Contoh Outline Proposal Awal Inisiasi Kemitraan 1. Apa tujuan penerbitan dokumen ini? Tujuan dari penerbitan dokumen ini adalah memberikan acuan bagi para BKM, Fasilitator dan stakeholder PNPM Perkotaan yang berkeinginan untuk melakukan channeling dalam kerangka memfasilitasi terjadinya kemitraan antara BKM dengan calon mitra. Dokumen ini digunakan sebagai alternatif dan bukan satusatunya bentuk dan mekanisme;
2. Apakah “Proposal Awal Inisiasi Channeling/ Kemitraan”? Proposal Awal Inisiasi Channeling/Kemitraan dimaskudkan sebagai dokumen yang memberikan informasi awal kepada calon mitra tentang usulan kegiatan yang akan dikerjasamakan. Dokumen ini bukan sebagai proposal lengkap. Proposal yang lengkap disediakan dan disampaikan jika sudah ada indikasi adanya minat dari calon mitra. Proposal Ringkas ini bisa difungsikan sebagai “pemikat” awal munculnya minat dari calon mitra. Proposal ringkas ini sebaiknya tidak lebih dari 2 halaman.
3. Kapan proposal lengkap disampaikan? Pada umunya, setelah calon mitra menunjukan minat, yang antara lain ditunjukan dengan permintaan gambaran detil, maka proposal lengkap bisa disampaikan. Jika diperlukan, Pengusul bisa menanyakan kepada calon mitra, apakah memerlukan proposal lengkap?
4. Mengapa perlu membuat Proposal Ringkas Proposal Ringkas Inisiasi Channeling/ Kemitraan? Beberapa alasannya adalah: (1) Pengambil keputusan dari calon mitra biasanya adalah orang sibuk dan tidak mengalokasikan waktu lebih banyak untuk membahas hal yang detil “sebelum saatnya”; (2) Kemungkinan besar para pengambil keputusan dari calon mitra sudah menerima banyak proposal dan mempersepsikan proposal yang baru disampaikan sebagai “biasa dan sama saja”; 1
(3) Sebagai inisiasi atau awalan, akan membutuhkan banyak biaya dan waktu jika harus membuat proposal secara detil dan belum tentu calon mitra berminat;
5. Bagaimana Proposal Ringkas Channeling/Kemitraan disusun?
Inisiasi
Proposal awalan sebaiknya: (1) Menawarkan solusi. Tawaran solusi yang menjual (marketable) biasanya berupa tawaran solusi terhadap isu paling utama yang ada di masyarakat dan menawarkan pendekatan, metode dan/atau teknologi baru; (2) Menggambarkan “logical frame work” yang baik. Dengan Proposal Ringas yang bisa menggambarkan sebuah “logical frame work” yang rapi diharapkan pihak lain yang membaca lebih mudah memahami “keinginan” dari pembuat proposal. Logical frame work dalam proposal ringkas ini bukan yang disusun seperti dalam penelitin akademis tetapi dimaksudkan untuk mengurutkan adanya masalah, tawaran solusi, aktivitas-aktivitas dan outputnya dan bagaimana output dari masing-masing aktivitas akan diproses lebih lanjut sehingga mendukung pencapaian tujuan dan bagaimana pengelolaan dari berbagai aktivitas tersebut. (3) Memberi ruang dan pengakuan akan peran/dukungan dari calon mitra. Sebaiknya usulan kerjasama bukan sesuatu yang berkesan memberatkan, membebani atau bahkan “menodong”; (4) Menunjukan adanya “kesan” bahwa pihak pengusul sebagai Fasilitator yang “siap sedia” untuk membantu. Kesan yang perlu dibangun dari proposal adalah bahwa proposal ini akan membantu memperingan kerja jika calon mitra berminat. Calon mitra dipastikan bisa dengan mudah menghubungi contact person jika ada beberapa pertanyaan atau tanggapan;
6. Pointer dalam Penyusunan Proposal
1. Bila ada panduan khusus atau outline yang dikeluarkan oleh calon mitra perlu diikuti dengan cermat. Calon mitra akan menilai berdasar panduan tersebut; 2. Lebih ringkas lebih baik. Berikan informasi yang diperlukan calon mitra atau yang akan dianggap penting oleh calon mitra. Biasanya PIC yang menilai proposal adalah orang yang sudah sibuk dan sudah banyak proposal yang mereka terima; 2
3. Lebih baik tidak menyusun proposal “generik” untuk semua calon mitra. Pastikan satu proposal bercirikhas atau memenuhi preferensi dari calon mitra; 4. Ungkapan masalah yang akan bisa diatasi melalui kerjasama dengan calon mitra termasuk jumlah sasaran yang akan menerima manfaat. Selain itu dampak lebih jauh dari output kemitraan tersebut; 5. Jangan terlalu pada masalah saja tetapi juga solusi yang ditawarkan dan peran kemitraan sebagai bagian solusi; 6. Paparkan dan yakinkan bahwa organisasi dan personilnya akan memastikan adanya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan; 7. Jika calon mitra adalah perusahaan, gunakan bahasa yang menekankan peran mereka sebagai “investasi” (ekonomi atau sosial) bukan “sumbangan”. Tonjolkan secara eksplisif manfaat (ekonomi, sosial, publisitas) yang akan didapat oleh calon mitra;
3
Contoh dan Panduan Menyusun Proposal Awal Channeling/Partnership dalam PNPM PERKOTAAN 0. Nama Usulan Kegiatan Kerjasama: Nama usulan kegiatan kerjasama disusun untuk memberi gambaran umum dan ringkas dari Pekerjaan/aktivitas, tujuan umum, dan keterangan tambahan berupa lokasi dan ciri khas dari usulan kegiatan. Dengan judul diatas sudah menggambarkan tujuan umum, aktivitas dan sasaran dari usulan kegiatan. Sebagai contoh : “Peningkatan Pendapatan Masyarakat Miskin melalui Pengelolaan dan Pengolahan sampah lingkungan rumah tangga di Kelurahan X, Kota Y”
Judul juga sebaiknya “disesuaikan” dengan visi, misi, dari suatu organisasi calon mitra yang jadi sasaran proposal atau jika diketahui bisa disesuaikan dengan preferensi dari pengambil keputusan dari calon mitra atau contact person yang sudah dijalin. Misalnya untuk judul diatas jika calon mitra adalah International Labour Organization (ILO) atau Kementrian Tenaga Kerja bisa disesuaikan menjadi: “Penciptaan Lapangan Pekerjaan bagi Masyarakat Miskin melalui Pengelolaan dan Pengolahan sampah lingkungan rumah tangga di Kelurahan X, Kota Y”
1.
Mengapa kegiatan ini perlu dilakukan ? (Biasanya digunakan istilah “Latar Belakang”) Sampaikan beberapa hal pokok untuk menjawab pertanyaan ini dimulai dari hal-hal atau isu-isu umum sampai teknis. Sebagai contoh untuk judul diatas bisa disampaikan hal-hal terkait dengan :
4
(1) (2)
(3)
(4)
Kemiskinan di Kelurahan X; (Paparkan sesuai dengan kondisi atau kekawatiran jika tidak ada solusi) Masalah sampah, kesehatan dan kemiskinan; (Paparkan hubungan antara masalah sampah dengan dengan kesehatan dan kemiskinan kemungkinan permasalahan yang lebih besar jika tidak ditangani). Teknologi pengelolaan dan pengolahan sampah; (Paparkan perkembangan pendektan dan/atau atau teknologi pengelolaan dan pengolahan sampah yang sedang berkembang dan bagaimana pendekatan dan/atau teknologi tersebut mempunyai potensi dalam mengatasi masalah); Potensi ekonomi pengelolaan dan pengolahan sampah; (Paparkan potensi ekonomi terkait dengan penyerapan tenaga kerja, peningkatan aktivitas ekonomi yang bisa diungkit, nilai ekonomis sampah yang sudah dikelola,)
Untuk mendukung gambaran diatas sebaiknya diberikan foto kondisi aslinya dan narasinya. 2.
Manfaat dari Usulan Kegiatan (Biasanya digunakan istilah “Tujuan Kegiatan”) Setelah calon mitra mendaatkan gambaran alasan dari usulan kegiatan maka perlu dipertegas atau diperkuat dengan menyampaikan manfaat jika usulan kegiatan tersebut dilaksanakan. Gambaran manfaat ini disampaikan dengan lebih “definitif” dan berupa rumusan redaksional diikuti penjelasan singkat mengapa usulan kegiatan dapat memberi manfaat sesuai dengan redaksi yang sudah disamapikan. Sebagai contoh untuk judul usulan diatas adalah:
5
Manfaat yang didapat jika usulan kegiatan ini dilaksanakan adalah: 1.
Menciptakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat miskin. Kegiatan yang diusulkan akan mengorganisir dan memperkerjakan masyarakat miskin dalam kegiatan pengeloaan dan pengolahan sampah. Dari penilaian yang dilakukan, untuk mengelola sebanyak 2000 rumah tangga diseluruh Kelurahan X diperlukan tenaga sebanyak A orang sebagai tenaga pemungut, pemilah, pembersih, sampah dan pengelola/manjemen.
2.
Meningkatkan pendapatan ekonomi masyarakat miskin. Aktivitas pengelolaan sampah ini akan berlangsung kontinyu bersamaan dengan aktivitas masyrakat/tumah tangga. Pendapatan yang diperoleh dari pekerja yang terlibat akan mendorong terjadinya aktivitas “belanja” yang menggerakan ekonomi masyarakat dan selanjutnya diharapkan akan terjadi aktivitas “menabung” dan “berinvestasi” untuk sekala kecil. Sampah yang sudah melalui proses “pengelolaan” tersebut akan menjadi bernilai ekonomis untuk dimasukan dalam tahap proses “pengolahan” yang dlakukan oleh beberapa pabrik yang sudah teridentifikasi. Sampah organik yang terkumpul dari Tahap Pengelolaan akan dijadikan menjadi pupuk kompos dan sampah non-organik menjadi beberapa produk olahan. Diharapkan aktivitas Pengolahan sampah juga bisa dilakukan oleh Lembaga atau Kelompok Masyarakat setempat sehingga lebih meningkatkan pendaptan ekonomi masyrakat setempat;
3.
Menciptakan lingkungan permukiman yang bersih dan sehat. (Sampaikan penjelasan logisnya)
4.
Menciptakan kemitraan masyrakat dan Pemda dalam pengelolaan dan/atau pengolahan sampah masyarakat; (Sampaikan penjelasan logisnya)
5.
Menciptakan gerakan budaya masyarakat untuk hidup sehat dan berwirausaha; (Sampaikan penjelasan logisnya)
3.
Langkah-langkah melaksanakan usulan kegiatan Penjelasan dari poin ini adalah untuk meyakinkan calon mitra bahwa untuk mencapai kemanfaatan kegiatan seperti yang sudah disampaikan dalam poin sebelumnya pengusul kegiatan sudah menyiapkan rencana yang matang dan taktis. Sampaikan berbagai (tahapan) pekerjaan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan seperti tersebut diatas. Sebagai contoh untuk contoh usulan diatas adalah :
6
Untuk mencapai tujuan kegiatan dilakukan kegiatan-kegiatan utama sebagai berikut: 1. Focus Group Discussion (FGD). FGD dilakukan untuk menjajagi akseptabilitas (kadar penerimaan dari stakeholder tentang rencana kegiatan. FGD sekaligus digunakan sebagai sosialisasi awal dan terbatas kepada beberapa personil kunci dari stakeholder. Diharapkan FGD juga memutuskan secara partisipatif terbentuknya Kelompok Kerja (Pokja) dan Rencana Tindak Lanjut (RTL) dalam melaksanakan rencana kegiatan; 2. Penerbitan Peraturan Desa. Perdes yang akan diterbitkan untuk memberi legitimasi hukum untuk menguatkan legitimasi sosial yang sudah didapatkan dari FGD. Perdes antara lain berisi adanya pembentukan atau “penunjukan” organisasiyang akan mengelola kegiatan pengelolaan sampah; 3. Pengorganisasian. Pengorganisasian dilakukan untuk menyusun Tim Kerja dan menyiapkan instrumen pendukung untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan Rencana Tindak Lanjut yang sudah disusun. 4. Sosialiasi. Tujuan sosialiasi adalah menyampaikan rencana kegiatan pengelolaan sampah terkait dasar hukum, mekanisme dan harapan dukungan sikap dan tindakan yang perlu dilakukan oleh masyarakat. Sosialisasi akan menggunakan berbagai metode dan pendekatan untuk memastikan adanya pemahaman dan dukungan dari masyarakat seperti melalui forum-forum sosial, poster dan media elektronik (radio). Output dari kegiatan ini adalah dukungan dari masyarakat dan jika dimungkinkan munculnya indikasi dukungan ekonomi dari stakeholder lain berupa bantuan finansial, tekonogi, peralatan, pelatihan dan lain-lain dari seperti perusahaan, LSM dan lain sebagianya; 5. Pelaksanaan. [Paparkan secara ringkas inti dari pelaksanaan kegiatan]. 6. Monitoring dan Evaluasi. [Paparkan rencana monitoring dan evaluasi yang akan dilaksanakan untuk mendukung proses manajerial, akuntabilitas dan transparansi]
7
4.
Keistimewaan Usulan; Poin ini memberi penekanan bahwa usulan kegiatan ini mempunyai nilai tambah (added value) atau keistimewaan dalam berbagai hal sehingga usulan kegiatan layak dilaksanakan karena memberi solusi dan menawarkan hal yang lebih menjamin tercapainya tujuan dan kemanfaatan. Sebagai contoh untuk usulan diatas adalah :
Usulan kegiatan ini mempunyai nilai lebih karena :
5.
(1)
Kegiatan akan didukung oleh masyarakat secara menyeluruh karena kegiatan diinisiasi oleh Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) yang mempunyai legalitas, pengakuan, dan kepercayaan yang tinggi dari masyarakat dalam memotori kegiatan pembangunan ditingkat kelurahan;
(2)
Usulan Kegiatan mempunyai legalitas dan dukungan Pemda untuk jangka panjang karena dilakukan berdasar Peraturan Desa;
(3)
Manajemen yang akan diterapkan direncanakan secara matang dan menjamin pelaksanaan kegiatan yang akuntabel dan transparan;
Informasi lebih lanjut : Tuliskan Lembaga yang bertanggung jawab dan personal yang mudah dihubungi dan bisa memberi penjelasan secara langsung kepada pihak luar dan muda. Hal ini untuk menambah kepercayaan dan tidak membuat kecewa calon mitra yang mungkin akan menanggapi. Menunjukan hal-hal yang “profesional” seperti mencantumkan alamat email dan weblog atau website akan menambah kepercayaan dan calon mitra akan menilai bahwa usulan kegiatan adalah “tidak main-main” dan akan diurus oleh orang atau lembaga yang “serius”, Sebagai contoh : Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) AMANAH ….. Badan Hukum : ……. Alamat :….. Telp : http://www.bkmamanah.blogspot.com Contact Person: [Nama] No. Telp : (F) 021-xxxxx; (M) 081x xxxxx Alamat email :
[email protected]
8
