren Als u digitale foto's wilt overbrengen naar het PaperPortbureaublad, sluit u eerst uw camera aan. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto's alsnog importeren. Bewerk nooit foto's op de camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-functies.
Afbeeldingen retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Beeldweergave, biedt PaperPort verscheidene hulpmiddelen om de afbeelding aan te passen of te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen, schaduwen of vlekjes van paginaranden wissen of wazige foto's scherper maken. Bovendien kunt u een item draaien, verspreide stippen of rode ogen verwijderen, lijnen verbeteren en een afbeelding bijknippen.
PaperPort Startgids
30
Sommige SET-hulpmiddelen zijn voornamelijk bedoeld voor de verbetering van foto's of afbeeldingen. Met andere kunt u items met tekst optimaal geschikt maken voor optische tekenherkenning (OCR, Optical Character Recognition). Het tabblad Pagina van het lint in het venster Beeldweergave bevat de SET-hulpmiddelen waarmee u de huidige pagina kunt wijzigen. Een aantal hiervan is ook beschikbaar op het PaperPort-bureaublad voor gebruik met alle pagina's in het geselecteerde item. De beschikbaarheid wordt als volgt aangegeven: P = Beeldweergave of ImageViewer (tabblad Pagina) voor het wijzigen van de huidige pagina. PI = Ook op het PaperPort-bureaublad (tabblad Item) voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PM = Ook in het snelmenu van het PaperPort-bureaublad voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PS = Ook beschikbaar in een scanprofiel voor het wijzigen van alle binnenkomende afbeeldingen.
Afbeeldingen retoucheren
31
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Een gebied selecteren (P)
Met het hulpmiddel Gebied selecteren kunt u het gedeelte van de afbeelding selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten op het tabblad Pagina of in het snelmenu. Gebruik het hulpmiddel om het gedeelte van de afbeelding te selecteren dat u wilt bijknippen of waarop u de functie Rode ogen verwijderen, Binnen wissen of Buiten wissen wilt toepassen.
Draaien (PI)
Klik op de knop Draaien om de geselecteerde pagina of het geselecteerde item 90 graden naar links of rechts of 180 graden te draaien.
Een afbeelding rechtzetten
Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit gebeurt, kunt u met de hulpmiddelen Rechtzetten (P) en Automatisch rechtzetten (PSI) het document rechtzetten. Als u tekstregels in een zwart-wit afbeeldingsbestand recht zet, leidt dit tot betere OCR-resultaten.
Automatisch verbeteren (PSI)
Het hulpmiddel Automatisch verbeteren stelt helderheid, contrast, kleur en tint van een afbeelding of item bij. De afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd.
Een afbeelding verbeteren (P)
U kunt afbeeldingen handmatig aanpassen met behulp van het hulpmiddel Verbeteren. Hiermee kunt u helderheid-, contrast-, kleur- en tintwaarden wijzigen en uit negen opties de beste afbeelding kiezen (zie pagina 36).
PaperPort Startgids
32
Een afbeelding scherper maken (P)
Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een wazige afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding te vervagen voor een speciaal effect.
Rode ogen verwijderen (P)
Met het hulpmiddel Rode ogen verwijderen corrigeert u heel eenvoudig rode ogen in het geselecteerde deel van een foto. Rode ogen verschijnen soms als u mensen of dieren fotografeert bij weinig licht of met behulp van flitslicht.
Een deel van een afbeelding verwijderen
Gebruik het hulpmiddel Gebied selecteren om het deel dat u wilt behouden te definiëren en verwijder de rest vervolgens met het hulpmiddel Bijknippen (PS). Selecteer het hulpmiddel Vlakgom (P) om het afbeeldingsgedeelte waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen.
Grootte wijzigen (PSI)
Gebruik dit hulpmiddel om de grootte van een afbeelding of item en/of de resolutie ervan te wijzigen of deze instellingen te definiëren voor een scanprofiel. (U kunt hiermee ook kleuren converteren of negatief weergeven.)
Verspreide stippen verwijderen (PM)
Gescande afbeeldingen bevatten soms stippen of spikkels. Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van de pagina. Dit leidt tot betere OCR-resultaten bij zwartwitafbeeldingen.
Afbeeldingen retoucheren
33
Lijnen verbeteren (PM)
Het hulpmiddel Lijnen verbeteren (voor zwart-witafbeeldingen) maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken. Bij gebruik ervan verbeteren de OCR-herkenningsresultaten.
Buiten wissen (PS)
Met dit hulpmiddel verwijdert u schaduwen en vlekjes van paginaranden. Dit zorgt voor betere OCR-resultaten. In het Scanprofiel heet deze functie Randen wissen. Er is ook het hulpmiddel Binnen wissen (P).
Wit punt instellen (P)
Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op een lichte kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het witte punt. Zie hierna.
Zwart punt instellen (P)
Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op een donkere kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het zwarte punt. De kleuren die u als nieuwe witte en zwarte punt heeft gekozen, worden weergegeven op de statusbalk. Klik op dit hulpmiddel om de nieuwe zwarte en witte punt toe te passen op de huidige afbeelding (P) of het huidige item (I). Als het resultaat niet naar wens is, maakt u de wijzigingen ongedaan en kiest u nieuwe punten.
Huidige witte en zwarte punt toepassen
PaperPort Startgids
34
N ie uw e St zw an a da ar rte pu d
St an d N aa ie r uw d e w itt e
pu nt
nt
De witte en zwarte punt wijzigen Hiermee verbetert u de beeldkwaliteit door de erg donkere en overbelichte gedeelten te verwijderen. Alle kleuren die lichter zijn dan de nieuwe witte punt worden wit. Alle kleuren die donkerder zijn dan de nieuwe zwarte punt worden zwart. U gebruikt deze functie bijvoorbeeld om een gearceerde grijze achtergrond te verwijderen uit een document dat u via OCR wilt omzetten in tekst. Selecteer een van de donkergrijze pixels in de achtergrond en stel dit in als witte punt. Hierdoor wordt de achtergrond wit. Als u bij een kleurenfoto de witte of zwarte punt wijzigt, vergroot u het contrast. Het kan echter ook de kleuren wijzigen.
Ervoor:
Erna:
U kunt zoals beschreven een nieuwe zwarte of witte punt toepassen op afzonderlijke afbeeldingen. U kunt ze ook als automatische verbetering toepassen op alle nieuwe pagina's die u met een geselecteerd profiel scant.
Afbeeldingen retoucheren
35
Afbeeldingen handmatig verbeteren Kies in Beeldweergave de knop Verbeteren op het tabblad Pagina van het lint. Er verschijnen negen varianten van de afbeelding. Pas de helderheid en het contrast, de kleur of de tint aan en dubbelklik vervolgens op de gewenste afbeelding. Deze wordt in het midden geplaatst en wordt het nieuwe origineel. Het eerste origineel blijft bewaard, zodat u altijd hiernaar kunt terugkeren. Verbetering afsluiten
Huidige selectie
Aanpasoptie: Helderheid & contrast Kleur Tint
Schuifregelaar
Originele afbeelding (met hersteloptie)
Meerdere afbeeldingen bewerken De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling meerdere afbeeldingen kunt verbeteren, wijzigen of draaien.
PaperPort Startgids
36
Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en kies vervolgens op het tabblad Item de gewenste opdracht. Raadpleeg de Help voor meer informatie.
Pagina's voorzien van annotaties PaperPort bevat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u in een gescand document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden. U kunt PDF-bestanden het beste annoteren in het meegeleverde PDF-programma van Nuance. PaperPort Image-bestanden (.max) en alle andere beelditems moeten worden geannoteerd in Beeldweergave of ImageViewer. U kunt echter elk van deze bestanden naar het pictogram van het Nuance PDFprogramma op de balk Verzenden naar slepen om ze te converteren naar PDF Image of PDF Searchable, klaar om te worden voorzien van annotaties of op andere wijze te worden bewerkt. Annotaties in PDF- en PaperPort Image-bestanden (.max) kunnen worden bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen, verwijderen of de tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windows-bitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van de afbeelding wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen, zijn de annotatiehulpmiddelen niet beschikbaar. U kunt met de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Via de PDF Image- of PDF Searchable-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos verzenden naar mensen die niet beschikken over PaperPort. De geadresseerde hoeft alleen maar te dubbelklikken op de e-mailbijlage en hij of zij ziet het document met annotaties in de standaard PDF-viewer van het systeem.
Pagina's voorzien van annotaties
37
Annotatiehulpmiddelen U kunt op het tabblad Annotatie van het lint een annotatiehulpmiddel selecteren als het venster Beeldweergave een beelditem bevat. Met de opdrachten uit de groep Annotatie-instellingen kunt u eigenschappen wijzigen. De gewijzigde eigenschappen worden gebruikt voor nieuwe annotaties. Dit heeft geen invloed op bestaande annotaties. Als u een annotatiehulpmiddel wilt uitschakelen, klikt u op een ander hulpmiddel, bij voorkeur Annotatie selecteren. Ga naar de Help-informatie voor een gedetailleerde lijst van deze hulpmiddelen. Hieronder vindt u een overzicht van de annotatiehulpmiddelen voor PDF-bestanden in PDF Viewer Plus. Gebruik de volgende opdrachten in PDF Viewer Plus:
Handje
Selecteer dit hulpmiddel en klik in een annotatie om deze te verplaatsen, te knippen of te kopiëren of de grootte ervan op de pagina te wijzigen. Dubbelklik op een notitie of tekstvak om de tekst te bewerken. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerde annotatie om de status of eigenschappen ervan te wijzigen.
Notitie
Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe, vergelijkbaar met een klevend notitievelletje dat u op een document plakt. De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de hoeveelheid informatie. U kunt de notitie minimaliseren tot pictogram. Klik er met de rechtermuisknop op om de eigenschappen te bekijken. Dubbelklik op een notitie om deze opnieuw te openen.
PaperPort Startgids
38
Tekstvak
Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer dit hulpmiddel om tekst in te voeren waarvan u de eigenschappen kunt instellen via Bewerken > Voorkeuren > Commentaar.
Markeren
Gebruik de Markeerstift om geselecteerde tekst op de pagina of in een tekstvak te markeren, net alsof u een markeerstift gebruikt op papier.
Potlood
Met het hulpmiddel Potlood kunt u lijnen vrij op de pagina tekenen.
Lijn
Selecteer het hulpmiddel Lijn om rechte lijnen te tekenen. Als u met de rechtermuisknop klikt en Eigenschappen kiest, kunt u ook pijlen maken en de lijn opmaken.
Stempel
Met het hulpmiddel Stempel kunt u de meegeleverde stempels of door u geselecteerde bitmapafbeeldingen op de pagina plakken, alsof u een rubberstempel gebruikt.
Items beveiligen In PaperPort Professional 12 kunt u het beveiligingsniveau van de PDF-bestanden (ondersteund tot en met 1.7) instellen. Als u een nieuw PDF-bestand maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een werkruimte te kopiëren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het oorspronkelijke bestand. PDF-bestanden die u maakt, worden gegenereerd op basis van de standaard PDF-beveiligingsinstellingen in PaperPort, zoals opgegeven via het lint Item. PaperPort kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord voor openen beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het
Items beveiligen
39
machtigingswachtwoord geeft u op hoe het document kan worden gebruikt. Als dit wachtwoord niet is opgegeven, is verder gebruik van het bestand onbeperkt mogelijk.
Items archiveren Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPort-bureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u te helpen items later terug te vinden. Het is ook mogelijk het bureaublad op te splitsen in aparte werkruimten, zodat u heel eenvoudig items kunt verplaatsen en kopiëren. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina's verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen. Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook in Windows Verkenner mappen die u bekijkt in de PaperPort-mappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen; submappen maken of verwijderen; en mapnotities toevoegen. U kunt instellingen voor DesktopDelivery en voor het delen of beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van de map aanpassen. Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk.
PaperPort Startgids
40
U kunt notities toevoegen aan mappen als die relevant zijn voor de inhoud van de map. Typische voorbeelden hiervan zijn klantnamen, telefoonnummers, geboortedatums, project-ID's en e-mailadressen. Als u scant of DesktopDelivery gebruikt, kunt u deze gegevens automatisch toevoegen aan alle PDF- of MAX-bestanden die in deze map binnenkomen. U kunt deze bestanden vervolgens eenvoudig doorzoeken met PaperPort All-in-One Search of een andere zoekfunctie. Mapnotities worden alleen automatisch toegevoegd als u op het tabblad Uitvoer van het dialoogvenster Scaninstellingen de optie Automatisch trefwoorden uit Mapnotities toevoegen kiest. Deze optie vindt u ook in het dialoogvenster Mapeigenschappen van PaperPort Professional voor DesktopDelivery. In PaperPort Professional kunt u snel meerdere mappen plus eventuele inhoud importeren door ze op te nemen in een tekstbestand. Gebruik hiervoor alleen de volgende structuur: *** PaperPort *** Mapnaam1 Mapnaam2 Mapnaam2/submapnaam2a Mapnaam2/submapnaam2b Mapnaam3 …enzovoort
Klik met de rechtermuisknop in het deelvenster Mappen en kies Mappenstructuur importeren om het tekstbestand te selecteren.
Items archiveren
41
Zoekcriteria aan items toevoegen U kunt itemeigenschappen toevoegen aan PaperPort Image-items en PDF-bestanden en deze eigenschappen vervolgens gebruiken als zoekcriteria in PaperPort.
U kunt ook trefwoorden toewijzen aan meerdere items tegelijkertijd, waarmee u een krachtig hulpmiddel heeft voor het rangschikken en zoeken van gelijksoortige documenten en afbeeldingen. Selecteer hiervoor meerdere items op het PaperPort-bureaublad en kies vervolgens in het snelmenu de optie Eigenschappen. De woorden die u bij Onderwerp, Auteur en Trefwoorden invoert, worden toegepast op alle geselecteerde items.
PaperPort Startgids
42
U kunt ook via Mapnotities dezelfde itemeigenschappen opgeven voor alle PDF- en MAX-bestanden die in de geselecteerde map binnenkomen via de scanner of DesktopDelivery. Voer woorden in bij Onderwerp, Auteur en Trefwoorden. Deze worden alleen toegevoegd als u op het tabblad Uitvoer van het dialoogvenster Scaninstellingen de optie Automatisch trefwoorden uit Mapnotities toevoegen kiest. Deze optie vindt u ook in het dialoogvenster Mapeigenschappen voor DesktopDelivery van PaperPort Professional.
Items zoeken PaperPort biedt verscheidene functies voor het zoeken naar PaperPort-items. U kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op het PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met All-in-One Search. U kunt met All-in-One Search op allerlei manieren opgeven waar en wat u wilt zoeken, onder andere in geïndexeerde tekst. Deze gegevens worden de zoekcriteria genoemd. U kunt items zoeken op:
• •
itemeigenschappen (bestanden zoeken) tekstinhoud (zoeken via de index)
Items zoeken op eigenschappen U kunt naar elk soort item op itemnaam zoeken. U kunt ook naar PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden zoeken op itemeigenschappen zoals trefwoorden en onderwerpinformatie. Als u op itemeigenschappen zoekt, schakelt u het selectievakje Allin-One-index gebruiken uit en geeft u de volgende criteria op:
•
Naam – de naam van het item (niet noodzakelijkerwijs de naam van het bestand).
Items zoeken
43
• • •
Auteur – zoals gedefinieerd onder Itemeigenschappen.
•
Annotaties – notities of tekstlabels die aan PDF- of MAXbestanden zijn toegevoegd.
•
URL – de koppelingsteksten van gedownloade webpagina's.
Trefwoorden – zoals gedefinieerd onder Itemeigenschappen. Commentaar – zoals gedefinieerd onder Onderwerp bij Itemeigenschappen.
Auteur, trefwoorden, commentaar en URL zijn alleen beschikbaar voor PDF- en MAX-bestanden.
Woorden in een item zoeken U kunt ook woorden in een item zoeken. Hiervoor voegt u het item toe aan de All-in-One Search-index en selecteert u All-inOne-index gebruiken. Als u zoekt met de index, kunt u zoeken op eigenschappen, inhoud of beide. Geef aan waar moet worden gezocht: • alle bestanden in de huidige map, maar niet in de submappen • de huidige map plus de submappen • alle PaperPort-mappen en -submappen. Geef op hoe precies u wilt zoeken: • Met Exacte overeenkomst vindt u woorden en veel voorkomende woordeinden. Als u zoekt op kijk, vindt u kijkt, kijken, enzovoort. • Met Ongeveer vindt u het bovenstaande en meer. Als u zoekt op kijk, vindt u wellicht ook kick of keek.
PaperPort Startgids
44
Na afloop van de zoekopdracht worden de resultaten weergegeven – elk resultaat als een rij in een tabel. Selecteer een resultaat en klik op Tekst bekijken om de zoektermen in de context te bekijken. Klik op Tekst kopiëren om de tekst uit het bestand te extraheren en deze op het Klembord te plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op een resultaat en kies Openen om het document in het bijbehorende programma te openen. Met Map met inhoud openen wordt de map geopend waarin het bestand staat en wordt het bestand geselecteerd. Als u de zoekresultaten wilt filteren met behulp van bestandsinformatie, schakelt u de gewenste selectievakjes onder Naam, auteur, trefwoorden in en geeft u ook hier zoektekst op.
Items toevoegen aan de All-in-One Search-index De All-in-One Search-index gebruikt de OCR-software van PaperPort om tekstinhoud van de items te extraheren en kopiëren. Hiervan wordt een database gemaakt, vergelijkbaar met de index van een boek. Itemeigenschappen, zoals naam en auteur, worden ook aan de index toegevoegd. Hoewel het maken van een index veel tijd kost, gaat het zoeken naar items in de index vaak veel sneller dan het zoeken per bestand. Met de PaperPort-opties die beschikbaar zijn via de PaperPortknop kunt u opgeven of u automatisch een All-in-One Search wilt uitvoeren als u een nieuw item toevoegt of een bestaand item wijzigt. U kunt ook een periode instellen waarna de index wordt bijgewerkt. Desgewenst kunt u de All-in-One Search-index handmatig bijwerken voor alle items, voor één item of voor alle items in een of meer mappen. Het is een goede gewoonte om de All-in-One Search-index regelmatig bij te werken omdat het proces dan sneller kan worden voltooid. Gebruik in PaperPort Professional 12 de Index Manager om regelmatig indexeringstaken te maken en te plannen. Voor snelle toegang tot de periodieke indexeringsprocessen start u de Index Manager rechtstreeks vanuit het deelvenster All-in-One Search.
Items zoeken
45
Het deelvenster All-in-One Search gebruiken Gebruik het deelvenster All-in-One Search om zoekcriteria in te voeren en opties te selecteren waarmee u PaperPort-items wilt zoeken. Het doorzoeken van een bestand gebeurt uitsluitend op basis van itemeigenschappen. De itemeigenschappen typt u bij Naam, auteur, trefwoorden. Bij het zoeken via de index wordt de All-in-One Search-index van PaperPort gebruikt om itemeigenschappen of tekst in een item te zoeken. De itemeigenschappen typt u bij Naam, auteur, trefwoorden en de tekst geeft u op in het vak Met geïndexeerde tekst. Als u via de index wilt zoeken zonder in bestanden te zoeken, voert u een tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst in en maakt u de selectie van de zes bestandsinformatieopties ongedaan. Als u bestanden wilt zoeken zonder de index te gebruiken, zorgt u ervoor dat All-in-One-index gebruiken niet is geselecteerd en voert u in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden een tekenreeks in. Selecteer vervolgens alle gewenste bestandsinformatieopties. Als u zowel in bestanden als via de index wilt zoeken op één tekenreeks, selecteert u All-in-One-index gebruiken, voert u de tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst in, zorgt u ervoor dat het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden leeg is en selecteert u alle gewenste bestandsinformatieopties. Deze zoekopdracht resulteert in een lijst met alle items die overeenkomen met de zoektekst, ofwel in de inhoud van het bestand ofwel in de bestandsinformatie. Als u een gecombineerde bestands- en indexzoekopdracht wilt geven, selecteert u All-in-One-index gebruiken, voert u een tekenreeks in het tekstvak Met geïndexeerde tekst en een tekenreeks (dezelfde of een andere) in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden in en selecteert u alle gewenste bestandsinformatieopties. De zoekopdracht resulteert in een lijst met alle items die de opge-
PaperPort Startgids
46
geven tekenreeks of tekenreeksen bevatten in zowel de bestandsinhoud als de bestandsinformatie. Met andere woorden: het aantal gevonden items zal gering zijn.
PDF Searchable Image gebruiken Naast het gebruik van de eigen zoek- en indexeringsmogelijkheden van PaperPort kunt u ook PDF Searchable Image-bestanden maken waarmee u buiten PaperPort kunt indexeren en zoeken. PDF Searchable is een soort PDF-bestand dat een bitmapafbeelding bevat van een document of afbeelding met tekst die als verborgen tekst is opgeslagen. Het bestand ziet er precies hetzelfde uit als het oorspronkelijke document, maar kan worden doorzocht met andere programma's zoals Nuance PDF Converter Professional, Windows Desktop Search en Google. U kunt als volgt PDF Searchable Image-bestanden maken:
•
Open een item en kies in het snelmenu de optie Opslaan als. Kies als bestandstype de optie PDF Searchable Image.
•
Scan een item met behulp van het profiel Doorzoekbaar PDFkleurendocument.
•
Importeer een PDF met alleen beeld in PDF Viewer Plus of PDF Converter Professional. In de meeste gevallen wordt u gevraagd of u een doorzoekbare kopie wilt maken. Als dat niet gebeurt, selecteert u in het menu Extra de optie Doorzoekbare PDF maken.
•
Druk een beeld af naar het PaperPort-bureaublad. Dit wordt standaard een PDF Image-bestand. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om Doorzoekbare PDF op te geven als uw voorkeur.
Items zoeken
47
Indexeringstaken plannen De Index Manager is een hulpprogramma van PaperPort Professional 12 waarmee u indexeringstaken voor lokale mappen of netwerkmappen kunt maken, wijzigen en plannen. Geïndexeerde bestanden kunnen vervolgens worden doorzocht met All-inOne Search. Bij nieuwe taken kunt u opgeven in welke map moet worden gezocht (lokaal of op het netwerk), met of zonder submappen. U kunt de tijd instellen en de frequentie waarmee wordt gezocht (duur, patroon en bereik) en u kunt een taak activeren en deactiveren, onderbreken of overslaan. In het dialoogvenster met programma-instellingen kunt u opgeven hoe en wanneer de Index Manager moet stoppen.
Bestanden delen PaperPort bevat veel functies waarmee u bestanden, afbeeldingen en documenten gemakkelijk kunt delen met vrienden, collega's en zakenpartners. Deze hulpmiddelen zijn in het programma geïntegreerd en via het lint direct beschikbaar. Met PaperPort kunt u heel simpel: items naar anderen e-mailen, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete e-mailprogramma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar; items scannen of converteren naar PDF-indeling, een zeer populaire indeling voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor documentdistributie;
PaperPort Startgids
48
toegang verkrijgen tot gedeelde mappen op uw LANof WAN-netwerk, door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-mappen toe te voegen; direct instellingen voor Delen en beveiliging benaderen via het snelmenu van de map. Met PaperPort maakt u heel eenvoudig op een server of pc een gedeelde map, die kan dienen als een centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten. Alle PaperPort-clients hebben toegang tot deze map en kunnen via de PaperPort-functies voor documentbeheer en papierverwerking documenten rechtstreeks opzoeken en gebruiken. Bovendien kunt u items converteren naar veelgebruikte bestandsindelingen, zodat deze door anderen in een groot aantal andere programma's kunnen worden gebruikt. Ga via de Nuance-website http://netherlands.nuance.com naar PaperPort voor een lijst van alle programma's die worden ondersteund.
Items naar een ander programma verzenden U kunt in PaperPort heel eenvoudig via slepen en neerzetten uw bestanden openen in uw favoriete programma. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep deze naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onder in het PaperPort-bureaublad. Veelvoorkomende kantoortaken zoals e-mailen en faxen gaan nu sneller dan ooit. Gescande documenten kunnen nu probleemloos worden gebruikt in andere programma's. Via de balk Verzenden naar wordt het document automatisch naar een indeling geconverteerd die door het ontvangende programma wordt ondersteund. U kunt bijvoorbeeld het gescande beeld van een brief naar de Microsoft Word-koppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen, waarmee u aangeeft dat u de brief wilt openen
Items naar een ander programma verzenden
49
als tekstbestand en niet als statisch afbeeldingsbestand. PaperPort voert het OCR-programma uit en stuurt bewerkbare tekst naar Word. PDF Viewer Plus
OmniPage OP-workflows
FormTyper SharePoint
Microsoft Outlook®
PDF Converter
PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert de benodigde conversies uit en biedt soms opties voor het verzenden van het item.
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage Als u naast PaperPort ook OmniPage heeft, kunt u beschikken over de OCR-services van dat programma en zo de mogelijkheden van PaperPort uitbreiden. U kiest OmniPage door in een tekstprogramma met de rechtermuisknop op de PaperPort-koppeling te klikken, Verzendopties te kiezen en vervolgens als OCRprogramma OmniPage te selecteren, in plaats van PaperPort OCR. Met OmniPage kunt u:
•
papieren documenten rechtstreeks converteren naar bruikbare Microsoft Office-documenten;
•
PDF-bestanden met behoud van opmaak omzetten in bewerkbare documenten;
•
automatisch beelden van multifunctionele printers en scanners in een netwerk verwerken;
PaperPort Startgids
50
•
documenten scannen en converteren naar XML, PDF, TIFF en andere indelingen;
•
documenten delen via e-mail, internet, XML en e-Books;
• OmniPage-workflows gebruiken voor directe, effectieve controle over documentconversies.
De balk Verzenden naar aanpassen U bepaalt zelf hoe de balk Verzenden naar eruit ziet. U kunt bijvoorbeeld programmapictogrammen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie.
Verzendopties aanpassen U kunt via de verzendopties aangeven op welke manier u de programma's op de balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de bestandsindeling selecteren waarin PaperPort een item opslaat.
Items naar een ander programma verzenden
51
Als u de Professional-versie van OmniPage 14 of later heeft, kunt u via de koppeling OmniPageworkflows op de verzendwerkbalk een workflow kiezen.
U kunt een item versturen per e-mail door het te verslepen naar het pictogram van het e-mailprogramma op de balk Verzenden naar. Gebruik de e-mailkoppelingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen en andere opties op te geven.
Items converteren Met PaperPort kunt u gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingen, en afbeeldingen converteren naar tekst.
Items converteren naar afbeeldingsbestanden U kunt gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsbestanden. Met de opdracht Opslaan als kunt u beelditems opslaan naar allerlei standaard afbeeldingsindelingen, zoals PDF, JPEG en TIFF, maar ook naar de eigen bestandsindeling van PaperPort Image (.max).
PaperPort Startgids
52
U kunt tekstitems en beelditems converteren naar PaperPort Image-items (.max) met behulp van de opdracht Als PaperPort Image-item dupliceren. Met de opdracht Als PDF-item dupliceren kunt u tekstitems converteren naar PDF Image-items. In PaperPort Professional 12 kunt u met behulp van PDF Create ook tekstitems zoals Word-documenten converteren naar PDF Formatted Text & Graphics-indeling. Als u meerdere items selecteert, kunt u deze tegelijkertijd converteren naar een nieuwe indeling. In de Help-onderwerpen vindt u meer informatie hierover.
Documenten samenstellen U kunt documenten samenstellen door ze te combineren. De bestanden die u wilt stapelen, moeten zich in één map bevinden en u moet ze selecteren in de volgorde waarin u ze wilt stapelen. Klik op de pijl naast Items combineren en kies een van de beschikbare combinaties:
•
In PDF-stapel: Elke oorspronkelijke pagina wordt één PDFpagina, met behoud van de oorspronkelijke afmetingen.
•
In PDF-pagina's met meerdere items, Passend maken: Hiermee past u de afmetingen van de verschillende items aan en plaatst u altijd vier oorspronkelijke pagina's op één PDFpagina.
•
In PDF-pagina's met meerdere items, Originele afmetingen behouden: Hiermee plaatst u zoveel mogelijk oorspronkelijke pagina's op elke PDF-pagina.
•
In PDF-miniatuurpagina: Hiermee maakt u van alle itempagina's miniaturen en plaatst u zoveel mogelijk miniaturen op een PDF-pagina.
Items converteren
53
Het oorspronkelijke item blijft bewaard in de oorspronkelijke bestandsindeling. Combineren duurt gewoonlijk langer dan stapelen, omdat er een PDFbestand moet worden gegenereerd. In PaperPort Professional kunt u daarnaast ook tekstitems combineren. Als u een tekstitem wilt converteren, moet u wel beschikken over het programma waarmee het item is gemaakt.
Afbeeldingen naar tekst converteren U kunt gescande documenten converteren naar tekst door de miniatuur te slepen naar een tekstverwerkingsprogramma. PaperPort verwerkt het gescande document automatisch met behulp van de OCR-software van PaperPort, start het tekstverwerkingsprogramma en laadt de gescande tekst in een document zodat u deze kunt bewerken. U kunt in PaperPort ook tekst van een deel van de afbeelding kopiëren, zodat u deze kunt gebruiken in een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma. De OCRsoftware verwerkt de tekst en kopieert deze naar het Klembord van Windows. Open het programma waarin u de tekst wilt invoegen en plak de tekst in het bestand.
Formulieren invullen U kunt actieve PDF-formulieren invullen met het PDFprogramma. Kies het Handje en druk op de tabtoets of de pijltoetsen om naar een formulierveld te gaan. Kies de gewenste opties of voer tekst in. In de Help en de Instructies vindt u alle mogelijke formulierelementen. FormTyper™ is een PaperPort-programma waarmee u statische formulieren (zoals verzekeringsformulieren, registratiekaarten en medische formulieren) die u naar het PaperPort-bureaublad scant, kunt invullen. U sleept gewoon een formulier van het PaperPort-bureaublad naar het programma FormTyper op de balk Verzenden naar. Het formulier wordt zo nodig geconverteerd naar PDF en in uw Nuance PDF-programma geopend. FormTyper analyseert het
PaperPort Startgids
54
formulier automatisch, herkent de blanco gebieden waarin gegevens kunnen worden ingevoerd en maakt hiervan lege velden. U kunt met FormTyper tekstvakken en selectievakjes detecteren. Nu kunt u snel typen en met de tabtoets naar elk veld gaan. U kunt desgewenst ook tekstvakken en selectievelden verplaatsen, nieuwe velden invoegen en velden verwijderen. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, slaat u het formulier op het PaperPortbureaublad op, zodat u het formulier in zijn geheel (met alle ingevulde gegevens) kunt afdrukken of verzenden via e-mail. Als u werkt met een voorgedrukt formulier, kiest u in het dialoogvenster Afdrukken de optie Alleen formuliervelden om uw antwoorden rechtstreeks in het formulier af te drukken.
PDF-ondersteuning Verschillende PDF-typen PDF (Portable Document Format)-bestanden worden vaak in drie verschillende categorieën ingedeeld:
• • •
PDF Image PDF Searchable Image PDF Formatted Text & Graphics (normale PDF)
PDF-bestanden openen U kunt in PaperPort deze drie PDF-typen openen en bekijken. PDF-bestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. U kunt ze als PDF Image openen in ImageViewer. Voor beveiligde bestanden moet u het juiste wachtwoord invoeren. Beveiligingsinstellingen worden gerespecteerd. Met behulp van het machtigingswachtwoord kunt u de instellingen wijzigen. PDF-paginabewerkingen U kunt in PaperPort pagina's uit het ene PDF-bestand in- of toevoegen aan een ander PDF-bestand en ook een serie PDFbestanden stapelen in één PDF. Bij pagina's van verschillende PDF-
PDF-ondersteuning
55
typen wordt het type van het uiteindelijke bestand door het programma bepaald. U kunt één of alle pagina's extraheren uit een PDF-bestandsstapel met meerdere pagina's om één PDF per pagina te maken. Items combineren in één PDF-bestand U kunt een groot assortiment beelditems combineren in één doelPDF. Alle gecombineerde items blijven bewaard op de oorspronkelijke locatie en in de oorspronkelijke bestandsindeling. In PaperPort Professional kunt u ook tekstitems combineren. PDF-bestanden voorzien van annotaties U kunt aan PDF-pagina's van elk PDF-type notities, markeringen en grafische elementen, zoals pijlen, toevoegen als notaties. Deze worden geen onderdeel van de echte PDF-pagina, maar vormen een aparte laag, zodat ze kunnen worden bekeken, verplaatst, gewijzigd of verwijderd in PaperPort en andere PDF-viewers en -editors. U kunt annotaties toevoegen in ImageViewer of in uw PDF-programma. PDF-bestanden aanpassen Met de SET-hulpmiddelen kunt u het uiterlijk van PDF-pagina's verbeteren of ze beter prepareren voor tekstherkenning (OCR). Zie pagina 30 en het Help-onderwerp Pagina's en afbeeldingen verbeteren. Voor het wijzigen van de echte tekstinhoud van een PDF-bestand of van tekstkleuren of -kenmerken, heeft u een PDFeditor nodig, bijvoorbeeld Nuance PDF Converter Professional. Tekst extraheren uit PDF-bestanden Met de opdracht Tekst kopiëren plaatst u tekst in PDF-bestanden op het Klembord als tekst zonder opmaak. Zo nodig wordt OCR uitgevoerd. De opdracht Tekst bekijken doet hetzelfde, maar hiermee wordt de tekst in een PaperPort-venster weergegeven. U kunt opgeven of u deze teksten wilt opslaan. Als u dat niet doet, wordt de tekst bij elk gebruik van de opdracht opnieuw gegenereerd. U kunt PDF-bestanden ook verzenden naar
PaperPort Startgids
56
tekstverwerkingsprogramma's op de balk Verzenden naar. Hiermee wordt bewerkbare tekst gegenereerd met een vooraf ingesteld opmaakniveau. Zo nodig wordt OCR gebruikt. Zie de Help-onderwerpen Gescande documenten converteren naar tekst en Uitvoeropties voor het doelprogramma. Documentinformatie toevoegen aan PDF-bestanden voor zoekopdrachten U kunt een itemnaam, auteur, onderwerp en trefwoorden definiëren voor een PDF-bestand, en namen toewijzen aan elke pagina, zodat u het bestand en de inhoud daarvan later gemakkelijk kunt terugvinden. Zie het Help-onderwerp Eigenschappen toewijzen aan PaperPort Image- en PDF-bestanden en Itemeigenschappen Met All-in-One Search kunt u woorden zoeken in de documentinformatie van een of meer PDF-bestanden. U kunt zoeken in alleen de documentinformatie, alleen de tekstinhoud, of beide. Voor elk zoektype kunt u aparte zoektekst opgeven. Als u PDF-bestanden indexeert via de Index Manager, kunt u sneller de volledige tekst van documenten doorzoeken. PDF-bestanden opslaan als ander bestandstype U kunt PDF-bestanden opslaan als allerlei typen afbeeldingsbestand en als XPS. Zie het Help-onderwerp: Beelditems opslaan. Een PDF met meerdere pagina's wordt opgeslagen als één bestand als u een bestandstype kiest dat meerdere pagina's ondersteunt. Als dat niet het geval is, wordt elke PDF-pagina opgeslagen als apart bestand. PDF-bestanden toevoegen aan Windows Desktop Search Ga naar Bureaublad > Opties > Geavanceerd om PaperPort in of uit te schakelen als het programma voor de verwerking van PDFbestanden in Windows Desktop Search. Zie voor meer informatie de Help-onderwerpen over het maken van PDF-bestanden.
PDF-ondersteuning
57
PDF-documenten maken PDF Image-bestanden maken vanuit andere programma's Zorg er via Bureaublad > Opties > Items voor dat PDF (en niet MAX) is geselecteerd als doelbestandstype. Kies PDF Image of PDF Searchable. Open vervolgens een bronbestand in een geschikt programma en kies Afdrukken. Deze optie staat meestal in het menu Bestand. Kies als printer de optie PaperPort Image Printer en kies de gewenste afdrukinstellingen, bijvoorbeeld zwart-wit- versus kleurconversie. Zie het Help-onderwerp PaperPort-afdrukstuurprogramma's en Afdrukken naar PDF vanuit andere programma's. PDF Searchable-bestanden maken tijdens het scannen Open een scanprofiel en stel in het deelvenster Uitvoer het PDFbestandstype in of kies het meegeleverde profiel Doorzoekbaar PDF-kleurendocument. Zie het Help-onderwerp Scanprofielen wijzigen. Gebruik het profiel om PDF-bestanden te genereren. PDF-bestanden maken van bestaande PDF- of XPS-bestanden of beelditems Klik met de rechtermuisknop op een PDF-bestand en kies Item dupliceren, Huidige pagina dupliceren of Opslaan als. De kopie wordt van hetzelfde PDF-type als de bron-PDF. Klik met de rechtermuisknop op een beelditem en kies Als PDF dupliceren of Opslaan als. Als u dubbelklikt op een XPS-bestand zodat het wordt geopend in PDF Viewer Plus, wordt er automatisch een PDF-kopie gemaakt, die u vervolgens kunt wijzigen en opslaan.
PaperPort Startgids
58
PDF-bestanden maken met PDF Create Met Nuance® PDF Create kunt u PDF-bestanden maken van één of meer brondocumenten. De PDFbestanden kunnen vervolgens worden bekeken, afgedrukt, doorzocht en bewerkt. Hoe begint u U kunt PDF-bestanden op verschillende manieren maken:
• • •
via de Create-assistent die u opent vanuit het menu Start; via een snelmenu in Windows Verkenner of uw bureaublad; via de werkbalk, de PDF Create-menuopties of het lint Nuance PDF in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook of Internet Explorer.
Het Help-onderwerp PDF-bestanden maken bevat een uitgebreid overzicht van alle mogelijke manieren waarop u PDF's kunt maken en de beschikbare opties. Afhankelijk van uw PaperPort-versie kunt u een of meer van deze PDF-types maken. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie. In de volgende tabel ziet u met welke functies u de verschillende typen PDF-bestanden in PaperPort 12 en PaperPort Professional 12 kunt maken: Indeling
PaperPort 12
PDF Image
Scannen of foto ophalen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als (Web Capture)
PaperPort Professional 12 Scannen of foto ophalen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als (Web Capture) Item dupliceren
PDF-ondersteuning
59
Indeling
PaperPort 12
PDF Searchable Image
Scannen of foto ophalen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als (Web Capture)
PDF Formatted Text & Graphics
Scannen of foto ophalen
PaperPort Professional 12 Scannen of foto ophalen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als (Web Capture) Item dupliceren Scannen of foto ophalen Afdrukken naar PaperPort Item dupliceren Als PDF-item dupliceren
Web Capture moet buiten PaperPort worden uitgevoerd. Zie pagina 28. Met Item dupliceren wordt het soort PDF van het oorspronkelijke bestand gebruikt voor de kopie. Met Als PDF-item dupliceren worden andere bestanden dan PDF's geaccepteerd als invoer. Het Help-systeem van PDF Create Nuance PDF Create heeft een uitgebreid Help-systeem in HTMLindeling. U opent het via het Help-systeem in PDF Viewer Plus of PDF Converter Professional, of via het menu PDF Create in Microsoft Word, Excel of PowerPoint. Druk op F1 om naar een Help-onderwerp te gaan dat betrekking heeft op het geopende venster.
PaperPort Startgids
60
ScanDirect gebruiken ScanDirect™ is een PaperPort-programma waarmee u items kunt scannen en rechtstreeks naar PaperPort of andere programma's op uw computer kunt verzenden zonder PaperPort te starten. ScanDirect wordt als een extern programma uitgevoerd vanuit het Windows-menu Start en verschijnt met de ScanDirect-balk. Klikken voor opties
Scannen
Eén of meerdere pagina's
Scannen naar PaperPort-bureaublad
Klikken voor meer pictogrammen
Balk ScanDirect met pictogrammen voor alle scanbestemmingen
Met ScanDirect kunt u een item scannen en het onmiddellijk verzenden naar:
•
een programma op de balk Verzenden naar van ScanDirect. Pictogrammen op de ScanDirect-balk verwijzen naar de programma's die een koppeling hebben naar PaperPort en ScanDirect. Klik op het programmapictogram om een item te scannen en naar het programma te verzenden en scan het item vervolgens. ScanDirect start het programma automatisch zodra het item is gescand.
•
het PaperPort-bureaublad – Klik op het PaperPort-pictogram en scan het item. Zodra het item is gescand, wordt PaperPort gestart en wordt het item weergegeven in PaperPort. U kunt daarna alle functies van PaperPort toepassen op het item.
Als u via ScanDirect een document scant en naar een ander programma verzendt, gebeurt dit altijd via de eigen interface van de scanner. De scanprofielen van PaperPort worden in dat geval niet gebruikt.
ScanDirect gebruiken
61
Als u met ScanDirect items scant naar het PaperPort-bureaublad, wordt de uitvoer bepaald door de uitvoerinstellingen van de vorige scanopdracht. Als toen een beelditem is gemaakt, gebeurt dit ook in de huidige scanopdracht. Als er een tekstdocument is gemaakt (bijvoorbeeld DOC, XLS, WPD, TXT of CSV), wordt er nu een PDF Image gemaakt, die u doorzoekbaar kunt maken, zoals elders is beschreven. In PaperPort Professional kunt u items direct naar Microsoft SharePoint scannen.
PaperPort verwijderen Als u de installatie van PaperPort volledig ongedaan wilt maken, moet u achtereenvolgens drie PaperPort-onderdelen verwijderen. De volgorde waarin u dat doet, is niet van belang. De onderdelen zijn: PaperPort 12, PaperPort Image Printer en PDF Viewer Plus. Als u alleen PaperPort Image Printer en/of PDF Viewer Plus verwijdert, werkt PaperPort niet meer naar behoren. 1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software (of Programma's en onderdelen). 2. Selecteer Nuance PaperPort 12.0. 3. Klik op Verwijderen om de installatie van het programma ongedaan te maken. 4. Herhaal dit voor de resterende onderdelen. 5. Start de computer opnieuw op om de verwijdering te voltooien. Als u besluit het programma te verwijderen, wordt het eerst gedeactiveerd. Hierdoor kunt u het later zonder activeringsproblemen opnieuw installeren. Voor het deactiveren en opnieuw activeren is een internetverbinding vereist.
PaperPort wordt beschermd door de volgende VS-octrooien en buitenlandse equivalenten: 6,262,732; 5,077,807; 5,235,651; 5,261,009; 5,278,918; 5,278,920; 5,347,595; 5,381,489; 5,436,983; 5,657,397; 5,778,092; 5,862,259; 6,038,342 en 6,047,251.
PaperPort Startgids
62
